Transcript
Administración de la Cobranza Visión general Introducción Este capítulo se encuentra la estructura que conforma la administración de la cobranza de Líneas Comerciales de GNP.
Propósito El propósito de este capítulo es dar a conocer la forma, conductos y medios de cobranza, así como los aspectos más importantes de la misma.
V Administración de la Cobranza
1
Tabla Contenido Este capítulo contiene la explicación de los siguientes conceptos:
Concepto Forma de Pago Conductos de Cobro Conductos de Cobro Automáticos Medios de Cobro Esquema de Cobranza Factura, Comprobantes de pago y Notas de crédito
V Administración de la Cobranza
2
Página 3 4 6 10 11 15
Forma de Pago
Clasificación El Asegurado puede elegir, al contratar su seguro, la forma de pago que le convenga entre las siguientes opciones: • • • • • • • •
Anual Semestral Trimestral Mensual Quincenal Catorcenal Decenal Semanal
1 pago 2 pagos 4 pagos 12 pagos 24 pagos 26 pagos 36 pagos 52 pagos
Estas formas de pago dependen, no obstante, del tipo de producto.
Recargo por pago fraccionado Como la prima está calculada con base en la forma de pago anual, en las formas de pago semestral, trimestral y mensual se genera un recargo por pago fraccionado, conforme a las políticas vigentes en la Compañía, que se aplica a la prima total del seguro.
Cambio de la forma de pago Se puede cambiar de forma de pago solamente antes de cobrar el primer comprobante de pago o al vencimiento de cualquiera de ellos, es decir, cuando se haya devengado completamente un comprobante de pago liquidado.
V Administración de la Cobranza
3
Conductos de Cobro Clasificación La cobranza se puede hacer a través de los siguientes conductos: • • • • • •
Intermediario del seguro (agente, gerente de zona, corredores o agencias autorizadas por GNP). Transferencia electrónica (TE) Directo en las Oficinas de Servicio o Centro Regional Banco, en sucursal o por Internet (PEB) Domiciliación bancaria Tarjeta de crédito (CAT y CUT)
Aplicación de los conductos de cobro El siguiente cuadro resume los conductos de pago. Nota: Se deben conocer las siguientes condiciones ya que la forma de pago determina los conductos de cobro. Conducto
Cómo y dónde pagar
Cuándo y cómo
Líneas Comerciales
aplica la póliza TE
Transferencia electrónica de fondos desde cualquier banco a las cuentas bancarias de GNP.
Se aplica al siguiente día hábil de que se ingrese la liquidación a GNP.
Sí aplica
A través de cheques directamente en cajas de GNP.
Se aplica el mismo día.
Sí aplica
En cualquier banca electrónica o sucursal de los siguientes bancos: Banamex (MN) BBVA (MN y USDls) Banorte (MN) HSBC (MN y USDls) Serfin (MN)
Se aplica al si guiente día hábil de autorización del cargo, sin necesidad de formato.
Sí aplica
Autorización de cargo programado a cuenta de cheques y tarjeta de débito mediante el formato integrado en la solicitud de domiciliación. Es operable en todos los bancos.
Se aplica el mismo día de la autorización del cargo, sin necesidad de ingresar liquidación a GNP.
Aplica sólo si el dueño de la tarjeta / chequera es el contratante o los asegurados en caso de que éstos contribuyan al pago de la prima
CAT
Autorización de pago programado a tarjetas de crédito afiliadas a Masterd Card, Visa o American Express.
Se aplica el mismo día de la autorización del cargo, sin necesidad de ingresar liquidación a GNP.
Aplica sólo si el dueño de la tarjeta es el contratante.
CUT
Autorización de cargo único a tarjeta de crédito afiliada a Masterd Card, Visa o American Express, llamando a los teléfonos: 5227 3994 y 01800 0128 638 (asegurados) 5227 3132 y 01800 9084 100 opción 6 (agentes) a través del formato electrónico
Se aplica el mismo día de autorización del cargo, sin necesidad de formato.
Directo en GNP
PEB
Domiciliación
Aplica sólo si el dueño de la tarjeta es el contratante.
Estos conductos de cobro dependen, no obstante, del tipo de producto V Administración de la Cobranza
4
Conductos de Cobro
Conductos de Cobro Automáticos Los conductos de cobro automáticos son: • •
• •
Transferencia electrónica Pago en banco - En sucursal - Por Internet Domiciliación bancaria CAT
Transferencias electrónicas Las transferencias electrónicas se hacen a través de un medio electrónico que agiliza el ingreso y la aplicación de la prima, con lo que se brinda una mayor comodidad al cliente. Requisitos El agente o despacho debe: • •
Proporcionar la referencia bancaria que el sistema Ficha Múltiple genera a través de una macro en excel. Avisar a GNP de las transferencias efectuadas y anexar el comprobante del ingreso a:
Área de transferencias del área de Contraloría, Of. Patriotismo Tel. 52 09 01 00 ext. 1111 Dirección de correo
[email protected] Bancos disponibles Hay tres bancos disponibles para esta forma de pago: Banco HSBC Banamex Bancomer
Tipo de pago Depósito en banco Transferencia y depósito Depósito en banco
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
5
Conductos de Cobro Automáticos, continúa
Pago en banco Este conducto permite al Asegurado pagar los importes de sus recibos directamente en la banca electrónica o sucursal bancaria de su preferencia, con la garantía de la aplicación inmediata de su pago mediante el uso de la referencia bancaria anexa en cada comprobante de pago. En sucursal Se entregan los recibos junto con la póliza. Los recibos sirven como ficha de depósito, pues contienen la referencia bancaria del banco que se elegió entre los bancos disponibles.
Por Internet Los portales para pagar por Internet son centros disponibles para los cuentahabientes de cada institución bancaria y operan únicamente con cargo a cuenta de cheques.
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
6
Conductos de Cobro Automáticos, continúa
Pago por Internet Los clientes de Banamex y usuarios de los servicios de BancaNet, pueden pagar por Internet cualquier día de la semana mediante el siguiente procedimiento: https://boveda.banamex.com.mx/serban/
Paso 1 2 3 4 5 6 7 8
Acción Accesar a BancaNet Registrarse Seleccionar en el menú de la izquierda “Pago de Servicios” Seleccionar la categoría “Seguros” Seleccionar “Grupo Nacional Provincial” Seleccionar la “Cuenta Origen” Ingresar la referencia y el importe a pagar (mismos que aparecen en el comprobante de pago) El banco asignará un Número de autorización, que sirve como comprobante de la transacción.
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
7
Conductos de Cobro Automáticos, continúa
Domiciliación bancaria La domiciliación bancaria sustituye el cargo automático a cuenta de cheques (CACH). Este servicio eficienta los procesos de cobranza mediante instrucciones programadas, recurrentes y automáticas con cargo (previamente autorizado por el asegurado) a cuentas de cheques y tarjeta de débito. Para dar de alta el servicio de domiciliación bancaria se debe presentar un formato con los datos indispensables: • • •
Nombre del cuentahabiente Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) Autorización formal con las firmas de los cuentahabientes
Formato para domiciliación bancaria El formato que se utiliza en la domiciliación bancaria es el siguiente:
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
8
Conductos de Cobro Automáticos, continúa
Cargo automático a tarjeta (CAT) El CAT consiste en hacer cargos periódicos programados a la tarjeta de crédito del asegurado. Cómo establecer el CAT El CAT se establece desde la contratación de la póliza mediante el formato “Aceptación de Cargo automático a Tarjeta”, firmado por el contratante, quien debe ser el dueño de la tarjeta / chequera. La diferencia entre este conducto y el Cargo único a tarjeta (CUT) es que en este último se carga a la tarjeta una sola vez, sin necesidad de formato, a menos que el importe sea mayor a $35,0000. Formato
V Administración de la Cobranza
9
Medios de Cobro
Políticas de aceptación Se acepta el pago del asegurado por cualquiera de los siguientes medios: • • • • • • • •
Efectivo, sólo personas físicas Cheque, bancario y de viajero Transferencia electrónica Tarjeta de crédito Tarjeta de débito Con cargo a dividendos generados por la póliza (1) Cuenta de cheques, cargo automático Nota de crédito, cumpliendo con los requisitos fijados por este concepto
No se acepta el pago de Intermediarios mediante: • • •
Cheque personal Tarjeta de crédito o débito Cargos en el estado de cuenta
(1) Nota: en el caso de pago con cargo a Dividendos de Vida, deberá seguirse el procedimiento y políticas para el cálculo, recuperación y control del pago de Dividendos.
V Administración de la Cobranza
10
Esquema de Cobranza
Clasificación La estrategia Andantis cuenta con los siguientes cinco esquemas de cobranza: • • • • •
Preliquidaciones - Directo en el sistema INFO Remesado Cargas Masivas Cobranza electrónica Pagos renovación garantizada (para autos)
Al final de esta sección mencionamos las áreas que brindan soporte para cada uno de estos esquemas.
Preliquidación La preliquidación es la selección de pólizas de uno o más asegurados para agrupar los pagos en un solo trabajo. Aplicación La preliquidación se puede llevar a cabo de la siguiente manera: Directo en el sistema INFO Con acceso para... • Oficinas de Servicio • Usuarios con perfil al módulo de administración
Descripción Consiste en seleccionar varios pagos generando un trabajo que se entrega al área de caja para agilizar el registro en línea de los ingresos.
Por el portal ContactoGNP - Micro Sitios (para Autos) Con acceso para... • Direcciones de agencia • Agentes • Clientes
V Administración de la Cobranza
Descripción Consiste en agrupar varios pagos generando un recibo global y una referencia bancaria para que se efectúen los pagos por depósito bancario. Con ello se busca la aplicación automática. Continúa en la siguiente página
11
Esquema de Cobranza, continúa
Remesado Este esquema está diseñado para la cobranza programada con calendarios de pagos. Aplicación Se pueden administrar: • Nóminas semanales, decenales, catorcenales, quincenales y mensuales • Flotillas, Grupos y colectividades de acuerdo con la forma de pago acordada Descripción Este esquema permite: • Controlar el negocio desde su instalación • Administrar diferentes formas de pago • Dar seguimiento a los pagos • Controlar la emisión de los recibos subsecuentes y cobrar oportunamente La cobranza se hace mediante Cargas Masivas de pagos y cuenta con todos los reportes de seguimiento, conciliación y resultado de lo procesado.
Cargas Masivas Este esquema está diseñado para la cobranza que no está programada al día. Aplicación Las cargas están diseñadas para todos los ramos (volúmenes mayores). Descripción El esquema permite cargar masivamente los pagos; el resultado del proceso se consulta en el sistema, con la opción de extraer los archivos correspondientes.
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
12
Esquema de Cobranza, continúa
Cobranza electrónica Este esquema está diseñado para la cobranza programada mediante pagos vía cargos a tarjetas de crédito (CAT) débito y chequeras (domiciliación). Aplicación Se puede administrar la cobranza electrónica para: individual y empleados. Descripción Esta cobranza forma parte del Centro de Servicio, que cuenta con un Call Center para el seguimiento y la activación de la cartera que no se haya cobrado en los primeros intentos. Una vez instalada la cobranza, opera en automático.
Áreas de soporte Las áreas que brindan soporte para cada esquema de cobranza descrito son: Oficina Oficinas de Servicio
Está a cargo de... Los esquemas de preliquidaciones
Centro de servicio (para autos)
Los esquemas de cobranza electrónica (Autos)
Unidad Administradora
Los esquemas de Remesado y Cargas Masivas
Front office
Ventas
Medio de comunicación Toda aclaración con los clientes se concentra en los Intermediarios, las Direcciones de Agencia y Ejecutivos de Cuenta de Oficinas de Servicio.
V Administración de la Cobranza
13
Esquema de Cobranza, continúa
Pagos renovación garantizada Este esquema está diseñado para la cobranza de cuentas por renovar. Aplicación Se puede administrar el esquema de pagos renovación garantizada para Líneas Comerciales y Personales Descripción El esquema emite las pólizas pagadas mediante la identificación del depósito bancario de referencia, identificación que opera tomando diariamente de la base del CAB (sistema de control bancario) las partidas con sus respectivas referencias bancarias. El esquema genera los archivos con la información necesaria para el formato de Cargas Masivas de Contratación y Pagos. Estos archivos se cargan para su emisión y aplicación mediante un proceso nocturno.
V Administración de la Cobranza
14
Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito
Introducción En esta sección presentamos: • • • • •
Facturas Comprobantes de pago Agrupación de las facturas y los comprobante de pago Notas de crédito Desglose de las filiales
Factura Esquema de facturación El esquema de facturación en GNP se alinea a la Reforma fiscal de 2003, por lo que se emite una sola factura por la prima total de la póliza, sea cual fuere la form-a de pago elegida por el asegurado. Políticas La factura debe emitirse: • De acuerdo con la vigencia de la póliza, es decir, si ésta es anual, la factura será anual • Con la póliza, para las personas morales, y sólo a petición, para personas físicas Si la póliza se modifica o se cancela, se deben generar nuevas facturas que actualicen la versión de la póliza con el mismo esquema de facturación descrito Nota: La facturación depende de la naturaleza del negocio
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
15
Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa
Factura Formato
Sección Descripción 1 Datos del contratante. 2 Fecha de expedición, forma de pago, moneda y conducto de pago. 3 Descripción del producto adquirido y ramo. 4 Cédula fiscal de GNP. 5 Folio fiscal de la factura, número de la póliza y versión. 6 Vigencia del movimiento. 7 Importe total a pagar. 8 Nombre y clave del agente.
Comprobante de pago Políticas Los comprobantes de pago: • Deben emitirse con base en la forma de pago seleccionada: el primero a la emisión y los subsecuentes 45 días antes del inicio de su vigencia • Tienen como referencia el folio fiscal de la factura global Si la póliza se modifica o se cancela, se deben generar nuevos comprobantes de pago que actualicen la versión de la póliza con el mismo esquema de facturación descrito.
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
16
Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa
Comprobante de pago (continúa) Formato
Sección Descripción 1 Datos del contratante. 2 Fecha de expedición de la factura y el comprobante, forma de pago, moneda y conducto de pago. 3 Nombre y clave del agente. 4 Referencias bancarias para el pago de primas. 5 Número del comprobante, folio fiscal, número de la póliza y versión. 6 Periodo que cubre. 7 Importe total a pagar y fecha límite de pago. 8 Lugar de expedición.
V Administración de la Cobranza
Continúa en la siguiente página
17
Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa
Agrupación de facturas y comprobantes de pago Este proceso permite agrupar varias facturas y comprobantes de pago en un solo recibo, cuando el contratante es el mismo y no se mezclan distintos periodos (años fiscales), sin importar si se trata de un grupo o colectividad. El nivel de agrupación, ya sea por negocio, contrato, división, subdivisión o carátula, debe indicarse desde la contratación de la póliza. Ejemplo: Nivel de agrupación Contratante Carátula
Conteo 1 sólo contratante 5 carátulas
Número de facturas 1 5
Nota: En el primer comprobante o recibo, la definición de agrupamiento que hagas para la factura es el que aplica para los comprobantes de pago; los subsecuentes se agrupan conforme a los movimientos que generes.
Notas de crédito Cuando una póliza se cancela o se modifica, los movimientos que se aplican afectan la prima y generan, además de la póliza, una factura y un comprobante de pago por dicho cambio. Algunos de estos movimientos implican una disminución en la prima, por lo que la factura y el comprobante de pago indican un saldo a favor del asegurado. Estos documentos se denominan “Nota de crédito” de factura y “Nota de crédito” de comprobante de pago. Son iguales a la factura y comprobante de pago; lo que los distingue es el saldo a favor del asegurado. V Administración de la Cobranza
18
Facturas, Comprobantes de pago y Notas de crédito, continúa
Desglose de filiales El desglose de filiales consiste en emitir una factura o comprobante por cada filial o sucursal. Se debe precisar desde la contratación con qué esquema realizas la distribución de filiales, indicando los datos de cada sucursal (RFC, dirección), y el porcentaje que se le debe aplicar a cada una de ellas.
V Administración de la Cobranza
19