Ejemplo 1 - Universidad De Alicante

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Vicerrectorado de Tecnologías de la Información Memoria del Proyecto Nombre del Proyecto Administración electrónica. Plataforma de Notificaciones Fehacientes Código 11-2014 Breve descripción de la solución Desarrollo e implementación de una plataforma de notificaciones electrónicas multicanal que cumpla con todas las garantías de la ley 11/2007, el REGLAMENTO DE COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS aprobado en Consejo de Gobierno de 28 de marzo de 2012. Esta plataforma deberá tener un alto grado de usabilidad. Servicios/unidades que intervienen (aparte del SI) Servicio Jurídico Servicio de Archivo y Registro Secretaría General Centros Otras unidades y Servicios que requieran utilizar la plataforma FASES Grupo de Interés Diseño Formación Usuarios Comunicación Satisfacción Evaluación Alumnos 30000 300 300 PAS 1500 50 50 PDI 2500 50 50 SI 3 Centros 2 30 30 7 7 Archivo-Registro 3 6 6 6 6 300 300 30 6 PAS de unidades 1 Vicerrectorado de Tecnologías de la Información Descripción detallada del proyecto. La noti ficación de determinados actos a dministrativos a s us i nteres a dos debe ha cers e por un medi o que deje cons ta nci a feha ci ente del momento de l a entrega . Es to es ta mbi én de a pl i ca ci ón a l os medi os tel emá ti cos de noti f i ca ci ón. As í pues, l a Universidad de Al icante debe disponer de una pl a ta forma que permi ta el envío fi dedi gno de comuni ca ci ones ga ra ntizando la confidencialidad, la i dentidad del receptor, la fecha de la entrega o puesta a disposición de la notificación y s obre todo l a ga ra ntía de entrega y de l ectura . El proyecto consiste en identificar una solución de notificación electrónica de bajo cos te de i ntegra ci ón, con un ba jo cos te de noti ficación y que encaje en l os requisitos de l a Universidad. Por l o tanto, deberá realizarse un análisis de las distintas s oluci ones de notificación electrónica primando a quellas que sean de fácil integración con la plataforma de e -adminis tra ci ón des a rrol l a da por el Servi cio de Informática que permita la identificación mediante su usuario y contraseña para usuarios i nternos o certificados di gi ta l es pa ra l os externos Adi ci onal mente, el proyecto cons i s te en l a i mpl a nta ci ó n e i ntegra ci ón de l a s ol uci ón. Por l o que res pecta a a quel l a s comunicaciones para las cuáles s ea necesario tener constancia de s u recepción, pero en las que no exis ta un requi s i to l ega l de noti ficación a dministrativa puede plantearse una solución que permita remitirlas con segurida d s ufi ci ente s i n que s e tra te de noti ficaciones administrativas. As í por ejemplo, nos referimos a convocatorias de órganos o comuni ca ci ones de determi na da s a ctua ci ones que no den l uga r a recurs o. Pa ra ga rantizar los aspectos jurídicos se requiere contar con una plataforma de evidencias electrónicas Será necesario contra ta r l a i mpl a nta ci ón de una herra mi enta de ges ti ón de evi denci a s el ectróni ca s e i ntegra rl a con: - La pl ataforma de Administración electróni ca di s poni bl e en l a uni vers i da d pa ra gua rda r evi denci a s de a quel l a s tra ns acciones críticas que s ucedan en l a solución de gestión de expedientes , como por ejempl o l a va l i da ci ón de un documento por parte de un determinado usuario s i n requeri rl e de fi rma o el us o de una ta rjeta de coordena da s (a ctua l mente i mpl ementa do en el proces o de fi rma de a cta s de nota s ). - El ges tor de contenidos de la Sede el ectróni ca pa ra gua rda r evi denci a s de publ i ca ci ón y des publ i ca ci ón de s us conteni dos . - La pl ataforma @firma de la cua l deberá uti l i za r l a s funci ona l i da des de fi rma , s el l a do de ti empo y res úmenes cri ptográficos que dotan a las evidencias de valor probatorio ante un proceso judicial. Este requisito s e recomienda con el objetivo de centralizar l as funcionalidades de firma en una única plataforma aunque podría cons i dera rs e opci ones que uti l i za n s u propi a pl a ta forma de fi rma s i con el l o s e economi za en l a i mpl a nta ci ón. La herra mi enta de ges ti ón de evi denci a s el ectróni ca s deberá permi ti r: - regi s tra r y expl ota r s uces os a conteci dos en l os s i s tema s de i nforma ci ón - enca denar l as evidencias haciendo uso de cadenas de confianza medi a nte l a fi rma del res umen cri ptográ fi co de l a evi denci a a nteri or e i ncorpora ndo s el l a do de ti empo - i ntegrarse mediante servi cios web con herramientas de auditoría de otros sistemas y a sí poder disponer de una gesti ón centra l i za da de evi denci a s . Fi nalmente, deberá hacerse una adecuada difusión de la existencia de l os nuevos ca na l es de noti fi ca ci ón y comuni ca ci ón con a cus e de recibo y de s us ventajas con el objetivo de promover su uso. Con ca rácter temporal, mi entra s s e a fi a nza l a s ol uci ón, deberá va lorarse la posibilidad de que, aunque alguien haya a utorizado la notificación electrónica, si el ca nal telemático no resulta efecti vo, a ntes de que s e pros i ga a dmi ni s tra ti va mente, s e pra cti que l a noti fi ca ci ón en s oporte pa pel . 2 Vicerrectorado de Tecnologías de la Información Descripción detallada del proyecto (continuación). Beneficios  Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley 11/2007 de Administración electrónica, así como por la Ley 2/2011 de Economía Sostenible.  El desarrollo y la implementación de una plataforma de notificaciones electrónicas fehacientes se hace necesaria para dar soporte a la puesta en marcha de nuevos procedimientos que requieren la implantación de la administración sin papeles.  Agilización en las comunicaciones  Ahorro de costes  Se podría utilizar para evitar los libros de Registro E/S entre unidades y departamentos (demandado por Registro General) 3 Vicerrectorado de Tecnologías de la Información HITOS DEL PROYECTO-ENTREGABLES - Fecha Límite Documento con las especificaciones funcionales 4ªsem Ene Documento con análisis de soluciones de mercado 4ªsem Feb Documento con análisis plataformas evidencias electrónicas 4ªsem Feb Validación Jurídica 2ªsem Mar Proceso de Contratación solución de mercado 4ºsem Mar Implantación plataforma de notificaciones de fehacientes 1ª sem Jun Implantación plataforma evidencias electrónicas 1ª sem Jun Pruebas: Piloto notificaciones para alumnos. Seleccionar procedimiento 2ª sem Jun Pruebas: Piloto notificaciones interunidades 2ª sem Jun Puesta en Producción 4ª sem Jun Limitaciones y condicionantes del proyecto junto con sus soluciones – Análisis de riesgos - Posibles reticencias a abandonar los libros de Registro - Gran número de usuarios que quieran que se les siga notificando en papel 4