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INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO DEL INVENTARIO FEC. ENTREGA :
REVISIÓN:
CÓDIGO: I-A-02
PÁGINA: 1
CARGO QUE EJECUTA: Supervisor y auxiliar operativo. OBJETO: Establecer las condiciones y actividades necesarias para garantizar el correcto almacenamiento del inventario y garantizar la disponibilidad del mismo en los procesos de fabricación o comercialización. 1. ALCANCE. Este procedimiento aplica al material de empaque, materia prima nacional y producto propiedad del Cliente, desde su recepción hasta la entrega a producción o al almacén de producto terminado. 2. DEFINICIONES. 2.1. Producto Intermedio (PI): Productos terminados de un proceso de fabricación que son utilizados para consumo interno en otros procesos. 2.2. Almacén: Lugar donde son guardados físicamente las materias primas, insumos y productos. 2.3. Material: para efectos del presente documento se entiende como las materias primas (MP) nacionales, el material de empaque (ME) y los productos intermedios (PI). 2.4. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria 2.5. Especificación: Documento que establece los requisitos que un producto o servicio debe cumplir. 2.6. O.C.: Orden de Compra. 3. POLÍTICAS SOBRE LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE MATERIALES 3.1. 3.2. 3.3.
3.4.
3.5. 3.6. 3.7. 3.8.
Las situaciones de incumplimiento del vehículo siempre son informadas al Gerente General. Los incumplimientos son evaluados en función del riesgo y la necesidad del material, decisión que debe ser consultada con el Gerente General y consensuada entre las partes. Todo incumplimiento sin importar su naturaleza, es reportado al Gerente General quien se encarga de notificar oficialmente al proveedor, requerir una acción de mejora y registrar el hecho como elemento de entrada para la calificación de proveedores. El Supervisor de Almacén es responsable por el servicio prestado al proveedor durante la entrega del material, por cuanto la programación de las recepciones es elemento fundamental. El Gerente General es responsable por comunicar y coordinar las entregas dentro del horario establecido (7:00-11:00 a.m. y de 1:00 – 4:00 p.m.), cualquier excepción debe ser previamente coordinada e informada con Supervisor de Almacén. Todo derrame o anomalía durante la recepción, almacenamiento y entrega debe ser notificada al Gerente General. El orden y aseo de las instalaciones del almacén son lineamiento que se deben seguir permanentemente. Ningún colaborador de otra área está autorizado a retirar materias primas del área de almacenamiento sin previa consulta y autorización por el Supervisor de Almacén. El ingreso de las entradas de almacén son efectuadas de manera inmediata a la recepción de material.
RESPONSABLE
REVISÓ
APROBÓ
COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
REV 02. 2000-05-19
F-R-02
3.9. 3.10.
El Supervisor de Almacén revisa la factura contra la orden de compra y la entrada, en ningún momento debe autorizar una factura con diferencias. Los errores en facturas detectados en el ingreso del material ocasionan devolución de la misma.
4.
PROCEDIMIENTO.
DIAGRAMA DE FLUJO
1. Generar reporte en Excel para conocer los materiales a llegar diariamente
2. Informar a partes interesadas de la llegada del material
3. Recibir los documentos del proveedor, verificando que se encuentren completos
CARGO EJECUTANTE
DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
Generar desde el sistema Programa el reporte de saldos en Órdenes de Compra: Inventarios/Reportes/Ejecución “Listado de Gerente General Órdenes de Compra con Saldo”. Diariamente y Supervisor de Almacén identificar los materiales programados y preparar su recepción, cualquier anomalía es notificada vía e-mail al Gerente General. Informar verbal o telefónicamente al Gerente General o Supervisor de Almacén y a Seguridad Industrial la llegada del vehículo con el material, verificar los documentos básicos: ARP, Documentación de la carga, esto es ingresado a la minuta de guarda. Recibir documentos por parte del proveedor: Remisión, Factura y Certificado de Análisis de los adhesivos. Nota: La falta de uno o más documentos se notificara al comprador y se suspenderá el ingreso del vehículo.
Supervisor de Almacén
Supervisor de Almacén
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Word
Minuta
Remisión Factura Certificado de Análisis
4 4. Reportar las diferencias positivas o negativas para realizar los ajustes necesarios.
5. Verificar documentos de entrega vs orden de compra
6
Reportar las diferencias positivas por encima de las tolerancias al Gerente General para consensuar Gerente General la decisión sobre dicha situación.
Verificar la factura y la remisión contra la orden de compra: referencias, cantidades, precio y condiciones de pago. Autorizar la entrada del Proveedor con el material a la zona de descargue.
Supervisor de Almacén
Correo
Remisión Factura
Supervisor de Almacén
Cumple requisitos
RESPONSABLE
REVISÓ
APROBÓ
COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
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7. Autorizar la entrada a la zona de descargue
8. Identificar el material recibido
Realizar descargue del material y verificar aleatoriamente el peso, la identificación del empaque contra el certificado de análisis (si aplica) y verificar las características de la lista de chequeo (material de empaque). Durante la recepción se puede decidir rechazar el material y se detiene el proceso informando al Gerente General; registrar en la remisión del proveedor y en la OC, la cantidad devuelta y el motivo.
Supervisor de Almacén
Si el material pasa la recepción, se identifica con un aviso (Fecha de Llegada, Producto Ítem, Cantidad).
Supervisor de Almacén
En caso de rechazo del material por calidad, devolver el mismo al proveedor, en el tiempo máximo establecido.
Supervisor Almacén
Gerente General
Almacenar y preservar la materia prima y empaque aplicando los Instructivos I-A-01
Supervisor de Almacén
I-A-01
Firmar y sellar la factura y/o remisión del material recepcionado con las novedades y cantidad real recibida; las copias se entregan al transportador.
Supervisor de Almacén
Factura
Ingresar al sistema Office Excel aplicativo de entradas de materias primas de acuerdo con la reportar: •Cantidad recibida. •Fecha de recepción. •Número de remisión y/o Factura. •Devoluciones presentadas. •Registrar en la factura el Nro. O.C, Nro. Entrada y las evidencias de verificación. •Entregar la factura revisada al Gerente General.
Supervisor de Almacén
Factura Entrada Almacén
Se identifica el material desacuerdo al instructivo I-A-01
Supervisor de almacén-Auxiliar de almacén.
9. Material Conforme?
NO SI
10. Almacenar material según I-A-01
11. Rechazar el material y realizar cambio y reclamo con proveedor 14
12. Hacer ingreso al sistema de la MP recibida.
13. Identificación material
Identificar el material. 14.
RESPONSABLE Alistar el material aprobado a Producción según la requisición de materiales COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
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REVISÓ JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
Supervisor de almacén APROBÓ DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
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El material rechazado es igualmente identificado pero su etiqueta lleva un punto rojo, la gestión de este material se hace en los tiempos establecidos. Alistar y entregar a producción el material solicitado a través de requisición de materiales (u orden de producción) y firmar el registro como evidencia de conformidad de ambas partes.
Supervisor de almacén – Auxiliar de almacén
RESPONSABLE
REVISÓ
APROBÓ
COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
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