Manual De Operación De Las Unidades De Archivo De Trámite De La

Transcript

MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Página SECRETARÍA DE CULTURA De: MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA SECRETARÍA DE CULTURA Año MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: INDICE CONTENIDO PRESENTACIÓN ANTECEDENTES MARCO JURIDICO NORMATIVO DEFINICIONES OBJETIVO GENERAL ATRIBUCIONES DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE FUNCIONES DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE 1. UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE 2. DE LA DOCUMENTACION 2.1. Documentos de archivos 2.2. Características de los documentos de archivos 2.3. Documentos no considerados de archivos 2.4. Disposiciones finales de los documentos no considerados de archivos PÁGINA MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Página SECRETARÍA DE CULTURA De: 3. DE LOS EXPEDIENTES 3.1. Integración de expedientes 3.2. Identificación de los expedientes 3.3. Método de ordenación. 4. DE LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. 4.1. La recepción de la transferencia primaria a la Unidad de Archivo de Concentración se realizara de la siguiente manera ANEXOS Clave de identificación de expedientes Formato de caratula estandarizada de expedientes Instructivo de llenado de la caratula estandarizada de expedientes Formato de identificación de carpetas Ubicación física de los expedientes Cajas especificas para el traslado de la documentación. Formato de etiquetas de identificación de las cajas de archivo Formato de llenado de las etiquetas de las cajas de archivo Año MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: PRESENTACIÓN Implementar instrumentos criterios de control y seguimiento, que permitan recuperar la información de los acervos documentales de la Secretaría de Cultura de manera pronta y expedita, para la correcta toma de decisiones. Es de gran importancia definir el ámbito normativo del desarrollo de las funciones de la Dirección de Administración, la Unidad Coordinadora de Archivos y el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos; debido a que por su propia naturaleza, de ser la estructura normativa dentro del Sistema Institucional de Archivos, el cual tiene la función de crear los instrumentos de control y normatividad archivísticas dentro de la Secretaría de Cultura. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: ANTECEDENTES El 1° de marzo de 1996, la Oficialía Mayor del Departamento del Distrito Federal dictamina la nueva estructura orgánica de la Dirección General de Acción Social, Cívica y Cultural, de la cual se separan la Unidad de Protección Social para adquirir identidad propia, así como la Orquesta Filarmónica de la Ciudad de México. El 30 de junio de 1998 se publica en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el Decreto de creación del Instituto de Cultura de la Ciudad de México con la categoría de órgano desconcentrado, jerárquicamente subordinado a la Secretaría de Desarrollo Social. También se reforma y adiciona la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, confiriéndole atribuciones en su artículo 46 y suprimiendo a su vez la Dirección General de Acción Social, Cívica y Cultural. A partir del 31 de diciembre de 1999, con la publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el Decreto de Ley que crea el Instituto de Cultura de la Ciudad de México, se le define como organismo descentralizado de la Administración Pública del Distrito Federal y se le considera entonces en la categoría de Entidades Paraestatales con un mayor grado de autonomía en su gestión para poder cumplir plenamente con los fines que le han sido encomendados. El 31 de enero de 2002 se publicó, en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el Decreto por el que se adicionan los artículos 15 y 32 Bis y se reforma el Artículo 28 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, en donde se abroga la Ley del Instituto de Cultura de la Ciudad de México, y se da creación a la Secretaría de Cultura. Dicho Decreto entró en vigor a partir del 1 de mayo de 2002. En cuanto a la administración documental se refiere, el Archivos Histórico del DF al ser un órgano dependiente de la Secretaría, el cual, ha sido el encargado de preservar, organizar y difundir el patrimonio documental de la ciudad de México, demás de ser el responsable de dictaminar en base a criterios archivísticos, cual de entre toda la documentación que genera la administración de la Secretaría de Cultura, adquiere valores históricos la cual debe ser parte de dicho acervo. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en la que la Secretaría de Cultura ha sido participe con la asistencia del personal encargado de la administración y control de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como, de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior en el mes de septiembre de 2007, se creo la Unidad Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Cultura, la cual será la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de tramite y/o gestión así como la creación del Archivo de Concentración e Histórico de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la circular Uno, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo el pasado 8 de octubre con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece mas participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el articulo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento de sistema institucional de archivos de la secretaría de cultura es de gran importancia ya que coadyuvará en las labores en materia archivística MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: MARCO JURIDICO NORMATIVO • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Art. 44 y 122) • Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (Art. 115) • Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal • Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público (Art. 7, 9 fracción IV, 16 fracción IX, 17, 55 y 57) • Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (Art. 47 fracción IV y Segundo Transitorio) • Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Art. 4 fracción IV, 12, 13, 23 al 28 y 51 al 56). • Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal (Art. 44) • Ley de Archivos del Distrito Federal (Art. 17) • Ley de Datos Personales del Distrito Federal. (árt. • Código Penal del Distrito Federal (Art. 259 fracción III). • Código Financiero del Distrito Federal (Art. 78, 93, 376 y 546) • Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal. • Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. • Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal. • Circular Uno 2007, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7) • Circular Uno Bis 2007, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7) • Oficio Circular suscrito por la Oficialía Mayor y la Contraloría General78 Nº OM/CG/1597/2007 de fecha 22 de agosto de 2007. • Oficio Circular del Oficial Mayor Nº OM/1696/2007 de fecha 10 de septiembre de 2007.del Oficial Mayor Nº OM/1696/2007 de fecha 10 / IX / 2007. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: DEFINICIONES APDF; Administración Pública del Distrito Federal Archivo: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación; Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIAD de cada ente público, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino CGMA; Coordinación General de Modernización Administrativa Consejo: El Consejo General de Archivos del Distrito Federal, órgano asesor en la normatividad, y consulta en materia de los archivos públicos; Conservación Preventiva: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservación del patrimonio documental mediante implantación de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres; Contraloría; Contraloría General del Distrito Federal; COTECIADSECU; Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Cultura; Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental; DEA; Dirección Ejecutiva de Administración; Destino: Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos; DGRMySG OM; Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal; Documento electrónico: Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse; MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: Expediente.- Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental; Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor; GDF; Gobierno del Distrito Federal; Gestión Documental.- Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho; Información.- Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o biológico que se encuentre en poder de los entes públicos; Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental; Órgano Administrativo; Secretaría de Cultura; Órgano Interno de Control, Contraloría Interna de la Secretaría de Cultura; Patrimonio documental: Forma parte del Patrimonio Histórico del Distrito Federal y está constituido por todos los documentos, producidos, recibidos o reunidos por los entes públicos, en cualquier época en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Para los efectos de la presente Ley se excluyen de este concepto los ejemplares múltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artística, arqueológica o etnográfica; Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico; Red: La Red de Archivos del Distrito Federal; Registro del patrimonio documental: Inventario en donde se recopila e incorpora la información relativa a la documentación perteneciente al patrimonio documental del Distrito Federal, su productor, custodio o poseedor, volumen, periodo, soporte, condiciones de acceso y características especiales; Reglamento: El reglamento de la presente ley; Sección: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente; Serie: Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento; MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: Sistema: El Sistema Institucional de Archivos del Distrito Federal; Transferencia: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente; UAC; conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben; UAT; Unidad de archivo de Trámite; UCA; Unidad Coordinadora de Archivos; Valores Primarios: Son los valores intrínsecos que contienen los documentos en su primera edad, o de gestión los cuales son: administrativo, legal y fiscal; Valores Secundarios: Son los valores intrínsecos que contienen los documentos en su segunda edad y son: informativos, testimoniales y evidenciales; MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: OBJETIVO GENERAL Salvaguardar el acervo documental de tipo administrativo que se produce y recibe en la institución, con el propósito de recogerlo y conservarlo en forma adecuada, y disponerlo para consulta tanto del personal interno de la secretaria como para el público en general si así se requiriese. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: ATRIBUCIONES DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE I. Estará conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria; II. De acuerdo a los componentes operativos dicha unidad se integrarán con la estructura orgánica y modalidades que resulten convenientes para cada ente público, en concordancia con su normatividad interna, considerada como, una unidad particular en cada área administrativa. III. Es la Unidad de Archivo de Trámite es la responsable de la administración de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada Área; IV. Aplicará las disposiciones y lineamientos establecidos por la Unidad Coordinadora de Archivo de la Secretaría de Cultura y aprobados por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. V. Coadyuvará a la Unidad de Archivo Central, en los procesos de transferencias documentales en su primera fase. VI. Coadyuvará en la realización de informes cuando la Unidad Coordinadora de Archivos lo requiera. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: FUNCIONES DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE En base al articulo 22 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, las Unidades de Archivo de Trámite son las responsables de la administración de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área, las cuales, de acuerdo a la actividades de dichas áreas, deberán cumplir con las siguientes funciones; I. Aplicará las disposiciones y lineamientos establecidos por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. II. Llevará a cabo la apertura y la confección del expediente en original en cada Unidad Administrativa de la Secretaría de Cultura del Distrito Federal. III. Custodiará y ordenar los expedientes así como cualquiera otra documentación, que se encuentre en soporte y formato diferente como: fotografías, carteles, CD, disquetes, etc.…, pertenecientes a la Unidad Administrativa a la que este adscrito. IV. Mantendrá el sistema de control archivístico con los términos normativos guías, inventarios, índices e instrumentos descriptivos de la documentación en custodia, para facilitar la consulta en el marco de sus competencias. V. Estructurará y mantener actualizado los instrumentos archivísticos antes mencionados. VI. Localizará los documentos incorporados en el Sistema informático Archivístico, para facilitar las consultas (En caso de que aun no este instalado dicho sistema informático deberán llevar acabo la búsqueda de los documentos mediante los instrumentos de identificación y control archivísticos). VII. Resolverá las consultas relativas a la localización de expedientes y de otros documentos que se encuentran en custodia de la Unidad de Archivo de Trámite. VIII. Brindará el servicio de préstamo de los expedientes que requieran los funcionarios públicos adscritos al área. IX. Solicitará autorización del titular del área administrativa, cuando alguna personal ajena al área que requiere la consulta o préstamo de expediente ajenos a su área. X. Llevará un control de los documentos que se prestan. XI. Clasificará los expedientes para su creación e inclusión en el Sistema Archivístico Digital (MEMORIA). XII. Realizará la digitalización de los expedientes conforme a lo establecido por la Unidad Coordinadora de Archivos para el proyecto denominado “MEMORIA”. XIII. Llevará a cabo el control de calidad y la depuración de los documentos procesados. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: 1. UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE Es la unidad responsable de organizar y de conservar los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, es decir, realiza la apertura, la confección y el trámite de las funciones que se lleven acabo dentro de cada área de la secretaria de cultura y mantener la custodia del acervo documental producido por la actividad una vez generada. 2. DE LA DOCUMENTACION. 2.1. Documentos de archivos Son aquellos que registran un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y que forman parte de un conjunto, generados en el ejercicio de las atribuciones de la entidad. Es decir que son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa, constituyen el único testimonio y garantía documental del acto, además está estructurado en un conjunto de documentos organizados que se interrelacionan y son el patrimonio documental de la entidad. 2.2. Características de los documentos de archivos Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series, (documentos sobre un asunto o tema tales como sesiones, acuerdos, contratos etc.) Tienen un carácter orgánico, se generan dentro de un proceso natural de una actividad, deben su existencia a un productor que los genera en desarrollo de sus funciones, es decir no son ajenos a él. Así, los documentos del área de Recursos Humanos que se generan o reciben no tienen que ver con los generados o recibidos por Recursos Financieros. Tienen carácter de unicidad la información que contiene el documento de archivo es única, es decir no existen documentos de archivos iguales. Pueden existir expedientes con trámite similar pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien se trate el asunto o tema y época del mismo. Es estático; esto quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. Tienen autoridad; proporcionan la evidencia “oficial” de las actividad que registran por lo MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: cual deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tienen para producirlo. También las firmas, sellos y encabezamientos, son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivos. Los documentos de archivos deben reflejar correctamente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, lo anterior con el propósito de garantizar: a) b) c) d) La correcta toma de decisiones. La rendición de cuenta La transferencia de acciones. El acceso a la información. Con base a lo anterior los documentos de archivos deben ser auténticos, es decir deben probar: a) Que cumplen con un propósito para el cual fueron elaborados. b) Que son creados o enviados por la persona que realmente los creo y los envió. c) Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado. Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones y hechos por las que fueron elaborados, conforme a las funciones asignadas; es integro por estar completo sin alteraciones y pueden incluir fotografías, mapas, papeles entre otros materiales documentales sin importar su forma física o soporte pero que forman parte de un mismo proceso. También debe estar en disposición del usuario, es decir puede ser fácilmente localizado, recuperado, presentado o interpretado. 2.3. Documentos no considerados de archivos No se consideran documentos de archivo los documentos de apoyo informativo, cuya información esta constituida por ejemplares de orígenes diversos y características diversas cuya utilidad en las Unidades Administrativas reside, en la información que contiene para apoyar en tareas asignadas. (Ejemplo: libros, revistas, periódicos, Diario Oficial de la Federación, leyes etc.). MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: a) Generalmente son ejemplares múltiples no originales que proporcionan información, se trata de ediciones o copias. b) Por lo general, no se consideran patrimonio documental, se les rehúsa o recicla y solo se conservan por el valor de información. c) No se transfieren al Archivo de Concentración d) Tienen un uso temporal. e) Carecen de valores documentales. f) No refleja atribuciones, acciones o trámites de las Unidades Administrativas. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (agendas, faxes, asistencia del personal, control de correspondencia o minutarios.) o Carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en expedientes existentes, tales como aquellos que reúnen copias de oficios, de faxes, vale de copias etc. o Revistas, leyes, periódicos, Diario Oficial de la Federación, libros, publicaciones y otro tipo de documentos que no conformen parte del documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjunto de documentos que no refleje una acción o trámite. 2.4. Disposiciones finales de los documentos no considerados de archivos.Los papeles de trabajo o de apoyo, al igual que otros no considerados como documentos de archivo no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos en lo correspondiente a la carátula del expediente, al levantamiento de inventario, de la transferencia y a las autorizaciones de baja. Los titulares de las Unidades Administrativas bajo su responsabilidad, podrán realizar la destrucción o eliminación de sus documentos, para lo que deberán tomar en cuenta que no se trate de documentos cuyo contenido y estructura reflejen actividades o funciones sustantivas de las mismas o presenten testimonio o evidencias de un hecho o acto administrativo, durante el desempeño de las funciones y objetivos de la entidad. Una vez realizada las consideraciones anteriores, se procederá a destruir o eliminar las copias fotostáticas, borradores, bosquejos, versiones preliminares o parciales que hayan sido producidos durante la elaboración de un trabajo. En general aquellas copias que hayan sido reproducidas de manera innecesarias, además de aquellos documentos comúnmente llamados de “rutina” que sirven para satisfacer las necesidades inmediatas de las Unidades Administrativas, evitando con esto la acumulación inoperante de la información. El termino de su utilidad administrativa su destrucción podrá ser de inmediata y en los casos necesarios se conservaran por un periodo determinado según, convenga a los MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: interés de las áreas que los genero. Cuando exista duda respecto al tratamiento que deberá darse a determinado documento, ya sea para proceder su baja para su destrucción o para su conservación permanente, se deberá consultar a la Coordinación de Archivos y en su caso se someterá a la consulta específica a consideración del Comité de Información. Si en la revisión de material que no forma parte de archivo se localizan otro tipo de documentos de interés institucional como libros, o publicaciones, se enviaran a la biblioteca del Archivo Histórico de la entidad, previa revisión y autorización de su titular. Al igual que las fotografías, películas, elaboradas por la institución, se evaluaran y se enviaran al Museo de Fotografía del GDF previa autorización de su titular, donde se les dará un tratamiento diferente al que corresponde a la organización de archivos. 3. DE LOS EXPEDIENTES: Es la Unidad documental constituida por uno o varios documentos, ordenados y relacionados por un mismo asunto o actividad. Su estructura es lógica y cronológica, su ordenación de sus documentos es de acuerdo el procedimiento o tramite a seguir. Los expedientes deben ser ordenados por serie documental de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística. 3.1. Integración de expedientes: a) Cuando no existen antecedentes del asunto en los archivos del área. (Creación de un nuevo expediente) b) Cuando se trate de un asunto nuevo. c) Cuando la materia o asunto de que se trate el documento exista en el archivo pero no corresponda a la gestión gubernamental actual; es decir; cuando se trate de temas o materias que corresponden a periodos diferentes. d) Los expedientes de archivo se integrarán invariablemente por asunto. En la integración de un expediente de archivo deberán considerar que los documentos. a) Se refiere una acción, trámite o gestión delegada a la Unidad Administrativa. b) Documente cualquier obligación o responsabilidad. c) Integre información relacionada con transferencia y rendición de cuentas dentro de la institución. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: d) Que los documentos tengan relación entre si ya sea por el asunto o materia. e) Que los documentos se integren secuencialmente conforme se generen. f) La organización interna de los expedientes estará dada por método de ordenación cronológica. g) Los documentos en soporte y formato diferente al papel, ejemplo: fotografías, carteles, videos, CD, disquetes, etc. Qué formen parte de un expediente se conservarán en él. En caso de que no tenga relación alguna con el expediente se consideran documentos de apoyo y deberán separarse físicamente de este. Al nombrar un expediente se contemplara que: a) Cada expediente de archivo cuente con el titulo único. b) El titulo deberá reflejar su contenido c) No se debe asignar nombre por afinidad al área donde se generen, ya que no necesariamente son reflejos del contenido del expediente. d) La asignación de un numero consecutivo único para cada expediente según la serie documental a la que pertenece 3.2. Identificación de los expedientes El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación, facilitar el control y ubicación dentro de una Unidad Administrativa en particular y dentro de la institución en general. a) Cada expediente estará rotulado para su identificación física, dicho rótulo se colocará en la ceja del fólder o el lomo de la carpeta o en la pasta superior del engargolado, considerando los siguientes elementos (VER ANEXO I): • • • La separación de las claves será: referentes a las secciones (/), series (.) Se separarán con guiones (-), el número consecutivo del expediente, y el año y posteriormente deberá ir el nombre o título del expediente. Las claves de identificación serás de acuerdo a lo establecido en la tabla de determinantes de la Secretaría de Cultura del DF, en base a lo establecido por al Oficialía Mayor del gobierno del Distrito Federal. Los documentos de archivo de trámite estarán dentro de una carpeta o fólder, por asunto. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: b) El expediente no deberá rebasar más de 4cm. de grosor con el propósito de que su manejo sea ágil. De rebasar el grosor se abrirá un nuevo fólder en forma progresiva. • Cuando un expediente de un mismo asunto tenga más de un fólder, deberán llevaran una carátula exterior, con todos los elementos del primer expediente al que pertenece y en el apartado de observaciones de la carátula se deberá anotar el número progresivo del nuevo fólder que le corresponde y en el apartado de fojas deberá anotar la cantidad de fojas que contiene es nuevo fólder, siguiendo el consecutivo de fojas del anterior. c) En el caso de los documentos engargolados, procederá atender cualquiera de los siguientes criterios: • • Incorporar los documentos al expediente que correspondan o generar una carátula exterior por engargolado y anotar en el espacio de observaciones a que expediente pertenecen. En caso de que por si mismo constituya un expediente, generar una portada exterior por cada engargolado. d) En el caso de las carpetas se aplicaran los siguientes criterios: Cuando tengan un mismo asunto: En el lomo de la carpeta solo llevará los siguientes datos obligatorios: 1) Logotipos: Gobierno del Distrito Federal y Secretaria de Cultura, 2) Claves de acuerdo a la Tabla de Determinantes • Fondo, • Sección y • Subsección (si la hubiere), 3) Claves de acuerdo al Catálogo de series documentales • Serie • Subserie (en caso que tenga), 4) Nombre del expediente: Deberá ser genérico, indicar solo la fecha extrema (año de creación) y 5) El número de carpetas que correspondan a ese expediente Cuando un mismo asunto tenga más de una carpeta: Todas llevaran una etiqueta en el lomo de la carpeta, con todos los elementos anteriores, si el expediente contiene 3 carpetas se indicara de la siguiente manera, en cada una: MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: 1 de 3, 2 de 3, y 3 de 3 3.3. Método de ordenación. a) De los expedientes: • • • • El acomodo se basará en el número consecutivo único asignado de acuerdo a la serie o subserie documental a la que pertenezcan (# del expediente) La ordenación de la documentación contenida dentro de cada expediente será de forma Cronológica, respetando el principio de orden original, es decir, desde el primer documento que se genero hasta el más actual. Cuando un expediente cuente con documentos de diferentes años, se tomara en cuenta las fechas extremas iniciando por el año más antiguo, hasta el más actual. Para los expedientes personales su ordenación será alfabética y para la ordenación de la documentación será de la misma forma cronológica. b) Para las carpetas: • • • Todos los asuntos deben pertenecer a una misma serie o en su caso a una misma subserie, es decir, evitar que se mezclen varias series y subseries en una misma carpeta. Todos los asuntos deberán estar completamente divididos, a través de un separador. Las carpetas deberán llevar un índice donde se especifique su contenido, llevando los siguientes elementos: el nombre del expediente y su clave de identificación. 3.4. Ubicación física a) Los expedientes deberán contenerse en estantes, archiveros o libreros del área que constituyen el Archivo de Trámite. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: b) Dichos muebles deberán estar identificados con claves. c) Ordenación dentro de los archiveros, gavetas y/o anaqueles. 4. DE LAS VIGENCIAS DOCUMENTALES. Las vigencias documentales, se instituyen con el propósito de: • Establecer los tiempos máximos de conservación de la documentación en las Unidades de Archivos para lograr un manejo racional y óptimo de los mismos. • Facilitar el flujo de los expedientes para evitar su acumulación innecesaria en oficinas. • Mejorar el flujo de la información para el funcionamiento de las áreas que la generan. • Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos. Las vigencias documentales consisten en establecer los periodos en que la documentación se conservara en los archivos de la entidad. Para el establecimiento de tiempos de conservación de archivos se debe considerar sus valores (administrativo, legal, contable y/o fiscal), las disposiciones jurídicas aplicables a los mismos, así como aquellas emitidas por el las autoridades en materia de archivos para GDF. En la aplicación de las vigencias documentales se tomarán en consideración los siguientes factores: • En el caso de expedientes con más de un valor, siempre aplicará el mayor tiempo de conservación. • A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el Catálogo de Disposición Documental, si éste fuera mayor al primero. Ejemplo: o Si el expediente fue reservado por un plazo de 4 años y la vigencia documental es de 3 años, a partir de la desclasificación de la información de reservada, el expediente se conservara por un periodo de 4 años más. Su vigencia documental completa será de 8 años. o Si el expediente fue reservado por un plazo de 2 años y la vigencia documental que le corresponde es de 3 años, entonces el expediente se conservara por un periodo de 3 años más. Su vigencia documental completa será de 6 años. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: • Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. Al concluir los plazos establecidos en el Lineamiento anterior, la entidad, a través de la Unidad Coordinadora de Archivos, solicitarán al órgano consultivo (COTECIAD) de la Secretaria de Cultura una sesión de acuerdo a las fechas establecidas para esto, para la revisión de las series documentales que sean propensas a dar un destino final y obtener el Visto Bueno. El catalogo de vigencias documentales será elaborado de acuerdo a lo estipulado en la normatividad correspondiente a la función y al tipo documental de cada área de la Secretaria de Cultura. 5. DEL EXPURGO DOCUMENTAL Expurgo: es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar documentos que por sus características se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo, fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel carbón, etc.) y metales que dañen los documentos (clips, broches, grapas, etc.). 5.1. Proceso de selección documental: I. II. III. IV. V. Se considerará responsable inmediato de su acervo documental a la persona que por sus funciones y/o atribuciones tenga a su resguardo los documentos de los archivos de trámite de las Direcciones, Coordinación, Subdirecciones y Jefaturas de Departamento. En cada Unidad Administrativa el proceso de expurgo deberá ser coordinado por el responsable de Archivo de Trámite designado por el titular de la Unidad Administrativa apoyado por la Unidad Coordinadora de Archivos para aprobar la documentación que se someterá a dicho proceso La Coordinación de Archivos proporcionará a los responsables del acervo documental, los elementos suficientes que les permitirá realizar una depuración preliminar en los acervos de trámite concluido a su cargo. Lo anterior, a fin de detectar tanto documentos duplicados como aquellos que tienen poco o nulo valor informativo. Ningún documento original deberá retirarse de los expedientes. Los proyectos, estudios, manuales, programas, investigaciones, informes, presupuestos, planos, estadísticas y en general cualquier documento no expedientable, deberán conservarse sin importar si son originales o copias. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. De: Deberán conservarse los documentos copias que contengan firma autógrafa. Sólo se conservarán en los expedientes aquellas copias fotostáticas que fueron producidas directamente por la unidad administrativa a la cual pertenece la documentación sometida al proceso de depuración, o bien que sustituya a un original previamente extraviado. Los borradores de escritos, o papeles de trabajo deberán retirarse sin importar su presentación, por lo que en los expedientes deberán archivarse únicamente versiones finales de los documentos. Las comunicaciones informales como tarjetas informativas, recordatorios, recados, y entre otras deberán retirarse de los expedientes. También deberán retirarse los documentos cuya única finalidad es la de informar algún acontecimiento festivo, cívico o luctuoso (por ejemplo invitaciones, felicitaciones, tarjetas navideñas, esquelas, entre otros). Deberán retirarse de los expedientes todos aquellos documentos que poseen una utilidad temporal, tales como solicitudes de recepción, recados telefónicos, registros de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación, cartas de recomendación, entre otros. Con la excepción de las formas valoradas o cualquier documento foliado, deberán retirarse de los expedientes aquellos formatos que carezcan de inscripciones o que se encuentran en blanco. Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos que sean susceptibles de dañarlos (grapas, broches, clips innecesarios) 5.2. Resguardo de la documentación I. II. III. Efectuar los movimientos necesarios en el mobiliario para evitar la saturación de espacio Su destrucción podrá ser de inmediata y en los casos necesarios se conservaran por un periodo determinado según, convenga a los intereses del área generadora. Levantar una constancia de dicha baja en original y copia junto con la Unidad Coordinadora de Archivos y así dar aviso al COTECIAD. La constancia de baja documental autorizados por el COTECIAD, deberán conservarse en el archivo de trámite, para contestar dicha acción. 6. DE LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. Con la finalidad de que las Unidades de Archivo de Trámite sean eficientes y no MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: acumulen documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las unidades administrativas, es decir , la documentación, cuyo trámite ha terminado o su consulta es esporádica pero aun presenta valores primarios entendidos estos, como ƒ Valor administrativo ƒ Valor legal ƒ Valor fiscal o contable Es indispensable transferir dicha documentación a la Unidad de Archivo de Concentración, para garantizar un adecuado tratamiento y conservación de los expedientes semiactivos, de los cuales, se observarán los siguientes criterios: • Será responsabilidad del encargado de las Unidades de Archivo de Trámite de cada Unidad Administrativa quien solicite la transferencia, de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para las transferencias documentales • Será responsabilidad del encargado de cada Unidad de Archivo de Trámite, la elaboración del inventario de transferencia, mediante el formato establecido, que deberá ser revisado y validado por la Unidad Coordinadora de Archivos de la secretaría de Cultura. • Toda transferencia de expedientes deberá preparase de forma correcta y organizada, tomando en cuenta los puntos, establecidos en los lineamientos para las transferencias documentales, ejemplo: o La documentación debe ser ordenada por serie. o Los documentos deben ir en fólderes o en carpetas o Debe realizarse previamente el expurgo que consiste en retirar toda aquella documentación repetida (copias, borradores preliminares, etc.), además no deben llevar clips, grapas, notas adheridas. o Deben ser documentos originales no copias, excepto cuando no se tengan las originales. Se considera original el documento que cuenta con firmas autógrafas y sellos originales, y que se localiza en el área responsable de la atribución o función que lo genera o registra para su control o Ordenar de manera cronológica la documentación dentro del expediente de la fecha más reciente a la más antigua. o La foliación de los documentos deben ir colocadas en la parte inferior derecha. o Las cajas donde se van a enviar la documentación deben ser cajas exclusivas de archivo, de lo contrario no se aceptara la transferencia. o Las cajas deberán estar identificadas, con el formato establecido por la MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: Unidad Coordinadora de Archivos • Los formatos de transferencia documental, deberán imprimirse y pegarse en la parte interna de la tapa de cada caja, de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para las transferencias documentales. 6.1. La recepción de la transferencia primaria a la Unidad de Archivo de Concentración se realizara de la siguiente manera: • El acto de entrega recepción será llevado acabo en las instalaciones de la Unidad de Archivo de Concentración. • El responsable de la Unidad de Archivo de Concentración, será el encargado de recibir las cajas transferidas. • Las cajas se entregaran selladas con cinta canela a la Unidad de Archivo de Concentración, con el propósito de que se haga un cotejo aleatorio antes de su recepción formal. • En el caso que de falten o no concuerde las cajas o el contenido de las estas con la del formato de inventario de transferencia, este ultimo deberá ser corregido. En el caso de que se presenten anomalías graves será suspendida la transferencia, hasta la corrección de la misma. • El acceso a la Unidad de Archivo de Concentración, será restringido, sólo tendrá acceso el personal del mismo y de la Unidad Coordinadora de Archivos. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Página SECRETARÍA DE CULTURA ANEXOS De: Año MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES Clave de Identificación de Expedientes MX09GDF01/SECU13/02/01/1/LE.23-8-CONTRATOS PARTIDA 3802 HE-J MX09 (a) GDF01 (b) SECU13 (c) 02 (d) 01 (e ) 1 (f) LE (g) 23 (h) 8 (i) CONTRATOS PARTIDA 3802 HE-J (j) a) De acuerdo a la norma ISO 3166, define la clasificación del país y la región. MX: México 09: Distrito Federal b) De acuerdo a la estructura de gobierno; GDF: Gobierno del Distrito Federal 01: clave asignada a la jefatura de Gobierno del Distrito Federal c) Epígrafe establecida por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, para la Secretaría de Cultura del DF. d) Clave del Fondo documental: De acuerdo a la Tabla de Determinantes; Dirección Ejecutiva de Administración e) Clave de la Sección (si la hubiere).- De acuerdo a la Tabla de Determinantes; Dirección de Recursos Financieros. f) Clave de la Subsección (si la hubiere).- De acuerdo a la Tabla de Determinantes; JUD de Contabilidad y Pagos g) Clave de la Serie (si la hubiere).- De acuerdo al Catálogo de Series Documentales: Legal h) Clave de la Subserie (si la hubiere).- De acuerdo al Catálogo de Series Documentales: Contratos (23) i) Numero del Expediente.- el número consecutivo que le corresponde al expediente, (8) j) Titulo del Expediente; Partida 3802 correspondiente de la letra HE a la J MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Página SECRETARÍA DE CULTURA CARÁTULA ESTÁNDARIZADA DE EXPEDIENTES De: Año MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE LA CARÁTULA ESTANDARIZADA Objetivo. # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Identificar los expedientes de archivo de las administrativas a fin de facilitar su consulta y acceso CAMPO DESCRIPCIÓN Anotar el nombre del área de la que depende(n) la(s) unidad(es) generadora(s) de la documentación. Sección. Anotar el nombre del área a la que pertenece o en su caso la que genera el documento de acuerdo al cuadro de clasificación archivística. Subsección Anotar el código que se le asigno a cada sección según el cuadro de clasificación. Serie De acuerdo al catalogo de series documéntales deberá anotar el nombre de la serie documental. # De Exp. Anotar el consecutivo de expedientes que le asigna al área generadora de la documentación o en su caso la que lleva el archivo de trámite. Fecha de apertura Indicar la Fecha de apertura del expediente Fecha de cierre Indicar la fecha de cierre del expediente. No. de Fojas El archivo de tramite deberá foliar las hojas antes de su transferencia al archivo de concentración Soporte Indicar el tipo de soportes del expediente Anexos Indicar si existe algún anexo como; fotos, planos, etc… Nombre del Indicar el nombre de identificación expediente del expediente. Asunto Breve reseña del contenido del expediente unidades RESPONSABLE DE LLENADO Fondo. VALORES DOCUMENTALES UAT UAT UAT UAT UAT UAT UAT UAT UAC UAC UAT UAT MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Página SECRETARÍA DE CULTURA 13 Administrativo 14 15 Legal Fiscal o Contable 16 Sustantiva Indicar si adquiere un valor administrativo Indicar si adquiere un valor legal Indicar si tiene un valor contable y/o fiscal Indicar si esta documentación es de carácter sustantivo y aplicable para el proyecto de memoria digital. De: UAT UAT UAT UAT VALORES INFORMATIVOS 17 18 19 Reservada Indicar con una X y Hacer referencia de la versión pùblica, base a lo establecido en la Ley Transparencia y Acceso a Información Publica del DF en caso de que existiera Indicar con una X, y Hacer referencia de la versión publica, base a lo establecido en la Ley Transparencia y Acceso a Información Publica del DF en caso de que existiera Indicar con una X Confidencial Pública la en de la el la en de la el UAT UAT UAT DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 20 21 22 23 24 Archivo de Tramite Indicar el plazo de guarda en el archivo de tramite No. Transferencia Indicar el número de acta con la que se llevo a cabo la transferencia documental. Archivo de Indicar el tiempo de guarda en el concentración. archivo de concentración Archivo Histórico. Indicar si el expediente adquiere valores secundarios (informativo, evidencial, ) y es considerado documento histórico Baja Indicar si el expediente es considerado material para dar de baja documental UAT UAC UAC UAC UAC SISTEMA DE PROTECCIÒN DE DATOS 25 BASICO Indicar con una “X”, de acuerdo a lo UAT Año MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Página SECRETARÍA DE CULTURA 26 27 28 MEDIO ALTO Observaciones. establecido en el art. 14, fracción B-I, de la Ley de Datos Personales del Distrito Federal Indicar con una “X”, de acuerdo a lo establecido en el art. 14, fracción BII, de la Ley de Datos Personales del Distrito Federal Indicar con una “X”, de acuerdo a lo establecido en el art. 14, fracción BIII, de la Ley de Datos Personales del Distrito Federal Indicar si existen algunos comentarios o notas con respecto al expediente CARÁTULA DE IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS De: UAT UAT UAT Año MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA a) De: b) MX09GDF01/SECU13/02/03/3/LE.01-ACTAS ENTREGA RECEPCIÓN DRMySG 001 A 0457 2008 MX09 (a) GDF01 (b) SECU13 (c) 02 (d) 03 (e ) 3 (f) LE (g) 01 (h) ENTREGA RECEPCIÓN DRMySG 001 A 0457 2008 (i) a) De acuerdo a la norma ISO 3166, define la clasificación del país y la región. MX: México 09: Distrito Federal b) De acuerdo a la estructura de gobierno; GDF: Gobierno del Distrito Federal 01: Clave asignada a la jefatura de Gobierno del Distrito Federal c) Epígrafe establecida por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, para la Secretaría de Cultura del DF. d) Clave del Fondo documental: De acuerdo a la Tabla de Determinantes; Dirección Ejecutiva de Administración e) Clave de la Sección (si la hubiere).- De acuerdo a la Tabla de Determinantes; Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. f) Clave de la Subsección (si la hubiere).- De acuerdo a la Tabla de Determinantes; JUD de Almacenes e Inventarios g) Clave de la Serie (si la hubiere).- De acuerdo al Catálogo de Series Documentales: Legal h) Clave de la Subserie (si la hubiere).- De acuerdo al Catálogo de Series Documentales: Actas Entrega Recepción de Bienes Muebles. i) Titulo del Expediente; Partida 3802 correspondiente de la letra HE a la J UBICACIÓN FISICA DE LOS EXPEDIENTES MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: ARCHIVEROS ANAQUELES Tomando en cuenta las reglas de archivación se considerara lo siguiente, deberán ordenar de: a) Arriba hacia abajo b) Izquierda a derecha c) Enfrente hacia atrás En caso de que el área cuente con baterías de estantería se ordenaran de la misma forma, pero se considerara lo anterior por anaquel. MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Página SECRETARÍA DE CULTURA Cajas especificas para el traslado de la documentación. Formato de etiquetas para la identificación de las cajas de archivo De: Año MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA De: INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE LA CARÁTULA ESTANDARIZADA Objetivo. Identificar el contenido de las cajas de archivo, que serán transferidas a la Unidad de Archivo de Concentración. # A CAMPO B C D E F G H I J K L M N O DESCRIPCION Fondo. Anotar el nombre del área, de acuerdo a ala tabla de determinantes de la Secretaría de Cultura Sección. Anotar el nombre del área adscrita al fondo en base a la estructura orgánica de la instituciones decir, el área propietaria de la documentación Subsecciòn Anotar el nombre del área adscrita a la sección (sila hubiere) en base a la estructura orgánica de la instituciones decir, el área propietaria de la documentación Serie De acuerdo al catalogo de series documéntales deberá anotar el nombre de la serie documental. Fecha de apertura Indicar la Fecha de apertura del expediente Fecha de termino Indicar la fecha de cierre del expediente. Clave de identificación En base a la tabla de determinantes indicar la clave de acuerdo a la estructura orgánica funcional Nombre del titular del Indicar el nombre del servidor público titular del área área generadora generadora de la documentación. Caja Indicar el numero progresivo de la caja Total de cajas Indicar el total de cajas del lote que se va transferir # De Exp. Anotar el consecutivo de expedientes que le asigna al área generadora de la documentación o en su caso la que lleva el archivo de trámite. Nombre del expediente Indicar el nombre de identificación del expediente. Vigencia documental Indicar el tiempo de conservación, en las diferentes unidades de archivo: Unidad de Archivo de trámite, Unidad de Archivo de concentración, Unidad de Archivo Histórico o en su caso si se va ha dar de baja Valor informativo En base a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Distrito Federal, indicar si la información contenido en la caja es de carácter; Reservada, Confidencial y/o Pública Valor documental en base a las funciones, del área indicar el valor documental contenido en las cajas; Administrativo, Legal y/o jurídico, Fiscal o Contable o Sustantivo MANUAL DE OPERACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ Día Mes Año Página SECRETARÍA DE CULTURA P Ubicación del anaquel Q Ubicación de entrepaño De: La Unidad de Archivo de Concentración será la encargada de la asignación de la ubicación física dentro de sus instalaciones La Unidad de Archivo de Concentración será la encargada de la asignación de la ubicación física dentro de sus instalaciones