Un Estudio Ramp Con Directrices - Unesdoc

Transcript

PGI-84lWSl26 Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices qrograma General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1984 Original: Inglés PGI-84/WS/26 PARIS, junio ANALISIS Y PLANEAMIENTO DE LA DOCUMENTACION: UN ESTUDIO RAMP CON DIRECTRICES Derek Programa para General por Charman de Información y UNISIST Organizacidn de las Naciones Unidas la Educación, la Ciencia y la Cultura de 1986 Asiento recomendado: Charman, Derek Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices / elaborado por Derek Charman [para el] Programa de Informacibn y UNISIST. -París: 1984. -ii, 77 págs.; 30 cm.(~GI-84/wS/26) 1. Título II. Unesco. III. (RAMP) Programa 0 Unesco, Programa 1986 General de gestión de Información de Documentos y UNISIST y Archivos General PGI-84/WS/26 INDICE Página 1 Prefacio............................... 3 1. Introducción .......................... 2. Autoridad y control 3. Encuestas de registros - preparación 4. Encuestas de registros - el 5. Encuestas de registros - evaluación 6. Autorización 7. Plan 8. Traslado 9. Plan de los documentos - Evaluación especiales de documentos .................... para de los 9.1. Documentos 9.2. Microformas 9.3. Registros 9.4. Documentos 10. Resúmenes de las ll. Selección Apéndice 10 .............. inventario la conversación documentos de los 7 ...................... 16 ............. 23 .............. de los documentos 31 ...... 35 ..................... - el documentos legibles Centro a máquina de Documentación .... 41 de categorías 46 .............. 46 48 ....................... ................. 50 cartográficos ................. 52 directrices ................. 55 audiovisuales bibliográfica .................... 59 A El uso de las microcomputadoras en el planeamiento de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 El Consejo General el País de Gales de Enfermería de Inglaterra y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 CuadrosI-'V PGI-84/WS/26 - ii - FORMULARIOS Página 1. Encuestas de registros ..................... 2. Cuestionario 3. Hojas 4. Hoja de trabajo 5. Evaluación 6. Encuesta 7. Autorización para 8. Plan general de traslado 9. Plan de conservación 10. Revisiones ll. Lista 12. Notificación que serán de encuestas de trabajo de registros de inventario del 13 avance ............. de registros 14 .......... de la encuesta 18 ........... 22 ........................... y programa 28 de registros ................ la conservación de los de documentos de documentos de la conservación de muestras del 29 documentos ............. ........ .......... ............... 43 y acuse de recibo de los documentos destruidos en el Centro de Documentación Arte1 Formularios Benedon Ricks Bethlehem Australian Steel Corporation Archives 38 40 ....... AGRADECIMIENTOS William 34 36 organismo de documentos de transferencia ...... 3 a 5, 9 a 12 Formulario 6 Formulario 7 Formulario 8 44 PGI-84/WS/26 PREFACIO Con el fin de responder mejor a las necesidades de los Estados Miembros, particularmente los países en desarrollo, en las esferas especializadas que constituyen la gestión de los documentos y la administración de los archivos, la División del Programa General de Información ha elaborado un programa coordinado y a el Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP. largo plazo, En los elementos básicos del programa RAMP se reflejan por lo que se incluyen del Programa General de Información, otras actividades con ia finalidad de: 1. Fomentar nacional, la formulación de políticas regional e internacional). 2. Fomentar mación. y difundir 3. Contribuir al métodos, desarrollo reglas de las y planes y normas los temas principales proyectos, estudios de información para infraestructuras el manejo (en el de la y plano info_r- de la información. 4. Contribuir al desarrollo de unos sistemas de información especializados en las esferas de la educación, la cultura y la comunicación, las ciencias exactas y naturales y las ciencias sociales. 5. Fomentar la formación de la información. práctica y teórica de los profesionales y usuarios El presente estudio, relativo al análisis y planeamiento de la documentación, tiene por objeto incorporar a los servicios de archivos el concepto de ciclo vital de los documentos y presenta la ventaja de establecer un programa global y legalmente autorizado para determinar metódicamente el destino de la documentación institucional moderna. Aunque está basado principalmente en la práctica vigente en el Reino Unido, Canadá, Australia y Estados Unidos, las politicas y procedimientos que se estudian y resumen en él pueden aplicarse a los documentos de cualquier otra institución, pública o privada, y adaptarse a las necesidades de la práctica de la conservación de documentos de las diversas administraciones. Se agradecerá cualquier observación o sugerencia relativa al presente estudio que puede comunicarse a la División del Programa General de Información, 75700 París. Unesco, 7 place de Fontenoy, Se pueden obtener otros estudios realizados en el marco del programa RAMP dirigiéndose a dicha dirección. PGI-84/WS/26 - pág. 3 INTRODUCCION 1. 1.1 La terminología básica de cualquier campo de actividad que experimente una transformación significativa es variable por definición. Este es el caso de la de los archivos. gestión de los documentos y, en grado menor, de la administración Como los términos básicos que se emplean actualmente han cobrado significados disen esta introducción se indican los signisegún los ámbitos y los países, tintos, ficados particulares que se dan a los términos utilizados en el estudio. Las definiciones, a su vez, se basan en las propuestas en un glosario preparado por un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos , que se publicará en 1984. 1.2 Un documento puede definirse como "información registrada, sea cual fuere la forma o el medio, que recibe y conserva un organismo, institución, organización o individuo de conformidad con sus obligaciones jurídicas o como consecuencia de-un acuerdo contractual de cualquier naturaleza", Comprende "cualquier papel, libro, fotografía, microfilm, mapa, dibujo, gráfico, cinta magnética 0 cualquier copia 0 reproducción de los mismos **ll . 1.3 La gestión de los documentos puede definirse como "el sector de la gestión administrativa general relativo al logro de la economía y la eficacia en el establecimiento, conservación, uso y archivo o destrucción de los documentos durante su ciclo vital completo "2). El ciclo vital de un documento consiste en la evolución a partir de su creación hasta su archivo o destrucción definitivos. Comprende las siguientes fases: 1.3.1 Documentos corrientes - son los utilizados regularmente para los asuntos corrientes de un organismo, institución u organización y que se conservan en su lugar de origen o recepción (a veces llamados documentos "activos"); 1.3.2 Documentos semicorrientes - los que se utilizan con tan poca frecuencia para asuntos corrientes que deberían ser transferidos a algún centro de documentación hasta su destino definitivo (llamados a veces documentos "semiactivos"); 1.3.3 Documentos no corrientes - los que no se necesitan corrientes y habría que destruirlos o transferirlos archivos (a veces llamados documentos "inactivos"); Los archivos son documentos no corrientes 1.4 permanente que representan, las organizaciones sucedido en sus funciones o incluso un servicio para los asuntos a un depósito de que conservan, en razón del valor que los han producido o las que han de archivos apropiado. Pueden incluirse numerosas actividades en una amplia definición de la ges1.5 tión de los documentos, tales como las técnicas de elaboración de los documentos y la gestión de la correspondencia; la gestión de los formularios, informes e insinstrucciones de carácter permanente y manuales técnitrucciones (por ejemplo, clasificacibn y gestión de los ficheros, cos); comprendida la utilización de ADP (proceso automático de datos) EDP (proceso electrónico de datos) y sistemas de ---- l______l _-. _.._ PGI-84/WS/26 - pág. 4 microformatos para el almacenamiento y la recuperación de las informaciones; la gestión de correos; las máquinas de oficina y de gestión de suministros; las operaciones centralizadas de microformatos; las actividades de centros de documentación; los programas de conservación de los archivos y documentos básicos3). Si bien es posible organizar un programa de gestión de documentos en torno a cualquiera de estas actividades, los elementos clave de un programa global son el análisis y el planeamiento de la documentación, que determinan la conservación o la eliminación de los documentos. La información básica obtenida de esa manera facilitará considerablemente el perfeccionamiento de la producción y conservación de los documentos. En particular, el análisis de la documentación es un prerrequisito fundamental para mejorar los sistemas de ficheros que constituyen la base de toda buena gestión documental. 1.6 El análisis de la documentación ha sido definido como "el acopio de información básica sobre los documentos, relativa a su cantidad, formato y tipo, ubicaj ción, estado físico, instalaciones de depósito, índice de acumulación, utilización y datos semejantes, a efectos de planificar programas de adquisición y archivo o operaciones de microfilmación, de destrucción, nuevas instalaciones y actividades afines de archivos '14). A esta definición, que sólo relaciona el análisis con las actividades de archivos, se suma el propósito de mejorar la gestión de documentos en las propias oficinas que los producen. 1.7 El plan de la documentación es un pliego en el que se describen los documentos de la organización y en virtud del cual se puede tener acceso a los mismos. Abarca la microfilmación, las interrupciones de ficheros, la transferencia a un centro de documentos, para los semicorrientes, hasta que expire el correspondiente periodo de conservación, y su destrucción o transferencia a un depósito cuando hayan perdido vigencia, por lo general al cabo de un plazo determinado (30 años después de su creación en el caso de los registros públicos de Gran Bretaña). ' 1.8 Podrá alegarse que el análisis y el planeamiento de la documentación son medios complejos de alzanzar lo que en definitiva no es más que una simple finalidad, a saber, la destrucción de los documentos o su transferencia a los archivos. Cuando la planificación documental no En realidad, la situación es muy diferente. exista o sea deficiente no habrá un criterio orgánico y metódico para archivar o Aun cuando se disponga de sótanos u otras instalaciones destruir los documentos. y se trate de documentos semi o no corrientes, en lugar de haberlos de depósito, se conservarán en costosos locales de oficinas, ocupando transferido o destruido, innecesariamente ese espacio. Como se ha observado: es muy corriente que los documentos se retiren de la "Lamentablemente, planificación. Por lo general se sin responder a ninguna circulación empieza relegando los documentos obsoletos a armarios, corredores, altisótanos y otros rincones apartados, para poder clasificar en las llos, oficinas los últimos documentos de uso corriente. Luego, cuando ya se han ocupado todos los huecos disponibles en los altillos y sótanos, y haya que los responsables del organismo de que ampliar las oficinas en actividad, se trate decidirán la destrucción de una mayor o menor parte de los viejos arbitrario. El notable increcon un criterio por lo general documentos, característico de los últimos decemento de la producción de documentos, a una esa tendencia ha contribuido decisivamente a aumentar nios, destrucción irracional"5). La oparición de los microformatos y, más recientemente, la de los microcir1.9 ha convencido a algunas organizaciones de que es cuitos integrados de silicio, la montaña de papeles o eliminarla completamente mediante la reducir posible miniaturización o el tratamiento electrónico de los datos. Mucho dinero y tiempo PGI-84/WS/26 - pág. 5 se han derrochado en el pasado para microfilmar documentos que se hubiesen desde haber existido una planificación documental apropiada. Suponer que en truido, el futuro no será necesario conceder demasiada importancia a la eliminación de informaciones inútiles, debido al costo decreciente y a la capacidad cada vez es casi tan peligroso como la idea mayor de las memorias de las computadoras, puesto que al inducir a conservar esa información inútil, se produce una opuesta, Las autoridades competentes, también en consiguiente sobrecarga de las máquinas. por lo general arbitrariamente, los viejos terminarán por destruir, este caso, es fundamental recurrir al anáen mayor o menor medida. Por consiguiente, datos, tanto para mejorar la gestión de los lisis y al planeamiento de la documentación, los microformatos y la informática e registros documentales como para introducir incluso -10 que que debería ser la norma en la actualidadpara determinar en cada caso la aplicación óptima de esas tres formas de documentos, sin olvidar que a veces es preciso conservar a largo plazo ciertos documentos, en soporte de papel, aunque hayan sido producidos en forma legible a máquina. 1.10 Por tanto, los objetivos del análisis de la documentación son ante todo lograr que la planificación documental sea completa y comprenda todos los tipos y formas de documentos y, en segundo lugar, contribuir a elaborar mejores sistemas de gestión de documentos, sin los cuales la correspondiente planificación perderla mucho valor. Los objetivos de planificar la documentación consisten en prever su duración desde el momento de su creación o recepción hasta la culminación del ciclo de su existencia mediante su destrucción o su conservación en forma de archivos. Las ventajas de un plan semejante son las siguientes: 1.10.1 Ahorro de tiempo, al dos a la recuperación 1.10.2 Ahorro perdido 1.10.3 Evitar costos adicionales de adquisición superficie destinada a ese fin; 1.10.4 Promover 1.10.5 Singularizar de espacio, vigencia; al un eficiente los reducir el volumen de la información; liberar control documentos las de los oficinas documentos de documentos de equipos destinaque han de depósito y documental; valiosos Por consiguiente, planificar la documentación documentos, mejorar su calidad y eficacia y disminuir a efectos de su archivo. supone reducir su costeó). el número de 1.11 El Estudio y las Directrices están principalmente destinados a organizaciones que no se ocupan de la gestión documental y pueden estar o no dotados de un servicio de archivos. La práctica recomendada se basa en la creada por el Servicio Nacional de Archivos y Documentación de Estados Unidos de América, posteriormente a organizaciones adaptada para ser aplicada no gubernamentales, inclusive en empresas, e introducida con algunas modificaciones en otros países de habla Sin embargo, las recomendaciones no coinciden siempre exactamente con la inglesa. práctica norteamericana, puesto que proceden en parte de la propia experiencia del autor en materia de organización de servicios de archivos y gestión documental, tanto en organismos públicos como en el comercio y la industria. Se aludirá partia la práctica vigente en Canadá, Australia y Gran Breta3a, según cularmente proceda. -- -. -. PGI-84/WS/26 - pág. 6 1.12 Entre las razones por las que tal vez estas técnicas no sean más difundidas internacionalmente, figuran la existencia de múltiples tradiciones en materia de archivos administrativos, la falta de una terminologia uniforme y el hecho de que sea difícil conseguir en otras lenguas las publicaciones inglesas sobre gestión de Su aplicación es, no obstante, universal, documentos. más allá de las diferencias lingüísticas. NOTAS 1) William Benedon, Records Management 1961, pág. 258. En esta definición no se incluye el documento informatizado creado por computadora en un soporte de ' cinta magnética o disco, que abarca dos o más campos de datos según un orden predeterminado y tratado como una unidad. Un campo es una parte específica de un conjunto de documenos informatizados que contiene información de índole particular. Por ejemplo, la factura de una venta elaborada por computadora constará de campos especificos en los que se registrarán el nombre y apellido del cliente, su dirección, las caracteristicas de los bienes que se le han vendido, la cantidad y el precio. Este "documento" cobrará el sentido tradicional de la palabra cuando haya sido impreso para enviarlo al cliente. De otro modo la cinta magnética o el disco con los datos deberán consideen el presente rarse como documento en el sentido que se da al término estudio. 2) Consejo Internacional publicado). 3) Donald H. Bell, Records Internacional de Gestión 4) Consejo 5) Morris Rieger, RUCIBA, Vol.1, 6) New South Disposal, Internacional de Archivos Glossary of Archiva1 Terms Management Program - Comprehensive de Documentos, Informe N 3, 1982. de Archivos, "Técnicas N03, 1979, Wales Government 1976 pág. 3. de retirada pág. 217. Records (proyecto Outline, no Consejo op. cit. de documentos Management Office, y normas Records de evolución" Scheduling and PGI-84/WS/26 2. - pág. 7 AUTORIDAD Y CONTROL 2.1 La decisión de emprender un análisis de la documentación para poder planificarla y organizarla más eficazmente entraña importantes consecuencias para una organización. Esta deber estar dispuesta a contratar a personal especializado para así como invertir dinero para incorporar a la práctica de realizar los estudios, gestión de documentos las mejoras que puedan aportar los estudios, con miras al como sucede en los países en Cuando se dispone de recursos limitados, futuro. las actividades correspondientes al puede resultar necesario ampliar desarrollo, como el de los archivos nacionales, e incorporar al mismo la servicio existente, cometido consistirá en crear un gestión de documentos. Claro está, el primer como organizado preferentemente núcleo de personal calificado y experimentado, unidad de gestión de documentos, capaz de: 2.1.1 Establecer los sistemas de la documentación. 2.1.2 Formar a su propio personal y al funcionamiento de los sistemas. de 2.1.3 Proporcionar un servicio consultivo tal para organismos 0 secciones, y sobre 2.1.4 Proporcionar temas. los capaces demás servicios de proceder la al análisis y planeamiento organización, sistemas que puedan necesitar encargado de gestión los del documen- nuevos sis- 2.2 La contratación y la formación del personal de la unidad de gestión de los documentos pueden plantear problemas en países donde escasee la necesaria compeEl elemento clave residirá en el nombramiento del jefe de la tencia en la materia. unidad de gestión de los documentos. Cuando no se encuentre localmente ningún candidato calificado será preferible contratar a un consultor que se encargue de crear la unidad y proceder al análisis y planificación y organizar cualquier otro mecanismo necesario, en vez de confiar esa tarea a algún experto especialista en otra materia que puede tener dificultades para adaptarse a la nueva disciplina. Después de proceder a esa designación clave se podrá reclutar al personal subordinado que seguirá cursos de formación dentro de la unidad o, en su defecto, se especializará en el extranjero. Cuando se haya contratado a un consultor para crear la unidad, se podrá preparar, de ese mismo modo, a un candidato idóneo para que se haga cargo de la dirección de la unidad, una vez concluido el contrato del consultor. 2.3 Puede resultar difícil hallar cursos para formar a especialistas en la gestión de los documentos. Los archiveros se dedican cada vez más a la gestión documental, tema que ocupa una proporción considerable de los programas de algunos cursos de gestión de archivos. Por ejemplo, el programa de estudios para el diploma de postgrado de estudios archiveros en el Centro Regional de Formación de Archiveros de Accra (Ghana) consagra un tiempo igual (18,6%) a la gestión de documentos y a la de archivos, comprendida la experiencia práctical). Los cursos para el diploma de archivero de las universidades de Liverpool y Londres (Reino Unido) consagran considerable de su programa asimismo una parte a la gestión documental. Sin por lo general que las especialidades de embargo, en Estados Unidos se considera archivero y documentalista son distintas, aunque sus intereses sean afines, con lo que suelen impartirse cursos La principal separados para ambas formacionesa). tienden a ocuparse de la evaluación y diferencia reside en que los archiveros mientras que los especialistas de la gestión docuconservación de los documentos, mental se encargan más bien de la administración eficaz de los documentos en las Es fundamental que ambos puntos de vista aparezcan reflejados en la oficinas. labor de la unidad de gestión de los documentos. PGI-84/WS/26 - pág. 8 2.4 Las dimensiones de la unidad de gestión de los documentos dependerán naturalmente de las de la organización central y de la velocidad con que se llevan a cabo el análisis y el planeamiento de la documentación. A efectos del presente estudio se supone que la organización es lo suficientemente grande como para que se deleguen sus funciones a subdivisiones que en el presente estudio se denominan "dependencias". Sean cuales fueren las dimensiones de la organización será preciso que se lleven a cabo los estudios conforme a un sistema de prioridades que prevea los plazos y que, de preferencia, iniciará la labor en las dependencias clave encargadas de la orientación y el control general de la organización, como el órgano ejecutivo y financiero central. Sin embargo, siempre deberán poderse modificar las prioridades conforme a las necesidades como sucede cuando se tiene que reorganizar a fondo una dependencia que no ha sido sometida a un estudio de evaluación. 2.5 Todos los miembros del personal de la unidad habrán de dominar las técnicas básicas del análisis y la planificación. Además, se fomentará la especialización \ individual del personal. Teóricamente, la unidad deberá disponer de suficientes especialistas para satisfacer consultas de las dependencias sobre todos los aspectos relativos a la gestión de los documentos. Deberá, pues, contarse con especialistas de la micrografía, la reprografía y las aplicaciones informáticas, así como de los sistemas de ficheros y otros aspectos de la gestión de documentos. la unidad de gestión de los documentos pres2.6 Además de la función consultiva, tará sus servicios corrientes siempre que sea necesario. Entre estos servicios los más importantes son los que prestan las instalaciones de los centros de documentacomprendidas las películas, las ción para conservar los documentos semicorrientes, En el momento de crear la unidad se preverá el cintas magnéticas y los discos. espacio necesario para instalar el centro de documentación, puesto que la planificación documental se llevará realmente a la práctica en función de la disponibiliy su administración eficiente. Un segundo dad de ese espacio a un costo módico, servicio común importante es una unidad central de microfilmación, cuyas dimensiones dependerán de la naturaleza y alcance de las necesidades de la organización que se conocerán exactamente a medida que se realicen los estudios. Es principal, no ha quitado vigencia al preciso destacar que la aparición de la informática ni tampoco ha reemplazado el uso de los microconcepto de centro de documentos, pese a que mucho se haya conjeturado últimamente acerca de la posible formatos, reducción futura del volumen de papel que se utiliza. 2.7 Una vez establecida la unidad de gestión de los documentos, será indispensable definir debidamente su función mediante un reglamento administrativo o através de la legislación nacional. Claro está, que en su defecto, la unidad deberá de todos modos elaborar un programa de trabajo, hasta que se publique un documento Siendo su primer cometido el análisis de la oficial que rija sus actividades. documentación deberá disponer de la autoridad necesaria para hacer gestiones ante en el desempeño de sus funciones. Requisito esencial es todas las dependencias, los distintos servicios se atengan a que en materia de destrucción de documentos Como la documentación que se estucriterios aprobados por la unidad de gestión. diará y planificará se encuentra en las oficinas de las dependencias que la han producido o recibido es esencial para la ejecución del programa, contar con su cooperación. la responsabilidad de la ejecución del programa deberá Por consiguiente, con el asesoramiento y el recaer en la dirección de la dependencia, que actuará apoyo administrativo de la dirección de la unidad de gestión documental, y ésta se hará cargo de la responsabilidad de la labor de análisis y planificación documenen colaboración con los funcionarios que La unidad seguramente trabajará tal. designe cada dependencia para encargarse de la ejecución interna del programa. PGI-84/WS/26 - pág. 9 2.8 Cuando la unidad de gestión de los documentos forme parte del servicio de aunque pueda delegar la aprobación el responsable de este servicio, archivos, final de la planificación documental en el jefe de la unidad; tendrá la última palabra en la selección del material del archivo. Sin embargo, cuando la unidad de gestión de los documentos sea independiente del servicio de archivos se establecerán los mecanismos necesarios para que los planes sean sometidos a la aprobación final del responsable de los archivos y para que el personal de este servicio coopere en todas las etapas del proceso de evaluación y examen. 2.9 Se ha discutido mucho últimamente acerca del lugar en que es más conveniente situar la unidad de gestión documental en una organización determinada, sobre todo teniendo en cuenta la naturaleza interdisciplinaria de la gestión de los documenlos archivos y la en que intervienen las computadoras, los microformatos, tos, gestión de la información. En las empresas comerciales su lugar es la secretaría de la compaaía o la sección financiera o administrativa. En los entes gubernamensu lugar natural es el servicio de archivos. en los últimos tales, Sin embargo, años, la importancia creciente atribuida a la gestión de la información ha puesto de relieve su relación con las bibliotecas, los centros de documentación y los departamentos de informática. Los adelantos de la informática revolucionaron la gestión documental y también la gestión de la información que, hasta entonces, se limitaba con el material publicado, como libros, artículos, informes técnicos y Los documentos constituyen también una poderosa fuente de información estudios. por lo que se ha discutido hasta qué punto su gestión es sólo un aspecto de la gestión de la información. Siempre existirá una diferencia entre la gestión de los documentos que se van acumulando naturalmente a lo largo de la vida de una organización y que tienen, por tanto, un valor jurídico y comprobatorio único, y la gestión de material de otra naturaleza que se acumula en las bibliotecas y los centros de documentación como resultado de una elección deliberada. Esta situación ha conducido a una forma de organización en la que se asocian, en un departamento de información, los archivos, la gestión de los documentos, la documentación bibliotecaria y la informática, como componentes de igual peso. Quizás sea prematuro prever una aceptación generalizada de esta forma de organización, pero sea cual fuere la forma escogida, es fundamental que existan buenas relaciones interdisciplinarias en todos los niveles, en el amplio marco de la gestión informativa. Es no prevalezca importante ante todo que una disciplina sobre las demás, porque podría acarrerar graves consecuencias a largo plazo. Por ejemplo, como la computadora es un buen vasallo pero un mal seiTor, el hecho de no consultar a la unidad de gestión documental cuando se proyecta la creación de un nuevo sistema de información puede comprometer gravemente la conservación de las informaciones contenidas en los documentos a plazo medio y largo3). NOTAS 1) Regional Training Centre for Recommendations, (UNDP) Unesco, 2) Figura una lista de los cursos de gestión de documentos que se imparten en "A Directory of Collegiate Schools Teaching Records Estados Unidos en: Records Management Quarterly, Vol. 15, N"1, enero de 1981. Management", 3) William ibid., Benedon, "Management Vol. 12, N"4, octubre Archivists París 1981, ín Information de 1978. - Accra, Proyect Appendix E.l. - An Interdisciplinary Findings and Approach", PGI-84/WS/26 3. - pág. 10 ENCUESTAS DE REGISTROS - PREPARACION 3.1 No es posible exagerar la importancia de las encuestas de registros en la gestión de éstos a través de su ciclo vital. De tales encuestas no sólo dependen los programas de registros, que constituyen la otra preocupación principal de este sino también el desarrollo de técnicas mejoradas para la gestión de los estudio, registros. Una encuesta de registros pasa naturalmente por tres etapas: 3.1.1 Preparación, cuando se informa a los organismos que se ha iniciado una encuesta y que se lleva a cabo una investigación preliminar de los registros del organismo. 3.1.2 Inventario, cuando se obtienen los detalles llevados por cada dependencia del organismo. 3.1.3 Evaluación, etapa del conservación de las series cuando las series de registros identificadas inventario se examinan para determinar los adecuados a ellas. de registros durante periodos la de 3.2 Para los fines del presente estudio, se parte del supuesto de que la gestión de los registros se efectúa por primera vez en una organización o de que en la organización ya existente se establece una rama especializada para llevar a cabo encuestas de registros y elaborar programas de registros. En estas circunstancias, la dependencia para la gestión de los registros proporcionará los equipos de las En algunos paises, como Canadá, Australia encuestas. y Estados Unidos de América, este trabajo suele efectuarlo el personal del departamento, pero las bases legislativas para la gestión de los registros se han establecido desde hace mucho tiempo en estos países y se encuentran muy desarrolladas. En el caso de que no es mejor concentrar el esfuerzo principal en la dependencia exista esa situación, para la gestión de los registros y utilizar al personal del departamento sólo después que se haya familiarizado con la práctica adecuada de gestión de registros. puede estar justificada la en el caso de organismos muy grandes, No obstante, constituidos y pagados por el organismo para creación de uno o más equipos, realizar la encuesta de sus registros y compilar los programas, y el jefe de la dependencia para la gestión de los registros debe estar preparado para considerar La relación de estos equipos con la dependencia para la gestión esta posibilidad. de importancia fundamental y deberían ser de los registros es, sin embargo, formados en los mismos procedimientos y sistemas, mientras que el jefe de la dependencia para la gestión de los registros tienen que responsabilizarse con el trabajo que realizan y con su reclutamiento. 3.3 Tan pronto como sea posible después de la creación de la dependencia para la el jefe ejecutivo o el funcionario responsable de mayor gestión de los registros, jerarquía emitirán un aviso, en forma de carta circular, directiva o folleto, en el que se fijen los objetivos y propósitos del programa de gestión de los regisLa cantidad de detalles que hay que incluir dependerá de la etapa de desatros. Cuando exista un servicio de archivos, se mantendrán contacrrollo ya alcanzada. procurando extenderlos al máximo. Cuando no tos con la mayoría de los organismos, se hará hincapié fundamentalmente en el ahorro de los costos, exista ese servicio, se insistirá en una mayor eficacia a partir de una mejor y se procurará evitarlos; destagestión de los registros (lo que, en cualquier caso, debe ocupar un lugar cado en el aviso) y en la importancia de seleccionar y conservar los archivos. El aviso debe comenzar con una declaración general de los principios de la gestión de registros y aludirá fundamentalmente a su conservación y protección y al propósito de desarrollar y aplicar dichos principios mediante encuestas de registros. Los aspectos de la protección de registros que se incluirán son el establecimiento de ' PGI-84/WS/26 - pág. 11 la protección de registros, centros de registros de alta densidad y bajo costo, vital para la pervivencia de la organización en caso de emergencia y la selección El anuncio señalará también la necesidad de y conservación de los archivos. desarrollar en el futuro otros medios afines tales como el control de formularios, La depeninformes y directivas y la gestión de la correspondencia y archivos. dencia para el control de los registros indicará que capacidad tiene de ofrecer asesoria y asistencia para establecer dichos elementos del programa, en el caso de que las encuestas revelen su necesidad. se informará al primer orga3.4 Cuando el aviso esté listo para ser comunicado, nismo cuyos registros vayan a ser sometidos a encuesta sobre los objetivos y proEsto puede hacerse mejor cuando el jefe de la cedimientos que van a seguirse. dependencia para la gestión de los registros concierta, en primera instancia, una entrevista personal con el jefe del organismo para explicarle las vastas intenciones generales de la encuesta e invitarlo a que coopere. El objetivo de la entrevista será convencer al jefe del organismo para que respalde con su autoridad la presentación de las proposiciones a los jefes de los departamentos de su organismo con miras a desarrollar un programa de encuestas para cada departamento. Se enviará copia del aviso al jefe del organismo antes de la entrevista, y el jefe de la dependencia para el control de los registros determinará el número de copias que el jefe del organismo hará circular entre todos los jefes de los departamentos. Dichas copias se enviarán lo más rápidamente posible una vez celebrada la entrecon una carta explicativa en la que se confirmen los detalles de la misma y vista, se facilite cualquier tipo de información adicional que pudiese resultar útil. En el caso de un organismo muy grande, el jefe podrá decidir no ocuparse personalmente del asunto y delegar en uno de sus funcionarios. No obstante, el jefe del organismo debe mantenerse informado de la marcha de la encuesta en los términos y con la autoridad suficiente para poder garantizar la seriedad del asunto. 3.5 Tan pronto como se tomen con el jefe del organismo las disposiciones para llevar a cabo la encuesta, se le pedirá que comunique un memorándum a los jefes de los departamentos, informándoles de las medidas tomadas y que serán de la incumbencia del jefe de la dependencia para el control de los registros. Al mismo tiempo se elaborará en términos generales un calendario de visitas. En esta etapa, el jefe de la dependencia para la gestión de los registros deberá decidir la cantidad para realizarla. de equipos que serán necesarios De ser posible, cada equipo estará integrado por un analista que pueda identificar las series de registros y un asistente que registre los detalles y se cerciore de que los resultados se El jefe de la dependencia garantizará también que en cada tabulan adecuadamente. departamento se nombre a un funcionario o administrador responsable para que ayude a su equipo a localizar todos los registros que van a ser sometidos a encuesta y responda a las preguntas sobre su carácter y significado. 3.6 Cuando un organismo aprueba la realización de una encuesta, es conveniente establecer el alcance de la tarea por medio de una investigación preliminar destinada a calcular el volumen de los registros llevados por cada departamento, su localización y el espacio que ocupan, con miras a planificar la preparación del inventario. (Formulario 1). La información obtenida se utiliza para proporcionar al organismo un análisis cuantitativo de la tarea, el cálculo del tiempo necesario para compilar el inventario y los beneficios que se esperan de la encuesta, como evitar los costos en la recuperación de equipos y de espacio. Es esencial que la investigación preliminar la efectúe un equipo calificado dirigido por un analista de registros y no el personal del organismo sobre la base de un cuestionario, ante se sabe que las respuestas a los cuestionarios no son dignas de todo porque confianza a menos que las registren investigadores capacitados, y después porque, al realizar la investigación preliminar, el equipo acopiará una información útil PGI-84/WS/26 - pág. 12 con la que podrá agilizarse el trabajo del inventario. Sin embargo, un cuestionario que sirva de guía al equipo de la dependencia puede ser de gran valor para garantizar que se ha recogido toda la información esencial a la preparación del inventario. (Formulario 2). 3.7 El diseño de los formularios que se utilicen en las encuestas y programas de registros variará de conformidad con los sistemas y procedimientos particulares adoptados por la dependencia de gestión de los registros, lo que, a su vez, dependerá del carácter de las relaciones establecidas entre la dependencia y los organismos a quienes se presten los servicios. Cuanto mayores sean los poderes otorgados a la dependencia, más. uniformes serán los procedimientos y, por ende, los Al igual que los formularios utilizados en todos los trabajos sobre formularios. los utilizados para ilustrar este estudio se basan en la gestión de registros, obra precursora del difunto Emmet J. Leahy y Christopher A. Cameron, llevada a cabo en Estados Unidos de América y publicada en 1965 en Modern Records Management. En cierta medida, esta obra ha sido ya superada por otras, como Records Management, de guías para la práctica de gestión de registros de William Benedon, y la serie con el fin de ser utilizadas en sus orgapublicados por muchas organizaciones nismos. \ FORMULARIO 1 ENCUESTAS DE REGISTROS OFICtNA DE FINANZAS Departamento Sección CONTABILIDAD NOMINAS Contacto Lugar Sr. OFICINA CENTRAL E. PAYMASTER Cantidad F4 1.111 TeléEono 10 3729 Vol. 32 32 1 4 1.111 MF 64 111 3 Observaciones TOTAL F4 = Archivos de 4 gavetas L6 = Ficheros laterales S = Caja de caudales SS6 = Estantería MF = Gabinetes de metal (pies3)) 11 s SS6 20-12-83 Cubículo Equip. L6 Fecha - 6 pulgadas de alto - de b entrepa?ios de alto de microfichas HOJA No 1 135 PGI-84/WS/26 - pág. 14 FORMULARIO 2 CUESTIONARIO DE ENCUESTAS DE REGISTROS Fecha: Oficina: Sección: Departamento: Contacto: Lugar: No de teléfono: 1. iCuáles son las funciones 2. iCuáles son las principales 3. a) iExiste un sistema b) iExisten 4. b) ¿En tarjetas 5. a) ¿Se utiliza b) iQuién 6. es el a) iSe enumeran b) iQuién series de registros que se llevan? de archivos? establecidos de archivos? el microfilm? perforadas iEn la recuperación d) ¿En registros Departamento/Sección? uniforme procedimientos a) ¿Se utiliza c) del con ventana? de la información? que van a conservarse con eficacia encargado los el equipo de controlar durante menos de 10 años? de archivos? la compra de los formularios? es el encargado de su diseño e impresión? equipos? PGI-84/WS/26 7. a) iExiste b) iQuién 8. un procedimiento establece los estándar periodos programas de conservación? a) iExisten fuera piso b) iDónde se hallan c) de los registros? almacenes destinados a registros no actualizados? ubicados? ¿Son compartidos? d) iQuién se ocupa de ellos? e) iExisten f) la conservación 15 de conservación? c) iExisten del para - pág. iPuede procedimientos recuperarse g) ¿Se utiliza la eficazmente h) ¿Se destruyen los para iQuién j) ¿De qué forma traslado? información el periódicamente i) el de modo eficaz? espacio? los registros? destruye? se destruyen? ¿Se venden 9. ¿Qué medidas se toman para proteger contra incendios e inundaciones? 10. iQué otra registros? información debe darse los que son desechados? los registros con respecto esenciales, al por mantenimiento ejemplo, de los PGI-84/WS/26 4. - pág. 16 ENCUESTAS IIE REGISTROS - ET, INVENTARIO 4.1 El punto central de una encuesta de registros es el inventario de las series de registros bajo custodia de cada departamento del organismo. El inventario de los registros debe distinguirse del inventario de los archivos, que puede defien el que se enumeran y describen con divernirse como "un medio de localización sos grados de detalles el contenido de uno o más grupos de archivos que, por lo general, incluyen una breve historia de la organización y las funciones del organismo, institución u organización de origen y, si es conveniente, los índices"l). El inventario de registros es una lista completa de los registros de un organismo, con una información de apoyo capaz de permitir una valopor series 0 categorías, ración y evaluación adecuadas de la formación y actividad de los archivos 2). La serie de registros puede definirse como el conjunto de los registros organizado (numérico, cronológico según un orden particular o alfabético) o con una misma o que resulta de una actividad o propósito específorma física (mapas, microfilm) o utiliza como una unidad3). ficos, q ue se archiva 4.2 El inventario debe ser compilado por el mismo equipo o equipos que realizaron la investigación preliminar debido a que deben haber establecido una buena relación de trabajo con el personal del departamento y haberse familiarizado con las El conocimiento de estas actividades, resultante de actividades del organismo. discusiones con el personal y a partir de la investigación de la organización del constituye la base de un buen trabajo sus registros y su clasificación, organismo, los medios posibles obtener dicha de inventario y hay que procurar por todos antes de la investigación preliminar. En ese sentido, información, de ser posible, en una primera etapa copias de toda debe pedirse al organismo que suministre reglamento vigente y sistema de clasiesquema e informe de organización, reseña, ficación de archivos que puedan estar disponibles. Asimismo, la información sobre las prácticas de conservación de los registros existentes, aunque informal, tamEl inventario se realiza sistemáticamente para cerciorarse bién resulta esencial. que abarca todas las oficinas y zonas de almacenaje. 4.3 Cada formulario de inventario debe limitarse a una serie de registros, aunque según sea el número de sitios en haya series que requieran más de un formulario que se encuentran almacenados los registros. Para facilitar la tarea, el formulala inforrio no excederá la dimensión métrica A4. (Formulario 3). Se especificará mación siguiente: 4.3.1 Los nombres del organismo y del departamento deben aparecer Organismo. y número de teléfono así como el nombre, dirección en el formulario, del departamento o sección en que se encuentran realmente ubicados los puede ser imposible incluir En los organismos muy grandes, registros. todos los detalles de su estructura jerárquica sin sobrecargar el En esos casos se omitirán algunos niveles, siempre que se formulario. disponga de un esquema preciso de la organización del organismo en el que se especifiquen el lugar que el departamento ocupa en él. 4.3.2 Funcionario a cargo. El nombre, teléfono persona encargada de los registros. 4.3.3 Fecha del 4.3.4 Título y Descripción de la serie de registros. El título y la descripde registros constituyen la partida más ción asignados a la serie Los elementos esenciales se discuten más importante del inventario. adelante. inventario. La fecha y números en que es inventariada de extensión de la la serie. PGI-84/WS/26 - pág. 17 4.3.5 Se incluirán las fechas del primero Fechas incluidas. intervalos registro de la serie. Deben seRalarse los extensión existentes en la serie. 4.3.6 La ordenación de la serie, por ejemplo, de forma alfabéOrdenación. numérica o clasificada, conjuntamente con detalles de cualquier tica, otro medio de localizaci6n tales como índices o sistemas de clasificación. 4.3.7 Tipo y descripción física. Deben especificarse los por ejemplo, de registros que componen la serie; memoránda, informes, etc., así como su descripción fotografía, microfilm, mapa, dibujo, esquema, libro, disco, etc. 4.3.8 Equipo. La naturaleza del equipo ficheros archivos de 4 gavetas, metal, etc. 4.3.9 La cantidad de Volumen. acuerdo con una fórmula mento. Por ejemplo, los documentos de dimensiones cos, y cada gaveta tendrá 4.3.10 Ubicación. Los sitios en que van a encontrarse los registros pertenecientes a la serie, debiendo especificarse también el número del cubículo y la posición que en él ocupa cada elemento del equipo de archivos. El empleo de planos del piso con la disposición de cada pieza del equipo de archivos dentro de cada cubículo y la asignación de una letra o número a cada pieza del equipo, comenzando por el lado izquierdo de la habitación, facilitan la tarea de identificación. Cada gaveta o entrepaRo debe numerarse de abajo hacia arriba, ya que los muebles destinados a archivos variarán en cuanto a la altura. 4.3.11 Frecuencia registros 4.3.12 Tasa anual de acumulacibn. El volumen bidos durante el airo anterior. 4.3.13 Duplicados y registros conexos. Debe seí5alarse la existencia de duplicados dentro del organismo o en otros organismos, así como cualquier variación en la fecha registrada en ellos. También se indicarán los registros conexos que contengan una información igual 0 sustancialmente análoga. En principio, se señalará la serie que contenga la cantidad máxima de información en la forma más adecuada como la "copia del registro" que hay que conservar para el periodo óptimo. 4.3.14 Función de los registros. Son importantes los objetivos para los cuales se acumularon y utilizaron los registros; por ejemplo, para satisfacer requisitos estatutarios, jurídicos o administrativos especiales. Se registrará cualquier restricción relativa al acceso, como resulde una clasificación de seguridad. tado , por ejemplo, 4.3.15 Orden. destruir de almacenaje de tarjetas y del último de cualquier principales tipos correspondencia, física, es decir, cinta magnética o utilizado; índice, por ejemplo, estantería de registros de la serie debe calcularse de estándar, basándose en el tamaño del docuarchivos con un promedio de 4 gavetas para A4 tendrán una capacidad de .23 metros cúbiuna capacidad de .06 metros cúbicos. de las referencias. Cuántas veces se hizo referencia durante el mes anterior a la fecha del inventario. La accidn llevada los registros4). a cabo de los en el registros departamento creados para a los o reci- conservar o PGI-84/WS/26 - pág. 18 FORMULARIO 3 HOJAS DE TRABAJO DE INVENTARIO DE REGISTROS T HOJA DE TRABAJO DE INVENTARIO DE REGISTROS AÑOS SERIE DESCRIPCION TITULO DEL REGISTRO l AREA UBICACION EQUIPO PIES31 ACCION Ofic. Pies3) Almac. Pies31 Cámara Pies31 ORGANIZACION Pies31 DESCRIPCION TITULO DEL REGISTRO <, ., ..,. .‘..._<.. . _”.,....“... Almac. Pies31 Cámara Pies3) ORGANIZACION I PGI-84/WS/26 - pág. 19 es importante cerciorarse que no se destruyan 4.4 Una vez iniciado el inventario, ni trasladen los registros a otro sitio que el equipo lo sepa. A este efecto, se darán instrucciones antes de iniciar estas tareas. Del mismo modo, el equipo de encuesta se cerciorará de la inclusión en ella de la evaluación y la programación y de que se concluya en el plazo debido. 4.5 La calidad del inventario dependerá de la exactitud con que se definen las Es fundamental que los tituseries de registros y con que se asignan los titulos. los de las series asignados por el departamento se registren durante la encuesta, para clasificar y aunque los títulos no sean necesariamente los que se utilizarán archivar los formularios antes de su evaluación e incorporación al programa de La necesidad de estandarización se debe al uso de conservación de los registros. sinónimos para describir la misma serie de registros en los diferentes departamenun registro en un tos de un mismo organismo. Por ejemplo, lo que se denomina y una factura puede denominarse cuenta. departamento puede llamarse lista en otro, es necesaria, la versión estándar aparecerá Sin embargo, cuando la estandarización y ésta figurará entre en el formulario antes de la versión del departamento, es importante que las palabras del tftulo de una serie estáncorchetes. Asimismo, por lo general comenzando con el tftulo dar estén colocadas según un orden regular, debe aparecer antes de origen admidel registro. Por ejemplo, la palabra "orden" función (solicitud de subvención), nistrativo (Junta de la Administración Pública), materia y frecuencia (mensual, trimestral, anual). 4.6 Algunas series de registros requerirán una consideración especial, como es el caso de la correspondencia general, que consta de archivos individuales por materias o de series de documentos de gran tamaiTo como mapas, planos y dibujos de ingeniería. En la mayoría de los casos es imposible inscribir por separado el título de cada carpeta individual u otro elemento de archivo en los formularios individuales de inventario. En lugar de ello, debe hacerse una decripción general de las series, capaz de permitir una valoración y evaluación de las mismas. En caso de que existan registros o índices de los archivos o dibujos, debe ser posible brindar una descripción que permita tratar todos los asuntos de la serie tan solo como de rutina y, por lo tanto, de valor a corto plazo o bien como de y ello de valor a largo plazo o permanente. Hay casos, importancia considerable, en que puede resultar imposible tomar semejante decisión, no obstante, ya sea porque la serie es demasiado grande y variada, ya sea por falta de datos tales como información de los registros e fndices sobre los que hay que tomar una decisión satisfactoria. En esos casos, los registros individuales deben someterse a revisión archivo por archivo, de cuyo carácter se trata en el siguiente capitulo. 4.7 Los registros en microformularios o cintas magnéticas o discos pueden presentar también un problema especial. En este caso, una descripción de los datos individuales es aún menos posible debido a que su volumen total es impresionante. En esas circunstancias, las series deben evaluarse, al menos en parte, con arreglo a los análisis de sistemas y a los detalles del programa elaborados antes de su introducción. El mismo problema surge a menudo con relación a las series de registros fotográficos y de grabaciones de sonido y video. Una vez más, se procederá a la descripción de inventario mediante una valoración general del carácter de los registros de datos más bien que con arreglo a los propios datos. Otro factor de gran importancia que hay que tomar en cuenta en la fase de inventario es la naturaleza y el tiempo (lector de microfilm, computadora, proyector) necesarios para leer los registros, ya que hay que tomar medidas para lograr disponer de la inforsin olvidar la pronta caducidad de dichos equipos. mación mientras se necesite, 4.8 El orden en que deben inventariarse los registros dependerá de las disposiciones tomadas con el departamento. Resulta ventajoso empezar por los registros no ya que puede procederse al inventario actualizados en las zonas de almacenamiento, _----- __.._ ---.s---- .I_---..--. PGI-84/WS/26 - pág. 20 con muy pocas perturbaciones del personal y llegar a despachos ya sea mediante su destrucción o trasladándolos a algún centro de registros o a un depósito de archivos. Además, un estudio cuidadoso de los registros más viejos brindará al equipo de encuesta una visión del trabajo del organismo y de la estructura de sus métodos de conservación de los registros, lo que será muy útil cuando se analicen los registros actuales en las oficinas. Al personal del organismo generalmente le suele complacer que se tenga un modesto conocimiento de sus actividades, derivado del estudio de sus antecedentes y de los registros más antiguos, y siempre estará dispuesto a cooperar más a gusto con alguien que comprende y valora su trabajo. Es también fundamental supervisar la marcha del inventario para cerciorarse 4.9 que no se olvida ninguna partida. El mejor modo de hacerlo es rellenar sencillamente un formulario en el que se mencionen los departamentos y se refleje la fecha de terminación del inventario y el número de los registros sometidos a encuesta. Puede emplearse el mismo formulario para registrar las fechas en que culminan las etapas ulteriores del proceso de encuesta y programación. Estas incluyen la evaluación de las series de registros y la autorización dada por el jefe del departamento u otro funcionario, incluido el jefe de los archivos en lo tocante a los periodos de conservación. Por último, debe registrarse la fecha de salida del programa de registros aprobado que deberá ejecutar el organismo. (Formulario 4). 4.10 El objetivo principal del inventario es realizar una valoración global y sistemática de las series de registros y preparar las autorizaciones para la conservación de los registros con arreglo a las cuales se emitan los programas que tengan que ejecutar las dependencias del organismo, aunque el inventario se utilizará también para identificar los problemas de gestión de los registros y conducir a la introducción de sistemas alternativos de tenencia de dichos registros. Por de registros a los que se hace ejemplo es lógico que se reduzca, una gran serie tales como los archivos de referencia frecuentemente durante un largo periodo, cubiertos, lo que ahorrará un valioso jubilaciones, antes que los microfilmes La información clave también puede mantenerse "en línea" espacio en las oficinas. en una computadora, con lo que la recuperación puede ser prácticamente instantánea. 4.11 Con arreglo a los datos recopilados durante la encuesta, la dependencia de un inventario general del espacio y del equipo gestión de los registros preparará lo que permitirá determinar los utilizados por el organismo para los registros, de los costos mediante una utilización más eficaz ahorros directos y evitará recursos. Estos inventarios se revisarán y actualizarán todos los años con objeto de obtener los mejores resultados. 4.12 Sin embargo, esas aplicaciones del inventario rebasan el alcance del presente ya que se limita al uso de la información recabada en el desarrollo de estudio, los formularios de los inventarios de los programas de registros. A tales efectos, cada departamento se agruparán por orden alfabético de tftulos de series o bien se clasificarán cuando la dependencia cuente con un sistema detallado de clasificación se someterán a una evaluación pormenode archivos. Seguidamente, los registros rizada. 4.13 Para facilitar la ordenación y su ulterior modificación, los datos procedentes de los formularios de los inventarios se incorporarán a un programa de gestión Con ello se tiene la ventaja de que, si a cada de datos de una microcomputadora. la información puede entrar serie se le asigna una referencia de computadora única, siguiendo después por la computadora en un orden aleatorio y ser clasificada los proyectos de conveniente para preparar cualquier tipo de orden que resulte programas de registros. Después, y a medida que se reciben los comentarios de los proyectos de programa podrán los funcionarios con poder de autorización, PGI-84/WS/26 - pág. 21 imprimiéndose las versiones finales para su circulación. En el apénactualizarse, dice figura un ejemplo del uso de microcomputadora para la compilación de programas de registros conjuntamente con muestras de la documentación. La limitada memoria disponible en una microcomputadora puede, no obstante, afectar ,su capacidad para ordenar de manera eficaz grandes bases de datos. En dichos casos sería necesario recurrir a una computadora central principal. NOTAS .-.. 1. CIA, Glosario de términos 2. Benedon, 3. Nueva Gales 4. "Inventory and Sheduling of Records", RMQ, abril John W. Gross, Arte1 Ricks, Republic of the Philippines, Ramp Pilot Project for blishment of a Regional Archives and Records Centre, Unesco, París, Records del de archivo Management, Sur, Records pág. (proyecto no publicado). 13. Sheduling and Disposal, pág. __..- --... 4. de 1973; the esta1981. HOJA DE TRABAJO DEL AVANCEDE LA ENCUESTA , , GENERAL PGI-84/WS/26 5. - pág. 23 ENCUESTAS DE REGISTROS - EVALUACION puede definirse como la función básica de archivo destinada 5.1 La 'evaluación' a determinar la clarificación posible de los registros según sus usos administratanto presentes como futuros, y sus valores fiscales y legales, jurídicos, tivos, A veces se denomina evaluación o informativos e investigativos. testimoniales, La evaluación en el sentido de cálculo del valor que conservación selectival). gobierno u organización en su conjunto, es tienen los registros para un organismo, el proceso continuo a lo largo de la encuesta y, en particular, durante la compien el que el analista debe observar y anotar la información lación del inventario, relativa al uso real y potencial y al significado de cada serie de registros. No no se procederá a la evaluación final hasta no haber terminado el invenobstante, ya que el valor relativo de cualquier tario de los registros de un organismo, La evaluación es en con otras series. serie dependerá en parte de su relación de ordenación de los regisrealidad responsabilidad conjunta de la dependencia y se desarrolla en dos niveles. En tros, del organismo y del servicio de archivos, se someterá a la consideración del organismo una evaluación proel primer nivel, visional de cada serie y un periodo recomendado de conservación, además de los El personal del organismo determinará entonces el tiempo detalles del inventario. de conservación de cada serie según las necesidades. En el segundo nivel, el servicio de archivos determinará qué series de registros tienen valor de archivo y que conservar con carácter permanente. haY, en consecuencia, En el primer nivel, el objetivo es determinar el valor de uso administra5.2 operacional e informativo de cada serie de registros para jurfdico, fiscal, tivo, decidir la duración del tiempo que estos valores y usos pueden justificar el costo Gran parte de la información sobre la que se tomarán inherente a su conservación. las decisiones se habrá obtenido en el transcurso de la encuesta y quedará registrada en los formularios del inventario, auqnue surgirán inevitablemente dudas que habrá que aclarar con el organismo y el servicio de archivos antes de decidir definitivamente lo que hay que desechar. Las preguntas que corresponden al primer nivel de la evaluación son: ¿con qué frecuencia se hace referencia a los registros y por quién? ¿En qué momento termina el periodo de gran referencia? iExiste algún requisito jurfdico o administrativo por el que los registros tengan que conservarse? ¿Se duplican los registros? En ese caso, jcuál es la copia del 'registro' que debe conservarse por más tiempo? iSe encontrará la información contenida en esos registros de forma completa o parcial en otras series o informes de regisimpresos 0 no? iCon qué rapidez tros, aumenta la serie y hay suficiente espacio para almacenarla en la dependencia del organismo2). De acuerdo con las respuestas a estas preguntas, la dependencia de ordenación de los registros y el organismo establecerán los periodos de conservación, en función del valor que tienen para la marcha del negocio de este último. El valor administrativo de los registros resulta de la importancia que tienen 5.3 para determinar la polftica y los procedimientos necesarios con los que llevar a cabo las actividades del organismo u organización. Los registros de valor administrativo incluirán estatutos y órdenes ejecutivas, informes y actas de consejos y comités, presupuestos y estimaciones presupuestarias, informes y esquemas organizativos, manuales de procedimientos, directivas, reglamentos, circulares, estadísticas e informes anuales y otros de carácter periódico y especial. También inclui'internos' 'que faciliten las labores' rán registros tales como expedientes expedientes relativos a la compra y mantenimiento de la propiedad, personales, El valor jurfdico de los registros emana de su importancia equipos y suministros. para definir los derechos y obligaciones de la organización, de su personal y de los individuos y organizaciones que tienen que ver con ella. Tales registros incluirán contratos, tftulos, contratos de arrendamiento, convenios y patentes. El PGI-84/WS/26 - pág. 24 valor fiscal de los registros se deriva de su importancia en mostrar cómo el dinero se obtiene, se asigna, se controla, se gasta y se justifica. Los registros con valor fiscal incluirán libros mayores, contabilidad de caja, facturas, inventarios y registros de sueldos y jubilaciones. El valor operacional, 'funcional' o 'sustantivo' de los registros emana de su importancia para cumplir las funciones de la dependencia del organismo sobre una base diaria. Los registros de esta categorfa dependerán de la fndole de las actividades del organismo, pero con seguridad incluirán correspondencia, memoranda y formularios, por lo general organizados en carpetas por temas relativos a las transacciones individuales de diversa fndole, archivos cientfficos y tecnológicos, publicaciones y, en el caso de empresas registros de producción y venta y material publicitario. El valor comerciales, informativo de los registros dependerá de su forma o función y resulta de su de la información que contienen sobre las personas, los contenido, es decir, lugares y los asuntos3). En el primer nivel de la evaluación, 5.4 los valores deben considerarse en _ virtud de la utilización de los registros en cuanto a la marcha y documentación de las actividades del organismo. El valor de los registros y la información que contienen no puede ni deben a este respecto bajo ningún otro criterio como puede ser el valor que tengan para la investigación histórica u otro cualquiera. En el segundo nivel, al decidir cual es el valor de los archivos y, por consiguiente, la los registros serán evaluados por el servinecesidad de conservarlos como tales, cio de archivos según su valor testimonial, informativo e histórico. El valor tesdependerá de las pruebas que encierren en cuanto al timonial de los registros estructura, funciones, procedimientos y transacciones importantes del origen, mientras que el valor informativo de los registros depenórgano que los produce, derá de la información que contienen sobre las organizaciones, los problemas, las lugares y asuntos a que se hace referencia en condiciones y también las personas, que los registros de valor testimonial 4). De ese modo, es probable los registros figuren entre los de mayor valor administrativo, jurfdico, fiscal y operacional, a los que se asignan los periodos de conservación de mayor duración en el primer Es probable que los registros de valor informativo a largo nivel de la evaluación. informativos identificados en plazo se seleccionen entre los de mayores valores ese mismo momento. testimonial e informativo pueden Solamente los registros de mayor valor 5.5 debido al costo de conservación, pero deben tomarse conservarse permanentemente medidas para cerciorarse de que el posible material de archivos no se destruye por aplicación de una norma arbitraria que prescriba el porcentaje máximo del cuerpo total de registros que hay que conservar. Por ejemplo, el British Public Record en una Guía para los Funcionarios del Departamento de Registros, sugirió Office, pero el informe de Wilson Committee on Modern en 1958 la cifra del uno por ciento, generales como este 1% son peligrosas y no se Public Records precisó que "cifras atienen al proceso de selección para la conservación en cualquier departamento", y "incluso en departamentos de alta polftica, el personal consideró que no que cumplfa bien su trabajo si no se acercaba a esta cifra eliminando cerca del 90% de la documentación que llegaba a ellos para su examen"5). Resulta esencial, por de registros antes de que el servicio de archivos evalúe todas las series tanto, tomar cualquier decisión sobre su desalojo final y que ningún registro se destruya Debe aceptarse, empero, que no siempre sin contar con su autorización expresa. integramente una serie voluminosa de registros tales puede ser posible conservar que pueda ser el valor informativo de como documentos de casos, por muy importante Esto es particularmente cierto en la serie de registros las carpetas individuales. puede ser necesario emplear uno o más métodos fiscales y operacionales. Por tanto, un ejemplar representativo de una de muestreo para garantizar que se conserve o de los serie de registros, común a más de una zona regional o geográfica, registros de una de esas series 6). PGI-84/WS/26 - pág. 25 La existencia de esos dos niveles o etapas de evaluación que atañen a la 5.6 del organismo y del servicio de archidependencia de ordenación de los registros, vos plantea la pregunta de cómo y cuándo deben llevarse a cabo. Es obvio que la primera etapa de evaluación a cargo de la dependencia de ordenación de los registros y del organismo debe realizarse tan pronto como se ultime el inventario, ya seria imposible pasar a la próxima etapa de emisión de los de no ser asi, que, El problema principal es el momento en que el programas de registros obligatorios. servicio de archivos ejercerá su derecho de evaluación. El gobierno británico, que ha adoptado el sistema de examen recomendado por el Informe Grigg, no exige que el públic Record Office intervenga en el primer nivel de la evaluación, o primer examen, que es efectuado por los departamentos en función de todos los registros los registros cerrados por un periodo máximo de cinco silos, con miras a eliminar puramente efímeros que no son ya necesarios a las actividades actuales. Los funque garantizar la cionarios de inspección del Public Record Office ya no tienen realización del primer examen y efectuar pruebas de chequeo sobre la cantidad de registros conservados a este nivel. El Public Record Office se ocupa tan sólo del segundo nivel de evaluación o examen, conjuntamente con el departamento, en relación con los registros que sobrevivieron al primer examen. Con este sistema, el segundo examen se efectuará pasado el plazo de veinticinco aíios después del cierre de los registros. No obstante, debe observarse que estos exámenes están específicamente destinados a la evaluación individual de las carpetas acumuladas en los archivos gubernamentales y no de las series de registros incluidas en los programas de registros, aunque eso sí, el sistema exige el desarrollo de Listas de Desalojo que incluirán los "detalles de documentos no registrados (tales como los registros de contabilidad, la terrudiría del servicio, los formularios, etc.), además de documentos registrados de tipo estándar que no varian de un año a otro y a todas las demás clases de registros que pueden destruirse sin más examen después de los periodos de conservación acordados". El término 'Lista de Desalojo' es en Gran Bretaña un tipo de programa de registros en el que se maneja cerca de los dos tercios de los registros producidos por el gobierno, aunque hasta ahora el único requisito de evaluación establecido por el Public Record Office consiste en el acuerdo al que llega el funcionario de inspección con el funcionario del Departamento de Registros sobre todas las partidas incluidas en las listas y que serán examinadas anualmente para cerciorarse de que están al dia7). La eficacia del primer examen ha sido criticada por el Comité Wilson, basán5.7 dose en que no son analizados por "los funcionarios de inspección, en su mayoria, sobre todo por falta de tiempo. Creemos que es esencial que el Public Record Office participe en los primeros exámenes, por ser el aspecto menos conocido de los departamentos y en el que las decisiones extemporáneas pueden provocar mayores no ya de cara a la posteridad, pérdidas, sino también a los efectos de la administración actual". El Comité recomendó asimismo que "los departamentos que no cuenten con listas de desalojo realizarán una encuesta de sus registros para identificar los de tipo estándar que no varian de un aíio a otro, ya sean registrados o no registrados, incluidos los registros destinados a la lectura a máquina, para los que se promulgarian instrucciones estándar", y que "el Public Record Office se cerciorará que se establezcan, con la asesoria adecuada unos periodos de conservación uniformes en lo tocante al material común a varios departamentos". Aunque en la respuesta del gobierno al Informe del Comité Wilson se aceptaban las recomendaciones del Comité, las comprobaciones rápidas realizadas en una serie de departamentos y que se expusieron al Comité de la Cámara de los Comunes encargado de analizar el Informe Wilson indicaron que los procedimientos del primer examen no habían sido completamente satisfactorios; el nuevo Manual de Administración de Registros publicado por el Public Record Office estipula que los funcionarios de inspección deben ,ofrecer más información para la compilación de las listas de desalojo8). PGI-84/WS/26 - pág. 26 5.8 Las recomendaciones del Comité Wilson subrayan, por consiguiente, la importancia de la participación del servicio de archivos en el primer nivel de la evaluación y en el desarrollo de los programas de registros. Con ello no quiere decirse que el servicio de archivos pueda ultimarse mediante la sola operación de evaluación final, sino que el valor de una encuesta de registros basada en el inventario detallado reside en el desglose de los sistemas de archivo en muchas series para su inclusión en un programa de registros con miras a su evaluación, con lo que se reducirá en gran medida el volumen de los registros que hay que someterse a evaluación por carpeta, ya sea en el primero o en el segundo nivel. 5.9 Otra razón apremiante de la participación del servicio de archivos en la primera etapa de la evaluación es el rápido desarrollo de registros destinados a ser leídos por las máquinas, un número creciente de los cuales se mantiene ahora en línea. Las decisiones de evaluación que hay que tomar, se tomarán pronto para cerciorarse de que, al conservar la información en cinta magnética o disco, se garantice su conservación y legibilidad una vez trasladada a los archivos. La legibilidad dependerá de la existencia de equipos compatibles con las cintas y discos, así como del estado físico en que se encuentren, lo que a su vez dependerá de las condiciones de almacenamiento con las cintas y discos. Cuando la información de valor permanente se mantiene sobre todo en línea y es de un tipo que requiera su despersonalización pasado el plazo legislativo que ampara la protección de los datos, será esencial que en el programa se incluyan facilidades para informes estadísticos periódicos o de otra índole, compatibles con las necesidades del servicio de archivos, y de ahí la necesidad de estar en contacto con el departamento de procesamiento de datos en la etapa de planificación del programa, como medio de garantizar la conversión de los datos semiactuales y actuales en el caso de que se operara algún cambio del sistema, ya que la conversión retrospectiva de La misma condición es también los datos semiactuales sería mucho más onerosa. aplicable al video, al microfilm y a la cinta cinematográfica, a cuyo respecto se tomarán medidas especiales de almacenamiento y conservación de los materiales con gran prontitud, como también, de ser necesario, en lo tocante al equipo de lectura. 5.10 Cuando la dependencia de ordenación de los registros forma parte del servicio de archivos, no habrá ninguna dificultad en disponer la evaluación en ambas etapas, los programas de regisya sea por conducto de la propia dependencia o sometiendo Cuando la dependencia de ordenación de tros al examen del personal de archivos. necesario constituir un panel los registros no tiene esa ubicación, p uede resultar de evaluación, integrado por miembros del personal de la dependencia de ordenación de los registros, del organismo y del servicio de archivos. El panel de evaluación de registros de posible interés en materia de debe poder identificar las series archivos que deben ser trasladadas a los archivos cuando puedan ser liberadas por la fecha Asimismo, debe especificarse el organismo, 0 sea, cuando se desactualicen. En caso de que exista un reglamento de acceso general, como el del traslado. las series de archivo serán trasladadas reglamento de 30 años en Gran BretaKa, generalmente en un periodo establecido después de la última fecha en el registro, sólo las excepciones deben ser registradas por ejemplo, 25 años. En tales casos, tiene que conservar los en el programa, es decir, los casos, en que el organismo En esta etapa deben tomarse registros como referencia más allá del periodo fijado. también decisiones sobre las series de registros que hay que aplazar para ser evaLa mejor forma de hacerlo luados más tarde por los archivos, carpeta por carpeta. después de un lapso específico de tiempo de es estipular una segunda evaluación quince o veinte años después de la fecha de cierre del registro. ES siete, diez, preferible fijar un intervalo estándar para la segunda evaluación con raras excepen lugar de fijar varios, lo que dificultaría el control por la dependencia ciones, del organismo del material que debe ser examinado en todo momento. PGI-84/WS/26 - pág. 27 5.11 Los tipos de registro cuya evaluación puede aplazarse son principalmente los los clasificados por razones de seguridad, y archivos por temas, particularmente las series sometidas a procesos estadísticos u otros procesos de muestreo. Los archivos con clasificaci6n de seguridad deben siempre inventariarse e incluirse en aunque pueden ser desclasificados antes de la evaluael programa de registros, ción. Hay que incluir en el programa los detalles de todas las series de registros cuya evaluación se ha aplazado para un segundo examen, como también las fechas de desclasificación a que se llegue con la dependencia del organismo y otros organismos cuya autorización pueda resultar necesaria. Sin embargo, es importante lograr que el volumen de los registros clasificados cuyo examen se ha aplazado se reduzca cuya clasificación esté por No se aplazará el registro de documentos al mínimo. ya que los registros 'confidenciales' o 'personales' deben debajo de 'secreto', Es también de la mayor según los procedimientos normales. siempre programarse importancia que el personal de más alto nivel de la dependencia de ordenación de tengan acceso a los archivos clasifilos registros y el del servicio de archivos, con el fin de que la encuesta sea verdaderamente global. cados como semiactuales, 5.12 Para resumir, los alguna serie de registros principales consisten El análisis información 5.12.2 La base estatutaria 5.12.3 Los objetivos origen; para 5.12.4 La frecuencia serie; con 5.12.5 La tasa 5.12.6 Las restricciones al acceso y uso de las cina de origen por razones administrativas, o de otra índole; 5.12.7 La ubicación 5.12.8 Detalles de otras información igual - ..__ --Mm.-- contenida , jurídica los que la de las series _“-.c-- en los se utiliza oficina de los duplicadas series de registros, 0 similar. ..- para y administrativa que de acumulación 5.13 Esta información se registrará utilizará un Modelo de Evaluación en un Modelo combinado de Inventario _- que son necesarios 5.12.1 anual de la datos en: de la evaluación de registros; de la serie; la serie origen en la hace oficina referencia de a la registros; series que jurídicas, impone la ofide seguridad de registros; impresas o no, que contengan en el momento de ser obtenida para lo que se (formulario 5), aunque también puede registrarse y Evaluación (formulario 6). PGI-84/WS/26 - pág. 28 FORMULARIO 5 Título del Registro Formulario No EVALUACION Requisitos jurídicos - Copia del registro los antecedentes Ofic. A Datos campar. compañía , l CONSERVACION DE REGISTROS Tarjeta ND Politica Jefe Depto. Máx. Ave. de la compañía Centro Oficina Orig. Mín. Destruir Controlador Legal Ejecutivo OCD OCD OCD Micro. Fecha real P R Pnicia@ les B A OCD OCD C Recom. 1 Conserv. 0 l N I l l 1 DATOS DEL REGISTRO II Archivo del registro lbservaciones Archivo de no registro 1 u Importancia Citulo ..I I* /“. I^;L . _ del Función registro -. . . . . _” .” .^_. -..“““^-” ._-. _. , ._ _ del registro Departamento PGI-84/WS/26 - pág. FORMULARIO 6 ENCUESTA Y PROGRAMADE REGISTROS 1. Organismo 3. Dependencia 5. Título 6. Duplicado 7. Periodo y descripción Tipo cl archivo !Il del Encargado 9. Volumen 11. Auxiliares investigación de equipo 4 cl alfabético q diaria almacenamiento a cronológico cl mensual cl q estante abierto ii numérico cl cuando (especifique) Ll otros cl otros 15. Carácter otros del uso por el y uso actual de archivo (especifique) organismo 16. Prácticas y anticipado Administrativo ü De archivo c] Fiscal (3 Legal u Otros (financiero) Cl _----- (m3) de Sistema de 4 gavetas archivo de registros 8. Ubicación de acumulación y teléfono 13. 17. Valor --- de la serie cubierto 10. Tasa anual 12. organizativa 2. Dirección 14. Frecuencia referencia de sea necesario (especifique) de disposición actuales 29 PGI-84/WS/26 - pág. 18. Periodo 30 de conservación recomendado aHos en archivos de la oficina por tanto 19. Aprobación 20. Preparado destruir El del años en centro de registro trasladar ü representante del Archivo a archivos Nacional y Recomendado por: 21. Situación 22. Fecha 23. Observaciones datos debe No obstante, lo que dificultaría tratarse de no su utilización sobrecargar el por el analista. formulario con demasiados NOTAS 1) CIA, Glosario 2) Public Archives of Canada, Records Ordenación de Archivos, Ottawa, 1980; 3) Ibid, 4) Modern Schellenberg, T.R. Midway, Chicago, 1978, pág. 5) Wilson 6) The use Felix Hull, Unesco, París, 1981. 7) Guide for Public Record Office, Londres, 1971, pág. 6; que ha Administration. 1983. 8) Records, HMSO, 1983 (Cmnd 8531), Wilson Report, pág. 40, 42; Modern Public Ciencia y Arte, Public Pág. 3; Cámara de los Comunes, Comité de Educación, Records Minutes of Evidente, HMSO, 1983, pág. 48 a 53; Manual, Sección 3.2. págs. de términos de archivo (proyecto no publicado). Scheduling and Disposal, Serie de 21 a 25. Report, pág. Archives, 139. primera edición en 1956 reimpresión 35. of sampling Techniques in the Retention of Records, Departmental Record Officers, 3a. edición, sido sustituida por el Manual of Records PGI-84/WS/26 6. - pág. 31 AUTORIZACION PARA LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS El análisis que tiene que examinar los documentos de un departamento o sec6.1 ción de una unidad del organismo somete cada serie de documentos a una evaluación en el marco de otras series de documentos que el propio departamento o preliminar, Una vez completado el inventario, corresponde al sección ha creado y mantenido. analista presentar las recomendaciones concretas para que la dirección de la unidel organismo y de los servicios de archivos apruebe dad de gestión de documentos, la conservación de cada serie. 6.2 6.3 En estas recomendaciones para la conservación es preciso especificar: 6.1.2 El periodo durante el que estos documentos de la serie son de uso corriente y que, por consiguiente, deben permanecer en la oficina de origen como material de referencia inmediata. Esto suele indicarse por medio de signaturas que constan de una letra que representa el periodo durante el cual los documentos pueden incluirse en una serie la serie en la que deben archivarse (por ejemplo, la 'C' representa documentos durante el año (fiscal) corriente; la 'T' representa la serie de archivos donde se pueden incluir documentos hasta que haya terminado el tema o el caso de que trata dicho archivo, seguida de un signo más y del número de meses o aRos que se precisan para que los documentos permanezcan en la oficina de origen. Por ejemplo, 'C + 1' significará que una serie que contiene documentos constituidos exclusivamente por transacciones de un año fiscal, como son las facturas, deben permanecer en la oficina como referencia durante un lapso que no rebasará el año consecutivo al año fiscal al que se refieren. Por lo general, los documentos de una serie pasan a ser 'semicorrientes' cuando la oficina de origen utiliza como referencia, la carpeta de archivo (0,06 metros cúbicos) menos de dos veces al mes, en cuyo caso deben ser trasladados a centros de documentos de gran densidad y bajo costo de almacenamiento para garantizar la óptima utilización de las capacidades de la oficina de archivo de los documentos primordiales; 6.2.2 El tiempo que deben permanecer los documentos semicorrientes de una serie en los centros de documentos para referencia adicional. Esto se indica con una cifra que representa el número de años en que habrá que conservarse los documentos de la serie en el centro antes de su traslado; 6.2.3 El traslado definitivo de los documentos, ya sea mediante su destrucción o el envío a los depósitos de archivos cuando pasen a ser no corrientes, es decir, cuando la frecuencia con que la oficina de origen los utiliza como referencia deja de justiciar su conservación en los lugares destinados a los documentos semicorrientes. Esto suele representarse con una denominación, por ejemplo, 'D' para Destrucción y 'A' para transferencia a los Archivos. En las 6.3.1 recomendaciones también es preciso especificar: Los documentos que es menester conservar durante largos periodos puesto que la información que contienen es de importancia capital para el organismo o sus empleados; por ejemplo, los documentos fiscales y jurídicos que son imprescindibles para la reconstrucción de un' organismo y los derechos jurídicos de los empleados en caso de catástrofes tales como incendios o inundaciones. La organización de PGI+34/WS/26 - pág. 32 un programa de planificación detallado para los documentos fundamentales rebasa el marco de este estudio en el caso de las catástrofes aunque, siempre debe procurarse identificar dichos documentos en el transcurso del examen de los archivos; 6.3.2 Las series de documentos tales como archivos de casos, voluminosas para justificar cada conservación individual y pasar por un proceso de muestreo a fin de conservar una representativa del conjunto. Asimismo hay que especificar de muestreo recomendado; demasiado que deben selección el método 6.3.3 Las series de documentos duplicados que existen en el propio deparindicando cuáles son las series de 'documentos tamento 0 en otros, que se deben conservar durante más tiempo; 6.3.4 Las series de documentos que se conservan en la oficina de origen para referencia a largo plazo, como archivos de personal, que pueden ser convertidas de un soporte a otro, por ejemplo, pasando de papel a microfilme, para mejorar la eficacia de la recuperación y ahorrar espacio en la oficina. 6.3.5 La series de documentos de acceso limitado, por ejemplo, las que han sido clasificadas como 'secretas' y que es preciso tomar en cuenta recomendar el periodo de conservación, al señalando además el momento en que se debe suprimir esa clasificación. conjuntamente con una información suficiente que las Estas recomendaciones, 6.4 avale, deberán figurar en un formulario de autorización para la conservación de documentos (Formulario 7) que se someterá a la dirección de la unidad de gestión de los documentos para su aprobación y ésta, a su vez, con el mismo fin, lo someterá a la dirección del organismo, del departamento y de los servicios de archivos. obtener la aprobación de otras también será preciso Cuando corresponda, 6.5 financieras y administrativas. Siempre que sea posientidades como las juridicas, ble se encargará a funcionarios designados por los organismos interesados, aunque constituir un comité de conservación de los docucabe que se considere necesario mentos del organismo en el que los representantes de las entidades administrativas, junto a los representantes del organismo interesado, la jurídicas y financieras, unidad de gestión de documentos y el servicio de archivos, decidirán de consuno los periodos polémicos de conservación. La dirección de la unidad de gestión de los documentos coordinará todos los 6.6 de conservación e incorporará procedimientos para la autorización de los periodos las enmiendas a las recomendaciones originales en otro formulario de autorización de conservación de los documentos para que las apruebe el organismo. En el formudel jefe del departamento, la del de la lario figurará un espacio para la firma unidad del organismo y la del de la unidad de gestión de documentos. Una vez obtenidas las aprobaciones necesarias se procederá a lo siguiente: 6.6.1 El organismo, bajo la mentos, destruirá los expirado. supervisión documentos de la unidad de gestión de docucuyo periodo de conservación haya PGI-84/WS/26 - pág. 33 6.6.2 Los funcionarios del organismo deberán trasladar los documentos semiactuales que se encuentren archivados en la Oficina hacia centros de documentos de almacenamiento a bajo costo, de conformidad con los procedimientos establecidos por las unidades de gestión de documentos. Como parte del programa de gestión de documentos, se crearán las condiciones en los centros de documentos bajo el control de la unidad de gestión de documentos; 6.6.3 Los funcionarios del organismo identificados como fondos hacia asesoramiento y ayuda del servicio 6.6.4 Las series continuas de documentos se incorporarán al mentos elaborado y sancionado por la unidad de gestión de los servicios de archivos. mentos, con la aprobación deberán trasladar los documentos los depósitos de archivos, con el de archivos; plan de docude los docu- NOTAS Bethlehem Steel agosto de 1972. 1. Corporation, Records Retention PII____. . . _.. -__ Program _I--_ Procedure -. Manual, PGI-84/WS/26 - pág. 34 FORMULARIO 7 AUTORIZACION PARA LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS 17450 (Rev.E 11-71) Página Na l..... Fecha.................... Operación Departamento/División Metalúrgico Planta Sección General Unidad Partida NOMBRE DEL DOCUMENTO :nform No Form No con 2r. 0 c Destrui No Informe de accidentes (1969-1972) Registro de asistencia -1972) ( 3 RCI Planos y diseños -1972) ( 4 17.611 1 - ACT - 534 10,2 2.510 ~ 2 3 - - INACT JT 5 JT 3 JT 10 JT El original se encuentra archivado en el departamento de ingeniería 3 231 15.880 0 !4.253 18.732 - Solicitud de decisión jurídica - 10,5 Media anual de gas, carb6n y coque (1940-1971) Informe del metalúrgico fotografias (1970-1971) del JT 27.121 16,6 - jefe 1 Seguridad 24.253 Informe diario del análisis del hierro y la escoria Incluidos: Informe de los análisis Análisis diario del hierro (1960-1971) Firma del JT EC Observaciones 2.359 Archivo de resúmenes de reclamaciones incluidas: Reclamaciones mensuales (1950-1972) 5 5 Registro de reclamación incluido: Informe metalúrgico de la visita al cliente Informe de reclamación Inter-Planta Informe de los análisis del laboratorio quimico Reclamación (1967-1971) 5 2.533 135 Aprobado por 5 493 2.445 laboratorio incluidas: Departamento/División ACT 5 IN- ACT + 1c 6 Firma del Ado de decisión jurfdicaDepartamento de Documentos -Solicitud Referencia restringida y Centro de Documentos, etc. istrador Firma del Director PGI-84/WS/26 7. - pág. 35 PLAN DE LOS DOCUMENTOS Corresponde al jefe de la unidad de gestión de documentos confeccionar los 7.1 planes de documentos tan pronto como los organismos de que se trate hayan aprobado formalmente los periodos de conservación que se seHalan en las autorizaciones de conservación de los documentos pertinentes. Estos son de dos tipos, el general, que abarca documentos comunes a varios organismos o a todos, por ejemplo, documeny el del organismo, que se limita únicamente a los documentos tación financiera, de un organismo. Los planes generales suelen basarse en inventarios de varias oficinas que 7.2 pero que no siempre utilizan igual terminorealizan en esencia el mismo trabajo, logía ni llevan los documentos exactamente de la misma manera. Habitualmente, los planes generales describen los documentos según sus funciones, de modo que las diferencias terminológicas no afectan su exhaución. En ellos se debe incluir la siguiente información para cada una de las series que abarca el plan: 7.2.1 un solo número de referencia que permita 7.2.2 una categoría por materia, como Contabilidad, nimiento, Transporte, que permita la ordenación 7.2.3 una definición del tipo de documentos que contendrá la serie ejemplo, planes y especificaciones, fotografias) y la función desempeña la serie (por ejemplo, planificación); 7.2.4 una descripci6n dencia relativo pago' ; 7.2.5 instrucciones para el traslado de los documentos, donde se recomienden los periodeos de conservación, a saber, 'conservar permanentemente', 'destruir pasado 1 año, 2 aHos, etc.' y la custodia, por 'mantener en el organismo pendiente de su destrucción', ejemplo, 'trasladar a un centro de documentos pasados dos aXos de cerrado el archivo', 'transferir a los archivos'. de las series, a la preparación identificar las Reparaciones del plan; series; y Mante(por que por ejemplo, 'Archivo de correspony procesamiento de las nóminas de Los planes generales pueden ser facultativos u obligatorios 7.3 y es preciso aplicarlos a cada organismo en la medida en que sean pertinentes. En consecuencia, los proyectos deben ser enviados a todos los organismos para ser analizados antes de su aprobación definitiva (1. Formulario 8). Los planes generales serán facultativos cuando los periodos de conservación de determinadas series que éstos sellalan sólo sirvan de orientación a los organismos al elaborar sus propios planes. Serán obligatorios cuando el cumplimiento de los periodos de conservación sea obligatorio. Normalmente, los planes generales que incluyen series de fondos suelen ser obligatorios. Los planes del organismo se basan en el inventario de un solo organismo, 7.4 cuyas series de documentos no serán comunes a los demás; por ejemplo, las series de documentos de una entidad de registro de propiedades será básicamente diferente de los que proceden de una entidad fiscal. No obstante, cuando sea pertinente, podrán incoporar periodos de conservacibn tomados de los planes generales. FORMULARIO 8 PLAN GENERAL DE TRASLADO DE DOCUMENTOSNo 6 * A TRASLADAR PROPUESTO Asiento No Categoría Tipo/función temática 1.1.1 1.2.1 1.3.1 Cuentas DESTINO Conservación/ destrucción Custodia a) correspondencia de rutina relativa a la rendición de cuentas y dudas respecto de estas - rectificación de gastos, cálculos, documentación suplementaria, etc. Destruir pasados 6 años de tomada la medida Transferir a los archivos pasados dos aí?os de tomada la medida b) solicitudes de aprobación de conformidad con la Sección 46 del Audit Acta Destruir pasados 6 años de tomada la medida Transferir a los archivos pasados dos a'lios de tomada la medida Copia del ficaciones liquidación Destruir pasados 6 a?ios de tomada la medida Transferir a los archivos pasados dos años de tomada la medida Descripción transacción, de la actividad etc. Formularios de contabilidad Véase también . Formularios Formularios contables . Inventario general de desalojo 6A Pago de cuentas Varias cuentas de liquidación de deudores y acreedores Disposiciones para la tramitación de las reclamaciones de pago relacionadas con el organismo, reembolsos , gastos de incluidos, viajes, llamadas telefónicas oficiales y semioficiales, etc. organismo de varias de deudoresltarjetas de acreedores notide PGI-84/WS/26 - pág. 37 En los planes del organismo figurará esencialmente la misma información que 7.5 la contenida en la versión final aprobada de la autorización para la conservación No incluirán ninguna informade documentos del organismo, salvo dos excepciones. ción que justifique los periodos de conservación acordados, puesto que ya se habrá tomado en consideración durante los procedimientos de autorización; tampoco se incluirán ninguna serie de documentos identificada durante el acopio del invenpuesto que deben haber sido destruidos tario en tanto que documentos no actuales, Es menester compilar los planes del organismo de o transferidos a los archivos. conformidad con sus necesidades y tener un sistema de referencias único mediante el cual se puedan identificar todas las series de documentos que se originan en éste. (Formulario 9). Análisis 7.6 constantemente de los planes de los documentos los planes de los documentos del del organismo. organismo a la Es preciso luz de: analizar 7.6.1 los cambios en la organización 7.6.2 los cambios en la 7.6.3 los cambios conservación; 7.6.4 creación 7.6.5 cambios en la tecnología de la oficina, lo que trae aparejada la utilización de otros medios como, por ejemplo, microformas o sistemas de cómputo para las series de documentos existentes. práctica en los de la entidad; de conservación criterios e interrupción juridicos de las series de los de otra documentos; índole respecto de la de documentos; importante no modificar sin actualizar ninSin embargo, es particularmente 7.7 gún plan sin la autorización expresa del jefe de la unidad de gestión de documentos, quien será la única persona facultada para coordinar todo el procedimiento de análisis y planeamiento. La unidad de gestión de documentos y el organismo deben analizar anualmente 7.8 el jefe del centro de documentos o el de la unidad de los planes; el organismo, gestión de documentos, pueden dar inicio a las revisiones propuestas. Estas se deben presentar al jefe de la unidad de gestión de documentos para su tramitación. En el formulario (Formulario 10) figurará la información siguiente: --- 7.8.1 el nombre del organismo y de la unidad; 7.8.2 el nombre, dirección la enmienda; 7.8.3 la referencia del plan periodo de conservación plan; 7.8.4 la modificación 7.8.5 la explicación 7.8.6 las firmas caciones; de los 7.8.7 las fechas ciones. de la y número de teléfono de la oficina que propone de los documentos, si se propone revisar el de una serie de documentos incluidos en el recomendada, o justificación funcionarios propuesta inclusi6n o supresi6n de asientos; de la revisión propuesta; que solicitan y autorizan y de la -- _.__.- autorización de las las modifimodifica- ---- __ c I R~CfiDS RETENTION SCH-EDULi 9 PGI-84/WS/26 - pág. 39 Examen de los planes generales. 7.9 El jefe de la unidad de gestión de los documentos es el encargado de revisar los planes generales, ya que la información que servirá de base para ello procede de los análisis que realiza la unidad de gestión de documentos con respecto a los documentos del organismo. Las revisiones se distribuirán a todos los organismos de modo sistemático, preferiblemente una vez al a?io. NOTAS 1. ” .._ Archivos australianos, General Disposal Schedules, Canberra, 1979. _-___- PGI+34/WS/26 - pág. 40 FORMULARIO 10 REVISIONES DE LA CONSERVACIONDE DOCUMENTOS Fecha Control A: Director, Centro de documentos SecciónlUnidad División Departamento Entidad Autorización revisión No de la(s) Se autoriza a revisar el Plan de Conservación de Documentos, Formulario BW3803 (antiguo modelo BW22) y la Ficha de Evaluación de Documentos, Formulario BW3817 del departamento mencionado supra, como sigue: Conservar - Partida No Nombre del documento Informe No Formulario No en la oficina en el centro Destruir Observaciones Con copias .--m-“- .._ . a: Director, Gestión de Documentos ._ ,. PGI-84/WS/26 8. - pág. 41 TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS- EL CENTRO DE DOCUMENTACION En cada organismo el personal consagrará una parte de su tiempo para aplicar 8.1 los planes generales y los del organismo a las series de documentos, a medida que éstos sean obsoletos. Esto entra?ia el análisis constante de los sistemas de ordenamiento a fin de identificar los documentos corrientes y no corrientes que hay que trasladar al centro de documentación para conservarlos por más tiempo hasta que se tome una decisión definitiva , ya sea para destruirlos inmediatamente ya sea para trasladarlos al depósito de archivos. En el caso de series de documentos compuestas por documentos de índole par8.2 como facturas o documentos sobre casos, se pueden agrupar en lotes triticular, semestrales 0 anuales. Cuando la serie consta de archivos temáticos mestrales, es preciso que el organismo establezca un sistema de separadores de individuales, archivos para que éstos no se hagan voluminosos o abarquen un periodo demasiado largo. Durante el análisis es preciso cerrar esos archivos y eliminar del sistema de ordenación los que se cerraron durante el análisis previo si no se consultaron o si no es probable que se necesiten como referencia en un en el periodo anterior, futuro inmediato. Debe evitarse 'romper' o 'suprimir' los documentos individuales de poca importancia que se sacan de los archivos, puesto que es una pérdida inútil que sea posible los documentos de naturaleza efímera de tiempo, aunque siempre tales como agradecimientos y avisos de reuniones se agruparán en carpetas provisionales para facilitar su eliminación. La mayoría de los documentos analizados en esta fase serán semicorrientes, y 8.3 según el plan, habrá que trasladarlos a un centro de documentación. Se trata de un edificio diseñado y construido especialmente para almacenar, conservar y dar curso en espera de una decisión definitiva a bajo costo a los documentos semicorrientes, A este centro suele llamársele depósito intermedio o limbo. En respecto a ellos. ocasiones es posible transformar satisfactoriamente las instalaciones ya existentes en centro de documentación. La creación y organización de los centros de documentación rebasa el marco de este estudio, si bien constituyen un elemento esencial en La diferencia fundamental entre un centro de un programa de gestión de documentos. los documentos de los departamentos documentación y un almacén donde depositar radica en que el primero está previsto para el almacenamiento de series de documentos procedentes de muchos departamentos y organismos y está atendido por un la recuperación y la eliminación personal capacitado en las técnicas del manejo, de los documentos en grandes cantidadesll. Por lo general, la unidad de gestión de archivos o de documentos proporciona los centros de documentación y los dirige, aunque a veces pueden ser facilitados por el organismo. En esos casos se utilizarán exclusivamente para el almacenamiento de documentos por cortos periodos de conservación y estarán organizados de conformidad con las directrices establecidas por la unidad de gestión de los documentos. Los documentos semicorrientes suelen trasladarse a los centros de documen8.4 tación en contenedores suministrados por éstos y que se ajustan al tamaiio de los que en lo tocante a los ficheros y planes, documentos de que se trate, es decir, Los documentos irán acompañados además de se requerirán contenedores diferentes. dos copias de la lista de transferencia donde se recogerá la información siguiente: 8.4.1 denominación departamento de la unidad del organismo o sección que transfiere los y nombre documentos; y dirección del PGI-84/WS/26 - pág. 42 8.4.2 número asignado la transferencia; 8.4.3 descripción acompañan 8.4.4 fecha 8.4.5 nombre del a cada caja del lote por el departamento de los documentos que contiene a los documentos archivados en las y forma de evacuación funcionario establecida que procede cada caja cajas; en el a la que realiza plan y fechas de los transferencia que documentos; y fecha. Al llegar al centro de documentación, el funcionario de este lugar axadirá 8.5 algunos datos a la lista de transferencia relativos a la colocación de las cajas en el centro de documentación y devolverá al departamento que hizo la transferencia una copia de la lista, firmada y fechada por el funcionario que recibió el como acuse de recibo. envío, Mientras los documentos permanecen en el centro, la oficina de origen uti8.6 liza la lista de transferencia para recuperar los documentos. Para ello, consigna la referencia de la partida que solicita, incluido el número asignado por el centro de documentos, en un formulario de solicitud enviado como correspondencia interna 0 por correos, 0 por teléfono. Corresponde al personal del centro de documentación eliminar los documentos 8.7 Empero, no estarán facultados para aplicar los planes transferidos a dicho lugar. de conservación sin la autorización expresa de la oficina de origen. En el momento en que se transfieren los documentos se puede pedir a las oficinas de origen que autoricen la aplicación automática de un plan. De lo contrazlo, la autorización se mediante un formulario en el que figurará la información obtiene por lo general siguiente: 8.7.1 denominación del organismo oficina de origen; 8.7.2 número de referencia 8.7.3 descripción trasladar; 8.7.4 hacer una solicitud de ser necesario, conservación y presentar una justificación 8.7.5 firmas de los traslado; 8.7.6 fechas del y fechas que y de la plan y devolución y nombre y dirección de documentos acompañan funcionarios de entrega unidad a los encargados del de las series; documentos de prórroga para dicha de formulario. solicitar de la que se van a del periodo solicitud; de y autorizar el (Formulario 12). uno o más funcionarios de la oficina de origen están faculPor lo general, 8.8 pero para evitar demoras tados para autorizar la eliminación de los documentos, innecesarias los formularios suelen indicar que lo consignado en el plan de los documentos se aplicará dentro de un periodo concreto, por ejemplo, de cuatro semade la oficina de origen en ese lapso. nas, si no se recibe respuesta PGI-84/WS/26 - p6g. 43 FORMULARIO ll LISTA DE MUESTRAS DE TRANSFERENCIA RECORDSTRANSFERLIST Inc.-Valstep-King ---- ILCCIVLO I .” Corp. RECORDS .--,___-_____. C”LCKL0 CENTER -.. .-.- DATC _. USE .-__-.--- I L1IRC CRC ._...- . d.l.d.iL,,9ll.l m. _-.. VOLUYL 77&.44& _-___-__-. --.- K..IOLX _.-. POSILO ---e-.-s.-...--..---- .--.-- OUP COP 1 PGI-84/WS/26 - pág. 44 FORMULARIO 12 NOTIFICACION Y ACUSE DE RECIBO DE LOS DOCUMENTOS QUE SERAN DESTRUIDOS EN EL CENTRO DE DOCUMENTACION Fecha Lugar Nombre Lugar Titulo Se notifica que se destruirán los siguientes documentos en el Centro de Documentación el En caso de que fuera preciso conservar alguno de los documentos enumerados, sirvase excluirlos e indique en la columna 1) la fecha aproximada en que puede destruirse cada documento. Formulario No Descripciõn o nombre del formulario -- al b) No de la partida del F.C.C. c) Periodo que abarcan los De hasta --d) el Formulario - f) T-1241 D-pósito Lugar s> h)i) Fecha en que han de ser destruidos (cuando sea preciso conservarlos por más tiempo) -LL y expedido a los departamentos Elaborado por el Centro de Documentación cuando los documentos están listos para ser destruidos. Los departamentos pueden aprobar o prorrogar el periodo de conservación. Firma Supervisor Documentos de la Paciílo Company Documentos de la Bel1 of Nevada Company del Centro Centro de Documentación u 0 Lugar Supervisor del Fecha de Documentación Lugar Se acusa recibo de la mencionada notificación Firma Título de los documentos que se destruirán. PGI-84/WS/26 - pág. 45 Cuando se van a transferir al depósito de archivos los documentos no corrien8.9 tes corresponde al director del centro de documentación notificarlo al jefe del depósito. Cuando una serie está sujeta a un procedimiento concreto de muestreo, como una selección sistemática, es preciso llevar a cabo la labor en el centro de documentación antes de que se produzca la transferencia. Empero, en el caso de una serie que corresponde analizar archivo por archivo, puede ser más conveniente transferir los documentos en lotes al depósito de archivos, a menos que la proporción de documentos con probabilidades de ser conservados tras el análisis sea pequeña. 8.10 Si los documentos se van a destruir en el centro de documentación al final del periodo de conservación, es preciso tener debidamente en cuenta si la información es confidencial y en qué grado a la hora de seleccionar el método de destrucción. En el caso de documentos no clasificados, que constituye la inmensa mayoría, el método más eficaz y económico es venderlos como papel de desecho. Empero, pudiera ser necesario hacer una selección previa, ya que algunos tipos de materiales, como el de los indicadores de catálogo, valen mucho más que otros. Es preciso destruir de alguna forma los documentos clasificados antes de eliminarlos. Se pueden obtener algunas ganancias financieras si se trituran antes de verderlos pero los documentos de alta clasificación requieren ser tan como papel de desecho, triturados que es tarea muy laboriosa y larga; otra posibilidad es convertirlos en pulpa. Otra opción sería incinerarlos, lo cual suele estipularse en lo tocante a materiales estrictamente confidenciales. Cualquiera que sea el método de destruces preciso tomar precauciones estrictas para que los desechos ción que se adopte, de documentos sumamente confidenciales queden realmente destruidos, siendo imprescindible llevar un control de la destrucción de cada lote de documentos, así como la autorización de su destrucción. NOTAS 1. Records Management Leahy y Cameron, Modern Records Management y Benedon, ofrecen descripciones pormenorizadas de la creación y organización de los Véanse también Arte1 Ricks, - on. centros de documentos. cit.: Victor Gordos . I (ed.) Reader for Archives and Records Centre Buildings, Jr. Society of Ameritan Archivists, Washington D.C., 1970; A.W. Mabbs y Guy Duboscq, The organisation of intermediate records storage, Unesco, París, 1974. II______~__ -_ -.-- ..__. - --l-_-_- _____ ---- PGI-84/WS/26 - pág. 46 9. PLAN DE LOS DOCUMENTOS- EVALLIACION DE CATEGORIAS ESPECIALES DE DOCUMENTOS 9.1 Documentos legibles a máquina 9.1.1 Los documentos legibles a máquina son aquellos que se encuentran en un soporte que requiere la utilización de una computadora y dotación lógica asociada para interpretar y manipular la información que contienen 1). 9.1.2 Los adelantos tecnológicos de los métodos de registro y recuperación de información por Proceso Automático de Datos (ADP) han tenido una profunda repercusión sobre la forma de conservar los documentos. La mayoría de los organismos conservarán los documentos en cintas y discos magnéticos, así como en papel o que se mantiene microforma durante muchos a?ios, pero el volumen de información de la computadora aumenta rápidamente. Esto sucede de dos "conectado a la línea" mantenida en la unidad prinformas; en primer lugar el acceso a mayor información cipal de la computadora solamente se logra mediante terminales de Tubo de Rayos Catódicos (CRT) o Representación Visual (VDU) sin "copia impresa" alguna en papel en segundo lugar, el perfeccionamiento de -la microcomputadora como 0 microforma; estación de trabajo, que se intercomunica con otras estaciones de trabajo similares y con la unidad principal de la computadora, ha dado como resultado el desalo que significa que los comunicados rrollo de la correspondencia electrónica, informes y otros documentos ya no se encuentran necesariamente en copias internos, a menos que se consideren de importancia impresas y se conservan en 'disquetes', suficiente como para ser transferidos a la unidad principal de la computadora. Al el alto costo de la memoria de la unidad principal impone límites propio tiempo, al volumen de la información que se puede conservar en la línea para acceso general; de ahí que se apremie a los que están utilizando el sistema para introducir información a que tomen decisiones rápidas respecto de la conservación de la información que les corresponde. 9.1.3 No es desacertado procurar que los encargados de la gestión de docucon la mentos tomen conciencia del volumen de información que les corresponde esperanza de que logren disciplinarse para crear y mantener menos y mejores docuya sea en la forma tradicional de copia impresa o conectada a la línea. mentos, no ha cambiado las necesidades básicas de la información' Empero, la 'revolución cualquiera que sea la forma en que se mantende conservación de los documentos, gan. Por ejemplo, los documentos de contabilidad, que en muchos países están sujetos a periodos de conservación legal de seis afíos o más, deben conservarse durante cualquiera que sea la forma en que hayan sido creados y conservaesos periodos, que también se han estado conectando dos. Muchos documentos, como los de personal, necesitan ser conservados durante periodos aún más largos. cada vez más a la línea, 9.1.4 En consecuencia, el análisis de los documentos y el perfeccionamiento de los planes de documentos cobrará aun mayor significación en el futuro dada la sino la forma en que se deben necesidad de dicidir no sólo la extensión de tiempo, es el mejor soporte como medio conservar los documentos. Con mucho, la computadora Empero, como medio de conservar documende manipular y transmitir la información. tos durante largos periodos es mucho menos satisfactoria, no sólo por la rápidez con que envejecen los nuevos sistemas de dotación física sino también porque la naturaleza del soporte electrónico que contiene los datos es vulnerable a factores la humedad y los campos magnéticos, y lo que es ambientales como la temperatura, al acceso no autorizado y a la falsificación en gran escala. aún más alarmante, Cuanta más información se tenga conectada a la línea, más complicadas serán las precauciones de seguridad necesarias y mayor será el peligro de pérdida y destrucción de los datos. PGI-84/WS/26 - pág. 47 9.1.5 Es de suma importancia para la integridad futura de los documentos legibles a máquina el que, además de la información que contienen, se tomen decisiones conscientes en cuanto al soporte en que se deben conservar. En consecuenes imprescindible que en el futuro, cia, cuando se preparen los planes de los los gestores procuren elegir el soporte idóneo para los documentos del documentos, organismo en todas las etapas de su desarrollo, de modo que la información que contienen se mantenga durante todo el periodo de conservación. 9.1.6 En algunos casos sería conveniente transferir la información a otro soporte para su conservación a largo plazo, ya sea imprimiéndola en papel, ya sea copiándola directamente en microfilmes o microfichas. Esto es particularmente necesario en el caso de la información contenida exclusivamente en 'disquetes', que se da?ian con facilidad y que sólo sirven para periodos de conservación cortos, si se hacen sistemáticamente copias de respaldo. Sin embargo, en el caso de que se mantenga la información en la unidad principal de la computadora podría ser conveniente conservar los datos en forma legible a máquina, de modo que se mantenga la facultad de manipularla en una computadora. Ejemplos típicos de datos de esta naturaleza son los documentos nacionales, locales o especiales de empadronamiento. 9.1.7 La necesidad de mantener datos en forma legible a máquina será tanto mayor cuanta más sea la información que se conserve conectada exclusivamente a la aunque su costo será alto ya que no basta tan solo con conservar las cintas línea, o discos donde están registrados los datos, sino que habrá que conservar además todos los detalles de los programas de soporte lógico relacionados con ellos y la forma en que fueron acopiados y mantenidos. En consecuencia, la evaluación de cada programa deberá hacerse en una fase inicial de su creación, de modo que las cintas o discos sean seleccionados a intervalos idóneos para su conservación a largo Plazo 0 permanente. El intervalo adecuado para cada programa individual dependerá de la forma en que se actualicen los datos. Cuanto más frecuente sea la actualización, menor será el intervalo para que no se pierda en ese proceso ningún dato imprescindible. De ahí que, además de lo que se requiere para otros tipos de documentos y que se expone en el capítulo 5.10, habrá que recabar la información siguiente para la evaluación de los documentos legibles a máquina: 9.1.7.1 la finalidad que se persigue 9.1.7.2 los detalles de los 9.1.7.3 los detalles de salida 9.1.7.4 los detalles de actualizaciones con el documentos de fichero acopio fuentes de los utilizados datos; como entrada; y sus usos; periódicas. 9.1.8 Es importante también cerciorarse de que, cuando se conserven los a máquina durante largos periodos, se dispone de soporte documentos legibles adquiera una nueva generación físico para leerlos. De ahí que, cuando un organismo de computadoras, se puedan leer las cintas y discos de anteriores generaciones, adecuando a este efecto el nuevo soporte físico al viejo o convirtiendo los datos semicorrientes y corrientes de modo que se puedan leer con cualquier nuevo sistema de operaciones que se introduzca, ya que la conversión retrospectiva será mucho No obstante, al haberse sustituido en la mayor parte de los casos los más cara. programas usados en los sistemas obsoletos, puede ser poco aconsejable desde un las cintas o los discos que les son punto de vista económico u otro conservar En esas circunstancias convendría crear propios en el centro original de cómputo. un Centro de Archivo de Datos (DAC), bajo la supervisión de los archivos, donde se pueda contar con los sistemas operativos necesarios y se puedan almacenar las cintas y los discos en condiciones ideales. “_- --_--- ________-- -.I __-.-.. - PGI-84/WS/26 - pág. 48 9.1.9 Hay que reconocer, sin embargo, que la conservación de las cintas y de los discos en un Centro de Archivo de Datos será costosa, dadas las medidas que es preciso tomar para salvaguardar la integridad de los datos electrónicos, que se deteriorarán a veces muy rápidamente si no se conservan de manera adecuada y En consecuencia, el costo será un factor fundamental a la hora de sistemática. determinar el soporte en que deben conservarse los documentos legibles a máquina una vez envejecidos los propios sistemas 2). 9.2 Microformas 9.2.1 Las microformas han sido de uso corriente durante muchos aí'ios: 9.2.1.1 para sustitución, cuando se microfilman los documentos originales de papel y se destruyen los originales para ahorrar espacio de almacenamiento y en la oficina, así como para acelerar la recuperación de la información; 9.2.1.2 para intercambio de información, cuando se conservan documentos originales de papel y se utilizan las copias microforma para difundir la información que contienen; 9.2.1.3 por razones de seguridad, cuando se utilizan para referencia, con el fin de proteger los tra pérdida, da?io o robo; 9.2.1.4 como Salida de Computadora por Microforma (COM), utiliza la microforma como alternativa al papel salida de computadora. los en las microformas originales condonde para se la 9.2.2 En el caso de que se utilicen microformas para sustituir a los origi0 como otra opción, es preciso inventariarlas y valorarlas de nales de papel, anteriormente conformidad con los procedimientos descritos 3). Empero, el valor probatorio de las microformas en un juzgado dependerá de las exigencias jurídicas del determinado país en que se crean y utilizan. Por lo general, esto entrañará un registro meticuloso de los detalles del sistema de microformas y de las circunstancias en que se hicieron las copias utilizadas como pruebas. Es menester tener en cuenta estos factores al diseRar y evaluar definitivamente un sistema de microforma4). 9.2.3 Las microformas que se utilizan comúnmente para el registro de documentos son rollos de películas y microfichas de 16 mm y 35 mm, aunque,también se de 35 mm y utilizan de 8 mm y otros mayores, de 70 mm y 105 mm. Los microfilmes más se suelen utilizar para el registro de documentos grandes, como mapas, planos por lo general y diseños de ingeniería. En esos casos, las imágenes de la película se cortan y se insertan en tarjetas perforadas con ventanas, es decir, en tarjetas sobre las que se puede escribir información para el indizado. 9.2.4 -./“..~ ._. El microfilme _“.1.,...” de 16 mm se utiliza de tres formas: 9.2.4.1 donde los documentos se filman en secuencia y se simple, leen ya sea de extremo a extremo de la película o a todo lo largo; 9.2.4.2 doble, filman ,__.._” .._. “..--i.1_1 .“... donde juntos _-. el anverso y el en una operación; reverso de los documentos se PGI-84/WS/26 9.2.4.3 d&, donde los documentos se filman en secuencia por un lado de la película, y descendente, por que crea en realidad un formato de 8 mm. - pág. 49 ascendente, el otro, lo 9.2.5 El microfilme se puede utilizar como rollo de película, asistido en la mayoría de los casos por alguna forma de recuperación automatizada. La forma de tecnología más avanzada es la Recuperación Asistida por Computadora (CAR), en que se indizan los carretes de la película en una computadora para acelerar el proceso de la recuperacidn de la información. También puede ir asociado a cápsulas de microfilmes, donde la película simple o doble de 16 mm se corta en trozos y se inserta en cápsulas de acetato o plásticos transparentes, pudiendo ser indizadas y archivadas en la misma forma que las tarjetas de índice. El tamaño más común es aproximadamente A6 (105 mm x 148 mm). En algunos formatos, las películas de 16 mm y 35 mm se pueden incorporar a la misma cápsula. La ventaja principal de la cápsula es que se puede actualizar. De ahí que sea comúnmente utilizada para archivos por materias, o los que pudiera ser necesario añadir documentos con frecuencia. 9.2.6 La microficha es un hoja translúcida de película sobre la que se filman los documentos en secuencias. El tamaño más común es A6 (105 x 148 mm). Su capacidad en cuanto a páginas varia de 98 a 420 en documentos de tamaleo A4. En la parte superior de cada ficha hay un espacio para la información de indización, de modo que la ficha pueda ser archivada en gabinetes para índices. La ficha suele utilizarse para documentos que no requieren actualización, como informes y datos técnicos. También se utiliza ampliamente como Salida de Computadora por Microforma para informes periódicos que serán ampliamente distribuidos. Se han creado formas de microfichas que se pueden actualizar, lo que permite a?iadir otras imágenes a una ficha que ya se ha utilizado. Esto le confiere características similares a las de la cápsula de microfilme. La microficha también se puede encontrar asociada a la Recuperación Asistida por Computadora. 9.2.7 La durabilidad de la microforma depende del tipo de emulsión utilizada para formar las imágenes y el método de procesamiento. Los tres tipos de emulsidn más comunes son el haluro de plata, el diazo y el vesicular. La emulsión de haluro de plata es la más duradera, por lo que debe elegirse para la conservación permanente o a largo plazo. No obstante, es preciso cuidar que la película haya sido adecuadamente procesada para eliminar residuos químicos tales como el tiosulfato que puede provocar el envejecimiento prematuro. Las microformas de diazo y vesicular se utilizan para obtener copias baratas de distribución general por periodos de referencia cortos. No deben utilizarse ni seleccionarse por periodos de conservación largos4). se requiere equipo especializado para leer las micro9.2.8 Sin excepción, formas. Las microfichas y microfilmes en cápsula se pueden leer en el mismo equipo. En ocasiones las películas de 16 mm y 35 mm se pueden leer en el mismo equipo, los requisitos de ampliación para estas formas, es convepero, al ser distintos niente utilizar diferentes tipos de equipos. La tarjeta perforada con ventanas también requiere lectores especializados, generalmente capaces de ampliar las imágenes hasta un tamai'io igual al del documento original , que puede ser considerable en el caso de planos o diseños de ingeniería. En consecuencia, es imprescindible disponer del equipo de lectura idóneo durante el periodo de conservación asignado a una serie de microformas. PGI-84/WS/26 - pág. 50 9.2.9 En el caso de que la microforma forme parte de un sistema de recupeel equipo de lectura será por lo general de tipo estándar y de ración manual, fácil adquisicidn. Sin embargo cuando forme parte de un sistema de recuperación necesariamente del soporte físico automatizada, como el CAR, habrá que disponer durante el mismo periodo que la micronecesario , que puede ser muy especializado, sería prácticamente inútil. forma, ya que, de lo contrario, 9.2.10 Es aconsejable la normalización de las microformas y de los sistemas a largo plazo de de recuperación utilizadas por un organismo para la conservación siendo necesario cerciorarse de que el centro de documentación al la información, idóneos de lectura y de que se transfieren las microformas cuente con los equipos Cuando se hace un plan para conservar una serie a recuperación de la informacidn. largo plazo o en los archivos, hay que prever que las áreas de almacenamiento estén provistas de aire acondicionado y llevar un control estricto de la temperaSe deben utilizar cajas de plástico o metal inertes, en lugar tura y la humedad. las manchas de redox. de cartones, p ara evitar 9.3 les, Registros audiovisuales 9.3.1 Los registros a saber: 9.3.2 audiovisuales se dividen en cuatro categorías principa- 9.3.1.1 de las que los tipos más comunes Películas cinematográficas, de 8 mm, son las de 16 mm y 35 mm, aunque se pueden encontrar 9,5 mm y 70 mm; 9.3.1.2 Grabaciones de video, las de las películas sonoras y se encuentran ticos; 9.3.1.3 que se encuentran comúnmente en forma Grabaciones sonoras, de discos y de cintas magnéticas, aunque las más antiguas como cilindros forma, también pueden encontrarse en otra encerados; 9.3.1.4 Fotos Los registros fijas, en negativo audiovisuales cuyas características cinematográficas ya sea en cintas son comunes a y las grabaciones o en discos magné- y en positivo. son importantes por: 9.3.2.1 su valor funcional o probatorio, en la documentación de las políticas y programas de los organismos patrocinadores, o como complemento a los documentos en otros soportes; 9.3.2.2 su valor histórico o de investidación, en la documentación de la vida económica, política, científica, tecnológica, social y cultural de un país, ya sea de actualidad (es decir, documentales y noticieros) o escenificados. 9.3.3 La importancia de los registros audiovisuales con que mayoría de los organismos radicará principalmente en su valor funcional pero algunos organismos sin duda mantendrán oficinas o unidades rio, y publicitarios, para la producción de películas y vídeos documentales también importantes desde el punto de vista histórico. cuentan la o probatode prensa que serán PGI-84/WS/26 - pág. 51 9.3.4 Las primeras dos categorías de registros audiovisuales, a saber, las películas cinematográficas y los vídeos, tienen características comunes con los documentos de imágenes móviles, aunque el formato sea diferente. Lo más importante en la gestidn de los recursos de las imágenes en movimiento es conservar todos los elementos de todas las producciones hasta tanto no se haga un plan para su eliminación que garantice que no se destruya la película ni se borre el video para utilizarlo nuevamente mientras no se hayan seleccionado los materiales que van a ser conservados permanentemente en los archivos 5). 9.3.5 Los registros de imágenes en movimiento requieren incluirá los detalles de materia . por materia, y el inventario tivo y positivo y el metraje no editado (es decir el material La cantidad de metraje de la producción final) y el editado. editado suele ser considerable, aunque su valor sociológico y final acerca de la cantidad de metraje el mismo. La decisión conserve dependerá del análisis costo-beneficios. un plan elaborado la película en negaque no se utilizó en película o cinta no probatorio puede ser no editado que se 9.3.6 El plan para conservar la documentación afín abarcará el mismo periodo incluyendo los archivos de producción, los libretos, que la película 0 la cinta, las fotos fijas y los recortes de los periódicos y diarios. 9.3.7 Las grabaciones de sonido difieren de las grabaciones de imágenes móviles principalmente en que las primeras carecen de imágenes visuales. La necesidad de conservar la documentación afín es igualmente importante, pero el requisito de hacer un plan del metraje no editado se aplicará únicamente a las cintas como discos y cilindros, ya que otros formatos son por lo general comde audio, pletos por sí mismos. que son imágenes puramente visuales, revisten tanto 9.3.8 Las fotos fijas, Los negativos pueden ser o películas o un formato en negativo como en positivo. los positivos pueden estar impresos o consistir en diapositivas placas de vidrio; de película y vidrio aptas para su proyección. En un organismo, las fotografías suelen encontrarse asociadas a archivos u otra documentación afín, por lo que su destacar el formato, tamaño y examen y programación serán comunes. Es menester tipo de cada fotografía o grupo de fotografías junto a su tema por materia. 9.3.9 Las colecciones de fotos y negativos fotográficos realizadas por los como oficinas de prensa u organizadepartamentos en el transcurso de su trabajo, requerirán un tratamiento especial. Suelen regisciones técnicas y científicas, trarse o indizarse grandes colecciones de este tipo, y los registros e índice se trasladarán al centro de documentación o archivos junto con las cuyas copias fotografías deben constituir la base para la evaluación. En la fase administrativa las colecciones no indizadas son difíciles de evaluar y hay que recurrir por lo general directamente a los archivos. 9.3.10 Para poder ver las proyecciones de películas cinematográficas, vídeos, hay que disponer de equipos espegrabaciones sonoras y diapositivas fotográficas, por lo general antagónicos entre sí y fácilmente caidos en desuso. cializados, ha sucedido con los rollos de 9,5 mm, lo que ha llevado a la Así, por ejemplo, destrucción de los correspondientes equipos de proyección. En el caso de los registros que van a ser conservados durante mucho tiempo habrá que disponer de centros de documentación que cuenten con el equipo idóneo. Brindar esos medios puede ser costoso y tal vez sea preciso analizar la posibilidad de crear archivos centrales para los registros de imágenes móviles y las grabaciones sonoras. PGI-84/WS/26 - pág. 52 9.3.11 Las condiciones en que se pueden almacenar los cos en blanco y negro no son díficiles, si bien podría ser archivo especializado para grandes colecciones que requieran Los negativos deben ser considerados como de catalogación. de los cuales se sacan los positivos y deberán almacenarse, con aire acondicionado. ble, en lugares Los positivos deben cias. documentos fotográfiaconsajable crear un formas especializadas los patrones a partir siempre que sea posiusarse como referen- 9.3.12 Las condiciones de almacenamiento de las películas y cintas cinematográficas son mucho más criticas, y para periodos de conservación más largos será conveniente contar con aire acondicionado. La pelfcula cinematográfica moderna tiene una base no inflamable, de acetato de celulosa, pero las antiguas tenían una base de nitrocelulosa muy inflamable y que se modifica con el tiempo. En consees esencial hacer una pronta valoración de la pelicula con base de nitrocuencia, conservarla como fondo, celulosa y destruirla; en caso que se decida habrá que darle un soporte de acetato de celulosa tan pronto como sea posible. Mientras tanto hay que almacenarla en total aislamiento. 9.3.13 También pudieran surgir problemas con respecto a la conservación de la película de colores que se difuminan con la exposición a la luz. Es preciso almacenar esas peliculas en completa oscuridad y, si se van a archivar, hacerlo a bajas temperaturas. 9.4 Documentos cartográficos saber, 9.4.1 Los documentos mapas, planos (incluido cartográficos son de tres el alzamiento) y diseños categorlas de ingenierfa: principales, a 9.4.1.1 un mapa es la representación de una parte relativamente grande de la superficie de la tierra, con sus características fisicas y politicas, trazada sobre una superficie plana de una papel u otro material, según escala 0 proyección definidos; 9.4.1.2 un plano es el mapa a gran escala de un distrito o ciudad, o el diseño de cualquier objeto hecho por proyección en una superficie plana, como el plano de una planta de un edificio (los alzamientos son diseños de edificios hechos en proyección sobre un plano vertical); 9.4.1.3 un diseño de ingenierfa es el plano o alzamiento de trabajos de ingeniería, incluidos los diseños de construcción y los diseños detallados de piezas de maquinariaó). 9.4.2 Pueden presentarse como originales impresos o manuscritos de preferencia a otros formatos para ser conservados a largo plazo o en archivos, tales fotográficas, térmicas como transparencias hechas para reproducción e impresiones A falta de los originales, se preferirán las transparencias y las o de diazo. fotografías impresas para largos periodos de conservación. PGI-84/WS/26 - pág. 53 9.4.3 En algún lugar nos hemos referido a la práctica de microfilmar los documentos cartográficos en 35 mm y en microfilmes de mayor tamaño, que se cortan e insertan en tarjetas perforadas con ventanas para facilitar la referencia7). No es conveniente en esos casos destruir los originales, dada la dificultad de reproducirlos exactamente a escala a partir de una copia microfilmada. Por este las copias de los microfilmes deben ser utilizadas para referencia, ya que motivo, los originales deben ser almason más fáciles de manejar y ocupan menos espacio; preferiblemente en un centro de documentación, cenados en lugares a bajo costo, precisión en la con el fin de utilizarlos como referencia cuando se requiera escala. 9.4.4 Los criterios de evaluación son análogos a los de otros documentos pero es preciso seleccionar cuidadosamente las partidas cuyo soporte es el papel, que se van a conservar permanentemente para estar seguros de que las copias podrán a lo largo conservarse para ediciones sucesivas de mapas, con cambios producidos También es preciso cuidar que junto a los diseños de arquitectura se del tiempo. conserven los planos de servicios, por ejemplo, de alcantarillas y vertederos, de Los registros e índices de mapas, planos y diseños de los edificios existentes. son instrumentos esenciales para la valoración. ingeniería, cuando existen, Entre al evaluador descartar diseños de ingenieria que pormenootras cosas, permitirán rizan detalles de plantas que han sido substituidos mediante modificaciones o reconstrucciones. PGI-84/WS/26 - pág. 54 NOTAS 1. Wilson Report, pág. 2. La evaluación y conservación de los documentos legibles a máquina fueron debatidos por Michael Cook en Archives and the Computer, Londres, 1980, págs. 161 a 178. Véase también, The Public Record Office, The Selection and Preparation for Transfer of Machine-Readable Records, Londres, 1974; National Archives and Records Service of the USA, Handbook of Recommended Environmental Conditions and Handling Procedures for Magnetic Tape, Washington D.C., 1972. 3. Véanse los 4. Para el análisis pormenorizado de los requisitos jurídicos de diferentes respecto de la admisibilidad probatoria de las microformas, países véase The Admissibility of Microforms as Evidente: a RAMP Study, George Weill, Unesco, París, 1981. 5. Sam Kula, guidelines, 6. Direction des Archives págs. 471 a 474. 7. Véase el capítulos 121. 4 y 5. The Archiva1 Unesco, París, capítulo 9.2.3. Appraisal of moving 1983, pág. 85. de France, Manuel images: D'Archivistique, a RAMP Study París, with 1970, PGI-84/WS/26 10. Resúmenes de las - pág. 55 directrices 10.1 La gestión de documentos está encaminada a conseguir la economía y la eficamantenimiento y eliminación de los documentos a través de su cia en la creación, ciclo de utilización, pudiendo dividirse en tres fases: documentos corrientes, Los archivos son documentos no corrientes que se semicorrientes y no corrientes. conservan en razón del valor permanente o prolongado que representan (1.3, 1.4). 10.2 El Análisis de la documentación es el proceso de reunir información básica su cantidad, formato, tipo, ubicación, situación física, sobre los documentos, utilización y datos semejantes, instalaciones de depósito, índice de acumulación, a efectos de planificar programas de adquisición y archivo o destrucción, operanuevas instalaciones y actividades de archivo conexas ciones de microfilmación, (1.6). 10.3 El plan de la documentacibn es un pliego en el que se describen los mentos de una organización con todos los procedimientos que deben realizarse incluyendo la microfilmación, las interrupciones de ficheros su utilización, destrucción o conservación como archivos, luego de finalizado un periodo de servación determinado (1.7). docupara y la con- 10.4 Los objetivos del análisis de la documentación consisten en lograr que la planificación documental sea completa y comprenda todas las formas de documentos y en contribuir a elaborar sistemas más eficaces de conservación de documentos y de recuperación de la información. Los objetivos de la planificación de la documentación consisten en prever la duración del mismo desde el momento de su creación o recepción hasta que finalice el ciclo de utilización, ya sea mediante su destruccibn 0 su conservación (1.10). de la documentación permite ahorrar 10.5 La utilización de la planificación tiempo, al reducir el volumen de documentos no imprescindibles destinados a la al liberar las oficinas de docurecuperación de información; ahorrar espacio, evitar costos de adquisición de espacio adicional mentos que han perdido vigencia; y de equipos de depósito y promover el control documental eficaz (1.10). 10.6 Las organizaciones que desean emprender un programa de análisis y planificauna unidad de gestión de los ción de documentos deben estar dispuestas a crear empleando a personal especializado, con miras a establecer sistemas documentos, para proceder al análisis y a la planificación de la documentación; formar a su para hacer funcionar los sistemas; proporpropio personal y el de la dependencia, cionar un servicio consultivo sobre sistemas de gestión documental para organismos proporcionar los demás servicios que puedan necesitar los nuevos sis0 secciones; temas tales como centros de documentación y oficinas de micropelículas (2.1, 2.6). 10.7 En caso de existir una escasez de administradores de documentos profesionales y experimentados a partir de los cuales seleccionar al jefe adecuado para la será preferible contratar a un consultor externo unidad de gestión de documentos, que se encargue de crear la unidad y organizar la formación inicial del personal. Una vez establecida la misma, deben proporcionarse los adecuados cursos de formación para el personal. PGI-84/WS/26 - pág. 56 La función de la unidad de gestión de documentos debe ser definida mediante 10.8 de modo que el jefe de la unidad disun reglamento administrativo o por la ley, ponga de la autoridad necesaria para inspeccionar los documentos de todas las con el fin de analizar y planificar los mismos y prohibir la desdependencias, trucción de documentos con anterioridad al análisis. La responsabilidad de la ejecución del análisis deberá recaer en la dirección de la dependencia, aunque sea el jefe de la unidad de gestión de los documentos quien asuma la responsabilidad del trabajo de análisis y de la aprobación de los planes. Las dependencias designarán a los funcionarios para colaborar con la unidad de gestión de documentos (2.7). Cuando la unidad de gestión de documentos forma parte de la organización de 10.9 el responsable de los archivos puede delegar la responsabilidad de la archivos, aprobación final de la planificación documental en el jefe de la unidad. Si la deben establecerse los mecanismos necesaunidad es independiente de los archivos, final del responrios para hacer que los planes sean sometidos a la aprobación sable de los archivos. 10.10 El análisis de los documentos pasa naturalmente por tres etapas: 10.10.1 cuando se informa a las dependencias que Preparación, ciado el análisis y que se lleva a cabo la investigación nar de los documentos de dichas dependencias; 10.10.2 cuando se obtienen los datos de las Inventario, mentos en poder de cada unidad de la dependencia; 10.10.3 cuando Evaluación, identificado en la dos de conservación series se examinan las series de documentos etapa de inventario, para determinar idóneos (3.1, 3.4). se ha iniprelimide docuque se han los perio- 10.11 La investigación preliminar tiene por objeto calcular el volumen de los documentos existentes en cada unidad de la dependencia, su ubicación y el equipo y con miras a planificar la preparación del inventario. Esta superficie ocupados, investigación debe ser realizada por un equipo calificado dirigido por un analista de documentos, que trabaje bajo la supervisión de la unidad de gestión de docuPuede resultar útil disponer de un cuestionario que sirva de guía al mentos. de que se ha reunido toda la información equipo de la unidad para cerciorarse esencial con miras a la preparación del inventario (3.6, 3.7). 10.12 El elemento central del análisis de los documentos es un inventario de las series documentales, bajo custodia de cada dependencia. El inventario de los documentos es una lista completa con los documentos de una dependencia, por series o con suficiente información complementaria como para permitir una valocategorías, La serie de documentos es el conjunto de los ración y evaluación bien informadas. documentos dispuestos por orden (númerico, cronológico o alfabético), o que resulta de una actividad o finalidad específica y que se archiva y utiliza como El inventario debe ser realizado por el mismo equipo que realizó la una unidad. investigación preliminar (4.1, 4.3). los documentos no deben ser eliminados ni 10.13 Una vez iniciado el inventario, La calidad del inventario dependerá trasladados sin notificación previa al equipo. de la exactitud con que se definen las series de documentos y se asignan los títulos (4.4, 4.5). Algunas series exigirán una consideración especial, como los doculas cintas magnéticas y los documentos las microformas, mentos cartográficos, audiovisuales (4.6-4.8, 9.1-9.4). Puede ser ventajoso iniciar el inventario de los documentos no corrientes que hay en los locales de depósito. Se supervisará la marcha del inventario, de modo que no quede ningún elemento que haya sido pasado por alto (4.8, 4.9). PGI-84/WS/26 10.14 Si ficar los introducir actualizado el inventario es suficientemente problemas de la gestión de los otros sistemas de conservación; todos los ailios. (4.11). detallado, se utilizará documentos y estudiar la en consecuencia, deberá - pág. 57 para identiposibilidad de ser revisado y 10.15 Una vez finalizado el inventario, los formularios se clasificarán por orden alfabético según las series de documentos para su evaluación. Los datos provenientes de los formularios de inventario pueden insertarse ventajosamente en un programa de gestión de datos de una microcomputadora, para la elaboración de los planes de documentación. (4.12, 4.13). 10.16 La evaluación es una función básica de los archivos destinada a determinar lo que puede archivarse o debe destruirse de los documentos según sus usos actuales y futuros tanto a nivel administrativo, como fiscal y jurídico, y el valor informativo y de investigación que poseen; testimonial, a veces se denomina evaluación 0 conservación selectiva. La evaluación tiene lugar a dos niveles. En el primero, se comunicará a la unidad de la dependencia la evaluación provisional de cada serie y el periodo de conservación recomendado, para que el personal de la misma pueda determinar cuánto tiempo se conservará en razón de la actividad; en el el servicio de archivos determinará qué series de documentos poseen segundo nivel, valor de archivo y, en consecuencia, deben conservarse. (5.1, 5.11) 10.17 Una vez que el analista de documentos ha finalizado la evaluación provisional de cada serie, sus recomendaciones serán incluidas en una Autorización de conservación de documentos, especificando el periodo durante el cual los documentos de cada serie son corrientes y tienen que permanecer en la oficina de origen; el momento en que se convierten en semicorrientes y deben ser transferidos a un centro de documentación para su ulterior conservación, y la disposición final de los documentos, una vez que no son de actualidad, ya sea mediante la eliminación, ya sea mediante la transferencia a los archivos. (6.1, 6.2) 10.18 En la autorizacibn de conservar los documentos debe también especificarse qué documentos son vitales para la supervivencia de la organización, con miras a un planeamiento en caso de catástrofe, las series de documentos demasiaso voluminosas para ser conservadas íntegramente y el método de muestreo que será utilizado para conservar una selección representativa. Las series de documentos pueden ser convertidas a otro medio, por ejemplo, del papel a la micropelícula, para mejorar la velocidad y eficacia de recuperación y ahorrar espacio. En la autorización se de documentos podrían ser de acceso resespecificará, asimismo, qué series tringido. (6.3). 10.19 La autorización de conservar los documentos se comunicará, para su aprobaal servicio de archivos y, cuando corresponda, ción, a la dependencia, a otras financieras o administrativas. Una vez recibida la dependencias, ya sea jurídicas, aprobación final, los documentos cuyo periodo de utilización ha expirado serán eliminados; los documentos semicorrientes se trasladarán a un centro de documentación; los destinados a ser archivados se enviarán a los archivos mientras que las series de documentos aún vigentes se incorporarán al planeamiento de la documentación. (6.4, 6.6) 10.20 El jefe de la unidad de gestión de documentos es responsable de los planes Estos son de dos tipos: los planes generales, basados en los de documentación. inventarios de cada dependencia u organismo que realizan esencialmente el mismo trabajo, aunque no siempre utilicen la misma terminología ni conserven los docubasados en inventarios mentos de la misma forma y los planes de la dependencia, que cuentan con series exclusivas de docuprovenientes de una sola dependencia, de conservación tomados de los planes generales. mentos e incorporan periodos (7.1, 7.4) PGI-84/WS/26 - pág. 58 10.21 Los planes de dependencia contendrán esencialmente la misma información que la versión final aprobada de la autorización de conservación de los documentos de exceptuando la información que sirva de base para los periodos cada dependencia, de conservación concertados y las series no corrientes que hayan sido destruidas o transferidas a los archivos. Los planes se revisarán anualmente, en función de los cambios de la organización y la práctica de conservación de los documentos, según criterios de conservación de índole legal u otra, la creación y cesación de series de documentos y las modificaciones de la tecnología de la dependencia. (7.4, 7.8) 10.22 Corresponde al generales o los planes de uso corriente. Esto ción para identificar deben ser transferidos periodo complementario, diata o su transferencia personal de la dependencia poner en práctica los planes de la dependencia a medida que los documentos dejan de ser implica el examen periódico de los sistemas de clasificalos documentos semicorrientes y el uso no corriente que al centro de documentación para ser conservados durante un hasta su eliminación final, 0 para su eliminación inmedirecta a los archivos. (8.1, 8.2) 10.23 El Centro de Documentación es el edificio, diseñado y construido especialmente para almacenamiento a bajo costo, mantenimiento y comunicación de documentos semicorrientes a la espera de su eliminación final; a veces se denomina depósito central o "limbo". La diferencia fundamental entre el centro de documentación y el depósito de documentos departamentales consiste en que el primero recibe material proveniente de muchas dependencias y está administrado por personal formado en las técnicas de manejo, recuperación y archivo o eliminación de grandes cantidades de documentos. Suelen ser abastecidos y administrados por las unidades de gestión de los documentos o por las de los archivos. (8.3) 10.24 El traslado de los documentos semicorrientes a los centros de documentación se efectúa en cajas normalizadas y con las listas de transferencias, de conformidad con las normas establecidas por la unidad de gestión de documentos. Mientras que los primeros se conservan en el centro de documentación, las listas de transferencias se utilizan para la recuperación y el archivo o la eliminación de los documentos. (8.4, 8.6) 10.25 El centro de documentación, bajo la autoridad de la oficina de origen de los mismos, es responsable de la eliminación de los documentos en función de los planes de conservación. Hay que atenerse a la confidencialidad de la información contenida en los documentos cuando se proceda a elegir el método de destrucción. Los documentos confidenciales deberán ser detenidos antes de ser eliminados. (8.7, 8.9). Los adelantos tecnológicos en los métodos de registro y recuperación de la 10.26 información, mediante el uso de documentos de lectura mecánica disponibles para tienen importantes consecuencias sobre la gestión de los docuconsulta en línea, en el ámbito de los análisis y planeamiento mentos. Estos documentos se incluirán de la documentación, prestándose sin embargo especial atención al medio seleccionado para la conservación a largo plazo de la información derivada de dichos documentos. Para la conservación permanente, puede resultar ventajoso obtener copias en papel 0 en microformas, aunque parte de la información deba conservarse en cintas magnéticas, para seguir siendo manipulada en una computadora. En ese caso, se hará lo necesario para poder disponer del material necesario a la lectura de los documentos durante todo el tiempo en que se conserven en las cintas. (9.1). PGI-84/WS/26 ll. Selección - pág. 59 bibliográfica 11.1 La bibliografía que figura a continuación no es exhaustiva dado que la práctica del análisis de los documentos y los planes de la documentación en papel, expuesta en el presente estudio, suele ser conforme a los procedimientos normalizados sobre la gestión de los documentos que se repiten, con modificaciones, en muchas publicaciones. Por otra parte, siguen evaluándose todavía las repercusiones de la nueva tecnología administrativa en los análisis y planeamientos y, al no haberse tampoco elaborado prácticas normalizadas, los textos fidedignos en la materia son escasos y se publican con grandes intervalos. La bibliografía se divide en cuatro secciones: ll.2 11.1.1 Bibliografías 11.1.2 Textos 11.1.3 Aspectos 11.1.4 Aplicaciones básicos sobre del análisis de documentos y de los planes prácticas Bibliografías 11.2.1 Frank B. Evans a Select Bibliographical Washington D.C., 1970. 11.2.2 Institute Records Manager ll.3 gestión Textos básicos (compilador), Guide, of Certified Examination, sobre gestión The Administration National Archives Records Washington of Modern and Records Managers, Bibliography D.C., 1975. Archives: Service, for Certified de documentos 11.3.1 Donald H. Bell, Records Management Program - Comprehensive Outline, Report No 3, International Records Management Council, 22243 Miston Drive, Woodland Hills CA 91364, Estados Unidos de América, 1969. 11.3.2 William América, 1969. 11.3.3 smaller Benedon, Michael Cook, organisations 11.3.4 Emmett J. Nueva York 1965. Records Archives and for Leahy Aspectos del a) Documentos análisis Los Angeles, Administration: local government, a manual Londres, y Christopher Schellenberg, 11.3.5 T.R. publicado en 1956, Reedición ll.4 Management, A. Cameron, Modern Archives: Midway 1975. Estados Unidos for intermediate 1971. Modern Records Principies and de and Management, Techniques, y el planeamiento audiovisuales 11.4.1 British Records Association, Report to Party on Audio-Visual Records, Londres, 1983. the Council of the Working 11.4.2 Sam Kula, The Archiva1 Appraisal of Moving Images: a RAMP Study with 1983. La evolución de las imágenes en movimiento Guidelines, Unesco, París, estudio del RAMP con directrices. Unesco, París. 1983. de los archivos: -_ ___- _I_. ..-..- - -- PGI-84/WS/26 - pág. 60 b) Autoridad y control 'Management in 11.4.3 William Benedon, Records Management Quarterly, Approach', Information - an Interdisciplinary vol. 12, No 4, 1979. c) Automatización 11.4.4 William Benedon, ibid, vol. 4, No 2, 1980. 'Automated SchedulinglRecords Centre Operations', 'ARMS - a Computer-based Butler y W.H. Nicholson, 11.4.5 D.J. Management System developed by the Tyne and Wear County Council', of the Society of Archivists, vol. 6, No 4, 1979. 11.4.6 C.W. Sieberling, in Records Management Kansas, 1978. 11.4.7 S.C. of Archivists 11.4.8 'Computer from the Package Records for Records Management Newton, Office Automation and Records Records Management Group, 1981. Michael Cook, Archives and the Computer, The Selection 11.4.9 The Public Record Office, of Machine Readable Records, Londres, 1980. 11.4.10 National Archives Environmental Conditions Washington D.C., 1972. and and 11.4.11 C.L. SAA, 1980. Archives Geda, et al., 11.4.12 M. Fishbein, Guidelines ICA Automation Committee, 1980. Archiva1 11.4.13 T. Hendley, media and optical data disks, Records Handling for Management', Quarterly, Management, Londres, Records Journal Readings Ciudad de RMP 1, Society 1980. and Preparation Service, Handbook for Procedures and Machine - Readable Administering Machine for Transfer of Recommended Magnetic Tape, Records, Readable Chicago, Archives, storage potential of microforms, Publicaciones NRCD N" 19.1, Hertford, magnetic 1983. d) Micrográfica Readings in Records 11.4.14 Gerald F. Brown, 'Micrographics', from the Records Management Quarterly, Ciudad de Kansas, 1978. 11.4.15 graphics, National Silver An Introduction Micrographics Association, Spring, MD 20910, Estados Unidos de América. 11.4.16 George Weill, RAMP. The Admissibility 1982. 84 págs. París, e) Evaluación Management to Micro- El valor probatorio de las microformas - Estudio del of Microforms as Evidente, a RAMP Study, Unesco, Disponible igualmente en francés e inglés. y planeamiento 'Investigating 11.4.17 John W. Gross, Management Quarterly, abril de 1973. and Scheduling of Records', Records PGI-84/WS/26 - pág. 61 11.4.18 Felix Hull, The Use of Sampling Techniques in the Retention of a RAMP Study with Guidelines, Unesco, París, 1981. Utilización de Records: técnicas de muestreo en la conservación de registros. Estudio del RAMP y directrices al respecto. París, Unesco, 64 págs. Disponible igualmente en francés e inglés. 11.4.19 Ronald E. Raven, 'Appraisal Check in Records Management Readings Manager', Quarterpy, Ciudad de Kansas, 1978. List: from Tools for the Records the Records Management 11.4.20 Morris Rieger, 'Técnicas modernas de retirada de documentos Modern Records retirement and appraisal normas de evaluación' practice', RUGIBA vol. 1, No 3, Unesco, París, 1979. págs. 217-227. f) Centros de Documentos 11.4.21 Victor Gondos Jr. (editor), Reader for Archives and Records Society of Ameritan Archivists, Washington D.C., 1970. Buildings, 11.4.22 storage, ll.5 The organisation A.W. Mabbs y Guy Duboscq, Unesco, París, 1974. Aplicaciones documentación. y prácticas del análisis de documentos of intermediate y del Center records planeamiento de la a) Australia 11.5.1 1978. Australian 11.5.2 Ibid., Archives, General Guide Disposal Schedules, 11.5.3 M.J. Leigh, The Australian Archives (HQ), Kew East, Victoria 11.5.4 Gobierno de Nueva Records Management Office, NSW, 1976. to Records Disposal Canberra, Procedures, 1978. Records Retention 3120, NSW, 1982. Gales del Gobierno Canberra, Manual, Professional Sur, Records Scheduling and Disposal, de Nueva Gales del Sur, Sydney 2000, b) Canadá 11.5.5 Public Archives of Canada, Management Service, Ottawa, 1980. 11.5.6 Canada, Records Scheduling Schedules General Records Disposal Ibid., 3a. edición, Ottawa, 1978. and Disposal, of the Records Government of c) Francia 11.5.7 1970. Direction des Archives de France, Manuel d'Archivistique, París, d) Filipinas RAMP pilot 11.5.8 Arte1 Ricks, archives and records centre, 1982. project Informes for the establishement Nos. 1 y 2, Unesco, of a regional París, 1981 y PGI-84/WS/26 - pág. e) Reino 62 Unido The 11.5.9 The Grigg Committee, Records, Omnd. 9136, HMSO, London, Report of the Committee 1954, Reeditado en 1972. 11.5.10 The Wilson Committee, Modern Omnd. 8204, HMSO, Londres, 1981. 11.5.11 f) Public Estados 11.5.12 Manual, 11.5.13 Records, 11.5.14 Record Unidos Bethlehem Bethlehem, Office, Manual Public Records: of Records on Departmental Selection Administration, and Access, 1983. de América Steel 1972. Corporation, National Archives and Washington D.C., 1981. NARS., Federal Records Records Records Centers, Retention Service, Washington Program Disposition D.C. 1967. Procedure of Federal PGI-84/WS/26 - pág. 63 APENDICE A EL USO DE LAS MICROCOMPUTADORASEN EL PLANEAMIENTO DE LA DOCLJMENTACION El Consejo General de Enfermería de Inglaterra El Consejo General de Enfermería de Inglaterra 1. creado por la Ley de Registro de Enfermeras de 1919. 1.1 elaborar calificadas; y mantener 1.2 establecer y habilitar 1.3 establecer el examen tipo estatal (SRN); 1.4 velar un sistema institutos por la disciplina al día un registro único de formación de formación; para enfermeras y el País de Gales y el País de Gales (GNC) fue Las funciones del mismo eran: profesional para de las estudiantes diplomadas enfermeras en enfermería con reconocimiento profesional. Las reponsabilidades del GNC fueron ampliadas por la Ley de Enfermeras de 2. 1943, para incluir una Lista de Asistentes de Enfermería, denominada más tarde Lista de Enfermeras Matriculadas con reconocimiento Estatal (SEN) por la Ley de Enfermeras (modificada) de 1961. Las SEN pueden realizar cursos de formación de a los que se accede por evaluación general y no mediante exámenes de enfermeras, ingreso. El número de enfermeras diplomadas y matriculadas había aumentado tanto hasta 3. 1959 que se decidió para ahorrar espacio transferir los ficheros de los registros El proceso finalizó en 1973. Los regisde enfermeras a micropelículas compactas. con el resumen de las calificaciones de cada enfermera diplomatros y las listas, da y matriculada, fueron también informatizados en 1973. El Consejo General de Enfermería delegó sus funciones, el 30 de junio de 1983, 4. en tres nuevas organizaciones creadas por la Ley de Enfermeras, Parteras e Inspectores de Sanidad de 1979: el Consejo Central de Enfermería, Obstetricia e Inspección Sanitaria del Reino Unido (UKCC) y los Consejos Nacionales inglés y galés de El UKCC es actualmente responsable Enfermería, Obstetricia e Inspección Sanitaria. el mantenimiento y el desarrollo de las normas de formación y de la inscripción, Los consejos nacionales se ocupan de la ejecución de la de conducta profesional. política educativa y de formación y del examen y evaluación de estudiantes y resiSe encargan también de investigar los casos de mala conducta dentes de enfermería. En el momento del traspaso de los registros y listas, había más de profesional. 750.000 miembros inscritos en ellos. Con anterioridad a 1979, cuando fue autorizada por estatuto la reorganización 5. no se había realizado ningún análisis de documentos ni de planes de documentación las medidas tomadas para microdel GNC desde sus comienzos, en 1919, exceptuando filmar y automatizar los registros y las listas. Por lo tanto, en julio de 1982, el Consejo decidió nombrar a un consultor en gestión de documentos (el autor del presente informe) para realizar una investigación preliminar del problema y efectuar recomendaciones para la gestión de los documentos en el futuro, ya que se deseaba conservar los archivos en la Oficina de Documentación Pública. ~GI-k34/WS/26 - pág. 64 En el inEorme del consultor, presentado 6. la necesidad de planificar un volumen total recomendando Las medirlas siguientes: el de 25 de agosto de 1982, se señal.abn 2.000 pies cúbicos de documentos, 6.1 Realizar, en un periodo de cuatro semanas, el inventario los documentos, para preparar los planes de conservación; 6.2 Transferir los documentos catalogados Documentación Pública en Kew, en virtud ban negociando entre el Consejo y el mencionada; 6.3 Contratar a un equipo de incluyendo el examen de los de Documentación Pública; 6.4 Sacar copia de archivo 30 de junio de 1983 para proyecto archivos detallado de como archivos a la Oficina de de los acuerdos en que se estaJefe de Archivos de la Oficina para disponer de para su transferencia Los del Registro y Lista informatizados la Oficina de Documentación Pública. documentos, a la Oficina hasta el En septiembre de 1982 el Consejo General de Enfermería aceptó estas recomen7. de Documentación Pública accedió a daciones y el Jefe de Archivos de la Oficina recibir todo el material archivado con más de cinco años de antigüedad, a condición de que los archivos restantes hasta el 20 de junio de 1983 fueran transferilos departamentos correspondientes de las dos tan pronto como pudieran enviarlos Los documentos se prepararían de acuerdo con los requisitos nuevas organizaciones. establecidos por la Oficina de Documentación Pública con respecto a las dependencias gubernamentales, y la transferencia sería supervisada por el Sr. Kelvin Smith, uno de los funcionarios inspectores de la PRO. El inventario fue terminado el 30 de noviembre de 1982. Sus resultados se 8. 2.219 pies cúbicos de documentos, de resumen en el Cuadro 1. Fueron inventariados los que se consideraron con valor de archivo 626 pies cúbicos, decidiéndose examiotros 499 pies cúbicos más. El nar también, por su posible valor de archivo, inventario se hizo con arreglo al Formulario de Inventario y de Evaluación, elaborado al efecto, (Cuadro II). 9. Fue necesario concentrar en un periodo de tiempo relativamente breve la evaluación y el planeamiento de cada serie de documentos, para poder respetar la fecha límite fijada para el traspaso, es decir, el 30 de junio de 1983. Por lo los datos de evaluación fueron programados mediante el sistema de gestión tanto, de datos Compsoft (DMS) en una computadora Commodore CBM 8032, con un doble disco en combinaflexible CBM 8050 y una impresora CBM 8026. Este programa se utilizó ción con un programa de tratamiento de textos Wordcraft 80 en el mismo equipo, para la elaboración de material de introducción normalizado para los planeamientos. por departamentos (Cuadro III) y presentados, 10. Los planes fueron clasificados IV/l) y una introducción general con una carátula (Cuadro para su aprobación, (Cuadro IV/2). Se asignó un número único de cinco cifras a las partidas de cada designando los dos primeros dígitos el número de clasificación plan (Cuadro TV/3), del departamento y los tres últimos el número atribuido a la serie por dicho departamento. El título estaba constituido por tres elementos: la designación del el tema de la serie y el volumen correspondepartamento, el tipo de documento, En las columnas 4 a 7 se incluían datos relativos a la conservación; en diente. las columnas 8 y 9 se identificaban las copias de los documentos en poder de otros departamentos y sus periodos de conservación, cuando correspondía. La columna final estaba reservada a los comentarios eventuales. PGI-84/WS/26 - pág. 65 Los proyectos de planeamiento fueron enviados a los jefes de los departamentos ll. para ser aprobados, y tanto la estructura del programa DMS como la facilidad con que podía efectuarse la actualización utilizando dicho programa aceleraron considerablemente la elaboración del planeamiento. En marzo de 1983 se contrató al equipo del proyecto, financiado mediante sub12. vención de Manpower Services Commission. Estaba compuesto por un experto en gestión cinco archiveros asistentes para identificar y catalogar los docude documentos, mentos y catorce asistentes de proyecto a tiempo parcial para poner en condiciones, que serían transferidos luego a la Oficina de guardar y rotular los archivos, Documentación Pública. En un principio, se pensó poder realizar el proyecto en seis meses, pero después se prorrogb otros cuatro meses, hasta finales de enero de 1984. Bajo la supervisibn del experto en gestión de documentos, los asistentes de 13. archivos identificaron cada serie de documentos a partir de hojas de inventario y de evaluación y, con la ayuda de los asistentes de proyecto, las procesaron de acuerdo con los requisitos de los planes de conservación del departamento interemanuscritas que elaboraron fueron incorporadas a la máquina de sado. Las listas tratamiento de textos y modificadas de acuerdo con la Oficina de Documentación Pública, antes de ser impresas (Cuadro V). Durante el periodo de ejecución del proyecto, los sótanos y las oficinas fue14. ron desalojados de documentos no corrientes. El equipo examinó 1.267 pies cúbicos de documentos, catalogándose 513 pies cúbicos que serían transferidos a la Oficina en ésta había más de 8.000 archivos, volúmenes, planos, de Documentación Pública; microformas y otros documentos. fotografías, Del material restante fueron destruidos 273 pies cúbicos, mientras que otros 418 pies cúbicos, cuya conservación ulterior se había previsto, fueron examinados y almacenados en un centro de documentos creado en un local del sótano, del que se desalojaron los documentos no corrientes. Los departamentos del GNC tuvieron la responsabilidad de examinar 952 pies 15. cúbicos de documentos que permanecían en su poder, 'de acuerdo con los planes aprobados por los respectivos jefes de los mismos. Estos documentos fueron eliminados 0 se transfirieron a nuevas organizaciones. PGI-84/WS/26 - pág. 66 Cuadro Inventario Análisis de documentos de los documentos Consejo conservados General por los de Enfermería departamentos 30-11-81 Examen pies cúbicos Otros pies cúbicos Total pies cúbicos 47 110 201 358 3 40 83 126 Registro 37 38 4 79 Oficinas 9 22 17 43 125 11 98 234 Sótano 91 116 11 218 Inscripcción 98 57 170 325 4 60 64 Departamento Finanzas Archivero: Distribución Consejo y Comités Archivos pies cúbicos del 1 Disciplina Ultramar 18 2 230 250 Exámenes 80 8 6 94 Educación 72 41 107 220 Procurador 4 5 52 61 Procesamiento de datos 3 4 4 11 25 20 45 16 31 77 Personal Administración Otros Total 30 9 626 9 499 1.094 2.219 PGI-84/WS/26 Cuadro - pág. 67 II TITULO DEL DOCUMENTO FORMULARIO DE INFORME No I t I )ESCRIPCION Oficina pies cúbico! Almacen. pies cúbico! Depósito pies cúbicos EVALUACION DEL DOCUMENTO TITULO DEL DOCUMENTO BJMERODE .A PARTIDA :OPIA DEL DOCUMENTO AÑOS VOLUMEN COPIA NO DOCUMENTAL :EQUISITOS LEGALES AÑOS :ONSERVACION COMPARABLE Minima Máx. Promedio 'ALOR DE ARCHIVO :OMENTARIOS 'ERIODO )E CONSERV. < CONSERV. Símb. RECOMEND. Ofic. Depós. ;IMBOLOS DE CONSERVACION Total PLANEAMIENTO Ofic. Elimin. Depós. T A R A = = = = transferencia destrucción examen transferencia Números = No de años --.-_._-- _- _~.. Elimin, SIMBOLOS DE ELIMINACION C = año en curso T= terminación A = verificación Formulario Total de inventario y evaluación de documentos a depósito a los archivos PGI-84/WS/26 - pág. 68 Cuadro III CONSEJO GENERAL DE ENFERMERIA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS 01 CONSTITUCION 09 EXAMFNZS 02 CONSEJO Y COMITES 10 ULTRAMAR 03 SECRETARIO ARCHIVERO 11 FINANZAS 04 INSCRIPCION 12 ADMINISTRACION 05 PROCURADOR 13 PERSONAL . 06 DISCIPLINA 14 TRATAMIENTO DE DATOS 07 INVESTIGACION 15 UNIDAD DE INVESTIGACION DEL GNC 08 EDUCACION 16 ADMINISTRADORES FIDUCIARIOS DE LA ASISTENCIA SOCIAL PGI-84/WS/26 Cuadro - pág. IV/1 CONSEJO GENERAL DE ENFERMERIA PLAN DE CONSERVACIONDE DOCUMENTOS Departamento: Símbolos Jefe de archivos - Constitución Símbolos de conservación C = Aiio en curso T = Terminación de la transaccidn o cierre del registro A = Verificación P = Permanente -no de archivos Números Conservado Revisado 26-02-84 en ejercicio D R A M T = = = = = de eliminación Destrucción Examen Transferencia Micropelícula Transferencia = Número de a?ios = Conservado por el departamento a archivo al registro 69 PGI-84/WS/26 - pág. 70 CUADRO IV/2 PLAN DE CONSERVACIONDE DOCUMENTOS INTRODUCCION El planeamiento adjunto resume los detalles de las series de documentos identificadas durante la recopilación del inventario de los documentos del Consejo General de Enfermería. Su finalidad es determinar cuánto tiempo hay que conservar cada serie para su uso en el departamento y cuándo debe ser destruida o transferida los archivos del Cona la Oficina de Documentación Pública en Kew, para integrar Cada plan será presentado al Jefe del Departamento y, sejo General de Enfermería. al Jefe de Archivos en ejercicio para su enmienda y aprobación, posteriormente, antes de ser remitido a la Oficina de Documentación Pública para la aceptación de Las notas que siguen pueden ser de aquellas series identificadas como de archivo. utilidad en la lectura de los planes: Item. Los números de esta columna corresponden al programa sobre cuya base serán neamiento y a las hojas de inventario, Esta columna identifica la función Título del documento. el tipo y el tema de las series, que pertenece cada serie, los documentos en las series y el volumen de documentos pies cúbicos. automatizado, al plaprocesadas las series. o el departamento a los los periodos que abarcan encontrados, calculado en enumerados en la hoja volante, Conservación. Los símbolos de la tercera columna, indican el momento en que finaliza el uso de un documento, por ejemplo, T significa terminación de una transacción o cierre de un registro. Los números de las columnas encabezadas con las leyendas Oficina y Depósito, que se adicionan en la sexta el periodo durante el cual las series permanecerán bajo el control columna, indican La fórmula T+O-O-O significa que la serie debe ser destruida o del departamento. el 30 de junio de transferida a la PRO al delegar el GNC sus funciones en ella 1983. Cuando una serie identificada como de archivo sigue siendo corriente, la PRO salvo los de los cinco últimos aîios, que serán aceptará todos los documentos, transferidos a medida que puedan ser liberados por el departamento. Eliminación. Los símbolos cómo deben ser eliminados enumerados de esta columna, los documentos a la expiración en la hoja del ciclo volante, indican de utilización. Esta columna indica dónde puede encontrarse la copia de un Copia de documentos. documento de una serie determinada, así como su eliminación, si no se c.onserva en el departamento al que hace referencia el planeamiento. Conservado. Esta columna indica en poder de otros departamentos. Comentarios. la evaluación 27-04-83 el periodo de conservación de copias Los comentarios de esta columna tienen por objeto asistir de la importancia relativa de una serie de documentos. de documentos a la Derek Charman Archivero Consultor PRO en CUADROIV/3 Punto Titulo 11001 Finanzas Cartas preliminares Departamento de Salud 1961-1982 11002 11003 11004 11005 11006 11007 del Finanzas Ordenes del Día y Actas Consejo y Comités 1973-1982 Finanzas Ordenes del Día Provisionales e Informes Comité de Finanzas 1973-lY79 Finanzas Acuerdos Alquileres 1980-1982 T+ Ofic. Depós. Total Elimin. Copia documental Conservador Comentarios 1 4 5 D Archivero c+ 2 0 2 D Archivero Copias Oficina c+ 1 0 1 D T+ 1 5 6 D A+ 1 0 1 D Exámenes Destruir luego del control T+ 1 4 5 D Archivero T+ 1 4 5 D Archivero 0,5 pies3 ll,0 1,25 de pies3 pies3 y servicios 0,25 Finanzas Evaluación Listas de candidatos 1982-1983 Finanzas Circulares Salud Pública 1969-1973 Finanzas Circulares 1975-1982 Conservación documento del pies3 1,O pies3 5,25 pies3 GNC 0,5 pies3 PGI-84/WS/26 - pág. 72 CUADROV Referencia DT 5 CONSEJO Y COMITES: ACTAS DT 5 Descripción Fecha Referencia anterior CONSEJO GENERAL DE ENFERMERIA Actas impresas 1 11 de mayo de 192028 de octubre de 1922 Reuniones: Nos. l-18 2 3 de febrero de 192215 de diciembre de 1922 Idem: Nos. 20-22, 24-31, con la reunión especial del 6 de octubre de 1922 3 16 de febrero de 192316 de diciembre de 1927 Idem: Nos. 32-86 con la reunión especial del 2 de diciembre de 1927 Volumen Indizado 8 4 20 de enero de 192816 de diciembre de 1932 Idem: Nos. 87-141 con las reuniones especiales del 21 de junio de 1929 y del 11 de marzo de 1931 y la reunión del Comité Permanente del Consejo del 24 de junio de 1932 Indizado Volumen 5 27 de enero de 193317 de diciembre de 1937 Idem: Nos. 142-198 con la reunión especial del 10 de marzo de 1933 Indizado Volumen 6 28 de enero de 193819 de diciembre de 1941 Idem: Nos. 199-238 con las reuniones especiales del 17 de marzo de 1938, 10 de marzo de 1939 y 9 de junio de 1939 y las reuniones del Comité de Emergencia Nos. l-3, del 27 de octubre de 1939,. 24 de noviembre de 1939 y 15 de diciembre de 1939 Véase también DT 51277 Indizado 7 23 de enero de 194221 de diciembre de 1945 Actas manuscritas de las reuniones: Nos. 239-282 con las reuniones especiales del 10 de junio de 1943, 20 de agosto de 1943, 7 de septiembre de 1944 y 7 de junio de 1945 lo de enero de 194628 febrero de 1947 Reuniones: Nos. 283-294 PGI-84/WS/26 Referencia CONSEJO Y COMITES: DT 5 1 Fecha - pág. ACTAS DT 5 Descripción Actas 73 Referencia anterior manuscritas 9 11 de mayo de 1920 16 de febrero de 1923 Reuniones: Nos. l-32 con la reunión de emergencia del 14 de julio de 1921 y la reunión especial del 6 de octubre de 1922 Indizado hasta fines de 1922 3 partes Libro 1 10 16 de febrero de 192318 de diciembre de 1923 Idem: Nos. 32-42 con la reunión especial del 11 de mayo de 1923 Indizado Libro 2 PGI-84/WS/26 - pág. 74 Documentos del RAMP y otros documentos conexos 1. on the Development Unesco. General Information Programme. Expert Consultation of a Recods and Archives Management Programme (RAMP) Within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. París, Working Document disponible en francés. (PGI-79/WS/l). Paris, Unesco, 1979. 19 págs. Igualmente 2. on the Development Unesco. General Information Programme. Expert Consultation of a Records and Archives Management Programme (RAMP) Within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. París, Final Report (PGI-79/WS/II). París, Unesco, 1979. 36 págs. Igualmente disponible en francés. 3. Manning, Raymond, Gilberte Guide to the Archives of Nations System. Preliminary 4. The Education and Training of Archivists - Status Report of Cook, Michael. Archiva1 Training Programmes and Assessment of Manpower Needs (PGI-79/ 71 págs; Igualmente disponible en CONF.604/COL.2). París, Unesco, 1979. francés. 5. - Analysis of the Study Programmes of Archivists Delmas, Bruno. The Training of Different Countries and Thoughts of the Possibilities of Harmonization (PGI-79/CONF.604/COL.l). París, Unesco, 1979. 75 págs. Igualmente disponible en francés. 6. of the General Information Programme. Meeting of Experts on Unesco. Division París, the Harmonization of Archiva1 Training Programmes, 26-30 November. Report (PGI-79/CONF.604/COL.7). París, Unesco, 1980. 18 págs. 1979, Final Igualmente disponible en francés. 7. Roper, Michael. Democratic Republic of the Training Centre in Archiva1 Restoration París, Unesco, 1980. 31 págs. 8. Kecskeméti, Charles y Evert Van Laar. Acuerdos y Convenios: Modelos Bilaterales y Multilaterales Relativos a las Transferencias de Archivos (PGI-81/WS/3). igualmente en árabe, francés, inglés París, Unesco, 1981. 34 págs. Disponible y ruso. 9. Silva, Lanka 1981. Pt?rotin y Sven Welander, compiladores y editores. International Organizations. Part 1. The United version (PGI-79/WS/7). París, 1979. 301 págs. G.P.S.H. de. A Survey of and Located in Major London 100 págs. Sudan: Establishment of a Technical and Reprography (FMR/PGI/80/180). Archives and Manuscripts Repositories (PGI-81/WS/4). Relating París, to Sri Unesco, 10. ll. A Study of their Coverage by Primary and Brenda. Archives Journals: White, (PGI-81/WS/lO). París, (RAMP Studies and Guidelines). Secondary Sources. Igualmente disponible en francés. IJnesco. 1981. 72 DáPS. PGI-84/WS/26 - pág. 75 12. Pieyns, Jean. Feasibility Study of a Data Base on National Historical Sources in Foreign Repositories (PGI-81/WS/24). París, Unesco, 1981. 66 págs. Igualmente disponible en francés. 13. El valor probatorio de las microformas: Estudio del Weill, Georges. de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) (PGI-81/WS/25). París, 1982. 84 págs. Disponible igualmente en francés e inglés. 14. Hull, Felix. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de regisEstudio del RAMP y directrices al respecto. (PGI-81/WS/26). París, tros: igualmente en francés e inglés. Unesco, 1981. 64 págs. Disponible 15. Cortés Alonso, Vicenta. Perú: Sistema Nacional mentos: RAMP Proyecto Piloto (FMR/PGI/81/110). 16. Crespo, Carmen. República Argentina: Establecimiento de un centro de formación en técnicas de restauración y reprografía en la Escuela de Archiveros, Universidad de Córdoba (FMR/PGI/81/116 E), París, Unesco, 1981. 28 págs. Disponible igualmente en inglés. 17. Ricks, Artel. establishement París, Unesco, 18. Evans, Frank B. The Republic of Cyprus: Development of an archiva1 and records management programme (FMR/PGI/81/166). París, Unesco, 1981. 64 págs. 19. Unesco. General Information Programme. Survey of Archiva1 and Records and Services gement Systems 1982 (PGI-82/WS/3). París, Unesco, Igualmente disponible en francés. 20. de las Directrices del UNISIST y de las Rhoads, James B. La Aplicabilidad Normas Internacionales de la ISO a la Gestión de Registros y la Administración un Estudio del RAMP (PGI-82/WS/4). París, Unesco, 1982. 95 págs. de Archivos: Disponible igualmente en francés e inglés. 21. of the General Information Programme. Second Expert ConsulUnesco. Division tation on RAMP (RAMP II) Berlin (West), 9-11 June 1982. Working Document (PGI-82/~~/6). París, Unesco, 1982. 31 págs. 22. Brenda. Directory of Audio-Visual Materials for Use in Records ManaWhite, gement and Archives Administration Training (PGI-82/WS/8). París, Unesco, 1982. 71 págs. 23. Tirmizi, National 84 págs. 24. Cook, Michael. Directrices la gestión de documentos del RAMP (PGI-82/WS/16). 25. del Programa General de Información. Unesco. Division Expertos sobre el RAMP (RAMP II). Berlín (Occidental), Informe Final. París, Unesco, 1982. 52 págs. Disponible e inglés. Republic of the Philippines: of a regional archives and 1981. 49 págs. Programa Unesco, de Archivos y Gestión de DocuParís, Unesco, 1981. 56 págs. RAMP pilot records center S.A.I. Guide to Records Relating to Science Archives of India: a RAMP Study (PGI-82/WS/12). project for the (FMR/PGI/81/158). Mana1982. and Technology in the París, Unesco, 1982. para la preparación de programas de estudios sobre y la administración de archivos modernos: un estudio París, Unesco, 1982, 61 págs. Segunda Consulta de 9-11 de junio de 1982. igualmente en francés PGI-84/WS/26 - pág. 76 26. Evans, Frank B. Malaysia: Programme (FMR/PGI/82/110). 27. KAMP Pilot Project for Ricks, Artel. Philippines: Regional Archives and Records Centre (Report N" 2) Unesco, 1982. 24 págs. 28. on Archives Published by and with the Assitance Evans, Frank B. Writings A RAMP Study (PGI-83/WS/5). París, Unesco, 1983. 33 págs. Unesco: 29. Guía para la encuesta sobre los sistemas y Evans, Frank B. and Eric Ketelaar servicios de la gestión de documentos y la administración de archivos. Un estudio del RAMP. (PGI-83/WS/6). París, Unesco, 1983. 37 págs. Disponible igualmente en francés e inglés. 30. Guidelines for the Preparation Hildesheimer, Fraqoise. a RAMP Study (PGI-83/WS/9). Paris, National Archives: Disponible igualmente en francés. 31. Kula, Sam. The Archiva1 Guidelines (PGI-83/WS/18). 32. P.S.M. Moideen, Repositories in 72 págs. 33. Obstacles to the Access. Duchein. Michel. a RAMP Study (PGI-83/WS/2Ó). from Archives: Disponible igualmente en francés. 34. and Records Rhoads, James B. The Role of Archives a JXAMP Study (PGI-83/WS/21). Information Systems: igualmente en francés. 56 págs. Disponible 35. and Restoration of Hendriks, Klaus B. The Preservation a RAMP Study with Guidelines in Archives and Libraries: Unesco, 1984. 121 págs. 36. Stark, within 37. Y.P. Modelo de Programa de Estudios para la Formación Kathpalia, listas en Conservación y Restauración de documentos: Un Estudio Directrices (PGI-84/WS/2). Paris, Unesco 1984. 36 págs. Disponible en francés e inglés. Marie United Development of the Archives and Records París, Unesco, 1982. 54 págs. Appraisal of París, Unesco, A Survey of Archives France and Great-Britain C. Development Nations Agencies Management the Establishement (FMR/PGI/82/161). of of General Guides to Unesco 1983. 67 págs. Moving Images: 1983. 130 págs. Relating to India (PGI-83/WS/19). Use and París, of a París, a RAMP Study with and Located in París, Unesco, Major 1983. Transfer Unesco, of Information 1983. 80 págs. Management in National París, Unesco, 1983. Photographic Materials (PGI-84/WS/l). París, of Records Management and Archives (PGI-83/WS/26). París, Unesco, 1983. Services 215 págs. 'de Especiadel RAMP y igualmente PGI-84/WS/26 38. Seton, Rosemary E. Conservación Estudio del RAMP (PGI-84/WS/6). en francés e inglés. 39. Taylor, Hugh A. Los Servicios del RAMP (PGI-84/WS/5). París, y Administración París, 1984. de los 65 págs. de archivo y el concepto Unesco, 1984. 71 págs. Pueden obtenerse sin cargo copias de los en funcidn de las existencias, escribiendo estudios a: e informes Division of the General Documentation Centre 7, place de Fontenoy 75700 París, Francia Archivos Disponible - pág. Privados: Un igualmente de usuario: enumerados Information 77 Estudio más arriba, Programme