Programa De Gestión Documental - Unidad De Gestión Pensional Y

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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL UGPP PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD Aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL JUNIO DE 2014 Página 1 de 65 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. ANTECEDENTES 2. JUSTIFICACIÓN 3. OBJETIVOS 3.1. Objetivo General 3.2. Objetivos Específicos 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN 5. ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO 6. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS 7. CONCEPTUALIZACIÓN 8. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 9. COMPONENTES DEL PGD 10. 9.1. Definición e Importancia 9.2. Aspectos de Planeación 9.3. Requisitos Técnicos PROCESOS DE UN PGD 10.1. Producción Documental 10.2. Normalización de la Producción Documental 10.3. Organización Archivo Documental 10.4. Consulta de Documentos 10.5. Conservación Documental 10.6. Instrumentos de Descripción Archivística 10.7. Disposición Final de los Documentos 10.8. Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - (SGDEA). 11. MARCO LEGAL 12. ESQUEMA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 13. COMUNICACIONES DE ENTRADA 13.1. Comunicaciones de Entrada 13.2. Comunicaciones Internas 13.3. Comunicaciones de Salida Página 2 de 65 14. GESTIÓN DE EXPEDIENTES: 15. METAS Página 3 de 65 INTRODUCCIÓN El Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística del País, expidió el 14 de julio de 2000 la Ley 594 por medio de la cual se expide la Ley General de Archivos, la cual en su Título V, Artículo 21 establece que “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”. Así mismo en el parágrafo único de dicho artículo señala que “Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales”. Por otro lado el reciente Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las Entidades del Estado”, establece que los procesos de gestión documental son los siguientes: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración. Complementando así lo contemplado en la Ley, siendo estos los procesos que fundamentalmente deben ser atendidos en el Programa de Gestión Documental - PGD de las Entidades. En cumplimiento de las citadas normas, se da aplicación de las políticas archivísticas, haciendo de los archivos verdaderos apoyos para la administración en el servicio al ciudadano, coadyuvando para que la gestión pública sea más eficiente y transparente garantizando los derechos constitucionales de información y acceso a los documentos públicos; incrementando el patrimonio documental del país, como parte fundamental de la memoria colectiva. Por lo anterior y conscientes de la necesidad de instruir sobre los procedimientos para organizar, archivar y salvaguardar el patrimonio documental de la Entidad, la Dirección de Soporte y Desarrollo Organizacional y la Subdirección de Gestión Documental, han establecido procesos que permitan agilizar la gestión documental, poniendo al alcance de los servidores públicos el Programa de Gestión Documental, con el fin de plasmar los criterios que contribuyen a mejorar el desempeño de labores documentales en cada una de las dependencias y así propender por el aseguramiento de la documentación e información en todos sus soportes. Página 4 de 65 El Programa de Gestión Documental, de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL - UGPP, comprende el conjunto de acciones técnicas, administrativas, presupuestales, tecnológicas y archivísticas, que contribuyen a la administración eficiente del ciclo de vida de los documentos, en diferentes soportes y formatos, sobre los documentos e información producida o recibida en la entidad, para aumentar la eficiencia en la gestión de los procesos misionales de la entidad. De igual manera, dado el carácter transversal de la gestión de documentos, en la UGPP se conforman sistémicamente, es decir interrelacionados, generando procesos macro que podrán tener contenidos uno o varios de los procesos propuestos en la norma y que además muy seguramente se verán relacionados con los procesos misionales de La Unidad, de manera sistémica dentro de la misma, es decir ellos entre sí, se interrelacionan generando procesos macro que podrán tener contenidos uno o varios de los procesos propuestos en la norma y que además muy seguramente se verán relacionados con los demás procesos de la Entidad (procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y mejoramiento). Considerando que “Un proceso en sí es un sistema que tendrá elementos de entrada, tendrá actividades de transformación cuyo resultado es un producto o un servicio y debe tener retroalimentación que permita determinar si el proceso está encaminado o está logrando su propósito”. Tobón y Bolívar (2007 p. 30), la gestión documental no deberá ser ajena a esta prerrogativa y por tal motivo se desarrollará bajo el enfoque por procesos tratado en las normas de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009, de forma tal que el PGD y los procesos que lo conformen deberán estructurarse como un modelo de gestión, siendo parte del modelo integrado alineado con los objetivos estratégicos, tal como se puede ver en la infografía a continuación. A nivel directivo, las decisiones sobre las actividades de gestión documental, son aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y ejecutadas por la Subdirección de Gestión Documental, las cuales pueden ser evaluadas por el Archivo General de la Nación (en su competencia como órgano legal de inspección y vigilancia) y el Grupo de Control Interno de la entidad. Con el Programa de Gestión Documental la UGPP pretende establecer e implementar las pautas tendientes a la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización e implementación de modelos y formatos para la producción documental, la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que faciliten la preservación y el cuidado del medio ambiente, en aplicación del Sistema de Gestión Ambiental establecido para la entidad. Página 5 de 65 De igual manera a través de la implementación de un software de gestión documental, bajo los preceptos de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad, de conformidad con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, lograr la normalización en los procedimientos de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería, bajo el precepto del Sistema de Seguridad de la Información. Mediante la implementación de la Tabla de Retención Documental – TRD se normalizan los procesos de clasificación, organización, transferencias primarias y secundarias, recuperación, preservación, conservación de la Información y disposición final de los documentos, garantizando la salvaguarda del patrimonio histórico documental de la entidad y de la nación. 1. ANTECEDENTES Con la expedición de la Ley 1151 de 2007 del 24 de julio, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006‐2010, se crea la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, a través del artículo 156, como entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, como entidad responsable del seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social. Teniendo en cuenta la función asignada a la UGPP mediante Decreto ley 169 de 2008, por medio del cual la Unidad atenderá el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas del régimen de prima media por prestación definida, de servidores públicos que se encontraban a cargo de las entidades públicas del Orden Nacional que se encuentran liquidadas, en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando según corresponda, se estimó que esta debía recibir 31 entidades durante los años 2011, 2012, 2013 y 2014, y que para ello debía recibir todos los archivos documentales en el año 2011. En el año 2011, solo entregaron la función de reconocimiento y administración y liquidación de la nómina y por ende los archivos correspondientes, dos (2) de las 31 entidades que debieron ser recibidas por la UGPP. En el año 2012, ninguna entidad de las restante entregó sus archivos ni la función de reconocimiento pensional y administración y liquidación de la nómina a la UGPP. Página 6 de 65 En el año 2013 de acuerdo con lo aprobado por el Consejo Directivo de la UGPP se proyectó que las entidades que debían entregar la función de reconocimiento y administración de nómina, serían 40 y que esta entrega debía realizarse hasta julio de 2014. Para el año 2014, la UGPP ha recibido las siguientes entidades: Teniendo en cuenta todo lo anterior y con la finalidad de garantizar la integridad, conservación preventiva, guarda y custodia del patrimonio documental de la Unidad, toda la documentación inherente a la operación de la entidad, que fue transferida por las diferentes entidades y por la Unidad, es objeto de custodia, transportes e inclusiones. En tal sentido la UGPP ha adelantado las siguientes acciones: ● Recepción de los fondos: ● Punteo de la documentación recibida: ● Organización física de la documentación: organización técnica archivística adelantando las siguientes actividades: ○ Clasificación ○ Ordenación ○ Foliación Página 7 de 65 2. ○ Depuración ○ Digitalización ○ Indexación ○ Inventario ○ Almacenamiento JUSTIFICACIÓN El Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994, expedido por el Archivo General de la Nación, el cual fue modificado por el Acuerdo 027 de 2006, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. De tal manera, la UGPP incluye no sólo por obligación, sino por convencimiento propio, que la administración documental, realizada de manera ordenada, con principios, reglamentada y normalizada, en conjunto con la alineación de la normativa y de la utilización de las tecnologías; permite tomas de decisiones al día, soportes de ejecución de actividades misionales de manera correcta, soporte al ciudadano de una manera verás, eficiente y oportuna. De acuerdo a la Ley General de Archivos en su título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.” Página 8 de 65 3. OBJETIVOS 3.1. Objetivo General Establecer las pautas y procedimientos tendientes a la normalización y aplicación de la gestión documental en la UGPP, en aspectos como producción, recepción, trámite, organización, conservación y disposición final de los documentos, así como para la implementación de las Tablas de Retención Documental y del documento electrónico en la UGPP, facilitando el acceso y la consulta de la información de manera segura, eficiente, ágil y confiable, garantizando la prestación eficaz del servicio a usuarios y ciudadanos, en cumplimiento del Propósito Central (Misión) y del Objetivo Retador (Visión) de la entidad . Lo anterior para dar cumplimiento a la Ley 594 de Junio de 2.000 y a la aplicación de las normas archivísticas existentes, que regulan la producción, trámite, aplicación de Tablas de Retención Documental TRD, y conservación de los documentos e información, generada y recibida en la UGPP, para cumplir a cabalidad con su propósito. 3.2. Objetivos Específicos ● Normalizar, racionalizar y mejorar la producción documental de la UGPP. ● Optimizar los recursos disponibles, ya sean físicos, tecnológicos y/o humanos. ● Implementar sistemas de información, que permitan de manera segura, adecuada y ágil, la administración de la producción de documentos e información de la UGPP, encaminada a brindar con oportunidad, la consulta de la misma. ● Establecer los procedimientos, políticas, instructivos, manuales, etc., que permitan ejecutar de manera oportuna los trámites documentales que se procesan en la UGPP. ● Proporcionar información oportuna, eficiente y controlada, sobre los documentos que son tramitados o producidos por la UGPP. ● Realizar un control estricto, sobre los documentos que se crean, procesan, archivan y consultan en la entidad. ● Normalizar los lenguajes, definiciones y acciones comunes, en la producción documental, dentro de la entidad, sobre los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. ● Definir las actividades de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo Página 9 de 65 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Programa de Gestión Documental debe ser aplicado por parte de todos los funcionarios de la UGPP involucrados en la gestión documental, para tal fin será difundido y socializado a toda la entidad a través de la Subdirección de Gestión Documental, por medio de los diferentes canales como reuniones informativas, capacitaciones, correos, comunicaciones virtuales, entre otros. La Dirección General, Direcciones y Subdirecciones de la entidad velarán porque se apliquen los procedimientos establecidos en este programa, de conformidad con normas sobre la materia. y los lineamientos impartidos por la Subdirección de Gestión Documental. 5. ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO Para la aplicabilidad del Programa de Gestión Documental, las dependencias de la UGPP contarán con el acompañamiento y asesoría de la Subdirección de Gestión Documental, por medio del desarrollo de las siguientes actividades, entre otras: ● Definición y aplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD ● Identificación de necesidades y oportunidades para implementar soluciones de gestión documental física y electrónica. ● Capacitación para la Implementación del Sistema de Gestión Documental ● Acompañamiento en la implementación del Sistema de Gestión Documental ● Formulación y Desarrollo del Plan Anual Institucional ● Implementación de la Política Eficiencia Administrativa y Cero Papel El seguimiento se verá reflejado en la presentación de informes, acompañamiento y verificación por parte de la Dirección de Seguimiento y Mejoramiento de Procesos y el acompañamiento en la toma de decisiones por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. 6. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Corresponde a los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales: el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los Página 10 de 65 mismos, así como el principio de contexto. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS PROCECENCIA ORDEN NATURAL Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia Orden que conservan los documentos de cada fondo y en este la integridad y dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en carácter seriado de los documentos. el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa –efecto. 7. CONTEXTO Medio para comprender los orígenes de los documentos, esta información acerca del origen, permitirá hacer valoraciones históricas sobre la pertinencia de la conservación total de muchos documentos, otra labor importante que permite la descripción es que el contenido de los archivos sea comprensible ya sea al ciudadano o a la entidad que los requiera. CONCEPTUALIZACIÓN Para la organización de estos documentos, es necesario tener presente los conceptos desarrollados a continuación: Accesibilidad: La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. Acceso a los Archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Archivamento Web (Webarchivign): Proceso de recolección de fracciones o partes de la World Wide Web y Página 11 de 65 la garantía de que la colección se conserva en un archivo o sistema de información para futuros investigadores, historiadores y público en general. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de Gestión: aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo Privado de Interés Público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo. Bases de datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida. Página 12 de 65 Cartográficos: Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros). Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Correos Electrónicos: El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que aparece en pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental. Documento de apoyo o facilitativo: Son aquellos de carácter general o administrativo, que por la información que contienen, inciden en el cumplimiento de las funciones específicas de la gestión administrativa, entre los cuales pueden ser: Leyes, Decretos, manuales, instructivos, invitaciones, tarjetas de presentación. Documento: Información registrada, cualquiera que sea la forma o el medio que haya sido creada, recibida o conservada por la entidad, en cumplimiento de su misión, en virtud de la ley o mediante cualquier transacción que represente su pensamiento o acción. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento Electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y Página 13 de 65 comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento(s) (Records): Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Documentos esenciales: Documentos necesarios para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades misionales, su desaparición imposibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documentos Ofimáticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software. Entidad de Certificación: Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Expediente: Unidad documental, formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente, por un área productora, en la resolución de un mismo asunto. Expediente Electrónico: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados. Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. Expediente Híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación. Página 14 de 65 Expediente Virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros. Firma Digital: La firma digital es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Esta firma digital está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación. Foliación: Acto de numerar los folios. Actividad incluida en los trabajos técnicos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Formularios Electrónicos: Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones”. Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Gestión Electrónica de Documentos (GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservar la información de la institución; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos electrónicos. Imagen, Videos y Audio Digital: Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano. Índice Electrónico: constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los Página 15 de 65 documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo. Intercambio Electrónico de Datos (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto. Mensajes de Datos Generados Mediante Redes Sociales: Este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros). Página: Cara de una hoja, lo escrito o impreso en una cara. Paginar: Acción de numerar las páginas. Páginas Web: Una página web está compuesta principalmente por información (texto y/o módulos multimedia), así como por hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y también aplicaciones “embebidas” con las que se puede interactuar para hacerlas dinámicas. Deben establecer su actualización, producir y aprobar la publicación. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Programa de Gestión Documental: Modelo integral de gestión de la documentación que recibe o produce la entidad ajustado a la normatividad y procesos archivísticos alineados con los objetivos y metas estratégicas. Registro (registration): Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Sistema de Gestión de Documentos (Records System): Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. Página 16 de 65 Sistemas Electrónicos de Gestión Documental (Electronic Records Management): Conjunto de programas, utilizados para recuperar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales, que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Ejemplo. Actas de Comité de Dirección, Contratos de prestación de Servicios. Tablas de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipo Documental: Unidad documental simple originada de una actividad administrativa con diagramación, formato y contenido distintivos, que sirven como elementos para clasificarla, describirla, y asignarle categoría diplomática. Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. 8. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Se define como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener los documentos, para la investigación histórica). Por lo anterior los archivos deberán hacer suyos, los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución Nacional. Página 17 de 65 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivos de Gestión Comprende la documentación que produce o recibe una dependencia en desarrollo de sus actividades, son de continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten Archivo central o intermedio En él se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de la Entidad, una vez finalizado su trámite administrativo, pero que siguen siendo objeto de consulta por las áreas Archivo permanente o histórico Archivo que conserva los documentos propios de la entidad, una vez cumplido con su fin administrativo y que por razones legales, técnicas o políticas se deben guardar para construir historia institucional 9. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD 9.1 Definición e Importancia Ley General de Archivos (594 de 2000) define la gestión documental; como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. De lo anterior se puede definir que un programa de gestión documental, se refiere al conjunto de actividades, procesos, instrucciones y normativas, con las que se detallan las operaciones del desarrollo óptimo de los procesos de la gestión documental en la entidad. Estos son; producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la generación e implementación de un programa de gestión documental se pueden lograr: Página 18 de 65 ● La correcta administración de los documentos, archivos y en general de la información producida y recibida de y para la entidad, para su correcto funcionamiento. Elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. ● La racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. ● Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. ● Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. ● Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. ● Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. ● Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. ● Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. 9.2. Aspectos de Planeación Para la elaboración del Programa de Gestión Documental de la UGPP, se tomaron en cuenta las actividades realizadas previamente, para la correcta planeación enfocada hacia la toma de decisiones, con respecto a la recepción, producción, trámite, valoración y conservación documental en cuanto a los aspectos de tipo administrativo, legal, funcional y técnico: ● Informe (Diagnóstico): En el año 2012 se elaboró un informe que aborda las necesidades de UGPP relacionadas con la administración, recuperación, entrega y uso del contenido de los Página 19 de 65 documentos físicos y electrónicos, la manera en que se usa para desarrollar trámites y procesos de negocio, cómo se impactan los costos de prestación del servicio y se afecta la eficiencia operacional. Este informe comprende las siguientes fases: FASE I - Direccionamiento estratégico FASE II - Revisión de procesos de servicio y acciones de mejora inmediata FASE III - Reestructuración y Optimización de procesos de servicio FASE IV - Estructuración de servicios para implementar procesos de Gestión Documental Incluye desde el análisis de la situación actual, la recopilación de fuentes documentales previas y observación de la realización de las actividades actuales, la configuración del Mapa de Proceso en diferentes niveles: estratégico, táctico y operativo, hasta la propuesta de recomendaciones para soluciones de pronto impacto buscando aportar conocimientos y apoyar recursos en procura de un funcionamiento controlado, armonioso y exento de urgencias cotidianas. Las partes que componen el Informe están concatenadas describiendo el camino recomendable que la UGPP debe recorrer para lograr su objetivo de funcionar con fluidez, transparencia y cumpliendo con su misión organizacional. ● Plan Anual Institucional En cumplimiento del Artículo 74. PLAN DE ACCIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. La UGPP publicó en su página web el Plan de Acción el cual contiene: PLAN ANUAL INSTITUCIONAL Página 20 de 65  Estrategia Misional 2012-2018        Propósito Central Objetivo Retador Principios y Valores Objetivos Estratégicos Funciones por Area Funciones de la UGPP Plan de Compras       Aprobado en Ejercicio Desagregado Histórico de Presupuesto Proyectos de Inversión Programas y Proyectos Indicadores de Gestión Dentro del Plan Institucional se encuentra el Proyecto Gestión Documental, liderado por la Dirección de Soporte y Desarrollo Organizacional. El cual consiste en dotar a la UGPP de un sistema de administración de archivos de gestión, que respalde a cada una de las áreas en sus operaciones. El 31 de Julio de 2014 las áreas de la UGPP, con el fin de garantizar un sistema de administración de archivos de gestión que permite que sus documentos estén organizados, completos, integrados, digitalizados, indexados, seguros y de fácil acceso. Con lo cual se logrará: ● ● ● ● ● Disponibilidad al día de la versión digital Cero pérdida de la cadena de custodia documental Expedientes digitales integrados y de fácil consulta como lo requiera el negocio Expedientes físicos completos, organizados y controlados Comité Institucional de Desarrollo Administrativo: Como quiera que el Decreto 2482 de 2012: Por el cual se establecen, los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Artículo 6. establece que “en la Rama Ejecutiva del orden nacional, serán responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo, las siguientes instancias: A nivel institucional, Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal. En atención a lo establecido en la citada norma y en lo señalado en el Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación, en el cual se establece que el PGD deberá ser aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. 9.3. Requisitos Técnicos ● Manual de Procesos Página 21 de 65 Mapa de Procesos ● Formatos de Uso interno de la Entidad La producción documental de la UGPP se encuentra regulada en los Manuales de Proceso, los cuales incluyen los formatos de uso común y obligatorio, adoptados por la entidad. Cada uno de los formatos cuenta con la codificación respectiva. ● Sistema Integrado de Gestión La UGPP comprometida con el mejoramiento continuo ha establecido su Sistema Integrado de Gestión, el cual armoniza la estrategia, los proceso y la cultura organizacional, para generar servicios que responden con confianza a los requerimientos de los ciudadanos y demás partes interesadas, Por consiguiente la UGPP establece: Todas las actividades que se realizan en la UGPP deben: ● Estar alineadas con el marco estratégico y objetivos de los procesos, con una orientación permanente al logro de resultados esperados. ● Ser realizadas por personas idóneas y comprometidas, cuya labor y resultados puedan ser reconocidos, contribuyendo al desarrollo de un buen ambiente de trabajo. Página 22 de 65 Todos los funcionarios y contratistas deben: ● Actuar siempre en el marco de los principios de transparencia, respeto, honestidad y lealtad y demostrando los valores de orientación al ciudadano, orientación al resultado, confiabilidad, objetividad, simplicidad y trabajo en equipo. Página 23 de 65 Gobierno en Línea y Anti Trámite “La iniciativa Eficiencia Administrativa y Cero Papel es una directriz del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en cuyo desarrollo participan además del programa de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, el Archivo General de la Nación, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y el Departamento Administrativo de la Función Pública.” [1] En este contexto, la presidencia de la República, expidió la directiva Presidencial No 04 de 2012, mediante la cual, “se solicita a las entidades públicas la reducción del papel como medio de registro de documentos y actuaciones de la administración pública, adoptando diferentes prácticas así como la utilización de medios electrónicos en la gestión documental del Estado”[2] Adicionalmente, La Eficiencia Administrativa se puede definir como una estrategia del Gobierno Nacional orientada a promover una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, la cual tiene su origen en la Directiva Presidencial No 04 del 03 de abril de 2012. Esta estrategia consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la información y las Telecomunicaciones.[3] Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, los organismos y entidades estatales, deben identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites, procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar la duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades.[4] La adopción de las políticas, modelos, lineamientos, procedimientos y herramientas, promovidas por la iniciativa Cero Papel en la administración pública, logrará reducir la demanda de papel así como desarrollar procesos más eficientes gracias a un mayor flujo de información por medios electrónicos, de forma que se facilite la rendición de cuentas, el control por parte de los ciudadanos y la mejora de las condiciones de trabajo para los servidores públicos. A través de la Resolución 064 del 10 Febrero de 2012 “Por la cual se adopta un Sistema Integrado de Gestión en Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP, se crea el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión y se dictan otras disposiciones, resolución en la cual se describe la Estrategia de Gobierno en Línea, GEL, la cual contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que presta mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Así mismo existe un funcionario que lidera la Política Cero Papel en la Página 24 de 65 Subdirección de Gestión Documental el cual trabaja en conjunto con la Dirección de Tecnologías de Información. Con la adopción de la estrategia Cero Papel se incrementa el uso y la importancia a los canales de entrada y salida de comunicaciones, a través de medios electrónicos, reduciendo el consumo de papel, aumentando el control de las solicitudes así como de las respuestas oportunas, entre éstos canales se hallan: ● Las comunicaciones que ingresan por la página web, así como aquellas conversaciones / llamadas telefónicas para atender solicitudes o hacer notificaciones, completar datos, etc., publicación en portal web de contenido protegido con resoluciones, respuesta a PQRSF a modo cartelera, deben tener su canal especial. Eliminando por completo la impresión de las mismas y tratándose directamente desde su canal de recepción. ● En la Página WEB de la UGPP, se encuentra disponible la información sobre los trámites que se pueden realizar en el Centro de Atención al Ciudadano : Trámites Pensionales ● Radicación de documentos para solicitar prestaciones económicas ● Consultar el estado de una solicitud ● Expedición de certificados ○ Certificado de pensión ○ Certificado de pensión en trámite y/o en curso ○ Certificado de no pensión ● Copia de Expedición de Actos Administrativos ● Notificación de resoluciones ○ Notificación personal ○ Notificación por conducta concluyente ○ Interposición de recursos de reposición Trámites Parafiscales ● Suministro de información ○ ● Información general Requisitos y procedimiento para radicar ○ Denuncia de evasión Página 25 de 65 ○ Solicitud de Información ○ Solicitud de Certificaciones Aplicación de la Iniciativa Cero Papel en la UGPP, bajo la Directiva 04 DE 2012 Fuente: Imprenta Nacional de Colombia. Diario Oficial No 48.392 Bogotá D.C, martes, 3 de abril de 2012 Página 26 de 65 ENTIDADES QUE APOYAN LA IMPLEMENTACIÓN Como parte de la implementación de la Política Eficiencia Administrativa y Cero Papel La UGPP viene adelantando las siguientes acciones: POLITICA CERO PAPEL • Reducción en impresión y reproducción en soporte papel • Fotocopiar e imprimir a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad o Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja • Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar • Elegir el tamaño y fuente pequeños • Lectura y corrección en pantalla • En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional • Configuración correcta de las páginas • Verificar la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes • Revisar y ajustar los formatos • Reciclar • Implementación de herramientas de tecnología • Uso de la Intranet: se puede evitar la impresión está la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico Página 27 de 65 • Uso del correo electrónico: el correo electrónico debe constituir la herramienta para compartir información evitando el uso • Generación de memorando en la herramienta de gestión documental • No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable ● Tablas de Retención Documental La Ley 594 de 2000, en el artículo 24 señala: “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”. Las Tablas de Retención Documental - TRD, son una herramienta archivística, la cual permite realizar una administración del ciclo vital del documento, en sus diferentes etapas: ● Archivos de Gestión (Área productora) ● Archivo Central (Área de administración y custodia temporal) ● Archivo Histórico (Área administradora y custodia definitiva) Esta herramienta archivística se elabora con base en la estructura orgánica funcional de la entidad, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte en que se generen, por parte de las unidades administrativas o dependencias de la entidad. La UGPP elaboró las tablas de retención documental en el año 2012, con base en la estructura orgánica funcional vigente para la fecha, previamente a la expedición del Acuerdo 04 de 2013, estas fueron aprobadas por el Comité de Gestión Documental, de conformidad con la metodología establecida por el AGN para la fecha. Realizado el trámite interno se remitirán las TRD ajustadas, ante el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, acompañada con los anexos que soportan su elaboración, para que emita el concepto de convalidación. Las TRD se elaboraron con base en lo establecido en el Acuerdo AGN 04 de 2012, aplicando la siguiente metodología: ● Investigación y recopilación de información sobre la entidad y fuentes documentales: de acuerdo a las normativas vigentes del gobierno, cambios en la estructura organizacional, funciones y Página 28 de 65 manuales de procedimientos: ➢ Organigrama actual, resoluciones y actos administrativos de creación de grupos internos de trabajo y asignaciones de funciones. ➢ Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (Decretos, resoluciones, acuerdos, directivas, entre otros). ➢ ● Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y procedimientos. Entrevista con los productores de documentos: Se hicieron entrevistas a todos los jefes de cada unidad administrativa, con el fin de aplicar la encuesta unidad documental para la definición de: ➢ Unidades documentales. ➢ Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de funciones y procedimientos de las dependencias. ➢ Valoración primaria de los documentos, para la definición de los tiempos de retención en archivo de gestión. ● Análisis e interpretación de la información compilada: Se realizó el análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias, Identificando los valores primarios de la documentación (Administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales), definiendo las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. ○ Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental Se establecieron los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico, garantizando la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantando la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. La selección documental, puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. Página 29 de 65 ○ Valoración y selección documental: identificación de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. ● Elaboración y presentación de la TRD, para su aprobación: Una vez elaborada la propuesta de TRD para cada dependencia, se sometió a consideración del respectivo jefe de Área, socializándolas y ajustándolas en la medida en que así se requirió. ● Ajustes y Actualizaciones: Una vez convalidadas las TRD por parte del AGN, serán aplicadas y se podrán efectuar actualizaciones cuando se presenten las siguientes situaciones: ○ Cambios en la estructura orgánica de la entidad. ○ Cambios en las funciones. ○ Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación ○ Cambios en el marco normativo del país ○ Cuando se generen nuevas series y tipos documentales ○ Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos. ○ Necesidad de suprimir una serie y/o subserie documental ○ Reestructuraciones de la estructura orgánico funcional de la entidad (creación, fusión o supresión de dependencias) Para todos los casos los ajustes serán efectuados por la Subdirección de Gestión Documental, en coordinación con las áreas afectadas. ● Aplicación: Aprobadas las TRD por la instancia competente, se procederá a: ○ La expedición del Acto Administrativo por parte del representante legal mediante el cual sea de obligatorio cumplimiento la aplicación de las TRD por parte de todos los servidores públicos de la Entidad. Página 30 de 65 ○ Socialización y publicación del Acto Administrativo de aplicación de las TRD. ○ Difusión de las TRD, con el respectivo instructivo de aplicación. ○ Capacitación y acompañamiento a las dependencias en el proceso de aplicación de las TRD. ○ ● Elaboración y difusión del cronograma de transferencias documentales. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental: El Área de Gestión Documental de la entidad, establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de las TRD, de las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por el Área de Gestión Documental de la Entidad y aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la misma. 10. PROCESOS DE UN PGD 10.1. Producción Documental La UGPP ha definido mediante la Caracterización del Subproceso “Definir la Producción Documental GA-SUB-001”, los lineamientos para la elaboración de los documentos y registros al interior de la entidad para lograr la unificación, presentación, distribución y su correcta utilización, manteniendo el buen manejo de imagen e identidad corporativa, la cual a su vez se encuentra contenida en la “GC SUB-004 - Gestión de las Comunicaciones”, este sub proceso aplica a todos los procesos de la UGPP, e inicia con la identificación de la necesidad de uso de un documento y finaliza con el uso del mismo. Dentro de las reglas del negocio, se señala que “las comunicaciones internas y externas como memorandos, circulares, resoluciones y oficios deben ser elaborados en los formatos definidos y disponibles para consulta en el Site del Sistema Integrado de Gestión. De igual manera, la generación de los documentos, debe tener una presentación nítida y ordenada, escrita en procesador de palabra, se debe respetar en todo caso la plantilla que para este efecto se ha diseñado, ajustando al alto de las filas según las necesidades según los lineamientos del Manual de identidad visual y el instructivo de control de documentos. El rol de revisores de la UGPP lo asumen los Página 31 de 65 cargos directivos de la entidad. 10.2. Normalización de la producción documental La Tabla de Retención Documental permite la normalización de la producción documental, mediante la Identificación de dependencias productoras, series y subseries y la definición de tipos documentales conforme a formatos y formularios regulados en la caracterización de procesos y procedimientos de la entidad, para memorandos, oficios, circulares y resoluciones. Para los trámites efectuados por los ciudadanos se normalizaron los siguientes formatos, los cuales se pueden acceder a través de la página web de la entidad: Para Trámites de Pensiones ● Formulario único de solicitudes prestacionales - Instructivo ● Documentación requerida inclusión en nómina por primera vez ● Documentación requerida para realizar novedades de nómina ● Documentación requerida para realizar una solicitud prestacional ● Formato No. 1 Certificado de Información Laboral - Instructivo ● Formato 3B Certificado de Factores Salariales - Instructivo ● Formulario de actualización de datos ● Formato de solicitud de notificación electrónica - Instructivo Para Trámites de Parafiscales ● Formulario de Radicación de Denuncias - Instructivo ● Formato 001 - Seguimiento Administradoras - Instructivo ● Formato de solicitud de notificación electrónica Parafiscales ● Recepción, Envío, Distribución y Trámite de Comunicaciones Oficiales La UGPP viene desarrollando actividades para la recepción, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas tanto internas como externas en desarrollo de lo establecido en el Acuerdo 060 de 2000, del Archivo General de la Nación. En la UGPP se establece como regla de negocio que toda comunicación oficial de carácter externo que Página 32 de 65 reciba la entidad, debe ser radicada en el aplicativo disponible, el cual asigna de manera automática un número de radicado, que se reinicia cada año. Las comunicaciones oficiales de salida emitida por la entidad deben ser radicadas en el aplicativo disponible. El aplicativo permite la asignación de un único consecutivo por documento radicado, con los datos mínimos requeridos para su recuperación (Fecha, Hora, y Usuario Radicador), para dar cumplimiento a lo estipulado en el Art. 2 del Acuerdo 060 de 2001. Las comunicaciones de salida pueden ser generadas por cualquier dependencia de la entidad, pero firmadas únicamente por los funcionarios autorizados para tal fin: Dirección General, Subdirecciones y Asesores. Canal Presencial Grupo de Atención Dpocumental Direccion de Servicios Integrados La entidad recibe las comunicaciones a través de los canales de acceso: Call Center Correo Electrónico Tula (Courier) Mensajería Entrega Personal Llamada Telefónica La UGPP cuenta con la caracterización del Subproceso Gestión de Comunicaciones Oficiales, cuyo objetivo es efectuar las operaciones de gestión, trámite y archivo de las comunicaciones oficiales recibidas, internas y enviadas, que soportan las actuaciones oficiales de la entidad. Este subproceso cuenta con los siguientes instructivos y formatos: Instructivos: ● GA-INS-003 Instructivo de clasificación ○ Anexo de GA-INS-003 Cuadro de clasificación comunicaciones de entrada ● GA-INS-004 Instructivo de radicación ● GA-INS-005 Instructivo para gestionar devoluciones de comunicaciones Página 33 de 65 oficiales de salida ● GA-INS-009 Instructivo entrega al CAD de comunicaciones de salida ● GA-INS-010 Instructivo gestión de correos de entrada por el correo electrónico "contactenos" ● GA-INS-012 Instructivo para la digitalización ● GA-INS-014 Instructivo para indexación y verificación ● GA-INS-016 Instructivo control radicados archivados ● GA-INS-017 Instructivo devolución documentos por no competencia de UGPP o por solicitud del ciudadano ● GA-INS-019 Instructivo para el registro, movimiento y préstamo de documentos ○ GA-INS-021 Instructivo firma gráfica y digital para respuestas de derechos de petición Formatos: 10.3 ● GA-FOR-059 Control de radicados archivados ● GA-FOR-075 Control de devoluciones de correspondencia Organización Archivística de los Documentos Archivo de Gestión: Conformado por la documentación generada por las diferentes dependencias de la UGPP, establecidas dentro de la estructura orgánica funcional. Actualmente los archivos generados de manera impresa reposan de manera centralizada en cada una de las 5 sedes que conforman la entidad. La organización de los archivos de gestión de UGPP se realiza de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de la Nación. De igual manera en materia de Expediente pensional cuenta con el “Instructivo para la Organización de Expedientes de Gestión - GA - INS-029”, cuyo objetivo es proporcionar las directrices y los criterios para la organización técnica de los expedientes de gestión de la entidad, con el fin de fortalecer las funciones administrativas y jurídicas mediante el cumplimiento de la normatividad archivística moderna. El Centro de Administración Documenta de la UGPP es el responsable de la organización de los Página 34 de 65 archivos que se producen en las dependencias, de conformidad con las series y subsereis documentales establecidas en la TRD. Esta labor se lleva a cabo con el acompañamiento y asesoría de funcionarios de la Subdirección de Gestión Documental, sin embargo se requiere el acompañamiento y asesoría permanentes para la implementación de la TRD al igual que para las transferencias primarias, las cuales se realizarán de acuerdo con lo establecido en el cronograma de transferencia. Archivo Central: Conformado por los fondos documentales que han sido entregados por las entidades liquidadas, estos archivos están organizados de conformidad con los parámetros técnicos archivísticos establecidos por las normas archivística, se encuentran bajo la custodia de un tercero, en depósitos dotados y adecuados para su oportuno acceso. La UGPP cuenta con la “Caracterización del Subproceso Gestionar la Organización Documental - GASUB-005”, cuyo objetivo es efectuar operaciones técnicas y administrativas que permiten mantener la memoria institucional mediante la conservación de los documentos para su respectiva recuperación y consulta. Fondos Acumulados: Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación, por lo tanto en los acopios de documentación coexisten documentos con valores primarios, secundarios, terciarios y documentos sin valoración, generalmente en condiciones de conservación adversas para la conservación preventiva. Identificación de un Fondo Acumulado: Para establecer la existencia de Fondos Acumulados en la entidad se toma la fecha de la creación y la última reestructuración (cuando se carece de TRD) la documentación generada en éste periodo de tiempo es la que conforma el Fondo Acumulado y sería objeto de intervención documental y elaboración de las Tablas de Valoración Documental - TVD. La Unidad es una entidad creada recientemente mediante el Artículo 156 de la Ley 1551 de 2007: Creación del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 y por medio del Decreto 4269 de 2011 se Distribuyen las competencias de la UGPP y Cajanal EICE en Liquidación. La UGPP desde el año 2011, fecha en que asumió las funciones, ejecutó las acciones tendientes a la normalización del ciclo vital del documento, con el fin de generar una Gestión Documental con el mínimo riesgo técnico, operativo y conceptual. Una de éstas acciones fue la creación del Comité de Gestión Página 35 de 65 Documental mediante resolución 0221 del 9 de agosto de 2011. Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se sustenta que la Unidad carece de Fondos Acumulados, por lo tanto en este capítulo se adopta la Metodología de Intervención de Fondos Acumulados dictada por el ente rector en la materia, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de igual manera documentamos este capítulo con el título “Una guía de procedimientos para la organización de Fondos documentales acumulados de la Alcaldía Mayor de Bogotá, así mismo, del título Guía para la implementación de un programa de gestión documental del Archivo General de la Nación, sin perjuicio que en un futuro lejano sea necesario como referente documental. Proceso de Organización: La adecuada organización de los documentos en los diferentes Archivos de Gestión, estará encaminada al cumplimiento de los siguientes procesos archivísticos: ● Clasificación Documental: Teniendo como base las TRD, cada área deberá agrupar los documentos generados en el desarrollo de sus actividades de conformidad a las series y subseries documentales identificadas en la misma. ● Ordenación Documental: Cada área determina de conformidad a sus series y subseries documentales el sistema de ordenación que se ajusta a sus necesidades; esto siempre y cuando sea un sistema de organización válido y que se ajuste a los requerimientos archivísticos que garanticen su adecuada conservación así como la oportuna fácil y práctica consulta. ● Depuración: retiro de la duplicidad y material abrasivo. ● Foliación: Una vez organizados los documentos y dispuestos en su respectiva unidad de almacenamiento, éstos deberán foliarse en la parte superior derecha del documento con lápiz de mina negra No. 2 en el mismo sentido del texto, sólo se deberá hacer la foliación con sistema numérico empezando de 1 hasta n folios sin repetir números, tachar o anteponer letras. Página 36 de 65 ● Descripción Documental: Una vez clasificados y organizados los documentos en cada unidad de almacenamiento (carpetas) éstas deberán identificarse claramente con el contenido de las mismas (Sección, Subsección, Serie, Subserie, Fechas extremas, No. de Folios). Los documentos deben registrarse en el Formato Único de Inventario Documental FUID, establecido en el Acuerdo 042 de 2002, el cual facilitará el control, el acceso y la consulta de los documentos. ● Disposición física: conservación en carpetas y cajas establecidas por la entidad. ● Identificación: Rotulación de cajas y carpetas con los datos para la localización de la documentación La adecuada organización de los documentos permite una obtención rápida, oportuna y efectiva de la información en el momento que se requiere y como se requiere. 10.4 Consulta de Documentos La UGPP garantiza el acceso a la documentación de archivo a los servidores y ciudadanos que requieran información, de conformidad con las normas legales sobre acceso y reserva de los documentos y demás, que apliquen según el caso. ● Para los usuarios internos: La UGPP cuenta con el “Instructivo para el Registro, Movimiento y Solicitud de Préstamo de Documentos - GA-INS-019”, cuyo objeto es “Determinar los pasos a seguir para realizar el registro de los documentos físicos que ingresan a la UGPP, así como de los movimientos que se realizan de los documentos de carácter pensional, con el fin de tener control total sobre su ubicación, asegurar la trazabilidad del documento y evitar pérdidas”. Los traslados de documentos entre sedes, se realiza de manera tercerizada a través de una empresa contratada, la cual realiza el proceso en tulas cerradas y selladas con precinto para garantizar la seguridad de la información. Para el control de préstamo de los documentos, se implementa el “Sistema para la Página 37 de 65 administración de inventarios físicos”, herramienta mediante la cual se registra todo movimiento de los documentos, dejando la trazabilidad respectiva. Sistema de Control de Inventarios - MGAF: Cuenta con los módulos de: ● ● Inventario ● Préstamo ● Movimiento y Devoluciones. Para los Usuarios Externos: Los archivos de la UGPP deben atender a los requerimientos y solicitudes efectuadas por los ciudadanos, de manera personal, telefónica, escrita, o por correo electrónico. De ser necesario los ciudadanos que requieran copia, podrán obtenerlas, cumpliendo con los requisitos del caso. Todo atendiendo a la reserva de la información. La documentación de carácter reservado podrá ser suministrada en los siguientes casos: • Usuarios Externos Por solicitud judicial, a los funcionarios judiciales y de policía que adelanten investigaciones respecto de la persona registrada. Por solicitud de las autoridades y entidades que cumplan funciones administrativas que siendo constitucional y/o legalmente competentes para ello necesitan conocer la información para el debido ejercicio de sus funciones o por virtud de disposición legal expresa que lo establezca. El titular del dato o información. Los parientes del titular del respectivo registro, hasta el cuarto grado de consanguinidad en línea ascendente o descendente y primero civil. El cónyuge o compañero permanente debidamente reconocido del respectivo titular del registro. Los terceros que cuenten con la facultad expresa mediante poder especial debidamente otorgado por el titular de la información en cumplimiento de lo dispuesto por el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 1437 de 2011 o por virtud de disposición legal expresa que lo establezca. Para garantizar la reserva y seguridad de la información, La UGPP cuenta con la “Caracterización del Subproceso Seguridad de la Información - AP-SUBV-007”, el cual tiene por objeto desarrollar, implementar y gestionar un modelo de seguridad de la información alineado con la estrategia y objetivos de la Página 38 de 65 entidad, que permita mitigar los riesgos asociados a la información y dar cumplimiento a las directrices del estado colombiano. La gestión de Seguridad de la Información se encuentra implantada en la entidad, a través de fases generales que se explican en la siguiente gráfica: 10.5. Almacenamiento y Conservación de Documentos Se refiere a todas las medidas de tipo técnico, necesarias adoptadas por la UGPP, para garantizar la preservación de los archivos, de conformidad con el Acuerdo 049 de 2000 y demás normas sobre la materia. Estas se deben adoptar a través de todo el ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico), la última fase corresponde aplicarla al Archivo General de la Nación. Los edificios o lugares destinados para la custodia de los archivos de la entidad cuentan con las condiciones medioambientales, de seguridad y de mantenimiento que garantizan la adecuada conservación de los documentos. Archivos de Gestión: La UGPP administra archivos de gestión centralizados, los cuales están ubicados en cada sede. Allí reposa toda la documentación generada por las dependencias en razón a sus funciones. Este servicio es realizado a través de Outsorcing. Los archivos se encuentran dispuestos en carpetas y cajas con las especificaciones técnicas establecidas para tal fin. Así mismo se encuentra dispuesta en estantería fija. Archivo Central: en el archivo central: La UGPP, en razón a las funciones que asumió, recibió los fondos documentales de las entidades liquidadas. A la fecha no se han realizado transferencias primarias, por lo que allí no reposa aún documentación de las dependencias. La custodia y administración del archivo central se realiza a través de servicio de outsorcing, con una firma especializadas en el tema, la cual garantiza el cumplimiento de las condiciones técnicas requeridas para la conservación del acervo documental, al igual que el acceso a la documentación requerida por la entidad. Archivo Histórico: Por el carácter de entidad nueva, la UGPP aún no ha realizado transferencias secundarias al Ministerio de Hacienda. De todas maneras en la TRD se han definido las series y subseries documentales Página 39 de 65 que serán transferidas al Ministerio, como cabeza de sector y que serán conservados permanentemente, garantizando la preservación del patrimonio histórico de la UGPP y del País. 10.6 Instrumentos de Descripción Archivística Inventarios: El artículo 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 establece como obligación de las entidades de la Administración Pública, elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. En el Acuerdo 042 de 2004 del Archivo General de la Nación se establecen los parámetros para organizar los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplan función pública y se regula el formato de inventario único documental - FUID, suministrando las pautas para su realización. De igual manera el Decreto 2578 de 2012, en el artículo 24, establece que es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía y del responsable del Archivo o quién haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando éstos dejen sus cargos o culminen las obligaciones. Así mismo, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso. En su parágrafo señala que es deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, tanto de los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico. El inventario documental de la entidad deberá ser publicado en lugares visibles y en medios electrónicos de fácil acceso a los ciudadanos, de conformidad con lo establecido en la Metodología para la Implementación del Modelo de Gestión Integrado de Planeación y Gestión, de la presidencia de la República. Índices: La Unidad cuenta con el Instructivo para Indexación y Verificación - GA-INS-014, el cual tiene por objetivo establecer reglas para la indexación y verificación de los expedientes pensionales, con el fin de que estos aporten efectivamente al logro de una gestión documental eficiente. El instructivo aplica para todas las Página 40 de 65 comunicaciones oficiales de entrada con asuntos pensionales y otros asuntos no pensionales. 10.7 Disposición Final de los Documentos La disposición final de los documentos se refiere a la decisión que se tome con respecto al destino de los documentos, una vez culmine su retención en el archivo de gestión y archivo central. Esta disposición está dada en las tablas de retención documental, en 5 alternativas: CT: Conservación Total: los documentos deben ser conservados permanentemente y ser transferidos al Archivo General de la Nación para su custodia definitiva. E: Eliminación: Los documentos se eliminan una vez culmine su retención en el archivo de gestión y/o central. Para la aplicación de esta alternativa, la UGPP cuenta con un instructivo de eliminación documental. M: Microfilmación: Los documentos se reproducen a través de un medio técnico como la microfilmación. Esta alternativa se establece para los documentos de carácter histórico que fueron generados en soporte papel, con fines de conservación. D: Digitalización: Los documentos se reproducen a través de un medio técnico como la digitalización. Esta alternativa se aplica para los documentos que una vez culmine su tiempo de retención sean eliminados, la digitalización se realiza para garantizar la conservación de la información en otro soporte, con fines de conservación. S: Selección: De la totalidad de la serie o subserie se toma una muestra representativa para su conservación definitiva. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales se constituye en una decisión que garantiza que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los períodos de prescripción aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía se conservarán algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar aspectos de carácter diplomático. 10.8 Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - (SGDEA). Página 41 de 65 10.8.1 CAPTURA La información debe estar disponible cuando, donde y como se le requiera. Los procesos de captura de documentos permiten poner el contenido en movimiento. Captura no es lo mismo que captura de datos. La captura de documentos es la conversión de un documento físico en una imágen electrónica del mismo. La captura de datos extrae datos de un formulario o documento. Los documentos que pueden ser digitalizados (escaneados) determinan la clase de equipos / scanners necesarios: fotos, papel glossy, documentos en b/n o en color, modelos para artes gráficas, documentos sobre fondo de color, correspondencia escrita a mano, documentos con datos resaltados, etc., pueden requerir trabajo extra de los dispositivos y el software que se aplique para capturarlos. La captura es un paso fundamental en el éxito de un proceso de gestión documental. Documentos como facturas, cheques, PQRs, solicitudes o formularios formas son similares permitiendo se optimicen procesos de captura documental y de datos masiva. También influyen características físicas del medio (papel): tamaño, impresión a una o dos caras, calidad, lotes de generación / organización de los volúmenes documentales, flujo de trabajo. Los documentos pueden ser digitalizados mediante técnicas como:  Escaneo Página 42 de 65  Importación electrónica (archivos de Word, videos, hojas electrónicas, etc) en formatos de archivo (PDF.,wma, etc).  Conversión de documentos existentes en imágenes inalterables.  Generación desde aplicaciones de negocio. Los datos pueden ser capturados entre otras, mediante:  Reemplazo de formularios de papel con formas electrónicas.  Extracción de información mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres), reconocimiento de código de barras, de patrones, etc.  Exportación de información a un repositorio, base de datos o cualquier otra fuente de datos. Temas relacionados:       Tecnologías de reconocimiento de caracteres y patrones. Preparación de documentos. Calidad de imágen, resolución, formatos de imágenes digitales. Proceso de formas electrónicas, de la web y de papel. COLD1 Agregación2 Almacenamiento A. Document management / Gestión de documentos Son sistemas de gestión de documentos que cubren el control de documentos desde su creación hasta su archivo y disposición final. La gestión de documentos incluye funciones como trazo de la hora de llegada/salida para la comprobación de la información almacenada para mantener la coherencia de un repositorio, control de versiones para realizar un seguimiento de diferentes entregas de la misma información con registro de cada revisión y control de los cambios entre una versión y la siguiente; búsqueda y navegación para encontrar información y sus contextos asociados; organización de los documentos en estructuras en forma de archivos, carpetas y resúmenes. Sin embargo, con el aumento de los documentos originados digitalmente la gestión de documentos cada vez se superpone con componentes de las aplicaciones ofimáticas, como Microsoft Outlook y Exchange o Lotus Notes y Domino, así como los servicios de biblioteca para la administración de la cuantiosa información almacenada. 1 COLD de las siglas en inglés de Computer Output to Laser Disk, extendido actualmente a las tecnologías de storage de última generación, permite la grabación de reportes y salidas de datos a un medio electrónico desde el que se pueden luego utilizar para un sistema de gestión de contenido. También se denomina ERM, Enterprise Reports Management. 2 Agregación se refiere a la combinación de documentos de diferentes aplicaciones, extrayendo y unificando datos de diferentes fuentes y enrutándolos para almacenamiento y sistemas de proceso en una estructura y formato unificado. Página 43 de 65 B. Collaboration, Workgroup / Colaboración, trabajo en grupo Los Sistemas de Colaboración dentro de un sistema de ECM ayudan a los usuarios a interactuar para elaborar y procesar contenido de interés común. Muchos de estos componentes fueron desarrollados a partir de software de colaboración o trabajo en grupo como Exchange, Outlook, Notes, Google Apps, pero los sistemas ECM de colaboración van mucho más allá, e incluyen elementos de gestión del conocimiento. Estos sistemas facilitan la colaboración mediante el uso de bases de datos y procesamiento de de métodos que se han diseñado para ser usados simultáneamente por varios usuarios, incluso cuando los usuarios están trabajando al tiempo sobre un mismo contenido (propuestas, contratos, presupuestos, etc). Hacen uso de los conocimientos basados en habilidades, recursos y datos para el procesamiento de información común. Hay componentes de administración, tales como tableros virtuales para intercambio de ideas, programación de citas y gestión de proyectos. Así mismo suelen incluirse aplicaciones de comunicaciones como videoconferencia, chat, etc. C. Web content management / Gestión de contenido web Los sistemas para Gestión de contenidos Web se utilizan para presentar información ya existente y gestionar el repositorio ECM. Sin embargo, la información presentada a través de tecnologías de la Web - en Internet, una Extranet, o en un portal - utiliza el flujo de trabajo, control de accesos, control de versiones, la entrega de contenido y los módulos de autorización del repositorio o del sistema de gestión de contenidos, en lugar de la funcionalidad propia WCM integrado. D. Records Management En los sistemas de Records Management a diferencia de los sistemas de archivo electrónico de documentos, se refiere a la administración específica de evidencias, información importante, y datos “congelados” que las empresas tienen la obligación de archivar. La administración de registros es independiente de los medios de almacenamiento, pues la información manejada no necesariamente tienen que ser almacenados electrónicamente, si no que puede estar en los medios físicos tradicionales (Archivo). Algunas de las funcionalidades que definen estas tecnologías, son:     Visualización de las estructuras de archivo e índices para el adecuado almacenamiento e indexación inequívoca de la información, con el apoyo de listas de palabras o tesauros controlados. Gestión de los calendarios de retención de registros y soporte a programas de eliminación ó disposición final. Protección de la información de acuerdo con sus características, a veces hasta el nivel de componentes individuales de contenido en los documentos. Uso de Metadatos con normalización internacional o específicos de la industria para la identificación y descripción inequívoca de la información almacenada. Página 44 de 65  Capacidad de transformar un documento en record, asimilando el paso en mundo físico de un documento o expedie del arch de gestión al archivo central. E. Workflow y Business process management / Flujo de trabajo y Gestión de procesos de negocio Workflow y Gestión de Procesos de negocio BPM presentan las siguientes diferencias: la producción de flujo de trabajo puede utilizar secuencias predefinidas para guiar y controlar los procesos, o en un flujo de trabajo ad-hoc, el usuario construye la secuencia del proceso sobre la marcha. Una aplicación de Workflow puede ser implementada como una solución con la que interactúan los usuarios, o como un motor de Workflow, que actúan como un servicio del background que realiza el control de la información y el flujo de datos. Incluye las siguientes funciones: Visualización de las estructuras de procesos y organización, Captura, administración, consulta y entrega de información agrupada con sus documentos asociados, y la incorporación de las herramientas informáticas de productividad de oficina (como aplicaciones específicas para realizar tareas y producción documental). Ejemplo, las últimas versiones de MS Office y Google Apps; realizan procesamiento paralelo y secuencial de los requerimientos y gestionan Recordatorios, Plazos, Delegación y otras funcionalidades de administración; Seguimiento y documentación del estado de proceso, de la ruta, y los resultados avanzados; tienen Herramientas para el diseño y visualización de procesos. Su objetivo es automatizar los procesos de la medida de lo posible mediante la incorporación de todos los recursos necesarios. Las soluciones de gestión de procesos empresariales (BPM) va un paso más allá de flujo de trabajo. Aunque las palabras se usan indistintamente, BPM tiene como objetivo integrar completamente todas las aplicaciones afectadas alrededor de un proceso dentro de una empresa: procesos de supervisión y montaje de la información requerida. Entre las funciones de BPM están: Flujo de trabajo completo, proporcionando acceso y seguimiento de los datos a nivel de una manera íntegra; integración con aplicaciones empresariales para extender el alcance del seguimiento de procesos; Inteligencia de negocios, con estructuras compartidas integra bodegas de datos y proporciona utilidades que ayudan al usuario en sus labores cotidianas. Usualmente son complementadas con completos módulos que permiten el modelamiento dinámico de los procesos de negocio. Aparte de las mencionadas. se incluyen actualmente en ECM otras tendencias y tecnologías como Output Management, Social Content Management, Information Governance, etc. 10.8.2 GESTIÓN La categoría de Gestión incluye cinco áreas de aplicación tradicionales:      Document Management Collaboration, Workgroup Web Content Management Records Management Workflow y Business Process Management Página 45 de 65 La categoría Gestión conecta los otros componentes del ECM, que se puede utilizar en combinación o por separado. La gestión de documentos, gestión de contenidos web, colaboración, workflow y gestión de procesos de negocio son la parte más dinámica del ciclo de vida de la información. La administración de records se centra en la gestión de documentos finales, de conformidad con la política de la organización de retención de documentos, que a su vez deben cumplir con los mandatos de gobierno y prácticas de la industria. Todos los componentes interactúan con sistemas de bases de datos y sistemas de autorización de acceso. Los diversos componentes se ofrecen individualmente o integradas en suites y en muchos casos, los componentes llegan a cientos de desarrollos específicos por sector o negocio. Se presentan las siguientes definiciones para una mayor claridad: F. Document management / Gestión de documentos Son sistemas de gestión de documentos que cubren el control de documentos desde su creación hasta su archivo y disposición final. La gestión de documentos incluye funciones como trazo de la hora de llegada/salida para la comprobación de la información almacenada para mantener la coherencia de un repositorio, control de versiones para realizar un seguimiento de diferentes entregas de la misma información con registro de cada revisión y control de los cambios entre una versión y la siguiente; búsqueda y navegación para encontrar información y sus contextos asociados; organización de los documentos en estructuras en forma de archivos, carpetas y resúmenes. Sin embargo, con el aumento de los documentos originados digitalmente la gestión de documentos cada vez se superpone con componentes de las aplicaciones ofimáticas, como Microsoft Outlook y Exchange o Lotus Notes y Domino, así como los servicios de biblioteca para la administración de la cuantiosa información almacenada. G. Collaboration, Workgroup / Colaboración, trabajo en grupo Los Sistemas de Colaboración dentro de un sistema de ECM ayudan a los usuarios a interactuar para elaborar y procesar contenido de interés común. Muchos de estos componentes fueron desarrollados a partir de software de colaboración o trabajo en grupo como Exchange, Outlook, Notes, Google Apps, pero los sistemas ECM de colaboración van mucho más allá, e incluyen elementos de gestión del conocimiento. Estos sistemas facilitan la colaboración mediante el uso de bases de datos y procesamiento de de métodos que se han diseñado para ser usados simultáneamente por varios usuarios, incluso cuando los usuarios están trabajando al tiempo sobre un mismo contenido (propuestas, contratos, presupuestos, etc). Hacen uso de los conocimientos basados en habilidades, recursos y datos para el procesamiento de información común. Hay componentes de administración, tales como tableros virtuales para intercambio de ideas, programación de citas y gestión de proyectos. Así mismo suelen incluirse aplicaciones de comunicaciones como videoconferencia, chat, etc. H. Web content management / Gestión de contenido web Página 46 de 65 Los sistemas para Gestión de contenidos Web se utilizan para presentar información ya existente y gestionar el repositorio ECM. Sin embargo, la información presentada a través de tecnologías de la Web - en Internet, una Extranet, o en un portal - utiliza el flujo de trabajo, control de accesos, control de versiones, la entrega de contenido y los módulos de autorización del repositorio o del sistema de gestión de contenidos, en lugar de la funcionalidad propia WCM integrado. I. Records Management En los sistemas de Records Management a diferencia de los sistemas de archivo electrónico de documentos, se refiere a la administración específica de evidencias, información importante, y datos “congelados” que las empresas tienen la obligación de archivar. La administración de registros es independiente de los medios de almacenamiento, pues la información manejada no necesariamente tienen que ser almacenados electrónicamente, si no que puede estar en los medios físicos tradicionales (Archivo). Algunas de las funcionalidades que definen estas tecnologías, son:      Visualización de las estructuras de archivo e índices para el adecuado almacenamiento e indexación inequívoca de la información, con el apoyo de listas de palabras o tesauros controlados. Gestión de los calendarios de retención de registros y soporte a programas de eliminación ó disposición final. Protección de la información de acuerdo con sus características, a veces hasta el nivel de componentes individuales de contenido en los documentos. Uso de Metadatos con normalización internacional o específicos de la industria para la identificación y descripción inequívoca de la información almacenada. Capacidad de transformar un documento en record, asimilando el paso en mundo físico de un documento o expediente del archivo de gestión al archivo central. J. Workflow y Business process management / Flujo de trabajo y Gestión de procesos de negocio Workflow y Gestión de Procesos de negocio BPM presentan las siguientes diferencias: la producción de flujo de trabajo puede utilizar secuencias predefinidas para guiar y controlar los procesos, o en un flujo de trabajo ad-hoc, el usuario construye la secuencia del proceso sobre la marcha. Una aplicación de Workflow puede ser implementada como una solución con la que interactúan los usuarios, o como un motor de Workflow, que actúan como un servicio del background que realiza el control de la información y el flujo de datos. Incluye las siguientes funciones: Visualización de las estructuras de procesos y organización, Captura, administración, consulta y entrega de información agrupada con sus documentos asociados, y la incorporación de las herramientas informáticas de productividad de oficina (como aplicaciones específicas para realizar tareas y producción documental). Ejemplo, las últimas versiones de MS Office y Google Apps; realizan procesamiento paralelo y secuencial de los requerimientos y gestionan Recordatorios, Plazos, Delegación y otras funcionalidades de administración; Seguimiento y documentación del estado de proceso, de la ruta, y los resultados avanzados; tienen Herramientas para el diseño y visualización de procesos. Su objetivo es automatizar los procesos de la medida de lo posible mediante la incorporación de todos los recursos necesarios. Página 47 de 65 Las soluciones de gestión de procesos empresariales (BPM) va un paso más allá de flujo de trabajo. Aunque las palabras se usan indistintamente, BPM tiene como objetivo integrar completamente todas las aplicaciones afectadas alrededor de un proceso dentro de una empresa: procesos de supervisión y montaje de la información requerida. Entre las funciones de BPM están: Flujo de trabajo completo, proporcionando acceso y seguimiento de los datos a nivel de una manera íntegra; integración con aplicaciones empresariales para extender el alcance del seguimiento de procesos; Inteligencia de negocios, con estructuras compartidas integra bodegas de datos y proporciona utilidades que ayudan al usuario en sus labores cotidianas. Usualmente son complementadas con completos módulos que permiten el modelamiento dinámico de los procesos de negocio. Aparte de las mencionadas. se incluyen actualmente en ECM otras tendencias y tecnologías como Output Management, Social Content Management, Information Governance, etc. 10.8.3 PRESERVACIÓN Esta función implica en el largo plazo, el almacenamiento seguro y copia de seguridad de la información estática, que corresponde a archivos ya sin la posibilidad de cambio. La conservación se administra generalmente por las características de Records Management de un sistema de ECM y muchos están diseñados para ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y la industria. Finalmente, en el ciclo de los documentos el contenido deja de cambiar y se genera un Record o registro de archivo. Los componentes Preservación manejan la retención de largo plazo, el almacenamiento seguro y copias de seguridad de la información estática, así como el almacenamiento temporal de información que no requiere ser archivada. El archivo electrónico, un concepto relacionado, tiene una funcionalidad mucho más amplia pues por lo general consisten en una combinación de software de Records Management, Document Management, una colección de servicios o sistemas de recuperación de información, y subsistemas de almacenamiento. Otros medios físicos, magnéticos o híbridos también son adecuados para el archivo a largo plazo. Si el deseo es asegurar que la información simplemente esté disponible en un futuro, el microfilm sigue siendo una técnica viable, pues a diferencia de muchos registros digitales el microfilm, que es analógico, se puede leer sin acceso a algún software especializado que lo hubiese creado, pues no hay tal. Página 48 de 65 Los sistemas híbridos combinan microfilm con los medios electrónicos y acceso a bases de datos compatibles en el tiempo. Los sistemas de almacenamiento a largo plazo requieren la planificación oportuna y la ejecución regular de migraciones de datos, con el fin de mantener disponible la información en un contexto tecnológico cambiante. Temas relacionados:        WORM3. WORM tapes, WORM hard disk. Storage Area Networks. Microformas, microfichas, microfilm. Papel, medios magnéticos, archivos. Conservación de largo plazo. Valoración documental. 10.8.4 ENTREGA ó USO Las componentes de Entrega de contenido pueden contener funciones que se utilizan para introducir información en otros sistemas (como la transferencia de información a los medios de comunicación móvil, o generar archivos de formato de salida), o para obtener información disponible, mediante la conversión de su formato o compresión, desde un almacenamiento activo o desde un archivo de conservación. La funcionalidad de la categoría de entregar también es conocida como "salida", las tecnologías en esta categoría se denomina a menudo producción documental. Las componentes de Entrega se dividen en tres grupos: tecnologías de transformación, seguridad, y la distribución. Para la gestión de salidas (Output Management) dos funciones son de primordial importancia: la disposición y el diseño, con herramientas para el formateo de salidas, y la edición, con aplicaciones para la presentación de la información para la distribución y publicación en medios como internet. En resumen, la entrega de ECM proporciona información a los usuarios, distribución segura, colaboración y control de versiones. En algunos casos, los componentes se despliegan como sistemas independientes sin ser incorporados a un sistema de ECM en toda la empresa. 3 WORM se refiere a tecnologías Write Once Read Manyo para manejar backups permanentes de información. Página 49 de 65 Hay métodos de entrega y tecnologías de transformación del contenido a utilizar. Entre los primeros se encuentran On Premise o tradicional, SAAS software como un servicio, o Híbridos que pueden ser recomendables mientras una compañía hace transición hacia un ECM completo. En cuanto a tecnologías de transformación se tiene COLD4, personalización (al punto que se dice que el usuario no busca el contenido si no que el contenido busca al usuario), XML5, XPS6, PDF o Portable Document Format, el más extendido entre estos, Compresión y Sindicación que permite reusar un mismo contenido múltiples veces, en diferentes formatos, para múltiples propósitos. ● Producción de Documento Electrónico y Conformación del Expediente Electrónico Herramientas tecnológicas basadas en medios digitales: Se debe promover la implementación de herramientas tecnológicas aprovechando su existencia y disponibilidad. En la página web, por ejemplo, existe la posibilidad de publicar o compartir documentos, de interés para los usuarios, evitando el uso de las comunicaciones oficiales masivas impresas. El uso del correo electrónico es clave sobre todo para la reducción de comunicaciones internas. Así mismo se debe priorizar el envío digital de archivos en formatos PDF, HTML, etc., en lugar de imprimir, copiar y enviar medios físicos, en todas las interacciones que sea posible. La UGPP con la implementación de herramientas de gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido asegurará un adecuado manejo de su información, abriendo las puertas al cambio y permeando la cultura del usuario. ● Implementación de la Firma Electrónica La “ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” contempla el uso de la firma digital como una buena forma de brindar mayores garantías de seguridad y autenticidad ante delitos como la suplantación en las respuestas formales, contratación, emisión de resoluciones, informes oficiales, entre muchas otras. La política de firma electrónica y de certificados sirve para la autenticación y el reconocimiento mutuo de 4 COLD de las siglas en inglés de Computer Output to Laser Disk, extendido actualmente a las tecnologías de storage de última generación, permite la grabación de reportes y salidas de datos a un medio electrónico desde el que se pueden luego utilizar para un sistema de gestión de contenido. También se denomina ERM, Enterprise Reports Management. 5 XML extensible markup language, se usa para publicación de contenido en la web. 6 XPS es la especificación de Microsoft para documentos XML congelados en papel o medio digital. Página 50 de 65 firmas electrónicas donde sean utilizadas. También establece que dicha política podrá ser utilizada como referencia por otras entidades para definir las políticas de certificados y firmas a reconocer dentro de sus ámbitos donde sean requeridas Este enfoque permite delinear una primera impresión gráfica de lo que debe ser, a la larga, una solución de Gestión Documental y de Contenido para la UGPP considerando los frentes de trabajo mencionados, los impactos esperados, la coexistencia armónica de documentos físicos y electrónicos, la orquestación de los procesos involucrados, el enfoque a entregar el mejor insumo a los procesos misionales, especialmente el de Gestión de Pensiones, la productividad del usuario interno y la satisfacción del usuario o cliente externo, así como los retos asociados al manejo de los diversos fondos documentales que se agruparán bajo el control de la UGPP y que requieren gobernabilidad, trazabilidad y control de su contenido e integridad. Se observan en la UGPP muchos procesos suscepotibles de ser automatizados utilizando herramientas BPM en conjunto con el ECM, de hecho en una etapa muy temparana del estudio se delineò el diagrama qe se observa en la página siguiente y que pasadoa 2 meses de observaciones se encuentra vigente y con mayores sustentos, en el cual se resalta que el ECM como reemplazo ideal y potenciador de los actuales esquemas de correspondencia y gestión de radicados debe ser, idealmente, un BPM de Gestión Documental aunado con un sistema de control físico que pertmita registrar los moviminetos de los documentos en las áreas en que estrictamente se requieran y donde no puedan ser provistos electrónicamente, a la vez que se acompañen con un estricto marco de responsabilidad fiscal que asegure el compromiso y la responsabilidad de quienes manipulen los documentos, pero que a la vez esté acompañado de un sistema (ECM) que brinde disponibilidad y acceso selectivo y controlado a los documentos y el contenido electrónico de toda la organización donde sea que se requiera. A la vez, el ECM que se implementará inicialmente para atender necesidades de Gestión de Comunicaciones en general, en reemp0lazo del sistema Orfeo, y enfocado a la problemática evidenciada durante los primeros meses de operacioines de la UGPP con los temas pensionales, deberá ser extendido gradual pero decididamente a cubrir necesidades de todas las áreas estratégicas, misionales y de apoyo en la entidad tratandon de que el concepto y potencia del BPM se implemente donde sea aplicable y necesario, y que en otros casos se logre acceso al mcontenido del ECM mediante un esquema planeado, estricto y eficaz de manera que se incentive en la organización el uso mìnimo de los medios físicos y se acelere la capacidad de respuesta y la automatización de la gran mayoría de interacciones y operaciones. A. Necesidad de gestionar del alto volumen de producción de información y contenido Ahora más que nunca se está llegando a un punto en el que no son suficientes los contenedores físicos, ni los sistemas de almacenamiento electrónico para recibir la explosión de contenido no estructurado que se origina en el día a día. Por ello se necesita racionalizar la producción documental y organizarla de manera que se le saque provecho, como se ve en estos ejemplos: Página 51 de 65     Usar formularios web para toma de evidencias como listas de asistencia a reuniones, capacitaciones, etc. Transmitir y hacer disponibles documentos para trámites contables, acopio de requisitos de contratación, recepción de solicitudes, derechos de petición, para trabajar con imágenes en lugar de documentos físicos, inclusive incorporando sistemas de marcación electrónica que reemplacen el tradicional visado con lápiz como puede ser para las Notificaciones en Atención al Ciudadano. Migrar la mayor parte de la parte de la correspondencia saliente a medios electrónicos con el fin de asegurar y agilizar la entrega, disminuir la impresión y el copiado, simplificar el seguimiento al servicio de mensajería, redefinir las pautas de comunicación con clientes especiales, aliados estratégicos y comunidad en general. Implementar una estrategia de gobierno corporativo que permita controlar, organizar y transferir, almacenar, compartir y utilizar los conocimientos, el contenido, la información y los datos de los sistemas de información estructurados, y del contenido no estructurado en torno a cual se soportan las operaciones de la empresa. D. Aprovechar el acceso a la información desde múltiples sitios y dispositivos Se recomienda por lo tanto aprovechar la computación que hace los documentos disponibles con movilidad y permite la toma de decisiones en línea, donde sea, por ejemplo para las notificaciones, la toma de una solicitud, el inicio de un proceso de atención que implica un despliegue de actividades internas o de terceros como la gestión de radicados, implica estar atento a las posibilidades de implementación que provee la tecnología. Los dispositivos móviles se imponen por todas partes y el acceso a la información desde cualquier sitio es una prioridad del negocio. Se debe brindar acceso controlado, seguro y gestionar el contenido con el que se toman las decisiones en tiempo real, así como llevar registros de las decisiones tomadas y de las órdenes impartidas en la medida que se generan dentro de un proceso asistido con las herramientas BPM y ECM. 11. MARCO LEGAL Normatividad Archivística ● Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. ● Ley 594 de junio de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. “Tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.” Página 52 de 65 ● Decreto 1382 de 1985: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. ● Decreto 229 de 1995: Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. ● Decreto 2150 de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. En especial el Artículo 25: Utilización del correo para el envío de información. ● Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. ● Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. ● Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ● Acuerdo 027 de 2006: Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. ● Acuerdo 011 de 2008: Consejo Directivo del AGN delega en el Director del archivo General, la función de aprobar las tablas de retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. ● Acuerdo 6 de 2011: Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes pensionales. ● Acuerdo 04 de 2012: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. ● Acuerdo 05 de 2012: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, Página 53 de 65 ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. ● Acuerdo 02 de 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. ● Circular 02 de 1997: Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. ● Circular 03 de 2001: Transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN. ● Circular 07 de 2002: Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. ● Circular 01 de 2003: Organización y conservación de los documentos de archivo. ● Circular 04 de 2003: Organización de la Historias Laborales. Circular 001 de 2004: Inventario de documentos a eliminar. ● Circular 04 de 2010: Estándares Mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. ● Circular 02 de 2012: Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental. ● Circular 05 de 2012: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel. ● Circular 01 de 2014: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013. 12. ESQUEMA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 54 de 65 Fuente. ISO 15489- 2:2001. Information and Documentation Records Management. Part. 2 Guía de aplicación. ISO. Geneve.2001, Pág.9. Cada una de estas etapas espera unos resultados concretos que son a los que se debe apuntar, ya que además de dar cumplimiento a un requisito trae consigo varios beneficios: Etapa A: Investigación preliminar dentro de un PGD Objetivos: ● Determinar el alcance del Programa de Gestión Documental y del proyecto de implementación ● Recoger información (Datos administrativos, Datos de percepción documental, Datos de contexto documental, Datos de gestión de documentos) ● Documentar investigación y elaborar plan proyecto de la investigación Resultados: ● Conocimiento general de la organización ● Apreciación general de las fortalezas y debilidades de la gestión documental en la organización ● Información general para definir el alcance del proyecto de creación del SGDEA, valorando: Si es posible llevarlo a cabo de forma completa o parcial Si se dispone del soporte de gestión necesario para poner en marcha el sistema Etapa B: Análisis de las actividades de la entidad Página 55 de 65 Objetivos: ● Identificación de funciones ● Descripción de funciones Análisis de procesos Resultados: ● ● ● ● Esquema jerárquico de clasificación de funciones y procesos Descripción y documentación de las funciones de la entidad Documentación de las fuentes usadas Validación de los resultados con los directivos Etapa C Identificación de requisitos Objetivos: ● Conocer las necesidades de la entidad en lo relacionado con la creación y organización de documentos. ● Conocer el nivel de exposición de la entidad a factores de riesgo. ● Obtener información para las siguientes etapas D, E y F Resultados: ● Una lista de todas las fuentes que contengan requisitos de documentos relevantes para la entidad. ● Una relación de series documentales con las necesidades de gestión documental asociadas a cada una de ellas. ● Un informe de evaluación de riesgos Etapa D Evaluación de los Sistemas existentes Objetivos: ● Detectar desajustes entre las necesidades de la entidad y las capacidades de los sistemas existentes. ● Obtener información para el diseño de nuevos sistemas. ● Obtener información para el rediseño de sistemas existentes. Resultados: ● Establecimiento de un sistema de evaluación objetiva de los sistemas existentes ● Identificación, inspección y documentación de los sistemas relevantes. ● Evaluación de los sistemas: ¿Crean, capturan y permiten el uso de los documentos de forma apropiada? ¿Tienen capacidad para funcionar como sistemas de gestión documental? ● Elaboración de un informe de debilidades y fortalezas de las prácticas existentes. Página 56 de 65 Etapa E Identificación de estrategias para cumplir los requisitos Objetivo: ● Determinar las políticas, procedimientos, normas, herramientas y otros instrumentos que la entidad debe adoptar para remediar las debilidades identificadas en la etapa D (evaluación de sistemas) y para asegurar que éstas responden a las necesidades de gestión de documentos identificadas en la etapa C (análisis de necesidades). Resultados: ● Una lista de estrategias para satisfacer las necesidades y deficiencias. ● Un documento de relación entre estrategias y necesidades. ● Un informe para los órganos directivos recomendando una estrategia global Etapa F Diseño del sistema de gestión de documentos Objetivo: ● Transformar las estrategias seleccionadas en la etapa anterior en un plan concreto para la implementación del sistema de gestión de documentos, que responda a las necesidades identificadas en la etapa C (identificación de requisitos) y soluciones de las deficiencias identificadas en la etapa D (evaluación de sistemas) ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ Establecimiento y mantenimiento de políticas de gestión de documentos Asignación de competencias y responsabilidades Diseño (o rediseño) de procesos de trabajo Diseño (o rediseño) de sistemas Desarrollo de directrices Revisiones de diseño Desarrollo de un plan de formación Elaboración de un plan de implementación del sistema Resultados: ● Plan del proyecto (tareas, responsabilidades, plazos de ejecución). ● Descripción general del diseño del sistema. ● Plan de formación ● Plan de implementación. Etapa G Implementación del sistema Objetivo: ● Identificar y aplicar de forma sistemática un conjunto de estrategias adecuado para implantar el plan diseñado en la etapa anterior Resultados: ● Plan del proyecto de implementación ● Políticas, procedimientos y normas documentadas ● Materiales de formación Página 57 de 65 ● ● Documentación relativa al proceso de conversión Documentación relacionada con la gestión de calidad (documentación para la acreditación de calidad, informes de rendimiento) Etapa H Revisión posterior a la implementación Objetivo: ● Medir la eficacia del sistema para corregir posibles deficiencias detectadas y establecer un sistema de evaluación continua. Será preciso analizar si los documentos son creados y organizados de modo que respondan a las necesidades de la entidad Resultados: ● Análisis de datos de carácter contextual ● Determinación de criterios de evaluación y definición de indicadores ● Recogida de datos sobre los aspectos a evaluar ● Comparación ● Valoración ● Propuesta de acciones de mejora Por su parte la norma ISO 30301 está orientada a los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión para los Documentos – SGD con el fin de apoyar a una organización en la consecución de sus fines misión, estrategia y metas. Trata del desarrollo y la implementación de una política y objetivos de gestión documental y facilita información sobre la medición y supervisión de sus resultados.[1] Esta orientación es perfectamente valida en el PGD debido a que éste puede ser homologado a lo propuesto como Sistema de Gestión de Documentos – SGD a nivel internacional, considerando igual que esta nueva norma enfatiza en el control de los procesos lo cual sería una mejora para el PGD planteado en nuestro contexto, y teniendo en cuenta que el carácter de programa, lo que permite es que dependiendo del tamaño de la Entidad y de los proyectos que se vayan desarrollando internamente, cada proceso se pueda desarrollar incluso de forma independiente con recursos, asignaciones y planes de acción separados lo que permite versatilidad y mejor desempeño de cada engranaje; siendo perfectamente válido en la UGPP por el volumen manejado y la diversidad de fondos a los que se debe enfrentar, sometiéndolos a procesos de Organización, Digitalización y Verificación principalmente. (El mejor ejemplo de lo anterior en la UGPP es el proyecto de Organización más conocido como Gestión de Expedientes) A continuación se presenta de forma global el análisis de los requisitos en cada capítulo y en el documento anexo se encontrará un check list estructurado de cada uno de los numerales a los que se debe dar cumplimiento de manera estricta. Contexto de la Entidad Este requisito se orienta a identificar la Entidad, se fundamenta en el conocimiento organizacional y legal, esto es primordial en el sentido que la gestión documental en sí misma, como ya se mencionó con anterioridad es transversal y permea todos los procesos de la UGPP, por tal motivo tener el marco de actuación orientará de forma lógica y estructurada el proceso de Gestión Documental, de igual forma este requisito exige definir el alcance que tendrá el SGD, en nuestro caso el PGD. Página 58 de 65 Liderazgo El cumplimiento de este requisito estará enfocado a evidenciar el compromiso de la alta dirección con los procesos de gestión documental, así como el establecimiento del marco de gobierno el cual deberá ir alineado con la estrategia organizacional y con las necesidades propias en gestión documental y archivos en la UGPP, tanto en lo relacionado a los documentos físicos como a los electrónicos. Además se evaluará el establecimiento de roles perfiles y competencias en todo lo relacionado con la estructura orgánica de Gestión Documental y el proceso macro, procesos, subprocesos y actividades específicas. Planificación Se debe cumplir por un lado con el análisis y manejo de los riesgos, así como con la identificación de las oportunidades de mejora y sus correspondientes planes de acción. Por otro lado en el establecimiento de los objetivos y los planes para alcanzarlos. ● ● ● ● ● ● Estratégicos/operativos Basados en el análisis de la empresa Medibles Acordes con los requisitos Conocidos por la empresa Su cumplimiento sujeto a evaluación y supervisión Soporte Este requisito exige la evidencia de que la Entidad haya asignado los recursos necesarios para el cumplimiento y fortalecimiento constante de los procesos y las metas trazadas, teniendo en cuenta no sólo la apropiación presupuestal sino también los programas de capacitación, el plan de comunicaciones y el establecimiento de procedimientos documentados. Lo anterior muy de la mano con lo contemplado en el Decreto 2609 de 2012. · · ❏ Recursos Personales Materiales · · ❏ Formación Comunicación Capacitación · · · ❏ Documentación del sistema Política Planes Procedimientos Operación La entidad debe establecer los procesos para la creación y control de documentos, sus respectivos riesgos y la implementación de Sistemas de Gestión Documental Electrónica – SGDE y Sistemas de Gestión Documental Electrónica de Archivo – SGDEA (con base en aplicaciones informáticas como el ECM entre otras) Página 59 de 65 Evaluación de la ejecución de actividades Tiene que ver con los procesos de seguimiento y control ya establecidos en la UGPP y que deben igualmente ser realizados en el proceso de Gestión Documental. Mejora Tiene que ver con los procesos de mejora ya establecidos en la UGPP y que deben igualmente ser realizados en el proceso de Gestión Documental. Acciones correctivas, preventivas, identificación de no conformidades, así como, actualización de la planeación. Todas las dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP, son responsables de la adecuada conservación de los archivos de gestión, de las comunicaciones oficiales en soporte papel que reciban y de la copia de aquellas que produzcan, con sus correspondientes anexos y antecedentes, las cuales se archivarán en la serie documental que corresponda, de conformidad con la Tabla Retención Documental – TRD. Por lo anterior, cada dependencia debe organizar su archivo de acuerdo a lo establecido por la Dirección de Soporte y Desarrollo Organizacional y la Subdirección de Gestión Documental, teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones que desarrollan. Página 60 de 65 13. COMUNICACIONES 13.1 COMUNICACIONES DE ENTRADA Las comunicaciones de entrada están consideradas desde su recepción en los diferentes canales de entrada con los que cuenta la UGPP, así:  CAD (ventanilla, masivos y/o tulas),  Front (asesores para pensiones y parafiscales),  Página web (para las PQRSF),  Fax,  Correo electrónico y,  Call Center Todas las comunicaciones de entrada que ingresan a la organización se radican para posterior trazabilidad y adecuada distribución a las áreas interesadas considerando normatividad de carácter archivístico y las complementaciones necesarias para ingresar los documentos a las soluciones electrónicas que apoyan la gestión documental. 13.2. COMUNICACIONES INTERNAS El objetivo del proceso es diseñar interpretar las normas de gestión documental física y electrónica, ejecutar Página 61 de 65 las actividades que permitan el control, conservación, organización y protección del manejo integral de los documentos, asegurando el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento lo que permitirá dejar documentada la conducta oficial de la entidad. Este proceso inicia con la necesidad de facilitar el manejo de los documentos y termina con la aplicación de las tablas de retención documental y cuadro de clasificación que se refleja en la estructura real y virtual con la que la entidad organiza sus documentos físicos y electrónicos, de manera sincronizada con los procesos misionales y de soporte administrativo. También se encarga de disponer los controles y pautas para la adecuada interacción de las áreas usuarias con la de gestión documental y entre sí, surtiendo el desarrollo esperado de todos los procesos que requieran de documentos físicos o electrónicos para su funcionamiento. Tiene como uno de sus objetivos efectuar operaciones técnicas y administrativas que permiten mantener la memoria institucional mediante la conservación de los documentos para su respectiva recuperación y consulta. Desde este punto de vista inicia con documentos recibido para ser archivados y termina con el documento identificado en su respectiva serie documental para su consulta. 13.3 COMUNICACIONES DE SALIDA El objetivo del proceso es emitir y asegurar la oportuna entrega de las comunicaciones físicas o electrónicas que se producen en la organización, su radicación para posterior trazabilidad y adecuada retroalimentación a las áreas interesadas y a los Expedientes de archivo respectivo considerando la normatividad de carácter archivístico y las complementaciones necesarias para ingresar los documentos a las soluciones electrónicas que apoyan la gestión documental. El proceso tiene como objetivo efectuar operaciones de verificación y control para la emisión de las comunicaciones, su radicación y distribución por los medios físicos o electrónicos previstos dentro de la trazabilidad del ciclo vital del documento. Página 62 de 65 14. GESTIÓN DE EXPEDIENTES: Inicia con la recepción de documentos en forma de expedientes o complementos provenientes de los Fondos Pensionales externos cuya gestión hereda la UGPP, y se encarga de disponer los mecanismos logísticos y la infraestructura necesaria para surtir los procesos de intervención documental, de consulta y préstamo de expedientes que se requieren en etapas del proceso misional. Finaliza con la entrega en custodia interna o externa de los expedientes debidamente organizados y reconocidos con las debidas condiciones de seguridad de acceso, almacenamiento y conservación de corto, medio y largo plazo. 15. METAS 15.1 PROPUESTAS A CORTO PLAZO Integración de los sistemas de información que operan en la entidad, a través del ECM, Documentic, Kactus. 63 15.2 PROPUESTAS A MEDIANO PLAZO Interoperabilidad con sistemas de información de entidades del estado 15.3 PROPUESTAS A LARGO PLAZO  Manejo unificado de expediente nativo digital  Acceso controlado seguro de la información en medio virtual de los ciudadanos  Reducción del papel como medio de registro de documentos en un 90% y actuaciones de la administración pública, adoptando diferentes prácticas así como la utilización de medios electrónicos  Radicación electrónica del documento, por parte del ciudadano  Herramientas tecnológicas basadas en medios digitales: Se debe promover la implementación de herramientas tecnológicas aprovechando su existencia y disponibilidad. En la página web, por ejemplo, existe la posibilidad de publicar o compartir documentos, de interés para los usuarios, evitando el uso de las comunicaciones oficiales masivas impresas. El uso del correo electrónico es clave sobre todo para la reducción de comunicaciones internas. Así mismo se debe priorizar el envío digital de archivos en formatos PDF, HTML, etc., en lugar de imprimir, copiar y enviar medios físicos, en todas las interacciones que sea posible. 64 65