Universidad Tecnológica De Querétaro

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Universidad Tecnológica de Querétaro Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=UTEQ, ou=UTEQ, [email protected], c=MX Fecha: 2016.05.04 17:36:59 -05'00' UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del Proyecto: “ESTANDARIZACIÓN Y MEJORA DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO” Empresa: AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta DALIA GUADALUPE COSINO RAMÍREZ Asesor de la UTEQ: Lic. Cesar Alfredo Herrera Almanza Asesor de la Organización: C.P. Bartolo Lucio Hernández Concepción Santiago de Querétaro, Qro. Mayo del 2016 Resumen La concesionaria AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO es una institución de carácter privado; tiene como principal objetivo la compra – venta de automóviles de la marca VOLKSWAGEN. El presente proyecto tiene como finalidad el proporcionar a las oficinas de esta agencia una Estandarización y Mejora del Procedimiento de Reclutamiento, con el principal objetivo de minimizar tiempos y facilitar las actividades. AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO se interesa por tener al personal adecuado para cubrir el puesto y cada una de las necesidades que requiere el área. La metodología utilizada para la creación de este documento se basó en la observación, y juntas con Los encargados del área. 2 Summary 3 Agradecimientos  Quiero dar las gracias a mis papás Consuelo Ramírez y Porfirio Cosino por ser los papás más ejemplares, los que toda la vida me han demostrado que tengo que seguir el camino correcto, los que siempre me han dado su confianza, los que me han dado esa libertad de decisión en todos los sentidos: GRACIAS POR SER MIS PADRES REALMENTE LOS QUIERO MUCHO Y QUE DIOS LOS BENDIGA HOY Y SIEMPRE.  Quiero darle las gracias también a mi única hermana que tengo; Diana, gracias por tu paciencia, por ser una buena hermana, por tus opiniones y consejos que me has brindado; por tu gran apoyo que me has otorgado. A mis sobrinos por llegar a alegrar un poco más mi vida, porque sé que soy un ejemplo que quieren seguir, solo por ustedes trato de ser mejor cada día de mi vida.  A mi amiga: Brenda Badillo Trejo; por siempre brindarme su amistad sincera y desinteresada, por estar ahí conmigo cuando más lo necesite y alentarme en los momentos de derrota.  Y finalmente a la agencia Automóviles de Querétaro, por brindarme la oportunidad de realizarme como una persona profesional, y más que nada a la Licenciada Socorro González Aranda, por apoyarme en todo momento. 4 Índice Resumen....................................................................................................................................... 2 Summary....................................................................................................................................... 3 Agradecimientos .......................................................................................................................... 4 Índice ............................................................................................................................................. 5 I. Introducción .......................................................................................................................... 7 II. Antecedentes ....................................................................................................................... 8 2.1 Antecedentes de la Empresa .......................................................................................... 9 2.2 Ubicación ...................................................................................................................... 9 2.2.1 Macro localización ..................................................................................................... 9 2.2.2 Micro localización .................................................................................................... 10 2.3 Misión ............................................................................................................................... 11 2.4 Visión ................................................................................................................................ 11 2.5 Valores ............................................................................................................................. 11 2.6 Política de calidad........................................................................................................... 11 2.7 Organigrama General .................................................................................................... 12 2.8 Organigrama Administración......................................................................................... 13 III. Justificación .................................................................................................................... 14 IV. Objetivos ......................................................................................................................... 15 4.1 Objetivo General ............................................................................................................. 15 4.2 Objetivos Específicos ..................................................................................................... 15 V. Alcance ............................................................................................................................... 16 VI. Análisis de Riesgo ......................................................................................................... 17 VII. Fundamentación Teórica.............................................................................................. 18 VIII. Plan de Actividades ..................................................................................................... 29 IX. Recursos Humanos Y Materiales ............................................................................... 30 5 X. Desarrollo del Proyecto .................................................................................................... 31 XI. Resultados Obtenidos .................................................................................................. 46 XII. Conclusiones Y Recomendaciones ............................................................................ 47 XIII. Bibliografía .......................................................................................................................... 6 I. Introducción Dentro de la Universidad Tecnológica de Querétaro, se tiene como requisito fundamental de la titulación llevar a cabo un plan de estadía en una empresa para cumplir el modelo de competencias; por eso en la organización AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO, dentro del departamento de Recursos Humanos se permitió llevar a cabo el proceso de estadía con una permanencia de 4 meses. Al pertenecer a este departamento, se detectó la principal problemática dentro de la misma concesionaria; la falta de llevar adecuadamente el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de todo el personal que la integra. Por ese motivo se ha decidió estandarizar este proceso, ya que la empresa cuenta con uno que les fue otorgado por Grupo Uribe (grupo de concesionarios más importantes del país, fuerte y activo protagonista principalmente con las marcas del consorcio Volkswagen). Automóviles de Querétaro de dedica a la venta de autos nuevos, seminuevos; venta de refacciones y servicio. En el presente trabajo se desarrollara la estandarización del proceso de reclutamiento, que ayude a la empresa a atraer y retener al personal idóneo. La estandarización de proceso nos facilitara que los jefes de los distintos departamentos sigan en correcto orden los pasos que son necesarios para incorporar a los distintos subordinados, por tal motivo en el departamento de Recursos Humanos ha ansiado emprender nuevas y distintas maneras de poder captar la atención de los clientes externos para que formen parte de la Concesionaria de Volkswagen. Por otra parte este proyecto está bajo la responsabilidad del Contador Público Bartolo Lucio Hernández Concepción, encargado del Departamento de Recursos Humanos y por el Lic. En Administración Cesar Alfredo Herrera Almanza que es mi Asesor UTEQ. 7 II. Antecedentes La estandarización de procesos surge durante el gobierno de Thomas Jefferson (1789), quien decidió contratar a una persona para que llevara a cabo el diseño del sistema operativo donde creara máquinas y diera capacitación a las personas para su adecuado manejo de estas. Con esto la estandarización termina de surgir en Europa gracias a la Revolución Industrial y a la creación de las máquinas de vapor; estas estandarizaciones se dieron a conocer a través de manuales, memorándums o documentos y así se enteraban de las nuevas actividades que debían realizar. Años más tardes surge en New York la Federación Internacional de Organismos de Normalización, mejor conocida como ISO. Como se sabe la ISO es una entidad internacional que se encarga de favorecer las distintas normas de comercialización, comunicación y fabricación del mundo. Dentro de la concesionaria de Volkswagen (Automóviles de Querétaro) surge la necesidad de estandarizar el procedimiento de reclutamiento; ya que los jefes de los distintos departamentos contratan a su factor humano sin tomar en cuenta el procedimiento establecido por el Grupo Uribe. Lo que provoca pérdidas de tiempo y dinero, y sobre todo falta de interés por parte del solicitante que desea cubrir esa vacante. Ya que se deciden por el personal idóneo hasta un mes después. 8 2.1 Antecedentes de la Empresa Automóviles Volkswagen ‘automóvil del pueblo’ es un fabricante alemán el mayor fabricante de automóviles alemán y de Europa y el tercer mayor fabricante de automóviles del mundo. En 1904 nace la idea de “Volkswagen” como un vehículo accesible para el pueblo. En diciembre de 1945 con 55 vehículos montados se inicia la producción en serie del Escarabajo. Volkswagen de México 2.2 Ubicación 2.2.1 Macro localización La empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO se encuentra ubicada en la ciudad de Santiago de Querétaro. Ilustración 1.- Mapa de Ubicación 9 2.2.2 Micro localización Prolongación Pasteur Sur # 420. Colonia Valle Alameda. Querétaro, Querétaro. Ilustración 2.- Mapa Local Ilustración 3.- Vista de la agencia 10 2.3 Misión Somos una empresa con imagen de vanguardia, que respeta el medio ambiente, enfocada a satisfacer y entusiasmar plenamente a nuestros clientes, con los productos y servicios que ofrecemos con honestidad, responsabilidad y profesionalismo; ocupados en mantener a nuestros accionistas, empleados y a sus familiares felices. 2.4 Visión Ser la empresa líder en la comercialización de Productos y Servicios Automotrices de nuestra marca Volkswagen en forma permanente. 2.5 Valores Honestidad, Responsabilidad, Profesionalismo, Pasión, Amor, Respeto por el medio ambiente, Creatividad e Innovación. 2.6 Política de calidad Garantizar la excelencia de nuestros servicios, basados en los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 y el cumplimiento de los objetivos de calidad, mediante la mejora continúa en todos los procesos de la empresa. 11 2.7 Organigrama General 12 2.8 Organigrama Administración 13 III. Justificación En cualquier empresa es necesario contar con un documento que establezca los pasos necesarios para captar el talento humano y así abastecer a la concesionaria. La finalidad de este documento es contar con información confiable y oportuna en el momento que se requiera llenar una vacante disponible. La metodología bajo el cual se fundamenta el proyecto es: la observación. 14 IV. Objetivos 4.1 Objetivo General Ampliar un documento que determine la estandarización y mejora del proceso de Reclutamiento, para que se efectuara de manera más rápida y precisa; siendo un antecedente para la realización de las funciones en los distintos departamentos. 4.2 Objetivos Específicos 1. Realizar un análisis del procedimiento de Reclutamiento para facilitar su estandarización. 2. Controlar las diferentes vacantes disponible y de nueva creación con la actualización de la mejora del procedimiento. 3. Fortalecer los pasos del proceso para que su ejecución sea más eficiente y eficaz. 15 V. Alcance La estandarización del proceso de Reclutamiento se deberá aplicar en las distintas áreas que conforman la empresa; principalmente Recursos Humanos ya que es la encargada de efectuar dicho proceso. Recursos Humanos Se beneficiara porque al tener un procedimiento de Reclutamiento se podrá optimizar tiempos y poder desarrollar el talento humano de forma planificada que ayude a alcanzar objetivos presentes y posteriores de la organización. Ventas (Autos Nuevos, Das Welt y AFASA) Dentro de estas áreas se pretende trascender de manera eficaz y oportuna en la contratación de sus asesores comerciales, y así poder incrementar el número de ventas por asesor. Servicio General En estas áreas se beneficiara el departamento de Hojalatería, Lavado, Taller y a los Preparadores tanto de autos nuevos como los Semi-nuevos, ya que el proceso de reclutamiento será más idóneo a lo que los jefes requieren para cubrir esas necesidades tanto en número como personales. Los departamentos de la concesionaria se verán beneficiados ya que perfeccionaremos tiempos perdidos y se elegirá al personal que cumpla con los requisitos necesarios tanto intelectuales, éticos y sociales. 16 VI. Análisis de Riesgo Las principales limitaciones que pueden existir dentro de la agencia para el cumplimiento de los objetivos establecidos son:  Una de las barreras a la cual nos podemos enfrentar es a la limitación de recopilar información adecuada, ya que los jefes de áreas no tienen tanta disponibilidad de tiempo.  Poco interés por parte del personal de la concesionaria.  Costos en cuanto a papelería y transporte. 17 VII. Fundamentación Teórica La estandarización es vital para el crecimiento de una empresa, Rodríguez (2005) nos dice que los mismos procesos producen los mismos resultados por lo cual si se desea obtener resultados es necesario estandarizar las condiciones de los procesos; así como maquinaria, equipos, herramientas, métodos y procedimientos. La estandarización de procesos es un asunto en el cual se documentan las actividades necesarias para llegar a una mejora de calidad y así lograr los altos niveles de competitividad. Para poder lograr esta estandarización es necesario que los miembros involucrados participen en la selección, documentación y capacitación que sea necesaria. El trabajo estándar tiene su fundamento en la excelencia operacional. Sin el trabajo estandarizado, no se puede garantizar que, las operaciones necesarias para la obtención de los productos, se realicen siempre de la misma forma. La estandarización permite la eliminación de la variabilidad de los procesos. Beneficios de la estandarización  Recopila los métodos de trabajo de los operarios más expertos y los hace extensivos a toda la fábrica. Se mejora la productividad.  Acelera el proceso de aprendizaje del personal de nueva incorporación.  Reduce el riesgo de errores que afecten a la calidad del producto y a la seguridad de las personas.  Establece una base documentada del conocimiento operativo de la empresa, que será el pilar de futuras mejoras. 18  La incorporación de una metodología optimizada de trabajo y su cumplimiento produce un efecto motivador y de incremento de la disciplina.  Mejora la detección de los problemas y los desperdicios.  Crea una gestión visual fácil de comprender por todo el personal de la planta.  Las empresas que tiene definidos estándares de trabajo, consiguen mejoras continuas en la productividad y en la calidad. Además crean una base documentada del conocimiento que facilita procesos de aprendizaje ágiles y efectivos.  La estandarización es la base para la mejora continua. La estandarización se puede definir como la certificación de procesos que son realizados en una organización; para esto tienen que efectuarse de manera uniforme por todos los involucrados en el proceso. Los aspectos más importantes de la estandarización son:  Ofrecer la mejor forma de preservar el conocimiento y la experiencia.  Representa la forma más fácil y segura de realizar un trabajo.  Proveen una forma de medir el desempeño.  Proveen medios para prevenir la recurrencia de errores y la variación de errores es minimizada.  Muestran la relación entre causa y efecto.  Proporcionan una base para el entrenamiento.  Proveen una base para el diagnóstico y la auditoria. (Imai, 2012) Según Kondo (1993), la estandarización puede dividirse básicamente en la estandarización de las cosas y en la estandarización del trabajo. 19 La estandarización de las cosas nos hace referencia a que todos los objetos deben ser iguales y la estandarización del trabajo nos habla de que los involucrados en alguna actividad tienen que estar de acuerdo en la forma de realizar una actividad. Los siguientes son los pasos de la estandarización. 1. Involucrar al personal operativo. 2. Investigar y determinar la mejor forma para alcanzar el objetivo del proceso. 3. Documentar con fotos, diagramas, descripción breve. 4. Capacitar y adiestrar al personal. 5. Implementar formalmente el estándar. 6. Checar los resultados. 7. Si el resultado se apega al estándar, continuar la implementación, si no, analizar la brecha y tomar acción correctiva. La Norma ISO promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Según la Norma ISO un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Según Melinkoff, (1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores". 20 Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. (Chiavenato, Administración Proceso Administrativo, 2001) Manual Administrativo Un manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. Los manuales administrativos son escritos que concentran elementos administrativos; con el fin de orientar e informar a los integrantes de la empresa. En México, los manuales son una técnica relativamente nueva, todavía no se sabe a ciencia cierta que es un manual administrativo, cuántos tipos hay, para que puedan servir, cómo se elaboran, cómo se usan, etcétera. A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual. Según Miguel A. DuhaltKraus, un manual es: Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistémica, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una empresa, que se consideran para la mejor ejecución del trabajo. Para G.R. Terry, un manual es: Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. 21 G. Continolo define un manual como: Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. Para Joaquín Rodríguez Valencia es: Un documento en el que se encuentra de manera sistémica las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Por su contenido se clasifican en:  Manual de historia: su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.  Manual de organización: su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, las relaciones.  Manual de políticas: consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.  Manual de procedimientos: es una guía (como hacer cosas) de trabajo a la personalidad es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.  Manual de contenido múltiple: consiste en combinar dos o más categorías que interrelacionan en la práctica administrativa.  De adiestramiento o instructivo: tiene como fin explicar las labores, procesos y las rutinas de un puesto en particular, por lo común son más detallados que un manual de procedimientos. 22  Inducción o bienvenida: tiene como finalidad darle a conocer al personal de nuevo ingreso información necesaria y básica acerca de la empresa, sus funciones que debe realizar y los derechos con los que cuenta, entre otras cosas. Por su función especifica Se pueden elaborar manuales con base a las funciones operacionales:  Manual de producción: consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.  Manual de compras: consiste en definir el alcance de compras, definir la función de compras, los métodos a utilizar que afectan sus actividades, además de que representa una útil fuente de referencia para los compradores.  Manual de ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.).  Manual de finanzas: consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración.  Manual de contabilidad: trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.  Manual de crédito y cobranzas: se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.  Manual de personal: abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. 23 Por su ámbito de aplicación  General: se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los manuales siguientes:  Manual general de organización: es producto de la planeación organizacional y abarca a todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.  Manual general de procedimiento: este contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.  Manual general de políticas: se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior.  Específico: básicamente se refiere al contenido de información de una unidad orgánica, dentro de esta clasificación tenemos los manuales siguientes:  Manual especifico de reclutamiento y selección: contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección de personal en una organización.  Manual especifico de auditoría interna: consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad.  Manual especifico de políticas de personal: se enfoca a definir políticas, pero de una área específica de la organización, señalando las guías u orientaciones respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, permisos, etc.  Manual especifico de procedimientos de tesorería: consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo, ingreso a caja, pago a proveedores, etc. 24 El manual que se desarrollara es el Manual específico de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal; basándonos en la estandarización y mejora del mismo. Definición de Reclutamiento El reclutamiento de personal es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente cualificados y capaces de ocupar cargos en una organización. (Consultores) El reclutamiento de personal es un proceso que requiere de la aplicación de un conjunto de técnicas, procedimientos y sistema de información adecuados para la divulgación de oportunidades de empleo y con ello atraer personas calificadas y capaces para ocupar puestos en la organización. Chiavenato (1999) afirma: “Los gerentes deben de estar seguros de que los puestos que están bajo su responsabilidad son ocupados por personas capaces de desempeñarlos adecuadamente”. De acuerdo con Werther, (2000), “El reclutamiento es el proceso de identificar e interesar candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización”. El proceso de reclutamiento tiene que ver con asegurar personas adecuadas para los puestos disponibles en una organización y ese proceso parte de un plan de personal que identifica los puestos vacantes, las características de los mismos y las capacidades de la persona que deberá ocuparlo. Definición de Selección La selección de recursos humanos puede definirse como la escogencia del individuo adecuado para el cargo adecuado, o, en un sentido más amplio, escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para ocupar los cargos existentes en la Empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia 25 y el rendimiento del personal. (Chiavenato, Administración de Recursos Humanos, 1993) La selección busca entre los candidatos reclutados a los más adecuados para los puestos en la empresa con la intención de mantener o aumentar la eficiencia y la eficacia de la organización. La selección de personal es un proceso importante para las organizaciones porque es una de las principales maneras como se construyen a sí mismas y como crecen. Tanto la selección adecuada de su gente como la adecuada capacitación que les brinde para mantenerlos preparados para los retos del momento pueden determinar la permanencia o desaparición de una empresa. La selección de personal es una comparación entre las cualidades de cada candidato con las exigencias del cargo, y es una elección entre los candidatos comparados; para entonces, se hace necesaria la aplicación de técnicas de selección de personal que veremos más adelante (varios candidatos solicitarán una posición y la empresa contratará al que juzgue más idóneo). La selección es una actividad de comparación o confrontación, de elección, de opción y decisión, de filtro de entrada, de clasificación y, por consiguiente, restrictiva. La tarea básica de la selección es escoger entre los candidatos reclutados aquellos que tengan mayores probabilidades de adaptarse al cargo ofrecido y desempeñarlo bien. Definición de Contratación  Es formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos, tanto del trabajador como de la empresa.  Cuando ya se aceptaron las partes en necesario integrar su expediente de trabajo. 26  La contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador.  La duración del contrato será por tiempo indeterminado o determinado.  El contrato deberá ser firmado el director general, el responsable directo y el trabajador.  Generará afiliación al IMSS Ventajas Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:  Logra y mantiene un sólido plan de organización.  Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.  Facilita el estudio de los problemas de organización.  Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.  Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.  Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Desventajas Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:  Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.  Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. 27  Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.  Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 28 Plan de Actividades Detección de Necesidades Diagnostico del Problema Definir Proyecto Solicitar información de la empresa Recabar información y recolectarla en un documento 1° Revisión con el asesor UTEQ Investigación de la información teórica acerca de la estandarización Consultar información sobre el tema principal en internet, libros, revistas etc. Realización del Plan de Actividades Hacer una detección de los riesgos que puedan existir 2° Revisión asesor UTEQ Realizar el Desarrollo del Proyecto Analizar los resultados obtenidos Elaborar conclusiones Realizar correcciones y recomendaciones Revisión Final de asesor UTEQ Revisión de Proyecto asesor Empresa Entrega Final del Proyecto 29 4 ° Semana 3 ° Semana 2 ° Semana 1 ° Semana Abril 4 ° Semana 3 ° Semana 2 ° Semana 1 ° Semana Marzo 4 ° Semana 3 ° Semana 1 ° Semana Febrero 4 ° Semana 3 ° Semana 2 ° Semana ACTIVIDADES 1 ° Semana Enero 2 ° Semana VIII. IX. Recursos Humanos Y Materiales Recursos Materiales  Bibliografía en cuestión de libros e internet  Una computadora (programa de Word y Excel)  Escritorio  Archivero  Papelería  Copiadora  Impresora  Escáner  Memoria USB Recursos Humanos  Lic. Cesar Alfredo Herrera Almanza Asesora Estadía UTEQ  C.P. Bartolo Lucio Hernández Concepción Jefe del Departamento de Recursos Humanos  Lic. Socorro Manuela González Aranda Auxiliar de Recursos Humanos  Información obtenida de los jefes de área 30 X. Desarrollo del Proyecto Por políticas de planta no se puede incluir los manuales en el documento. Lo que pretendemos es la mejora de los tres procedimientos, donde sean claros y específicos y nos ahorremos una gran cantidad de tiempo invertido en ellos. Así que pasaremos directamente a la propuesta que se les está otorgando a la agencia Volkswagen. Para la agencia es importante que 31 32 El presente manual de Reclutamiento, Selección y Contratación tiene por objetivo hacer un aporte sobre el proceso que lleva a cabo la empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO SA DE CV y así mismo proponer un sistema más transparente y eficiente de gestión de Recursos Humanos. Este manual presenta la forma de cómo debe llevarse a cabo éstos procedimientos, añadiendo información extra y de comprensión para identificar y seleccionar a los candidatos idóneos con las competencias y cualidades necesarias para el puesto solicitado, tomando en cuenta que la decisión final corresponde al jefe solicitante o en su caso al Gerente del área. En el documento se muestran los procesos adecuados para obtener un mejor desarrollo en la parte de reclutamiento selección contratación, así mismo mostraran actitudes, aptitudes, características y aspectos generales que deben cumplir cada uno de los trabajadores para el desarrollo óptimo de cada puesto. 33 Reclutamiento El reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización atrae candidatos potencialmente calificados para abastecer las necesidades de la empresa. Este implica un sistema de información mediante el cual la organización comunica y ofrece al mercado las vacantes a cubrir. Los tipos de reclutamiento son los siguientes: Reclutamiento Interno Se aplica a las personad que trabajan en la institución que se interesa en el puesto Reclutamiento Externo Se dirige a los candidatos que están fuera de la organización para que participen en el proceso de reclutamiento de personal En las fuentes de reclutamiento se destacan las siguientes: Contactos personales y recomendaciones de empleados Instituciones educativas Anuncios a través de periódico, redes sociales y páginas de internet 34 Objetivo de Reclutamiento El principal objetivo es que la empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO SA DE CV obtenga con un excelente proceso en la parte de reclutamiento externo y así mismo, la agencia pueda identificar y extraer a la organización un grupo de candidatos con debidos requerimientos y habilidades al puesto solicitado. Políticas de Reclutamiento La empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO SA DE CV, establece políticas en el procedimiento de reclutamiento con la finalidad de seleccionar el recurso humano, de manera equitativa, formal, transparente y principalmente con las características y requisitos que se adecuen al puesto o cargo vigente. Reclutar personal competente en todos sus niveles jerárquicos de la organización. Contiene las funciones del puesto, sus requisitos de instrucción, experiencia y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas. La oficina de recursos humanos es responsable de la conducción del proceso de reclutamiento. El reclutamiento de recursos humanos, se efectuará en un marco de estricta ética. La edad mínima para el llevarse a cabo el proceso de reclutamiento de la empresa, será de: 18 años en adelante. 35 Procedimiento de Reclutamiento Operación Responsable Actividades 1 Gerente de Área Detectar puesto vacante 2 3 4 Recibir y revisar la requisición del puesto vacante por parte del Gerente de área solicitante Si la requisición completo con todos los parámetros se Recursos Humanos proseguirá a buscar una fuente externa, si no se regresa a gerente de área solicitante Si la requisición completo con todos los parámetros se Recursos Humanos proseguirá a buscar una fuente externa, si no se regresa a gerente de área solicitante Gerente de Área 5 Recursos Humanos Diseñar el anuncio adecuado para la empresa donde exprese la requisición de la vacante solicitante. 6 Recursos Humanos Determinar el tipo de medio que va a utilizar para reclutar al mejor candidato para el puesto solicitante, mínimo 3 medios. 7 Recursos Humanos Especificar al medio la estructura a utilizar para la requisición del vacante solicitante. 8 Recursos Humanos Recibir la cotización del medio y decidir cuál será el medio a utilizar. 9 Recursos Humanos Enviar la requisición para la publicación del anuncio y llamar para realizar el pago correspondiente. 10 Recibir factura del pagó efectuado por el anuncio y verificar la publicación del medio utilizado, si no llamar Recursos Humanos al medio utilizado para pedir reposición del día perdido de la publicación. 11 Recursos Humanos Esperar al candidato. 36 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Gerente de Área Recursos Humanos Recibir y revisar la requisición del Gerente del área solicitante Inicio Detectar puesto vacante ¿La requisición esta completa? Realiza una requisición del puesto solicitante y se la envía a RH Diseñar el anuncio adecuado para la empresa donde se exprese la requisición de la vacante solicitante Se regresa al gerente de área No Si Requisición Determinar el tipo de medio que va a utilizar para reclutar al mejor candidato para el puesto solicitante mínimo 3 medios Especificar al medio la estructura a utilizar para la requisición de la vacante solicitante Recibir la cotización del medio y decidir cual será el medio a utilizar Recibir cotización Enviar la requisición para la publicación del anuncio y llamar para realizar el pago correspondiente Verificar que se publico el anuncio Si Esperar al candidato Fase FIN 37 Realizar el pago NO Llamar para pedir la reposición de los días perdidos. Selección Es el proceso mediante el cual una organización elige, entre la lista de candidatos, la persona que satisface mejor los requisitos exigidos para ocupar el cargo disponible (perfil de cargo). Por lo tanto, consiste en la comparación entre dos variables, por un lado los requisitos del cargo que debe satisfacerse, y por otro lado, el perfil de las características de los candidatos que se presentan para disputarlos. La primera variable es suministrada por la descripción y análisis del cargo, mientras la segunda se obtiene mediante la aplicación de técnicas de selección. Objetivo del Procedimiento de Selección Poner en práctica la aplicación de los principios de un manual de selección de personal, en el cual se definan políticas y procedimientos para el desarrollo de este punto y así poder contar con excelentes vacantes en la empresa, y con ello lograr una mayor productividad y desarrollo en las actividades a realizar. 38 Políticas de Selección La empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO SA de CV, establece políticas en el procedimiento de selección con la finalidad de contar con el recurso humano, de manera equitativa, formal, transparente y principalmente con las características y requisitos que se adecuen al puesto o cargo vigente. Escoger dentro del grupo de aspirante al mejor, teniendo en cuenta los requisitos que exige el manual de funciones, procedimientos y requisitos de la empresa. Contar con el aspirante más idóneo para el puesto solicitante. La selección la deberá de realizar el área de RH y así mismo el Gerente del área solicitante. El aspirante forzosamente deberá asistir a una entrevista con el Gerente de área solicitante para una mejor elección. Debe existir igualdad de oportunidades entre todos los aspirantes. La información que se proporcione por el aspirante debe ser confidencial. La preselección se realizará mediante un proceso estandarizado. 39 Procedimiento de Selección Operación 1 2 Responsable Actividades Revisar las solicitudes de los candidatos de acuerdo Recursos Humanos al tipo de perfil que se necesita para la vacante solicitante. Seleccionar a tres o cuatro candidatos con los perfiles Recursos Humanos más adecuados para el puesto solicitante. 3 Recursos Humanos Llamar a los candidatos para dar una cita con la fecha, hora y lugar para el proceso de entrevista. 4 Candidato Asistir a la fecha, hora y lugar que se le indico en llamada que recibió por parte de RH. 5 Recepción Recibir al candidato y acompañarlo a la Cafetería para la realización de la primera entrevista y comunicar a RH que ha llegado el candidato. 6 Recursos Humanos Recibir al candidato y realizar la entrevista para conocer de manera rápida, al interesado en el puesto. 7 8 9 Si es el candidato es adecuado para el puesto Recursos Humanos solicitante, pasará a la segunda entrevista, si no se le dará las gracias. Avisar a Gerente del área solicitante que pasará el Recursos Humanos candidato seleccionado para llevarse a cabo la segunda entrevista. Llevar al candidato a una segunda entrevista con el Gerente del área solicitante para una entrevista más Recursos Humanos profesional y para conocer más a detalle a los interesados. 10 Gerente del área solicitante 11 Gerente del área solicitante 12 13 Gerente del área solicitante Gerente del área solicitante Realizar una entrevista más a detalle con los requerimientos que necesita el puesto y con las actividades de la empresa. Seleccionar al mejor candidato en base a las entrevistas, exámenes, conocimientos y habilidades que desempeña para la ocupación del puesto solicitado Comunicar con una llamada al candidato que fue seleccionado para el puesto solicitante. Comunicar a RH que el puesto solicitado ya ha sido ocupado por el vacante. 40 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Recursos Humanos Candidato INICIO Asistencia del candidato Revisar las solicitudes de los candidatos de acuerdo al tipo de perfil Gerente de Área Recibir al candidato y acompañarlo a la oficina de RH Realiza la entrevista mas a detalle Seleccionar a 3 o 4 candidatos con los perfiles mas adecuado Selecciona al mejor candidato en base a las pruebas psicométricas Llamar a los candidatos para agendar cita Recibe al candidato y realiza la entrevista ¿Es el adecuado? Recepción NO 01 Pasar al candidato a 2 entrevista Llevar al candidato con el Gerente de área para 2 entrevista Comunicar al candidato que fue seleccionado para el puesto 01 Fase FIN 41 Contratación Es un punto sumamente importante para cubrir los puestos vacantes se deberá solicitar al responsable de la función de Recursos Humanos que inicie las actividades respectivas para contratar a la persona que cumpla los requerimientos del puesto. En este apartado daremos a conocer el proceso que se debe realizar para poder tener un buen reclutamiento dentro de la empresa y así mismo políticas que se establecen para el cumplimiento de este: Objetivo de Contratación La finalidad de tener un procedimiento de Contratación es encontrar trabajadores con quien se pretende trabajar en la empresa para satisfacer las necesidades del personal y de esta manera tener trabajadores más capacitados y contar con oportunidad de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento y desarrollo de las funciones encomendadas. 42 Políticas de contratación I. El trabajador debe guardar absoluta discreción con la información confidencial. II. No tener antecedentes judiciales y penales. III. El trabajador no podrá efectuar negociaciones relacionadas con los, activos de la empresa en los cuales pueda tener un interés real o potencial. IV. Tener una especialización en el cargo que se va a realizar. V. Los aspirantes que serán contratados deberán tener un mínimo de 6 meses de experiencia la cual varia depende el cargo que este tendrá. VI. Los empleados no deberán contraer relaciones conyugues dentro de la empresa. VII. No se aceptaran menores de edad. 43 Procedimiento de Contratación Operación Responsable Actividades Comunicar al candidato que ha sido elegido e informar con que documentación se tendrá que presentar en hora, fecha y lugar mencionado. Recibir al candidato y poner al tanto de su llegada a Recursos Humanos. 1 Recursos Humanos 2 Recepcionista 3 Recursos Humanos Recibir al candidato y solicitar la documentación al candidato. 4 Recursos Humanos Recibir documentación y checar si se encuentra completo(Check List) 5 Recursos Humanos Si está completo se sigue con el procedimiento si no se realiza la petición de completar el expediente al nuevo trabajador. 6 Recursos Humanos Crear expediente del nuevo trabajador 7 Recursos Humanos Elaborar contrato con las prestaciones que ofrece la empresa al nuevo empleado y se le entrega al candidato para verificar que esté de acuerdo. 8 Recursos Humanos Si el candidato acepta firma el contrato y se sigue con el paso si no se termina el proceso. 9 Representante Legal Enviar el contrato al representante legal para efectuar su firma en el contrato. 10 Representante Legal Revisar y firmar el contrato. Enviar al Jefe de área. 11 Jefe de Área Recibir el contrato, efectuar su firma de aceptación desueldo del empleado y enviar a Recursos Humanos. 12 Recursos Humanos Recibir contrato y revisar en su totalidad. 13 Recursos Humanos Anexar el contrato, en el expediente del nuevo trabajador. 14 Recursos Humanos Realizar las altas correspondientes: IMSS, AFORE, INFONAVIT y ADMINWARE 44 PROCEDIMEINTO DE CONTRATACIÓN Recursos Humanos Recepción Representante Legal Jefe de Área Efectúa la firma en el contrato Recibe el contrato y efectúa la firma de aceptación y lo envía a RH INICIO Comunica al candidato que documentación tiene que llevar Recibe al candidato y lo pasa a las oficinas de RH Recibe al candidato y solicita su documentación completa Revisa la documentación y checa el Checklist NO ¿Esta completa la documentación ? SI Crea expediente Elabora contrato y entrega contrato al nuevo empleado Expediente Contrato ¿Esta de acuerdo? Revisa y firma al contrato al jefe de área Recibe el contrato y lo revisa en su totalidad Fase Anexa el contrato al expediente Realiza las altas correspondientes, IMSS, INFONAVIT, ASMINWARE FIN 45 XI. Resultados Obtenidos La Estandarización y Mejora de los procedimientos de Reclutamiento, Selección y Contratación cumplió con sus principales objetivos: definir mejorar y estandarizar los procesos para que se efectuarán de una forma precisa y rápida. Se logró eliminar lo que son los tiempos muertos en el momento de contratar aún nuevo recluta otorgándole esta información; así mismo la propuesta puede ser denegada ya que no existe un pensamiento claro y objetivo esto nos dice que los puestos altos ya tienen establecida la forma de trabajar, existe una resistencia al cambio o mejora de los procedimientos establecidos por planta. 46 XII. Conclusiones Y Recomendaciones La estandarización de los distintos procesos en una organización nos ayuda a tener en claro y ser preciso en las distintas actividades que uno tiene que manejar para optimizar tiempos y cumplir con los objetivos que son planteados por los consorcios. El poder realizar las prácticas profesionales en un organización como lo es Automóviles de Querétaro, es gratificante ya que es muy diferente aplicar las cosas en la universidad a como lo tienes que ver ya en la vida real es un paso muy diferente. Fue un placer a ver realizado mis prácticas profesionales en sus estancias de esta compañía; ya que me brindaron la oportunidad y confianza de llevar a cabo las diferentes funciones en el Departamento de Recursos Humanos, el poder ser parte de las distintas actividades hizo que fuera más fácil el poder crearles esta estandarización y mejora de los procedimientos de Reclutamiento, Selección y Contratación. Mi única recomendación es que la Gerencia sea más accesible a las ideas innovadoras de la gente nueva, ya que solo se basan en procesos fijos y no ven otras alternativas 47 XIII. Bibliografía Chiavenato, I. (1993). Administración de Recursos Humanos. En I. Chiavenato. Ciudad de México : Mc Graw Hill. Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. En I. Chiavenato. Colombia: Mc Graw Hill. Chiavenato, I. (2001). Administración Proceso Administrativo. Mc Graw Hill. Consultores, A. (s.f.). Aiteco Consultores SL. Recuperado el 03 de Marzo de 2016, de http://www.aiteco.com/reclutamiento-de-personal/ Imai, M. (2012). Gemba Kaizen. Toronto: Mc Graw Hill. Internacional, N. (2008). Norma ISO 9001:2008 . Ginebra,Suiza: Secretaria Oficial de ISO. Kondo, Y. (1993). Human Motivation . Tokio: 3A Corporation. Melinkoff, R. (1990). Analisis de Sistemas. Recuperado el 03 de Marzo de 2016 Rodríguez Martínez, M. (2005). El método MR. Grupo Editorial Norma. Werther, W. B. (2000). Administración de Personal y Recursos Humanos. Mc Graw-Hill.