Instructivo: Constituir O Reinvertir Inversiones Financieras

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Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 1 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 2 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Constituir o reinvertir inversiones financieras de acuerdo con el flujo de caja y el informe final o cuadro comparativo de las cotizaciones solicitadas a las entidades financieras autorizadas. ALCANCE: Inicia solicitando por escrito al Grupo de Soporte SGF – QUIPU la creación de un nuevo portafolio en el SGF – QUIPU, y finaliza con la custodia del título materializado o de la constancia de depósito en valores para títulos desmaterializados. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. AA+: Calificación de riesgo que indica alta calidad crediticia, fortaleza en los factores de protección, y riesgo modesto. Puede variar ligeramente en forma ocasional por las condiciones económicas. 2. AAA: Calificación de riesgo que indica la más alta calidad crediticia. Los factores de riesgo son prácticamente inexistentes. 3. Calificación de valores: Opinión profesional que produce una agencia calificadora de riesgo sobre la capacidad del emisor para pagar el capital y los intereses de sus obligaciones en forma oportuna. 4. CDT – Certificado de Depósito a Término: Instrumento de captación de ahorro nominal, de libre negociación. Puede ser emitido por los bancos comerciales, compañías de financiamiento comercial y por las corporaciones financieras, y su plazo de vencimiento puede ir desde 30 días hasta más de 360 días. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 5. Constancia de Depósito: Documento no negociable ni representativo de propiedad que se expide a solicitud de un depositante y en el cual se certifica sobre los títulos que un depositario tiene depositados. 6. Contraparte: Intermediario financiero con quien la Universidad Nacional de Colombia realiza la operación de tesorería o inversión. 7. Contribución financiera o Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF: Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación. 8. DCV – Depósito Central de Valores del Banco de la República: Sistema diseñado para el depósito, custodia y administración de valores, en forma de registros electrónicos. 9. DECEVAL – Depósito Centralizado de Valores de Colombia: Sociedad anónima constituida con capital aportado por los sectores financiero y bursátil del país que mediante sus inversiones en CDTs en un sistema computarizado de alta tecnología y seguridad, administra y mitiga el riesgo del manejo físico del CDT. 10. Desmaterialización: Sustitución del documento físico de un valor objeto de negociación, por un registro en un medio electrónico. La anotación en cuenta es constitutiva del respectivo derecho y, en esta medida, quien figure en los asientos del registro electrónico es el titular del valor correspondiente al registro y la persona legitimada para exigirle al emisor el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 11. DTF – Depósitos a Término Fijo: Tasa de interés calculada como un promedio ponderado semanal por monto, de las tasas promedios de captación diarias de los CDT a 90 días, pagadas por los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial. La calcula el Banco de la República con la información provista por la Superintendencia Financiera hasta el día anterior. La DTF tiene vigencia de una semana. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 12. Flujo de caja: Herramienta administrativa y financiera de Tesorería que refleja las entradas (Ingresos) y salidas (Desembolsos) de dinero generadas en una entidad. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 13. Inversión: Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de empresas públicas y privadas, y en la adquisición de valores como títulos e instrumentos derivados, en cumplimiento de políticas financieras, económicas y sociales determinadas y que como consecuencia pueden generar utilidades. 14. Liquidez: 1. Situación financiera que expresa la capacidad de una entidad o persona de responder en el corto plazo por sus obligaciones o pasivos corrientes. 2. Mayor o menor facilidad que tiene el tenedor de Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. Versión: 1.0 Página: 3 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS un título o de un activo para transformarlo en dinero en cualquier momento. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). Mercado primario: Aquél en el cual se lleva a cabo la colocación de valores de primera emisión, representados por títulos transferibles. Mercado secundario: Aquél en el que los instrumentos financieros o títulos valores que han sido previamente colocados en el mercado primario son objeto de negociación. Portafolio de inversiones: Conjunto de inversiones en títulos valores que al combinar volúmenes, plazos y rentabilidades se ajustan a las necesidades de la Universidad. Precio de mercado: Importe en efectivo, o su equivalente, en que es factible convertir y al cual se transa cada especie de valores en una fecha determinada. Éste debe ser razonable, verificable y confiable. Está determinado por las oscilaciones de la oferta y la demanda de dicho valor, así como por el desempeño del emisor. Rentabilidad: (1) Beneficio que se obtiene de una inversión o de la gestión de una actividad por parte de una entidad o empresa. (2) Relación entre la utilidad proporcionada por un título y el capital invertido en su adquisición. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). SEBRA – Sistema Electrónico del Banco de la República: Sistema electrónico mediante el cual los agentes autorizados del sistema financiero y del mercado público de valores pueden acceder, en línea y tiempo real, a los servicios electrónicos que ofrece el Banco de la República para efectuar operaciones de manera ágil, eficiente y segura. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. Solvencia: Capacidad de pago de una persona o una entidad para responder por su pasivo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). Tasa de interés fija: Índice o tasa de remuneración de las inversiones que no varía durante el plazo de la inversión. Tasa de interés Indexada: Índice o tasa de remuneración de la inversión que varía durante el plazo de la inversión, en función de una tasa de referencia del mercado. Tasa de interés: (1) Precio del dinero. (2) Precio que se paga por utilizar fondos ajenos. Se expresa como un porcentaje que se aplica al monto prestado por unidad de tiempo.(cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). Tasa de Referencia del Mercado – TRM: Tasa indicativa del precio del dinero en el mercado financiero y de valores. Tasa efectiva: Tasa que realmente se obtiene (ahorro) o se paga (crédito) al final de un período anual, en el cual se han reinvertido los intereses causados en cada período. Tasa nominal: Tasa que se obtiene (ahorro) o se paga (crédito) al final de un periodo anual siempre y cuando los rendimientos generados periódicamente no se reinviertan. La tasa nominal divida en los períodos se denomina tasa periódica. TES: Títulos de deuda pública doméstica, emitidos por el gobierno y administrados por el Banco de la República. Título Valor: Documento negociable necesario para legitimar y ejercer los derechos en él incorporados. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). Títulos de renta fija: Activos financieros representativos de una deuda, cuyo tipo de interés es fijo, y que son emitidos a un plazo predeterminado, vgr. bonos, pagarés, TES, CDTs, etc. Títulos de renta variable: Activos financieros representativos de una deuda, cuyo rendimiento varía en relación con el estado financiero y económico de una empresa y con los dividendos decretados por la asamblea de accionistas. Trader: Funcionario encargado de negociar las inversiones. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. Valoración a precios de mercado – Mark to Market: Procedimiento que busca valorar las inversiones en títulos a su valor del día en caso de ser negociados en el mercado. Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 4 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Los principios bajo los cuales se regirán las inversiones financieras, en concordancia con el Manual de Inversiones del Fondo de Desarrollo de la Educación Superior – FODESEP, son: a) Transparencia: Todas aquellas personas que intervengan en el proceso de realización de inversiones tendrán acceso a la información relevante del mismo. Por otra parte, la gestión de las operaciones de Tesorería deberán ejecutarse con sujeción a políticas y procedimientos previamente definidos. b) Profesionalismo: Premisa según la cual el personal responsable de las inversiones financieras debe actuar conforme a las normas, las costumbres, las sanas prácticas, los criterios y la firmeza profesional necesarios para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus labores. c) Seguridad: Conjunto de mecanismos que optimizan la relación entre la rentabilidad y un nivel determinado de riesgo, establecido previamente, de manera que al realizar una inversión prevalecerá aquella que presente un menor nivel de riesgo o peligro. En virtud de este principio, todos los recursos del portafolio deberán ser invertidos en condiciones que aseguren, en todo momento, que el riesgo del mismo es gestionable y se encuentra dentro de los parámetros y niveles aceptables, con objeto de no poner en peligro el cumplimiento del objetivo del portafolio. d) Liquidez: Posibilidad de negociación de un título en el mercado de valores, para hacerse en condiciones que no afecten el precio de los mismos al momento de llevarla a cabo, implicando pérdidas en el portafolio. Los títulos valores del portafolio, deben presentar una adecuada fijación de precios, y el valor de las inversiones debe reflejar de manera cierta y permanente, los recursos con que se puede contar al volverlos líquidos. e) Rentabilidad: Las inversiones que efectúe la Universidad se realizarán en condiciones de mercado en las cuales la relación entre la utilidad proporcionada por el titulo valor y el capital invertido sea lo más favorable para la institución. La rentabilidad esperada debe sujetarse a las políticas de riesgo, estructura y liquidez del portafolio, así como a la manera como se actúe en el mercado. f) Conflicto de intereses e información privilegiada: Toda aquella información relevante para el mercado de valores y que sea utilizada en el proceso de realización de las inversiones de la Universidad, no podrá ser utilizada para favorecer intereses individuales. 3. Los servidores públicos de las áreas de Tesorería, en cumplimiento de las funciones asignadas para los respectivos cargos, deberán abstenerse de incurrir en situaciones que impliquen o puedan implicar la ocurrencia de conflictos de interés o manejo de información privilegiada con respecto a la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con las disposiciones vigentes. 4. Obedeciendo a políticas de seguridad en la custodia de los títulos, en la Universidad Nacional de Colombia todos los títulos que se constituyan deberán estar desmaterializados. 5. El tesorero debe tener registrada la firma ante la entidad financiera donde va a realizar la inversión, según las indicaciones o formatos de cada entidad. 6. Es necesario valorar diariamente en el SGF – QUIPU los títulos valores, de acuerdo con la metodología adoptada por la Universidad Nacional de Colombia. 7. Es necesario verificar los rendimientos de acuerdo con las tasas y condiciones pactadas y registrar los ingresos de los mismos en el SGF – QUIPU. 8. Las áreas de Tesorería de la Universidad Nacional de Colombia deben dar preferencia a las operaciones o inversiones de corto plazo de acuerdo con los compromisos y exigibilidades que se tengan en el flujo de caja. 9. El Grupo de Soporte SGF – QUIPU cuenta con un instructivo en donde se identifican los tipos de movimiento a utilizar en los módulos de Tesorería e Inversiones, así como el efecto que se produce en el módulo de Contabilidad, para las operaciones diarias en el manejo de portafolios en el módulo de Inversiones. Ver instructivo proceso operativo de inversiones en el SGF – QUIPU. Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 5 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO ¿Se va a realizar una nueva inversión? Sí: ¿Se cuenta con portafolio de inversiones habilitado en el SGF – QUIPU? Sí: ¿La inversión a constituir es en TES? Sí: Realizar trámites previos para constitución del TES, ir al numeral 2. No: Solicitar cotizaciones por parte de la Tesorería respectiva, ir al numeral 3. No: Solicitar por escrito al grupo de Soporte SGF – QUIPU la creación de un nuevo portafolio y la asignación de la función de trader en el SGF – QUIPU, ir al numeral 1. No: ¿Se va a realizar una reinversión? El tesorero debe verificar oportunamente el estado de vencimiento de las inversiones financieras, con el fin de contar con el tiempo suficiente para efectuar el análisis de flujo de caja y determinar si los recursos de la inversión financiera que vence van a ser o no reinvertidos, evitando que no se den prórrogas automáticas ya que esto podría ocasionar pérdidas por la no negociación oportuna de las tasas de interés. Sí: Solicitar cotizaciones por parte de la Tesorería respectiva, ir al numeral 3. No: Fin del instructivo. 1. Solicitar por escrito al grupo de Soporte SGF – QUIPU la creación de un nuevo portafolio y la asignación de la función de trader en el SGF – QUIPU El tesorero debe solicitar por escrito al grupo de Soporte SGF – QUIPU crear el nuevo portafolio en el módulo de inversiones (operativo) del SGF – QUIPU y la asignación de la función de trader (sólo podrá tener esta función el tesorero). Es necesario que el usuario realice la solicitud por lo menos dos (2) días hábiles antes de realizar la primera operación. El grupo de Soporte SGF – QUIPU debe crear el portafolio asociado a las empresas del área de Tesorería solicitante y asignar la función de trader al usuario que administrará el portafolio correspondiente, previo visto bueno de la División Nacional Tesorería. Ver formato creación o actualización de portafolios de inversiones. Ir procedimiento: Parametrizar Sistema de Gestión Financiera SGF – QUIPU (Proceso Coordinación y gestión procesos administrativos y financieros). 2. Realizar los trámites previos para constitución de TES El tesorero podrá realizar operaciones con TES sin importar el plazo, adquiriendo los títulos directamente en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN) o a través de intermediarios especializados. Previo a la inversión de un TES, el tesorero deberá: Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 6 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS a. Registrar su firma (persona delegada para constituir TES), ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN). Esta solicitud la debe efectuar a través de la División Nacional de Tesorería. b. Tramitar ante el Rector la autorización de inscripción ante la DGCPTN (por exigencia de esa entidad). c. Contar con una cuenta bancaria inscrita ante el Depósito Central de Valores del Banco de la República (DCV) (por el mismo banco donde se debitan los recursos). 3. Solicitar cotizaciones por parte de la Tesorería respectiva El tesorero y/o el auxiliar de Tesorería deben solicitar a las entidades autorizadas de acuerdo con la circular trimestral vigente que expida la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, como mínimo tres (3) cotizaciones por escrito a la fecha de la operación de la inversión, teniendo en cuenta las condiciones del título (monto y plazo). Para inversiones en TES se solicitará telefónicamente la cotización a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN) (Bogotá). Las inversiones se deben realizar única y exclusivamente sobre emisores o emisiones cuya última calificación sea grado de Inversión del nivel Alto: "AAA'” (Triple A) y "AA+" (Doble A Más) o su equivalente, calificación expedida por una agencia calificadora de valores debidamente autorizada y establecida en Colombia. El plazo mínimo de una inversión en el mercado primario se sujeta a la legislación vigente. Por ejemplo: treinta (30) días para certificados de depósito a término (CDT) y doce (12) meses para bonos ordinarios. El plazo máximo de una inversión es de trescientos sesenta y cinco (365) días. Toda inversión superior a este plazo debe ser autorizada individualmente por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, en cuyo caso la Gerencia debe tener en cuenta la liquidez del título valor y el flujo de caja presentado por la Tesorería que requiera hacer la inversión. 4. Elaborar el cuadro comparativo de alternativas de inversión financiera El tesorero debe proceder a elaborar el cuadro comparativo a partir de los datos indicados en cada cotización, teniendo en cuenta las tasas de interés en términos efectivos anuales. Ver formato cuadro comparativo de alternativas de inversión financiera 5. Enviar el cuadro comparativo de alternativas de inversión financiera a la División Nacional de Tesorería para realizar la negociación global de inversiones El tesorero debe enviar los cuadros comparativos al correo electrónico de la División Nacional de Tesorería, a más tardar a las 11:00 a.m. del día en que se llevará a cabo la inversión. Si la información no se envía a la División Nacional de Tesorería dentro del horario mencionado, se asumirá que ese día no se realizarán inversiones financieras. 6. Consolidar y analizar las tasas de interés ofrecidas por las entidades financieras Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 7 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS El auxiliar de la División Nacional de Tesorería debe consolidar y analizar la información de los cuadros comparativos, para efectos de llevar a cabo la negociación con las diferentes entidades financieras. Las inversiones pueden ser constituidas a tasas de interés fijas y a tasas de interés indexadas sobre una tasa de referencia de mercado, previo análisis y proyección del comportamiento del mercado. Las tasas de interés a las que se negocien las inversiones (compra o venta) deben estar sujetas a las condiciones de mercado. Esto es, ninguna inversión podrá pactarse por debajo de las tasas de interés efectivas que se tengan como referencia del mercado en la fecha de la inversión, según los niveles de solvencia de los emisores y los plazos ofrecidos. Para la constitución de inversiones se deben tener en cuenta las curvas de rendimiento del mercado, exigiendo mayor tasa a mayor plazo. 7. Negociar las tasas de interés con entidades financieras El auxiliar de la División Nacional de Tesorería debe proceder a efectuar la negociación de tasas de interés, teniendo en cuenta el monto total de recursos y los plazos a los cuales se invertirá. Las negociaciones deben ser realizadas única y exclusivamente a través de líneas telefónicas de las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia destinadas para ello, con el fin de asegurar la transparencia en la negociación de las inversiones. 8. Informar el resultado de la negociación a la respectiva Tesorería El auxiliar de la División Nacional de Tesorería debe informar a las respectivas Tesorerías a través de correo electrónico, el resultado de la negociación de tasas de interés, para que con base en esta información analicen y tomen la decisión más adecuada para la Universidad. 9. Analizar la información en la respectiva Tesorería El tesorero de la Tesorería que va a realizar la constitución de la inversión, una vez conozca el resultado de la negociación global llevada a cabo por parte de la División Nacional de Tesorería, debe efectuar el análisis correspondiente con el fin de tomar la decisión en cuanto a la entidad en la cual se efectuará la inversión. Para tal efecto, debe tenerse en cuenta el impacto del Gravamen a los Movimientos Financieros, la rentabilidad en cuenta de ahorro, la concentración de recursos y las rentabilidades ofrecidas por el mercado. 10. Informar a los funcionarios responsables el resultado del análisis El tesorero debe informar el resultado del análisis efectuado a los responsables para la toma de la decisión. Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 8 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS 11. Justificar la inversión a realizar, aprobar y firmar cuadro comparativo de alternativas de inversión financiera Los funcionarios delegados que se relacionan a continuación, en señal de aprobación, deben firmar el cuadro comparativo de cotización de inversiones en donde se informe la justificación respecto de la decisión tomada sobre la inversión: A. En el Nivel Nacional: i. Rector ii. Gerente Nacional Financiero y Administrativo iii. Jefe División Nacional de Tesorería B. En el Nivel Central de la Sede Bogotá: i. Director de Gestión o Director Administrativo ii. Jefe División Administrativa y Financiera iii. Jefe de Sección Tesorería C. En las Facultades de la Sede Bogotá: i. Decano ii. Jefe de la Unidad Administrativa de la Facultad iii. Tesorero D. En la Dirección Académica de la Sede Bogotá: i. Director ii. Jefe de la Unidad Administrativa iii. Tesorero E. En el Nivel Central de la Sede Medellín, Manizales y Palmira: i. Director Administrativo ii. Jefe Financiero iii. Tesorero F. En las Sedes Amazonía, Orinoquía y Caribe: i. Director de Sede ii. Jefe Unidad Administrativa de Sede iii. Tesorero G. En UNISALUD y Fondo Pensional UN de Bogotá, Medellín Manizales y Palmira: i. Director ii. Jefe Financiero iii. Tesorero H. En Unimedios i. Director ii. Jefe Financiero o Jefe Administrativo iii. Tesorero Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA I. Versión: 1.0 Página: 9 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS En la Editorial Universidad Nacional de Colombia: i. Director ii. Jefe Financiero o Jefe Administrativo 12. Elaborar y firmar la carta de instrucciones a la entidad financiera para cerrar operación El auxiliar de tesorería debe elaborar la carta de instrucciones a la entidad financiera, en donde se confirmen las condiciones (plazo, tasa de interés y valor) de la inversión a constituir indicadas en la cotización, de igual manera, se deberá especificar si el título se constituye materializado o desmaterializado (cuando sea desmaterializado se debe informar a la entidad financiera el custodio y subcuenta del inversionista de la Universidad Nacional de Colombia), la carta debe llevar sellos húmedos y protectógrafo. Se debe coordinar la operatividad de entrega del título y pago con la respectiva entidad. Los funcionarios delegados para efectuar operaciones de tesorería conforme la normatividad interna deben firmar la carta de instrucciones, verificando que esté correcta la información relacionada. Para las inversiones de TES, el tesorero debe enviar vía fax la información a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN) para confirmar la operación y cerrarla telefónicamente entre las 8 a.m., y las 12 m. Asimismo, revisar con el banco de donde se debitarán los recursos la operatividad de la operación del débito y de la transferencia de los recursos a la DGCPTN, así como la causación del Gravamen a los Movimientos Financieros. Para las entidades bancarias con las que la Universidad Nacional de Colombia constituya títulos desmaterializados y no se cuente con un contrato de operaciones de Tesorería, el custodio del título debe ser realizado a través de Bancolombia ya que éste es el intermediario para ponerlo en custodia en DECEVAL. Las áreas de Tesorería deben adoptar permanentemente las medidas que resulten necesarias para la adecuada custodia de las inversiones, para ello podrán contratar a terceros que presten servicios idóneos para tal fin, tales como los ofrecidos por las sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, previa autorización de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Para este fin, se constituirá un número único de subcuenta en D.C.V o DECEVAL por entidad financiera, donde se registran los títulos desmaterializados de la Universidad Nacional de Colombia. ¿Es una reinversión? Sí: Registrar redención en el SGF – QUIPU del título que vence, ir al numeral 13. No: Registrar compra del título, ir al numeral 15. Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 10 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS 13. Registrar la redención en el SGF – QUIPU del título que vence El auxiliar de Tesorería debe registrar la redención del título que vence en el SGF – QUIPU, teniendo en cuenta el valor real redimido comparado con el valor que calcula el SGF – QUIPU, para luego proceder a registrar la nueva inversión constituida. Registrar la operación en la misma fecha de la inversión, que dependerá del estado de la valoración. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para registrar la redención del título valor: SGF – QUIPU: Inversiones > Operativo > Redenciones > Redención 14. Autorizar la redención en el SGF – QUIPU El tesorero debe autorizar la redención en el SGF – QUIPU, una vez validada la información. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para autorizar la redención del título valor: SGF – QUIPU: Inversiones > Operativo > Redenciones > Autoriza Redención 15. Registrar la compra del título El auxiliar de Tesorería debe registrar la nueva inversión en el SGF – QUIPU. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para registrar la compra del título valor: SGF – QUIPU: Inversiones > Operativo > Compra Títulos 16. Generar y firmar la orden de inversión en el SGF – QUIPU El auxiliar de Tesorería debe generar la orden de inversión en el SGF – QUIPU y hacerla firmar por los funcionarios delegados. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para generar la orden de inversión: SGF – QUIPU: Inversiones > Operativo > Orden de Inversión > Genera Orden Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 11 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS 17. Autorizar la orden de inversión en el SGF – QUIPU El tesorero debe autorizar la orden de inversión en el SGF – QUIPU. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para autorizar la orden de inversión: SGF – QUIPU: Inversiones > Operativo > Orden de Inversión > Autoriza Orden ¿Es una reinversión? Sí: Ir al procedimiento Recaudar por bancos (Proceso Tesorería), instructivo registrar recaudo de bancos en el SGF – QUIPU, numeral 1, registrar información del recaudo en el SGF – QUIPU. No: Ir al procedimiento Efectuar giros (Proceso Tesorería), Instructivo Girar y entregar cheques, numeral 3, Registrar e imprimir el comprobante de egreso. Ir al Procedimiento efectuar apertura y cierre diario de Tesorería - Instructivo para archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental (Proceso Tesorería). 18. Recibir y verificar la información del título materializado o constancia de depósito en valores para títulos desmaterializados El tesorero debe recibir y verificar que la información relacionada en el título materializado o la constancia de depósito en valores para títulos desmaterializados (que es entregado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la constitución de la inversión) emitida por la entidad financiera, cumplan con las condiciones de negociación pactadas. Ir al procedimiento Planificar, efectuar y liquidar inversiones financieras (Proceso Tesorería), Actividad: Valorar inversiones financieras. 19. Custodiar título materializado o constancia de depósito en valores para títulos desmaterializados Los funcionarios delegados deben custodiar en la caja fuerte el título materializado o la constancia de depósito en valores para títulos desmaterializados. Se deberá custodiar los títulos valores garantizando que las condiciones de seguridad utilizadas minimicen el riesgo de pérdida o hurto de los mismos. En caso de que se trate de títulos desmaterializados, la entidad intermediaria debe enviar, una vez constituido el título, constancia de depósito en valores expedida por DECEVAL, donde consten las características faciales y de negociación del título. En el caso de inversiones en Títulos de Tesorería – TES, la entidad intermediaria deberá enviar el extracto emitido por DCV donde consten las características faciales del título. Código: U-IN-12.004.023 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: CONSTITUIR O REINVERTIR INVERSIONES FINANCIERAS PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página: 12 de 12 SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS En Colombia operan, por un lado, el DECEVAL, sociedad anónima, y por otro, el DCV del Banco de la República, dependencia adscrita al área de Fiduciaria y de valores del Banco, cuya principal diferencia, a parte de su naturaleza jurídica, consiste en que DECEVAL administra cualquiera de las 700 especies de títulos inscritas actualmente en el Registro Nacional de Valores, de cualquiera de los 400 emisores, en tanto que el DCV actúa como custodio especializado de los valores emitidos, administrados o garantizados por el banco central. Fin del instructivo. ELABORÓ CARGO FECHA Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista Marzo 31 de 2010 REVISÓ CARGO FECHA Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen ente rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Mayo 06 de 2010 APROBÓ CARGO FECHA Ángel Múnera Pineda Gerente Nacional Financiero y Administrativo Abril 09 de 2012