Manual Laboratorios

Transcript

Manual Laboratorios (Transmisión de ficheros o Registro de actos) V.14 27-01-2016 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 Índice 1. 2. TRANSMISION DE FICHEROS POR LINCE 3 1.1. Facturación mediante envío de fichero. Descripción del proceso 3 1.2. Claves 4 1.3. Verificación 5 1.4. Acceso a la aplicación Lince 5 1.5. Operación de Verificación 6 1.6. Transferencia de ficheros de Facturación. 10 1.7. Control de Envio y Registro de actos Rechazados 12 1.8 Resumen y Detalle de Actos Rechazados 12 1.9. Corrección de Registro de Actos 12 1.10.Formato Fichero 13 FACTURACION ON LINE – REGISTRO DE ACTOS 15 Página 2 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 0.- OBJETO. El presente documento explica las dos opciones posibles para facturar a través de LINCE la especialidad de análisis clínicos: Transmisión de Ficheros y Registro ON-LINE. 1. TRANSMISION DE FICHEROS POR LINCE 1.1. Facturación mediante envío de ficheros. Descripción del Proceso El proceso consta de dos pasos: 1º.- Verificación de asegurado: se realiza en los puntos de extracción de muestras. 2º.- Comunicación a Asisa de los actos de analítica a realizar al asegurado: se realiza desde la Central del Laboratorio o desde el punto que este designe. La fecha tope de envío en LINCE para poder garantizar que un fichero con verificaciones del mes anterior, entra en la valoración del mes anterior, será el día 7 del mes en curso. El procedimiento puede resumirse en cuatro pasos: PRIMERO.- Verificación del asegurado: Desde el punto de extracción se accederá a la Aplicación Lince para proceder a la verificación del asegurado a través de la opción “Verificar asegurado Laboratorios”. La operación de verificación tiene como finalidad proceder a la identificación del asegurado en la compañía, así como identificar al profesional prescriptor, la fecha de la prescripción y al profesional realizador en el punto de extracción. Si en el punto de extracción no se dispone de acceso al Terminal Lince, la verificación del asegurado se puede hacer telefónicamente a través del Servicio de Registro de Operaciones de Asisa (IVR), contactando con el número de teléfono 91 175 40 20. SEGUNDO.- Elaboración del fichero: El laboratorio procederá a la grabación de los actos realizados al asegurado, completando un fichero que contenga los campos indicados por Asisa, entre ellos, el número de operación de la verificación. TERCERO.- Transmisión de ficheros: Una vez completado el fichero se transmitirá a Asisa, utilizando el acceso directo a la misma disponible en el Terminal Lince del profesional. Página 3 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 CUARTO.- Comunicación al laboratorio del resultado de la transmisión del fichero enviado a Asisa: El proveedor recibirá la siguiente información sobre el fichero transmitido a Asisa:  1º Confirmación de que la transmisión se ha recibido en Asisa correctamente.  2º Información sobre el contenido del fichero transmitido. El laboratorio podrá consultar los ficheros remitidos desde Asisa con el resultado del proceso, y podrá corregir aquellos actos que hayan causado alguna incidencia, en los casos en los que proceda. Una vez realizadas las correcciones pertinentes, el laboratorio podrá transmitir un nuevo fichero a Asisa con los actos corregidos, del que recibirá las comunicaciones correspondientes. Este nuevo fichero, debe renombrarse. 1.2. Claves Tanto para la verificación como para el envío del fichero, el profesional solo necesita las claves de acceso a su terminal LINCE (USUARIO Y PASSWORD). En la primera conexión a la Aplicación con el usuario y contraseña (password) facilitados por Asisa, se le solicitará el cambio de esta segunda por una nueva. En el caso de ocurrir cualquier otra incidencia con las claves (bloqueos, desactivaciones, olvidos, ect) éstas deberán ser solventadas a través de nuestro servicio de soporte al usuario y cuyos datos de contacto facilitamos en el apartado siguiente: CONT ACTO DE SOPORTE AL USUARIO: El profesional tiene a su disposición un servicio de soporte: En el teléfono: 902 261 061 / 91 210 43 00 En la dirección de correo electrónico: [email protected] Servicio 24 horas x 7dias Página 4 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 1.3. Verificación La verificación del asegurado se podrá realizar de dos formas: 1.4.  Utilizando la aplicación Lince, a la que se tendrá acceso a través de la dirección de Internet https://e.asisa.es.  Telefónicamente a través del Servicio de Registro de Operaciones de ASISA (TFN.- 91 175 40 20) con la operación específica de verificación del asegurado. Acceso a la aplicación Lince Para poder acceder a la Aplicación Lince, se tendrá que introducir en la pantalla de acceso el usuario y la contraseña (password) facilitada por Asisa. La pantalla de acceso a la aplicación es la siguiente: Página 5 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 Una vez realizado el acceso a la aplicación, en el icono ayuda, podrá descargase el manual de usuario para solventar cualquier consulta relativa al uso de la aplicación. El usuario tiene a su disposición un servicio de soporte a través del teléfono 902.261.061/ 91 210 43 00, que está a su disposición 24 horas X 7 días a la semana, o a través de la dirección de correo electrónico [email protected]. 1.5. Operación de Verificación Una vez que se ha accedido a la Aplicación Lince, los pasos para realizar la verificación son: 1.- Seleccionar del menú principal, el profesional, del icono de “Profesionales”, y la especialidad. 2.- Seleccionar, del icono “Profesionales” correspondiente y la especialidad de análisis. del menú principal, el profesional 3.- Seleccionar, del icono “Laboratorios” del menú principal, la opción “Verificar Asegurado Laboratorio”. En la imagen se muestra la pantalla con el desplegable de los distintos tipos de operación. Página 6 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 La operación de verificación tiene como finalidad proceder a la identificación del asegurado, que se realizará pasando la tarjeta del mismo por el lector de tarjetas o, excepcionalmente, introduciendo de forma manual en la aplicación el número de colectivo, póliza y beneficiario, así como identificar al profesional prescriptor, fecha de la prescripción y profesional realizador.  Captura de Datos con Tarjeta  Captura de Datos Manual Página 7 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 Si alguno de los actos prescritos requiere la autorización de Asisa, debe aportarse el número de autorización en el campo correspondiente en la operación de verificación. Lo mismo ocurre con la prescripción. Tras el pase de tarjeta o la introducción manual de la póliza del asegurado, es obligatorio informar el prescriptor cumplimentando el identificador de volante de solicitud de servicios. Una vez realizado el pase de tarjeta por el lector o introducidos manualmente los datos identificativos del asegurado y del volante, la aplicación localizará y devolverá dichos datos validados. La fecha de la prescripción puede introducirse manualmente en la aplicación, o bien seleccionarla del calendario disponible junto al campo de la fecha. Se debe pulsar el botón de “Aceptar” para ir avanzando por las pantallas y finalizar correctamente la verificación del asegurado. El resultado de la verificación se muestra en la pantalla de la aplicación. El profesional deberá tener constancia del número de operación facilitado por la aplicación de la operación de verificación de asegurado realizada, dato que es necesario para la posterior elaboración del fichero de transmisión de actos. Página 8 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 De la misma forma, si la verificación se realiza por IVR, también debe tomar nota del número de operación, e introducirlo posteriormente en la elaboración del fichero. Al pulsar el botón “Comprobante”, el profesional tiene la posibilidad de obtener impreso un comprobante de la operación de verificación que refleja, entre otros datos, el número de la operación. Página 9 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 1.6. Transferencia de Ficheros de Facturación. Una vez obtenido el número de operación de la verificación del asegurado, el profesional elaborará un fichero con el diseño facilitado por Asisa (Ver apartado 1.10 y anexo) para la transmisión de los actos realizados. El formato del fichero debe ser del tipo .fcv Para la transmisión del fichero dispone de un plazo máximo de 40 días naturales a contar desde la fecha de la verificación del asegurado. En este plazo de 40 días también se incluyen las posibles correcciones que haga el profesional sobre los actos incluidos en el fichero. La transmisión del fichero de facturación del laboratorio se realiza a través de Internet, en esta plataforma de envío, que permite tanto el envío como la recepción de ficheros: El envío de fichero a Asisa, se realizará desde la página de intercambio de ficheros. La página de intercambio de ficheros está dividida en dos partes: La primera parte es donde se selecciona el fichero local que se quiere enviar a Asisa. En la primera parte de la pantalla de intercambio de fichero, pulsando “Examinar”, se abre una ventana de exploración local para seleccionar el fichero a enviar. Una vez seleccionado, hay que pulsar el botón “abrir” en la ventana de exploración y a continuación, una vez seleccionado el fichero, pulsar “Enviar”. Es entonces cuando el fichero se transmite a Asisa. Si la transmisión se ha realizado correctamente, el fichero se incorporará al listado de ficheros enviados. El sistema verifica que el fichero contenga el formato correcto y no se haya enviado otro fichero con el mismo nombre. Página 10 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 La segunda parte contiene el listado de los ficheros enviados y en el caso de que el fichero se haya procesado, se incluye la información del número de actos aceptados y rechazados, así como se posibilita la descarga de los ficheros de respuesta facilitados por Asisa y del fichero enviado por el laboratorio. El plazo de este histórico es de 3 meses. La columna “Estado” del listado de ficheros permite identificar los ficheros totalmente aceptados (semáforo verde), los ficheros con todos los actos rechazados (semáforo rojo) o aquellos con actos rechazados y aceptados (semáforo amarillo). En las siguientes columnas se muestra el número de actos en cada situación: “T”: Total de actos enviados “A”: Total de actos aceptados “R”: Total de actos rechazados “F”: Total de actos con error en formato Página 11 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 1.7. Control de envío y registro de actos rechazados. El laboratorio recibirá respuesta sobre el contenido de los ficheros remit idos a Asisa. Para visualizar esta información (resultado de de las validaciones de los actos contenidos en los ficheros transmitidos) debe acceder a la Aplicación de Transferencia de Ficheros. En el Histórico de Ficheros, podrá seleccionar respuesta remitido por Asisa. el correspondiente fichero de El laboratorio recibirá los siguientes ficheros de respuesta:  Fichero acumulado: donde se mostrará la información sobre el total de actos enviados a Asisa en el fichero correspondiente total de actos aprobados y total de actos rechazados.  En el caso de que se hayan producido incidencias con alguno de los actos enviados (actos rechazados), recibirá, además del fichero anterior, un segundo fichero (previo aviso alerta por correo electrónico) que mostrará exclusivamente los actos que hayan generado incidencia y la descripción de la misma. Dentro del plazo establecido para la transferencia de ficheros, el laboratorio podrá realizar la corrección de los actos rechazados y remitir los a Asisa en un nuevo fichero. Importante renombrar este fichero. Este nuevo fichero actos rechazados, que han sido corregidos por el laboratorio, sólo debe incluir los actos rechazados, y no el total de actos del fichero original. 1.8. Resumen y Detalle de Actos Rechazados El laboratorio podrá consultar el fichero procesado en el Histórico de Ficheros.  El fichero enviado se podrá descargar pulsando sobre el enlace situado en el nombre del “Fichero enviado”.  El fichero de resumen se podrá descargar pulsando el icono “Resumen” de listado de ficheros enviados de la columna  El fichero con la información de los actos rechazados se podrá descargar pulsando el icono 1.9. de la columna “Rech” del listado de ficheros enviados. Corrección de Registro de Actos La corrección de registros de actos se realizará en el mismo formato de envío por fichero, incluyendo únicamente los registros de los actos rechazados. El plazo para remitir la corrección no debe superar los 40 días desde la fecha en que se realizó la verificación. Se generará un nuevo fichero para su transmisión. Página 12 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V14- 27/01/2016 1.10.Formato y Estructura del Fichero de Laboratorio. El fichero tendrá un nombre, una cabecera, las líneas de facturación y un pie. El nombre estará compuesto por los siguientes campos: 461: Compañía (valor fijo). 01461051846: código de profesional, (identificador facilitado por la compañía a cada proveedor). S1034: Usuario de Lince. 20130207: Fecha (Debe ser coincidente con la informada en la cabecera del fichero) 1440: hora (Debe ser coincidente con la informada en la cabecera del fichero) LABORATORIO_FEBRER: Nombre Los campos deben ir separados por guiones (no se deben incluir más de 5) cómo máximo tendrá una longitud de 89 caracteres. Ejemplo:461-01461051846-S1034-20130207-1440-LABORATORIO_FEBRER.fcv La cabecera estará compuesta por los campos siguientes: CFT: Tipo de registro (3 caracteres) 461: Compañía (3 caracteres) 01461051846: Código de profesional (15 caracteres) tras los 11 dígitos del código de profesional, se pondrán 4 espacios hasta completar los 15 caracteres que se han de informar en este campo. S1034: Usuario de Lince (6 a 25 caracteres) 20130207: Fecha de generación del fichero (8 caracteres) 1440: Hora (4 caracteres) Como máximo, la cabecera tendrá 61 caracteres. Ejemplo: CFT46101461051846 S1034201302071440 El detalle o las líneas de facturación, se componen de: DFT: Tipo de registro (3 caracteres) 100063086: Número de operación original (9 caracteres) 0757: Hora operación original (4 caracteres) 004: Código de especialidad (3 caracteres) 00110: Código de acto médico (5 caracteres) Como máximo, cada línea tendrá 61 caracteres en total. Ejemplo: DFT100063086075700400110 El pie, indica el final del fichero. PFT: Tipo de registro (3 caracteres) Ejemplo: PFT Página 13 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V11- 14/08/2015 Página 14 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V11- 14/08/2015 2. REGISTRO DE ACTOS ON-LINE POR LINCE También existe la posibilidad de registrar actos completando una verificación, a través de la pestaña de completar verificación Analítica. Esta opción permite registrar actos en bloques de 30.  Opción “Completar Verificación analítica  Selección de Operación de Verificación La búsqueda de la operación se puede realizar filtrando por fecha de operación o código de operación. Una vez identificada la operación sobre la que se desea completar la facturación, se selecciona pulsando en el icono de a la derecha del listado. Página 15 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios.  V11- 14/08/2015 Selección y Registro de Actos Una vez alcanzado el número máximo de actos a seleccionar en el primer bloque, 30 actos, al intentar seleccionar el acto siguiente, el sistema preguntará si se desea seguir añadiendo actos. Si la respuesta es afirmativa, y se quieren seguir añadiendo actos, se deberá cerrar la ventana emergente y a continuación pulsar el botón de “aceptar” en la aplicación. Para cada verificación, pueden enviarse tantos bloques de 30 actos, como la analítica a llevar a cabo, conlleve o requiera. Con esta acción, se hace un envío automático a Asisa para su validación, recibiendo respuesta sobre su tramitación. Se mostrará la siguiente ventana: Página 16 de 17 Manual de Usuario – Laboratorios. V11- 14/08/2015 Se mostrarán tres opciones de actuación: seguir añadiendo actos, finalizar o iniciar una nueva. Con este tipo de facturación, se hace un envío automático a Asisa para su validación, recibiendo respuesta inmediata sobre la misma. Página 17 de 17