Guia De Plan De Negocios Para Los Eventos De Turismo Deportivos

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GUIA DE PLAN DE NEGOCIOS PARA LOS EVENTOS DE TURISMO DEPORTIVOS 1 INDICE 1. Prefacio a. Como utilizar este documento i. El documento de Plan de negocios 7 7 2. Introducción 3. El Evento a. La Organización tenedora de los derechos b. Descripción del evento c. Otras actividades relacionadas con el evento d. Características 4. Misión y Objetivos a. Visión b. Misión c. Objetivos 5. El Comité Organizador Local a. Aspectos Legales i. Designaciones ii. Cartas de patente iii. Estatutos iv. Reportes Anuales y reportes trimestrales v. Solicitudes de derechos de marca b. Grupos de Trabajo i. Consejo de Administración ii. Comité Ejecutivo iii. Comité Financiero iv. Comité de Socios v. Consejeros vi. Consejo de Accionistas c. Estructuras Organizacionales i. Administración Ejecutiva ii. Administración Ejecutiva conjunta iii. Administración Senior iv. Divisiones v. Departamentos d. Personal 6. Términos de Referencia y Objetivos de las divisiones y direcciones a. Administración Ejecutiva b. División de Relaciones Internacionales, Relaciones con Gobierno y Protocolo c. División de Administración de Instalaciones d. División Financiera, Administración y Recursos Humanos e. División de Patrocinios f. División de Mercadeo y Recolección de Fondos g. División de Boletos h. División de Comunicación i. División de Medios j. División de Competencias k. División de Ceremonias l. División de Voluntarios m. División de Hospedaje, Comida y Actividades Recreativas 8 9 9 9 10 10 12 12 12 12 13 13 14 17 21 22 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 2 n. División de Logística (Acreditaciones, transporte, seguridad, Aeropuertos, Visas) o. División de Tecnología p. División de Acondicionamiento de Instalaciones q. División de difusión de medios r. División de construcción de instalaciones 7. Camino para el proceso de Licitación 8. Fechas críticas a. Introducción i. Propósito ii. Métodos b. Fase de Licitación c. Fase 1 (24 a 18 meses antes) i. Propósito ii. Métodos d. Fase 2 (18 a 15 meses antes) i. Propósito ii. Métodos e. Fase 3 (15 a 12 meses antes) i. Propósito ii. Métodos f. Fase 4 (12 a 9 meses antes) i. Propósito ii. Métodos g. Fase 5 (9 a 6 meses antes) i. Propósito ii. Métodos h. Fase 6 (6 a 3 meses antes) i. Propósito ii. Métodos i. Fase 7 (3 a 1 mes antes) i. Propósito ii. Métodos j. Fase 8 (Mes del Evento) i. Propósito ii. Métodos k. Fase 9 (Después del evento más 6 meses) i. Propósito ii. Métodos 9. Instalaciones a. Instalaciones para competencias i. Deporte # 1 – (Nombre del deporte) 1. Instalación # 1 (Nombre de Instalación) 2. Instalación # 2 (Nombre de instalación) ii. Deporte # 2 (Nombre del Deporte) 1. Instalación # 1 (Nombre de Instalación) 2. Instalación # 2 (Nombre de Instalación) b. Instalaciones para calentamiento y entrenamiento i. Deporte # 1 – (Nombre del deporte) 1. Instalación # 1 (Nombre de Instalación) 2. Instalación # 2 (Nombre de instalación) ii. Deporte # 2 (Nombre del Deporte) 1. Instalación # 1 (Nombre de Instalación) medico, 29 29 30 30 31 32 33 33 34 34 35 36 36 37 37 38 38 39 40 40 42 3 2. Instalación # 2 (Nombre de Instalación) c. Instalaciones para Hospedaje 44 i. Villas para Atletas 1. Villa # 1 (Nombre) 2. Villa # 2 (Nombre) ii. Hotel Oficial del Evento iii. Hotel para VIP y Patrocinadores iv. Hotel de Prensa v. Hotel para medios electrónicos vi. Hotel para el medio difusor anfitrión vii. Hotel para oficiales de competencias viii. Hotel para proveedores de servicios ix. Hoteles para espectadores d. Otras Instalaciones 53 i. Durante el evento 1. Instalaciones para ceremonia de apertura y clausura 2. Centros de acreditación 3. Actividades Socio-culturales y de entretenimiento 4. Instalaciones de eventos sociales, incluido banquete de clausura 5. Centros de prensa (Principal y secundarios) 6. Centro de Difusión o Medios Internacional 7. Villa de Patrocinadores 8. Expo 9. Instalaciones del Festival Cultural ii. Antes del evento 1. Oficina Central de Comité Organizador 2. Bodegas 3. Taller de ceremonias (sets, disfraces, etc.) 4. Instalaciones de practica para las ceremonias 5. Centro de voluntarios 6. Tiendas de productos y souvenirs 7. Actividades especiales antes del evento 10. Presupuesto 61 a. Estructura Presupuestal y Filosofía 61 b. Resumen de Presupuesto por división; 62 11. Impacto y Legados 63 a. Proyección de Impacto Económico (SECTUR) 63 b. Impacto en desarrollo deportivo 63 c. Legado en Instalaciones 64 d. Legado Financiero 64 e. Legado en equipo 64 f. Legado promocional 65 g. Legado Educacional 65 h. Legado en conocimiento 66 i. Legado organizacional 66 j. Legado de integración 66 12. Conclusión 67 13. Apéndices 68 a. Apéndice 1; Itinerario General 69 b. Apéndice 2; Plan de contratación 71 c. Apéndice 3, Tabla de Contenidos 72 d. Apéndice 4; Marcas 74 4 e. f. g. h. i. Apéndice 5; Plan de Marketing 75 Apéndice 6; Manual de Operaciones 77 Apéndice 7; Manual de Operaciones de las Instalaciones 81 Apéndice 8; Reporte Final 89 apéndice 9; Presupuesto 91 i. Resumen de Ingresos y análisis de riesgo (por departamento) ii. Resumen de gastos y análisis de riesgo (por departamento) iii. Obligaciones de comité organizador local con el tenedor de derechos, que pueda tener un impacto en el presupuesto del comité organizador. iv. Temas no presupuestados v. Donaciones o pagos en especie vi. Presupuesto de licitación vii. Glosario 5 Secretaria de Turismo Subsecretaria de Operación Turística Subsecretaria de Planeación Turística Subsecretaria de Innovación y Calidad Dirección General de Desarrollo de Productos Turísticos Dirección de Desarrollo de Turismo Deportivo y Náutico Directorio: Lic. Rodolfo Elizondo Torres Secretario de Turismo Lic. Francisco Madrid Flores Subsecretario de Operación Turística Lic. Carolina Cárdenas Sosa Subsecretaria de Planeación Turística Lic. Roberto Isaac Hernandez Subsecretario de Innovación y Calidad Lic. Rene Rivera Lozano Director General de Desarrollo de Productos Turísticos Lic. Milko Rivera Hope Director de Desarrollo de Turismo Deportivo y Náutico Responsable de la traducción: Lic. Milko Rivera Hope Director de Desarrollo de Turismo Deportivo y Náutico Responsable de esta edición: Lic. Milko Rivera Hope Director de Desarrollo de Turismo Deportivo y Náutico Presidente Mazaryk # 172 Col. Chapultepec Morales C.P. 11587, México DF Tel: 01-55-3002-6300 [email protected] www.sectur.gob.mx Copyright 2004 Canadian Sport Tourism Alliance and the Ontario Ministry of Tourism Recreation. Derechos Reservados. Se prohíbe su reproducción total o parcial por ningún tipo de medio conocido o por conocerse sin el permiso escrito de la SECTUR. 6 1. PREFACIO En Mayo de 2007 se firmo un Convenio Interinstitucional entre la Comisión nacional de Cultura Física y el Deporte, (CONADE) el Consejo de Promoción Turística de México, (CPTM) y la Secretaría de Turismo (SECTUR) con el motivo de apoyar el desarrollo en México del Turismo Deportivo. El Convenio establece lo siguiente: “Deporte y Turismo son dos actividades globales con elevado impacto social, económico y ambiental que tienen objetivos comunes y acciones positivas en las comunidades entre ellos los siguientes: repercusiones económicas, creación de empleos, Inversión en infraestructura y equipamiento, propiciar el intercambio cultural, protección del medio ambiente, fomento en aspectos positivos a la globalización, paz entre las naciones y regiones, desarrollo de destinos turísticos. La competitividad de los destinos turísticos depende de la capacidad del sector para innovar y mejorar permanentemente sus productos; objetivos que busca el Sector Turismo al fomentar el desarrollo de nuevos productos. En el mercado turístico se han observado cambios constantes en la demanda donde el turista ahora va en busca de experiencias diferentes, vivencias, emociones, viajes a su medida, buscando ser el protagonista de sus viajes y esperando recibir servicios de acuerdo a sus necesidades y expectativas, por lo que se ha buscado identificar alternativas de diversificación que respondan a diferentes grupos de demanda y a múltiples motivaciones de viaje, cuyo interés se ha enfatizado en mercados específicos como el turismo deportivo. La elaboración de esta guía de negocios es un trabajo conjunto entre la SECTUR, la CONADE, y el CPTM en conjunto con la Canadian Sport Tourism Alliance (CSTA) de Canadá para generar las herramientas para el desarrollo regional que permitan potencializar los beneficios del turismo deportivo en México. 1.1 Como utilizar este documento Esta guía es un trabajo conjunto para el apoyo de eventos • Regionales y Estatales • Nacionales • Internacionales 1.2 La Guía de Plan de Negocios: Se deben de seguir los siguientes pasos para adecuar este Plan de Negocios Pro Forma al Plan de Negocios de tu evento: • Cuando tengas al principio de una sección la palabra [CONTENIDO], significa que debes borrar el texto siguiente y estructurar y reemplazar el texto con información de tu evento. • Cuando aparezca al principio de una sección la palabra [MUESTRA], significa que puedes mantener el texto y solo adecuarlo a tu evento. 7 2. INTRODUCCIÓN La Introducción debe de dar antecedentes del proyecto: cuando, porque y en que circunstancias se involucro el destino o el promotor o la Federación en la organización y anfitriona del evento. [CONTENIDO] Los diferentes pasos ya logrados desde el principio del proyecto. [MUESTRA] ¿Porque se debe desarrollar un plan de negocio? • Para dar correcta y completa información a las autoridades públicas acerca de la viabilidad del proyecto. • Para dar un primer documento de planeación al comité organizador • Para identificar la mejor estructura administrativa para el comité organizador. • Para elaborar un plan estratégico para el evento que tome en consideración todos los pasos organizacionales. • Para conocer los recursos humanos, equipo y recursos financieros requeridos para organizar exitosamente el evento (s). • Para tener una idea exacta de los gastos del evento y de sus posibles ingresos. • Identificar los ingresos, aportaciones en recursos y en especie de todos los involucrados, para lograr un evento exitoso. • Para confirmar si las instalaciones existentes y disponibles son suficientes para realizar el evento y que “mejoras” o modificaciones son necesarias. • Identificar los legados que debe generar el evento. 8 3. EL EVENTO 3. a La Organización Tenedora de los Derechos. Esta sección debe de dar un resumen de la organización tenedora de los derechos, información básica del proceso de licitación y con que organizaciones; ciudad-destino, federaciones, o comité organizador local se ha logrado negociar la anfitriona del evento. [CONTENIDO] Información útil: • Fecha de Fundación • Ámbito de la Federación u organización responsable : Mundial, Nacional, Estatal • Número de federaciones miembros (para una federación internacional), o numero de Asociaciones estatales (para una Federación nacional) o un club (para una federación local) • El consejo de administración de la organización tenedora de derechos • Los delegados, cuya responsabilidad será asegurar que todos los derechos y reglas estipuladas en el contrato se cumplan. • La lista de eventos sobre los cuales tiene derechos la organización • La importancia de esta organización en comparación con otra organización comparable. Enlistar datos específicos (ej. Espectadores de TV para sus grandes eventos) 3. b Descripción del Evento Esta sección debe dar un resumen del evento y permitir al lector valorar su importancia. [CONTENIDO] • • • • • • • • • • • • El status del evento en el calendario completo de eventos de la organización tenedora de derechos o Evento anual o cada dos años, etc. o Evento internacional, Nacional, Estatal o Campeonato o evento en una serie de competencias del mismo tipo (ej. Copas Mundiales, Tour, etc.) Eventos previos: Cuando (año), donde (país, ciudad), número de participantes Duración del evento (s) (1,2,3,4, ….días) Edad y número esperado de participantes (Jóvenes, junior, senior, masters, etc.) Número de países, estados, clubs de donde vendrán participantes. Dondé se llevara a cabo el evento (s) (un lugar o varios) Número de eventos dentro del evento Ceremonias de Inauguración y premiación-clausura. Numero esperado de espectadores Numero esperado de visitantes de fuera del destino (de la región, del país, de EU, otros visitantes Internacionales) Número de representantes de medios y VIP´s Cobertura mediática esperada (TV, radio, Internet, otro) y su alcance (local, nacional, Internacional) 9 3. c Otras actividades relacionadas con el evento [CONTENIDO] Aun cuando estas actividades no son necesarias de acuerdo al contrato firmado con la organización tenedora de derechos, puede ser necesario el aprovechar la organización del evento deportivo para organizar otro tipo de actividades como: • • • • Festivales culturales, exhibiciones, ferias o algún otro tipo de actividad cultural Funciones Sociales Clínicas o seminarios relacionados con el evento (para los atletas, o entrenadores, etc.) Conferencias, convenciones o asamblea anual de la organización tenedora de derechos. El Plan de Negocios debe describir que organización, sea el comité organizador local o que otra organización, tendrá la responsabilidad de estos eventos relacionados. Si es una organización diferente al comité organizador local del evento, entonces ¿que tipo de relación tienen con el? 3. d Características Deben describir de forma breve, las características principales y la magnitud del evento (s). Esta lista se utilizara después para información o marketing. [MUESTRA] • • • • • • • El [nombre del evento] se realiza cada [1, 2] años bajo la responsabilidad de [la organización tenedora de derechos]. El siguiente [nombre del evento] se realizara en [ciudad] de [mes y fecha] [año]. El [nombre del evento] atraerá [número] atletas y miembros de equipos, que vienen de [número de países, estados, clubes o asociaciones] De acuerdo a la herramienta generada por SECTUR de medición de derrama económica, el [nombre del evento] se espera que genere un impacto económico de [monto] en el destino [nombre], y en la ciudad de [nombre], y contribuirá a la generación de [numero] empleos en la ciudad o destino. La cobertura de televisión del [nombre del evento] se espera sea [Local, Estatal, Nacional, Internacional] por [medio que haya firmado un acuerdo de transmisión con la organización tenedora de derechos o el comité organizador local.] La cobertura total tendrá [número de horas] aire en México, EU o en [países alrededor del mundo]. Adicionalmente, se espera presencia de [numero] de representantes de los medios [Locales, Nacionales, Internacionales] para la cobertura del mismo. Las diferentes competencias del [nombre del evento] se llevaran a cabo en (numero) de días, de [día y fecha] a [día fecha] en [Instalación principal] [Que fue construida especialmente para el evento con un costo de $XX]. El numero de espectadores que se esperan lleguen al [nombre del evento] serán aproximadamente [numero] [Destino] será la ciudad en [México, Norteamérica] [numero] en ser anfitriona del [nombre del evento]. Los eventos anteriores se han realizado en [ciudades, estados, países] en [años]. 10 • • Ser anfitrión del [nombre del evento] necesitara una participación de [numero] voluntarios, [participantes] en la ceremonia de inauguración y clausura o ceremonia de premiación, al igual que [numero] para el comité organizador. El [nombre del evento] se espera deje un legado de aproximadamente $[monto]. 11 4.- Misión y Objetivos 4. a Visión [MUESTRA] Que México sea un destino preferido para la organización de eventos deportivos turísticos, y organizar el mejor evento del mundo. 4. b Misión [MUESTRA] El comité organizador para el [nombre del evento] organizara el mejor evento deportivo en su categoría que se ha organizado en el destino, que celebrara los logros en [deporte]. El [tenedor de derechos del evento], socios gubernamentales, socios corporativos y el público en general tendrán un ambiente seguro, divertido e instalaciones y servicios de primer nivel. Se dará un realce a la personalidad y características culturales de [país, ciudad, estado]. El evento se realizara de una manera fiscal y ambientalmente responsable, maximizando y socializando los beneficios al destino. 4c Objetivos Los objetivos claves deben referirse a la magnitud del legado esperado en el destino como resultado de ser anfitrión del evento. [CONTENIDO] Los siguientes temas deben de considerarse para los objetivos: • El status de los deportes específicos involucrados en el evento (s) (un evento de un deporte o un evento multi-deportivo) en el destino (o estado o país) • El status del deporte amateur • La promoción regional, Nacional o Internacional del destino a través de la exposición directa esperada de ser anfitrión de un evento. • La organización del evento de acuerdo a los requerimientos de la Federación gobernante y el tenedor de derechos del evento. • La operación del evento con el presupuesto disponible y el legado esperado para el futuro desarrollo del deporte. • El impacto económico como resultado de ser anfitrión del evento. • El legado en términos de: o Instalaciones y equipo o Conocimiento local o Organización deportiva o Desarrollo deportivo o Educación a generaciones futuras o Integración de la comunidad. 12 5. El Comité Organizador Local 5. a Aspectos Legales i. Designaciones Esta sección debe considerar todas las posibles designaciones del evento y del Comité Organizador y dar información en lo que refiere al tema de designaciones. [CONTENIDO] El nombre oficial del Evento Mencionar que el evento ha sido o será registrado El “apodo” operativo del evento. (Si existe) Porque es importante un “apodo”: • Tener un mensaje corto para la promoción del evento • Hacerle fácil al público que se familiaricen con el evento; si es demasiado largo el nombre no se recordara por el público • Si no se crea un nombre operativo por el comité organizador, los medios crearan su propio nombre y este no será consistente en todos los medios. Si se ha diseñado un logo para el proceso de licitación, este debe incluirse con la explicación correspondiente. ii. “Cartas de Patente” [CONTENIDO] Cuando solicitar cartas de patente. El status del comité organizador El status del comité organizador: organización sin fines de lucro Los objetivos que busca el comité organizador. A que organización serán transferidos los activos después de la disolución del comité organizador. ¿Que pasa si durante el proceso de licitación se debe cambiar el nombre? iii. Estatutos Cuando se crea el Comité Organizador Local, es importante incorporar una organización sin fines de lucro y tener las leyes apropiadas de acuerdo a la estructura del Comité Organizador. [CONTENIDO] 13 Ver Apéndice 3 iv. Reportes Anuales y reportes trimestrales [CONTENIDO] Se necesitan obligaciones legales que comprometan al Comité Organizador de entregar reportes a las autoridades gubernamentales. El número de veces al año que un comité organizador enviara reportes periódicos a los interesados después de ser aprobado por el Consejo de Administración v. Solicitudes de derechos de marca [CONTENIDO] La gente que se dedica a la Administración deportiva no le da mucho valor a la creación de ideas. Es importante que se registren las marcas e ideas que pueden darte una ventaja comparativa o hacerte diferente de tu competencia. 5.b Grupos de Trabajo [MUESTRAS] La estructura organizacional completa para la organización del [nombre del evento] es conocida como el comité organizador local. El comité organizador se dividirá en dos grupos: el político y el operacional. La rama política se conformara de los siguientes grupos: • El Consejo de Administración • El comité Ejecutivo • El comité de Socios • Los gobernadores • El comité de consejeros del comité organizador La rama operacional se conformara de los siguientes grupos: • Administración Ejecutiva • Administración Senior • Las direcciones • Los departamentos j. Consejo de Administración El Consejo de Administración tendrá el siguiente mandato: • Tener la última responsabilidad dentro de la organización por el desarrollo y organización del evento. • Asegurarse que la organización es bien administrada • Administrar la presencia y código de conducta de sus miembros y su adhesión a las políticas establecidas. • Actuar en el mejor interés de la organización 14 • • • • Adoptar la misión y los objetivos de la organización y las estrategias generales del comité organizador. Aprobar el presupuesto Recibir reportes y recomendaciones del comité ejecutivo Delegar al Director la administración y operación del evento. El Consejo de Administración se compone de los siguientes voluntarios (excepto el Presidente y el CEO) • El Board Chair • El Presidente y el CEO /Chief Executive Officer) • El tesorero (con experiencia financiera) • El Secretario (con experiencia legal) • Un representante de cada sector público (Federal, Estatal, Municipal) • Un representante de cada sector institucional (Universidades y Tecnológicos) • Un representante del tenedor de derechos (si lo requiere el contrato) • Un representante de la Federación nacional • Un representante de la Federación Estatal • Cinco a siete representantes del sector privado. • Dos representantes de parte de los atletas (atletas compitiendo o retirados, mientras sea a un mismo nivel que el evento que se organiza, preferiblemente ya debieron competir este evento.) El Consejo de Administración tendrá reuniones cada dos meses, empezando dos años antes del evento. El Presidente debe asistir a estas reuniones y el anfitrión será el Presidente del Consejo. Si se solicita, el sector público puede tener otro observador sin derecho a voto. ii. Comité Ejecutivo El comité ejecutivo tiene el siguiente mandato: • Actuar en nombre del Consejo de Administración y en los periodos entre reuniones, tomar decisiones en su nombre. • Recomendar el presupuesto preparado por la dirección de Administración después de ser revisado por el Comité Financiero y ser remitido con su recomendación al Consejo de Administración y la aprobación de los estados de resultados. • Aprobar la planeación estratégica, la estructura operacional, el Plan de Negocios, el Manual de Operaciones, el Manual de Instalaciones, y el reporte final. • Tomar las decisiones necesarias para las actividades que involucran al Comité Organizador local y las siguientes organizaciones: El tenedor de derechos del evento, las Federaciones Nacionales y Estatales, el gobierno Federal, el gobierno estatal, la ciudad y la universidad. • Tomar las decisiones necesarias en lo que refiere a problemas financieros u operacionales identificados por la Administración. • Recibe reportes y recomendaciones de la Administración. El comité ejecutivo se compone de los siguientes voluntarios: • El Presidente • El Secretario 15 • • El Tesorero Un representante por nivel del sector público (Federal, Estatal, local) El Comité Ejecutivo tendrá reuniones mensuales, empezando dos años antes del evento. Las minutas de las reuniones serán distribuidas al Consejo de Administración. iii. Comité Financiero El Comité Financiero analizara todos los aspectos presupuestales preparados por la Administración y hará las recomendaciones al Comité Ejecutivo. El Comité Financiero tiene el siguiente mandato: • Darle seguimiento a la evolución del presupuesto • Juntar toda la información necesaria • Recibir los Estados Financieros preparados por el CFO • La revisión financiera para la correcta administración de las finanzas por el comité organizador local. • Asegurarse que los gastos respeten el límite presupuestal aprobado por el Consejo de Administración. • Reportarle a través del Tesorero al Comité Ejecutivo y al Consejo de Administración. El comité Financiero se compone de los siguientes miembros: • El tesorero del comité organizador local; • De 2 a 4 miembros del comité y un miembro del sector empresarial. El comité Financiero tendrá reuniones después de cada revisión presupuestal por la Administración. Se reunirá por lo menos 4 veces al año, desde 18 meses antes del evento. Las reuniones serán presidas por el tesorero. iv. Comité de Socios El Comité de Socios funcionara como la línea de comunicación entre el comité organizador local y los diferentes socios. El plan de negocios y el reporte semi-anual de las operaciones del comité organizador serán presentados al comité de socios. El comité de socios se compone de los siguientes miembros: • El Director del Deporte Federal • El Director de Turismo Deportivo Federal • El Director del Deporte Estatal • El Director del Turismo Estatal • El Alcalde de la ciudad anfitriona • Los Presidentes de las Federaciones Nacionales y estatales • El Presidente y CEO del comité organizador Local El comité de socios tendrá reuniones dos veces al año empezando dos años antes del evento. Las reuniones serán presididas por el comité organizador local. Los miembros del comité Ejecutivo pueden asistir a estas reuniones como lo vean pertinente. 16 Si algunos miembros no pueden estar presentes, se deberá enviar a un representante con voto. v. Consejeros Los miembros del grupo de Consejeros pertenecen a las organizaciones e instituciones de la región para tener en el comité organizador local representantes de la comunidad deportiva, turística, cultural, étnica y empresarial. El Grupo de Consejeros se compone de los siguientes miembros: • El Presidente del Comité Organizador Local • Un representante de las asociaciones escolares (público y privado) • Un representante de cada universidad y cada tecnológico • Un representante de las cámaras de comercio locales. • Un representante de la Oficina de Convenciones y Visitantes • Tres representantes del deporte; uno del Instituto del Deporte Estatal, otro del Local y otro de la ciudad. • Tres representantes del turismo; Uno a nivel federal, uno a nivel estatal, uno a nivel municipal. • Tres representantes de las asociaciones culturales; uno a nivel federal, otro a nivel estatal y otro a nivel municipal. • Un representante estatal de la salud • Un representante de grupos comunitarios locales • Un representante de la organización de voluntarios (si existe) Los consejeros tendrán reuniones tres veces al año a partir de 2 años antes del evento. Los miembros del comité ejecutivo son automáticamente miembros del grupo de Consejeros y su presidente preside las reuniones. vi. Consejo de Gobernadores Los miembros de este consejo no tendrán reuniones. Serán reclutados de parte de los líderes empresariales de la comunidad y se les pedirá que participen en actividades para financiar y promover el evento. 5. c Estructuras Organizacionales [MUESTRAS] Ningún miembro del brazo político tendrá voto en el brazo operacional y vice-versa. Los miembros del grupo político son bienvenidos como voluntarios durante el evento pero no como miembros del comité organizador y de sus comités operativos que se presentan abajo. i. Administración Ejecutiva La Administración Ejecutiva tendrá el siguiente mandato: • Supervisar el trabajo diario de la organización 17 • • • • • • • • • • • • • • • • • • Asegurar que la organización del evento sea exitosa y que los requerimientos del tenedor de derechos sean cumplidos y excedidos en términos de servicio. Asegurarse que los objetivos del comité organizador local sean cumplidos y su misión realizada. Informara al Consejo de Administración y al Comité Ejecutivo y entregara reportes periódicos de las actividades del comité organizador local. Enviar reportes al tenedor de derechos de una manera regular. Presentar recomendaciones de la Administración Ejecutiva en lo que refiere a operaciones financieras al Consejo de Administración, el Comité Ejecutivo y el Comité Financiero. Preparar el presupuesto y los reportes para el Comité financiero Actualizar el Plan de Negocios y la estructura organizacional para el Comité Ejecutivo y asegurar que se lleve a cabo como se requiere, haciendo los ajustes necesarios en el camino. Distribuir información necesaria para producir el manual de Operaciones, el Manual de operación de Instalaciones y el Reporte Final a los Directores. Dar el seguimiento necesario a todo esto. Negociar y firmar los contratos de acuerdo con las políticas del comité ejecutivo. Asegurarse que los acuerdos firmados sean respetados. Decidir en los métodos administrativos Proteger los intereses el comité organizador local y del tenedor de derechos Ser el representante oficial con las siguientes organizaciones; El tenedor de derechos, su compañía de marketing y sus patrocinadores directos. Establecer relaciones con los socios y organizaciones del gobierno, del sector empresarial, del sector público, del sector deportivo y del sector turístico que pueden aportar beneficios a la organización del evento. Comunicar información importante acerca del evento a todos los socios. Supervisar el trabajo de todas las direcciones Nombrar el personal de la Administración Senior, definir sus tareas, asegurar su entrenamiento, darles todo el apoyo y servicio, llevar a cabo evaluaciones anuales y promover la iniciativa en individuos capaces. Administrar las políticas de sueldos y condiciones de trabajo. La Administración Ejecutiva se compone de los siguientes miembros: • El Presidente • El Vice-Presidente – Planeación Estratégica y relaciones internacionales y Gobierno • El Vice-Presidente – Administración de Instalaciones • El Vice-Presidente – Operaciones • El Vice-Presidente – Mercadeo • El Vice-Presidente – Competencias (solo en eventos multideportivos) • El Contralor • Un Asistente Administrativo Ejecutivo La Administración Ejecutiva se reunirá una vez a la semana dos años antes del evento y será presidida por el Presidente. Los miembros de la Administración Ejecutiva serán empleados de tiempo completo. ii. Administración Ejecutiva Conjunta 18 La Administración Ejecutiva Conjunta asume la responsabilidad de la Administración Ejecutiva pero incluye a representantes del más alto nivel del sector público y de los socios. Adicionalmente a los miembros de la Administración Ejecutiva, la Administración Ejecutiva conjunta se compone de los siguientes miembros: • El representante Federal a cargo de todas las relaciones con Gobierno federal • El representante Estatal a cargo de todas las relaciones con gobierno estatal • Representante de la ciudad, a cargo de todas las relaciones con la ciudad • Representante de todas las universidades La Administración Ejecutiva Conjunta se reunirá una vez al mes y será presidida por el Presidente, a partir de los dos años antes del evento. iii. Administración Senior La Administración Senior tiene el siguiente mandato: • Supervisar la organización de departamentos y divisiones administrativas • Asegurar buena comunicación entre todas las direcciones administrativas • Contribuir a la definición e implementación de la estrategia propuesta por la Administración Ejecutiva en lo que refiere al Manual de Operaciones, el manual de operación de Instalaciones y el Reporte Final del evento al Comité ejecutivo. • Asegurarse de que se realice lo establecido en el Manual de Operaciones • Monitorear las políticas operacionales que gobiernan al comité organizador local • Administrar y controlar los recursos alocados a los diferentes temas del presupuesto. • Coordinar los papeles que tienen los diferentes socios y organizaciones involucradas en la organización del evento. La Administración Senior se compone de miembros de la Administración Ejecutiva y el personal en las divisiones siguientes: PROTOCOLO, RELACIONES INTERNACIONALES Y GUBERNAMENTALES • Director de Protocolo DIVISION FINANCIERA • Director de Finanzas, administración y recursos humanos ADMINISTRACIÓN DE INSTALACIONES • Director de Tecnología* • Director de acondicionamiento de Instalaciones* • Director de Construcción de Instalaciones • Representante de los medios locales DIVISIONES DE MARKETING • Director de Patrocinios* • Director de Marketing y colectas 19 • • • Director de Servicios de Boletos* Director de comunicaciones* Director de servicios mediáticos DIVISIONES OPERATIVAS • Director de Competencias • Director de ceremonias • Director de voluntarios* • Director de servicios de comida y hospedaje* • Director de logística* DIVISION DEPORTIVA (Solo en caso de un evento multi-deportivo) • Director de Competencia (uno por deporte) *NOTA: Estas direcciones también son proveedores de servicios, así que pueden dar servicios a otras direcciones. Los Miembros de la Administración Senior todos son empleados de tiempo completo. Se reúnen dos veces a la semana desde dos años antes del evento. Entre estas reuniones se deben reunir el Presidente de Divisiones, al igual que algunos coordinadores para participar en reuniones de administración de instalaciones. Este grupo dirigido por el Vice-Presidente de operación de instalaciones asegurara la coordinación de todos los temas operacionales relacionados a las instalaciones. iv. Divisiones Los términos de referencia de cada división serán específicos para cada una como se definen en la Sección 5. Cada división se compone de los siguientes miembros: • Su Vice-Presidente respectivo • El Director • Los coordinadores • Los voluntarios de cada departamento • El Secretario Cada división tendrá reuniones regulares, presididas por su director, empezando 15 meses antes del evento. La lista de direcciones en cada división se presenta en la sección 5. v. Departamentos Los términos de referencia de los departamentos serán específicos para cada uno y están definidos en la Sección 5. Los departamentos tendrán reuniones regulares, presididas por el responsable de cada departamento., empezando 15 meses antes del evento.* 20 *En la mayoría de los casos el responsable de cada departamento será el único miembro del mismo, por lo tanto, tendrá la completa responsabilidad de las tareas del departamento. 5. d Personal [MUESTRA] El comité organizador local tendrá una plantilla de empleados permanente que se incorporaran a su estructura. Esta plantilla de empleados se compone de: • El Presidente y CEO • Los Vice-Presidentes • El CFO (Chief Financial Officer) “Director Financiero” • El Asistente Ejecutivo • Los Directores • El Gerente • Los Coordinadores • Los Técnicos • Los asistentes divisionales • El personal de apoyo administrativo Las posiciones de Coordinador, técnico, asistente y recepcionista serán las primeras en contratarse en los programas de contratación. Los Gerentes serán miembros del Comité Ejecutivo y Senior. 21 6. Términos de Referencia y Objetivos de las divisiones y direcciones La siguiente sección debe dar un resumen de los términos de referencia y el alcance de los servicios que debe ofrecer cada una de las divisiones del Comité Organizador Local. La intención es dar a los interesados un resumen de lo que pueden producir y el mandato de cada una de las áreas de la organización. 6. a Administración Ejecutiva [MUESTRA] Términos de Referencia El tomar la responsabilidad operativa por la administración del comité organizador local y, sujeto a las reglas y decisiones del Consejo de Administración, asegurar la organización correcta el [nombre del evento] de acuerdo a las reglas y de [la organización tenedora de los derechos] y las guías establecidas por el Consejo de Administración. La Administración ejecutiva deberá coordinar todas las actividades del Comité organizador local; asegurar el desarrollo de la planeación estratégica del comité organizador local al igual que los reportes a [la organización tenedora de los derechos]: tomar la responsabilidad de los recursos humanos contratados por el comité organizador local; ser el interlocutor entre la rama política, los voluntarios y las estructuras organizacionales; ser el interlocutor entre [la organización tenedora de los derechos] y las Federaciones [Nacionales, Estatales]; y tomar la responsabilidad de la operación financiera y operacional del comité organizador local. 6. b División de Relaciones Internacionales, Relaciones con Gobierno y Protocolo [MUESTRA] Términos de Referencia Coordinara todos lo relacionado al protocolo y funciones sociales entre [la organización tenedora de derechos], su representante de marketing (si existe) y todos los involucrados para el evento, y proveerá a [la organización tenedora de derechos] las obligaciones como se detallan en el contrato en lo que se refiere a hospedaje y provisión, transporte y acreditación para los VIP´s; dará asistencia con todos los arreglos requeridos para hacer de su experiencia en el [evento] segura, divertida y memorable. La división también será la principal interlocutora entre [la organización tenedora de derechos] y las autoridades de gobierno en lo que refiere a la producción de documentos necesarios por [la organización tenedora de derechos] y las autoridades. [CONTENIDO] La división de relaciones internacionales y protocolo puede incluir los siguientes departamentos: • Relaciones Gubernamentales 22 • • • • • • • • • Relación con la organización tenedora de derechos Visitas a instalaciones y lugares Funciones Sociales Hospitalidad y eventos en estadios Servicios para dignatarios Edecanes Traductores durante el evento, incluida traducción en vivo si es necesario Actividades turísticas, días especiales, acompañamientos a personas Invitaciones Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. c. División de Administración de Instalaciones y locales. [MUESTRA] Términos de Referencia Planeara, coordinara e iniciara todas las acciones asociadas con el apoyo, y operación de las diferentes instalaciones y locales (competencia, entrenamiento, calentamiento, villas, etc.) durante el [evento] para lograr una eficiente administración de espacio, materiales, distribución de comida y bebidas, movimiento de personas, manejo de desperdicios, etc. [CONTENIDO] La División de Administración de Instalaciones y locales puede incluir los siguientes departamentos: • Planeación de Instalaciones • Operaciones (servicios de emergencia, recolección de basura, etc.) • Control de Boletaje • Servicios para espectadores (servicio medico, información, servicios para personas con discapacidades) • Concesiones Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. d División Financiera, Administración y recursos humanos [MUESTRA] Términos de Referencia La División proveerá la información financiera requerida y permitirá a la Administración y al Consejo lograr los objetivos del Comité Organizador Local. Para asegurar la operación correcta del secretariado y otras oficinas del comité Organizador Local, también, debe incorporar la información del Comité Organizador, al igual que el apoyo administrativo, recursos humanos, servicios legales, y control financiero para el [Evento] 23 [CONTENIDO] La División Financiera, Administración y recursos humanos pueden incluir los siguientes departamentos: • Servicios Legales • Administración de Oficinas • Recursos humanos y de personal • Compras • Contabilidad • Agente de Ventas • Operaciones financieras del estadio • Operaciones financieras para hospedaje • Otras operaciones financieras en sitio Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. e División de Patrocinios [MUESTRA] Términos de referencia Maximizar las oportunidades de patrocinios para que cumplan o excedan los objetivos programados. El principal enfoque también será conseguir donativos en especie que disminuyan los gastos en el presupuesto del comité organizador local. [CONTENIDO] La División de Patrocinios puede incluir los siguientes departamentos: • Investigación de oportunidades de patrocinios y ventas • Servicio a los patrocinadores • Mercadeo agresivo • Amigos del [nombre del evento] Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. f División de Mercadeo y recolección de fondos [MUESTRA] Términos de referencia El maximizar las oportunidades de mercadeo y recolección de Fondos para cumplir con los objetivos del [evento] al organizar actividades de recolección de fondos y apoyo financiero para el comité organizador local. Desarrollar productos atractivos e innovadores para su venta al público. 24 [CONTENIDO] La División de Mercadeo y recolección de fondos puede incluir los siguientes departamentos • Actividades de recolección de fondos (un departamento por actividad) • Creación y producción de artículos de mercadeo • Ventas e inventario de productos de mercadeo Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. g División de Boletaje [MUESTRA] Términos de referencia Maximizar los ingresos de las oportunidades de boletaje y lograr la máxima capacidad de asistencia a las ceremonias de apertura, clausura y eventos de competencia. [CONTENIDO] La División de Boletaje puede incluir los siguientes departamentos. • Venta de Boletos • Entrega y distribución de boletos Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. h División de Comunicación [MUESTRA] Términos de referencia La división de comunicación proveerá todas las comunicaciones pre-[evento] y servicios mediáticos y promocionara el [nombre del evento], el conocimiento del mismo para maximizar la cantidad de consumidores y la posibilidad de generación de ingresos. Más específicamente, la División toma la responsabilidad de programas de conocimiento y actividades para [nombre del deporte] y para [nombre del evento] en grupos escolares. También coordina todas las herramientas de promoción y anuncios disponibles al comité organizador local para incrementar el interés del público hacia el [evento] e incrementar las ventas de boletos. Asume la responsabilidad de producir e imprimir todo el material impreso que se requiere antes y durante el evento. [CONTENIDO] La División de Comunicación puede incluir los siguientes departamentos. • Publicidad 25 • • • • • • • • Programa educacional de promoción Mascota del evento Relaciones Públicas Actividades Promocionales Publicaciones y diseño gráfico Relaciones con medios antes del evento Operaciones de viajes Manejo de crisis en eventos Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. i División de Medios [MUESTRA] Términos de referencia El proveer las condiciones de trabajo optimas y servicios a la prensa escrita y electrónica y fotógrafos durante [nombre del evento] [CONTENIDO] La División de Medios puede incluir los siguientes departamentos: • Acreditación de Medios • Información de Medios • Centro de Medios • Sub-centros de medios (para eventos multi-deportivos: uno por local de competencia) • Fotografías • Tribuna de Medios • Conferencia (s) de prensa durante el evento • Centro de copiado • Información para los medios radiodifusores Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. j División de Competencias [MUESTRA] Términos de referencia El cumplir con las necesidades de entrenamiento, calentamiento y competencias de los atletas durante la duración del evento, asegurándose que los elementos operativos estén a un nivel o estándar de calidad que les permita lograr su máximo desarrollo. La División de Competencia también es responsable por la organización de las ceremonias de entregas de medallas. 26 [CONTENIDO] El itinerario de los siguientes deportes en [nombre del evento] será: [Lista de deportes] La División de Competencias puede incluir los siguientes departamentos para cada deporte: • Operaciones Técnicas • Secretariado de la competencia • Oficiales de Competencia • Equipo de Competencia • Entrenamiento y calentamiento La División también tendrá los siguientes departamentos: • Ceremonias y entrega de medallas • Anuncios y presentaciones Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. k División de Ceremonias [MUESTRA] Términos de referencia La División de ceremonias producirá una ceremonia de clausura y apertura para destacar [la ciudad anfitriona] y/o [la provincia] y/o la herencia cultural de México a un público [Internacional, Nacional, Regional]. Estos eventos deben intentar capturar y presentar la esencia del [evento] y el mosaico cultural de México para una audiencia (ambas] en vivo y para la televisión. [CONTENIDO] La División de Ceremonias puede incluir los siguientes departamentos: • Producción y creación del show • Manejo del escenario • Coreografía • Música y Canción Temática • Diseño de disfraces y producción • Utilería • Desfile de Atletas Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. l División de Voluntarios 27 [MUESTRA] Términos de referencia Asegurar que un número adecuado de voluntarios sea reclutado, capacitado, revisado, orientado motivado, reconocido, uniformado, supervisado e informado y de esta manera asegurar que las necesidades del evento sean cumplidas. [CONTENIDO] La División de Voluntarios puede incluir los siguientes departamentos: • Reclutamiento, revisión, selección, colocación y acreditación de los voluntarios; • Orientación y entrenamiento • Centro de información • Enlace • Uniformes Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. m División de Hospedaje, Alimentación y Actividades Recreativas [MUESTRA] Términos de referencia Asegurar hospedaje adecuado al grupo acreditado de parte de [la organización tenedora de derechos], que incluye equipos, medios, VIPs y visitantes al [evento]. Proveer servicios de alimentación de calidad, incluyendo en instalaciones donde no hay servicio de comida ya incluido. Esto incluye servicio de alimentación en [nombres de instalaciones o locales] para el grupo acreditado, locales de hospitalidad y los voluntarios. Asegurar, en lo posible, que los atletas y oficiales disfruten una experiencia excelente desde que llegan a sus villas de hospedaje, hasta su salida. La división también es responsable de organizar el banquete final para todos los atletas y participantes al [evento] al igual que el banquete final para los voluntarios. [CONTENIDO] La División de Hospedaje, Alimentación….puede incluir los siguientes departamentos: • Servicios de Hospedaje (Grupo y espectadores acreditados) • Servicios en Villas de equipos • Servicio de alimentación • Banquetes finales (Atletas y Voluntarios) • Actividades sociales y culturales de los atletas • Asistentes de los equipos Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 28 6. n División de Logística (Acreditaciones, transporte, seguridad, medico, Aeropuertos, Visas) [MUESTRA] Términos de referencia Proveer la información necesaria en lo que refiere a procedimientos e información de visado a todo el personal acreditado que así lo necesite, al igual que servicios para el recibimiento de los mismos en el Aeropuerto, manejo de equipaje, y procedimientos de aduana y migración. Proveer servicios de transporte a todo el personal acreditado entre el Aeropuerto, las villas de estancia y los hoteles. Proveer servicios de transporte entre las villas y los hoteles y las instalaciones y locales de competencia y entrenamiento. Coordinar transporte para los participantes y transporte público para los tenedores de boletos. Asegurar que se consideren todos los temas de estacionamiento. Dar acreditaciones de acuerdo a las reglas de [la organización tenedora de los derechos]. Proveer servicios de seguridad a los participantes y espectadores en cooperación con los servicios privados de seguridad y el departamento de policía. El proveer servicios médicos de acuerdo a las reglas de [la organización tenedora de los derechos]. [CONTENIDO] La División de Logística puede incluir los siguientes departamentos: • Transportación • Acreditación • Seguridad • Servicios de Aeropuerto • Servicios médicos, incluyendo control de dopaje • Visas e inmigración Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. o División de Tecnología [MUESTRA] Términos de referencia La División de tecnología es responsable de todos los sistemas de cómputo para el [evento]. Esto incluye: todo el hardware, software y las telecomunicaciones necesarias para apoyar las oficinas del comité organizador local; apoyar los sistemas de cronometraje, resultados y acreditación; desarrollo y apoyo de las aplicaciones administrativas del [evento]; y el apoyo técnico para la página de Internet del comité organizador local. La división de tecnología es responsable por todas las telecomunicaciones el evento. Esto incluye, teléfonos fijos, celulares, radios de doble vía, Redes locales y todas las redes de datos requeridas por el evento. Esto incluye asegurar la disponibilidad de telecomunicaciones para visitantes, prensa, medios, grupos acreditados y equipos deportivos. La División de tecnología también es responsable de 29 varias otras tecnologías incluyendo los productos de consumo electrónicos (TV´s, DVD´s, etc.) sistemas de seguridad y sistemas de audio. [CONTENIDO] La división de tecnología puede incluir los siguientes departamentos: • Infraestructura tecnológica • Apoyo técnico • Apoyo técnico de equipo de computo para oficina • Aplicaciones y programación • Telecomunicaciones • Tiempos y resultados Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. p División de Acondicionamiento de Instalaciones [MUESTRA] Términos de referencia Esta división provee todo el desarrollo de instalaciones y locales y planeación en todas las áreas funcionales en las instalaciones utilizadas durante el [evento]. Incluidas las siguientes: AutoCAD, todos los artículos temporales y portátiles como tiendas de campaña, trailers, cables, baños, etc. Servicios de apoyo operacional, bodegas y transporte interno de artículos, señalética direccional. La división de acondicionamiento de instalaciones puede incluir los siguientes departamentos: • Desarrollo de instalaciones • Instalaciones temporales • Manejo de materiales • Señaletica y “pageantry” • Instalaciones eléctricas Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. q División de Difusión de Medios Locales [MUESTRA] Términos de referencia Proveer todos los servicios de apoyo a los medios locales y a los tenedores de derechos seleccionados para cubrir el [evento], para asegurar que los compromisos de televisión y otros medios del [comité organizador local] sean cumplidos. [CONTENIDO] 30 La división de difusión de medios locales puede incluir los siguientes departamentos: • Centro de transmisión Internacional • Producción • Servicios Técnicos • Administración • Reservaciones Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los términos de referencia al igual que la lista de sub-gerencias. 6. r División de Construcción de Instalaciones [MUESTRA] Términos de referencia Asegurar que se realicen las reparaciones, adecuaciones y construcciones requeridas para realizar el evento de una manera eficiente, de acuerdo a los tiempos y regulación establecidos por la [organización tenedora de derechos]. [CONTENIDO] Esta división no tiene departamentos específicos. 31 7. Camino crítico para el proceso de Licitación [MUESTRA] El camino crítico para el proceso de licitación incluye las siguientes acciones: • Juntar toda la información referente a los eventos realizados anteriormente en lo que refiere a los recursos humanos, materiales y financieros necesarios. • Revisión del contrato con [la organización tenedora de los derechos] y otros documentos relacionados al evento para la presentación del presupuesto; • Preparar el material y documentos para la licitación; • Preparar los materiales de comunicación (conferencias de prensa, stands, materiales impresos, etc.) • Preparar la presentación audiovisual y todos sus requerimientos para la presentación al tenedor de derechos. • Incluir cartas de apoyo al evento de todos los niveles de gobierno; • Incluir otras cartas de apoyo de otras organizaciones relacionadas incluyendo las Federaciones e Institutos del Deporte locales, estatales y Nacionales. • Desarrollar el plan de negocios para los interesados del gobierno de la siguiente manera: o Misión y Objetivos; o Estructura del comité organizador local o Términos de referencia y objetivos de divisiones y departamentos o Fechas claves; o Instalaciones y locales; o Presupuesto; o Impacto y legados; o Apéndices: ƒ Itinerario general ƒ Plan de contratación ƒ Estatutos, Tabla de contenido ƒ Fechas claves; Plan de Mercadeo – Tabla de contenido ƒ Fechas claves: Manual de Operaciones - Tabla de contenido ƒ Fechas claves: Manual de Operaciones de instalaciones – Tabla de contenido ƒ Presupuesto • Estructura del presupuesto • Objetivo del presupuesto • Presupuesto por división y subdivisión • Presupuesto por división, subdivisión y paquete de trabajo • Resumen de ingresos y gastos y un análisis de riesgo • Obligaciones al tenedor de derechos, que pueda tener un impacto financiero en el presupuesto del comité organizador local. • Temas no presupuestados • Pagos en especie • Presupuesto de la licitación • Glosario 32 8. Fechas críticas [MUESTRA] El diseño de las fechas críticas depende de la producción de las siguientes herramientas de planeación: • Plan de Negocios (este documento) • Plan de Mercadeo • Manual de Operaciones • Manual de operaciones de las Instalaciones • Reporte Final [CONTENIDO] Encontrarás en los Apéndices 5, 6, 7 y 8 ejemplos de los Índices de estos planes. [MUESTRA] 8. a Introducción 8. a.i Propósito Establecer las fases organizacionales del [evento] 8. a. ii Métodos • • • • • • El Manual de Operaciones para las divisiones abajo mencionadas no será sujeto a las mismas fechas de terminación que las otras divisiones enlistadas en la sección 4: División de Administración y Recursos Humanos* División de Patrocinios* División de “Fundraising” (recolección de fondos) y mercadeo* División de boletaje* División de Comunicaciones División de construcción de Instalaciones Es fundamental que las fechas de terminación de las divisiones arriba mencionadas precedan las fechas mencionadas en esta sección en lo que refiere al Manual de Operaciones ya que estas divisiones están directamente relacionadas en su actividad diaria al [evento] mientras que las otras divisiones [ver abajo] están involucradas con la planeación que nos lleva al evento. Las fechas para completar el Manual de Operaciones deben de considerar las siguientes divisiones: • Relaciones Internacionales, Relaciones con Gobierno, y división de Protocolo*; • División de manejo de Instalaciones; • División de Medios; • División de Competencias; • División de ceremonias; • División de Voluntarios*; 33 • • • • • División de Hospedaje, Alimentos y actividades recreativas*; División de logística*; División de tecnología*; División de Acondicionamiento de Instalaciones*; División de Medios Locales * Proveedores de Servicios 8. b Fase de Licitación Ver la sección 6 para detalles 8. c Fase 1 (24 meses a – 18 meses) 8. c. i Propósito [MUESTRA] Preparación de la sección correspondiente a la Administración Ejecutiva en el manual de Operaciones y la producción del Plan de Mercadeo. 8. c. ii Objetivos [CONTENIDO] • • • • • • • • • • Los objetivos de esta fase deben de tratar con los siguientes temas: Incorporación del Comité Organizador Local Establecer los Estatutos Establecer los diferentes departamentos del comité organizador local en la 1ª reunión del Consejo de Administración y el Comité Ejecutivo. Apertura de las oficinas del comité organizador local Contratación de la Administración Ejecutiva y realización de su 1er reunión Contratar a los consultores antes de contratar a los Directores de tiempo completo (en algunos casos) Contratación de los primeros empleados aparte de la Administración Ejecutiva (internacional/Relaciones con Gobierno y Protocolo, Finanzas, Administración, Recursos Humanos, Patrocinios, y Comunicación) Finalizar la negociación con los dueños de las instalaciones y la generación de contratos. Negociar los derechos de televisión Desarrollar e implementar el Plan de Mercadeo o Producción del Plan y el camino crítico; o Desarrollo del Logo e imagen; o Desarrollo de la designación; o Lanzar la página de Internet; o Establecer un Focus Group o Negociar con los patrocinadores de Medios (Periódicos, radio, televisión, Espectaculares) o Después de la negociación con los patrocinadores de medios y la finalización del plan de patrocinios, que una firma profesional externa revise el plan de patrocinios. 34 • Desarrollar el manual de Operaciones (sección Ejecutiva) o Tabla organizacional o Tabla organizacional de la Administración Ejecutiva o Términos de referencia del plan de negocios (ver Plan de Negocios) o Descripción de las responsabilidades de la Administración Ejecutiva o Lista de voluntarios y personal en el comité Organizador local* o Políticas de gobierno del Consejo de Administración y la Administración Ejecutiva o Resumen del Presupuesto (ver plan de negocios) o Plan de Contrataciones (ver plan de negocios) o Relación con divisiones y departamentos internos y externos o Lista de políticas y procedimientos a desarrollar por división o Programa general (ver plan de negocio) o Términos de referencia (ver plan de negocio) * Nota: El personal del Comité Organizador Local significa personal o voluntarios que están involucrados en la preparación del evento; también incluye personal y voluntarios que solo están involucrados durante el evento. 8.d.Fase 2 (18 meses a – 15 meses) 8. d. i Propósito [MUESTRA] Delegar responsabilidades de la Administración Ejecutiva a la Dirección General. Organizar y establecer a la Dirección General y preparar el manual de Operaciones para todas las divisiones. 8. d. ii Objetivos [CONTENIDO] Los objetivos de esta fase deben de tratar con los siguientes temas: • 1ª reunión de la estructura política: Comité de Consejeros, Comité Financiero, y Comité de socios. • Contratación de la Administración Senior y su 1ª reunión. • Producción del Manual del Empleado y del Manual del Comité Organizador; • Implementación del plan de mercadeo o Creación de mercancía o Negociaciones con patrocinadores o Empiezo de las actividades promociónales o Empieza “conference bureau” • Desarrollo del Manual de Operaciones o Organigrama (Incluye departamentos y sub-departamentos) o Divisiones, departamentos y términos de referencia o Descripciones de puestos de trabajo o Políticas y procedimientos o Camino crítico o Presupuesto 35 8. e. Fase 3 (15 meses a – 12 meses) 8. e. i Propósito [MUESTRA] Identificar las instalaciones necesarias para cada locación y preparar los planes de operación. 8. e. ii Objetivos [CONTENIDO] Los objetivos de esta fase deben tratar con los siguientes temas: • Contratación de un Administrador y un coordinador • 1ª reunión divisional • Desarrollo del Manual de Operaciones • Plan Operacional • Operación del plan de mercadeo: o Producción de marketing o Negociaciones con amigos o Empiezan las actividades de búsqueda de recursos • Desarrollo del manual de operaciones de instalaciones o Lista de actividades o Roles y responsabilidades de las divisiones y departamentos en cada instalación o Espacio físico que necesita cada división y departamento en cada instalación o Servicios que otorga cada división y departamento 8. f. Fase 4 (12 meses a – 9 meses) 8. f. i Propósito [MUESTRA] Identificar los recursos necesarios para las competencias del [nombre del evento]. 8. f. ii Objetivos [CONTENIDO] El objetivo de esta fase debe tratar con los siguientes temas: • Implementación del Plan de Marketing o Programa informativo y educacional en escuelas primarias y secundarias (fase # 1) o Lanzamiento de la mascota del evento (visitas a escuelas, etc.) • Desarrollo del manual de Operaciones de Instalaciones (cont.) o Adecuación de las instalaciones y especificación de espacios necesarios o Requerimientos y descripción de las responsabilidades de los voluntarios 36 o Necesidades de equipo (de cada división y departamento por instalación) ƒ Equipo General ƒ Equipos de fabricación ƒ Necesidades de señalización ƒ Necesidades de tecnología o Otros servicios (de cada división, y departamento por locación) ƒ Transportación ƒ Seguridad ƒ Medico ƒ Hospedaje ƒ Alimentos ƒ Publicidad y Promoción ƒ Publicaciones ƒ Traducción ƒ Edecanes VER LISTA DE PROVEEDORES DE SERVICIOS 8. g. Fase 5 (9 meses a – 6 meses) 8. g. i Propósito [MUESTRA] Revisión del presupuesto tomando en cuenta los ingresos confirmados y los gastos requeridos para llevar a cabo el evento y los servicios ofrecidos por los socios y patrocinadores. 8. g. ii Objetivos Los objetivos de esta etapa deben de tratar con los siguientes temas: • Revisión del presupuesto: revisar el presupuesto tomando en consideración los recursos identificados y disponibles; identificación de costos para cada tema del presupuesto. • Finalización de las negociaciones con socios (municipal, estatal y federal) en lo que refiere a los apoyos en especie requeridos. • Implementación del plan de mercadeo: o Programa informativo y educacional en escuelas primarias y secundarias (fase # 2) o Lanzamiento de productos y mercancía (antes de Navidad para un evento de verano) 8. h. Fase 6 (6 meses a – 3 meses) 8. h. i Propósito [MUESTRA] Terminar el desarrollo del Manual de Operación de Instalaciones. 37 8. h. ii Objetivos [CONTENIDO] Los objetivos de esta etapa deben de tratar con los siguientes temas: • Implementación del plan de Marketing o Lanzamiento de ventas de boletos solo con paquetes; o Primera campaña de publicidad • Implementación del Manual de Operación de Instalaciones o Reclutamiento y asignación de voluntarios o Compra o arrendamiento de equipo. • Desarrollo del Manual de Operación de Instalaciones (fin): o Fecha y hora de Operaciones para cada departamento para cada Instalación o Producción de un itinerario minuto a minuto de cada Instalación o Producción de un registro en cada instalación o Asignación de horarios a los voluntarios y número de voluntarios asignados a cada instalación 8. i. Fase 7(3 meses a – 1 meses) 8. i. i Propósito [MUESTRA] Finalizar las preparaciones para (nombre del evento). 8. i. ii Objetivos [CONTENIDO] Los objetivos de esta etapa deben de tratar con los siguientes temas: • Ensayos generales para las competencias; • Desplegar toda la imagen en la ciudad anfitriona y en las instalaciones • Implementación del Manual de Operación de Instalaciones; o Orientación y entrenamiento de los voluntarios o Comienza el acondicionamiento de las instalaciones • Implementación del Plan de Marketing o 2ª campaña de promoción y publicidad con ventas de boletos individuales. 8. j. Fase 8 (mes del evento) 8. j. i Propósito [MUESTRA] Ofrecer los mejores servicios posibles para cada grupo de clientes: equipos, medios, dignatarios, voluntarios y espectadores durante el evento. 38 8. j. ii Objetivos [CONTENIDO] Los objetivos en esta fase deben tratar con la operación de Instalaciones y servicios. 8. k. Fase 9 (después del evento + 6 meses) 8. k. i Propósito [MUESTRA] Evaluación del Evento. 8. k. ii Objetivos [CONTENIDO] Los objetivos de esta etapa deben de tratar con los siguientes temas: • Preparación del reporte final • Finalizar el uso de las instalaciones; • Actividades de agradecimiento y reconocimiento para los miembros involucrados, personal contratado y voluntarios. • Venta de los activos de la compañía • Preparación de documentos para la organización que le da premios al comité organizador • Finalizar asuntos legales pendientes (si aplica) • Cerrar los libros y preparación de los estados financieros. En los eventos grandes esta fase puede tomar más de seis meses. 39 9. Instalaciones El propósito de esta sección es el proveer toda la información necesaria acerca de las instalaciones propuestas, su estado actual y su necesidad para reparación, mejoras en lo que refiere a construcción, o acondicionamiento de equipo. 9. a Instalaciones de competencia Independientemente de que el evento sea de un solo deporte o multideportivo, esta sección se concentrara en 1, 2, 3 o más deportes. Cada deporte puede requerir más de una instalación deportiva. Si este es el caso, cada instalación debe ser ampliamente descrita. [CONTENIDO] 9. a i Deporte No. 1 – [Nombre del Deporte] Descripción de las necesidades del deporte Características del deporte y sus requerimientos para el evento. 9. a. i 1 Instalación No 1 – [Nombre de la Instalación] • • • • • • • • • • • • • • • Descripción del estado actual de la instalación: Dirección, teléfono, fax, y página de Internet; Instalación existente o construcción nueva; Infraestructura deportiva (fecha de construcción, estado actual, etc.) Disponibilidad de cuartos (Cuartos para equipos, cuartos para oficiales, oficinas); Equipo técnico (equipo de iluminación, sistema de micrófonos y bocinas, etc.); Capacidad de espectadores Servicios: restaurantes, medico, merchandising, seguridad, etc; Lugares de estacionamiento; Transporte público (proximidad y frecuencia); Espacio exterior utilizable Operado por el dueño o instalaciones compartidas Área comercial o residencial; Localización dentro de la ciudad (relativo a hospedaje y otras actividades del evento); Equipo existente; Personal operativo; Lista de todas las mejoras necesarias para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos para ser anfitrión del evento, incluyendo: • Construcción permanente (legado); • Acondicionamiento temporal; • Equipo (deportivo, técnico, etc.); • • Disponibilidad de la Instalación: Numero de semanas requerida Uso exclusivo de las instalaciones 40 • • • Comisión de la instalación (construcción, acondicionamiento, publicidad, señalización); Operación de las instalaciones durante el evento (ensayos, ceremonias, competencias); Terminación de uso después del evento. 9. a. i 2 Instalación No 2 – [Nombre de la Instalación] • • • • • • • • • • • • • • • Descripción del estado actual de la instalación: Dirección, teléfono, fax, y página de Internet; Instalación existente o construcción nueva; Infraestructura deportiva (fecha de construcción, estado actual, etc.) Disponibilidad de cuartos (Cuartos para equipos, cuartos para oficiales, oficinas); Equipo técnico (equipo de iluminación, sistema de micrófonos y bocinas, etc.); Capacidad de espectadores Servicios: restaurantes, medico, merchandising, seguridad, etc; Lugares de estacionamiento; Transporte público (proximidad y frecuencia); Espacio exterior utilizable Operado por el dueño o instalaciones compartidas Área comercial o residencial; Localización dentro de la ciudad (relativo a hospedaje y otras actividades del evento); Equipo existente; Personal operativo; Lista de todas las mejoras necesarias para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos para ser anfitrión del evento, incluyendo: • Construcción permanente (legado); • Acondicionamiento temporal; • Equipo (deportivo, técnico, etc.); Disponibilidad de la Instalación: Numero de semanas requerida Uso exclusivo de las instalaciones Comisión de la instalación (construcción, acondicionamiento, publicidad, señalización); • Operación de las instalaciones durante el evento (ensayos, ceremonias, competencias); • Terminación de uso después del evento. • • • Nota; repetir esta operación para todas las instalaciones necesarias para el evento. 9. a ii Deporte No. 2 – [Nombre del Deporte] Descripción de las necesidades del deporte Características del deporte y sus requerimientos para el evento. 41 9. a. ii 1 Instalación No 1 – [Nombre de la Instalación] • • • • • • • • • • • • • • • Descripción del estado actual de la instalación: Dirección, teléfono, fax, y página de Internet; Instalación existente o construcción nueva; Infraestructura deportiva (fecha de construcción, estado actual, etc.) Disponibilidad de cuartos (Cuartos para equipos, cuartos para oficiales, oficinas); Equipo técnico (equipo de iluminación, sistema de micrófonos y bocinas, etc.); Capacidad de espectadores Servicios: restaurantes, medico, merchandising, seguridad, etc; Lugares de estacionamiento; Transporte público (proximidad y frecuencia); Espacio exterior utilizable Operado por el dueño o instalaciones compartidas Área comercial o residencial; Localización dentro de la ciudad (relativo a hospedaje y otras actividades del evento); Equipo existente; Personal operativo; Lista de todas las mejoras necesarias para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos para ser anfitrión del evento, incluyendo: • Construcción permanente (legado); • Acondicionamiento temporal; • Equipo (deportivo, técnico, etc.); • • • • • Disponibilidad de la Instalación: Numero de semanas requerida Uso exclusivo de las instalaciones Comisión de la instalación (construcción, acondicionamiento, publicidad, señalización); Operación de las instalaciones durante el evento (ensayos, ceremonias, competencias); Terminación de uso después del evento. Nota: Repetir esta operación para todos los deportes y todas las instalaciones que se necesiten para el evento. 9. b Instalaciones de calentamiento y entrenamiento Nota: La descripción de las instalaciones de calentamiento y entrenamiento utilizaran la misma estructura de presentación que las instalaciones de competencia con unos cambios menores. 9. b i Deporte No. 1 – [Nombre del Deporte] Descripción de las necesidades del deporte Características del deporte y sus requerimientos para el evento. 42 9. b. i 1 Instalación No 1 – [Nombre de la Instalación] • • • • • • • • • • • • • • • Descripción del estado actual de la instalación: Dirección, teléfono, fax, y página de Internet; Instalación existente o construcción nueva; Infraestructura deportiva (fecha de construcción, estado actual, etc.) Disponibilidad de cuartos (Cuartos para equipos, cuartos para oficiales, oficinas); Equipo técnico (equipo de iluminación, sistema de micrófonos y bocinas, etc.); Capacidad de espectadores Servicios: restaurantes, medico, merchandising, seguridad, etc; Lugares de estacionamiento; Transporte público (proximidad y frecuencia); Espacio exterior utilizable Operado por el dueño o instalaciones compartidas Área comercial o residencial; Localización dentro de la ciudad (relativo a hospedaje y otras actividades del evento); Equipo existente; Personal operativo; Lista de todas las mejoras necesarias para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos para ser anfitrión del evento, incluyendo: • Construcción permanente (legado); • Acondicionamiento temporal; • Equipo (deportivo, técnico, etc.); • • • • • Disponibilidad de la Instalación: Numero de semanas requerida Uso exclusivo de las instalaciones Comisión de la instalación (construcción, acondicionamiento, publicidad, señalización); Operación de las instalaciones durante el evento (ensayos, ceremonias, competencias); Terminación de uso después del evento. 9. b. i 2 Instalación No 2 – [Nombre de la Instalación] • • • • • • • • Descripción del estado actual de la instalación: Dirección, teléfono, fax, y página de Internet; Instalación existente o construcción nueva; Infraestructura deportiva (fecha de construcción, estado actual, etc.) Disponibilidad de cuartos (Cuartos para equipos, cuartos para oficiales, oficinas); Equipo técnico (equipo de iluminación, sistema de micrófonos y bocinas, etc.); Capacidad de espectadores Servicios: restaurantes, medico, merchandising, seguridad, etc; Lugares de estacionamiento; 43 • • • • • • • Transporte público (proximidad y frecuencia); Espacio exterior utilizable Operado por el dueño o instalaciones compartidas Área comercial o residencial; Localización dentro de la ciudad (relativo a hospedaje y otras actividades del evento); Equipo existente; Personal operativo; Lista de todas las mejoras necesarias para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos para ser anfitrión del evento, incluyendo: • Construcción permanente (legado); • Acondicionamiento temporal; • Equipo (deportivo, técnico, etc.); Disponibilidad de la Instalación: Numero de semanas requerida Uso exclusivo de las instalaciones Comisión de la instalación (construcción, acondicionamiento, publicidad, señalización); • Operación de las instalaciones durante el evento (ensayos, ceremonias, competencias); • Terminación de uso después del evento. • • • Nota: Repetir esta operación para todos los deportes y todas las instalaciones que se necesiten para el evento. 9. b ii Deporte No. 2 – [Nombre del Deporte] 9. b ii 1 Instalación No. 1 – (nombre del evento) 9. b ii 2 Instalación No. 2 – (nombre del evento) Nota: Repetir esta operación para todos los deportes y todas las instalaciones que se necesiten para el evento. 9. c Instalaciones de Hospedaje Nota: esta sección se desarrollara de acuerdo a las necesidades de los diferentes tipos de personas que necesitan hospedaje durante el evento. 9. c. i Villas de Atletas Descripción de las necesidades de la villa Las características principales de las necesidades de la villa, al igual que los requerimientos para ser parte del evento. 9. c. i. 1 Villa No. 1 – [Nombre de la Villa] Localización de la Villa 44 En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • • • • • • • • Descripción del estado actual de la Instalación: Dirección teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet Hotel / residencia categoría: 3, 4, o 5 estrellas Capacidad del Hotel/residencias: o Número de cuartos (sencillos, doble) + precios; Instalaciones técnicas; Servicios: restaurante, medico, mercadeo, seguridad, etc. Espacios de estacionamiento Transporte público Espacio exterior utilizable Operado por el dueño o instalaciones compartidas; Área comercial o residencial Localización en la ciudad Equipo existente; Personal Operativo Servicios existentes disponibles a los equipos • Lavandería • Instalaciones deportivas (alberca, gimnasio, etc.); • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc.; • Servicios de alimentación disponibles en la villa (localización, horas de operación, etc.) Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con las necesidades de la organización tenedora de derechos, incluyendo: • Construcción permanente (legado) • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo de Hotel / Residencia • Comisión de la instalación (construcción, acondicionamiento, señalización, etc.) • Operación durante el evento • Liberación después del evento. 9. c. i. 2 Villa No. 2 – [Nombre de la Villa] Localización de la Villa En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • Descripción del estado actual de la Instalación: Dirección teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet Hotel / residencia categoría: 3, 4, o 5 estrellas Capacidad del Hotel/residencias: 45 • • • • • • • • • • o Número de cuartos (sencillos, doble) + precios; Instalaciones técnicas; Servicios: restaurante, medico, mercadeo, seguridad, etc. Espacios de estacionamiento Transporte público Espacio exterior utilizable Operado por el dueño o instalaciones compartidas; Área comercial o residencial Localización en la ciudad Equipo existente; Personal Operativo Servicios existentes disponibles a los equipos • Lavandería • Instalaciones deportivas (alberca, gimnasio, etc.); • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc.; • Servicios de alimentación disponibles en la villa (localización, horas de operación, etc.) Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con las necesidades de la organización tenedora de derechos, incluyendo: • Construcción permanente (legado) • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo de Hotel / Residencia • Comisión de la instalación (construcción, acondicionamiento, señalización, etc.) • Operación durante el evento • Liberación después del evento. 9. c. ii Hotel Oficial del evento (Para los representantes de la organización del evento, y VIP´s) Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, junior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento 46 • • • Transportación Pública Área comercial y residencial Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. c. iii Otros Hoteles VIP y hoteles patrocinadores Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • • • • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, junior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento Transportación Pública Área comercial y residencial Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) 47 Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. c. iv Hotel de Prensa (Prensa escrita y fotógrafos) Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • • • • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, júnior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento Transportación Pública Área comercial y residencial Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 48 9. c. iv Hotel para medios electrónicos (Representantes acreditados de las estaciones de Radio y Televisión) Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • • • • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, júnior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento Transportación Pública Área comercial y residencial Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. c. v Hotel para medios anfitriones Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; 49 • • • • • • • • Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, junior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento Transportación Pública Área comercial y residencial Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. c. vi Hotel para Oficiales de la competencia (Para los oficiales y árbitros de la competencia) Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • • • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, júnior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento Transportación Pública Área comercial y residencial 50 • Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. c. vii Hotel para proveedores de servicio (Ejemplo: cronometraje, resultados, acreditación y patrocinadores técnicos) Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • • • • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, júnior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento Transportación Pública Área comercial y residencial Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) 51 Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. c. viii Hotel para espectadores-turistas (Para turistas y visitantes de fuera de la ciudad) Localización del Hotel En relación a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento (distancia, transportación, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.) • • • • • • • • • Descripción de la situación presente en la instalación: Dirección, teléfono y fax, correo electrónico y página de Internet; Categoría del Hotel: 4 o 5 estrellas Capacidad del Hotel: o Número de cuartos (sencillos, dobles, junior suites, VIP suites) + precios o Número de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia; o Número de cuartos para reuniones y trabajo Instalaciones técnicas Servicios: restaurantes, médicos, etc.; Lugares de estacionamiento Transportación Pública Área comercial y residencial Localización dentro de la ciudad Servicios existentes para los huéspedes • Servicios dados por el Hotel; • Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.) • Correo, teléfono, conexiones de Internet, etc. • Servicios de alimentación disponibles en el Hotel (localización, horas de operación, etc.) 52 9. d Otras Instalaciones o Locales 9. d. i Durante el evento 9. d. i. 1 Ceremonias de apertura y Clausura (si las hay) Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial • Localización en la ciudad • Equipo existente; • Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. d. i. 2 Centros de Acreditación 9. d. i. 1. a. Comité Organizador, voluntarios, proveedores de servicios locales y VIP´s locales. 9. d. i. 2 Equipos 9. d. i. 3 VIP´s de fuera de la ciudad 9. d. i. 4 Medios 9. d. i. 5 Acreditación de sub-centros (instalaciones de competencias y villas) Nota: proveer toda la información necesaria para los centros de acreditación. Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; 53 • • • • • • • • • • • • • • Instalación existente o construcción nueva; Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.); Disponibilidad de habitaciones; Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.); Capacidad de espectadores Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. ; Lugares de estacionamiento; Transportación pública; Espacio exterior utilizable; Operado por el dueño o instalación compartida; Área comercial o residencial; Localización en la ciudad; Equipo existente; Personal Operativo; Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) ; • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. d. i. 3 Actividades socio culturales y de entretenimiento (Solo para los atletas) Nota: proveer la información necesaria para cada instalación o local donde se llevara a cabo la actividad (Para cada instalación o local) Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial • Localización en la ciudad 54 • • Equipo existente; Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. d. i. 4 Instalaciones de eventos sociales, incluido el banquete de clausura Nota: proveer la información necesaria para cada instalación o local donde se llevara a cabo la actividad Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial • Localización en la ciudad • Equipo existente • Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 55 9. d. i. 5 Centros de Prensa (Dentro de las villas y en cada instalación de competencia) Nota: Proveer información de cada uno de los centros de medios: Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial • Localización en la ciudad • Equipo existente • Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. d. i. 6 Centro de Difusión de Medios Internacional Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial 56 • • • Localización en la ciudad Equipo existente Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. d. i. 7 Villa de patrocinadores Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial • Localización en la ciudad • Equipo existente • Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 57 9. d. i. 8 Expo Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial • Localización en la ciudad • Equipo existente • Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. d. i. 9. Instalaciones del Festival Cultural (Abierto a atletas, visitantes y la comunidad en general) Descripción de la situación actual de la instalación: • Dirección, teléfono y fax, dirección de Internet; • Instalación existente o construcción nueva • Infraestructura de la instalación (fecha de construcción, estado presente, etc.) • Disponibilidad de habitaciones • Equipo técnico (equipo de iluminación, equipo de micrófonos, etc.) • Capacidad de espectadores • Servicios para espectadores: restaurantes, médicos, mercancía, seguridad, etc. • Lugares de estacionamiento • Transportación pública • Espacio exterior utilizable • Operado por el dueño o instalación compartida • Área comercial o residencial • Localización en la ciudad 58 • • Equipo existente Personal Operativo Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del tenedor de derechos del evento incluyendo: • Acondicionamiento temporal • Equipo Disponibilidad de la Instalación: número de semanas que se necesita: • Uso exclusivo del Hotel; • Utilización por Comité Organizador (acondicionamiento, señalización, “pageantry”) • Operación de la instalación o local durante el evento; 9. d. ii Antes el evento • • • • • • • 9. d. i. 1. Oficina central del Comité Organizador* Necesidades de espacio para el personal Salas de reuniones Baños Muebles Tecnología de información y comunicaciones Requerimientos de espacio para relaciones con los medios Duración de la estancia • • • • 9. d. i. 2. Bodegas Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia • • • • 9. d. i. 3. Taller de ceremonias (sets, escenarios, disfraces, etc.) Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia • • • • • 9. d. i. 4. Instalaciones para práctica de las ceremonias Gimnasios, campos deportivos, Salones Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia 9. d. i. 5. Centro de Voluntarios* (Reclutamiento, entrenamiento, información y acreditación de voluntarios) • • Necesidades de espacio Baños 59 • • Equipo Duración de la estancia 9. d. i. 6. Tiendas de productos y souvenirs* (Ventas de boletos y souvenirs) • • • • • Número de puntos de venta Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia 9. d. i. 7. Actividades especiales antes del evento • • • • 9. d. i. 7. I Salas de reuniones (Reuniones con los diferentes grupos directivos, visitas de los tenedores de los derechos, etc.) Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia • • • • 9. d. i. 7. II Funciones Sociales Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia • • • • 9. d. i. 7. III Actividades de recolección de fondos Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia • • • • 9. d. i. 7. IV Conferencias de Prensa Necesidades de espacio Baños Equipo Duración de la estancia *Nota: también se utilizan durante el evento 60 10. Presupuesto [CONTENIDO] Hacer un presupuesto a la medida para un evento deportivo depende de varios parámetros: • Los objetivos, que se enfocan en los resultados que quiere lograr el comité organizador local (ver sección 3 y 10) • La estructura del comité organizador local (ver sección 4 y 5) • Un entendimiento completo y preciso de las necesidades y requerimientos de los locales que estarán en operación antes del evento (ver sección 8) • El programa o itinerario general del evento, que da una idea completa del evento (ver apéndice 1) • El plan de contratación (ver apéndice 2) • Los derechos del comité organizador local con el tenedor de derechos del evento que pueden tener un impacto financiero en el presupuesto (ver apéndice 9.3) Para más información en el presupuesto ver sección 2 y apéndice 9 10. a Estructura del Presupuesto y Filosofía [MUESTRA] La estructura del presupuesto tiene tres niveles (no incluyendo los objetos): • 1º: División de presupuesto (8 divisiones para ingresos y 21 para gastos), igual que en la sección 5; • 2º: sub-división de presupuesto (hasta 10 sub-divisiones por división para un total de 31 para los ingresos y 125 para los gastos) • 3ª: Paquete de trabajo (hasta 50 paquetes de trabajo por sub-división para un total de 180 para ingresos y 1000 para gastos); Los objetos se incluyen en cada paquete de trabajo como artículos. La estructura incluye más de 570 objetos. Son el 4º nivel del presupuesto. Hay disponible un 5º nivel al utilizar la función de comentarios que están ligados a cada artículo de los paquetes de trabajo. Los objetos se han incluido en los paquetes de trabajo con la siguiente filosofía de presupuesto: • Un cierto número de divisiones en el comité organizador local (ver 4.3.3 para más detalle) son proveedores de servicios a otras divisiones. Por lo tanto, todos los temas que sean parte de su portafolio de servicios serán incluidos en esa división (por ejemplo: todos los teléfonos celulares del evento se incluirán en el presupuesto de la división de tecnología). Esto permitirá a las divisiones que son proveedores de servicios a que controlen su propio presupuesto. • Sin embargo, hay una excepción para eventos que se desarrollan antes del evento (por ejemplo: visitas por los representantes del tenedor de derechos); en cuyo caso todos los objetos del paquete de trabajo se incluirán dentro del evento (por ejemplo; debajo de Relaciones Internacionales, Relaciones de Gobierno, y la división de protocolo). La razón siendo que el proveedor de servicios puede no estar listo para ofrecer el mismo a esa actividad particular. 61 • Todos los costos en la división de presupuestos son sin impuestos. (Los impuestos de incluyen al final. 10. b Resumen del presupuesto por división [MUESTRA] INGRESOS CODIGO 01-00-00.000 02-00-00.000 03-00-00.000 04-00-00.000 05-00-00.000 06-00-00.000 07-00-00.000 08-00-00.000 GASTOS CODIGO 01-00-00.000 02-00-00.000 03-00-00.000 04-00-00.000 05-00-00.000 06-00-00.000 07-00-00.000 08-00-00.000 09-00-00.000 10-00-00.000 11-00-00.000 12-00-00.000 13-00-00.000 14-00-00.000 15-00-00.000 16-00-00.000 17-00-00.000 18-00-00.000 19-00-00.000 20-00-00.000 21-00-00.000 DESCRIPCIÓN EFECTIVO Aportaciones Públicas TV y patrocinios Programa Amigos Boletaje Mercadeo y “Fundraising” Alimentos y alojamiento de equipos Tipo de cambio Otros Ingresos TOTAL ESPECIE TOTAL DESCRIPCIÓN EFECTIVO Administración Ejecutiva Relaciones Internacionales, Gobierno y Protocolo Administración de Instalaciones Recursos humanos, Financieros y Administración Patrocinios Mercadeo y “Fundraising” Boletaje Comunicaciones Medios Competencias Ceremonias Voluntarios Hospedaje, Alimentos y actividades de entretenimiento Logística Tecnología Acondicionamientos Difusor Anfitrión Construcción de Instalaciones Contingencias Impuestos Fundación deportiva TOTAL ESPECIE TOTAL 62 11. Impacto y Legado Esta sección debe permitir al comité de licitaciones y eventualmente al comité organizador local el contestar una pregunta fundamental: ¿Porque se debe involucrar nuestra comunidad-destino en la licitación y anfitriona de un evento deportivo? Debe otorgar respuestas precisas acerca del tipo de impacto económico que genera la organización de un evento deportivo en el destino, al igual que el tipo de legados que el evento dejara en una comunidad cuando este haya concluido. Ambas serán de gran ayuda en la planeación y presupuesto de un evento. 11. a Proyección de Impacto Económico (Guía SECTUR) La SECTUR en conjunto con la Canadian Sports Tourism Alliance ha desarrollado para el mercado latinoamericano un modelo que permite al comité de licitaciones o al comité organizador local el proyectar el impacto económico que puede generar la organización de un evento deportivo en un destino o comunidad. El Modelo de proyección de Impacto económico del Turismo Deportivo – esta disponible por Internet en la siguiente página: www.sectur.gob.mx El modelo permite al comité de licitaciones y al comité organizador local el medir anticipadamente la actividad económica potencial que puede generar el evento y a través de una encuesta apropiada durante el evento, estimar hasta que nivel se cumplieron las expectativas de impacto económico y de esta manera tener una clara idea de la rentabilidad del evento. Si se utiliza correctamente el modelo permitirá obtener conclusiones como las que se presentan en los ejemplos siguientes: [MUESTRA] El [nombre del evento] se espera que genere un impacto económico considerable. El gasto combinado de las operaciones, el capital y los visitantes es estimado en [$ monto], que generara una potencial actividad económica de [$monto] en el destino. De esta cantidad [$monto] se debe dejar directamente en la ciudad anfitriona. [$monto] se pagara en salarios a través de la región de [región-estado], lo cual apoya [numero] de trabajos. La mayoría del empleo generado será en la ciudad de [nombre], donde el total de salarios será de [$monto], y representa [numero] de trabajos. El ingreso total de impuestos recolectados en todos los niveles de gobierno como resultado del evento se estima en [$monto], de los cuales [$monto] corresponden al gobierno federal, [$monto] al estado, y [$monto] al gobierno municipal. 11. b Impacto en Desarrollo Deportivo [CONTENIDO] ¿Que objetivos debe buscar una comunidad en lo que refiere a desarrollo deportivo al ser anfitrión de eventos deportivos y que resultados debe esperar la comunidad después del mismo? • ¿Aumento en el número de personas que practican deporte? • ¿Incremento en el interés de la juventud y adolescentes por la actividad física y practica deportiva? • ¿Aprendizaje de nuevos y sanos hábitos y costumbres de vida? • Reclutamiento de nuevos voluntarios en las asociaciones o clubs deportivos • ¿Promoción de una disciplina deportiva especifica en la comunidad? 63 11. c Legado en Instalaciones o Locales [CONTENIDO] ¿Que objetivos debe buscar una comunidad en lo que refiere a legado de instalaciones al ser anfitrión de eventos deportivos y que resultados debe esperar la comunidad después del mismo? • ¿Construcción de instalaciones nuevas? ¿Qué tipo de instalación? ¿Qué tipo de eventos se organizaran en las instalaciones cuando termine el evento? • ¿Mejoramiento o reparación de infraestructura existente? ¿Qué tipo de instalación? ¿Qué tipo de eventos se organizaran en las instalaciones cuando termine el evento? • ¿Compra de nuevo equipo deportivo o equipo técnico para una instalación que existe o nueva? Nota: Se debe recordar que algunas autoridades municipales, estatales o federales puede que no estén interesadas en subsidiar la organización de un evento deportivo, pero pueden estar dispuestas a subsidiar la construcción de una instalación nueva o acondicionar una ya existente. 11. d Legado Financiero [CONTENIDO] ¿La comunidad espera tener un legado financiero después de la organización de un evento deportivo turístico? El comité de licitaciones o el comité organizador local debe considerar lo siguiente con anticipación: • ¿Cual es el monto del legado financiero que debe quedar después de este evento? (Este monto debe de estar incluido en el presupuesto desde el principio) • ¿Para que propósito se utilizara este legado financiero? ¿Desarrollo de un deporte especifico? ¿Organización de eventos futuros? ¿Promoción turística? ¿Acondicionamiento y reparación de infraestructura? ¿Becas para atletas prometedores?, etc. • ¿Quién será el responsable de manejar este legado financiero? ¿Una nueva compañía, una organización privada o pública existente? 11. e Legado en Equipo [CONTENIDO] ¿Qué tipo de legado en equipo debe de quedar en una comunidad después de que termina un evento? • Equipo deportivo nuevo en disciplinas deportivas especificas • ¿Mejora de equipo existente? • Equipo técnico nuevo (pantallas gigantes, cronómetros, artículos electrónicos, equipo de telecomunicaciones, etc.) Nota: Las expectativas de legado de equipo puede dar pautas al comité organizador local para saber si el equipo debe ser comprado o rentado para realizar el evento. 64 11. f Legado Promocional [CONTENIDO] ¿La comunidad espera un legado promocional de ser anfitrión de un evento deportivo? ¿De que magnitud? • ¿Local, regional, Nacional, Internacional? • ¿Con que propósito? Fortalecer la industria turística? ¿Nuevos visitantes? ¿Desarrollo industrial? ¿Promoción de instituciones educativas? ¿De que tipo y de que magnitud se espera la cobertura mediática por la organización de un evento deportivo? • ¿Debe de ser televisado el evento? ¿En que tipo de canal? (público, privado, de paga, cadena especializada) • ¿Cobertura en vivo o programa grabado? ¿El comité de licitación o el comité organización local esperan cobertura de un medio específico local, estatal, nacional o internacional? ¿Qué tipo de campaña de publicidad organizara el comité organizador local antes del evento? • Periódicos • Radio • Televisión • Espectaculares Nota: El legado promocional debe tomar en consideración los requerimientos del tenedor de derechos en relación a la cobertura del evento. Estos requerimientos pueden tener un impacto económico importante en el presupuesto del evento. 11. g Legado Educacional [CONTENIDO] La organización de un gran evento deportivo puede generar un gran interés en el destino. Esta situación puede dar la oportunidad para comenzar con programas de educación específicos que buscan objetivos educativos particulares para los niños de edad escolar. • ¿Promoción de la actividad física en todo el sistema escolar? • ¿Promoción de buenos y sanos hábitos de vida? • Mayor conocimiento de una disciplina deportiva especifica • ¿Apertura a las relaciones internacionales? ¿Mayor conocimiento de diferentes países del mundo, sus características geográficas, económicas, culturales, humanas y sociales? Nota: Para buscar objetivos educativos y lograr un legado educacional requerirá el involucramiento de los diferentes interesados en la educación de la comunidad (Instituciones educativas privadas y públicas, etc.) 65 11. h Legado en Conocimiento [CONTENIDO] ¿La comunidad busca tomar la ventaja de organizar un evento deportivo para reclutar, entrenar, informar, e involucrar a cientos de voluntarios que podrán adquirir experiencia en organización deportiva y estar disponibles para eventos futuros? • ¿Cuántos voluntarios deben de estar involucrados? • ¿Qué nivel de entrenamiento deben de tener antes del comienzo de un evento? (¿conocimiento de la disciplina deportiva?, ¿habilidades técnicas o administrativas?, etc.) • ¿Que nivel de motivación se debe lograr en los voluntarios? • ¿Qué evento futuros se organizaran donde los voluntarios pueden utilizar sus conocimientos? 11. i Legado Organizacional [CONTENIDO] • • ¿La comunidad tiene expectativas en lo que refiere a la implementación de organizaciones permanentes como centros de entrenamiento, institutos de desarrollo deportivo, promotores de eventos deportivos, etc.? ¿Que se generan después de la organización de un evento deportivo turístico? ¿La organización sin fines de lucro que fue formada para organizar el evento debe convertirse en una organización permanente? ¿Si esto ocurre con que propósito? ¿Administración de nueva infraestructura? 11. j Legado de Integración [CONTENIDO] La organización de un evento deportivo en un destino – especialmente cuando el evento involucra participantes de muchos países puede dar la oportunidad de mayor integración de los diferentes componentes culturales de una comunidad, como por ejemplo, comunidades indígenas. • ¿La comunidad tiene algún objetivo en lo que refiere a un legado de integración cultural? • ¿Qué obstáculos de integración cultural existen? • ¿Qué grupos deben estar involucrados? La organización de un evento deportivo también da la oportunidad para incluir la participación de los siguientes sectores y segmentos a la organización del evento: • Cultural • Turístico • Negocios • Educación • Grupos comunitarios Nota: Los miembros del grupo de apoyo debe reflejar estos sectores (sección 4.2.5) 66 12. Conclusión [CONTENIDO] Terminar con las características principales del plan de negocios. La conclusión debe dar una respuesta a las siguientes preguntas: 1. ¿Por qué debe de organizarse un evento deportivo aquí, ahora? 2. ¿Cuáles serán los efectos de largo plazo de la inversión humana y financiera? 67 Apéndices Apéndice 1 Itinerario general Apéndice 2 Plan de contratación Apéndice 3 Tabla de Contenidos, Estatutos Apéndice 4 Marcas Apéndice 5 Plan de Marketing Apéndice 6 Manual de Operaciones Apéndice 7 Manual de Operaciones de las Instalaciones Apéndice 8 Reporte Final Apéndice 9 Presupuesto Apéndice 9.1 Resumen de Ingresos y análisis de riesgo (por departamento) Apéndice 9.2 Resumen de gastos y análisis de riesgo (por departamento) Apéndice 9.3 Obligaciones de comité organizador local con el tenedor de derechos, que pueda tener un impacto en el presupuesto del comité organizador. Apéndice 9.4 Temas no presupuestados Apéndice 9.5 Donaciones o pagos en especie Apéndice 9.6 Presupuesto de licitación Apéndice 10 Glosario 68 Apéndice 1, ITINERARIO GENERAL Las siguientes actividades pueden organizarse antes, durante o después del evento; el presupuesto debe reflejar la organización de estas actividades. Las fechas están sujetas a cambios y también las actividades mismas. [MUESTRA] ACTIVIDADES ANTES DEL EVENTO Ensayo General (Fecha) OTROS EVENTOS DURANTE EL [EVENTO] Festivales Exhibiciones Clínicas y talleres Conferencias y convenciones Reuniones Generales anuales (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) PROGRAMA GENERAL ACONDICIONAMIENTO Conclusión de construcción de nueva infraestructura (edificios) Conclusión de construcción de nueva infraestructura (paisaje, jardines) Uso de instalaciones compartido Uso de instalaciones exclusivo Fecha de empiezo de acondicionamiento Sanitizar la instalación Terminación de uso (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) OFICINAS DEL COMITÉ ORGANIZADOR LOCAL Dirección, nombres de divisiones que se encuentran en este lugar Localización antes y durante el evento (Fecha de apertura) CENTROS DE ACREDITACIÓN Voluntarios y proveedores de servicios VIP´s Equipos Medios (Fecha de apertura) (Fecha de apertura) (Fecha de apertura) (Fecha de apertura) SERVICIOS DISPONIBLES DURANTE EL EVENTO - Equipos - VIP´s - Medios - Voluntarios Servicios limitados (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) Servicios completos (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) 69 EVENTO Ensayo Técnico, ceremonia de apertura (localización) Ensayo General, ceremonia de apertura (localización) Ensayo de competencias (localización) Reunión técnica (localización) Revisión de las instalaciones de parte de los entrenadores Reunión de árbitros y oficiales (localización) Ensayo de ceremonias de premiación (localización) Conferencia de prensa con organización tenedora de derechos (localización) Reunión previa con Medios Difusores (localización) Reunión con Fotógrafos (localización) Conferencia de prensa diaria (localización) Ensayo general, ceremonia de clausura (localización) Expo (localización) Villa de Patrocinadores (localización) ITINERARIO DE COMPETENCIAS [Nombre del evento], sesión # 1 (localización) [Nombre del evento], sesión # 2 (localización) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha) (Fecha, hora de inicio, hora de termino) (Fecha, hora de inicio, hora de termino) PROGRAMA SOCIAL (Nombre del evento - recepción), (nombre de anfitrión) (localización) (Fecha) PROGRAMA DE ACOMPAÑAMIENTO DE PERSONAS (Nombre de la actividad) (Fecha) DIAS TEMATICOS (Tema) (Fecha) 70 Apéndice 2, PLAN DE CONTRATACIÓN 71 Apéndice 3, ESTATUTOS – TABLA DE CONTENIDO [CONTENIDO] Los estatutos deben de incluir los siguientes temas: 1. Puntos Generales a. Objetivos b. Oficinas Centrales c. Sello d. Afiliación (si hay) 2. Membresía a. Categoría de miembros b. Términos de membresías c. Cuotas de miembros d. Resignación e. suspensión y expulsión f. Reglas 3. Reunión anual General a. Composición b. Voto c. quórum d. Asamblea Anual e. Asambleas extraordinarias f. Notificaciones de asistencia g. Procedimientos 4. Consejo de Administración a. Composición b. Términos c. Elegibilidad d. Reuniones e. Conferencias telefónicas f. Voto g. Vacantes y sustituciones h. Quórum i. Remuneración j. Destitución k. Responsabilidades y poderes l. Conflictos de interés 5. Oficiales a. Destitución b. Funciones de: i. Presidente ii. Vicepresidente iii. Secretario - Tesorero 6. Comité Ejecutivo a. Composición b. Términos de referencia c. Reuniones d. Conferencias telefónicas e. Votos f. Quórum 72 g. Remuneración h. Responsabilidades y Poderes 7. Comités y Consejos a. Creación b. Composición 8. Finanzas a. Año Fiscal b. Auditores c. Contratos d. Cheques y otros documentos bancarios e. Depósitos f. Libros g. Indemnificación de administradores y gerentes 9. Modificaciones y Disolución 73 Apéndice 4, MARCAS 4.1 Forma de Registro de una marca: Fecha: Archivo: Marca: Yo, __________, en representación de (nombre de compañía o dueño único), en la dirección de trabajo: ______________ en el Estado de: ___________ declaro lo siguiente: Que soy el Presidente: Marca (Incluir el nombre de marca) 74 Apéndice 5, PLAN DE MARKETING Referirse a la sección 7 para el desarrollo en el tiempo del plan de Marketing [MUESTRA] 1. Introducción 2. Aspectos de Comunicación a. Objetivos b. Producto y designación c. Estudios de Grupos d. Mercado Objetivo e. Contactos estratégicos y relaciones con interesados claves f. Requerimientos estratégicos esenciales g. Mensajes claves y contexto h. Políticas de comunicación i. Plan de Publicidad j. Programas educacionales y promociónales k. Programa de Mascota l. Conferencias de prensa m. Actividades Promociónales n. Publicaciones y diseño gráfico o. Pagina de Internet p. Relaciones con Medios antes del evento q. Conferencias r. Operación de tours s. Camino crítico 3. Aspectos de Mercadeo a. Objetivos y metas financieras b. Producción y creación de mercancía c. Costo de unidades y mercado objetivo d. Distribución de productos de mercadeo e. Control de inventarios f. Productos de promoción y publicidad g. Incentivos de ventas h. Ingreso a través del tiempo y camino crítico 4. Actividades de Recolección de Fondos a. Objetivos y metas financieras b. Calendario de eventos i. Por actividad Descripción del proyecto ii. Mercado Objetivo iii. Ingresos proyectados iv. Gastos proyectados v. Estrategia de ventas vi. Actividades de promoción y publicidad vii. Servicios otorgados por otras divisiones c. Camino crítico d. Actividades críticas 5. Boletaje a. Objetivos y metas financieras b. Precio de los boletos y mercados objetivo c. Red de distribución de boletos 75 d. Incentivos de ventas e. Promoción y publicidad f. Camino crítico Ingresos a través del tiempo 6. Aspectos de Patrocinio a. Objetivos y metas financieras b. Plan de Patrocinios i. Patrocinadores comerciales 1. Patrocinador principal 2. Patrocinadores del tenedor de derechos 3. Socios Nacionales 4. Proveedores nacionales ii. Autoridades 1. Socios Gobierno 2. Socios Institucionales 3. Socios Colaboradores iii. Programa Amigos 1. Amigos Oro 2. Amigos Plata 3. Amigos Bronce 4. Amigos c. Categoría de patrocinios y mercados objetivo d. Evaluación del valor de los paquetes de los patrocinadores e. Camino crítico Ingresos a través del tiempo 76 Apéndice 6, MANUAL DE OPERACIONES [CONTENIDO] ¿Cuando se debe desarrollar el Manual de Operaciones? ¿De acuerdo a que secuencia? Referirse a la sección 7 [MUESTRA] Tabla de Contenidos 1. INTRODUCCIÓN a. Palabras de Introducción por el CEO b. Como utilizar este documento 2. EL COMITÉ ORGANIZADOR LOCAL Y LA ADMINISTRACIÓN EJECUTIVA a. Tabla organizacional General b. Tabla organizacional de la Administración Ejecutiva c. Términos de referencia, funciones, responsabilidades y descripciones de puestos de trabajo de la Administración Ejecutiva d. Miembros del comité organizador e. Políticas de todos los cuerpos políticos de la Administración Ejecutiva f. Procedimientos de la Administración Ejecutiva g. Camino crítico h. Resumen de presupuesto i. Plan de contrataciones j. Relaciones al interior y al exterior entre divisiones y departamentos k. Agentes de enlace l. Lista de políticas a desarrollar por división m. Itinerario general n. Términos de referencia 3. LAS DIVISIONES a. Relaciones Internacionales, relaciones con Gobierno y Protocolo i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos b. División de Manejo de Instalaciones i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos 77 c. División de Finanzas, Administración y recursos humanos i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos d. División de Patrocinios i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos e. División de Mercadeo y actividades para recaudación de Fondos i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos f. División de Boletos i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos g. División de Comunicaciones i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos h. División de Medios i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos 78 vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos i. División de Competencias i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos j. División de Ceremonias i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos k. División de Voluntarios i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos l. División de Hospedaje, Alimentos y actividades recreativas i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos m. División de Logística i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos n. División de Tecnología i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos 79 v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos o. División de Acondicionamiento i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos p. División de medios de comunicación locales i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos q. División de construcción de Instalaciones i. Organigrama ii. Términos de referencia, funciones y responsabilidades de la división y los departamentos iii. Descripciones de los empleos iv. Políticas y procedimientos de la división y departamentos v. Presupuesto de la división y de los departamentos vi. Plan de operaciones de la división y los departamentos 80 Apéndice 7, MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS INSTALACIONES [CONTENIDO] ¿Cuando se debe desarrollar el Manual de Operaciones de Instalaciones? ¿De acuerdo a que secuencia? Referirse a la sección 7 [MUESTRA] Tabla de Contenidos 1. LISTA DE LAS DIFERENTES INSTALACIONES O GRUPO DE INSTALACIONES a. Las instalaciones de competencias b. Las instalaciones de calentamiento y entrenamiento c. Las instalaciones de Hospedaje (Villas de Atletas y Hoteles) d. Otras Instalaciones i. Antes del evento 1. Oficinas del Comité Organizador 2. Bodega 3. Talleres para las ceremonias 4. Instalaciones de ensayo para ceremonias 5. Centro de voluntarios principal 6. Tiendas de mercancía 7. Actividades especiales antes del evento (salones de reuniones, funciones sociales, actividades de recaudación de fondos) ii. Durante el evento 1. Instalación para las ceremonias de apertura y clausura 2. centros de acreditación 3. Actividades sociales y de entretenimiento 4. Instalaciones para funciones sociales, incluyendo el banquete final 5. Centros de Prensa 6. Centro de Prensa y transmisión Internacional 7. Villa de patrocinadores 8. Área de Comercios 9. Instalaciones para el festival cultural (si lo hay) 2. INSTALACIONES OPERATIVAS POR LOCACIÓN (Durante el evento) a. Las Instalaciones para competencia (una por instalación) i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización 81 v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. b. Las instalaciones para entrenamiento y calentamiento (una por instalación) i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. c. Hospedaje i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización 82 v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. d. Ceremonias de Clausura y Apertura i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. e. Los centros de acreditación i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) 83 vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. f. Las instalaciones para las actividades socio-culturales y de entretenimiento (una por instalación) i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. g. Las instalaciones para las instalaciones sociales, incluido el banquete final (una por instalación) i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) 84 vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. h. El centro de medios principal i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. i. El centro internacional de medios y transmisión i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación 85 vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. j. La villa de patrocinadores i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. k. Área de comercios i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación 86 viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. l. El área del festival cultural (una por instalación) Oficinas del comité organizador local i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. m. Centro principal de voluntarios i. Planeación del programa y de las actividades en el área ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos en la instalación iii. Requerimientos de la instalación y acondicionamientos especiales iv. Equipo 1. Equipo General (mesas, sillas, etc.) 2. Equipo tecnológico (computadoras, página de Internet, copiadoras, faxes, teléfonos fijos y celulares, radios de dos vías, equipo audiovisual) 3. manufactura de equipo 4. Señalización v. Otros servicios (transportación, alimentos, hospedaje, seguridad, medica, traducción, edecanes, publicaciones, promoción /publicidad, mascota) vi. Fechas de operación / horas de cada división, departamentos en cada instalación vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los voluntarios en la instalación viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categorías de voluntarios 87 ix. Itinerario de trabajo y el número requerido de voluntarios en la instalación por división/departamento. x. Identificación de los costos reales de cada tema presupuestado. 3. ADMINISTRACIÓN DE LA INSTALACION (Una por instalación) a. Itinerario diario de actividades b. Procedimientos de administración de Instalaciones durante el evento c. Comisionamiento y decomisionamiento de una instalación (establecido por la división de acondicionamiento) d. Procedimientos de operación de una instalación de las divisiones y departamentos e. Comunicación entre lugares y centros de operación durante el evento. 88 Apéndice 8, REPORTE FINAL Para el desarrollo del Reporte final por favor referirse a la sección 7 [MUESTRA] El reporte Final contiene los siguientes reportes: El Reporte Principal TABLA DE CONTENIDOS Mensaje del Presidente y del CEO Aspectos Generales Reporte del CEO [Nombre del evento] Temas principales del proyecto de la ciudad [nombre][año] Estructura Organizacional Recursos Humanos Planeación estratégica Relaciones Internacionales Divisiones Relaciones Internacionales, Relaciones con Gobierno y Protocolo División de manejo de Instalaciones División de Recursos Financieros, Administrativos y Humanos División de Patrocinios División de Mercadeo y actividades de recaudación de Fondos División de Boletaje División de comunicaciones División de Medios División de competencias División de ceremonias División de Voluntarios División de Hospedaje, Alimentos y actividades de entretenimiento División de Logística División de Tecnología División de Acondicionamiento División de difusión de medios local División de construcción de Instalaciones Legado El Legado de [nombre del evento] Apéndices 1. Características principales 2. Programa General 3. Itinerario de competencias 4. Estrategia de Producción 5. Personal y voluntarios del Comité Organizador 6. Instalaciones 7. Planes 89 8. Glosario 9. Organigrama Estados Financieros por los auditores Los estados Financieros como los adopto el Consejo de Administración y el reporte de Proyección y retorno e impacto económico del evento. Resultados Libro que contenga los resultados de las competencias del evento, incluyendo los nuevos records establecidos durante el evento y un listado de los ganadores de medallas. Resumen de Medios y entrevistas en los medios electrónicos antes, durante y después del evento. Selección de los recortes importantes de medios desde que empezó la organización, al igual que entrevistas en los medios electrónicos después de cada conferencia de prensa antes y durante el evento. Debe incluir el itinerario de transmisión del evento (fechas y horas) por cada una de las televisoras de cada país. Reporte del Legado • • • • • • • • • Documento que de información de todos los legados del evento en términos de: Instalaciones (lista) Desarrollo Deportivo Financiero Equipo (lista) Promoción (cobertura en radio y TV, publicidad en periódicos, revistas, radio televisión, espectaculares, etc.) Educacional (programa educacional) Conocimientos Organizacional Integración Video Souvenir Producción de un corto video (unos cuantos minutos) presentando los aspectos organizacionales y humanos del evento. 90 Apéndice 9, PRESUPUESTO 91 Apéndice 9.1 Resumen de Ingresos y Análisis de Riesgo (por división) [CONTENIDO] División de Costo del Descripción de Riesgo: Presupuesto Presupuesto los ingresos Alto principales Mediano Bajo Financiamiento Público Programa de empleos Ingresos de TV Patrocinadores del tenedor de derechos Patrocinadores Nacionales Programa Amigos Boletaje Mercadeo Concesiones Hospedaje y Alimentos Tipo de Cambio Venta de Activos Otros Ingresos Explicación del Factor de Riesgo 92 Apéndice 9.2 Resumen de Gastos y Análisis de Riesgo (por división) [CONTENIDO] División Presupuesto de Costo del Descripción Riesgo: Presupuesto de los Alto ingresos Mediano principales Bajo Explicación del Factor de Riesgo Administración Ejecutiva Relaciones Internacionales, de Gobierno y Protocolo Administración de Instalaciones Recursos Financieros, Humanos y de Administración Patrocinios Mercadeo y actividades de recaudación de Fondos Boletaje Comunicaciones Medios Competencias Ceremonias Voluntarios Hospedaje, Alimentos y actividades de entretenimiento Logística Tecnología Acondicionamiento Difusor Local Construcción de Instalaciones Contingencias Impuestos Fundación Deportiva 93 Apéndice 9.3 Obligaciones del Comité Organizador local con el tenedor de derechos, que pueden tener un impacto financiero en el presupuesto del comité organizador. [CONTENIDO] Nombre Documento del Código contractual Descripción del documento derechos de Código de referencia en el presupuesto 00-00-00.000 94 Apéndice 9.4 Artículos no presupuestados [MUESTRA] La tabla siguiente se refiere a gastos que pueden anticiparse. Algunos de estos gastos son considerados como necesarios, mientras que otros solo como “deseables”. En lo que refiere a cada uno de estos gastos, la tabla menciona la razón del porque estos gastos no han sido incluidos en el presupuesto. Es importante recalcar que el evento usualmente se llevara a cabo en Instalaciones (sitio) que le permiten utilizar al comité organizador local sin costo por [el dueño de la instalación], lo que significa que no hay cuotas por rentas excepto por ciertos servicios que se le cobraran al comité organizador local. Esto justifica el porque los gastos abajo mencionados no se enlistan en el presupuesto. Adicionalmente, los casos particulares deben de tener una explicación detallada. Gastos Estacionamiento gratis en los terrenos que son parte de la [organización] para: • VIPs • Miembros del Comité Organizador • Voluntarios • Autos de Comité Organizador Local • Equipos • Medios “Descorche” de bebidas Explicación Incluido dentro del acuerdo marco de instalaciones [sitio] sin costo durante el [evento] Será parte de la negociación de varios servicios que proveerán los hoteles reservados por el comité organizador local. Uso de la instalación de competencia Estos servicios son parte del acuerdo (renta y energía eléctrica) marco de uso de instalaciones sin costo Personal de la [instalación] (nombre de la instalación] Uso de otras instalaciones para acreditación actividades de entretenimiento y banquete final. Salones de reuniones en los Hoteles El uso sin cargo se debe negociar por el oficiales del comité organizador local, el comité organizador local en compensación tenedor de derechos y el agente de por el número de cuartos reservados en mercadeo del tenedor de derechos los hoteles utilizados. Local físico para los ensayos de las Locales físicos prestados sin costo por ceremonias de apertura y clausura [nombre de la organización] Cobertura de seguro medico para los Esta provisión es deseable pero no atletas, medios y VIP´s internacionales forzosa. El servicio no se incluye en el presupuesto, pero el comité organizador local puede tratar de conseguir esta cobertura médica. Tarifas arancelarias para el equipo que Se solicitara la condonación y se buscara pertenece a los socios internacionales que cumplir con todos los requisitos legales de se queda en el país o que son una la manera más expedita. importación temporal. Entrada gratuita o con descuento a los Esta provisión es deseable. El comité 95 sitios turísticos para las personas con organizador local hará los esfuerzos acreditación del evento posibles por darle seguimiento. Gastos en caso de procedimientos legales Esta posibilidad no se anticipa en el presupuesto, ya que el comité organizador local se beneficia de una cobertura de seguros suficiente. Solo se incluyen los gastos legales de documentos oficiales en el presupuesto. Permisos de trabajo para nacionales de Se deben de conseguir los permisos otros países correspondientes, o en su caso si existen exenciones por el evento en particular. Costos de producción del mercadeo Solo se considera el costo de ventas neto en el presupuesto Viáticos y gastos de viaje de los Solo se considera el producto neto de las vendedores de mercadeo ventas en el presupuesto Costos de actividades de recolección de Solo se considera el ingreso neto en el fondos presupuesto Costos de las concesiones Solo se considera el ingreso neto en el presupuesto Cargos por servicio de los boletos Los ingresos del boletaje son netos (tarjetas de crédito, cargos por servicio) Festival Esta actividad necesita un presupuesto separado e independiente Clínica o conferencia Estas actividades necesitan un presupuesto diferente, del presupuesto del evento Contribuciones de parte de ciertas Estas no se consideran, porque en la organizaciones [nombre de las mayoría de los casos estás contribuciones organizaciones no han sido formalmente evaluadas. 96 Apéndice 9.5 Donaciones o pagos en especie [CONTENIDO] Ver sección 9 Para saber la cantidad exacta a proyectar en el presupuesto como una donación o pago en especie por departamento / servicio. Esta se debe enlistar. 97 Apéndice 9.6 Presupuesto para Licitaciones [CONTENIDO] 98 Apéndice 10 Glosario [MUESTRA] Autoridad – Gobierno de México, Gobierno Estatal, Ciudad anfitriona, Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte, Institutos del Deporte Locales. Asistente Ejecutivo – Persona contratada por el Presidente y el CEO para asistir en lograr cumplir sus responsabilidades al asumir el manejo de la administración del comité organizador local. Administración Ejecutiva – Grupo operacional que lo componen el Presidente y el CEO los Vicepresidentes y el asistente Ejecutivo. Administración Ejecutiva Conjunta – Grupo compuesto por la Administración Ejecutiva que se les suman los principales socios del comité organizador (gobierno, universidades, direcciones escolares, organizaciones turísticas, etc.) Administración Senior – Autoridad operacional que se compone de los miembros de la Administración Ejecutiva y los directores de División. Agente de relaciones externo - Individuo que representa una organización o compañía para asegurar la correcta interrelación con una división o departamento del comité organizado local. Acondicionamiento – Arreglos y modificaciones temporales a una instalación. Agente de enlace interno – Individuo que es miembro de una división o departamento y da servicios a otra división o departamento y que sirve como enlace entre los dos. Agente de Marketing del Tenedor de derechos – Un agente de Marketing que tiene los derechos de mercadeo de un evento del tenedor de derechos. Consejo de Administración – La autoridad que toma las decisiones para el Comité organizador local. Comité Consultivo – Presidido por el CEO y el Presidente, y grupos y representantes de organizaciones y grupos (principalmente de la ciudad-destino anfitrión) que le da consejos a la Administración Ejecutiva. Chief Executive Officer (CEO) – Persona nombrada por el Consejo de Administración para asegurar la administración ejecutiva del comité organizador local. Consultor – Individuo contratado para cumplir con asignaturas o proyectos específicos. 99 Consejo de Administración del tenedor de derechos – Cuerpo político que gobierna la organización tenedora de derechos. Camino crítico – Herramienta para manejar proyectos que enlista todas las fechas críticas por división y departamentos. Cliente – Un miembro de un equipo, un representante de los medios, un comunicador, un miembro de la familia tenedora de derechos, un espectador, un miembro del comité organizador local, un voluntario. Compañía – Una industria externa, una tienda o compañía que provee un producto o un servicio al comité organizador local. Comité Ejecutivo – Grupo operacional que lo componen el Presidente y el CEO del comité organizador local, el Secretario, el tesorero, y un representante de cada una de las interesados públicos. Comité de Finanzas – Comité del Consejo de Administración, presidido por el Tesorero y responsable de toda la situación financiera del comité organizador local. Comité Organizador Local – Corporación creada o existente para planear y llevar a cabo el [nombre del evento]; Aglutina a los miembros del Consejo de Administración, el Comité Ejecutivo, la Administración Ejecutiva, las divisiones, los departamentos y los sectores, incluyendo al personal asalariado y voluntarios. Camino crítico principal – Fechas claves para la planeación y realización del [nombre del evento] Departamento – Unidad administrativa dentro de una división. División – Unidad administrativa que tiene un Director Divisional y una responsabilidad particular en la planeación y desarrollo del [nombre del evento], usualmente dentro de un agrupamiento divisional en el Comité Organizador Local, y lo componen cierto número de departamentos. Estructura Organizacional - Estructura de todo el Comité Organizador. Equipo – Atletas y oficiales del equipo u entrenadores que son delegados por cada Federación. Federación Deportiva – Institución que gobierna el desarrollo de un deporte en el país Familia del tenedor de Derechos – Representantes de federaciones miembros, VIP´s nacionales o extranjeros y personal de la organización tenedora de derechos. 100 Grupo Divisional – Un número de divisiones del comité organizador local bajo la responsabilidad de un Vicepresidente. Institución – Organización educacional (Escuela, Universidad, Tecnológico, etc.) Institución Pública – Organización externa del sector público que provee un servicio a la comunidad. Instalación – Local deportivo o administrativo que será utilizado antes de y durante el evento. Manual del Personal y del Comité Organizador – Documento que tiene toda la información relativa a la guía de trabajo para el personal del comité organizador. Manual de Operación de Instalaciones – Documento de uso interno que se compone de todos los requerimientos y herramientas administrativas necesarias para la operación exitosa de cada local e instalación identificada por el comité de organización local. Medios – Todos los representantes de las cadenas de TV y prensa Manual de Operaciones – Documento de uso interno que contiene todas las herramientas desarrolladas para el comité organizador local o para el [tenedor de derechos] o su [Agente de mercadeo]. Medio - Cadena Televisora que tiene los derechos de transmisión para un territorio especifico. Medio Anfitrión – Cadena Televisora que cubre el evento y da su señal a otras transmisoras u otros medios. Miembro del Comité Organizador – Individuo que participa en la planeación y desarrollo del [nombre del evento] en una división. Organización Comunitaria – Una organización local que provee uno o varios servicios a la comunidad. Oficiales – Presidente y CEO del Comité Organizador Local, el Vicepresidente, el Secretario y el tesorero Organigrama de una División – Representación gráfica de los diferentes departamentos y componentes de una división y su relación con las autoridades de mayor nivel en el comité organizador. Organigrama del Comité Organizador Local – Representación gráfica de la estructura política y operacional del Comité Organizador. 101 Plan de Negocios – Documento público que describe la estructura completa del evento. Patrocinador Nacional – Un socio nacional o proveedor del comité organizador local, que da efectivo o pagos en especie al comité organizador local o al tenedor de derechos. Patrocinador del Tenedor de Derechos – Un proveedor o socio del Tenedor de derechos, que aporta efectivo o productos en especie al [tenedor de derechos] y o al comité organizador. Paquete de Trabajo – Método de control del presupuesto en cada división. Personal – Todas las personas contratadas y pagadas por el comité organizador local. Prensa escrita – Reporteros y Fotógrafos de la prensa escrita. Servicios contratados – Compañía contratado por el comité organizador local Secretaría de Gobierno – Departamento u otra organización administrativa dentro de un gobierno: CONADE, SECTUR, CPTM, Institutos del Deporte Estatales, Departamento de Policía (de la ciudad anfitriona), PFP, Protección Civil, etc. Tenedor de derechos – Grupo rector y dueño de un deporte en particular que tiene los derechos para un cierto número de eventos deportivos o competencias en esos deportes específicos. Vicepresidente – Individuo contratado por el CEO para que lo asista y asuma la responsabilidad de un cierto número de divisiones. Voluntario – Individuo que participa en el desarrollo del evento dentro de una división o departamento del comité organizador. 102