Manual De Calidad

Transcript

MANUAL DE CALIDAD Versión: 8.0 Fecha: 23/02/2015 Código: PE-MA-001 CONTROL DE CAMBIOS Cambio realizado Realizado por Se modificaron algunos requisitos y caracterizaciones, de acuerdo con resultados Auditoría Interna y se incluyó el nuevo logo institucional. Jazmine Medina – Gestor Calidad Se modificó política de calidad, alcance del sistema de gestión de calidad, se eliminó 4to objetivo de calidad, se modificó el objetivo No 5, se añadió un objetivo de calidad relacionado con la ejecución de planes, programas y proyectos, se eliminó misión, visión y estrategias plan acción del Anexo 2 despliegue estratégico. Se incluyó cuadro Elaboró, Revisó y Aprobó. Se incluyó Listado de Requisitos del Cliente. Se modificó matriz de comunicaciones, matriz de correspondencia de requisitos, objetivo. Se incluyó numeral 1 definiciones y abreviaturas Jazmine Medina – Gestor Calidad Aprobado Por Fecha Versión Modificada José Maya – Gerente General 25/08/2010 Versión Preliminar José Maya – Gerente General 25/11/2010 Versión 1.0 Elaboró: Edgar Ospina Revisó: Giovanni Velásquez Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez Cargo: Gestor de Calidad Cargo: Director Administrativo y Financiero Cargo: Gerente General 1 CONTROL DE CAMBIOS Cambio realizado En el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, se incluye la matriz de comunicaciones y aprobación de documentos emitidos a las partes interesadas , referenciada en el anexo No. 6 Realizado por Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad En el numeral 4. Responsabilidades y Autoridades se realizo cambios en el nivel de autoridad. Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad Aprobado Por José Maya – Gerente General José Maya – Gerente General Fecha Versión modificada 05/10/2011 Versión 2.0 31/10/11 Versión 3.0 08/10/2012 Versión 4.0 20/11/2013 Versión 5.0 En el anexo 4 Matriz de correspondencia de requisitos, se elimino del numeral 8.2.1 Satisfacción del cliente: Encuesta satisfacción revista frutas y hortalizas. En el anexo 6 Matriz comunicación y aprobación de documentos emitidos para partes interesadas se ajusto la ruta de aprobación 4 para las partes interesadas. En el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, y en el Anexo 4 Matriz de correspondencia de requisitos, se incluye en el numeral 8.2.1 Satisfacción del cliente: Encuesta satisfacción revista frutas y hortalizas. En el anexo No. 2 se adicionan los nuevos indicadores de la Unidad técnica de proyectos : Porcentaje promedio de satisfacción del cliente - consultas técnicas ( en prueba), Porcentaje de productores atendidos en el año, Porcentaje de recursos invertidos en el subsector hortifrutícola. Edgar I. Ospina – Gestor de Calidad Edgar I. Ospina O. – Gestor de Calidad Alvaro Palacio – Gerente Genera Alvaro Palacio – Gerente General Elaboró: Edgar Ospina Revisó: Giovanni Velásquez Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez Cargo: Gestor de Calidad Cargo: Director Administrativo y Financiero Cargo: Gerente General 2 CONTROL DE CAMBIOS Cambio realizado En el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, se incluye la encuesta satisfacción del cliente consultas técnicas (en prueba), (proceso planes programas y proyectos, unidad Técnica), se medirá semestralmente. Realizado por Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad Aprobado Por Alvaro Palacio – Gerente General Fecha Versión modificada 20/11/2013 Versión 5.0 27/11/2014 Versión 6.0 23/02/2015 Versión 7.0 En el numeral 6, se modifica la fecha de la visión, para alinearla con el Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola. En el anexo número 2 se adicionan indicadores nuevos de Planes programas y proyectos: Informes finales técnicos ( en prueba). Se actualizan los nombres de los cargos de los líderes de proceso. Se elimina el indicador artículos cargados a la página WEB. Se actualiza el anexo No. 6 con los nombres de los cargos de responsables de las actividades. En el anexo número 1, se elimina del listado de hortalizas, la papa. En el anexo número 3, se actualiza el responsable de compras Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad Alvaro Ernesto Palacio Peláez – Gerente General Edgar I. Ospina - Gestor de Calidad Alvaro Ernesto Palacio Peláez – Gerente General Elaboró: Edgar Ospina Revisó: Giovanni Velásquez Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez Cargo: Gestor de Calidad Cargo: Director Administrativo y Financiero Cargo: Gerente General 3 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 CONTENIDO 1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 2. OBJETIVO DEL MANUAL 3. NUESTRA ORGANIZACIÓN 4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 4. 1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 5. GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 5.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 6.1 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO 6.2 COMUNICACIÓN INTERNA 6.3 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 6.4 ENFOQUE AL CLIENTE 7. GESTIÓN DE PROCESOS EN ASOHOFRUCOL ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS CUALES SE HACE RECAUDO ANEXO No 2 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO ANEXO No 3 MATRIZ DE COMUNICACIONES ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS ANEXO No 5 LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE ANEXO No 6 MATRIZ COMUNICACIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS Si quieres ingresar a un tema da click sobre el y si quieres regresar da click en el4logo Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS PROCESO: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. •Generalmente implícita significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. •Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo requisito de producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente. •Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo en un documento. •Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad POLÍTICA DE CALIDAD: intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección. OBJETIVO DE LA CALIDAD: algo ambicionado o pretendido relacionado con la calidad MEJORA CONTINUA: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos 5 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 2. OBJETIVO DEL MANUAL El presente manual de calidad fue estructurado bajo los lineamientos y requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008. Este documento tiene por objeto definir el sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL, comprende la política de calidad, sus objetivos, principios, requisitos y procesos establecidos para cumplir y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, cumplir con los requisitos legales, reglamentarios, técnicos aplicables a la organización. Es compromiso de todos los colaboradores de ASOHOFRUCOL (funcionarios y contratistas) aplicar este manual como principal documento para la consolidación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL. 6 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD 3. Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 NUESTRA ORGANIZACIÓN La Asociación Hortifrutícola de Colombia - ASOHOFRUCOL - es una organización nacional de carácter gremial, fundada en 1995, como una sociedad agrícola sin ánimo de lucro y de derecho privado, consolidada con el firme propósito de fortalecer y dinamizar el desarrollo del subsector de frutas y hortalizas de Colombia. Para esto, cuenta con su sede principal en la ciudad de Bogotá y un portafolio de comités departamentales en más de 400 municipios, que asocian y representan a los productores, personas naturales y jurídicas dedicadas a producir frutas y hortalizas. 7 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 Nuestras Actividades : Representar y defender los intereses del productor de frutas y hortalizas de Colombia. Administrar los recursos del FNFH, recaudando la cuota de fomento, financiando y cofinanciando planes, programas y proyectos en beneficio del subsector. Ver Anexo No 1 Productos sobre los cuales se hace recaudo. Formular, ejecutar y apalancar proyectos de cooperación nacional e internacional. Fomentar el desarrollo y modernización del subsector. Promocionar la inversión en el subsector hortifrutícola. Generar y difundir conocimiento mediante la investigación, educación y transferencia de tecnología. Valores Corporativos: 1.Pertenencia y compromiso. 2.Transparencia y honestidad (ética). 3.Responsabilidad y disciplina. 4.Lealtad. 5.Calidad. 6.Solidaridad. 7.Trabajo en equipo. 8 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Las responsabilidades para el SGC para cada uno de los cargos de Asohofrucol, están definidas en el manual de funciones y descripción de Cargos TH-MA-001, así como el nivel de autoridad de cada uno, que se ve reflejado por el nivel en el que se encuentre el cargo en el organigrama, que se encuentra en dicho manual. El nivel de autoridad esta definido en los siguientes niveles: -Gerencial: Gerente General y Juntas Directivas, nivel de toma de decisiones 100%, sobre toda la organización. -Directivo : Directores, nivel de toma sobre nivel operativo. -Operativo: Tesorero General, Contador General e Ingeniero de Sistemas, Profesionales y Auxiliares, nivel de toma de decisiones sobre las funciones de su cargo. 9 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 4. 1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN La alta dirección de Asohofrucol ha designado al Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a) como representante de la dirección quien tiene la responsabilidad y autoridad para: 1. Asegurarse que se establecen implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC. 2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC y cualquier necesidad de mejora. 3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. 10 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 5. GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Asohofrucol ha implementado un sistema de gestión de calidad a través del diseño, documentación y ejecución de procesos y procedimientos encaminados a cumplir la razón de ser de Asohofrucol, los objetivos de calidas y las normas de referencia (NTCISO 9001:2008). La determinación de los procesos y su interrelación se muestra en el mapa de procesos. De igual manera, a través de los indicadores de cada uno de los procesos, el sistema evidencia su eficacia, realizando el seguimiento y medición a los procesos. De igual forma se establecen los mecanismos para implementar acciones que conlleven a la mejora del sistema, dependiendo de los resultados obtenidos en el seguimiento y medición. Con el objeto de cumplir satisfactoriamente con las necesidades del subsector, la empresa ha establecido convenios interinstitucionales y con otros entes para llevar a cabo actividades beneficiosas para el gremio y para la empresa. La empresa mantiene un sistema de gestión de calidad transparente que permite el acceso a la información relacionada con los procesos, con el objeto de facilitar el control interno y externo y la cooperación con otras entidades. 11 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 Para la ejecución de proyectos, Asohofrucol puede realizarlo a través de otros ejecutores, los cuales se asegura de controlar por medio del proceso de planes, programas y proyectos. Con el objeto de verificar los requisitos de la norma en la prestación de los servicios de Asohofrucol, se cuenta con una matriz de correspondencia de requisitos en todos los procesos y documentos de Asohofrucol, la cual forma parte del manual de calidad. Ver anexo 4. De igual manera, se han definido los requisitos de los clientes de la organización, a fin de a asegurar el cumplimiento de los mismos. Ver Anexo 5. 12 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El alcance de la certificación del sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL es: - Recaudo e inversión de recursos provenientes del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y de otras fuentes de ingreso para la Asociación. -Desarrollo del gremio hortifrutícola - Formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el subsector hortifrutícola. 13 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 5.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL, presenta exclusiones con relación a los requisitos exigidos por la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008, los cuales se relacionan a continuación: Requisito 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO: El requisito de diseño y desarrollo se excluye del alcance del sistema de gestión de calidad, lo cual se justifica a continuación: Para el Recaudo e Inversión de recursos proveniente del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y de otras fuentes de ingreso para la asociación se excluye este requisito debido a que el servicio se ejecuta de acuerdo a los términos contractuales definidos por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en el contrato de administración de los fondos parafiscales, el cual a su vez se rige por las leyes y decretos que regulan los fondos de fomento. Para el desarrollo del gremio hortifrutícola se excluye este requisito porque se tienen en cuenta las directrices del Ministerio y del Gobierno. Para la formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el gremio hortifrutícola no se realiza diseño o desarrollo debido a que los programas y proyectos son definidos por el financiador del mismo, mediante los términos de referencia del proyecto y las partidas presupuestales asignadas. 14 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Misión Representar, de manera proactiva, eficaz e idónea, los intereses de sus asociados ante los diversos actores y agentes, públicos y privados, vinculados con el subsector hortifrutícola, en el ámbito nacional e internacional, mediante la formulación e implementación de políticas públicas, planes nacionales, programas y proyectos, así como la cabal y eficiente administración del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y la prestación de servicios tendientes a contribuir al desarrollo integral de los productores y del subsector en su conjunto. Visión En el año 2022, Asohofrucol será una organización gremial nacional agroempresarial, orientada a representar los intereses de los productores, incluidas la producción, el procesamiento y la comercialización, así como a brindar eficiente y oportunamente, los servicios necesarios y suficientes a todos los actores y agentes, públicos y privados, vinculados con el desarrollo del subsector hortifrutícola. 15 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 POLÍTICA DE CALIDAD Asohofrucol es una organización gremial agroempresarial, orientada a satisfacer las necesidades de los productores de frutas, hortalizas, plantas aromáticas, especias y medicinales del país, a través de la representación y asesoría en la producción, el procesamiento, la comercialización y la promoción del consumo sano de las mismas, para lo cual ejecuta, planes, programas y proyectos con recursos propios y externos, con personal competente, buscando la satisfacción de las partes interesadas, el cumplimiento de los requisitos, y la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de calidad. 16 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 OBJETIVOS DE CALIDAD 1.Aumentar el nivel de satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes y partes interesadas a nivel nacional. 2.Aumentar la cobertura y presencia de Asohofrucol a nivel nacional para el subsector hortifrutícola. 3.Ejecutar planes, programas y proyectos, que satisfagan las necesidades del subsector hortifrutícola 4.Lograr un adecuado y oportuno recaudo de la cuota de fomento. 5. Asegurar el cumplimiento de los objetivos de cada proceso para mejorar la eficacia del SGC . 6. Mejorar continuamente la capacidad de cumplir con los requisitos de los clientes del subsector. 17 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 6.1 DEPLIEGUE ESTRATÉGICO ASOHOFRUCOL ha definido sus objetivos de calidad, metas, indicadores para su seguimiento y los procesos responsables de su implementación, así como su coherencia con la política de calidad, en el cuadro Despliegue Estratégico Ver Anexo No 2. 18 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 6.2 COMUNICACIÓN INTERNA (Ver Anexo No 3. Matriz de Comunicaciones) ASPECTO A COMUNICAR SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN GESTOR DE CALIDAD LIDERES DE PROCESO GERENTE GENERAL PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN ¿A QUIÉN LE COMUNICAN? A TODOS LOS COLABORADORES DE ASOHOFRUCOL 19 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 6.2 COMUNICACIÓN INTERNA (Ver Anexo No 3. Matriz de Comunicaciones) ¿CUÁNDO LE COMUNICAN? PERMANENTEMENTE ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN REUNIONES ESTRATEGIAS Y MEDIOS CIRCULARES, MANUALES DE CALIDAD Y COMUNICACIONES INTERNAS LOS LÍDERES DE LOS PROCESOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN JUEGOS LÚDICOS PÁGINA DE LA ORGANIZACIÓN 20 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 6.3 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección de Asohofrucol manifiesta su compromiso con el sistema de gestión de calidad, en todos sus componentes, por medio de la asignación de recursos para la ejecución de las actividades, el establecimiento y divulgación de la Política y los objetivos de calidad, así como en las revisiones periódicas efectuadas al sistema de gestión de calidad, lo cual se documenta dentro de las actas resultado de las revisiones por la dirección. 6.4 ENFOQUE AL CLIENTE Asohofrucol a través de todos los procesos, especialmente los procesos misionales cumple los requisitos de los productores, asociados y partes interesadas. Para el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos, se aplican encuestas las cuales están referenciadas en cada una de las caracterizaciones de proceso y se tiene una ficha del indicador relacionado con estos datos. 21 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 Además se cuenta con la matriz de comunicaciones y aprobación de documentos emitidos a las partes interesadas. Ver anexo No. 6 Las encuestas del cliente implementadas en Asohofrucol, son las siguientes:  PP-FT-014 Encuesta de satisfacción para el seguimiento y control de proyectos (proceso planes, programas y proyectos), se aplicará en las visitas trimestrales de seguimiento  DG-FT-005 Encuesta de satisfacción asociados a Asohofrucol (proceso desarrollo gremial), se aplicará en cada asamblea de asociados.  DG-FT-006 Encuesta de satisfacción eventos (proceso desarrollo gremial), se aplicará en cada evento organizado por Asohofrucol  DG-FT-007 Encuesta de satisfacción de la revista Frutas y Hortalizas , se aplicará con cada emisión de la revista. RE-FT-004 Encuesta de satisfacción del cliente de recaudo (proceso recaudo), se aplicará trimestralmente, en las visitas de los asesores regionales  TH-FT-011 Evaluación de la satisfacción de la capacitación (proceso planes, programas y proyectos), se medirá mensualmente.  PP-FT-025 Encuesta satisfacción del cliente consultas técnicas (en prueba), (proceso planes programas y proyectos, unidad Técnica), se medirá semestralmente. 22 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 Quejas, sugerencias y felicitaciones Para la atención de quejas, sugerencias y felicitaciones, se aplica el siguiente formato: SEM-FT-019 Atención de quejas, sugerencias y felicitaciones, en cada uno de los procesos de Asohofrucol. Así mismo se ha dispuesto un buzón en la página web de la asociación para la recepción de las mismas y un instructivo para facilitar su registro, tratamiento y análisis. Tanto las encuestas como quejas, sugerencias y felicitaciones, se registran en cada proceso, pero el proceso de seguimiento, evaluación y mejora realizará un consolidado cada mes. 23 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 7. GESTIÓN DE PROCESOS EN ASOHOFRUCOL ESTRATÉGICOS MISIONALES SOPORTE CONTROL Y MEJORA 24 Versión 8.0 MANUAL DE CALIDAD Fecha: 23/02/2015 Código: PE –MA -001 PROCESOS DE NIVEL ESTRATÉGICO Los procesos que están en este nivel están relacionados con la definición de lineamientos, políticas, objetivos y estrategias para el desarrollo de su misión y para el seguimiento, control y protección de los recursos. PROCESOS A NIVEL MISIONAL Los procesos que están en este nivel contribuyen con el desarrollo de la misión de ASOHOFRUCOL, constituye la cadena de valor de la organización. PROCESOS A NIVEL DE SOPORTE Los procesos que están en este nivel soportan o dan apoyo a la a la ejecución de las actividades de los procesos misionales de Asohofrucol. PROCESOS A NIVEL DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA Los procesos que están en este nivel hacen una evaluación del cumplimiento de los requisitos, realiza seguimiento a la planificación del SGC y proporciona herramientas para la mejora de cada uno de los procesos de Asohofrucol. Cada uno de los procesos tiene su caracterización y son parte constitutiva de este Manual, en las cuales se hace referencia a los procedimientos establecidos dentro del SGC. Para su consulta pueden ingresar en Intranet a Asohofrucol SGC (consulta por procesos) 25 ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS CUALES SE HACE RECAUDO LISTADO DE HORTALIZAS      ACELGA AJI APIO BATATA BROCOLI      ACHIOTE AJO ARRACACHA BERENJENA CALABACIN O ZUCCHINI      AHUYAMA, ZAPALLO ALCACHOFA BALU BERRO CALABAZA   CEBOLLA CABEZONA CILANTRO   CEBOLLA JUNCA COL   CEBOLLIN COL DE BRUSELAS (REPOLLETAS)     COLIFLOR CUBIO ESCAROLA ESPINACA DE NUEVA ZELANDA     ALBAHACA CHUGUA ESPARRAGOS ESTRAGON     ENDIBIA ESPINACA GUASCA HABICHUELA               GUISANTES IBIA LECHUGA NABO PEPINO COHOMBRO PEREJIL PLATANO        JENGIBRE MACADAMIA ÑAME OCRA O CANDIA PEPINILLO PEPINO DE AGUA PIMENTON  GUATILA HINOJO LAUREL MALANGA PALMITOS PEPINO PEPINO DE RELLENAR ARCHUCHA PIPILANGA  PUERRO  RAICES CHINAS      RABANO REPOLLO RUIBARBO TALLOS VERDURA MIXTA*      REPOLLO CHINO SAGU TOMATE VICTORIA ZANAHORIA     REMOLACHA RUGULA SIDRAYOTA ULLUCO 26 ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS QUE SE HACE RECAUDO LISTADO DE FRUTAS    AGRAZ BABACO BREVO    AGUACATE BADEA CAIMO – CAIMITO    ANON BOROJO CARAMBOLO CARAMBULO  CEREZA, CEREZA SABANERA  CIMARRON  CIRUELA           CHIRIMOYA COCO DURAZNO FRESA GUANABANA HIGO LIMA MACADAMIA MAMONCILLO MANGOSTAN MANGOSTINO           CHONTADURO COROZO FEIJOA GRANADILLA GUAYABA KIWI LIMON MADROÑO MANDARINA MANZANA           DATIL CURUBA FRAMBUESA GUAMA GULUPA KUMQUAT LULO MAMEY MANGO MARACUYA          MARAÑON MORA NUEZ PAPAYUELA PIÑUELA SANDIA – PATILLA TOMATE DE ARBOL UCHUVA ZARZAMORA         MELOCOTON NARANJA PAMPLEMUSA PERA PITAHAYA TAMARINDO TOMATE TAMARILLO UVA – VID         MELON NISPERO PAPAYA PIÑA POMA, POMARROSA TANGELO TORONJA ZAPOTE 27 ANEXO No 2 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO POLITICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD Asohofrucol es una organización gremial agro- 1. Aumentar el nivel de satisfacción de las empresarial , orientada a satisfacer las necesidades de necesidades y expectativas de nuestros los productores de frutas, hortalizas, plantas clientes y partes interesadas a nivel nacional. aromáticas, especias y medicinales del país, 2. Aumentar la cobertura y presencia de ASOHOFRUCOL a nivel nacional para el suba través de la representación, asesoría en la sector Hortifruticola producción, el procesamiento , la comercialización y la promoción del consumo sano de las mismas, para lo 3. Ejecutar planes, programas y proyectos que cual ejecuta planes, programas y proyectos , satisfagan las necesidades del subsector hortifrutícola con recursos propios y externos 4. Lograr un adecuado y oportuno recaudo de la cuota de fomento 5. Asegurar el cumplimiento de los objetivos de cada proceso para mejorar la eficacia del con personal competente, buscando la satisfacción de SGC . las partes interesadas, el cumplimiento de los requisitos, y la mejora continua de la eficacia del 6. Mejorar continuamente la capacidad de Sistema de Gestión de Calidad cumplir con los requisitos de los clientes del subsector PROCESO Recaudo, Planes, Programas y Proyectos, Desarrollo Gremial Desarrollo Gremial Recaudo INDICADORES 1. Satisfacción de los Asociados 2. Satisfacción del cliente de los eventos 3. Satisfacción del cliente de la revista frutas y hortalizas 4. Satisfacción del cliente de las capacitaciones 5. Satisfacción para seguimiento y control de proyectos 6. Satisfacción del cliente de recaudo 7. Incremento en el número de eventos para el gremio (Incluye realización directa de Asohofrucol y participación y apoyo en eventos organizados por otras entidades) 8. Porcentaje promedio de la satisfacción del clienteconsultas técnicas ( en prueba) 1. Incremento en el número de eventos para el gremio (Incluye realización directa de Asohofrucol y participación y apoyo en eventos organizados por otras entidades) 2. Incremento en el número de convenios suscritos 3. Incremento número de asociados por departamento 4. Eficacia ejecución de recursos a proyectos 5. Eficacia seguimiento a proyectos 6. Porcentaje de productores atendidos en el año 7. Porcentaje de recursos invertidos en el subsector hortifrutícola 8. Informes técnicos finales ( en prueba) 1. Cumplimiento del recaudo 2. Costo por ingresos 3. Costo por recaudador Todos los Procesos Procesos Misionales: Recaudo Planes, programas y proyectos Desarrollo Gremial 1 Indicadores de cada uno de los procesos 28 ANEXO No 3 MATRIZ DE COMUNICACIONES ¿QUE SE COMUNICA? ¿COMO SE COMUNICA? ¿QUIEN LO COMUNICA? ¿CUANDO SE COMUNICA? A QUIEN SE COMUNICA? Nuevos documentos o cambios a los documentos A través de un correo electrónico o reuniones Gestor de calidad Cada vez que haya una modificación en la documentación A los procesos responsables o afectados por el cambio Importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente (gremio y partes interesadas) como los legales y reglamentarios A través de correo electrónico, reuniones con procesos, áreas de trabajo, cartelera Gerente general Planificación del SGC posterior a cada cambio o cuando el gerente lo considere necesario A toda la organización o personas que considere necesario el gerente general Política de calidad Cartelera, intranet, página web, capacitaciones / inducciones Gerente general, gestor de calidad, talento humano Ingreso de personal nuevo a Asohofrucol, teinducciones Implementación del SGC o cambios a este A toda la organización (personal directo o indirecto) Responsabilidades y autoridades Capacitaciones / inducciones, cartelera, reuniones con procesos - áreas de trabajo Gerente general, gestor de calidad, talento humano, líderes de proceso Ingreso de personal nuevo a Asohofrucol, reinducciones, implementación del SGC o cambios a éste A toda la organización (personal directo o indirecto) Desempeño del SGC y cualquier necesidad de mejora Correos electrónicos, reuniones Coordinadora administrativa y financiera (representante de la dirección) Permanentemente Gerente general y junta de Asohofrucol y del Fondo Nacional Hortifruticola Al gremio (productores asociados y no asociados), Gerente general y líderes del Permanentemente o cuando se tenga una miembros de juntas directivas, proceso planes, programas y necesidad especifica de comunicar algún tema Ministerio de Agricultura, proyectos o aspecto relacionado con el ítem mencionado recaudadores, personal de Asohofrucol Información sobre planes, programas y proyectos, como inversión en proyectos Página web, reuniones de juntas, congresos y actividades gremiales Gestión de recaudo Reuniones de junta directiva del FNFH y con el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través de los asesores regionales Gerente general y líder del proceso de Recaudo Permanentemente o cuando se tenga una Miembros junta directiva del necesidad especifica de comunicar algún tema FNFH, Ministerio de Agricultura o aspecto relacionado con el ítem mencionado y Desarrollo Rural Desarrollo gremial Página web, revista frutas y hortalizas, reuniones de junta directiva de Asohofrucol, congresos, actividades gremiales Gerente general Productores asociados y no Permanentemente o cuando se tenga una asociados, miembros junta necesidad especifica de comunicar algún tema directiva de Asohofrucol, partes o aspecto relacionado con el ítem mencionado interesadas Respuesta a consultas técnicas Correo electrónico, fax Lideres de proceso planes, programas y proyectos Cuando se reciben consultas técnicas Persona o entidad que realizan la consulta Información sobre contratos (aclaraciones, aprobación de prórrogas, modificaciones, etc.) Cartas, oficios Líderes del proceso planes, programas y proyectos Cuando surge la necesidad de comunicar cambios o novedades de los contratos Ejecutores Cambios del SGC (legislación, requisitos del servicio, y en general cambios que afecten el SGC) Reuniones con procesos - áreas de trabajo Gerente general y líderes de procesos Cuando hay un cambio en el sistema de gestión de calidad Personal involucrado en el cambio Retroalimentación de quejas Correo electrónico, carta, telefónicamente, etc. Gerente general y líderes de procesos Una vez analizada la queja y que se haya determinado que es válida, y cuando se tenga plan de acción o su estado (análisis de la misma) Quejoso Requisitos de compra Orden de compra Gestor de operaciones administrativas y financieras (responsable de compras) Cada vez que se tenga una orden de compra (necesidad de adquirir un bien o servicio) Proveedor 29 ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS REQUISITO DOCUMENTOS SOPORTE 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES Manual calidad con caracterizaciones de los procesos 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de calidad 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.3 POLITICA DE LA CALIDAD Despliegue estratégico: política y objetivos de calidad Manual de calidad Procedimientos documentados y registros en cada proceso Manual de calidad Procedimiento control de documentos Procedimiento control de registros Matriz de comunicaciones anexo manual de calidad Política de calidad Objetivos de calidad Procedimiento revisión por la dirección Presupuesto - PAI (plan anual de inversiones) Manual de calidad Listado de requisitos del cliente de Asohofrucol Política de calidad Registros de divulgación y capacitación Revisiones por la dirección Registros de inducción Recuadros en recepción 5.4 PLANIFICACIÓN 5.4.1 Objetivos de la calidad Despliegue estratégico: objetivos de calidad e indicadores de gestión 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad Manual de calidad Caracterizaciones de procesos Despliegue estratégico Revisión por la dirección Planificación del cambio: acciones preventivas Cronograma actividades SGC 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.5.1 Responsabilidad y autoridad Manual de funciones y descripción de cargos Organigrama Evaluaciones de desempeño 5.5.2 Representante de la dirección Acta nombramiento representante de la dirección Responsabilidades mencionadas en el manual de calidad 5.5.3 Comunicación interna Matriz de comunicaciones (anexo al manual de calidad) 30 ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Entradas para la revisión 5.6.3 Salidas de la revisión Procedimiento revisión por la dirección. Acta de revisión por la dirección Informes de gestión por proceso, informes de auditorias internas y externas, plantilla de indicadores, encuestas de satisfacción, quejas sugerencias y felicitaciones, servicio no conforme, acciones correctivas, preventivas y de mejora Acta de revisión por la dirección 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS Presupuesto y PAI (plan anual de inversiones) Acciones correctivas y preventivas Caracterización de procesos Acta de revisión por la dirección Planes de calidad (proyectos) Presupuesto de los proyectos 6.2 RECURSOS HUMANOS 6.2.1 Generalidades Manual de funciones y descripción de cargos 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia Manual de funciones y descripción de cargos Programa de capacitación Registros de evaluación de formación y capacitación Evaluaciones de desempeño Registros de sensibilización y participación en SGC Registros en cada hoja de vida de educación, formación, habilidades y experiencia 6.3 INFRAESTRUCTURA Cronograma de mantenimiento de instalaciones físicas Procedimiento mantenimiento de equipos Procedimiento de backups de información 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO Cronograma de mantenimiento de Instalaciones físicas Programa de salud ocupacional Reglamento de higiene y seguridad industrial 31 ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Procedimiento formulación de proyectos Procedimiento evaluación de propuestas de proyectos Procedimiento trámite de consultas técnicas Procedimiento para elaboración y publicación de convocatorias Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores Procedimiento determinación y pago de las obligaciones por concepto de la cuota de fomento hortifrutícola Procedimiento afiliación de asociados 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DE PRESTACIÓN Procedimiento elaboración y difusión de la revista frutas y hortalizas DEL SERVICIO Procedimiento preparación y realización de eventos Procedimiento identificación y realización de convenios interinstitucionales Lineamientos de política para el sector hortifrutícola Documento de transformación institucional de asohofrucol en el periodo 2009-2014 Planes de calidad de proyectos Actas de juntas directivas Instructivo para programación de visitas de recaudo 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.2.3 Comunicación con el cliente Procedimientos procesos misionales Planes de calidad de proyectos Listado de requisitos legales de Asohofrucol Listado de requisitos del cliente de Asohofrucol Ley 118 de 1994 con decretos reglamentarios Contrato administrativo con el Ministerio de Agricultura para la administración de fondos Procedimiento formulación de proyectos Procedimiento de evaluación de propuestas de proyectos Procedimiento de preparación y ejecución de eventos Revisión jurídica de los contrato Resultados de las evaluaciones de las convocatorias Términos de referencia para convocatorias Planes de calidad Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores Acta de visita a recaudadores Procedimiento afiliación de asociados Matriz de comunicaciones Manual de calidad Instructivo para el registro y tratamiento de las quejas, sugerencias y felicitaciones 32 ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO (Exclusión) 7.4 COMPRAS 7.4.1 Proceso de compras 7.4.2 Información para las compras 7.4.3 Verificación de los productos comprados 7.5 Prestación del servicio 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.5.5 Preservación del producto 7.6 Control de Equipos Procedimiento de compras y formatos relacionados Procedimiento formulación de proyectos Procedimiento para elaboración y publicación de convocatorias Planes de calidad de los proyectos Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores Procedimiento análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifruticola Procedimiento afiliación de asociados Procedimiento de preparación y ejecución de eventos Procedimiento de elaboración y difusión de la revista frutas y hortalizas Procedimiento de seguimiento y control de proyectos Instructivo para consignación cuota de recaudo Instructivo para elaboración y presentación del informe mensual de recaudo Instructivo para revisión de informes financieros de proyectos Instructivo para revisión de informes técnicos de proyectos Planes de calidad de los proyectos Asohofrucol valida sus procesos para demostrar la capacidad de estos para alcanzar los resultados planificados a través de seguimiento y control permanente en cada uno de ellos, incluyendo los controles definidos en los planes de calidad. Procedimiento de análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifruticola Procedimiento de seguimiento y control de proyectos Encuestas de satisfacción (seguimiento y control, recaudo) A través de toda la prestación de los servicios en recaudo, planes, programas y proyectos y desarrollo gremial se identifican de acuerdo con su naturaleza y proceso: Planes, programas y proyectos: Número de proyecto y nombre de planes o programas (carpetas) Recaudo: Identificación por Nit y cédula del recaudador (recaudonet) Desarrollo gremial: Nombre de los eventos, Cédula de los asociados, Número de edición de la revista En los casos que se utilice bienes que son propiedad del cliente, Asohofrucol asegura su identificación, verificación, protección y salvaguarda de estos Recaudo: se protege información de los recaudadores (aplicativo recaudonet con acceso restringido), procedimiento administración de la seguridad (back up), procedimiento control de registros Planes programas y proyectos: Ficha de presentación de proyecto (se registra el autor de la idea de proyecto), cláusula de confidencialidad en contrato con ejecutores, procedimiento administración de la seguridad (back up), procedimiento control de registros Desarrollo gremial: se protege información de los asociados (base de datos asociados con acceso restringido), procedimiento administración de la seguridad (back up), procedimiento control de registros Se cumple a través de los puntos: propiedad del cliente, identificación y trazabilidad y control de la producción y de la prestación del servicio Para planes, programas y proyectos en el caso que se necesiten equipos para la ejecución de proyectos de investigación, su control se realizará a través del grupo de seguimiento y control y queda estipulado en los planes de calidad. En el caso de equipos en comodato, el control de su estado y mantenimiento se realizará a través del procedimiento de control de activos. Para la prestación del servicio aplica para la verificación 33 del software (proyenet - recaudonet- base de asociados), actividad desarrollada por el proceso de tecnología de la información (Manual verificación de aplicaciones propias) ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS 8. Mediciones, análisis y mejora 8.1 Generalidades Este requisito se aplica en Asohofrucol con el fin de demostrar la conformidad de los requisitos del producto, asegurarse la conformidad del SGC, y mejorar continuamente la eficacia del SGC 8.2 Seguimiento y medición 8.2.1 Satisfacción del cliente Manual de calidad Encuesta de satisfacción para seguimiento y control de proyectos Encuesta de satisfacción de eventos Encuesta de satisfacción de la revista Frutas y Hortalizas Encuesta de satisfacción asociados a Asohofrucol Encuesta satisfacción cliente recaudo Evaluación de la satisfacción de la capacitación 8.2.2 Auditoria interna Procedimiento de auditoria interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos Caracterizaciones de los procesos Fichas técnicas de indicadores por procesos Plantillas de indicadores de gestión por procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto Procedimiento de análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifruticola Procedimiento de seguimiento y control de proyectos 8.3 Control de servicio no conforme Procedimiento control de servicio no conforme 8.4 Análisis de datos En Asohofrucol se hace análisis de los siguientes datos: - Satisfacción del cliente - Conformidad requisitos del producto - Características y tendencias de los procesos y productos - Proveedores 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua Se mejora continuamente la eficacia del SGC a través de uso política de calidad, objetivos de calidad, resultados de auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y revisión por la dirección 8.5.2 Acción correctiva Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora 8.5.3 Acción preventiva Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora 34 ANEXO No 5 LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE DE ASOHOFRUCOL PROCESO RECAUDO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS CLIENTES REQUISITOS DEL CLIENTE DOCUMENTOS EN LOS QUE QUEDAN DOCUMENTO SOPORTE REQUISITOS DEL PLASMADOS LOS REQUISITOS DEL CLIENTE CLIENTE 1. Solicitud de expedición de paz y salvo 1.Informar de manera clara y amplia sobre la 1. Caracterización del Proceso (correo electrónico, comunicación escrita, normatividad de recaudo que oriente y 2. Ley 118 de 1994 etc.) Recaudadores facilite esta actividad (requisito inherente). 3. Ley 726 de 2001 2. Solicitud de certificado de pago (correo 2.Visitas. 3.Expedición del paz y salvo a los 4. Decreto 3748 de 2004 electrónico, comunicación escrita, etc.) recaudadores 5. Decreto 2025 de 1996 3. Actas de visitas 1. Ley 118 de 1994 con decretos reglamentarios 2- Ley 101 de 1993 3. Ley 726 de 2001 Ministerio de Agricultura y 1.Velar por el oportuno y correcto recaudo de 1. Contrato de administración del Fondo y ley 4. Decreto 3748 de 1994 Desarrollo Rural la cuota de Fomento Hortifrutícola 118 de 1994 5. Decreto 2025 de 1996 6. Contrato administrativo con el Ministerio de Agricultura para la administración de fondos 1.Formular, evaluar y ejecutar proyectos en temas referentes al mejoramiento del sistema 1. Actas de los Consejos de las Cadenas productivo, acceso a mercados, 2. Lineamientos de Política del Subsector Productores, conocimientos, asociatividad, acceso a 1. Actas de los consejos de las cadenas HortifrutícolaFNFH comercializadores, servicios de otras entidades del sector. 2. Documentos de otras actividades de 3. Actas de reunión de Juntas del FNFH y procesadores 2.Buen manejo de los proyectos y de los participación del subsector ASOHOFRUCOL resultados de los mismos por parte de los ejecutores (requisito inherente).3.Difusión de resultados de los proyectos 1. Ley 118 de 1994 con decretos reglamentarios 2- Ley 101 de 1993 3. Ley 726 de 2001 Ministerio de Agricultura y 1.Inversión de la cuota de fomento en los 4. Decreto 3748 de 1994 Desarrollo Rural términos establecidos en la ley 5. Decreto 2025 de 1996 6. Contrato administrativo con el Ministerio de Agricultura para la administración de fondos 1.Orientación en los procedimientos de la organización y en la resolución de problemas. 1. Contratos con los ejecutores 2.Estudio de las solicitudes de modificaciones 2. Informes de visita de seguimiento Ejecutores de Contratos que el ejecutor presente para aprobación 1. Contratos con los ejecutores 3. Encuestas de satisfacción seguimiento y 3.Resolución oportuna y diligente de las control consultas formuladas por el Ejecutor MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 1 Encuesta de satisfacción al Cliente Proceso Gestión Recaudo - Recaudadores 2. Servicio no conforme 3. Reporte de quejas, sugerencias y/o felicitaciones 1. Actas de la Junta Directiva FNFH 2. Informes de la Contraloría General de la República 1. Evaluación de la satisfacción de la capacitación 2. Encuesta de satisfacción de beneficiarios de proyectos (encuesta en proceso de validación antes de implementación) 3. Encuesta de satisfación de la revista frutas y hortalizas 4. Servicio no conforme 5. Reporte de quejas, sugerencias y/o 1. Actas de la junta directiva FNFH 2. Informes de la Contraloría General de la República 1. Encuesta de satisfacción para seguimiento y control de proyectos 2. Servicio no conforme 3. Reporte de quejas, sugerencias y/o felicitaciones 35 ANEXO No 5 LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE DE ASOHOFRUCOL PROCESO DESARROLLO GREMIAL CLIENTES REQUISITOS DEL CLIENTE DOCUMENTOS EN LOS QUE QUEDAN DOCUMENTO SOPORTE REQUISITOS DEL PLASMADOS LOS REQUISITOS DEL CLIENTE CLIENTE 1.Información sobre el comportamiento de la producción, transformación, comercialización y consumo de los reglones hortifrutícolas 1. Estatutos de la asociación hortifrutícola de estratégicos. 2.Capacitación y actualización en Colombia temas estratégicos para la producción, 2. Encuestas de satisfacción de la revista transformación, comercialización y consumo 3. Encuestas de satisfacción de eventos Productores asociados y no de frutas y hortalizas. 3.Acompañamiento en 4. Correos electrónicos asociados procesos de promoción y consolidación de la 5. Documento de lineamientos de política asociatividad en el sector. 4.Atención hortifrutícola adecuada e idoneidad por parte de los 6. Proyectos encaminados a capacitación de funcionarios que prestan los servicios de la productores Asociación (requisito inherente). 5.Representavidad gremial 1. Plan anual de inversiones 2. Documento de transformación institucional de asohofrucol en el periodo 2009-2014 3. Estatutos de Asohofrucol MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 1. Encuesta de satisfacción a asociados 2. Encuesta satisfacción eventos 3. Encuesta de satisfacción revista frutas y hortalizas 4. Encuesta de satisfacción de las capacitaciones ANEXO No 6 MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS A quien Junta FNFH Contraloria Interventor convenio MADR Que comunica Informe de Gestion Informe de Gestion Informe Interventor Informe de Junta Gerencia Asohofrucol Junta Ruta de Aprobación 1 Ruta de Aprobación 2 Trimestral Consolidación de los informes de las direcciones: administrativa y financiera, recaudo, unidad tecnica de proyectos, unidad de seguimiento y control. Cumplimiento con las obligaciones del contrato Generadores de vigente de administración información, del FNFH, Cláusulas Líderes de los "Obligaciones Asohofrucol" y procesos y "Vigilancia Administrativa", Gerencia especificaciones de la Junta Directiva del FNFH y del PAI Responsable de la información elabora y revisa el informe mediante envío de correo electrónico Revisión y consolidación de la información por lider de proceso mediante envío de correo electrónico Verificación de los informes VS Orden del día por el Ingeniero de Sistemas Revisión Final y aprobación por el Gerente General, mediante envío de correo electrónico y/o VoBo en físico. Semestral Consolidación de los informes Generadores de de las coordinaciones: Resolución 5544, articulo información, administrativa y financiera, 35, capitulo IV, Titulo II de la Líderes de los recaudo, unidad técnica de procesos y Contraloría General proyectos, unidad de Gerencia seguimiento y control. Responsable de la información elabora y revisa el informe mediante envío de correo electrónico Revisión y consolidación de la información por líder de proceso mediante envío de correo electrónico Consolidación y verificación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera Revisión Final y aprobación por el Gerente General, mediante envío de correo electrónico y/o VoBo en físico Trimestral Consolidación de la información Director (a) del estado de los proyectos por Solicitud del Interventor del Seguimiento y parte de la Dirección de Control a FNFH Seguimiento y Control a Proyectos Proyectos Responsable de la información elabora y revisa el informe mediante envío de correo electrónico Revisión y consolidación de la información por Director (a) de N.A. Seguimiento y Control a Proyectos N.A Mensual Consolidación de los informes de las coordinaciones: administrativa y financiera, Estatutos de la Asociación y recaudo, unidad tecnica de Código de Comercio proyectos, unidad de seguimiento y control. Responsable de la información elabora y revisa el informe mediante envío de correo electrónico Revisión y consolidación de la información por lider de proceso mediante envío de correo electrónico Revisión Final y aprobación por el Gerente General, mediante envío de correo electrónico Frecuencia Procedimiento Requisito Responsables Generadores de información, Líderes de los procesos y Gerencia Ruta de Ruta de Aprobación Aprobación 3 4 Verificación de los informes VS Orden del día por el Ingeniero de Sistemas ANEXO No 6 MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS A quien Que comunica Frecuencia Asamblea Informe anual Anual Asohofrucol Asamblea Contraloria Contraloria Junta FNFH Informe al chip Contraloria Procedimiento Consolidación de los informes de las coordinaciones: administrativa y financiera, recaudo, unidad tecnica de proyectos, unidad de seguimiento y control. Trimestral Registro de información presupuestal, mediante el aplicativo CHIP Informe SICE Trimestral Registro de información presupuestal, mediante el aplicativo SICE Informe indicadores Semestral Diligenciamiento de Matriz de indicadores Técnicos y Financieros Requisito Estatutos de la Asociación y Código de Comercio Resoluciones 5593 y 6054 de 2008 y 2009 respectivamente Ley 598 de 2000 Solicitud del MADR, Dirección de Cadenas Productivas Responsables Ruta de Aprobación 1 Generadores de Responsable de la información, información elabora Líderes de los y revisa el informe procesos y mediante envío de Gerencia correo electrónico Ruta de Aprobación 2 Ruta de Ruta de Aprobación Aprobación 3 4 Revisión Final y Revisión y Consolidación aprobación por consolidación de y verificación el Gerente la información por por parte de la General, líder de proceso Coordinación mediante envío mediante envío de Administrativa de correo correo electrónico y Financiera electrónico Profesional de Presupuesto Profesional de Presupuesto, elabora, revisa y registra información en línea en aplicativo CHIP N.A. N.A. N.A Profesional de Presupuesto Asistente de Presupuesto, elabora, revisa y registra información en línea en aplicativo SICE N.A. N.A. N.A Profesional de Presupuesto y Dirección de Seguimiento y Control a Proyectos Registro de Información Registro de técnica en la Información Matriz de presupuestal en la Aprobación por indicadores, por Matriz de Gerente parte de Director indicadores, por General (a) de parte de Profesional Seguimiento y de Presupuesto Control a Proyectos N.A ANEXO No 6 MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS A quien Que comunica Frecuencia Informe Contraloría, avances al Cuatro Junta FNFH Plan de meses y MADR Mejoramiento Ejecutores Convenios Requisito Responsables Ruta de Aprobación 1 Ruta de Aprobación 2 Ruta de Ruta de Aprobación Aprobación 3 4 Plan de Mejoramiento de la Contraloría, Directiva Presidencial 08 2002 Generadores de información, Líderes de los procesos y Gerencia Responsable de la información elabora y revisa el informe mediante envío de correo electrónico Revisión y consolidación de la información por líder de proceso mediante envío de correo electrónico Consolidación y verificación Revisión Final y por parte de la aprobación por Dirección el Gerente Administrativa General, y Financiera Responsable de la información elabora y revisa el informe mediante envío de correo electrónico Revisión y consolidación de la información por Director (a) de Seguimiento y Control a Proyectos mediante envío de correo electrónico N.A. N.A Lider de Proyecto Elabora y revisa Lider de informe para su Proyecto, Revisión Final y Lider de proyecto, elabora y revisa Según oblicaciones del Contrato presentación al Directores de aprobación por el informe para presentar a Gerencia ó Convenio Director de la Unidad Técnica, Gerente General, Unidad técnica que Gerencia General tenga a cargo el proyecto. N.A. N.A Procedimiento Consolidación de los informes de las direcciones: administrativa y financiera, recaudo, unidad técnica de proyectos, unidad de seguimiento y control. Profesionales de Seguimiento y Consolidación de la información del Informe visita Procedimiento SGC " PP-PR-003 Control, Director estado de los proyectos por parte de Procedimiento Seguimiento y (a) Unidad seguimiento y Permanente la Dirección de Seguimiento y control de proyectos" Seguimiento y control Control a Proyectos Control a Proyectos Informe convenios firmados Según convenios ANEXO No 6 MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS A quien Que comunica Plan Anual Junta FNFH de Inversiones Frecuencia Anual Presentación Medios Secretaria Mágneticos de Hacienda Anual de Secretaria Distrital de Hacienda Distrital DIAN Presentación Medios Anual Mágneticos de la DIAN Informe Tesorería Tesorería General de Semestral General de la la Nación. Nación. Informe Contraloría Tarifa Control Anual Fiscal Procedimiento Requisito Cumplimiento con las obligaciones del contrato vigente de administración del FNFH, Preparación de la información de Cláusulas "Obligaciones cada uno de los procesos, revisión y Asohofrucol" y "Vigilancia ajustes de la información entre Administrativa", especificaciones Gerencia y cada uno de los de la Junta Directiva del FNFH, procesos, consolidación de la resolución 09554 de 2000 del Información. MADR, Lineamientos de Inversión establecidos por la Junta Directiva del FNFH Responsables Todos los procesos Ruta de Aprobación 1 Ruta de Aprobación 2 Envío al Revisión de la coordinador de información por Consolidación de Planeación y Responsable de la líder de proceso la información y Seguimiento información elabora con la Gerencia presentación a la Presupuestal de y revisa. General y Junta Directiva Fondos aprobación por de Asohofrucol. Parafiscales del parte del Gerente. MADR y a Junta del FNFH Contador de la Asociación envía información a Secretaría de Hacienda Distrital N.A Profesional de contabilidad consolida información Contador de la Revisión final y Asociación envía aprobación por el información a la Revisor Fiscal DIAN N.A Profesional consolida información Director de Recaudo revisa Revisión Final y información y aprobación por el presenta a Gerente General, Gerencia General en medio fisico para su aprobación N.A Diligenciamiento del El Director Gerente General formato por parte Administrativo y aprueba y firma del Profesional de Financiero da el formato físico. Presupuesto visto bueno. N.A Preparación y revisión de la Asistente contable Revisión final y Resolución 8660 de Agosto 30 información contable, consolidación Contador Público consolida aprobación por el de 2010 de la información. información Revisor Fiscal Preparación y revisión de la información contable, consolidación de la información. Resolución 112487 de 31 de Marzo de 2011 Preparación y revisión informe sobre el monto de los recursos de las Contrato 206 de 1996 y prórroga cuotas recaudadas en el semestre # 2 y modificaciones al contrato. anterior Preparación y diligenciamiento del formato Anexo 02. Circular 106, Articulo 4o de la Ley 106 de 1993, de la Contraloría General de la República Contador Público Profesional y Director de Recaudo Profesional presupuesto Ruta de Ruta de Aprobación Aprobación 3 4 ESPERAMOS QUE ESTE MANUAL TE SIRVA PARA EL DESARROLLO DE TUS ACTIVIDADES Y FUNCIONES EN ASOHOFRUCOL! 41