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IDEAS Y TENDENCIAS
Las ventajas de un software de gestión integral JOSEBA FÍNEZ, director de Marketing de Solmicro www.solmicro.com
En tiempos difíciles, la correcta gestión de todas las variables que afectan a nuestro negocio y la optimización de nuestros recursos son esenciales para ser competitivos y productivos. Las nuevas tecnologías son casi siempre la forma más rápida de incrementar productividad y competitividad, y avanzar conforme a las exigencias del mercado sin acusar sus típicos vaivenes. Pero en el siglo XXI ya no bastan los clásicos programas ofimáticos o de contabilidad que resuelven necesidades aisladas, ahora las empresas demandan programas de gestión (también llamados ERPs) capaces de acometer con éxito todos los procesos de negocio de una organización. En la empresa, lo más habitual es que cada área utilice programas dis-
tintos para procesar la información y la interacción entre dichos programas suele ser escasa. Con un software de gestión integral, cada departamento tendría acceso a datos centralizados y constantemente actualizados, lo que facilitaría tanto la búsqueda de información por parte de cualquier usuario como la coordinación entre las distintas áreas de la empresa. De igual forma, el software de gestión integral contribuye a establecer un método de trabajo sistemático y ordenado. En consecuencia, se reducen los tiempos empleados en tareas cotidianas y se evita la ejecución de trabajos duplicados y los errores en el manejo de datos gracias a integración automática de información en todos los procesos del negocio. En resumen,
y como ya decíamos, mejoramos de forma notable la productividad de nuestra compañía. Sin embargo, no vale cualquier programa de gestión ERP para cualquier empresa. El sector que nos compete tiene sus propias necesidades y a la hora de elegir hay que decantarse por un software que se adecue a nuestra problemática. En este caso, un programa de gestión que pueda ofrecer soluciones reales a todas las empresas de selección de personal, departamentos de RR.HH., ETTs o consultoras dedicadas a la elaboración de estudios de mercado y opinión pública. Un software ERP que nos permita gestionar de forma rápida, sencilla y con información siempre actualizada todo lo referente a presupuestos, características contractuales (así como el estado de los mismos y la vigilancia de sus renovaciones), gestión documental, de contactos y de bases de datos, órdenes de trabajo, gestión de perfiles profesionales, control de absentismo laboral, evaluaciones de desempeño, planes formativos, servicios médicos (reconocimientos, partes de accidentes, vacunaciones, análisis…) y, por supuesto, todo lo referente a la contabilidad y facturación de la propia compañía. Los programas de gestión más avanzados también son capaces de ofrecernos de forma gráfica y muy visual completos análisis de rentabilidad, así como estadísticas de todo tipo o búsquedas inteligentes a partir de información permanentemente actualizada, lo que nos permite tomar, con la máxima agilidad y con datos siempre contrastados, decisiones que
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afectan al día a día de nuestro negocio o responder en el menor tiempo posible a las necesidades y exigencias de nuestros clientes. Mantener toda esta información al día es una tarea ardua y complicada si no contamos con la ayuda de las nuevas tecnologías. Una buena solución es adoptar un software de gestión integral que automatice todos estos procesos y que está perfectamente adaptado a las necesidades del sector.
IDENTIFICAR LAS NECESIDADES REALES, CLAVE PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL FUTURO
ERP
No siempre es sencillo dar este paso, pero las compañías que ya lo han hecho han comprobado en poco tiempo cómo su funcionamiento y eficiencia mejoraban notablemente. También es cierto que renunciar a una metodología a la que estamos acostumbrados para incorporar y aprender a utilizar un nuevo sistema informático puede llegar a ser un proceso traumático si no se hace con todas las garantías. Por esa razón, tan importante como asumir la necesidad de este cambio es dar con un fabricante de que garantice un proceso de renovación lo más rápido y cómodo posible. Las ventajas que nos proporciona la incorporación de un programa de gestión ERP son innegables pero, una vez asumido el cambio, se abre ante nosotros un abanico de posibilidades, desde las ofrecidas por las grandes multinacionales del software de gestión hasta las compañías que, por no pertenecer a ese reducido grupo, son menos conocidas. Cuando se trata de implantar un nuevo software de gestión, un programa que va a afectar a todas las variables de nuestro negocio, la clave es contar con una voz experta que esté siempre disponible, antes, durante y después del proceso de implantación de las nuevas tecnologías. Porque además de apostar por un producto vanguardista, potente, completo y flexible, es necesario ponerse en manos de fabricantes y consultores capaces de entender sus necesi-
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dades y problemas concretos, capaces de analizar a fondo la situación real de sus futuros clientes, desde el número de empleados a las formas internas de funcionamiento o las tecnologías de las que dispone, así como, por supuesto, conocer a fondo el sector de actividad en que desarrolla su negocio. Sólo así no correremos riesgos y estaremos incorporando las herramientas que, en la práctica, vamos a utilizar, sabiendo que estarán adaptadas a nuestras necesidades y que su manejo será sencillo. Otro punto a favor será la posibilidad de evolución tecnológica del programa de gestión para evitar que quede obsoleto y, si es posible, evitar la dependencia de terceros en la realización
de nuevos posibles desarrollos, con lo que ganamos en independencia y agilidad y evitamos gastos añadidos. En este sentido, es muy interesante contar con el código fuente de la aplicación, aunque son muy pocos los fabricantes que lo ofrecen. La implantación de un programa de gestión ha dejado de ser conveniente para convertirse en una necesidad de primer orden. Una herramienta inestimable para el control y coordinación de todos los recursos y un aliado en la toma de decisiones en tiempo real; una herramienta única para ser más eficientes y un paso necesario si lo que queremos es ser competitivos en un mercado cada día más global.\
La correcta gestión de todas las variables que afectan al negocio y la optimización de los recursos son esenciales para ser competitivos y productivos, y las nuevas tecnologías son la forma más rápida de incrementar esos parámetros
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