Manual Específico De Operación Archivística

   EMBED

Share

Preview only show first 6 pages with water mark for full document please download

Transcript

29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 73 CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL MARIA GUADALUPE MORENO SALDAÑA, Directora General de Administración en la Contraloría General del Distrito Federal, con fundamento en los artículos 17 y 33 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 1°, 7 fracción XIII numeral 5, 19 y 101 B del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; 20 y 23 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y de conformidad con el dictamen emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa y registrado bajo el número ME-13001-02/10, emito el siguiente: AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL ÍNDICE I. PRESENTACIÓN. II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO. III. OBJETIVO GENERAL. IV. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO. V. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO. VI. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO. VII. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS. 1. Apertura, clasificación y cierre de expedientes. 2. Transferencia Primaria. 3. Préstamo de expedientes del Archivo de Concentración. 4. Recepción de correspondencia de la DGL. 5. Recepción de correspondencia de la DJC. 6. Recepción de correspondencia externa UCC. 7. Despacho de correspondencia de salida UCC. 8. Registro y seguimiento de correspondencia UDT. 9. Conservación y preservación documental. 10. Baja documental o depuración. VIII. ABREVIATURAS Y GLOSARIO. 1. Abreviaturas. 2. Glosario de términos archivísticos. IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. 1. Oficio de solicitud de transferencia primaria. 2. Inventario de transferencia primaria. 3. Marbete para caja. 4. Cédula de observaciones. 5. Servidores públicos autorizados para solicitar y/o recibir expedientes del Archivo de Concentración. 6. Vale de préstamo de expediente del Archivo de Concentración. 7. Carátula Tipo B. 8. Oficio de solicitud de baja documental. 9. Solicitud de baja definitiva. 10. Inventario de baja documental. 11 Dictamen de inexistencia de valores primarios. 12. Marbete para formato UDT-CE-1. 13. Formato UDT-CE-1. 14. Marbete para formato UDT-CS-2. 15. Formato UDT-CS-2. 16. Marbete para formato UDT-RCA-3. 17. Formato UDT-RCA-3. 18. Controles de conservación y preservación documental. 19. Carátula estandarizada. I. PRESENTACIÓN Con el fin de transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el efectivo acceso de toda persona a la información pública, se hace necesario contar con un Sistema Institucional de Archivo que permita localizar, con prontitud y seguridad, los datos que genere, procese o reciba con motivo del desempeño de su función sustantiva, la Contraloría General. 74 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 En este afán, el presente Manual Específico de Operación Archivística describe la metodología y los procedimientos sustantivos que sirven como herramienta normativa para las áreas que integran la Contraloría General del Distrito Federal, así como establecer las normas reguladoras y criterios sobre ordenación, clasificación, valoración, transparencia, selección y baja de documentos, conforme a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal. II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO -Ley de Archivos del Distrito Federal. -Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. -Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. -Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. -Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal. -Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal. -Código Penal para el Distrito Federal. -Código de Procedimientos Penales para el Distrito Federal. -Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal. -Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. -Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal. -Lineamientos de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. -Catálogo de Disposición Documental del COTECIADCTGL. III. OBJETIVO GENERAL Establecer criterios y procedimientos que deben ser considerados por las Unidades Administrativas que conforman la Contraloría General del Distrito Federal para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran o conserven por cualquier título en sus archivos como resultado de su gestión. Acorde a lo establecido en los Capítulos III, IV y V de la Ley de Archivos del Distrito Federal. IV. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 1. El Sistema Institucional de Archivo de la Contraloría General está regido por los procesos y procedimientos vigentes establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal y demás normatividad aplicable. 2. Todo servidor público está obligado a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos que, en razón de sus atribuciones, le corresponde resguardar, así como facilitar la consulta y uso conforme a la ley. 3. El eje fundamental para la administración de documentos y la archivística lo constituye el ciclo vital de los documentos de archivo, el cual está integrado por las siguientes fases: a. Activa o de gestión, 1ª Edad de los documentos.- Archivo de Trámite o de Gestión. Está conformada por los documentos que se encuentran en trámite. b. Semiactiva o de conservación precautoria, 2ª Edad de los documentos.- Archivo de Concentración. Está conformada por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria. c. Inactiva o histórica, 3ª Edad de los documentos.- Archivo Histórico. Conformada por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su ciclo vital a la Unidad de Archivo Histórico. 4. La Unidad Central de Correspondencia o equivalente, conocida genéricamente como Oficialía de Partes u Oficina de Control de Gestión, se encargará de brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de la Contraloría General, remitiendo la documentación a la Unidad de Documentación en Trámite correspondiente, en cada una de las unidades administrativas de la Contraloría General. 5. La Unidad de Documentación en Trámite es la responsable de brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de gestión en cada una de las áreas de la Contraloría General. 6. La Unidad de Archivo de Trámite es la responsable de la administración de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 75 7. La Unidad de Archivo de Concentración es la responsable de la guarda, custodia y conservación de documentos de archivo en la fase semiactiva, cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación en razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal. 8. La Unidad de Archivo Histórico o equivalente es la responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional, en razón de sus valores secundarios de carácter informativo, testimoniales o evidenciales, y se establecerá en esta Contraloría General conforme al artículo 44 de la LADF, así como del presupuesto y los criterios del Archivo Histórico del Distrito Federal. 9. Todas las series y expedientes que se encuentren en el Archivo de Concentración estarán a disposición del área que los haya generado y transferido, siendo ésta la única que podrá solicitar y recibir el expediente para préstamo, presentando para tal efecto la solicitud firmada. La Unidad Coordinadora de Archivos (UCA) establecerá los mecanismos de consulta necesarios para garantizar que los expedientes archivados puedan ser localizados ágilmente y que los expedientes en préstamo puedan ser devueltos una vez concluido el plazo máximo de consulta que será de 30 días hábiles. Dicho tiempo podrá ser prorrogado a solicitud expresa y debidamente justificada indicando una nueva fecha compromiso de entrega. También podrán ser solicitados por la autoridad competente en el ejercicio de sus atribuciones legales. 10. La UCA es la responsable de garantizar la óptima operación y mantenimiento de los archivos y sus instalaciones, así como de la conservación en buen estado de sus acervos, asegurándoles condiciones de seguridad e higiene y las dimensiones que permitan resguardar, conservar y localizar con prontitud todos los documentos que los integren. 11. La UCA, en consulta con el COTECIADCTGL, emitirá los instrumentos de control para la regularización de los procesos archivísticos que se lleven a cabo a lo largo del ciclo vital de los documentos, e instrumentarlos en coordinación con las unidades responsables del manejo de los archivos. 12. La integración de expedientes deberá hacerse en fólderes, carpetas o legajos plenamente identificados con las carátulas estandarizadas establecidas en la Contraloría General, con el objeto de homologar su clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para preservar la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar elementos que dañen o lastimen a los documentos que los constituyen, como clips o grapas. 13. Los expedientes que contengan datos personales deberán mantenerse actualizados y ser utilizados exclusivamente para los fines legales para los que fueron creados, conforme a los principios, derechos, obligaciones y procedimientos que regula la protección y tratamiento de los datos personales en posesión de los entes públicos establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. 14. Por regla general, los expedientes deben contener los documentos originales o copias certificadas de los mismos. Excepcionalmente, pueden contener copias simples para los casos en que jurídicamente se permita o requiera su manejo, de conformidad con la normatividad que emita el COTECIAD. 15. Los documentos que no son materia de archivo, que no se glosan o incorporan a un expediente definitivo tales como borradores, fotocopias y documentos no definitorios, se podrán destinar desde la propia oficina para un segundo uso o a los centros de recolección de papel para su reciclamiento, de conformidad con la normatividad que emita el COTECIAD. 16. Las síntesis informativas, publicaciones, revistas, notas periodísticas impresas u otros materiales documentales similares, no se considerarán como parte del archivo. Éstos, una vez concluida su vida útil, podrán enviarse a la UCA o, en su caso, podrán darse de baja para su reciclamiento directamente desde cada Área. 17. Las impresiones de documentos enviados por fax o correo electrónico deberán registrarse para el trámite de recepción y se glosarán al expediente salvo que se sustituyan por los originales. 18. Los expedientes abiertos con anterioridad al 1º de enero de 2008 deben mantener la clasificación con la que originalmente se abrieron. Sus vigencias se regirán conforme al Catálogo de Valoración Documental. 19. Los documentos de archivo que se clasifiquen como de acceso restringido, bajo las figuras de información reservada o confidencial, por las Unidades Administrativas que conforman la Contraloría General, deberán identificarse y organizarse de conformidad con las normatividad aplicable en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales; adicionalmente, para su correcta administración y control se aplicarán las disposiciones técnicas siguientes: I. Si dentro de una serie documental se ha restringido el acceso a un solo expediente o a un grupo de expedientes, éstos deberán registrarse en un inventario especial dentro de cada área administrativa en el que se señalen los datos de identificación siguientes: a) Nombre de la unidad generadora o usuaria de los expedientes de acceso restringido, 76 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 b) Titulo del expediente, c) Serie documental a la que pertenece, d) Año del expediente y en su caso fecha aproximada de cierre del mismo, e) Plazo de reserva del expediente, f) Justificación jurídica de la reserva, g) Fecha de apertura pública del expediente, y h) Unidad responsable de la custodia de los expedientes de acceso restringido. 20. Las Unidades Administrativas de la Contraloría General que se percaten de la destrucción, alteración, daño, pérdida o modificación de la documentación que obra en sus archivos, deberán proceder conforme al Título Quinto de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Código Penal para el D.F. y demás normatividad aplicable. 21. La apertura, integración, valoración y clasificación de los expedientes, se regirá por este Manual o por la normatividad específica que emita el COTECIAD. V. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO El Sistema Institucional de Archivo se integrará a partir de la estructura siguiente: a) NORMATIVA -Tiene a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema. -Se integrará por: I) Unidad Coordinadora de Archivos (UCA), y II) El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). b) OPERATIVA -Es la encargada del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos. -La estructura operativa se integrará por: I) Unidades Generales de la Contraloría General: A. Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes). B. Unidad de Archivo de Concentración. C. Unidad de Archivo Histórico. II) Unidades Particulares de cada área administrativa: A. Unidad de Documentación en Trámite. B. Unidad de Archivo de Trámite. -Las funciones de estas secciones podrán ser desarrolladas de manera conjunta, atendiendo las necesidades de cada una de las unidades administrativas. La UCA es la responsable de instrumentar el Sistema Institucional de Archivos y el COTECIADCTGL será el órgano técnico consultivo. VI. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS El funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos se basa en la teoría archivística del ciclo vital de los documentos, el cual contempla tres fases o edades del documento: * Primera fase: fase activa. En esta fase o edad el expediente está en plena actividad, es el período que va desde su apertura e integración hasta su conclusión. Posee una utilidad administrativa inmediata, por lo cual permanece en el Archivo de Oficina o de Trámite. * Segunda fase: fase semi-activa. En esta fase el expediente ya está debidamente concluido, por lo cual su conservación se realiza en una unidad distinta que es el Archivo de Concentración, debido a que su consulta es esporádica. * Tercera fase: fase pasiva. En esta fase se consideran los expedientes que por su naturaleza o por otros factores adquirieron valores secundarios: evidenciales, testimoniales e informativos, por lo cual Para cada una de las fases se designará a un servidor público responsable, el cual podrá contar con los recursos humanos y materiales necesarios para realizar el almacenamiento, conservación y preservación de la información, así como llevar a cabo los procedimientos propios en cada una de estas fases, conforme al presupuesto y en su caso, los criterios del Archivo Histórico del Distrito Federal. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 77 VII. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 1.- APERTURA, CLASIFICACIÓN Y CIERRE DE EXPEDIENTES. OBJETIVO GENERAL Asegurar que los documentos de archivo de la Contraloría General se encuentren debidamente integrados en cuanto a su descripción, valoración, agrupación, presentación, accesibilidad y funcionalidad. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. Los documentos deben corresponder a un mismo asunto para ser integrados al mismo expediente, unidos por relación de causa y efecto con base a la secuencia del trámite. 2. Los documentos se integran de manera sucesiva y natural, siguiendo el orden cronológico ascendente o descendente de acuerdo a la fecha de su recepción o generación. 3. Los expedientes se pueden guardar en fólder, carpeta u otro medio que garantice su integridad y fácil manejo. 4. Todos los expedientes deben estar debidamente identificados de acuerdo a su origen estructural y funcional, con los aspectos que establece el art. 30 LADF. 5. Los registros en el Sistema de Archivo Automatizado se harán por expediente y no por documento. 6. Cada expediente y/o carpeta deberá identificarse con la carátula estandarizada correspondiente, la cual permite la plena identificación y agrupación, misma que debe ser adherida con pegamento líquido (no utilizar lápiz adhesivo) para asegurar su permanencia. 7. Los expedientes deben contener los documentos originales o los que hacen las veces de estos. Solamente se podrán integrar copias de documentos cuando el asunto que desahoga el expediente así lo requiera como único soporte existente y sin el cual se perdería la ilación del mismo asunto. 8. El grosor de los expedientes dependerá de la forma en que se encuadernen y sujeten los documentos con el fin de evitar que se dañen o se desprendan los documentos que lo integran, y así facilitar también su manejo. El grosor promedio será de cinco centímetros. 9. Para la clasificación de los expedientes, las Áreas podrán tomar las claves o títulos que se asigna por normatividad a ciertos asuntos (Quejas y denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario, entre otros). En caso de no contar con un sistema de clasificación, podrán consultar a la Unidad Coordinadora de Archivos para implementar el sistema que mejor convenga. 10. Para el cierre de expedientes, se deberán, depurar, ordenar y foliar. 11. El cierre del expediente será cuando se tenga el documento final, resolutorio o definitivo, procediendo al expurgo o depuración, retirando los materiales metálicos como clips y grapas para evitar daños por oxidación y/o rasgaduras de los documentos, de conformidad con este Manual y la normatividad específica que emita el COTECIAD. 12. Depurado o expurgado el expediente, se procede a ordenarlo de acuerdo a su origen estructural y funcional: -En caso de que sea necesario indicar apartados dentro del mismo expediente, se utilizarán señaladores movibles, determinando su descripción en la carátula respectiva, engrosándolo en folder con broche. -Las carátulas de los expedientes que se encuentren en mal estado se sustituirán por otras nuevas. -No se deben enviar al Archivo de Concentración expedientes en carpetas con aros. -Para los expedientes generados antes del 1º de enero de 2008, se deberá utilizar el formato “Carátula tipo B”. -Se evitará utilizar tinta de aceite para escribir sobre las carátulas de los expedientes; se preferirá tinta de agua. 13. Ordenado y depurado correctamente el expediente se procede a foliarse para preservar la integridad de la información que contiene. El foliado se realiza en todas las fojas del expediente en el extremo superior derecho, sin ceros a la izquierda (preferentemente con foliadora). No se debe combinar foliado manual y mecánico. El foliado debe ser continuo, independientemente de los tomos que integren un expediente. 78 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 14. Los Responsables de Oficina, Directores Generales, Coordinadores Generales, y/o Contralores Internos, podrán solicitar las altas y bajas de usuarios en el Sistema de Archivo Automatizado a través de oficio dirigido al titular de la Dirección General de Administración. 15. Los formatos estandarizados para este procedimiento son: Carátula estandarizada y Carátula tipo B. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Unidad de Archivo de 1 Recibe o genera documento. Trámite 2 Identifica si el documento tiene expediente ¿EXISTE EXPEDIENTE? NO 3 Crea expediente y le asigna un título. Tiempo 10 min. 10 min. 15 min. 4 Ingresa al SAA para registrar los datos del expediente. 15 min. 5 Imprime carátula, pestaña y lomo estandarizados y los pega en el fólder o carpeta. Recurre 10 min. al paso 6. SI 6 Integra documento en el expediente correspondiente. 15 min. FIN DE PROCEDIMIENTO Unidad de Archivo en Trámite 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 79 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 2. TRANSFERENCIA PRIMARIA. OBJETIVO GENERAL Garantizar el traslado controlado y sistemático de los expedientes que han dejado de tener vigencia dentro de la fase activa o primera edad de su ciclo de vida, es decir, que pasan del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, que representa la fase semiactiva o segunda edad, así como garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los expedientes transferidos. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. La unidad responsable de la captación y conservación de los expedientes semiactivos es el Archivo de Concentración, el cual recibirá directa y exclusivamente de los Archivos de Trámite, los expedientes cuya utilidad operativa haya concluido, conforme al Catálogo de Disposición Documental. 2. La transferencia debe llevarse a cabo con los documentos debidamente ordenados, depurados y foliados. 3. Los expedientes se deben colocar de manera horizontal y en un sola fila consecutiva en cajas tamaño oficio-largo. No se colocarán expedientes en los costados de las cajas. 4. Las cajas deberán identificarse mediante etiquetas (marbete), las cuales se pegarán en los lados angostos de cada caja. 5. La Transferencia Primaria se realizará en el primer semestre de cada año. Las áreas solicitarán por oficio a la UCA, en los primeros 15 días hábiles de ese semestre, la transferencia de los expedientes, enviando el inventario respectivo por correo electrónico ([email protected]). 6. El Archivo de Concentración estará ubicado en: Av. División del Norte número 114 (casi esq. Xola), Col. Del Valle, Del. Benito Juárez, Tel. 56871592. Sin menoscabo de que pudieran utilizarse otras instalaciones, las cuales se acordarán entre las UAT y la UAC. 7. Los formatos estandarizados para este procedimiento son: Inventario de Transferencia Primaria, Marbete para caja, Carátula Estandarizada y Tipo B, y Cédula de Observaciones. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Archivo de Trámite del Área Responsable 1 Envía oficio a la Unidad Coordinadora de Archivos indicando los Primeros 15 años de las Series documentales a transferir al Archivo de días hábiles del Concentración, y por correo electrónico envía los inventarios 1er semestre correspondientes. Unidad Coordinadora de Archivos 2 3 Recibe información y elabora el calendario de recepción de documentos. Envía calendario junto con observaciones, si las hay. 10 días 4 Recibe calendario y sustenta las observaciones, si las hay. 5 días 5 Traslada los expedientes al Archivo de Concentración en fecha y hora señalada, llevando consigo: expedientes organizados en cajas de acuerdo al inventario, inventario en papel en dos tantos y en formato electrónico. Según calendario 6 Recibe los formatos verificando que cumplan con la normatividad establecida. 30 min. 7 Verifica el estado de los expedientes: que estén debidamente identificados, foliados, ordenados y que correspondan a lo descrito en el inventario. Según calendario Archivo de Trámite del Área Responsable Archivo de Concentración ¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS? NO 5 días 80 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL Archivo de Concentración Unidad Administrativa Archivo de Trámite del Área Responsable 29 de Marzo de 2011 8 Compila “Cédula de observaciones: Transferencia Primaria”, la entrega al Archivo de Trámite y lo orienta para su solución. 1 día No. Descripción de la Actividad Tiempo 9 Recibe “Cédula de observaciones: Transferencia Primaria” para su atención. Recurre al paso 7. 2 días SI Archivo de Concentración 10 Sella de recibido los dos tantos del inventario. Conserva un tanto y entrega el otro al Archivo de Trámite. 1 hora 11 Coloca las cajas en los anaqueles asignados y registra su ubicación topográfica. 2 días 12 Compila el Calendario de Caducidad para los expedientes recibidos. 5 días Unidad Coordinadora de Archivos 13 Informa mediante oficio al Archivo de Trámite la ubicación topográfica y el Calendario de Caducidad de los expedientes. 1 día Archivo de Concentración 14 Archiva inventario y la documentación generada (oficios, cédulas, entre otros). 30 min. FIN DEL PROCEDIMIENTO 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 81 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 3.- PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. OBJETIVO Garantizar el adecuado control de préstamos de expedientes que están bajo resguardo del Archivo de Concentración. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. Los préstamos en su caso se realizarán de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00 hrs., en Av. División del Norte 114, Col. Del Valle, Del. Benito Juárez (casi esquina con Xola). 2. El juego de Vales se requisitará por triplicado (Área Solicitante, Archivo de Concentración y Caja) y por cada uno de los expedientes. 3. El préstamo será por expedientes completos y no por tomos, y el periodo de préstamo será por 30 días hábiles. 4. Cuando las Áreas requieran un plazo mayor de préstamo deberán fijar una fecha compromiso, la cual no podrá exceder el ejercicio vigente, por lo cual, al inicio de cada ejercicio se deberá renovar el vale fijando una nueva fecha de entrega. 5. Al inicio de cada ejercicio la UCA solicitará la lista de los Servidores Públicos de cada Área que podrán autorizar y recibir expedientes en préstamo. Los Servidores Públicos designados para autorizar deberán ser personal de estructura. La lista deberá incluir nombres completos, cargo y firma, y se anexará copia del gafete emitido por la Contraloría General. En el transcurso del ejercicio los Titulares de las Áreas deberán mantener actualizado este registro. 82 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 6. Los Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes deberán acreditar su identidad por medio del gafete de la Contraloría General o identificación oficial con fotografía (IFE, Licencia de manejo, etc.). 7. Las Áreas ubicadas en el edificio sede de la Contraloría General, solicitarán y devolverán los expedientes a través de la UCA. 8. El Servidor Público que autorice el préstamo del expediente será el responsable de la oportuna y completa devolución del mismo; por lo cual, al momento de dejar su cargo, deberá proceder a la entrega de los expedientes en préstamo, si los hay, a fin de que la CRMSG otorgue la firma de liberación de no-adeudo de bienes en el rubro “Expedientes y Manuales”. 9. Las Áreas deberán aportar los datos externos para la identificación de los expedientes (remesa, caja, consecutivo, ubicación topográfica), toda vez que el Archivo de Concentración no podrá identificar los expedientes por su contenido. 10. El tiempo “Variable” de algunas actividades depende de la cantidad de expedientes solicitados. 11. Los formatos estandarizados para este procedimiento son: Formato de servidores públicos autorizados para solicitar y/o recibir expedientes; Vale de préstamo de expedientes (juego en tres tantos) y Cédula de observaciones. Unidad Administrativa Área Solicitante Unidad Coordinadora de Archivos No. Descripción de la Actividad Tiempo 1 Elabora oficio dirigido al Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos indicando los expedientes que solicita en préstamo y requisita por cada uno de ellos el juego de Vales de préstamo. Variable 2 Entrega el oficio de solicitud en la Oficialía de Partes de la Contraloría General del Distrito Federal. Variable 3 Recibe el oficio y el juego de vales de préstamo y se coordina con el Archivo de Concentración para verificar que estén debidamente requisitados y que los datos sean correctos. Variable ¿SON CORRECTOS LOS DATOS? NO Área Solicitante 4 Compila la “Cédula de observaciones: Préstamos” indicando los datos a corregir y la entrega al Área Solicitante. Variable 5 Recibe la “Cédula de observaciones: Préstamos” y solventa las observaciones. Recurre al paso 3. Variable SI Archivo de Concentración 6 Se coordina con el Área Solicitante para la visita al Archivo de Concentración para el sellado de recibido del juego de vales, la verificación del estado físico de los expedientes, así como el total de tomos y fojas que lo conforman, y se procede a la entrega-recepción. Variable Área Solicitante 7 Recibe el expediente y firma de recibido los tres tantos del vale, conserva el Vale 1 y el Archivo de Concentración los otros dos tantos. Variable Archivo de Concentración 8 Archiva el Vale 2 en la carpeta correspondiente y coloca el Vale 3 en la caja en sustitución del expediente. 1 día 9 Registra el préstamo en el sistema. 1 día 10 Informa a la Unidad Coordinadora de Archivos para el control correspondiente. 1 día ¿DEVUELVE EL EXPEDIENTE AL VENCIMIENTO DEL VALE? Área Solicitante 11 SI Para la devolución recurre al paso 18. Variable NO Unidad Coordinadora de Archivos 12 Remite oficio informando que el plazo de préstamo ha expirado y solicita la devolución del expediente, o en su caso, emita solicitud de prórroga. 3 días 29 de Marzo de 2011 Área Solicitante GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 13 Recibe oficio. 83 1 día ¿DEVUELVE EL EXPEDIENTE? Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo SI 14 Para la devolución recurre al paso 18. 1 día 15 NO Emite oficio dirigido a la Unidad Coordinadora de Archivos solicitando la prórroga e indicando la nueva fecha de entrega del expediente. 1 día Unidad Coordinadora de Archivos 16 Recibe el oficio de solicitud de prórroga e informa al Archivo de Concentración. 1 día Archivo de Concentración 17 Registra en el vale de préstamo la nueva fecha de entrega. 1 día Área Solicitante 18 Acude al Archivo de Concentración con el expediente a devolver, el Vale 1 y el oficio de devolución del expediente. Variable Archivo de Concentración 19 Recibe el expediente y junto con el Área Solicitante, verifica su estado físico, así como el total de tomos y fojas que lo conforman. Variable 20 Sella y firma de devuelto en el Vale 1 y 2, y en el oficio de devolución del expediente. Variable 21 Integra el expediente a su caja correspondiente. 2 días 22 Registra en el sistema la devolución. 1 día 23 Entrega el oficio de devolución del expediente en la Oficialía de Partes de la Contraloría General del Distrito Federal. 1 día Área Solicitante FIN DEL PROCEDIMIENTO 84 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 85 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 4.- RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA DE LA DGL. OBJETIVO Brindar los servicios de recepción y despacho de la correspondencia externa de la Dirección General de Legalidad a través de su Oficialía de Partes (OPDGL). POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. La OPDGL, es la instancia responsable de la recepción de la documentación externa dirigida a la Dirección General de Legalidad, así como a sus Direcciones de Recursos de Inconformidad y de Recursos de Reclamación de Daño Patrimonial, que se encuentran ubicadas en Av. Juárez 92, Mezzanine II, Col. Centro, C.P. 06040, Del. Cuauhtémoc, inherente a los procedimientos administrativos de declaratoria de impedimento, recursos de inconformidad y recursos de reclamación de responsabilidad patrimonial, en términos de la Ley de Adquisiciones, Ley de Obras Públicas y Ley de Responsabilidad Patrimonial, todas del Distrito Federal. 2. El horario de recepción en la OPDGL es en días hábiles de 9:00 a 15:00 hrs. 3. La documentación que se reciba por la OPDGL se entregará a las Direcciones mencionadas en los siguientes horarios: Horario de recepción: Horario de entrega: 9:00 a 12:00 hrs. Mismo día antes de las 13:00 hrs. 12:01 a 15:00 hrs. Mismo día a partir de las 14:00 y antes de las 16:00 hrs. 4. La documentación se recibirá en atención al cargo o área destinataria, independientemente de que sea correcto o no el nombre de la persona a la que va dirigida. Unidad Administrativa Promovente No. 1 Descripción de la Actividad Presenta en la ventanilla de recepción los documentos a entregar. Tiempo 3 min. 86 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL Oficialía de Partes 2 29 de Marzo de 2011 Recibe los documentos y verifica lo siguiente: 3 min. -Que el documento se refiera a los procedimientos inherentes a la declaratoria de impedimento, recursos de inconformidad y recursos de reclamación de responsabilidad patrimonial. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad -Que esté dirigido a la Dirección General de Legalidad, o bien, a alguno de los funcionarios de la Dirección de Recursos de Inconformidad y Dirección de Recursos de Reclamación de Daño Patrimonial. Tiempo ¿VA DIRIGIDO? NO 3 Devuelve documentos e indica motivos al promovente. 1 min. SI 4 Sella de recibido (reloj fechador), tanto en el original como en el acuse, firma y asigna folio consecutivo; cuenta el número de hojas, en su caso, los anexos, y los anota en la parte superior derecha, indicando si son originales, copias simples o copias certificadas; ejemplo: 1 hoja original, 3 carpetas en copia simple; entrega al promovente el respectivo acuse. 5 min 5 Captura en el Sistema Gestor de Correspondencia de la Dirección General de Legalidad (SGC), verifica que el folio que genera automáticamente el SGC coincida con el asignado en la ventanilla y procede a capturar los siguientes datos: -Número y fecha del documento. -Fecha y hora de recibido. -Iniciales del capturista. -Nombre y cargo del remitente. -Nombre y cargo del destinatario. -Breve resumen del asunto del documento. -Número de hojas y anexos que lo integran. 5 min. 6 Imprime del SGC el Volante de control de correspondencia en dos tantos. Anexa este Volante y verifica que los datos de los documentos recibidos coincidan con los del volante. 5 min. 7 Recibe documentos, sella y firma de recibido en un tanto del volante. 5 min. 8 9 Imprime relación de los volantes recibidos. Procede a distribuirla en las áreas correspondientes, primero originales y después las copias de conocimiento. 5 min. 10 min. Áreas destinatarias 10 Recibe el original, y en su caso las copias de conocimiento, y acusa en la relación de volantes de correspondencia que conservará la Dirección General de Legalidad. 3 min. Oficialía de Partes 11 Verifica al final del día que se cuente con todos los volantes de acuse, en base al folio inicial y final. 10 min. 12 Archiva los volantes y relaciones conforme al folio consecutivo. 10 min. Oficina del Titular de la Dirección General de Legalidad FIN DEL PROCEDIMIENTO 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 87 88 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 5.- RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA DE LA DJC. OBJETIVO Brindar los servicios de recepción y despacho de la correspondencia externa de la Dirección de Juicios Contenciosos a través de su Oficialía de Partes (OPDJC). POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. La OPDJC es la instancia responsable de la recepción de la documentación externa dirigida a la Dirección de Juicios Contenciosos, y se encuentra ubicada en Av. Juárez 92, Mezzanine II, Col. Centro, C.P. 06040, Del. Cuauhtémoc. 2. El horario de recepción en la OPDJC es en días hábiles de 9:00 a 15:00 hrs. 3. La documentación que se reciba por la OPDJC se entregará a la Dirección mencionada en los siguientes horarios: Horario de recepción: Horario de entrega: 9:00 a 11:00 hrs. Mismo día antes de las 11:30 hrs. 11:01 a 13:00 hrs. Mismo día antes de las 13:30 hrs. 13:01 a 15:00 hrs. Mismo día antes de las 15:15 hrs. 4. La documentación se recibirá en atención al cargo o área destinataria, independientemente de que sea correcto o no el nombre de la persona a la que va dirigida. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Promovente 1 Presenta en la ventanilla de recepción los documentos a entregar. 3 min. Oficialía de Partes 2 Recibe los documentos y verifica lo siguiente: -Que el documento se refiera a los a Juicios de Nulidad, Amparo, así como otros procedimientos inherentes a la DJC. -Que esté dirigido a las diversas autoridades con las que cuenta la DJC. 3 min. ¿VA DIRIGIDO? NO 3 Devuelve documentos e indica motivos al promovente. 1 min. SI 4 Sella de recibido (reloj fechador), tanto en el original como en el acuse, firma y asigna folio consecutivo, los anexos, y los anota en la parte inferior derecha; ejemplo: 130 legajos; entrega al promovente el respectivo acuse. 5 min. 5 Captura en el Sistema Gestor de Correspondencia de la Dirección de Juicios Contenciosos (SGC), verifica que el folio que genera automáticamente el SGC coincida con el asignado en la ventanilla y procede a capturar los siguientes datos: -Número y fecha del documento. -Fecha y hora de recibido. -Número de Juicios. -Juzgado o Tribunal remitente. -Nombre del destinatario. -Brevemente se menciona el asunto del documento. 5 min. 6 Imprime del SGC en dos tantos la relación de correspondencia a entregar. 5 min. 7 Procede a entregar la correspondencia en la oficina del Titular de la Dirección de Juicios Contenciosos. 10 min. 29 de Marzo de 2011 Unidad Administrativa GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 89 No. Descripción de la Actividad Tiempo Dirección de Juicios Contenciosos 8 Recibe la documentación, sella y firma de recibido en la relación correspondiente. 5 min. Oficialía de Partes 9 Verifica al final del día que se haya entregado toda la correspondencia recibida. 10 min. 10 Archiva las relaciones conforme al folio consecutivo. 10 min. FIN DEL PROCEDIMIENTO 90 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 6.- RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA UCC. OBJETIVO Brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia que ingresa a través de la Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes) para las diversas áreas de la Contraloría General ubicadas en el edificio sede (Av. Juárez 92, Col. Centro). POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. La Unidad Central de Correspondencia (UCC), es la instancia responsable de la recepción de la documentación externa dirigida a las áreas de la Contraloría General que se encuentran ubicadas en su edificio sede (Av. Juárez 92, Col. Centro, C.P. 06040, Del. Cuauhtémoc). 2. El horario de recepción en la UCC es en días hábiles de 9:00 a 18:00 hrs. 3. La documentación externa que se reciba por la UCC se entregará a las áreas en los siguientes horarios: Horario de recepción: Horario de entrega: 9:00 a 13:00 hrs. Mismo día antes de las 15:00 hrs. 13:01 a 18:00 hrs. Mismo día a partir de las 15:00 y antes de las 20:00 hrs. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 91 4. El horario de entrega de las copias de conocimiento dirigidas al Titular de la Contraloría General se realizará conforme al siguiente horario: Horario de recepción Horario de entrega 9:00 a 10:00 hrs. Mismo día antes de las 11:00 hrs. 10:01 a 14:00 hrs. Mismo día antes de las 15:00 hrs. 14:01 a 18:00 hrs. Mismo día antes de las 20:00 hrs. 5. La documentación se recibirá en atención al cargo o área destinataria, independientemente de que sea correcto o no el nombre de la persona a la que va dirigido. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Promovente 1 5 min. Unidad Central de Correspondencia 2 Presenta en la ventanilla de recepción los documentos a entregar. Recibe los documentos y verifica lo siguiente: -Que el documento esté dirigido a alguno de los funcionarios o áreas de la Contraloría General que se encuentran en las oficinas del edificio sede (Av. Juárez 92, Col. Centro). -Que el documento sea original y tenga la firma autógrafa del emisor. Si es copia de conocimiento, que sea legible. -Que los anexos (discos compactos, carpetas, copias) sean los que indica el documento original. 5 min. ¿PROCEDE? NO Promovente 3 Devuelve el documento al promovente indicando el motivo. 4 Recibe el documento para su corrección o complementación. Solventa observaciones y recurre al paso 1. 5 min. Variable SI Unidad Central de Correspondencia 5 Sella de recibido (reloj chocador), firma y asigna folio consecutivo registrándolo tanto en el original como en el acuse; cuenta el número de hojas y, en su caso, los anexos, y los anota en la parte superior derecha, ej: 1 hoja, 3 carpetas; entrega al promovente el respectivo acuse. 2 min. 6 Registra en el libro de control de folios el remitente y las iniciales del área destinataria, verificando que sea el mismo número que el asignado en la ventanilla. 10 min. 7 Captura en el Sistema Automatizado de Correspondencia de la Contraloría General (SAC), verifica que el folio que genera automáticamente el SAC coincida con el asignado en la ventanilla y procede a capturar los siguientes datos: -Número y fecha del documento. -Fecha y hora de recibido. -Iniciales del capturista. -Nombre y cargo del remitente. -Nombre y cargo del destinatario. -Breve resumen del asunto del documento. -Número de copias de conocimiento que contenga. -Número de hojas y anexos que lo integran. 15 min. 8 Imprime del SAC el Volante de control de correspondencia en dos tantos. Anexa este Volante y verifica que los datos de los documentos recibidos coincidan con los del volante. 5 min. 9 Verifica si el documento va dirigido al Titular de la Contraloría General. 5 min. 92 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 ¿VA DIRIGIDO? NO Unidad Administrativa No. 10 Descripción de la Actividad Tiempo Pasa a la actividad 15. SI 11 Imprime una relación, anotando el número de folio, número de hojas y anexos. 15 min. 12 En caso de copias de conocimiento, se imprime un volante adicional por cada copia. 15 min. Oficina del Titular de la Contraloría General 13 Recibe documentos, revisa y firma de recibido en la relación. 10 min. Unidad Central de Correspondencia 14 Recibe la relación y descarga los datos de recepción en el libro de control de folios. Se archiva la relación. Pasa a la actividad 18. 20 min. 15 Procede a distribuirla en las áreas correspondientes, primero originales y después las copias de conocimiento. 2 horas Áreas destinatarias 16 Recibe el original, y en su caso las copias de conocimiento, revisa y acusa de recibido en el documento original y en el volante de correspondencia que conservará la UCC. 10 min. Unidad Central de Correspondencia 17 Recibe el volante con los datos de recibido y descarga dichos datos en el libro de control de folios. 30 min. 18 Verifica al final del día que se cuente con todos los volantes de acuse, en base al folio inicial y final. A partir de las 18 hrs 19 Archiva los volantes y relaciones conforme al folio consecutivo. 30 min. FIN DEL PROCEDIMIENTO 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 93 94 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 7.- DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA UCC. OBJETIVO Brindar los servicios centralizados para el despacho oportuno, completo y seguro de la correspondencia de salida, generada por las diversas áreas de la Contraloría General para ser entregada a los diferentes entes públicos y/o privados, a través de la Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes). 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 95 POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. La Unidad Central de Correspondencia (UCC), es la instancia responsable de captar la correspondencia generada por las áreas de la Contraloría General para entregar a los diferentes entes públicos o privados. 2. El horario de la UCC es en días hábiles de 9:00 a 18:00 hrs. 3. La correspondencia de salida que se envíe por la UCC se realizará conforme a los siguientes horarios y rutas establecidas: Ruta 1. Zona Centro Oficinas ubicadas en la zona centro del D.F. Horario de recepción 9:00 a 9:45 hrs 9:46 a 18:00 hrs Fecha y horario de entrega Mismo día antes de las 15:00 hrs. Siguiente día hábil antes de las 15:00 hrs. 2. Zona Sur Oriente Delegaciones: Benito Juárez, Coyoacán, Iztacalco, Iztapalapa y Venustiano Carranza 9:00 a 9:30 hrs. 9:31 a 18:00 hrs. Mismo día antes de las 18:00 hrs. Siguiente día hábil antes de las 18:00 hrs. 3. Zona Norte Delegaciones: Azcapotzalco, Cuajimalpa, Cuauhtémoc, Miguel Hidalgo, Gustavo A. Madero 9:00 a 9:30 hrs. 9:31 a 18:00 hrs. Mismo día antes de las 18:00 hrs. Siguiente día hábil antes de las 15:00 hrs. 4. Zona Sur Poniente Delegaciones: Milpa Alta, Tláhuac, Tlalpan, Xochimilco, Álvaro Obregón y Magdalena Contreras 9:00 a 9:30 hrs. 9:31 a 18:00 hrs. Mismo día antes de las 15:00 hrs. Siguiente día hábil antes de las 18:00 hrs. 4. Para el despacho de la documentación fuera del Distrito Federal, se asignará una ruta especial (para el área metropolitana), o bien, se enviará a través de Correos de México utilizando el Servicio de Registro con Acuse de Recibo (área metropolitana e interior de la República Mexicana). 5. En todos los traslados, los mensajeros siempre llevarán la documentación resguardada en fólderes o carpetas de cartoncillo, plástico u otros materiales, a fin de evitar daños en los documentos por exposición al sol, viento, lluvia u otras condiciones climatológicas y de traslado; por lo cual, nunca se trasladarán los documentos sin la protección debida. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Área solicitante 1 Entrega en ventanilla los documentos a enviar. 5 min. Unidad Central de Correspondencia 2 Recibe los documentos y verifica lo siguiente: -Que entreguen original y acuse; en su caso, las copias de conocimiento debidamente marcadas. -Que el documento indique nombre y cargo a quien va dirigido, así como el domicilio completo (calle, número exterior e interior, colonia, teléfono y extensión, además de aquellos datos que permitan ubicar el domicilio, de manera especial si se trata de entes públicos o privados no pertenecientes al Gobierno del Distrito Federal). -Que los anexos (discos compactos, carpetas, copias) sean los que indica el documento original. 30 min. ¿CUMPLE? 3 Área solicitante 4 NO Devuelve el documento al Área solicitante indicando el motivo. Recibe el documento para su corrección o complementación. Solventa observaciones y recurre al paso 1. SI 5 min. Variable 96 Unidad Central de Correspondencia GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 5 Sella el documento con fecha y hora de recibido, asigna folio consecutivo, cuenta fojas y anexos, si los hay. 10 min. 6 Registra en el libro de control de folios de salida, anotando el nombre del área emisora y el responsable del trámite. 10 min. 7 Elabora una relación de documentos por ruta de entrega, indicando número de folio y destinatario; entrega al mensajero responsable de la ruta la documentación completa (originales, acuses, copias de conocimiento o anexos) para su trámite. 15 min. Mensajero 8 Recibe la documentación y las relaciones, las coteja, realiza la Variable según la ruta asignada y presenta, en cada caso, la documentación al zona de ruta destinatario. Destinatario 9 Recibe la documentación, sella de recibido y entrega acuse al mensajero 15 min. Mensajero 10 Recibe el acuse y verifica que los datos de recibido sean los correctos (Área receptora, fecha, hora y firma de quien recibe). 5 min. 11 Entrega en la UCC los acuses con los datos de recibido. En el caso que hubiera documentos no entregados, se explicará el motivo. 15 min. 12 Recibe los acuses, verifica los datos de recibido y los descarga en la respectiva relación de control. 30 min. 13 En el caso de oficios no entregados, se indicarán los motivos registrándolos en la columna Observaciones de la relación de control, y remitirá los documentos al área solicitante indicando el motivo por el cual no se entregaron. 15 min. Área solicitante 14 Recibe acuse original, y registra los datos de recibido en la relación expresa. 15 min. Unidad Central de Correspondencia 15 Archiva la relación de entrega de acuses. 15 min. Unidad Central de Correspondencia FIN DEL PROCEDIMIENTO 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 97 98 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 8.- REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA UDT. OBJETIVO Brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de gestión en cada unidad administrativa que integra la Contraloría General del Distrito Federal a través de la Unidad de Documentación en Trámite a fin de eficientar el registro y seguimiento de la correspondencia que se recibe y se envía. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. La Unidad de Documentación en Trámite es uno de los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos y se integra conforme a la estructura orgánica de la Contraloría General (Art. 18 fracción II, inciso a) y 22 fracción II de la LADF). 2. La Unidad de Documentación en Trámite recibirá, registrará y controlará la correspondencia tanto de entrada como de salida en su respectiva área. 3. Cada Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor Interno, determinará hasta qué nivel de la estructura interna de su área se llevará el registro y control de correspondencia. Una vez determinados, éstos darán cumplimiento a las políticas y procedimientos aquí establecidos. 4. Las áreas que podrán integrarse en una Unidad de Documentación en Trámite son: a. Oficinas (Oficina Particular del Titular de la Contraloría General, Oficina de Información Pública) b. Oficina del Titular de cada Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna. c. Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental o sus equivalentes. 5. Las unidades administrativas ubicadas en el edificio sede utilizarán el Sistema de Automatizado de Correspondencia de la Contraloría General (SAC) ya establecido. 6. Las Contralorías Internas podrán automatizar su gestión de correspondencia desarrollando su propio sistema en conformidad con estas políticas, o bien, utilizar el sistema que opere el ente público donde se encuentran o, en caso de carecer de sistema, podrá solicitar su integración al SAC mediante oficio dirigido a la Dirección General de Administración indicando las áreas que comprenderá su Unidad de Documentación en Trámite, según lo establecido en la política 4 inciso C, para asignar los usuarios y contraseñas correspondientes. 7. La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un mismo asunto se integrará en su respectivo expediente y no se clasificará ni ubicará en otro lugar distinto. En lo que respecta a la correspondencia de entrada, se observará: 8. Para facilitar y eficientar la operación del SAC, se podrán utilizar formatos impresos, electrónicos o libretas para el registro de correspondencia de entrada. 9. En caso de utilizar el formato impreso, éste podrá ser el que genera el SAC o también se podrá utilizar el UDT-CE-1, integrándose en un fólder o engargolado y en la portada se colocará un marbete con los siguientes datos: a. Contraloría General del Distrito Federal (invariable) b. Unidad Administrativa: Oficina, Dirección General, Coordinación General, Contraloría Interna. c. Área: Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes. d. Correspondencia de entrada (invariable) e. Año (ejercicio vigente). 10. Este formato podrá utilizarse también como documento electrónico, para lo cual se recomienda guardar el archivo con un nombre que contenga la leyenda C_ENTRADA, las iniciales del área y el año; ejemplo: C_ENTRADA_DGA_2009 11. En caso de utilizar libreta, se integrarán los mismos campos establecidos en el formato UDT-CE-1. De igual manera, en la portada de la libreta se colocará el marbete que se menciona en la política 10. 12. Las Áreas o Contralorías Internas que utilizan un sistema propio o del ente donde se encuentran, podrán generar los formatos impresos, electrónicos o libreta para la correspondencia de entrada de acuerdo a los rubros que utilicen en dicho sistema. 13. Al momento de recibir la correspondencia de entrada, se verificarán los datos del emisor así como el asunto para ver si procede o no la recepción. Si procede, entonces se registrará en el documento original y acuse los siguientes datos: a. Unidad Administrativa 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 99 b. Área c. Día d. Hora e. Número de hojas y, en su caso, anexos. f. Nombre y firma de quien recibe. 14. Si se utiliza sello, entonces se registrarán de manera autógrafa los datos faltantes de los mencionados en la política 13. 15. Se utilizará tinta indeleble oscura (negro, azul, rojo, verde) para los sellos y bolígrafos; no se utilizarán colores pasteles ni tintas de aceite. Tanto los sellos como los datos autógrafos deberán ser claros e inequívocos. 16. El volante de correspondencia es un documento auxiliar en el registro y seguimiento de la correspondencia de entrada, por lo cual en él no se sellarán ni se registrarán los datos de recepción, éstos deberán ir en el documento original y acuse conforme a las políticas 13, 14 y 15. 17. Las instrucciones para el turno y seguimiento de los asuntos no se anotarán en el oficio o documento original, sino en el volante de correspondencia. 18. El volante de correspondencia no se archivará en el expediente original, al menos que se hayan registrado en él los sellos y datos que se indican en las políticas 13, 14 y 15, y el documento original carezca de ellos. La eliminación del volante de correspondencia deberá realizarse conforme a la política 7 del Catálogo de Disposición Documental; en el caso de tener sellos y datos autógrafos de recepción podrá darse de baja según la serie 21. Control de gestión, subserie 1. Control de correspondencia. En lo que respecta a la correspondencia de salida, se observará: 19. El número de oficio se integrará conforme al Catálogo de Referencias de Correspondencia de Salida. 20. Para facilitar y eficientar la operación del SAC, se podrán utilizar formatos impresos, electrónicos o libretas para el registro de correspondencia de salida. 21. En caso de utilizar el formato impreso, éste será el UDT-CS-2, el cual se integrará en un fólder o engargolado y se colocará un marbete con los siguientes datos: a. Contraloría General del Distrito Federal (invariable) b. Unidad Administrativa: Oficina, Dirección General, Coordinación General, Contraloría Interna c. Área: Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes. d. Correspondencia de salida (invariable) e. Año. 22. Este formato podrá utilizarse como documento electrónico, para lo cual se recomienda guardar el archivo con un nombre que contenga la leyenda C_SALIDA, las iniciales del Área y el año; ejemplo: C_SALIDA_DGA_2009. 23. En caso de utilizar libreta, se integrarán los mismos campos establecidos en el formato UDT-CS-2 y se podrá utilizar el marbete mencionado en la política 21. 24. Las Contralorías Internas que usen el sistema de correspondencia del ente público donde están, podrán generar los formatos impresos, electrónicos o libreta para la correspondencia de salida de acuerdo a los rubros que utilicen en dicho sistema. 25. Los membretes de los oficios deberán observar lo dispuesto en el Manual de Identidad Gráfica del Distrito Federal, en lo referente a la Papelería Institucional. En cuanto al marcado de copias de conocimiento y envío de anexos: 26. Se limitará al mínimo necesario el marcado de copias de conocimiento en oficios, memorandos, notas informativas u otros documentos en formato impreso, así como el envío de anexos. 27. En el marcado de copia de conocimiento se podrá añadir la leyenda: Por vía electrónica; por ejemplo: C.c.p. Lic. José Pérez, Director C.- Por vía electrónica. 28. Una vez que fue entregado el oficio o documento impreso al destinatario principal, se digitalizará el acuse para enviarlo por correo electrónico, para lo cual el número de oficio servirá de título; las diagonales podrán ser sustituidas por espacio en blanco o guión bajo: CG DGA OM, CG_DGA_OM. 100 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 29. Al momento de enviar el correo electrónico, como “Asunto” se anotará la leyenda: “Copia de conocimiento del…”, seguido del número de oficio o documento; ejemplo: Copia de conocimiento del oficio número CG_DGA_OM_001_09. Y en el cuerpo del mensaje se anotarán los siguientes datos: a. Fecha de envío. b. Leyenda: “A fin de cumplir con las medidas de disciplina presupuestaria y gasto eficiente, minimizar el impacto negativo al medio ambiente por el uso inmoderado de papel y promover el uso intensivo de los medios electrónicos, las copias de conocimiento de este asunto son remitidas vía electrónica”. c. Número de oficio, número de circular, atenta nota, memorando o el documento que corresponda. d. Dirigido a: (Destinatario del oficio o documento). e. Asunto: (Breve descripción del asunto que trata el oficio o documento). f. Fecha de recibido tal como se asienta en el acuse del documento original. g. Leyenda: “Favor de acusar de recibido”. 30. Si el destinatario del correo electrónico se encuentra en el edificio sede, se podrá solicitar acuse de recibo en el documento original previa verificación de que recibió el correo electrónico de conocimiento. 31. Si no es posible digitalizar el documento, entonces se enviará el documento electrónico en cualquier formato del cual se obtuvo la impresión del original; para ello se preferirá el uso de los programas y sus versiones más comunes (PDF, JPG, Office 2003…). 32. Para el envío de anexos que acompañen un documento impreso (oficio, nota, circular…) se recomienda incluir en el cuerpo del documento la indicación que los anexos se enviarán por correo electrónico. Ej.: “Los anexos correspondientes se enviarán por correo electrónico el mismo día de la emisión del presente; agradeceré confirmar por ese medio la recepción de los mismos o telefónicamente con (servidor público, teléfono y extensión)”. De igual manera, el área emisora podrá contactar telefónicamente al destinatario a fin de confirmar la recepción de los anexos. 33. Cuando sea posible, se podrá llevar un registro de la confirmación de la recepción de las copias de conocimiento y/o anexos que se enviaron por correo electrónico; para dicho registro se podrá utilizar el formato UDT-RCA-3, el cual deberá imprimirse por ambas caras o utilizar hojas de reuso, y se podrá integrar en un fólder con el marbete correspondiente. *El presente procedimiento no tiene actividades específicas, dada la multiplicidad de excepciones que derivan de estas políticas. FIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 9.- CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL. OBJETIVO Asegurar que los espacios dedicados a archivos (depósitos) en la Contraloría General y en las Contralorías Internas sean lugares seguros, limpios y con las adecuadas medidas de protección civil para favorecer la conservación y preservación documental, así como salvaguardar la salud e integridad física de los servidores públicos adscritos a ésas Áreas. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. Para el cumplimiento del objetivo de este procedimiento, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración atenderán a los lineamientos, planes y programas que las áreas de Administración hayan implementado en cada inmueble. 2. En el mes de noviembre de cada ejercicio, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración, enviarán mediante oficio a la Dirección General de Administración, las actividades más relevantes realizadas en cuanto a seguridad, limpieza e higiene, y protección civil durante ese ejercicio vigente. 3. En caso de no existir lineamientos, planes o programas, o en el caso que no contemplen las siguientes medidas, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración solicitarán a las instancias correspondientes tomar medidas al respecto conforme a lo que se establece a continuación. 4. En cuanto a la seguridad, se deberá observar: 4.1. Los edificios donde se ubican los archivos deberán contar con estrictas medidas de acceso controlado y vigilancia permanente por parte de personal de vigilancia. 4.2. Los depósitos de archivo deberán contar con acceso restringido y resguardo bajo llave, impidiendo el acceso y circulación a personas no autorizadas en las áreas de depósito y trabajo. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 101 4.3. Dentro de los depósitos no podrá haber puestos de trabajo fijos. 4.4. Cubrir y/o reparar instalaciones hidráulicas, sanitarias y eléctricas expuestas o dañadas. 4.5. Los anaqueles, archiveros, libreros o cualquier otro mueble que se ocupe para colocar los archivos deberán ser sólidos e inocuos, para ello se deberán realizar actividades de supervisión periódica, así como de mantenimiento correctivo y preventivo. 4.6. Bajo ninguna circunstancia y en ningún momento se colocarán expedientes originales sobre el piso o en muebles a nivel de piso; deberán siempre estar en muebles cuyo primer nivel esté por lo menos a una distancia de 10 cm con respecto del piso. 4.7. Los documentos nunca estarán expuestos a la intemperie o a la luz solar directa. 4.8. En los depósitos como en los puestos de trabajo estará estrictamente prohibido fumar. 5. En cuanto a limpieza e higiene, se deberá observar: 5.1. En los depósitos se deberán realizar las actividades cotidianas de limpieza y periódicamente de limpieza profunda. 5.2. Se deberán realizar fumigaciones periódicas de desinsectación y otras medidas adecuadas para el control de fauna nociva. 5.3. Las instalaciones deberán recibir el mantenimiento preventivo y correctivo adecuado. 5.4. Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración supervisarán constantemente las instalaciones, así como el estado de las cajas donde se encuentren archivados los documentos para proceder, si es necesario, a la sustitución de cajas rotas o en mal estado, atendiendo las indicaciones de estiba de cada caja según la resistencia del material de fabricación. 5.5. Se deberán mantener las condiciones ambientales más propicias para la conservación de documentos en cuanto al control de temperatura y humedad relativa (para el papel: temperatura mínima 15º y máxima 20º, humedad relativa mínima 45% y máxima 60%). De no contar con sistemas artificiales, se deberá ventilar de manera natural los depósitos para dar una estabilidad climática al papel. 5.6. Los corredores entre anaqueles deberán tener una distancia mínima de 90 cm a fin de facilitar las actividades de archivo y la correcta ventilación del depósito. 5.7. El personal de archivo, dependiendo de las actividades a realizar, contará con los utensilios propios para garantizar su seguridad y salud: cubrebocas, guantes de látex, cofias, batas, fajas, entre otros. 6. En cuanto a protección civil, se deberá observar: 6.1. La atención de emergencias y evacuaciones del inmueble deberán atenderse según el Plan de Protección Civil de cada área. 6.2. Contar con la señalización clara y suficiente indicando ruta de evacuación, puntos de reunión, ubicación de extintores. 6.3. Contar con las salidas de emergencia y evacuación que cumplan las normativas de seguridad locales. 6.4. En la medida de lo posible, se tratará de colocar sistemas de detección y extinción de incendios. 6.5. Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración se asegurarán que el personal a su cargo conozca las medidas contenidas en los planes y programas de protección civil que se implementen en su Área, al igual que la activación manual de sistemas de alerta, así como el uso de extinguidores. 6.6. Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración favorecerán la participación de su personal en cursos y eventos sobre primeros auxilios, protección civil y otros más enfocados a esta temática. 7. En caso de daño accidental de los documentos se levantarán las constancias de hechos indicando los eventos ocurridos, así como las medidas de recuperación realizadas. Se informará a los superiores jerárquicos de lo anterior y éstos determinarán las acciones a seguir. *El presente procedimiento no tiene actividades específicas, dada la multiplicidad de excepciones que derivan de estas políticas. FIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 10.- BAJA DOCUMENTAL O DEPURACIÓN. 102 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 OBJETIVO Llevar a cabo la eliminación razonada y sistemática de la documentación que ha perdido sus valores primarios al concluir sus vigencias correspondientes, y que no posee valores secundarios o históricos: evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con las vigencias y destino final establecidas para cada Serie en el Catálogo de Disposición Documental de la Contraloría General del Distrito Federal. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. La baja documental se llevará a cabo en el segundo semestre de cada ejercicio vigente. 2. Entre el 1º y el 15 de abril de cada ejercicio, la Dirección General de Administración, enviará mediante oficio el listado de las series y los años de los cuales podrá solicitarse la baja definitiva. 3. El Área Responsable enviará mediante oficio, antes del 31 de mayo del mismo ejercicio, la Solicitud de baja documental definitiva; las solicitudes que se reciban después de esta fecha no se tomarán en cuenta. 4. Los inventarios que acompañan a la Solicitud de baja documental definitiva para su revisión se enviarán al correo electrónico [email protected]. Una vez que la Dirección General de Administración dé el visto bueno, se entregarán en dos tantos impresos y en electrónico. 5. Los Responsables de Oficina, Directores Generales, Coordinadores Generales y Contralores Internos serán los únicos facultados para emitir el oficio y solicitud de baja documental definitiva; o en su ausencia, los que tengan facultades para suplirlos. 6. Toda documentación que se determine para baja documental deberá estar precedida por una exhaustiva y correcta valoración documental por parte de los Responsables de Archivo de Trámite, considerando tanto las vigencias asignadas en el Catálogo de Disposición Documental así como su utilidad en el área. 7. El Dictamen de Inexistencia de Valores Primarios lo emitirá de manera conjunta la Dirección General de Administración, a través del Archivo de Concentración, y el Área solicitante, previa revisión de la documentación; de ambas Áreas asistirán por lo menos dos servidores públicos para la revisión de la documentación y elaboración de dicho Dictamen. 8. El Área Responsable dispondrá del personal necesario para que, junto con el Archivo de Concentración, realicen diversas actividades conjuntas como el traslado de documentación, la reubicación de expedientes, así como la trituración, entre otros. 9. El Área Responsable y la Dirección General de Administración conservarán cada una un expediente de cada baja documental con los siguientes documentos: Solicitud de baja, Inventarios, Dictamen de inexistencia de valores primarios, Acta de eliminación, y aquella relativa a la disposición final del producto (trituración o reciclaje). 10. Los formatos estandarizados en este procedimiento son: Oficio de solicitud de baja definitiva, Solicitud de baja definitiva, Inventario de baja documental y Dictamen de inexistencia de valores primarios. Unidad Administrativa Dirección General de Administración No. 1 Descripción de la Actividad Envía oficio entre el 1º. y el 15 de abril indicando las series documentales y los años de las cuales se podrá solicitar la baja documental. Tiempo 1º al 15 de abril Área Responsable 2 Recibe oficio, prepara respuesta y la envía antes del 31 de mayo Límite 31 de a la Dirección General de Administración junto con la Solicitud mayo de baja documental definitiva y los inventarios en formato electrónico. Dirección General de Administración 3 Recibe la Solicitud de baja documental definitiva y los Límite 31 de inventarios y los revisa para dar visto bueno. mayo ¿DA VISTO BUENO? 4 NO Elabora observaciones y las envía mediante oficio al Área Responsable. 10 días 29 de Marzo de 2011 Área Responsable Unidad Administrativa GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 103 5 Recibe el oficio con las observaciones y procede a sustentarlas. Recurre al paso 2. 5 días No. Descripción de la Actividad Tiempo 6 Envía oficio al Área Responsable y al Archivo de Concentración para que procedan a la baja documental. 10 días 7 Revisada la documentación, emite el Dictamen de Inexistencia de Valores Primarios. Si existen observaciones, las comunicará al Área Responsable para que las sustente a la brevedad. Variable 8 Presenta al COTECIADCTGL la Solicitud de Baja Definitiva y el Dictamen de Inexistencia de Valores Primarios para que apruebe el destino final. Variable SI Dirección General de Administración ¿APRUEBA DESTINO FINAL? NO COTECIADCTGL 9 Emite observaciones y las envía al Área Responsable a través de la Dirección General de Administración. Área Responsable 10 Recibe observaciones y las sustenta. Recurre al paso 2. Variable 10 días SI COTECIADCTGL 11 Emite aprobación del destino final y la envía al Área Responsable a través de la Dirección General de Administración. Variable Dirección General de Administración 12 Pondrá a disposición de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del G.D.F. el producto de la trituración, notificando al Área Responsable y al COTECIADCTGL de las actividades realizadas. Variable FIN DEL PROCEDIMIENTO 104 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 105 VIII. ABREVIATURAS Y GLOSARIO 1. ABREVIATURAS APDF: Administración Pública del Distrito Federal. CTGL: Contraloría General del Distrito Federal. COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. COTECIADCTGL: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Contraloría General del Distrito Federal. CGRMSG: Coordinación de Recursos Materiales y Servicios Generales DGA: Dirección General de Administración en la Contraloría General. DGL: Dirección General de Legalidad DJC: Dirección de Juicios Contenciosos en la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Responsabilidades INFO-DF: Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. LADF: Ley de Archivos del Distrito Federal. MEDOA: Manual Específico de Operación Archivística. OPDGL: Oficialía de Partes de la Dirección General de Legalidad OPDJC: Oficialía de Partes de la Dirección de Juicios Contenciosos. SAA: Sistema de Archivo Automatizado. SAC: Sistema Automatizado de Correspondencia. SGC: Sistema de Gestión de Correspondencia de la Dirección de Juicios Contenciosos. UCA: Unidad Coordinadora de Archivos. UCC: Unidad Central de Correspondencia. UDT: Unidad de Documentación en Trámite. 2. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS ACTA: Documento formal en el que queda constancia de acuerdos y decisiones tomadas en una reunión oficial. ACUERDO: Resolución formal y obligatoria, que expresa las decisiones y acciones que se aprueban para la solución o tratamiento de los asuntos. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (Gestión de Documentos): Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. ÁREA RESPONSABLE: Se entienden las Oficinas, Direcciones Generales, Coordinaciones Generales y Contralorías Internas adscritas a la Contraloría General del Distrito Federal ARCHIVO: Conjunto orgánico y organizado de información. Conjunto de documentos, cualesquiera que sean sus fechas, sus formas o sus soportes materiales, producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas, de derecho público o privado, en el desempeño de sus actividades. Espacio físico en el que se depositan los archivos documentales de una institución. Unidad debidamente conformada dentro de la institución para la administración documental. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Acervo documental establecido para administrar los documentos transferidos por el Archivo de Trámite que ya no estén activos para sus fines; pero por el contenido de su información, sean susceptibles de ser consultados, por lo que deban conservarse en los términos de las leyes. ARCHIVO HISTÓRICO: Acervo documental constituido para la preservación permanente de todos aquellos documentos cuyo contenido sea de gran trascendencia para la memoria de la sociedad o institución y que conforme a otras leyes su conservación no corresponda a otros organismos. ARCHIVO DE TRÁMITE: Acervo documental establecido en las áreas para administrar los documentos generados por la tramitación cotidiana, respecto a asuntos relacionados con el desempeño de sus funciones. ASUNTO: Planteamiento de un tema relacionado con las atribuciones que corresponden a cada una de las Unidades Administrativas de la Contraloría General. BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales y/o fiscales, y que no contenga valores históricos. 106 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 CALENDARIO DE CADUCIDADES: Registro de las fechas de conclusión de la guarda precautoria los expedientes transferidos por los Archivos de Trámite al Archivo de Concentración, con el fin de detectar oportunamente la documentación susceptible de baja o transferencia secundaria. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CATÁLOGO DE VIGENCIAS): Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental y el destino final de los documentos. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: El acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es pública, reservada o confidencial. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de la Contraloría General. CUSTODIA: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos. DEPURACIÓN: Se entiende como el procedimiento final de los documentos que serán conservados de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia deben ser eliminados. DESTINO FINAL: Selección en los archivos de Trámite o Concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de transferirlos a un archivo histórico o darlos de baja. DOCUMENTO: Es todo registro material de información con independencia del soporte o medio en que se encuentre y de los fines para los que haya sido producido. DOCUMENTO DE ARCHIVO (Unidad de documentación simple): Es toda información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos. DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento generado o rescatado por la Contraloría General del Distrito Federal que da constancia de un hecho o acto y que, por su contenido e información, sirve como testimonio para el acervo y la memoria cultural de la Institución. DOCUMENTO ORIGINAL: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente con firmas autógrafas, sellos de recibido o sean copias certificadas que reciban las Unidades Administrativas de la Contraloría General. EXPEDIENTE (Unidad de documentación compuesta): Se constituye a partir de la asociación de diversos documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestión. FECHAS EXTREMAS: El periodo durante el cual la documentación incluida en el inventario correspondiente ha sido reunida por su productor; registro de las fechas de inicio o apertura del expediente y fin o conclusión del mismo, especificando día, mes y año. FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la Contraloría General del Distrito Federal, con cuyo nombre se identifica. GUARDA PRECAUCIONAL (Guarda precautoria): Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva. GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un organismo, que indica sus características conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales. INFORMACIÓN DE ACCESO RESTRINGIDO: Son los documentos que bajo las figuras de reservada o confidencial, contienen información que no puede hacerse pública, como la tutela de datos personales, y que tienen un periodo máximo de reserva de doce años. INVENTARIO: Instrumento de control archivístico que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permite su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA: Documento formal de observancia obligatoria que establece la aplicación de los procesos archivísticos, a través de los procedimientos correspondientes en las diversas unidades operativas del Sistema Institucional de Archivo de la Contraloría General del Distrito Federal. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 107 PAPEL DE TRABAJO: Información impresa que se genera y conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas administrativas. No es documento de archivo. PERÍODO DE TRAMITACIÓN: Es el período durante el cual la documentación incluida en el inventario correspondiente ha sido reunida pro su productor; registro de las fechas de la documentación resguardada, especificando los años del primer expediente y del último. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio básico de la archivonomía que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole, recibidos o generados por una dependencia, unidad, área o persona, organismo público o privado determinado, sin mezclarlos con otros. SECCIÓN: Cada una de las divisiones del Fondo; en el caso de la Contraloría General, las Secciones son: Oficinas, Direcciones Generales, Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones Generales y Contralorías Internas. SERIE DOCUMENTAL: Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del desempeño de una misma función o atribución (una función institucional puede dar lugar a la creación de varias Subseries, éstas constituyen categorías subordinadas a la Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribuciones específicas dentro de una función mayor). SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO: Sistema que tiene como objetivo la correcta administración de documentos a lo largo de su ciclo vital, en conformidad con la legislación aplicable a la materia, y se integra con componentes normativos (UCA y COTECIADCTGL) y componentes operativos (Unidad Central de Correspondencia, Unidad de Documentación en Trámite, Unidad de Archivo de Trámite, Unidad del Archivo de Concentración, Unidad de Archivo Histórico). SISTEMA DE ARCHIVO AUTOMATIZADO (SAA): Programa electrónico a través del cual se lleva a cabo el registro de expedientes que se generan en cada Área para facilitar los procesos de apertura y clasificación de expedientes, así como su transferencia o baja documental. SISTEMA AUTOMATIZADO DE CORRESPONDENCIA (SAC): Programa electrónico a través del cual se lleva el registro de la correspondencia tanto de entrada como de salida en la Unidad Central de Correspondencia y Unidad de Documentación en Trámite. SUBSECCIÓN: Cada una de las divisiones de la Sección y se corresponde con las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones y Jefaturas de Unidad Departamental o sus equivalentes. TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es el envío de la documentación organizada al cumplir su tiempo de vigencia en el Archivo de Trámite, continuando con el tiempo de resguardo en el Archivo de Concentración. UBICACIÓN topográfica: Combinación alfanumérica que identifica la localización de todos los espacios físicos (edificios, pisos y contenedores) destinados a la guarda de expedientes. UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA (UCC) también conocida como Oficialía de Partes, Oficina de Control de Gestión, Mesa de Correspondencia y Entrada, dependiente de la Jefatura de Unidad Departamental de Servicios Generales, es la encargada de brindar los servicios centralizados de recepción y distribución de la correspondencia externa en la Contraloría General del D. F. UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS (UCA): Unidad Coordinadora de Archivos. El Responsable de esta Unidad para la Contraloría General es el Coordinador de Recursos Materiales y Servicios Generales UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN EN TRÁMITE (UDT): Unidad de Documentación en Trámite. Unidad encargada de la administración de la correspondencia de entrada y salida en cada área. VALE DE PRÉSTAMO: Boleta para control y seguimiento de la salida y entrada de expedientes del Archivo de Concentración según formato establecido. VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento, serie o sección documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos por una institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas. VALOR FISCAL (O CONTABLE): Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras, y/o de testimonio de obligaciones tributarias. 108 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 VALOR DOCUMENTAL: Condición de los documentos que le confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de Trámite o Concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). VALOR HISTÓRICO: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia. VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicos. También es el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública. VALOR PRIMARIO: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser administrativo, legal o fiscal. Su vigencia es en función de su operatividad; los documentos que están en el Archivo de Trámite son lo que no han perdido el principio de continuidad de consulta, haya o no terminado el trámite. VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene una utilidad histórica y social. VALORACIÓN: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores administrativos, legales o fiscales, de conformidad con la disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 1. OFICIO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 109 1. ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área solicitante. 2. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio correspondiente que cada área asigne. 3. FECHA: Se anotará la fecha que corresponda a la emisión del oficio. 4. NOMBRE: Se anotará el nombre del titular de la Dirección General de Administración en la Contraloría General del Distrito Federal. 5. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal 6. SECCIÓN: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna donde se generó la documentación a transferir. 7. SUBSECCIÓN Se anotará la Dirección de área, Subdirección, Coordinación, JUD o sus equivalentes, donde se generó la documentación a transferir. 8. SERIE: Se anotará la Serie correspondiente de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 9. SUBSERIE: Se anotará la Subserie correspondiente de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 10. EXPEDIENTES. Se anotará el número total de expedientes por cada Serie/Subserie. 11. TOTAL DE EXPEDIENTES: Se anotará el número total de expedientes a transferir. 12. TOTAL DE CAJAS: Se anotará el número total de cajas que integran los expedientes a transferir. 13. NOMBRE, CARGO, TELÉFONO Y EXTENSIÓN: Se anotará el nombre completo, cargo, teléfono y extensión del servidor público con el cual se confirmará la recepción de los inventarios enviados por correo electrónico. 14. CARGO, FIRMA Y NOMBRE: Se anotará cargo, firma autógrafa y nombre del Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor Interno que emite la solicitud de transferencia mediante este oficio. 15. DIRECCIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la dirección oficial del área solicitante. 110 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 2. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. 1. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal. 2. CLAVE: Invariablemente se anotará: MXGDF09/CTGL-15. 3. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que pertenece la unidad productora de la documentación a transferir. 4. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna en la Tabla de Determinantes de Oficina, por ejemplo:MXGDF09/CTGL-15/01-000-00. 5. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, como unidad productora y responsable directa de la documentación a transferir. 6. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, en la Tabla de Determinantes de Oficina, por ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/01-000-01. 7. CAJA: Se anotará el número de caja en el cual se integra físicamente el expediente a transferir. 8. CONSECUTIVO: Es el número convencional que se asigna a cada uno de los expedientes, independientemente del número de tomos, que pertenecen a una misma Serie Documental y se transfieren en el mismo número de remesa. 9. SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre de la Serie o Subserie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos. 10. NOMBRE O TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por normatividad (Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por ejemplo: Solicitudes de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del expediente, por ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09. 11. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que componen el mismo expediente. 12. FOJAS: Se anotará el número total de fojas que componen el mismo expediente. 13. FECHAS EXTREMAS: En “INICIO” se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del primer documento que integra el expediente, o bien, el mes en que inició, por ejemplo: Enero 2009, 01/01/2009. En “Término” se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del último documento que integra el expediente, o bien, el mes en que concluyó, por ejemplo: Diciembre 2009, 21/12/2009. 14. VIGENCIAS: Se asignarán las vigencias en años de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 15. VALOR DOCUMENTAL: Se marcará con una X el Valor documental del expediente: (A) Administrativo, (L) Legal, (F) Fiscal; considerando que un expediente puede tener los tres a la vez. 16. DESTINO FINAL: Se marcará con una X alguno de los conceptos: Baja documental (B) o Valoración histórica (H), de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 17. TOTAL DE CAJAS: Se anotará el número total de cajas en las que se contienen los expedientes a transferir. 18. TOTAL DE EXPEDIENTES: Se anotará el número total de expedientes a transferir. 19. AUTORIZA: Se anotará el nombre, cargo y firma del Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor Interno que autoriza la transferencia. 20. ENTREGA: Se anotará el nombre, cargo y firma del servidor público responsable de la entrega física de los expedientes. 21. RECIBE: Se anotará el nombre, cargo y firma del Responsable del Archivo de Concentración que recibe los expedientes, así como fecha y hora de la entrega. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 111 22. REMESA: La remesa se integra de la siguiente manera: número de envíos realizados en el año y ejercicio vigente de envío, por ejemplo: 01/2009, 02/2009. Su registro se hará conforme a la siguiente ruta en Excel: Ver – Encabezado y pie de página – Personalizar pie de página – Sección izquierda (escribir el número de remesa) – Aceptar – Aceptar. 3. MARBETE PARA CAJA. 1. (GUARDA) o (BAJA) DOCUMENTAL: Se conservará la opción según el procedimiento a realizar: Transferencia primaria (Guarda) o Baja documental (Baja) y se borrará la que no aplique. 2. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal. 3. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que pertenece la unidad productora de la documentación a transferir o dar de baja. 4. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental como unidad productora y responsable directa de la documentación. 5. SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre de la Serie y Subserie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos. 6. CONTENIDO: Se anotará la Serie y los consecutivos que se contienen en la presente caja, por ejemplo: Auditorías externas: consecutivo 21 al 34. 7. REMESA: La remesa se integra de la siguiente manera: el número de envíos realizados en el ejercicio, y el ejercicio vigente de envío, por ejemplo: 01/2009, 02/2009. No aplica en Baja Documental. 8. RECEPCIÓN: El Archivo de Concentración anotará la fecha en que se recibe esa documentación. 9. CAJA: Se anotará el número consecutivo de cada caja que integra la remesa completa o envío para baja. Debe corresponder a los datos que se anotaron en los respectivos inventarios (Transferencia Primaria o Baja Documental). 112 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 4. CÉDULA DE OBSERVACIONES. 1. TP, PE, BD: Se anotará una X si la Cédula se compila con motivo de la Transferencia Primaria (TP), Préstamo de expedientes (PE) o Baja Documental (BD). 2. FECHA: Se anotará la fecha en que se compila la Cédula. 3. ÁREA: Se anotará el Área a quien van dirigidas las observaciones. 4. CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo del expediente. En caso que sea una observación general se anotará N/A. 5. EXPEDIENTE: Se anotará el título o nombre del expediente cuyos datos habrá que corregir. 6. OBSERVACIONES: Se anotarán las observaciones y cómo solventarlas. 7. ENTREGA: Se anotará nombre, cargo y firma del servidor público adscrito al Archivo de Concentración que compila y entrega la Cédula. 8. RECIBE: Se anota el nombre, cargo y firma del Servidor Público que recibe la Cédula. 5. SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS PARA SOLICITAR Y/O RECIBIR EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 113 1. EJERCICIO: Se anota el año de vigencia de autorización. 2. ÁREA: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente. 3. NOMBRE: Se anotará el nombre completo del Servidor Público. 4. AUTORIZADO: Se anotará una X en la casilla correspondiente si el Servidor Público está autorizado para Solicitar y/o Recibir expedientes. 5. CARGO: Se anotará el cargo actual del Servidor Público. 6. FIRMA: Se anotará la firma autógrafa del Servidor Público. 7. AUTORIZA: Se anotará el nombre completo, cargo y firma de quien autoriza (Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General, o Contralor Interno). 6. VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 1. FOLIO 1: Para uso del Área Solicitante. Podrá anotar el número de folio como consecutivo de los expedientes que solicita en el ejercicio vigente. 2. FOLIO 2: Para uso del Archivo de Concentración. Anotará el número de folio como consecutivo de los expedientes que presta en el ejercicio vigente. 3. ÁREA SOLICITANTE: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General, Contraloría Interna, Dirección de Área, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, por ejemplo: JUD de Quejas y Denuncias en la Contraloría Interna (N). 4. TÍTULO O CLAVE DEL EXPEDIENTE: Se anotará la clave, nombre o título del expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 5. CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo asignado al expediente en la remesa en la que se transfirió; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 6. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que integran el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 7. CAJA: Se anotará el número de caja en el que se encuentra el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 114 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 8. FOJAS: Se anotará el número total de fojas; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 9. REMESA: Se registrará el número de remesa correspondiente; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 10. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se anotará la ubicación topográfica que reporte al Área el Archivo de Concentración; si éste no reporta la ubicación, entonces se anotará N/A. 11. FECHA DE SOLICITUD: Se anotará la fecha en que se emite el oficio de solicitud de préstamo de expedientes 12. FECHA DE DEVOLUCIÓN: Se anotará la fecha en que vence el periodo de préstamo del expediente. 13. AUTORIZA: Se anotará el nombre completo del Servidor Público autorizado para solicitar expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores Públicos autorizados para solicitar expedientes del Archivo de Concentración. Al momento de emitir y entregar el oficio de solicitud, este campo debe ir debidamente compilado. 14. CARGO: Se anotará el cargo del Servidor Público autorizado para solicitar expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores Públicos autorizados para solicitar expedientes del Archivo de Concentración. Al momento de emitir y entregar el oficio de solicitud, este campo debe ir debidamente compilado. 15. FIRMA: Se anotará la firma del Servidor Público autorizado para solicitar expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores Públicos autorizados para solicitar expedientes del Archivo de Concentración. Al momento de emitir y entregar el oficio de solicitud, este campo debe ir debidamente compilado. 16. RECIBE: Se anotará el nombre completo del Servidor Público autorizado para recibir expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes del Archivo de Concentración. Este campo se compila al momento de la recepción física del expediente. 17. CARGO: Se anotará el cargo del Servidor Público autorizado para recibir expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes del Archivo de Concentración. Este campo se compila al momento de la recepción física del expediente. 18. FIRMA: Se anotará el nombre la firma del Servidor Público autorizado para recibir expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes del Archivo de Concentración. Este campo se compila al momento de la recepción física del expediente. 19. SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO: El Archivo de Concentración sellará y firmará de recibido al momento de proceder con la entrega del expediente. 20. SELLO Y FIRMA DE DEVOLUCIÓN: El Archivo de Concentración sellará y firmará de devuelto al momento de proceder con la recepción del expediente. 7. CARÁTULA TIPO B. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 115 1. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que pertenece la unidad productora de la documentación a transferir. 2. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, como unidad productora y responsable directa de la documentación a transferir. 3. SERIE: Se anotará el nombre de la Serie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos. En su caso, Subserie. 4. TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por normatividad (Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por ejemplo: Solicitudes de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del expediente, por ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09. 5. CAJA: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número de caja consecutivo del expediente asignado en la remesa en que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 6. CONSECUTIVO: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número consecutivo asignado al expediente en la remesa que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 7. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que conforman el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 8. __ DE __: Se anotará cada uno de los tomos que conforman el expediente, por ejemplo: 1 de 2, 2 de 2. 9. FECHA DE INICIO: Se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del primer documento que integra el expediente, o bien, el mes en que inició, por ejemplo: Enero 2009, 01/01/2009. 10. FECHA DE CONCLUSIÓN: Se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del último documento que integra el expediente, o bien, el mes en que concluyó, por ejemplo: Diciembre 2009, 21/12/2009. 11. FOJAS: Se anotará el total de fojas del expediente. 12. VALOR DOCUMENTAL: Se anotará una X en el Valor correspondiente: (A) Administrativo, (L) Legal y/o (F) Fiscal. 13. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Se anotará una X si la información es (R) Reservada o (C) Confidencial. Si no aplica ninguno de estos conceptos, entonces se considera como Pública la información. 14. VIGENCIA EN AÑOS: Se anotarán los años de vigencias asignados para cada Serie Documental, de acuerdo al Catálogo de Vigencias. 15. DESTINO FINAL: Se anotará un X si, una vez cumplidos los años de vigencia se procederá con Baja Documental (BAJA) o Valoración Histórica (VH). 116 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 8. OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA DOCUMENTAL. 1. ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área solicitante. 2. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio correspondiente que cada área asigne. 3. FECHA: Se anotará la fecha que corresponda a la emisión del oficio. 4. NOMBRE: Se anotará el nombre del titular de la Dirección General de Administración en la Contraloría General del Distrito Federal. 5. NOMBRE, CARGO, TELÉFONO Y EXTENSIÓN: Se anotará el nombre completo, cargo, teléfono y extensión del servidor público con el cual se confirmará la recepción de los inventarios enviados por correo electrónico. 6. CARGO, FIRMA Y NOMBRE: Se anotará cargo, firma autógrafa y nombre del Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor Interno que emite la solicitud de baja mediante este oficio. 7. DIRECCIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la dirección oficial del área solicitante. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 117 9. SOLICITUD DE BAJA DEFINITIVA. 1. OFICINA, DIRECCIÓN GENERAL, COORDINACIÓN GENERAL, CONTRALORÍA INTERNA: Se anotará el nombre de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área solicitante. 2. NÚMERO DE SOLICITUD: Se dejará en blanco a fin de que la Dirección General de Administración asigne el número de solicitud correspondiente. 3. LUGAR Y FECHA: Se anotará el lugar y la fecha que corresponda a la emisión de la solicitud. 4. ÁREA SOLICITANTE: Se anotará el nombre de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área solicitante. 5. ASUNTO: En la leyenda establecida se anotará el número total de cajas que contienen los documentos propuestos para baja documental. 6. SOLICITUD: Se anotará el número de oficio con el cual se envía la presente solicitud, así como el nombre y cargo del solicitante. 7. PERIODO DE TRAMITACIÓN: Se anotarán las fechas extremas (mes y año de inicio – mes y año de conclusión) de la documentación. 8. TIPO DE INFORMACIÓN: Se anotará la Serie y Subserie (si la hay) y una breve descripción que contenga el número de total de expedientes (carpetas, tomos, legajos), así como el tipo de documento y los ejercicios que comprende. 9. RESPALDO ELECTRÓNICO: Se indicará si se conserva un respaldo electrónico del documento, ya sea que se genere de un sistema automatizado o que se haya digitalizado. 10. CARGO, FIRMA, NOMBRE: Se anotará el cargo, la firma autógrafa y el nombre del Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor Interno que emite la solicitud. 118 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 10. INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL. 1. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal. 2. CLAVE: Invariablemente se anotará: MXGDF09/CTGL-15. 3. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que pertenece la unidad solicitante de la baja documental. 4. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna en la Tabla de Determinantes de Oficina, por ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/01-000-00. 5. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, donde se originó la documentación de la cual se solicita la baja documental. 6. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, en la Tabla de Determinantes de Oficina, por ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/01-000-01. 7. CAJA: Se anotará el número de caja en el cual se integra físicamente los expedientes para la baja documental. 8. CONSECUTIVO: Es el número convencional que se asigna a cada uno de los expedientes, independientemente del número de tomos, que pertenecen a una misma Serie Documental y se integran para baja documental en la misma solicitud. 9. SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre de la Serie o Subserie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos. 10. NOMBRE O TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por normatividad (Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por ejemplo: Solicitudes de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del expediente, por ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09. 11. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que componen el mismo expediente. 12. FOJAS: Se anotará el número total de fojas que componen el mismo expediente. 13. VIGENCIAS: Se anotarán las vigencias en años de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 14. AÑO DE CONCLUSIÓN: Se anotará el mes y año de conclusión del expediente. 15. AÑO DE CADUCIDAD: Se anotará el mes y año en el cual el expediente, debidamente concluido, ha cumplido con las vigencias asignadas a la Serie correspondiente por el Catálogo de Disposición Documental para el Archivo de Trámite y Concentración. 16. VALOR DOCUMENTAL: Se marcará con una X alguno de los conceptos: Administrativo (A), Legal (L) o Fiscal (F), de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 17. UBICACIÓN: Se marcará una X en Archivo de Trámite (AT) o en Archivo de Concentración (AC) si la documentación de la cual se solicita la baja se encuentra actualmente en el Archivo de Trámite, o está bajo resguardo del Archivo de Concentración, según sea el caso. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 119 18. TOTAL DE CAJAS: Se anotará el número total de cajas en las que se contienen los expedientes a dar de baja. 19. TOTAL DE EXPEDIENTES: Se anotará el número total de expedientes para baja documental. 20. AUTORIZA: Se anotará el cargo, firma autógrafa y nombre del Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor Interno que solicita la baja documental. 21. VISTO BUENO: Se anotará el visto bueno de la Dirección General de Administración, a través del Archivo de Concentración, una vez que se coteje el inventario contra existencias físicas. Deberá anotarse nombre y firma del Responsable del Archivo de Concentración, así como el respectivo sello de recibido. 22. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio con el cual se envía la solicitud y el inventario de baja documental. Su registro se hará conforme a la siguiente ruta en Excel: Ver – Encabezado y pie de página – Personalizar pie de página – Sección izquierda (escribir el número de oficio) – Aceptar – Aceptar. 11. DICTAMEN DE INEXISTENCIA DE VALORES PRIMARIOS 120 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 1. LUGAR Y FECHA: Se anotará el lugar y la fecha en los cuales se realizó el dictamen. 2. ASUNTO: En la leyenda establecida se anotará el número total de cajas que contienen los documentos revisados para baja documental. 3. SOLICITUD: Se anotará el número de oficio con el cual se envió la solicitud de baja documental, así como el nombre y cargo del solicitante. 4. RESOLUCIÓN: En la leyenda establecida se anotará el nombre de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna que solicita la baja documental 5. CIERRE DEL ACTO: En la leyenda establecida se anotará la hora en que concluye la revisión y firma del presente dictamen. 6. POR PARTE DEL ÁREA SOLICITANTE: Se anotará la firma autógrafa, nombre y cargo de dos representantes del Área solicitante. 7. POR PARTE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN: Se anotará la firma autógrafa, nombre y cargo de dos representantes de la Dirección General de Administración. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 121 12. MARBETE PARA FORMATO UDT-CE-1. * * Unidad de Documentación en Trámite: Correspondencia de Entrada. 1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente. 2. ÁREA: Se anotará el nombre completo de la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, correspondiente. 3. AÑO: Se anotará el año o años que correspondan a los registros integrados en el fólder, engargolado o libreta. 13. FORMATO UDT-CE-1. 1. (UNIDAD ADMINISTRATIVA): Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente. 2. (ÁREA): Se anotará la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, correspondiente. 3. CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo asignado por el área receptora, renovable cada inicio de ejercicio. 4. VOLANTE/FECHA: Si se genera el volante se anota el número asignado ya sea por Oficialía de Partes o por el área receptora. Se anota la fecha del volante o la fecha de recepción del documento (dd/mm/aaaa). 5. TIPO: Se anotará OP si el documento se recibe por medio de Oficialía de Partes. Se anotará Int si se recibe directamente en la Unidad de Documentación en Trámite. También se anotará si el documento es un original o una copia de conocimiento. Ejemplos: OP/Original, OP/Copia, Int/Original, Int/Copia 6. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio del documento que se recibe o la referencia con el que se identifica. 7. REMITENTE: Se anotará el nombre y cargo de quien firma y envía el documento. 8. ASUNTO: Se registrará brevemente el asunto que se contiene en el documento. No se use la leyenda: “El que se indica”, u otro similar. Ejemplo: Se solicita la remodelación del archivo de la Dirección General X. 9. FOJAS Y ANEXO: Se anotará el número de fojas que constituyen el documento y si tiene anexos, ejemplos: 1 foja/1 carpeta; 3 fojas/ 1 CD. 10. DESTINATARIO: Se anotará el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio. 122 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 11. REQUIERE RESPUESTA: NO: Se anotará una X si el oficio recibido no requiere respuesta. 12. REQUIERE RESPUESTA: SI: Se anotará una X si el oficio recibido requiere seguimiento y respuesta. 13. TURNADO A: Se anotará el nombre de quien recibió la instrucción para dar respuesta o seguimiento al oficio y que se encargará de los trámites correspondientes para su entrega en tiempo y forma, así como el archivo de los documentos que esto genere. 14. SEGUIMIENTO: Se anotarán las actividades derivadas del oficio recibido, tales como: número y fecha del oficio de respuesta, expediente donde se archivará el asunto, entre otras. Ejemplo: Se realizaron las adecuaciones solicitadas y se respondió con oficio CG/DGA-OM/0001/2009 del día 3 de agosto de 2009. Archivado en el expediente: Solicitudes de mantenimiento 2009. Oficinas y Archivos. 14. MARBETE DEL FORMATO UDT-CS-2. * * Unidad de Documentación en Trámite: Correspondencia de Salida. 1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente. 2. ÁREA: Se anotará el nombre completo de la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, correspondiente. 3. AÑO: Se anotará el año o años que correspondan a los registros integrados en el fólder, engargolado o libreta. 15. FORMATO UDT-CS-2. 1. (UNIDAD ADMINISTRATIVA): Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente. 2. (ÁREA): Se anotará la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, correspondiente. 3. REFERENCIA DE SALIDA. NÚMERO CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo asignado a cada oficio. Este número será renovable para cada ejercicio. 4. FECHA: Se anota la fecha del oficio: dd/mm/aaaa. 5. DESTINATARIO: Se anotará el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio. 6. ASUNTO: Se anotará brevemente el asunto que se contiene en el oficio. No se use la leyenda: “El que se indica”, u otro similar. Ejemplo: “Se solicita indicar si existe un inmueble propiedad del GDF para habilitarlo como oficinas”. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 123 7. FOJAS Y ANEXO: Se anotará el número de fojas que constituyen el oficio y si tiene anexos, ejemplos: 1 foja/1 carpeta; 3 fojas/ 1 CD. 8. REQUIERE RESPUESTA: NO, Se anotará una X si el oficio recibido no requiere respuesta. 9. REQUIERE RESPUESTA: SI, Se anotará una X si el oficio recibido requiere seguimiento y respuesta. 10. TURNADO A: Se anotará el nombre de quien recibió la instrucción para dar respuesta o seguimiento al oficio y que se encargará de los trámites correspondientes para su entrega en tiempo y forma, así como del archivo de los documentos que esto genere. 11. SEGUIMIENTO: Se anotarán la fecha de entrega del acuse, así como el seguimiento y la respuesta que se obtenga, entre otras. Ejemplo: Con oficio XX/WWW/0001/2009 del día 3 de agosto de 2009 se recibió respuesta indicando la disponibilidad del inmueble de Av. X, num. 1. Archivado en el expediente: Arrendamientos. 16. MARBETE PARA FORMATO UDT-RCA-3. * * Unidad de Documentación en Trámite: Recepción de Copias (de conocimiento) y Anexos. 1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente. 2. ÁREA: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación, Jefatura de Unidad Departamental o sus equivalentes. 3. AÑO: Se anotará el año o años que correspondan a los registros integrados en el fólder, engargolado o libreta. 17. FORMATO UDT-RCA-3. 1. (OFICINA, DIRECCIÓN GENERAL, COORDINACIÓN GENERAL, CONTRALORÍA INTERNA): Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente. 2. (DIRECCIÓN, COORDINACIÓN, SUBDIRECCIÓN, JUD O SUS EQUIVALENTES): Se anotará el nombre completo de la Dirección de Área, Coordinación, Subdirección, JUD, o sus equivalentes, correspondiente. 3. CONSECUTIVO: Se asignará un número consecutivo renovable cada ejercicio, como registro de control. 4. DOCUMENTO: Se anotará el tipo de documento (Oficio, Circular, Atenta Nota, Memorando) y el número asignado (por ejemplo: CG/DGA-OM/0001/2010). 5. EMITE: Se anotará el nombre y cargo de quien emite el documento del cual se deriva la copia de conocimiento o el anexo correspondiente. 124 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 6. DESTINATARIO: Se anotará el nombre y cargo del destinatario de la copia de conocimiento o del anexo. 7. ASUNTO: Se anotará con brevedad el asunto de que trata el documento principal. 8. C.C.: Se marcará con una X si el documento que se envió fue una copia de conocimiento. 9. A.: Se marcará con una X si el documento que se envió fue un anexo. 10. RECIBIDO: El destinatario o área receptora registrará de manera autógrafa el nombre, firma, fecha y hora de recibido. 18. CONTROLES DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL. 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 125 126 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 29 de Marzo de 2011 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 127 19. CARÁTULA ESTANDARIZADA. 1. FONDO CLAVE: Se anotará invariablemente: Contraloría General del Distrito Federal, y como Clave: MXGDF09/CTGL-15. 2. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que pertenece la unidad generadora del expediente y los dos dígitos que la identifican según la Tabla de Determinantes de Oficina, los cuales se colocarán entre paréntesis; por ejemplo: (09) Dirección General de Administración. 3. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes, como unidad responsable directa del expediente generado, y los cinco dígitos que la identifican según la Tabla de Determinantes de Oficina, los cuales se colocarán entre paréntesis; por ejemplo: (000-01) Coordinación de Recursos Materiales y Servicios Generales. 4. SERIE: Se anotará el nombre de la Serie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos; por ejemplo (3) Adquisiciones 5. SUBSERIE: Si su caso, anotar la subserie de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental; por ejemplo: (3) Licitación pública. 6. TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por normatividad (Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por ejemplo: Solicitudes de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del expediente, por ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09. 7. CAJA: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número de caja consecutivo del expediente asignado en la remesa en que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 8. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que conforman el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 9. CONSECUTIVO: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número consecutivo asignado al expediente en la remesa que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 10. REMESA: La remesa se integra de la siguiente manera: número de envíos realizados en el año y ejercicio vigente de envío, por ejemplo: 01/2009, 02/2009. Debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria. 11. CLAVE DEL EXPEDIENTE / CARPETA: Se anotará la Determinante de Oficina, más el número de Serie, Subserie, más el año; por ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/09-000-01/3.3/2010 12. MES Y AÑO DE INICIO: Se anotará mes y año del primer documento que integra el expediente; por ejemplo: Enero 2009. 13. MES Y AÑO DE CONCLUSIÓN: Se anotará mes y año del último documento que integra el expediente; por ejemplo: Diciembre 2009. 128 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 29 de Marzo de 2011 14. TOMOS: Se anotará cada uno de los tomos que conforman el expediente tomando como referencia el total de los mismos; por ejemplo: Del 1 al 3, Del 2 al 3, Del 3 al 3 15. FOJAS: Se anotará el total de fojas del expediente 16. VALOR DOCUMENTAL: Se anotará una X en el Valor correspondiente: (A) Administrativo, (L) Legal y/o (F) Fiscal, en conformidad con el Catálogo de Disposición Documental. 17. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Se anotará una X si la información es (P) Pública (R) Reservada o (C) Confidencial. 18. VIGENCIA EN AÑOS: Se anotarán los años de vigencias asignados para cada Serie o Subserie Documental, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 19. DESTINO FINAL: Se anotará un X si, una vez cumplidos los años de vigencia se procederá con (BAJA) Baja Documental o (VH) Valoración Histórica. Manual elaborado el 30 de abril de 2010 y aprobado en la 3ª. Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Contraloría General del Distrito Federal, celebrada el día 14 de mayo de 2010 y en el cual firmaron al margen y al calce los siguientes servidores públicos: María Guadalupe Moreno Saldaña: Directora General de Administración-. Presidenta María Inés Muñoz Gordillo: Asesora y Responsable de la Oficina de Información Pública.- Secretaria Ejecutiva Lic. Juan Manuel Beas Jara: Coordinador de Recursos Materiales y Servicios Generales (Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos).- Secretario Técnico. C. Silvia Barajas Sandoval: Secretaria Particular del Contralor General.- Vocal. Lic. Patricia Gómez Ortiz: Directora General de Legalidad.- Vocal. Lic. Martín Nakagawa Rodríguez: Director General de Asuntos Jurídicos y Responsabilidades.- Vocal. C. Amira V. Stanford Bestt: Directora General de Contralorías Internas en Dependencias y Órganos Desconcentrados.- Vocal C.P. José Antonio Suárez Barriga: Director General de Contralorías Internas en Delegaciones.- Vocal. C.P. Adalberto Lugo Rodríguez: Director General de Contralorías Internas en Entidades.- Vocal. Lic. María del Carmen Pérez Muñoz: Directora General de Contralorías Ciudadanas.- Vocal Lic. Luis Adolfo Guillot Dueñas: Director General de Gobernabilidad y Tecnologías de la Información y Comunicaciones.- Vocal. Lic. Irak López Dávila: Coordinador General de Modernización Administrativa.- Vocal. Lic. Víctor Espinosa Castro: Coordinador General de Evaluación y Desarrollo Profesional.- Vocal. C. Sergio Eligio Castillo Aguirre: JUD de Servicios Generales (Responsable de la Oficina de Control de Gestión).- Vocal. Lic. Bernabé Mendoza Ramírez: Responsable del Archivo de Concentración.- Vocal. Lic. Hugo Monroy Ortiz: Director de Mejora Regulatoria.- Representante del Área Jurídica. Lic. B. Karinna Serrano Escobedo: Coordinadora de Informática.- Representante del Área de Informática. Lic. Brígido Rodríguez Astorga: Coordinador de Recursos Financieros.- Representante del Área Financiera. Transitorios Primero: Publíquese en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. Segundo: Se deroga el Manual Específico de Operación Archivística con número de registro ME-13001-2/09. México, Distrito Federal, a 22 de marzo de 2011. Atentamente (Firma) ________________________ María Guadalupe Moreno Saldaña Directora General de Administración en la Contraloría General del Distrito Federal