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CAMBIO AL EURO Declaración de la Fédération des Experts Comptables Européens a asesores contables y auditores de cuentas
FEE Euro Information Service http://www.euro.fee.be/
Febrero 2001
Ésta es la ultima oportunidad que asesores contables y auditores de cuentas tendrán durante la realización de la auditoria anual o de la preparación de cuentas para aconsejar a sus clientes sobre los pasos necesarios para pasar al euro y de los riesgos a los que se exponen en caso de no estar preparados. De numerosos estudios se desprende que, además de no darse cuenta de los cambios que supondrá la introducción del euro en relación con la competencia, entre una tercera y una cuarta parte de las empresas (con proporciones más elevadas para las pequeñas y medianas empresas): •
no es consciente de la fecha crítica para el cambio al euro, a saber, el 31.12.2001, que se confunde con frecuencia con el fin del período de doble circulación del euro y de los antiguos billetes y monedas nacionales o con el 30 de junio de 2002 (fecha totalmente irrelevante);
•
no está al corriente de la obligación legal de elaborar la contabilidad y la documentación fiscal en euros a partir del 1.1.2002;
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no se da cuenta de que a partir del 1.1.2002 sólo podrán utilizar el euro para sus transacciones;
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no comprende que después del 31.12.2001 no podrán utilizar el sistema bancario o de tarjeta de crédito para hacer o recibir pago alguno en las antiguas unidades monetarias nacionales;
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no comprende que 'preparación' significa algo más que utilizar convertidores sólo para la información de entrada y salida mientras los documentos internos siguen elaborándose en las antiguas unidades de moneda nacional;
•
no es consciente del tiempo que esta 'preparación' puede exigir y considera con frecuencia que es suficiente comprar los programas informáticos apropiados;
•
no sabe cómo cambiar sus precios a euros ni es consciente de la necesidad de calcular las consecuencias de esa conversión sobre los flujos de caja y los beneficios;
•
no valora adecuadamente el creciente riesgo de pérdidas por errores e irregularidades;
•
no comprende que habrá que formar al personal y que esa formación no podrá llevarse a cabo hasta que la dirección no haya decidido la política que va a seguirse;
•
no es consciente de los riesgos comerciales por no estar preparados el 31.12.2001.
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Los riesgos comerciales por no estar preparados el 31.12.2001 incluyen: •
la imposibilidad de proseguir sus actividades comerciales salvo que utilicen medidas extremas tales como recurrir al registro manual porque los programas informáticos no funcionarán y la empresa no podrá: -
firmar nuevos contratos pagar a sus empleados pagar a sus contratistas emitir facturas y recaudar ingresos;
•
grave riesgo, en consecuencia, de que la empresa no pueda proseguir su actividad;
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perjuicio a la solvencia de la empresa;
•
pérdida del control financiero de la empresa al tener que actuar exteriormente en euros mientras su contabilidad interna y las decisiones de gestión se basarán en otra moneda;
•
sufrir sanciones y rechazos de las declaraciones de IVA y demás documentación que se deba suministrar por no estar expresadas en euros;
•
no estar cubiertas por sus pólizas de seguros tradicionales para daños asegurables y otros riesgos ya que la introducción del euro es un hecho previsible y estas pólizas normalmente no cubren situaciones de este tipo.
La responsabilidad de preparar a la empresa para la introducción del euro incumbe a los directivos de la misma. Ellos han de rendir cuentas ante los propietarios, los acreedores y otras partes interesadas por las pérdidas que puedan derivarse de una preparación insuficiente. Cuando se plantee algún problema o se observe que los preparativos son insuficientes, los asesores de la empresa, y sobre todo el asesor contable y el auditor de cuentas, deberán abordar las siguientes cuestiones:
• ¿pueden estar seguros que la empresa mantendrá su actividad comercial después del 1 de enero de 2002, es decir, que está garantizada su continuidad operativa? •
¿pueden aprobar la situación de una empresa que esté manteniendo un sistema de contabilidad ilegal (si la normativa exige que la contabilidad interna se lleve en euros)?
•
¿son suficientes las eventuales adaptaciones de los sistemas informáticos, como el 'wrapping', en particular cuando se utilizan para adaptar bases de datos complejas?
•
¿Pueden aceptar que la información exigida por la ley se exprese en una moneda que no sólo es diferente de la utilizada en los informes presentados a las autoridades sino que, además, ya no existe?
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•
¿Pueden certificar que se utilizan mecanismos de revisión y control adecuados y que no ha habido ni habrá errores materiales o irregularidades?
•
¿Pueden estar seguros de que la empresa gestiona adecuadamente los riesgos que conlleva su actividad?
Cada una de estas preguntas suscita cuestiones de gran importancia. Salvo en casos excepcionales, la opinión que se debería dar a la empresa es que tal situación es completamente inaceptable. El auditor de cuentas y el asesor contable no pueden obtener evidencia de que la empresa esté gestionando adecuadamente los riesgos que se le plantean, incluidos los de errores e irregularidades, ni los estados financieros derivados de tales cuentas les permiten emitir una opinión sin salvedades. Las empresas que se retrasen incrementarán sus riesgos operativos, en especial si necesitan cambiar o actualizar sus sistemas informáticos. El auditor de cuentas, el asesor contable y otros asesores deben procurar que los preparativos se inicien con antelación suficiente y que la dirección se dé cuenta de los riesgos que corre la empresa si no se prepara adecuadamente. Los auditores de cuentas externos pueden plantearse también otras cuestiones, como las siguientes: 1. ¿Puede la empresa, conforme a la normativa, preparar y presentar en moneda nacional sus estados financieros correspondientes al período que finaliza el 31 de diciembre de 2001? Si no es así, además de auditar los libros y registros en los que se basan y su borrador en moneda nacional, el auditor de cuentas externo tendrá que asegurarse que los importes se han convertido correctamente a euros a partir de las unidades monetarias nacionales y que pueden explicarse las diferencias de redondeo que, en su caso, se observen. 2. Si la normativa autoriza a la empresa a elaborar y presentar sus estados financieros de 2001 en unidad monetaria nacional, la auditoria del borrador se realizaría de la manera habitual. No obstante, el auditor de cuentas deberá prestar especial atención a las medidas de conversión que la empresa haya adoptado (o debería haber adoptado), cuando evalúe su solvencia. Es probable que la empresa deba incluir en la memoria del período que finaliza el 31 de diciembre de 2001 una descripción de sus medidas de conversión (o no conversión) al euro. En efecto, la supresión de la unidad monetaria nacional como unidad de transacción y la consiguiente retirada de sus billetes y monedas son acontecimientos significativos posteriores al cierre de las cuentas anuales. 3. El auditor de cuentas externo deberá asegurarse de que la empresa ha convertido correctamente el balance de comprobación y los diferentes saldos antes del 31 de diciembre de 2001. Al hacerlo, deberá asegurarse que tanto el saldo final como el saldo de apertura para 2002 se han convertido correctamente a euros. En algunos países, como Francia e Irlanda, los profesionales del sector han asesorado sobre las cuestiones específicas que afectan a estos países recomendando los procedimientos que deberían seguirse. Sus opiniones se adjuntan en forma de Anexo a la presente declaración y están a la disposición de aquellos auditores de cuentas y asesores contables que deseen utilizar dicha información como modelo para las acciones que juzguen necesario emprender.
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Consideramos, en efecto, que es importante enviar una comunicación a asesores contables y auditores de cuentas, que también se exponen a ciertos riesgos si no informan a sus clientes, al margen de otras consideraciones, porque sus propias pólizas de seguros podrían no cubrirles por las mismas razones que en el caso de sus clientes. Si bien la presente carta se dirige principalmente a las organizaciones miembros de la zona euro, podría ocurrir que en otros países los asesores contables y auditores de cuentas tuvieran la necesidad de tomar medidas, por ejemplo si: -
una empresa tiene filiales en la zona euro;
-
una empresa abastece a empresas en la zona euro, porque existe el riesgo de que las empresas que suministran bienes y servicios a empresas de la zona euro no cobren o lo hagan con importantes retrasos, e incluso perder un mercado porque la empresa de la zona euro puede desaparecer por no haber estado preparada;
-
una empresa es cliente de otra de la zona euro y este proveedor no puede continuar con sus actividades, lo que significa la pérdida repentina de una fuente de suministro.
La FEE ha publicado dos series detalladas de consejos sobre estas cuestiones. La primera, en abril de 1998, titulada 'Recomendaciones para la dirección de empresas y los auditores de cuentas en relación con el impacto de la introducción del euro'. La segunda, en junio de 2000, se titula 'Cambio al euro; ¿Qué le ocurriría a una empresa que no se hubiera convertido al euro el 1 de enero de 2002? Consejos para los directivos y sus asesores'. Hay copias de estas publicaciones en el sitio Internet de la FEE, www.euro.fee.be. Tanto la presente declaración como la información que figura en el Anexo no pueden considerarse exhaustivas para todas las circunstancias, corresponde a cada asesor contable y auditor de cuentas elaborar su propia opinión y las actuaciones pertinentes en función de las circunstancias de cada cliente. Göran Tidström Presidente Fédération de Experts Comptables Européens Bruselas, febrero de 2001
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ANEXO 1 Documento publicado por el Institute of Chartered Accountants in Ireland
CUESTIONES PRÁCTICAS DE GESTIÓN Dentro de su preparación para el euro, las empresas deberían haber previsto ya diversos aspectos prácticos ligados a la moneda única, en particular: • • • • • • • •
designación de un cargo superior de la empresa como responsable de la preparación del paso al euro; organización de sesiones de formación para que todo el personal que esté en contacto con los clientes tengan una comprensión básica de las cuestiones relativas al euro; planificación de un enfoque metódico para hacer comprender a todos los clientes que es necesario tomar medidas para poder hacer frente a las consecuencias de la introducción del euro en su actividad empresarial u organización; decidir la gama de servicios que la empresa puede proporcionar a sus clientes en relación con el paso al euro; tomar una decisión sobre si se debe recurrir a expertos externos para tratar algunos aspectos ligados al euro tales como la adaptación de los sistemas informáticos; tomar medidas para garantizar que los propios sistemas internos pueden gestionar el paso al euro; determinar la fecha del paso de las libras irlandesas a euros en los libros de la empresa; evaluar el impacto del euro sobre la rentabilidad de la empresa;
Las facturas se emitirán en libras irlandesas y euros para que los clientes comprueben que los honorarios no son superiores expresados en la nueva moneda.
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PLAN DE AUDITORIA PROPUESTO A EFECTUAR EN RELACIÓN CON EL EURO Iniciales
Fecha
Cliente : _____________________ Elaborado por: (AIC) ________________________ Fecha contable: _______________ Revisado por: (socio) ________________________ ref. Papel de Trabajo
Planificación 1. ¿El personal que se ocupa del trabajo de auditoria de este cliente es consciente de los posibles problemas ligados a la introducción del euro y de la posible incidencia de éstos en los estados financieros y las responsabilidades del auditor de cuentas en cuanto al informe? 2. ¿La carta de encargo de la firma hace referencia al euro? 3. Informarse sobre si la cuestión del euro está prevista y si se trata al nivel de gestión más apropiado en la empresa cliente. 4.
Analizar los preparativos efectuados por el cliente para el paso al euro.
Medidas complementarias
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Iniciales
Problemas planteados
Iniciales
Fecha
Cliente : _____________________ Elaborado por: (AIC) ________________________ Fecha contable: _______________ Revisado por: (socio) ________________________ ref. Papel de Trabajo
Evaluación de los riesgos de auditoria 1. ¿ Se ha confiado la responsabilidad de ejecutar el plan de paso al euro a la persona adecuada? 2. ¿Se ha efectuado la valoración de las consecuencias de la introducción del euro sobre el cliente? 3. ¿Ha determinado ya el cliente las medidas que deben tomarse respecto a los sistemas informáticos que no estén preparados para el euro? 4. ¿El cliente ha fijado un calendario para la introducción de las modificaciones necesarias? 5. ¿Tiene el cliente un plan para el paso al euro? 6. ¿Se revisa periódicamente el grado de avance de dicho plan?
Medidas complementarias
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Iniciales
Problemas planteados
Iniciales
Fecha
Cliente : _____________________ Elaborado por: (AIC) ________________________ Fecha contable: _______________ Revisado por: (socio) ________________________ ref. Papel de Trabajo
Tareas realizadas y evaluación de los estados financieros 1. Evaluar el probable impacto financiero de una preparación inadecuada al euro y de la capacidad del cliente para soportar los costes: ¿La probabilidad de una inadecuada preparación al euro es suficiente como para justificar: a) la mención de contingencias; o b) la provisión e indicación de costes? 2. ¿Se han cuantificado los costes de la preparación al euro y, si son elevados, se han tenido en cuenta y mencionado en los estados financieros? 3. Considerar todas las cuestiones relativas al euro que deban incluirse en la carta de manifestaciones de la dirección. 4. Obtener de la dirección una declaración escrita sobre las medidas que se han tomado para minimizar los riesgos derivados de la introducción del euro y una valoración del nivel de preparación para el euro. 5. Valorar el impacto de todo lo mencionado anteriormente sobre la base de gestión continuada y sobre la redacción del informe de auditoria. Medidas complementarias
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Iniciales
Problemas planteados
Iniciales
Fecha
Cliente : _____________________ Elaborado por: (AIC) ________________________ Fecha contable: _______________ Revisado por: (socio) ________________________ Conclusiones con respecto al euro: He finalizado la revisión de los distintos aspectos ligados al euro. (Táchese lo que no proceda) 1. He obtenido evidencia que la base de gestión continuada de la contabilidad es apropiada por las siguientes razones: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. No he obtenido evidencia que la base de gestión continuada de la contabilidad sea apropiada por las siguientes razones: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
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PROPUESTA DE REDACCIÓN DE LA CARTA DE ENCARGO Y DE LA CARTA DE MANIFESTACIONES DE LA DIRECCION Párrafo para incluir en la carta de encargo. EURO Como directores son ustedes quienes tienen la responsabilidad de evaluar el impacto real o potencial que la introducción del euro supondrá en su actividad empresarial, de preparar y aplicar planes para abordar los problemas que se vayan planteando, de elaborar los estados financieros que reflejen correctamente los efectos del paso al euro y de determinar si se debe informar del impacto en la compañía de esta cuestión a los accionistas. Nuestro trabajo de auditoria no tiene como objetivo garantizar que su empresa haya tomado o vaya a tomar a tiempo las medidas adecuadas para poder hacer frente a las cuestiones del paso al euro en relación con sus operaciones, incluidos los sistemas informáticos. Tampoco pretende ofrecer garantías sobre las consecuencias que tendrían para sus actividades, resultados o situación financiera los problemas que el paso al euro plantearía a otras partes con las que usted tiene relaciones comerciales, ya sean proveedores, clientes u otros. Como auditores de cuentas sólo consideramos los riesgos que afectan a su actividad comercial y sus sistemas de contabilidad y de control financiero interno para poder planificar el trabajo de auditoria y desarrollar una estrategia eficaz al respecto. En consecuencia, sólo nos ocupamos de la cuestión del euro en la medida en que afecta a las responsabilidades generales que nos incumben respecto a la auditoria de los estados financieros, de conformidad con las normas de auditoria. Les pediremos que nos suministren la información y explicaciones relativas al euro que consideremos útiles para llevar a cabo nuestro trabajo de auditoria. Párrafo para incluir en la carta de manifestaciones de la dirección. EURO
Confirmamos que somos completamente conscientes de los problemas ligados al paso al euro y hemos tomado, o tomaremos, las medidas necesarias para garantizar que nuestros sistemas contables y nuestros procedimientos comerciales respeten las normas relativas a la introducción del euro.
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ANEXO 2 Documento publicado por la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC - FRANCIA) (Extracto de la guía publicada por la CNCC. En los apartados señalados con un asterisco el documento de la CNCC incluye información detallada que no se reproduce aquí. Para obtener copias del documento íntegro dirigirse a CNCC, 8, rue de l’Amiral de Coligny, F-75001 París) PRÉAMBULE Rappel du contexte L'introduction de la monnaie unique est un véritable challenge pour les entités. En effet, l’euro aura des conséquences sur leur activité, sur toutes leurs fonctions, sur leur environnement économique et également des conséquences techniques et notamment comptables. L'introduction de l’euro est donc un événement majeur qui devra être pris en compte par les dirigeants des entités d'une part et par le commissaire aux comptes, d'autre part, dans la conduité de sa mission. En conséquence, il paraît judicieux de préciser les responsabilités des dirigeants sociaux et la mission du commissaire aux comptes pour éviter toute distorsion pouvant exister entre la perception qu'ont les dirigeants du rôle de ce dernier comparé à la démarche et aux limites de sa mission. Le commissaire aux comptes apprécie dans quelle mesure il peut être nécessaire d'apporter des précisions par écrit pour éviter toute ambiguïté sur ce point. Responsabilité des dirigeants Les dirigeants sociaux ont notamment la charge et la responsabilité, d’une part de définir la stratégie de l’entité face à l'introduction de la monnaie unique, d'autre part de mettre en place un système fiable de contrôle interne et d'établir des comptes, réguliers et sincères, qui donnent une image fidèle du résultat, de la situation financière et du patrimoine de l’entité. Il est donc de la responsabilité des dirigeants de mettre en œuvre un processus leur permettant de s'assurer que l’entité ne sera pas affectée par d'éventuelles difficultés qui pourraient surgir à l’occasion du passage à l’euro. La démarche retenue par les dirigeants devrait ainsi comporter les phases suivantes a) déterminer les conséquences pour l'entité du passage à l’euro; b) définir un plan approprié des actions à entreprendre;
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c) définir, tester et mettre en place les procédures adéquates; d) apprécier les incidences sur les comptes annuels et la continuité d'exploitation. Mission du commissaire aux comptes Il convient de rappeler que malgré le caractère très exceptionnel pour certaines entreprises de cet événement, la mission du commissaire aux comptes demeure inchangée et la prise en compte des effets du passage à l'euro se situe dans le cadre de la démarche générale habituelle. La loi du 24 juillet 1966 précise que le commissaire aux comptes a pour mission de certifier que les comptes présentés répondent aux qualifications de régularité, de sincerité et d'image fidèle. Pour cela, au cours de son audit, il apprécie l’organisation et le contrôle interne de l’entité en fonction de son objectif de certification des comptes annuels. Ainsi, il ne procédera à une étude et à une évaluation du contrôle interne que pour les systèmes significatifs (comptables, financiers...) utilisés pour l’établissement des comptes. Il est rappelé que les travaux du commissaire aux comptes n’ont pas pour objet de le conduire à exprimer une opinion sur la qualité de l'ensemble des dispositifs de contrôle interne mis en place par l’entité. De même ils n’ont pas vocation à fournir à l’entité l'assurance qu'elle passera sans problème l'échéance de l’euro et que les actions définies par ses dirigeants lui permettront d'être prête à temps et de résoudre tous les problèmes qui pourraient survenir à l'échéance. Toutefois, compte tenu du caractère exceptionnel de l’introduction de la monnaie unique et des risques potentiels pour l’entité, le commissaire aux comptes se devra d'être vigilant, tout au long de sa mission, sur les conséquences éventuelles du passage à la monnaie unique. Le pouvoir d'investigation permanent qui lui est donné et qui est utile pour un exercice efficace de sa mission, l'amène à entretenir des contacts suivis avec les dirigeants et les personnes responsables de la société. À l’occasion de ces contacts, il peut répondre aux questions qui lui seraient posées sur l’introduction de l’euro; il ne saurait s'y refuser au prétexte que cette opération n’est pas encore réalisée et que le commissaire aux comptes ne se prononce que sur les documents déja établis. Par ailleurs, dans le cadre de sa mission, le commissaire aux comptes est amené, lors de la prise de connaissance des procédures, à s'intéresser aux conditions de fonctionnement de la société, au sens le plus large, et aux dysfonctionnements qui peuvent avoir une incidence sur la qualité des informations produites. Il est utile qu'il signale aux dirigeants les points sur lesquels une amélioration est, de ce point de vue, nécessaire. Cependant, les avis ou recommandations que le commissaire aux comptes est amené à formuler aux dirigeants doivent rester en relation avec sa mission, telle qu'elle est définie par la loi; ils ne peuvent conduire le commissaire aux comptes à déroger aux règles d'indépendance, d'incompatibilité, de nonimmixtion dans la gestion qu'elle à posées.
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Dans ce contexte, l'objectif est: • d'identifier les étapes de la démarche d'audit dans le cadre de la mission générale du commissaire aux comptes qui sont susceptibles d'être influencées par le passage à l’euro dans les entités concernées; • de développer les méthodes, techniques et supports complémentaires permettant au commissaire aux comptes d'appréhender les conséquences de l'euro dans le cadre de sa mission; • d'évaluer le risque général au niveau de la préparation de l’entreprise et d'apprécier les risques spécifiques tant au niveau des opérations qu'au niveau des traitements comptables liés à l’euro pour l'établissement des comptes annuels. Compte tenu du calendrier d'introduction de l’euro, il convient de donner un échéancier indicatif (pour une entité clôturant ses comptes par hypothèse au 31 décembre 1998) des différentes étapes de la démarche générale d'audit à mettre en œuvre par le commissaire aux comptes: • la première étape est mise en œuvre dès que possible au cours de la phase d'orientation et de planification de la mission sur les comptes clos au 31 décembre 1998, • les étapes suivantes seront mises en œuvre dès le 31 décembre 1998 en ce qui concerne le contrôle des comptes puis progressivement dès le 1er janvier 1999 - date d'introduction de la monnaie unique - et jusqu'a la clôture 31 décembre 2001.
LA PRISE DE CONNAISSANCE Rappel de la Norme (n° 2101) d'orientation et de planification de la mission « Le commissaire aux comptes doit avoir une connaissance globale de l’entreprise lui permettant d'orienter sa mission et d'appréhender les domaines et les systèmes significatifs. Cette approche a pour objectif d'identifier les risques pouvant avoir une incidence significative sur les comptes, ... » Le passage à l’euro conduit le commissaire aux comptes à s'informer sur: • le niveau d'information et de sensibilisation de la direction aux questions relatives à l’euro, • le degré de préparation de l’entité au passage à l’euro, • la prise en compte des incidences de l’euro sur l'activité de l’entreprise, • l’incidence éventuelle de l’euro sur chacune des fonctions de l’entreprise et la mise en place de procédures spécifiques, • l’appréciation de l'adaptation du système d'information, • le choix à faire par l’entité de la date de basculement à l’euro. Cette analyse de l’impact de l’euro sur l’évaluation générale du risque doit être conduite en fonction de l’environnement de l’entité auditée, c'est-à-dire en fonction de son secteur d'activité, de sa taille, de son organisation, ...
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A titre indicatif sont présentées ci-après quelques-unes des questions que le commissaire aux comptes peut aborder avec les dirigeants. Le questionnaire ci-après n’est qu'une trame qui devra être adaptée en fonction de l’entité auditée. Le niveau d'information et de sensibilisation de l’euro* Le degré de préparation de l’entreprise* Les incidences de l’euro sur l'activité de l’entreprise* L'incidence éventuelle de l’euro sur chacune des fonctions de l’entreprise* A. Fonction trésorerie* B. Fonction achats/fournisseurs* C. Fonction production* D. Fonction ventes/clients* E. Immobilisations* F. Fonction Ressources humaines* G. Domaine juridique et fiscal* L'incidence de l’euro sur votre système d'information* Le choix de la date de basculement à l’euro*
L'APPRÉCIATION DU CONTRÔLE INTERNE 1
Introduction
Le passage à la monnaie unique est un événement majeur qui va avoir une incidence sur l'activité des entités et l’ensemble de leurs fonctions. Par ailleurs, le passage à la monnaie unique est susceptible de faire apparaître des risques nouveaux au sein de l’entité. Les entités seront en conséquence amenées à mettre en place des procédures spécifiques pour pallier ces risques nouveaux. 2
La démarche du commissaire aux comptes
Rappel À partir des orientations données par le programme général de travail ou plan de mission, le commissaire aux comptes effectue une étude et une évaluation des systèmes qu'il a jugés significatifs en vue d’identifier, d’une part les contrôles internes sur lesquels il souhaite s'appuyer et d'autre part les risques d'erreurs dans le traitement des données afin d'en déduire un programme de contrôle des comptes adapté. (Norme 2102 - Appréciation du contrôle interne).
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Le commissaire aux comptes apprécie le contrôle interne de l’entreprise en fonction de son objectif de certification des comptes annuels. En conséquence, il ne procédera à une étude et à une évaluation du contrôle interne que pour les systèmes conduisant à des comptes significatifs qu'il a identifiés lors de la phase de planification de sa mission (commentaire § 03 de la norme 2102). Après avoir pris connaissance de la stratégie de l’entreprise face à l’euro, le commissaire aux comptes intègre dans sa démarche générale, dès la période transitoire, l'analyse des procédures mises en place par l’entité et liées à l’euro. En effet, la période transitoire, caractérisée par la règle du Ni-Ni (Ni obligation, Ni interdiction), est susceptible de générer des risques d'erreurs liés à l’existence d'une double monnaie (1) francs-euros. Il prend connaissance notamment des procédures mises en place pour: • recenser toutes les applications de son système d'information traitant de données financières et susceptibles d'avoir, de manière directe ou indirecte, une incidence sur les comptes annuels, • vérifier que ces applications sont susceptibles d'assurer le passage à l’euro notamment au regard des 3 critères: conversion - arrondis - gestion des historiques - ou que les fournisseurs informatiques de l’entité peuvent assurer la mise à jour des applications, • assurer la fiabilité des enregistrements comptables, notamment au niveau de la saisie et du traitement des opérations répétitives. Il procède dans le cadre de sa démarche générale à des tests de conformité sur ces procédures et de fonctionnement sur les contrôles internes qui lui sont utiles. Pour aider le commissaire aux comptes dans sa démarche, deux listes aide-memoire sont proposées ci-après, § 4: • l’une relative à l'adaptation du système d'information de l’entité à l’euro, • l'autre relative aux procédures pouvant être mises en place par l’entité. Le risque que des erreurs significatives liées au passage à l’euro ne soient pas détectées par le commissaire aux comptes sera d'autant plus limité: 1. que l’entité aura mis en place des contrôles internes liés à l’euro; dans ce cas, le risque de non contrôle par l’entreprise sera faible et le commissaire aux comptes pourra alléger ses contrôles, 2. que le commissaire aux comptes aura tenu compte dans sa démarche du contexte spécifique lié à l’euro: • dans la prise de connaissance des impacts de l’euro sur l’entité, • dans l'appréciation de l’efficacité des contrôles mis en place par l’entité pour faire face aux risques liés à l’euro, • dans les travaux de contrôle des comptes liés à l’euro particulièrement dans les situations particulières liées à l’euro.
A compter du 1er janvier 1999, il n'y aura plus qu'une seule monnaie: l’euro, les autres n'etant que des subdivisions de l’euro. Par simplification de langage, la terminologie monnaie est conservée pour exprimer les francs ou autres anciennes monnaies nationales. (1)
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3 Les risques et procédures liés à l'euro L'arrivée de la monnaie unique est susceptible de faire émerger des risques nouveaux qui peuvent être rattachés aux trois grandes natures de risques définies en audit: - risques généraux liés à l’entité (qui sont de nature à influencer l’ensemble des opérations de l’entité), - risques liés à la nature des opérations traitées: répétitives ou ponctuelles, - risques liés à la conception et au fonctionnement des systèmes. •
Risques généraux - Rappel (Note d'information CNCC n° 3, à Appréciation du contrôle interne, février 1992, page 18). Les risques généraux s'analysent en fonction de: - l’organisation générale et la structure de l’entité, - le comportement de la direction, - la politique du personnel, - l'organisation administrative et comptable. Les questions portant sur l’évaluation générale du risque et relatives à: - l’impact de l’euro sur la stratégie de l’entité et sur l’ensemble de ses fonctions, - la sensibilisation de la direction à la problèmatique de l’euro, - l’incidence de l’euro sur l’organisation générale de l’entité: création d'une cellule en charge du suivi du plan euro (responsable euro ou groupe de travail euro), - la prise de décisions de la part de la direction: préparation de l’entité, choix de la date de basculement, etc. L'impact de ces décisions liées au passage à l’euro doit conduire l’entité à porter une attention particulière à: - la politique de formation de son personnel, - l'adaptation de son organisation comptable, - la mise en conformité de son système d'information.
•
-
La politique de formation*
-
L'adaptation de l’organisation comptable*
-
La mise en conformité du système d'information*
Risques liés aux opérations traitées Les comptes annuels sont le reflet des opérations traitées par l'entité. Les risques liés aux opérations traitées sont ceux qui peuvent avoir une incidence sur la fiabilité des comptes annuels. Il convient de distinguer les opérations répétitives de celles particulières liées à l’euro. - Opérations répétitives* - Cycle trésorerie*
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•
Risques liés à la conception et au fonctionnement des systèmes La conception des systèmes de saisie et de traitement des opérations doit permettre de prévenir les erreurs et de détecter celles qui se produisent suffisamment tôt pour pouvoir proposer une méthode pour les corriger. L’entité devra mettre en place des contrôles pour vérifier que les procédures et systèmes liés à l’euro (cf. développements ci-avant) sont adaptés dans leur conception et dans leur fonctionnement.
4 Listes aide -mémoire •
•
Liste aide-mémoire - Système d'information -
Objectifs*
-
Généralités*
-
Période transitoire*
-
Phase de conversion*
-
Financement*
Liste aide-mémoire - Procédures euro -
Objectif*
-
Achats/fournisseurs*
-
Ventes/clients*
-
Cycle trésorie*
-
Cycle salaires*
-
Cycle stocks*
LE CONTRÔLE DES COMPTES La phase de prise de connaissance a permis au commissaire aux comptes de déterminer les risques pouvant être liés au passage à l’euro; il a lors de l'étape d'appréciation du contrôle interne identifié l’existence de contrôles mis en place par l’entité et sur lesquels il peut s'appuyer; il en a vérifié le fonctionnement. Il a également déterminé les situations particulières liées à l’euro. 1 Incidence de l’euro sur le programme de contrôle des comptes En fonction de ces éléments, le commissaire aux comptes apprécie l’impact du passage à la monnaie unique dans son programme de contrôle des comptes.
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Ces contrôles seront: • allégés lorsqu'il a déterminé qu'il existait des contrôles internes sur lesquels il peut s'appuyer dans le cadre de sa mission, c'est-à-dire lorsque ces contrôles permettent de conclure avec un degré raisonnable d'assurance que les enregistrements comptables des opérations traitées sont fiables, • étendus lorsqu'il n'a pu s'appuyer sur des contrôles internes ou que les contrôles n’ont pas fonctionné conformément à la procédure établie et qu'il en est résulté des risques d'erreurs pouvant affecter la fiabilité des comptes, • spécifiques pour ce qui concerne les opérations ponctuelles ou exceptionnelles liées à l’euro. Le commissaire aux comptes dispose de diverses techniques de contrôle (contrôles sur pièces et de vraisemblance, confirmation directe, examen analytique...). Il utilise et adapte ces techniques habituelles pour les mettre en œuvre dans le contexte spécifique du passage à la monnaie unique, par exemple: • examen analytique des flux euros et des flux francs, • confirmations directes dans l’une ou l'autre des monnaies ou dans les deux, • contrôle des conversions lors du contrôle sur pièces, • etc. 2
Situations particulières
Le passage à l’euro est susceptible de faire apparaître des situations particulières pour lesquelles le commissaire aux comptes doit mettre en œuvre des contrôles spécifiques. •
Situations concernant plusieurs exercices - la comptabilisation des charges afférentes au passage à l’euro.
•
Situations concernant le basculement à l’euro - la conversion du capital social.
•
Choix de la monnaie de publication des comptes - en francs ou en euros, - information comparative.
A. Situation particulière concernant plusieurs exercices: traitement des dépenses liées à l’euro* B. Situation particulière au 31 décembre 1998* C. Situation particulière liée au basculement de la comptabilité à l’euro* D. Choix de la monnaie de publication des comptes* (comptes clos au 31 décembre 1998)
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INCIDENCES SUR LES RAPPORTS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES 1
L'information donnée par les entités
A. Publication des comptes annuels en euros Les comptes annuels des entités seront arrêtés et publiés en euros dès que les entités auront décidé de basculer leur comptabilité en euros. Par exception, le Plan National de l’euro dispose que: « Les entreprises qui souhaiteront, dès 1999, déposer au greffe du tribunal de commerce et, le cas échéant, publier au BALO leurs comptes sociaux en euros alors que leur comptabilité aura été tenue en francs pour l’exercice 1998 pourront néanmoins le faire: il suffira que ces comptes aient été établis en euros et approuvés par les actionnaires dans cette unité monétaire. Le secrétaire d'Etat au budget s'est prononcé publiquement sur ce point le 19 mai 1998 devant l’Assemblée Nationale. » Remarque: Il est souligné que, par analogie avec la terminologie utilisée dans la loi du 24 juillet 1966, des comptes « établis » sont des comptes arrêtés par l'organisme d'administration compétent. Le Comité d'urgence du CNC (avis n° 98-E du 17 décembre 1998) confirme que les comptes annuels pourront être arrêtés en euros à compter du 1er janvier 1999, quelle que soit l'unité, franc ou euro, retenue pour la tenue des comptes de l'exercice auquel ils se rapportent. Les comptes arrêtés en euros doivent être publiés dans cette même unité. Cette disposition est applicable aux comptes de l’exercice 1998. B. Publication des comptes consolidés en euros Selon le Plan National de l’euro, « les comptes sociaux et les comptes consolidés pourront éventuellement être tenus les uns en francs, les autres en euros. » L'avis précité du Comité d'urgence du CNC est également applicable aux comptes consolidés établis à la diligence du conseil d'administration. Les comptes consolidés de l’exercice 1998 pourront par conséquent être publiés en euros. C. Information comparative L'avis du CNC n° 98-01 du 17 février 1998 stipule: « Afin d'assurer la comparabilité historique des comptes la première publication des comptes annuels ou situations intermédiaires (individuels ou consolidés) exprimés en euros donne lieu à la présentation d'informations comparatives, exprimées en euros sur la base de la parité fixée au 1er janvier 1999. » Il serait souhaitable que la monnaie utilisée et la parité au 1er janvier 1999 soient clairement indiquées sur les états de synthèse (bilan, compte de résultat, ...); de même , il devrait être indiqué que les comptes des exercices présentés à titre comparatif ont été exprimés sur la base de la parité au 1er janvier 1999.
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D. Annexe L'annexe, dont l'objectif est de compléter l’information donnée par le bilan et le compte de résultat, doit comprendre tout élément qui peut avoir une influence significative sur le jugement des lecteurs. Par exemple, le basculement de la comptabilité des entités en euros peut faire partie des informations à mentionner dans l'annexe des comptes (annuels ou consolidés) durant toute la période transitoire. Dans le cas où les états de synthèse ne préciseraient pas la monnaie utilisée, celle-ci devrait être mentionnée dans l'annexe. E. Cas des sociétés faisant appel public à l’épargne Pour la période transitoire, la Commission des opérations de Bourse à recommandé (Rec. n° 97-01, septembre 1997) aux sociétés faisant appel public à l'épargne: •
•
de publier à la fois en francs et en euros un certain nombre de données significatives (les principaux postes du bilan, les soldes intermédiaires du compte de résultat, le résultat net par action et le dividende) dans toutes les publications réglementaires auxquelles ces sociétés sont soumises (document de référence, note d'information, prospectus, etc.). Les deux expressions monétaires devront également être données lorsque l'un ou plusieurs de ces éléments figureront dans un communiqué de presse; si elles ont converti leur comptabilité à l’euro, de présenter dans les publications réglementaires précitées, des séries historiques des comptes converties en euros sur la base de la parité définitivement fixée au 1er janvier 1999.
La COB précise que ces chiffres pourraient être adaptés et complétés en fonction du secteur d'activité de la société. Il conviendra cependant, dans tous les cas, d'assurer la continuité des chiffres présentés tout au long de la période transitoire. 2 L'incidence sur la mission générale du commissaire aux comptes 2.1. Incidence sur le rapport général La formulation du rapport général n’est pas modifiée par le passage à l’euro, sauf indication de la monnaie des comptes certifiés (cf. § à ci-dessous). Le passage à l’euro est susceptible d'avoir une incidence sur le rapport du commissaire aux comptes dans les différentes situations suivantes. A. Monnaie des comptes certifiés Le commissaire aux comptes certifie les comptes annuels et consolidés dans la monnaie dans laquelle ils ont été arrêtés. Si l’entreprise, se prévalant des dispositions du Plan National de l’euro et de l'avis du Comité d'urgence du CNC (n° 98-E du 17 décembre 1998), décide de publier ses comptes annuels et consolidés pour l’exercice 1998 en euros, alors que sa comptabilité à été tenue en francs, le commissaire aux comptes certifie les comptes annuels et consolidés publiés en euros; il s'assure que la conversion en euros des comptes arrêtés (comptes annuels) ou établis (comptes
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consolidés) par l'organe d'administration compétent à partir d'une comptabilité tenue en francs a été correctement effectuée sur la base de la parité au 1er janvier 1999. Pour la période comprise entre le 1er janvier 1999 et le 31 décembre 2001 (période transitoire), le commissaire aux comptes rappelle dans l’introduction de son rapport l’expression monétaire (franc ou euro) dans laquelle les comptes annuels et consolidés ont été établis et sur lesquels porte sa certification: • Rapport général sur les comptes annuels « En exécution de la mission qui nous a été confiée par ……. (mention de l'organe compétent), nous vous présentons notre rapport relatif à l’exercice clos le …… sur: - le contrôle des comptes annuels de la société X …… établis en FF (ou en euros), tels qu'ils sont joints au présent rapport, - les vérifications spécifiques et les informations prévues par la loi. » • Rapport sur les comptes consolidés « En exécution de la mission qui nous a été confiée par ……(mention de l'organe compétent), nous avons procédé au contrôle des comptes consolidés de la société …… établis en FF (ou en euros) relatifs à l’exercice clos le ……, tels qu'ils sont joints au présent rapport. » B. Chiffres comparatifs Lors de la première publication de comptes ou de situations intermédiaires (annuels ou consolidés) en euros, le commissaire aux comptes s'assure de la correcte conversion en euros sur la base de la parité au 1er janvier 1999, des données comparatives mentionnées pour l’exercice N - 1. Le commissaire aux comptes met en œuvre les diligences prévues par la norme 2504 relative aux chiffres comparatifs. Dans le cas où il constate des anomalies qui ont une influence directe et significative sur l’interprétation des comptes de l’exercice contrôlé, ou en l’absence de chiffres comparatifs, il peut émettre une réserve ou un refus de certifier. C. Annexe Le commissaire aux comptes vérifie que les informations relatives au basculement de la comptabilité en euros et, le cas échéant (cf. ci-avant § 1-D), à la monnaie utilisée, sont mentionnées. Si ces informations ne sont pas données, le commissaire aux comptes peut émettre une réserve. D. Cas des sociétés faisant appel public à l'épargne Le commissaire aux comptes s'assure que la société répond aux recommandations de la COB rappelées ci-dessus (Cf § 1-E) et que la conversion des données chiffrées a été faite sur la base de la parité au 1er janvier 1999. E. Autres situations •
Désaccord avec le choix ou l'application des règles et méthodes comptables*
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Limitation dans les diligences*
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Incertitudes*
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2.2 Vérifications spécifiques Les obligations de vérifications spécifiques du commissaire aux comptes ne sont pas modifiées par le passage à l’euro. Il lui appartient de faire application des normes CNCC applicables en la matière (cf. normes 213/214). Ainsi, en application de l'article 228 alinéa 3 de la loi, le commissaire aux comptes: « vérifie la sincérité et la concordance avec les comptes annuels des informations données dans le rapport de gestion du conseil d'administration ou du directoire et dans les documents adressés aux actionnaires sur la situation financière et les comptes annuels. » Dans ce cadre, le commissaire aux comptes vérifie en particulier les informations données relatives à la monnaie utilisée et les informations comparatives requises par l'avis du CNC (n° 98-01 du 17 fevrier 1998) lors d'une première publication de comptes en euros. 2.3 Communication au conseil d'administration Dans le cadre de sa mission générale, le commissaire aux comptes peut avoir identifié certaines faiblesses ou certains risques relatifs aux: • degrés de préparation de l’entité, • adaptations du système d'information à prévoir, • procédures nouvelles à mettre en place, • critères retenus par l’entité pour le choix de la date de passage. En fonction de la nature et du caractère significatif de ces constatations, le commissaire aux comptes, pourra estimer utile, voire nécessaire, en application de l'article 230 de la loi du 24 juillet 1966, de les porter à la connaissance du conseil d'administration (ou de l'organe équivalent), dans la forme qu'il jugera la plus appropriée. 3
L'incidence sur les interventions connexes du commissaire aux comptes
3.1 La réduction du capital* En cas de réduction du capital liée à sa conversion en euros, le commissaire aux comptes établit un rapport conformément aux dispositions légales applicables en cas de réduction. 3.2 La procédure d'alerte Si le commissaire aux comptes estime, au vu des informations dont il dispose, que le dispositif mis en place pour organiser le passage à l’euro est inexistant ou inadapté et qu'il juge que cette situation constitue un fait de nature à compromettre la continuité de l’exploitation, il met en œuvre la procédure d'alerte.
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