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CONTENIDO
1. OBJETIVO ………………………………………………………………………… 2. ALCANCE …………………………………………………………………………. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS …………………………………………….. 4. VISION ……………………………………………………………………………... 5. MISIÓN …………………………………………………………………………….. 6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ………………………………………………. 7. JUNTA DIRECTIVA . …………………………………………………………….. 8. AUDITORIA INTERNA …………………………………………………………… 9. PRESIDENCIA ……………………………………………………………………. 10. CONSULTORÍA JURIDICA …………………………………………………… 11. COORDINACION DE PROMOCION Y DESARROLLO SOCIAL ………… 12. COORDINACION DE PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTION …… 13. OFICINA DE INFORMÁTICA …………………………………………………. 14. OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO ………………………………… 15. ARCHIVO GENERAL ………………………………………………………….. 16. GERENCIA DE FISCALIZACION Y RECAUDACIÓN …………………….. 17. DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN ……………………………………. 18. DEPARTAMENTO DE RECAUDACIÓN …………………………………….. 19. GERENCIA DE OPERACIONES ……………………………………………... 20. DEPARTAMENTO DE TRAMITES MINEROS ……………………………… 21. DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS BASICOS ……………………………… 22. GERENCIA DE ADMINISTRACION …………………………………………. 23. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS …………………………… 24. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS…………………. 25. OFICINA DE RECEPCION …………………………………………………….
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1. OBJETIVO: Establecer, documentar e implementar las funciones que deben desempeñar las unidades organizativas que conforman el Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB), a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Minas del estado Bolívar y su Reglamento. 2. ALCANCE: Está dirigido al Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB) y sus unidades adscritas. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV). Constitución del Estado Bolívar. Código Orgánico Tributario. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, y sus reglamentos. Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico. Ley Orgánica de Procedimientos Administración. Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos. Ley de Orgánica de los Trabajadores y Trabajadoras. Ley Contra la Corrupción. Ley de Minas del Estado Bolívar. Reglamento de la Ley de Minas del Estado Bolívar. Reglamento de la Ley de Orgánica de la Contraloría General y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Publica Nacional y otros Normas Generales de Control Interno. Procedimientos de Elaboración y Control de los Documentos del IAMIB. Todo ordenamiento Jurídico Vigente. 4. VISIÓN: Ser reconocido a nivel nacional, como entidad modelo, autogestionaria, respetuosa del ambiente, innovadora, con altos estándares de desempeño en sus funciones; promotor del desarrollo integral de la Minería no Metálica del Estado Bolívar.
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5. MISION: Ejercer la competencia exclusiva sobre la exploración, explotación, organización, administración y aprovechamiento sustentable de los recursos minerales no metálicos en el Estado Bolívar, no reservados al Poder Ejecutivo Nacional, garantizando la recaudación y control de los impuestos, la autogestión y la prestación de servicios de calidad a satisfacción de nuestros clientes, promoviendo el desarrollo económico de la región con marcada responsabilidad social. 6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
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7. JUNTA DIRECTIVA 7.1 OBJETIVO: Ejercer la máxima dirección y ejecutar las políticas del Instituto en atención a las directrices emanadas del Poder Ejecutivo del estado Bolívar, según las políticas determinadas por el Consejo de Planificación y Coordinación de Políticas Públicas del estado Bolívar. 7.2 ADSCRIPCIÓN: N/A 7.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Miembros de Junta Directiva. 7.4 FUNCIONES: 7.4.1
Ejercer la máxima representación del Instituto y aplicar las políticas implantadas por el Consejo de Planificación de Políticas Públicas del estado Bolívar.
7.4.2
Aprobar el Reglamento Interno del Instituto, una vez que sea sometido a la consideración del Gobernador del Estado.
7.4.3
Considerar los proyectos y solicitudes que le sean presentados a los fines de su aprobación.
7.4.4
Aprobar y ordenar la ejecución del presupuesto de Ingresos y Egresos de cada ejercicio fiscal, así como los traslados de partidas.
7.4.5
Aprobar el régimen de personal del Instituto de conformidad con lo que establezca el Reglamento Interno de Funcionamiento.
7.4.6
Aprobar la celebración de compromisos financieros.
7.4.7
Autorizar al Presidente para nombrar apoderados judiciales, quienes ejercerán la representación del Instituto en los términos que señalen los respectivos mandatos.
7.4.8
Autorizar la adquisición, enajenación o cesión de bienes, créditos o derechos del Instituto, previo cumplimiento de las normas legales pertinentes, cuando dichas operaciones exceda de Dos Mil Quinientas Unidades Tributarias (2.500 U.T.)
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Autorizar la constitución de gravámenes, así como el otorgamiento de fianzas o garantías a favor de terceros.
7.4.10 Presentar al Gobernador del Estado, por Órgano del Presidente, el informe de la cuenta de la gestión del Instituto al cierre de cada Ejercicio Fiscal. 7.4.11 Autorizar las solicitudes de ausencia temporal de los Directores, siempre que estas excedan de quince (15) días y convocar al suplente respectivo. Las ausencias del Presidente que excedan de quince (15) días, serán suplidas por el Director que designe el Gobernador del Estado. En caso de ausencia absoluta el Gobernador designara un nuevo Presidente. 7.4.12 Aprobar los planes operativos del Instituto. 7.4.13 Aprobar anualmente el informe de la cuenta de su gestión y los Estados financieros del Instituto. 7.4.14 Resolver acerca de la creación, ampliación, reducción o supresión de servicios y dependencias del Instituto. 7.4.15 Aprobar, la constitución de empresas y/o la adquisición de acciones o participaciones en sociedades cuyas actividades sean afines o conexas con su objetivo, previa autorización del Gobernador del estado Bolívar. 7.4.16 Establecer planes para la formación y capacitación del personal que sea necesario para su funcionamiento. 7.4.17 Aprobar la aplicación de las causales de caducidad. 8. AUDITORIA INTERNA 8.1 OBJETIVO: Ejercer el control, vigilancia y fiscalización practicando auditorias continuas con el objetivo sistemático y profesional de evaluar las actividades administrativas, financieras y operativas del Instituto, para determinar su pertinencia y confiabilidad, así como la evaluación de la eficiencia, eficacia, calidad de la gestión y los procedimientos de control interno aplicados dentro del IAMIB.
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8.2. ADSCRIPCIÓN: La Unidad de Auditoría Interna está adscrita a la Junta Directiva del IAMIB.
8.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Auditor Interno. 8.4 FUNCIONES: 8.4.1 Ejercer el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes del IAMIB, realizando auditorias continuas a las unidades administrativas y operativas adscritas al instituto. 8.4.2
Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de la unidad de auditoría interna.
8.4.3
Realizar auditorías y averiguaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el Instituto, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de sus operaciones.
8.4.4
Verificar la exactitud y sinceridad de los procesos administrativos del IAMIB, ejerciendo el control posterior sobre la ejecución del presupuesto del Instituto.
8.4.5
Emitir Informes de recomendación de las actuaciones practicadas, a los responsables de las unidades evaluadas y a las demás autoridades, con el fin de subsanar deficiencias detectadas en las áreas examinadas cuando sea posible.
8.4.6
Ejercer la potestad investigativa, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
8.4.7
Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos para la formulación de reparos, declaratorias de responsabilidad administrativa o imposición de multas, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
8.4.8
Recibir las denuncias de particulares o las solicitudes que formule cualquier órgano, ente o empleado público, vinculadas con la comisión de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición
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legal o sub-legal, relacionados con la administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos, del órgano o ente sujeto a su control. 8.4.9
Presentar el informe de gestión anual de la unidad de auditoría interna a la máxima autoridad jerárquica del Instituto y a la Contraloría General de la Republica
8.4.10 Ejercer el control perceptivo posterior de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento. 8.4.11 Realizar seguimiento al plan de acciones correctivas implementadas por el órgano o ente sujeto a control, con la finalidad de que se cumplan las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría o de cualquier actividad de control. 8.4.12 Recibir las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, antes de la toma de posesión del cargo. 8.4.13 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 8.4.15 Autorizar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por las unidades adscritas y determinar los mecanismos de mejora continua.
9. PRESIDENCIA 9.1 OBJETIVO: Coordinar, analizar, formular, controlar y elaborar el plan operativo y funcional, el presupuesto anual; el Plan de la calidad del Instituto a fin de contribuir a garantizar la consolidación y consecución de los proyectos de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Ley de Minas del estado Bolívar y su Reglamento. Así como, promover y coordinar la explotación, organización, recaudación y control de las sustancias minerales No Metálicas del Estado Bolívar, a fin de optimizar los procesos de administración y Operación Minera, la infraestructura asociada, y
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asegurar la participación de las comunidades incluyendo la conservación ambiental. 9.2 ADSCRIPCIÓN: La Presidencia del Instituto se encuentra adscrita a la Junta Directiva. 9.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Presidente. 9.4 FUNCIONES: 9.4.1
Ejercer la representación legal del Instituto.
9.4.2
Convocar a Sesiones Extraordinarias a la Junta Directiva.
9.4.3
Otorgar y revocar poderes judiciales y extrajudiciales, a objeto de defender los intereses del Instituto, previa aprobación de la Junta Directiva.
9.4.4
Conocer y resolver todos los actos, operaciones y negocios que afecten al Instituto.
9.4.5
Abrir y movilizar cuentas bancarias, firmar los contratos, órdenes de pago y cheques de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de la Ley de Minas del estado Bolívar.
9.4.6
Dirigir, organizar, coordinar y formular las Normas de Operación de Procedimientos Administrativos, de Organización y de Funcionamiento.
9.4.7
Nombrar, remover o destituir el personal del Instituto y establecer las remuneraciones correspondientes de conformidad con las leyes, el Reglamento Interno de Funcionamiento y previa aprobación por la Junta Directiva.
9.4.8
Elaborar el Reglamento Interno del Instituto, presentarlo a la Junta Directiva y elevarlo al Gobernador del Estado para su consideración.
9.4.9
Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Junta Directiva.
9.4.10 Elaborar el Proyecto de Presupuesto del Instituto, presentarlo a la Junta Directiva y remitirlo al Gobernador del Estado para su aprobación. 9.4.11
Ejecutar el presupuesto.
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9.4.12 Otorgar Autorizaciones Eventuales, Temporales y Especiales de Explotación, Traslado, Transformación, Procesamiento; y de Comercialización de minerales no metálicos. 9.4.13 Previa aprobación de la Junta Directiva del Instituto, presentar al Ciudadano Gobernador la solicitud para el otorgamiento de Concesiones Directas de Explotación. 9.4.14 Preveía delegación de la Junta Directiva y en el cumplimiento de las normas legales pertinentes, adquirir, enajenar o ceder bienes, créditos o derechos del Instituto, cuando dichas operaciones no excedan de Dos Mil Quinientas Unidades Tributaria (2.500 U.T) 9.4.15 Dictar, previa aprobación del Ciudadano Gobernador el Estado, la Resolución de caducidad o prorroga de los derechos mineros otorgados conforme a la Ley de Minas del Estado Bolívar, bajo la modalidad de concesión; Concesión de explotación directa, autorizaciones de explotación para el ejercicio de la actividad minera artesanal y de pequeña minería, autorizaciones especiales de explotación en territorios indígenas, por las mancomunidades mineras, asociaciones cooperativas , consejos comunales, empresas de producción social y empresas mixtas; y concesión de explotación y subsiguiente explotación. 9.4.16 Las demás atribuciones que señalen la Ley de Minas del estado Bolívar, su Reglamento y el Reglamento Interno del Instituto. 10. CONSULTORÍA JURIDICA 10.1 OBJETIVO: Asesorar al Presidente del Instituto y a todas sus unidades en el ámbito jurídico y legal, bajo criterios de oportunidad y confiabilidad, con el fin de que las actuaciones correspondan a las normas y procedimientos establecidos legalmente. 10.2 ADSCRIPCIÓN: La Consultoría Jurídica está adscrita a la Presidencia del IAMIB. 10.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Consultor Jurídico.
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10.4 FUNCIONES: 10.4.1 Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de la dependencia de Consultoría Jurídica. 10.4.2 Revisar desde el punto de vista legal, los proyectos de Decretos, Resoluciones, Contratos, Convenios, y otras Disposiciones que se elaboren para el Instituto. 10.4.3 Asesorar al Presidente y a la Gerencia de Administración., desde el punto de vista jurídico, en las dudas que surjan durante el desarrollo de los procedimientos de selección de contratistas para la adquisición de bienes, materiales, obras y servicios. 10.4.4 Asesorar al Presidente del IAMIB y las unidades adscritas al instituto sobre las actuaciones e informes levantados por los órganos de control fiscal. 10.4.5 Analizar las leyes, decretos y demás actos de interés para el Instituto en materia de minería no metálica y la administración tributaria, a fin de precisar su impacto en el mismo. 10.4.6 Elaborar proyectos de reforma a Ley de Minas del estado Bolívar y su reglamento, a los fines de ser presentados ante el Concejo Legislativo del Estado Bolívar. 10.4.7 Preparar Dictámenes y opiniones jurídicas para la consideración del Presidente del IAMIB, en relación con las consultas que formulen las unidades adscritas al Instituto y por otros entes de la Administración Pública, en relación a Derecho Administrativo, Tributario, Financiero, Laboral, Civil, Mercantil, y Presupuestario, entre otras. 10.4.8 Analizar desde el punto de vista legal Proyectos de Resoluciones, para determinar la procedencia del otorgamiento del beneficio de jubilación y de pensiones de incapacidad e invalidez. 10.4.9 Analizar desde el punto de vista legal Proyectos de Resoluciones y expedientes de los funcionarios para determinar la procedencia de
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ajustes a los montos de jubilaciones, pensiones de incapacidad o invalidez. 10.4.10 Unificar los criterios de interpretación, en el proceso de aplicación de la legislación tributaria, de sus diferentes disposiciones legales reglamentarias y procedimentales que rigen la actividad minera no metálica. 10.4.11 Crear los lineamientos de interpretación jurídica y de políticas que unifiquen los criterios jurídicos sobre la admisibilidad de deducciones, donaciones, exenciones, exoneraciones, y de los recursos interpuestos tanto en vía administrativa como en vía jurisdiccional. 10.4.12 Elaborar los convenios de cooperación efectiva en el área de la minería no metálica, con entes públicos, privados, nacionales e internacionales, previo cumplimiento de las disposiciones legales respectivas. 10.4.13 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 10.4.14 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 10.4.15 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB. 11. COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO SOCIAL 11.1 OBJETIVO: Impulsar, desarrollar, promocionar y ejecutar los planes de promoción del Instituto, difundir las actividades proyectadas y ejecutar en relación de la Minería No
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Metálica a nivel local, regional y nacional; además de servir de apoyo a los concesionarios y comunidad en general. 11.2 ADSCRIPCIÓN: La Coordinación de Promoción y Desarrollo Social está adscrita a la Presidencia del IAMIB. 11.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Coordinador de Promoción y Desarrollo Social. 11.4 FUNCIONES: 11.4.1 Fomentar la inversión en las actividades de la minería no metálica en el estado Bolívar, generando empleo, controlando la evasión de la minería no metálica, con el fin de fortalecer los subsectores que incorporen valor agregado, consolidando la pequeña minería y la minería artesanal. 11.4.2 Apoyar a la pequeña minería en el diseño, control y planificación de los proyectos de financiamiento destinados a la inversión tecnológica, investigación, procesamiento y transformación de los recursos mineros no metálicos en el estado Bolívar, para ser tramitados ante los entes financieros públicos y privados, con el fin darle valor agregado a los procesos mineros no metálicos asociados 11.4.3 Orientar mediante la asistencia técnica, las oportunidades de participación en la explotación de la minería no metálica, a los pequeños mineros, incluyendo la generación y formación de cooperativas y empresas de producción social (EPS) y otros tipos de organización empresarial comunitarias o de índole social, tanto pública como privada, dirigidas al desarrollo de las actividades mineras no metálica. 11.4.4 Desarrollar actividades de promoción según requerimientos de las unidades del Instituto, en materia de minería no metálica. 11.4.5 Organizar y velar la ejecución de jornadas de exposiciones, foros, congresos, conferencias, y otros eventos promovidos por el Instituto. 11.4.6 Coordinar la participación del Instituto en actos y eventos públicos y privados.
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11.4.7 Diseñar, actualizar, gestionar y administrar el material promocional, informativo, divulgativo, propagandístico y publicitario como: certificados, reconocimientos, trípticos, dípticos, folletos, revistas y material P.O.P., entre otros. 11.4.8 Diseñar y realizar montaje de material editorial especializado, orientado a la educación de las actividades relacionadas con la Minería no Metálica. 11.4.9 Velar por la uniformidad en el uso de la imagen corporativa del Instituto; en los formatos de papelería, presentaciones, pendones, vallas y avisos, rotulación de vehículos, entre otros. 11.4.10 Establecer y mantener relaciones con instituciones públicas y privadas, a los fines de realizar actividades relacionadas con el área de Información, Comunicación y Relaciones Públicas. 11.4.11 Elaborar y presentar ante el Presidente del IAMIB, Comunicacional del Instituto.
el Plan
11.4.12 Mantener un registro de las diversas fuentes de información vinculadas a las actividades del sector de la Minería No Metálica y de las actividades donde participe el Institutito (hemeroteca, dossier y resumen de prensa semanal). 11.4.13 Actualizar continuamente las actividades e información publicadas en la web oficial del IAMIB y en las diferentes redes sociales. 11.4.14 Brindar asistencia en trabajos de selección de material informativo, recreativo y deportivo, relacionados con las actividades del Instituto, para su divulgación y propagación. 11.4.15 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 11.4.16 Elaborar los Indicadores de Gestión de la unidad. 11.4.17 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto.
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11.4.18 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB. 12. COORDINACIÓN DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN 12.1 OBJETIVO: Coordinar, supervisar y evaluar la formulación y ejecución de proyectos operativos y presupuestarios, diseñar y administrar indicadores de gestión que aseguren el cumplimiento de los objetivos de la Institución, así como promover, implantar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Autónomo Minas Bolívar. 12.2 ADSCRIPCIÓN: La Coordinación de Planificación y Control de Gestión está adscrita a la Presidencia del IAMIB. 12.3 CARGO RESPONSABLE Planificación y Control de Gestión.
DE
LAS
FUNCIONES:
Coordinador
de
12.4 FUNCIONES: 12.4.1 Coordinar la elaboración, seguimiento y control de la formulación y ejecución del Plan Presupuestario de Ingresos y Egresos del Instituto, de acuerdo a los lineamientos emitidos por el Ejecutivo Regional. 12.4.2 Asesorar a las unidades administrativas en la elaboración del presupuesto anual, de acuerdo a los manuales de procedimientos, normas y políticas establecidas 12.4.3 Revisar con el personal directivo de la Institución los objetivos y alcances de los programas y proyectos de la Institución 12.4.4 Evaluar planes y proyectos a fin de realizar los correctivos y ajustes necesarios, que orienten la gestión del Instituto. 12.4.5 Coordinar, revisar y evaluar los indicadores de gestión del Instituto y sus unidades adscritas, para identificar desviaciones y formular recomendaciones.
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12.4.6 Coordinar, revisar y gestionar ante la Gobernación del estado Bolívar, la rendición de cuentas de las acciones específicas, sujetas al Plan Operativo Anual. 12.4.7 Coordinar la elaboración del Informe de Gestión Anual del Instituto. 12.4.8 Asesorar y sensibilizar a las unidades organizativas del Instituto Autónomo Minas Bolívar, en materia de Sistema de Gestión de la Calidad. 12.4.9 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 12.4.10 Elaborar los Indicadores de Gestión de la unidad. 12.4.11 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 12.4.12 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
13. OFICINA DE INFORMÁTICA 13.1 OBJETIVO: Programar, desarrollar, implantar y mantener sistemas informáticos, aplicando métodos modernos, a fin de optimizar el rendimiento de los mismos que garantice una plataforma tecnológica adecuada para el Instituto. 13.2 ADSCRIPCIÓN: La Oficina de Informática está adscrita a la Presidencia del IAMIB. 13.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Jefe de Oficina de Informática. 13.4 FUNCIONES 13.4.1
Incorporar métodos y técnicas actualizados de automatizados en los sistemas existentes en el Instituto.
procesos
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13.4.2 Administrar y supervisar el diseño de la página WEB de la institución. 13.4.3 Participar en el procedimiento de adquisición de equipos y programas de computación ejecutado por la Gerencia de Administración. 13.4.4 Elaborar, ejecutar y controlar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos, sistemas y redes informáticos y de telefonía del instituto, con el fin de garantizar la operatividad de los mismos. 13.4.5 Controlar y corregir el desarrollo de las distintas etapas de los proyectos informáticos implementados en el Instituto. 13.4.6 Utilizar técnicas y disciplinas informáticas para desarrollar sistemas en el área administrativa, organizacional, estadística y control de proyectos del Instituto. 13.4.7 Estudiar la factibilidad técnica de las alternativas para satisfacer las necesidades de información del Instituto. 13.4.8 Sistematizar y automatizar procesos y procedimientos administrativos del Instituto. 13.4.9 Realizar respaldos de los sistemas informáticas, base de datos, las aplicaciones y cualquier otro archivo de las unidades del IAMIB. 13.4.10 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 13.4.11 Elaborar los Indicadores de Gestión de la unidad. 13.4.12 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 13.4.13 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB. 14. OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO 14.1 OBJETIVO: Canalizar y orientar las solicitudes, denuncias, sugerencias y peticiones de la comunidades organizadas y de personas naturales, en aras de cumplir con el marco regulatorio en materia de atención a la ciudadanía, las cuales incluyen a trabajadores del instituto, en cuanto a realización de trámites.
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14.2 ADSCRIPCIÓN: La Oficina de Atención al Ciudadano está adscrita a la Presidencia. 14.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Atención al Ciudadano. 14.4. FUNCIONES: 14.4.1 Promover la participación ciudadana y a tal fin realizar eventos, charlas, seminarios y cualquier otra actividad que permita alcanzar dicho objetivo. 14.4.2 Atender las iniciativas de la ciudadanía, vinculadas con el ejercicio de la participación ciudadana en el control de la gestión pública. 14.4.3 Proponer programas pedagógicos e informativos y cualquier actividad que permita fortalecer los valores, virtudes y derechos ciudadanos, consagrados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 14.4.4 Implementar estrategias para promover el ejercicio del derecho a la participación ciudadana en el control de la gestión pública. 14.4.5 Promover espacios de deliberación pública, a fin de dar a conocer a la Ciudadanía experiencias exitosas y buenas prácticas sobre la participación Ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestión pública. 14.4.6 Promover mecanismos de control ciudadano en proyectos de alto impacto económico, financiero y social. 14.4.7 Coordinar con las dependencias del IAMIB, actividades tendentes a incorporar a los ciudadanos a las labores de control sobre la gestión pública, de conformidad con lo previsto en el artículo 28 de las Normas para Fomentar la Participación Ciudadana. 14.4.8 Promover investigaciones orientadas a generar proyectos y normas relacionados con la participación ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestión pública.
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14.4.9 Llevar el registro de las comunidades organizadas a que hace mención el artículo 138 de la Ley Orgánica de la Administración Pública. 14.4.10 Coordinar con otras dependencias del IAMIB, las actividades relacionadas con la promoción de la participación ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestión pública. 14.4.11 Poner a disposición de la ciudadanía los planes, programas, proyectos y contratos que ejecuta el IAMIB; su estructura organizativa y funciones, así como los procedimientos Administrativos y servicios que presta, a través de medios impresos, audiovisuales, informáticos, entre otros. 14.4.12 Informar a la ciudadanía sobre la utilización de los recursos que integran el patrimonio del IAMIB, a través de un Informe de fácil manejo y comprensión, que se publicará trimestralmente. 14.4.13 Atender, orientar, apoyar y asesorar, a los ciudadanos que acudan al IAMIB, a solicitar información, requerir documentos o interponer denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones. 14.4.14 Recibir, tramitar, valorar, decidir o resolver; denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones y remitirlas a la dependencia del IAMIB, al ente u organismo que tenga competencia para conocerlas, según el caso. 14.4.15 Comunicar a los ciudadanos la decisión o respuesta de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones formuladas por ellos. 14.4.16 Llevar un registro automatizado de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones. 14.4.17 Remitir a la Unidad de Auditoría Interna del IAMIB, una relación mensual de todas las denuncias recibidas. 14.4.18 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 14.4.17 Elaborar los Indicadores de Gestión de la unidad.
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14.4.18 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 14.4.19 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
15. ARCHIVO GENERAL 15.1 OBJETIVO: Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, con la finalidad de resguardar los expedientes de las actividades mineras no metálicas del IAMIB.
15.2 ADSCRIPCIÓN: El Archivo General está adscrito a la Presidencia del IAMIB. 15.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Analista de Información y Archivo. 15.4 FUNCIONES: 15.4.1 Coordinar, controlar y resguardar la recepción de documentos y medios magnéticos recibidos por las diferentes unidades adscritas al IAMIB. 15.4.2 Resguardar el sello utilizado en las foliaturas de los documentos recibidos. 15.4.3 Foliar la documentación recibida en números y letras con un sello elaborado y diseñado para ese único fin. 15.4.4 Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación.
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15.4.5 Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías, inventarios, catálogos. También, elaborar las memorias anuales del archivo, entre otras publicaciones. 15.4.6 Remitir oportunamente los documentos solicitados en calidad de préstamo a la Presidencia del IAMIB. 15.4.7 Entregar los documentos y medios magnéticos solicitados en calidad de préstamo previa autorización del Presidente del IAMIB. 15.4.8 Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y conservación del acondicionamiento físico de los diferentes soportes de la documentación. 15.4.9 Organizar y ejecutar del procedimiento de desincorporación de documentos de acuerdo a la normativa legal vigente. 15.4.10 Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado físico, notificar las eventualidades ocurridas al Presidente del IAMIB, y proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en un estado óptimo. 15.4.11 Permitir a la Unidad de Auditoria interna el acceso al Archivo General con la finalidad de revisar el cumplimento de las normas legales vigentes. 15.4.12 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 15.4.13 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 15.4.14 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
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16. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN Y RECAUDACIÓN 16.1 OBJETIVO: Planificar, fiscalizar, recaudar y controlar el cumplimiento de la normativa en materia de regulación de las actividades mineras no metálicas dentro del ámbito de la Ley de Minas del Estado Bolívar y su reglamento, garantizando el acatamiento de la ordenación, conservación, de acuerdo a las normativas legales en favor del estado. 16.2 ADSCRIPCIÓN: La Gerencia de Fiscalización y Recaudación está adscrita a la Presidencia del IAMIB. 16.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Gerente de Fiscalización y Recaudación. FUNCIONES: 16.3.1 Vigilar, inspeccionar y controlar la explotación, almacenamiento, tenencia, beneficio, transporte, circulación y comercio de las sustancias minerales que establezca la Ley de Minas del Estado Bolívar y su reglamento. 16.3.2 Controlar el volumen de explotación de mineral no metálico que sirve de base imponible a la determinación de los tributos bajo la competencia del IAMIB, mediante la recepción y análisis de los informes de producción mensual y anual entregado por los concesionarios o titulares de derechos mineros. 16.3.3 Controlar el registro de información de los titulares de derechos mineros, transportes, bloqueras, marmoleras y graniteras. 16.3.4 Verificar y controlar la organización y actualización del registro de los titulares de los derechos mineros. 16.3.5 Verificar la aplicación de los procedimientos de fiscalización tributaria sobre el cumplimiento de los deberes formales y el pago de tributos. 16.3.6 Practicar inspecciones y fiscalizaciones sobre uno o varios periodos fiscales. 16.3.7 Realizar las inspecciones técnicas necesarias para evaluar las acciones minero-ambientales de los titulares de derechos mineros.
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16.3.8 Planificar y ejecutar labores de recaudación de los tributos y otros ingresos por servicios prestados que corresponde administrar al IAMIB. 16.3.9 Controlar la emisión, venta y seguimiento de las guías de circulación de los minerales no metálicos. 16.3.10 Controlar las liquidaciones de tasas y otros ingresos derivadas de los servicios prestados por el IAMIB. 16.3.11 Verificar las declaraciones presentadas por los contribuyentes y responsables. 16.3.12 Controlar la emisión y anulación de planillas de los tributos a pagar por los contribuyentes y responsables originados por los reparos efectuados, así como también el monto de las penas pecuniarias e intereses moratorios que haya lugar. 16.3.13 Verificar y controlar la tramitación, decisión y registro de los reintegros y compensaciones solicitados por los contribuyentes y responsables, conforme a la normativa legal vigente. 16.3.14 Elaborar y mantener actualizada las estadísticas relativas a las actividades mineras, de producción y control de ingresos. 16.3.15 Establecer sistemas de información y de análisis estadístico, económico y tributario. 16.3.16 Verificar la gestión de cobro administrativo de derechos pendientes de pago, que correspondan a obligaciones líquidas y exigibles conforme la determinación prevista en la normativa legal. 16.3.17 Preparar, controlar y elaborar las normas relativas a la orientación e instrucción del contribuyente de acuerdo a la legislación vigente. 16.3.18 Orientar a los contribuyentes que así lo requieran, respecto a la determinación de los tributos bajo la potestad del IAMIB. 16.3.19 Planificar y programar las actividades de educación tributaria y divulgación, especialmente aquellas que tiendan a crear una conciencia cívico- tributaria. 16.3.20 Controlar y verificar la emisión de las resoluciones resultantes de los procedimientos de fiscalización, en cuanto sea procedente la
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aplicación de sanciones por el incumplimiento de pagos de tributos o deberes formales. 16.3.21 Sustanciar el sumario administrativo, con base a las actas de reparo generadas en el proceso de fiscalización, hasta la emisión de la resolución de determinación de tributos omitidos y sus accesorios; así como la aplicación de sanción de multa. 16.3.22 Supervisar, controlar y evaluar las investigaciones de fiscalización que se realicen a los concesionarios o titulares de derechos mineros. 16.3.23 Diseñar los planes y programas anuales de investigación fiscal y coordinar su ejecución en el nivel operativo y aprobar ejecución de programas. 16.3.24 Proponer y desarrollar métodos para analizar y detectar formas de evasión y fraudes tributarios y la medida de prevenirlos. 16.3.25 Realizar controles y estadísticas para determinar los sectores de mayor índice de ilícitos tributarios mineros definidos la Ley de Minas del Estado Bolívar. 16.3.26 Diseñar, desarrollar y ejecutar investigaciones y persecución de las acciones u omisiones violatorias de las normas tributarias. 16.3.27 Realizar los análisis de los informes anuales y mensuales de los indicadores de gestión de las concesiones entregadas. 16.3.28 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 16.3.29 Revisar y aprobar los indicadores de Gestión correspondientes a su Gerencia y los de sus departamentos adscritos. 16.3.30 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 16.3.31 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
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17. DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN 17.1 OBJETIVO: Coordinar, dirigir, controlar, evaluar, ejecutar y definir estrategias para el cumplimiento de la normativa en materia de regulación de las actividades mineras dentro del ámbito de la Ley de Minas del Estado Bolívar y demás normativas legales vigentes. 17.2 ADSCRIPCIÓN: El Departamento de Fiscalización está adscrito a la Gerencia de Fiscalización y Recaudación. 17.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Jefe de Departamento de Fiscalización. 17.4 FUNCIONES: 17.4.1 Vigilar, inspeccionar y controlar la explotación, almacenamiento, tenencia, beneficio, transporte, circulación y comercio de los minerales no metálicos definidos en la Ley de Minas del Estado Bolívar. 17.4.2 Aplicar los procedimientos de verificación tributaria sobre el cumplimiento de los deberes formales y el pago de tributos. 17.4.3 Elaborar la resolución de verificación resultante del procedimiento de fiscalización, en cuanto sea procedente la aplicación de sanciones por el incumplimiento de pagos de tributos o deberes formales. 17.4.4 Generar los informes estadísticos relativos a las actividades mineras. 17.4.5 Sustanciar el sumario administrativo, con base a las actas de reparo generadas en el procedimiento de fiscalización, hasta la emisión de la resolución de determinación de tributos. 17.4.6 Diseñar, coordinar y ejecutar los planes y programas anuales de fiscalización. 17.4.7 Diseñar y desarrollar mecanismos de control y seguimiento para evitar los ilícitos mineros. 17.4.8 Elaborar y actualizar el registro de titulares de derechos mineros. 17.4.9 Realizar los análisis de los informes anuales y mensuales entregados por los indicadores de gestión de las titulares de derechos mineros.
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17.4.10 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 17.4.11 Elaborar los indicadores de Gestión correspondientes a la unidad. 17.4.12 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 17.4.13 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
18. DEPARTAMENTO DE RECAUDACIÓN 18.1 OBJETIVO: Coordinar, dirigir, controlar, evaluar y ejecutar el sistema de recaudación de los tributos bajo la administración del IAMIB dentro del ámbito de la Ley de Minas del Estado Bolívar y demás normativas legales vigentes, y promover la cultura tributaria entre los contribuyentes. 18.2 ADSCRIPCIÓN: El Departamento de Recaudación está adscrito a la Gerencia de Fiscalización y Recaudación. 18.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Jefe de Departamento de Recaudación. 18.4 FUNCIONES: 18.4.1 Ejecutar las labores de recaudación de los tributos y otros ingresos por servicios prestados que corresponde administrar al IAMIB. 18.4.2 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a su cargo. 18.4.3 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos y determinar los mecanismos de mejora continua.
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18.4.4 Elaborar los Departamento.
Indicadores
de
Gestión
correspondientes
al
18.4.5 Emitir, venta y seguimiento de las guías de circulación de mineral. 18.4.6 Liquidaciones de tasas y otros ingresos derivadas de los servicios prestados por el IAMIB. 18.4.7 Elaborar y mantener actualizada las estadísticas relativas a las actividades mineras y de producción y control de ingresos 18.4.8 Verificación de las declaraciones presentadas por los contribuyentes. 18.4.9 Emitir y anular de planillas de liquidación derivadas de ajustes en las declaraciones presentadas por los contribuyentes. 18.4.10 Emitir y anular de planillas de los tributos a pagar por el contribuyente originado por los reparos efectuados, así como también, el monto de las penas pecuniarias e intereses moratorios a que haya lugar. 18.4.11 Tramitación, decisión y registro de los reintegros y compensaciones solicitados por los contribuyentes, conforme a la normativa vigente. 18.4.12 Notificación de los actos y planillas que genere la Gerencia de Tributos en ejercicio de sus funciones. 18.4.12 Organización, control y actualización del registro de contribuyentes. 18.4.13 Elaboración y actualización de las estadísticas relativas a las actividades mineras, de producción, conjuntamente el control de ingresos propios y multas. 18.4.14 Establecer sistemas de información y de análisis estadístico, económico y tributario. 18.4.15 Gestión de cobro administrativo de derechos pendientes de pago, que correspondan a obligaciones líquidas y exigibles conforme la determinación prevista en la normativa legal. 18.4.16 Preparación, control y elaboración de las normas relativas a la orientación e instrucción del contribuyente, de acuerdo a la legislación vigente. 18.4.17 Orientación de los contribuyentes que así lo requieran, respecto a la determinación de los tributos bajo la potestad del IAMIB.
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18.4.18 Programación de las actividades de educación tributaria y divulgación, especialmente aquellas que tiendan a crear una conciencia cívico- tributaria. 18.4.19 Todas las demás funciones propias de la Administración Tributaria, distintas de la fiscalización y determinación de oficio. 18.4.20 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 18.4.21 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Gerente de Fiscalización y Recaudación del IAMIB. 19. GERENCIA DE OPERACIONES 19.1 OBJETIVO: Coordinar, planificar y supervisar la asignación de los derechos mineros, aplicando un control de gestión eficiente y efectivo, con el propósito de contribuir a garantizar una máxima rentabilidad, productividad, de acuerdo al plan estratégico y a los lineamientos establecidos por el Instituto. 19.2 ADSCRIPCIÓN: La Gerencia de Operaciones está adscrita a la Presidencia del IAMIB. 19.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Gerente de Operaciones. 19.4 FUNCIONES: 19.4.1 Revisar el inventario de los recursos minerales existentes en el territorio del estado Bolívar, mediante la implementación de estudios geográficos y geológicos del potencial minero no metálico. 19.4.2 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a su cargo. 19.4.2 Autorizar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos y de las unidades adscritas y determinar los mecanismos de mejora continua. 19.4.3 Revisar y aprobar los indicadores de Gestión correspondientes a la Gerencia y departamentos adscritos.
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19.4.4 Coordinar la elaboración de los estudios geológicos y de investigación para la evaluación de los recursos mineros, prestar asistencia técnica, servicios de laboratorio y de consultoría en las diferentes áreas de su actividad a personas naturales, jurídicas, publicas y privadas. 19.4.5 Diseñar y ejecutar programas y políticas de investigación geológicaminera. 19.4.6 Garantizar la elaboración del Catastro Minero Estadal en el ámbito de aplicación de la Ley de Minas y su reglamento, fomentando el ordenamiento territorial. 19.4.7 Garantizar la elaboración de la cartografía geología minera no metálica del Estado Bolívar a diferentes escalas. 19.4.8 Realizar investigaciones sobre tecnologías aplicables a la actividad minera no metálica en sus distintas escalas y a la recuperación ambiental. 19.4.7 Tramitar y evaluar las solicitudes de derechos mineros de los particulares, de acuerdo lo establecido en la Ley de Minas y su reglamento, para la exploración y explotación de los recursos minerales no metálicos, existentes en el Estado Bolívar. 19.4.8 Determinar la factibilidad financiera – económica y técnica de los estudios o proyectos mineros. 19.4.9 Controlar, planificar y dirigir las labores de catastro minero estadal en el ámbito de aplicación de la ley de minas vigentes. 19.4.10 Controlar y planificar la elaboración de planos, croquis, mapas de áreas de estudio geológico – minero. 19.4.11 Promover el desarrollo y uso de los sistemas de información geográfica como una herramienta para el análisis ambiental y de recursos naturales, para el desarrollo de planes y programas en materia de protección ambiental y como apoyo a la toma de decisiones.
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19.4.12 Controlar la sistematización de la información alfanumérica y gráfica de las diferentes direcciones técnicas y su representación a través de Sistemas de Información Geográfica. 19.4.13 Establecer acuerdos de colaboración con las áreas generadoras y usuarias de información ambiental a fin de contar con información geográfica suficiente, confiable y oportuna y aumentar la difusión y uso de la información ambiental. 19.4.14 Establecer lineamientos y estándares para la producción de información geográfica. 19.4.15 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 19.4.16 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
20. DEPARTAMENTO DE TRAMITES MINEROS 20.1 OBJETIVO: Coordinar, analizar, formular y controlar la explotación de la actividad minera no metálica existentes en el Territorio del estado Bolívar, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Ley de Minas y su reglamento. 20.2 ADSCRIPCIÓN: El Departamento de Tramites Mineros está adscrito a la Gerencia de Operaciones. 20.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Jefe de Departamento de Tramites Mineros. 20.4 FUNCIONES: 20.4.1 Revisar que los recaudos exigidos para la tramitación de derechos mineros cumplan con las exigencias establecidas en la Ley de Minas del estado Bolívar y su reglamento. 20.4.2 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a su cargo.
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20.4.3 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos y determinar los mecanismos de mejora continua. 20.4.4 Elaborar los Departamento.
indicadores
de
Gestión
correspondientes
al
20.4.5 Tramitar Derechos Mineros y autorización para la Ocupación del Territorio, e imponer obligaciones a los particulares dentro de los límites de la Ley de Minas del estado Bolívar y su reglamento. 20.4.6 Emitir, registrar y archivar los certificados oficiales de titularidad de derecho minero. 20.4.7 Conformar los expedientes de los titulares de derecho minero y autorizaciones para la ocupación del Territorio. 20.4.8 Prestar asistencia técnica en el área minera no metálica a los concesionarios y titulares de derecho minero. 20.4.9 Realizar investigaciones sobre nuevas tecnologías en el área de la minera no metálica. 20.4.10 Reportar al Gerente de Operaciones cualquier eventualidad suscitada en la tramitación de los derechos mineros ante el Instituto. 20.4.11 Coordinar, organizar, administrar y certificar la matrícula catastral. 20.4.12 Elaborar informes mensuales y semanales al igual que el Departamento de Estudios Básicos. 20.4.13 Coordinar, revisar y analizar los Levantamientos Topográficos solicitados al IAMIB. 20.4.14 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 20.4.15 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Gerente de Operaciones del IAMIB.
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21. DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS BÁSICOS 21.1 OBJETIVO: Coordinar, planificar y supervisar la cartera de proyectos Geológico-mineros y Físico Naturales, aplicando un control de gestión eficiente y efectivo, con el propósito de contribuir a garantizar una máxima rentabilidad, productividad y utilidad de los mismos de acuerdo al Plan Estratégico y a los lineamientos establecidos por el Instituto. 21.2 ADSCRIPCIÓN: El Departamento de Estudios Básicos está adscrito a la Gerencia de Operaciones. 21.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Jefe de Departamento de Estudios Básicos. 21.4
FUNCIONES: 21.4.1 Realizar, planificar y coordinar los estudios geológicos y de investigación para la evaluación de los recursos mineros, prestar asistencia técnica, y de consultoría en las diferentes áreas de su actividad a personas naturales o jurídicas. 21.4.2 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a su cargo. 21.4.3 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos y determinar los mecanismos de mejora continua. 21.4.4 Elaborar los Indicadores Departamento.
de
Gestión
correspondiente
al
21.4.5 Elaborar los informes semanales y mensuales a la Unidad de Estudios Básicos a fin de apoyar con el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Operativo Anual. 21.4.6 Coordinar y supervisar los programas de prospección y exploración geológica de áreas de interés geoeconómico 21.4.7 Planificar y coordinar investigaciones sobre tecnologías aplicables a la actividad minera en su fase de evaluación de los recursos minerales a distintas escalas y a la recuperación ambiental.
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21.4.8 Elaborar, planificar y coordinar los planes y programas de beneficio de los productos mineros, para darles valor agregado, en aras de tener una industria minera al servicio colectivo estadal. 21.4.9 Gestionar y garantizar la calidad y oportunidad de los proyectos Ambientales y Físico Naturales estratégico que se realicen, a fin de mantener la satisfacción del cliente en los índices comprometidos en el plan. 21.4.10 Prestar asistencia técnica geominera y servicios de consultoría en las diferentes áreas de su actividad. 21.4.11 Supervisar y hacer seguimiento de la actualización y diseño del Sistema Información Geográfica. 21.4.12 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 21.4.13 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Gerente de Operaciones del IAMIB.
22. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 22.1 OBJETIVO: Ejercer la administración de los recursos presupuestarios, financieros y de recursos humanos en cumplimiento con los principios de transparencia, rendición de cuentas, simplificación de trámites administrativos, uso racional de los recursos, eficacia, eficiencia, legalidad y mejora continua. 22.2 ADSCRIPCIÓN: La Gerencia de Administración está adscrita a la Presidencia del IAMIB. 22.3 CARGO Administración.
RESPONSABLE
DE
LAS
FUNCIONES:
Gerente
de
22.4 FUNCIONES: 22.4.1 Planificar y dirigir, coordinar, supervisar y controlar la ejecución y administración de los recursos financieros, presupuestarios, y de
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recursos humanos de conformidad con las disposiciones legales vigentes y garantizar la prestación de los servicios administrativos para el buen funcionamiento y mantenimiento del IAMIB. 22.4.2 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a su cargo 22.4.3 Autorizar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por las unidades adscritas a la Gerencia y determinar los mecanismos de mejora continua. 22.4.4 Revisar y aprobar los indicadores de Gestión correspondientes a la Gerencia y departamentos adscritos. 22.4.5 Consolidar la información de la situación contable, financiera, presupuestaria y de recursos humanos para la elaboración de informes de gestión trimestral por las dependencias adscritas a la Gerencia. 22.4.6 Evaluar la eficiencia, eficacia y calidad de las operaciones, con fundamento en los índices de gestión generados por las dependencias adscritas. 22.4.7 Ordenar la apertura, manejo, control y cierre del fondo de caja chica del instituto. 22.4.8 Velar por la ejecución de Pólizas de Seguros Patrimoniales de fidelidad del IAMIB. 22.4.9 Verificar y garantizar que los registros contables de las operaciones financieras se realicen conforme a las normas legales vigentes y principios establecidos. 22.4.10 Avalar los estados financieros del Instituto. 22.4.11 Presentar el estado financiero anual a la Contraloría General del Estado Bolívar, a la Secretaria de Finanzas del ejecutivo regional y a la Coordinación de Planificación y Control de Gestión del IAMIB. 22.4.12 Participar en la formulación del proyecto presupuestario anual de ingresos y gastos del IAMIB.
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22.4.13 Dirigir el sistema de la ejecución del proyecto presupuestario del instituto, bajo un enfoque metodológico uniforme y ajustado a la norma legal vigente. 22.4.14 Analizar la ejecución financiera del presupuesto anual y presentar los reportes sobre las situaciones específicas del proyecto a las diferentes unidades medulares, estratégicas y de apoyo. 22.4.15 Presentar informe mensual de la ejecución de las partidas a la Dirección de Presupuesto del ejecutivo regional. 22.4.16 Ejecutar los créditos del presupuesto, con sujeción a las leyes, reglamentos y decretos respectivos. 22.4.17 Velar por la correcta distribución de las partidas en cuanto a las modificaciones presupuestarias durante el ejercicio fiscal. 22.4.18 Coordinar, dirigir y aprobar las operaciones de tesorería. Coordinar, controlar, verificar y autorizar la emisión de órdenes de pago (cheques y/o trasferencias). 22.4.19 Revisar y avalar las retenciones que aplique según la modalidad de contratación a los proveedores de bienes y servicios y enterar las cantidades en bolívares que corresponden por ese concepto a sus legítimos beneficiarios. 22.4.20 Supervisar la disponibilidad financiera a través de los estados de cuentas bancarios y la relación de ingresos y egresos. 22.4.21 Aprobar las conciliaciones bancarias. 22.4.22 Desarrollar de acuerdo a la planificación anual de compras la adquisición de bienes, materiales y servicios requeridos por las diferentes unidades adscritas al IAMIB, garantizando el cumplimiento oportuno de los proyectos. 22.4.23 Revisar, controlar y avalar el procediendo para la adquisición de bienes, materiales y servicios requeridos por las diferentes unidades adscritas al IAMIB de acuerdo a la planificación anual. 22.4.24 Garantizar el control y registro de los bienes muebles e inmuebles adscritos al Instituto de acuerdo a la legislación vigente.
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22.4.25 Velar por la formación, actualización e identificación anual del inventario de bienes adscritos al instituto. 22.4.26 Dirigir, planificar, supervisar, controlar y evaluar lo concerniente al mantenimiento y reparación de los bienes muebles e inmuebles adscritos al instituto, desarrollando un plan de prevención anual y controlando su correcta ejecución. 22.4.27 Supervisar el plan semanal de mantenimiento general de las instalaciones y servicios básicos del instituto. 22.4.28 Autorizar el movimiento de bienes muebles internos. 22.4.29 Ordenar la ejecución de las decisiones que dicte el Presidente del Instituto en materia de Recursos Humanos. 22.4.30 Revisar lo relacionado con el reclutamiento (provisión), selección, clasificación, remuneración, evaluación, ascensos, cambios de denominación, ajustes salariales, transferencias, traslados, reclasificaciones, asignaciones de primas de los empleados del IAMIB. 22.4.31 Autorizar los planes y programas de capacitación dirigidos a la mejora continua del personal según su área de desarrollo y perfil del cargo. 22.4.32 Revisar y aprobar los resultados de la aplicación del sistema evaluación de desempeño del personal administrativo del IAMIB.
de
22.4.33Avalar la elaboración de las nóminas de pago del personal del IAMIB. 22.4.34 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 22.4.35 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
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23.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
23.1 OBJETIVO: Coordinar, dirigir, controlar, evaluar, ejecutar y definir las estrategias y procedimientos generales para la administración del Recurso Humano de manera eficiente, dentro de las normas y procedimientos vigentes. 23.2 ADSCRIPCIÓN: El Departamento de Recursos Humanos está adscrito a la Gerencia de Administración. 23.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Jefe de Departamento de Recursos Humanos. 23.4 FUNCIONES: 23.4.1 Participar en la elaboración del plan operativo anual, del proyecto presupuestario y los informes de gestión trimestral, así como suministrar la información necesaria para la elaboración de la memoria y cuenta del Instituto. 23.4.2 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a su cargo 23.4.3 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos y determinar los mecanismos de mejora continua 23.4.4 Elaborar los Departamento.
indicadores
de
Gestión
correspondientes
al
23.4.5 Coordinar las actividades para la elaboración y actualización del Manual Descriptivo de Cargos y el Manual de organización. 23.4.6 Llevar la documentación registros de sus procesos, con el fin de alcanzar excelencia en la gestión, basados en normas de calidad, que permitan el mejoramiento continuo. 23.4.7 Mantener actualizada la clasificación y valoración de los cargos adscritos al IAMIB. 23.4.8 Coordinar la programación anual de las vacaciones del personal adscrito a la Institución y el pago de su respectivo Bono Vacacional.
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23.4.9 Elaborar y ejecutar planes de capacitación del personal para fomentar los conocimientos, aptitudes, habilidades y destrezas requeridos para el mejor desempeño de las funciones del personal. 23.4.10 Coordinar la ejecución del Plan Anual de Capacitación del personal de la Institución. 23.4.11 Seleccionar e ingresar a los pasantes de acuerdo al plan de pasantías trimestral elaborado por las diferentes unidades adscritas al IAMIB. 23.4.12 Elaborar y tramitar por ante el Departamento de Servicios Administrativos, los pagos por concepto de gastos de personal, cumpliendo con el cronograma anual de cierre y de entrega de nómina 23.4.12 Calcular y tramitar las liquidaciones de prestaciones sociales del personal a egresar. 23.4.13 Tramitar las inclusiones y exclusiones de los trabajadores en los registros de obligatorio cumplimiento en el IVSS, FAOV, y Contraloría General de la República, de acuerdo a las normas legales y procedimientos establecidos. 23.4.14 Implementar periódicamente, el sistema de evaluación de desempeño del personal del IAMIB y la medición de resultados a través de indicadores de gestión. 23.4.15 Mantener actualizada la base de datos de los empleados y obrero adscrito al IAMIB 23.4.16 Custodiar y actualizar los expedientes de los empleados y obreros, jubilados, pensionados y egresados del IAMIB. 23.4.17 Tramitar jubilaciones especiales, jubilaciones de ley y pensiones del personal y obreros adscritos al instituto, ante la Tesorería de Seguridad Social de la Republica. 23.4.18 Proponer, planificar, organizar y ejecutar programas de bienestar social de acuerdo al proyecto presupuestario.
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23.4.19 Llevar control de los reposos médicos, así como también de los permisos remunerados y no remunerados otorgados bajo procedimientos establecidos por el instituto. 23.4.20 Elaborar y presentar a la Gerencia de Administración las constancias de trabajo solicitadas por los empleados del Instituto para su aprobación 23.4.21 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 23.4.22 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Gerente de Administración del IAMIB.
24. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 24.1 OBJETIVO: Coordinar, dirigir, controlar, evaluar y ejecutar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y contables para el funcionamiento del IAMIB. 24.2 ADSCRIPCIÓN: El Departamento de Servicios Administrativos está adscrito a la Gerencia de Administración. 24.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Jefe de Departamento de Servicios Administrativos. 24.4 FUNCIONES: 24.4.1 Participar en la elaboración del plan operativo anual, del proyecto presupuestario y los informes de gestión trimestral, así como suministrar la información necesaria para la elaboración de la memoria y cuenta del Instituto. 24.4.2 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a su cargo 24.4.3 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos y determinar los mecanismos de mejora continua.
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24.4.4 Elaborar los Departamento.
Indicadores
de
Gestión
correspondientes
al
24.4.5 Llevar la documentación registros de sus procesos, con el fin de alcanzar excelencia en la gestión, basados en normas de calidad, que permitan el mejoramiento continuo. 24.4.6 Registrar, conciliar y modificar los registros contables de las operaciones financieras conforme a las normas legales vigentes. 24.4.7 Revisar las transacciones y operaciones ejecutadas, a fin de evitar errores u omisiones que pudieran afectar los estados financieros. 24.4.8 Presentar los estados financieros del Instituto ante la Gerencia. 24.4.9 Registrar la ejecución presupuestaria del presupuesto anual generar reportes mensuales de la situación presupuestaria.
y
24.4.10 Elaborar las modificaciones presupuestarias dentro de la normativa legal vigente y debidamente documentadas para su aprobación. 24.4.11 Generar reportes al cierre del ejercicio fiscal para la elaboración del informe de gestión anual y remitir al ejecutivo la relación de los compromisos causados no pagados. 24.4.12 Servir de apoyo a las áreas medulares del IAMIB, para la formulación de presupuesto, informes de gestión, memoria y cuenta. 24.4.13 Controlar el rendimiento por concepto de colocaciones financieras. 24.4.14 Suministrar información sobre las disponibilidades bancarias con la finalidad de programar los desembolsos sobre los compromisos legalmente adquiridos. 24.4.15 Elaborar órdenes de pago (cheques y/o trasferencias) de los compromisos legalmente adquiridos. 24.4.16 Custodiar los cheques emitidos hasta el momento de la entrega a sus legítimos beneficiarios. 24.4.17 Elaborar las trasferencias mensuales de los recursos por liquidación de tributos a la Gobernación del Estado Bolívar. 24.4.18 Elaborar las conciliaciones bancarias.
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24.4.19 Determinar y Realizar las retenciones que aplique según la modalidad de contratación a los proveedores de bienes y servicios y enterar las cantidades en bolívares que corresponden por ese concepto a sus legítimos beneficiarios 24.4.20 Planificar, organizar, coordinar y supervisar que todos los documentos que origine y respalden compromisos financieros cumplan con las normas y procedimientos de control interno y disposiciones legales vigentes en materia de contrataciones públicas. 24.4.21 Implementar y velar por cumplimiento de las normas de Control Interno relativas al procedimiento de adquisición de bienes, materiales y/o servicios. 24.4.22 Desarrollar de acuerdo a la planificación anual de compras la adquisición de bienes, materiales y servicios requeridos por las diferentes unidades adscritas al IAMIB. 24.4.23 Suministrar a las unidades administrativas los bienes, materiales de trabajo necesarios para el cumplimiento oportuno de los proyectos de acuerdo al plan de compras anual. 24.4.24 Llevar el registro de proveedores bienes, materiales y servicios del instituto. 24.4.25 Registrar oportunamente los bienes muebles e inmuebles adscritos al Instituto. 24.4.26 Actualizar el sistema de información sobre los inventarios de bienes muebles e inmuebles adscritos al Instituto. 24.4.27 Identificar de acuerdo a sus especificaciones los Bienes muebles del instituto 24.4.28 Realizar el levantamiento de inventario de Bienes Muebles anualmente. 24.4.29 Desarrollar el plan de mantenimiento anual de los bienes muebles e inmuebles adscritos al instituto. 24.4.30 Gestionar la disposición final de los bienes muebles e Inmuebles adscrito al instituto.
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24.4.31 Supervisar el plan semanal de mantenimiento general de las instalaciones y servicios Básicos del instituto. 24.4.32 Vigilar la operatividad del parque automotor adquirido y/o asignado al instituto. 24.4.33 Gestionar el movimiento de bienes muebles internos y elaborar acta de responsabilidad para la asignación de los bienes muebles. 24.4.34 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 24.4.35 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Gerente de Administración del IAMIB. 25. OFICINA DE RECEPCIÓN 25.1 OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de comunicación del Instituto, atendiendo al público en sus requerimientos de información, ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades internas y externas del IAMIB. 25.2 ADSCRIPCIÓN: La recepción está adscrita a la Gerencia de Administración del IAMIB. 25.3 CARGO RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES: Analista Administrativo 25.4 FUNCIONES: 25.4.1 Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida. 25.4.2 Orientar al público que solicite los requisitos sobre los diferentes servicios que ofrece el IAMIB. 25.4.3 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos y determinar los mecanismos de mejora continua 25.4.4 Llenar el libro de control y salida registrando la correspondencia oportunamente asignándole número de control y fecha.
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25.4.5 Recibir y revisar que estén conformes a los requisitos, las solicitudes de los servicios prestados por el IAMIB, realizadas por los titulares de derechos mineros, concesionarios, dejando registro en el libro de control y salida de correspondencia. 25.4.6 Recibir entregar las correspondencias y mensajes dirigidos a las diferentes dependencias dejando registro en el libro de control y salida de correspondencia. 25.4.7 Entregar diariamente la correspondencia recibida a la Presidencia, dejando registro en el libro de control y salida de correspondencia. 25.4.8 Entregar a los titulares de derechos mineros las solicitudes aprobadas dejando registro en el libro de control y salida de correspondencia 25.4.9 Mantener Actualizada la cartelera informativa ubicada en recepción. 25.4.10 Custodiar los sellos utilizados por la recepción. 25.4.11 Controlar el uso del teléfono y hacer llenar por los usuarios el registro de Control de Llamadas. 25.4.12 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua. 25.4.13 Revisar y aprobar los indicadores de Gestión correspondientes a su Gerencia y los de sus departamentos adscritos. 25.4.14 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto. 25.4.15 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.