Reglamento 4-00 Archivo Mdn - Comando General Comando

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REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES REGLAMENTO FF MM 4-00 PÚBLICO REGLAMENTO DE ARCHIVO PARA EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, FUERZAS MILITARES Y POLICÍA. PRIMERA EDICIÓN 2007 IMPRENTA Y PUBLICACIONES DE LAS FUERZAS MILITARES - 2007 CAPITULO I. INTRODUCCIÓN La aplicación del presente Reglamento es obligatoria a todo nivel y en todas las Unidades Militares y no Militares que componen la Unidad de Gestión General del Ministerio, Comando General de las Fuerzas Militares, Ejercito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea y Policía Nacional. SECCIÓN “A” 1. OBJETIVO Y ALCANCE 1.1. El presente reglamento tiene como fin primordial proporcionar las herramientas conceptuales, la orientación general, las normas y procedimientos para los Señores Oficiales, Suboficiales, Soldados e Infantes de Marina Profesionales, Policías y Empleados Civiles que en desarrollo de su función son responsables de la tenencia o administración de Archivos en las diferentes oficinas del Ministerio, Unidades de las Fuerzas Militares y de Policía, con miras a la recuperación, organización, administración y conservación de los archivos de manera concordante con la legislación vigente, los planes y políticas del Archivo General de la Nación. 1.2. El principal objetivo es, apoyar la misión del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y de Policía, de cada Unidad y su Comandante, mediante la salvaguarda de los documentos que en forma inmediata o a futuro se constituyen en prueba de las correctas actuaciones tanto de las Fuerzas como de sus integrantes, por lo tanto, buscamos que los documentos necesarios, se conserven por el tiempo correcto y requerido. Contar con información en forma rápida, oportuna y completa favorece el trabajo de cada Unidad y coadyuva la toma de decisiones. 1.3. Será la herramienta para la configuración y administración básica de archivos, a todo nivel; Servirá como base de la instrucción para el personal militar o civil que recibe la administración de los archivos, Orientará el trabajo de organización y administración general del Archivo y, Servirá como guía a los Comandantes, Directores, Jefes de Oficina, Coordinadores y demás responsables de la información, para que a través de la excelente administración de documentos se coadyuve a fortalecer el principio de transparencia del Estado. 2. CONTENIDO El presente Reglamento es la herramienta primaria para la conformación y organización básica de los archivos del Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y de Policía, llenando un vacío en cuanto a la orientación general para su conformación, mediante una serie de capítulos, cada uno de ellos con una tarea especial que llevan al responsable del proceso paso a paso, proponiendo una metodología para la aplicación de las Tablas de Retención Documental la cual son el fundamento de la administración de los archivos en sus diferentes etapas cubriendo de esa forma su desarrollo en el tiempo. El capitulo de Organización de Archivos se enfoca en su estructuración, reuniendo la información de creación y estructuras orgánicas, identificando el material existente y por ultimo definiendo la conformación de las series, subseries y tipos documentales a partir del material existente. Las Tablas de Retención Documental son la herramienta que nos dirige los trabajos de conservación de los diferentes documentos, orientada por los principios legales que para cada caso en particular le son aplicables. Estas no hacen parte del reglamento pues son dinámicas y se ajustan según la necesidad a cada cambio de la administración y están dirigidas específicamente a facilitar el control de los documentos una vez se cumplan los tiempos de retención en cada etapa del ciclo vital del documento; aplicadas día a día, son la base para un eficiente y eficaz Programa de Gestión Documental. El capitulo de Organización y administración Archivos de Gestión presenta las indicaciones generales que son consideradas para el manejo en esta etapa del ciclo de vida documental; incluye los modelos a seguir para su indexación. En los Requerimientos Generales para las áreas de archivo, se presenta la normatividad mínima para mantener el material de archivo. Somos consientes que su puesta en marcha podrá ser escalable pero es requerido desde su inicio tomar las medidas generales que aseguren su condición. SECCIÓN “B” 3. DEL PERSONAL DE ARCHIVO 3.1. Dependencia jerárquica de los archivos: Los Archivos están bajo la responsabilidad: en el Ministerio, del Secretario General; en las Fuerzas de los Ayudantes Generales y en las Unidades de las Ayudantías del Comando de cada una. Las labores de administración podrán ser delegadas en un tercero, el cual debe, además de encajar con el perfil descrito, ser preferiblemente civil para dar una proyección en el cargo y mantener continuidad en el proceso de capacitación. Cuando no hay asignado según la TOE, podrá designarse a un Soldado o Infante de Marina Profesional que por condición permanente de sanidad pueda ser apto para dicha tarea, en forma permanente y continua, previo proceso de capacitación. Todos los Comandantes de Unidad en todos los Escalones del Mando deberán nombrar por la Orden Semanal al funcionario “Jefe de Archivo”, responsable de implementar, organizar y administrar el nuevo sistema. Este cargo no debe ser entregado a personal sin capacitación en archivistica. 3.2. Función principal: El personal de administración de Archivo es el encargado de ejercer las tareas, operaciones, acciones y tramites reglados por las normas de procedimiento de archivo para la organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Unidad. 3.3. Requerimientos generales: El personal asignado para realizar tareas de Administración de Archivos, debe ser como mínimo Bachiller Clásico; requiere además de destrezas básicas, conocimiento de los aspectos legales vigentes, de la filosofía de archivista, conceptos básicos y en especial, conocimiento de los aspectos administrativos, además de poseer los atributos de integridad, juicio, madurez y reserva del secreto para el manejo y manipulación de documentos, para facilitarle proceder con mucha responsabilidad y sentido común. 3.4. Seguridad: El personal de Administración de Archivos debe mantener la disciplina del secreto y estar al tanto y actualizar los cambios que sucedan en cuanto a la organización y administración de documentos, a fin de mantener un registro real y actualizado de acuerdo a las normas legales vigentes. Por la naturaleza de su función debe conocer y tener actualizada la base de datos de archivo y registro de documentos, con el fin de facilitar su consulta y búsqueda de los mismos. La observación estricta de la normatividad aplicable, en especial de la Ley General de Archivos, con el propósito de salvaguardar la información de cada Unidad y disponer los medios para prestar una respuesta en forma rápida y oportuna debe ser ocupación principal del administrador. 3.5. Misión principal: El personal de Administración de Archivos tiene por lo tanto la de asesora al Comandante en cuanto al manejo adecuado de documentos, su organización, almacenamiento y administración del archivo de la Unidad. Además debe establecer y mantener relaciones directas con la Ayudantía del Comando de su Fuerza y en el Ministerio con el Archivo General del Ministerio de Defensa. 3.6. Son sus funciones: Difundir en las oficinas de su Unidad lo pertinente de las Tablas de Retención Documental que le corresponden a cada despacho u oficina. Salvaguardar los archivos bajo su custodia, haciendo especial énfasis en el mantenimiento de su integridad. Suministrar información en forma oportuna y precisa de acuerdo con los niveles de acceso permitido. Mantener la documentación contenida en expedientes y aquella otra de tipo administrativa, debidamente organizada y administrada, acorde con los principios de las Tablas de Retención. Evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, según las TRD de su Unidad. Difundir los procedimientos relacionados con la recepción, catalogación, mantenimiento, consulta y transferencias de los archivos. Disponer de los correctos registros. Asumir la recuperación de los archivos que se encuentren en las bodegas de la Unidad, con el fin de prepararlos y transferirlos acorde con la normatividad vigente. Hacer respetar las normas relativas a las transferencias. Aquellas otras que en arreglo a las normas sea necesario adoptar para propender por el buen funcionamiento y cuidado del acervo documental de la Unidad. 3.7. Son sus tareas principales: Recopila la documentación teórica respecto a la legislación de la materia y mantenerla actualizada; Estudia e interpreta la documentación de referencia, ajustándola a los textos anexos. Crea y reporta a la Ayudantía General del Comando de su Fuerza un correo electrónico de la Institución, que le permita establecer comunicación permanente con el Coordinador de la Gestión Documental. Organiza los archivos existentes en la Unidad con el propósito de recuperar nuestra memoria histórica institucional. Capacita al personal de su Unidad para que cada funcionario a su nivel esté en capacidad de aplicar los procedimientos y técnicas de archivo, cumpliendo en especial lo ordenado en la Tablas de Retención Documental; con cada traslado o incorporación, debe actualizar al personal respectivo en el cumplimiento de estas tareas. Plantea un borrador de las Tablas de Retención Documental a ser utilizadas por la Unidad, y lo envía por correo electrónico al coordinador de Gestión Documental con copia a la Ayudantía de su fuerza. Cada modificación de la estructura de la Unidad o cada cambio o redistribución en las funciones de una oficina, origina una modificación de las Tablas de Retención Documental, situación que debe avisarse oportunamente para generar la actualización. Aplica de manera centralizada y coordinada con todas las dependencias de la Unidad y Unidades subalternas, las Tablas de Retención Documental aprobadas para tal fin. Efectúa los procesos de transferencia documental que se deriven de la aplicación de las Tablas de Retención. CAPITULO II. MISIÓN GENERAL El Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y de Policía, desde el nivel Unidad Táctica, inician el proceso de implementación de las normas vigentes relacionadas con el manejo, administración y conservación de los documentos producidos y recibidos por cada dependencia, para ser aplicados de manera inmediata. Para el logro de este objetivo, debe desarrollarse las Tablas de Retención Documental de cada Unidad bajo los modelos que se proponen y aplicarse, dando prioridad desde la ultima reforma estructural de la Unidad a la fecha y luego hasta el documento mas antiguo que figure en la unidad. 2. MISIONES PARTICULARES A. Ministerio de Defensa Nacional El Señor Secretario General es la persona responsable del Proceso en el Ministerio y por lo tanto es quien preside el Comité Técnico de Archivo de MDN, de donde salen las Políticas Archivisticas. Sus Deberes y responsabilidades son las descritas en la Ley General de Archivos para su cargo. El Coordinador del Archivo del Ministerio, tendrá como misiones particulares las siguientes: 1. Velará por la continuidad del programa de Gestión Documental y coordinará la aplicación de las políticas en la Gestión General, las Fuerzas y Policía. 2. Es la dependencia encargada de canalizar las solicitudes y requerimientos de la Gestión General, las Fuerzas y Policía que al respecto vayan surgiendo durante el desarrollo del proceso del sistema de archivo. 3. En coordinación con las oficinas de Informática o sistemas, se deberán impartir las debidas instrucciones para integrar las Tablas de Retención Documental a la organización de las carpetas de documentos contenidas en los Computadores u ordenadores de cada Unidad, de manera que hasta donde es posible correspondan en su estructura a los archivos en papel. 4. Se desempeña como Secretario del Comité Técnico de Archivo del MDN. B. Inspecciones Generales del Comando General, las Fuerzas Militares y Policía. 1. Elabora las nuevas listas de verificación y evaluación a tener en cuenta para las revistas de inspección programadas para todas las Unidades, de manera que sean compatibles con los principios de las Tablas de Retención Documental y del presente reglamento. 2. Programa revistas periódicas para evaluar los avances en la implementación del nuevo sistema de archivo y el sostenimiento de los logros alcanzados. 3. Alcanzado este primer objetivo, se deberá analizar el desarrollo de la Función Archivística, el apoyo de esta a los procesos, dentro del marco de la normalización su aporte al mejoramiento de la Gestión Documental. C. Ayudantes Generales de Comando General, las Fuerzas Militares y Policía. 1. Se desempeñan como delegado de la Fuerza ante el Comité Técnico de Archivo de MDN. 2. Son quienes velan por la continuidad del programa de Gestión Documental y coordina las acciones de capacitación. 3. Es la dependencia encargada de canalizar las solicitudes y requerimientos que al respecto vayan surgiendo durante el desarrollo del proceso del sistema de archivo. 4. Es de quien depende la Gestión Documental y orienta el proyecto para la correcta aplicación e implementación del nuevo sistema de archivo para todas las Unidades de las Fuerzas Militares y Policía, en todos sus Escalones del Mando. 5. Prepara la temática de las capacitaciones, con destino a los Jefes de Archivo a nivel Cuartel, y Unidades Operativas Mayores y Menores o su equivalente en las Fuerzas y Policía, con el propósito de mantener unidad de criterios sobre la aplicación de las normas, ajustadas a nuestras necesidades. 6. Orienta a los Jefes de Archivo mediante la utilización del correo electrónico 7. En coordinación con las oficinas de Informática o sistemas, se deberán impartir las debidas instrucciones para integrar las Tablas de Retención Documental a la organización de las carpetas de documentos contenidas en los Computadores u ordenadores de cada Unidad, de manera que hasta donde es posible correspondan en su estructura a los archivos en papel. D. Direcciones de Informática o Sistemas de Comando General, las Fuerzas Militares y Policía. 1. Esta Dirección establecerá para todas las dependencias del Cuartel del Comando y de las Unidades Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes en las Fuerzas y Policía, según su situación particular, la Política de generación de Backups o Copias de Respaldo de los documentos contenidos en todos los ordenadores de cada oficina de cada Unidad, en cuanto a su medio, periodicidad, condiciones con que deberán producirlos y conservarlos, de manera que se garantice la autenticidad, restauración y conservación de la información documental mantenida en este medio en concordancia con la Política Archivística del Estado difundida por el AGN. 2. En coordinación con los Ayudantes Generales de cada Fuerza y Policía, velará por la conservación de los medios y en especial de los metadatos para garantizar la restauración adecuada de las copias; esto a su vez posicionará este sistema como un medio de guarda alterno para lo cual deberá establecer los sitios y condiciones mas adecuadas para su conservación. E. Dependencias del Ministerio y Cuarteles de Comando. Es responsabilidad de los Comandantes, Directores o Jefes de cada oficina, que se apliquen los principios y se de cumplimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental; deberá determinar la asignación de un área adecuada, con las suficientes medidas de seguridad, para el almacenamiento del Archivo en su oficina. Para la administración del recurso documental, en cada oficina se deberá designar formalmente un responsable (preferiblemente Civil para que pueda proyectarse en el cargo), quien tendrá además de las funciones propias de su cargo, las siguientes: 1. Guiar al personal recién trasladado o incorporado, a fin de actualizarlo sobre las técnicas para el manejo de la información, en especial, para que cada funcionario a su nivel esté en capacidad de aplicar los procedimientos y técnicas de archivo a aquellos documentos a su cargo, en el marco de lo expresado en las Tablas de Retención Documental. 2. Transfiere periódicamente al su Archivo Central, los documentos de las Series Documentales debidamente organizadas, que hayan cumplido su tiempo de gestión y el plazo precaucional necesario (tiempo de retención en Gestión), a fin de ser conservados por el tiempo que para cada caso aplique. 3. En coordinación con su Dirección de informática o de Sistemas, cada oficina deberá implementar la Política para la generación de Backups o copias de respaldo de los documentos contenidos en todos los computadores u ordenadores de cada Unidad, de manera que garantice la restauración y conservación de la información documental mantenida en este medio. F. Unidades Operativas Mayores o sus equivalentes para las Fuerzas y Policía. 1. Organizan periódicamente una capacitación dictada por el Jefe de Archivo de la Unidad, dirigida al personal recién trasladado o incorporado, a fin de actualizarlo sobre las técnicas para el manejo de la información, en especial, para que cada funcionario a su nivel esté en capacidad de aplicar los procedimientos y técnicas de archivo a aquellos documentos a su cargo, en el marco de lo expresado en las Tablas de Retención Documental. 2. Programan revistas de inspección que permitan medir el nivel de cumplimiento y avances en la aplicación de las Tablas de Retención Documental y de sus principios, tanto en las oficinas como en todas sus Unidades orgánicas. 3. Transfiere periódicamente al Archivo de la unidad subalterna con quien comparte Puesto de Mando, los documentos de las Series Documentales que hayan cumplido su tiempo de gestión y el plazo precaucional necesario, a fin de ser conservados en dicho Archivo Central por el tiempo que para cada caso aplique. Caso contrario determinan la asignación de un área adecuada, con las suficientes medidas de seguridad, para el almacenamiento del Archivo. 4. En coordinación con el Cuartel del Comando, cada Unidad deberá implementar la Política para la generación de Backups o copias de respaldo de los documentos contenidos en todos los ordenadores de cada unidad, de manera que garantice la restauración y conservación de la información documental mantenida en este medio. G. Unidades Operativas Menores o sus equivalentes para las Fuerzas y Policía. 1. Organizan periódicamente una capacitación dictada por el Jefe de Archivo de la Unidad, dirigida al personal recién trasladado o incorporado, a fin de actualizarlo sobre las técnicas para el manejo de la información, en especial, para que cada funcionario a su nivel esté en capacidad de aplicar los procedimientos y técnicas de archivo a aquellos documentos a su cargo, en el marco de lo expresado en las Tablas de Retención Documental. 2. Programan revistas que permitan medir el nivel de cumplimiento y avances en la aplicación de las Tablas de retención documental y de sus principios, tanto en las oficinas de cómo en todas sus Unidades orgánicas. 3. Cuando comparta puesto de mando con una División, asume el almacenamiento y administración de los documentos de esta, que sean necesarios conservar en la categoría de Archivo Central. 4. Determina la asignación de un área adecuada (en los términos del presente reglamento), con las suficientes medidas de seguridad, para reunir la documentación y conformar el Archivo Central que integrará lo propio y el de todas sus Unidades Orgánicas con el fin de recibir las transferencias y proporcionar un correcto almacenamiento y administrar adecuadamente dicho recurso. Se debe considerar también la integración de los Archivos de Divisiones cuando se compartan puesto de mando y/o de los Batallones agregados cuando ellos existan. Los documentos quedarán dispuestos respetando el principio de procedencia y por series documentales. 5. Transfiere periódicamente al Archivo Histórico, debidamente organizado, inventariado y empacado los documentos de las Series Documentales que hayan cumplido su tiempo en el Archivo Central y el plazo precaucional necesario, a fin que se dé aplicación a la disposición final según las tablas de Retención Documental. 6. Mantiene contacto con el Jefe de Archivo de su Unidad Superior, con el propósito de mantener unificados los criterios a implementar respecto a las diversas tareas. 7. En coordinación con el escalón superior, cada Unidad deberá implementar la Política para la generación de Backups o copias de respaldo de los documentos contenidos en todos los ordenadores de cada unidad, de manera que garantice la restauración y conservación de la información documental mantenida en este medio. H. Unidades Tácticas o su equivalente en las Fuerzas y Policía. 1. Organizan periódicamente una capacitación dictada por el Jefe de Archivo de la Unidad, dirigida al personal recién trasladado o incorporado, a fin de actualizarlo sobre las técnicas para el manejo de la información, en especial, para que cada funcionario a su nivel esté en capacidad de aplicar los procedimientos y técnicas de archivo a aquellos documentos a su cargo, en el marco de lo expresado en las Tablas de Retención Documental. 2. Programan revistas que permitan medir el nivel de cumplimiento y avances en la aplicación de las Tablas de Retención Documental y de sus principios, en todas las oficinas y Compañías. 3. Determina la asignación de un área adecuada, con las suficientes medidas de seguridad, para reunir la documentación y conformar el Archivo de su Unidad a fin de proporcionar un correcto almacenamiento y administrar adecuadamente dicho recurso; Cuando existan Unidades agregadas temporalmente, se compartirán las áreas de archivo y demás recursos todo con el fin de facilitar el aseguramiento de la información y garantizar su integridad; cuando estas Unidades sean trasladadas, sus archivos deberán ser enviados a la Unidad de la cual son originalmente orgánicos para que se continúe la colección adecuada de los documentos sin importar en donde se operen. Los documentos quedarán dispuestos respetando el principio de procedencia y por series documentales. 4. Transfiere periódicamente a la Unidad Operativa Menor o su equivalente en las Fuerzas y Policía, de la cual es Orgánico, debidamente organizado, inventariado y empacado los documentos de las Series Documentales que hayan cumplido su tiempo de gestión y el plazo precaucional necesario, a fin de ser conservados en dicho Archivo Central por el tiempo que para cada caso aplique. 5. Mantiene contacto con el Jefe de Archivo de su Unidad Operativa Menor o su equivalente en las Fuerzas y Policía, con el propósito de mantener unificados los criterios a implementar respecto a las diversas tareas. 6. En coordinación con el escalón superior, deberá implementar la Política para la generación de Backups o copias de respaldo de los documentos contenidos en todos los ordenadores de cada Unidad, de manera que garantice la restauración y conservación de la información documental mantenida en este medio. CAPÍTULO III. ORGANIZACION DE ARCHIVOS Para unificar criterios se ha desarrollado un texto especial, el cual será la herramienta fundamental para la conformación y organización básica de los archivos del Ministerio y las diferentes Unidades de todas las Fuerzas y Policía. Este texto aporta el marco general de acción, que conduce a que esta simple operación de guardar y recuperar no sea una tarea dispendiosa al aumentar de tamaño. Bajo el esquema de pregunta / respuesta y tareas generales, nos ubicaremos en el tema, teniendo como propósito también, aportar unos conocimientos básicos que nos permitirán entendernos y adelantar mejor las tareas que debemos emprender; a lo practico: SECCIÓN “A” 3.1 CONCEPTOS GENERALES 3.1.1 QUE ES UN ARCHIVO? Para saber a que nos enfrentaremos, primero definamos lo que no es: No es un botadero de paquetes o cajas. No es la bodega alterna a los depósitos de intendencia. Un Archivo, según el Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación, es, Un conjunto de Documentos, sea cual fuera su fecha, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a las personas e instituciones que lo producen. En la practica sabemos que los Archivos son el conjunto de documentos producidos o recibidos sin importar su su soporte (escrito, grafico, sonoro, visual) que debe ser conservado y ordenado en un lugar determinado para su adecuado manejo y consulta. Concluimos entonces que el archivo, está es a nuestro servicio, para respaldarnos, para conservar por los tiempos adecuados los documentos que prueban las acciones individuales y de la Unidad; un archivo está para rendir testimonio a los historiadores de las acciones que en conjunto adelanta nuestra institución. 3.1.2 POR QUE SIENDO TAN IMPORTANTE, ES TAN DESCUIDADO? Porque solo hasta ahora nos hemos dado cuenta, no solamente que es un requisito legal, sino de las ventajas que conlleva para las personas, la Unidad y la Institución, conservar adecuadamente la información y su registro, dentro del concepto de gestión documental. Debemos procurar así sea con los mas mínimos recursos, que el archivo también refleje el espíritu de la Unidad, estando consecuentemente a la altura de nuestra Institución. La administración documental se ha definido como el soporte de la gestión institucional y como tal, debe dársele el reconocimiento como área de servicio de la mayor importancia dentro de los procesos administrativos que desarrollamos. 3.1.3 QUE DEBEMOS “GUARDAR” EN EL ARCHIVO QUE VAMOS A ADMINISTRAR? Primero hay que tomar conciencia que vamos es a conservar la memoria de la Unidad expresada en papeles, discos, grabaciones u otros formatos, por lo tanto debemos mantener presente que administrar un Archivo no es, de ninguna manera, un almacenamiento a granel o un simple control de prestamos, sino que involucra aquello que vamos a “guardar” como son: La unidad primaria o Documento, en su primera forma de almacenamiento generalmente denominada Expediente, durante el tiempo que permanece junto a quien lo crea para servir a su propósito como es facilitar información, y finalmente su transferencia al archivo donde se hará la agrupación homogénea de los expedientes de un mismo tema lo que nos conforma una Serie, y ese conjunto de series debidamente ordenadas es lo que se denomina un Archivo. Al archivo solo deben llegar transferencias de documentos y expedientes, debidamente identificados, que han terminado su ciclo en la oficina (lo que generalmente corresponden al lapso anual anterior), y que es necesario conservarlos por unos lapsos mínimos definidos en las Tablas de Retención Documental. Estos tiempos de archivo se cuentan, siempre, a partir de la terminación de la vigencia del documento, esto es, que si es contable a partir del cierre fiscal, que si es un contrato es a partir de la terminación de la vigencia de las garantías, o en general siempre debe asociarse con el fin del año en el que concluyó para iniciar a contar el tiempo de conservación según las TRD. SECCIÓN “B” 3.2 COMO SE CONFORMA UN ARCHIVO? Cuando Usted sea designado para administrar el Archivo de su Unidad, este puede ya existir o estar en proceso de conformación; sin embargo, los principios básicos son los mismos: 3.2.1 Primera tarea Infórmese, consiga un organigrama de su unidad y copia del documento (resolución, disposición, decreto, orden etc) que dio origen a la Unidad: Según el primero (organigrama) verá que la estructura del archivo se asocia con la estructura de su Unidad, la cual está conformada por las divisiones administrativas creadas para el desempeño de la función, y dentro de las jerarquías de la Institución. Estos organigramas son la representación de la organización interna y jerárquica de las dependencias, según las funciones que a cada uno le han sido asignadas; en consecuencia, el que hacer diario de cada uno se refleja en la producción documental propia de cada oficina, siendo estos el conjunto de documentos generados y recibidos en ejercicio de sus funciones y clasificados bajo criterios orgánico funcionales, respetando el principio de procedencia. Con el segundo documento que debe conseguir, la copia del documento que dio origen a la Unidad, usted podrá conocer desde cuando debe existir archivo, y teniendo todas las series ordenadas (lo de cada tema agrupado y ordenado), usted puede determinar que tiene y que le falta. Compleméntelo con las actas de eliminación o descarte de archivos anteriores para determinar lo que hace parte de la colección. 3.2.2 Segunda tarea: Lo anterior nos indica, por ejemplo, que los expedientes de personal civil que labora en la unidad no deben mezclarse con los informes de Operaciones y estos con la Contabilidad de los Casinos, ni tampoco adjuntarse a los inventarios. Cada uno deberá estar conformando la serie que corresponde y por lo tanto hay que agrupar todas las carpetas, expedientes, legajos, AZ o cualquier unidad de empaque, de un mismo “tema” en un mismo lugar e internamente de acuerdo a su orden jerárquico si procede: Esto es lo que se denomina, conformar una serie documental y no es mas que reunir físicamente todo lo que se llame igual: reunir todos los expedientes, toda la contabilidad junta, todos los informes, todos los radiogramas, todas las actas, todos los oficios juntos y, colocarlos en orden jerárquico y/o cronológico, reuniéndolos en un mismo sitio físico. Precaución: no hay que re-archivarlos ni mezclarlos, ni unificarlos; solo reúna los legajos o carpetas que le mandan o encuentre en el archivo, en un mismo sitio físico por el momento. La guía de aquellas ya designadas la encontrará en el Anexo 1; consúltela para mantener unificado el criterio de denominación o nombres de cada una. Ordene entonces cada serie documental (grupo de documentos homogéneos) por año o por el criterio original, en forma consecutiva e independiente de las demás, como por ejemplo: Ordenes Semanales, del año 2000, del mes de enero, febrero, etc hasta diciembre, 2001, del mes de enero, febrero, etc hasta diciembre, 2002, del mes de enero, febrero, etc hasta diciembre,2003, del mes de enero, febrero, etc hasta diciembre; luego oficios del Comandante, Segundo comandante, Ejecutivo, del año 2000, 2001, 2002 etc. 3.2.3 Tercera tarea A este punto usted debe tener los documentos agrupados por temas (Contratos, Actas, informes etc.), según su procedencia, y ordenados en secuencia por dependencia, por año y por numero o consecutivo. A fin de proteger el material durante el tiempo que debe permanecer en el archivo, en lo posible debe proporcionársele un empaque apropiado en carpetas y cajas, ojalá especiales para archivo, las cuales conservarán el orden que hemos dado y se ubicarán de tal forma, en estantería metálica, que permita su identificación clara y fácil consulta. Vea en los anexos para guiarse mejor sobre este punto. 3.2.4 Cuarta tarea: Aquí, debemos levantar un inventario (Vea formato único de inventario), de cada una de las series para conocer que tenemos y en que condición; esto nos permitirá saber si están consecutivos los documentos de cada serie, si hay faltantes y establecer sus limites (desde – hasta). El inventario facilitará la entrega de las dependencias (es un requisito legal), y el control de tiempos de retención en cada uno de los estados que tiene cada serie. Concluida la aplicación de las tareas propuestas, usted contará con un archivo en condiciones adecuadas para aplicar los conceptos y movimientos que ordenan las Tablas de Retención y Transferencias Documentales (TRD), las cuales son un instrumento que se desarrolla para cada Unidad productora de documentos, en la que se señalan las bases legales, las pautas y los procedimientos para el manejo de cada serie; mayor información encontrará en los documentos de referencia producidos por el Archivo General de la Nación, o puede consultar en la Coordinación del Archivo del Ministerio o Ayudantía de su Fuerza. 3.2.5 Tareas relacionadas con la organización del Archivo:  Deben foliarse los expedientes, carpetas, legajos antes de prestarlos o transferirlos.  Debe mantener actualizado el control de prestamos.  Regrese al sitio original el documento o expediente que han devuelto y cancele la boleta de “afuera”  El único tipo de descarte de documentos que puede hacerse es el de copias o fotocopias, previa confrontación. Usted no está autorizado a descartar, incinerar o botar ningún papel o expediente: hacerlo es un delito: esto solo puede hacerse en los términos de las TRD, previo levantamiento del acta y autorización del Archivo General del Ministerio.  Concluida la Organización de los documentos y estando aprobadas las TRD, aquellos documentos que han sobrepasado el termino máximo de conservación física podrán destruirse siempre y cuando se observen todas las precauciones y protocolos ordenados por el Archivo General de la Nación, y se solicite concepto favorable a la Ayudantía de su Fuerza o Policía.  Cuando deba hacer transferencias de documentos internamente o al archivo de la Unidad superior o al archivo general del Ministerio, además del debido inventario deje copia de los oficios remisorios y, REGISTRELO. CAPITULO IV. GUIA PARA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. (Adaptación metodológica para el Ministerio de Defensa, las FFMM y Policía de los instructivos del A.G.N.) Concordante con lo expresado, las Tablas de Retención Documental son la herramienta que nos dirige los trabajos de conservación de los diferentes documentos, orientada por los principios legales que para cada caso en particular (para cada documento) le son aplicables. Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un listado de los diferentes documentos que manejamos, series (conjunto de documentos iguales) y sus correspondientes tipos documentales o clase de documentos que la conforman, producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las TRD pueden ser generales o especificas de acuerdo a la cobertura de las mismas. La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánico-funcional de cada Unidad y se apoya en los inventarios de los archivos, con el fin de identificar las series documentales cualquiera sea el soporte de la información. Como se mencionó, en ellas se expresa el proceso de conservación de cada uno, siendo posible la conservación por periodos determinados, su trascripción a otros medios, la eliminación o, su transferencia. Estas, las Transferencias Documentales, se definen como la remisión de documentos de los archivos de gestión (de oficina ) al archivo de la Unidad, luego de este al Archivo Central y finalmente al histórico del Ministerio de Defensa Nacional, de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD). Metodológicamente, para la elaboración de las Tablas de Retención se cumplen las siguientes etapas: PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre su Unidad. (A cargo del Jefe de Archivo de cada Unidad): Compilar la información contenida en disposiciones legales (Resolución, Disposición, Orden Semanal, etc Advertencia: lo anterior no es equivalente a la TOE) relativas a la creación y cambios de la estructura de la Unidad, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan; la numero I una por oficina productora y la numero II por cada serie documental. SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. (A cargo del Jefe de Archivo de cada Unidad):El Jefe de archivo estudiará las encuestas recogidas y desarrollará en la medida de sus posibilidades con el jefe de cada Oficina o Dependencia, lo siguiente: Analizará la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificará los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformará las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Fundamentado en la opinión de los usuarios y la normatividad vigente que para cada caso particular sea aplicable, efectuará una propuesta de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Propondrá y justificará el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración, y la enviará a Gestión Documental de la Fuerza, quien revisará y de ser el caso ajustará para presentarlas a consideración del Comité Técnico de Archivo del MDN, quien hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. CUARTA ETAPA. Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, se ordenará su difusión en todas las Unidades o dependencias, para garantizar su aplicación. El Jefe de Archivo con apoyo de la Ayudantía General del Comando de su Fuerza capacitará a todos los Funcionarios de la Unidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, difundirá los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. La sección de Archivo de cada Unidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD. Nuestras Fuerzas Militares y de Policía tiene la capacidad de adaptarse a los cambios que son necesarios para el cumplimiento de su misión, pero ello implica generalmente, modificaciones en las funciones y estas de los responsables en la tenencia y manejo de archivos; Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser propuestas por el Jefe de Archivo de la Unidad para ser evaluadas por la oficina de Gestión Documental y aprobadas por el Comité Técnico de Archivo. CAPITULO V. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. (Contiene algunos textos adaptados metodológicamente para el entorno del Ministerio de Defensa, las FFMM y Policía, de los instructivos del A.G.N.) Desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una Unidad, se constituye en pieza única que sirve como testimonio, información y pueden ser utilizado como prueba o fuente de investigación. Un Documento de Archivo es un registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Su importancia también está en que permiten la toma de decisiones basadas en antecedentes, además de constituirse como evidencia del transcurrir diario de toda la operación; es por ello que su conservación debe ser un propósito de todos, salvaguardando de manera coherente nuestra historia. Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros estados. Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, como cintas, discos, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc, debiendo manejarlas bajo el concepto de documentos de archivo y expedientes. SECCIÓN “A” 5.1. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS En la disciplina archivística lo anteriormente enunciado se relaciona con el CICLO VITAL DEL DOCUMENTO, que el Reglamento General de Archivos define como "Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo histórico. Ley 594 de 2000, Artículos 21, 22 y 23, obliga a elaborar y aplicar Programas de Gestión Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, lo mismo que, la formación de los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL VALORES PRIMARIOS - ADMINISTRATIVO - LEGAL - FISCAL - CONTABLE - TÉCNICO ARCHIVO HISTÓRICO VALORES SECUNDARIOS - CULTURAL - HISTÓRICO - CIENTÍFICO Actualmente el ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo, las cuales se describen a continuación. 5.1.1. Archivos de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. 5.1.2. Archivos Centrales En la Institución definimos dos tipos: los de las Unidades Tácticas y sus equivalentes y los de las Unidades Operativas Menores o sus equivalentes: Los primeros, Unidades es donde se agrupan los documentos de todas sus dependencias una vez terminado su tramite y concluida la vigencia anual a que corresponden pero, que están dentro del periodo de retención señalado en la TRD correspondiente a GESTION. Los segundos, los Archivos Centrales de las Unidades Operativas Menores o su equivalente, actúan como el central de si mismo y reciben de sus Unidades Subalternas los documentos que por disposición de la Tabla de Retención Documental ya no deben permanecer en las Unidades y son transferidos para administración en razón a que su consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y es objeto de consulta por los entes de control y las propias Unidades. Los Archivos Centrales de las Unidades Operativas Menores o su equivalente tienen entre otras funciones, el control y tratamiento de las series documentales desde su fase de producción, así como la identificación, valoración, selección, transferencia o eliminación. El punto de partida básico para asumir dichas tareas debe ser el amplio conocimiento de las funciones y actividades de la entidad, lo que quiere decir que el campo de acción del Archivo Central va más allá de ser simple custodio de los documentos en su etapa semiactiva, lo que implica un estrecho acercamiento con los archivos de oficina involucrándose activamente en el conocimiento y funcionamiento administrativo para intervenir en técnicas y diseños de documentos, en el control de número de ejemplares que deben producirse, así como también coordinar la circulación de los documentos evitando duplicaciones innecesarias. En el Ministerio, el Archivo General es el que corresponde como Archivo Central para las dependencias de la Unidad de Gestión General. 5.1.3. Archivos Históricos Son aquellos a los que se transfieren desde los Archivos de las Unidades Operativas Menores o su equivalente, para su conservación permanente, dado que cobran especial valor histórico, legal o para la investigación y la cultura, correspondiendo al Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional. Debe observarse un especial cuidado con ellos y en su almacenamiento, utilizar preferiblemente carpetas de tipo “cuatro aletas” para contribuir a su conservación y no perforarlos bajo ninguna circunstancia. Si no dispone de ellas, fabríquela a partir de cartulina tipo Bristol. SECCIÓN “B” 5.2. PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Todas las Unidades deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones respectivos. Cada productor debe con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. 5.2.1. CRITERIOS PARA ORGANIZACIÓN Los criterios aplicables para archivos de gestión son: 1) La organización debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes: los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: Unidad, Sección, oficina, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación. 7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes y fechas extremas de los mismos. NOTA: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. Respecto a la Consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o Unidades, deberá efectuarse respetando todos los protocolos de seguridad, efectuando los debidos registros y de acuerdo con las autorizaciones de seguridad. Excepto con autorización especifica, no pueden consultarse documentos de un área que no le corresponda. Se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. 5.2.2. INSTRUCCIONES GENERALES: Con el fin de garantizar homogeneidad y evitar el gasto de material con especificaciones sobredimensionadas a nuestras necesidades, para el manejo de los archivos de gestión debe observarse la siguiente presentación general: 5.2.2.1. COMO DILIGENCIAR LA CARPETA CELUGUÍA Es la Unidad básica de almacenamiento y es en este formato que deben efectuarse las transferencias a los archivos centrales; el almacenamiento en estas se hace observando los siguientes principios generales: 1. Utilizar gancho legajador plástico, debiendo ser colocados de afuera hacia dentro, dándole el revés a la carpeta, ubicando los documentos de izquierda a derecha en orden cronológico. 2. Los documentos se organizan, en forma de libro, donde el primer documento es el del 01 de enero o el más antiguo y el último el 31 de diciembre, o el más reciente. Si se presenta el caso en el que hay dos documentos de la misma fecha, se debe organizar por orden de número del registro. 3. Los documentos allí archivados deben estar debidamente foliados, inventariados y sin ningún tipo de gancho metálico, de igual forma las puntas no deben estar dobladas. Los documentos que se encuentran en papel fax hay que fotocopiarlos porque con el tiempo estos se borran, así mismo los documentos rotos o deteriorados no se deben remendar con cinta transparente; en lugar de ello, fotocópielo para garantizar su integridad, e incluya el documento deteriorado en un bolsillo plástico del tipo Protector de Transparencias 4. El proceso de foliado puede ser relativo a la unidad de conservación (carpeta) o relativo a la totalidad del proceso, en su vigencia. Se deben observar las recomendaciones del Archivo General de la Nación para este propósito. 5. No se archivan documentos que no tengan la debida firma, salvo los casos en que se pueda verificar que el documento no firmado haga parte integral del expediente. 6. La carpeta se marca con un rotulo que puede ser pegado o autoadhesivo, que contiene la siguiente información: Número de carpeta Número de la Caja Nombre en mayúsculas fijas de la dependencia en la cual se estan organizando los documentos. Siglas completas donde se refleje la línea de mando de esa dependencia, seguida de la serie, en mayúsculas sostenidas. Siglas completas donde se refleje la línea de mando de esa dependencia, seguida de la subserie, las primeras en mayúsculas y las siguientes en minúsculas. Las fechas extremas (correspondiente a la del documento más antiguo y la del último documento, es decir, el más reciente). El número total de folios que contiene esa carpeta. Carpeta No. DE Caja No. . DÉCIMA TERCERA BRIGADA – SECCIÓN PRIMERA MD-CG-CE-DIVO5-BR13-B1 23. DIRECTIVAS . 23.1 Directivas Permanentes . Fechas Extremas: 2004-01-01 Cantidad de Folios : 156 a 2004-12-28 . . 7. El rótulo o autoadhesivo debe quedar colocado en la parte superior derecha de la carpeta Celuguia, como se indica a continuación. Carpeta No. Caja No. . DÉCIMA TERCERA BRIGADA MD-DIVO5-BR13-B1 23. DIRECTIVAS MD-DIVO5-BR13-B1 23. Directivas Permanentes . . Fechas Extremas: __________ a ____________ Cantidad de Folios : ______________ 5.2.2.2. COMO DILIGENCIAR LOS SEPARADORES Respecto a su uso, puede ser básicamente de dos maneras: Para incluirse dentro de las carpetas con el fin de separar dos o mas subseries; se elaboran de dimensiones mas grandes, en laminas de 34 x 27 para ser utilizadas para identificar tanto series como subseries, al inicio de los expedientes. 1. Los separadores pueden seren cartulina blanca u otro material que la pueda reemplazar y tenga la misma funcionalidad. 2. Deben ser marcados con las correspondientes siglas seguido de la correspondiente Serie o subserie, ejemplo: MD-CGFM- CE-JEDEH-DIPER-CV 23 - DIRECTIVAS 23.1 Directivas Permanentes 23. 2 Directivas Transitorias Guía de Serie o Subserie MD-CE-JEM-DIPLA 2 . 25 Actas de Reuniones de Trabajo MD-CE-JEM-DIPLA 2 . 2 1 Actas de Entrega de Dependencias MD-CE-JEM-DIPLA 2 ACTAS Carpeta Carpeta colgante Celuguía ( AZ) (Separador) Tipos Documentales Carpeta No.___ Caja No. ___ DIERCCIÓN DE PLANEACIÓN EJÉRCITO MD-CE-JEM-DIPLA – 2 ACTAS MD-CE-JEM-DIPLA 2.21 Actas de Entrega Dependencias Fechas Extremas 98-01-03 a 98-13-30 Cantidad de Folios : 52 5.2.2.4. COMO MARCAR LAS CAJAS El numero de carpetas por caja varia de acuerdo con la configuración de cada una; se recomienda dejarlas ligeramente holgadas para permitir fácilmente la consulta e inclusión de ocasionales documentos que sea necesario ingresar. Se marca con un rotulo que puede ser pegado o autoadhesivo, que contiene la siguiente información: Número de caja Siglas completas donde se refleje la línea de mando de la dependencia, seguida de la serie. Siglas completas donde se refleje la línea de mando de la dependencia, seguida de la subserie. 5.2.2.5. COMO DILIGENCIAR LOS INVENTARIOS Cuando se han cumplido los pasos anteriores se procede a levantar el inventario individual dentro de la carpeta y posteriormente el general por carpetas, utilizando SOLAMENTE, el Formato Único de Inventario Documental. (si requiere agregarle columnas para mayor información se puede hacer, pero no se le pueden quitar). Ejemplo inventario individual de una carpeta: a. Un inventario individual puede ser: b. otro inventario individual puede ser Ejemplo de un inventario general (las dos carpetas anteriores) 5.3. PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS CENTRALES Todas las Unidades deberán organizar sus archivos centrales de manera que sea concordante con el principio de las Tablas de retención documental, esto es, por Unidades y Series Documentales. El Jefe de Archivo deberá cumplir lo dispuesto en el presente reglamento en cuanto a funciones y tareas y con fundamento en la TRD aprobada, velará por la correcta y exacta transferencia de documentos teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Será el responsable de velar por la organización, administración, consulta, conservación y custodia del archivo transferido de todas las Unidades subalternas o en su caso de las dependencias de la Unidad, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. 5.3.1. CRITERIOS PARA ORGANIZACIÓN Inician a partir de la aplicación de aquellos descritos para Gestión; sin su completo cumplimiento no debe iniciar ningún proceso de transferencia, salvo los casos autorizados por la Secretaría General del Ministerio o las Ayudantías de las Fuerzas o Secretario de la Policía, que por razones de integridad sea imperioso salvaguardar. Para el Central se aplican además los siguientes: 1. Solo en los archivos de las Unidades Operativas Menores o su equivalente en las Fuerzas y Policía se respetará la procedencia, limitando los archivos a cada Unidad, de manera que internamente refleje la distribución orgánica de la Unidad. 2. La disposición en la estantería deberá corresponder a la organización por las series descritas en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 3. La retención en las Unidades Operativas Menores o su equivalente en las Fuerzas y Policía será por el segundo termino descrito en las TRD (correspondiente al Archivo Central), salvo los casos de excepción que para garantizar la integridad de ciertos expedientes se deba hacer al Archivo Central de cada Fuerza y Policía. 4. Las transferencias Secundarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga con el apoyo de las Ayudantías de Comando de las Fuerzas o su equivalente en la Policía, el jefe del Archivo Central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación. Dichos inventarios deben presentarse escritos y en medio magnético. 5.3.2. ATENCION DE CONSULTAS: Todos los documentos que ingresan a los archivos, tanto los producidos y aquellos otros recibidos que guardan relación con los diferentes procesos documentales, son de manera general reservados y por lo tanto deben custodiarse y cuidarse para garantizar su confidencialidad. Solamente el productor del documento o expediente y sus jefes del área por conducto regular, son los autorizados para efectuar consultas hasta la terminación de la fase de gestión del mismo, periodo a partir del cual solo puede accederse con la autorización del jefe del área productora, Segundo Comandante de la Unidad u Orden Superior. Es prerrogativa de cada área permitir o restringir más, el acceso a determinado personal, por lo cual se deberá informar al Jefe de Archivo el listado de autorizados; caso contrario se aplica la política descrita anteriormente. Tienen acceso a cualquier información de cualquier área, el Comandante, Segundo Comandante, Ayudante y Control Interno de la Unidad. Funcionarios de oficinas diferentes, para el correcto ejercicio de sus tareas o labor cotidiana, podrán consultar información producida en otras dependencias o Unidades, siempre y cuando medie autorización puntual del área o Unidad consultada u Orden Superior. Deberá dejarse evidencia de la consulta y autorización; la responsabilidad de esta gestión corresponde al Jefe de archivo. En ningún caso se suministrará información a personal de otras áreas o externos a la Unidad, lo cual debe hacerse por intermedio de la dependencia que originó o por Orden superior. Cuando un Órgano de Control o de Justicia solicite información, dicha solicitud se atenderá, observando el Conducto Regular para autorizar al Jefe de Archivo a prestar la consulta requerida. Si es necesario, se expedirá copia autentica pero, en todos los casos el original permanecerá en el archivo respectivo. Deberá dejarse evidencia de la consulta y autorización. Quien solicita un documento y/o expediente al archivo, deberá firmar una “boleta de préstamos o afuera” y durante el tiempo del préstamo será responsable por la custodia e integridad del expediente o documento suministrado según lo dispone la Ley. Mientras no realice la devolución del documento, aun en los casos de préstamos a otros funcionarios, éste seguirá cargado a ella en los términos descritos, por lo cual es obligatorio informar al Jefe de archivo para descargarlo oportunamente. El término de préstamo para cada consulta es de 72 horas, tiempo a partir del cual se deberá controlar o recordar para su devolución. CAPITULO VI. REQUISITOS GENERALES DE LAS ÁREAS DE ARCHIVO. (Adaptación metodológica para las FFMM de los instructivos del A.G.N.) Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos: - Ubicación. Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que disminuyan el posible peligro por atentados. Aspectos Estructurales. - - Si se utilizan estantería de 2.20 m de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/m2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. Capacidad de almacenamiento. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: - La manipulación, transporte y seguridad de la documentación. La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental. Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental. Distribución. - - - - Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán preferiblemente fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos. El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y estar dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando arriba hacia abajo. Áreas de deposito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: Estantería: - - - - - Diseño acorde con las dimensiones de las unidades o cajas que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable: Deberá tener una altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100kg/m lineal. Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los paráles y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso. La bandeja o entrepaño o balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación. La bandeja o entrepaño o balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso. - - Estas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos o tamaños de cajas, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material. Distribución de Estanterías. - La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería. El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con las Tablas de Retención Documental. Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada. Mobiliario para documentos en otros formatos. Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar. Cajas o Contenedores - - - Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar cajas o contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos. Los contenedores o cajas deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. Si usted no maneja documentos de - - - - carácter histórico, puede utilizar cajas de archivo corrientes; pero en ningún caso utilice las *recicladas* El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. La distancia libre entre la unidad de conservación o caja y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm. Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD, se tendrá en cuenta lo siguiente: Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación. Los diskettes y CD podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD. Condiciones ambientales y técnicas:. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: Condiciones Ambientales para Soporte en papel. - Temperatura de 15 a 20 grados. grados C con una fluctuación diaria de 4 - Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%. Estas condiciones son en resumen un lugar muy fresco, seco y con muy buena ventilación. Otros medios especiales tales como fotografías, microfilmes, grabaciones, medios magnéticos, medios digitales y otros, deben ser preservados en forma muy especial, para lo cual se sugiere consulte la normatividad que al respecto ha sacado el Archivo General de la Nación. Ventilación. - - El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. Deberá en lo posible contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación. En palabras sencillas, debe haber una ventilación tan buena que nunca se acalore el archivo, que nunca se humedezca por falta de aire, que se ventile adecuadamente, en forma permanente y que los corredores deben estar orientados paralelamente a la dirección de la ventilación para mejorar su flujo. Iluminación y seguridad en depósitos. - - - - Debe evitarse el uso de luz incandescente y preferirse la fluorescente, pero tomando en cuenta que los balastros estén fuera del deposito. Debe evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores. Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua. Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales. Mantenimiento. - Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental. Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras. El aseo debe ser una ocupación diaria para detectar y corregir posibles problemas con las cubiertas. ANEXO 1 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Todas las unidades deben adoptar el Formato Único de Inventario Documental, para los trabajos donde se hace referencia y en general para la administración y procesos de transferencia de archivos; Su instructivo y formato son los siguientes: 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la Unidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse la descripción completa de la línea de mando (EJÉRCITO NACIONAL, DIVISIÓN, BRIGADA, BATALLON, UNIDAD TÁCTICA) de la Unidad que produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de unidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 14. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 15. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 16. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 17. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO HOJA No. DE REGISTRO DE ENTRADA AÑO MES DIA N.T. N.T. = Número de Transferencia NÚMERO DE CÓDIGO Nombre de las Series, subseries o Asuntos ORDEN FECHAS EXTREMAS Unidad de Conservación Inicial Caja Final carpeta Tom o Número de Otro Soporte Folios Entregado por_____________________ Entregado por__________________________ Recibido por_____________________________ Cargo___________________________ Cargo________________________________ Cargo__________________________________ Firma____________________________ Firma________________________________ Firma___________________________________ Lugar_______________Fecha________ Lugar_________________ Fecha__________ Lugar_____________ Fecha_________________ Frecuencia de Consulta Notas ANEXO 2 GLOSARIO Para todo efecto práctico, se relacionan las definiciones de los términos más comúnmente usados. Sugerimos para mayor precisión, consultar el ACUERDO No 027 de 2006 del Archivo General de la Nación de Colombia, mediante el cual Actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. A.G.N.: Archivo General de la Nación. ARCHIVO DE GESTIÓN: corresponde a aquellos que están en tramite, en su puesto de trabajo, y que continúan vinculados a un flujo predeterminado. ARCHIVO ACTIVO es el conjunto de Documentos que han terminado su gestión y en ese momento inician su vigencia la cual puede ser un acto o acción administrativa. ARCHIVO INACTIVO Conjunto de documentos que ha terminado su vigencia porque ha terminado su plazo establecido, o porque desaparece el objeto físico de su razón de ser, que son conservados por requisito legal por unos Términos determinados. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: conjunto de estrategias soportadas en conceptos jurídicos que propenden por el mantenimiento de la información por los tiempos en que esta puede ser de interés o necesaria para los intereses de quien los origina. DOCUMENTO: es una unidad de información electrónica, sonora, visual o escrita como diploma, carta relación etc, que ilustra acerca de un hecho, o en general cualquier cosa que sirve para demostrar algo. DUPLICIDAD: conjunto de dos o mas unidades de archivo idénticas, o replicadas, con los mismos contenidos de información y huellas de tramite. EXPEDIENTE: Conjunto de todas correspondientes a un asunto o negocio las tramitaciones y documentos FONDO DOCUMENTAL CERRADO: totalidad de las series documentales de una misma procedencia o de una Compañía o institución, en desarrollo de sus funciones o actividades. Los puede haber de dos tipos: Abiertos, cuando a estos se continúa integrando unidades documentales o están relacionados con la continuidad del negocio, y los cerrados que son aquellos donde su función cesa y las obligaciones derivadas de sus creadores también. OBLIGATORIA GUARDA: documentos que en arreglo a la ley deben ser conservados por Términos precisos, garantizando el acceso a la información que contiene. PLAZO PRECAUCIONAL: es un tiempo adicional que se le concede a una unidad documental con el objeto de garantizar la consolidación del cambio en su ciclo vital; puede ser entendido también como un Lapso de tiempo adicional que se otorga a los documentos antes de su descarte, con el objeto de atender posibles reclamaciones, servir de antecedente o soporte jurídico. SERIE Testimonio documental continuado de actividades repetitivas en cumplimiento de una función determinada; también se puede definir como un conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos. SUBSERIE conjunto de documentos que, derivándose de una serie y siendo similar a esta, se particulariza por determinados rasgos distintivos. (ejemplo: Serie Pólizas Automóviles, subseries: productos específicos.) TIPO: son una expresión de actividad administrativa o personal, reflejadas en un determinado soporte. SALVAGUARDAR: Conservar con el mayor de los recelos para impedir hasta la degradación de un documento, medio o pieza probatoria. TIEMPO DE RETENCIÓN: Periodo de tiempo durante el cual se conserva un documento, el cual inicia con el mismo acto que da fin a la vigencia y concluye con la prescripción de derechos. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: acto de registro, cambio de ubicación y estatus o nivel de piezas de archivo, donde principalmente se infiere en la accesibilidad. TRD: Tabla de retención documental ANEXO 3 TEXTO DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS. LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES. Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 2. Ambito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley. Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, así: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla. Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva. Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto de instituciones archivística articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con la políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía. El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos. Artículo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así: La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio. La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. TITULO III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en: Archivo General de la Nación Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley. Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle. Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado. Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autónomos Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio. TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. PARAGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. PARAGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos. Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS Artículo 30. Documentos Administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos: Motivos legales Procesos técnicos Exposiciones Culturales PARAGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. Artículo 33. Organo Competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitución Política, El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones. Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios. Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política. Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite. Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso. Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías. Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural: Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la Ley. Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política. PARAGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir. Artículo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan mas de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes. TITULO X DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos. Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que de refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida. TITULO XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación. PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". TITULO XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas. TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley. Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MIGUEL PINEDO VIDAL EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MANUEL ENRIQUEZ ROSERO LA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAÑEDA EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL.2000 EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA ANDRES PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJIA ARANGO