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CIERRE CONTABLE Fecha de actualización: 20/06/2013
PROCESO RELACIONADO:
Gestión Financiera
LÍDER ESTRATÉGICO:
Secretaria General Líder Estratégico
LÍDER OPERATIVO:
Coordinadora Grupo Gestión financiera
OBJETIVO:
ALCANCE:
Ejecutar los cierres de cuentas con las dependencias responsables y realizar el cierre contable mensual y anual de acuerdo con las políticas establecidas para su realización por parte de la Contaduría General de la Nación, a fin de generar, aprobar y presentar los Estados Financieros y los reportes de Ley correspondientes, a los entes de control y comunidad en general.
Este procedimiento inicia con la recepción y verificación de la información de otras dependencias y termina con el cierre del período contable ó el ejercicio.
El cierre contable es el procedimiento que consiste en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar sus saldos a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un período contable, se cierran las cuentas de resultado determinando el superávit o déficit económico del período o del ejercicio. El Departamento Administrativo de la Función Pública realiza doce (12) cierres mensuales, cuatro (4) trimestrales y uno (1) anual con corte a 31 de diciembre. Los cierres trimestrales y el anual se reportan a la Contaduría General de la Nación y a los organismos de control que lo requieran. GENERALIDADES:
De conformidad con el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el Régimen de Contabilidad Pública y demás normas que le aplican, la autoridad y competencia para el manejo de la información presupuestal, contable y financiera y la verificación de la misma, es el Director General del DAFP; sin embargo, podrá delegar esta función total o parcialmente en los servidores públicos de la entidad que él designe. Esta función la ejecuta y firma el servidor público con funciones de Contador, conjuntamente con el Director General y el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera. Cuando se incumplan los requisitos del producto y/o servicio, la Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera tiene la autoridad y responsabilidad de detectar los productos y/o servicios no conformes de acuerdo al procedimiento PD 002 PR MA "Producto / servicio no conforme" y de la misma forma cuando se genere una acción correctiva ó preventiva se realizará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PD 003 PR MA "Acciones correctivas y preventivas".
TERMINOLOGÍA Y ABREVIATURAS:
SIIF Nación: Sistema Integrado de Información Financiera del Ministerio de Hacienda Crédito Público Líder Estratégico: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejercer actividades de planeación y control hacia los resultados de la gestión del proceso. Líder Operativo: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejecutar técnicamente las actividades planeadas en el proceso.
F Versión 5 02/10/2012
Copia controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP.
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CIERRE CONTABLE Fecha de actualización: 20/06/2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
INICIO Estadísticas F 002 PR AJR F 003 PR AJR Funcionario asignado en F 004 PR GA F 035 PR GA Contabilidad F 037 PR GA F 003 PR GF F 004 PR GF
Contabilidad verifica la información remitida por las dependencias involucradas y realiza las conciliaciones con las bases de datos que generan el Almacén y la Dirección Jurídica.
Funcionario asignado en Contabilidad
El Contador solicita a los responsables completar la información.
Funcionario asignado en Contabilidad
Contabilidad verifica la información que faltaba por reportar, analiza y de ser pertinente realiza nota de contabilidad y registra en el SIIF Nación.
Generar Balance de Prueba
Funcionario asignado en Registro SIIF Contabilidad Nación.
Contabilidad aprueba información y de acuerdo con procedimiento de SIIF se genera Balance
5
Con la información reportada se analizan las cuentas
Funcionario asignado en Registro SIIF Contabilidad Nación.
Se hace un análisis de las cuentas de acuerdo a su naturaleza y movimientos efectuados
6
Cuentas
Funcionario contabilidad
El Contador tiene la autoridad para decidir el comportamiento de la cuenta
Recepcionar y verificar la información de otras dependencias 1
NO
Información pendiente?
2
SI
Solicitar información necesaria a las dependencias que faltan por reportar
3
4
SI
1
NO
7
Generar informe de movimiento de cuentas
8
Determinar la necesidad de notas de contabilidad
Funcionario asignado en Registro de Se verifica en reporte de SIIF que el moviento Contabilidad Movimientos SIIF de la cuenta sea razonable
NO 9
1
Realizar nota de contabilidad?
asignado
2
Funcionario asignado en Registro SIIF Contabilidad Nación.
Se analizan los reportes emitidos por el SIIF y se concilian con la información reportada por las Áreas de Pagaduría, Presupuesto, Almacén y por la Dirección Jurídica.
Funcionario Contabilidad
El funcionario designado elabora la nota de contabilidad
asginado
SI
A
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CIERRE CONTABLE Fecha de actualización: 20/06/2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
A
10
Analizar cuenta contable
11
Elaborar nota de contabilidad
12
13
Funcionario asignado en Registro Contabilidad Nación.
2
Realizar los ajustes de cierre
Cerrar el período contable ó el ejercicio
Funcionario asignado en F 007 PR GF Nota El funcionario designado elabora la nota de Contabilidad de Contabilidad contabilidad y la registra en el SIIF Nación
Funcionario asignado en Registro SIIF Contabilidad Nación.
1
Se analizan saldos iniciales, movimientos y saldos finales que sean acordes a la realidad de acuerdo a los informes de las Áreas de SIIF Pagaduría, Almacén y Presupuesto, Dirección Jurídica y se realizan la notas contables si es el caso.
Se devuelven a las dependencias respectivas las bases de datos por ellas suministradas.
El SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ejecuta un cierre automático del período contable que da por terminado el mes o la vigencia fiscal.
FIN
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