Proceso: Mejora Continua Procedimiento: Revisión Por La

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PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 1.1.PROCEDIMIENTO: REVISIÓN GERENCIAL 1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Describir las actividades para la revisión del Sistema de Gestión del Instituto Distrital de Turismo que permitan evaluar oportunamente su conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad. 1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la entrega de información necesaria para la revisión gerencial y finaliza con las conclusiones sobre la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad. 2. GLOSARIO:          Acción de Mejora (AM): Acción tomada para planificar e implementar una optimización entro de un proceso. Adecuación: Grado en que las disposiciones planificadas son suficientes para cumplir los requisitos, política y objetivos. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controla al más alto nivel una entidad. Conveniencia: Grado de alineación y coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Eficacia: Extensión en la que se realizan actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Efectividad: Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Líder de Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos. 3. CONDICIONES GENERALES  La Revisión Gerencial se debe realizar una vez por año con los Subsistemas de Gestión de la Calidad, que se encuentren certificados en el IDT.  Para suministrarlainformacióndeentradaparalaRevisiónGerencial,loslíderes de proceso deberán tener en cuenta los siguientes insumos y diligenciar el formato de desempeño del proceso:  Resultados de auditorías internas y externas: los resultados de las auditorías internas deben incluir el nivel de cumplimiento de los requisitos de las normas que conforman el Sistema Integrado de Gestión.  Retroalimentación del Cliente (medición de la satisfacción del cliente).  Análisis de desempeño de los procesos según sus indicadores. Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 CÓDIGO:MC-P08 PROCESO: MEJORA CONTINUA VERSIÓN:02 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN         FECHA: 20-05-2015 Informe de Quejas y Soluciones. Análisis de conformidad del producto o servicio. Mapa de riesgos por procesos. Estado de acciones correctivas y preventivas (Administración de acciones correctivas y preventivas). Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado De Gestión. Adecuación y conveniencia de la política y objetivos de calidad. Recomendaciones para la mejora. 4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema gráfico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Todos los procesos del IDT Todos los procesos del IDT Información de entrada para la revisión de los Subsistemas de Sistema Integrado de Gestión Revisión por la Dirección Documento Revisión por la Dirección Procedimiento de acciones de mejora Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto 5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO: Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Actividad No. 1: El director(a) General o el Representante de la Dirección proyecta la reunión para revisión del desempeño actual del Sistema de Gestión. Para ello solicita a cada Líder de Proceso la información de entrada para la revisión general. Actividad No. 2: El asesor de Control Interno suministra información de las últimas auditorias previas efectuadas, preferiblemente en graficas que muestren la tendencia, teniendo en cuenta la siguiente información:  No conformidades comunes.  Tendencia de las no conformidades. Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 Actividad No. 3: El asesor de Control Interno presenta los resultados de las quejas, reclamos o sugerencias presentadas en el periodo, preferiblemente en graficas que muestren la tendencia. Actividad No. 4: El asesor de Control Interno o Asesor de Planeación y Sistemas y el Líder de cada Proceso presentan el consolidado de indicadores por proceso y retroalimentan sobre resultados, fortalezas, dificultades, logros y retos. Si existen acciones derivadas de los indicadores se retroalimenta acerca de su estado; esta información deberá estar preferiblemente en gráficas que muestren la tendencia. Esta información se puede obtener teniendo en cuenta:  Objetivos de calidad.  Comportamiento de indicadores.  Metas fijadas en el período.  Acciones tomadas y seguimiento aplicado. Actividad No. 5: El Asesor de Planeación y Sistemas y el Asesor (a) de Control Interno informa el estado de las acciones correctivas y preventivas y retroalimenta; preferiblemente con gráficas que muestren la tendencia, teniendo en cuenta:  Acciones abiertas.  Acciones cerradas.  Proporción de acciones correctivas frente a las acciones preventivas de cada proceso.  Acciones eficaces en el período. Nota: El estado de las acciones es informado al Asesor de Planeación y Sistemas por el Asesor(a) de Control Interno derivado del seguimiento y control a los procesos. Actividad No. 6: El asesor de Planeación y Sistemas realiza seguimiento a los compromisos de revisiones previas efectuadas por la dirección. Esta información preferiblemente deberá estar consignada en gráficas que muestren la tendencia. Para ello se tiene en cuenta el cumplimiento de actividades propuestas. Actividad No. 7: Los Líderes de cada Proceso presentan los principales cambios que afecten o puedan llegar a afectar el Sistema de Gestión. Actividad No. 8: Los líderes de cada Proceso generan recomendaciones para la mejora de los procesos de la Entidad. Actividad No. 9: Los Líderes de cada Proceso y el Asesor de Control Interno presentan la información correspondiente a riesgos. Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 Actividad No. 10: El Director (a) General o Representante de la Dirección y Líderes de Proceso analizan y retroalimentan la información de entrada de la revisión general y asignan actividades para gestionar las desviaciones encontradas y promover la mejora continua. Actividad No. 11: El Director (a) General o Representante de la Dirección y Líder de cada Proceso registran la información de la reunión en el formato MC-F06 “Acta”, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  Eficacia, eficiencia de los procesos del Sistema de Gestión.  Conveniencia y adecuación del Sistema de Gestión.  Mejora de procesos y del servicio.  Asignación de Recursos.  Tareas, compromisos, responsables y fecha de cumplimiento. Actividad No. 12: El Asesor de Control Interno hace seguimiento al cumplimiento de compromisos registrados en el formato MC-F06 “Acta” derivados de la revisión gerencial. 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:     La reunión por la Alta Dirección se llevara a cao mínimo una vez al año. El Director(a) General es el responsable de fijar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos planteados. Los líderes de cada proceso son los responsables de suministrar la información para la revisión del Sistema de Gestión. Los líderes de cada proceso deben planear e implementar las acciones de mejora como resultado de la revisión gerencial. Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 CÓDIGO:MC-P08 PROCESO: MEJORA CONTINUA VERSIÓN:02 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA: 20-05-2015 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME ACTIVIDAD Presentar el seguimiento a compromisos de revisiones gerenciales realizadas anteriormente, actividad No 6. Analizar la información de entrada, actividad No. 10. PRODUCTO Y/O SERVICIO Incumplimiento de los compromisos establecidos en revisiones anteriores Inconsistencia en el análisis de la información reportada por los procesos. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Cumplimiento. Estado de los compromisos establecidos en la Revisión por la Dirección como resultado de revisiones anteriores Coherencia. Que la totalidad de la información sea verídica para la revisión por la dirección, de acuerdo con las condiciones generales CORRECCIÓN REGISTRO Revisión y validación de la información establecida en revisiones anteriores Acta de revisión por la dirección del Subsistema de Gestión por la Calidad. Revisión y validación de la información establecida en los elementos de entrada. Acta de revisión por la dirección del Subsistema de Gestión por la Calidad. 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS  Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009), numeral 5.6 10. NORMATIVA ASOCIADA  Ver Normograma 11. RECURSOS     Mobiliario Oficina. Página Web del Instituto Distrital de Turismo. Sistema Integrado de Gestión -SIG-. Talento Humano asociado al procedimiento. Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ELABORÓ Patricia Dolores Ballestas del Portillo Contratista Planeación y Sistemas CONTROL DE APROBACIÓN REVISÓ CÓDIGO:MC-P08 VERSIÓN:02 FECHA: 20-05-2015 APROBÓ FECHA Carlos Alfonso Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección – SIG 20-05-2015 Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez Contratista Planeación y Sistemas Ing. Eduardo Navarro Téllez. Contratista Planeación y Sistemas Carlos Alfonso Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección – SIG Código: MC-F15 Versión: 03 Fecha: 20-04-2015