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MANUAL DE USUARIO
SERVICIOS DE SALUD DE CHIHUAHUA SUBDIRECCION DE PROGRAMACION Y PRESUSPUESTO SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
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TABLA DE CONTENIDO
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INICIO DEL PROGRAMA CATALOGO DE LA EMPRESA TRABAJANDO CON UNA EMPRESA CONTABLE 3.1 CATALOGO DE CONCEPTOS 3.2 TIPOS DE PÓLIZA 3.3 CATALOGO DE CUENTAS 3.3.1 CREACION DE NUEVAS CUENTAS 3.4 MENU POLIZAS 3.4.1 POLIZAS - CAPTURA DE UNA PÓLIZA 3.4.2 POLIZAS – LISTADO DE POLIZAS 3.4.3 POLIZAS – LISTADO DE MOVIMIENTOS IMPRESIÓN DE REPORTES 4.1 ESTADOS FINANCIEROS 4.2 REPORTES AUXILIARES 4.3 REPORTES SENSIBLES CARGAR POLIZAS DESDE HOJA ELECTRONICA 5.1 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PARAMETROS 5.2 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PÓLIZA 2
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INICIO DEL PROGRAMA CATALOGO DE EMPRESAS EXISTENTES MENU CATALOGOS 8.1 CATÁLOGO DE BENEFICIARIOS / PAGADORES 8.2 CATÁLOGO DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS. 8.3 CATÁLOGO DE CUENTAS AGRUPADORAS 8.4 CATÁLOGO DE BANCOS MENU DOCUMENTOS. 9.1 DOCUMENTOS – CHEQUES 9.2 DOCUMENTOS – EGRESOS 9.3 DOCUMENTOS – INGRESOS 9.4 DOCUMENTOS – INGRESOS NO DEPOSITADOS 9.5 DOCUMENTOS – DEPOSITOS 9.6 DOCUMENTOS – FLUJO DE EFECTIVO 9.7 DOCUMENTOS – CALENDARIO FINANCIERO IMPRESIÓN DE REPORTES FINANCIEROS CIERRES CONTABLES 11.1 CIERRE DE PERIODOS 11.2 CIERRE DE EJERCICIO EN CONTPAQi CONTABILIDAD
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1.
INICIO DEL PROGRAMA
Para ejecutar al aplicación, debe dar doble clic al icono de la aplicación CONTPAQi® - CONTABILIDAD
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El sistema presentara la pantalla de ingreso en el cual solicita el código de usuario y clave de acceso correspondiente para acceder a la aplicación. Por default aparece el código de SUPERVISOR, pero el usuario lo puede cambiar al código correspondiente.
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2.
CATALOGO DE EMPRESAS
Una vez que se ingresa al sistema, el usuario necesita seleccionar la empresa contable correspondiente, ingresando al catálogo como se muestra en la siguiente pantalla:
Al dar clic en el icono de Catalogo de empresas, se muestra un listado de las empresas contables existentes:
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FUNCIONES DE LA PANTALLA DE CATALOGO DE EMPRESAS
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Abre la empresa contable seleccionada. Creación de una nueva empresa. Respaldar la información de la empresa. Restaura la Información de un archivo de respaldo existente
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Elimina la empresa seleccionada Comando de ayuda Cerrar catálogo de empresas
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3.
TRABAJANDO CON UNA EMPRESA CONTABLE Para acceder a la empresa, se deberá seleccionar de la lista en el catálogo de empresas y presionar el botón abrir empresa.
Una vez abierta, se mostrara el área de trabajo para que se pueda iniciar con los procesos contables que se necesiten, las cuales se presentarán las más comunes:
FUNCIONES DE ACCESOS DIRECTOS DE PANTALLA PRINCIPAL
A B C D E F G H
Acceso a Catálogo de empresas Listado de Pólizas Pólizas Comprobantes Bitácora CONTABILIDAD en Excel Balanza de Comprobación Movimientos Auxiliares del Catálogo Hoja Electrónica
3.1
K
Catálogo de Cuentas Saldos de Cuentas Declaración Informativa de Operaciones con Terceros
L M N O
Estado del Negocio Cambiar el Periodo Módulo de Capacitación Salir de CONTPAQi Contabilidad
I J
Catálogo de conceptos. Al capturar una póliza, ésta debe de llevar un concepto para ser identificada de manera ágil. En el menú Configuración – Conceptos, ésta lista puede ser guardada y ser utilizada al momento de crear una nueva póliza.
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Al entrar a esta opción, presentará la siguiente pantalla en la cual se captura el código de identificación del concepto y el nombre o descripción que será el que utilizaremos en nuestras pólizas.
3.2
Catálogo de Tipos de Pólizas
CONTPAQi CONTABILIDAD, tiene por default ya definidas los siguientes tipos de pólizas: 6
1
Ingresos
2
Egresos
3
Diario
4
Orden
5
Estadística
Se registran las operaciones que representan entradas a las cuentas. Requiere cuentas de tipo contable. Se registran las operaciones que impliquen salidas de las cuentas. Requiere cuentas de tipo contable. Se utiliza para las operaciones en las que no interviene el efectivo. Ejemplo: ventas a crédito, contabilización de depreciaciones. Acepta tipo de cuentas contables, orden y estadísticas. Se utilizan para pólizas de operaciones fiscales, que nada tienen que ver con la contabilidad. Requiere cuentas de tipo Orden Permiten agrupar datos con fines informativos y no necesariamente contables.
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El consecutivo de una póliza en CONTPAQi puede usarse de dos maneras, por ejercicio o por periodo según convenga, y esta configuración puede hacerse por cada tipo de póliza. Si elegimos por ejercicio, el consecutivo será para todo el año de la empresa, si se elige por periodo, cada mes iniciará el consecutivo de la póliza. 7
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3.3
Catálogo de cuentas Para entrar a éste catálogo se selecciona el menú Catálogo – Catálogo de cuentas o presionar
las teclas
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El catálogo de cuentas que se utiliza está dividido en dos partes, Árbol de cuentas e información de cuentas.
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3.3.1 Creación de nuevas cuentas Para dar de alta una cuenta nueva, se requiere de lo siguiente:
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5
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Dar clic en el botón Teclear el número y nombre dela cuenta a crear Seleccionar la subcuenta, esto es, la cuenta donde se va a acumular el saldo de la cuenta a crear. Tipo de Cuenta, la cual es heredada de la cuenta de donde estamos colgado la nueva cuenta. Cuenta de Mayor. No es una cuenta de Mayor y no aparecerá impresa en los estados NO financieros SI Si es una cuenta de Mayor y aparecerá impresa en los estados financieros DE Aparecerá en los Estados Financieros como títulos y tendrá un gran total TITULO Segmento de Neg. En Movimiento Determina si la cuenta va hacer referencia a un Segmento de Negocio o no
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3.4 Menú Pólizas El menú de Pólizas se divide en:
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5
Pólizas Listados Movimientos Masivos Importación y exportación
Prepólizas
Elaboración de Pólizas contables Impresión de pólizas elaboradas por fechas y periodos Permite la afectación de varias pólizas, por rango de fechas y tipos de pólizas, así como el traspaso de pólizas de una a otra cuenta contable. Permite enviar pólizas capturadas a un archivo de texto así como también permite subir pólizas desde un formato de texto. se utiliza para gastos que se tienen que pagar de forma continua por ejemplo el pago de la renta se tiene que pagar cada mes y resultaría de poca utilidad tenerla quehacer cada que esta se requiera para este tipo de gastos existen las prepólizas en la que solo es necesario el marcar el costo base y ella sola repartirá los gastos y realizar la póliza
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3.4.1
Pólizas - Captura de una Póliza.
Para entrar a la opción de Pólizas seleccione el menú Pólizas – Pólizas…, o presione las teclas
Las partes que comprenden la pantalla de captura de una póliza son las siguientes: Accesos directos de la pantalla principal de la Pólizas
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A B C D E F G H I K L
Guardar el movimiento y crear un nuevo movimiento en la póliza . Crear una póliza nueva. Borra la póliza activa. Recupera la información registrada en la base de datos. Copia la póliza completa a otro número de póliza definida por el usuario. Imprime la póliza y sus movimientos, enviándolos a Disco, Impresora o Pantalla. Guarda la póliza activa como prepoliza, que puede ser usada como movimiento repetitivo Ejecuta una prepóliza previamente creada El almacén Digital permite asociar un CFDI a la póliza correspondiente Módulo de Capacitación Salir de CONTPAQi Contabilidad
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Las partes que comprende la pantalla de captura de la póliza son:
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En el encabezado de la póliza se encuentran los datos de captura como:
1
Encabezado
2
Navegador de pólizas
Fecha: en la cual serán afectados los saldos de las cuentas y estados financieros Tipo: Identifica el tipo de póliza a generar (Ingresos, Egresos, Diario, Orden, Estadísticas) Número: Número de póliza consecutivo, de acuerdo a la configuración del tipo de póliza seleccionada. Concepto: Descripción principal de la póliza, ésta descripción aparecerá en los auxiliares.
Nos permitirá desplazarnos por las pólizas sin necesidad de salirse de la ventana de captura
Nos indica el estado contable actual de la póliza: Póliza de Ajuste. Con éste estatus se marcará la póliza de cancelación de cuentas de resultados al cierre del ejercicio. Sin afectar. Se marcan las pólizas que ya están en el sistema pero que no afectan los estados financieros, consideradas como pendientes de revisar o autorizar.
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Estado de la póliza
4
Movimientos
En esta sección de la pantalla se muestra el resumen de los movimientos capturados de la póliza
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Sumas iguales
Muestra la suma de cargos y abonos para que el usuario verifique que la póliza se encuentre cuadrada
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Al insertar movimientos en la póliza, se abrirá la pantalla de movimientos de póliza.
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1
Movimiento
2
Cuenta
3
Cargo/Abono
Muestra el número de movimiento que le corresponde a la captura de la póliza, este valor es consecutivo y es asignado automáticamente por el sistema Se teclea el número de cuenta que se afectará, teniendo la disponibilidad de consultar el catálogo de cuentas con la tecla Dependiendo del movimiento se captura el importe según corresponda
4
Segmento de Negocio
Determina si el movimiento va a definir algún segmento de negocio que ya se encuentre registrado previamente en el catálogo, de no usar Segmento de Negocio, se deberá capturar el valor cero “0”
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Referencia
Referencia específica del movimiento.
Concepto
Descripción especifica del movimiento.
Diario
Determina si el movimiento está ligado a un Diario Especial
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Al tener listos los datos, si se oprime o si se da clic al botón la pantalla estará lista para el siguiente movimiento.
, automáticamente
La operación de Movimientos de Póliza, se repite tantas veces como sea necesario
En la parte inferior de la pantalla se tiene el indicativo de Sumas iguales y diferencias, los cuales se moverán de acuerdo a los datos capturados. 14
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Para eliminar la póliza, se presiona el botón de Borrar y la póliza que se encuentra en pantalla será eliminada con previo aviso de confirmación.
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3.4.2 PÓLIZAS – LISTADO DE PÓLIZAS Los listados de CONTPAQ son vistas que permiten consultar información desde varios niveles, mediante estos puedes realizar consultas y localizar datos específicos de forma rápida.
Para utilizar esta opción se Accede al Menú Pólizas – Listado de Pólizas
En esta opción podemos explorar y listar las pólizas que se encuentran en el sistema, de acuerdo a los filtros asociados.
Accesos directos de la pantalla de Listado de Pólizas 16
A B C
Personalizar Listado Guardar Filtros
D
Actualizar Generar Reporte
E
Bajar Listado
F G
Ayuda Cerrar
Permite agregar o quitar columnas para utilizarlos como vista en la pantalla de listado de pólizas Guarda de manera permanente los filtros Refresca el listado de las pólizas que se muestran en pantalla Genera el reporte de las pólizas listadas de acuerdo al filtro aplicado Genera una Exportación de las pólizas de acuerdo al filtro aplicada a un archivo de texto.
Módulo de Capacitación Salir de CONTPAQi Contabilidad
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Manejo de Filtros en la pantalla para listado de pólizas
Período: Nos muestra los movimientos del mes o período seleccionado.
Ejercicio: Nos muestra los movimientos del ejercicio almacenados en el sistema.
En cada encabezado de columna se podrán aplicar búsquedas por cada uno de los valores correspondientes a cada columna.
Existe la opción en esta pantalla de poder buscar expresiones, tipos de pólizas e importes de los registros mostrados en el listado, utilizando el campo de Buscar.
Se puede crear una póliza, modificar o eliminar una póliza que se encuentre listada o así como crear una nueva póliza con los comandos de póliza.
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Se manejan tres niveles de filtrado. -
El primer nivel se refiere a seleccionar un periodo y Ejercicio en el cual se quiere realizar la consulta. El segundo nivel es por medio del campo de Buscar El tercer nivel es por medio de filtros de columnas
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Nuevo . Crea una Póliza Nueva Modificar . Modifica la póliza seleccionada Borrar . Elimina la póliza seleccionada
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3.4.3 PÓLIZAS – LISTADO DE MOVIIENTOS DE POLIZAS Esta opción se ubica en el Menú Pólizas – Listado de Movimientos de Pólizas.
En esta opción se visualiza los cargos y abonos registrados en cada póliza que pertenezcan al periodo y ejercicio especificado. Se aplica el mismo proceso de búsqueda y filtrado que la pantalla de Listado de Pólizas. Una vez localizado el movimiento, desde este listado, únicamente se da doble clic sobre el renglón y automáticamente se abrirá el detalle de la póliza ubicándose en el movimiento correspondiente.
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Cuando requieras consultar el listado de saldos de cuentas, ve al menú catálogo, submenú saldos de cuentas
El uso de los listados es muy parecido, la diferencia está en el tipo de información que muestran.
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IMPRESIÓN DE REPORTES
En esta sección se muestra la manera de ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su visor con el que podrás moverte dentro de los reportes, además generarás los reportes en archivos con diferentes formatos. Para ejecutar algunos reportes de Estados Financieros se selecciona el menú
Los reportes están agrupados según su naturaleza o la información que te ofrecen, teniendo las siguientes categorías:
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Estados Financieros Reportes de Catálogo Reportes Auxiliares Reportes de Segmento de Negocio
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4.1 ESTADOS FINANCIEROS Dentro del submenú de Reportes – Estados Financieros, se muestra un listado de reportes que permitirán visualizar la situación financiera de la empresa, según sea la necesidad de consulta del usuario.
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Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de comprobación, damos clic en Reportes/Estados Financieros/ Balanza de Comprobación
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CONTPAQi presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que deseas obtener del reporte:
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A B
Ejercicio
Determina el ejercicio del cual se desea consultar la información
Periodo
Permite definir un mes específico o un rango de meses a consultar
C
Cuentas
D
Tipos de Cuentas
E
Moneda
F
Botones de Comando
Selecciona tanto el Nivel de cuentas a consultar, como el detalle de movimientos o saldos den las cuentas En esta sección de filtrado, CONTPAQi nos permite incluir o no cuentas de orden o activos fijos, el tipo de impresión y tipo de saldos específicos cuando se utiliza moneda extranjera Determina la presentación del tipo de moneda que tendrá el reporte y se puede definir el tipo de cambio que se tomará para realizar la conversión de saldos Ejecutar Reporte , Permitirá visualizar la información que se configuró Seleccionar Salida, define el tipo de salida que va a tener el reporte: Disco, impresora o pantalla. Así como el tipo de letra que tendrá el reporte.
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SELECCIONAR SALIDA. En esta opción presenta una pantalla donde se configura de manera más específica la salida del reporte. (Disco / Impresora / Pantalla), así como las opciones de Formato de letra que se desea utilizar para el reporte. PANTALLA (Determina la configuración de visualización del reporte en pantalla.)
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IMPRESORA (Determina configuración para impresora de matriz únicamente)
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DISCO (configura las rutas y configuración del archivo de Excel, texto, PDF o HTML a crear)
Esta opción permite configurar el tipo y tamaño de la letra, la cual ya quedará fija para los reportes posteriores
NOTA: estas configuraciones son opcionales, ya que se puede enviar a imprimir con las configuraciones estándar sin ningún problema.
Los filtros que podrás utilizar dependen del reporte que estés utilizando, una vez que los filtros han sido especificados, podrás ejecutar el reporte para ver en pantalla el resultado dando clic en el botón
CONTPAQi iniciará el proceso para mostrar la información, hay que tener en cuenta que el tiempo dependerá del volumen de información que la empresa maneje.
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Al final se mostrará el reporte en pantalla, como se muestra a continuación
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Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para revisar la información. Las opciones de la barra te permiten:
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4.2 REPORTES AUXILIARES Dentro del submenú de Reportes – Reportes Auxiliares, se muestra un listado de reportes que permitirán de manera más detallada los movimientos contables de la empresa, según sea la necesidad de consulta del usuario.
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El manejo de cualquier reporte que se ejecute, presenta un conjunto de filtros, los cuales el usuario podrá configurar de acuerdo a sus necesidades de información y el tipo de reporte seleccionado. (Explicado en el tema 4.2)
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4.3 REPORTES SENSIBLES Una gran ventaja de los reportes de CONTPAQ es que te permiten analizar la información a manera de detalle que requieras a través de sus reportes sensibles. Cuando veas el reporte en pantalla, podrás identificar que se trata de un reporte sensible porque algunos importes están dentro de un cuadro azul. Por ejemplo, en un reporte de balance solo muestra el saldo de las cuentas a nivel de mayor, si requieres conocer como está conformado dicho saldo, con solo dar doble clic sobre el importe.
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Este reporte también es sensible y podrás doble clic a alguna de las subcuentas para visualizar los movimientos que lo conforman.
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CARGAR POLIZAS DESDE UNA HOJA ELECTRONICA
Cuando se necesite cargar pólizas que tiene muchos movimientos por medio de hoja electrónica, se pueden utilizar hojas electrónicas que facilitarán la captura y carga de pólizas de manera masiva. Se deben seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Reportes y después la opción Hoja Electrónica, o de clic en el acceso directo de la barra de menú.
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Aparece la pantalla de Hoja Electrónica la cual presenta por default varios reportes ya definidos. Si el reporte no aparece en la lista de Hojas electrónicas instaladas: Seleccione el Botón Nuevo
Seleccione el botón Guardar
Escriba el nombre de la hoja
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Una vez creada la hoja electrónica, aparecerá en la lista de “Hojas electrónicas instaladas”, seleccione la hoja creada y de clic en el botón Ejecutar
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Al momento de ejecutar la hoja electrónica, se abrirá automáticamente la aplicación de Excel versión 2010 o posterior, solicitará el usuario y contraseña para acceso a CONTPAQi y posteriormente se abrirá una libro de Excel que mostrará varias hojas electrónicas con funciones específicas para CONTPAQi bancos, por lo que debemos seleccionar la primero la hoja de Parámetros para configurar la empresa de CONTPAQi a la cual enviaremos las pólizas capturadas en la hoja electrónica y posterior a esto, se trabaja en la hoja Póliza para su captura y enlace a CONTPAQi.
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5.1 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PARAMETROS. Esta hoja, permitirá definir la empresa do CONTPAQi con la cual se necesita trabajar, teniendo las siguientes opciones:
1 2
Selección de empresa
Listado de empresas disponibles
Modificar Empresa Activa. Permite cambiar la empresa actual de trabajo de CONTPAQi que se encuentre definida en ese momento. Insertar Empresa. Permite enlazar una empresa contable existente en CONTPAQi Eliminar Empresa. Quita el enlace existente definido en la hoja de parámetros de Excel. Se selecciona la empresa con la cual se quiere trabajar y damos clic en el botón Insertar.
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Una vez realizado este procedimiento, en la hoja de parámetros aparecerá el nombre de la empresa seleccionada.
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5.2 TRABAJANDO CON LA HOJA DE POLIZA. Una vez definido los parámetros de interfaz a la empresa contable, en la hoja de Póliza se capturan los datos necesarios para poder enviar los movimientos de la póliza de manera masiva. Los campos a capturar son: Fecha. Fecha del movimiento de la póliza que afectará los saldos de las cuentas definidas Tipo.
La captura del tipo de póliza es numérica considerando los siguientes valores: 1 = Ingresos 2 = Egresos 3 = Diario 4 = Orden 5 = Estadística 7 en adelante: Creadas por el usuario.
Número.
Determina el número de referencia de la póliza a capturar, con el botón Asignar Número, permitimos que se asigne de manera automática el número de póliza que le corresponda de acuerdo al control interno del sistema Contpaqi
Concepto.
Se determina la descripción de la póliza a enviar a Contpaqi
Diario.
La captura del Diario debe ser numérica, captando el número de diario previamente registrados en la empresa activa.
Enviar movimientos en Cero.
Esta opción permite que aun si los movimientos tiene cargos y abonos, se envíen en ceros. Valores permitidos Si o No,
Una vez capturados los movimientos de la póliza, se Da clic al botón , para su interfaz.
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Para verificar que la póliza haya sido enviada correctamente a CONTPAQi, se puede utilizar la opción de Listado de pólizas.
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6.
INICIO DEL PROGRAMA
Para ejecutar al aplicación, debe dar doble clic al icono de la aplicación CONTPAQi® - BANCOS
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El sistema presentara la pantalla de ingreso en el cual solicita el código de usuario y clave de acceso correspondiente para acceder a la aplicación. Por default aparece el código de SUPERVISOR, pero el usuario lo puede cambiar al código correspondiente.
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CATALOGO DE EMPRESAS EXISTENTES
Una vez que se ingresa al sistema, el usuario necesita seleccionar la empresa de bancos correspondiente, ingresando al catálogo como se muestra en la siguiente pantalla:
Al dar clic en el icono de Catalogo de empresas, se muestra un listado de las empresas contables existentes:
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FUNCIONES DE LA PANTALLA DE CATALOGO DE EMPRESAS
1 2 3 4
Abre la empresa contable seleccionada. Creación de una nueva empresa. Respaldar la información de la empresa. Restaura la Información de un archivo de respaldo existente
5 6 7
Elimina la empresa seleccionada Comando de ayuda Cerrar catálogo de empresas
Nota: En esta Versión, se muestra la misma interfaz para las empresas de CONTPAQi Contabilidad y CONTPAQi Bancos.
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FUNCIONES DE ACCESOS DIRECTOS DE PANTALLA PRINCIPAL
A B C D E F
Barra de Menús Catálogo de Empresas Bitácora Bancos en Excel Hoja Electrónica Reporte de Flujo de Efectivo Calendario Financiero
G H I J K L
Conciliación Bancaria Editor de Formas Cambiar Periodo y Ejercicio Módulo de Capacitación Salir de CONTPAQi Bancos Cambio de Día de Trabajo
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8
MENU CATALOGOS Contar con catálogos bien definidos, permitirá que la información manejada dentro de CONTPAQi Bancos sea más específica y concreta, evitando así la duplicidad en los nombres de Beneficiarios, pagadores y descripción de conceptos. Para entrar a estos catálogos se selecciona el menú Catálogos, que presentará las siguientes opciones:
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8.1 CATÁLOGO DE BENEFICIARIOS / PAGADORES Se refiere a las personas fiscas o morales con quien se realizaran todas las operaciones de ingresos y egresos registradas en el módulo de Bancos.
El catálogo de beneficiarios y pagadores se encuentra compuesto de cuatro pestañas: Generales, Fiscal, Contabilidad, Datos adicionales.
GENERALES 38
1
Código
2
Nombre
3
Registro
4
Inactivo
5
Generales
Es el número con el cual el sistema identificará al beneficiario o proveedor Nombre del Beneficiario o proveedor, este nombre aparecerá en los documentos generados y en los reportes Fecha de alta en el sistema Casilla de control para inactivar el registro del Beneficiario / Pagador. En esta pantalla se deben capturar datos de: RFC CURP Tipo
Los datos Adicionales, es información adicional que se podrá capturar de manera optativa por el usuario
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Un solo registro puede servir para movimientos tanto de cliente como de proveedor, para lo cual únicamente hay que indicar que tipo de operación deseamos registrar.
FISCAL El catálogo de Padrón de proveedores es muy importante que sea alimentado en forma correcta, puesto que de él depende el correcto funcionamiento de la parte de IETU e IVA en el sistema.
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En este caso si la empresa tiene como parámetro no manejar la devolución del IVA. Esta pantalla aparecerá inactiva.
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CONTABILIDAD CONTPAQi Bancos es capaz de realizar en forma automática la póliza contable de los movimientos en el Proveedor / Beneficiario registrado, para ellos se requiere indicar cuál es la cuenta contable del beneficiario o del pagador .En algunos casos si se requiere, pueden hacerse movimientos a alguna cuenta complementaria, así como registrar movimientos por segmento de negocio.
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DATOS ADICIONALES Como su nombre lo indica, en esta pestaña encontraremos campos extras para almacenar datos referentes a cliente o proveedor. Además de encontrar campos para guardar los datos para pagos electrónicos.
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8.2 CATÁLOGO DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS. Más que un catálogo es una herramienta en la cual podemos observar movimientos por mes de un ejercicio.
muy rápidamente los
Para accesar, seleccione el menú Catálogo – Saldo de Cuentas Bancarias…. La pantalla presentará las cuentas de bancos con los saldos divididos en periodos, esta pantalla permite trabajar con filtros para poder así visualizar la información de manera más concreta a las necesidades del usuario.
42
Seleccione el periodo que se quiere consultar
Filtros de Información
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8.3 CATÁLOGO DE CUENTAS AGRUPADORAS Este catálogo sirve para agrupar cuentas bancarias y con ellos poder pedir reportes por el grupo de cuentas que se encuentran definidas.
Para acceder a esta opción seleccione el menú Catálogos - Cuentas Agrupadoras..
Para dar de alta una cuenta agrupadora, se debe presionar el botón Nuevo para capturar:
1 2
Código Nombre
3
Teclas de Comando
4
Seleccionar Cuenta Bancaria
Número consecutivo para la cuenta agrupadora Descripción de la cuenta agrupadora Estas opciones permitirán agregar, modificar o eliminar cuentas contables de la cuenta agrupadora Agrega una cuenta de bancos a la cuenta agrupadora Modifica una cuenta de bancos ya existente en la cuenta agrupadora Elimina una cuenta de bancos de la cuenta agrupadora
Con la tecla F3, se despliega una lista de las cuentas de bancos disponibles para agrupar. Repita estos pasos por cada cuenta que se necesite o quiera agrupar.
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8.4 CATÁLOGO DE BANCOS Este catálogo permitirá tener disponible el banco al momento de querer identificar una cuenta bancaria con el banco emisor de cheques.
Para acceder a esta opción seleccione el menú Catalogo – Bancos…
CONTPAQi Bancos trae por default un catálogo de los 22 principales bancos que operan en México, si es necesario crear uno o algunos más se realizarán en esta sección. 44
2 Para terminar el proceso oprima el botón Guardar
1 Seleccione el banco que necesite dar de alta en su catálogo.
A partir de este momento el Banco estará disponible en el catálogo de cuentas bancarias, para que estas se encuentren identificadas con un banco.
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9 MENU DOCUMENTOS. Los documentos en el sistema pueden ser en dos sentidos, Ingresos y Egresos:
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INGRESOS INGRESOS NO DEPOSITADOS DEPOSITOS CHEQUES EGRESOS
Se registran las operaciones que impliquen entradas a las cuentas de banco. Requiere cuentas de tipo contable. Estos documentos son los ingresos que ya fueron recibidos pero no han sido depositados en el banco. Permite integrar una cantidad de ingresos no depositados en un solo documento. Este documento permite emitir y llevar el control del cheque y la póliza generados. Se registran las operaciones que impliquen salidas de las cuentas de banco. Requiere cuentas de tipo contable.
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9.1 DOCUMENTOS - CHEQUES Para poder emitiré cheques, seleccione el menú Documentos – Cheques o las teclas
La pantalla principal de emisión de Cheques, cuenta con una barra de herramientas de acceso rápido que permitirán realizar funciones de manera más directa sin necesidad de entrar a algún sub menú.
A
Guardar y Nuevo
B C D E
Nuevo
Permite guardar el documento generado y preparar la pantalla para capturar un nuevo cheque Permite generar un nuevo Documento
Borrar
Borra el cheque activo en pantalla
Restablecer Traspasar
Recupera la información registrada en la base de datos Permite transferir el cargo del cheque emitido de una cuenta de bancos a otra Cancela el documento emitido, permitiendo hacer o no una contrapóliza, así como copiar el cheque a otro documento nuevo si el usuario lo desea. Si el cheque emitido nunca fue cobrado por el beneficiario, se realiza la devolución del mismo, lo cual genera una contrapóliza de los movimientos generados al realizar el cheque. Copia los datos y el importe del cheque activo, a un nuevo documento, incluyendo las cuentas afectadas en la póliza Envia a la impresora el documento de póliza-Cheque o tiene la opción de imprimir los detalles del documento en formato de contadores. Con Reporte Sensible. El almacén Digital permite asociar un CFDI a la póliza correspondiente
F
Cancelar
G
Devolver
H
Copiar
I
Imprimir
J
Almacén Digital
K
Gastos
L M N
Póliza
Genera un archivo XML con el reporte de gastos, siempre y cuando se encuentre habilitada y configurada esta opción en la empresa contable. Abre la ventana de captura de póliza que le corresponde al cheque a emitir
Ayuda
Módulo de Capacitación
Cerrar
Salir de CONTPAQi Contabilidad
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ELABORACION DE UN CHEQUE Una vez ya en el documento se presenta la pantalla para captura de los datos que se incluirán en el cheque de la siguiente manera.
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1 2 3
Cuenta Tipo Fecha
4
Importe
5
Número
6
Páguese a
7 8
Referencia Concepto
Seleccionar número de cuenta de egreso o bancos Por default (Cheque emitido) Fecha de emisión del documento Monto por el cual se generará el cheque (automáticamente se generará el importe en letra) Automáticamente nos indicará el consecutivo si desea consultar un cheque ya creado con la tecla permite seleccionarlo de una lista. Seleccionar el código del Beneficiario, en caso de no saber el código también se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario con la tecla Campo corto para indicar la referencia del documento Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento
Nota: La casilla de Captura rápida permitirá la captura del cheque sin que afecte los estados financieros, y el documento estará en espera de ser autorizado
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PESTAÑAS DE LA PANTALLA CHEQUES AdminPAQ ® Si se configura la interfaz con Adminpaq, en esta pestaña se asociarán los documentos a los cuales se aplicará el pago.
Otros Datos.
Presenta el estado del Documento
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Fecha de aplicación Proyectado Autorizado Impreso Conciliado Asociado Moneda Para abono en cuenta
Por default es la misma que la fecha de aplicación del documento, en caso de quedar en tránsito, esta se cambia automáticamente a l siguiente día de la fecha de corte de la conciliación Indica si es un posible egreso que aún no es efectivo Indica que el documento no tiene restricción de emisión Indica que documento ya fue impreso Indica que la operación esta efectivamente realizada por el banco Indica que la operación está ligado con documentos de AdminPAQ En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la información de equivalencia de monedas Activar o desactivar Si se desea imprimir leyenda en el cheque a emitir.
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Una vez creado el cuerpo del cheque, oprima el botón Póliza, abonos de las cuentas que se necesiten afectar.
para inicial con los cargos y
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Esta pantalla se utiliza como la captura de pólizas de egresos de CONTPAQi contabilidad
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9.2 DOCUMENTOS – EGRESOS Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú Documentos – Egresos o si no presione las teclas
Los documentos de egresos pueden categorizarse como:
Presenta la siguiente pantalla, la cual se asemeja a la captura de un Cheque, solo que aquí permite definir de manera más especifica el tipo de egreso que se esta realizando.
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9.3 DOCUMENTOS – INGRESOS Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú Documentos – Ingresos.
En esta categoría se tienen diferentes tipos de ingresos que se pueden clasificar dentro del documento en:
La pantalla aparece de la siguiente manera:
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La pestaña de AdminPAQ, al igual que en la creación de cheques nos permitirá realizar la asociación de documentos a los cuales se aplicará el ingreso.
1 2 3 4 5
Cuenta Tipo Fecha Importe Folio
6
Pagador
7 8
Referencia Concepto
Seleccionar número de cuenta de bancos. Por default (Ingreso Bancario) Fecha del Ingreso en bancos Se captura el importe del Ingreso Automáticamente nos indicará el consecutivo. Seleccionar el código del Pagador, en caso de no saber el código también se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario con la tecla , o teclearlo directamente. Campo corto para indicar la referencia del documento Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento
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9.4 DOCUMENTOS – INGRESOS NO DEPOSITADOS Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú Documentos – Ingresos no depositados...
Este documento se captura de la misma manera que el ingreso, solo que éste documento no afecta los estados financieros hasta que se liga a un depósito. Los ingresos no depositados capturados en esta opción, estarán disponibles para la generación de DEPOSITOS.
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9.5 DOCUMENTOS – DEPOSITOS Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú Documentos – Depósitos...
La pantalla aparece de la siguiente manera:
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1 2 3 4 5 6
Cuenta Tipo Fecha Folio Forma del depósito Concepto General Referencia
7 8
A depositar
9
Importe
Seleccionar número de cuenta de bancos. Por default (Depósito) Fecha del depósito en bancos Automáticamente nos indicará el consecutivo. Define si el deposito se realiza en el mismo banco y plaza o en otro banco o sucursal Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento Campo corto para indicar la referencia del documento Pestaña que lista los documentos de Ingresos no depositados disponibles Monto por el cual se genera el depósito, se actualiza automáticamente de acuerdo a los documentos seleccionados, campo no editable para el usuario.
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PESTAÑA A DEPOSITAR
Esta pestaña despliega los ingresos no depositados que se encuentran capturados y disponibles para generar un depósito, teniendo las siguientes opciones en la pantalla:
Para seleccionar un documento a depositar, solo seleccione la casilla
Automáticamente el importe se actualiza de acuerdo a los ingresos seleccionados
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Indica el número de documentos seleccionados para depositar
Selecciona todos los documentos listados o quitar la selección de los documentos.
Permite Modificar el deposito seleccionado Crear un nuevo ingreso no depositado Desplegar un menú de opciones que permitirá eliminar un depósito o botón derecho del mouse.
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PESTAÑA INGRESOS DEPOSITADOS Enlista los documentos que han sido seleccionados para el depósito desde la pestaña “A depositar”
En esta pantalla, se permite relacionar el ingreso seleccionado con algún documento del AdminPAQ, oprimiendo las teclas Así mismo se tienen las mismas funciones de Agregar, modificar y eliminar el ingreso no depositado.
PESTAÑA OTROS DATOS En esta pestaña, se presenta el estado contable del documento.
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9.6 DOCUMENTOS – FLUJO DE EFECTIVO Esta herramienta de Flujo de efectivo, genera un reporte de movimientos con una gran variedad de filtros en Excel para realizar un correcto análisis de nuestra operación bancaria. Para ejecutar esta herramienta de análisis, seleccione el menú Documentos – Flujo de efectivo o con las teclas
Esta herramienta abre una hoja electrónica de Excel 2010 o posterior, la cual primeramente solicita el código del usuario y clave de acceso para poder consultar los datos contables de la empresa.
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La hoja de Excel que muestra y debe ser configurada es la de parámetros, la cual se muestra de la siguiente forma:
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1
Información de la empresa
2
Configuración
3
Tipo de reporte
En esta sección de la pantalla, se determina la empresa que se desea utilizar, la cual automáticamente muestra la base de datos, el ejercicio y periodo como se encuentra actualmente la empresa. (por lo que éstos datos no se pueden modificar) El botón Abrir Empresa, permite seleccionar otra empresa contable, siempre y cuando el usuario tenga privilegios sobre la empresa que se desea utilizar En esta área se configuran las cuentas de banco y el periodo de fechas que se necesitan analizar en el reporte de flujo de efectivo, la cual es determinada con el botón “Configuración Inicial”, mostrando una pantalla de configuración. Es en esta sección donde se selecciona la manera en que se quiere presentar el reporte de Flujo de Efectivo, solamente se da un clic en la opción que se desea ejecutar y creará una hoja nueva con el resultado del reporte.
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Seleccione el tipo de moneda y/o cuentas agrupadoras
Incluir la o las cuentas bancarias
Definir las fechas y los días a incluir en el cálculo del reporte 58
Definir la agrupación que tendrá el reporte
Selección de tipos de documentos a utilizar: Todos / Proyectados / Emitidos
Una vez definidos los valores de esta pantalla se da clic en el botón Aceptar, el cual nos regresa a la pantalla anterior para así ejecutar el reporte de Flujo de Efectivo que se solicitó.
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El reporte genera una hoja nueva con el nombre de la manera en que fue agrupado el reporte. Si se necesita cambiar los parámetros, de clic a la hoja de “Parámetros” y defina los nuevos valores.
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9.7 DOCUMENTOS – CALENDARIO FINANCIERO Para ejecutar esta herramienta de análisis, seleccione el menú Documentos – Calendario Financiero… o con las teclas
Este es un calendario el cual nos mostrará los movimientos realizados o proyectados de la cuenta o cuentas seleccionadas en un rango de fechas, además de los saldos bancarios y contables. Muestra una barra de herramientas, que permitirá realizar ciertas funcione
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1
Personalizar Listado
2
Guardar Filtros
3 4 5 6 7
Actualizar Generar Reporte Bajar Listado Ayuda Cerrar
Esta opción permite crear y/o modificar listados existentes, presentado en pantalla, agregando o quitando columnas de información que se requieran Guarda los filtros aplicados para que al momento de reingresar a la pantalla no se pierdan y se pueda seguir trabajando con las mismas condicionantes Refresca el listado, para presentar la información mas actualizada. Genera la salida de la consulta realizada en pantalla Genera archivo de texto de cheques ingresos o egresos de acuerdo a consulta definida
Módulo de Capacitación Salir de la pantalla de Calendario Financiero
Esta opción es una vista rápida que te permite mostrar la información de acuerdo a un rango de fechas y así consultar datos específicos y dar salida a reportes en un archivo.
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La pantalla muestra las siguientes secciones:
Seleccione la cuenta de bancos que desea consultar
Filtro de documentos de acuerdo al tipo de moneda
Consulta de Saldos de acuerdo al rango de fechas seleccionado
Filtro de los tipos de documentos a consultar
Filtro de Fechas
Pestañas de tipos de documentos a mostrar
61 Se muestran los documentos acuerdo a los filtros aplicados
de
Filtros tipo Excel para encontrar los documentos que buscas
Filtra los documentos que contengan el texto o importe escrito
Comandos para Crear, modificar o eliminar un documento.
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PERSONALIZAR LISTADO (Calendario Financiero) Esta opción permite crear una vista de los documentos que desea visualizar, agregando y quitando columnas. Se puede modificar una pestaña de vistas existente o crear una nueva de acuerdo a las necesidades del usuario. El manejo de la pantalla es la siguiente:
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1
Menú Listados
2
4
Listado Agregar quitar Columnas Ordenamiento
5
Disponible Para
3
Una vez creada una lista nueva, en la pantalla principal de Calendario Financiero aparecerá con el nombre definido.
Guardar. Guarda cambios de una lista existente Nuevo. Crea nueva lista con un nombre específico Borrar. Elimina una vista existente Despliega la lista de vistas existentes Permite quitar y agregar columnas a una lista Define el valor de la columna en que se genera el orden para la vista Determina si las vistas creadas o modificadas las pueden accesar todos los usuarios o solo usuario que está creando la vista
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10 IMPRESIÓN DE REPORTES FINANCIEROS Como ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su visor con el que podrás moverte dentro de los reportes, además generarás los reportes en archivos con diferentes formatos. Todos los reportes de CONTPAQ se encuentran en el menú con el mismo nombre, damos clic para ver las opciones que ofrece.
Están agrupados según su naturaleza o la información que te ofrecen.
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Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de comprobación, damos clic en el menú Reportes / Estado de cuenta/ clic en Estado de Cuenta (Saldo en bancos) …
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CONTPAQi Bancos presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que se desea obtener del reporte La información se puede filtrar, determinando el periodo de fechas, la cuenta de bancos, y el orden del listado que se desea, así mismo, permite determinar si en el estado de cuenta se quieren incluir los ingresos de depósitos.
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El botón de Seleccionar salida tiene la misma función que la descrita en el tema de reportes de CONTPAQi Contabilidad. Una vez definidos los filtros del reporte, se selecciona el botón Ejecutar Reporte para que muestre en pantalla el resultado de la consulta.
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Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para revisar la información. Las opciones de la barra te permiten:
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CIERRE CONTABLE CONTPAQ I CONTABILIDA
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11. CIERRES CONTABLES Al ejecutar un cierre de periodo, el periodo vigente se cierra y la empresa queda lista para empezar a trabajar en el nuevo periodo. Dependiendo del tipo de periodo definido, será la frecuencia a ejecutar, en puede ser por periodo es mensual o Anual.
11.1 CIERRE DE PERIODOS
Recomendación: Antes de ejecutar un cierre de periodo es recomendable respaldar la empresa, como una medida de prevención. Se debe decir que un cierre de periodo se realiza cuando oficialmente quieres cerrar un mes dentro de la contabilidad, cuando trabajas con el manejo de folios por periodo esta opción es útil para congelar los números de póliza de ese periodo y reiniciar la numeración.
Ahora vamos a habilitar del menú cierre la menú Cierre / Cierre del periodo/ejercicio… 67
Se abre la ventana cierre del periodo. Observa que en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso, indicando cual es el periodo a cerrar, fecha de inicio y fin del nuevo periodo, así como la información de inicio y fin del ejercicio vigente. En la parte derecha se muestra información general sobre el proceso, su definición, las recomendaciones a considerar y el resultado esperado.
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En esta ocasión vamos a suponer que cerramos el periodo número 5, hacemos clic en el botón procesar, observa que el sistema muestra un mensaje indicando que el cierre se efectuó con éxito.
Ahora vamos a cerrar la ventana haciendo clic en el botón cerrar, recuerda que también podemos utilizar la tecla ESC. Desde el menú pólizas se puede observar que el periodo vigente, que en este ejemplo sería el número 6.
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11.2 CIERRE DE EJERCICIO EN CONTPAQi CONTABILIDAD Al ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa en CONTPAQ queda lista para empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el año calendario). Antes de ejecutar un cierre es recomendable respaldar la empresa, cómo medida de precaución. Un cierre de ejercicio se ejecuta para dar fin a un ejercicio contable; para que el proceso sea exitoso, realiza las siguientes acciones en orden indicado: 1. Cambiar al periodo vigente al de ajuste, es decir al periodo 14 2. Generar la póliza de cierre. 3. Ejecutar el cierre.
En este ejemplo se quiere realizar el cierre del ejercicio 2011. El periodo vigente es el No. 12 (diciembre 2011) Veamos la forma correcta de ejecutarlo, siguiendo las acciones mencionadas.
CAMBIAR AL PERIODO 14 69
El primer paso para ejecutar el cierre de ejercicio es cambiar el periodo vigente al periodo 14, para lograrlo vamos a habilitar la ventana cambiar periodo que se localiza en el menú cierre
Se abre la ventana y en ella se indica cual es el periodo vigente, estamos trabajando en el periodo número 12 (en el supuesto de que ya concluyó el ejercicio), observa que el resto de los datos solo son informativos, ya que aparecen en gris indicando que tienen estado de lectura, entre la información que presenta están la fecha inicial y final del ejercicio, el número de periodos que tiene el ejercicio vigente, así como la fecha de inicio y fin del actual periodo
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GENERAR PÓLIZA DE CIERRE
Es importante dar de alta la cuenta 3210-2011 antes de generar la póliza de cierre. Donde el valor 3210 es la cuenta padre llamada Resultados del ejercicio (ya existente en el catálogo, y el valor 2011, corresponde al año del ejercicio de cierre. Ejemplo: Si el periodo de cierre es 2011 la cuenta a crear seria 3210-2011 Si el periodo de cierre es 2012 la cuenta a crear sería 3210-2012 Si el periodo de cierre es 2012 la cuenta a crear sería 3210-2013
Al ejecutar esta opción se crea la póliza de cierre del ejercicio vigente, este es el segundo paso dentro del proceso de cierre de ejercicio, recuerda que antes de ejecutar cualquier proceso dentro de CONTPAQ es recomendable respaldar la información de la empresa, todo esto como una medida de prevención, lo que hace el proceso al generar la póliza de cierre es que las cuentas de resultados ya sean deudoras o acreedoras quedan en cero y la diferencia la manda a un cuenta de Patrimonio (capital). Dentro del menú cierre, vamos a seleccionar el menú póliza de cierre 70
Se abre la ventana póliza de cierre y en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso, aquí debemos capturar la cuenta a donde se enviará la diferencia, para el 2011 la cuenta es 3210-2011 (previa captura en el catálogo de cuentas)*
CONTPAQ automáticamente indica el tipo de póliza que se va a generar y la fecha, podemos conservar el número consecutivo asignado por el sistema o indicar uno nuevo, en la parte derecha se muestra información general de este proceso, su definición, sus recomendaciones antes de ejecutar la póliza y el resultado esperado al ejecutarla.
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Hacemos clic en el botón procesar, el sistema comienza a generar el proceso y se cancelan todas las cuentas de resultados, se aplican todas las afectaciones y está actualizando los saldos, al finalizar el proceso indica que ha terminado con éxito y aquí muestra un resumen de las cuentas acreedoras y deudoras cuyos saldos han sido cancelados.
Una vez generada esta póliza ya podemos ejecutar el cierre de ejercicio 71
EJECUTAR EL CIERRE DE EJERCICIO
El tercer y último paso es ejecutar el cierre, no olvides que antes de realizar el cierre debes de respaldar los datos de tu empresa como medida de prevención, para ejecutar el proceso vamos a habilitar el menú cierre y seleccionamos la opción cierre de periodo ejercicio.
Se despliega la ventana Cierre de ejercicio, observa que en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso, los datos solo son informativos, aparecen en gris indicando estado de lectura y no podemos modificarlos, entre la información que aquí se presenta esta el ejercicio a cerrar (2011), indica la fecha del inicio y fin del nuevo periodo, así como del ejercicio (2012) ejecutamos el cierre con el botón procesar.
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Durante el proceso genera los saldos de las cuentas y también reactiva el número de folios de las pólizas. Al finalizar el proceso cerramos la venta informativa.
Para finalizar vamos a consultar el listado saldos de cuentas, observa que se generó la información de las cuentas en el nuevo ejercicio. ¡Has llegado al final de este tema! 72
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12. ASOCIACION DE PAGOS A ADMINPAQ La Asociacion de documentos en Adminpaq permite que Contpaqi Bancos registre los pagos de clientes y pagos a proveedores en el sistema de AdminPAQ. Además de identificar al cliente o proveedor asociando sus documentos pendientes de cobro o pago, con el importe del movimiento.
Características: En Contpaqi Bancos todo cheque, ingreso, cargo o abono puede ser asociado a AdminPAQ, siempre que el Beneficiario / Pagador del movimiento sea un Cliente/Proveedor que se encuentre registrado en éste Sistema. Cuando un Pagador realice un abono a su cuenta de adeudo a la empresa, sucederá lo siguiente: (DEPOSITO DEL CLIENTE)
EL pago será registrado en la tesorería a través de CONTPAQi Bancos como un ingreso Ese ingreso será asociado a uno o más documentos de cargo correspondiente a la cuenta del Cliente en AdminPAQ, generando un documento de Abono.
Cuando se realiza un pago a un beneficiario para abonar a una cuenta de adeudo a la empresa, sucederá lo siguiente (CHEQUE A PROVEEDOR)
La tesorería realizará a través de CONTPAQi Bancos un cheque o cargo. Este cheque o cargo, será asociado a uno o más documentos de pago correspondiente a la cuenta del Proveedor como acreedor en AdminPAQ, generando un documento de abono.
El importe pendiente muestra información del importe del movimiento CONTPAQi Bancos por asociar, menos el total de importes de documentos relacionados.
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MANUAL DE USUARIO
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En este manual se hará referencia a los siguientes procedimientos: 1. Catálogos o Creación y Modificación de Catálogos Clientes Proveedores Agentes 2. Movimientos o Facturas de Proveedores (cuentas por pagar) o Facturación Electrónica (cuentas por cobrar) Subrogados electrónico SMA electrónico 3. Obteniendo Información o Reporte de proveedores Estado de Cuenta de Proveedores Estado de cuenta en Adminpaq Estado de cuenta en Excel Antigüedad de Saldos a. Reporte de Clientes Estado de cuenta de Clientes Estado de cuenta en Adminpaq Estado de cuenta en Excel Antigüedad de Saldos b. Reporte en la Hoja Electrónica
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1. CATALOGOS Los catálogos a manejar son los siguientes:
Clientes Proveedores Agentes Servicios
Todas aquellas personas o instituciones a quienes emitimos recibos ya sean de subrogados electrónicos o SMA electrónico Todos los proveedores a quienes les compramos ya sea medicamento, materiales, servicios, etc. Se utilizará para dar de alta los usuarios responsables de la captura de facturas de proveedores y recibos. Es un catálogo único donde se tienen el listado de partidas (en MAYUSCULAS) y el listado de servicios (en minúsculas)
NOTA: todos los nombres de personas físicas deberán capturarse por Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombres.
Para entrar a los catálogos de Clientes / Proveedores o Agentes,
Seleccionamos el menú Catálogos y la opción que se requiera. 76
Una vez que seleccionas la opción que se necesita, para dar de alta un nuevo registro, debes dar clic a botón Nuevo.
Deberás capturar los datos correspondientes.
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Datos que se deben capturar en el catálogo de Agentes: Dentro de la pestaña de Datos Generales: Código Nombre Tipo de Comisión
Identificador ya sea con número o letra asignado al Obligatorio Agente Nombre completo del Agente Obligatorio Para poder escribir las iniciales del agente en los documentos que se capturan.
Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar
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Datos que se deben capturar en el catálogo de Clientes: En la pestaña de Datos Generales: Código
Identificador ya sea con número o letra asignado al Obligatorio Cliente (se recomienda el RFC del Cliente) Nombre Nombre completo del Cliente, como saldrá impreso Obligatorio en las Facturas Electrónicas Permitir Ventas a Esta opción se activa únicamente para los clientes Obligatorio Crédito Subrogados, ya que los SMA electrónicos serán clientes de contado Denominación Nombre comercial para personas físicas Comercial Tipo de Cliente Debe estar seleccionado el botón Cliente Obligatorio Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar, para activar las demás opciones.
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Para el caso de los Clientes, solamente se capturarán los datos del botón número 1 Domicilio del Cliente, donde los datos marcados con asteriscos (*) son obligatorios a capturar.
Una vez capturados los datos se da clic en el botón Guardar y Cerrar.
Así mismo es muy importante la configuración de los datos fiscales del Cliente, ya que de ésta información depende que las facturas electrónicas y timbrabrados al SAT se realicen correctamente. Para esto, seleccionamos el botón 6 correspondiente a Emision y entrega de Comprobantes Fiscales Digitales 79
En ésta pantalla se capturan los datos de entrega de Factura electrónica al cliente(archivo PDF y XML) , permitiendo hasta 3 correos electrónicos de entrega.
También hay que verificar que el Formato de entrega se realice en “Formato PDF” Una vez realizado esto dar clic en el botón Aceptar
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IMPORTANTE: El CLIENTE GENERAL está configurado para emitir facturación al SAT de todos aquellos clientes que no pidan factura al momento de cobrar un servicio, por lo que este cliente debe de existir para poder facturar cualquier ingreso no facturado.
Datos que se deben capturar en el catálogo de Proveedores: En la pestaña de Datos Generales: Código
Nombre RFC y CURP Denominación Comercial Tipo de Proveedor
Identificador ya sea con número o letra asignado al Obligatorio Proveedor (se recomienda el RFC del Cliente sin HOMOCLAVE) Nombre completo del Cliente, como saldrá impreso Obligatorio en las Facturas Electrónicas Del proveedor Nombre comercial para personas físicas Debe estar seleccionado el botón Cliente
Obligatorio
Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar, para activar las demás opciones. Los datos marcados con asteriscos (*) son obligatorios a capturar.
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Para los Proveedores con retención de IVA o del ISR, se deberá configurar el porcentaje de retención entrando al botón 4.
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Una vez configurado las retenciones dar Clic en el Botón Aceptar.
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2. MOVIMIENTOS Facturas de Proveedores (Documentos de Compra) Para hacer un documento de compra, seleccione el Menú Movimientos, submenú compras y seleccione la opción Facturas Proveedores.
Una vez dentro de la ventana de Factura Proveedores, aparecerá un listado con todos los documentos que se hayan generado de acuerdo a los valores de las fechas inicial y final. Para crear una nueva compra, damos clic al botón Nuevo.
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Una vez dentro de la ventana de Facturas de Proveedores, realice el siguiente procedimiento:
Capture la serie y el Folio de la compra en los campos del mismo nombre Capture la fecha de la factura en el campo Fecha (Campo Obligatorio) Seleccione el código del proveedor mediante el botón F3, el cual presentará el catálogo de proveedores para que seleccione el proveedor que se necesita. Capturar la fecha de recepción en el campo del mismo nombre. El campo Vencimiento se genera automáticamente según los días de crédito del catálogo de proveedores.
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Una vez capturada la información general de la Factura, se inicia con la captura de los conceptos que la integran.
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Capturar el código de la Partida en la columna Código, teniendo la opción de accesar al catálogo por medio del botón … , en ese campo. Capture la cantidad y el precio sin IVA
Una vez que se terminan de capturar todas las partidas que integran la factura, AdminPAQ de manera automática calculará los TOTALES de la Factura.
Se hace clic en el botón Terminar o se presiona la tecla F8 para que AdminPAQ actualice los saldos con el proveedor.
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Facturas Electrónica (cuentas por cobrar) Los tipos de documento que se tienen son: SUBROGADOS ELECTRONICOS SMA ELECTRONICOS
Documentos de crédito Documento de Contado
Para elaborar una Factura electrónica: Para hacer una factura hacer doble clic en el icono de la factura.
Una vez dentro del documento, se realiza el siguiente procedimiento Aparece la pantalla de las facturas que se han realizado, para consulta da doble clic en la factura que se necesite consultar, para una nueva factura da clic en el botón nuevo. SUBROGADOS ELECTRONICOS O SMA ELECTRONICO
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Para capturar una Factura electrónica se siguen los siguientes pasos:
Escribir la contraseña de clave privada para tener acceso a crear un nuevo documento
Encabezado del documento:
Serie Folio Fecha Código
Código Agente
Movimientos del documento:
Código Cantidad Precio Total
Son los dígitos correspondientes al documento de acuerdo a la unidad médica que la genera. Campo no modificable Número del recibo. Campo no modificable Capturar la fecha del recibo. Este campo es obligatorio Capture el código del cliente o presione la tecla F3 para desplegar el catalogo del clientes CLENTE GENERAL. Se utiliza en todos los clientes que NO soliciten FACTURACION ELECTRONICA Aparecerá automáticamente la información de Nombre, RFC, Dirección fiscal del cliente seleccionado de acuerdo a lo capturado en los datos correspondientes del catálogo de clientes. Estos datos no son modificables en los documentos. Número asignado a quien captura el documento dentro del catálogo de agentes
Del servicio a capturar, F3 despliega el catálogo de servicios disponibles Capturar el número de unidades del servicio seleccionado Presenta el precio asignado de acuerdo al catálogo de servicios, pero es modificable por el usuario en el documento Campo calculado de acuerdo a la cantidad y precio. No modificable
Se pueden capturar tantos movimientos sean necesarios, y observe que en la parte inferior en el área de resumen de totales del documento aparecerá el total de productos, el saldo del cliente y el total acumulado. Campos de consulta únicamente
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Una vez terminado el documento, se puede: Terminar Eliminar Timbrar Entregar
Guarda y cierra el documento sin timbrar al SAT Elimina el documento completamente sin afectar el saldo del cliente Guarda el documento y presenta el proceso para timbrar el documento Fiscal en Internet en el servidor del SAT y solicitar el sello digital Permite enviar al cliente el archivo XML y PDF creado al momento de timbrar el documento ante el SAT
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Cuando se timbra un documento, lo que se hace es registrar en el servidor del SAT el documento,
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