Universidad Regional Autónoma De Los Andes “uniandes” Facultad De

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PORTADA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A. TEMA: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA OFICINA CONTABLE DE ASESORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA “SERVICONTRI” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO”. AUTORA: JENNY ELIZABETH SANGOQUIZA CACHAGO ASESOR: ING. MAURICIO SIERRA, MBA. SANTO DOMINGO – ECUADOR 2015 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” CERTIFICACIÓN DEL ASESOR En calidad de asesor de Tesis de Grado designado por disposición de la Cancillería de UNIANDES, certifico que la Srta. Sangoquiza Cachago Jenny Elizabeth, de la carrera de Contabilidad y Auditoría, ha cumplido y finalizado su trabajo de tesis con el tema: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA OFICINA CONTABLE DE ASESORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA “SERVICONTRI” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO. Quien ha cumplido con todos los requerimientos científicos y metodológicos. Atentamente, Ing. Mauricio Sierra Moreno. MBA ASESOR UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” DECLARACIÓN DE AUTORÍA Yo, Jenny Sangoquiza, portadora de la cédula de ciudadanía N° 171544846-8, declaro que la tesis que presento con el tema: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA OFICINA CONTABLE DE ASESORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA “SERVICONTRI” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO, ha sido desarrollada con base a una investigación íntegra por lo que es un trabajo original, elaborado con esfuerzo y dedicación, en virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido del presente trabajo. Consecuentemente este trabajo es de mi autoría. Autorizo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, hacer uso de éste documento como conviniere necesario para los fines académicos. Santo Domingo, agosto 13 del 2015. Atentamente, Jenny Sangoquiza UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” NOTA DE ACEPTACIÓN Firma del Presidente del Tribunal Firma del Oponente Firma del Miembro del Tribunal DEDICATORIA A Dios por darme las fuerzas necesarias para poder concluir esta investigación al igual que la Santísima Virgen María que con el inmenso amor que me han tenido supieron cómo darme los ánimos necesarios para seguir adelante y no dejarme derrotar. A mi madre y abuelito por soportar todo este tiempo de mal humor pero que con su paciencia y sabiduría han sabido aconsejarme para poder culminar con esta investigación, cumplir con mi meta y lograr así subir un escalón más como prueba de mi superación profesional. A mis dos hermanos quienes saben darme palabras de aliento moral, el apoyo respectivo y comprensión, para alcanzar mis metas, a mis amigas que se encuentran lejos de mí, pero que a pesar de la distancia supieron enviarme todos esos alientos de superación para poder presentar el presente trabajo. AGRADECIMIENTO A Dios por guiarme a cada momento y darme la sabiduría inmensa para así culminar con satisfacción mi trabajo de grado ya que sin su intervención sé que no lo hubiera alcanzado, a mi madre que con gran esfuerzo y sacrificio pudo darme mis estudios superiores. A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, por disponer de la carrera y haberme permitido ser parte de tan prestigiosa entidad durante estos años de arduo estudio e investigación. A mi tutor por la paciencia, ayuda y consideración que tuvo mientras efectuaba el presente trabajo, ya que sin su amplia experiencia dentro de este campo no hubiera podido culminar con la presente investigación. A cada uno de mis tutores de las diferentes asignaturas mientras cursaba mis estudios, ya que supieron guiarme de la mejor manera y me dieron sus mejores enseñanzas. TABLA DE CONTENIDO PORTADA.................................................................................................................................... CERTIFICACIÓN DEL ASESOR ............................................................................................... DECLARACIÓN DE AUTORÍA ................................................................................................ NOTA DE ACEPTACIÓN ........................................................................................................... DEDICATORIA ........................................................................................................................... AGRADECIMIENTO .................................................................................................................. TABLA DE CONTENIDO .......................................................................................................... ÍNDICE DE GRÁFICOS .............................................................................................................. ÌNDICE DE TABLAS .................................................................................................................. RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................. EXECUTIVE SUMMARY .......................................................................................................... INTRODUCCION ...................................................................................................................... 1 Antecedentes de la investigación ................................................................................................ 1 Contexto macro ........................................................................................................................... 1 Contexto meso ............................................................................................................................ 1 Contexto micro ........................................................................................................................... 2 Análisis critico ............................................................................................................................ 3 Relación Causa – Efecto ............................................................................................................. 3 Prognosis ..................................................................................................................................... 4 Formulación del problema .......................................................................................................... 4 Preguntas directrices ................................................................................................................... 4 Delimitación del problema.......................................................................................................... 5 Objeto De Estudio ....................................................................................................................... 5 Campo De Acción ....................................................................................................................... 5 Línea De Investigación ............................................................................................................... 5 Objetivos ..................................................................................................................................... 5 Objetivo General. ........................................................................................................................ 5 Objetivos Específicos. ................................................................................................................ 6 Idea a Defender ........................................................................................................................... 6 Variables ..................................................................................................................................... 6 Variable independiente ............................................................................................................... 6 Variable dependiente .................................................................................................................. 6 Justificación ................................................................................................................................ 6 Metodología Investigativa .......................................................................................................... 7 Resumen de la Estructura de la Investigación ............................................................................ 8 Aporte Teórico, Significación práctica y Novedad científica..................................................... 8 Aporte teórico ............................................................................................................................. 8 Significación practica ................................................................................................................. 8 Novedad científica ...................................................................................................................... 9 CAPÌTULO I .............................................................................................................................. 1 1. MARCO TEORICO ............................................................................................................... 1 1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ................................... 1 1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................................................................... 1 1.2.1. Contabilidad ...................................................................................................................... 1 1.2.2. Auditoría ........................................................................................................................... 3 1.2.3. Clases de Auditoría ........................................................................................................... 4 1.2.5. Sistema De Control Interno .............................................................................................. 6 1.2.6. Elementos del Sistema de Control Interno. ...................................................................... 6 1.2.7. Limitaciones de la Efectividad de un Sistema de Control Interno. ................................ 10 1.2.8. Clases de Modelos de Control Interno. ........................................................................... 10 1.2.9. Modelo de Control C.O.S.O. .......................................................................................... 10 1.2.10. Eficiencia ...................................................................................................................... 13 1.2.10.1. Concepto de Eficiencia .............................................................................................. 13 1.2.10.2. Concepto de Eficacia ................................................................................................. 14 1.2.10.3. Diferencia entre Eficiencia y Eficacia ....................................................................... 15 1.2.11. Índices ........................................................................................................................... 16 1.2.11.1. Índices de Eficiencia y Eficacia ................................................................................. 16 1.3. VALORACION CRÍTICA DE LOS CONCETOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACION ....... 16 1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ......................................................... 17 CAPÍTULO II ........................................................................................................................... 18 2. MARCO METODOLÓGICO............................................................................................... 18 2.1. CARACTERIZACIÓN DE OFICINA CONTABLE Y TRIBUTARIA “SERVICONTRI” .................................................................................................................... 18 2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.......................................................................... 18 2.2.1. Modalidad de investigación ............................................................................................ 19 2.2.2. Tipos de Investigación .................................................................................................... 19 2.2.2.1. Investigación bibliográfica .......................................................................................... 19 2.2.2.2. Investigación explicativa. ............................................................................................ 19 2.2.2.3. Investigación de campo. .............................................................................................. 19 2.2.2.4. Investigación aplicada.................................................................................................. 19 2.2.3. Métodos de Investigación ............................................................................................... 20 2.2.3.1. Método de observación. ............................................................................................... 20 2.2.3.2. Método de recolección de datos................................................................................... 20 2.2.3.3. Método de medición. ................................................................................................... 20 2.2.3.4. Método inductivo- deductivo. ...................................................................................... 20 2.2.3.5. Método histórico- lógico. ............................................................................................. 20 2.2.3.6. Método sintético - analítico. ........................................................................................ 21 2.2.4. Población y Muestra ....................................................................................................... 21 2.2.4.1. Población ..................................................................................................................... 21 2.2.4.2. Muestra ........................................................................................................................ 21 2.2.5. Técnicas e instrumentos .................................................................................................. 21 2.2.5.1. Tecinas ......................................................................................................................... 21 2.2.5.2. Instrumentos ................................................................................................................. 22 2.2.6. Interpretación de los resultados .................................................................................. 22 2.2.6.1. Aplicación de entrevista a los propietarios de la empresa “SERVICONTRI” .......... 22 2.2.6.2. Aplicación de entrevistas a los proveedores de la empresa “SERVICONTRI” .......... 24 2.2.6.3. Aplicación De Encuesta A Los Clientes De La Empresa “SERVICONTRI” ............. 27 2.2.7. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER ........................................................... 37 2.2.8. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR .......................................................................... 38 2.2.9. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ...................................................... 39 CAPÍTULO III .......................................................................................................................... 40 3. MARCO PROPOSITIVO ..................................................................................................... 40 3.1. TITULO DE LA PROPUESTAS: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA OFICINA CONTABLE DE ASESORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA “SERVICONTRI” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO. ... 40 3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ............................................................................ 40 3.2.1. Justificación de la propuesta ........................................................................................... 40 3.2.2. Objetivos ......................................................................................................................... 40 3.2.2.1. Objetivo General .......................................................................................................... 40 3.2.2.2. Objetivos específicos: .................................................................................................. 41 3.2.3. Análisis Situacional ........................................................................................................ 42 3.2.3.1. Enfoque Estratégico ..................................................................................................... 42 3.2.3.2. Traslado hacia el Balance Score Card ......................................................................... 43 3.2.3.3. Sincronización y despliegue ........................................................................................ 44 3.2.3.4. Cultura de ejecución .................................................................................................... 45 3.2.4. Análisis F.O.D.A. ........................................................................................................... 48 3.2.5. Matriz de estrategia ......................................................................................................... 50 3.2.6. Direccionamiento Estratégico ......................................................................................... 51 3.2.6.1. Visión Propuesta .......................................................................................................... 51 3.2.6.2. Misión Propuesta ......................................................................................................... 51 3.2.7. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO .................................................................... 51 3.2.7.1. Confiabilidad de la información .................................................................................. 51 3.2.7.2. Eficiencia y eficacia de las operaciones ...................................................................... 52 3.2.7.3. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas ............................... 52 3.2.7.4. Componentes .......................................................................................................... 52 3.2.8. Modelo Operativo ........................................................................................................... 61 3.2.8.1. Identificar el objetivo departamental ........................................................................... 63 Contabilidad .............................................................................................................................. 63 Objetivos ................................................................................................................................... 63 3.2.8.2. Valoración de los objetivos.......................................................................................... 64 Manual de referencia ................................................................................................................ 67 3.2.8.3. Procesos para las Actividades de control ..................................................................... 69 Procedimientos para realizar el cuadro de control .................................................................... 69 Procedimientos para realizar la evaluación del cuadro de control. ........................................... 70 Procedimientos para cursos de capacitación. ............................................................................ 70 Flujograma para la formulación de la entrega de documentos. ................................................ 71 Flujograma capacitaciones mensuales a las auxiliares ............................................................. 72 3.2.8.4. Indicadores de gestión ................................................................................................. 73 3.2.9. Validación de la Propuesta ............................................................................................. 74 3.2.10. Conclusiones y recomendaciones ................................................................................. 74 Bibliografía ............................................................................................................................... 76 ANEXOS .................................................................................................................................. 78 ÍNDICE DE GRÁFICOS Grafico 1 Árbol de problemas ............................................................................................ 3 Grafico 2 Clases de auditoria .............................................................................................. 4 Grafico 3 Normas de auditoria ........................................................................................... 5 Grafico 4 Ambiente de control ........................................................................................... 7 Grafico 5 Tipos de control................................................................................................... 9 Grafico 6 Factores del informe COSO ............................................................................. 13 Grafico 7 Diferencias entre eficiencia y eficacia ............................................................. 15 Grafico 8 ............................................................................................................................. 27 Grafico 9 ............................................................................................................................. 28 Grafico 10 ........................................................................................................................... 29 Grafico 11 ........................................................................................................................... 30 Grafico 12 ........................................................................................................................... 31 Grafico 13 ........................................................................................................................... 32 Grafico 14 ........................................................................................................................... 33 Grafico 15 ........................................................................................................................... 34 Grafico 16 ........................................................................................................................... 35 Grafico 17 ........................................................................................................................... 36 Grafico 18 Diagnostico para la situación actual ............................................................. 46 Grafico 19 Estructura Organizacional ................................................................................. 55 ÌNDICE DE TABLAS Tabla 1 Población de la investigación .............................................................................. 21 Tabla 2 Tiempo de una declaración ................................................................................. 27 Tabla 3 Fechas límites de declaración de impuestos ...................................................... 28 Tabla 4 Pago de recargos por impuestos atrasados ........................................................ 29 Tabla 5 Facturas para declarar ........................................................................................ 30 Tabla 6 Organización de facturas .................................................................................... 31 Tabla 7 Documentación que provee ................................................................................. 32 Tabla 8 Conocimiento de fechas de declaración ............................................................. 33 Tabla 9 Conocimiento de control interno. ....................................................................... 34 Tabla 10 Aspectos a innovar en la oficina. ...................................................................... 35 Tabla 11 Evaluación de organización de “SERVICONTRI” ........................................ 36 Tabla 12 Enfoque estratégico............................................................................................ 42 Tabla 13 Traslado hacia el BSC ....................................................................................... 43 Tabla 14 Sincronización y Despliegue .............................................................................. 44 Tabla 15 Cultura de Ejecución ......................................................................................... 45 Tabla 16 Proceso clave ...................................................................................................... 46 Tabla 17 Matriz de evaluación de factores externos de “SERVICONTRI” ........................ 48 Tabla 18 Matriz de evaluación de factores internos de “SERVICONTRI” ........................ 48 Tabla 19 Matriz de evaluación de perfil competitivo de “SERVICONTRI” ...................... 48 Tabla 20 Matriz de estrategia............................................................................................... 50 Tabla 21 Fases de la propuesta. ........................................................................................... 62 Tabla 22 Manual de referencia. ........................................................................................... 68 Tabla 23 Procedimientos para la entrega de documentos .................................................... 69 Tabla 24 Procedimiento para realizar la evaluación del cuadro de control ......................... 70 Tabla 25 Procedimiento para cursos de capacitación .......................................................... 70 Tabla 26 Indicadores de gestión .......................................................................................... 73 RESUMEN EJECUTIVO La presente tesis se enfoca a la importancia de un Sistema de Control Interno en una oficina la cual brinda los servicios contables y tributarios, estos existen a partir de que los distintos gobiernos han creado dichos impuestos, por realizar actividades comerciales como las de compras y ventas o prestaciones de bienes o servicios los cuales deberán ser cancelados al estado en su totalidad en un determinado tiempo establecido por el mismo. En la actualidad, el Estado cuenta con una entidad como es el Servicio de Rentas Internas el cual está encargado de recaudar los diferentes impuesto como lo son: Impuesto al Valor Agregado, Impuesto los Vehículos Motorizados, Impuesto a la Renta, Impuesto a los Consumos Especiales, entre otros, los cuales son declarados por los distintos contribuyentes que tienen la necesidad de contratar los servicios profesionales de un contador ya que son estos los que cuentan con el respectivo conocimiento para dicho trabajo de elaborar declaraciones de impuestos y los cuales cuentan con oficinas o empresas contables, es así el caso de “SERVICONTRI”, oficina en la cual se elaboró la presente investigación. Este trabajo tiene como objetivo general: Diseñar un Sistema de Control Interno para el funcionamiento eficiente para mejorar el ingresos de facturas al sistema en la oficina de asesoría contable y tributaria “SERVICONTRI” del cantón Santo Domingo, y como idea a defender, con el diseño de un sistema de control interno caracterizado por normas, políticas y leyes, permitirá mejorar y organizar el funcionamiento eficiente de la oficina contable y tributaria; su variable independiente es: Sistema de Control Interno y la variable dependiente es: Funcionamiento Eficiente de la oficina contable y tributaria. EXECUTIVE SUMMARY This thesis focuses on the importance of an internal control system in an office which provides accounting and tax services, these exist from the various governments have established such taxes for doing business such as purchasing and sales or the provision of goods or services which must be paid to the state as a whole in a given time set by it. At present, the State has an organization such as the Internal Revenue Service which is responsible for collecting various taxes such as: Value Added Tax, Tax motor vehicles, Income Tax, Tax on Special Consumption , among others, which are declared by individual taxpayers who have a need to hire the professional services of an accountant as it is they who have the relevant knowledge for the job of preparing tax returns and which have offices or accounting firms, so the case of "SERVICONTRI" office where this research was developed. This work has as its general goal: Design a system of internal controls for the efficient operation to improve the income of invoices to the system in the accounting and tax office "SERVICONTRI" Canton Santo Domingo, counseling and as an idea to defend, with design a system of internal control by rules, policies and laws, it will improve and organize the efficient operation of the accounting and tax office; the independent variable is the Internal Control System and the dependent variable is: Efficient operation of the accounting and tax office. INTRODUCCION Antecedentes de la investigación Contexto macro Si bien se sabe, desde tiempos remotos ha existido la contabilidad, con el fin de poder así tener conocimiento de cómo van nuestras finanzas, de la misma forma los gobiernos nos han cobrado impuestos con la finalidad de hacer obras dentro del país, pero para obligarse a llevar contabilidad se debe cumplir con cierto rango de activos, pasivos o patrimonio, de acuerdo a lo que diga la ley. Ecuador no es la excepción de cobros de estos impuestos, es así que se cuenta con un grupo de los mismos, entre ellos están la Retención en la Fuente del Impuesto a la Renta y el I.V.A., el Servicio de Rentas Internas ente pública es quien se encarga de receptar dichos rubros. Los sistemas de control interno se los creo con el propósito de guiar a las empresas o a quien implemente este en su negocio, con el pasar de los años se ha creado una estructura para el mejor entendimiento de estos, los cuales permiten lograr la eficiencia y la eficacia dentro del establecimiento Contexto meso Las necesidades, han sido una de las principales fuentes para la creación de negocios y estos deben regirse a las leyes tributarias de nuestro país, algunas superaran los límites de activos, pasivos o patrimonio y estos se obligaran a llevar contabilidad, en este o el momento que se inicie una actividad económica, el gobierno exige el pago de los respectivos impuestos para cada caso, es ahí donde se necesita la ayuda de un profesional en el campo laboral como lo es el contador. Sin embargo, existen muchos profesionales que aprovechan de su experiencia para la evasión de los mismos, los cuales causan o causaran problemas a los contribuyentes, como 1 también existe la falta de compromiso y seriedad por parte del contribuyente lo cual ocasiona pagos tardíos al fisco así como también el pago de multas e intereses. Pero si el contador no tiene un control al momento de la entrega de documentación, al revisar secuenciales tanto de venta como de retenciones en las compras o al momento de dejar pasar una fecha de declaración o emisión de cualquier clase de impuestos, el cliente por la falta de seriedad tiende a cambiar de profesional, por falta de asesoramiento a la hora de declarar sus impuestos. Contexto micro En Santo Domingo no hay la excepción, los negocios aumentan de acuerdo a la necesidad de la demanda es así que existen un sin número de establecimientos, los mismos que se encuentra registrados en el S.R.I. y se rigen al pago de impuestos de acuerdo al régimen en el que se hayan registrado, sea este el Registro Único de Contribuyente (R.U.C.) o Régimen Impositivo Simplificado (RISE), existen beneficios para cualquiera de los dos casos. El momento que abrimos un Ruc nos obligamos a emitir facturas y declarar nuestros impuestos mensuales o semestrales dependiendo de la actividad económica a la que se destine el negocio y para ello se necesita de un profesional que tenga el conocimiento para realizar los debidos pagos de impuestos, pero si no existe el debido compromiso de ambas partes, ya que si el contribuyente no facilita la documentación para la respectiva declaración de impuestos corre el riego de ser sancionado, como en el caso de que el contador no lleve una calendarización de contribuyentes para así tener en cuenta las fechas límites para el pago de impuestos o el control de los documentos que ellos entregan para así tener conocimiento del consecutivo de documentos que se emiten y no causar al cliente en futuro problemas con el fisco. La falta de control también se debe a que dentro de la oficina contable no existe un manual de funcionamiento el cual permita a la auxiliar conocer cuáles son sus funciones, lo que ocasiona acumulación de trabajo. 2 El desconocimiento de las actualizaciones legales hacia el auxiliar contable de la oficina es otra gran desventaja, ya que si el personal no tiene conocimiento de estos cambios, será la primera persona en cometer errores y por ende se puede cometer estos al momento de subir los impuestos para el pago al fisco. Análisis critico Efecto: Variable Dependiente Extravío de documentos. Desconocimiento de procesos y funciones PROBLEMA Ausencia de programas de capacitaciones. Falta de personal. Falta de un cronograma para elaborar los pagos al fisco. Ineficiente Control Interno Deficientes Actividades de Control. Falta de un manual de procedimientos y funciones. Falta de orden documental. Causa: Variable Independiente Grafico 1 Árbol de problemas Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Relación Causa – Efecto Realizando el árbol de problemas se pudo observar las causas y efectos para así poder elaborar el análisis crítico, se ha encontrado que el principal problema es el ineficiente control interno que tiene dicha oficina, lo cual, la ausencia de programas de capacitación permite la falta de conocimiento del funcionamiento eficiente de este negocio. Las deficientes actividades de control es producto de la falta de personal, ya que estas no existen en la oficina contable. 3 La falta de un manual de procedimientos y el manual de funciones ocasiona un desorden en los empleados de dicho negocio, ya que al no tener conocimiento se duplican actividades lo que es una pérdida de tiempo. La falta de orden el momento que se entrega documentación ocasiona el extravío de los mismos y esto a su vez molestias en el cliente. Prognosis Al analizar la situación actual de la oficina contable y tributaria “SERVICONTRI”, se reconoce que es necesaria el implemento de un sistema de control interno, ya que sin este puede llegar a perder contribuyentes sobre todo por la falta de eficiencia en los trabajos realizados. De no aplicar el sistema de control interno, la oficina puede llegar a perder contribuyentes y peor de los casos cerrar, ya que la falta de responsabilidad hará el contribuyente busque un nuevo profesional en contabilidad o una oficina de contabilidad con más seriedad en el trabajo. Formulación del problema ¿Es la falta del sistema de control interno la principal causa del funcionamiento ineficiente de la oficina contable “SERVICONTRI” del cantón Santo Domingo? Preguntas directrices • ¿Cuáles son los controles que se utilizan para verificar el cumplimiento de funciones en la oficina contable “Servicontri”? • ¿Cuál es el factor más relevante que no permite que exista el eficiente funcionamiento del negocio? 4 • ¿Cómo se debería aplicar las actividades de control para el correcto funcionamiento de la oficina contable “Servicontri”? Delimitación del problema La investigación se desarrolla en la oficina de asesoría contable y tributaria “SERVICONTRI”, sus propietarias son Ing. Ruth Ontaneda e Ing. Raquel Romero Dpl. El proceso de investigación en la oficina de asesoría contable y tributaria “SERVICONTRI”, será realizado durante el año 2015. La oficina de asesoría contable y tributaria “SERVICONTRI”, está ubicada en la Av. 6 de noviembre # 315 entre Av. Río Toachi y Cueva Celi, en el cantón Santo Domingo, Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. Objeto De Estudio El objeto de estudio son los Procesos de Auditoría Campo De Acción El campo de acción es el Sistema de Control Interno Línea De Investigación La línea de investigación es la Auditoria Objetivos Objetivo General. Diseñar un Sistema de Control Interno para el funcionamiento eficiente de la oficina contable de asesoría contable y tributaria SERVICONTRI del cantón Santo Domingo. 5 Objetivos Específicos.  Fundamentar científicamente la auditoría, procesos de auditoría, Sistema de Control Interno y funciones de la oficina contable tributaria.  Investigar los puntos críticos que ocasionan dificultades en la organización de las actividades de la oficina contable tributaria.  que Proponer un Sistema de Control Interno caracterizado por normas, políticas y leyes permita el funcionamiento eficiente de la oficina contable, tributaria “SERVICONTRI”. Idea a Defender Con el diseño de un Sistema de Control Interno caracterizado por normas, políticas, leyes, permitirá mejorar y organizar el funcionamiento eficiente dentro de la oficina contable y tributaria “SERVICONTRI” del cantón Santo Domingo. Variables Variable independiente Sistema de Control Interno. Variable dependiente Funcionamiento Eficiente de la oficina contable y tributaria. Justificación La presente investigación se realiza para dar solución a problemas presentados en la oficina contable “SERVICONTRI”; es necesario un Sistema de Control Interno dentro de dicha entidad. 6 Una oficina contable es de gran importancia ya que en esta ciudad se encuentra en pleno auge económico, los contribuyentes que tengan más demanda económica pasaran a estar obligados a llevar contabilidad, incrementándose nuevos contribuyentes en el comercio mayorista y minorista. Es necesario relevar sería muy indispensable si se contaría con un Sistema de Control Interno, ya que facilitaría el trabajo dentro de este ámbito, el cual no poseen y tampoco existe estudio alguno. También hay otras razones que justifican la investigación:  La investigación misma, a través de la cual se demuestra que los problemas tienen solución mediante la ciencia y la aplicación de métodos y técnicas.  Mejorará el funcionamiento eficiente de la oficina contable y tributaria SERVICONTRI del cantón Santo Domingo; para esto se ha utilizado recursos intelectuales y materiales que tienen costo económico, sin embargo, será donada a SERVICONTRI para su debida aplicación cuando crea conveniente.  Esta investigación permitirá obtener el título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA; esto será un éxito en mi vida profesional y personal. Metodología Investigativa El paradigma de la investigación el cuanti-cualitativo con tendencia cuantitativo. Lo cualitativo está impregnado en cada una de las partes de esta investigación destinada a mejorar la eficiencia de los procesos, a esta información se le realizó un análisis basado en el marco teórico. Lo cuantitativo se ve en la tabulación de datos, basada en las encuestas que son aplicadas a los clientes de dicha oficina y que sirven para una toma de decisiones de forma correctiva, con el fin de brindar una mejor atención a quienes necesitan los servicios de la oficina en estudio 7 Resumen de la Estructura de la Investigación Esta investigación contiene tres capítulos en los cuales se trata de: El capítulo I contiene los temas referentes a la sustentación de la investigación, siendo estos relacionados con la variable independiente Sistema De Control Interno y la variable dependiente que Funcionamiento Eficiente De La Oficina Contable Y Tributaria. El capítulo II se refiere a la metodología utilizada en la presente tesis; está compuesto de: modalidad, tipos, población y muestra, métodos, técnicas e instrumentos de investigación. También se elaboran las encuestas, la tabulación e interpretación de datos, conclusiones y recomendaciones de la investigación. El capítulo III es correspondiente a la propuesta la cual da la solución al problema planteado durante toda la investigación en la que se encuentra desarrollada de la mejor manera para la implementación en la oficina contable. Aporte Teórico, Significación práctica y Novedad científica Aporte teórico El presente trabajo de investigación está basado en fuentes bibliográficas físicas como de internet para su desarrollo. Al igual que todos los conceptos que se brindan a través del desarrollo los mismos que servirán para sustentar la solución del problema Significación practica El sistema de control interno será de mucha ayuda para la oficina contable y tributaria “SERVICONTRI”, la cual mejorara el orden y se lograra ser eficiente en el trabajo diario, de igual manera servirá de guía para toda empresa que necesite de un funcionamiento eficiente en su empresa. 8 Novedad científica Al momento de aplicar el Sistema de Control Interno en la Oficina contable “SERVICONTRI”, se mejorara el funcionamiento eficiente en dicho negocio ya que el presente estudio de investigación cuenta con un variado contenido teórico, de igual manera permitirá el logro de la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A. . 9 CAPÌTULO I 1. MARCO TEORICO 1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN La oficina de servicios contables y tributarios “SERVICONTRI” es quien se encargada de realizar las declaraciones de impuestos, contabilizar las transacciones y realizar trámites en las diferentes instituciones públicas que le competan a los contribuyentes que sean clientes de dicha oficina, como también de la eficiente servicio que se ofrece en los distintos ámbitos. El control es una prioridad en todo lugar de trabajo que va creciendo constantemente por lo que debe incluir herramientas tecnológicas y administrativas adecuadas con el propósito de brindar un grado de seguridad razonable sobre el logro de objetivos. Al no evaluar el cumplimiento de los objetivos, la toma de decisiones se realiza sin bases de lo que realmente está sucediendo y la información obtenida no sea completa ni idónea para el desarrollo organizacional. Para esto es recomendable un modelo de actividades de control que permita equilibrar el riesgo que se genera por el incumplimiento de los objetivos de “SERVICONTRI”, y poder evaluar funcionamiento de la oficina contable, determinar el grado de eficiencia en la consecución del objetivos. 1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN 1.2.1. Contabilidad “Rama de la ciencia empresarial que trata sobre la forma de registrar las variaciones que experimentan los patrimonios de las empresas, sociedades, comerciantes individuales, 1 instituciones públicas o privadas, etc., así como de la cantidad y clase de las pérdidas o ganancias que estos tengan como producto de su actividad empresarial. Es, en definitiva, una forma de reflejar ordenadamente las variaciones patrimoniales con el objeto de llevar un control exacto de todas las operaciones, así como de los resultados que éstas arrojan, permitiendo al empresario tener toda la información posible para que le sirva como punto de referencia en las decisiones que sobre la empresa ha de tomar. En general, las normativas internas de cada país hacen una regulación de los aspectos concernientes a la forma, plazos, documentos y registros contables obligatorios, sistemas de valoración, etc., que rigen en su territorio. Las anotaciones contables que se efectúen relacionan las diferentes cuentas entre si y se realizan materialmente, por lo general, a través de un método denominado de partida doble consistente en que lo apuntado en la cuenta en el haber se anotará en otra en él debe.” (Amez, pág. 48) “Es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema dinámico de control e información que se sustenta tanto en un marco teórico, como en normas internacional. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa, y de la presentación relevante de la situación económico-financiera. Esto se hace por medio de reportes específicos y generales preparados periódicamente para que la dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que puntaleen el crecimiento económico de manera armónica, responsable y ética en las entidades que lo usen.“ (ZAPATA, 2011, pág. 8) La contabilidad es, un sistema dinámico controlado por normas y basado en teorías, que registrarán los movimientos económicos que afectan a las cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos de la empresa, que están ya registradas en un debido plan de cuentas generalizado y especializado para los movimientos de dicha entidad y son de vital importante para la toma de decisiones actuales y futuras que existan. La contabilidad permitirá observar por medio de su estado de situación financiera cual es el desempeño que está ocurriendo con el transcurso del tiempo y qué medidas se deberán tomar para llegar a la meta propuesta por la empresa, este estado se pedirá de manera periódica o de acuerdo a la necesidad del o los representantes de esta institución. 2 1.2.2. Auditoría Según ÁMEZ, 2010 (Pág. 10) “Verificación que realiza un auditor sobre los aspectos típicos de su profesión en una empresa o entidad para llegar a formarse una opinión profesional sobre la situación de la misma que le pueda conducir a la emisión de su informe técnico. Puede ser internas (si las realizan auditores de la misma empresa) o externas (si las realizan auditores independientes, ajenos a la empresa). Por el objetivo de la misma y por la documentación o aspectos que analiza, se puede hablar de auditoría de cuentas, operativas de eficacia, de legalidad, medioambiental, informática, etc.” “Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.” (Comite de gestión de la calidad y evaluación de la conformidad, 2005) Auditoria, nos permite encontrar los errores humanos o sistemáticos sean estos causados por con malicia o falta de conocimiento del sistema de control interno que rige a dicha entidad y de las normas, leyes y reglamentos a las cuales se sustenta la contabilidad, la cual permitirá por medio de informes técnicos y profesionales emitidos por el auditor la situación verídica de cómo se encuentra dicho negocio o departamento específico de dicha empresa. Dichos profesionales pueden ser internos o externos para comodidad del propietario. 3 1.2.3. Clases de Auditoría FINANCIERA OPERACIONAL DE CUMPLIMIENTO • Es una revision de los estados financieros de acuerdo a las NAGAS, es una brueba de la contabilidad y demas registros, su alcance lo determina el auditor basado en experiencia. • Es la revision de una parte del procedimiento de una organizacion para evaluar la eficiencia y efectividad, no tiene mucha relacion con los registros, su principal promotor es la Oficina General de Contabilida de U.S.A. • Su objetivo es probar que se haya respetado lo establecido en los cnotratos del gobierno, referiendose a cantidad, calidad, costos de producir, cantidad a pagar por dichos contratos. • Esta auditoria no se sujeta a un contrato, en la que realizan los auditores internos, verificando que se cumplan las actividades internas y que sean eficaces, mediante esta auditoria se detrmina el DE RENDIMIENTO acierto con que se realizan las actividades de control. REVISIONES ESPECIALES • Es una autoridad mixta, es decir, pueden realizarse dos o mas auditorias al mismo tiempo. Ela uditor hace la revision particular y su independencia se relaciona a la revision, siendo esta una limitacion no se hacen recomendaciones a menos que se aplique técnicas y que ameriten dar recomendaciones. Grafico 2 Clases de auditoria Fuente: (WHITTINGTON Ray & PANY Kurt) Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) . . . 4 .1.2.4. Normas de Auditoría. AUDITORÌA Principios fundamentales de la auditoria sobre los cuales debe regirse un auditor para garantizar la calidad del trabajo profesional. NORMAS DE AUDITORÌA GENERALMENTE ACEPTADAS (N.A.G.A.)  -Normas Ecuatorianas de Auditoria (N.E.A.)  -Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.)  -Normas Internacionales de Auditoria (N.I.A.) NORMAS GENERALES O PERSONALES ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PROFESIONAL No basta ser tan solo ser C.P.A. para ejercer la profesión como auditor, sino la experiencia la que hace obtener un criterio como auditor. INDEPENDENCIA La independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente serlo sino también parecerlo ya que debe cuidar su imagen ante los usuarios del informe. CUIDADO O ESMERO PROFESIONAL La formación profesional de los auditores requiere el poseer un nivel universitario, seguido por un curso de enseñanza especializada avanzada y pasar un examen de competencia profesional. NORMAS DE EJECUCIÒN DEL TRABAJO PLANEAMIENTO Y SUPERVISIÒN ESTUDIO Y EVALUACIÒN DEL CONTROL INTERNO EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE El trabajo de auditoria debe planificar y ejecutarse adecuadamente y en el caso de que existan ayudantes se les debe supervisar de forma satisfactoria. Este estudio tiene por objeto conocer cómo es dicho control interno no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas. El trabajo de auditoría requiere obtener, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, elementos de juicios válidos y suficientes, tanto en cantidad como en calidad, que permitan obtener una opinión objetiva sobre los estados financieros. NORMAS DE PREPARACIÒN DEL INFORME APLICACIÒN DE LOS P.C.G.A. CONSISTENCIA REVELACIÒN SUFICIENTE OPINIÒN DEL AUDITOR Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son normas las cuales rigen como guía en cualquier organización estas normas son aceptadas por la profesión contable. Toda empresa es diferente al personal que la integra. La contabilidad ingresa gastos e ingresos de la empresa más no de quien esté a cargo la empresa. Este principio debe estar presente en mente para cuando se desarrolle una auditoría o en la elaboración de estados financieros ya que una revelación adecuada sirve como base para una información financiera adecuada. Es el dictamen que emite el auditor sobre la situación de cómo encuentra a la empresa. Existen 4 clases de opiniones, estas son: Opinión sin salvedad, opinión con salvedad, abstención de opinión, opinión adversa. Grafico 3 Normas de auditoria Fuente: (VELASCO, Eduardo) Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como humana y regula los 5 requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. La mayoría de este grupo de normas es contemplada también en los Códigos de Ética de otras profesiones. 1.2.5. Sistema De Control Interno “Algunos expertos comentan que el control interno son los pasos que da una empresa para evitar un fraude, tanto por malversación de activos como por presentación de informes financieros fraudulentos. Otros, a la vez que reconocen la importancia del control interno para la prevención del fraude, consideran que el control interno desempeña un papel igual en asegurar el control sobre el proceso de manufactura y otros procesos.” (WHITTINGTON & PANY, Control Interno, 2000, pág. 171) Según ESTUPIÑAN Rodrigo, 2006, “Las políticas, procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para proporcionar razonable confianza en que los objetivos de los negocios serán alcanzados y de los eventos indeseados serán preventivos o detectados y corregidos” El Control Interno nos permite evitar o detectar fraudes ya sean estos de carácter financiero o de activos, de igual manera también nos ayuda a cumplir con los objetivos planteados por la empresa a prevenir, detectar o corregir los errores que este cometiendo la empresa. 1.2.6. Elementos del Sistema de Control Interno. Según WHITTINGTON, 2000 (Pág. 173) “El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cinco principios estos son: 1. Ambiente de Control 2. Evaluación del riesgo. 3. Actividades de control. 4. Información y comunicación. 5. Supervisión o monitoreo.” 6 1.1.1.1.1. Ambiente de Control Es considerado como la base del Control Interno, está compuesto por los siguientes factores:  Integridad y valores éticos  Compromiso de ser competentes  Junta directiva o comité de auditoria  Filosofía y estilo operacional de la gerencia  Estructura organizacional  Asignación de autoridad y responsabilidad  Políticas y prácticas de los recursos humanos AMBIENTE DE CONTROL INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS Crear, administrar y monitorear los sistemas de control es su responsabilidad. COMPROMISO DE SER COMPETENTES El empleado debe ser capaz y estar apto para su arèa o departamento al que sea este asignado. JUNTA DIRECTIVA O COMITÉ DE AUDITORIA Debe ser independiente frente a la gerencia, los miembros de dicha junta no deben ser gerentes de ningun nivel jerarquico de dicha empresa, ya que esto permitira la efectividad del trabajo. FILOSOFÍA Y ESTILO OPERACIONAL DE LA GERENCIA Una gerencia empeñada en resaltar el aumento de utilidades o demasiado conservadora, causan desconfianza en los estados financieros . Establecer normas o polìticas escritas entre otros son la mejor manera de controlar la s diversas actividades empresariales. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Representada por medio del organigrama, con la cual deben estar identificadas las empresas. Estas deberan separar de la mejor manera las funciones y responsabilidades de cada miembro de dicha entidad. ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Cada miembro de una organizacion debe tener conocimiento de su autoridad y responsabilidad las cuales pueden estar establecidas por medio de politicas, para un mejor manejo del personal que mantiene a cargo. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE LOS RECURSOS HUMANOS Nos permite elegir correctamente al personal de la empresa, para de esta manera evitar freudes. Grafico 4 Ambiente de control Fuente: (WHITTINGTON Ray & PANY Kurt) Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 7 1.1.1.1.2. Evaluación del Riesgo Nos permite identificar y analizar los riesgos que se obtendrían al momento de alcanzar los objetivos propuestos, planear su probabilidad y consecuencias, en la actualidad se debe tomar en cuenta: los avances tecnológicos, rápido crecimiento, personal nuevo, entre otros; este componente contiene tres factores:  Objetivos de la Entidad.  Identificación y Evaluación de Riesgos.  Seguimiento y Control de Riesgos. 1.1.1.1.3. Sistema de Información Contable y de Comunicación. Es importante dentro de la organización en todos sus niveles. “Un sistema de información contable en los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonios relacionados. Por tanto, un sistema de información de contabilidad debe: 1. Identificar y registrar todas las transacciones válidas. 2. Describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle para emitir su clasificación apropiada de las transacciones en la presentación de informes financieros 3. Medir el valor de las transacciones en una forma que permite registrar su valor monetario apropiado en los estados financieros 4. , Determinar el periodo en el cual ocurrieron las transacciones para permitir el registro de las transacciones en el periodo de contabilidad apropiado. 5. Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones relacionadas en los estados financieros.” 1.1.1.1.4. Actividades de Control Son políticas y procedimientos que ayudan a vigilar que se lleven a cabo las actividades necesarias para así cumplir los objetivos de la empresa, estas acciones pueden ser aprobaciones, revisiones, entre otras. 8 Las actividades de control ocurren en toda la entidad y en todos sus niveles jerárquicos. Estas actividades se clasifican en: TIPOS DE CONTROL CONTROL PREVENTIVO CONTROL DETECTIVO CONTROL CORRECTIVO Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo cierto margen de violación. Son aquellos que no evita que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son los más importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos. Ayudan a la investigación y corrección de las causas del riesgo. Las correcciones adecuada puede resultar difícil e ineficiente, siendo necesaria la implantación de controles detectivos sobre controles correctivos, debido a que la corrección de errores es en sí una actividad altamente propensas a errores. Grafico 5 Tipos de control Fuente: (NARANJO A.) Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Este componente tiene 6 factores a continuación detallados: 1. Coordinación entre las áreas y Documentación. 2. Niveles definidos de autorización y Separación de Tareas. 3. Rotación del personal en las tareas claves. 4. Indicadores del Desempeño. 5. Control de las Tecnologías de la Información. 6. Acceso restringido a los recursos, Activos y Registros. 1.1.1.1.5. Monitoreo Este es el último componente del Control Interno y el que evaluara el mejor desenvolvimiento con la implementación del sistema. Se pueden hacer monitoreo permanentes o por medio de evaluaciones distanciadas. 9 1.2.7. Limitaciones de la Efectividad de un Sistema de Control Interno. “Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:  Costo beneficio  El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.  La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.  Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.  El factor de error humano  Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.” (Anónimo, 2004) 1.2.8. Clases de Modelos de Control Interno. Existen diferentes modelos de control interno, los que tienen gran trascendencia en toda América Latina son los modelos COSO y COCO. Estos son de mucha ayuda dentro de una empresa. 1.2.9. Modelo de Control C.O.S.O. Según RIVERO, 2008 (Pág. 2) “El Informe C.O.S.O. ha sido traducido y publicado al español en España, Colombia y Ecuador, sin embargo, muchas personas piensan que el marco de un país tan altamente industrializado como España no es muy apropiado para los países de América Latina. 10 En junio de 1994 la Oficina General de Contabilidad del Congreso de los Estados Unidos expresó su apoyo al Informe COSO. Fue a partir de entonces cuando se convirtió en norma de hecho para los controles internos. Es oportuno exponer dentro de los nuevos conceptos del Control Interno, la definición que sobre el mismo se elaboró en el Informe COSO: "...El Control Interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:  Eficacia y eficiencia de las operaciones.  Fiabilidad de la información financiera.  Cumplimiento de las leyes y normas aplicables". De esta definición resulta interesante destacar los aspectos siguientes: El Control Interno se define como un proceso, y por lo tanto el mismo podrá ser evaluado en cualquier punto de su desarrollo. Al ser considerado como un proceso, el mismo es un medio para alcanzar un fin, y no un fin en sí mismo. El Control Interno debe estar integrado a los procesos operativos de la entidad, y no ser un "agregado" a los mismos. Todos los integrantes de la organización son responsables por el Control Interno, ya que lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no tratándose solamente de manuales de organización y procedimientos que indican lo que se debe hacer. La responsabilidad del Control Interno no es exclusiva de ningún evaluador externo al proceso operativo de la entidad, como tradicionalmente se ha supuesto. El Control Interno sólo puede proporcionar un grado de seguridad razonable con relación al logro de los objetivos fijados. La seguridad total o absoluta no existe en este sentido, ya 11 que pueden tomarse decisiones erróneas o producirse acuerdos entre varias personas que vulneren el Sistema de Control Interno por más fuerte que el mismo sea. Para el debido entendimiento del Informe COSO, es necesario tener claridad sobre los elementos que contiene la definición que anteriormente se reprodujo, lo más importante radica en el señalamiento de que el control es un proceso efectuado por el personal y diseñado para garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos. La concepción del control como un proceso implica que no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que permean en las actividades de toda la organización; adicionalmente, siendo un proceso, constituye un medio para alcanzar un fin y por lo tanto, el control no es un fin en sí mismo. Forma parte de los procesos básicos de la administración (planeación, ejecución y supervisión) y para que funcione en forma eficiente y con mayor efectividad, requiere ser construido "dentro" de la infraestructura de la organización, es decir, los controles deben ser incorporados en los sistemas que operan los procesos y no añadidos o superpuestos a estos. Adicionalmente, se establece como premisa que todo el personal dentro de su ámbito de actuación en una organización, tiene participación y responsabilidad en el proceso de control. En atención a que los sistemas de control son diseñados, establecidos y operados por el personal e igualmente son personas quienes los modifican y finalmente los evalúan, este informe de control asigna una gran importancia a los aspectos de competencia, honorabilidad y actitud del factor humano. El señalamiento de propósito del control en cuanto a asegurar razonablemente el cumplimiento de objetivos de tipo operacional, financiero y normativo, se comprende mejor cuando se analizan los cinco componentes del Informe COSO y sus 17 factores, que en conjunto forman una estructura integrada de control, ya que existe una relación directa entre los objetivos que la organización persigue y los citados componentes, puesto que estos representan lo necesario para la consecución de tales objetivos.” 12 A continuación se presentan los 5 componentes y los 17 factores que son parte del Informe COSO: AMBIENTE DE CONTROL • Integridad y Valores èticos • Compromiso de ser competentes • Junta directiva o comite de auditoria • Filosofia y estilo operacional de la gerencia • Estructura organizacional • Asignacion de autoridad y responsabilidad • Politicas y practicas de los recursos humanos EVALUACION DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL •Objetivos de la Entidad •Identificacion y Evaluacion de Riesgos •Seguimiento y Control de Riesgos • Coordinacion entre las àreas y Documentacion • Niveles definidos de autorizavion y separacion de tareas • Rotacion del personal en las tareas claves • Indicadores de desempeño • Contol de las Tecnoilogias de la informacion • Acceso restringido a los Recursos, Activos y Registros INFORMACIONY COMUNICACION •Infomacion y comunicacion SUPERVISION Y MONITOREO •Supervision y Monitoreo Grafico 6 Factores del informe COSO Fuente: (FONSECA Oswaldo) Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 1.2.10. Eficiencia 1.2.10.1. Concepto de Eficiencia Según MANENE Luis, 2010 “Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.” Según la Academia Mexicana de Auditoria Integral, “Consiste en lograr la utilización más productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros.” Según lo impartido por el Lic. Herman Maldonado Dpl., 2010 “Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y técnicos estratégicos para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo.” 13 Entonces podemos decir específicamente que la eficiencia nos ayuda a cumplir con el objetivo planteado, utilizando de mejor manera el menor recurso necesario sean estos humanos o financieros. 1.2.10.2. Concepto de Eficacia “Los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido. Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados y la capacidad de producción.” (MANENE, 2010). Según la Academia Mexicana de Auditoria Integral “Es el grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos” “Eficacia o Efectividad es lograr los objetivos como se espera, es el grado de cumplimiento de las metas. Ayuda a vigorizar las fortalezas, utiliza las oportunidades, disminuye debilidades, amenazas, fortalece la misión y visión de la institución” (CAHAGO HURTADO, 2009) Con estos conceptos antes mencionados podemos decir que la eficacia en si es el cumplimiento de los objetivos o metas planteadas por la empresa para llegar a satisfacer el objetivo principal de dicha entidad. . 14 1.2.10.3. Diferencia entre Eficiencia y Eficacia EFICIENCIA •Enfasis en los medios •Hacer las cosas correctamente •Resolver problemas •Ahorrar gastos •Cumplir tareas y obligaciones •Capacitar a los subordinados •Enfoque reactivo (Del pasado al presente) EFICACIA •Enfasis en los resultados •Hacer las cosas correctas •Lograr objetivos •Aumentar creaciòn de valores •Obtener resultados •Proporcionar eficacia a subordinados •Enfoque proactivo (Del futuro al presente) Grafico 7 Diferencias entre eficiencia y eficacia Fuente: (RIQUELME, Matías) Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) “La diferencia entre eficacia y eficiencia radica en que la eficacia tiene que ver con el cumplimiento de los objetivos, es decir cuando una empresa logra sus objetivos planificando se dice que es eficaz. Por otro lado una empresa puede ser eficiente en la medida en que cumpla con los objetivos con la menor cantidad de recursos, esto quiere decir que una empresa puede ser eficaz pero no eficiente. No cabe duda que estos dos términos tienen que ver directamente con la productividad, ya que si una compañía que es eficaz en su planificación y eficiente en sus procesos se dice productiva. Las empresas realmente productivas son muy pocas y generalmente son compañías de prestigio que han llevado el tema a niveles muy altos, donde la productividad, la eficacia y la eficiencia son temas inculcados culturalmente en todo nivel organizacional.” (RIQUELME, 2012) 15 1.2.11. Índices Nos permitirá medir los resultados que la empresa está produciendo para el bienestar de la empresa, es así que podemos personalizar los índices de acuerdo a la labor que deseamos ver resultados. 1.2.11.1. Índices de Eficiencia y Eficacia Indicadores de eficiencia: Teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, Periodo de maduración de un producto, ratio de piezas / hora, rotación del material, etc. Indicadores de eficacia: Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos. 1.3. VALORACION CRÍTICA DE LOS CONCETOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACION De acuerdo a lo que manifiesta Fernando Ámez y Pedro Zapata, la contabilidad se registra por el método de partida doble y se encarga de indicar que afecta al patrimonio de la empresa por medio del movimiento de los activos y obligaciones pendientes o pasivo. 16 Según Ray Whittington y Rodrigo Estupiñan, el control interno ayuda a prevenir fraudes como futuras eventos no deseados los cuales aplicados de la manera correcta se podrán prever y corregir. Los autores Luis Manene, Hernán Maldonado y la Academia Mexicana de Auditoria Integral, coinciden en que la eficiencia consiste en aprovechar los diferentes recursos que se provea para poder cumplir con el objetivo deseado. 1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO El fundamento teórico permite una mejor manera de que la oficina contable “SERVICONTRI” de Santo Domingo, este decidida a implementar el sistema de control interno, ya que por medio de este identifica con claridad que se encuentre en un riesgo de seguir así y que les será de mucho aporte el poder contar con dicha ayuda. Según lo investigado, el sistema de control interno a aplicarse está divido en elementos fundamentales los cuales deberán ser identificados correctamente para un correcto funcionamiento del mismo sin olvidar que todo está basado en el funcionamiento eficiente. Luego de haber concluido e identificado de manera clara la solución, se procede podrá evidenciar que no solo evitara la posible pérdida de sus contribuyentes sino que se trabajara de una manera más eficiente y ordenada lo cual evitara problemas a futuro con sus clientes. 17 CAPÍTULO II 2. MARCO METODOLÓGICO 2.1. CARACTERIZACIÓN DE OFICINA CONTABLE Y TRIBUTARIA “SERVICONTRI” La oficina contable “Servicontri” está a cargo de la Ing. Ruth Ontaneda quien es propietaria de este negocio, quien ostenta el cargo de Contadora Publica Autorizada C.P.A, inicia sus actividades en enero del 2002 con una Oficina de asesoría contable y tributaria en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, cantón Santo Domingo, Urbanización Pacheco, avenida 6 de noviembre N° 315 entre avenida Rio Toachi y calle Cueva Celi. Actualmente la oficina cuenta con dos auxiliares contables, legalmente contratadas y con alrededor de 50 contribuyentes entre obligados a llevar contabilidad y no obligadas, el aumento de contribuyentes ha permitido que ya no sea tan eficiente la atención al mismo y que en ocasiones se llegue hasta pagar multas por falta de organización de los respectivos documentos. Este trabajo de investigación está sustentado bajo la siguiente base legal:  Ley Orgánica de Régimen Tributario.  Código de Trabajo.  Normas Internacionales de Información Financiera.  Principios de contabilidad generalmente aceptados. 2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO A continuación se detallara la metodología utilizada en este proyecto de investigación: 18 2.2.1. Modalidad de investigación El presente trabajo de investigación utilizo la metodología cuanti-cualitativo con tendencia cuantitativa. Lo cualitativo porque cada una de las partes de esta investigación destinada a mejorar la eficiencia de los procesos y lo cuantitativo se ve en la tabulación de datos, basada en las encuestas que son aplicadas a los clientes, con el fin de brindar una mejor atención a quienes necesitan los servicios de la oficina en estudio 2.2.2. Tipos de Investigación 2.2.2.1. Investigación bibliográfica Esta investigación ha sido utilizada para justificar científicamente el problema y la solución planteada, basada en libros actualizados. 2.2.2.2. Investigación explicativa. Este tipo de investigación requirió de la combinación de todos los métodos utilizados, para responder o dar cuenta de los ¿por qué de la investigación? 2.2.2.3. Investigación de campo. Permite desenvolverse en el lugar del problema planteado, verificar, conocer las verdaderas causas que ocasionaron el problema, de esta manera es más factible buscar la solución. 2.2.2.4. Investigación aplicada. Es utilizada durante toda la investigación porque busca la solución del problema y su aplicación es a través de los conocimientos adquiridos. 19 2.2.3. Métodos de Investigación 2.2.3.1. Método de observación. Se realiza desde el momento de llegada del contribuyente a la oficina y permitirá verificar el proceso de recepción de documentos, pasando por la verificación de documentos a declarar, ingreso al sistema contable, declaración de impuestos y archivo de los mismos de ser el caso, con otros contribuyentes hasta la devolución de documentos y la entrega de los respectivos reportes tanto de compra como de venta. 2.2.3.2. Método de recolección de datos. Se utiliza mientras los clientes brindan la información requerida mediante las encuestas que se realiza a los mismos. 2.2.3.3. Método de medición. Es utilizado en la tabulación de datos, los que se obtienen de las encuestas aplicadas a los clientes de la oficina. 2.2.3.4. Método inductivo- deductivo. Se utiliza en las actividades a realizarse para conocer los motivos que originan el problema, posteriormente se deduce las causas que lo provocan y la forma como solucionarlos. 2.2.3.5. Método histórico- lógico. Será de gran ayuda mientras se investiga los antecedentes, políticas y normas que existen, al reconocer como funciona sin basarse en un manual de funciones, procesos o procedimientos, que le permita un mejor desenvolvimiento. Luego se ve, los pasos adecuados para mejorar la situación, estos deben ir en orden tomando en cuenta lo que es más conveniente para el área y basándose en un sistema de control para una mejor eficiencia. 20 2.2.3.6. Método sintético - analítico. Se recurre a este método cuando desmenuzo el árbol de problemas pero por prioridad, verificando que tenga elementos certeros para justificar el problema, a continuación se utiliza el método analítico en él se refleja las causas finales que son determinantes para el problema y se relacionan. 2.2.4. Población y Muestra 2.2.4.1. Población La población para la investigación es de 88 personas, constituidas entre personal administrativo, proveedores permanentes y clientes, mismos que se conforman de la siguiente manera: Tabla 1 Población de la investigación POBLACION Personal Administrativo Proveedores Clientes TOTAL Fuente: Oficina de Servicios contables y tributarios “SERVICONTRI” Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) TOTAL 3 5 80 88 2.2.4.2. Muestra No se procede aplicar la muestra ya que el total de la población no sobre pasa el número de recomendado para poder calcular. 2.2.5. Técnicas e instrumentos 2.2.5.1. Tecinas Observación Por medio de esta técnica, evidencio el problema que acoge la oficina en estudio. 21 Encuesta A través de un cuestionario se averigua la existencia del problema. Entrevista Basado en un banco de preguntas se averiguarán los criterios de los entrevistados, tanto los proveedores como los profesionales propietarios del giro del negocio. 2.2.5.2. Instrumentos Ficha de observación. Es el registro en el que se relata los hechos sucedidos en el lugar de estudio. Encuesta Permite recoger información mediante un cuestionario orientado al problema existente en el sitio investigado. Guía de entrevista. Accede a información mediante el diálogo, la guía lleva un banco de preguntas planificadas. 2.2.5. Interpretación de los resultados 2.2.6.1. Aplicación de entrevista a los propietarios de la empresa “SERVICONTRI” 1. ¿Qué es el para usted el control interno? Resp. 1: Puntos de control en la estructura administrativa de la organización. 22 2. ¿Cómo controla que el personal cumpla con las tareas asignadas? Resp. 1: Con tiempo de ejecución 3. ¿Cómo es la comunicación entre contador – contribuyente? Resp. 1: Buena ya que siempre se habla con la ley, haciendo explicar al contribuyente. 4. ¿Los contribuyentes cumplen con la obligación de entregar la documentación a tiempo? Resp. 1: No todos los contribuyentes cumplen a tiempo. 5. ¿Ha intentado alguna vez implantar algún método para corregir este mal hábito con la documentación a tiempo? Resp. 1: No. 6. ¿Considera necesario un Sistema de Control Interno para la oficina? ¿Por qué? Resp. 1: Si, ya que así se podrá mejorar la eficiencia, eficacia y aumentar la productividad. 7. ¿Ud. delimita las funciones del empleado haciéndole conocer sus obligaciones y derechos? Resp. 1: No, porque manejamos el concepto de poli funcional. 8. ¿Conoce o ha diseñado estrategias para el mejoramiento de la eficacia? Resp. 1: No. 23 9. ¿Cuáles son las principales dificultades y/o inconvenientes con sus clientes? Resp. 1: - Desconocimiento de leyes tributarias por parte de los clientes - Falta de ética de otros contadores, aseguran se puede evadir la ley. 10. ¿Ha quienes considera usted clientes potenciales? Resp. 1: A las Pyme que se obligada a llevar contabilidad. 11. ¿Qué le diferencia de su competencia? Resp. 1: Ética, compromiso, confidencialidad, actualización constante. 12. ¿Requiere más personal de apoyo o mejor organización? Resp. 1: Si, pero por el momento no es necesario. 2.2.6.2. Aplicación de entrevistas a los proveedores de la empresa “SERVICONTRI” 1. ¿Cree usted que los documentos que provee a la oficina contable SERVICONTRI son de gran importancia y cuáles son estos documentos? Son importantes para el contribuyente ya que deben facturar sus ingresos obtenidos, como emitir los distintos documentos que le competen, en el momento de la transacción económica y bajo los parámetros que nos establece la ley. Los documentos son: facturas, notas de ventas, liquidación de compras y/o prestación de bienes y servicios, comprobantes de retención, guías de remisión, notas de crédito, notas de débito. 2. ¿Le presentan de manera correcta la información necesaria para poder realizar su tarea o existe algún inconveniente? 24 Existe inconveniente el momento que solicita la autorización al S.R.I., para imprimir los documentos, estos se encuentras atrasados en sus obligaciones con el fisco y por ende dicha autorización será tan solo para tres meses, aunque los requisitos no son tan complicados para la emisión de estos documentos, cuando el cliente es nuevo para este negocio suele haber demora en la entrega o envío de información, lo cual ocasiona retraso en la entrega del pedido. 3. ¿Es SERVICONTRI eficiente en los documentos que usted solicita para elaborar los diferentes documentos comerciales? Si, ya que no son muy complicados los requisitos que se solicitan para elaborar la documentación solicitada y los contribuyentes que ya han enviado hacer anteriormente sus documentaciones queda archivada para futuros pedidos. 4. ¿Cuánto tiempo cree usted que necesita para entregar la documentación solicitada por SERVICONTRI? Se requiere de dos días laborables, a excepción de cuando la documentación es solicitada de manera urgente ahí se entrega dentro de un día laborable, en ocasiones esto puede demorar debido a los inconvenientes que se explicó en una pregunta anterior, pero por lo general ese es el tiempo estimado de entrega de los pedidos. 5. ¿Cómo es la comunicación que existe entre usted y la oficina contable? Existe una comunicación parcialmente coordinada entre las dos partes, ya que se solicita los documentos se entreguen a tiempo, todo esto se lo realiza vía mail o vía telefónica y muchas veces tiende a demorarse. 6. ¿A menudo tiene usted inconvenientes con SERVICONTRI debido a la forma de cancelación por sus servicios prestados? En ocasiones tiende a demorarse por lo que se hace un recuerdo de la deuda con el respectivo detalle de dicha cuenta por pagar. 25 7. ¿Qué recomendación haría respecto a las mejoras de la oficina contable? Que se tome en cuenta los correos enviados al igual que las llamadas que se les realiza ya que estas son para solicitar documentos o para algún recordatorio. 8. ¿Considera que los documentos que provee están aptos para alguna auditoría? Si, ya que los datos que contiene está de acuerdo a lo requerido por el S.R.I. 9. ¿La oficina contable debería considerar elaborar una auditoria? No, ya que faltaría la experiencia que es necesaria e indispensable. 10. ¿Sabe que es un Sistema de Control Interno? No. 26 2.2.6.3. Aplicación De Encuesta A Los Clientes De La Empresa “SERVICONTRI” 1. ¿Qué tiempo considera usted que necesita la oficina para elaborar la declaración de los impuestos? Tabla 2 Tiempo de una declaración ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 12 79 9 12 91 100 5 Días 12 12 3 Días 79 79 1 Día 9 9 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Grafico 8 ¿Qué tiempo considera usted que necesita la oficina para elaborar la declaración de los impuestos? 79 80 60 40 12 9 20 0 5 Días 3 Días 1 Día Series1 Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: Del total de encuestados, el 79% consideran que se necesita de 3 días para realizar la declaración de impuestos el 12% en 5 días y el 9% en 1 día. Interpretación: La mayoría de los contribuyentes creen que 3 días serían suficientes para la elaboración de sus impuestos, pero en realidad por la falta de compromiso del contribuyente no es así. 27 2. ¿Cree Ud. Que es necesario que se comunique las fechas de pago a sus clientes de los distintos impuestos? Tabla 3 Fechas límites de declaración de impuestos ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE Siempre 78 78 Ocasiones 15 15 No 7 7 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 78 15 7 78 93 100 Grafico 9 ¿Cree Ud. que es necesario que se comunique las fechas de pago a sus clientes de los distintos impuestos? 7; 7% 15; 15% Siempre Ocasiones 78; 78% No Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: El 78% han expresado que es necesaria recordarles sus fechas límites para pagos al fisco, el 15% en ocasiones y el 7% que no es necesario. Interpretación: En este punto se ve el sentido de responsabilidad que tienen los contribuyentes sobre el pago de sus impuestos y aportes para con el fisco, debido a que por las múltiples funciones que ellos tienen, pueden olvidarlo y esto causa pagar los respectivos recargos. 28 3. ¿Ha tenido que pagar con multa e intereses, alguna vez sus impuestos? Tabla 4 Pago de recargos por impuestos atrasados ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 7 23 70 7 30 100 Siempre 7 7 Ocasiones 23 23 No 70 70 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Grafico 10 ¿Ha tenido que pagar con multa e intereses, alguna vez sus impuestos? 70 70 60 50 40 30 20 10 0 23 7 SIEMPRE Series1 OCASIONES NO Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: el 70% no han pagado adicionales por pagos fuera de tiempo, el 23% en ocasiones y el 7% siempre. Interpretación: Servirá para darse cuenta, a pesar de que los contribuyentes entregan documentos pocos días antes de su fecha de pago, las profesionales se dan manera de que los clientes no cancelen recargos en sus impuestos, pero sin embargo algunos olvidan sus obligaciones con el estado muy seguidamente lo cual está fuera del alcance. 29 4. ¿Las facturas que entrega en la oficina son de todas sus compras que realizó en el mes? Tabla 5 Facturas para declarar ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE Si 90 90 No 7 7 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 90 7 90 100 Grafico 11 ¿LAS FACTURAS QUE ENTREGA EN LA OFICINA SON DE TODAS SUS COMPRAS QUE REALIZÓ EN EL MES? No; 7; 7% Si No Si; 90; 93% Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: el 90% nos indican que las facturas que son recibidas son las pertenecientes a los gastos del mes y un 7% nos indican lo contrario. Interpretación: Ayuda analizar si el contribuyente tiene conocimiento de la documentación que entrega a la oficina contable, si bien es el caso casi todos contestaron positivamente, esto se debe a que son compras dentro del mes, las cuales serán tomadas en cuenta, pero muy pocos de ellos revisan estos al momento de entregar a la auxiliar contable, los cuales deberán ser clasificados para proceder al ingreso de los mismos. 30 5. ¿Ud. Organiza de manera adecuada las facturas? Tabla 6 Organización de facturas ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 87 13 87 100 Si 87 87 No 13 13 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Grafico 12 ¿Ud. organiza de manera adecuada las facturas? 100 87 50 13 Series1 0 SI NO Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: Una totalidad del 87 % indica una respuesta positiva y el resto que equivale a un 13% de los contribuyentes señala que no organiza sus facturas. Interpretación: Se requiere saber si los contribuyentes llevan una respectiva organización dentro de su documentación, ya que esto le permite más facilidades de ingresar a las auxiliares, de esta manera no habría pérdida de tiempo y sería más eficiente en su trabajo, para lograr un mejor desempeño y evitar el tiempo que se toma para la respectiva organización de documentos. 31 6. ¿Qué documentos usted provee a la oficina? Tabla 7 Documentación que provee ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE Facturas 53 53 Notas de venta 24 24 Estado de 8 8 cuenta Orden de 6 6 pedido Otros 9 9 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 53 24 8 53 77 85 6 91 9 100 Grafico 13 ¿Qué documentos usted provee a la oficina? 6 9 8 Facturas 53 Notas de venta Estado de cuenta 24 Orden de pedido Otros Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: El 53% indica que la documentación que entrega es solo facturas, el 24% notas de venta el 9% otros documentos el 8% estados de cuenta y un 6% órdenes de pedido. Interpretación: Para saber si tienen conocimiento de que clase de documentación presenta a la oficina se preguntó, cuántos son los contribuyentes que solicitan sus respectivas facturas, documento que legalice su compra o transacción efectuada. 32 7. ¿Tiene conocimiento acerca de su fecha de declaración de los formularios 103 y 104? Tabla 8 Conocimiento de fechas de declaración ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 23 35 42 23 58 100 Siempre 23 23 Ocasiones 35 35 Rara vez 42 42 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Grafico 14 ¿Tiene conocimiento acerca de su fecha de declaración de los formularios 103 y 104? Siempre Ocasiones Rara vez 42 50 35 40 30 23 20 10 0 1 Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: El 42% rara vez tiene conocimiento de su fecha de declaración, el 35% en ocasiones recuerda y el 23 % revela que siempre recuerda la fecha de su declaración. Interpretación: Permite conocer si el contribuyente sabe su fecha límite de pago de los impuestos, misma que en una pregunta anteriormente se preguntó si es necesario recordar la fecha de pago, con estas dos dudas aprobadas, se desea indicar la responsabilidad que tienen los contribuyentes con sus obligaciones. 33 8. ¿Tiene usted algún conocimiento sobre la existencia de un control interno en la oficina? Tabla 9 Conocimiento de control interno. ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE Si 0 0 No 100 100 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 0 100 0 100 Grafico 15 ¿Tiene usted algún conocimiento sobre la existencia de un control interno en la oficina? 0% Si No 100% Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: Todos los contribuyentes coincidieron en que tienen un total desconocimiento de algún control interno en la oficina. Interpretación: Un control interno es muy importante en la oficina contable ya que de esa manera existiría una mejor atención y más rapidez en todas las tareas asignadas al personal que trabaja directamente con la esta entidad y con los proveedores de mayor concurrencia. 34 9. ¿Qué aspectos considera usted que debería innovar la oficina? Tabla 10 Aspectos a innovar en la oficina. ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE Tecnología Atención al Cliente Rapidez de la declaración Comunicación ContadorContribuyente Otros 6 7 18 6 7 18 PORCENTAJE VALIDO 6 7 18 PORCENTAJE ACUMULADO 6 13 31 69 69 69 100 0 0 0 100 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Grafico 16 ¿Qué aspectos considera usted que debería innovar la oficina? 0 69 1 18 7 6 0 10 20 30 40 50 60 70 Otros Comunicación Contador-Contribuyente Rapidez de la declaración Atención al Cliente Tecnología Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: Muchos de los contribuyentes expresaron que lo principal a innovar es la comunicación contador – contribuyente con un 69%, el 18% la declaración con rapidez el 7% con la atención al cliente y un 6% la tecnología. Interpretación: Se tomó en cuenta algunos como son: Tecnología, Atención al cliente, rapidez de la declaración, comunicación contador – contribuyente y otros, de los cuales expresaron su respuesta, anteriormente tabulada, el mismo que indica cual es la debilidad que tendría. 35 10. ¿Cómo evalúa usted la organización de la oficina “Servicontri”? Tabla 11 Evaluación de organización de “SERVICONTRI” ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE Excelente 23 23 Buena 42 42 Regular 35 35 Fuente: Encuesta Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) PORCENTAJE VALIDO PORCENTAJE ACUMULADO 23 42 35 23 65 100 Grafico 17 ¿Cómo evalúa usted la organización de la oficina “Servicontri”? Excelente 23% Regular 35% Buena 42% Excelente Buena Regular Fuente: Encuestas a clientes Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Análisis: El 23 % le parece que la oficina tiene una excelente organización, el así como el 42% tan solo le parece y el 35 % tan solo es regular para ellos. Interpretación: La organización es muy importante para la imagen de la oficina, esto da mucho que decir de la misma, por eso se realizó la pregunta, cual es la perspectiva del contribuyente para con la oficina contable, en la misma se dio tres opciones, que fueron las siguientes: Excelente, Buena y Regular. 36 2.2.7. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER Las preguntas tabuladas y graficadas anteriormente es la expresión de los contribuyentes, el propósito de ratificar el problema que existe en la oficina, el cual se ve reflejado en la respuesta de la pregunta ocho la cual, trata sobre el conocimiento de la existencia de un Sistema de Control Interno para el cual, 100% de los clientes nos supieron manifestar que no tenían el conocimiento, la misma que vendría vinculada con la pregunta diez hace referencia a la evaluación que dan los clientes a la oficina contable esta es calificada como “buena” por un 42% estando a favor de la investigación, ya que esta pregunta debería ser, “excelente”. Ver la expresión de los contribuyentes en cada respuesta de la encuesta elaborada para ellos con el único propósito de verificar el problema que tiene la oficina contable, es así como las preguntas son importantes para este trabajo de investigación, es así que podemos observar que según entrevista dirigida a las propietarias del establecimiento se dice que existe una comunicación directa con el contribuyente, sin embargo podemos ver esta contrariedad comparando con la pregunta número nueve por el resultado de la misma con un porcentaje del 18% por la comunicación contador – contribuyente. Continuando con la verificación nos podemos dar cuenta que los contribuyentes indican que es necesario comunicarles sus fechas de pago al fisco, obteniendo así un porcentaje del 78% siendo un gran porcentaje el cual, llama mucha la atención a sus propietarias ya que este problema conlleva al siguiente, es el pago atrasado y por ende podemos observar el grafico de la pregunta tres de la encuesta realizada a los clientes nos indica porque en ocasiones estos pagan multas por atrasos contando con 23 % el cual es simbólico para la oficina, aunque la mayoría de estos se encuentren con el “NO”. El saber que documentación provee el contribuyente trae un gran problema, al momento de cancelar sus compras no toman en cuenta que clase de documentación entrega al profesional para elaborar de su declaración, así se crea una incógnita en las encuesta al cliente la cual nos arroja como resultado que el 53% de estos entregan facturas, un 24% notas de ventas, las cuales son legales y sirven para dicho proceso, y un 23% entre estados de cuentas, orden de pago y otros documentos que no son de ayuda para este proceso, de 37 esta manera se puede observar hay que crear una educación tributaria en los contribuyentes de dicha oficina contable. Aunque sean ellos quienes organicen su documentación según nos supieron expresar en la pregunta número cinco, con un 87% de aceptación, se observó que no hay orden al momento del archivo final, esto se debe a que no existe un control la perdida futura de documentación e inconvenientes con los clientes. Por tal motivo, las respuestas de las encuestas anteriormente graficadas nos llevan al desarrollo de la solución para dichos problemas, los cuales son: desorganización de la documentación, riesgo de perder documentación, pagar multa por declaraciones atrasadas, pérdida de clientes por la falta de seriedad en el trabajo a realizar. Por lo expuesto anteriormente, queda verificada la idea a defender. 2.2.8. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR Diseño de un Sistema de control Interno para mejorar el funcionamiento eficiente en la Oficina de asesoría contable y tributaria “SERVICONTRI”, el cual está estructurado de la siguiente manera:  Ambiente de Control.  Valoración de Riesgo.  Actividades de Control.  Información y Comunicación.  Monitoreo. 38 2.2.9. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO  Implementar un Sistema de Control Interno el cual permita la correcta organización de documentación, procesos y procedimientos dentro de la oficina contable, fundamentada en un manual de procesos y procedimientos. Complementar el Sistema de Control Interno con un manual de procesos y procedimientos para las distintas actividades que tiene la oficina de esta manera ahorraremos tiempo y dinero en las diferentes actividades que se realizan dentro de la misma.  Interrelacionar al contador y contribuyente, de esta manera ambas partes podrán laborar sin ninguna dificultad laboral, así se podrá pagar a tiempo los impuestos, de igual manera mejoraría la calidad de atención al cliente personalizada ya que es del profesional de quien depende el buen manejo y existencia de la oficina. Coordinar con los contribuyentes y recordarles permanentemente las fechas de sus diferentes obligaciones con el estado para que así no existan el recargo de multas y moras en sus impuestos, de esta manera lograremos más confianza en los clientes. Ayudar a los contribuyentes a reconocer cuales son los verdaderos comprobantes de venta que le servirán para la declaración de sus impuestos y de esta manera evitar que traigan documentos innecesarios a la oficina. Informar al cliente de las actualizaciones que van existiendo dentro de su campo en el que se desenvuelve para así poder tener más eficiencia en la calidad de información que nos proporciona y obtener de igual forma una contabilidad verídica.  Verificar periódicamente si se desarrolla con normal desenvolvimiento el manual de procesos y procedimientos que deberá aplicar la oficina, de esta manera podremos calificar si los diferentes problemas se solucionaron como se lo esperaba. 39 CAPÍTULO III 3. MARCO PROPOSITIVO 3.1. TITULO DE LA PROPUESTAS: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA OFICINA CONTABLE DE ASESORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA “SERVICONTRI” DEL CANTÓN SANTO DOMINGO. 3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 3.2.1. Justificación de la propuesta El sistema de control interno permitirá a la empresa cumplir con el objetivo de la misma ya que es de gran ayuda su implementación, detectando la falta de eficiencia del personal de la Oficina de Servicios Contables y Tributarios “SERVICONTRI” El marco teórico es nuestra fuente bibliográfica la cual será la base para encontrar la solución más efectiva a nuestro problema el cual se ve reflejado en las encuestas y entrevistas a los colaboradores de dicha entidad. Implementado de la manera correcta se lograra alcanzar los objetivos propuestos por la oficina contable y evitara la perdida de contribuyentes así como el extravío de documentos que son de gran importancia para el contribuyente. 3.2.2. Objetivos 3.2.2.1. Objetivo General  Diseñar un modelo de actividades de control para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos de la oficina contable “Servicontri”. 40 3.2.2.2. Objetivos específicos:  Evaluar el cumplimiento de los objetivos, para determinar el nivel de riesgos por el incumplimiento de los mismos.  Realizar un manual de referencia para determinar actividades de control que le permita administrar de una manera más adecuada los riesgos detectados.  Determinar el grado de eficiencia de las actividades de control para reforzarlas, reestructurarlas o eliminarlas. 41 3.2.3. Análisis Situacional 3.2.3.1. Enfoque Estratégico Tabla 12 Enfoque estratégico ENFOQUE ESTRATEGICO IMPULSORES/BLOQUEADORES CLAVES Totalmente Totalmente de en desacuerdo acuerdo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. ¿Conocemos claramente cuáles son los segmentos targets de clientes, en los cuales se deben enfocar los esfuerzos de la organización? 2. ¿Tenemos un claro conociendo de las necesidades de los clientes y el mercado, incluyendo nuestros puntos de ventaja o desventaja competitivos desde la perspectiva de su satisfacción, para cada uno de dichos segmentos targets? 3. ¿Conocemos las necesidades y requerimientos de los clientes a lo largo de todos los puntos críticos de la cadena de suministro, incluyendo, mayoristas, minoristas y consumidores, en caso sea apropiado para el tipo de negocio? 4. ¿Monitoreamos periódicamente las capacidades de nuestros competidores claves? 5. ¿Conocemos claramente las necesidades de nuestros empleados, accionistas y la comunidad? 6. ¿Tenemos claramente identificados los principales problemas y fortalezas en el desempeño de la organización y sus principales socios (proveedores, distribuidores, clientes aliados) a lo largo de toda la cadena de suministro, expresados en datos, tendencias, comparaciones, benchmarking, etc.? 7. ¿Mantenemos herramientas y metodologías que nos permiten determinar las principales tendencias (impulsores y bloqueadores) que afectarán el sector y el país (tecnológicas, económicas, sociales, culturales, demográficas, políticas, etc.)? 8. ¿Tenemos claramente definidas y documentadas la visión (meta madre), misión y valores centrales de la organización? 9. ¿Tenemos claramente identificada la propuesta de valor diferenciada que le proveeremos a los clientes, tanto en lo relacionado con el producto, como con el servicio y las relaciones con el cliente? 10. ¿Tenemos claramente identificado, priorizado (objetivos estratégicos), graficado (mapa estratégico) y comunicado el modelo de negocios que tendremos que tener para entregar consistentemente dicha propuesta de valor para los clientes, incluyendo lo relacionado con: productividad financiera, crecimiento, procesos de negocio, capital informático, cultura, capital humano. Etc.? TOTAL Fuente: Investigación de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 42 5 5 6 8 9 5 6 7 6 5 62 3.2.3.2. Traslado hacia el Balance Score Card Tabla 13 Traslado hacia el BSC TRASLADO HACIA EL BSC IMPULSORES/BLOQUEADORES CLAVES Totalmente en Totalmente de desacuerdo acuerdo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11. ¿Para cada uno de los objetivos estratégicos, definimos un grupo de indicadores claves del desempeño (KPIs)? 12. ¿Para cada uno de los KPIs, contamos con una clara definición operativa, la cual incluye: descripción y alcance, frecuencia de medición, fuente de captura de datos, responsables, etc.? 13. ¿Contamos con la información sobre los niveles base (desempeño actual) de cada uno de los KPIs y en algunos casos tendencias históricas del comportamiento de su desempeño? 14. ¿Para cada uno de los indicadores claves del desempeño (KPIs), describimos metas de corto (mensual o trimestral), mediano (anual) y largo plazo (tres años)? 15. ¿Para cada una de las metas, contamos con variabilidades (semáforos) los cuales les permiten a las personas de la organización, analizar rápidamente el desempeño de cada Objetivo y KPI, para tomar acciones al respecto? 3 6 5 3 4 16. ¿Cada una de las metas se ha validado tomando en cuenta, los niveles actuales, el potencial de la organización, la capacidad del sistema, el impacto de la estrategia, los recursos disponibles, etc., de manera de que sean retadoras, pero alcanzables? 17. ¿Tenemos identificadas inductores, iniciativas estratégicas y/o proyectos concretos, los cuales nos indican cómo vamos a conseguir dichas metas? 18. ¿Para cada una de las iniciativas estratégicas planteadas, tenemos descritos “programas de implementación”, los cuales incluyen: actividades, fechas, responsables, recursos, controles, etc.? 19. ¿Cada uno de las Iniciativas estratégicas y/o proyectos, tiene identificado claramente los responsables de su implementación y los diferentes esquemas de seguimiento para garantizar su ejecución en tiempo? 20. ¿Expresamos las principales metas y las inversiones requeridas en un presupuesto flexible conectado a la estrategia? 20. ¿Mantenemos diversos mecanismos de comunicación de la visión, estrategia y BSC los cuales nos permiten dar a conocer, reforzar e internalizar la dirección de futuro? TOTAL Fuente: Investigación de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 43 6 3 7 5 7 4 53 3.2.3.3. Sincronización y despliegue Tabla 14 Sincronización y Despliegue SINCRONIZACIÓN Y DESPLIEGUE IMPULSORES/BLOQUEADORES CLAVES Totalmente en desacuerdo Totalmente de acuerdo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 21. ¿Tenemos una clara determinación y documentación de las áreas/procesos que componen nuestra cadena de valor (procesos claves y de apoyo)? 22. ¿Tenemos definidos y documentados las relaciones clienteproveedor de nuestros áreas/procesos de la cadena de valor, esto debe incluir: entradas, proveedores, actividades, salidas, clientes y sus requisitos? 23. ¿Para las áreas/procesos claves de la cadena de valor tenemos identificados un conjunto de KPI´s: entradas, salidas, eficiencia, calidad, impacto, etc.? 24. ¿Para cada uno de los áreas/procesos de la cadena de valor, tenemos identificados: objetivos, metas, KPI´s e iniciativas (BSC áreas/procesos)? 25. ¿Los objetivos, metas, indicadores e iniciativas de los áreas/procesos de la cadena de valor, son adecuadamente priorizados y alineados con los de la organización? 26. ¿Los objetivos, metas, indicadores e iniciativas de los áreas/procesos de la cadena de valor, son adecuadamente sincronizados “entre sí”, de manera de garantizarse coordinación y flujo continuo? 27. ¿Los objetivos, metas, indicadores e iniciativas de la organización están adecuadamente sincronizados con el trabajo y la estrategia de nuestros proveedores, y socios claves (en el caso se requiera)? 28. ¿Los objetivos, metas, indicadores e iniciativas de los mandos medios y supervisores son definidos a través de un proceso de cascadeo (causa-efecto) desde el nivel gerencial? 29. ¿Tenemos claramente alineado las actividades y funciones claves de nuestro trabajo diario con los objetivos, metas, indicadores e iniciativas de la organización (BSC individuales)? 30. ¿Mantenemos diversos mecanismos de comunicación de la visión, estrategia y BSC los cuales nos permiten dar a conocer, reforzar e internalizar la dirección de futuro? TOTAL Fuente: Investigación de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 44 5 3 4 6 5 8 7 7 6 6 57 3.2.3.4. Cultura de ejecución Tabla 15 Cultura de Ejecución CULTURA DE EJECUCION IMPULSORES/BLOQUEADORES CLAVES Totalmente en Totalmente de desacuerdo acuerdo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 31. ¿Tenemos una calendario de mediciones (a nivel: gerencial, jefaturas, mandos medios y operativo), que nos permite monitorear y documentar sistemáticamente los indicadores claves del desempeño? 32. ¿Tenemos un sistema de evaluación, control, determinación de causas y refinamiento de las principales metas de la organización y nuestros procesos y el desempeño individual (PMAIC, Planeación, Medición, Análisis, Implementación y Control)? 33. ¿Los actuales sistemas de información (software y hardware) nos proveen los datos y estadísticas necesarias para controlar objetivos, metas, indicadores, iniciativas y recursos (información accionable)? 34. ¿Acciones correctivas son definidas e implementadas cuando el desempeño de los procesos, estrategia y personales no están de acuerdo a las metas trazadas, incluyendo "planes de acción"? 35. ¿Nuestros jefes y supervisores mantienen procesos de coaching, seguimiento y retroalimentación sistematizadas (cada tres o cuatro meses) de nuestro desempeño? 36. ¿Se cuenta con una clara definición de los valores, competencias y nuevos comportamientos que deben practicar cotidianamente los Líderes, para apoyar la implementación de una cultura de ejecución? 37. ¿Se cuenta con una clara definición de los conocimientos y habilidades (competencias técnicas) específicas de un puesto de trabajo, para apoyar el logro de los objetivos y las metas, primariamente para aquellos puestos categorizados como estratégicos? 38. ¿Los procesos de capital humano (selección, evaluación, capacitación, carrera, remuneración, etc.) están claramente alineados con los objetivos, metas e iniciativas de la organización, los procesos y las individuales? 39. ¿La evaluación del desempeño y la compensación individual están claramente alineados con los objetivos, metas e iniciativas claves del BSC? 40. ¿Los líderes de alto nivel, comunican la visión, estrategia y objetivos y la refuerzan continuamente para apoyar la creación de una cultura de ejecución? TOTAL Fuente: Investigación de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 45 6 7 4 5 3 4 5 5 7 5 51 Tabla 16 Proceso clave PROCESO CLAVE Total 2. Traslado hacia el BSC 53 3. Sincronización y Despliegue 57 4. Cultura de Ejecución 51 1. Enfoque 62 Grafico 18 Diagnostico para la situación actual Gestión por Scorecard (Prácticas de Excelencia) Diagnóstico de la Situación Actual 2. Traslado hacia el BSC 100 80 53 60 40 20 1. Enfoque 62 57 0 51 4. Cultura de Ejecución Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 46 3. Sincroniza ción y Despliegue 3.2.3.5. Análisis situacional Se realiza un Análisis situacional antes de empezar con el proceso de la implementación del sistema de control interno, encontrando así las siguientes falencias en la oficina contable “SERVICONTRI”: Enfoque: La oficina contable cuenta con un 62% es decir que carece de direccionamiento estratégico. Traslado hacia el BSC: Con una puntuación de 53% nos indica que las herramientas administrativas y el enfoque administrativo aún faltan determinar correctamente y fijar metas precisas. Sincronización y despliegue: Esta puntuación de 57 nos indica que el personal no está trabajando a un mismo ritmo y que hay falencias en los empleados, por lo cual no está siendo aprovechado las cualidades interpersonales al igual que los recursos que intervienen en el proceso. Cultura de Ejecución: Esta no existe ya que la oficina contable no cuenta con metas, objetivos definidos y al no dar seguimiento a los controles y vigilancias no se está siendo ni eficiente ni eficaz. En la actualidad la Oficina de Asesoramiento Contable y Tributario “SERVICONTRI”, según las principales “Causas de enfermedades típicas” y en comparación a los resultados obtenidos se puede decir que la empresa tiene características similares “Desorden de atención gerencial” en el departamento contable, por lo que debería poner mayor empeño en su cultura de ejecución. 47 3.2.4. Análisis F.O.D.A. Tabla 17 Matriz de evaluación de factores externos de “SERVICONTRI” Matriz de evaluación de factores externos de “SERVICONTRI” No Orden 1 2 3 4 1 2 3 Factores Clasificación Ponderación Valor Oportunidades Desconocimiento de las distintas leyes por parte de los contribuyentes. Creación de nuevos negocios comerciales. Tramites virtuales. Falta de conocimiento de los sistemas operacionales virtuales. Amenazas Personas con falta de conocimientos que elaboran las distintas declaraciones a menor costo. Profesionales que no valoran su trabajo y faltos de ética. Aumento de profesionales en la provincia. 4 3 4 4 0,20 0,15 0,20 0,15 0,80 0,45 0,80 0,60 4 0,15 0,60 3 2 Total 0,10 0,05 1 0,30 0,10 3,65 Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Tabla 18 Matriz de evaluación de factores internos de “SERVICONTRI” Matriz de evaluación de factores internos de “SERVICONTRI” No Orden 1 2 3 4 1 2 3 4 Factores Clasificación Ponderación Valor Fortalezas Precios competitivos. Servicios de atención al contribuyente eficiente y profesional. Excelente ubicación geográfica. Lugar de estacionamiento. Debilidades Falta de comunicación entre el profesional y el auxiliar. Desconocimiento de la ley por parte de la auxiliar Falta de espacio en el local. Mejorar la entrega y archivo de documentos tributarios, legales y de importancia para el cliente. 4 4 3 3 0,25 0,20 0,15 0,09 1,00 0,80 0,45 0,27 3 3 2 0,08 0,08 0,05 0,24 0,24 0,10 3 0,10 0,30 Total 2,15 7,45 Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Tabla 19 Matriz de evaluación de perfil competitivo de “SERVICONTRI” Matriz de evaluación de perfil competitivo de “SERVICONTRI” “SERVICONTRI” INTEGRALCONT CPA. NUEVO Factores claves de éxito Ponderación Califica. Valor Califica. Valor Califica. Valor Asesoría personalizada 0,25 4 1 4 1 4 1 0,10 4 0,4 4 0,4 2 0,2 Garantía en los servicios Efectividad de los servicios 0,20 3 0,6 4 0,8 2 0,4 Precios 0,03 4 0,12 3 0,09 3 0,09 Experiencia 0,14 3 0,42 4 0,56 1 0,14 Soluciones inmediatas a problemas 0,20 2 0,4 4 0,8 2 0,4 0,08 1 0,08 4 0,32 3 0,24 Cobertura de mercado local Total Ponderado 1 3,02 Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 48 3,97 2,47 Ponderación: Sin Importancia: 0.01 Muy Importante: 1.0 Clasificación: Se asigna 1 = Debilidad importante 2 = Debilidad menor 3 = Fortaleza Menor 4 = Fortaleza importante Conclusión: Este análisis demuestra que “Servicontri” tiene un porcentaje de 3.02, teniendo a INTEGRALCONT S.C.C con un puntaje de 3,97 y tomando en cuenta que un C.P.A. nuevo sin experiencia en el campo laboral con un porcentaje del 2,47. Es conveniente que el contribuyente tenga la facilidad de poder solucionar todos sus problemas, contables, laborales y tributarios en un solo lugar y me preferencia con personal capacitado, es por eso que se ha tomado como factores de éxito la asesoría personalizada, garantía y efectividad en los servicios que se brinda, precios, experiencia, soluciones inmediatas de las diversas dificultades y la cobertura del mercado. Aunque “Servicontri” no sea una firma de contadores reconocidos a nivel nacional o internacional, se quiere dar una buena imagen de los profesionales de esta rama, cumpliendo de forma ordenada, capacitada y legal con todos los servicios que se ofrecen, para que de esta manera exista confianza en todo lo necesario profesionalmente. 49 3.2.5. Matriz de estrategia Tabla 20 Matriz de estrategia. Factores Internos Fortalezas Debilidades 1. Precios competitivos. 2. Atención al contribuyente eficaz y profesional. 3. Excelente ubicación geográfica. 4. Lugar de estacionamiento. 1. Falta de comunicación entre el profesional y el auxiliar. 2. Desconocimiento de la ley por parte del auxiliar. 3. Falta de espacio en el local. 4. Mejorar la entrega y archivo de documentos tributarios, legales y de importancia para el cliente. Factores Externos Oportunidades 1. Desconocimiento de las distintas leyes por parte de los contribuyentes. 2. Creación de nuevos negocios comerciales. 3. Tramites virtuales. 4. Falta de conocimiento de los sistemas operacionales cibernéticos. FO DO Estrategias para maximizar tanto las F como las O. Estrategias para maximizar las O. FO1. Permanecer en capacitaciones sobre los diferente ámbitos en los que se desarrolla la oficina (F2, O1, O2, O3, O4) DO1. Aprovechar los momentos que no exista tanta labor para despejar dudas y explicar más detallada el manejo dl sistema, archivos e ilustrar tanto a la auxiliar como al contribuyente sobre las leyes que le competen (D1,D2, D4, O1,O4) FO2. Buena atención al contribuyente. (F2, O1, O3) FO3. Crear en un futuro garaje exclusivo para los contribuyentes. (F3, F4) minimizar las D DO2. Beneficiarse del buen trato y la eficacia que se brinda para que los contribuyente nos recomienden entre sus conocidos y amistades (O2,O3,O4) DO3. Considerar la entrega de documentación al contribuyente pasado los 2 años (D3,O3) Amenazas 1. Personas con falta de conocimientos que elaboran las distintas declaraciones a menor costo. 2. Profesionales que no valoran su trabajo y faltos de ética. 3. Aumento de profesionales en la provincia. FA DA Estrategias para maximizar las F y minimizar las A: Estrategias para minimizar tanto las A como las D: FA1. Mantener los conocimientos actualizados para que de esta manera el contribuyente pueda darse cuenta de la calidad de servicio que se presta. (F1,F2,A1,A2,A3) DA1. Coordinar con los futuros clientes la recepción de documentos, para evitar la confusión de documentos y posibles extravíos, todo esto de acuerdo a un cronograma. (D3,D4,A1,A2) FA2. Dar a conocer al contribuyente que por cumplir una obligación en ese momento puede caer en multas y sanciones en caso de que sea mal elaborada. (F1,F2,A1, A2) DA2. Recordar que el buen cumplimiento de sus obligaciones le evitará problemas futuros, que la experiencia y profesionalismo en el campo laborar es de mucha ayuda para dar solución a su acontecimiento. (D1,D2,A1,A2,A3) FA3. Contar con un lugar preferencial para el cliente y así permitir su fácil acceso a la oficina contable. (F3,F4,A1,A2,A3) Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 50 3.2.6. Direccionamiento Estratégico 3.2.6.1. Visión Propuesta “Brindar un servicio profesional a los contribuyentes de la provincia de Santo Domingo y sus zonas aledañas con ética, eficiencia y eficacia, bajo la responsabilidad de profesionales expertos.” 3.2.6.2. Misión Propuesta Acoplar toda la provincia de los Tsáchilas, en especial los integrados de pollos y los futuros integrados de cerdos con los que cuenta la distinguida empresa Pronaca, y poderles brindar el mejor servicio en materia contable, tributaria y laboral, con las actualizaciones más recientes en todos estos campos y de la mano de profesionales expertas que tienen un amplio conocimiento dentro de este ámbito. 3.2.7. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 3.2.7.1. Confiabilidad de la información El propósito de esta investigación es controlar el resultado contable que se entrega al contribuyente, por lo que habrá que controlar cada operación que se realice minuciosamente. Para alcanzar el propósito planteado será necesario diseñar eficiente los canales de la información y la comunicación alrededor de ella, y tener definidos cuáles serán los indicadores de eficiencia para evaluar la misma. Un fin importante en el diseño de estos canales es el aprendizaje de que documentación es importante para realizar los diferentes servicios que se brinda dentro de la entidad a la que se está aplicando este control, sin restarle importancia al resto de procesos que se cumplen dentro de la misma. Con relación a la información contable y financiera y la elaboración de los estados financieros, se mantienen las regulaciones establecidas en las Normas Contables vigentes. 51 3.2.7.2. Eficiencia y eficacia de las operaciones Es necesario que para el logro de este propósito se tengan definidos los diferentes procesos y procedimientos que se realizan dentro de la oficina contable, ya que quedaran señalados en el “Manual de Procedimientos” de la entidad que será elaborado ya que no se posee, y la responsabilidad que tiene el trabajador en hacer cumplir un procedimiento o parte de éste quedará explícito en el “diseño del puesto de trabajo” que se ocupa; por tanto, es necesario establecer cuáles son los indicadores con los que vamos a evaluar cómo se ha desempeñado los asistentes contables que laboran. Con todo lo anterior se logra, en primer lugar, organizar el trabajo en la oficina contable a través de la definición de los ciclos y los procedimientos de trabajo que hay que cumplir en cada ciclo; y en segundo lugar, tener establecidos niveles claros de responsabilidad y autoridad así como el contenido de trabajo para cada asistente contable. 3.2.7.3. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas Se cumplirá con los objetivos en la misma medida que cada trabajador conozca cuáles son sus obligaciones y derechos en su área de trabajo, a qué se dedica la entidad, qué objetivos se propone alcanzar y cómo aspira lograrlos. No serviría de nada si al diseñar el sistema de control interno tan solo quedaría impresa, pero si no ha informado al hombre y lo ha hecho comprender su importancia e incidencia para con el Control Interno, sólo está diseñando de una manera ficticia y en papeles. Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes. El control interno sólo puede aportar un nivel razonable de seguridad sobre las acciones llevadas a cabo para su alcance. 3.2.7.4.Componentes El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión: 52  Ambiente de control  Evaluación de riesgos  Actividades de control  Información y comunicación  Supervisión 3.1.1.1.1. Ambiente de control El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización. Integridad y Valores éticos La oficina contable dará la confiabilidad de que sus colaboradoras en totalidad brindaran la garantía de integridad en el trabajo para el cual se contrató su servicio profesional y los valores éticos que se regirán en esta oficina serán: 53  Responsabilidad: Para el ingreso de documentación en el sistema contable que se utiliza en la oficina y con lo encomendado por su superior inmediato.  Respeto: A sí mismo y a todo el personal con el cual se involucre laboralmente.  Amabilidad: Para con el cliente y personas involucradas dentro de lo laboral.  Ética empresarial: Entendida para la buena imagen de las profesionales con título de tercer y cuarto nivel, las cuales no aprovecharan para mal manejo, su conocimiento intelectual al tratar de explotar económicamente al contribuyente (cliente).  Fraternidad: Existirá el compañerismo dentro y fuera del espacio laboral, para dar así la imagen de un clima laboral estable. Compromiso de ser competentes Todo el personal, incluyendo como tal a las profesionales, ya que son el eje principal de esta entidad, deberán ser actualizadas de manera inmediata para el buen funcionamiento y desarrollo eficiente de esta oficina, al igual que sus ayudantes con atención al cliente, ya que estas son las que recibirán la documentación cuando las profesionales se encuentres ausentes. Junta Directiva o Comité de Auditoria Esta Junta directiva será externa y permitirá la credibilidad del trabajo realizado en esta oficina, para lo cual se contratará e expertos en la materia y que tengan reconocimiento dentro de su campo laboral. Filosofía y Estilo Operacional de la Gerencia Las propietarias se manejara de acuerdo al reglamento de procesos y procedimientos que está estipulado de igual manera en este sistema de control interno, el cual es de mucha ayuda para la empresa este manual indicara cuales son las funciones de cada miembro de la oficina contable. 54 Estructura organizacional A continuación se detalla la estructura organizativa con la que se cuenta actualmente la oficina contable “SERVICONTRI” Grafico 19 Estructura Organizacional Contabilidad Asistente contable 1 Asistente contable 2 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) Asignación de Autoridad y Responsabilidad Autoridad: CONTADOR Responsabilidad:  Crear el plan de cuentas adaptado a la empresa.  Elaborar la declaración de los diferentes impuestos de las distintas empresas.  Supervisar las actividades que estén dentro de su responsabilidad. 55 Autoridad: AUXILIAR CONTABLE Responsabilidad:  Ingreso de documentación asignada al día.  Archivar documentación para evitar pérdidas de la misma.  Depósitos y pagos de los diferentes impuestos.  Realizar los diferentes trámites pertinentes. Políticas y Prácticas de los Recursos Humanos Estas políticas servirán para la mejor selección del personal a laborar dentro de la oficina, con la debida responsabilidad  Reclutamiento: Se lo realizara por medio de un anuncio en el diario más reconocido dentro de la localidad y por el tiempo que sea conveniente, en este se publicara los requisitos más destacados para así encontrar al personal indicado.  Selección: Los prospectos más destacados serán llamados para la debida entrevista, en la cual se medirá los conocimientos básicos o necesarios para desempeñarse dentro del cargo a ocupar.  Contratación: Se lo realizará de manera inmediata, es decir después de la selección de la persona indicada para el puesto indicado.  Capacitación: Se capacitara a la persona para lograr un mejor desenvolvimiento y desarrollo dentro de la oficina, de esta manera evitaremos inconvenientes al momento de realizar sus labores. 3.1.1.1.2. Evaluación de Riesgos El control interno ha sido pensado básicamente para restringir los riesgos que afectan a las actividades de las organizaciones a través de la investigación y análisis de los riesgos 56 relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los pueda neutralizar se evaluara la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes a tal manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la oficina como de la actividad. El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos si bien aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo. Los objetivos, pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares estableciendo estos, globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento. A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución. Objetivos de la entidad Tener la capacidad de solucionar todo problema contable, tributario y laboral para cumplir de esta manera la satisfacción de los empleadores. Identificación y Evaluación de Riesgos Al momento de tomar en cuenta todas las necesidades que el empleador puede llegar a tener, se puede identificar que existen problemas que estarían fueran del alcance del campo en el cual se desenvuelve la oficina contable. Cuyo riesgo llamaría la atención al no ser de calidad como se da a conocer a nuestros clientes y este permitiría la poca seriedad que tendría la oficina, la misma que sería perjudicial ya que los clientes son la parte principal, la cual nos permite darse a conocer. Seguimiento y Control de Riesgos Identificado una vez el riesgo que es la falta de eficiencia en la oficina contable, se procederá a dar el debido seguimiento para que este inconveniente no lo vuelva a identificar al negocio, un seguimiento es el correcto, el cual sería ingresar inmediatamente 57 las facturas de los contribuyentes esto se puede controlar imprimiendo reportes tanto de compras, como de ventas y documentos anulados, proceder al respectivo archivo de la documentación. 3.1.1.1.3. Actividades de Control. Son procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el desempeño de los objetivos, orientados principalmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos. En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones. Coordinación entre áreas y documentación La coordinación que se implementará es con el contribuyente ya que éste es quien nos facilitara la documentación para proceder con las respectivas declaraciones de impuestos, tendrán una fecha máxima para entregar todas sus compras y ventas relacionadas con las actividades que se desempeña en el ámbito mercantil, haciéndoles tomar conciencia de que si no se presenta toda la información, no se estaría informando al estado de su verdaderos ingresos o gastos y en un futuro traerá problemas para su negocio. Niveles definidos de autorización y separación de tareas Será tan solo de exclusividad del contador quien de autorización para realizar cualquier procedimiento dentro del área contable, pagos y cualquier trámite a gestionar, ya que la auxiliar se dedicara al ingreso y archivo de la documentación que el contribuyente entregue a esta oficina contable, de los tramites que le fueren entregados para la legalización así como también los depósitos y pagos de impuestos a su cargo. Rotación del personal en las tareas claves Las auxiliares rotaran de acuerdo a la temporada y al conocimiento adquirido el cual es importante para la buena imagen de la oficina, de esta manera se harán más agiles las 58 tareas especiales como: cierre de año fiscal, declaración de impuestos anuales o semestrales, tramites de legalización de contratos, décimos, pago de utilidades o actas de finiquito, solicitud de claves patronales y certificados de no adeudamiento al I.E.S.S. Indicadores de desempeño Para demostrar que la oficina contable puede llegar a ser tan eficiente como eficaz se procede a demostrar con las siguientes formulas respectivas: Indicadores de eficiencia: Total Eficiencia = ……… Indicadores de eficacia: Total Eficacia = ……… 59 Control de las Tecnologías de la Información Es muy importante para la oficina, ya que el sistema contable que se posee en es única y exclusivamente de esta entidad, es por lo cual siempre se deberá realizar un respaldo general de las computadoras que se encuentren dentro de esta entidad. Acceso restringido a los recursos, Activos y Registros La información que se posee en la oficina contable es de mucha importancia tanto para la empresa como para el contribuyente, así como todos los activos que se encuentran dentro de la misma. 3.1.1.1.4. Información y Comunicación Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización como sus funciones y responsabilidades, es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben operar para orientar sus acciones en concordancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos. Información Los documentos como, facturas, notas de ventas, notas de crédito, entre otros documentos contables tributarios de gran importancia, deberán ser archivados en sus respectivos meses declarados, para así evitar la pérdida, al igual que los reportes que emite el sistema contable que utiliza la empresa, los que sirven como respaldo de lo que se es entregado a la oficina. Comunicación Para un mejor manejo de dicha información, se comunicara de cualquier inquietud o anomalía que exista en la misma a la profesional que guía este negocio. 60 3.1.1.1.5. Supervisión y Monitoreo El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes. En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones: o Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada. o Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (autoevaluación), la auditoría interna (incluida en el planeamiento o solicitada especialmente por la dirección), y los auditores externos. o Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios inevitables. 3.2.8. Modelo Operativo En este momento la oficina que brinda los servicios contables y tributarios “Servicontri”, se encuentran ante la necesidad de determinar actividades de control, para que pueda vigilar la eficiencia en las operaciones y por último verificar que se cumplan los objetivos y las políticas, logrando así que la oficina contable sea capaz de hacer frente a los cambios, riesgos existentes. Para dar inicio a esta propuesta es necesario tener conocimiento e identificar los objetivos de la oficina contable, para así poder realizar la valoración del cumplimiento de los mismos, que servirá como base fundamental al desarrolla el manual de referencia pudiendo así determinar los procesos para las actividades de control, además de los indicadores de gestión permitirá medir la eficiencia y eficacia con la que se desarrollan las actividades. Las fases de las que se compone esta propuesta se detallan a continuación: 61 Tabla 21 Fases de la propuesta. FASES ETAPAS Identificar los Recopilación de información objetivos departamentales y de cada área Análisis de Realizar la Información valoración de los objetivos METAS Obtener todos objetivos. ACTIVIDADES RESPONSABLE los Determinar los objetivos de cada área de la Investigador Dirección Financiera. Determinar los niveles de Identificar si los riesgos son operativos, riesgo para cada objetivo financiamiento o de cumplimiento. Valorar el riesgo inherente. Identificar la posibilidad de ocurrencia. Determinar la probabilidad de frecuencia. Determinar el grado de impacto sobre el objetivo. Determinar nivel de recursos involucrados. Posibilidad de determinar Actividades de Control. Determinar la Factibilidad de Auditoría. Manual de Procesamiento Determinar Actividades Plantear Actividades de Control para cada riesgo. de Control Referencia procedimientos Realizar flujogramas de procesos. Procesos para Procesamiento Definir que contengan controles Verificar la consistencia de los flujogramas e las Actividades claves de Control identificar controles claves. Formulación de Identificación de variables dependientes e Indicadores de Presentación indicadores independientes para la formulación de indicadores. Gestión Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 62 Investigador Investigador Investigador Investigador Investigador 3.2.8.1. Identificar el objetivo departamental Contabilidad Misión.- Controlar la documentación que presenta el contribuyente para de esta manera no presentar ninguna clase de inconvenientes y así ratificar nuestra eficiencia y eficacia en cuanto a nuestro servicio como profesionales que existen en esta oficina contable, todo esto bajo las normas que rigen en el país. La misión la ejercerá el Contador. Objetivos a) Proveer de información y estados financieros para la toma de decisiones sobre la base del registro de las transacciones financieras; b) Validar políticas, normas y procedimientos contables e implementarlos; c) Registrar las transacciones financieras; d) Verificar la aplicación de los registros contables; e) Obtener estados de situación y reportes contables preliminares; f) Emitir informes, estados financieros y reportes contables; g) Declarar el impuesto a la renta; h) Conciliar saldos de las cuentas que registran y controlan los bienes de larga duración con los movimientos y saldos de inventario; y, i) Solicitar devoluciones de IVA e IR. 63 3.2.8.2. Valoración de los objetivos Constituye una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar los objetivos más importantes de una empresa, el tipo y nivel de riesgo A partir de los objetivos estratégicos y plan de negocios, la administración de riesgos debe desarrollar un proceso para la “identificación” de las actividades principales y los riesgos a los cuales están expuestas; entendiéndose como riesgo la eventualidad de que una determinada entidad no pueda cumplir con uno o más de los objetivos. Para la valoración de riesgos y actividades de control, se establece planes, programas, y otras acciones para dirigirlo o hablar acerca de los riesgos; y pone en un lugar actividades de control para asegurarse que las acciones sean realizadas. 64 CONTABILIDAD Proveer de información y estados financieros para la toma de decisiones sobre la base del registro de las transacciones financieras F RIESGO Información contable no sea fiel reflejo de los hechos económicos generados en la entidad. Validar políticas, normas y Inaplicación de políticas y procedimientos contables e O,C procedimientos contables implementarlos Registrar las transacciones financieras. Inadecuado e inoportuno F registro de transacciones Verificar la aplicación de los registros Que no se verifique los contables F registros contables de todas las transacciones Obtener estados de situación y reportes No se realizan reportes F contables preliminares contables preliminares Emitir informes, estados financieros y No se emiten informes O,F reportes contables financieros periódicamente Conciliar saldos de las cuentas que registran y controlan los bienes de larga duración con los movimientos y saldos de inventario Solicitar devoluciones de IVA e IR. O,F F No existe un control contable de los bienes de larga duración que posee la institución No se solicite Devoluciones de IVA Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 65 INV. OBJETIVO REC. AREA O, F, C Tabla N° 21:Valoracion de objetivos. A.C. F.A. ∑ 3 3 3 21 2 3 3 3 21 2 3 2 3 3 18 2 2 3 2 3 3 18 3 2 2 3 2 2 3 17 3 2 1 3 3 2 3 17 3 3 3 3 2 3 3 20 3 2 1 3 3 2 2 16 R.I. P.O. P.F. I.O. 3 3 3 3 3 2 3 3 2 3 Se identificó que clase de objetivo es: O= Operativo.- Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la oficina contable, incluyendo objetivos de desempeño. F= Financiero.- Hacen referencia a la preparación de estados financieros que sean confiables, incluyendo la prevención de información financiera fraudulenta. C= Cumplimiento.- Hacen referencia a la adhesión a las leyes y regulaciones a las cuales está sujeta. Además se utilizó la siguiente escala para medir los riesgos donde: R.I. = Riesgo inherente P.O.= Posibilidad de ocurrencia P.F.= Probabilidad de frecuencia I.O.= Impacto sobre el objetivo REC. INV.= Recursos Involucrados A.C.= Actividad de control F.A.= Factibilidad de auditoria ∑= Total, riesgo neto. Tomaremos los puntajes más altos para tomar decisiones sobre los riegos. 66 Tabla N° 22: Escala para medir los riesgos y poder calificar la valoracion de objetivos. Elemento Pregunta Escala 1= Bajo ¿Cómo interviene la falta 2= Moderado Riesgo inherente de eficiencia? 3= Alto 1=Poco posible ¿Qué posibilidad existe de Posibilidad de 2=Posible que ocurra este riesgo? ocurrencia 3=Muy posible 1=Poco frecuente ¿Qué probabilidad de que Probabilidad de 2=Regular se repita este riesgo consta? frecuencia 3= Frecuentemente 1= Bajo impacto ¿Cómo interviene el riesgo Impacto sobre el 2= Impacto moderado sobre el objetivo? objetivo 3= Alto impacto 1= Pocos recursos ¿Qué cantidad de recursos 2= Moderado Recursos se hallan involucrados en el 3=Alto consume de Involucrados riesgo? recursos ¿Cómo apoyan las 1= Poco favorable actividades de control a 2= Moderada Actividad de control debilitar el riesgo? 3= Muy favorable 1= Poco factible ¿Qué tan factible es Factibilidad de 2=Factibilidad moderada ejecutar una auditoría? auditoria 3= Alta factibilidad Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015). Manual de referencia El manual de referencia está planteado para ayudar en: la identificación de los objetivos por niveles de las actividades, analizar los riegos, determinar qué condiciones pueden ser tomadas y que actividades de control en su lugar. 67 Tabla 22 Manual de referencia. AREA DEP OBJETIVO Proveer de información y estados financieros para la toma de decisiones sobre la base del registro de las transacciones financieras. CONTABILIDAD Validar políticas, normas y procedimientos contables e implementarlo. Conciliar saldos de las cuentas que registran y controlan los bienes de larga duración con los movimientos y saldos de bodega. Fuente: Investigacion de campo 2015 Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015). . O, F, C F O,C O,F RIESGO Información contable no sea fiel reflejo de los hechos económicos generados en la entidad. Inaplicación de políticas y procedimientos contables ACTIVIDAD DE CONTROL Establecer indicadores de gestión que permitan evaluar a los funcionarios. Identificar puntos de Control y aplicar políticas y procedimientos Contables en la Dirección Financiera. No exista un control Establecer un contable de los bienes procedimientos para de larga duración que conciliar saldos de bienes posee la institución de larga duración con los movimientos y saldo en bodega 68 REFERENCIA Indicadores de Gestión Puntos de Control políticas y procedimientos contables Flujograma Bienes de larga duración. 3.2.8.3. Procesos para las Actividades de control Procedimientos para realizar el cuadro de control Tabla 23 Procedimientos para la entrega de documentos Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Presentar a la Contadora un Cuadro de control para la entrega de documentación. Contadora 2 Elaborar el Cuadro de control de acuerdo a la fecha de declaración de impuestos. Asistente Contable 3 Establecer el Cuadro de Control de acuerdo a fechas de declaración de impuestos. Asistente Contable 4 Entregar el Cuadro de control para la elaboración de impuestos al día a la Propietaria. Asistente Contable 5 Recibir el Cuadro de control. Asistente Contable 7 Entregar el Cuadro de Control Interno para su revisión. 8 Recibir el revisión. 9 Designar fecha para la revisión del control. Cuadro de control interno para su Cuadro de 10 Entregar el Cuadro de control a la Contadora. Contadora Asistente Contable Asistente Contable Asistente Contable 11 Receptar el Cuadro de control. Contadora Revisar el Cuadro de Control Interno y aprobar 12 dicho sistema, dar conocimiento al personal de lo acordado. Contadora 13 Entregar el Cuadro de Control Interno aprobado. Asistente Contable 14 Archivar Asistente Contable Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 69 Procedimientos para realizar la evaluación del cuadro de control. Tabla 24 Procedimiento para realizar la evaluación del cuadro de control Nº 1 2 3 4 ACTIVIDAD RESPONSABLE Análisis del grado de cumplimiento del cuadro de control Determinación y especificación de las causas de las variaciones observadas en el cumplimiento del cuadro de control. Definición de las medidas correctivas que deben tomarse para solucionar las diferencias encontradas. Realizar los informes de evaluación Revisión, modificación y cambio positivo para dar mejor resultado con la ayuda del Cuadro de control Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 5 Contadora Asistente Contable Contadora Contadora Contadora Procedimientos para cursos de capacitación. Tabla 25 Procedimiento para cursos de capacitación Nº ACTIVIDAD 1 Revisar en que está fallando el personal Investigar cupos en las distintas instituciones de 2 capaciones de acuerdo a l necesidad que presente Reservar cupo para la capacitación 3 4 5 6 7 8 9 Agendar la capacitación Adelantar el trabajo dentro de la oficina, para q no afecte con el resto de actividades. Preparar los materiales para la capacitación Ir a la capacitación Recibir la capacitación Aprobar la capacitación Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 70 RESPONSABLE Contador Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Asistente de Contabilidad Flujograma para la formulación de la entrega de documentos. INICIO Recepción de documentos NO Clasificación de documentos SI Ingreso al sistema Archivar Documentos FIN 71 Flujograma capacitaciones mensuales a las auxiliares INICIO Falta de conocimiento Búsqueda de capacitaciones Reserva y agendamiento de capacitación Capacitación Aprobación de la capacitación FIN 72 3.2.8.4. Indicadores de gestión Tabla 26 Indicadores de gestión indicador de Proceso Indicador Nº 1 Indicador de productividad Indicador Intefásico Indicadores del personal 2 3 4 5 Nombre del Indicador Porcentaje de metas alcanzadas en relación de las metas programadas en el primer trimestre del año 2015 Porcentaje de documentos ingresados en relación a la entrega de los mismo según el calendario de control Nivel de satisfacción de las auxiliares contables en el desarrollo de sus labores en el primer trimestre del año 2015 Porcentaje de quejas que recibe el personal de la Dirección Financiera mensualmente Índice de productividad laboral (Número de usuarios atendidos por hora )dentro de la oficina contable mensualmente Formula Estándar Índice Frecuencia >=100% positivo (Metas Alcanzadas/ Metas Programadas)*100 100% Trimestral <100% incumplimiento >=100% positivo (Número de documentos ingresados/Total de documentos recibidos)*100 100% Mensual <100% incumplimiento (Personal satisfecho con su trabajo/Número total de trabajadores)*100 Trimestral <100% insatisfecho <=1% Positivo (Número de quejas/Numero usuarios atendidos)*100 1,00% >1% usuarios insatisfechos Mensual <1menos solvente >=4 cumplimiento Numero usuarios atendidos/ horas trabajadas 4 Mensual <4 incumplimiento Elaborado por: SANGOQUIZA, Jenny (2015) 73 Mide el logro de los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles y en un tiempo determinado Mide la eficacia que existe al momento de ingresar documentación Mide el nivel de satisfacción del personal en las labores =100% satisfecho 100% Interpretación Mide el índice de quejas que recibe el personal de la Dirección Financiera Determina el número de usuarios que atiende por hora cada servidor. 3.2.9. Validación de la Propuesta La validación de esta propuesta será dada por los lectores de tesis designados por la gerencia de investigación. También será validada por el tribunal de grado designado por la gerencia de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES. La investigación realizada será puesta en marcha, luego de ser revisada y analizada por la propietaria de la oficina conde se realizaron dichos estudios. 3.2.10. Conclusiones y recomendaciones Conclusiones Concluida la investigación se puede determinar que se la problemática principal que existe en la empresa, tiene solución con la aplicación de un correcto Sistema de control interno, el cual fue sustentado teóricamente. De acuerdo a encuestas y entrevistas también es determinada la problemática que existe la misma que se ve reflejada en los gráficos y se puede constatar en las diferentes respuestas tanto del propietario como de los clientes que son parte de entidad. Al implementar el control interno en la empresa será de gran ayuda ya que al momento de delimitar funciones a los trabajadores, especificar proceso y compartir conocimientos con los clientes, la empresa se volverá más eficiente. 74 Recomendaciones Se recomienda implementar el control interno ya que así podrá alcanzar la eficiencia a nivel del departamento contable que está a su cargo, mismo que luego de un tiempo de un año deberá ser analizado para un nuevo ajuste o cambio. Que las funciones determinadas en el manual, sean examinadas para un mejor funcionamiento y logro de los objetivos planteados por la Oficina se Servicios contable s y Tributarios “SERVICONTRI” 75 Bibliografía Amez, F. M. (s.f.). Diccionario de contabilidad y finanzas. En F. M. Amez, Diccionario de contabilidad y finanzas (pág. 48). CULTURAL S.A. ANÓNIMO. (29 de Julio de 2004). Control Interno. Obtenido de Control Interno. CAHAGO HURTADO, E. (2009). En E. CAHAGO HURTADO, Plan de Auditoria de gestión para mejorar la calidad de servicio al paciente en el área de emergencia del Hospital “Dr. Gustavo Domínguez Zambrano”, Año 20082009. Santo Domingo. Comite de gestión de la calidad y evaluación de la conformidad. (2005). Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. (ISO 9000:2005). Madrid: Asociacion Española de Normalizacion y Certificación. Recuperado el 16 de Agosto de 2015 ESTUPIÑÁN GAITÁN, R. (2006). Control Interno. En R. ESTUPIÑÁN GAITÁN, Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales : análisis de informe COSO I y II. Ecoe Ediciones. FONSECA LUNA, O. (2008). En O. FONSECA LUNA, Vademecum Contralor (pág. 403). Lima: Instituto de investigacion de Accountability y Control ICCO. MANENE, L. M. (19 de Agosto de 2010). LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA en administraciones públicas y organizaciones empresariales. Obtenido de LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA en administraciones organizaciones públicas y empresariales: https://luismiguelmanene.wordpress.com/2010/08/19/la-eficiencia-y-laeficacia/ NARANJO, A. (15 de Junio de 2000). Conceptos De La Auditoria De Sistemas. Obtenido de Conceptos De La Auditoria De Sistemas. RIQUELME, M. (28 de Febrero de 2012). Web y Empresas. Obtenido de Web y Empresas: eficiencia/ http://www.webyempresas.com/diferencia-entre-eficacia-y- RIVERO BOLAÑOS, A. (18 de julio de 2008). Análisis comparativo entre los Informes COSO, COCO y la Resolución 297. Obtenido de Análisis comparativo entre los Informes COSO, COCO y la Resolución 297: http://www.monografias.com/trabajos59/analisis-informes-coso-coco/analisisinformes-coso-coco2.shtml WHITTIGNTON, R., & PANY, K. (2000). Actividades de Control. En R. WHITTIGNTON, & K. PANY, Auditoria Un Enfoque Integral (pág. 178). Santafé de Bogota: McGraw Hill. WHITTINGTON, R., & PANY, K. (2000). Control Interno. En R. WHITTINGTON, & K. PANY, Auditoria un enfoque integral (pág. 171). Santafé de Bogota: McGraw-Hill Interameriaca, S.A. WHITTINGTON, R., & PANY, K. (2000). Medios de lograr el control interno. En R. WHITTINGTON, & K. PANY, Auditoría un enfoque integral (pág. 173). Santafé de Bogota: McGraw Hill. ZAPATA, P. (2011). Contabilidad general. En P. ZAPATA, Contabilidad general (septima ed., pág. Pag. 8). ECUADOR: Mc Graw Hill. ANEXOS ANEXO 1: GUÍA DE LA ENTREVISTA PROPIETARIA DE LA OFICINA CONTABLE “SERVICONTRI” 1. ¿Qué es el para usted el control interno? 2. ¿Cómo controla que el personal cumpla con las tareas asignadas? 3. ¿Cómo es la comunicación entre contador – contribuyente? 4. ¿Los contribuyentes cumplen con la obligación de entregar la documentación a tiempo? 5. ¿Ha intentado alguna vez implantar algún método para corregir este mal hábito con la documentación a tiempo? 6. ¿Considera necesario un Sistema de Control Interno para la oficina? ¿Por qué? 7. ¿Ud. delimita las funciones del empleado haciéndole conocer sus obligaciones y derechos? 8. ¿Conoce o ha diseñado estrategias para el mejoramiento de la eficacia? 9. ¿Cuáles son las principales dificultades y/o inconvenientes con sus clientes? 10. ¿Ha quienes considera usted clientes potenciales? 11. ¿Qué le diferencia de su competencia? 12. ¿Requiere más personal de apoyo o mejor organización? ANEXO2: ENTREVISTAS A LOS PROVEEDORES DE LA EMPRESA “SERVICONTRI” 1. ¿Cree usted que los documentos que provee a la oficina contable SERVICONTRI son de gran importancia y cuáles son estos documentos? 2. ¿Le presentan de manera correcta la información necesaria para poder realizar su tarea o existe algún inconveniente? 3. ¿Es SERVICONTRI eficiente en los documentos que usted solicita para elaborar los diferentes documentos comerciales? 4. ¿Cuánto tiempo cree usted que necesita para entregar la documentación solicitada por SERVICONTRI? 5. ¿Cómo es la comunicación que existe entre usted y la oficina contable? 6. ¿A menudo tiene usted inconvenientes con SERVICONTRI debido a la forma de cancelación por sus servicios prestados? 7. ¿Qué recomendación haría respecto a las mejoras de la oficina contable? 8. ¿Considera que los documentos que provee están aptos para alguna auditoría? 9. ¿La oficina contable debería considerar elaborar una auditoria? 10. ¿Sabe que es un Sistema de Control Interno? ANEXO 3: ENCUESTA A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA “SERVICONTRI” Seleccione con una “X” según su conocimiento y apreciación para ayudar a mejorar esta oficina. Gracias por su ayuda. 1. ¿Qué tiempo considera usted que necesita la oficina para elaborar la declaración de los impuestos? ALTERNATIVA 5 Días 3 Días 1 Día 2. ¿Cree Ud. que es necesario que se comunique las fechas de pago a sus clientes de los distintos impuestos? ALTERNATIVA Siempre Ocasiones No 3. ¿Ha tenido que pagar con multa e intereses, alguna vez sus impuestos? ALTERNATIVA Siempre Ocasiones No 4. ¿Las facturas que entrega en la oficina son de todas sus compras que realizó en el mes? ALTERNATIVA Si No 5. ¿Ud. organiza de manera adecuada las facturas? ALTERNATIVA Si No 6. ¿Qué documentos usted provee a la oficina? ALTERNATIVA Facturas Notas de venta Estado de cuenta Orden de pedido Otros 7. ¿Tiene conocimiento acerca de su fecha de declaración de los formularios 103 y 104? ALTERNATIVA Siempre Ocasiones Rara vez 8. ¿Tiene usted algún conocimiento sobre la existencia de un control interno en la oficina? ALTERNATIVA Si No 9. ¿Qué aspectos considera usted que debería innovar la oficina? ALTERNATIVA Tecnología Atención al Cliente Rapidez de la declaración Comunicación Contador-Contribuyente Otros 10. ¿Cómo evalúa usted la organización de la oficina “Servicontri”? ALTERNATIVA Excelente Buena Regular