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SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN FÁCTICA COMITÉ CENTRAL ISRAELITA DE MÉXICO DE 1986 A 1996 PERTENECIENTE AL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INVESTIGACIÓN DE LA COMUNIDAD ASHKENAZÍ DE MÉXICO T E S I NA QUE PARA OBTENER EL TITULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA P R E S E N T A: FERNANDO PEÑA GUTIÉRREZ ASESOR: Lic. Juan Miguel Castillo Fonseca ASESOR: Lic. David Sergio Placencia Bogarin MÉXICO, D. F. 2006 TABLA DE CONTENIDO Pág. Prefacio..................................................................................................................... 5 Introducción............................................................................................................. 7 CAPÍTULO 1 El Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México y el Comité Central Israelita de México 1.1 Antecedentes Históricos del Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México (C.D.I.C.A.)......................................................................................... 10 1.1.1 Estructura Orgánica........................................................................................................ 14 1.1.2 Objetivos y Servicios...................................................................................................... 15 1.2 Antecedentes Históricos del Comité Central Israelita de México (C.C.I.M.)........................ 17 1.2.1 Estructura Orgánica........................................................................................................ 21 1.2.2 Objetivos y Servicios...................................................................................................... 21 1.2.3 Situación Original de la Documentación........................................................................ 23 CAPÍTULO 2 Los Procesos de Organización Archivística y las Colecciones Fácticas 2.1 Organización............................................................................................................................ 26 2.2 Clasificación............................................................................................................................ 27 2 2.2.1 Principio de Procedencia y Orden Original.............................................................. 29 2.2.2 Sistemas de Clasificación Directos........................................................................... 33 2.2.3 Sistemas de Clasificación Indirectos........................................................................ 35 2.3 Ordenación............................................................................................................................... 36 2.3.1 Métodos de Ordenación............................................................................................ 37 2.4 Colección Fáctica.................................................................................................................... 39 2.4.1 Concepto................................................................................................................... 40 2.4.2 Importancia............................................................................................................... 41 2.5 Inventario................................................................................................................................. 42 2.5.1 Inventario Somero..................................................................................................... 42 2.5.2 Inventario Analítico.................................................................................................. 43 2.5.3 Importancia............................................................................................................... 44 2.6 Catálogo................................................................................................................................... 44 2.6.1 Importancia............................................................................................................... 45 2.6.2 Tipos de Catálogos.................................................................................................... 45 2.7 Expurgo................................................................................................................................... 47 2.8 Conservación Preventiva......................................................................................................... 48 2.9 Expedientación........................................................................................................................ 49 2.10 Glosa, Archivación o Guarda................................................................................................ 50 CAPÍTULO 3 Procedimientos de Organización 3.1 Clasificación de los Documentos............................................................................................ 52 3.2 Ordenación Cronológica de la Documentación....................................................................... 53 3.3 Aplicación del Expurgo Documental...................................................................................... 54 3.4 Procedimientos de Conservación Preventiva.......................................................................... 55 3.5 Expedientación........................................................................................................................ 56 3 3.6 Archivación............................................................................................................................. 57 3.7 Elaboración de Inventario........................................................................................................ 57 3.8 Elaboración del Catálogo......................................................................................................... 58 Conclusiones.................................................................................................................................. 59 Bibliografía.................................................................................................................................... 61 Anexos........................................................................................................................................... 65 4 Prefacio. La necesidad e inquietud de emplear los conocimientos adquiridos durante el proceso de aprendizaje de la profesión en archivonimía, me motivaron a realizar la organización de la colección de documentos del Comité Central Israelita de México (C.C.I.M.), actualmente llamado: Comité Central de la Comunidad Judía de México A.C. (C.C.C.J.M. A.C.), donados al Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí (C.D.I.C.A.) para su resguardo y custodia como acervo documental. La dificultad principal con la cual me enfrenté fue, el idioma Idish1* en que están escritos algunos documentos. Acto seguido tuve que aplicar los procedimientos de conservación preventiva. Así, por ejemplo: se encontraron documentos unidos con diurex, por lo cual su separación requirió mucho cuidado y paciencia para no dañar o maltratar dichos documentos. Los beneficios que el C.D.I.C.A. ha obtenido gracias a la organización de estos documentos son: 1).- Tener organizado uno de sus acervos en custodia. 2).- Inventario y Catálogo, instrumentos de control, manejo y recuperación de información. 3).- Ofrecer un servicio de calidad al usuario. En lo personal, ver el trabajo concluido y saber que es de gran utilidad para el C.D.I.C.A., es una de las grandes satisfacciones que he sentido en mi vida. Quiero agradecer el apoyo, ayuda y confianza a todas las personas involucradas en la realización de este trabajo, ya que sin ellos no hubiera sido posible terminarlo. A todos los maestros de la E.N.B.A. que me aportaron sus conocimientos durante los nueve semestres Muchas Gracias. A todos los profesionales que trabajan en el C.D.I.C.A., en especial a su Directora la Dra. Alicia Gojman de Backal por su apoyo para la realización de esta tesina, Mrto. David Sergio Placencia, 1 * Idioma nacional de los judíos Ashkenazitas formado en primera instancia en el siglo VIII d.C., en Alemania y heredado por los judíos residentes en la Europa Oriental: Polonia, Rusia, Lituania, etc., en el siglo XII. Este idioma se escribe con el alfabeto Hebreo. 5 Lic. Maty Finkelman de Sommer, Profa. Johana Rabinovich y Guitele, por su confianza que depositaron en mí, así como su apoyo incondicional, mí agradecimiento eterno. Un agradecimiento especial a los Maestros: Juan Miguel Castillo Fonseca y David Sergio Placencia Bogarin por la dirección de esta tesina. 6 Introducción. El presente proyecto, tiene como finalidad aplicar los procedimientos archivistícos adquiridos en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (E.N.B.A.), durante nueve semestres en la profesión de archivonomía, para un proyecto programado en el C.D.I.C.A como parte de las actividades e investigaciones realizadas en esta institución. En el capítulo uno, relato los antecedentes históricos del Centro de Documentación de la Comunidad Ashkenazí de México (C.D.I.C.A.) así, como su constitución formal en 1993 como institución perteneciente a la Kehilá Ashkenazi de México, organización cúpula de esta comunidad. También señalo los objetivos, servicios y estructura orgánica de la institución. Por otra parte, informo los antecedentes históricos del Comité Central Israelita de México (C.C.I.M.), creación, objetivos, servicios que brinda a las comunidades judías del país (México) y del extranjero, así como su relación con el país receptor. Explico asimismo, el motivo del cambio del nombre de esta institución a Comité Central de la Comunidad Judía de México A.C. (C.C.C.J.M. A.C.). En el segundo capítulo desarrollo el marco teórico, como base para realizar la organización de los documentos, utilizando, principios, procedimientos y métodos archivísticos dentro de los cuales sobresalen: clasificación, ordenación, conservación preventiva, expurgo, etc., para una correcta organización de la documentación. En este mismo capítulo, aparece el inventario y catálogo para el archivo del C.D.I.C.A., como instrumentos de control, manejo y recuperación de expedientes. En el capítulo tres, describo las actividades realizadas en el C.D.I.C.A., tales como: clasificación (identificar los documentos por series), ordenación (segunda operación de la organización de la documentación), expurgo documental (retirar documentos innecesarios), conservación preventiva (para una mejor durabilidad de los documentos), elaboración de inventario y catálogo para el control manejo y recuperación de información, expedientación (integración de documentos 7 dentro de expedientes) y archivación (integración de expedientes dentro de las cajas archivadoras y estas a su vez, dentro de los anaqueles). La organización de esta documentación fáctica generada de 1986 a 1996 por el C.C.I.M (actualmente conocido como: Comité Central de la Comunidad Judía de México A.C. C.C.C.J.M .A.C.), está basada en los procesos archivistícos antes mencionados. 8 CAPÍTULO 1 El Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México y El Comité Central Israelita de México. 9 1.1 Antecedentes Históricos del Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México (C.D.I.C.A.). El Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México, es una institución que pertenece a la Comunidad Ashkenazí de México, y se dedica a la investigación de la historia de los judíos Ashkenazím de México. El 19 de septiembre de 1985, a las 7:19 de la mañana un sismo de enorme magnitud destruyó áreas enteras del D.F. y de otras poblaciones, de Jalisco, Michoacán y Guerrero. El balance fue catastrófico: miles de victimas, entre muertos, heridos, damnificados y sobrevivientes. Pérdidas materiales incuantificables, miles de construcciones convertidas en escombros (hospitales, escuelas, edificios de oficinas y viviendas, así como servicios urbanos). Una tragedia colectiva que se desgrana en innumerables historias individuales. La corrupción, el centralismo, la negligencia y la ineficiencia burocrática del Estado se revelaron crudamente, pues quedó claro que no todo lo sucedido podía cargarse a la cuenta de la naturaleza o de la fatalidad. Este terremoto marcó el surgimiento de una sociedad civil, así como la conquista ciudadana de la capital. Se registraron testimonios conmovedores de solidaridad y capacidad de auto-organización social. El sismo “de 8.1 grados en la escala de Richter fue catastrófico, convocó al movimiento social solidario más impresionante del siglo. Desobedeciendo (máximo pecado para el autoritarismo) a las indicaciones del gobierno, acudimos en masa a los lugares de la tragedia, tomamos el poder individual y colaboramos a salvar vidas. Fue el momento del heroísmo, de la solidaridad, de la defensa de nuestras vidas y nuestros bienes. 10 Debíamos organizarnos para enfrentarnos a las consecuencias de aquella mañana de 1985, en que al despertar sin excusa ni pretexto, los sobreviviente tuvimos que ponernos los pantalones largos y el dolor de ver parir un nuevo imaginario social.”2 Al día siguiente, 20 de septiembre “se produjo a las 7:38 p.m. otro sismo con una intensidad de 6.5 grados en la escala de Richter. A estos dos macrosismos siguieron otros de menor intensidad.”3 Alejandro Villamar Calderón, sobreviviente del derrumbe del Multifamiliar Juárez opinó “que el sismo ni otros eventos similares pueden sustituir el proceso de construcción de una mentalidad ciudadana.”4 A vente años de distancia del desastre, “se sugiere convocar a un grupo nutrido de la sociedad civil interesado en establecer un plan alternativo de prevención de desastres, capaz de vincular los esfuerzos de los diferente niveles de gobierno, con las universidades y las sociedades de profesionales interesadas en un proyecto que llegue a todos los estratos sociales en México.”5 El edificio comunitario de Acapulco 70 se dañó con el terremoto, motivo por el cual algunas instituciones se mudaron, dejando ahí sus documentos. La biblioteca de la Kehilá Ashkenazí se cayó y fue arrumbada, por ello en 1989, cuando inicia el proyecto de investigación sobre el 70 aniversario de la creación de Nidjéi Israel. Un equipo de historiadores encargados de dicho proyecto, comenzó a levantar y organizar los libros que desde 1985, (Debido al sismo que sacudió a la Ciudad de México en Septiembre) habían estado tirados, sucios y almacenados en cajas de cartón en muy mal estado. 2 CARBAJAL, Daniel, “1985: una experiencia de ayuda a damnificados”, en Terremoto. Ausentes/Presentes, 20 Años Después, México, Planeta, 2005, p. 8. 3 Diccionario Porrúa, de Historia, Biografía y Geografía de México. Quinta edición corregida y aumentada con un suplemento. Editorial Porrúa. S.A., (Tercer tomo), p. 296. 4 VILLAMAR CALDERÓN, Alejandro “20 años después no aprendimos”, en Terremoto...., Op. Cit., p. 21. 5 CARBAJAL, Daniel, “1985: una experiencia......”, Op. Cit, p. 9. 11 Salvamento de los libros y documentos relativos a la vida judía en México. Durante el proceso de investigación se realizó el salvamento de libros y documentos relativos a la vida judía en México, lo cual contribuyó a la recuperación de los archivos de la Agencia Judía en México, que se encontraba en el sótano del edificio de Acapulco 70, así como de los fondos documentales de la Kehilá Ashkenazí, de la Cámara Israelita de Industria y Comercio de México, del Comité Central Israelita de México, de la Federación Sionista, etc. Los conjuntos documentales fueron reunidos, seleccionados y agrupados en tres áreas documentales; Biblioteca, Hemeroteca y Archivo Histórico. El Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí (C.D.I.C.A.) “se fundó formalmente en 1993, como una institución y comienza a realizar procesos de organización para el ordenamiento y clasificación de sus materiales.”6 6 CARREÑO Gloria y PLACENCIA David, Guía General de Fondos Bibliográficos y Documentales, Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México, México, Comunidad Ashkenazí México, 2002, p. 3. 12 Inauguración del C.D.I.C.A. Actualmente el C.D.I.C.A, desarrolla proyectos de investigación, programan cursos de historia judía, participa en congresos de carácter académico de nivel nacional e internacional. Además realiza un proyecto editorial con varias líneas. La primera es “la edición de libros producto de la investigación y cuenta con 8 volúmenes; la segunda comprende a los Cuadernos de Investigación y cuenta con 12 volúmenes publicados y la serie de Guías e Instrumentos de Consulta, que actualmente cuenta con 3 publicaciones.” 7 Creo que el Centro de Documentación es único en su género, pues recopila la cultura de los inmigrantes ashkenazitas de habla idish, así sus acervos se integran por libros editados en México por juedo-mexicanos, por libros seculares traídos de Europa y por libros de rezos llegados de Polonia, Alemania, Rusia, etc. A nivel archivístico, permitió el salvamento de documentos de diferentes instituciones que tenían como destino la basura, integrando fondos en español idish y hebreo, lo que los hace una joya de la historia de la comunidad en particular y de nuestra historia nacional en forma general. 7 Ibidem, p.4. 13 1.1.1 Estructura Orgánica. El Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México, actualmente tiene la siguiente estructura orgánica. Dirección Coordinación Técnica Encargados de Acervos Biblioteca, Hemeroteca, Archivo Histórico, Fototeca y Bases de Datos Año 2006 Las principales funciones que realiza cada área son las siguientes: La Dirección del Centro “establece las normas y procedimientos necesarios para la conservación, digitalización, manejo y reproducción de los materiales bajo custodia de la institución. Autoriza o rechaza la consulta de colecciones o ejemplares cuando resulte inconveniente tanto para los intereses del centro como para la conservación de los acervos en custodia. La Coordinación Técnica es responsable de cerciorarse de que la Biblioteca, Hemeroteca y Archivo, funcionen con apego a los lineamientos establecidos, incluyendo las medidas necesarias para la seguridad del acervo. Supervisa nuevas adquisiciones así como la baja de material en desuso. 14 Los Encargados de los Acervos (Biblioteca, Hemeroteca, Archivo, Fototeca y Base de Datos) son responsables de proporcionar el servicio conforme lo establece el reglamento, atender consultas para facilitar el mejor aprovechamiento de los acervos y vigilar la conservación, acrecentamiento y recuperación del acervo.”8 Como todo el personal cumple con sus funciones, el C.D.I.C.A. trabaja armónicamente y efectúa con elevados estándares de eficacia y eficiencia al cumplir sus metas y objetivos cada año. 1.1.2 Objetivos y Servicios. El objetivo fundamental del Centro de Documentación es la conservación de valores que componen la identidad de la comunidad judeo-mexicana. “Para ello preserva su historia por medio de diferentes técnicas archivísticas, como son la conservación, la clasificación y la catalogación de sus acervos bibliográficos, hemerográficos, documentales, gráficos, de historia oral y base de datos disponibles.”9 Estas labores le permiten brindar servicio de apoyo a la investigación en las temáticas judía y judeo-mexicana. Publicaciones del C.D.I.C.A. 8 9 Ibidem, p. 33-34. Ibidem, p. 35. 15 Incrementa y actualiza sus acervos, por medio de la recepción y organización documental y bibliográfica. Promueve conferencias, seminarios y ediciones que permiten conocer y profundizar el conocimiento de la historia judeo-mexicana. Gracias a estas funciones es un verdadero Centro de Documentación pues su línea editorial es tan amplia, que para poder estudiar a la Comunidad Ashkenazí de México, hay que hacer referencia a sus publicaciones. Los servicios que el C.D.I.C.A. proporciona son: “el préstamo de libros, publicaciones, publicaciones periódicas, documentos y fotografías, dentro de las instalaciones del centro”10. También brinda orientación, en el uso de acervo bibliográfico y localización de datos específicos. Servicios que proporciona el C.D.I.C.A. El C.D.I.C.A. se ubica en la calle de Acapulco No. 70. 2- piso, en la colonia Roma y tiene un horario de servicio de Lunes a Viernes de 10:00 a 14:00 hrs. y de Lunes a Jueves de 16:00 a 20:00 hrs. Solicitar previa cita al teléfono 52-11-56-88. 10 El servicio de consulta de los materiales, no tienen ningún costo excepto el servicio de fotocopiado (que sólo se podrá realizar cuando el estado de conservación del material lo permita). 16 1.2 Antecedentes Históricos del Comité Central Israelita de México (C. C. I. M.). La noche “del 9 de Noviembre de 1938, en Alemania se conoce como la Kristallnacht (noche de los cristales), cuando los nazis atacaron a los judíos en todas las ciudades de Alemania tomando como pretexto el asesinato del consejero de la embajada alemana en Paris, Ernest Von Rath, cometido por el joven judío Hershl Grinshpan.”11 Esa noche cientos de sinagogas fueron incendiadas, miles de negocios judíos fueron arruinados y hubo numerosas víctimas. Fue esta noche la que marco definitivamente el fin de la actividad económica y cultural de los judíos en Alemania, después se cometieron arrestos masivos y la deportación a los campos de concentración. Coincidentemente, esa misma fecha se creó “El Comité Central Israelita de México (C.C.I.M.). A la junta de fundación asistieron representantes de 27 organizaciones de los distintos sectores de la comunidad judía en México. Dentro de él quedaron representados los judíos ashkenazitas de Europa Oriental y de habla alemana (húngaros y alemanes), más tarde los de habla inglesa, los judíos sefaraditas y los judíos orientales. El C.C.I.M. se formo bajo una base descentralizada sin tener control sobre las organizaciones y siguiendo el principio de no intervenir en polémicas ideológicas. 11 ZACK DE ZUKERMAN, Celia, Colectividad y Kehilá, Comunidad Ashkenazí de México, Marzo de 1993. Tomo VI. Generaciones Judías en México. La Kehilá Ashkenazí (1922-1992), p. 27. 17 Mesa Directiva del C.C.I.M. 1939 El C.C.I.M. quedó integrado por León Behar, Marcos Corona, S. Dabah, Doctor Frenk, Jacobo Glantz, Señores Kalach y Kaiser, Jacobo Katz, Jorge Knopffer, Jacobo Landau, Pasaj Lisker, Víctor Mitrani, Sam Rosen, Teófilo Sacal, Gregorio Shapiro, Grunem Shimanovich, León Sourasky, Y. Warman, Alejandro Walerstein, Sam Wishñiak y Arturo Wolfovich.”12 Las metas de esta organización al momento de su fundación fueron “formar el cuerpo orgánico de toda la población judía en México y que sirviera de representante oficial ante las autoridades del país; crear una institución central que sirviera a los judíos y sus organizaciones, tanto locales como extranjeras; y abocarse al mejoramiento de la comunidad judía en México, en el sentido político cultural y económico.”13 El C.C.I.M. se dedicó a la representación, la gestión y las relaciones con el estado recayeron en sus manos, así como enfrentar el problema del antisemitismo, común y frecuente para toda la comunidad judia. 12 13 Ibidem, p. 27. Ibidem, p. 27. 18 La situación alemana fue una de las grandes preocupaciones del C.C.I.M., por lo que en sus primeras acciones creó una comisión para atender los problemas de los refugiados. Para lograr esas metas “esta institución organizó una campaña para reunir fondos entre todas las comunidades judías tanto de la capital como de la provincia.”14 La Beneficencia Nidje Israel se unió a dicha campaña; como en esos momentos los judíos ashkenazitas eran las víctimas del terror nazi, ésta institución era la primera en salvar a sus correligionarios que en la mayoría de los casos eran familiares de los miembros de éste sector. Apoyo del C.C.I.M. a la Cruz Roja. En los años de su existencia el Comité Central ha vivido varios cambios, el Acta Constitutiva del Comité Central Israelita de México está registrada notarialmente en 1938, y su convalidación del estatuto fue realizada en 1942. Hasta 1976, se revisó y aprobó un nuevo estatuto, que sin embargo no fue registrado notarialmente. En el año de 1993, ante la necesidad de readecuar las funciones de ésta institución, por la exigencia que marca el desarrollo de la propia colectividad a la que representa, se decidió revisar 14 Ibidem, p. 29. 19 los estatutos, señalándose como viable y urgente hacerlo bajo los criterios que marcaba el liderazgo comunitario. Por esa razón “Él Dr. Miguel Jusidman, quien al realizar una amplia encuesta entre los importantes líderes de los sectores, dio como resultado el solicitar más equitatividad en la representación de cada sector y en las aportaciones al presupuesto, así como una mayor influencia de coordinación interna del comité con todas las organizaciones del espectro comunitario, así como el cambio de razón social para que fuera más definitoria de la comunidad a la que representa. Mesa Directiva del C.C.I.M. 1942. Por ello se decidió que el título de la institución se transformara en Comité Central de la Comunidad Judía de México A. C. (C.C.C.J.M. A.C.), Para continuar la Identificación de los miembros de la colectividad.”15 Creo que el Comité Central Israelita de México nace en el momento preciso, dentro de la historia del holocausto, y con el propósito de representar a las comunidades judías que se encontraban dentro y fuera de México, siempre siendo de gran apoyo a los inmigrantes procedentes de Europa. 15 A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja 9, Expediente 9. 20 1.2.1 Estructura Orgánica. El Organigrama del Comité Central de la Comunidad Judía de México A. C. (C.C.C.J.M. A.C.), quedo integrado de la siguiente manera: 16 (Ver Anexos 1 al 9). El anexo 1 muestra la Presidencia y las 5 Vicepresidencias que componen esta institución, el anexo 2 muestra los comités y sociedades que tienen relación directa con la Presidencia, del anexo 3 al 9 muestra las estructuras que tienen cada una de las Vicepresidencias. 1.2.2 Objetivos y Servicios. El Comité Central Israelita de México se fundó el 9 de Noviembre de 1938, con representantes de las 27 instituciones judías que entonces existían en México (ashkenazitas, de habla alemana, de habla inglesa, sefaraditas y judíos orientales). Se formó bajo una base descentralizada y siguiendo el principio de no intervenir en polémicas ideológicas. Sus objetivos fueron “formar un cuerpo orgánico de toda la población judía de México y servir de representante oficial ante las autoridades del país; crear una institución central que sirviera a los judíos y sus organizaciones; abocarse al mejoramiento de la comunidad judía de México en lo político, cultural y económico. Al iniciar sus labores en un momento muy difícil y crítico para el pueblo judío a causa del ascenso del régimen nazi, las principales actividades a que se dedicó tuvieron que ver con la situación de los judíos en Europa y tratar de resolver el problema de los refugiados que llegaban a puertos mexicanos, así como a la labor de antidifamación, que quedo en manos de una comisión integrada por el Comité Central y la B´nei B´rith.”17 16 El Organigrama lo realice, deacuerdo a los documentos encontrados en: A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. 1986-1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja 9, Expediente 9. 17 ZACK DE ZUKERMAN, Celia, Op. Cit., p. 27. 21 Esta organización propició la creación del Comité Unido de Tribuna Israelita. También dependió de esta institución una sección femenina que a partir de 1962, tomó el nombre de Consejo Mexicano de Mujeres Israelitas. El Comité Central se ha ligado a organismos internacionales desde su creación, realiza también acciones en servicio de México como la donación y financiamiento de la escuela secundaria Albert Einstein inaugurada en 1948, construcción de guarderías, apoyo a Cruz Roja, electrificación de comunidades rurales, entre otras acciones. Hoy en día el “Comité Central de la Comunidad Judía de México A.C. (C.C.C.J.M. A.C.) funge como institución representativa de esta colectividad. Está abocado a fomentar relaciones cordiales y abiertas con el gobierno mexicano y con otras comunidades judías alrededor del mundo. Así mismo promueve la activa participación de esta colectividad en el quehacer y en el desarrollo nacional, siempre pendiente de aquellos momentos críticos en los que se ha requerido del concurso concertado de todos los sectores sociales. Miembros del C.C.C.J.M. A.C. 22 El C.C.C.J.M. A.C. mantiene nexos con organismos judíos internacionales, como es el caso del Congreso Judío Mundial, al que está integrado a través de su rama latinoamericana y participa en foros mundiales por conducto de su Comisión de Relaciones Internacionales.”18 Puedo comentar que, los objetivos y servicios que proporciona el C.C.I.M. o C.C.C.J.M. A.C. a los miembros de las comunidades judías existen en México, han dado buenos resultados siguiendo el principio de no intervenir en polémicas ideológicas y apoyando al país receptor, en su desarrollo económico, social y cultural. Así, como acabar con el antisemitismo de el cual han sido objeto desde mucho tiempo atrás. 1.2.3 Situación Original de la Documentación. La documentación generada por el Comité Central Israelita de México durante el periodo de 1986 a 1996, es una donación al C.D.I.C.A. y estaba almacenada en 22 cajas archivadoras AG-12 y AA-40, dentro de las cuales los expedientes y documentos se encontraban desorganizados, no tenían una ordenación según el Principio de Procedencia y Orden Original que es el principio fundamental de la archivística. Los expedientes tenían una preclasificación establecida de forma alfanumérica, (desconozco los criterios utilizados para asignar dicha clasificación, ya que no coinciden con la estructura orgánica de la institución). Existían fólders vacíos y algunos estaban en mal estado (manchados, rotos, pintados y oxidados), documentos repetidos, así como hojas en blanco, documentos enviados en papel fax, el cual contiene un alto grado de oxidación por ser térmico, documentos con metales que provocaban oxidación y en consecuencia dañaron al papel. 18 Presencia Judía en México, Historia, (En Línea) (Consultado el 15 de marzo del 2006), http://www.tribuna.org.mx/presencia/historia/historia.html#presencia 23 Por otra parte se encontraron documentos junto con recortes de periódicos, los cuales se encontraban en un color amarillento, debido al aceleramiento de oxidación que es provocado por el papel periódico. Había fotografías, a color, en blanco y negro, negativos y transparencias. Se encontró documentación de 1938 a 1985, los cuales en su mayoría se encuentran en buen estado. 24 CAPÍTULO 2 LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA Y LAS COLECCIONES FÁCTICAS. 25 2.1 Organización. La palabra “organización viene del griego “organon”, que significa instrumento.”19 Para comprender más el concepto de Organización citaremos algunas definiciones, en administración, Agustín Reyes Ponce define a la Organización como “La estructura de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”20 Gloria Carreño y David Placencia, mencionan que la organización es “el proceso que evidencia y en lo posible reconstruye la estructura orgánica de un archivo, mediante la asignación del lugar definitivo dentro del conjunto a cada uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que representen la naturaleza del o los organismos que generaron el acervo.”21 Por otra parte, el Diccionario de Terminología Archivística define a la Organización como “Proceso que, mediante las etapas de clasificación u ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.”22 La organización de un acervo responde a una triple necesidad: ™ Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental, que refleje al organismo que lo produjo. ™ Facilitar la localización conceptual, es decir, de la información contenida en el acervo. 19 REYES PONCE, Agustín, Administración de Empresas, Teoría y Práctica, Segunda parte. México, Limusa, 1973, p. 211. 20 Ibidem, p. 212. 21 CARREÑO ALVARADO, Gloria y PLACENCIA BOGARIN, David, Taller de Capacitación en el Manejo de Archivos, Cuaderno de trabajo, C.C.H., Dirección General, Archivo de Concentración e Histórico, UNAM, México, 2004, p. 40. 22 HEREDIA HERRERA, Antonia.: Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla. Diputación Provisional de Sevilla 4° ed., p. 45-46. 26 ™ Facilitar la localización física de cada documento o expediente, para facilitar a la vez, su control y manejo. Ligado a esto, el éxito de todo archivo depende de la correcta organización impuesta a los fondos del mismo. A mi parecer la Organización es: la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones se relacionan en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información. Como observamos en las definiciones anteriores de organización y para propósito de nuestro trabajo, nos permitirá darle a la documentación una estructura lógica, que permita al archivo funcionar de manera eficiente. 2.2 Clasificación. La clasificación es un término complejo pues ha sido definido de diversas formas. Antonia Heredia la considera como “dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian de los otros.”23 Es el “primer paso del proceso de organización, dentro de la fase de tratamiento archivístico denominado identificación.”24 Así es como define a la clasificación el Diccionario de Terminología Archivística. 23 Ibidem, p. 186. Diccionario de Terminología Archivística, Segunda Edición, Subdirección General de los Archivos Estatales, Madrid 1991, p. 27. 24 27 Antonio Matilla Tascon define a la clasificación como, “Una tarea con diferentes etapas: desbroce, selección (libros y papeles), reorganización por dependencias, ordenación (según diversos métodos: numérico, cronológico, geográfico, alfabético, orgánico-según subdivisiones del organismo-, científico (C.D.U.). Así pues, la ordenación sería la última etapa de esta operación denominada clasificación.”25 Jaques Renaud, concibe la clasificación como, “el procedimiento que consiste en colocar o en ordenar los documentos en una secuencia natural, sea alfabética o numérica.”26 Por último, la clasificación responde a una necesidad doble: “proporciona una estructura lógica a los documentos y facilita su localización conceptual, es decir al tiempo que los agrupa jerárquicamente, por niveles, facilita el acceso a la información, de acuerdo a los siguientes niveles: ¾ El Fondo: Todas las secciones en que se clasifique los documentos de un organismo constituyen su fondo de archivo. ¾ Las Secciones: La subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. ¾ Las Series: Todas las unidades archivísticas (conjunto de expedientes, libros, entre otros). Las Unidades Archivísticas (expedientes, libros, dosieres, entre otros)”27 La definición de clasificación más apropiada me parece la de Antonia Heredia, pues aunque es sencilla encierra la esencia de la clasificación que es la formación de grupos o series, de esa forma separa por sus diferencia y se agrupa por sus semejanzas. Para mi los otros autores vendrían a completar la esencia del termino pues nos hablan de los diferentes tipos de clasificación, así, se mencionan la funcional, la estructural u orgánica y por 25 HEREDIA HERRERA, Antonia, Op. Cit., p. 178. POZUELO CAMPILLOS-M. PAZ Martin.: La Construcción Teórica en Archivística: El Principio de Procedencia, Madrid, Universidad Carlos III de Madrid. Boletín Oficial del Estado, 1996, p. 51. 27 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p. 186. 26 28 materias o asuntos, estas nos brindan las herramientas esenciales al tener que clasificar un archivo que no siempre ha trabajado bajo las más estrictas normas de la archivonomía. 2.2.1 Principio de Procedencia y Orden Original. El principio de procedencia, consiste “en respetar el origen de los fondos manteniéndolos agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una persona, familia, administración pública, privada, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad. Este principio fue redactado el 24 de abril de 1841, por Natalis de Wailly, archivero e historiador francés. Para completar dicho principio, en 1881, en Prusia, H. Von Seybel enunció un nuevo principio denominado principio de orden original de los documentos el cual disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias.”28 Para comprender mejor estos principios, citaremos algunas formas de definirlo. El principio según “el cual cada documento debe ser colocado en el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo en su lugar de origen, es como define la procedencia el Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Terminología Archivística: Elsevier´s Lexicon of Archive Terminology. En España Antonia Heredia, lo denomina como respeto al origen y al “Orden Natural”, señalando que subnotas esenciales afectan al mantenimiento de la unidad e independencia del fondo, de su integridad y el carácter seriado de sus documentos.”29 28 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 3° ed., Fundación Gérman Sánchez Ruiperez, Madrid, España, 1999, p. 230-232. 29 POZUELO CAMPILLOS-M. PAZ, Martín.: La Construcción Teórica en Archivística: El Principio de Procedencia, Madrid, Universidad Carlos III de Madrid. Boletín Oficial del Estado, 1996, p. 51. 29 José Ramón Cruz Mundet, “considera el Principio de Procedencia siguiendo al archivista Michel Duchein, el principio básico y preceptivo encaminado a respetar y representar la naturaleza y características de la entidad que lo ha creado. El segundo principio que persigue idéntico fin es para este autor el Respeto al Orden Original de los documentos que indica el necesario respeto al orden en que originalmente aquellos se produjeron.”30 M. Luisa Conde Villaverde lo define como principio fundamental en la teoría archivística, que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. De él hace derivar el respeto a la estructura y el respeto al orden original (No se debe alterar la organización dada al fondo por aquella unidad, cualquiera que ésta sea).”31 Para mi opinión el Principio de procedencia ordena la documentación de un archivo de tal manera que reproduzca la estructura orgánica de la institución que generó ese grupo documental y el Principio de orden original determina que los documentos deben mantenerse en el orden en que fueron creados, esto significa que se debe respetar el orden de la documentación y la conformación de los expedientes ya establecidos. Como explicaré más adelante, estos principios según diferentes autores, no necesariamente se puede aplicar a una colección fáctica y sí a una colección natural, quiero aclarar que esta colección de documentos la titulé fáctica por motivos de interés, investigación y conservación para el C.D.I.C.A., ligado a esto, es una donación del C.C.C.J.M. A.C., la cual es una parte de su fondo documental que no tiene procesos archivísticos. Se clasifico bajo los principios de procedencia y orden original. Ahora explicaremos brevemente en que se basan los diferentes tipos de clasificación: 30 31 CRUZ MUNDET, José Ramón, Op. Cit., p. 259. POZUELO CAMPILLOS-M. PAZ, Martín Op. Cit., p. 54. 30 a) Clasificación Funcional. Los expedientes, unidad básica de la acción administrativa, deben agruparse según la función que refleja. Por ejemplo; un expediente de obras de un edificio particular, su clasificación vendrá dada por la función urbanista de los ayuntamientos, y no por las personas implicadas en el trámite. Para José Ramón Cruz Mundet la clasificación funcional “se basa en las atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que fue creada.”32 Según Shellenberg, “será funcional cuando la división de grupos y subgrupos se basa en las funciones o tareas que desempeñó una Institución, independientemente de cómo se hayan organizado.”33 La clasificación funcional la comprendo establecido, las funciones que desarrolla una institución, de esa forma hará énfasis en las actividades sustantivas y en las actividades facilitativas, nos sirve por un lado, cuando tenemos que clasificar un archivo histórico y no disponemos de un organigrama de la institución, por lo tanto, tendremos que leer los documentos para establecer las funciones que nos determina la documentación y establecer nuestro propio cuadro de clasificación. b) Clasificación Estructural u Orgánica. La clasificación estructural u orgánica se basa en “que las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades, etc.”34 32 CRUZ MUNDET, José Ramón Y MIKILARENA PEÑA Fernando.: Información y Documentación Administrativa, Madrid, España, Tecnos, S.A., 1998, p. 226. 33 SHELLENBERG, T. R. Principios y Técnicas. Archivos Modernos, Washington, D.C., 1958, p. 200. 34 CRUZ MUNDET, José Ramón, Op. Cit., p. 226. 31 Este sistema clasifica los fondos reproduciendo la estructura administrativa, la división orgánica de la institución, sus servicios, sus secciones, divisiones administrativas, etc. Por ejemplo; en una delegación organizada a base de áreas delegas, la clasificación empleará cada una de ellas como punto de partida: área de urbanismo, área de deportes, área de alumbrado público, etc. Shellenberg, con otras palabras dice lo mismo: “Refleja la estructura que la institución adoptó para cumplir sus objetivos y funciones, se parte generalmente de los organigramas de la entidad.”35 Esta clasificación se basa en la estructura orgánica de la institución, ella define las secciones, en su caso subsecciones, series y en su caso subseries, y gracias a este tipo de clasificación se cumple con el principio de procedencia. c) Clasificación por Asuntos o Materias. Esta clasificación es “empleada en las bibliotecas, según el cual establece los grupos en virtud de los asuntos o materias a que se refiere su contenido, por ejemplo; guerra, cuentas, demografía, abastos, etc.”36 Aunque se aplica en archivos es realmente un sistema de clasificación que se utiliza para bibliotecas. Tradicionalmente a la clasificación se le ha representado de manera distinta, y se dividen en dos grupos a los sistemas de clasificación Directos e Indirectos, como veremos a continuación. 35 36 SHELLENBERG, T. R. Op. Cit., p. 200. CRUZ MUNDET, José Ramón, Op. Cit., p. 226 - 227. 32 2.2.2 Sistemas de Clasificación Directos. Son aquellos en los que la búsqueda de expedientes se hace “directamente, sin que se requiera medios auxiliares como las guías, inventarios, catálogos e índices. Entre los más comunes podemos encontrar: a) Alfabético. Este sistema hace “uso del alfabeto para organizar los documentos bajo el nombre de los individuos, sociedades o asuntos. Hay tres formas básicas de ordenar siguiendo la clasificación alfabética 1) por nombre; 2) por asunto; y 3) por localización geográfica.”37 b) Por Asuntos o Materias. En este sistema de “clasificación se efectúa tomando en cuenta el contenido de cada documento. Es decir, se trata de archivar los documentos según su contenido y no en base del nombre da la organización o persona indicada.”38 Comentare que, este sistema es empleado en asuntos jurídicos o penales, ya que hace mención del delito o asunto, que tarta el expediente. c) Geográfico. Es el sistema de “archivar los documentos por el nombre de la localidad en que se residen los interesados en los asuntos; es decir, los documentos de un solo asunto para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar: por naciones, estados ciudades, provincias, etc.”39 37 Administración de Documentos. Recursos de Información, U.S.A, Scout Fresman and Company, p. 212. RIVERA CABRIELES, Leticia. Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica, Sistema de Clasificación y Valoración Documenta. Cédula de apoyo del 6° semestre de Profesional Técnica en Administración de Documentos, p. 75. 39 Ibidem., 75. 38 33 Comentare que, este sistema es utilizado por instituciones o empresas que tienen sucursales dentro y fuera del país. d) Cronológico. Este sistema toma, “para efectos de clasificación, el tiempo en que fue producido el documento; se agrupan los expedientes por año, mes, día. Es decir, los documentos se archivan según la fecha de cada uno de ellos, se crean así como grupos principales los doce meses del año.”40 Comentare que, este sistema es empleado principalmente en archivos contables. e) Onomástico. Este método es, “exclusivo para nombres de personas para facilitar su organización y localización de los expedientes en el cual se utilizaran guías o separadores. Este sistema es utilizado por ejemplo en un archivo de personal.”41 Cada archivo tiene su propia naturaleza, hay algunos que podemos clasificar y ordenar, siguiendo simples reglas alfabéticas, estos archivos son los que utilizan métodos de clasificación directos, pues lo único que necesitan es que estén bien ordenados, para poder localizarlos fácilmente la documentación, esto permite que cualquier persona pueda consultarlos, tan sólo con saber el criterio de clasificación (alfabético, onomástico, cronológico, etc.). 40 41 Administración de Documentos. Recursos de Información, Op. Cit., p. 232. RIVERA CABRIELES, Leticia Op. Cit. p. 76. 34 2.2.3 Sistemas de Clasificación Indirectos. Los sistemas de clasificación indirectos también llamados informales, son aquellos que “para su localización, consulta y manejo requieren de catálogos, índices o registros (guía, inventario). Entre los más comunes podremos encontrar: a) Numérico Simple. Este sistema se realiza asignándole un número progresivo a cada expediente, sin tomar en cuenta otro elemento. Por ejemplo, este sistema se puede aplicar a instituciones que generan una gran cantidad de documentación. b) Topográfico. Este sistema consiste en señalar el lugar en que se encuentran los expedientes, indicando el local, mueble y número de orden; por ejemplo, se aplica a los tres tipos de Archivo Tramite, Concentración e Histórico. c) Convencional. Son los sistemas que, como su nombre lo indica, se aplica a juicio de los organizadores y de acuerdo con las necesidades de la institución.”42 Estos pueden clasificarse de acuerdo a las necesidades de la institución y contener uno, dos o más sistemas de clasificación. Son muy útiles cuando el archivo tiene que confeccionar su propio cuadro de clasificación, o cuando no se cuenta con un organigrama. 42 Ibidem, p.77-79. 35 d) Alfanumérico. En este sistema se utilizan las letras del abecedario junto con los números, por ejemplo, es muy utilizado en los archivos de hospitales; ya que por la gran cantidad de expedientes e incremento de los mismos, es muy útil para el control y recuperación de los expedientes. e) Cromático. Para utilizar este sistema se emplean cualquiera de los otros sistemas y se colocan ya sea fólderes, guías, membretes de colores diferentes, de tal manera que refleje el lugar o área del cual pertenece ese expediente. Creo que este sistema de clasificación es muy elegante pero también costoso. Puedo comentar que, estos sistemas de clasificación no son muy sencillos, por el hecho de estar actualizando los inventarios, catálogos, etc., si aumenta o disminuye el acervo documental. 2.3 Ordenación. Ordenar es la segunda operación, dentro de la organización, que ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección de archivo. Por su parte, Aurelio Tanodi, indica que “el orden es la disposición o colocación sistemática de las cosas de modo que cada una ocupe el lugar que le corresponde; con el orden existe armonía entre las cosas. El método fundamental para ordenar los documentos es el respetar la estructura orgánica de la institución.”43 43 TANODI Aurelio, Introducción a la ordenación y clasificación, p.6. 36 En otro caso, “es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y / o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominado identificación.”44 La ordenación es comprendida por Gustavo Villanueva como: “la acción de unir secuencialmente la documentación conforme a su natural relación, mediante ciertos criterios alfabéticos y / o cronológicos.” 45 Desde mi punto de vista, es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionados unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. Existen diversos métodos de ordenación, los cuales se aplican de acuerdo a la necesidad del archivo, en seguida se explicarán estos métodos. 2.3.1 Métodos de Ordenación. La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles, veamos los principales métodos empleados: a) Ordenación Cronológica. El criterio ordenador empleado por este método “es la fecha de los documentos, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes, el día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días. 44 Diccionario de Terminología Archivística. Op. Cit., p. 43. VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, et. al. Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos de Universidades e Instituciones de Educación Superior. México Benemérita Universidad de Puebla, Universidad Autónoma de México, 2002, p. 77. 45 37 Opino que este método es el ideal o usual, para ordenar los documentos dentro de los expedientes, por que la ordenación será de acuerdo a la fecha que registra los documentos. b) Ordenación Alfabética. Utiliza las letras del abecedario como criterios de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. En la ordenación alfabética distinguimos tres variaciones: I. Ordenación Onomástica: Cuando se consideran nombres de personas, se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio. Puedo decir que es el idóneo, para series de expedientes de personal. II. Ordenación Geográfica: (También llamada Toponímica), se consideran nombres de lugares, se ordenan según su jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores. Como ejemplo: una serie de obras se comenzara por el Distrito/barrio, plaza, avenida, calle, número de finca, planta y se finaliza por la vivienda. III. Ordenación de Materias: No supone necesariamente una relación sistemática de las mismas, sino que puede ser simplemente la sucesión alfabética según la experiencia vaya probando su utilidad.”46 Por ejemplo este método se puede aplicar para la ordenación de expedientes de causas judiciales, por la materia sustanciada, o de contratación. 46 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKILARENA PEÑA Fernando. Op. Cit., p. 226. 38 c) Ordenación Numérica. Establece “la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de estos por bloques. Por ejemplo: para los documentos contables en especial. d) Ordenación Alfanumérica. Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación.”47 Como ejemplo: las placas de los automóviles las cuales usan números y letras. Estos métodos de ordenación al igual que los sistemas de clasificación se podrán utilizar de acuerdo a la necesidad de la institución generadora de la documentación. 2.4 Colección Fáctica. La enciclopedia Salvat, Diccionario, define “colección como: (Del lat. Cillectio,-tionis, de colligere, recoger.) f. Conjunto de cosas de una misma clase reunidas para un fin en particular. Por otra parte define Facticio, cia como: (Del lat. Facticium.) adj. Que no es natural y se hace por arte.”48 Por otro lado, las colecciones documentales según Schellenberg son de dos tipos: 1.- Naturales u Orgánicas y 2.- Artificiales. 47 Ibidem., p. 227. Enciclopedia Salvat Diccionario, Tomo 3, BUC-COM, p. 803; Tomo 5, E-FER, p. 1361, Salvat Editores, S.A., Barcelona. 1971. 48 39 1.- Las Colecciones Naturales “Son los agregados de materiales documentales, que se forman en el curso normal de los negocios o de la vida en las agencias particulares (ya sean corporaciones o individuos tales como firmas de negocios, instituciones u organizaciones). Estas colecciones tienen ciertas características muy bien definidas.”49 Como regla general, cada colección debe conservarse junta como si fuera una unidad integra y por separado, cada colección es en sí misma una entidad, y deberá ser tratada como tal. 2.- Las Colecciones Artificiales son los documentos que se “reúnen después de que han ocurrido las acciones a que se refieren y no en concurrencia con ellas y usualmente se derivan de muchas fuentes y no de una sola.”50 En este punto quiero hacer hincapié del por qué nuestra colección es fácticia, enseguida explicaré las razones y su importancia. 2.4.1 Concepto. El Diccionario de terminología archivística editado por el Ministerio de Cultura Española nos dice que, la colección fáctica “es un conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el gusto del coleccionista) y que por lo tanto no conservan una estructura orgánica ni responden al principio de procedencia,”51 y en una segunda acepción nos dice, que los documentos que la conforman son “reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.”52 49 Schellenberg, T. R.: Archivos Modernos, Principios y Técnicas. México. Archivo General de la Nación, 1987, p. 334. 50 Ibidem., p. 334. 51 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, Teoría y Práctica Archivística, Cuadernos del Archivo Histórico de la UNAM 11, México, 2000, p. 58. 52 Ibidem., p. 59. 40 En este sentido, podríamos plantear que la documentación generada por el C.C.C.J.M. A.C. de 1986 a 1996 pertenece y no, a las definiciones dadas por Schellenberg y por el Diccionario de terminología archivística editado por el Ministerio de Cultura Española que escribimos con anterioridad. En otro sentido, y citando a Antonia Heredia la documentación podría ser una sección fáctica: “Son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responde a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por su soporte o por su grafía, aunque no han faltado en el origen de su formación algunas razones subjetivas y arbitrarias.”53 De esta forma y apoyándome en las definiciones anteriores, reitero que nombré colección fáctica a la documentación generada por el C.C.C.J.M. A.C. de 1986 a 1996 por motivos de conservación e interés para la institución (C.D.I.C.A.) y por estar separada al fondo al cual pertenece, ya que esta colección está formada por lagunas de documentos, series incompletas, no cuenta con la actualización del cuadro de clasificación ni el organigrama institucional. 2.4.2 Importancia. Como mencioné anteriormente la colección fáctica de documentos es de gran interés e importancia para la institución generadora de la documentación, o bien en este caso para el archivo del C.D.I.C.A tiene una importancia e interés, ya que es parte de un fondo al que no está integrado, de ahí la validez de organizar la documentación, que fue donada a esta institución para su resguardo y conservación. Para realizar dicha tarea se aplicaron los procesos archivísticos necesarios (Como actualizar el cuadro de clasificación, elaboración del Organigrama institucional, inventario de la 53 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p. 226. 41 documentación existente, entre otros procesos) con el fin de dar una consulta de manera eficiente a quien lo solicite como ha ocurrido con anterioridad. 2.5 Inventario. El inventario es un instrumento de descripción,54* que no es tan general como la guía pero tampoco tan detallado como el catálogo, permite describir uniformemente los fondos y proporciona niveles de información satisfactorios para el usuario. Carmen Crespo nos dice que “Inventario es la relación sistemática, más o menos detallada de todos y cada uno de los elementos que forman un fondo, serie, etc.”55 Para Cruz Mundet, José Ramón existen dos clases de inventarios: Inventario Somero y Analítico. 2.5.1 Inventario Somero. Es el instrumento de consulta que, “comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad (...). Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimientos de control sobre las existencias, ofrece una información genérica y orienta acerca de la documentación que pueden encontrar. Debería incluir únicamente los elementos de: - El área de identidad con las etiquetas de - Signatura. - Título. 54 * Son el lazo esencial entre los archivos y el investigador; es una llave maestra del sistema de comunicación de los archivos y la recuperación de la información que contiene. 55 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p. 251. 42 - Fechas, nivel de descripción. - Volumen. Puedo comentar que, este inventario se puede utilizar en los tres archivos (tramite, concentración e histórico), pero es empleado según la necesidad del archivo. Por otra parte el 2.5.2 Inventario Analítico. Es el instrumento de consulta que, (...) describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los documentos.56 Este inventario debe incluir además de los puntos que tiene el inventario somero. - Información sobre valoración. - Sistema de organización. - El área de contenido y estructura. - Un resumen de alcance y contenido. Puedo comentar que, este inventario es el más usual en los archivos históricos, por que tiene los elementos necesarios para una rápida localización, descripción y recuperación de la documentación. 56 ISLAS PÉREZ, Maria Estela, La Archivística en México, Serie: Formación Archivística, Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior. Archivo Histórico, BAUP., p.81. 43 2.5.3 Importancia. La importancia del inventario radica en servir como un instrumento que brinda orientación en el servicio de consulta; al acceder a la información de manera rápida. De control, por que se refiere a todas las series documentales de cada fondo o sección, guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de instalación en el depósito. Puedo comentar que, el inventario Somero o Analítico, dada la necesidad del archivo, son de gran utilidad para el archivista, por que es un soporte de la cantidad de documentación que existe en el archivo y permite su localización de manera rápida. 2.6 Catálogo. Este término es muy común en las bibliotecas, la Profa. Leonor Lozano define al catálogo como: “registro o inventario de todos los expedientes del archivo; se consulta para la rápida localización de los documentos o asuntos.”57 Por otra parte, Antonia Heredia lo define como: “el instrumento que describe ordenadamente y en forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional.”58 57 58 LOZANO HERRERA, Leonor. Teoría y Practica de Archivonomía, Ediciones ECA., 1994, p. 100. Ibidem., p. 83. 44 Gustavo Villanueva determina al catálogo como: “instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una serie, una sección, un fondo o una colección.”59 Para mi opinión el catálogo es, el instrumento que controla y recupera, cada pieza documental o en su caso expedientes que forman en su totalidad, un fondo, serie o colección documental de manera rápida y oportuna. En nuestro trabajo se realizó un catálogo especial y de acuerdo a las necesidades del archivo. 2.6.1 Importancia. La importancia del catálogo en un archivo es: facilitar la identificación y localización de un documento o expediente del cual conocemos su autor, título o materia, con la mayor rapidez y facilidad; además proporciona los medios para hacer las investigaciones. Ligado a esto, creo que es el elemento fundamental de acceso a los documentos o expedientes, instrumento de recuperación de la información e hilo conector entre el documento y el archivista o investigador. Por otro lado, el buen funcionamiento del archivo depende de la perfección de este instrumento. Puedo decir que los catálogos se elaboran y utilizan más en los archivos históricos. 2.6.2 Tipos de Catálogos. Los catálogos se dividen en dos grandes grupos: Catálogos Generales y Catálogos Especiales. 59 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos..Op. Cit., p. 93. 45 Catálogos Especiales: “Son de gran variedad, sujetos en su formación a las necesidades o modalidades de la institución o de los archivos. Los Catálogos Generales se subdividen en: - Catálogo Sistemático o Metódico: Es el que ordena sus asientos según los números clasificadores, asignados a los documentos o a los expedientes de acuerdo con un sistema de clasificación determinado; permite la investigación por las materias, asuntos, ciencias, etc.” 60 - Catálogo Diccionario: Es el que “ordena alfabéticamente las cedulas de catalogación de nombres, materias, asuntos, lugares analíticas y adicionales, de relación y de referencia tomando como base la palabra o palabras del encabezamiento de los asientos o noticias. Existen otros tipos de catálogos, como por ejemplo podemos mencionar a el: - Catálogo Onomástico: Es el que arregla sus asientos en un orden alfabético de apellidos y nombres de las personas que intervienen en los asuntos. - Catálogo de Materias y Asuntos: Es el ordenamiento alfabético de las cedulas de las materias o de los asuntos que tratan los documentos o expedientes. - Catálogo Topográfico: Es el que ordena sus asientos de acuerdo con la colocación que tienen los expedientes en los estantes. - Catálogo Cronológico: Es el que arregla sus cédulas por orden de fechas relativas a los documentos o expedientes.”61 Como mencione con anterioridad, los catálogos se elaboran de acuerdo a la necesidad del archivo o de la institución y son de gran ayuda en el manejo, control y recuperación de información. En nuestro caso, el catálogo cumple los puntos mencionados con anterioridad. 60 61 GONZÁLES RAMÍREZ, Luis. Archivonomía, Octava Edición, México, D. F., p. 93. Ibidem. p. 94. 46 2.7 Expurgo. Aunque existen autores que manejan los conceptos de expurgo y depuración como sinónimos existen diferencias concretas entre ellos, ya que una es consecuencia de la otra, por lo tanto es importante resaltar sus diferencias. De lo anterior podemos decir que “el expurgo es la tarea que se realiza, luego de un análisis de la documentación y consiste en la selección de documentos que han concluido el plazo de conservación que establece la legislación, la reglamentación o los procedimientos administrativos, pero que ello no implica necesariamente su destrucción.”62 A la eliminación de documentos que se realiza en el archivo de trámite se le llama expurgo, debe realizarse en la época de su producción y ésta se efectuará al analizar las series que se preparan para la primera transferencia. Cabe mencionar, que el expurgo apunta hacia la documentación repetida, hojas en blanco, documentos en papel fax que contienen un grado alto de acidez y en la liberación de espacios en las cajas archivadoras y anaqueles. La depuración “es la etapa en la que a partir de los criterios de conservación se plantean los de eliminación. Esta etapa contempla la selección de documentos que reúnan las mejores condiciones de testimonios e información según los criterios de valoración, para que alcance el destino final (transferencia secundaria), es decir al archivo histórico o bien sean dados de baja.”63 Puedo mencionar que, el expurgo se debe contemplar en la transferencia primaria con la cual se lleva a acabo el paso de la documentación del archivo de trámite al de concentración y la depuración se lleva a cabo en la segunda transferencia del archivo de concentración al histórico o bien sean eliminados o destruidos. 62 63 CARREÑO, Gloria y PLACENCIA, David, Op. Cit., p. 27-28. Ibidem p. 28 47 2.8 Conservación Preventiva. La solución más viable para enfrentar los problemas de los acervos documentales y prevenir daños que podrían suscitarse de no emprender acciones oportunamente, se le denomina conservación preventiva. La conservación preventiva se caracteriza porque sus propósitos se aplican como un cúmulo de acciones que repercuten sobre el bien cultural y cuyo fin, si bien se puede percibir de manera inmediata, es más evidente a futuro. Con dichas acciones “se procura que el objeto tenga una permanencia o duración indefinida, y que los documentos históricos se mantengan como material de estudio y de información personal. Por tanto otro de sus beneficios fundamentales es el hecho de disminuir la velocidad de deterioro, lo que permite la prolongación del bien documental; su bajo costo en relación al que significa el de la restauración.”64 Ante esta situación la conservación preventiva se presenta, como la alternativa más factible para afrontar los problemas de deterioro, ya que sus ventajas abarcan al conjunto de los objetos o documentos que integran las colecciones. Las utilidades de la conservación preventiva se “observarán a medida que sus acciones se apliquen de forma eficaz, permanente y dentro de las políticas institucionales.”65 Los programas permanentes de conservación preventiva brindan altos beneficios a las instituciones que ya los han adoptado como estrategia. Creo que la conservación preventiva ha adquirido gran impulso, toda vez que ahora el personal de los archivos está más conciente de los agentes de deterioro y de los costos de restauración, por 64 65 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, Teoría y Práctica Archivística Op. Cit., p. 46. Ibidem. p. 47. 48 lo tanto adaptándose a las herramientas que tiene a la mano trata de que el documento se guarde bajo normas aunque sea mínimas permitan la conservación de los fondos documentales. 2.9 Expedientación. Un expediente es la unidad documental utilizada en las administraciones públicas. “Para Ma. Luisa Conde es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánicos y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.” 66 El expediente desde mi punto de vista es un grupo de documentos homogéneos, que tratan un mismo asunto, se encuentran reunidos en un mismo fólder o carpeta y son los que van creando las series documentales. Así define el Diccionario de Términos Archivísticos a la expedientación como “Operación que consiste en agrupar los Tipos documentales de un mismo asunto, siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar un expediente al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.” 67 Entiendo que la expedientación en su forma ideal consiste en ordenar dentro de un fólder un asunto desde que inicia hasta que concluye, claro que en la práctica no siempre es así, por ejemplo en el archivo del CCH, se clasifica de acuerdo a los departamentos con los cuales se tiene correspondencia, por lo cual en un fólder puede haber hasta 10 o más asuntos. 66 FERNÁNDEZ DÍAZ GONZÁLEZ, Belem. Informe.: Organización de la Colecciones Familiares del Fondo Gráfico del Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México. México. D.F. 2003, p. 40. 67 ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo, Diccionario de Términos Archivísticos, Santa Fe- Argentina, 2000, p. 147. 49 2.10 Glosa, Archivación o Guarda. El termino de Glosa está fuera de uso, actualmente se denomina archivación, y Consiste en “archivar ordenadamente los documentos dentro de sus respectivos expedientes previa verificación,”68 es así como lo define el Glosario de Terminología Archivística y de Ciertas Expresiones de Administración. Sin embargo, la archivación la define el Diccionario de Términos Archivísticos como “la acción de colocar ordenadamente en un expediente previa su glosa, los tipos documentales que los forman. Guarda de expedientes en los archivadores.”69 Bien siendo así, la guarda la define como “archivación de grupos documentales dentro de sus expedientes y de estos en los archivadores.”70 En mi opinión, la archivación o Glosa es la operación de ingresar la documentación previamente revisada dentro de cada expediente, siendo así, glosa, archivación y guarda, son sinónimos, en la medida o sentido en el cual los apliquemos, ya sea para integrar ordenadamente los documentos dentro de las carpetas y fólders o integrar estos mismos fólders o carpetas dentro de los archivadores, cajas archivadoras o gabinetes. 68 Glosario de Terminología Archivística y de Ciertas Expresiones de Administración, SEP. Dirección de Publicaciones y Bibliotecas, ENBA, México, 1980, p. 69. 69 ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo, Op. Cit., p. 40. 70 Ibidem, p.163 50 CAPÍTULO 3 PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN. 51 3.1Clasificación de los Documentos. Como recordaremos la clasificación es el procedimiento por medio del cual se separan los documentos en subgrupos de tal manera que cada subgrupo sea único y diferente, a las ves estas sean divisibles, siendo el primer paso del proceso de organización archivístico denominado identificación.71* Para fines prácticos y de acuerdo a la necesidad de la documentación, aplicamos una clasificación estructural u orgánica funcional, par que las series que se llegaron a identificar se agruparan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus funciones, servicios, secciones, unidades, hasta donde fue posible. Por lo cual, la clasificación de los documentos se realizó de acuerdo a la entidad generadora, apoyado en el organigrama de la misma. Al clasificar la documentación se respeto el principio de procedencia y orden original, ya que existía una clave alfanumérica en cada expediente, el cual se respeto y se tomo como referencia. Así al existir claves asignadas de A-I-547, A-II-5, B-I-322, B-II-212, C-I-54 Y C-II-21, se procedió a identificar y clasificar cada expediente. Otro procedimiento que realice, fue el retiro de fotografías y recortes de periódicos que se encontraban dentro de los expedientes, a estas fotografías se les aplicaron los procesos necesarios (como guardarlas dentro de fundas de prolipropileneo y estas dentro de una caja del mismo material), para su mejor conservación, al mismo tiempo se procedió a inventariar las fotografías para un mejor control de las mismas. 71 * La Identificación aplicada a los Archivos Históricos es el análisis de las características formales e informativas de los documentos que componen un fondo o una colección, así como el contexto histórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al establecimiento de las series documentales. 52 Al retirar las fotografías o los recortes de periódicos, se dejó dentro de cada expediente una referencia cruzada o testigo. Es el procedimiento de elaborar una ficha, la cual tiene los siguientes datos (ver anexo 10), esta ficha se deja en el lugar de donde se extrajo el documento, sirve para indicar el lugar donde se encuentra o fue enviado el periódico o fotografía y así poder localizarlo sin problemas. A las fotografías se les dio un lugar en la fototeca del C.D.I.C.A., debidamente inventariadas a cada fotografía se le colocó una etiqueta desacidificada, con el numero de foto correspondiente; dentro del inventario se anoto la referencia cruzada para saber su procedencia, (fondo, sección, serie, expediente, medidas, entre otras.). De esta manera quedo constituida una caja de fotografías del Comité Central de la Comunidad Judía de México A.C. de 1986 a 1996. Por otra parte, los recortes de periódicos que se retiraron de los expedientes, (para su mejor conservación) se expedientaron dentro de hojas dobladas de papel boon que sirven como folders, se enviaron a la miscelánea periodística debidamente inventariados y de igual forma con su referencia cruzada para su localización y consulta. De está manera se realizó la clasificación en nuestro trabajo y nos permitió actualizar el cuadro de clasificación (ver anexo11). Puedo comentar que, la clasificación implantada a la documentación, será de gran utilidad para la institución en la recuperación de la información. 3.2 Ordenación Cronológica de la Documentación. Recordando lo escrito en el capítulo anterior, la Ordenación se entiende como la segunda operación dentro de la organización, que ha de aplicarse con independencia a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección de archivo, es así que existen varios tipos de 53 ordenación, mencionados con anterioridad (por ejemplo la ordenación alfabética, ordenación cronológica, ordenación onomástica, ordenación geográfica, entre otras ya mencionada). En nuestro caso optamos por ordenar la documentación de manera cronológica dentro de cada expediente, por lo cual la documentación quedo ordenada según las fechas en las que fueron producidas, tomando en cuenta en primer lugar el día, en segundo lugar mes y por ultimo año. Elegí esta ordenación, por que es más común dentro de los expedientes y por otro lado nos facilita buscar un documento por la fecha de su creación y así tener un mejor control de los mismos. 3.3 Aplicación del Expurgo Documental. En el momento de ir clasificando y ordenando la documentación me percate de que la documentación al ser donada al archivo del CDICA., no contaba con un expurgo documental (eliminación o retiro de documentos que se realiza en el archivo de trámite se le llama expurgo, debe realizarse en la época de su producción y ésta se efectuara al analizar las series que se preparan para la primera transferencia.) En seguida de un análisis de la documentación y selección de documentos que han concluido el plazo de conservación que establece la legislación y la reglamentación de la institución, la tarea realizada fue la extracción, retiro y eliminación de las hojas en blanco, copias repetidas en exceso de un solo documento existentes en cada uno de los expedientes de la colección, esto con el fin de crear más espacio dentro de las cajas archivadoras y disminuir el espacio de cajas en los anaqueles. Este procedimiento se realizó con el apoyo del Prof. David Placencia, los criterios que marca la institución y por la perdida de los valores administrativos de los documentos. 54 Puedo comentar que, el expurgo realizado a esta colección documental, es de mucha ayuda, como lo mencione con anterioridad, por la reducción de espacios dentro de cada caja archivadora y esto a su vez dentro de los anaqueles del archivo. Esto permitirá al archivo tener más espacios para otras donaciones de documentos. En este caso el expurgo documental me ayudo a reducir cajas, al principio eran 22 y actualmente la colección quedo integrada por 19 cajas. 3.4 Procedimientos de Conservación Preventiva. La conservación preventiva es un proceso necesario dentro de los archivos, ya que su objetivo es retardar la oxidación y deterioro de la documentación para una mejor durabilidad de la misma. En primer lugar, realice una limpieza de expedientes y documentos, con la ayuda de una brocha, retirando el polvo que se encontraba en estos. También se cambiaron fólderes en mal estado (oxidados, rotos, manchados), por hojas de papel boond dobladas, que sirven como fólderes para su mejor resguardo. Otro procedimiento que realice, fue retirar los documentos que se encontraban en papel fax, ya que estos contienen un alto grado de acidez el cual provoca la aceleración de deterioro de la documentación. A estos documentos se les saco una fotocopia, la cual se coloco en lugar del papal fax, con la intención de disminuir esa aceleración de deterioro. Por otra parte, se extrajerón los recortes de periódicos que se encontraban dentro de los expedientes, esto con el propósito que los recortes de periódicos no manchar de un color amarillento a los documentos, (en algunos expedientes ya empezaba este proceso) o decolorarlos, ya que la tinta y el papel usado en la elaboración de los periódicos no es la misma que para la hoja en blanco. 55 Estos recortes de periódicos, se enviaron a la miscelánea periodística con su respectiva referencia cruzada, para saber su localización y consulta de los mismos. Ligado a esto se realizó la extracción de fotografías, las cuales se colocaron en una caja de la fototeca, (con los procedimientos necesarios para su conservación y consulta) debidamente organizados. A los documentos en soporte de papel, se extrajeron agentes de deterioro físicos, como son los clips, grapas, broches (en algunos casos ya oxidados), ligas, diurex, entre otros, como dije anteriormente, para que la documentación se conserve de la mejor manera posible. Puedo comentar que, la conservación preventiva realizada a esta colección documental, será de gran ayuda para el C.D.I.C.A.; ya que no tendrá que llegar al proceso de restaurar. 3.5 Expedientación. El expedientar es la manera de integrar (anexar) los documentos dentro de los expedientes con un determinado método de ordenación el cual proporciona una manera fácil de ordenar de la documentación. Como mencioné anteriormente en nuestro caso optamos por ordenar la documentación de manera cronológica y expedientarla dentro de cada expediente, por lo cual la documentación quedo expedientada y ordenada según las fechas en las que fueron producidas, tomando en cuenta en primer lugar el día, en segundo lugar mes y por ultimo año. Por otra parte, nos permite expedientar las fotografías y recortes de periódicos en sus cajas correspondientes, no sin antes realizar las respectivas referencias cruzadas o testigos, los cuales nos permitirán ver (corroborar) adonde se localizan las fotos o recortes de periódicos, o en su caso de donde provienen. 56 3.6 Archivación. La archivación se aplicó en dos sentidos, en primer lugar en el sentido de guardar los expedientes dentro de las cajas de tal manera que respetara las series que se llegaron a formar e identificar, sin tomar en cuenta la clasificación alfanumérica que tenían los expedientes. Por otra parte, éstas cajas debidamente etiquetadas y / o rotuladas se archivaron dentro de sus respectivos anaqueles con una identificación concreta (Ver anexo 12). Creo que con el tiempo y mucho trabajo el C.D.I.C.A. podrá actualizar su Guía General de Fondos, en la cual podrá informar la localización Topográfica de está Colección Documental. 3.7 Elaboración de Inventario. El inventario es el instrumento que nos apoya e informa de la documentación existente en (el fondo documental) la colección documental, existen dos clases de inventario somero o general el cual tiene como mínimo de 6 a 8 elementos de captura, el inventario analítico o especifico es el que tiene mas de 8 elementos de captura como ejemplo: Nombre del fondo documental, sección, serie, numero de exp. No. de documentos en cada expediente, No. de caja, No. de anaquel, entre otros. En nuestro caso y debido a las necesidades de la institución, se levantó un inventario somero el cual nos permitirá localizar los expedientes existente en cada caja de la colección, y así determinar las series que se llegaron a encontrar. Por otro lado, nos muestra las referencias cruzadas que se realizaron durante el proceso de expedientación El formato de inventario que utilicé para el levantamiento de la documentación contiene los datos siguientes: Hoja__de__, Fondo, Ramo o Sección, Serie, Caja, Expediente, Años Limites, 57 Descripción, Clasificación (ver anexo 13). Este formato es utilizado por el C.D.I.C.A., ya que cubre sus necesidades dentro del archivo. Por otro lado el formato de inventario que utilicé para el levantamiento de fotografías contiene los siguientes datos: Levantamiento de inventario de fotografías, Hoja__de__totales, No. de Sobre, Fecha, Descripción del Contenido, Estado físico, Cantidad, Medidas, Clasificación y Observaciones (ver anexo 14). 3.8 Elaboración de Catálogo. Como mencione en el capitulo anterior y citando a Antonia Heredia que para mi punto de vista es la que mejor define al catálogo (instrumento que describe ordenadamente y en forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional.), así en mi trabajo realice un Catálogo Especial que está sujetos en su formación a las necesidades del archivo del C.D.I.C.A. Para la elaboración del catálogo se procedió a foliar (enumerar secuencial mente en la parte superior derecha cada uno de los documentos de cada expediente), como parte de la intención de tener un control de la cantidad de documentos existentes. Por otra parte, se capturo en una base de datos D base, y se transfirió a Excel, los campos son los siguientes. Fondo, Sección, Serie, Caja, Expediente, Asunto, Fechas Limites, Hojas, Referencias y Observaciones (ver anexo 15). Puedo comentar que, la elaboración de este catálogo será de gran utilidad para el C.D.I.C.A, ya que será un instrumento que apoyará en la recuperación de información y en el buen funcionamiento del archivo. 58 Conclusiones. El archivo de C. D. I. C. A., funge como archivo de concentración y principalmente como histórico, ya que los fondos o colecciones documentales que componen este archivo, en su mayoría tienen valores secundarios. Quiero comentar que, el objetivo general se alcanzó, ya que la organización de la documentación se realizó aplicando los procesos archivísticos. Esto nos permitió clasificar y ordenar la documentación para una mejor administración de la misma. La organización documental, me permitió identificar los niveles jerárquicos de la institución, así como sus actividades y funciones que realiza dicha institución. El organigrama institucional, me permitió elaborar y actualizar el cuadro de clasificación (estructura lógica que muestra la jerarquía, funciones y actividades de una institución), identificación de secciones y series documentales. Los instrumentos de consulta realizados, como el inventario y el catálogo nos permitirán tener un control, manejo y recuperación de la documentación, expedientes, e información de manera rápida y oportuna. El expurgo documental aplicado en el momento oportuno, nos permitirá crear espacios dentro de las cajas archivadoras y estas a su vez en la estantería del archivo. Es importante mencionar que, las medidas de conservación preventiva aplicada a la documentación en soporte de papel, fotografías y periódicos, permitirán un mejor resguardo de los mismos y en las mejores condiciones posibles, ya que también es tarea del archivónomo realizar estos procesos. 59 Cabe mencionar que, las colecciones fácticas o fácticias de documentos pueden y no, corresponder al principio de procedencia y orden original, ya que se pueden formar parte de un fondo de documentos (conocidas también como series fácticias) o de varios fondos, reunidos por un interés en particular, arte y por motivos de conservación e instalación. El Trabajo realizado en el C. D. I. C. A. ha sido en lo personal sin duda una experiencia muy gratificante, por el hecho de darnos la oportunidad (como en otra instituciones) de aplicar los conocimientos teóricos adquiridos durante nueve semestres y así enfrentarnos al campo laborar sin tener miedo al futuro. Creo que la teoría archivística no es lo mismo que la práctica archivística, pero sin dudarlo van unidas de la mano, ya que una es consecuencia de la otra y viceversa. Solo la práctica y los años de experiencia nos darán la respuesta correcta para aplicar los procesos archivísticos necesarios para una organización documental. Por otra parte, cubrir las necesidades del archivo será de gran utilidad para la institución, ya que el archivo es la memoria histórica de la misma institución y de ahí el buen funcionamiento del mismo. Pienso que, nosotros los Archivónomos Mexicanos debemos de concientizar a la población e instituciones en general, a que vean en nuestra profesión una necesidad, para la organización, conservación y difusión de los Archivos, como fuentes de información de primera mano y memoria cultural e histórica de la humanidad. Doy un agradecimiento de todo corazón a todos los profesionales que trabajan en el C.D.I.C.A., a mis Maestros (Asesores) de la E.N.B.A. que me apoyaron en la elaboración de este trabajo, ya que sin su ayuda y colaboración este no se hubiera terminado, espero sea de gran utilidad y aportación para las generaciones venideras. 60 Bibliografía. A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: C.C.C.J.M. A.C. 1986 - 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja 9, Expediente 9. ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo, Diccionario de Términos Archivísticos, Santa FeArgentina, 2000, 260 pp. ISBN. No. 987-95963-5-8. 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Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Ministerio de Cultura, Dirección General de Archivos Estatales, 1993, 59 pp. (Normas Técnicas de la Dirección de Archivos Estatales, 1). ISBN 84-7483-936-X. 61 Enciclopedia Salvat Diccionario, Tomo 3, BUC-COM, 561-832 pp.; Tomo 5, E-FER, 1121-1392 pp. Salvat Editores, S.A., Barcelona. 1971. FERNÁNDEZ DÍAZ GONZÁLES, Belem. Informe Organización de la Colecciones Familiares del Fondo Grafico del Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México. México, D.F. 2003, 85 pp. Glosario de Terminología Archivística y de Ciertas Expresiones de Administración, SEP. Dirección de Publicaciones y Bibliotecas, ENBA, México, 1980, pp. 121. ISBN 968-804-127-0. GONZÁLES RAMÍREZ, Luis. Archivonomía. Jefe de Enseñanza y Profesor de la Materia, Octava Edición, México, D. F. 133 pp. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: teoría y práctica. 5ª ed. act. y aum. Sevilla: Diputación Provincial, 1991, 385 pp. ISBN 84-7798-056-X. 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Directivo. Directivo. A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9. 66 ANEXO 2 “Organigrama General del Comité Central de la Comunidad Judía de México A. C. (CCCJM A. C.)” Comité de Tribuna Israelita. Comunidade s de Provincia Presidente del CCCJM A. C. Asociación Religiosa. Guadalajara Monterrey. Tijuana. Consejo Mexicano de Mujeres Israelitas A. C. Comité de Orden y Vigilancia. Sector Público. A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9 67 ANEXO 3 “Organigrama del Vicepresidente de Coordinación y Relaciones Internacionales.” Keren Hayesod. Keren Kayemet Federación Sionista. Keren Kayemet, Div. Fem. Vice-psdte. de Coordinació n y Relaciones Internaciona l Embajada de Israel. Director Ejecutivo. Secretario General. Psdte. Conference of Mejor American. Institutions. Council of Jewish Federation. Congreso Judío Latiniamericano. A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9 American Jewish Committee. Apoyo a la Comunidad de Cuba. 68 ANEXO 4 “Organigrama del Vicepresidente Financiero.” Vicepresident e Financiero. Subtesorero. Tesorería. A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9. 69 ANEXO 5 “Organigrama del Vicepresidente de Asuntos Íntercomunitarios.” Comité Acción Social. Váad HaJinuj. Grupo Retorno. Vice-psdte de Asuntos Íntercomunitario “Sectores” Comité de Arbitrajes. Comisión para la Unión de Crédito. Comité de Eventos Especiales. A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9. 70 ANEXO 6 “Organigrama del Vicepresidente de Relaciones con Insituciónes Sociales y Culturales.” Vice-psdte. de Relaciones con Inst. Sociales y Culturales. Coordinador Comité Tribuna Israelita de México. René Cassin. A. Serra Rojas. Fernando Jeno. Simón Feldman. Premios A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9. 71 ANEXO 7 “Organigrama del Vicepresidente de Relaciones con Insituciónes Sociales y Culturales.” Vice-psdte. de Relaciones con Inst. Sociales y Culturales. Coordinador Comité Tribuna Israelita de México. Hebrea de Jerusalén. Hebrea de Tel – Aviv. Ba -Ilán. Technión. Instituto Waizmann. Universidades A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9. 72 ANEXO 8 “Organigrama del Vicepresidente de Relaciones con Insituciónes Sociales y Culturales.” Vice-psdte. de Relaciones con Inst. Sociales y Culturales. Coordinador Comité Tribuna Israelita de México. B´nai B´rith. Inst. Cultural México Israel. O.R.T.- de México. Hadassa México. Hospital Assaf Harofén. Organismos A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9. 73 ANEXO 9 “Organigrama del Vicepresidente de Relaciones con Instituciones Femeninas y Juveniles.” Wizo. Federación. Femenina. Voluntarias Judeo – Mexicanas. Vice-psdte. de Relaciones con Inst. Femeninas y Juveniles. Naämat. Kadima. FEMUJ. FUSLA. A. K. A. Fondo: Colección Fáctica: CCCJM A.C. de1986 a 1996, Sección: Asuntos Intercomunitarios, Serie: Administrativo, Caja # 9, Expediente # 9. 74 ANEXO 10 Formato de Referencia Cruzadas Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México. C.D.I.C.A Formato de Referencia Cruzadas Referencia: Fondo: Sección: Serie: Caja: Sobre o Expediente: Años Limite: Observaciones: Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México. C.D.I.C.A Formato de Referencia Cruzadas Referencia: Fondo: Sección: Serie: Caja: Expediente o Sobre: Años Limite: Observaciones: 75 ANEXO 11 Cuadro de Clasificación del Comité Central de la Comunidad Judía de México A.C. FONDO SECCIÓN Administrativo. SERIE ¾ Actas. ¾ Comité de Ayuda. Informes. COMITÉ CENTRAL ISRAELITA DE MÉXICO (CCIM) Relaciones Intercomunicarías. ¾ Congreso Judío Mundial. ¾ Sociedades de México. Antidifamación. Religioso. ¾ Fiestas Mayores. ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ COMITÉ CENTRAL DE LA COMUNIDAD JUDÍA DE MÉXICO A.C. (CCCJM A.C.) Relaciones Internacionales. ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Keren Hayesod. Keren Kayemet. Federación Sionista. Embajada (s) Israel. Comités. Fundaciones Judías y Naciones Unidas. Judaísmo en diferentes Países. Congreso Judío Mundial. Federaciones Judías. Congreso Judío Latinoamericano. HIAS. Apoyo a la Comunidad de Colombia. Apoyo a la Comunidad de Chile. Apoyo a la Comunidad de Cuba. Apoyo a la Comunidad de Guatemala y Honduras. 76 Comité Financiero Asuntos Intercomunitarios. Instituciones Sociales y Culturales Instituciones Femeninas y Juveniles. Comité de Tribuna Israelita. Comunidades de Provincia. Consejo Mexicano de Mujeres Israelitas. ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Tesorería. Comité Acción Social. Administrativo. Grupo Retorno. Comité de Arbitrajes. Comité de Eventos Especiales. Serre Rojas. AJMAUNAM. Centros Educativos. Centro Deportivo Israelita. Comunidades. Colegios. Instituto Cultural MéxicoIsrael. Instituto Weizman. Diversas Instituciones. Federación Femenina. NA’ AMAT. Kadima. FEMUJ. FUSLA. Juventud Sionista. Golfo Pérsico, Nazismo, Antisemitismo. Comunidad de Guadalajara. Comunidad de Monterrey. ¾ Informes 77 ANEXO 12 Formato de Etiqueta Centro de Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí C. D. I. C. A. Etiqueta A.K.A. No. Caja No. Anterior Fondo Sección Serie(s) Fechas Límite Observaciones 78 Hoja___de___ ANEXO 13 Formato para el levantamiento de inventario del Archivo Fondo: ___________________ Ramo: ___________________ Serie: Exp. Años Limite Caja: _______ Descripción Clasificación 79 ANEXO 14 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO PARA FOTOGRAFÍAS HOJAS_____DE ____TOTALES FONDO: RAMO: SERIE: No. Sobre Fecha Descripción del Contenido Edo. físico Cantidad Medidas Clasificación Observaciones 80 81