Guía Del Usuario Del Software Palm Desktop Para Mac

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Guía del usuario del software Palm™ Desktop para Mac Copyright Copyright © 1995 - 2001 Palm, Inc. Reservados todos los derechos. Graffiti, HotSync, PalmConnect y Palm OS son marcas comerciales registradas de Palm, Inc. El logotipo de HotSync, Palm y el logotipo de Palm son marcas comerciales de Palm, Inc. Otros nombres de productos y nombres de marca pueden ser marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios. Aviso legal y limitación de responsabilidad Palm, Inc. no se hace responsable de los daños y perjuicios que puedan resultar del uso de esta guía. Palm, Inc. no se hace responsable de los daños y perjuicios o demandas de terceros que puedan deberse al uso de este software. Palm, Inc. no se hace responsable de los daños y perjuicios que pueda causar la eliminación de datos a consecuencia de problemas de funcionamiento, descarga de la batería o reparaciones. Es responsabilidad del usuario crear copias de seguridad de todos sus datos importantes en otro soporte para protegerse contra la pérdida de datos. IMPORTANTE Lea el Contrato de licencia del software para el usuario final que acompaña a este producto antes de utilizar el programa o programas de software adjuntos. El uso de cualquier parte de este software conlleva la aceptación de las condiciones de dicho Contrato. Descarga de software disponible El software Palm™ Desktop se suministra en un disco de CD-ROM. Si no tiene acceso a una unidad de CD-ROM en su equipo, puede descargar el software Palm Desktop de www.palm.com/intl. Ref: 406-3913A-ES Contenido Acerca de este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Capítulo 1: Introducción al software Palm™ Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Acerca de los módulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Bloc de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Abrir y salir del software Palm Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Uso del software Palm Desktop con el handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Crear y abrir archivos de datos de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Abrir archivos existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Guardar archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Cerrar ventanas y archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Cambiar de opinión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Uso de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Crear plantillas a partir de entradas existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Crear plantillas a partir de entradas nuevas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Cambiar una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Eliminar plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Uso de la barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Cambiar entre usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Marcar registros como confidenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Ocultar los registros confidenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Establecer preferencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Establecer preferencias generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Establecer preferencias de alarma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Establecer preferencias de fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Establecer preferencias del decorado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Ajustar la memoria en Mac OS 9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 iii Contenido Capítulo 2: Tutorial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Crear una entrada en la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Asignar una categoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Mostrar vistas de lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Ordenar las entradas de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Ver las entradas seleccionadas de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . 22 Buscar una entrada de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Sincronizar direcciones con la Libreta de direcciones del handheld . . . . . . . . 24 Crear una cita de la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Desplazar una cita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Establecer alarmas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Mostrar las tres vistas de la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Crear una cita sin hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Sincronizar citas con la Agenda del handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Crear una tarea pendiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Crear una nota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Acerca de los documentos adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Crear documentos adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Usar la función Adjuntar elemento existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Imprimir etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Usar la aplicación Instant Palm™ Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Mostrar los números de teléfono de uso más frecuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Copia de seguridad de los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Aplicar decorados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 ¿Y ahora qué? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Capítulo 3: Utilización de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Acerca de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Ver direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Crear y modificar direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Cambiar la información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Utilizar y cambiar listas de selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Utilizar relleno automático . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Utilizar cambio automático a mayúsculas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Formato de números de teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Establecer las opciones de campo personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Utilizar los campos Correo y Sitio Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Utilizar el recordatorio de cumpleaños . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Copiar la información de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 iv Contenido Transferir direcciones al handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Marcar direcciones para imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Adjuntar una carta a una entrada de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . 56 Agregar una dirección a una plantilla de carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Suprimir direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Marcar números de teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Marcar números internacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Establecer preferencias de marcado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Configuración del módem para marcar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Establecer preferencias de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Capítulo 4: Utilización de la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Acerca de la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Ver la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Usar la vista Día . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Usar la vista Semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Usar la vista Mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Mostrar u ocultar entradas de la vista Mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Añadir información a la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Crear una cita con hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Crear citas repetitivas o continuas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Crear una cita sin hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Establecer alarmas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Editar citas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Cambiar la fecha de una cita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Cambiar la hora o la duración de una cita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Desplazar citas sin hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Cambiar el intervalo de una cita repetitiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Cambiar el nombre de las citas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Suprimir citas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Transferir entradas de la Agenda al handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Establecer preferencias de la Agenda, alarmas y fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Capítulo 5: Utilización del Bloc de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Acerca del Bloc de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Crear una nota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Ver notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Examinar notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Seleccionar notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 v Contenido Cambiar notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Adjuntar notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Suprimir notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Buscar notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Transferir notas al handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Capítulo 6: Utilización de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Acerca de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Añadir entradas a la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Añadir entradas repetitivas a la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Añadir entradas no programadas a la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Añadir tareas pendientes desde la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Ver las entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Editar las entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Cambiar el nombre de las entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . 85 Cambiar la fecha de las entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Establecer recordatorios para las tareas pendientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Establecer prioridades para las entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . 86 Cambiar el intervalo de repetición de entradas de la Lista de tareas . . . . . 87 Añadir o cambiar categorías de las entradas de la Lista de tareas . . . . . . . 87 Trasladar entradas de la Lista de tareas en la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Marcar las entradas de la Lista de tareas como completadas . . . . . . . . . . . . . . 88 Suprimir entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Transferir entradas de la Lista de tareas al handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Establecer las preferencias de las entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . 91 Capítulo 7: Utilización de listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Acerca de las vistas de lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Visualizar una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Ver los registros seleccionados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Eliminar filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Ordenar listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Seleccionar las columnas que se muestran en una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Cambiar el tamaño y orden de las columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Memorizar vistas de datos seleccionados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Cambiar las vistas memorizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Eliminar vistas memorizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 vi Contenido Capítulo 8: Buscar y clasificar la información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Ir a una fecha específica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Buscar texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Buscar direcciones rápidamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Establecer las opciones de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Mostrar registros recientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Buscar registros usados con frecuencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Utilización de categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Asignar registros a las categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Crear categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Transferir categorías al handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Cambiar el nombre o color de la categoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Eliminar categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Capítulo 9: Trabajar con documentos adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Transferir documentos adjuntos al handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Documentos adjuntos automáticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Crear documentos adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Adjuntar un registro existente a otro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Adjuntar registros nuevos a registros existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Adjuntar archivos a un registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Ver los registros adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Separar o suprimir registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Establecer las preferencias del documento adjunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Capítulo 10: Importar y exportar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Migración de datos desde Claris Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Importar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Archivos vCard y vCal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Exportar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Exportar entradas de la Libreta de direcciones como un archivo vCard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Exportar citas de la Agenda como un archivo vCal . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Exportar datos desde el software Palm Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Arrastrar registros fuera del software Palm Desktop para copiarlos . . . . . . 124 vii Contenido Capítulo 11: Impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Acerca de la impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Seleccionar registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Seleccionar los registros para imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Marcar direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Vista preliminar de la información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Configuración de la impresión de planificadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 Imprimir vistas de la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Cambiar diseños de impresión para vistas de la Agenda . . . . . . . . . . . . . 134 Imprimir entradas de la Lista de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Cambiar el diseño de impresión de las entradas de la Lista de tareas . . . 136 Imprimir listas de entradas de la Libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Imprimir una tarjeta de dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Cambiar diseños de impresión para listas de direcciones . . . . . . . . . . . . . 138 Imprimir libretas de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Terminar las mini-libretas de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Cambiar diseños de impresión para libretas de direcciones . . . . . . . . . . . 141 Imprimir sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Cambiar diseños de impresión para sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Imprimir etiquetas de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Cambiar diseños de impresión para etiquetas de correo . . . . . . . . . . . . . . 148 Imprimir etiquetas de remite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Imprimir hojas de cubierta de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Cambiar diseños de impresión para hojas de cubierta de fax . . . . . . . . . . 153 Imprimir notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Cambiar diseños de impresión de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Cambiar o agregar información del planificador diario . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Establecer márgenes personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Capítulo 12: Sincronizaciones HotSync® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Acerca de las sincronizaciones HotSync . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Acceso a HotSync Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Preparación de la primera sincronización HotSync . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Conectar un cable/base USB a un puerto USB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Conectar un cable/base serie a un puerto USB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Conectar un cable/base serie a un puerto serie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Compartir un puerto con el cable/base y otro dispositivo . . . . . . . . . . . . 162 viii Contenido Cambiar las acciones de los conductos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Sincronización HotSync local con el cable/base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Acerca del archivo de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Sincronizar varios archivos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Sincronizar varios handheld con un equipo configurado para varios usuarios de Mac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Inicie la sesión como el usuario correcto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Instalar aplicaciones en el handheld o en una tarjeta de ampliación . . . . . . 167 Archivar datos eliminados del handheld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Resolución de conflictos de HotSync . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Capítulo 13: Uso de la aplicación Instant Palm™ Desktop . . . . . . . . . . . . 169 Acerca de la aplicación Instant Palm Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Utilización de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Crear elementos desde el menú Instant Palm Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Apéndice A: Impresión de páginas por las dos caras . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Marcar el papel para orificios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Apple LaserWriter/LaserWriter Plus, Hewlett-Packard DeskWriter . . . . . . 174 Apple Personal LaserWriter, Hewlett-Packard LaserJet IIP y IIIP . . . . . . . . 175 Series Apple LaserWriter II, Hewlett-Packard LaserJet III y IIID . . . . . . . . . 177 Apple LaserWriter Pro 630 y 16/600PS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Índice alfabético . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 ix Contenido x Acerca de este manual Bienvenido al software Palm™ Desktop. En esta guía se explica todo lo que necesita saber acerca de cómo utilizar el software Palm Desktop con el handheld. Se ofrece información detallada sobre cómo usar las funciones de los cuatro módulos de la aplicación, trabajar con listas, buscar información, imprimir desde la aplicación y transferir datos entre el software Palm Desktop y el handheld. Esta guía está diseñada para que pueda comenzar a utilizar rápidamente el software Palm Desktop. El primer capítulo es una introducción a la aplicación. El segundo capítulo contiene un tutorial con ejercicios para aprender a usar las funciones del software Palm Desktop. Una vez que se familiarice con la funcionalidad básica, podrá usar el resto de la guía como referencia para tareas menos comunes, y también como una fuente de información si tiene problemas al usar el software Palm Desktop. Además de esta guía, el software Palm Desktop contiene una ayuda en pantalla que está disponible a través de la barra de menús principal y el botón de ayuda de los cuadros de diálogo. Consulte la ayuda en pantalla para obtener información detallada sobre cualquier función o tarea que necesite. 1 Acerca de este manual 2 CAPÍTULO 1 Introducción al software Palm™ Desktop Este capítulo le ayudará a comenzar a usar el software Palm™ Desktop y le proporciona una introducción a algunas de sus funciones. Acerca de los módulos El software Palm Desktop tiene cuatro módulos: Libreta de direcciones, Agenda, Bloc de notas y Tareas. Puede agregar información a cualquier módulo en cualquier momento. También puede conectar, o adjuntar, cualquier registro a cualquier otro, de manera que pueda ir directamente a la información que necesite. La información de cada uno de estos módulos se sincroniza con la información de las aplicaciones básicas del handheld cuando se realiza una sincronización HotSync®. Libreta de direcciones El módulo Libreta de direcciones mantiene al día los nombres, direcciones, información de la compañía, números de teléfono, fechas de cumpleaños, direcciones de correo electrónico, páginas Web, etc. Puede adjuntar cualquier registro a una tarjeta de dirección. Por ejemplo, puede crear una entrada de la Lista de tareas para llamar a un cliente y adjuntarla a la tarjeta de dirección del cliente para tener disponible toda la información que necesita para la llamada telefónica. 3 Capítulo 1 Introducción al software Palm™ Desktop Ejemplo Para acordarse de llamar a un amigo la próxima semana, cree una entrada de la Lista de tareas. El software Palm™ Desktop buscará de forma automática los registros de direcciones que estén relacionados con dicha entrada. Por ejemplo, si escribe “Llamar a José”, encontrará todas las direcciones que contengan el nombre “José”. Si adjunta una de las direcciones a la entrada de la Lista de tareas, aparecerá un icono de menú emergente del clip junto a la entrada. Haga clic en el menú emergente del clip cuando desee abrir la tarjeta de dirección de su amigo. Agenda El módulo Agenda administra las citas y los eventos. Puede elegir entre tres vistas: ■ Día ■ Semana ■ Mes Vista Día Vista Semana Vista Mes 4 Acerca de los módulos Puede adjuntar cualquier registro a una cita de la Agenda. Por ejemplo, puede adjuntar la tarjeta de dirección de un cliente a una cita para poder ir con rapidez a esta información cuando la necesite. Las citas pueden programarse de forma que aparezcan una sola vez o que se repitan a un intervalo de tiempo definido por el usuario. Puede crear citas para destacar días especiales, como aniversarios, cumpleaños y vacaciones. Una cita puede abarcar uno o varios días. Ejemplo Ha creado una cita para una reunión futura. Puede especificar cuánto tiempo antes de la reunión desea que aparezca una alarma en la pantalla. (El software Palm Desktop no tiene que estar en ejecución para que se muestre la alarma.) Para reuniones programadas regularmente se puede crear una cita repetitiva, de manera que solamente sea necesario escribir la entrada una vez. El resto de las citas se crean de acuerdo al intervalo de repetición especificado. Bloc de notas Cree notas durante llamadas telefónicas, reuniones o en cualquier momento que necesite escribir una nota para usted mismo. Puede adjuntar una nota a cualquier otro registro, incluida otra nota. También puede añadir la fecha y hora a una nota para mantener un “registro” continuo de información, con las entradas más recientes al principio. Haga clic en el botón de marca de la hora... ...para colocar la fecha y hora actuales en la primera línea de la nota 5 Capítulo 1 Introducción al software Palm™ Desktop Ejemplo Mientras habla por teléfono con un contacto de negocios, usted escribe una nota con los detalles más importantes de la llamada. Haga clic en el botón de marca de la hora, y la fecha y hora actuales aparecerán en la primera línea de la nota. Lista de tareas El módulo Lista de tareas le mantiene al día con las tareas y las tareas pendientes. Puede poner un título a una tarea, así como asignarle una fecha de finalización y una prioridad, y configurar una tarea de forma que se repita durante el período de tiempo que desee. Las tareas pendientes aparecen en la Agenda, y es posible adjuntar una tarea pendiente a cualquier tarjeta de dirección o a cualquier nota. Ejemplo Necesita reunir material para un informe que debe entregar el último viernes de cada mes. También desea que aparezca un recordatorio el lunes anterior para recordarle que ya tiene que comenzar a preparar el informe. Puede crear una tarea pendiente para esto y configurarla de forma que se repita el último viernes de cada mes. También puede configurar el recordatorio que le recuerde cinco días antes, el lunes anterior, que debe empezar a preparar el informe. Abrir y salir del software Palm Desktop El software Palm Desktop almacena la información en un archivo de datos en el equipo. Puede cerrar, imprimir o borrar este archivo como haría con cualquier otro archivo. Al iniciar el software Palm Desktop, se abre automáticamente el último archivo que estuvo abierto. El nombre del archivo aparece en la barra de título de las ventanas de Palm Desktop. Para iniciar el software Palm Desktop, haga doble clic en el icono de Palm Desktop de la carpeta Palm. Para salir del software Palm Desktop: 6 ■ Mac OS X: En el menú Palm Desktop, elija Salir. ■ Mac OS 9: En el menú Archivo, elija Salir. Uso del software Palm Desktop con el handheld Uso del software Palm Desktop con el handheld El software Palm Desktop comparte información con cuatro aplicaciones integradas en el handheld: Libreta de direcciones, Agenda, Bloc de notas y Tareas. La información se intercambia cuando se realiza una sincronización HotSync. Los módulos del software Palm Desktop proporcionan más funciones que las aplicaciones del handheld. Para obtener información acerca de cómo se transfiere la información al handheld durante una sincronización HotSync, consulte los capítulos de este manual que describen cada módulo. La primera vez que se realiza una sincronización HotSync con un handheld nuevo o con uno que ha sido reiniciado físicamente, ocurre lo siguiente: ■ Se agrega un nombre de usuario del software Palm Desktop al handheld. ■ Se crea una carpeta para el nombre de usuario en la carpeta Users de la carpeta Palm. Por ejemplo, si usó Juanita García como su nombre de usuario, se crea una carpeta llamada Juanita García en la carpeta Users. Se crea un archivo llamado User Data en la carpeta “Juanita García”. Éste es el archivo de datos que contiene toda su información. NOTA Los nombres de usuarios aparecen en el menú emergente Usuario, a la derecha de la barra de herramientas. Puede cambiar de usuario seleccionando otro nombre en el menú emergente. Siempre que se realiza una sincronización HotSync, HotSync Manager lee el nombre de usuario del handheld y sincroniza los datos de la carpeta con el mismo nombre. NOTA Asegúrese de seleccionar el nombre de usuario correcto en el menú emergente Usuario antes de introducir datos en Palm Desktop o de realizar una sincronización HotSync. Crear y abrir archivos de datos de usuario La primera vez que se instala el software Palm Desktop, se crea un archivo de datos nuevo, con el nombre User Data, en la carpeta con el nombre de usuario que se especificó durante la instalación. Cada vez que se realiza una sincronización HotSync con el handheld, se utiliza este mismo archivo de datos para sincronizar los datos. Se recomienda utilizar solamente este archivo de datos para realizar sincronizaciones con el handheld. Cree otros archivos sólo para hacer copias de seguridad de los datos o para almacenar información para otro usuario que utilice el mismo equipo. 7 Capítulo 1 Introducción al software Palm™ Desktop Abrir archivos existentes El software Palm Desktop abre automáticamente el último archivo de datos que estaba abierto. Para abrir otro archivo, haga clic en el menú emergente Usuario en la barra de herramientas y seleccione un nuevo nombre de usuario. El nombre del archivo de datos actual aparece en la barra de título de las ventanas de Palm Desktop. El nombre del archivo de datos actual aparece en la barra de título de las ventanas Guardar archivos Los cambios se guardan a medida que se trabaja. También se puede guardar una copia de un archivo para usarlo como copia de seguridad. En el menú Archivo, elija Guardar una copia. En el cuadro de diálogo Guardar copia, asegúrese de cambiar el nombre del archivo (de lo contrario, se reemplazará el archivo original) y luego haga clic en Guardar. Si está trabajando con un nuevo archivo, elija Guardar como del menú Archivo. Escriba un nombre para el archivo. Cerrar ventanas y archivos Sólo puede estar abierto un archivo en cada momento. Para cerrar un archivo, elija Cerrar archivo en el menú Archivo. Si cierra un archivo nuevo, primero se le preguntará si desea guardarlo. Para cerrar una ventana de Palm Desktop, haga clic en el cuadro de cierre de la ventana o elija Cerrar ventana en el menú Archivo. Al cerrar una ventana no se cierra el archivo. Además, pueden estar abiertas varias ventanas a la vez. Para salir del software Palm Desktop, elija Salir en el menú Archivo. Cambiar de opinión Si se equivoca o cambia de parecer mientras trabaja, puede deshacer el último cambio. Para deshacer la acción más reciente, elija Deshacer del menú Edición. 8 Uso de plantillas Uso de plantillas Si tiene que escribir varias citas, direcciones, notas o tareas similares, las plantillas pueden facilitarle el trabajo. Una plantilla se parece a una entrada nueva, excepto que ya contiene cierta información. Al crear una plantilla, usted decide el tipo y la cantidad de información que debe contener la plantilla. Por ejemplo, si tiene que agregar las direcciones de diez personas, y todas ellas trabajan en el mismo sitio, puede crear una plantilla que incluya el nombre de la empresa, la dirección y otra información que todas las entradas nuevas tengan en común. Puede crear una plantilla ya sea a partir de una cita, una dirección, una nota o una tarea que ya existe, o puede crear una nueva. Una vez creada la plantilla, aparece en el menú Crear y se puede usar para crear nuevas entradas. Después sólo tendrá que escribir el resto de la información necesaria para las entradas nuevas. Crear plantillas a partir de entradas existentes Se pueden crear plantillas a partir de citas, direcciones, notas o tareas existentes. Seleccione la entrada y elija Nueva plantilla del menú Crear. Asigne un nombre a la plantilla y un método abreviado del teclado si lo desea. A continuación, haga clic en OK. Un método abreviado del teclado es una secuencia de teclas que, cuando se pulsan a la vez, ejecutan un comando de menú con más rapidez que si se utiliza el ratón. Escriba un nombre para la plantilla Haga clic en el menú emergente para asignar un método abreviado del teclado a la plantilla (opcional) La plantilla nueva está disponible en el menú Crear. Elíjala y aparecerá un cuadro de diálogo para una nueva entrada del mismo tipo con la información de la plantilla ya introducida. La plantilla aparece en el menú Crear 9 Capítulo 1 Introducción al software Palm™ Desktop Crear plantillas a partir de entradas nuevas Se pueden crear plantillas a partir de citas, direcciones, notas o tareas nuevas. Seleccione Cita, Dirección, Nota o Tarea en el menú Crear. Escriba la información que desea que contenga la plantilla. Elija Nueva plantilla del menú Crear. Asigne un nombre a la plantilla y un método abreviado del teclado si lo desea. A continuación, haga clic en OK. La plantilla nueva aparecerá en el menú Crear. Puede seguir creando otras entradas nuevas con la información que aparece en la plantilla nueva. Cambiar una plantilla Si tiene que corregir la información de una plantilla, cree una nueva y luego elimine la anterior. Eliminar plantillas Para eliminar una plantilla, elija Suprimir plantillas en el menú Crear. Seleccione la plantilla que desee eliminar y haga clic en Suprimir. Haga clic en Hecho cuando termine de eliminar las plantillas. Uso de la barra de herramientas Se puede hacer clic en los botones de la barra de herramientas en lugar de elegir comandos del menú para ejecutar acciones comunes. De manera predeterminada, en la barra de herramientas se muestra el nombre de los botones. Si desea ver una explicación de la función de un botón, pase el puntero sobre él. Si la pantalla con que trabaja es pequeña, puede ocultar la barra de herramientas, lo cual oculta los nombres de los botones. Para ello, haga clic en el triángulo de la parte izquierda de la barra de herramientas. Haga clic para ocultar el nombre de los botones Seleccionar usuario Para desplazar la barra de herramientas, mantenga presionado el botón del ratón sobre el fondo de la barra y arrástrela a otra posición. Si arrastra la barra de herramientas a las proximidades de la barra de menús, se colocará automáticamente en la posición fija. Para ocultar la barra de herramientas, elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición en Mac OS 9. Haga clic en el botón General y elija Ninguna en el menú emergente Barra de herramientas. 10 Marcar registros como confidenciales Cambiar entre usuarios El menú emergente Usuario se encuentra en la parte derecha de la barra de herramientas. Menú emergente Usuario Si usted es la única persona que utiliza el software Palm Desktop en este equipo, aparecerá solamente su nombre. Si otras personas usan el equipo, el menú emergente Usuario muestra el nombre de la última persona que lo usó. NOTA Inspeccione siempre el menú emergente para asegurarse de que utiliza los datos correctos, sobre todo antes de realizar una sincronización HotSync. Haga clic en el menú emergente Usuario para realizar lo siguiente: ■ Seleccionar de una lista de usuarios y perfiles disponibles ■ Crear, eliminar o modificar usuarios y perfiles Marcar registros como confidenciales Puede marcar cualquier registro como confidencial. Después, el software Palm Desktop los mostrará u ocultará dependiendo de si ha seleccionado que los registros confidenciales se muestren o se oculten, en Preferencias. Para marcar un registro como confidencial, ábralo, seleccione Confidencial y haga clic en OK. Cuando transfiera un registro confidencial a su handheld durante una sincronización HotSync, el registro puede ocultarse o ser enmascarado, dependiendo de las opciones que seleccione en la aplicación Seguridad del handheld. NOTA El enmascaramiento de los registros confidenciales sólo está disponible en los handheld que usan el software Palm OS® , versión 3.5 o posterior. Ocultar los registros confidenciales Puede ocultar todos los registros que estén marcados como confidenciales. Los registros ocultos no se muestran en las vistas de listas, vistas de la Agenda, menús o en la aplicación Instant Palm Desktop. No se imprimen ni se exportan. La alarma de una cita oculta de la Agenda se activa, pero su recordatorio en la pantalla indica “Cita confidencial” y no se muestra su descripción. Los registros ocultos se sincronizan durante las sincronizaciones HotSync. 11 Capítulo 1 Introducción al software Palm™ Desktop Para ocultar los registros confidenciales, elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. Haga clic en el botón General y elija Ocultar. Establecer preferencias Para configurar sus preferencias, elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. Establecer preferencias generales Utilice el panel de preferencias General para especificar los valores del menú Instant Palm Desktop, advertencias de eliminación, impresión a color, volumen de los efectos de sonido, barra de herramientas, formato de fecha, documentos adjuntos automáticos, prioridad de las tareas nuevas y registros confidenciales. Seleccione si usa una impresora a color Haga clic en General Seleccione para mostrar el menú Instant Palm Desktop Seleccione para mostrar advertencias antes de eliminar entradas Elija un volumen para los efectos de sonido Elija si desea que la barra de herramientas esté fija, flotando u oculta Elija el formato de fecha largo o corto Seleccione la prioridad predeterminada para las tareas nuevas Para obtener información sobre cómo establecer las preferencias de los documentos adjuntos automáticos, consulte “Establecer las preferencias del documento adjunto” en el Capítulo 9. 12 Establecer preferencias Establecer preferencias de alarma Puede establecer las preferencias de alarma para su equipo en el software Palm Desktop. Elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9 y haga clic en el botón Alarmas. Haga clic en Alarmas Seleccione para agregar automáticamente una alarma a las citas nuevas que cree Seleccione para mostrar las alarmas en el equipo Las alarmas de cada cita se definen en el cuadro de diálogo Citas. Establecer preferencias de fuentes Puede establecer diferentes tipos y tamaños de fuente para las vistas de lista de la Libreta de direcciones, la Lista de tareas y el Bloc de notas. También puede seleccionar las fuentes y el tamaño de éstas para el texto de las notas y las vistas de la Agenda. Elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9 y haga clic en el botón Tipos. . Haga clic en Tipos Elija el tipo y el tamaño de la fuente para los elementos de los menús emergentes 13 Capítulo 1 Introducción al software Palm™ Desktop Establecer preferencias del decorado Un decorado es un fondo que puede aplicarse a la presentación en pantalla de las vistas de la Agenda y las vistas de lista de otros módulos. Para definir un decorado, elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9 y haga clic en el botón Decorado. Seleccione un decorado en la lista Haga clic en Decorado Haga clic para ver cómo se ve su selección con el archivo actual Seleccione un decorado en la lista y haga clic en el botón Aplicar para ver el aspecto del decorado con el archivo. Haga clic en OK para aceptar el decorado o en Cancelar para rechazarlo. Calendario con el decorado Guindilla NOTA Los decorados aparecen en la pantalla solamente, no afectan a la impresión. 14 Ajustar la memoria en Mac OS 9 Ajustar la memoria en Mac OS 9 En Mac OS 9, el equipo reserva cierta cantidad de memoria para cada aplicación. Es posible cambiar la cantidad de memoria reservada. Posiblemente necesite aumentar la cantidad de memoria reservada para el software Palm Desktop si se agota la memoria mientras está usando la aplicación o si tiene un archivo de datos de tamaño muy grande. Si se incrementa el tamaño preferido de memoria a 5.000 K, se deberían eliminar los problemas de memoria durante estas operaciones. Si utiliza un Power Mac y tiene desactivada la memoria virtual, el software Palm Desktop requiere más memoria. NOTA Si se agota la memoria mientras está llevando a cabo una sincronización HotSync, aumente la memoria asignada para la aplicación Conduit Manager, no para el software Palm Desktop. Conduit Manager es la aplicación que administra las sincronizaciones HotSync. Se encuentra en la carpeta Palm. Para cambiar la asignación de memoria: 1. Si el software Palm Desktop está abierto, salga de la aplicación. 2. Abra la carpeta Palm. 3. Haga clic una vez en el icono de la aplicación. Para cambiar la memoria asignada al software Palm Desktop, haga clic en el icono Palm Desktop. Para cambiar la memoria asignada a Conduit Manager, haga clic en el icono de Conduit Manager. NOTA Si hace clic dos veces en el icono de la aplicación, ésta se iniciará. Si eso sucede, elija Salir del menú Archivo y vuelva a intentar la operación. 4. Seleccione Obtener información en el menú Archivo. 5. En el cuadro de diálogo Obtener Información, elija Memoria en el menú desplegable Mostrar. 6. Haga doble clic en el cuadro Tamaño preferido. Aparece el tamaño resaltado en el cuadro. 7. Escriba un número, como 5000, para cambiar el tamaño de la memoria. 8. Cierre la ventana de información de Palm Desktop. La próxima vez que se inicie el software Palm Desktop, la cantidad de memoria que se especificó estará disponible para la aplicación. Si desea más información sobre la administración de memoria, consulte la documentación que vino con su equipo. 15 Capítulo 1 16 Introducción al software Palm™ Desktop CAPÍTULO 2 Tutorial El software Palm™ Desktop, utilizado con un handheld, permite mantenerse al tanto de nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones electrónicas, citas, notas y listas de tareas pendientes. Si usted es de los que gustan de remangarse la camisa y aprender sobre la marcha, este tutorial es para usted. Cuando termine, habrá adquirido un profundo conocimiento del funcionamiento del software Palm Desktop. En este tutorial, usted será el propietario y el director de la Repostería Internacional, una compañía que vende productos de repostería a confiterías, cafeterías y casas particulares. Su negocio crece saludablemente, por lo que desea llevar un seguimiento de la información de sus clientes, sus proveedores, su vida personal y su familia, para no pasar ningún detalle por alto. En sus visitas a clientes y proveedores no olvida llevar consigo su handheld. Tras instalar el software Palm Desktop, abra el archivo del tutorial. 1. Busque el archivo Bakery de la carpeta Tutorial, que se encuentra en la carpeta Palm. 2. Haga doble clic en el icono del archivo. Se abrirá el archivo. A continuación, vaya al lugar del archivo donde se encuentra la información del calendario. 1. Haga clic en el botón Ir a de la pantalla. 2. Escriba 1/1/02 en el cuadro. 3. Haga clic en OK. de la barra de herramientas, en la parte superior Ahora, ¡pongamos el software a trabajar! 17 Capítulo 2 Tutorial Crear una entrada en la Libreta de direcciones Nada más terminar de instalar el software, suena el teléfono. Es Luis Castillo, un cliente nuevo. Lo primero que hay que hacer es crear una tarjeta de dirección para él. 1. Haga clic en el botón Nueva dirección de la barra de herramientas. Aparece una tarjeta de dirección nueva, donde puede escribir la información del cliente. 2. Observe que la sección Nombre de la tarjeta está expandida, para facilitar la escritura. Como puede ver, el campo Nombre está seleccionado. 3. Escriba el nombre de pila: Luis. 4. Mediante el uso de la tecla Tab, desplácese al campo Apellido y escriba el apellido: Castillo. Sugerencias: ■ Pulse Tab para avanzar de un campo a otro (o Mayús-Tab para ir hacia atrás). ■ Presione Intro o Retorno varias veces para abrir y cerrar las secciones sucesivas. ■ Si lo prefiere, sencillamente puede hacer clic en el campo donde desee escribir información. La sección se expande y el campo se resalta, listo para que escriba en él. Termine de escribir la información, hasta que la tarjeta de dirección sea como la que se muestra a continuación. Para los números de teléfono sólo tiene que escribir los dígitos, ya que los paréntesis y los guiones se agregan de manera automática. Presione la tecla Intro cuando termine, pero no cierre todavía la tarjeta de dirección, pues todavía falta asignarle una categoría. Los paréntesis y los guiones se agregan de manera automática 18 Asignar una categoría Asignar una categoría Cuando termina la introducción de la información de la tarjeta de dirección, llega el momento de asignarle una categoría. Las categorías suponen un método sencillo para agrupar direcciones, citas, notas y tareas pendientes. Por ejemplo, puede asignar la categoría “Oficina” a las direcciones de sus compañeros de trabajo, así como citas, notas y tareas pendientes relativas a ellas. Puede asignar hasta dos categorías a cada entrada: una categoría principal y una categoría secundaria. La categoría principal es el menú emergente de la izquierda; la secundaria es el de la derecha. Puede usar las categorías principal y secundaria como desee. NOTA Sólo se transfiere la categoría principal de un registro al handheld cuando se realiza una sincronización HotSync®. Categoría principal Categoría secundaria Asignar información codificada mediante colores es muy sencillo. Por ejemplo, puede hacer que las entradas de la categoría “Oficina” se muestren de color azul, y las de la categoría “Amigos/Familia” en verde. El color de una entrada depende de su categoría principal. Si dispone de una impresora en color y ha seleccionado las opciones de impresión correctas, las entradas codificadas por color se imprimirán en color. Existen ocho categorías predefinidas, pero el usuario las puede eliminar, agregar otras o cambiarlas a su gusto. 19 Capítulo 2 Tutorial NOTA El tutorial incluye algunas categorías adicionales. 1. Expanda la sección Información adicional de la tarjeta de dirección de Luis Castillo, haciendo clic en ella. 2. Seleccione Clientes en el menú emergente de la izquierda (principal) Categorías. 3. Puede seleccionar otra categoría en el menú emergente de la derecha (secundario) Categorías. Si lo desea, puede dejar esta opción en blanco. 4. Rellene otros campos que desee de la tarjeta de dirección de Luis. 5. Cuando termine, presione Intro para cerrar la sección abierta. 6. Haga clic en el botón de cierre de la tarjeta , en la esquina superior izquierda. Mostrar vistas de lista La tarjeta de dirección supone un buen método para ver y cambiar la información de una persona. Pero, el archivo Bakery contiene los datos de mucha gente. Para buscarlos, o para ir rápidamente a la tarjeta de dirección de otra persona, puede ver las direcciones en formato de lista. 1. Haga clic en el botón Direcciones de la barra de herramientas. Se mostrarán las direcciones organizadas en filas y columnas. 2. 20 Seleccione una entrada de la lista y haga doble clic en ella para abrir la tarjeta de dirección correspondiente. Ordenar las entradas de la Libreta de direcciones 3. Haga clic en el botón de cierre de la tarjeta de dirección, en la esquina superior izquierda. 4. Haga clic en varias entradas de la lista mientras mantiene presionada la tecla !. 5. Haga clic en una entrada situada más arriba en la pantalla. Ahora se ha anulado la selección de todas las entradas que estaban seleccionadas. Mantenga presionada la tecla Mayúsculas. Ahora haga clic en una entrada que se encuentre cinco o seis líneas por debajo de la primera que ha seleccionado. Se seleccionan las dos entradas en las que ha hecho clic, más todas las que se encuentran entre ellas. 6. Para anular la selección de todas las direcciones, desplácese hasta el final de la lista, donde ya no hay más entradas. Haga clic allí. Se anula la selección de todas las entradas. Existen tres ventanas de vista de lista diferentes: una para las direcciones, otra para las notas y una más para las tareas pendientes. Se trabaja con las tres de la misma manera. Puede ampliar cualquiera de las ventanas de vista de lista, o desplazarse hacia arriba, abajo, a la derecha o a la izquierda, para ver todos los datos. En una vista de lista puede adjuntar, suprimir y duplicar varias entradas con rapidez si selecciona varias entradas a la vez. Mantenga abierta la lista de direcciones, ya que la utilizaremos en la próxima sección. Ordenar las entradas de la Libreta de direcciones Por el momento, la lista de direcciones está ordenada por nombre. No obstante, algunas operaciones podrían resultarle más fáciles si estuviera ordenada por compañía. 1. Busque la columna Compañía en la lista de direcciones. Si es necesario, desplácese hacia la izquierda o derecha. 2. Haga clic en la palabra Compañía, en la parte superior de la columna. (No haga clic en el botón situado a su lado.) De esta forma se ordenan todas las entradas por compañía. Observe que la palabra Compañía está resaltada, para indicar que este campo se ha utilizado para ordenar la información. Ahora piensa que le conviene más ordenar la información por compañía y después por nombre dentro de cada compañía. 21 Capítulo 2 Tutorial 1. Elija Ordenar en el menú Ver. En el cuadro de diálogo Ordenar, Compañía aparece en el menú emergente principal. 2. Seleccione Nombre completo en el menú emergente secundario. 3. Haga clic en OK. En la lista de direcciones, observe el subrayado de puntos debajo de Nombre completo, para indicar que es la columna de clasificación secundaria. Seguiremos utilizando la lista de direcciones en la próxima sección, de manera que déjela abierta. Ver las entradas seleccionadas de la Libreta de direcciones Desea echar un vistazo rápido a las tarjetas de dirección de sus clientes. Pero el archivo contiene muchos registros más aparte de los clientes. Sin embargo, usted desea ver solamente la lista de clientes y ocultar los demás registros. Puede configurar el campo Categorías para que solamente se muestren los clientes, a lo que se denomina aplicar un filtro. 1. Si la lista de direcciones no está abierta, haga clic en el botón Direcciones la barra de herramientas. 2. Haga clic en el botón situado junto a la palabra Categorías, en la parte superior de la columna de categorías. 3. Seleccione Clientes en el menú emergente. Ahora sólo se muestran en la lista los clientes. Ahora mostremos otra vez todos los registros de la Libreta de direcciones. 22 1. Haga clic en el botón situado junto a la palabra Categorías, en la parte superior de la columna de categorías. 2. Seleccione Sin filtro en el menú emergente. de Buscar una entrada de la Libreta de direcciones Ahora están visibles otra vez todas las entradas de la Libreta de direcciones. Si lo prefiere, también puede mostrar las entradas ocultas, si hace clic en el botón Mostrar todo de la esquina superior derecha de la ventana de lista. (Si ya están visibles todas las entradas, este botón no estará disponible.) Puede cerrar las ventanas abiertas haciendo clic en el botón de cierre de cada una, en la esquina superior izquierda. Buscar una entrada de la Libreta de direcciones Durante el día, en otro momento desea llamar a Luis Castillo, para lo que tiene que buscar su número de teléfono. 1. Haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas 2. Haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Buscar. Asegúrese de que no está seleccionada la casilla Mostrar resultados en lista. 3. Escriba Castillo en el cuadro de texto. Aparece su dirección en el cuadro de diálogo, probablemente incluso antes de que termine de escribir su apellido. 4. Haga doble clic en el nombre de Luis Castillo, en el cuadro de diálogo Buscar, y se mostrará su tarjeta de dirección. Una vez encontrada la tarjeta de dirección de Luis Castillo, puede hacer clic en el icono del teléfono , junto al número de teléfono, para marcar el número automáticamente, si dispone de un módem y la conexión telefónica apropiada. 5. Cierre la tarjeta de dirección. También puede encontrar otra información de forma similar, ya sea una tarea pendiente, una nota o una cita. Si no sabe dónde debe buscar la información, haga clic en Archivo entero, con lo que se mostrarán todos los lugares donde aparezca esta información. 23 Capítulo 2 Tutorial Sincronizar direcciones con la Libreta de direcciones del handheld Tras añadir o cambiar direcciones, puede asegurarse de que el handheld contiene la misma información, si realiza una sincronización HotSync. La sincronización HotSync intercambia el material nuevo entre el software Palm Desktop y el handheld, y actualiza todos los cambios efectuados en uno u otro. Por ejemplo, la dirección que ha creado para Luis Castillo aparece en la aplicación Libreta de direcciones del handheld después de una sincronización HotSync. Este tutorial no muestra todos los pasos de una sincronización HotSync. Si lo desea, puede obtener información sobre las sincronizaciones HotSync con sus propios datos, en la sección “Acerca de las sincronizaciones HotSync” del Capítulo 12. Crear una cita de la Agenda A continuación, debe programar una cita con el representante del proveedor mayorista de productos de repostería, con quien desea conversar sobre las nuevas especias para su línea internacional de repostería. La cita tendrá lugar mañana, de 09:00 a 10:00. 1. Haga clic en el botón Agenda de la barra de herramientas. Si no se muestra la vista Día, haga clic en la ficha Día, en la parte derecha de la ventana. 2. Haga clic en el botón Ir a de la barra de herramientas. 3. En el cuadro de diálogo Ir a, haga clic en las flechas hacia adelante hasta que aparezca enero de 2002. 4. En el cuadro de diálogo Ir a, seleccione un día de enero de 2002 para la cita, haga clic en él y haga clic en OK. para ir hacia atrás o Aparecerá la fecha seleccionada en la vista Día. 5. Desplácese hacia arriba o hacia abajo hasta ver las 09:00 en la ventana de citas, a la izquierda de la vista Día. 6. Coloque el puntero en la ventana de citas. El puntero se convierte en una cruz. 7. Sitúe la cruz sobre la línea que representa las 09:00, luego haga clic y arrastre hacia abajo hasta que el cuadro llegue a las 10. Se crea una cita de una hora, desde las 9:00 hasta las 10:00. 24 Crear una cita de la Agenda 8. Escriba Reunión con Daniel García en el cuadro de la nueva cita. 9. Anule la selección del cuadro de la cita, haciendo clic fuera de él. Se abre el cuadro de diálogo Documentos adjuntos automáticos. Hay una tarjeta de dirección para Daniel García, que puede adjuntar a esta cita. 10. Haga clic en Adjuntar. Los documentos adjuntos se explican con más detenimiento en la sección “Acerca de los documentos adjuntos”. Para cambiar la hora de inicio o de finalización de una cita, haga clic en la cita para seleccionarla. Arrastre la flecha superior hacia arriba o hacia abajo para cambiar la hora de inicio de la cita. Arrastre la flecha inferior hacia arriba o hacia abajo para cambiar la hora de finalización de la cita. Arrastre hacia arriba o hacia abajo Si lo prefiere, también puede cambiar la hora de inicio o de finalización de la cita si hace doble clic en la cita y después cambia la hora en el cuadro de diálogo Cita. Anule la selección de la cita haciendo clic fuera de ella. El menú emergente del clip indica que esta cita tiene un documento adjunto Mantenga abierta la vista Día hasta la próxima sección. 25 Capítulo 2 Tutorial Desplazar una cita Lamentablemente, Daniel García acaba de llamarle para notificarle que tiene un conflicto con sus citas. Le pide cambiar la reunión programada a las 10:00, por lo que debe desplazar la cita en la Agenda. 1. Coloque el puntero sobre la cita. 2. Arrastre la cita hacia abajo, de forma que la parte superior se alinee con las 10:00. Ahora la cita empieza a las 10:00 y termina a las 11:00. Si lo prefiere, también puede cambiar la hora en el cuadro de diálogo Citas. Arrastre la cita de nuevo hasta su posición original, de forma que empiece a las 9:00 y termine a las 10:00. Ahora practique el desplazamiento de la cita en el cuadro de diálogo Cita. 26 1. Seleccione la cita, haciendo clic una vez en ella. 2. Haga doble clic en el cuadro de la cita, en cualquier punto excepto exactamente sobre el texto. 3. Cuando se abra el cuadro de diálogo Cita, cambie la hora de inicio de las 09:00 a las 10:00. Puede escribir 10. Establecer alarmas 4. Haga clic en el cuadro de la hora de finalización. La hora cambia automáticamente a las 11:00. 5. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo. Lo próximo que haremos es confirmar que está configurado un recordatorio, o alarma, para esta cita. Establecer alarmas No está seguro de acordarse de que la cita con Daniel García ha cambiado, por lo que desea ver un recordatorio un poco antes de la hora de la reunión. Puede configurar una alarma para esta cita, es decir, un cuadro de diálogo que se abrirá en la pantalla para recordarle la cita. Cuando se sincronizan datos con el handheld, la alarma también se configura en éste. De forma predeterminada, las alarmas están desactivadas en el software Palm Desktop. Si desea un recordatorio mediante una alarma en pantalla, deberá activar las alarmas. NOTA Esta configuración afecta a todos los usuarios del software Palm Desktop. 1. Elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. 2. Haga clic en el botón Alarmas del cuadro de diálogo Preferencias. Haga clic en Alarmas 3. Active la casilla de verificación Mostrar diálogos de alarma. NOTA Puede cambiar la configuración de alarma de una cita individual en el cuadro de diálogo Cita. 4. Haga clic en OK. Desea que esta alarma se active a la hora original de la cita (09:00), para recordarle que ésta ha cambiado. 27 Capítulo 2 Tutorial 1. Haga doble clic en el cuadro de la cita con Daniel García, en cualquier punto excepto exactamente sobre el texto. 2. En el cuadro de diálogo Cita, asegúrese de que la casilla de verificación Establecer alarma está seleccionada. . 3. Escriba 60 sobre el número existente en el cuadro. 4. Mantenga seleccionado Minutos de antemano en el menú emergente. 5. Haga clic en OK. A las 09:00, se abre el siguiente cuadro de diálogo. Si desea obtener otro recordatorio más adelante, especifique cuándo desea que aparezca el recordatorio y haga clic en Intermitente. Configure su propio recordatorio: 28 1. Compruebe la fecha y hora de su equipo. (Si no está seguro de cómo se hace esto, o si necesita cambiarlas, consulte la guía del usuario del sistema operativo de su equipo.) 2. Haga clic en el botón Cita nueva nueva. 3. Programe la cita para la fecha de hoy. 4. Compruebe la hora actual y configure la hora de inicio de la cita en quince minutos a partir de este momento. (La hora de finalización puede ser la que desee.) 5. Configure una alarma para que le avise diez minutos antes. de la barra de herramientas y cree una cita Mostrar las tres vistas de la Agenda 6. Haga clic en OK. En cinco minutos se mostrará en la pantalla un recordatorio. Cuando termine de experimentar con los recordatorios, si lo desea puede cerrar las ventanas abiertas. Mostrar las tres vistas de la Agenda La Agenda tiene tres vistas: Día, Semana y Mes. En primer lugar, practicaremos con los tres métodos para elegir una de estas vistas, y después examinaremos las diferencias entre las vistas. Para cambiar entre las tres vistas de la Agenda: 1. Haga clic varias veces en el botón Agenda que haya visto todas las vistas. de la barra de herramientas, hasta 2. Haga clic en las fichas del lado derecho de la Agenda hasta que haya visto todas las vistas. 3. Elija Agenda en el menú Ver y, a continuación, seleccione una de las tres vistas en el submenú. (También puede usar los métodos abreviados del teclado que se indican en el menú.) Métodos abreviados del teclado Las tres vistas de la Agenda ofrecen maneras distintas de ver un calendario. 29 Capítulo 2 Tutorial ■ La vista Día muestra las citas y tareas pendientes de un día. A la izquierda puede ver las citas. La ventana se desplaza para mostrar en cada momento la hora del día. A la derecha, puede ver las tareas pendientes del día. Vista Día ■ La vista Semana muestra las citas y las tareas pendientes de varios días seleccionados por el usuario, de uno a siete. Las citas se enumeran en la parte superior, mientras que las tareas pendientes se muestran debajo de cada día. Para cambiar el número de días mostrados, desde uno hasta siete, haga clic en los botones + y –. Vista Semana 30 Crear una cita sin hora ■ La vista Mes muestra las citas y las tareas pendientes del mes corriente. Vista Mes Mantenga abierta en la pantalla una de las vistas de la Agenda hasta la próxima sección. Crear una cita sin hora ¡La Semana Nacional del Pan se aproxima! Debe anotar esta cita en su Agenda como una cita sin hora. 1. Abra la vista Mes en enero de 2002. 2. Haga clic en el botón Cita nueva 3. Escriba para esta cita el nombre Semana Nacional de Pan. 4. Escriba 20/01/02 en el cuadro Fecha. (Es la fecha de inicio de la cita.) 5. Haga clic en Sin hora. de la barra de herramientas. 31 Capítulo 2 Tutorial 6. Seleccione la casilla Repetir cita, haciendo clic en ella. 7. Escriba 26/1/02 en el cuadro Hasta, para que la cita ocupe una semana completa. 8. Seleccione Profesional en el menú emergente principal Categorías, situado a la izquierda. 9. Haga clic en OK. Aparece una cita repetitiva sin hora en la Agenda. Observe que la cita puede ocupar varios días. (También es posible definir una cita que sólo ocupe un día.) La cita puede cambiarse o se puede modificar su duración. 10. Haga doble clic en la cita. 11. En el cuadro de diálogo Cambiar elemento repetitivo, asegúrese de que está seleccionado Todas las citas y haga clic en OK. 12. Cuando se abra el cuadro de diálogo Cita, cambie la fecha del cuadro Hasta a 23/1/02. Haga clic en OK. Observe que la duración de la cita se ha acortado en dos días. 13. Haga doble clic otra vez en la cita y cambie de nuevo la fecha del cuadro Hasta a 26/1/02. Haga clic en OK. La cita otra vez ocupa una semana completa. 14. Haga clic en la cita y arrástrela a otra semana. Ahora la cita repetitiva sin hora ocupa la semana seleccionada. Si lo desea, cierre la Agenda. 32 Sincronizar citas con la Agenda del handheld Sincronizar citas con la Agenda del handheld Una sincronización HotSync intercambia las citas nuevas entre el software Palm Desktop y el handheld, y actualiza todos los cambios efectuados en uno u otro. Por ejemplo, después de una sincronización HotSync, la cita creada para las 10:00 con Daniel García aparecería en el handheld en la aplicación Agenda. Este tutorial no muestra todos los pasos de una sincronización HotSync. Si lo desea, puede obtener información sobre las sincronizaciones HotSync con sus propios datos, en la sección “Acerca de las sincronizaciones HotSync” del Capítulo 12. Crear una tarea pendiente La cita con el mayorista de productos de repostería es para pasado mañana. Antes de ir a la cita, debe crear una lista de las especias y los productos de repostería que necesita. Por lo tanto, desea un recordatorio para acordarse de terminar esta tarea antes de la cita. 1. Haga clic en el botón Nueva tarea de la barra de herramientas. 2. En el cuadro de texto Título, escriba Hacer la lista de productos. 3. Mantenga la Prioridad en Media. 4. Compruebe que está seleccionada la casilla Programar tarea. 5. Escriba 15/01/02 en el campo Fecha. 6. Mantenga seleccionada la casilla de verificación Trasladada tras el vencimiento. 7. Seleccione la casilla Recordar y escriba 1 en el cuadro día(s) antes que aparece. Este recordatorio sólo se muestra en el software Palm Desktop; el handheld no admite recordatorios en las tareas pendientes. 8. Seleccione Profesional en el menú emergente principal Categorías, situado a la izquierda. 9. Haga clic en OK. 33 Capítulo 2 Tutorial Ahora tiene una tarea pendiente, con un recordatorio que aparece en la Agenda el día antes del vencimiento de la tarea. Tras hacer clic en OK, aparece la lista de tareas, para permitirle ver también las otras tareas. Una sincronización HotSync también intercambia las tareas pendientes nuevas entre el software Palm Desktop y el handheld, y actualiza todos los cambios efectuados en uno u otro. Cierre la aplicación Lista de tareas haciendo clic en el botón de cierre de la esquina superior izquierda de la ventana. Crear una nota Ha llegado el momento de hacer la lista de los productos que necesita. 1. Haga clic en el botón Nueva nota 2. Escriba un título para la nota: Productos necesarios. 3. Escriba 15/01/02 para la fecha. Puede conservar la hora que se muestra. 4. Seleccione Profesional en el menú emergente principal Categorías, situado a la izquierda. 5. Presione Retorno y escriba la lista de productos que necesita: 20 sacos de harina 5 paquetes de sal 10 paquetes de levadura 5 paquetes de azúcar 2 paquetes de canela 1 paquete de semillas de amapola 1 paquete de carvi 1 paquete de semillas de anís 1 paquete de romero 34 de la barra de herramientas. Acerca de los documentos adjuntos 6. Cierre la ventana Nota. De esta forma se guarda la nota y se cierra. Si desea consultar esta nota o modificarla, haga clic en el botón Nota de la barra de herramientas y, en la lista, haga doble clic en la nota. Una sincronización HotSync también intercambia las notas nuevas entre el software Palm Desktop y el handheld, y actualiza todos los cambios efectuados en las notas en uno u otro. Cuando termine, cierre la lista de notas. Si la Lista de tareas está abierta, ciérrela también. Acerca de los documentos adjuntos Los documentos adjuntos permiten conectar cualquier cita, dirección, nota o tarea pendiente con otra, a fin de permitir que la información relacionada siempre esté disponible. Para adjuntar un registro existente a otro, arrastre el registro de origen al de destino. Si desea adjuntar una tarjeta o una nota de la Libreta de direcciones, puede crear un documento adjunto seleccionando el icono en la barra de título de la tarjeta de dirección o de nota (espere hasta que se oscurezca el icono) y arrastrándolo al registro al que desee adjuntarlo. Por ejemplo, si ha creado una cita, y también cuenta con una dirección para la persona con la que tiene la cita, puede adjuntar ésta a la dirección si la arrastra hasta la tarjeta de dirección. También puede hacerlo en el otro sentido: arrastrar la tarjeta de dirección (por el icono de la barra de título) hasta la cita. Tras hacer esto, los elementos están adjuntos y puede pasar rápidamente de uno a otro para reunir información relacionada o de antecedentes. NOTA Los documentos adjuntos no se transfieren al handheld. Cuando se realiza una sincronización HotSync con registros que contienen documentos adjuntos, se transfieren al handheld todos los registros, pero no la relación entre ellos. Crear documentos adjuntos Ahora crearemos un documento adjunto para aprender su funcionamiento. Tiene una cita con Daniel García, el representante del proveedor mayorista de productos de repostería. Esta cita ya está creada en la Agenda. Cuando la creó, se le pidió que adjuntara la tarjeta de dirección de Daniel García a la nueva cita. Ahora adjuntaremos la nota que acaba de crear, con la lista de productos que necesita, a la cita con Daniel García. 35 Capítulo 2 36 Tutorial 1. Haga clic en el botón Agenda muestre la vista Semana. de la barra de herramientas, hasta que se 2. Busque la cita que ha titulado Reunión con Daniel García, en enero de 2002, por la mañana. (El día en que se muestra en la Agenda puede variar.) 3. Haga clic en el botón Notas 4. Reduzca el tamaño de la ventana Lista de notas y de la ventana de vista Semana, para poder ver la lista de notas y la cita al mismo tiempo. 5. Desplácese en la lista de notas hasta que aparezca Productos necesarios. Seleccione esta línea, haciendo clic una vez en ella. 6. Coloque el puntero sobre el icono del control . de la barra de herramientas. Crear documentos adjuntos 7. Arrastre la nota Productos necesarios a la cita titulada Reunión con Daniel García. Mientras arrastra verá un puntero y aparecerá un cuadro alrededor de la cita. 8. Aparece un clip cuando se selecciona la cita con Daniel García. Suelte el botón del ratón. Ahora la nota está adjunta a la cita. 9. Examine la nota en la lista de notas, y observe que tiene a su lado un menú emergente con un clip, para mostrar que la nota tiene un documento adjunto. Menú emergente del clip 10. Haga clic y mantenga pulsado el menú emergente del clip para abrir el menú de documentos adjuntos. Seleccione el título de la cita. Aparece la Agenda y muestra la cita. 37 Capítulo 2 Tutorial 11. En la cita, haga clic en el menú emergente del clip. Observe que ahora la cita tiene dos documentos adjuntos: la nota que acaba de adjuntar (bajo Notas), y la dirección de Daniel García (bajo Direcciones), que se adjuntó de forma automática al crear la cita. Si lo desea, puede ir directamente a la nota o a la dirección. Se pueden crear tantos documentos adjuntos como remisiones se deseen a las citas, direcciones, notas o tareas pendientes que desee. Existen efectos de sonido especiales para adjuntar una clase de entrada a otra. El volumen de dichos sonidos puede ajustarse en el área General del cuadro de diálogo Preferencias. (Abra el cuadro de diálogo, seleccionando Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9, y haga clic en el botón General.) Cuando termine, cierre las ventanas abiertas, haciendo clic en el botón de cierre de la esquina superior izquierda. Usar la función Adjuntar elemento existente Si lo prefiere, puede usar otro método para crear documentos adjuntos. 38 1. Seleccione una cita, haciendo clic en ella, o haga clic en una dirección, nota o tarea pendiente en la vista de lista. 2. Elija Adjuntar a en el menú Crear y, a continuación, seleccione Elemento existente. 3. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Adjuntar elemento existente. Haga clic en el control del cuadro de diálogo y arrastre el elemento seleccionado a otro elemento. Imprimir etiquetas Imprimir etiquetas Ha llegado la hora de hacer un poco de publicidad. Desea enviar folletos a una lista de clientes que ya contiene el archivo Bakery, y necesita crear etiquetas de correo para ellos. En este tutorial, imprimiremos una tirada de prueba en papel normal, en lugar de usar etiquetas reales. 1. Haga clic en el botón Direcciones de la barra de herramientas. 2. Con la lista en la pantalla, haga clic en el botón Imprimir herramientas. 3. La primera vez que imprima, aparecerá un cuadro donde se le pregunta si desea usar un planificador diario. Para configurar el planificador diario, elija la marca de su planificador diario en el menú emergente superior. En el menú emergente inferior seleccione el tamaño de la carpeta de planificador diario que desee. de la barra de Si no utiliza un planificador diario, mantenga visible la opción del menú emergente superior Ninguna. (Esta opción puede cambiarse más adelante.) 4. Haga clic en OK. 5. Cuando se abra el cuadro de diálogo Imprimir, asegúrese de que esté seleccionado el botón Direcciones. 6. En el menú emergente Imprimir como, elija Etiquetas de correo. Los otros menús emergentes contienen configuraciones para las etiquetas de correo. En este ejercicio, no modifique estas configuraciones. En el área de vista preliminar se muestra un ejemplo del aspecto que tendrá la página de etiquetas. 7. Haga clic en Imprimir. 39 Capítulo 2 Tutorial 8. Cuando se abra el cuadro de diálogo Imprimir, escriba 1 en los cuadros Desde y Hasta para que sólo se imprima la primera página de etiquetas. 9. Verifique que la impresora está conectada y encendida, y haga clic en Imprimir. Se imprime una página de “etiquetas” en el papel normal de la impresora. Si lo desea, imprima otra página con otras opciones para ver el resultado. Usar la aplicación Instant Palm™ Desktop La aplicación Instant Palm™ Desktop proporciona un acceso rápido a muchas de las funciones utilizadas con más frecuencia en el software Palm Desktop y en HotSync Manager. En Mac OS X, el menú Instant Palm Desktop aparece al mantener pulsado el icono de Palm Desktop en el Dock, cuando Palm Desktop se está ejecutando. En Mac OS 9, el menú Instant Palm Desktop aparece cerca de la esquina superior derecha de la pantalla. Siempre está disponible, excepto si la preferencia del menú Instant Palm Desktop está desactivada. Icono de menú Instant Palm Desktop en Mac OS 9 En Mac OS 9, verá el icono de Instant Palm Desktop en la esquina superior derecha de la pantalla 40 Mostrar los números de teléfono de uso más frecuente En Mac OS X, el menú Instant Palm Desktop aparece al mantener pulsado el icono de Palm Desktop en el Dock (se debe estar ejecutando Palm Desktop para que aparezca el menú). Mantenga pulsado el icono de Palm Desktop en el Dock Mostrar los números de teléfono de uso más frecuente Para obtener un acceso rápido, puede mostrar en el menú Instant Palm Desktop los nombres y números de teléfono de las personas a las que llame con más frecuencia. 1. Elija Buscar dirección en el menú Instant Palm Desktop. 2. Cuando se abra el cuadro de diálogo Buscar, escriba daniel garcía. (No se distinguen mayúsculas y minúsculas.) 3. Cuando aparezca el nombre en la lista, selecciónelo, haciendo clic en él una vez. 41 Capítulo 2 Tutorial 4. Haga clic en Añadir al menú. 5. Seleccione una casilla de verificación por cada número de teléfono que desee incluir en el menú Instant Palm Desktop. (Para quitar números de teléfono del menú Instant Palm Desktop, anule la selección de estas casillas.) Seleccione para agregar al menú Instant Palm Desktop 6. Haga clic en OK. Ahora se mostrará Daniel García en el menú Instant Palm Desktop, bajo Direcciones. También puede añadir o quitar números de teléfono en el menú Instant Palm Desktop si abre la tarjeta de dirección en el software Palm Desktop y hace clic en la sección Teléfonos. Seleccione los números de teléfono que desee mostrar en el menú Instant Palm Desktop. Anule la selección de los números de teléfono para retirarlos del menú Instant Palm Desktop. Seleccione para agregar al menú Instant Palm Desktop 42 Copia de seguridad de los datos Copia de seguridad de los datos Sus datos son una propiedad muy valiosa. Haga copias de seguridad con regularidad, para estar protegido en caso de fallo de su equipo, borrado accidental de archivos u otros errores. Para realizar una copia de seguridad de su archivo de datos de usuario de Palm Desktop, haga una copia de dicho archivo. Seleccione Guardar como copia en el menú Archivo y escriba un nombre nuevo, como “Copia de Arturo Reyes3 Ene” en el cuadro de diálogo Guardar como copia. Aplicar decorados Los decorados ofrecen un medio divertido para personalizar el aspecto de su software Palm Desktop con colores y texturas. 1. Abra su archivo de Palm Desktop, haciendo doble clic en su icono. También puede elegir Abrir Palm Desktop en el menú Instant Palm Desktop. 2. Elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. 3. Haga clic en el botón Decorado. 4. Seleccione uno de los decorados en la lista desplazable. 5. Haga clic en Aplicar para asignar este decorado al archivo. Los decorados se pueden cambiar en cualquier momento. Los decorados solamente cambian el aspecto de la pantalla. No cambian el resultado impreso de la información. 43 Capítulo 2 Tutorial ¿Y ahora qué? ¡Felicitaciones! Ha finalizado el tutorial. Le hemos mostrado algunas maneras en que el software Palm Desktop puede hacerle la vida un poco más fácil. ■ Si está listo para sincronizar la información del software Palm Desktop con la de su handheld, consulte “Acerca de las sincronizaciones HotSync” en el Capítulo 12. ■ Si tiene alguna duda que el tutorial no le ha aclarado, busque en el Contenido de esta guía, que le ayudará a encontrar rápidamente la información que necesita. O busque en el Índice, si sabe exactamente qué busca. El software Palm Desktop también incluye un extenso sistema de Ayuda en pantalla. Está disponible en pantalla siempre que lo necesite. Sencillamente elija Ayuda de Palm Desktop en el menú Ayuda. También puede obtener acceso a la Ayuda relativa a un tema concreto si hace clic en el signo de interrogación de un cuadro de diálogo. 44 CAPÍTULO 3 Utilización de la Libreta de direcciones En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para trabajar con información de contactos y listas de direcciones. Acerca de la Libreta de direcciones La aplicación Libreta de direcciones del software Palm™ Desktop le ayuda a administrar la información sobre sus socios comerciales, amigos, familiares y otras personas con las cuales está en contacto. Puede escribir nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones electrónicas, fechas de cumpleaños, sitios Web, comentarios, etc. Las direcciones se pueden organizar por categoría, ordenar, imprimir y buscar de acuerdo a cualquier criterio. También es posible marcar números telefónicos y copiar direcciones en las cartas automáticamente. Las direcciones pueden exportarse como un archivo con formato vCard e importarse en la Libreta de direcciones del Palm Desktop de otra persona o en cualquier gestor de información personal que admita la norma vCard. Esta función resuelve el problema de compartir direcciones entre un equipo Mac y un equipo Windows. Las direcciones que se introducen en el software Palm Desktop aparecen en la aplicación Libreta de direcciones de su handheld después de una sincronización HotSync®. Ver direcciones Puede ver las direcciones en forma de: ■ Tarjeta de dirección, para ver una dirección a la vez. También puede cambiar la información de dirección existente cuando visualiza la tarjeta de dirección. ■ Lista de direcciones, para ver varios registros de la información de contacto a la vez. Para ver una lista de direcciones, elija Lista de direcciones en el menú Ver o haga clic en el botón Direcciones de la barra de herramientas. Si desea más información sobre las vistas de lista, consulte el Capítulo 7. 45 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones Crear y modificar direcciones Para crear una dirección, elija Dirección en el menú Crear o haga clic en el botón Nueva dirección de la barra de herramientas. Aparecerá una nueva tarjeta de dirección con la sección Nombre expandida y el campo de nombre resaltado. Al escribir la información, pulse Tab para pasar de un campo a otro (o Mayús-Tab para ir hacia atrás). Pulse Intro o Retorno para pasar de una sección a otra. Escriba la información en una tarjeta de dirección Cambiar la información La información de una entrada existente en la Libreta de direcciones se modifica localizándola en la lista y haciendo doble clic en ella. . Haga doble clic en una entrada de la lista para editarla También puede utilizar la función Buscar para localizar la entrada que desee. Si desea más información, consulte el Capítulo 8. La tarjeta de dirección está dividida en secciones para facilitar la visualización y edición. Haga clic en una sección para expandirla de manera que pueda trabajar con más facilidad. Si hace clic en un campo específico, dicho campo se resalta cuando se expande la sección. Si hace clic fuera de la parte expandida de la sección, ésta se oculta. 46 Crear y modificar direcciones Haga clic para expandir y editar información Si se incluye un país en la dirección de una persona, la tarjeta de dirección rellenada, y cualquier copia impresa de ella, se adaptará automáticamente al formato de las direcciones de ese país. Puede editar los estilos de dirección internacionales en las preferencias de la Libreta de direcciones. La sección Información adicional incluye campos para Comentarios, Correo, Sitio Web, Cumpleaños, Edad y Categorías, así como varios campos personalizados (el número de campos personalizados se define en el cuadro de diálogo de preferencias de direcciones). Consulte “Transferir direcciones al handheld”, más adelante en este capítulo, para obtener información acerca de cómo se transfieren los campos de la sección Información adicional a su handheld. El campo Comentarios es un sitio ideal para anotar información breve específica para una persona concreta. Si tiene información que posiblemente se aplique a varios de sus contactos, por ejemplo, cónyuge o pareja, hijos, colores favoritos, quizás le convenga crear un campo personalizado para dicha información. Puede almacenar información más extensa en una nota adjunta a la entrada de la Libreta de direcciones. Si desea más información, consulte el Capítulo 5 y el Capítulo 9. Si se añade o cambia la información, aparece la fecha de modificación en la esquina inferior derecha de la tarjeta de dirección. Los cambios efectuados en las entradas de la lista de direcciones se actualizan en el handheld después de una sincronización HotSync. 47 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones Al expandir la sección Teléfonos, verá casillas de verificación a la derecha de cada número de teléfono. Seleccione una de las casillas para incluir el número de teléfono correspondiente en el menú Instant Palm™ Desktop. Anule la selección de la casilla para eliminar el número de teléfono del menú. Para obtener más información, consulte “Utilización de direcciones” en el Capítulo 13. Sección Nombre: para nombre, puesto e información de la compañía Sección Teléfonos: para números de teléfono y de fax. Haga clic en la casilla para mostrar el número en el menú Instant Palm Desktop Sección Dirección: para la información de dirección Sección Dirección: para la información de dirección Sección Información adicional: para comentarios, correo electrónico, sitio web, cumpleaños, categoría e información adicional que usted desee Utilizar y cambiar listas de selección Algunos campos de la tarjeta de dirección proporcionan un menú emergente en el cual puede elegir una entrada en lugar de tener que escribirla. Dichos campos tienen a su lado un triángulo . Haga clic en el triángulo y elija una de las entradas del menú emergente. Cuando se escribe en un campo que tiene una lista de selección, lo que se escribe se agrega al menú emergente. (Esta función se puede desactivar. Consulte “Establecer preferencias de la Libreta de direcciones” en este capítulo.) Seleccione una entrada del menú emergente 48 Crear y modificar direcciones Para agregar automáticamente las entradas que acaba de introducir a las listas de selección de los campos Correo, Sitio Web y Personalizada, elija Dirección en el menú Crear. En la sección Información adicional, haga clic en el triángulo situado junto al campo y elija Opciones de campo en el menú emergente. Seleccione la casilla de verificación Añadir automáticamente elementos al menú. NOTA Sólo se agregan a las listas de selección las entradas recién añadidas. Las entradas de datos importados no se añaden. Si desea agregar entradas importadas a una lista de selección, haga clic en el menú emergente correspondiente al campo y elija Añadir al menú. Utilizar relleno automático Si escribe en un campo que tiene una lista de entradas, las entradas que coinciden con el texto que escribe se muestran a medida que lo va escribiendo. Entonces puede pulsar Tabulador o hacer clic fuera del campo para aceptar la entrada con relleno automático, o puede seguir escribiendo si la entrada no es lo que usted desea. Puede activar o desactivar el relleno automático en Preferencias. Utilizar cambio automático a mayúsculas Puede hacer que la primera letra de cualquier palabra que escriba se cambie automáticamente a una mayúscula. Si esta opción de preferencia está activa, la primera letra de cada palabra que escribe se cambiará automáticamente a mayúsculas después de que pulse Tabulador o haga clic fuera del campo. Para el campo Nombre y los dos campos de dirección, esta opción se puede definir en el cuadro de diálogo de preferencias de direcciones. Para los campos Correo y Personalizados, defina esta opción haciendo clic en el triángulo situado junto al campo en la sección Información adicional y elija Opciones de campo. Formato de números de teléfono El formato de los números de teléfono se aplica automáticamente. Después de escribir los números y pulsar Tabulador o hacer clic fuera del campo, los números tendrán el formato de número de teléfono que se especificó en el cuadro de diálogo de preferencias de direcciones. Puede especificar el código de área predeterminado en el cuadro de diálogo de preferencias de direcciones. Al hacerlo, se inserta el código de área si se escribe un número de teléfono que no cuente con uno. Escriba el número de teléfono de siete dígitos, luego pulse Tabulador o haga clic fuera del campo. Aparece el código de área local y el número de teléfono queda formateado. NOTA Los números de teléfono no se formatean automáticamente, salvo que se especifique un código de área predeterminado en el cuadro de dialogo de preferencias de direcciones. 49 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones Establecer las opciones de campo personalizado En la sección Información adicional, en la parte inferior de la tarjeta de dirección, se pueden personalizar los campos Cumpleaños, Correo, Sitio Web y Personalizado. Para facilitar el uso de estos campos, puede cambiar su nombre haciendo clic en el botón y seleccionando Opciones de campo en el menú emergente. Seleccione Opciones de campo para cambiar el nombre de campo Escriba aquí el nuevo nombre del campo Elija si desea mayúsculas en las entradas Seleccione para agregar de manera automática al menú emergente las entradas que se escriben Seleccione para mostrar un botón que permite obtener acceso a documentos adjuntos, correo electrónico o el Web Si usted es programador de AppleScript, puede crear un archivo de AppleScript, adjuntarlo a un campo personalizado y, a continuación, activarlo con un botón. En primer lugar, cree el archivo AppleScript. A continuación, sitúe el archivo AppleScript completado en una carpeta llamada Field Options Scripts, que debe crear dentro de la carpeta Palm Desktop en la siguiente ubicación: ■ Mac OS X: Para que el archivo AppleScript esté disponible para un solo usuario, cree la carpeta en /Users/[nombre de usuario de Mac]/ Library/Application Support/Palm Desktop/. Para que el archivo AppleScript esté disponible para todos los usuarios de Palm Desktop, cree la carpeta en /Library/Application Support/Palm Desktop/. ■ Mac OS 9: Cree la carpeta en /System/Application Support/Palm Desktop/. En la tarjeta de dirección, haga clic en la sección Información adicional, y después haga doble clic en el nombre del campo personalizado. Después, active la casilla de verificación Botón AppleScript en el cuadro de diálogo Opciones de campo personalizado, seleccione el archivo de AppleScript en el menú emergente Archivo de Script y, a continuación, elija un botón del menú emergente Icono de botón. El botón aparece junto al campo personalizado. Haga clic en el botón y se activará AppleScript. 50 Crear y modificar direcciones NOTA Para poder ejecutar los AppleScripts, debe tener instaladas las extensiones de sistema AppleScript apropiadas en su equipo. Para obtener más información, consulte la documentación suministrada con el software de sistema operativo de su equipo. Para obtener información acerca de cómo crear archivos AppleScript, consulte la documentación suministrada con sus herramientas de programador de AppleScript. Se pueden modificar los elementos que aparecen en los menús emergentes de los campos personalizados mediante la opción Editar menú. Utilice esta opción para agregar, cambiar o retirar elementos del menú emergente. Aparece el cuadro de diálogo Editar menú. Haga clic para eliminar un elemento seleccionado del menú emergente Haga clic para editar un elemento de menú Haga clic para editar un elemento de menú seleccionado Haga clic para agregar un nuevo elemento de menú al menú emergente Utilizar los campos Correo y Sitio Web Se puede enviar correo electrónico y examinar páginas en el Web automáticamente usando los campos Correo y Sitio Web, junto con una aplicación de correo electrónico y un explorador de Web. NOTA Debe tener instalada una aplicación de correo electrónico en su equipo para poder utilizar el botón Correo. Para poder usar el botón Sitio Web, debe tener instalado Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer u otro explorador. En la tarjeta de dirección, haga clic en la sección Información adicional. Escriba la dirección electrónica y la dirección del sitio Web de una persona en los campos Correo y Sitio Web. Luego haga clic en el botón situado a la izquierda de cualquiera de los dos campos. ■ El botón Correo inicia la aplicación de correo electrónico, crea un mensaje electrónico nuevo e inserta la dirección electrónica de la persona en el campo A. Su dirección electrónica aparece en el campo De. ■ El botón Sitio Web inicia el explorador de Web, inserta la dirección del sitio Web de la persona y le conecta con el sitio Web de la persona. Haga clic para enviar un mensaje electrónico Haga clic para ver el sitio Web de la persona 51 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones Utilizar el recordatorio de cumpleaños La Libreta de direcciones le permite mantenerse al tanto de las fechas de cumpleaños. En la sección Información adicional de la tarjeta de dirección, escriba la fecha de cumpleaños de la persona en el campo Cumpleaños. Al pulsar Tabulador o hacer clic fuera del campo, se crea una cita sin hora para esa persona en la fecha de su cumpleaños. Se programa una tarea pendiente para el cumpleaños, y se añade un recordatorio al día anterior en cinco días a la fecha del cumpleaños. Si lo prefiere, puede escribir sólo el mes y el día. Si escribe también el año de nacimiento, la edad de la persona aparece en la tarjeta. También puede escribir el mes y el día del cumpleaños y después introducir la edad en el campo Edad y el año de nacimiento se introducirá en el campo Cumpleaños. Puede especificar la fecha de cumpleaños en cualquiera de estos formatos: 5/26/1960 5.26.1960 5.26.60 Mayo 26, 1960 5/26 Mayo 26, 1960 5.26 Mayo 26 Los campos Cumpleaños y Edad se transfieren al campo Nota para la entrada correspondiente de la Libreta de direcciones del handheld. 52 Copiar la información de la Libreta de direcciones Copiar la información de la Libreta de direcciones La información de una tarjeta de dirección se puede copiar y pegar en una nota, otra tarjeta de dirección u otra aplicación. Elija Copiar especial del menú Edición para copiar el nombre completo de la persona, su dirección, su empresa o una combinación de éstas. Puede elegir entre copiar la dirección principal, almacenada en la sección de direcciones en el lado izquierdo de la tarjeta de dirección, o la dirección secundaria, almacenada en la sección de direcciones en el lado derecho de la tarjeta. Si desea copiar la información en un campo solamente, haga clic en dicho campo para seleccionarlo, asegúrese de que el texto en el campo se encuentre resaltado y elija Copiar del menú Edición. Transferir direcciones al handheld Cuando se realiza una sincronización HotSync se transfieren las entradas nuevas de la Libreta de direcciones y los cambios en las entradas ya existentes a la aplicación Libreta de direcciones del handheld. Con esta operación también se desplazan los nuevos elementos de la Libreta de direcciones a la Lista de direcciones del software Palm Desktop, y se sincronizan todos los cambios efectuados en el handheld o el equipo. La lista siguiente muestra los detalles de la transferencia de datos de direcciones entre el equipo y el handheld: Elementos del software Palm Desktop Se transfieren a la Libreta de direcciones en el handheld como Apellidos Apellidos Nombre Nombre Prefijo, Sufijo, Apodo No se transfieren al handheld Puesto Puesto 53 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones Elementos del software Palm Desktop Se transfieren a la Libreta de direcciones en el handheld como Compañía Compañía División No se transfiere al handheld Teléfono 1 y extensión Teléfono del trabajo y extensión en el mismo campo (primer campo de teléfono) La etiqueta predeterminada del primer campo de teléfono es "Trabajo". Si cambia la etiqueta del campo, Teléfono 1 se seguirá transfiriendo al primer campo de teléfono en el handheld Teléfono 2 y extensión Teléfono de casa y extensión en el mismo campo (segundo campo de teléfono) Teléfono 3 y extensión Teléfono del fax y extensión en el mismo campo (tercer campo de teléfono) Teléfono 4 y extensión Teléfono móvil y extensión en el mismo campo (cuarto campo de teléfono) Correo electrónico Correo electrónico (quinto campo de teléfono) Formatos de número Como se introduzcan de teléfono Comentarios Nota de Libreta de direcciones, sección de comentarios Calle, ciudad, provincia, código postal, país Dirección, ciudad, provincia, código postal, país Dirección secundaria Nota de Libreta de direcciones, sección de dirección secundaria 54 Categorías La primera categoría que se asigna a una entrada se transfiere al handheld. La segunda categoría no se transfiere. Consulte “Transferir categorías al handheld” en el Capítulo 8. Cumpleaños Nota de Libreta de direcciones Edad Nota de Libreta de direcciones Sitio Web Nota de Libreta de direcciones Campos personalizados 1 a 4 Personalizado 1 a Personalizado 4 Campos personalizados 5 a 9 No se transfieren al handheld Confidencial Confidencial Marcar direcciones para imprimir Elementos del software Palm Desktop Se transfieren a la Libreta de direcciones en el handheld como Documentos adjuntos a las entradas, como notas, citas de la Agenda o tareas pendientes Las relaciones no se transfieren al handheld. Archivos adjuntos, por ejemplo, cartas No se transfieren al handheld La entrada de la Libreta de direcciones y sus elementos adjuntos se transfieren a las aplicaciones correspondientes del handheld. La relación entre los elementos, no obstante, no se transfiere. Marcar direcciones para imprimir En algunos casos es posible que desee imprimir sólo algunas de las direcciones de la lista. Por ejemplo, podría desear escribir sobres sólo para sus compañeros de trabajo, o imprimir etiquetas solamente para sus amigos y familiares. Se pueden marcar direcciones en la lista de direcciones. Seleccione Lista de direcciones en el menú Ver o haga clic en el botón Direcciones de la barra de herramientas. En la lista de direcciones, seleccione la casilla situada a la izquierda de los elementos que desee marcar. Seleccione la casilla situada junto a un elemento para marcarlo Si desea marcar o eliminar la marca de todas las direcciones rápidamente, elija Marcar todo o Anular Marcar todo del menú Edición. También puede marcar las direcciones una por una, haciendo clic en la casilla de la esquina de la tarjeta de dirección. Haga clic en la casilla para marcar este elemento Para imprimir los elementos marcados, elija Imprimir del menú Archivo y haga clic en Direcciones. En el menú emergente Qué direcciones del cuadro de diálogo Imprimir, elija “Direcciones marcadas.” Si desea más información sobre cómo imprimir entradas de la Libreta de direcciones, consulte el Capítulo 11. 55 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones También puede marcar elementos para ordenar y filtrar la lista de direcciones. Si desea más información, consulte el Capítulo 7. Adjuntar una carta a una entrada de la Libreta de direcciones Puede copiar el nombre y la dirección de una entrada de la Libreta de direcciones en una plantilla de carta de ClarisWorks, AppleWorks o MacWrite Pro, y después adjuntar una copia de la carta con dirección completada a la tarjeta de dirección. Para ello, debe tener instalado ClarisWorks 4.0 o superior, AppleWorks o MacWrite Pro 1.5v3 en el sistema. La plantilla de carta personalizada se almacena en la carpeta Letter Templates de Application Support/Palm Desktop/. NOTA La carta que se crea mediante este proceso no se transfiere al handheld durante una sincronización HotSync. Agregar una dirección a una plantilla de carta Abra una tarjeta de dirección, haga clic en la dirección a la que desee enviar la carta y después haga clic en el botón Adjuntar carta situado justo encima de la dirección. Haga clic en el botón situado encima de la dirección que desee usar La primera vez que se utiliza esta función, aparece un mensaje que sugiere personalizar la plantilla de carta. Haga clic en OK, luego haga clic en Personalizar en el cuadro de diálogo Adjuntar carta. Elija el procesador de textos (seleccione ClarisWorks para AppleWorks) Elija la plantilla que desea utilizar Haga clic para poner su dirección en la carta La plantilla de carta se abre en el procesador de textos. Contiene instrucciones sobre cómo personalizarla. 56 Suprimir direcciones Cuando termine de personalizar la plantilla de carta, regrese al cuadro de diálogo Adjuntar carta. Elija el procesador de textos del menú emergente Procesador de textos, luego seleccione una plantilla. Haga clic en Adjuntar. El procesador de textos abre la plantilla de carta, se insertan el nombre y la dirección de la persona y se abre el cuadro de diálogo Guardar como del procesador de textos. Elija un nombre para la carta y haga clic en OK para guardarla. Se crea un documento adjunto de la carta dirigida a la persona. Haga clic en el nombre de la persona en el menú emergente del clip y seleccione la carta para abrirla en el procesador de textos, editar la dirección si fuese necesario e imprimirla. Consulte la ayuda en línea para obtener más información acerca de cómo trabajar con plantillas de carta. Suprimir direcciones Las direcciones se pueden eliminar en cualquier momento. Para eliminar un elemento, abra la tarjeta de dirección que desee eliminar o selecciónela en la lista de direcciones. A continuación, seleccione Suprimir dirección del menú Edición o haga clic en el botón Suprimir de la barra de herramientas. La próxima vez que se realice una sincronización HotSync, los elementos eliminados del software Palm Desktop también serán eliminados del handheld. Si desea más información acerca de cómo almacenar los elementos que se eliminan del handheld, consulte “Archivar datos eliminados del handheld” en el Capítulo 12. Marcar números de teléfono El número de teléfono se puede marcar automáticamente si el equipo tiene conectado un módem. También se puede marcar un número de teléfono reproduciendo los tonos de llamada por los altavoces del equipo. NOTA Cuando se abre el software Palm Desktop, éste determina los métodos que están disponibles para marcar un número de teléfono y los muestra en las preferencias de Marcado. Si su equipo utiliza una versión de Mac OS X y también tiene conectado un módem, pero en la lista del menú emergente Marcar en no figura la opción Módem, esto se debe a que la combinación particular del sistema operativo y el software Palm Desktop en su equipo no permite el uso de un módem. Para marcar el número de teléfono mediante un módem, asegúrese de que el módem está conectado al equipo y está encendido. El módem deberá estar conectado a la misma línea que el teléfono que desee usar. Elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9 y haga clic en el botón Marcar. En el menú emergente Marcar en, elija Puerto de módem y haga clic en OK. (En Mac OS X, la opción Puerto de módem no está disponible si la versión no habilita la marcación por módem.) 57 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones En una tarjeta de dirección, haga clic en el botón de teléfono que se encuentra junto al número que desea marcar. Haga clic para marcar el número de teléfono Si ha seleccionado “Confirmar número antes de marcar” en las preferencias de Marcado, se abre un cuadro de diálogo que le solicita confirmar si desea marcar el número de teléfono. De lo contrario, el teléfono empieza a marcar inmediatamente. Corrija el número de teléfono si es necesario Haga clic para definir las preferencias de marcado Haga clic para marcar el número de teléfono Si decide no hacer la llamada, puede hacer clic en Cancelar para detener el marcado y liberar el módem. Haga clic en Cancelar para detener el marcado Cuando termine de marcar mediante el módem, levante el auricular del teléfono y haga clic en el botón Colgar para liberar el módem de manera que pueda hablar a través del auricular. Se puede especificar el código de área local en las preferencias de Marcado, de manera que se agregue un código de área cuando sea necesario. Esto es especialmente útil si viaja con su equipo. Marcar números internacionales En la sección Teléfonos de la tarjeta de dirección, introduzca el signo más (+) antes de los números de teléfono internacionales. Se utilizará el prefijo de llamada internacional (especificado en las preferencias de Marcado) para marcar el número de teléfono. Establecer preferencias de marcado Para definir las preferencias de marcado del teléfono, elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9 y haga clic en el botón Marcar. 58 Marcar números de teléfono NOTA Cuando se abre el software Palm Desktop, éste determina los métodos que están disponibles para marcar un número de teléfono y los muestra en las preferencias de Marcado. Si su equipo utiliza una versión de Mac OS X y también tiene conectado un módem, pero en la lista del menú emergente Marcar en no figura la opción Módem, esto se debe a que la combinación particular del sistema operativo y el software Palm Desktop en su equipo no permite el uso de un módem. Haga clic en Marcar Elija marcado a través del módem o el altavoz Haga clic para configurar el módem Escriba el código de área en el que se encuentra ahora Seleccione para ver el cuadro de diálogo Confirmar marcado Introduzca el prefijo para la línea externa, si hay uno Seleccione o anule la selección según sea necesario si viaja con su equipo Introduzca el sufijo para llamadas de larga distancia, si hay uno Introduzca el prefijo para llamadas internacionales, si es necesario El campo Preceder todas las llamadas puede contener cualquier número que deba marcarse, por ejemplo, 9 para una línea externa, un número de acceso para una compañía de larga distancia, o un número de tarjeta de llamadas. El campo Prefijo larga distancia puede contener cualquier número que deba marcarse para hacer una llamada de larga distancia, por ejemplo, 1. Configuración del módem para marcar Puede configurar el módem haciendo clic en el botón Configurar del panel de preferencias de Marcado. La configuración correcta del módem depende del módem y del servicio telefónico. Si desea información sobre la configuración correcta del módem, consulte la guía del usuario suministrada con el módem. Si desea más información sobre el marcado por tonos o por pulsos, póngase en contacto con la oficina de teléfonos local. NOTA Cuando se abre el software Palm Desktop, éste determina los métodos que están disponibles para marcar un número de teléfono y los muestra en las preferencias de Marcado. Si su equipo utiliza una versión de Mac OS X y también tiene conectado un módem, pero en la lista del menú emergente Marcar en no figura la opción Módem, esto se debe a que la combinación particular del sistema operativo y el software Palm Desktop en su equipo no permite el uso de un módem. 59 Capítulo 3 Utilización de la Libreta de direcciones En la siguiente pantalla se muestra el cuadro de diálogo Configuración de módem en Mac OS 9. En la oficina de teléfonos local solicite información sobre marcado por pulsos o tonos Consulte la guía del usuario del módem para obtener información sobre la configuración correcta Establecer preferencias de la Libreta de direcciones Para definir las preferencias de las tarjetas de visita, elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9 y, a continuación, haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Preferencias. Haga clic en el botón Direcciones Seleccione las preferencias para los campos Nombre, Dirección y Teléfono Cambie las etiquetas para los campos de teléfono y de dirección Elija los formatos para los campos de dirección Puede cambiar los formatos de las direcciones internacionales o agregar nuevos. Para cambiar un formato de dirección, seleccione el país y haga clic en Editar. Para 60 Establecer preferencias de la Libreta de direcciones agregar un nuevo formato de dirección para un país, haga clic en Añadir. Aparece el cuadro de diálogo Diseño de dirección. Agregue o cambie el nombre del país si es necesario Elija el elemento de dirección que desea en esta posición Si desea incluir un carácter entre los elementos de una dirección, escríbalo en el cuadro 61 Capítulo 3 62 Utilización de la Libreta de direcciones CAPÍTULO 4 Utilización de la Agenda En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para trabajar con la Agenda. Acerca de la Agenda La Agenda ofrece un medio para consultar el calendario. Puede desplazarse fácilmente por la Agenda para ver diferentes días, semanas o meses. En la Agenda puede hacer lo siguiente: ■ Añadir, cambiar y desplazar citas ■ Crear citas repetitivas o continuas ■ Crear citas sin hora ■ Cambiar la duración de las citas ■ Añadir, cambiar y desplazar tareas pendientes ■ Establecer alarmas ■ Marcar tareas completadas ■ Crear documentos adjuntos Las citas nuevas de la Agenda y los cambios en las citas ya existentes se transfieren a la aplicación Agenda del handheld cuando se realiza una sincronización HotSync®. Ver la Agenda La Agenda contiene tres vistas: Día, Semana y Mes. En las tres se muestran las citas. Se puede pasar rápidamente de una vista a otra haciendo clic en una de las fichas del margen derecho de la ventana de la Agenda o haciendo clic varias veces en el botón Agenda de la barra de herramientas. 63 Capítulo 4 Utilización de la Agenda Usar la vista Día Para ver un solo día, haga clic en la ficha Día de la Agenda o elija Agenda del menú Ver y luego elija Día. Una marca de verificación indica una tarea completada Haga clic para trasladarse al día anterior o al día siguiente La línea de color se extiende a medida que avanza el día y se muestra la hora actual La zona en blanco indica las horas laborales Si la pantalla de su equipo es pequeña, puede definir las preferencias de la Agenda para mostrar más horas en el área de citas Cita En esta área aparece una lista de sus tareas por orden de prioridad Usar la vista Semana Para ver varios días a la vez, haga clic en la ficha Semana de la Agenda o elija Agenda en el menú Ver y luego elija Semana. De manera predeterminada aparecen cinco días, pero se puede cambiar el número de días que se muestran. Haga clic para mostrar el día anterior o el día siguiente (con respecto al día de hoy). Para mostrar la semana anterior o la siguiente haga clic mientras pulsa la tecla Opción. Haga clic para quitar o agregar un día a la vista Citas La línea de color se extiende a medida que avanza el día y se muestra la hora actual En este área aparecen las tareas pendientes Una marca de verificación indica una tarea completada 64 Si la pantalla de su equipo es pequeña, puede definir las preferencias de la Agenda para mostrar más horas en el área de citas Añadir información a la Agenda Usar la vista Mes Para ver un mes completo, haga clic en la ficha Mes de la Agenda o elija Agenda en el menú Ver y luego elija Mes. Haga clic para pasar al mes anterior o al mes siguiente Cita sin hora Las tareas pendientes se indican mediante un punto Una cita se indica con una hora Mostrar u ocultar entradas de la vista Mes No hay mucho espacio en la vista Mes para mostrar el texto de todas las citas. De forma predeterminada se muestran todas las tareas pendientes y todas las citas. Si lo desea, puede ocultar las citas o las tareas pendientes para poder ver el otro tipo de elemento fácilmente. También puede ocultar las tareas pendientes y las citas con hora, para que sólo se muestren las citas sin hora. Para ocultar las citas, seleccione Agenda en el menú Ver y, a continuación, anule la selección de Mostrar citas. Para ocultar las tareas pendientes, seleccione Agenda en el menú Ver y, a continuación, anule la selección de Mostrar tareas. Esta configuración no afecta al modo de transferencia de las citas al handheld durante una sincronización HotSync. Todos los elementos se transfieren y están visibles en el handheld. Añadir información a la Agenda Puede crear citas y tareas pendientes en cualquiera de las vistas de la Agenda. Crear una cita con hora Una cita única tiene lugar una sola vez, por ejemplo, una entrevista o la demostración de un producto. Puede crear una cita en la vista Día o Semana haciendo doble clic en la fecha y hora que desee. También puede seleccionar Cita en el menú Crear o hacer clic en el botón Cita nueva de la barra de herramientas. 65 Capítulo 4 Utilización de la Agenda Escriba un título Escriba una fecha o elíjala en el menú emergente de calendario Haga clic para crear otra cita Seleccione una o dos categorías de los menús emergentes En la vista Mes, si hace doble clic en un día (debajo del número de la fecha), se le solicitará que cree una tarea pendiente o una cita. Haga clic en el botón de cita en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en OK. Crear citas repetitivas o continuas Una cita repetitiva tiene lugar de forma regular, por ejemplo, una reunión semanal del personal. Una cita continua es aquélla que ocupa varios días consecutivos, por ejemplo, una conferencia o unas vacaciones. En el cuadro de diálogo Cita, seleccione Repetir cita. A continuación, seleccione el intervalo que desee en el menú emergente y escriba la fecha de la última cita de la serie en el cuadro Hasta o elija una fecha en el menú emergente del calendario. Seleccione un intervalo de la lista ...o elija Más opciones para crear un intervalo personalizado 66 Escriba una fecha o elíjala en el menú emergente de calendario Añadir información a la Agenda Crear una cita sin hora Las citas con hora tienen programada una hora de inicio y de finalización. Las citas sin hora no tienen definidos estos parámetros. Puede usar las citas sin hora como si fueran notas breves sobre tareas que debe realizar. Una cita sin hora se indica por medio de un cuadro en la parte superior del día o de los días en las vistas Día, Semana o Mes. Se pueden tener varias citas sin hora cada día. Cuando hay dos o más de ellas, aparecen en el orden en que se crearon. NOTA En la carpeta Palm están disponibles archivos que se pueden usar para importar información sobre días festivos. Cita sin hora en la vista Día Cita sin hora en la vista Semana Cita sin hora en la vista Mes 67 Capítulo 4 Utilización de la Agenda Para crear una cita sin hora, en el cuadro de diálogo Cita, seleccione Sin hora y rellene la descripción de la cita y otras opciones. Seleccione Sin hora Escriba un nombre Escriba una fecha o elíjala en el menú emergente de calendario Haga clic para crear otra cita Seleccione una o dos categorías de los menús emergentes En la vista Mes, si hace doble clic en un día (debajo del número de la fecha), se abre un cuadro de diálogo que le pregunta si desea crear una tarea pendiente o una cita. Haga clic en el botón de cita en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en OK. Para duplicar una cita, selecciónela y elija Duplicar cita en el menú Edición. Establecer alarmas Las alarmas son recordatorios visuales de una reunión o una cita futura. Se pueden establecer dos preferencias de alarma. ■ Establecer alarmas para citas nuevas ■ Mostrar diálogos de alarma De manera predeterminada, las dos configuraciones están desactivadas. Para cambiar la configuración predeterminada de las citas, elija Preferencias en el menú Palm Desktop™ de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9 y haga clic en el botón Alarmas. NOTA Puede configurar una alarma para una cita individual aunque esté desactivada la preferencia Establecer alarmas para citas nuevas. 68 ■ Para establecer una alarma para todas las citas que se creen, seleccione Establecer alarmas para citas nuevas. ■ Para establecer que las alarmas se muestren tanto en el equipo como en el handheld, seleccione Mostrar diálogos de alarma. ■ Para inhabilitar las alarmas completamente, deje las dos opciones sin marcar. Editar citas Durante la creación o la edición de una cita se puede activar una alarma para ella. Seleccione Establecer alarma en el cuadro de diálogo Cita y cambie el intervalo al tiempo que desee. Alarma establecida para que aparezca el recordatorio 15 minutos antes de la cita Puesto que la Agenda está sincronizada con el reloj del equipo, asegúrese de que éste se haya ajustado a la hora correcta. NOTA Puede configurar una alarma para una cita sin hora. En este caso, la alarma se activa cuando transcurre el período especificado de minutos, horas o días antes de la medianoche (comienzo) del día de la cita sin hora. Editar citas Los cambios realizados en las citas se actualizan en el handheld durante la próxima sincronización HotSync. Cambiar la fecha de una cita La fecha de una cita se puede cambiar arrastrando la cita a otra fecha en la vista Semana o Mes de la Agenda o haciendo doble clic en la cita para abrir el cuadro de diálogo Cita. Si la cita está seleccionada, utilice el control para arrastrarla a otra fecha. Arrastre la cita a otra fecha Cambiar la hora o la duración de una cita Se puede cambiar la hora de una cita arrastrando la cita a otra hora. Arrastre la cita a otra hora 69 Capítulo 4 Utilización de la Agenda Se puede cambiar la duración de una cita aumentando o reduciendo el tamaño del cuadro de cita. Arrastre el borde hacia abajo para alargar la cita Arrastre el borde hacia arriba para acortar la cita O bien, puede hacer doble clic en la cita, cerca del borde del cuadro de la cita y, a continuación, cambiar la hora o la duración en el cuadro de diálogo Cita. Desplazar citas sin hora Para desplazar una cita sin hora, selecciónela y arrástrela a otra fecha en la vista Semana o Mes. Mientras arrastra la cita verá el contorno de la misma. Cambiar el intervalo de una cita repetitiva Para cambiar la frecuencia de una cita repetitiva, haga doble clic en la cita cerca del borde del cuadro. En el cuadro de diálogo Cambiar elemento repetitivo, seleccione la cita o citas que desee cambiar y haga clic en OK. A continuación, en el cuadro de diálogo Cita, seleccione un nuevo intervalo en el menú emergente Repetir cita. Cambiar el nombre de las citas Haga clic en el área de texto de la cita para resaltar el texto y, a continuación, comience a escribir sobre el texto existente. Suprimir citas Para eliminar una cita, selecciónela y siga uno de estos pasos: ■ Presione la tecla Suprimir ■ Haga clic en el botón Suprimir de la barra de herramientas ■ Seleccione Suprimir cita en el menú Edición Para eliminar una cita repetitiva, selecciónela y, a continuación, elija Suprimir cita. En el cuadro de diálogo Cambiar elemento repetitivo, seleccione la cita o citas que desee eliminar y haga clic en OK. La próxima vez que se realice una sincronización HotSync, se eliminará esta cita del handheld. 70 Transferir entradas de la Agenda al handheld Si desea información acerca de cómo almacenar los elementos que se eliminan del handheld, consulte “Archivar datos eliminados del handheld” en el Capítulo 12. Transferir entradas de la Agenda al handheld Las citas se transfieren a la aplicación Agenda del handheld cuando se realiza una sincronización HotSync. Esta operación también traslada las nuevas citas de la Agenda desde el handheld al módulo Agenda del software Palm Desktop y sincroniza todos los demás cambios realizados en el handheld o en el equipo. La lista que aparece a continuación muestra cómo se transfieren los datos entre el equipo y el handheld: Elementos del software Palm Desktop Se transfieren a la Agenda del handheld como Título de la cita Descripción de la cita Horas Desde y A de la cita e intervalo Horas de inicio y finalización e intervalo de de la alarma la alarma Categorías No disponible en el handheld Citas que se repiten una vez al mes, en Citas repetitivas por día de la semana o mes un día determinado (por ejemplo, reunión del club el tercer martes de cada mes) Las citas que se repiten más de una vez al mes (por ejemplo, la clase particular de matemáticas el segundo martes y miércoles de cada mes) Citas repetitivas separadas para cada día que se indica Confidencial Confidencial El ejemplo se transferiría al handheld como una serie de citas repetitivas el segundo martes y una serie distinta de citas el segundo miércoles de cada mes. No se mantiene la relación entre las citas del martes y miércoles. Documentos adjuntos a las citas, Las relaciones no se transfieren al handheld como direcciones o tareas pendientes La cita y todos los elementos adjuntos se transfieren a las aplicaciones correspondientes del handheld. La relación entre los elementos no se transfiere. Archivos adjuntos No se transfieren al handheld 71 Capítulo 4 Utilización de la Agenda Establecer preferencias de la Agenda, alarmas y fuentes Se puede especificar el modo de presentación de las vistas de la Agenda y las alarmas. También se puede seleccionar el tipo y tamaño de la fuente para las citas. Elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. Haga clic en la Agenda Escriba las horas de trabajo Elija el primer día de la semana, el día con el que desea que comience el calendario semanal, los números de semana US o ISO y el intervalo de tiempo de los menús emergentes Haga clic en Alarmas Establezca alarmas para citas nuevas Defina el intervalo de recordatorio para la alarma Seleccione para abrir cuadros de diálogo de alarma en el equipo (no en el handheld) 72 Establecer preferencias de la Agenda, alarmas y fuentes Haga clic en Tipos Elija el tipo y tamaño de la fuente para las vistas de la Agenda 73 Capítulo 4 74 Utilización de la Agenda CAPÍTULO 5 Utilización del Bloc de notas En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para trabajar con el Bloc de notas. Acerca del Bloc de notas El Bloc de notas puede utilizarse para anotar cualquier tipo de texto, por ejemplo, ideas, asuntos a tratar en reuniones y apuntes durante una llamada telefónica. Las notas aparecen en la aplicación Bloc de notas en el handheld después de una sincronización HotSync®. Crear una nota Cree una nota cuando desee almacenar información para la cual tenga que realizar un seguimiento, que deba terminar o que necesite guardar en un lugar central. Por ejemplo: ■ Historiales médicos de la familia ■ Temas de acción para reuniones ■ Números de serie y números de registro ■ Instrucciones de cómo llegar a sitios que visita con poca frecuencia Puesto que una nota puede contener hasta 32 KB de información, las notas constituyen una opción para entradas largas mejor que el campo Comentarios de una tarjeta de dirección, que sólo tiene espacio para 256 caracteres. Las notas del handheld sólo pueden contener 4 KB de información. Cuando se realiza una sincronización HotSync, una nota de más de 4 KB se conserva completa siempre y cuando no se edite en el handheld. Si se edita en el handheld, la nota se trunca a 4 KB. La próxima vez que se realice una sincronización HotSync, la nota de 4 KB reemplazará a la de mayor tamaño en el software Palm™ Desktop. IMPORTANTE 75 Capítulo 5 Utilización del Bloc de notas Para crear una nota, elija Nota en el menú Crear o haga clic en el botón Nueva nota de la barra de herramientas. Aparece la tarjeta de notas. Utilice el icono de la barra de título para adjuntar la nota rápidamente a otro elemento Utilice el menú emergente del Escriba un título clip para adjuntar la nota a una dirección, una tarea pendiente, una cita u otra nota, o para separarla de éstos La fecha y la hora se introducen automáticamente Para guardar un registro, haga clic en el botón de marca de la hora para agregar la fecha y hora actuales a cada entrada adicional que se cree Escriba el texto de la nota en esta área Seleccione una o dos categorías del menú emergente Categorías Ver notas Para ver las notas en una lista, elija Lista de notas en el menú Ver o haga clic en el botón Notas en la barra de herramientas. Las notas pueden visualizarse una por una si se hace doble clic en una nota seleccionada en la lista de notas. El menú emergente del clip indica que esta nota está adjunta a otro elemento Si desea más información acerca de cómo trabajar con notas en la vista de lista, por ejemplo, cómo ordenarlas, consulte el Capítulo 7. 76 Examinar notas Examinar notas Para examinar una serie de tarjetas de nota, haga clic en los botones de la tarjeta o pulse !-Flecha izquierda para regresar a la nota anterior y !-Flecha derecha para pasar a la siguiente nota. Las flechas quedan atenuadas cuando se llega a la primera o la última tarjeta. . Haga clic para desplazarse a la siguiente tarjeta de nota Para examinar la lista de notas, pulse la flecha ascendente o la flecha descendente, o utilice las barras de desplazamiento. Si tiene muchas notas, podría resultarle útil ordenar o filtrar las notas antes de examinar la lista. Seleccionar notas Para cambiar, suprimir o duplicar una nota, primero selecciónela en la lista de notas. Para seleccionar Realice esta acción Todas las notas Elija Seleccionar todas en el menú Edición. Una nota Haga clic en la nota Muchas notas Pulse ! y haga clic en las notas Notas consecutivas Haga clic en la primera nota y luego haga clic, mientras pulsa la tecla Mayúsculas, en la última Cambiar notas Después de crear una nota se puede cambiar lo siguiente: ■ Los campos de título, fecha y hora en el texto de la nota ■ Las categorías asignadas a la nota ■ Cualquier documento adjunto ■ El tipo y tamaño de la fuente utilizada en el texto de la nota Cuando se cambia una nota, se actualiza el campo Modificada. El campo Modificada de manera predeterminada está oculto y sólo está disponible en la lista de notas. Si desea mostrar el campo Modificada, elija Columnas del menú Ver. En el cuadro de diálogo Columnas, haga clic junto a Modificada y luego haga clic en OK. Aparece un encabezado de columna en el extremo derecho de la lista. 77 Capítulo 5 Utilización del Bloc de notas Consulte “Establecer preferencias de fuentes” en el Capítulo 1 para cambiar el tipo y el tamaño de la fuente que se usa en las notas. Si desea información sobre cómo cambiar los documentos adjuntos a las notas, consulte el Capítulo 9. Adjuntar notas Para adjuntar rápidamente una nota, sitúe el puntero sobre el icono en la barra de título de la nota. Arrastre la nota a cualquier otro registro o bien a otra nota. También puede adjuntar una nota si la arrastra al botón Nueva dirección, Nueva tarea, Nueva nota o Cita nueva de la barra de herramientas. Otra manera de adjuntar notas es mediante la paleta Adjuntar elemento existente. Si desea más información, consulte “Adjuntar un registro existente a otro” en el Capítulo 9. NOTA Las notas adjuntas se transfieren a la aplicación Bloc de notas en el handheld, pero no se transfiere la relación entre una nota y el elemento al cual estaba adjunta. Suprimir notas Una tarjeta de nota se elimina siguiendo estos pasos: ■ Haciendo clic en el botón Suprimir de la barra de herramientas ■ Seleccionando Suprimir nota del menú Edición Una nota seleccionada en la lista de notas se suprime siguiendo estos pasos: ■ Pulsando la tecla Suprimir ■ Haciendo clic en el botón Suprimir de la barra de herramientas ■ Seleccionando Suprimir nota en el menú Edición La próxima vez que se realice una sincronización HotSync, se eliminará esta nota del handheld. Si desea información acerca de cómo almacenar los elementos que se eliminan del handheld, consulte “Archivar datos eliminados del handheld” en el Capítulo 12. 78 Buscar notas Buscar notas Se puede buscar una palabra o una frase en cualquier campo de una nota. Puede elegir que los resultados de la búsqueda se muestren en una lista. Si desea más información sobre cómo usar la función de búsqueda, consulte el Capítulo 8. Elija Buscar en el menú Localizar o haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas. Se abre el cuadro de diálogo Buscar. Haga clic en el botón Notas Escriba la palabra o frase que desea buscar Haga clic para mostrar los resultados de la búsqueda en la vista de lista Haga clic para seleccionar más criterios para la búsqueda Haga clic para iniciar la búsqueda Si no ha seleccionado Mostrar resultados en Lista en el cuadro de diálogo Buscar, elija Buscar de nuevo del menú Localizar para pasar a la siguiente nota encontrada. Transferir notas al handheld Las notas se transfieren a la aplicación Bloc de notas del handheld cuando se realiza una sincronización HotSync. Esta operación también traslada los nuevos elementos de la aplicación Bloc de notas del handheld al Bloc de notas del software Palm Desktop y sincroniza todos los cambios realizados en el handheld o en el equipo. La lista que aparece a continuación muestra los detalles de la transferencia de datos de notas entre el equipo y el handheld: Elementos del software Palm Desktop Se transfieren al Bloc de notas del handheld como Título de la nota La primera línea de la nota La primera línea de una nota creada en el handheld se convierte en el título de la nota en el software Palm Desktop. Fecha y hora de la nota No se transfieren al handheld Cuando se crea una nota en el handheld, la fecha y hora de la nota en el software Palm Desktop corresponden a la fecha y hora de la transferencia al equipo. 79 Capítulo 5 Utilización del Bloc de notas Elementos del software Palm Desktop Se transfieren al Bloc de notas del handheld como Categorías Categoría La primera categoría que se asigna a una nota se transfiere al handheld. La segunda categoría no se transfiere. Consulte “Transferir categorías al handheld” en el Capítulo 8. 80 Confidencial Confidencial Texto de la nota Texto de la nota Documentos adjuntos a las notas, como direcciones o tareas pendientes La relación no se transfiere Archivos adjuntos No se transfieren al handheld La nota y todos los elementos adjuntos a ella se transfieren al handheld. La relación entre los elementos no se transfiere. CAPÍTULO 6 Utilización de la Lista de tareas En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para trabajar con la Lista de tareas y mantenerse al tanto de las tareas que tiene que hacer. Acerca de la Lista de tareas Con el módulo Lista de tareas puede mantenerse al tanto de las tareas que tiene que hacer. Puede definir fechas de vencimiento para estas tareas de modo que aparezcan en el calendario diario de la Agenda. También puede verlas en una lista de tareas pendientes y organizar la lista por fecha, categoría o prioridad. Las tareas pendientes se pueden repetir a intervalos específicos y se pueden asignar una o dos categorías a cada tarea. Tras una sincronización HotSync®, las tareas pendientes creadas en el software Palm™ Desktop aparecen en la Lista de tareas del handheld. Las tareas pendientes con fechas de vencimiento no aparecen en la aplicación Agenda del handheld. No obstante, si la Agenda del handheld tiene una vista Agenda, puede ver tanto las citas como las tareas pendientes. (La vista Agenda está disponible en los handheld que usan el software Palm OS®, versión 3.5 o posterior.) Añadir entradas a la Lista de tareas Para añadir una tarea nueva, elija Tarea en el menú Crear o haga clic en el botón Nueva tarea de la barra de herramientas. Elija una prioridad Escriba lo que tiene que hacer Haga clic cuando la tarea esté completada Escriba la fecha de vencimiento de la tarea Escriba una fecha diferente o seleccione una fecha en el menú emergente de calendario Haga clic para mostrar la tarea en la Agenda si aún no está completada después de la fecha de vencimiento Haga clic para agregar otra tarea Seleccione una o dos categorías del menú emergente 81 Capítulo 6 Utilización de la Lista de tareas Añadir entradas repetitivas a la Lista de tareas Algunas tareas se deben realizar regularmente. Para repetir una tarea en otro día o en otra semana, seleccione Repetir tarea y, a continuación, elija un intervalo de repetición en el menú emergente que aparece. Seleccione Repetir tarea Elija un intervalo de la lista Introduzca una fecha o elija una del menú emergente de calendario Si el intervalo de repetición que desea no está disponible en el menú emergente, elija Más opciones del menú emergente y, a continuación, introduzca la información correspondiente. Elija Más opciones del menú emergente y, a continuación, seleccione el intervalo de repetición 82 Añadir entradas a la Lista de tareas Añadir entradas no programadas a la Lista de tareas No es necesario que las tareas pendientes tengan una fecha de vencimiento concreta. Puede crear tareas no programadas en cualquier momento que recuerde algo que tiene que hacer, pero no sabe cuándo podrá hacerlo. Para hacer que una tarea aparezca como no programada, anule la selección de la casilla de verificación Programar tarea en el cuadro de diálogo Tarea. La tarea no aparece en ninguna de las vistas de la Agenda y no tiene un recordatorio, pero se muestra en la Lista de tareas. Tarea no programada Cuando desee poner fecha a una tarea no programada, arrástrela desde la Lista de tareas a un día en los calendarios diario o semanal. La tarea ahora tiene una fecha de vencimiento y aparece en las vistas de la Agenda. Añadir tareas pendientes desde la Agenda Puede agregar una tarea pendiente mientras se encuentra en la Agenda. En la vista Día o Semana, cree una tarea nueva, haciendo doble clic en una parte en blanco del área de tareas. El área de tareas se encuentra a la derecha de la vista Día y en la parte inferior de la vista Semana. Vista Día Vista Semana Haga doble clic para crear una tarea nueva Haga doble clic para para crear crear una tarea una nueva 83 Capítulo 6 Utilización de la Lista de tareas En la vista Mes, cree una tarea nueva haciendo doble clic en un día. Haga clic en Tarea en el cuadro de diálogo que aparece y, a continuación, haga clic en OK. Haga clic para crear una entrada de la Lista de tareas La tarea que se crea aparece como un elemento con un punto en ese día de la vista Mes. Ver las entradas de la Lista de tareas Para ver las tareas pendientes en forma de lista, elija Lista de tareas en el menú Ver o haga clic en el botón Tareas de la barra de herramientas. Elija Esta semana-No completada u Hoy-No completada De manera predeterminada se dispone de dos vistas especiales de las tareas pendientes. Elija Esta semana-No completada u Hoy-No completada del menú emergente Ver. Se muestran las tareas no completadas. Si desea información sobre la selección de tareas o grupos de tareas, consulte el Capítulo 7. Editar las entradas de la Lista de tareas Para poder suprimir, duplicar o cambiar una tarea, primero debe seleccionarla. Muestre la Lista de tareas y, a continuación, haga clic en la tarea que desee seleccionar. Haga doble clic para abrir el cuadro de diálogo Lista de tareas. Elemento seleccionado En la Agenda, también puede hacer clic en una tarea para seleccionarla o doble clic para abrirla. Los cambios efectuados en las tareas se actualizan en el handheld la próxima vez que se realiza una sincronización HotSync. 84 Editar las entradas de la Lista de tareas Cambiar el nombre de las entradas de la Lista de tareas Puede cambiar el nombre de una tarea en cualquier momento. Haga doble clic en la tarea en la Lista de tareas o en una de las vistas de la Agenda, y después escriba el nuevo nombre. Haga clic en OK. Arrastre para resaltar, luego escriba el nuevo nombre de la tarea El nuevo nombre aparecerá en la entrada correspondiente de la Lista de tareas en el handheld la próxima vez que se realice una sincronización HotSync. Cambiar la fecha de las entradas de la Lista de tareas Puede cambiar la fecha de una tarea pendiente en cualquier momento. En el cuadro de diálogo Tarea escriba una fecha nueva, o seleccione una fecha en el menú emergente de calendario. Escriba una fecha... ... o haga clic en el menú emergente de calendario y haga doble clic en una fecha También puede cambiar rápidamente el día en que se realizará una tarea en la vista Semana o Mes de la Agenda, si arrastra la tarea desde su fecha actual a una nueva. 85 Capítulo 6 Utilización de la Lista de tareas Establecer recordatorios para las tareas pendientes Puede obtener un recordatorio para las tareas que se aproximan. Para establecer recordatorios, cree una tarea nueva o haga doble clic en una ya existente. En el cuadro de diálogo Tarea, seleccione la casilla de verificación Recordar. Especifique el número de días antes de la fecha de vencimiento de la tarea que desea que aparezca un recordatorio. Por ejemplo, si tiene una tarea que vence el viernes y desea que aparezca el recordatorio dos días antes, el miércoles, introduzca 2 en el cuadro Recordar. Seleccione para mostrar la tarea en la Agenda antes de la fecha de vencimiento Escriba el número de días antes de la fecha de vencimiento que desea que aparezca el recordatorio NOTA Los recordatorios de las tareas pendientes no se transfieren al handheld. Para establecer una alarma para el handheld desde el equipo, cree una cita en lugar de una tarea. Establecer prioridades para las entradas de la Lista de tareas Para ordenar las tareas por prioridad, en el cuadro de diálogo Tarea, elija una prioridad en el menú emergente Prioridad. Elija una prioridad El color del cuadro situado junto a una tarea indica su prioridad. 86 Prioridad en Palm Desktop Color de Palm Desktop Prioridad en el Handheld Máxima Rojo 1 Alta Naranja 2 Media Gris 3 Baja Verde 4 Mínima Azul 5 Editar las entradas de la Lista de tareas Cuando se ordenan las tareas, las tareas sin completar aparecen primero, seguidas de las tareas completadas. Dentro de estos dos grupos, las tareas se ordenan por prioridad, desde la más alta a la más baja. Después de una sincronización HotSync, la tarea aparece en la aplicación Lista de tareas del handheld con las prioridades numeradas. Cambiar el intervalo de repetición de entradas de la Lista de tareas Puede cambiar la frecuencia de repetición de una tarea en la Agenda. En el cuadro de diálogo Tarea, seleccione un intervalo nuevo en el menú emergente Repetir tarea. Puede seleccionar la fecha de finalización y cambiarla o eliminarla por completo. Si elimina la fecha de finalización, la tarea se repetirá indefinidamente. Añadir o cambiar categorías de las entradas de la Lista de tareas Para cambiar la categoría de una tarea pendiente, haga clic en el menú emergente de categoría de la izquierda, en el cuadro de diálogo Tarea, y elija otra categoría. Si desea agregar una segunda categoría o cambiar una que ya existe, haga clic en el menú emergente de categoría de la derecha y elija una categoría. La segunda categoría no se transfiere al handheld durante una sincronización HotSync. Si la tarea tiene una categoría seleccionada y desea eliminarla, haga clic en el menú emergente de categoría y elija Ninguna. Elija una categoría nueva Las categorías son una manera útil de organizar las tareas pendientes y de proporcionan más flexibilidad para ver o imprimir la Lista de tareas. Por ejemplo, puede decidir ver o imprimir sólo las tareas relacionadas con sus clientes. Puede agregar categorías para que se adapten a sus necesidades y hasta puede asignar colores a las categorías. Trasladar entradas de la Lista de tareas en la Agenda Para ver las tareas pendientes de un vistazo, puede reorganizar las listas de tareas en las vistas Día o Semana de la Agenda. Haga clic en la tarea que desee trasladar y arrástrela a una nueva posición en la lista. También puede trasladar una tarea pendiente de una fecha a otra en la vista Semana o Mes, si la arrastra desde su fecha actual a una nueva. 87 Capítulo 6 Utilización de la Lista de tareas Marcar las entradas de la Lista de tareas como completadas Una vez finalizada una tarea, puede marcarla como completada. Esto es útil para ordenar las tareas porque permite separar las tareas completadas de las que aún no han sido completadas. Para marcar una tarea como completada, seleccione la casilla de verificación Completada en el cuadro de diálogo Tarea. También puede seleccionar la casilla situada junto a una tarea de la Lista de tareas o en la vista Día o Semana de la Agenda. Cuadro de diálogo Tarea Lista de tareas Marque la tarea como completada Vista Día Vista Semana Después de marcar las tareas como completadas, puede ordenar las tareas completadas y sin completar en la vista Día o Semana haciendo clic en la etiqueta Tarea. Las tareas sin completar aparecen al principio de la lista y las completadas se desplazan al final. Dentro de estos dos grupos, las tareas se ordenan por prioridad, desde la más alta a la más baja. Vista Semana Haga clic para ordenar las tareas completadas y sin completar 88 Vista Día Transferir entradas de la Lista de tareas al handheld La próxima vez que se realice una sincronización HotSync, las tareas se actualizarán en el handheld. Suprimir entradas de la Lista de tareas Para eliminar una tarea, haga clic en ella en la Lista de tareas y, a continuación, elija Suprimir en el menú Edición. También puede hacer clic en el botón Suprimir de la barra de herramientas. Para confirmar su selección, haga clic en Suprimir cuando aparezca el cuadro de diálogo. La próxima vez que se realice una sincronización HotSync, se eliminará esta tarea del handheld. También puede hacer clic en el botón Suprimir en el cuadro de diálogo Tarea para eliminar tareas existentes. Si desea más información acerca de cómo almacenar los elementos que se eliminan del handheld, consulte “Archivar datos eliminados del handheld” en el Capítulo 12. Transferir entradas de la Lista de tareas al handheld Las tareas pendientes se transfieren a la aplicación Lista de tareas del handheld cuando se realiza una sincronización HotSync. Con esta operación también se desplazan las nuevas tareas desde la Lista de tareas del handheld a la Lista de tareas del software Palm Desktop y se sincronizan los cambios realizados en el handheld o en el equipo. La lista que aparece a continuación muestra los detalles de la transferencia de datos entre el equipo y el handheld: Elementos del software Palm Desktop Se transfieren a la Lista de tareas del handheld como Texto de la entrada Texto de la entrada Prioridad Prioridad La prioridad más baja del software Palm Desktop se transfiere como prioridad 5 en el handheld; la prioridad más alta se transfiere como prioridad 1. Casilla de verificación Completada Casilla de verificación Completada Fecha de la entrada Campo Fecha de vencimiento Casilla de verificación Trasladada tras el vencimiento No se transfiere al handheld Los elementos permanecen en la Lista de tareas del handheld, sin importar sus fechas de vencimiento. 89 Capítulo 6 Utilización de la Lista de tareas Elementos del software Palm Desktop Se transfieren a la Lista de tareas del handheld como Casilla de verificación Repetir tarea Una nueva entrada de la Lista de tareas Categorías Categoría Una vez que la tarea actual está marcada como completada, una sincronización HotSync transfiere la siguiente instancia de la tarea al handheld. La primera categoría que se asigna a una tarea se transfiere al handheld. La segunda categoría no se transfiere. Consulte “Transferir categorías al handheld” en el Capítulo 8. 90 Entradas de la Lista de tareas creadas en la Agenda Entradas de la Lista de tareas Casilla de verificación Recordar No se transfiere al handheld Confidencial Confidencial Documentos adjuntos, como notas, citas o direcciones Las relaciones no se transfieren al handheld Archivos adjuntos No se transfieren al handheld Las tareas pendientes con fechas de vencimiento no aparecen en la aplicación Agenda del handheld. No obstante, si la Agenda del handheld tiene una vista Agenda, puede ver tanto las citas como las tareas pendientes. (La vista Agenda está disponible en los handheld que usan el software Palm OS, versión 3.5 o posterior.) Las tareas creadas con un recordatorio se transfieren al handheld, pero no se define una alarma en él. La tarea pendiente y todos sus elementos adjuntos se transfieren a las aplicaciones correspondientes del handheld. La relación entre los elementos no se transfiere. Establecer las preferencias de las entradas de la Lista de tareas Establecer las preferencias de las entradas de la Lista de tareas Puede establecer las preferencias de las prioridades predeterminadas de las tareas pendientes, las fuentes y los tamaños de las fuentes de las listas, si selecciona Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. Haga clic en General Elija la configuración de prioridad predeterminada para las nuevas tareas Haga clic en Tipos para definir la fuente y el tamaño de la fuente para las vistas de las listas. Haga clic en Tipos Seleccione una fuente y un tamaño para la vista de lista 91 Capítulo 6 92 Utilización de la Lista de tareas CAPÍTULO 7 Utilización de listas En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para trabajar con las vistas de listas de direcciones, notas y tareas pendientes. Acerca de las vistas de lista Cuando se visualizan las listas de direcciones, notas y tareas pendientes, la información aparece en filas y columnas. Cada fila representa un registro. Cada columna representa un campo que se utiliza para introducir o almacenar información sobre uno de estos registros. Se puede hacer doble clic en un registro en cualquier momento para visualizarlo o modificarlo. . Lista de notas Lista de tareas Lista de direcciones NOTA No está disponible una vista de lista para la información de la Agenda (citas). 93 Capítulo 7 Utilización de listas Visualizar una lista Para mostrar una de las vistas de lista, elija Lista de direcciones, Lista de notas o Lista de tareas en el menú Ver, o haga clic en uno los botones Direcciones, Notas o Tareas de la barra de herramientas. Direcciones Notas Tareas Ver los registros seleccionados Las listas se pueden cambiar para que sólo muestren los registros que se deseen. La creación de un filtro permite mostrar algunos registros de una lista y ocultar otros. También puede introducir sus propios criterios especiales para el filtro o utilizar opciones preestablecidas. Después de hacerlo, puede visualizar o imprimir sólo la lista especial de registros que ha creado. Las listas filtradas se crean haciendo clic en el botón situado junto al encabezado de una columna y, a continuación, seleccionando un filtro en el menú emergente. Por ejemplo, pueden mostrarse sólo las tareas pendientes de alta prioridad. Haga clic para mostrar un menú emergente Elija el filtro que desee La lista muestra sólo los elementos especificados 94 Visualizar una lista Puede haber más de un filtro activo en cada momento. Por ejemplo, en la lista de direcciones, podría mostrar sólo los clientes de Barcelona si selecciona Clientes en el menú desplegable Categorías y Barcelona en el menú emergente Ciudad. Filtros personalizados Si no encuentra el filtro que desea en el menú emergente, puede crear su propio filtro personalizado. Elija Filtro personalizado en el menú emergente, luego elija la opción de búsqueda que mejor se adapte a sus necesidades. Seleccione el campo que desee usar para el filtro Seleccione una opción de búsqueda Haga clic para usar más filtros Escriba el texto del filtro NOTA Los filtros no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Para mostrar los filtros que Elija Ejemplo Contienen el texto del filtro Contiene Para buscar todos los nombres que contengan las letras “var”, escriba “var”. Se encuentran “Alvarez,” “Almodóvar” y “Vargas”. Comienzan con el texto Comienza del filtro con Terminan con el texto del filtro Para buscar todos los nombres que comienzan con “var”, escriba “var”. Se encuentra “Vargas”, pero no “Alvarez”. Termina con Para buscar todos los nombres que terminan con “var”, escriba “var”. Se encuentra “Almodóvar”, pero no “Vargas”. 95 Capítulo 7 Utilización de listas Para mostrar los filtros que Elija Ejemplo Coinciden exactamente Es con el texto del filtro Para buscar sólo el nombre “Alvarez”, escriba “alvarez”. Se encuentran sólo las direcciones que tienen ese nombre, pero no “Almodóvar” ni “Vargas”. No coinciden exactamente con el texto del filtro No es Para buscar todas las direcciones excepto las que contienen el nombre “Alvarez”, escriba “alvarez”. No contienen el texto del filtro No contiene Para buscar todas las direcciones excepto las que contienen “var”, escriba “var”. Se encuentran “Calderón,” “Jiménez” y “Seminario,” pero no “Alvarez” ni “Vargas”. Están en blanco Está vacío Elija buscar todas las direcciones que tengan un campo de nombre vacío. No están en blanco No está vacío Elija buscar todas las direcciones que tengan un campo de nombre relleno. También puede usar la función Buscar para ver los registros seleccionados. Si desea más información, consulte el Capítulo 8. NOTA Después de crear los filtros puede guardar la vista creada si piensa que la va a volver a necesitar. Si desea más información, consulte “Memorizar vistas de datos seleccionados” en este capítulo. Eliminar filtros Los filtros se pueden eliminar fácilmente para que se muestren todos los registros si se hace clic en Mostrar todo en la esquina superior derecha de la ventana de la lista. O bien, elija Todas las direcciones, Todas las tareas o Todas la notas en el menú emergente Ver que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana. Elija Todas las direcciones (o bien, Todas las notas o Todas las tareas) en el menú emergente Ver para ver todas las entradas... ...o haga clic en el botón Mostrar todo 96 Ordenar listas También se puede eliminar un filtro de un solo campo. Busque el campo que contiene el filtro que desea eliminar (desplácese hacia la izquierda o derecha si es necesario), haga clic en en la parte superior de la columna para ver el menú emergente de filtros y elija Sin filtro. Se elimina el filtro de ese campo, pero sigue estando disponible en el menú emergente de filtros por si desea aplicarlo en otra ocasión. NOTA Si elimina un filtro de un campo, los filtros en los otros campos permanecen activos hasta que los elimine. Ordenar listas Para ordenar una lista por más de una columna, elija Ordenar del menú Ver. Se abre el cuadro de diálogo Ordenar. Seleccione el campo de ordenación principal Seleccione el campo de ordenación secundario, si hay uno Seleccione para mostrar los campos ocultos En los menús emergentes, seleccione los campos que desee usar como criterios de ordenación principal y secundario. Las listas se ordenan primero por el campo principal y después por el secundario. Por ejemplo, si está trabajando con la lista de direcciones y desea ordenarla por compañía, elija Compañía como el criterio de ordenación principal. Si desea además ordenar la lista por nombre completo dentro de cada compañía, elija Nombre completo como el criterio de ordenación secundario. Si desea ordenar columnas ocultas, seleccione la casilla de verificación Mostrar todos los campos. Si desea más información, consulte “Seleccionar las columnas que se muestran en una lista” en este capítulo. Una vez ordenados los datos, los nombres de campo por los que ha realizado la clasificación se muestran resaltados. Se muestra un subrayado de puntos debajo del campo que se utiliza como criterio de ordenación secundario. 97 Capítulo 7 Utilización de listas También puede ordenar usando uno de dos métodos abreviados: ■ Hacer clic en el nombre del campo Haga clic en el nombre del campo que desea utilizar para ordenar. Si desea una ordenación secundaria, pulse la tecla Mayúsculas y haga clic en el nombre de ese campo. Haga clic para hacer una ordenación principal Pulse la tecla mayúsculas y haga clic para hacer una ordenación secundaria ■ Seleccionar Ordenar en el menú emergente. Haga clic en el botón de la parte superior de la columna situada junto al nombre del campo que desea usar para ordenar los datos, y luego elija Ordenar en el menú emergente. La lista se ordenará usando este campo como criterio de ordenación principal. Si anteriormente había otro campo que se había utilizado como criterio de ordenación principal, éste se convierte en el campo de ordenación secundario. Seleccionar las columnas que se muestran en una lista Puede elegir las columnas que desee mostrar en una vista de lista. También puede cambiar el orden en que aparecen las columnas. En primer lugar, presente una lista de direcciones, de notas o de tareas. A continuación, elija Columnas del menú Ver. . Seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda de un nombre de columna para anular la selección y ocultar el nombre Arrastre un nombre de columna hacia arriba o abajo para cambiar el orden en la vista de lista 98 Cambiar el tamaño y orden de las columnas También puede abrir el cuadro de diálogo Columnas haciendo doble clic en un encabezado de columna (esta acción también ordena los registros por esta columna). Haga doble clic en un encabezado de columna Cambiar el tamaño y orden de las columnas Puede cambiar el ancho y el orden de las columnas de una lista. Para cambiar el orden de las columnas, haga clic en un nombre de columna y arrástrelo hacia la izquierda o la derecha un poco más allá del punto donde desea que aparezca. Verá un puntero mientras arrastra. Para cambiar el tamaño de una columna, arrastre el borde derecho de su encabezado. Para desplazar una columna, arrastre el nombre de la columna hacia la izquierda o derecha Para cambiar el tamaño de una columna, arrastre el borde derecho Memorizar vistas de datos seleccionados Una vez que se han especificado filtros para ver sólo partes de la información, los subconjuntos creados se pueden guardar como una vista. Se pueden crear todas las vistas que se desee. Elija Memorizar vista en el menú emergente Ver en la esquina superior izquierda de la ventana de lista. Utilice los filtros para seleccionar los datos que desee mostrar y elija Memorizar vista en el menú emergente Ver 99 Capítulo 7 Utilización de listas Escriba un nombre para la vista y seleccione las opciones de memorización que desee. Escriba el nombre de la vista Seleccione Para recordar Orden actual Los datos ordenados como lo están ahora Configuración de columnas El orden actual de las columnas y las columnas que están visibles Posiciones de ventana La posición y el tamaño actuales de la ventana Después de ponerle nombre a una vista, aparece en el menú Ver. También aparece en el menú Ver de la barra de menús, de manera que puede ver la vista guardada en cualquier momento. Ya existen dos vistas de la Lista de tareas en el menú emergente Ver: Esta semanano completada y Hoy-no completada. Al elegir cualquiera de estas dos vistas puede ver fácilmente las tareas que aún tiene pendientes. Cambiar las vistas memorizadas Para cambiar una vista memorizada temporalmente, selecciónela del menú emergente Ver y luego cree filtros adicionales o cambie los que ya existen. Después de cambiar la vista actual, la palabra “modificada” aparece a la derecha del menú emergente Ver. 100 ■ Si desea guardar esta nueva vista, elija Memorizar vista en el menú emergente Ver y escriba un nombre para esta vista en el cuadro de diálogo Memorizar vista. ■ Si desea usar el mismo nombre de la vista actual, introdúzcalo, si aún no aparece, haga clic en OK, luego haga clic en Reemplazar en el cuadro de alerta. Memorizar vistas de datos seleccionados Eliminar vistas memorizadas Para eliminar una vista memorizada, seleccione la vista en el menú emergente Ver, luego elija Suprimir vista. 101 Capítulo 7 102 Utilización de listas CAPÍTULO 8 Buscar y clasificar la información En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para buscar y clasificar la información. Ir a una fecha específica Puede ir a una fecha específica seleccionando Ir a fecha en el menú Localizar o haciendo clic en el botón Ir a de la barra de herramientas. Haga clic para mostrar el mes anterior o el siguiente La fecha actual aparece en negrita Haga clic para seleccionar una nueva fecha... ...O bien, escriba una nueva fecha La fecha seleccionada está resaltada Haga clic para ir a la fecha seleccionada Si especifica una fecha en el cuadro de texto, puede introducirla en los siguientes formatos: ■ Formato largo: día, mes, año ■ Formato corto: dd/mm/aa, dd mm aa, o dd.mm.aa En el cuadro de diálogo Ir a fecha, pulse las teclas !-Flecha izquierda para mostrar el mes anterior o !-Flecha derecha para mostrar el mes siguiente. Pulse la tecla Menos para mover el resaltado al día anterior y la tecla Más para mover el resaltado al día siguiente. Para ir a la fecha actual, elija Hoy del menú Localizar o haga clic en el botón Ir a de la barra de herramientas. 103 Capítulo 8 Buscar y clasificar la información Buscar texto Puede buscar la información en un módulo o en todos a la vez. Elija Buscar del menú Localizar o haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas. Se abre el cuadro de diálogo Buscar. Haga clic en el botón del módulo en el cual desee buscar Escriba la palabra o frase que desee buscar Haga clic para mostrar el conjunto completo de elementos encontrados en la ventana de lista del módulo Haga clic para seleccionar criterios más específicos para la búsqueda Haga clic para iniciar la búsqueda Para repetir la búsqueda, elija Buscar de nuevo del menú Localizar. Buscar direcciones rápidamente Si está buscando direcciones y desea ver los nombres de las entradas de la Libreta de direcciones en el cuadro de diálogo Buscar, anule la selección de Resultados en lista. Al hacer este tipo de búsqueda, sólo se marcan los campos Nombre, Compañía y Apodo, y sólo se encuentra el texto que comienza con el texto que se ha introducido. Haga clic en Direcciones Escriba las iniciales o los primeros caracteres del nombre o la compañía Anule la selección de esta opción para que los registros encontrados se relacionen en el cuadro de diálogo Buscar Los registros encontrados se muestran aquí Haga clic para mostrar la tarjeta de dirección correspondiente al registro seleccionado 104 Establecer las opciones de búsqueda Establecer las opciones de búsqueda Cuando se hace clic en Más opciones en el cuadro de diálogo Buscar, se abre otro cuadro de diálogo con opciones que varían de acuerdo con el módulo seleccionado. Estas opciones permiten limitar el alcance de la búsqueda. El contenido del lado derecho del cuadro de diálogo cambia en función de lo que se selecciona en el lado izquierdo. Por ejemplo, si se selecciona Notas, y luego se selecciona el campo Título de la nota, el cuadro de diálogo se parece al de la siguiente ilustración. Seleccione los campos en los cuales desee buscar Haga clic para mostrar otros filtros de búsqueda de texto Escriba el texto que desee buscar Haga clic para mostrar u ocultar los cuadros adicionales para escribir el texto de búsqueda Si se ha seleccionado más de un campo, elija una opción del menú emergente Si no se encuentra ningún elemento, aparece un mensaje aquí Haga clic para para iniciar iniciarla la búsqueda Haga clic para regresar al primer cuadro de diálogo Buscar Para repetir la búsqueda, elija Buscar de nuevo del menú Localizar. NOTA La búsqueda mediante este cuadro de diálogo se parece a usar la opción Filtro personalizado de los menús emergentes en las listas de direcciones, notas o tareas pendientes. Los criterios de búsqueda se pueden guardar al memorizar una vista. Si desea más información, consulte el Capítulo 7. Mostrar registros recientes El submenú Recientes muestra una lista de los últimos 20 registros que se han creado, seleccionado o visualizado. Para mostrar un elemento usado recientemente, elija Reciente del menú Localizar y luego seleccione un elemento en el submenú. 105 Capítulo 8 Buscar y clasificar la información Buscar registros usados con frecuencia Si busca con frecuencia un elemento concreto, como la cuenta de un cliente o notas de un proyecto, puede poner el nombre en el menú Localizar. Los elementos aparecen enumerados en el orden que se agregan al menú. Puede agregar hasta 20 elementos. NOTA Si consulta con frecuencia información acerca de algunas personas, agregue sus direcciones al menú Instant Palm™ Desktop, de manera que pueda obtener un acceso rápido a esta información. Si desea más información, consulte el Capítulo 13. Para añadir un elemento al menú Localizar, seleccione el registro y elija Añadir al menú en el menú Localizar. Para quitar un registro del menú Localizar, elija Quitar en el menú Localizar. Seleccione el registro que desea quitar y haga clic en Quitar. Los elementos que se agregan al menú Localizar se enumeran aquí Utilización de categorías Puede asignar registros y otra información a las categorías. Las categorías tienen colores asignados, para permitir distinguir fácilmente entre grupos de registros, tales como proyectos o proveedores. La asignación de categorías a los registros permite buscar fácilmente diferentes grupos de elementos y aplicar filtros rápidamente cuando los registros se visualizan en una lista. Asignar registros a las categorías Cree o seleccione un registro. En el cuadro de diálogo o la tarjeta de información, seleccione una categoría de uno o ambos menús emergentes Categorías. Para asignar varios registros a una categoría en una sola operación, seleccione los registros haciendo clic en ellos mientras presiona la tecla ! o manteniendo presionada la tecla Mayúsculas mientras selecciona el primero y último elementos de un bloque. A continuación, elija Categorías en el menú Edición y una categoría 106 Utilización de categorías en el submenú. Si ya se ha asignado una categoría a un registro, la nueva categoría se muestra en el segundo menú emergente Categorías. Menú emergente Categorías en una nota NOTA Para quitar un registro de una categoría, elija Ninguna en el menú emergente Categorías. Crear categorías Existen varias categorías predefinidas, tales como Clientes y Amigos/Familia. El usuario puede crear sus propias categorías. Cree o seleccione un registro y luego elija Editar categorías en el menú emergente Categorías. NOTA Para crear categorías cuando un elemento no está seleccionado, elija Categorías en el menú Edición y luego Editar categorías en el submenú. Haga clic para agregar una categoría Transferir categorías al handheld Las categorías se transfieren al handheld cuando se realiza una sincronización HotSync®. Esta operación también transfiere las nuevas categorías de las aplicaciones del handheld a la lista de categorías del Palm Desktop. El handheld admite 15 categorías diferentes además de la categoría “Sin archivar” para la Lista de tareas, la Libreta de direcciones y el Bloc de notas (las categorías de la Agenda no están disponibles en el handheld). Cuando se transfieren al software Palm Desktop, las categorías se combinan en una sola lista. Las categorías que no 107 Capítulo 8 Buscar y clasificar la información tienen elementos asignados no se transfieren al handheld. Las categorías para las citas no están disponibles en el handheld. Para sacar el máximo partido de las categorías compartidas por el handheld y el equipo, utilice la primera categoría del software Palm Desktop para indicar cómo desea que se agrupen los elementos cuando se transfieren al handheld. Luego, use la segunda categoría para indicar los grupos más refinados que pueden ser útiles para las funciones de búsqueda e impresión en el software Palm Desktop. Si desplaza un elemento del handheld a una categoría diferente y luego realiza una sincronización HotSync, el elemento se transfiere a la nueva categoría en el software Palm Desktop. La lista siguiente muestra los detalles de la transferencia de datos de categorías entre el equipo y el handheld: Categorías del software Palm Desktop Se transfieren al handheld como Primera categoría Categoría Cada una de las aplicaciones del handheld puede almacenar hasta 15 categorías. Si se encuentran más de 15 categorías con registros asignados en el software Palm Desktop, los registros de la categoría 16 y superiores se colocan en la categoría Sin archivar del handheld. Segunda categoría No se transfiere al handheld Colores de categorías No se transfieren al handheld Cambiar el nombre o color de la categoría Se puede cambiar el nombre de una categoría, incluido el de las categorías predefinidas, así como el color que se les ha asignado. Elija Categorías en el menú Edición y después Editar categorías en el submenú. En el cuadro de diálogo Editar categorías, seleccione la categoría que desee editar y haga clic en Editar. Aparece el cuadro de diálogo Categorías. El Decorado actualmente seleccionado afecta los colores que se ven en el cuadro de diálogo. Escriba otro nombre Haga clic para seleccionar otro color. Si no se selecciona un color, se usará el negro, que está representado por el bloque gris. El color actual está resaltado Cambiar el nombre de una categoría afecta a todos los elementos asignados a dicha categoría. 108 Utilización de categorías Eliminar categorías Se pueden eliminar las categorías que no se usan, incluidas las categoría predefinidas. En el cuadro de diálogo Editar categorías, seleccione la categoría que desee eliminar y haga clic en Suprimir. 109 Capítulo 8 110 Buscar y clasificar la información CAPÍTULO 9 Trabajar con documentos adjuntos Los documentos adjuntos son conexiones entre registros relacionados de Palm™ Desktop y entre registros y archivos de otras aplicaciones de su equipo. Los documentos adjuntos facilitan el acceso a la información donde y cuando se necesita. Por ejemplo, se puede crear una tarea pendiente para llamar a un cliente y adjuntarla a la tarjeta de dirección del cliente para que, en el momento de la llamada, esté disponible la información necesaria acerca del cliente. Los documentos adjuntos se pueden crear automáticamente o los puede crear el usuario. Cuando un elemento tiene documentos adjuntos, aparece un menú emergente con un clip junto al elemento. El número situado junto al menú emergente del clip indica cuántos documentos adjuntos tiene el elemento. NOTA Sólo se imprimen los documentos adjuntos conectados a las citas. 111 Capítulo 9 Trabajar con documentos adjuntos Transferir documentos adjuntos al handheld Las notas, citas, direcciones o tareas pendientes adjuntas se transfieren a la aplicación correspondiente del handheld al realizar una sincronización HotSync®, pero no se transfiere la relación entre los elementos. Por ejemplo, supongamos que se crea una dirección para un nuevo cliente. Al mismo tiempo, se programa una visita al cliente en la Agenda y se crea una nota que describe la información de las ventas para ofrecérsela al cliente. La cita y la nota se adjuntan a la tarjeta de dirección del cliente. Cuando se realice una sincronización HotSync, la dirección, la nota y la cita se transferirán a las aplicaciones correspondientes del handheld. Al buscar el cliente en la Libreta de direcciones del handheld, verá su información. Para ver la nota y la cita, deberá buscarlas en las aplicaciones Bloc de notas y Agenda, respectivamente. La relación entre los diferentes tipos de información no está disponible en las aplicaciones del handheld. Si se agrega una nota a un elemento de la Libreta de direcciones, la Agenda o la Lista de tareas en el handheld, la información aparece como una nota adjunta en el software Palm Desktop al realizar una sincronización HotSync. La nota adjunta aparece con el título “Nota de Handheld: XXX”. Documentos adjuntos automáticos Cuando se crea un registro nuevo en el software Palm Desktop, si hay direcciones que coinciden con el contenido del registro, se le solicita que las adjunte al nuevo registro. Por ejemplo, si se crea una cita llamada “Almorzar con Ana”, y entre los contactos se encuentran Ana Suárez y Ana Santiago, se abre el cuadro de diálogo Documentos adjuntos automáticos. Seleccione el elemento o elementos que desee adjuntar al registro Si no desea ver este cuadro de diálogo, puede cambiar el modo de crear los documentos adjuntos. Si desea más información, consulte “Establecer las preferencias del documento adjunto” en este capítulo. 112 Crear documentos adjuntos Crear documentos adjuntos Un documento adjunto se crea para asociar un registro a otro o un registro a un archivo del equipo. Adjuntar un registro existente a otro La manera más fácil de crear un documento adjunto consiste en arrastrar un registro existente a otro registro utilizando el icono de su barra de título. Por ejemplo, puede arrastrar una tarjeta de dirección a una cita para adjuntarlos entre sí. Existen cinco métodos para adjuntar un elemento existente a otro: ■ Localice los dos registros, organice las ventanas de manera que ambos estén visibles y, a continuación, arrastre y suelte uno de ellos en el otro. Si desea adjuntar dos registros del mismo tipo, por ejemplo, una tarea pendiente a otra, en el área de tareas de la Agenda, pulse la tecla Opción mientras arrastra. Haga clic en el icono en la barra de título. Espere a que el icono se oscurezca y arrastre el registro sobre aquél al que desee adjuntarlo Suelte el botón del ratón para crear el documento adjunto ■ Localice el primer registro, elija Elemento existente en el submenú Adjuntar a, localice el segundo registro y, a continuación, arrastre desde la paleta Adjuntar elemento existente al segundo elemento. Este método suele ser más fácil de usar porque se manipulan menos las ventanas. ■ Localice el primer registro, elija Adjuntar a en el menú Crear y, a continuación, seleccione Elemento existente. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar elemento existente. Se puede arrastrar el control de este cuadro de diálogo para crear el documento adjunto 113 Capítulo 9 Trabajar con documentos adjuntos Este método permite crear un documento adjunto en pasos separados; se puede abrir la ventana que contiene el segundo registro después de elegir el primer elemento y la opción Elemento existente. ■ Localice un registro existente, elija Adjuntar en el menú Crear y seleccione Adjuntar instantáneamente. Si existe un registro de dirección que coincide con el registro, se ofrece como adjunto. ■ Localice el primer registro, haga clic y mantenga pulsado el menú emergente del clip , elija la operación Adjuntar a y, a continuación, seleccione el submenú Elemento existente. Indica el número de documentos adjuntos que tiene este contacto Haga clic y mantenga pulsado el menú emergente del clip… ...para mostrar las opciones de documentos adjuntos Adjuntar registros nuevos a registros existentes Para crear un registro nuevo y adjuntarlo automáticamente a un registro existente, seleccione el registro existente y elija Adjuntar a en el menú Crear (o en el menú emergente del clip). A continuación, seleccione Cita nueva, Nueva tarea, Nueva dirección, Nueva nota o Archivo. O bien, arrastre el elemento existente al botón Cita nueva, Nueva tarea, Nueva dirección, o Nueva nota de la barra de herramientas. De manera predeterminada se asigna un nombre al nuevo elemento. Por ejemplo, si tiene una entrada de la Libreta de direcciones que se llama Susana Santiago, selecciona esta entrada y elige Nueva tarea en el submenú Adjuntar a, la tarea recibe automáticamente el nombre “Llamar a Susana Santiago.” Puede reemplazar el nombre si desea cambiarlo. También puede arrastrar un registro de dirección al área de citas de la Agenda para crear automáticamente una cita, que tiene el nombre “Reunión con” seguido del nombre de la persona. 114 Crear documentos adjuntos Cuando termine de crear el nuevo registro, se adjuntará al registro existente seleccionado. Puede crear tareas pendientes relacionadas con cualquier cita existente en la Agenda. Para ello, sencillamente arrastre la cita al área de la Lista de tareas en el día apropiado, con lo que se creará una nueva tarea adjunta a la cita. Se puede reemplazar el nombre predeterminado si se desea cambiarlo. Arrastre la cita al área de tareas Se crea una tarea adjunta a la cita Área de tareas También se puede crear una cita relacionada a una tarea pendiente arrastrando una tarea al área de citas del calendario. Adjuntar archivos a un registro Para adjuntar un archivo que se encuentra en su equipo a un registro, seleccione el registro, elija Adjuntar a en el menú Crear y luego elija Archivo. Localice el archivo que desee y, a continuación, haga clic en Elegir. Seleccione el archivo que desee adjuntar Después de adjuntar un archivo a un registro, el nombre del archivo aparece en el menú emergente del clip de ese registro. Al seleccionar el archivo en el menú 115 Capítulo 9 Trabajar con documentos adjuntos emergente del clip de ese registro, se inicia la aplicación en la que se creó el archivo, si es necesario, y se abre el archivo. También se puede adjuntar un documento de procesador de textos a una entrada de la Agenda y copiar automáticamente la información de la persona en el documento. Consulte el Capítulo 3 para obtener más información. NOTA Los archivos adjuntos no se transfieren al handheld durante una sincronización HotSync. Se transfiere el registro existente, pero no el archivo adjunto. Ver los registros adjuntos Haga clic en el menú emergente del clip de un registro para ver una lista de sus documentos adjuntos. Si hay más de un documento adjunto, se muestran organizados en submenús. Haga clic en el submenú correspondiente para abrir un documento adjunto. Haga clic para ver los documentos adjuntos Haga clic para abrir un documento adjunto 116 Separar o suprimir registros Separar o suprimir registros Para separar un registro o para suprimir un registro adjunto, haga clic en el menú emergente del clip del registro y elija Desmontar. Aparece el cuadro de diálogo Desmontar. Seleccione uno o más registros adjuntos para separar o suprimir Haga clic para separar los registros seleccionados del registro principal Haga clic para suprimir los registros NOTA La próxima vez que se realice una sincronización HotSync, el elemento suprimido se eliminará del handheld. Los elementos separados no se eliminan del handheld. Establecer las preferencias del documento adjunto Puede definir las preferencias para la creación de documentos adjuntos a direcciones. Elija Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. Haga clic en General No adjunta direcciones automáticamente Adjunta todas las direcciones que coinciden sin pedir confirmación Adjunta automáticamente una dirección si sólo una coincide; pide confirmación si más de una coincide Siempre pide confirmación antes de adjuntar, incluso cuando sólo hay una posible coincidencia 117 Capítulo 9 118 Trabajar con documentos adjuntos CAPÍTULO 10 Importar y exportar datos En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para importar y exportar datos. Migración de datos desde Claris Organizer Para convertir un archivo de Claris Organizer al formato de Palm™ Desktop, lo único que tiene que hacer es abrir el archivo en el software Palm Desktop. Siga estos pasos para que los datos de Claris Organizer se incluyan en el archivo de datos de Palm Desktop que se sincroniza con el handheld: 1. Haga una copia de seguridad del archivo de datos de Claris Organizer. 2. Abra el software Palm Desktop. 3. Verifique que el archivo que se utiliza para sincronizar con el handheld está abierto. El nombre del archivo de datos aparece en la barra de título de las ventanas del software Palm Desktop y el mismo nombre de usuario aparece en el menú emergente Usuario en la barra de herramientas. El nombre del archivo de datos actual aparece en la barra de título de las ventanas 4. Seleccione Combinar del menú Archivo. 5. Elija el archivo de datos de Claris Organizer. 6. Haga clic en Abrir. Los datos de Claris Organizer se han combinado en el archivo de datos. Realice una sincronización HotSync® para transferir esta información al handheld. 119 Capítulo 10 Importar y exportar datos Importar datos Se pueden importar datos desde cualquiera de los siguientes productos PIM (gestor de información personal). ■ Address Book Plus ■ Now Contact ■ DateBook Pro ■ Now Up-to-Date ■ DayMaker ■ QuickDex ■ Dynodex ■ TouchBase Pro ■ Meeting Maker ■ PIM compatibles con vCard/vCal Para importar datos desde los archivos de productos PIM, en primer lugar se debe exportar y guardar el archivo completo en formato de texto delimitado por tabulaciones. Puede importar campos desde los archivos de TouchBase Pro, DateBook Pro, DayMaker y QuickDex en el orden adecuado. Es posible que tenga que ajustar el orden de los campos de otros archivos de productos PIM importados. Los datos importados se transfieren al handheld cuando se realiza una sincronización HotSync. Se pueden importar datos desde otras aplicaciones, siempre y cuando éstas permitan exportar los datos en formato de archivo de texto delimitado por tabulaciones. Por ejemplo, puede importar datos de una hoja de cálculo Microsoft Excel que contenga nombres y direcciones de sus contactos. También se pueden importar datos desde una base de datos FileMaker Pro o ClarisWorks. En FileMaker Pro, asegúrese de exportar la base de datos a un archivo de texto separado por tabulaciones. En ClarisWorks, asegúrese de guardar la base de datos en formato de texto ASCII y de asignarle un nombre diferente para no sobrescribir el archivo original. Se pueden importar datos desde una base de datos Newton que utilice la versión 1.0 del sistema operativo Newton. Sencillamente utilice el Newton Connection Kit para exportar los datos de los archivos Nombres, Calendario de Agenda y Notas de Newton y, a continuación, importe los archivos resultantes al software Palm Desktop. El Newton Connection Kit no funciona con la versión 2.0 del sistema operativo Newton. 120 Importar datos Para importar un archivo, exporte un archivo de texto del otro producto y luego elija Importar del menú Archivo en el software Palm Desktop. Elija el archivo que desee importar Haga clic para importar el archivo seleccionado Se abre el cuadro de diálogo Importar. En el cuadro de diálogo Importar se pueden examinar los datos del archivo y reasignar la manera de importar los campos. La pantalla podría ser diferente, según el producto desde el cual se exportó. Para omitir un campo, haga clic en la flecha situada junto a él (esto anula la selección de la flecha y deja una línea de puntos) Campos de Palm Desktop Campos del archivo de importación Utilice los botones Explorar datos para examinar la información que se encuentra en el archivo Estos campos se definen automáticamente para algunos tipos de archivos. Si está importando un archivo de otro tipo, defina Campos adecuadamente y defina los delimitadores en Tab & Intro. 121 Capítulo 10 Importar y exportar datos Utilice los botones Examinar datos para examinar los datos que se encuentran en el archivo y cambiar la manera cómo se asignan los campos, si es necesario. Arrastre un campo de manera que el nombre del campo coincida con la información del campo correcto Archivos vCard y vCal Al arrastrar un archivo vCard a la Libreta de direcciones o un archivo vCal a la Agenda, se crean automáticamente uno o varios registros neuvos en el módulo, dependiendo del número de registros que contenga el archivo vCard o vCal. También pueden importarse archivos vCard o vCal si se elige la opción Importar del menú Archivo y se seleccionan y abren los archivos. Exportar datos Se pueden exportar datos desde el software Palm Desktop para poder utilizarlos en otras aplicaciones. Consulte la documentación de la aplicación a la que desee importar los datos para saber el orden que deben seguir los campos y qué delimitadores deben utilizarse. Exportar entradas de la Libreta de direcciones como un archivo vCard vCard permite exportar los datos de una o más entradas de la Libreta de direcciones en un formato estándar. Un archivo vCard (extensión: VCF) puede importarse con gran facilidad en cualquier aplicación que admita la norma vCard. Exportar citas de la Agenda como un archivo vCal vCal permite exportar una o más citas de la Agenda en un formato estándar. Un archivo vCal (extensión: VCS) puede importarse con gran facilidad en cualquier aplicación que admita vCal. 122 Exportar datos Exportar datos desde el software Palm Desktop Para exportar un subconjunto de registros de un módulo, abra la vista de lista del módulo y filtre la lista de forma que sólo se muestren los registros que desee exportar. Seleccione Exportar en el menú Archivo. Se abre el cuadro de diálogo Exportar. Seleccione el módulo desde el que desee exportar registros Especifique si desea exportar todos los registros del módulo o sólo aquellos que se muestran en la ventana de lista Elija si desea seleccionar los campos y el orden de los campos en el cuadro de diálogo (ver a continuación) Seleccione los delimitadores necesarios para la otra aplicación Si desea realizar una exportación personalizada, elija Personalizada como opciones de columna y, a continuación, seleccione los campos y el orden de los campos en el cuadro de diálogo. Esta opción no es válida para archivos vCard o vCal. Cuando termine, elija OK para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de exportación de columnas. Para omitir un campo, anule la selección de la casilla Para cambiar el orden de los campos, arrastre los nombres de campo a posiciones distintas 123 Capítulo 10 Importar y exportar datos Seleccione el formato del archivo exportado. Puede elegir cualquiera de los formatos siguientes: Esta opción Exporta datos en este formato Tabulación e Intro Archivo delimitado por tabulaciones en formato ASCII (texto) Palm Desktop En un archivo histórico, que varía en función del módulo desde el que se hace la exportación vCard Formato VCF, disponible solamente para entradas de la Libreta de direcciones vCal Formato VCS, disponible solamente para entradas de la Agenda Arrastrar registros fuera del software Palm Desktop para copiarlos Puede arrastrar un registro desde una vista de lista al escritorio o a otra aplicación, como Microsoft Word o Excel. Esta acción crea una copia del registro. Elija la vista de lista o de Agenda que desee en el menú Ver y, a continuación, sitúe el puntero del ratón sobre el registro que desee copiar. Arrastre el registro al escritorio o a otra aplicación abierta. También puede copiar una entrada abierta de la Libreta de direcciones o una nota. Haga clic en el icono de la barra de título del cuadro de diálogo y mantenga presionado el botón hasta que el icono se oscurezca. Arrastre el icono al escritorio o a otra aplicación. NOTA Esta operación no equivale a arrastrar un registro desde un módulo a otro en el software Palm Desktop, que crea un documento adjunto. El resultado varía según la clase de registro que se arrastre y la ubicación a la que se arrastre. 124 Si arrastra Al escritorio de Mac A una aplicación Entrada de la Libreta de direcciones Archivo vCard (VCF) Archivo vCard (si lo admite la aplicación); de lo contrario, el registro completo como texto* Cita de la Agenda Archivo vCal (VCS) Archivo vCal (si lo admite la aplicación); de lo contrario, la descripción de la cita como texto* Entrada de la Lista de tareas Recortar texto Texto Nota Recortar texto Texto Arrastrar registros fuera del software Palm Desktop para copiarlos * Si el registro se copia en forma de texto y se desea un archivo vCard o vCal, puede intentarse arrastrarlo primero al escritorio y después a la aplicación. 125 Capítulo 10 Importar y exportar datos 126 CAPÍTULO 11 Impresión En este capítulo se explican los conceptos básicos de la impresión. Si desea información sobre la impresión por las dos caras, consulte el Apéndice A. Acerca de la impresión Se puede imprimir: ■ Vistas de la Agenda ■ Páginas de planificadores ■ Listas de tareas ■ Listas de direcciones ■ Libretas de direcciones ■ Sobres ■ Etiquetas de correo y de remite ■ Hojas de cubierta de fax ■ Notas También se pueden crear o personalizar diseños de impresión para usos específicos. En primer lugar, realice una sincronización HotSync® para transferir la información del handheld a su equipo, y luego imprímala como se explica en estas secciones. NOTA Los decorados solamente cambian el aspecto de la pantalla. No tienen ningún efecto sobre la impresión. 127 Capítulo 11 Impresión Seleccionar registros Durante la impresión de direcciones, tareas pendientes o notas, el usuario puede elegir entre imprimir toda la información del archivo o sólo parte de ella. Existen cuatro métodos para seleccionar los elementos que se desean imprimir: ■ Crear un filtro ■ Usar la función Buscar ■ Hacer clic para seleccionar elementos en una lista ■ Marcar (direcciones solamente) Seleccione Lista de direcciones, Lista de notas o Lista de tareas en el menú Ver. Después de visualizar los datos en formato de lista, puede seleccionar los elementos que desee imprimir. Filtrar Pueden utilizarse filtros para que solamente se muestre una parte de las direcciones, notas o tareas pendientes. Por ejemplo, puede crear un filtro para que solamente se muestren aquellas direcciones que tengan la categoría “Empleados”. Después de hacerlo, en la vista de lista sólo se muestran las direcciones con esta categoría. Para imprimir dichos registros, elija la opción Direcciones de la lista del menú emergente Qué direcciones en el cuadro de diálogo Imprimir. Si desea más información acerca de cómo crear filtros para la vista de lista, consulte el Capítulo 7. 128 Seleccionar registros Buscar El comando Buscar se puede usar casi de la misma manera que los filtros. Por ejemplo, puede buscar sólo las tareas pendientes con una prioridad “media”. Después de hacerlo, en la vista de lista sólo se muestran las tareas con prioridad media. Para imprimir dichos registros, elija la opción Tareas de la lista del menú emergente Qué tareas en el cuadro de diálogo Imprimir. Si desea más información sobre el uso de la función Buscar, consulte el Capítulo 8. Seleccionar los registros para imprimir Puede seleccionar registros si visualiza una lista, mantiene pulsada la tecla ! y hace clic en los registros que desee imprimir de manera que aparezcan resaltados en color. Los registros no tienen que estar contiguos cuando se seleccionan. Esta es una buena manera de seleccionar registros individuales de manera provisional. Estas selecciones no se guardan cuando se cierra el archivo. Elementos seleccionados Para imprimir los registros seleccionados, elija la opción correspondiente en el menú emergente de selección en el cuadro de diálogo Imprimir. Si desea más información sobre la selección de elementos, consulte el Capítulo 7. 129 Capítulo 11 Impresión Marcar direcciones Si está trabajando con direcciones, puede seleccionar registros de manera más permanente si los marca. Para marcar registros, visualice la lista de direcciones y, a continuación, haga clic en las casillas que se encuentran junto a los registros que desee imprimir. Direcciónes marcadas También puede marcar una dirección en la tarjeta de dirección. Seleccione para marcar una dirección Para imprimir las direcciones marcadas, elija la opción Direcciones marcadas en el menú emergente Qué direcciones del cuadro de diálogo Imprimir. Las direcciones marcadas permanecen marcadas después de cerrar el archivo. Si desea más información sobre cómo marcar direcciones, consulte el Capítulo 3. 130 Vista preliminar de la información Vista preliminar de la información Puede ver una vista preliminar de la información antes de imprimirla. Esto es útil para ver el efecto de las distintas opciones de impresión antes de imprimir. La sección Vista preliminar automática del cuadro de diálogo Imprimir muestra un ejemplo de la primera página impresa. Esta pequeña vista se basa en los valores actuales del cuadro de diálogo Imprimir. Si no desea ver el ejemplo de vista preliminar, anule la selección de la casilla de verificación Vista preliminar automática. Las flechas muestran la dirección en que se debe colocar el papel en la impresora Vista preliminar pequeña de la primera página impresa Haga clic para ver una vista preliminar de pantalla completa 131 Capítulo 11 Impresión Si desea ver una vista preliminar más grande, o si desea obtener una vista preliminar de otras páginas además de la primera, haga clic en el botón Vista preliminar o haga clic una vez en el ejemplo previsualizado cuando el puntero se convierta en lupa. Se abre un cuadro de diálogo que muestra una vista preliminar más grande. Haga clic para ver la página de vista preliminar siguiente Haga clic para ver la página de vista preliminar anterior Haga clic para hacer zoom para acercar o para alejar Haga clic para ir a Preparar página Haga clic para regresar al cuadro de diálogo Imprimir Configuración de la impresión de planificadores La primera vez que se imprime se solicita elegir el formato de página para la impresión. Elija un planificador diario Si ha comprado papel en blanco especial para usar con un planificador diario, puede imprimir páginas con el tamaño y el formato correcto para el papel del planificador diario. Si nunca ha usado papel de planificador en su impresora, se recomienda imprimir en papel corriente primero para asegurarse de que todos los valores son los correctos. Si desea más información, consulte las instrucciones que se suministran con el papel de planificador, o la guía del usuario de la impresora. Si decide no elegir un planificador en este momento, puede seleccionarlo más adelante. También puede cambiar su elección si lo desea. Consulte “Cambiar o agregar información del planificador diario” en este capítulo. 132 Imprimir vistas de la Agenda Imprimir vistas de la Agenda Puede imprimir la vista Día, Semana o Mes de la Agenda para un planificador diario o cualquier diseño de impresión que usted cree. NOTA Al imprimir vistas de la Agenda, también se imprimen los documentos adjuntos conectados a los elementos. Los documentos adjuntos sólo se imprimen con las vistas de la Agenda. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Agenda del cuadro de diálogo Imprimir. Elija la impresión de la vista Día, Semana o Mes Elija el intervalo de fechas que desee imprimir Elija un diseño en el menú emergente Diseño Haga clic para imprimir En el menú emergente Imprimir como, seleccione la vista de la Agenda que desee imprimir. La opción Agenda diaria: texto imprime una lista sencilla de citas, sin ningún gráfico de calendario. Cambie los cuadros Desde y Hasta de manera que se muestre el intervalo de fechas que desee imprimir. Si desea imprimir toda la información de un día, escriba esa fecha en los dos cuadros. También puede usar el menú emergente de calendario en lugar de introducir una fecha. 133 Capítulo 11 Impresión Elija un diseño de impresión en el menú emergente Diseño. (El nombre varía según la vista de la Agenda que se imprime.) Elija un diseño de impresión Elija Impresión rápida para un calendario de tamaño carta Cambiar diseños de impresión para vistas de la Agenda Si los diseños de impresión disponibles no son los que usted necesita, puede crear uno nuevo. Asegúrese de que el menú emergente Imprimir como muestra el tipo de vista de la Agenda que desea crear: Día, Semana o Mes. A continuación, elija Añadir nuevo diseño en el menú emergente Diseño. Se abre el cuadro de diálogo Diseño de impresión. Elija los elementos que desee imprimir Escriba un nombre para el nuevo diseño Seleccione el tamaño de papel, la orientación y el tipo de salida Seleccione las perforaciones Seleccione el tipo, el tamaño y el estilo de la fuente Haga clic para más opciones de impresión Si está imprimiendo la Agenda mensual por las dos caras, haga clic para usar dos páginas para cada mes 134 Imprimir entradas de la Lista de tareas Después de crear un diseño y asignarle un nombre, éste aparece en el menú emergente Diseño. Diseño nuevo Haga clic para editar este diseño Para modificar o eliminar un diseño, selecciónelo en el menú emergente Diseño y, a continuación, elija Editar diseño en el menú emergente. Efectúe los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar, o bien, haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar el diseño. Imprimir entradas de la Lista de tareas Puede imprimir entradas de la Lista de tareas junto con la información de la Agenda. Sin embargo, también se pueden imprimir las tareas por separado, para crear una práctica lista de tareas pendientes. Puede elegir las tareas pendientes que desea imprimir: todo el conjunto o un grupo más pequeño. Si desea más información, consulte “Seleccionar registros” en este capítulo. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Tareas del cuadro de diálogo Imprimir. Elija imprimir todas las tareas que se muestran en la lista o solamente las seleccionadas Elija el diseño que desee Haga clic para imprimir En el menú emergente Qué tareas, elija las tareas que desee imprimir. Seleccione un diseño en el menú emergente Diseño de lista. Elija Impresión rápida para páginas de tamaño carta. 135 Capítulo 11 Impresión Cambiar el diseño de impresión de las entradas de la Lista de tareas Si los diseños de impresión disponibles no son los que usted necesita, puede crear uno nuevo. En el menú emergente Diseño de lista, elija Añadir diseño nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Diseño de impresión. Seleccione opciones de espaciado Escriba un nombre para el nuevo diseño Seleccione el tamaño de papel, la orientación y el tipo de salida Seleccione las perforaciones Seleccione el tipo, el tamaño y el estilo de la fuente Haga clic para más opciones de impresión Imprima las mismas columnas en el mismo orden que en la Lista de tareas o especifique un nuevo orden Después de crear un diseño y asignarle un nombre, éste aparece en el menú emergente Diseño de lista. Diseño nuevo Haga clic para editar este diseño Para cambiar o eliminar un diseño, selecciónelo en el menú emergente Diseño de lista y, a continuación, elija Editar diseño en el menú emergente. Efectúe los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar, o bien, haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar el diseño. 136 Imprimir listas de entradas de la Libreta de direcciones Imprimir listas de entradas de la Libreta de direcciones Puede imprimir entradas de la Libreta de direcciones en una lista sencilla para facilidad de referencia o bien puede imprimir tarjetas de visita, una por página. Puede elegir las direcciones que desea imprimir: todo el conjunto o un grupo más pequeño. Si desea más información, consulte “Seleccionar registros” en este capítulo. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Imprimir. Elija el formato de impresión Elija las direcciones que desee imprimir Elija el diseño que desee Haga clic para imprimir En el menú emergente Imprimir como, elija Lista de direcciones o Tarjetas de direcciones. Seleccione las direcciones que desee imprimir en el menú emergente Qué direcciones. Elija imprimir todas las direcciones, las direcciones que se muestran actualmente en la vista de lista, las direcciones seleccionadas o aquéllas que ha marcado en la lista de direcciones Una vez que haya decidido qué direcciones desea imprimir, elija un diseño en el menú emergente Diseño de lista. Elija un diseño de impresión Elija Impresión rápida para páginas de tamaño carta 137 Capítulo 11 Impresión Imprimir una tarjeta de dirección Si desea imprimir una tarjeta de dirección individual, primero haga doble clic en ella en la lista de direcciones para visualizarla. A continuación, elija Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. Si se imprime mientras se visualiza una tarjeta, el menú emergente Imprimir como está configurado para imprimir tarjetas de visita. Mientras visualiza una tarjeta de dirección, puede elegir imprimir la información de otras maneras, por ejemplo, en un sobre, en una hoja de cubierta de fax o en una etiqueta. Cambiar diseños de impresión para listas de direcciones Si los diseños de impresión disponibles no son los que usted necesita, puede crear uno nuevo. En el menú emergente Diseño de lista, elija Añadir diseño nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Diseño de impresión. Seleccione opciones de espaciado Escriba un nombre para el nuevo diseño Seleccione el tamaño de papel, la orientación y el tipo de salida Seleccione las perforaciones Seleccione el tipo, el tamaño y el estilo de la fuente Haga clic para más opciones de impresión Después de crear un diseño y asignarle un nombre, éste aparece en el menú emergente Diseño de lista. Diseño nuevo Haga clic para editar este diseño Para cambiar o eliminar un diseño, selecciónelo en el menú emergente Diseño de lista y, a continuación, elija Editar diseño en el menú emergente. Efectúe los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar, o bien, haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar el diseño. 138 Imprimir libretas de direcciones Imprimir libretas de direcciones Se puede imprimir una libreta de direcciones normal con formato de página tal que permita guardarlo en una carpeta de planificador diario. También se puede crear una mini-libreta de direcciones, que se imprime con líneas para cortar y doblar en un papel de tamaño carta. El Ultra Mini-Book es parecido, excepto que es aún más pequeño. La edición de diseños de libreta de direcciones permite elegir la información que aparece en la libreta de direcciones: nombres, direcciones, números de teléfono, etc. Puede elegir las direcciones que desea imprimir: todo el conjunto o un grupo más pequeño. Si desea más información, consulte “Seleccionar registros” en este capítulo. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Imprimir. Elija Libreta de direcciones o Mini-libreta de direcciones Elija las direcciones que desee imprimir Elija el diseño que desee Haga clic para imprimir En el menú emergente Imprimir como, elija Libreta de direcciones o Mini-libreta de direcciones. Seleccione las direcciones que desee imprimir en el menú emergente Qué direcciones. Elija imprimir todas las direcciones, las direcciones que se muestran actualmente en la vista de lista, las direcciones seleccionadas o aquéllas que ha marcado en la lista de direcciones 139 Capítulo 11 Impresión Tras decidir qué direcciones desea imprimir, elija un diseño en el menú emergente Diseño. Elija un diseño de impresión Elija Impresión rápida para páginas de tamaño carta Si elige imprimir una mini-libreta de direcciones, aparecen opciones diferentes en el menú emergente Diseño. Elija Minilibreta para imprimir una libreta de aproximadamente 2,75 pulgadas por 4,25 pulgadas Elija Ultra minilibreta para imprimir una libreta de aproximadamente 2 pulgadas por 2,25 pulgadas Terminar las mini-libretas de direcciones Las mini-libretas de direcciones están configuradas para que se impriman en papel de tamaño carta estándar. También están configuradas para que las direcciones se impriman en las dos caras de una hoja. Para ello, imprima primero en un lado del papel y, a continuación, vuelva a poner el papel en la impresora para imprimir en la otra cara. Consulte el Apéndice A si desea más información sobre la impresión por las dos caras de una página con su impresora. Después de imprimir la mini-libreta de direcciones, corte las hojas a lo largo de las líneas de puntos y dóblelas a lo largo de las líneas continuas. Junte las páginas para crear un folleto pequeño y luego grape el centro del folleto si lo desea. 140 Imprimir libretas de direcciones Cambiar diseños de impresión para libretas de direcciones Si los diseños de libreta de direcciones disponibles no son los que usted necesita, puede crear uno nuevo. En el menú emergente Diseño, elija Añadir diseño nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Diseño de impresión. Imprima por nombre, compañía o ambos Elija el orden del nombre Haga clic para que cada letra comience en una página nueva Imprima las mismas columnas en el mismo orden que en la lista de direcciones o especifique un nuevo orden Haga clic para más opciones de impresión Si está usando una mini-libreta de direcciones, aparece el cuadro de diálogo Diseño de impresión con diferentes valores de tamaño y salida: Imprima por nombre, compañía o ambos Elija el orden del nombre Haga clic para que cada letra comience en una página nueva Imprima las mismas columnas en el mismo orden que en la lista de direcciones, o especifique un nuevo orden Haga clic para más opciones de impresión Después de crear un diseño, éste aparece en el menú emergente Diseño. Diseño nuevo Haga clic para editar este diseño 141 Capítulo 11 Impresión Para modificar o eliminar un diseño, selecciónelo en el menú emergente Diseño y, a continuación, elija Editar diseño en el menú emergente. Efectúe los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar, o bien, haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar el diseño. Imprimir sobres Los sobres se pueden imprimir directamente. Incluso se puede agregar un gráfico al remite. Puede elegir las direcciones para las cuales desea imprimir sobres: una dirección, toda la lista o un grupo más pequeño. Si desea más información, consulte “Seleccionar registros” en este capítulo. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Imprimir. Elija Sobres Elija las entradas de la Libreta de direcciones que desee imprimir Elija la dirección que desee imprimir Elija el tipo de sobre, el diseño de dirección y el remite que desee imprimir Haga clic para imprimir En el menú emergente Imprimir como, elija Sobres. Seleccione las direcciones que desee imprimir en los sobres en el menú emergente Qué direcciones. Elija imprimir todas las direcciones, las direcciones que se muestran actualmente en la vista de lista, las direcciones seleccionadas o aquéllas que ha marcado en la lista de direcciones 142 Imprimir sobres Para imprimir un sobre para una dirección, visualice la tarjeta de dirección o seleccione la dirección en la lista de direcciones. Elija la dirección seleccionada en el menú emergente Qué direcciones. Dirección seleccionada Si la persona tiene más de una dirección, decida cuál desea usar para los sobres. “Principal” es el nombre predeterminado de la dirección del lado izquierdo de la tarjeta de dirección, y “Secundaria” es el nombre predeterminado de la dirección de la derecha. Si ha elegido otros nombres de dirección en las preferencias de la Libreta de direcciones, elija ese nombre en el menú emergente Qué dirección. Imprime la dirección principal de la persona en el sobre Imprime la dirección secundaria de la persona en el sobre Imprime dos juegos de sobres, cada uno con una de las direcciones Elija un nombre de dirección específico Decida qué dirección desea usar a la hora de imprimir el sobre Después de decidir qué entradas y direcciones de la Libreta de direcciones desea imprimir, elija un sobre en el menú emergente Form. de sobre. Elija un formato de sobre En el menú emergente Diseño de dirección elija cómo desea que aparezcan las direcciones. De manera predeterminada, Formal/Profesional utiliza el nombre completo de la persona e incluye el nombre de la compañía en la dirección. Informal/Personal utiliza sólo el nombre y el apellido de la persona y excluye el nombre de la compañía de la dirección. Si desea cambiar los diseños de dirección, consulte “Cambiar diseños de impresión para sobres” en este capítulo. Elija un diseño de dirección En el menú emergente Remite elija cómo desea que aparezca el remite. Elija no imprimir el remite en el sobre Elija para imprimir su dirección 143 Capítulo 11 Impresión Si nunca ha usado un remite, elija Su dirección en el menú emergente Remite. A continuación, elija Editar remite. Para agregar un nuevo remite, elija Añadir nuevo remite del menú emergente Remite. Si desea más información acerca de cómo crear y cambiar los remites, consulte “Diseños de remite” en este capítulo. Si no está seguro cómo imprimir sobres, consulte la guía del usuario de la impresora para obtener información sobre la alimentación del papel y la dirección de impresión. Cambiar diseños de impresión para sobres Si las configuraciones de Form. de sobre o Diseño de dirección no son las que usted necesita, puede crear un nuevo diseño. En el menú emergente Form. de sobre, elija Añadir diseño nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Diseño de sobre. Especifique el ancho y alto del sobre Escriba un nombre para el nuevo diseño Elija la orientación del sobre Elija el tipo y el tamaño para el destinatario Seleccione para poner en negritas sólo el nombre del destinatario Haga clic para más opciones de impresión Elija la fuente y el tamaño para el remite Diseños de dirección También se puede crear un diseño de dirección si se selecciona Añadir diseño nuevo en el menú emergente Diseño de dirección. Aparece el cuadro de diálogo Diseño de dirección. Escriba un nombre para el nuevo diseño de dirección Elija un formato de nombre Elija información adicional para imprimir en el sobre 144 Imprimir sobres Después de crear cualquiera de estos dos tipos de diseños, éstos aparecen en el menú emergente correspondiente. Nuevo diseño de dirección Nuevo diseño de sobre Haga clic para editar este diseño Formato de sobre Formato de dirección Haga clic para editar este diseño Diseños de remite Se puede crear un nuevo formato de remite. Elija Añadir nuevo remite en el menú emergente Remite. Escriba un nombre para el nuevo remite Escriba el texto del remite Si desea una imagen con el remite, cópiela al Portapapeles y, a continuación, haga clic en Pegar Decida dónde desea que se coloque la imagen en relación con el remite El nuevo remite aparece en el menú emergente Remite. Diseño nuevo Haga clic para editar este diseño Para modificar o eliminar un diseño o un remite, selecciónelo en el menú emergente correspondiente y, a continuación, elija Editar diseño o Editar remite en el menú emergente. Efectúe los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar. Haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar un diseño o un remite. 145 Capítulo 11 Impresión Imprimir etiquetas de correo Se pueden imprimir etiquetas de correo para una dirección individual o un grupo de direcciones. Si desea imprimir una etiqueta para una dirección individual, consulte “Imprimir una tarjeta de dirección” en este capítulo. Puede elegir las direcciones para las cuales desea imprimir etiquetas de correo: todo el conjunto o un grupo más pequeño. Si desea más información, consulte “Seleccionar registros” en este capítulo. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Imprimir. Elija etiquetas de correo Elija los elementos que desee imprimir Elija la dirección que desee imprimir Elija el tipo de etiqueta Elija el diseño de dirección que desee imprimir Si faltan algunas etiquetas en la página, introduzca la etiqueta con la que desee comenzar Haga clic para imprimir En el menú emergente Imprimir como, elija Etiquetas de correo. Seleccione las direcciones que desee imprimir en las etiquetas en el menú emergente Qué direcciones. Elija imprimir todas las direcciones, las direcciones que se muestran actualmente en la vista de lista, las direcciones seleccionadas o aquéllas que ha marcado en la lista de direcciones Decida qué dirección desea usar para las etiquetas de correo. “Principal” es el nombre predeterminado de la dirección del lado izquierdo de la tarjeta de dirección, y “Secundaria” es el nombre predeterminado de la dirección de la 146 Imprimir etiquetas de correo derecha. Si ha elegido otros nombres de dirección en las preferencias de direcciones, elija ese nombre en el menú emergente Qué direcciones. Imprime la dirección principal de la persona en la etiqueta Imprime la dirección secundaria de la persona en la etiqueta Imprime dos juegos de etiquetas, cada una con una de las direcciones Elija una dirección específica Decida qué dirección desea usar a la hora de imprimir la etiqueta Después de decidir qué entradas y direcciones de la Libreta de direcciones desea imprimir, elija un tamaño de etiqueta en el menú emergente Form. de etiqueta. Elija un tamaño de etiqueta En el menú emergente Diseño de dirección elija cómo desea que aparezcan las direcciones. De manera predeterminada, Formal/Profesional utiliza el nombre completo de la persona e incluye el nombre de la compañía en la dirección. Informal/Personal utiliza sólo el nombre y el apellido de la persona y excluye el nombre de la compañía de la dirección. Si desea cambiar los diseños de dirección, consulte “Cambiar diseños de impresión para etiquetas de correo” en este capítulo. Elija un diseño de dirección Si está usando una hoja de etiquetas a la que le faltan algunas etiquetas, puede introducir un número en el cuadro Empezar a imprimir en la etiqueta para indicar en qué etiqueta de la página debe iniciarse la impresión. Para determinar el número correcto, cuente las etiquetas, primero de izquierda a derecha y luego de arriba a abajo. Si no está seguro de cómo se imprimen las etiquetas, consulte la guía del usuario de la impresora. Para no desperdiciar etiquetas, puede imprimir en una hoja de papel corriente para comprobar el tamaño, el espaciado y el formato antes de poner la hoja de etiquetas en la impresora. 147 Capítulo 11 Impresión Cambiar diseños de impresión para etiquetas de correo Si las configuraciones de Form. de etiqueta o Diseño de dirección no son las que usted necesita, puede crear un nuevo diseño. En el menú emergente Form. de etiqueta, elija Añadir diseño nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Diseño de etiquetas de correo. Escriba un nombre para el nuevo diseño Introduzca el ancho y alto de una etiqueta individual Introduzca el número de filas y columnas de la hoja de etiquetas Introduzca la distancia desde la hoja de etiquetas hasta el borde de la etiqueta superior, y desde la hoja de etiquetas hasta el borde de la etiqueta inferior Introduzca los márgenes interiores de la etiqueta, si lo desea Haga clic para más opciones de impresión Introduzca la información de tipo, tamaño y estilo Introduzca la distancia desde la hoja de etiquetas hasta el borde de la etiqueta izquierda, y desde la hoja de etiquetas hasta el borde de la etiqueta derecha Diseños de dirección También se puede crear un diseño de dirección si se selecciona Añadir diseño nuevo en el menú emergente Diseño de dirección. Aparece el cuadro de diálogo Diseño de dirección. Escriba un nombre para el nuevo diseño de dirección Elija un formato de nombre Elija información adicional para imprimir en la etiqueta 148 Imprimir etiquetas de remite Después de crear cualquiera de estos dos tipos de diseños nuevos, éstos aparecen en el menú emergente correspondiente. Nuevo diseño de etiqueta Haga clic para editar este diseño Nuevo diseño de dirección Haga clic para editar este diseño Para cambiar o eliminar un diseño de etiqueta o de dirección, selecciónelo en el menú emergente correspondiente y, a continuación, elija Editar diseño en el menú emergente. Efectúe los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar, o bien, haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar el diseño. Imprimir etiquetas de remite Se pueden imprimir etiquetas de remite, e incluso es posible agregar un gráfico al remite. Se imprime una hoja de etiquetas de remite. Si desea más de una hoja, escriba el número de copias que desee en el cuadro de diálogo Imprimir de la impresora justo antes de imprimir. Para imprimir menos etiquetas, cambie el número en el campo “Empezar a imprimir en la etiqueta” hasta que la Vista preliminar muestre el número de etiquetas que desea. 149 Capítulo 11 Impresión Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Imprimir. Elija Etiquetas de remite Elija el remite que desee imprimir Elija el diseño que desee Introduzca un número para ajustar el número de etiquetas de remite si desea menos de una hoja entera Haga clic para imprimir En el menú emergente Imprimir como, elija Etiquetas de remite. En el menú emergente Remite elija el remite que desea usar para las etiquetas. Elija para imprimir su dirección Agregue un nuevo diseño de remite Edite un diseño de remite existente Si nunca ha usado un remite, elija Su dirección en el menú emergente Remite. A continuación, elija Editar remite. Para agregar un nuevo remite, elija Añadir nuevo remite en el menú emergente Remite. Si desea más información acerca de cómo crear y cambiar los remites, consulte “Diseños de remite” en este capítulo. Seleccione una etiqueta en el menú emergente Diseño de etiqueta. Elija un tamaño de etiqueta 150 Imprimir hojas de cubierta de fax Si está usando una hoja de etiquetas en la que faltan algunas etiquetas, puede escribir un número en el cuadro “Empezar a imprimir en la etiqueta” para indicar en qué etiqueta de la hoja se debe iniciar la impresión. Para determinar el número correcto, cuente las etiquetas, primero de izquierda a derecha y luego de arriba a abajo. Si no está seguro de cómo se imprimen las etiquetas, consulte la guía del usuario de la impresora. Para no desperdiciar etiquetas, puede imprimir en una hoja de papel corriente para verificar el tamaño, espaciado y formato antes de poner una hoja de etiquetas en la impresora. Imprimir hojas de cubierta de fax Para visualizar la tarjeta de dirección para la cual desea imprimir una hoja de cubierta de fax, haga doble clic en ella en la lista de direcciones. También puede mostrar la dirección para la cual desea una hoja de cubierta de fax haciendo clic en ella una vez en la lista de direcciones para seleccionarla. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Direcciones del cuadro de diálogo Imprimir. Elija Hoja de cubierta de fax Escriba el número de páginas que tendrá el fax final Elija el diseño que desee Haga clic para copiar el fax en el Portapapeles como un gráfico PICT Haga clic para escribir el texto del fax Haga clic para imprimir En el menú emergente Imprimir como, elija Hoja de cubierta de fax. Introduzca el número total de páginas que tendrá el fax, de manera que esta información aparezca impresa en la hoja de cubierta. 151 Capítulo 11 Impresión En el menú emergente Diseño de fax elija cómo desea que aparezca la dirección del fax. De manera predeterminada, Formal/Profesional usa el nombre completo de la persona y el nombre de la compañía en la hoja de cubierta del fax. Informal/ Personal sólo usa el nombre y el apellido de la persona. Si desea cambiar los diseños de fax, consulte “Cambiar diseños de impresión para hojas de cubierta de fax” en este capítulo. Elija un formato de diseño de fax Haga clic en el botón Editar cuerpo y, a continuación, escriba el texto del fax. Haga clic en OK o presione Intro cuando termine. Escriba el texto para el fax Si desea que el fax se copie en el Portapapeles como un archivo gráfico PICT, en lugar de enviarlo a la impresora, seleccione Copiar en el Portapapeles como PICT. A continuación puede pegar la imagen del fax del Portapapeles en otra aplicación. Por ejemplo, si tiene un documento creado en otra aplicación que desea enviar por fax desde su equipo, puede crear la hoja de cubierta de fax, copiar la hoja de cubierta al Portapapeles y, a continuación, pegarla en el otro documento. 152 Imprimir notas Cambiar diseños de impresión para hojas de cubierta de fax Si el diseño de fax no es el que usted necesita, puede crear uno nuevo. En el menú emergente Diseño de fax, seleccione Añadir diseño nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Diseño de fax. Escriba el nombre del nuevo diseño de fax Elija cómo desea que aparezca la información del destinatario Escriba su nombre y otra información Elija la información de tipo, tamaño y estilo Haga clic para más opciones de impresión Después de crear un diseño, éste aparece en el menú emergente Diseño de fax. Diseño nuevo Haga clic para editar este diseño Para cambiar o eliminar un diseño, selecciónelo en el menú emergente Diseño de fax y, a continuación, elija Editar diseño en el menú emergente. Haga los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar, o haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar el diseño. Imprimir notas Se pueden elegir las notas que se desean imprimir: todo el conjunto o un grupo más pequeño. Si desea más información, consulte “Seleccionar registros” en este capítulo. También se puede imprimir una sola nota mientras se visualiza o edita. Seleccione Imprimir en el menú Archivo o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en el botón Notas del cuadro de diálogo Imprimir. 153 Capítulo 11 Impresión Elija las notas que desee imprimir Elija el diseño que desee Haga clic para imprimir En el menú emergente Qué notas seleccione las notas que desee imprimir. Elija imprimir todas las notas, sólo aquellas que se muestren en la vista de lista de notas o solamente las que están seleccionadas En el menú Diseño de nota elija un diseño. Elija un diseño de impresión Elija Impresión rápida para páginas de tamaño carta 154 Imprimir notas Cambiar diseños de impresión de notas Si los diseños de impresión disponibles no son los que usted necesita, puede crear uno nuevo. En el menú emergente Diseño de nota, elija Añadir diseño nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Diseño de impresión. Escriba un nombre para el nuevo diseño Haga clic si desea imprimir cada nota en una página distinta Imprima las mismas columnas en el mismo orden que en la vista de Lista de tareas o especifique un nuevo orden Haga clic para más opciones de impresión Después de crear un diseño, éste aparece en el menú emergente Diseño de nota. Diseño nuevo Haga clic para editar este diseño Para cambiar o eliminar un diseño, selecciónelo en el menú emergente Diseño de nota y, a continuación, elija Editar diseño en el menú emergente. Haga los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar, o haga clic en el botón Suprimir si desea eliminar el diseño. 155 Capítulo 11 Impresión Cambiar o agregar información del planificador diario La primera vez que se imprime, se solicita información acerca del planificador diario. Si desea cambiar esta información, o si no especificó un planificador al principio, puede actualizar esta información. En el cuadro de diálogo Imprimir, elija Entrevista al planificador de papel del menú Diseño en la esquina inferior izquierda. La opción de menú Entrevista al planificador de papel está disponible cuando se imprimen vistas de la Agenda, listas de direcciones, libretas de direcciones, mini-libretas de direcciones, notas o listas de tareas. Se abre el cuadro de diálogo Entrevista al planificador de papel. Elija un planificador diario y un tamaño de carpeta. Elija un planificador diario Elija un tamaño de carpeta Si anteriormente seleccionó un planificador de papel, se le solicitará que indique si desea que esta información reemplace a la antigua, o que se agregue a la misma. Haga clic en Reemplazar si está cambiando de planificador, o en Agregar si desea poder elegir entre formatos de planificador. Si desea que la información se imprima en hojas de tamaño carta estándar, en lugar de hojas de planificador diario, elija Impresión rápida del menú Diseño. 156 Establecer márgenes personalizados Establecer márgenes personalizados Se pueden hacer más precisos los valores de impresión si es necesario. En el cuadro de diálogo Imprimir, elija Configuración de márgenes en el menú Diseño, en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo Imprimir. La opción de menú Configuración de márgenes está disponible cuando se imprimen vistas de la Agenda, listas de direcciones, libretas de direcciones, mini-libretas de direcciones, notas o listas de tareas. Se abre el cuadro de diálogo Configuración de márgenes. Si la impresora “corta” las impresiones, posiblemente tenga que reducir ligeramente el margen de la página. Los valores predeterminados, así como los valores “Mínimos”, los determina el software de impresión. Ajuste para márgenes de página Ajuste para impresión en ambas caras Haga clic para definir los márgenes mínimos permitidos por la impresora Si imprime páginas por las dos caras, tal como lo haría para una mini-libreta de direcciones, y las líneas de corte no se alinean de un lado de la página al otro, mida la diferencia entre las líneas de corte en las dos caras y, a continuación, introduzca la mitad de esa distancia en el cuadro Los dos lados. 157 Capítulo 11 Impresión 158 CAPÍTULO 12 Sincronizaciones HotSync® Cuando se utilizan un equipo y un handheld para obtener acceso a información, es necesario que cada vez que se acceda a la información ésta sea la misma, y también la más actualizada. La sincronización HotSync® está diseñada para sincronizar información de manera rápida y conveniente entre un equipo y el handheld. Consulte la Ayuda en línea para obtener información detallada sobre las sincronizaciones HotSync. Puede obtener ayuda en el menú principal y mediante el botón Ayuda de los cuadros de diálogo. Acerca de las sincronizaciones HotSync Una sincronización HotSync es una operación de intercambio y actualización bidireccional de datos entre el handheld y un equipo. Este intercambio bidireccional “sincroniza” los datos, lo que significa que al terminar la sincronización HotSync, contará con la misma información en el handheld y en el equipo. Los cambios efectuados en un lado se actualizan en el otro. HotSync Manager transfiere las secciones de datos nuevas y las modificadas, lo que reduce el tiempo necesario para completar la sincronización HotSync. Con la tecnología HotSync, se puede hacer lo siguiente: ■ Sincronizar los datos de aplicaciones del handheld con los módulos correspondientes en el equipo, y viceversa. ■ Instalar aplicaciones y añadir archivos del equipo al handheld o, si el handheld tiene instalada una ranura para tarjeta de ampliación, a una tarjeta de ampliación insertada en el handheld. ■ Administrar uno o varios handheld con un solo equipo. ■ Mantener la seguridad de los datos mediante la creación automática de copias de seguridad de todos los datos cada vez que se realiza una sincronización. NOTA También puede combinar la información de dos archivos de datos para que cada uno contenga todos los datos del otro, si utiliza la función Combinar. Se abre un cuadro de diálogo que muestra el progreso de la combinación. Si se producen conflictos, el software Palm™ Desktop le solicita ayuda. Consulte la Ayuda en línea para obtener información detallada acerca de la función Combinar. Durante una sincronización HotSync, el equipo recibe un comando ”sincronizar” procedente del handheld. Una aplicación ejecutada en segundo plano, llamada 159 Capítulo 12 Sincronizaciones HotSync® Transport Monitor, siempre está funcionando (una vez habilitada) para detectar conexiones HotSync desde el handheld. Cuando Transport Monitor reconoce la conexión, llama a Conduit Manager para vigilar la sincronización HotSync. Si una aplicación sincroniza datos entre el equipo y el handheld, la aplicación transfiere los datos a través de un conducto. Conduit Manager, otra aplicación que se ejecuta en segundo plano en el equipo, administra todos los conductos. El usuario sólo trabaja con HotSync Manager. Las aplicaciones de segundo plano son llamadas automáticamente cuando se necesitan. El handheld se puede conectar a un equipo de dos maneras diferentes para realizar una sincronización HotSync: ■ Sincronización HotSync de base/cable Es el método más frecuente, que también se llama sincronización HotSync local. El cable/base se conecta en un puerto USB o serie del equipo. La primera sincronización HotSync debe ser una sincronización local. ■ Sincronización HotSync por IR Si el handheld utiliza el software Palm OS® 3.3, 3.5 o posterior, su puerto de infrarrojos (IR) admite la implementación IrCOMM de las normas IrDA para comunicaciones por infrarrojos. Es decir, puede utilizarse el puerto de IR para realizar sincronizaciones HotSync, y no se necesita una base/cable HotSync. Esto es especialmente útil cuando se viaja con un portátil provisto de infrarrojos. NOTA Cuando se redacta este documento, la versión actual de Mac OS X no permite realizar sincronizaciones HotSync por infrarrojos. Consulte la documentación de su versión de Mac OS X para averiguar si esto ha cambiado. ■ Sincronización HotSync por módem Utiliza dos módems: uno conectado al handheld y el otro al equipo. Lleve a cabo una sincronización HotSync por módem para sincronizar datos cuando desee llamar directamente a su equipo desde una ubicación remota. Acceso a HotSync Manager HotSync Manager está estrechamente ligado al software Palm Desktop, pero es una aplicación independiente. Puede obtener acceso a HotSync Manager como sigue: 160 ■ En el menú HotSync del software Palm Desktop, elija el comando que desee. ■ En la carpeta Palm, haga doble clic en el icono de HotSync Manager. Se abre el cuadro de diálogo Configuración del software HotSync. ■ En el menú de la aplicación Instant Palm Desktop, elija HotSync. Preparación de la primera sincronización HotSync Preparación de la primera sincronización HotSync Para poder realizar la primera sincronización HotSync, debe conectar el cable/ base HotSync a su equipo. La realización de esta conexión depende de lo siguiente: ■ La clase de cable/base HotSync. El cable/base tiene un conector USB o, si es de un modelo más antiguo, un conector que requiere un adaptador para que pueda funcionar con un puerto USB o con un puerto serie. Si no está seguro del modelo de su cable/base, consulte la documentación suministrada con el handheld. ■ La clase de puerto del equipo al que desea conectarse: un puerto USB o un puerto serie. Puede realizar conexiones de tres clases: A Cable/base USB al puerto USB del equipo B Cable/base serie al puerto USB del equipo C Cable/base serie al puerto serie del equipo Si necesita una conexión de tipo B o C y carece del hardware necesario, visite la tienda del sitio Web de Palm para informarse sobre los periféricos que le permiten realizar la conexión. En el menú Ayuda del software Palm Desktop, elija Visitar Palm en el Web. NOTA La primera sincronización HotSync debe ser una operación local con la conexión de cable/base. Conectar un cable/base USB a un puerto USB Enchufe el conector USB del cable/base en un puerto USB del equipo. A continuación, abra la carpeta Palm e inicie HotSync Manager. Haga clic en la ficha Ajustes de conexión del cuadro de diálogo Configuración del software HotSync y seleccione la casilla de verificación Activado situada junto a USB. Haga clic en la ficha Controles HotSync y active Transport Monitor, si aún no está activado. Cierre el cuadro de diálogo Configuración del software HotSync. Conectar un cable/base serie a un puerto USB Conecte el adaptador USB en el extremo del cable/base HotSync. A continuación, conecte el cable del adaptador al puerto USB del equipo. Abra la carpeta Palm e inicie HotSync Manager. Haga clic en la ficha Ajustes de conexión del cuadro de diálogo Configuración del software de HotSync y seleccione la casilla de verificación Activado situada junto a PalmConnect® USB. Si utiliza un adaptador USB de otro proveedor, busque el nombre del adaptador y seleccione su casilla Activado. Haga clic en la ficha Controles HotSync y active Transport Monitor, si aún no está activado. Cierre el cuadro de diálogo Configuración del software HotSync. 161 Capítulo 12 Sincronizaciones HotSync® Conectar un cable/base serie a un puerto serie Conecte el adaptador serie de Mac en el extremo del cable/base HotSync. A continuación, conecte el cable del adaptador al puerto de impresora o de módem, en la parte posterior del equipo (recuerde en qué puerto ha hecho la conexión). Abra la carpeta Palm e inicie HotSync Manager. Haga clic en la ficha Ajustes de conexión del cuadro de diálogo Configuración del software HotSync. Seleccione la casilla Activado situada junto a Puerto de impresora o Puerto de módem, dependiendo del puerto al que haya realizado la conexión. Haga clic en Ajustes, seleccione Serie en el cuadro de diálogo Ajustes, seleccione la velocidad, seleccione el módem (si utiliza uno) y haga clic en OK. Haga clic en la ficha Controles HotSync y active Transport Monitor, si aún no está activado. Cierre el cuadro de diálogo Configuración del software HotSync. Compartir un puerto con el cable/base y otro dispositivo Para poder realizar sincronizaciones HotSync, en su equipo debe estar activado Transport Monitor. De forma predeterminada, Transport Monitor se activa al iniciar el equipo. Mantenga este comportamiento predeterminado si el cable/base HotSync siempre está conectado a un puerto que utiliza de forma exclusiva para las sincronizaciones HotSync. No obstante, si utiliza el mismo puerto para otros dispositivos (por ejemplo, una conexión de red AppleTalk o un cable de impresora) además del cable/base, desactive Transport Monitor y actívelo manualmente cuando conecte el cable/ base para efectuar una sincronización HotSync. Para desactivar Transport Monitor, seleccione Configurar en el menú HotSync. En la ficha Controles HotSync, seleccione Desactivado. En Opciones de sincronización HotSync, anule la selección de la casilla correspondiente a la opción Activar el software HotSync al iniciar el sistema. Cierre el cuadro de diálogo Configuración del software HotSync. Para activar manualmente Transport Monitor, abra la carpeta Palm e inicie HotSync Manager. En la ficha Controles HotSync, seleccione activado. Cierre el cuadro de diálogo Configuración del software HotSync. 162 Cambiar las acciones de los conductos Cambiar las acciones de los conductos HotSync Manager utiliza conductos para transferir datos entre las aplicaciones o bases de datos del handheld y sus equivalentes en el software Palm Desktop del equipo. Por lo general, no es necesario cambiar los valores predeterminados del conducto. La razón principal para cambiar los valores predeterminados de una transferencia bidireccional a una transferencia unidireccional sería reemplazar todos los datos de una aplicación en el handheld o en el equipo. Las reglas de sincronización se especifican mediante la selección de Ajustes de conducto en el menú HotSync. Seleccione el conducto (Libreta de direcciones, Agenda, Bloc de notas o Lista de tareas) y luego haga clic en el botón Ajustes de HotSync. El cuadro de diálogo Ajustes de HotSync proporciona opciones para la sincronización de cada conducto. Seleccione la aplicación y después seleccione una de las siguientes acciones de HotSync: ■ Sincronizar los archivos del handheld y Palm Desktop (bidireccional) ■ Hacer que Palm Desktop sobrescriba al handheld (unidireccional) ■ Hacer que el handheld sobrescriba al Palm Desktop (unidireccional) ■ No hacer nada 163 Capítulo 12 Sincronizaciones HotSync® Sincronización HotSync local con el cable/base Tenga en cuenta lo siguiente cuando realice una sincronización HotSync local: ■ La primera vez que se realiza una sincronización HotSync con un handheld nuevo o después de que ha sido reiniciado físicamente, debe asignarse un nombre de usuario al handheld. HotSync Manager le solicita que escriba un nombre o que seleccione uno ya existente. Seleccione un nombre existente únicamente si corresponde al handheld. No use el mismo nombre de usuario para más de un handheld. ■ Para detener una sincronización HotSync en curso, haga clic en el botón Cancelar del cuadro de diálogo Evolución de HotSync en el equipo o en el handheld. Si no se abre el cuadro de diálogo Evolución de HotSync, pulse Cancelar en el handheld. La cancelación no es inmediata; deje un tiempo para que se detenga la sincronización HotSync. ■ Tras completar la primera sincronización HotSync con la conexión local de cable/base, puede configurar y efectuar sincronizaciones HotSync con otros métodos de conexión (por ejemplo, IR o módem). Para efectuar una sincronización HotSync local, conecte el handheld al cable/base. Habilite Transport Monitor, si aún no lo está, y seleccione el método de conexión, si no lo ha hecho todavía. Presione el botón HotSync en el cable/base. Si el cable no tiene un botón HotSync, encienda el handheld, abra la aplicación HotSync y toque en el icono de HotSync. Si ésta es la primera sincronización HotSync y ha asignado una contraseña al handheld, HotSync Manager le solicita que escriba la contraseña en el equipo. Escriba la contraseña y haga clic en OK. Espere hasta que un mensaje en el handheld indique que la operación ha finalizado, y desconecte el handheld del cable/base. Acerca del archivo de datos El software Palm Desktop almacena las citas, direcciones, notas y tareas pendientes en un archivo de datos en el equipo. Es necesario mantener un archivo de datos distinto para cada persona que use el software Palm Desktop en el mismo equipo. Como se explica en el Capítulo 1, sólo puede estar abierto un archivo de datos en cada momento en el software Palm Desktop. El archivo de datos, llamado User Data, se crea la primera vez que se instala el software Palm Desktop. Este archivo se encuentra en una carpeta que tiene el mismo nombre que el nombre de usuario del handheld que, a su vez, está en la carpeta Users. Por ejemplo, si introdujo “Daniel García” como su nombre de usuario, su archivo de datos (User Data) se encuentra en la carpeta denominada Daniel García. La carpeta denominada Daniel García se encuentra en la carpeta Users. La ubicación de la carpeta Users depende del sistema operativo que se ejecute en el equipo, así como del número de personas que estén definidas como usuarios de Mac. 164 Acerca del archivo de datos Mac OS Usuario Ubicación del archivo de datos Mac OS X Cualquier clase de usuario /Users/[nombre de de Mac. usuario de Mac]/Documents/Palm/Users/ [su nombre de usuario] Mac OS 9 Usted es el único usuario (está definido como el propietario del equipo). /Documents/Palm/ Users/[su nombre de usuario] Mac OS 9 Usted es uno de varios usuarios y no es el propietario del equipo. /Users/[nombre de usuario de Mac]/Documents/Palm/Users/ [su nombre de usuario] Dependiendo del estado del handheld, durante la primera sincronización HotSync de un handheld y un equipo, HotSync Manager sigue este comportamiento: ■ Si el handheld ya ha sido sincronizado con otro equipo, el handheld tiene un nombre de usuario. HotSync Manager crea automáticamente un archivo de datos nuevo en el software Palm Desktop, con el mismo nombre de usuario que el handheld, y sincroniza los datos. ■ Si el handheld no tiene un nombre de usuario (es decir, no ha sido sincronizado antes con algún otro equipo, ha sido reiniciado físicamente o solamente se ha sincronizado con un perfil de usuario), HotSync Manager muestra el cuadro de diálogo Nuevos usuarios, donde puede crearse un nombre de usuario para el nuevo archivo de datos, y después sincroniza los datos. La primera vez que realice una sincronización HotSync, el archivo de datos del software Palm Desktop que indique y el handheld quedarán vinculados. Cuando sincronice datos en el futuro, HotSync Manager siempre se sincronizará con el mismo archivo de datos. Asegúrese de usar el archivo correcto cuando abra el software Palm Desktop. Para averiguar si utiliza el archivo correcto, compruebe si su nombre de usuario aparece como el usuario mostrado a la derecha de la barra de herramientas. Si no aparece, haga clic en el menú emergente Usuario y seleccione su nombre en la lista. NOTA La creación de un perfil de usuario permite preconfigurar los handheld Palm OS con el mismo conjunto de datos (direcciones, citas, notas y tareas pendientes) y aplicaciones antes de individualizar cada handheld con un nombre de usuario y un archivo de datos específicos. Consulte la Ayuda en línea para obtener más información acerca de los perfiles de usuario. 165 Capítulo 12 Sincronizaciones HotSync® Sincronizar varios archivos de datos Puede sincronizar datos entre el handheld y equipos de dos o más tipos diferentes, incluso entre un Mac y un PC compatible con IBM que use el sistema operativo Windows, siempre y cuando los equipos tengan instalado HotSync Manager. Los archivos de datos de los dos equipos tendrán el mismo nombre de usuario. Por ejemplo, puede sincronizar datos entre dos equipos, entre un PC y un Mac, entre un portátil y un equipo de escritorio, etc. Para algunos usuarios, es útil tener el software Palm Desktop y la información personal en más de un equipo (por ejemplo, en la oficina y en la casa). Al mantener dos archivos de datos, existe el problema de tener que asegurarse de que ambos contengan la misma información. La manera más fácil de asegurarse de que varios archivos de datos contienen la misma información consiste en realizar sincronizaciones HotSync con los dos equipos regularmente. Para sincronizar con otro equipo, lleve a cabo una sincronización HotSync con el handheld y con el equipo que utilice normalmente para la sincronización. A continuación, ejecute una sincronización HotSync con el handheld y el equipo secundario. HotSync Manager crea automáticamente un usuario en el software Palm Desktop con el nombre de usuario único asignado al handheld. La sincronización HotSync copia todos los datos desde el handheld al equipo secundario. Sincronizar varios handheld con un equipo configurado para varios usuarios de Mac Un equipo Mac puede configurarse para que trabajen con él varios usuarios. Para ello, el propietario del equipo crea una cuenta para cada persona que deba usarlo. Cada cuenta define un entorno de usuario en el equipo: la cuenta regula el acceso del usuario a las ubicaciones, aplicaciones y capacidades del equipo (por ejemplo, el acceso a HotSync Manager y la capacidad para imprimir desde el equipo). Tenga en cuenta que esta situación no equivale a que varios usuarios utilicen el mismo equipo, todos ellos con un acceso no definido e ilimitado al equipo. Si desea más información acerca del uso de un Mac por varios usuarios, consulte la documentación del equipo. Esta información es importante para el usuario del software Palm Desktop, puesto que, en los equipos con varios usuarios de Mac, un usuario del software Palm Desktop debe ser alojado por uno de los usuarios de Mac, y se le debe permitir el acceso al software Palm Desktop y a HotSync Manager. A continuación, para ver sus datos, primero debe iniciar una sesión en el entorno de usuario de Mac correcto, con un nombre de usuario de Mac y una contraseña, que le asignará la persona definida como el propietario del equipo. Después puede acceder al software Palm Desktop y a sus datos. 166 Instalar aplicaciones en el handheld o en una tarjeta de ampliación Inicie la sesión como el usuario correcto Para poder realizar la sincronización o empezar a trabajar con sus datos, asegúrese de que el usuario de Mac que le aloja ha iniciado una sesión en el equipo. Si trabaja en el equipo con un nombre de usuario de Mac incorrecto y abre el software Palm Desktop, probablemente le ocurran los siguientes problemas: ■ Su nombre de usuario no está en el menú emergente Usuario, puesto que no tiene privilegios en este entorno. Por lo mismo, sus datos tampoco están disponibles: se encuentra en un entorno incorrecto. ■ Si realiza una sincronización en este entorno, HotSync Manager no podrá encontrar su archivo de datos original y, por lo tanto, se comportará como si ésta fuera la primera sincronización HotSync con su handheld en este equipo. Creará automáticamente un nuevo archivo de datos, con el nombre de usuario del handheld, y cargará sus datos en este entorno incorrecto. Instalar aplicaciones en el handheld o en una tarjeta de ampliación Use HotSync Manager para instalar aplicaciones y archivos desde su equipo a su handheld o a una tarjeta de ampliación insertada en el handheld. Para buscar vínculos a otros sitios Web desde los que pueda descargar aplicaciones para el handheld a su equipo, visite el sitio Web de Palm, www.palm.com/intl. NOTA De forma predeterminada, las aplicaciones de Palm™ (archivos con la extensión PRC, PQA, PDB o SCR) se instalan en el handheld, pero es posible cambiar su destino a una tarjeta de ampliación, si el handheld cuenta con una ranura para tarjetas de ampliación. Todos los demás archivos deben instalarse en una tarjeta de ampliación. Para instalar aplicaciones y archivos en el handheld o en una tarjeta de ampliación: 1. Agregue la aplicación o los archivos a la lista de instalación. 2. En el menú emergente Usuario de la barra de herramientas, elija el nombre de usuario del handheld en el que desee instalar las aplicaciones. 3. En el menú HotSync del software Palm Desktop, seleccione Instalar archivos en el Handheld. Si el archivo que desea instalar no se muestra en el cuadro de diálogo, vaya a la carpeta en la que copió el archivo. 4. Seleccione las aplicaciones o los archivos que desee instalar en el handheld y haga clic en Agregar archivo. 5. Cierre el cuadro de diálogo Instalar archivos en el Handheld. Para instalar una aplicación en un destino que no sea el que se muestra en la columna Destino, haga clic en Cambiar carpeta de destino y efectúe los cambios. El botón Cambiar carpeta de destino sólo está disponible si el handheld cuenta con una ranura de tarjeta de ampliación y ésta no es la primera sincronización HotSync. 167 Capítulo 12 Sincronizaciones HotSync® 6. Presione el botón HotSync del cable/base para realizar una sincronización HotSync. De esta forma se instalan las aplicaciones y los archivos en el destino seleccionado. Los archivos que permanecen en la lista después de una sincronización HotSync no se instalaron en el handheld. Si ocurre esto, puede deberse a una de estas razones: ■ El handheld no tenía memoria suficiente. ■ El tipo de archivo no se reconoció durante la sincronización HotSync. Las tarjetas de ampliación pueden contener aplicaciones que utilizan archivos aparte de los archivos de aplicación de Palm. Para que el handheld pueda reconocer los archivos de esta clase, debe ejecutar la aplicación que los utiliza por lo menos una vez. Archivar datos eliminados del handheld Cuando se elimina un elemento del handheld, se tiene la opción de archivarlo en el equipo durante la próxima sincronización HotSync. El archivo histórico sólo contiene elementos que se han eliminado del handheld; los elementos eliminados del handheld a través de una sincronización con el software Palm Desktop no se archivan. NOTA Los registros eliminados o purgados del handheld sólo se archivan si está seleccionada la opción Guardar archivo histórico para dichos registros en el handheld durante la purga o eliminación. El archivo histórico se llama “User Data Archive” y se encuentra en la carpeta Users de la carpeta con el nombre que corresponde al nombre del handheld. Por ejemplo, si escribió “Daniel García” como su nombre de usuario, el archivo histórico se encuentra en la carpeta “Daniel García” de la carpeta User. Resolución de conflictos de HotSync Después de realizar una sincronización HotSync, es posible que reciba un mensaje que indica que ocurrieron errores. Si hay errores, seleccione Ver registro del menú HotSync para mostrar una descripción de los errores. Una vez corregidos los errores, realice otra sincronización HotSync para asegurarse de que todos los errores están corregidos. Si desea más información, consulte la solución de problemas en la Ayuda en línea de HotSync Manager. 168 CAPÍTULO 13 Uso de la aplicación Instant Palm™ Desktop En este capítulo se explican los conceptos básicos necesarios para usar la aplicación Instant Palm™ Desktop. Acerca de la aplicación Instant Palm Desktop La aplicación Instant Palm Desktop proporciona un acceso rápido a muchas de las funciones utilizadas con más frecuencia en el software Palm™ Desktop y en HotSync® Manager. El menú Instant Palm Desktop puede mostrarse u ocultarse si se selecciona Preferencias en el menú Palm Desktop de Mac OS X o en el menú Edición de Mac OS 9. Haga clic en el botón General y active la casilla de verificación Mostrar Instant Palm Desktop. En Mac OS 9, debe reiniciar su equipo para activar este cambio. Si está seleccionada la casilla Mostrar Instant Palm Desktop en Preferencias, aparecerá el menú Instant Palm Desktop. En Mac OS X, haga clic en el icono de Palm Desktop en la barra anclada y mantenga pulsado el botón cuando Palm Desktop se esté ejecutando o esté oculto. En Mac OS 9, haga clic en el icono del menú Instant Palm Desktop en la esquina superior derecha de la pantalla. NOTA En Mac OS X, el menú Instant Palm Desktop sólo está disponible cuando Palm Desktop se está ejecutando o está oculto. En Mac OS 9, el menú Instant Palm Desktop también está disponible cuando Palm Desktop no se está ejecutando. En Mac OS X, haga clic en el icono de Palm Desktop en el Dock y mantenga presionado el botón 169 Capítulo 13 Uso de la aplicación Instant Palm™ Desktop En Mac OS 9, haga clic en el icono de Instant Palm Desktop en la esquina superior derecha de la pantalla Desde el menú Instant Palm Desktop puede ejecutar tanto el software Palm Desktop como HotSync Manager y realizar las siguientes acciones: ■ Ver las citas de la Agenda y las tareas de la Lista de tareas para el día actual. ■ Mostrar direcciones y números de teléfono designados, y marcar números de teléfono. ■ Iniciar rápidamente el software Palm Desktop o cambiar a él desde otra aplicación. ■ Buscar direcciones. ■ Crear direcciones, citas, notas y tareas pendientes. El rombo indica la próxima cita para el día actual Las tareas pendientes aparecen en el orden en que fueron creadas Para ver toda la información de una dirección, seleccione el nombre 170 Utilización de direcciones Utilización de direcciones En el menú Instant Palm Desktop, puede buscar y mostrar direcciones, así como agregar sus nombres y números de teléfono a este menú. NOTA Si desea más información sobre la configuración necesaria para marcar números de teléfono, consulte “Establecer preferencias de marcado” en el Capítulo 3. Para buscar una dirección, elija Buscar dirección en el menú Instant Palm Desktop. Se abre el cuadro de diálogo Buscar dirección. Escriba las iniciales o las primeras letras del nombre que desee buscar Haga clic para mostrar una versión que no se puede editar de la tarjeta de dirección Haga clic para agregar la entrada seleccionada al menú Instant Palm Desktop Cuando se hace clic en Agregar al menú, aparece un cuadro de diálogo similar al que se muestra a continuación. . Haga clic para mostrar el nombre y número de teléfono en el menú Instant Palm Desktop 171 Capítulo 13 Uso de la aplicación Instant Palm™ Desktop Cuando se hace clic en Mostrar en el cuadro de diálogo Buscar dirección, aparece una versión que no se puede editar de la tarjeta de dirección. . Haga clic para marcar el número de teléfono Haga clic para copiar todos los campos en el Portapapeles Haga clic para copiar el campo o campos seleccionados en el Portapapeles Para eliminar una dirección del menú Instant Palm Desktop, muestre la tarjeta de dirección correspondiente y anule la selección de la casilla de verificación situada junto al número de teléfono. Esto se puede hacer tanto en la tarjeta de dirección de Instant Palm Desktop como en la tarjeta de dirección del software Palm Desktop. Haga clic para eliminar la entrada del menú Instant Palm Desktop Crear elementos desde el menú Instant Palm Desktop Puede crear una cita, una tarea pendiente, una dirección o una nota desde el menú Instant Palm Desktop. Elija Crear en el menú Instant Palm Desktop y, a continuación, elija en el submenú el tipo de elemento que desea crear. Puede crear una cita, una tarea pendiente, una dirección o una nota desde el menú Instant Palm Desktop. 172 APÉNDICE A Impresión de páginas por las dos caras Es posible imprimir por las dos caras de una página para producir impresiones compactas. Primero se imprime por un lado y, a continuación, el programa le solicita volver a insertar las páginas impresas para imprimir por el otro lado. En este apéndice se explica cómo imprimir páginas por las dos caras. Lea la sección correspondiente a su impresora. Si no hay una sección que corresponda a su impresora, consulte la guía del usuario de la impresora o póngase en contacto con el fabricante. Es posible imprimir las páginas del calendario y de la libreta de direcciones de forma que quepan en varios organizadores estándar de páginas de dos caras: ■ 8,5 pulgadas por 11 pulgadas (Portfolio) ■ 5,5 pulgadas por 8,5 pulgadas (Organizer) ■ 4,25 pulgadas por 6,75 pulgadas (Compact) ■ 3,75 pulgadas por 6,75 pulgadas (Sr. Pocket) ■ 3,5 pulgadas por 5 pulgadas (Pocket) ■ 3 pulgadas por 5 pulgadas (Memo) ■ 2,75 pulgadas por 5 pulgadas (Jr. Pocket) ■ 2,75 pulgadas por 4,25 pulgadas (MiniBook 8) ■ 2 pulgadas por 2,25 pulgadas (MiniBook 12) 173 Apéndice A Impresión de páginas por las dos caras Marcar el papel para orificios Si no está utilizando formularios preimpresos y con orificios, puede imprimir círculos donde se deben perforar los orificios y líneas de puntos donde se debe cortar el papel. Para marcar el papel para hacer orificios y para cortar, elija Imprimir en el menú Archivo y, a continuación, seleccione Editar diseño en el menú emergente Diseño. Se abre el cuadro de diálogo Diseño de impresión. Si desea más información sobre la edición de diseños, consulte el Capítulo 11. Seleccione estas opciones para mostrar dónde deben perforarse los orificios y cortarse el exceso de papel Apple LaserWriter/LaserWriter Plus, Hewlett-Packard DeskWriter Estos son los pasos generales para las impresoras LaserWriter, LaserWriter Plus y DeskWriter: ■ Imprima en una cara de la página ■ Invierta el orden de las páginas ■ Imprima en la otra cara de la página Siga las instrucciones del Capítulo 11 para la impresión. Siga los pasos que se explican a continuación cuando se haya iniciado la impresión: 1. Si usa papel con perforaciones, cargue el papel en la impresora de manera que las perforaciones entren en la impresora en primer lugar. Los bordes con perforaciones entran en la impresora primero 174 Apple Personal LaserWriter, Hewlett-Packard LaserJet IIP y IIIP Las páginas impresas salen de la impresora en orden inverso y con la cara impresa hacia arriba. La primera página que se imprimió (por ejemplo, enero/ abril o la letra A si se están imprimiendo direcciones) está al final de la pila. Mientras se imprime la primera cara, aparece un mensaje en la pantalla. 2. Espere hasta que se terminen de imprimir todas las páginas y, a continuación, retire las páginas impresas. 3. Invierta el orden de las páginas. La primera página que se imprimió debería estar al principio de la pila de páginas; la última página debería estar al final de la pila. 4. Vuelva a poner las páginas en la bandeja de papel, con la cara impresa hacia arriba. Asegúrese de que introduce el mismo borde en la impresora que en el paso 2. 5. Haga clic en Imprimir anteriores. Apple Personal LaserWriter, Hewlett-Packard LaserJet IIP y IIIP Estos son los pasos generales para las impresoras Personal LaserWriter SC/NT/ LS y LaserJet IIP/IIIP: ■ Imprima en una cara de la página ■ Invierta el orden de las páginas ■ Imprima en la otra cara de la página NOTA Si la impresora tiene una bandeja de cara hacia arriba, en estos pasos se supone que dicha bandeja está cerrada. 175 Apéndice A Impresión de páginas por las dos caras Siga las instrucciones del Capítulo 11 para la impresión. Siga los pasos que se explican a continuación cuando se haya iniciado la impresión: 1. Si usa papel con perforaciones, cargue el papel en la impresora de manera que las perforaciones entren en la impresora en primer lugar. Los bordes con perforaciones entran en la impresora primero Las páginas impresas salen de la impresora con la primera página al final de la pila y con la cara impresa hacia abajo. La primera página que se imprimió (por ejemplo, enero/abril o la letra A si se están imprimiendo direcciones) está al final de la pila. Mientras se imprime la primera cara, aparecerá un mensaje en la pantalla, para indicarle cuándo debe retirar las páginas e insertarlas otra vez. 176 2. Espere hasta que se terminen de imprimir todas las páginas y, a continuación, retire las páginas impresas. 3. Invierta el orden de las páginas de manera que la primera página que se imprimió esté al final. 4. Vuelva a poner las páginas en la bandeja de papel, con la cara impresa hacia abajo. 5. Haga clic en Imprimir anteriores. Series Apple LaserWriter II, Hewlett-Packard LaserJet III y IIID Series Apple LaserWriter II, Hewlett-Packard LaserJet III y IIID Estos son los pasos generales para las impresoras LaserWriter II SC/NT/NTX/F/ G y LaserJet III/IIID: ■ Imprima en una cara de la página ■ Invierta el orden de las páginas ■ Imprima en la otra cara de la página NOTA En estos pasos se supone que la bandeja de cara hacia arriba está cerrada. Siga las instrucciones del Capítulo 11 para la impresión. Siga los pasos que se explican a continuación cuando se haya iniciado la impresión: 1. Si usa papel con perforaciones, cargue el papel en la impresora de manera que las perforaciones entren en la impresora en primer lugar. Los bordes con perforaciones entran en la impresora primero Las páginas impresas salen de la impresora con la primera página al final de la pila y con la cara impresa hacia abajo. La primera página que se imprimió (por ejemplo, enero/abril o la letra A si se están imprimiendo direcciones) está al final de la pila. Mientras se imprime la primera cara, aparecerá un mensaje en la pantalla, para indicarle cuándo debe retirar las páginas e insertarlas otra vez. 2. Espere hasta que se terminen de imprimir todas las páginas y, a continuación, retire las páginas impresas. 177 Apéndice A Impresión de páginas por las dos caras 3. Invierta el orden de las páginas de manera que la primera página que se imprimió esté al final. 4. Vuelva a poner las páginas en la bandeja de papel, con la cara impresa hacia abajo. 5. Haga clic en Imprimir anteriores. Apple LaserWriter Pro 630 y 16/600PS Estos son los pasos generales para las impresoras Apple LaserWriter Pro 630, 16/ 600 e impresoras similares: ■ Imprima en una cara de la página ■ Dé vuelta a la pila de páginas ■ Gire las páginas 180 grados ■ Imprima en la otra cara de la página Siga las instrucciones del Capítulo 11 para la impresión. Siga los pasos que se explican a continuación cuando se haya iniciado la impresión: 1. Si usa papel con perforaciones, cargue el papel en la impresora de manera que las perforaciones entren en la impresora en primer lugar. Los bordes con perforaciones entran en la impresora primero Las páginas impresas salen de la impresora con la primera página al final de la pila y con la cara impresa hacia abajo. La primera página que se imprimió (por ejemplo, enero/abril o la letra A si se están imprimiendo direcciones) está al final de la pila. Mientras se imprime la primera cara, aparecerá un mensaje en la pantalla, para indicarle cuándo debe retirar las páginas e insertarlas otra vez. 178 Apple LaserWriter Pro 630 y 16/600PS 2. Espere hasta que se terminen de imprimir todas las páginas y, a continuación, retire las páginas impresas. 3. Dé la vuelta a la pila, de manera que la primera página que se imprimió esté al principio de la pila. La primera página que se imprimió debería estar al principio de la pila de páginas; la última página debería estar al final de la pila. 4. Gire las páginas 180 grados. 5. Vuelva a poner las páginas en la bandeja de papel, con la cara impresa hacia arriba. 6. Haga clic en Imprimir anteriores. 179 Apéndice A Impresión de páginas por las dos caras 180 Índice alfabético A abrir archivos 8 abrir el software Palm Desktop 6 actualización desde Claris Organizer 119 Agenda añadir tareas pendientes 83 aplicación del handheld 71 descripción 4 impresión 133–135 navegar en 63–65, 103 preferencias 72 agendas Day Runner 132 agendas Day-Timer 132 agendas Franklin 132 agendas. Consulte Agenda agregar aplicaciones 167 alarmas en pantalla 13, 68, 72 preferencias 13, 72 alta prioridad en la Lista de tareas 86 aplicaciones adjuntar archivos de 115 exportar datos a 122 importar datos de 119 AppleScript 50 AppleWorks 56, 116 archivar datos del handheld 168 archivos abrir 8 adjuntar 115 buscar en 104 cerrar 8 crear 8 sincronizar 159 transferir al handheld 115 archivos PICT, imprimir hoja de fax como 152 B barra de botones 10 barra de herramientas 10 bases de datos ClarisWorks 120 FileMaker Pro 120 Bloc de notas aplicación del handheld 79 descripción 5 botón de marca de la hora 5 buscar citas 103 direcciones 104, 171 notas 79 texto 95, 104 búsqueda 95, 103, 129, 171 C cambiar el orden de las columnas 99 cambiar el tamaño de las columnas 99 cambio de nombre de campos 50 campos personalizados 47, 50, 95 caracteres, texto 13 cartas 56 adjuntar 56 direcciones 53 categorías 106–109 cita sin hora, crear 67 citas 4 adjuntar 111 asignar categoría 106 buscar 103 cambiar 69 crear 65 impresión 135 repetitivas 66 seleccionar 128 suprimir 70 transferir al handheld 71 citas continuas 66 ciudades 48 Claris Organizer 119 181 Índice alfabético ClarisWorks 56, 116 colores, de categorías 108 columnas, en vistas de lista 98 Combinar archivos de datos de usuario 159 conducto definición 163 valores 163 correo electrónico acceso 50 direcciones 48 cumpleaños 48, 52 D DateBook Pro 56 datos copia de seguridad 43 exportar 122 importar 120 decorados 14 deshacer 8 DeskWriter 174 Día, vista 4, 64 días, cambiar en la vista Semana 64, 72 direcciones adjuntar 111 asignar categoría 106 buscar 95, 104, 171 cambiar 46 copiar y pegar 53 impresión 143, 144 impresión de listas 137 mostrar todo 96 ordenar 97 preferencias 117 seleccionar 128 transferir al handheld 53 visualización 94 documentos adjuntos 111 adjuntar registros 113 archivos 115 automáticos 112 cartas 56 notas 78 suprimir 117 transferir al handheld 112 visualización 116 documentos adjuntos automáticos 112 182 E elementos usados con frecuencia 106 elementos usados recientemente 105 entradas de la Lista de tareas completadas 88, 94 entradas no programadas de la Lista de tareas 83 estados 48 etiquetas impresión 146 imprimir remites 149 etiquetas de correo impresión 146–149 exportar datos 122 F faxes 48, 151 fechas cambiar 69 formato 12 ir a específica 103 seleccionar 128 fechas especiales. Consulte citas fondos. Consulte decorados fuentes 13 G gráficos, en remite 145 H hora de las citas 69 hora, ver actual 64 horas de trabajo 72 HotSync local 160 HotSync por IR 160 HotSync por módem 160 I iconos 10 importar datos 119 impresión 127 Agenda 133–135 citas 135 DeskWriter 174 direcciones 55, 137 Índice alfabético etiquetas de correo 146–149 etiquetas de remite 149–151 formularios con orificios 174 hojas de cubierta de fax 151–153 LaserJet III y IIID 177, 178 LaserJet IIP y IIIP 175 LaserWriter 174 LaserWriter II 177, 178 libretas de direcciones 137–142 notas 153 Personal LaserWriter 175 por las dos caras 173–179 seleccionar elementos para 128–130 sobres 142 tamaños de página de organizadores 173 vista preliminar 131 impresión por las dos caras 173–179 información de filtros 94, 128 Instalar aplicaciones 167 Internet 50 introducción 6, 17 introducir información 9 L LaserJet III y IIID 177 LaserJet IIP y IIIP 175 LaserWriter 174 LaserWriter II 177 Libreta de direcciones 45–61 aplicación del handheld 53 crear direcciones nuevas 46 descripción 3 preferencias 60 Lista de tareas 81–91 aplicación del handheld 89 asignar categorías a tareas 87, 106 cambiar 84 entradas completadas 88 entradas no programadas 83 mostrar todos los elementos 96 ocultar elementos de la Agenda 65 ordenar 88, 97 ordenar tareas por prioridad 86 preferencias 91 repetir tareas 82 seleccionar elementos 128 suprimir entradas 89 transferir al handheld 89 trasladar entradas 87 visualización 84, 94, 98 listas 93 de direcciones 45 de las tareas pendientes 84 de notas 76 ocultar columnas en 98 ordenar 97 visualización parcial 94 listas alfabéticas 97 listas de entradas 48 listas, tareas pendientes. Consulte Lista de tareas logotipos, en remite 145 M marcado 57 del menú Instant Palm Desktop 172 preferencias 58 marcado automático 57, 172 marcar direcciones, para imprimir 55, 130 entradas de la Lista de tareas completadas 88 mayúsculas, uso automático 49 memoria virtual, ajustar 15 memoria, ajustar 15 menú emergente del clip 111 Menú Instant Palm Desktop 48, 169–172 menús agregar a Instant Palm Desktop 171 agregar elementos a 106 Consulte menús emergentes 171 menús emergentes agregar elementos a 48, 87, 107 Mes, vista 4, 65 migración desde Claris Organizer 119 mini-libreta de direcciones 139 módems 59 mostrar todos los elementos 96 mostrar y ocultar columnas 98 N nombres y direcciones. Consulte direcciones notas 75–79 adjuntar 78, 111 183 Índice alfabético asignar categoría 106 buscar 79, 104 cambiar 77 impresión 153 mostrar todo 96 ordenar 97 seleccionar 128 suprimir 78 transferir al handheld 79 visualización 76, 94 números de teléfono 48 formato automático 49 marcado automático 57, 172 preferencias 58 O ocultar barra de herramientas 12 Tareas pendientes 65 opciones predeterminadas 12 ordenar 97 Entradas de la Lista de tareas 88, 97 organizadores de dos páginas 173 P pantalla, presentación Personal LaserWriter 175 PIMs 120 planificadores 132, 156 planificadores de papel 132, 156 plantillas 9–10 predeterminadas, opciones 12 predeterminados, valores 12 preferencias 12 Agenda 72 alarmas 13, 72 direcciones 117 fuentes 13 Libreta de direcciones 60 Lista de tareas 91 marcado 58 presentación de la pantalla presentación de la pantalla prioridad de las tareas pendientes 86 procesador de textos 56, 116 programar citas 63 184 R recordatorios citas 68, 72 cumpleaños 52 para las tareas pendientes 86 transferir al handheld 71 relleno automático, en entradas escritas 49 remite impresión 143, 145, 149 reprogramar 69 S saludo, carta 53 scripts 50 Semana, vista 4, 64, 72 semanas, preferencias 72 sincronización de archivos 159 sincronización HotSync configuración 166 conflictos 168 errores 168 local 160 registro de HotSync 168 sincronización de archivos de datos de usuario 166 uso de módem 160 uso del puerto de IR 160 vista general 159 sitios Web 48, 50 sobres, impresión 142 software Palm Desktop abrir 6 salir 8 tutorial 17 suprimir categorías 109 citas 70 del handheld 168 documentos adjuntos 117 Entradas de la Lista de tareas 89 notas 78 T tamaño del texto 13 tareas pendientes. Consulte Lista de tareas tareas repetitivas Consulte Lista de tareas, tareas repetitivas 82 Índice alfabético tareas. Consulte Lista de tareas 81 tarjetas de dirección descripción 48 tarjetas de visita 46 impresión 138 teléfonos 57, 172 texto, buscar 95, 104 trabajo, horas 72 tutorial 17 V ventanas, cerrar 8 vistas de listas 93 visualización de listas ordenados 97 parcial 94 W World Wide Web 50 185 Índice alfabético 186