Programa De Gestión Documental

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PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GA-Pg01 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SENADO DE LA REPÚBLICA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ GRUPO EVALUADOR SGC Nombre: William Muñoz Nombre: Xiomara Vargas Flórez Nombre: Cargo: Contratista UAA Cargo: Jefe Unidad de Archivo Administrativo No. Acta y Fecha: 011 del 6 de abril de 2016 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 1 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 4 2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES............................................................................................ 4 3. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)........................................................... 6 3.1 Introducción ......................................................................................................................... 6 3.2 Alcance ................................................................................................................................ 6 3.3 Público al cual está dirigido .................................................................................................. 8 3.4 Requerimientos para el desarrollo del PGD ......................................................................... 8 4. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ................ 12 4.1 Planeación ......................................................................................................................... 12 4.2 Producción Documental ..................................................................................................... 12 4.3. Gestión y Trámite .............................................................................................................. 37 4.4 Organización ...................................................................................................................... 41 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ............................... 41 4.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ........................................................................... 43 4.6 Disposición de Documentos ............................................................................................... 43 4.7 Preservación a largo plazo ................................................................................................. 44 Condiciones Ambientales......................................................................................................... 44 Ventilación .............................................................................................................................................. 44 Iluminación .............................................................................................................................................. 45 Prevención de Desastres. .................................................................................................................... 45 CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN. .................................. 46 Ubicación. ............................................................................................................................................... 46 Aspectos Estructurales. ........................................................................................................................ 46 Seguridad................................................................................................................................................ 47 4.8 Valoración .......................................................................................................................... 48 5. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL........ 48 5.1. Alineado con los objetivos estratégicos ............................................................................. 49 5.2. Metas de corto, mediano y largo plazo.............................................................................. 49 6. PROGRAMAS ESPECÍFICOS.......................................................................................... 49 6.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos .................................... 49 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 2 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 6.2. Programa de documentos vitales o esenciales ................................................................. 49 6.3. Programa de gestión de documentos electrónicos ............................................................ 49 6.4. Programa de archivos descentralizados ........................................................................... 50 6.5. Programa de Digitalización e Impresión ............................................................................ 51 6.6. Programa de documentos especiales ............................................................................... 52 6.7. Plan Institucional de capacitación o espacios de formación .............................................. 53 6.8. Programa de auditoría y control ........................................................................................ 54 7. ANEXOS ........................................................................................................................... 54 8. FORMATOS...................................................................................................................... 54 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS .................................................................................. 55 10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................. 55 SE INCLUYE DENTRO DEL PROGRAMA EL CAPÍTULO 6. PROGRAMAS ESPECÍFICOS. 55 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 3 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 1. OBJETIVO Proveer al Senado de la República de una herramienta que le asegure una gestión documental adecuada y conforme a lo establecido en la normatividad y metodologías vigentes, que contemple los principios, componentes y etapas establecidos en las normas y abarcando todo el ciclo vital de los documentos desde que se generan hasta su disposición final, bajo un esquema integral, sistémico y armonizado de cada uno de los procesos de la gestión documental: planeación, producción; gestión y trámite; organización; transferencia; disposición; preservación a largo plazo y valoración y cuya responsabilidad se rige bajo el esquema orgánico funcional de la Unidad de Correspondencia, Archivos de Gestión y Archivo Central. 2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de Gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Comisiones constitucionales permanentes: cada Cámara elige para el respectivo periodo constitucional, comisiones permanentes que tramitaran en primer debate los proyectos de acto legislativo o de ley. La ley determinará el número de comisiones permanentes y el de sus miembros, así como las materias de las que cada una deberá ocuparse (…). Primer Inciso. Artículo 142. Constitución Política de 1991. El Artículo 54 de la Ley 05 de 1992, igualmente establece que la composición, competencias y forma de integración serán definidas por la Ley. Las Comisiones Constitucionales Permanentes en cada una de las Cámaras serán siete. Artículo 2 - Ley 03 de 1992. Conservación Preventiva: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 4 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Documento electrónico de archivo: registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos Expediente: unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Gestión Documental: (tomada NTCGP 1000:2009) Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Ordenación Documental: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organización de Archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Preservación a Largo Plazo: conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de Archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física. Selección Documental: disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”. Rama Legislativa: es el poder con la facultad de hacer, reformar y derogar las leyes que configuran el orden social de una Nación. Tiene la función de representar los diferentes intereses de la sociedad a través de la participación política, por medio de los partidos políticos y los movimientos políticos. El Congreso de la República está compuesto por dos cámaras: Senado de la República y Cámara de Representantes. Registro: (tomada NTCGP 1000:2004) Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Retención Documental: plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión y en el Archivo Central, tal como se consigna en la TRD. Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 5 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Tabla de Retención Documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencias Documentales: remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad Documental: unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja). 3. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) 3.1 Introducción Con la promulgación de la Ley 594 de 2000 y la normatividad que se ha reglamentado a partir de ella, el gobierno nacional fijó reglas y principios para regular la función archivística del Estado. Así mismo, estableció la importancia de los archivos para la administración y la cultura y la obligatoriedad de crear, organizar, preservar y controlar los archivos de las entidades del Estado, entre otros y la define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. A su vez, el Decreto 2609 de 2012 reglamentó el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y establece la obligatoriedad de formular el Programa de Gestión Documental –PGD- a corto, mediano y largo plazo como parte del Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, el cual debe ser aprobado por el Comité de Archivo y debe ser publicado en la página web institucional treinta días posteriores a su aprobación. El Programa de Gestión Documental debe obedecer a una estructura normalizada y debe comprender los procesos necesarios para abarcar todo el ciclo vital del documento. Teniendo en cuenta lo anterior, este programa incluye las actividades con las que el Senado de la República cuenta para garantizar la adecuada organización, conservación y salvaguarda de su patrimonio documental que es fiel reflejo de su quehacer diario y el desarrollo de sus funciones. 3.2 Alcance El Programa de Gestión Documental se alinea con el PLAN ESTRATÉGICO 2013 – 2016 en los siguientes ejes: Con el plan estratégico 2013-2016, se pretende realizar una transformación profunda del sistema organizacional y de la filosofía del servicio. Los recursos y la cultura organizacional se encausarán hacia la satisfacción de las necesidades de los senadores, organismos de control y la ciudadanía en general. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 6 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Para lograr tal propósito es imperativo, implantar y operar un sistema idóneo capaz de generar condiciones administrativas y logísticas que garanticen el ejercicio legislativo normal del Senado y su proyección apropiada hacia la sociedad. Implica asumir el reto de cambiar para asumir una dinámica de un mundo globalizado, romper las actitudes que limitan el avance para imprimir un rol nuevo, acorde al desenvolvimiento gerencial actual. Eje Estratégico: Modernización de la Gestión Administrativa, Documental y de Comunicaciones de la Organización. Objetivo Estratégico 1. Fortalecer integralmente la gestión institucional. Estrategia 3. Fortalecer integralmente la gestión documental de la Entidad. Con el PLAN DE ACCIÓN GENERAL 2016 de la siguiente manera: Eje Estratégico 1 Objetivo Estratégico 1 - Fortalecer integralmente la gestión institucional. Estrategia 6 – Desarrollar las acciones necesarias para la optimización, ampliación y modernización de la infraestructura física, bienes muebles e inmuebles y plataforma tecnológica. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 7 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Proyecto 2 Fortalecimiento y modernización de la plataforma tecnológica y la gestión documental del Senado de la República. 3.3 Público al cual está dirigido Este documento está dirigido a los funcionarios y contratistas del Senado de la República, así como a los ciudadanos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas. 3.4 Requerimientos para el desarrollo del PGD  Normativos Interna: El Programa de Gestión Documental fue aprobado mediante Acta No. 04 del 10 de Diciembre de 2014, por el Comité Interno de Archivo y se publicó en la Web de la entidad, de acuerdo a lo señalado en el art. 2.8.2.5.12 Publicación del programa de gestión documental del Decreto 1080 de 2015. Externa: Circular No. 02 de 1997 - Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos Ley 527 de 1999 - Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 8 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Ley 594 de 2000 – “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 042 de 2002 – “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000”, General de Archivos. Ley 962 de 2005 - Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1341 de 2009 - “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones –TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones”. Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental Circular Externa No. 005 de 2012 - Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la política cero papel. Directiva Presidencial 04 de 2012 - “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública.” Decreto 1515 de 2013 – “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 003 de 2013 – “Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 004 de 2013 – “Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”. Acuerdo 005 de 2013 – “Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 002 de 2014 - Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”. Ley 1712 de 2014 – “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones” Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 9 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Acuerdo 008 de 2014 - "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000". Acuerdo 006 de 2014 - “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 003 de 2015 - "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012". Decreto 1080 de 2015 – “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 10 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06  Económicos. Para la ejecución de las actividades y proyectos el Programa de Gestión Documental, cuenta con recursos presupuestales tanto de funcionamiento, como de Inversión, así: MATRIZ DE INVERSIÓN INVERSION DEL SENADO DE LA REPUBLICA 2016 PROGRAMA 520: ADMINISTRACIÓN, ATENCIÓN CONTROL Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO - RECURSOS DISTRIBUCIÓN SUBPROGRAMA 1000: INTERSUBSECTORIAL GOBIERNO CODIGO B – PIN 2013011000310  Administrativos El Senado de la República cuenta con el Comité de Archivo, reglamentado mediante Resolución No. 208 de 2012, el cual se reúne cada tres meses o de manera extraordinaria si se amerita, para tratar todos aquellos aspectos administrativos y técnicos referentes a la Gestión Documental de la entidad. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 11 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 A su vez, el Proceso de Gestión de Archivos está dirigido por la Unidad de Archivo Administrativo, con el apoyo de áreas como la División de Planeación y Sistemas que lidera el Sistema de Calidad y apoya los temas que se requieran en cuanto tecnología, permiten que dicho programa y la implementación de los procesos y procedimientos se realicen de manera adecuada. 4. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 4.1 Planeación En el marco del Sistema de Gestión de Calidad del Senado de la República, es requisito para la creación de documentos, que las áreas identifiquen las necesidades de elaboración y actualización al interior de las mismas, así mismo, para las de anulación de los documentos ya elaborados. Este análisis llevará a la creación y diseño de formas, formularios y documentos. Así mismo, cuenta con un análisis legal y archivístico para la aprobación y denominación de series y subseries documentales, tiempos de retención y valoración documental. 4.2 Producción Documental El proceso de producción documental se encuentra regulado en el procedimiento de Control de Documentos, detallado de la siguiente manera: El original de cada documento debe estar:  Escrito por ambas caras en letra Arial 11, a excepción de los formatos que se diligencian manualmente, cuadros o tablas que se incluyan dentro de los documentos y los formatos en letra arial sin restricción de tamaño.  El documento debe ser redactado en forma impersonal, en presente y tiempos activos; fijando claramente su contenido, separando adecuadamente párrafos e ideas y utilizando viñetas, subrayado, alineaciones, notas al píe o cualquier otra herramienta que facilite el entendimiento del documento. Las tablas y figuras en el documento, deben contener un título breve, claro y explicativo, además deben presentar, debajo de la tabla la referencia del autor original, aunque se trate de una adaptación. FORMATO GENERAL DE LOS DOCUMENTOS Encabezado Todos los Documentos del SGC del Senado de la Republica, empiezan con el encabezado, el cual consta de seis casillas distribuidas de la siguiente manera: Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 12 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Casilla No. 1: logotipo del Senado de la República, que representa la identificación gráfica de la Entidad. Casilla No. 2: nombre del proceso y nombre del documento Casilla No. 3: código del documento, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento. Casilla No. 4: número de la versión vigente, ejemplo: versión 01. Casilla No. 5: nombre de la entidad. Casilla No. 6: se debe registrar la fecha del acta de aprobación del documento de la siguiente manera: AAAA-MM-DD (año, mes y día), utilizando para el año los cuatro dígitos. Píe de Página La primera hoja del documento debe tener un píe de página en un cuadro donde quede descrito en él: Elaboró: nombre y cargo del funcionario(s) o contratista (s) que elaboró el documento, en el revisó: nombre y cargo del responsable del proceso al que pertenece el documento, en él aprobó: grupo evaluador SGC, número de acta y fecha de aprobación. Adicionalmente, el documento llevará una marca leyenda “Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada”. Paginado: la paginación de los documentos será ubicada en la parte inferior derecha de cada hoja que contenga el documento. Ejemplo: (Página 1 de 2). Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 13 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Formatos: no debe llevar píe de página, solo paginado aún si es una sola página. Ejemplo: (Página 1 de 1). Identificación Las primeras dos letras (primer componente): Identifican el proceso al que corresponde el documento. La tercera y cuarta letra (segundo componente): corresponde al código de identificación del documento de acuerdo a las letras de la siguiente tabla seguido de un número consecutivo de dos dígitos. Tipo de Documento Manual Caracterización Procedimiento Programa Instructivo Instructivo Técnico Formato Código Ma Ca Pr Pg In It Fr Los dos dígitos numéricos: Identifican el consecutivo para el control de los documentos. Ejemplo: XX - Fr01 (XX Código del Proceso, Fr, que identifica el tipo de documento que para el caso es formato y 01 el número consecutivo). Así mismo, en el instructivo de elaboración de comunicaciones oficiales, se encuentra detallada la producción de las comunicaciones oficiales. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 14 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 OFICIOS Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 15 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Elaboración de Oficios Los oficios son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas, las cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas. A. Logotipo Logotipo del Senado de la República o del Congreso de la República en el caso de la Unidad Coordinadora de Atención Ciudadana y la Comisión Legal para la Equidad de la Mujer que representa la identificación gráfica de la entidad. B. Oficina productora Nombre completo sin abreviaturas de la dependencia productora del documento. C. Consecutivo Comprenderá la sigla de la dependencia, la abreviatura CS (Consecutivo Saliente), el respectivo número consecutivo y el año vigente. D. Encabezado La datación se debe escribir en este orden: ciudad, día, mes, año. Bogotá, D.C; 23 de septiembre de 2014 (sin punto de mil). E. Datos del destinatario Tratamiento de cortesía o título (se escribe dejando de cuatro a seis interlíneas después de la fecha, sin abreviaturas y con mayúscula inicial). Nombre completo del destinatario (en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, Se escriben los dos apellidos). Cargo (se escribe con mayúscula inicial. Cuando el cargo, oficio o profesión lo ejerce una mujer, se escribe en femenino). Entidad (se escribe con mayúscula inicial, cuando es una sigla compuesta por la letra inicial de cada palabra, se escribe con mayúscula sostenida; cuando es acrónimo (que no corresponde exactamente a la primera letra de cada palabra), se escribe con mayúscula inicial). Dirección o apartado (las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse completas; a dos espacios se escribe el número precedido de la abreviatura N.°, separado por un guión intermedio. Ciudad de destino (se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de correspondencia local). F. Asunto Debe resumir en máximo 4 palabras el contenido del oficio. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Oficio para ciudadano 1-2005-37569). G. Saludo Escriba siempre un pequeño saludo (Apreciada señora Tatiana) (Respetado doctor Escobar). Agregue el nombre o apellido después del antenombre (señor, doctor, licenciado, ingeniera). No escriba Apreciado doctor, sino apreciado doctor Escobar. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 16 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Los oficios son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas, las cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas. H. Cuerpo Se escribe a una interlínea del saludo, a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos. Para facilitar su comprensión, todo párrafo no debe ser mayor de diez interlíneas o renglones. Si hay varios asuntos, dedique un párrafo a cada uno. Deje espacios blancos: línea y media o dos líneas entre párrafo y párrafo. No use negrilla ni mayúscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso equivale a un grito disonante en la comunicación. Tampoco use comillas para destacar. Las comillas deben usarse solamente para encerrar citas textuales. Si su carta ocupa más de una página, numere las hojas. I. Despedida Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente.) No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted. J. Datos del remitente Nombre del funcionario, seguido del cargo que ejerce, nombre completo de la entidad Su firma debe ir escrita a mano, salvo que razones técnicas del equipo con que se elabora la carta o del volumen de la correspondencia que usted expide hagan imposible tal procedimiento. K. Anexos: a dos o tres interlíneas del remitente se colocara la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. Copias extras: a dos o tres interlíneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios del anexo. Se puede escribir la palabra Copia o la indicación C.C., seguida de dos puntos y a continuación los destinatarios, así: tratamiento de cortesía, nombre, cargo y la entidad. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido del oficio proyectado cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido del oficio. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 17 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que el oficio proyectado cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes del oficio y/o comunicado para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. L. Pie de página Dirección completa, a una interlinea se escribe el teléfono, a una interlinea el número de fax si hubiere y a una interlinea el correo electrónico de la dependencia. Nota: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las comunicaciones oficiales se imprimirán a doble cara Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 18 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 COMUNICACIÓN INTERNA Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 19 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Elaboración de Comunicaciones Internas Son actos administrativos de carácter interno destinado a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilizan la gestión de la entidad. Una comunicación interna puede transmitir también un elogio, una felicitación, un estímulo o simplemente dar una información. A. Logotipo Logotipo del Senado de la República o del Congreso de la República en el caso de la Unidad Coordinadora de Atención Ciudadana y la Comisión Legal para la Equidad de la Mujer que representa la identificación gráfica de la entidad. A. Oficina productora Nombre completo sin abreviaturas de la dependencia productora del documento. B. Consecutivo Comprenderá la sigla de la dependencia, la abreviatura CS (Consecutivo Saliente), el respectivo número consecutivo y el año vigente. D. Fecha La datación se debe escribir en este orden: ciudad, día, mes, año. Bogotá, D.C; 23 de septiembre de 2014 (sin punto de mil). E. Para Es el destinatario. Se escribe el tratamiento con la abreviatura (Dr., Dra., Ing., etc.) (si es necesario) y el nombre y el cargo o dependencia en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. Podrá enviarse a una cantidad limitada de destinatarios, pero no a la entidad en general, si así es el caso, deberá usarse la plantilla de circular. F. De Es el remitente, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, sin el tratamiento. Existen tres alternativas para su escritura. a. Nombre y cargo b. La dependencia c. El cargo de la persona que firma G. Asunto Debe resumir en máximo 4 palabras el contenido de la carta. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano 1-2005-37569). Las palabras PARA y DE, se escriben en mayúscula fija. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 20 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 H. Cuerpo Se escribe a tres o cuatro interlineas del asunto; se deja un especio entre líneas y dos entre párrafos. I. Despedida Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente.) No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted. J. Firma Se escribe a cuatro o seis interlineas de la despedida, depende de cómo se haya citado el remitente. a. Solamente firma b. Nombre y cargo c. Nombre K. Anexos: a dos o tres interlíneas del remitente se colocara la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. Copias extras: a dos o tres interlíneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios del anexo. Se puede escribir la palabra Copia o la indicación C.C., seguida de dos puntos y a continuación los destinatarios, así: tratamiento de cortesía, nombre, cargo y la entidad. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido del oficio proyectado cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido del oficio. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que el oficio proyectado cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 21 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes del oficio y/o comunicado para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. L. Pie de página Dirección completa, a una interlinea se escribe el teléfono, a una interlinea el número de fax si hubiere y a una interlinea el correo electrónico de la dependencia Nota La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las comunicaciones oficiales se imprimirán a doble cara Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 22 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 CIRCULARES Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 23 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad, normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes, asuntos de interés común. A. Logotipo  Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Oficina productora  Nombre completo sin abreviaturas de la dependencia productora del documento. C. Identificación del documento  La constituye la palabra CIRCULAR, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: CIRCULAR No. 37 D. Para  Es el destinatario. Se escribe el grupo destinatario de la circular  La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:). E. Asunto  Debe resumir en máximo 4 palabras el contenido de la circular. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano 1-200537569).  Las palabras PARA y ASUNTO, se escriben en mayúscula fija. F. Fecha  La datación se debe escribir en este orden: 23 de septiembre de 2014 (sin punto de mil). G. Cuerpo  Se escribe a tres o cuatro interlineas del asunto; se deja un especio entre líneas y dos entre párrafos.  Se escribe en tercera persona del singular o primera del plural. H. Despedida  Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente.)  No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted. I.  Firma Se escribe a cuatro o seis interlineas de la despedida, depende de cómo se haya citado el remitente. a. Solamente firma b. Nombre y cargo c. Nombre Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 24 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 J. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Circular con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Circular proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido del oficio. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la Circular con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Circular proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Circular con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Circular para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. K. Pie de página Dirección completa, a una interlinea se escribe el teléfono, a una interlinea el número de fax si hubiere y a una interlinea el correo electrónico de la dependencia Nota  La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas.  Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto).  En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja.  Las comunicaciones oficiales se imprimirán a doble cara  La Presidencia, la Dirección General Administrativa y la Secretaria General del Senado de la República, a través de los titulares del despacho, suscribirán y socializarán las circulares que así lo consideren. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 25 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 RESOLUCIONES AREAS ADMINISTRATIVAS Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 26 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Elaboración de Resoluciones Administrativas La resolución consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente y se refiere al ámbito de competencia del servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio público. En cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio público. A. Logotipo  Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Identificación del documento  La constituye la palabra RESOLUCIÓN, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: RESOLUCIÓN No. XX C. Fecha  La datación se debe escribir entre paréntesis ( ) D. Asunto  Deberá referirse específicamente a un asunto o tema E. Preámbulo  Generalmente empieza con el nombre del cuerpo deliberativo que emite la resolución, en este caso seguido por una coma.      F. Considerando Luego en el siguiente renglón aparece la palabra “CONSIDERANDO” seguido de uno o más argumentos. Cada argumento debe aparecer como un párrafo separado. El párrafo no se numera. Cada párrafo con excepción del último termina con punto y coma; el último termina con una coma. Es importante notar que la palabra “CONSIDERANDO” aparece solamente una vez, sin importar el número de argumentos de sustento que prosigan. G. Resuelve  Si la parte operativa contiene varias decisiones, cada una de ellas se presenta como una cláusula diferente, numerada y con punto al final de la misma. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 27 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 H. Firmas Autorizadas I. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Resolución con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Resolución proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido de la misma. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Resolución proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Resolución con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Resolución para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. Nota:  La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas.  Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto).  En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja.  Las resoluciones se imprimirán a doble cara Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 28 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 RESOLUCIONES AREAS LEGISLATIVAS PRESIDENCIA DEL SENADO Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 29 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Elaboración de Resoluciones Presidencia del Senado A. Logotipo  Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Identificación del documento  La constituye la palabra RESOLUCIÓN, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: RESOLUCIÓN No. XX Es designado por el Secretario General según el consecutivo que se lleve y debe ser impuesto de forma manual una vez se cuente con las formas que la autorizan. C. Fecha  La datación se debe escribir entre paréntesis ( ), corresponde al día en el que se emite el acto administrativo y debe ser impuesto de forma manual y con un fechador de tinta negra una vez se cuente con las formas que la autorizan. D. Asunto  Deberá referirse específicamente a un asunto o tema E. Autoridad que emite  Descripción de la autoridad que genera el acto administrativo o decisión, en este caso y según las facultades legales, la autoridad que se describe es el Presidente del Senado de la República. F. Descripción jurídica de la facultad legal  Sustento jurídico y legal de las facultades que le permiten a la autoridad que emite tomar la decisión por medio del acto que se proyecta. G. Considerando  Luego en el siguiente renglón aparece la palabra “CONSIDERANDO” seguido de uno o más argumentos.  Cada argumento debe aparecer como un párrafo separado.  El párrafo no se numera.  Cada párrafo con excepción del último termina con punto y coma; el último termina con una coma.  Es importante notar que la palabra “CONSIDERANDO” aparece solamente una vez, sin importar el número de argumentos de sustento que prosigan. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 30 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 H. Resuelve  Si la parte operativa contiene varias decisiones, cada una de ellas se presenta como una cláusula diferente, numerada y con punto al final de la misma. I. Descripción de comunicación y cumplimiento J. Descripción de las vigencias y derogatorias  En todo proyecto de resolución se debe dejar establecido el momento en el que entra en vigencia la decisión que se toma mediante el acto administrativo y la designación de la derogatoria de toda aquella decisión anterior que le sea contraria, con el fin de evitar la multiplicidad de vigencias. K. Firmas Autorizadas L. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Resolución con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Resolución proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido de la misma. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Resolución proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Resolución con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Resolución para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 31 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Nota:  La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas.  Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto).  En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja.  Las Resoluciones se imprimirán a doble cara Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 32 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 RESOLUCIONES MESA DIRECTIVA DEL SENADO Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 33 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Elaboración de Resoluciones Mesa Directiva del Senado A. Logotipo  Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Identificación del documento  La constituye la palabra RESOLUCIÓN, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: RESOLUCIÓN No. XX Es designado por el Secretario General según el consecutivo que se lleve y debe ser impuesto de forma manual una vez se cuente con las formas que la autorizan. C. Fecha  La datación se debe escribir entre paréntesis ( ), corresponde al dia en el que se emite el acto administrativo y debe ser impuesto de forma manual y con un fechador de tinta negra una vez se cuente con las formas que la autorizan. D. Asunto  Deberá referirse específicamente a un asunto o tema E. Autoridad que emite  Descripción de la autoridad que genera el acto administrativo o decisión, en este caso y según las facultades legales, la autoridad que se describe es la Mesa Directiva del Senado de la República. F. Descripción jurídica de la facultad legal  Sustento jurídico y legal de las facultades que le permiten a la autoridad que emite tomar la decisión por medio del acto que se proyecta. G. Considerando  Luego en el siguiente renglón aparece la palabra “CONSIDERANDO” seguido de uno o más argumentos.  Cada argumento debe aparecer como un párrafo separado.  El párrafo no se numera.  Cada párrafo con excepción del último termina con punto y coma; el último termina con una coma.  Es importante notar que la palabra “CONSIDERANDO” aparece solamente una vez, sin importar el número de argumentos de sustento que prosigan. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 34 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 H. Resuelve  Si la parte operativa contiene varias decisiones, cada una de ellas se presenta como una cláusula diferente, numerada y con punto al final de la misma. I. Descripción de comunicación y cumplimiento J. Descripción de las vigencias y derogatorias  En todo proyecto de resolución se debe dejar establecido el momento en el que entra en vigencia la decisión que se toma mediante el acto administrativo y la designación de la derogatoria de toda aquella decisión anterior que le sea contraria, con el fin de evitar la multiplicidad de vigencias. K. Firmas Autorizadas L. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Resolución con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Resolución proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido de la misma. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Resolución proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Resolución con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Resolución para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 35 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Nota:  La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas.  Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto).  En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja.  Las Resoluciones se imprimirán a doble cara Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 36 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 4.3. Gestión y Trámite El Proceso de Gestión y Trámite se encuentra detallado en el procedimiento de recepción y envió de correspondencia, de la siguiente manera: INGRESO DE CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES RECEPCIÓNAR CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES Recibir la correspondencia y comunicaciones oficiales que ingresan a la entidad por los diferentes canales (fax institucional, correo electrónico o por ventanilla), revisarla para verificar: la competencia, existencia del destinatario, datos de remitente incluyendo la información del lugar a donde se pueden remitir la posible respuesta y los anexos adjuntos. Si es competencia de la entidad, se procederá al ingreso del mismo. INGRESAR LA CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES Realizar el ingreso de la correspondencia o comunicación oficial en el sistema, registrando los siguientes datos: 1. Fecha y hora de recepción 2. Tipo de documento: oficio, sobre cerrado, sobre manila, informe, libro, cd, etc. 3. Anexos: No. de folios adjuntos al documento principal, CD, etc. 4. No. de destinatarios: registra el No. de personas a las cuales va dirigida la correspondencia, esto aplica para “correspondencia general”. 5. Nombre del funcionario que recibe la correspondencia. 6. Tipo de correspondencia: personal o general RADICAR LA CORRESPONDENCIA O COMUNICACIÓN OFICIAL Asignar un número consecutivo a la correspondencia o comunicación oficial recibida, dejando constancia de la fecha y hora de recibido, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente hábil de radicado el documento. DIGITALIZAR LA CORRESPONDENCIA O COMUNICACIÓN OFICIAL Digitalizar los documentos junto con sus anexos, teniendo en cuenta: Guardarlos en archivos con formato PDF Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 37 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Asignarle al archivo el nombre Cr_No.Radicado e.g. Cr_23045 Digitalizar utilizando resolución mínima de 200 dpi. Los anexos de un documento, en lo posible deben ser digitalizados en su totalidad siempre y cuando todos los folios a escanear cumplan los siguientes criterios: 1. Tengan el mismo tamaño: carta (21,59 cm x 27,94 cm), oficio (21,59 cm x 35,56 cm) o A4 (21,0 cm x 29,7 cm). 2. Tengan el mismo gramaje de papel (entre 75 grs/m2 y 90 grs/m2). 3. No se encuentren rasgados, arrugados o deteriorados. 4. Estén foliados en forma consecutiva iniciando en uno (1). 5. No se encuentren argollados, empastados o vengan con legajadores universales tipo A-Z. Los documentos anexos que cumplan los tres primeros criterios y cuya foliación inicie en uno (1) deben foliarse hasta donde se rompa alguno de los tres primeros criterios de digitalización. ASIGNAR LA CORRESPONDENCIA O COMUNICACIÓN OFICIAL Adjuntar el documento ya digitalizado al caso y capturar la siguiente información complementaria: Tipo de correspondencia: acción de tutela, derecho de petición, correspondencia, comunicación oficial, pago de cuenta, etc. Asunto. Destinatario: nombre del senador o la dependencia destino. Funcionario al cual va dirigida la correspondencia. Ciudad origen de la correspondencia. Empresa de mensajería que transporto la correspondencia y No. de guía asignado por la empresa de mensajería (si aplica). UBICAR LA CORRESPONDENCIA O COMUNICACIÓN OFICIAL EN EL CASILLERO Ubicar la correspondencia o comunicación oficial recibida en el casillero físico correspondiente. ENTREGAR AL DESTINATARIO FINAL LA CORRESPONDENCIA O COMUNICACIÓN OFICIAL Entregar al destinatario final la correspondencia o comunicación oficial, dejar copia impresa del acuse de recibido y registrar en el sistema la entrega. En el acuse de recibo impreso debe Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 38 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 aparecer: dependencia destino, fecha de entrega, relación de documentos entregados y nombre del funcionario que retira los documentos. CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES CON DESTINO AL EXTERIOR DE LA ENTIDAD RECEPCIÓNAR CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES Verificar que los documentos a enviar tengan debidamente diligenciada la siguiente información: Nombre y dirección del destinatario. Nombre y dirección del remitente. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel por las dependencias de las áreas administrativa y legislativa, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la tabla de retención documental de la Unidad de Correspondencia. Se exceptúa de esta actividad por motivo de confidencialidad y reserva, los envíos realizados por los H. Senadores, Mesa Directiva, Secretaria General, Subsecretaria, Comisiones del Senado y las de Gacetas del Congreso. VALIDAR PLANILLA DE IMPOSICIÓN Verificar que la planilla de imposición tenga debidamente diligenciados los siguientes campos: Nombre del destinatario Dirección del destinatario Ciudad de destino Departamento / país Peso en gramos Dependencia remitente Observaciones Cantidad total de envíos Validar que los destinatarios relacionados en la planilla de imposición coincidan en cantidad y nombre con los documentos físicos a enviar. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 39 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 CARGAR INFORMACION EN EL SIPOST Y ENTREGARLA AL SERVICIO POSTAL Copiar la información que está registrada en la planilla de imposición digital enviada por las dependencias internas, en la planilla que será cargada por el SIPOST. Una vez subida la información generar la orden de servicio e imprimir tanto la orden de servicio como las respectivas guías de envió. Realizar la entrega física de la correspondencia a los funcionarios de le empresa de servicio postal. ARCHIVAR SOPORTES Archivar el soporte de recibido de correspondencia entregado por la empresa de servicio postal. RECIBIR CORRESPONDENCIA DEVUELTA Recibir la correspondencia devuelta por parte de la empresa prestadora del servicio mensajería, que ha sido enviada por los Senadores u otras dependencias y que no tienen una dirección o destinatario valido. Realizar la devolución de la correspondencia a los respectivos remitentes. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 40 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 4.4 Organización El Proceso de Organización se encuentra detallado en el Instructivo de Organización de Archivos de Gestión. Criterios para la organización de archivos de gestión  La organización de los Archivos de Gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.  La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. Acciones de Cumplimiento  La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 41 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06  Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.  Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: nombre dependencia, código oficina, código serie, serie, código subserie, subserie, titulo fechas.  Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de retención documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo, diligenciando el formato inventario documental.  Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán con el rótulo así: dependencia, código dependencia, año y número de caja, (del – al).  Los documentos de apoyo no se consignarán en la tabla de retención documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.  La consulta de documentos en los archivos de gestión por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del servidor en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.  En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en la respectiva ficha de préstamo y en la base de datos de préstamos. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 42 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 4.5 Transferencias Documentales Es la remisión de documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas. Todas las dependencias deberán identificar y transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de su producción y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios. Teniendo en cuenta el cronograma de transferencias documentales GA-Fr 14 de la vigencia, los documentos deberán ser remitidos a la Unidad de Archivo Administrativo mediante comunicación interna, anexando el formato único de inventario documental (FUID) GA-Fr08 correctamente diligenciado, en el cual se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Recibidos los documentos en el archivo central, La Unidad de Archivo Administrativo constatará que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. Si la transferencia presenta inconsistencias, las mismas se registrarán en el formato reporte de errores de transferencia documental GA-Fr 12 y se procederá a informar a la dependencia para que sean subsanadas. Una vez corregida, se verifica por parte de la Unidad de Archivo Administrativo y se procede a levantar el formato acta final de transferencia documental GA-Fr 11. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. 4.6 Disposición de Documentos Las eliminaciones documentales serán responsabilidad del Jefe de la Unidad de Archivo Administrativo, quien deberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo. En todos los casos deberá diligenciarse el formato acta de eliminación de documentos GA-Fr 04 y adjuntar la respectiva relación. Se transfiere al Archivo General de la Nación aquella documentación que por decisión del correspondiente comité de archivos y de acuerdo a lo señalado en la Tabla de Retención Documental debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, así mismo se digitalizará antes de proceder a su entrega. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 43 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 4.7 Preservación a largo plazo Entendida como el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Para el soporte papel, las acciones adelantadas para su preservación son: Condiciones Ambientales Acatando la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo No 008 de 2014, en su Artículo 5 en lo referente a las condiciones ambientales y técnicas dispone “los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, se presentan las condiciones en las cuales se conservan los documentos en soporte papel de la entidad: Material Documental: Soporte Papel. Temperatura de 15 a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C. Humedad Relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%. La incidencia que tiene la temperatura y humedad en los depósitos hace que se tengan en cuenta las características y materiales de los elementos que hacen parte de la infraestructura. Los materiales son factores que influyen en las variaciones de temperatura y humedad a causa de factores climáticos externos del depósito como lo es el clima. La humedad y temperatura se registran por medio de higrómetros digitales, los cuales se encuentran ubicados en diferentes puntos del depósito con el fin de registrar las variaciones que se registran en el transcurso del día. Estas lecturas se registran tres veces al día en un formato establecido por la empresa contratada para tal fin; estos datos nos ayudan a determinar las condiciones en las cuales está expuesta la documentación y tener un control en las condiciones de ambiente dentro de los depósitos. Ventilación Entendemos por ventilación como el flujo de aire que circula por los espacios siempre en una constante entrada y salida, permitiendo la renovación para mejorar las condiciones internas de nuestros depósitos, permitiendo así una conservación preventiva de la documentación. La ventilación utilizada permite introducir aire en una cantidad levemente mayor a la que sale, lo cual garantiza la circulación y calidad de aire dentro de los depósitos. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 44 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Iluminación La iluminación es un factor importante a la hora de mejorar las condiciones internas de los depósitos y para ser utilizada en áreas de procesos técnicos y de consulta, utilizando filtros para la radiación ultravioleta menor o igual a 70uw/lumen. La instalación de la iluminación dentro de los depósitos se encuentra localizada en corredores y pasillos con lo cual se evita que sean ubicadas sobre la estantería, se ha tenido en cuenta este aspecto ya que la luz artificial ocasiona daños en los soportes de papel. Se cuenta con un sistema de iluminación LED cumpliendo con los más altos estándares de seguridad, fiabilidad y estética dentro de nuestros depósitos. Los depósitos por sus características físicas de su construcción y su condición de ubicación, ha hecho que se implemente un programa de mantenimiento en los sitios donde se encuentran los acervos documentales, en este caso en fondo acumulado, esto nos permite una efectiva conservación. Se tienen en cuenta los siguientes aspectos en cuanto a mantenimiento.      Instalaciones sanitarias y baños. Canales y tejados. Muros y elementos arquitectónicos. Limpieza de Unidades contenedoras (Cajas X200), con un cronograma establecido por el área de Infraestructura Cuenta con los servicios de Casa Limpia S.A para realizar todas las labores de limpieza y mantenimiento de nuestros depósitos. Prevención de Desastres.1 Siempre ha considerado que los archivos son la memoria institucional e histórica de la entidad y en el caso del fondo acumulado del Senado de la Republica es su patrimonio documental y reflejo de sus funciones, por tal motivo se ha tenido en cuenta como un aspecto importante la prevención de desastres. Se plantea tres fases para un plan de desastres, la primera, la preventiva dirigida a determinar los riesgos en diferentes variables tanto internas como externas, la segunda es el salvamento y en esta se establecen protocolos y sistemas de comunicación entre el personal de archivo y la tercera es la recuperación. La finalidad de implementar un plan de desastres, es evaluar las posibles catástrofes o situaciones, por consiguiente se ha creado un plan de emergencias y desastres el cual involucra a todos sus directivos y empleados para tener una respuesta efectiva a la hora de una emergencia de riesgo físico, natural o socio económico. 1 Planificación de Desastres de archivos y bibliotecas. Instituto de Patrimonio Español. Arsenio Sánchez Hernanperez. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 45 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Se cuenta además, con un Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio, el cual involucra los escenarios de riesgos que puedan afectar los procesos y las estrategias de contingencia establecidas con el fin de dar continuidad a los servicios. Dicha empresa cuenta con un sistema de última tecnología en prevención de Incendios denominado TITANUS, el cual es un sistema de detección temprana de incendios, el cual garantiza de forma efectiva proteger los acervos documentales que se encuentran bajo custodia y en los depósitos de la compañía. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN. Ubicación. Las bodegas de la empresa encargada de la custodia de la documentación se encuentran ubicadas en la zona occidente de Bogotá D.C. en la localidad de Puente Aranda, sus instalaciones cuentan con las áreas adecuadas de almacenamiento, así como para la realización de procesos técnicos que se generan en el área de la organización archivística. El área donde se encuentran ubicadas las bodegas ofrecen garantías de terreno, evitando así posibles inundaciones o colapso de las edificación por falla de estabilidad de los suelos. Aspectos Estructurales. Los aspectos estructurales tienen gran relevancia ya que son aspectos de confiabilidad a la hora de custodiar acervos documentales, por esta razón las edificaciones destinadas al depósito de archivo cuentan con las normas2 de sismoresistencia vigentes en el país. Las estructuras están integradas por elementos y según sus características actúan en el comportamiento del terreno y otros factores externos. Podemos decir que elementos estructurales son: columnas, pisos, muros de carga, entre otros, y sus características son:  Estantería con 2.20 metros de alto, entrepaños a 1.10 mts y distancia entre los estantes de 80 cms.  Diseño acorde a las unidades contenedoras que se almacena en la estantería.  Los estantes están construidos con materiales resistentes y estables con tratamiento anticorrosión y recubrimiento de pintura horneado.  La resistencia de los pisos está determinada a soportar como mínimo 1200 k/mt².  Los pisos, muros, techos y puertas están construidos en materiales ignífugos de alta resistencia y desgaste.  Las pinturas utilizadas tiene propiedades ignifugas evitando el desprendimiento de sustancias que afecten la integridad de la documentación.  Se garantiza la correcta manipulación, transporte y seguridad de la información. 2 Decreto 926 de 2010. Por el cual se establece los requisitos de carácter técnico y científico para construcciones sismo resistentes NSR-10. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 46 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06  Se cuenta con el suficiente espacio de almacenamiento para el crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezca el banco por medio de TRD o TVD.  Los depósitos cuentan con los elemento de control y aislamiento que permiten la seguridad de la documentación.  La estantería cuenta con una distancia mínima de 10 cms del piso.  La estantería cuenta con un sistema de identificación que permite la fácil recuperación y consulta de información. Seguridad Se ha establecido una política de seguridad, la cual da soporte a la hora de prestar los servicios de custodia con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los documentos, teniendo en cuenta las necesidades del Senado de la Republica. Se cuenta además con un sistema de seguridad física y tecnológica los 7 días de la semana, las 24 horas del día, lo que garantiza la seguridad de las instalaciones y personal que se encuentre en ellas, también existe un control en la entrada y salida de personal y elementos siendo este un factor muy importante ya que minimiza el riesgo de pérdida, sustracción de información o hurto de elementos. Para el soporte digital, las acciones adelantadas para su preservación son: Una vez hecha la revisión de cada una de las series documentales de la entidad, se identificó que las siguientes series pasaron de un soporte físico (papel) a un soporte electrónico y se determina con la División de Planeación y Sistemas su procedimiento. SERIE / SUB SERIE SISTEMA NOMINA HOMINIS CERTIFICACIONES LABORALES Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada PROCEDIMIENTO Se conservarán estos soportes electrónicos para su consulta en los servidores de la entidad bajo el software HOMINIS. Se realizan Backups diariamente generados automáticamente por el sistema Linux a las 2:00 a.m., se realiza 1 copia de seguridad antes del cierre de la liquidación de la nómina mensual (aprox. el día 20 de cada mes) y se realiza 1 copia de seguridad posterior al cierre de la liquidación de la nómina mensual (aprox. el día 30 de cada mes). Página 47 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA INVENTARIO MUEBLES VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 DINAMICA GERENCIAL Hay programación de Backups los lunes, miércoles y viernes de cada mes automático, Se realiza uno de pre cierre y otro después del cierre (30 de cada mes), dichos Backups reposan en los servidores de la entidad. PÁGINA WEB Se realiza programación semanal y mensual incremental full de Backups mediante el Data Protector, dichas copias se conservan virtualmente en los servidores de la entidad CORREO ELECTRÓNICO Se realiza programación semanal y mensual incremental full de Backups mediante el Data Protector, dichas copias se conservan virtualmente en los servidores de la entidad BIENES INVENTARIO ELEMENTOS DE CONSUMO PUBLICACIONES LEGISLATIVAS INFORME DE GESTION INFORME LEGISLATIVO COMENTARIOS OPINIONES DE SOCIEDAD CODIGO: GA-Pg01 Y LA QUEJAS Y RECLAMOS 4.8 Valoración El Senado de la Republica deberá realizar un análisis intelectual de la producción documental para que se identifiquen los valores primarios y secundarios de los documentos, para establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo de acuerdo con el interés que aún conservan para la academia y la administración (académicos, jurídicos, fiscales, contables, legales, administrativos) o su importancia para la constitución del patrimonio histórico, la ciencia, la cultura y las artes. El propósito principal de la valoración es conservar aquellos documentos que tienen valores secundarios y que merecen ser preservados para la historia y de los que brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico, artístico y tecnológico. También ayuda a descongestionar el Archivo Central de la entidad de los depósitos a través de la eliminación de documentos irrelevantes o sin valor. 5. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las fases de implementar el PGD están incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes orientaciones: Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 48 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 5.1. Alineado con los objetivos estratégicos El Programa de Gestión Documental se encuentra alineado al Objetivo Estratégico No. 1 “Fortalecer Integralmente la Gestión Documental” del Plan Estratégico Institucional 2013 - 2016. 5.2. Metas de corto, mediano y largo plazo Metas a corto plazo:   Socializar el Programa de Gestión Documental del Senado de la República. Publicar el Programa de Gestión Documental en la página web Institucional. Metas a mediano plazo:    Implementación del Programa de Gestión Documental Actualización del Programa de Gestión Documental de acuerdo con las normas y cambios en procesos y procedimientos que se vayan generando Implementar mecanismos de valoración documental acordes con las metodologías y normatividad vigentes. Metas a largo plazo:  6. Realizar transferencias de documentos históricos al Archivo General de la Nación PROGRAMAS ESPECÍFICOS 6.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos Para la producción de formatos se deben atender lo dispuesto en el procedimiento de control de documentos y se debe diligenciar el formato GC - Fr02 Creación, modificación o eliminación de documentos. 6.2. Programa de documentos vitales o esenciales El Programa de documentos vitales se en contemplará en el Sistema Integrado de Conservación. 6.3. Programa de gestión de documentos electrónicos El programa de gestión de documentos electrónicos se contemplará bajo los parámetros normativos y metodológicos del Archivo General de la Nación, así como de otras entidades que regulen el tema. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 49 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 6.4. Programa de archivos descentralizados El Senado de la República tiene actualmente tercerizado el servicio de custodia y almacenamiento de documentos con la empresa Manejo técnico de la Información MTI, que corresponden a las Historias Laborales y Archivo Administrativo. Cuenta con un área de 403,92 metros cuadrados en un inmueble ubicado en la avenida 68 # 1005 en la ciudad de Bogotá DC , cuyos linderos y demás especificaciones obran en la escritura No. 3295 del 18-10-06 notaria 55 de Santafé de Bogotá, según Decreto 1711 del 06-07-84 según escritura 2659 de 01-09-2006 Notaria 55 de Santafé de Bogotá, queda un área aproximada de 6.500 metros cuadrados, linderos y demás especificaciones constan en la mencionada escritura, Dcto 1711 del 06-07-84. El área arrendada es equivalente a 102 entrepaños, cada entrepaño con un área de 3,96 metros cuadrados y una altura de un 1 metro. La capacidad de almacenamiento de cada entrepaño es de 81 cajas X300 o 126 cajas X200. La capacidad de almacenamiento de los 102 entrepaños será de 12.139 cajas referencia X200 y 361 cajas referencia X300. De los 102 entrepaños, en 97 se custodiaran las cajas referencia X200 y el restante, que corresponde a 5 entrepaños se custodiaran las cajas referencia X300.  Las especificaciones del inmueble se describen a continuación: 1. Ubicación: características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrece estabilidad. El terreno está situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos; reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación. 2. Altura: la altura de piso a techo del inmueble es de mínimo 6 metros. 3. Pisos: el piso de la bodega cuenta con condición de pintura ignífuga, no presenta humedad y cuenta con señalización de seguridad necesaria resistente a los rayos uv y a la decoloración que soporte tráfico pesado. 4. Techo: el techo no presenta focos de humedad. 5. Paredes internas: las paredes internas no presentan humedad. La pintura utilizada contiene propiedades ignífugas y tiene el tiempo de secado necesario que evita el desprendimiento de sustancias nocivas. 6. 7. Paredes externas: las paredes externas no presentan humedad. Puerta principal: la puerta principal es de material metálico, cortafuego, modelo antipánico. La pintura utilizada cuenta con propiedades ignífugas y el tiempo de secado es el suficiente y necesario para evitar el desprendimiento de sustancias nocivas. 8. Seguridad: dentro de su esquema de seguridad, Thomas mti tiene en cuenta lo siguiente: Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 50 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 - Equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflan o Multipropósito y extractores de agua. - Sistemas de alarma contra incendio y robo. - Servicio de circuito cerrado de televisión. - Señalización de seguridad necesaria. - Servicio de vigilancia privada interna y externa durante las 24 horas del día, prestado por una compañía de seguridad privada, debidamente autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. - Brigadas necesarias para el control de plagas y control de roedores en la bodega arrendada. - Brigadas de aseo y limpieza necesarias. 6.5. Programa de Digitalización e Impresión De acuerdo a lo señalado en la circular externa 05 de 2012 expedida por el AGN, el Senado de la República cuenta con un sistema de digitalización en el marco de la iniciativa cero papel, con fines de control y trámite, que es el que se realiza generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos volúmenes de documentos que requieren control y trámite inmediato, evitando distribuir documentos físicos. Desde este mismo momento, la Unidad de Correspondencia del Senado de la República adoptará lo señalado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación para la selección de la resolución apropiada. Características de las imágenes Tipo de imagen Las imágenes se harán en formato .pdf (Portable Document Format) Resolución Si las imágenes a digitalizar se van a trabajar en una estación de trabajo sin OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), visibilidad del documento limitada y poca necesidad de impresión, es viable trabajar con una resolución de 200 DPI, para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises. Si las imágenes van a ser utilizadas en procesos de OCR y de impresión, la resolución mínima recomendada es de 300 DPI. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 51 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Impresión Se imprimen únicamente en papel los documentos que estrictamente deban estar impresos y que no sea posible su entrega o diligenciamiento en otro medio. Dichos documentos se imprimirán a doble cara 6.6. Programa de documentos especiales El archivo de audio y video del Senado de la Republica representa el patrimonio histórico de la rama legislativa del poder público, es por esto que desde el año 1964, en diversidad de formatos: cintas de pulgada, dos pulgadas y tres cuartos de pulgada, casetes, betacam, VHS y miniDV, cerca de 40 mil documentos de audio y video se han venido almacenando en formato análogo que no garantizan condiciones técnicas requeridas para su conservación y acceso eficiente de la información. La corporación está en riesgo de perder su archivo de audio y video histórico por las condiciones de almacenamiento actual de las cintas; además no cuenta con una herramienta ágil y eficiente que permita el uso y consulta de esta información. Por lo cual se hace necesaria la implementación de un proceso que garantice, su conservación, de manera que posteriormente se pueda facilitar el acceso por parte de los funcionarios internos de la entidad y usuarios externos (a través de plataformas web). En base al inventario del fondo acumulado sonoro y de video del Senado de la republica realizado con acompañamiento del Archivo General de la Nación se encuentra que alrededor del 70% de los documentos de audio y video están sin identificación y sin datos de su contenido y en general no cuentan con un sistema de clasificación con normas de archivo que permitan una ubicación fácil cuando se requieren. Además, algunas cintas presentan desgaste de sus componentes, sin que existan copias generándose la posibilidad de riesgo de pérdida del documento. Adicional, el Senado de la República, no cuenta con un proceso técnico, ni con la tecnología que asegure el adecuado manejo de los documentos históricos, por tal motivo es necesario que la entidad, en cumplimiento de lo estipulado en la ley 594 de 2000 desarrolle actividades necesarias para garantizar el acceso a la memoria de audio y video, entre ellas, un proceso de conservación y digitalización que permita la permanencia del material de audio y video del fondo acumulado en el tiempo, su acceso y divulgación. Teniendo en cuenta lo anterior, el Senado de la República adelanta un proceso para la digitalización, catalogación, acceso y divulgación del fondo acumulado del Senado de la Republica correspondiente a 28.104 horas de audio en cintas de carrete, casete y casete digital y de 15.687 horas de video en VHS, Mini DV, Casete video 8 mm y Betacam. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 52 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 6.7. Plan Institucional de capacitación o espacios de formación Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 53 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 Adicional a esto, la Unidad de Archivo Administrativo continuamente capacita a las dependencias sobre nuevas normativas que promulgue el AGN y metodologías que soliciten las diferentes dependencias. 6.8. Programa de auditoría y control En la auditorias programadas por la Oficina Coordinadora de Control Interno se realiza la misma al proceso de Gestión de Archivos. Así mismo, la Unidad de Archivo Administrativo verifica mediante visitas mensuales a todas las dependencias la correcta organización de los Archivos de Gestión. 7. ANEXOS No aplica. 8. FORMATOS No aplica Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 54 de 55 PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SENADO DE LA REPÚBLICA 9. CODIGO: GA-Pg01 VERSIÓN: 04 FECHA APROBACIÓN: 2016 / 04 / 06 DOCUMENTOS RELACIONADOS     GC-Pr01 Procedimiento control de documentos. GA-Pr01 Procedimiento control de registros. GA-It01 Instructivo técnico para la elaboración de comunicaciones oficiales. GA-It02 Instructivo de organización de archivos de gestión. 10. CONTROL DE CAMBIOS Versión 01 Descripción Emisión del documento para divulgación e implementación Fecha 2014-12-17 Se modificaron las plantillas de resolución y circular. 02 Se crearon dos plantillas nuevas para resoluciones “Mesa Directiva” y resoluciones “Presidencia del Senado”. 03 Se incluye dentro del programa el capítulo 6. PROGRAMAS ESPECÍFICOS. 04 Se actualiza la información de los planes institucionales. Se actualiza la información de los lineamientos de la Gestión Documental. Se actualizan los Programas Específicos. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada 2015-03-26 2015-07-02 2016-04-06 Página 55 de 55