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Hoja de datos | HP Digital Sending Software 5.0
Hoja técnica
HP Digital Sending Software 5.0 Ayude a ahorrar tiempo, dinero y recursos digitalizando sus documentos en papel
La solución en resumen Cuando usted racionaliza la forma como su empresa maneja los documentos y la información, puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad. HP Digital Sending Software (DSS) 5.0 es una solución basada en servidor que mejora el envío digital desde las impresoras multifunción HP LaserJet, impresoras multifunción HP Officejet, los dispositivos de envío digital HP y los dispositivos de red HP Scanjet. Ahora, puede incorporar con facilidad documentos en papel en sus procesos electrónicos. Digitalice información y envíela de forma rápida y segura a correo electrónico, carpetas de red, impresoras, servicios de fax, Microsoft® SharePoint® y más. Y con una utilidad administrativa y una interfaz de usuario comunes, puede usarse en múltiples dispositivos y varios tipos de dispositivos.
Mejore el desempeño de su empresa transformando sus documentos HP DSS es un sistema de “captura-procesamiento-enrutamiento” de documentos basado en servidor. Vincula sus dispositivos de envío digital HP con sus sistemas electrónicos de distribución y almacenamiento de archivos. El software también usa sus procesos existentes, como autenticación de red, direcciones de correo electrónico y servicios de fax, para obtener gestión más fácil y rentable. Libreta de direcciones HP DSS permite enviar documentos al instante directamente desde sus dispositivos. Con el recurso de Libreta de direcciones personal, los usuarios pueden acceder a sus contactos Microsoft Exchange directamente desde el panel de control del dispositivo de envío digital HP. También pueden acceder a sus libretas de direcciones privadas, que pueden almacenarse y mantenerse en cualquier dispositivo conectado al servidor de envío digital.
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HP DSS también puede ayudar a reducir el congestionamiento de la red. En lugar de tener cientos, o incluso miles, de dispositivos multifunción accediendo a sus servidores LDAP, el recurso de replicación de LDAP permite que esos dispositivos, en cambio, se comuniquen con el servidor de HP DSS. Y también ofrece una experiencia de usuario más rápida en el panel de control del dispositivo. Teclas personalizadas Los administradores pueden asegurar una indexación precisa creando "trabajos" reutilizables que facilitan la recolección de metadatos a través de preguntas. Estos trabajos son facilitados por teclas personalizadas, que permiten que los usuarios envíen documentos sin esfuerzo a destinos de flujo de trabajo, como carpetas de red. HP DSS también puede integrarse con aplicaciones de gestión de contenido de terceros. Tipos de documentos Transformar documentos de papel en texto electrónico es simple. HP DSS usa reconocimiento óptico de caracteres (OCR) I.R.I.S. de última generación para convertir documentos a partir de archivos de imagen a formatos de archivo populares, como PDF localizables, PDF/A1, PDF de alta compresión2, RTF, Microsoft Word, archivos TXT y HTML. Los documentos también pueden convertirse en XML para facilitar la integración con aplicaciones de gestión de contenido de terceros.
Envíe y archive documentos en papel con eficiencia Ayude a reducir los costos de la empresa El envío digital no solo ayuda a reducir los procesos manuales y aumentar el acceso a su contenido, sino que también reduce drásticamente los gastos y lo ayuda a proteger el medio ambiente, evitando el uso de consumibles de impresión y papel. Además, puede ayudar a maximizar o eliminar el costo del almacenamiento físico y la distribución de impresiones, como envío y recepción de faxes analógicos, gastos postales y con servicios de mensajería. HP DSS presenta una interfaz fácil para el usuario que simplifica el envío digital y configura grupos de dispositivos simultáneamente. También ofrece registro completo de transacciones y errores, complementado con alertas a través del correo electrónico, de modo que la TI pueda resolver problemas con inteligencia. Incluso puede agrupar dispositivos para administrarlos colectivamente. Por ejemplo, plantillas de configuración le permiten definir y aplicar configuraciones simultáneamente en diversos dispositivos de una sola vez. Disfrute opciones flexibles para envío de documentos HP DSS es el enlace que necesita entre sus dispositivos multifunción y de envío digital HP y la distribución y almacenamiento electrónicos. El software integra el papeleo en sus flujos de trabajo electrónicos, de modo que los documentos se procesan más rápido, pueden modificarse con más facilidad y permiten acceso más simple. Puede escanear a sus carpetas compartidas, enviar documentos a múltiples carpetas de destino y escanear directamente a Microsoft SharePoint. HP DSS también se integra con Adobe LiveCycle® Enterprise Suite 4 a través de una única política de derechos para PDF.
Proteja su información confidencial
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Los archivos PDF/A cumplen con la norma PDF/A1b ISO 19005-1:2005 para archivo a largo plazo de documentos electrónicos. 2 HP DSS usa un algoritmo de compresión para crear archivos PDF en colores y escala de grises con un tamaño de archivo muy pequeño, mientras mantienen una excelente calidad. Esto reduce el costo del almacenamiento digital. Los PDF de alta compresión se encuentran disponibles actualmente para envío a carpeta, envío a correo electrónico y envío a flujo de trabajo. 3 El soporte FIPS-140 requiere dispositivos FutureSmart o dispositivos pre FutureSmart con FIPS-140 compatibles con tarjetas JetDirect EIO.
HP DSS ofrece muchas formas de ayudarlo a proteger sus datos. La comunicación con los servidores externos pueden ser protegidos a través de los protocolos TLS / SSL, especificando que los mensajes están cifrados. Como estos datos se cifran antes de salir del dispositivo, están protegidos contra el acceso desde el exterior. DSS 5.02 ahora puede correr con la política de seguridad de Windows FIPS 140, que utiliza los FIPS_140 módulos criptográficos validados.3 Además, puede usar los servicios de autenticación LDAP o Microsoft Windows® de la empresa para verificar la identidad del usuario, restringir dónde se envían los documentos y rastrear el acceso por dispositivo.
Email Carpeta personal
Fax
Múltiples carpetas Escaneo de documentos Seleccione la aplicación en el panel frontal, seleccione o introduzca un destino y escanee el documento
Servidor de HP Digital Sending Software
Impresora/MFP
Carpeta de red/monitoreada Otro sistema puede recoger los documentos de esta carpeta para procesamiento adicional
La racionalización de los flujos de trabajo es una prioridad America First Credit Union maneja documentos durante todo el día: solicitudes de préstamos, formularios de hipotecas, comprobantes de gastos, información contable y más. Durante aproximadamente una década, la organización ha utilizado impresoras multifunción (MFP) HP para obtener funciones de flujo de trabajo de alta calidad, rentables y confiables. Como parte de una estrategia de optimización continua, America First implementó HP DSS en todo su parque de dispositivos MFP HP. Esta solución ayudó a la organización financiera a incorporar documentos en papel en sus procesos de negocios electrónicos con facilidad y seguridad. Servicios de autenticación basados en la identidad ayudaron a apoyar el cumplimiento normativo. “Queríamos administración electrónica de los documentos para reducir el consumo y simplificar los procesos”, afirmó Randy Hunter, Director de TI senior de America First. “Esto elimina la necesidad de que los empleados vayan hasta la máquina de fax y clasifiquen cuáles documentos son suyos o que impriman documentos solo para volver a alimentarlos en la máquina. También es más seguro cuando los documentos no están dando vueltas.”
Haga clic aquí para conocer más sobre la experiencia de America First Credit Union con las soluciones y productos HP.
Dispositivos admitidos Los siguientes dispositivos de impresión e imagen HP son totalmente compatibles con HP Digital Sending Software:
M525 MFP/
Impresoras flow MFP multifunción M525 HP LaserJet
M3035 MFP
4345 MFP M4345 MFP
M4555 MFP
CM4540 MFP
4730 MFP/ CM4730 MFP
M5035 MFP
MFP M630
M725 MFP
M830 MFP
9040/9050 MFP
M9040 MFP/ M9050 MFP
M575 MFP/
Impresoras flow MFP multifunción M575 HP Color LaserJet
CM3530 MFP
CM6030 MFP
CM6040 MFP
MFP M680
9500 MFP
Impresoras multifunción HP Officejet MFP X585 Enterprise
Dispositivos de envío digital HP
Dispositivo de envío digital HP 9200c
Workstations de captura de documentos HP
Dispositivo de envío digital HP 9250c
Workstation de captura de documentos Scanjet Enterprise 7000n/nx
Workstation de captura de documentos Digital Sender Flow 8500 fn1
Workstation de captura de documentos Scanjet Enterprise 8500 fn1
M775 MFP
M880 MFP
Especificaciones del producto Resumen de recursos
Tipos de destinos admitidos: correo electrónico, carpeta de red, FTP, impresora, carpeta particular, captura de metadatos a través de claves/flujos de datos del cliente, envío directo a OCR; Compatibilidad con IPv6; Autenticación: Microsoft Windows, LDAP; fax de LAN, fax de Internet, configuraciones de copia de seguridad/restauración.
Proveedores de fax de LAN/fax de Internet compatibles
Anny Way, AccPac, Biscom, Captaris, Castelle, Cycos-mrs, Esker, FAXSys, Object, Intercope, Fenestrae, Interstar, Omtool, RedRock, RTEFax, Tobit, Topcall, Zetafax, NET SatisFAXtion.
Metadatos Compatible con archivos de índice de texto Cantidad de etiquetas de índice
XML, HPS, FNA. Hasta 20 (puede seleccionarse el nombre de archivo en el panel de control). Ejemplos de campos: fecha, hora, identificación del usuario, nombre de archivo de escaneo, nombre de archivo de OCR.
Tipos de listas de direcciones
Libreta de direcciones global de Exchange, Libreta de direcciones personal (contactos Microsoft Exchange), Libretas de direcciones privadas y públicas, replicación LDAP.
Formatos de composición admitidos
Todos los formatos de archivo: PDF (estándar, comprimido, AES-128 cifrado), TIFF, JPEG, MTIFF (formatos adicionales disponibles usando tipos de salida de OCR [localizable]: PDF, PDF/A, XPS, RTF, TXT, HTML, XML, CSV).
Compresión de imagen
JPEG, PDF de alta compresión.
Requisitos del servidor Sistemas operativos
Hardware mínimo
Windows 7 Microsoft Windows 2008 Server de 32 y 64 bits (Service Pack 2) Microsoft Windows 2008 Server R2 Microsoft Windows 2012 Server Microsoft Windows 2012 Server R2 Windows Clustering Services VMware ESX 3.5 o posterior Microsoft HyperV Nota: el software ejecuta como una aplicación de 32 bits en todos los hosts de 64 bits. Procesador de 2 GHz, 2 GB de RAM, unidad de disco duro con 1 GB de espacio libre. Nota: A medida que el número de trabajos de DSS aumente y/o el volumen de procesamiento de OCR aumente, el poder de procesamiento del hardware debe aumentarse a procesadores de 2 o 4 núcleos.
Información para pedidos Producto
Entrega electrónica
PTO física (Print to Order)
D8G45AAE
D8G45A
D8G46AAE D8G47AAE D8G48AAE D8G49AAE
Lic. de uso electrónica del SW HP Digital Sending para 1 dispositivo Lic. de uso electrónica del SW HP Digital Sending para 5 dispositivos Lic. de uso electrónica del SW HP Digital Sending para 10 dispositivos Lic. de uso electrónica del SW HP Digital Sending para 50 dispositivos Lic. de uso electrónica del SW HP Digital Sending para 250 dispositivos
D8G46A D8G47A D8G48A D8G49A
Lic. de uso del SW HP Digital Sending para 1 dispositivo Lic. de uso del SW HP Digital Sending para 5 dispositivos Lic. de uso del SW HP Digital Sending para 10 dispositivos Lic. de uso del SW HP Digital Sending para 50 dispositivos Lic. de uso del SW HP Digital Sending para 250 dispositivos
Nota: Cada paquete de licencias debe estar registrado en el mismo servidor DSS. Paquetes de licencias no se pueden dividir entre varios servidores.
Soporte y mantenimiento
HP CarePack por un año: 1 dispositivo (U0QT4E), 5 dispositivos (U0QT6E), 10 dispositivos (U0QT8E), 50 dispositivos (U0QU0E), 250 dispositivos (U0QU2E)
HP CarePack por tres años: 1 dispositivo (U0QT5E), 5 dispositivos (U0QT7E), 10 dispositivos (U0QT9E), 50 dispositivos (U0QU1E), 250 dispositivos (U0QU3E)
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¿Por qué HP? HP es un líder mundial en soluciones de imagen e impresión que ofrece conocimiento técnico junto con productos confiables y soluciones poderosas. Ayude a reducir los costos y mejorar su infraestructura de imagen e impresión. Cambie su forma de hacer negocios cambiando su forma de pensar sobre la impresión. Reduzca los costos de impresión generales invirtiendo en soluciones que ahorran tiempo-y dinero. Alcance los objetivos de TI de su empresa. Amplíe el valor de su hardware de imagen e impresión utilizando soluciones personalizadas para responder a necesidades específicas. Confíe en HP y sus socios de tecnología para resolver los problemas más complejos de seguridad, flujo de trabajo y gestión de documentos. Elija entre una amplia variedad de soluciones de primer nivel. Las soluciones están diseñadas para funcionar perfectamente con sus herramientas de administración.
Empiece hoy mismo Contacte a su representante local de HP o a su revendedor de soluciones para documento para pedir más información sobre HP Digital Sending Software y otras aplicaciones de impresión e imagen que lo ayudarán a mantener su empresa funcionando a la perfección.
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Enfoque de HP en tres etapas HP trabaja con usted para evaluar, implementar y administrar un entorno de imagen e impresión adaptado para satisfacer sus necesidades de negocio, a la vez que lo ayuda a reducir costos, ahorrar recursos y simplificar los procesos de uso intensivo de documentos.
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Administre el entorno
Mejore el flujo de trabajo
HP puede ayudarlo a lograr el equilibrio entre su costo total de impresión y sus necesidades de practicidad y productividad para el usuario.
Trabajando juntos, HP puede ayudarlo a mantener su infraestructura optimizada mientras mejora la eficiencia de la empresa y fortalece la seguridad.
Al optimizar sus procesos con uso intensivo de documentos, HP puede ayudarlo a obtener un entorno más eficiente para capturar, administrar y compartir información.
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© Copyright 2013-2015 Hewlett-Packard Development Company, L.P. La información que contiene el presente documento está sujeta a cambios sin aviso. Las únicas garantías para los productos y servicios HP se establecen en las declaraciones expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios. Ninguna información contenida en este documento debe interpretarse como una garantía adicional. HP no se hará responsable de errores técnicos o de edición ni de omisiones en el presente documento. Microsoft, Windows y SharePoint son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros países. Adobe LiveCycle es una marca comercial de Adobe Systems Incorporated. 4AA4-9119SPL, Febrero de 2015