Guía De La Información Que Custodia El Archivo

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UNIVERSIDAD NACIONAL  FACULTAD DE FILOSOFÍA Y  LETRAS  ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA,  DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN  GUÍA DE LA INFORMACIÓN QUE CUSTODIA  EL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA  MEMORIA DE LA PRÁCTICA DE GRADUACIÓN  PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA  EN BIBLIOTECOLOGÍA Y DOCUMENTACIÓN  Volumen I  SARA CASCANTE GAMBOA  LILLIAM VILLALOBOS CHAVARRÍA  Heredia, Costa Rica  2006 TRIBUNAL EXAMINADOR  Máster  Lucía Chacón Alvarado  ____________________________  Decana de la Facultad de Filosofía y letras  Máster  Aracelly Ugalde Víquez  _____________________________  Directora de la Escuela de Bibliotecología  Documentación e información  Máster  María de los Ángeles Zúñiga Solano  Tutora  ____________________________  Licenciada  Marta Eugenia Rojas Mora  Lectora  _____________________________  Licenciada  Marlene Vargas Hernández  Lectora  ____________________________  Licenciada  Sara Alfaro Espinoza  Profesora especialista  _____________________________  Viernes 9 de junio de 2006 ii  PENSAMIENTO  Nuestro Camino está lleno de pruebas.  Cumplir con nuestra meta personal  y acceder a nuestros sueños  requiere de valor, constancia y fe.  Es natural sentir que flaqueamos.  Pero también es natural nuestra fuerza  Interior para superarnos y seguir adelante...  Paulo Coelho iii  DEDICATORIA  A mis hijas e hijo:  Maureen Kattia,  Jeannette de los Ángeles,  Mario Alberto e  Ingrid:  Luceros desprendidos de mi Ser  e impulsados al Universo  con la fuerza inquebrantable del AMOR,  y que se devuelven a mi vida  para darme inspiración,  plenitud y gozo  en el sendero constante de mi superación.  A mis nietos y nieta:  Mario Alonso,  Liam Allen  y  Kattia Isabella:  En cuyas vidas he visto y he sentido  que la luz que emergió de mi Ser  ­­­­por medio de mi hijo e hijas ­­­­  prosigue su expansión inexorable  para continuar con mi inspiración,  plenitud, gozo  y superación constante.  A mi Madre  Deyanira Villalobos Chavarría  Porque un día , en el instante y espacio oportuno,  desde lo más profundo de su Ser,  por designio de Dios  me plantó en este mundo,  cuyo sendero es fuente de realización y  perfeccionamiento en cada instante.  Lilliam Villalobos Chavarría iv  DEDICATORIA  A Dios  Ya que sin Él nada podemos hacer.  Dios es quien nos concede el privilegio de la vida  y nos ofrece lo necesario para lograr nuestras metas.  A mi  esposo.  Azarías  Por su apoyo, cariño y  respeto,  por estar conmigo en aquellos momentos  en que el estudio y el trabajo  ocuparon mi tiempo y esfuerzo,  durante todo este proceso.  Por compartir las alegrías, las penas  Y por siempre tener palabras de aliento.  ¡Gracias por tu ayuda!  A mis hijos.  Raúl y Jasón  Por su  paciencia, comprensión;  por estar ahí cada vez que los necesité,  por haber sido fuente de inspiración  y motivación para superarme cada día más.  Gracias y que Dios los cuide siempre.  A mi madre.  Emérita  Por ser un ángel que desde el cielo me guía;  a ella quién me enseño a  nadar contra  corriente,  y a proseguir  por el camino del bien.  A mi padre.  Humberto  Por educarme e  infundarme  valores  para conducirme correctamente  y por ser un abrazo de amor  permanente que me fortalece.  Sara Cascante Gamboa v  AGRADECIMIENTO  Al personal del Archivo Nacional,  por el interés, mística y dedicación  que manifiestan en sus procesos  para hacer de esta Institución  un medio eficaz  para el desarrollo cultural  de Costa Rica.  A Sara Alfaro Espinoza  Licenciada en Historia,  funcionaria del Archivo Nacional de Costa Rica,  ejemplo de mística profesional,  por el interés permanente, cuyos consejos,  ayuda y recomendaciones, fue más motivación  para culminar con éxito este  trabajo final de graduación.  A las lectoras  Marlene Vargas Hernández  Y Marta Eugenia Rojas Mora  Que con su lectura y recomendaciones  Le dieron validez a este trabajo final de graduación.  A María de los Ángeles Zúñiga Solano  Directora de esta investigación,  por sus aportes acertados y oportunos,  reflejados en el cumplimiento de los objetivos  de este trabajo final de graduación vi  RESUMEN  Guía de la Información que custodia  el Archivo Nacional de Costa Rica  En  la  medida  en  que  esta  sociedad  de  información  y  comunicación  crece,  también  experimenta  crecimiento  las  fuentes  de  información  en  sus  diferentes  soportes.  Vivimos  en  una  sociedad  marcada  por  la  tecnología,  por  esto  surge  la  necesidad    de  crear  instrumentos  que  permiten  un  mejor  aprovechamiento  de  la  información.  Dada  la  justificación  del  caso  y  considerando,  la  importancia  que  reviste  valorar  y      conocer  la  cantidad  y  calidad  de  la  información  que  alberga  el  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica,    el  objetivo  general  de    este  trabajo  de  investigación  es,  realizar una obra de referencia impresa,  de los tres archivos que brindan información  al  público,  Archivo  Histórico,  Archivo  Intermedio  y  Archivo  Notarial.    Con  el  fin  de  facilitar el acceso a la información y de  reforzar la labor de divulgación que ha venido  haciendo    el  Archivo  Nacional    mediante  sus  publicaciones,  exposiciones  y  demás  actividades afines, para dar a conocer sus fondos.  Las variables que se utilizaron para esta investigación fueron:  ­  Fuentes de información  ­  Organización de la información  ­  Herramientas existentes en el Archivo Nacional  ­  Necesidades del usuario  ­  Acceso a la información vii  Para ello se efectuó:  ­  Un diagnóstico entre los usuarios, con la finalidad de obtener la  percepción  y  opinión  acerca  de  facilidades  de  acceso  a  la  documentación  tanto  como  a  las  necesidades  de  información,  por medio del respectivo cuestionario.  ­  Una  entrevista  a  los  funcionarios  con  el  objetivo  de  conocer  aspectos  básicos    tales  como  servicio,  funciones,  organización  de la información,    tipo  de documentos  que prestan   y  de  toda  la  información que ahí se custodia.  ­  Se  realizó  una  observación    para  saber  qué  procesos  se  desarrollan al hacer uso de la documentación.  El  propósito  fundamental    de  este  estudio  fue  apoyarse  en  los  resultados  obtenidos  para  fundamentar  la  incuestionable  utilidad  de  la    guía  tanto  para  el  personal como para los usuarios del Archivo Nacional.  La guía contiene una breve reseña de algunas  instituciones, un resumen de lo  que  constituye  el  fondo,  sub­fondo  serie  o  sub­serie  de  la  institución  descrita,  las  fechas extremas de los documentos  de ese fondo  y el volumen  de información en  metros  lineales  o  en  unidades  documentales  de  los  tres  diferentes  departamentos  que  ofrecen  información  al  público.  En  el  caso  del  Archivo  Histórico  se  brinda  una  observación de algún documento, para dar una idea de lo que puede encontrar en él.  Se buscó elaborarla de la manera más objetiva, para facilitar su uso tanto de  forma  como  de  fondo  y  darle  así  mayor  aprovechamiento  al  patrimonio  cultural  de  Costa Rica.  Es recomendable que esta guía esté en todas las bibliotecas y que el Archivo  Nacional se encargue de la divulgación entre los usuarios y decida ponerlo en línea,  en virtud de que, lo valioso de este trabajo consiste en  ponerla en práctica. viii  TABLA DE CONTENIDO  INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 1  1.1.  EL CAMPO DE TRABAJO Y SU IMPORTANCIA ................................................................... 3  1.2.  PROBLEMAS GENERALES DEL CAMPO ............................................................................... 7  1.3.  ESTADO DE LA CUESTIÓN .................................................................................................... 10  1.4.  REVISIÓN DE LA LITERATURA ............................................................................................ 12  1.4.1.  Archivos Nacionales.................................................................................................................. 12  1.4.2.  Archivo Nacional de Costa Rica ................................................................................................ 21  1.4.2.1.  Ley del Archivo Nacional de Costa Rica................................................................................ 23  1.4.2.2.  Cuadro de clasificación del Archivo Nacional de Costa Rica................................................. 24  1.4.3.  ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística ......................................... 26  1.4.4.  Obras de Referencia.................................................................................................................. 28  ­ Guías.................................................................................................................................................... 30  2.  PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA PRÁCTICA ............. 32  2.1.  OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA............................................................................................... 32  2.1.1.  Objetivo general: ...................................................................................................................... 32  ­ Objetivo específicos: ..................................................................................................................................... 32  2.1.2.  Objetivo General:...................................................................................................................... 33  ­ Objetivos específicos: ................................................................................................................................... 33  2.2.  ORGANISMO DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ........................................................... 34  2.3.  2.4.  DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO DE TRABAJO ....................................................................... 35  METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA “ACTIVIDAD ORDINARIA”........... 40 ix  2.4.1.  Tipo de investigación................................................................................................................. 40  2.4.2.  Fuentes y sujetos de información ............................................................................................... 41  2.4.2.1.  Fuentes de Información:.............................................................................................................. 41  2.4.2.2.  Sujetos  de información:.............................................................................................................. 41  2.4.2.3.  Descripción de instrumentos:...................................................................................................... 42  2.4.3.  Tabla de variables..................................................................................................................... 44  2.4.4.  Aspectos  metodológicos de la actividad ordinaria..................................................................... 48  2.4.4.1.  Población y muestra .................................................................................................................... 49  2.4.4.3.  Cuestionario ................................................................................................................................. 49  2.4.4.4.  La entrevista y la observación..................................................................................................... 51  2.4.5.  Análisis y resultados del diagnóstico ......................................................................................... 52  2.4.5.1.  2.4.6.  2.5.  ¿Quiénes son los usuarios/ as?.................................................................................................. 52  Conclusiones del diagnóstico..................................................................................................... 65  METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA “ACTIVIDAD INNOVADORA” ...... 68  3.  ALCANCES DE LA PRÁCTICA ......................................................................................... 72  3.1.  PROYECCIONES ....................................................................................................................... 72  3.2.  RECOMENDACIONES.............................................................................................................. 73  3.3.  LIMITACIONES ......................................................................................................................... 74  3.4.  CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 74  4.  REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ANEXOS ..................................................... 76  4.1.  REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................................ 76  4.2.  ANEXOS .................................................................................................................................. 81 x  SIGLAS  AID  Agencia Internacional  para el Desarrollo  BCIE  Banco Centroamericano de integración Económica  CCSS  Caja Costarricense del Seguro Social  CNSED  Comisión  Nacional  de  Selección  y  Eliminación  de  Documentos  CESPO  Centro de Estudios de Población  CODESA  Corporación Costarricense de Desarrollo  FLACSO  Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales  FMI  Fondo Monetario Internacional  FNUAD  Fondo de las Naciones Unidas para la Población (siglas en  francés)  IFAM  Instituto de Fomento y Asesoría Municipal  ICE  Instituto Costarricense de Electricidad  ICECU  Instituto Centroamericano de extensión de la cultura  ICODER  Instituto Costarricense del deporte y la Recreación  ICT  Instituto Costarricense de Turismo  IDA  Instituto de Desarrollo Agrario  INA  Instituto Nacional de Aprendizaje  INAMU  Instituto Nacional de la Mujer  INCOFER  Instituto Costarricense de Ferrocarriles  INS  Instituto Nacional de Seguros  INVU  Instituto Nacional de vivienda y Urbanismo xi  ISAD (G)  Norma  Internacional  General  de  Descripción  Archivística  (Siglas en inglés)  ITCO  Instituto de Tierras y Colonización  MCJD  Ministerio de Cultura Juventud y Deporte  MEIC  Ministerio de Economía, Industria y Comercio  MINAE  Ministerio del Ambiente y Energía  MOPT  Ministerio de Obras Públicas y Transporte  OEA  Organización de los Estados Americanos  OIT  Organización Internacional del Trabajo  PANI  Patronato Nacional de la Infancia  RAN  Revistas  Archivo Nacional  RECOPE  Refinadora Costarricense de Petróleo  SNE  Servicio Nacional de Electricidad  TLC  Tratado de Libre Comercio  UCR  Universidad de Costa Rica  UNESCO  Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la  Ciencia y la Cultura. (Siglas en inglés)  UNICEF  Fondo internacional de emergencia de las Naciones Unidas  para la Infancia  (Siglas en inglés) xii  INTRODUCCIÓN  La  sociedad  que  no  conserva  sus  documentos,  como  testimonios  eficientes  de  la  actividad  desarrollada,  se  puede  considerar  como  una  sociedad  desmemoriada,  sin  experiencia,  sin  actividad,  por  lo  que no podrá ser considerada en el futuro por ser ignota o, al menos,  incierta.  Desaparece  el  hombre,  el  actor,  el  artífice,  pero  queda  su  obra,  de  la  que  podrán  beneficiarse  sus  descendientes    o  sus  continuadores.  Enrique Pérez Herrero  (Historiador)  La selección del tema para realizar el trabajo final de graduación, se dió con el  fin  de  elaborar  una  obra  de  referencia  que  permitiera  conocer  la  información  que  custodia el Archivo Nacional de Costa Rica y cómo acceder  a ella, siendo esta una  institución  pública  que  tiene  una  trayectoria  de  servicio  de  más  de  cien  años,  cuya  información, es de gran utilidad  para los diferentes usuarios.  Para comenzar, los temas desarrollados en la memoria en el item 1.4. revisión  de la  literatura tienen carácter de  conocimiento de divulgación, porque son tomados  y  construidos  con  razonamiento  relativo  a  las  afirmaciones  expuestas  por  otros  autores, sobre la temática tratada.  En  esta  investigación  se  realizó  un  diagnóstico  sobre  los  usuarios;  con  la  técnica del cuestionario y una entrevista a los funcionarios de la institución. También,  se utilizó como  método la observación, con el fin de identificar  el  tipo de dificultad  que  encuentra  el    usuario  al  hacer  uso  de  la  información  y  analizar  el  acceso  a los  documentos  disponibles  del  Archivo  Histórico,  Intermedio  y  Notarial  del  Archivo  Nacional de Costa Rica.  Todo  este  estudio,  descansa  sobre    el  propósito  de  ampliar  la  visión  para  cumplir  con  el  objetivo  principal,  realizar  una  obra  de  referencia,  a  modo  de  guía  sobre los documentos que custodia el Archivo Nacional  de Costa Rica. 1  La guía contiene una breve reseña de algunas  instituciones, un resumen de lo  que  constituye  el  fondo,  sub­fondo  o  serie  de  la  institución  descrita,  las  fechas  extremas  y  la  cantidad  de  documentos  en  metros  lineales  o  en  unidades  documentales  de  los  tres  diferentes  departamentos  que  ofrecen  información.  En  el  caso  del  Archivo  Histórico  se  brinda  una  observación  de  algún  documento  perteneciente  al  fondo  sub­fondo  o  serie,  para  dar  una  idea  de  lo  que  puede  encontrar en él.  Finalmente  en  la  memoria  se  encuentran  las  proyecciones  y  las  recomendaciones  relacionadas  con  el   trabajo  efectuado,  con lo que  se  espera  que  otros y otras colegas  se motiven para la realización de futuros estudios. Este es un  trabajo con carácter de esfuerzo pionero, consistente en la elaboración de una Guía  sobre  el  acervo  documental    del  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica,  institución  que  custodia  el  patrimonio  documental  de  la  Nación  y  que  desde  1881,  supo  dar  la  respectiva  importancia  a  los  millones  de  documentos  oficiales,  que  desde  la  época  de la Dominación Española estaban dispersos por todo el país.  Esta guía constituye una valiosa ayuda para los estudiantes, bibliotecólogos,  archivistas,  historiadores,  abogados,  notarios  e  investigadores  de  instituciones  de  administración pública y privada lo mismo que,  a todos aquellos usuarios nacionales  y extranjeros  que de alguna manera, utilizan los servicios del Archivo Nacional. Por  esta  razón,  se  constituye  en  una    obra  de  referencia  valiosa,  para  las  diferentes  Bibliotecas  Públicas  y  Universitarias  del  país  y  para    el  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica. 2  1.1.  El Campo de trabajo y su importancia  Las bibliotecas y los archivos a través de la historia de la humanidad  han tenido  gran importancia como centros para información y divulgación cultural. Por medio de  este accionar  pretenden responder a la amplia gama de necesidades que proceden  de la  demanda de los  usuarios.  Si  se  analiza  lo  que  es  un  archivo  y  lo  que  es  una  biblioteca  se  puede  dar  cuenta  que  se  relacionan  entre  sí  en  cuanto  a  funcionamiento,  porque  los  dos  conservan documentación (de diferente tipo) para disposición del público.  Si  bien  es  cierto  tanto  la  disciplina  bibliotecológica    y  archivística  son  ciencias  hermanas, se debe tener claro que cada una de ellas tiene sus campos delimitados y  características  propias,  ambas  tienen  como  funciones    coleccionar,  preservar,  registrar  información  y  el  fin  común  es  recogerla,  recuperarla  y  difundirla.  También  hay diferencias marcadas entre ellas como por ejemplo:  Sobre  el  tipo  de  material:  manuscritos,  cartas,  avisos,  decretos,  circulares,  pertenecen  a  los  archivos,  mientras  que  impresos,  libros,  revistas,    entre  otros  pertenecen a las bibliotecas.  El  archivo  custodia  el  material  producido,  trabaja  con  documentos  únicos,  el  acceso  es  restringido  y  representan  la  memoria  de  una  institución,  además  su  organización es de acuerdo al conocimiento orgánico­funcional.  A  diferencia  las    bibliotecas  custodian  grandes  cantidades  de  impresos,  libros,  revistas,  copias  de  textos  de  estudio,  el  acceso  es  libre,  el  usuario  busca  lo  que  necesita,  usa  un  sistema  estructurado  de  clasificación,  no  existe  dependencia  orgánica de los documentos. 3  En  el  campo  de  la  información,  es  básico  conocer  las  necesidades  de  los  usuarios,  que  frente  a  los  servicios  de  información,  éstos  cada  vez  resultan  más  sofisticados  y  especializados.  También  conviene    encontrar  la  mejor  manera  de  satisfacer  las  necesidades  mediante  estrategias  adecuadas.  El  papel  que  juega  el  bibliotecólogo o la bibliotecóloga en el contexto de la sociedad de la  información y la  comunicación, es muy importante, ya que es el responsable de buscar  los medios,  para facilitar el acceso a la información para ponerla a disposición de los usuarios de  la manera más ágil, eficiente y oportuna.  Cáceres (1996) infiere lo siguiente: La misión de la Bibliotecología  es servir como disciplina mediadora y dinamizadora en el proceso de  creación  y  transferencia  del  conocimiento,  registrado  de  manera  que  éste  pueda  ser  integrado  convenientemente  al  desarrollo  individual  y  social. Su meta es la creación y fomento de una sociedad lectora y de  una  cultura  de  la  información,  organización,  difusión,    control,  evaluación  y  manejo  de  la  información.  Desde  una  concepción  cooperativa  y  gerencial  de  servicio  y  la  utilización  adecuada  de  tecnologías de punta. ( p. 37 )  Los  profesionales  en  Bibliotecología,  a  pesar  de  poseer  una  amplia  formación  técnica  y  académica,  no  dominan  todas  las  especialidades  relacionadas  con  las  consultas  de los  usuarios.  Se  considera,  que  su  función  básica,  es  saber  dónde  se  encuentra  la  información,  cómo  acceder  a  ella  y  cómo  guiar  al  usuario  para  su  obtención.  Aquí es  donde radica  la importancia  que  tienen las  obras  de  referencia:  medios que permiten suministrar información rápida, breve y eficiente.  En la mayoría de las ocasiones, cuando  el usuario está ante una extensa base  de datos que le impide  investigar  de una manera eficiente, se pierde y busca otros  medios que le facilite la  búsqueda. Una situación parecida se presenta en el Archivo  Nacional donde el usuario se enfrenta a extensas bases de datos y se le dificulta el  acceso  a  la  información.  Debemos  destacar  que    una  guía,  como  el  documento  realizado,  es  un  instrumento  que  puede  dirigir  al  usuario  a  la  información    y    así  utilizar de la mejor  manera el acervo documental  que custodia el Archivo Nacional.  Ofreciendo así un aporte valioso desde el punto de vista de la investigación, aunque 4  por  ser  innovador  pudiera  contener  algunos  elementos  que  requieran  mayor  afinamiento.  Esta  Guía  de  la  Información  que  custodia    el  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica  es un esfuerzo pionero que se propone reforzar la labor de divulgación que ha venido  haciendo  esta  institución,  mediante  sus  publicaciones,  exposiciones  y  demás  actividades  afines  para  dar  a  conocer  sus  fondos.  Por  ser  depositaria  de  toda  la  documentación  importante  del  país,  de  un  incalculable  valor  y  requerida  con  frecuencia por diferentes tipos de usuarios con variados propósitos, es que surge  la  inquietud de elaborar este trabajo innovador una obra de referencia en  modalidad de  guía que muestre como está organizada la información,  lo que contiene cada fondo,  sub­fondo y serie documental.  El Archivo Nacional custodia un rico acervo documental integrado por una  gran  variedad  de  tesoros  y  curiosidades,  que  forman  parte  considerable  de  nuestra  memoria  histórica.    Esta    guía  menciona  hechos,  curiosidades  e  historias,  albergadas en esta institución, consideradas como fuentes primarias para la historia  y la difusión cultural.  Para  definir  lo  que  es  una  obra  de  referencia  el  diccionario  Real  Academia  Española  (2001),  da  al  término    “referencia”  el  significado  de:  “En  un  escrito,  indicación del lugar del mismo o de otro al que se remite el lector”. (p. 1924)  Para los expertos en la materia “Obra de Referencia” (García, 2000)  Define,   “Obra  hecha   para  buscar  en ella información  concreta,  según  se  necesite,  pero no para ser leída por entero de principio a fin”.  (p. 25)  En términos generales, una guía es un instrumento que orienta o indica dónde  localizar  la  información,  Pérez  (1983)  señala  que,  “Con    el    nombre  de  guía,  se  designan  ciertas  obras  que  dan  preceptos    para  encaminar  o  dirigir  en  aspectos  abstractos, puramente mecánicos o materiales”. (p. 46) 5  De  acuerdo  con  el  enfoque  en  este  trabajo  se  realiza    una  guía,  un  indicador  que  contiene  el  panorama  de  la  información  que  custodia  los  tres  archivos  que  brindan información del Archivo Nacional de Costa Rica:  ­  Archivo Histórico  ­  Archivo Intermedio  ­  Archivo Notarial  El  Archivo Histórico: Es un archivo cuyo fin es  conservar, organizar, para la  divulgación y exposición  de documentos históricos de valor científico cultural, donde  se  puede  realizar  investigaciones  y  consultas  en  cualquier  área  del  conocimiento.  También cuenta con una Biblioteca especializada en Archivística y ciencias  afines.  El Archivo Intermedio: Está integrado por documentos con valor administrativo  legal  (prueban  derechos,  responsabilidades  y  ayudan  a  tomar  decisiones  a  nivel  estatal);  eventualmente  pueden  llegar  a  tener  valor  científico  cultural.  Son  producidos  por  las  oficinas  de  la  Administración  Pública,  especialmente  los  de  la  Presidencia de la República y los Despachos Ministeriales.  El  Archivo  Notarial:  Custodia  todos los  protocolos  de los notarios,  índices  y  protocolos consulares de 1901 a la fecha. La consulta  de este acervo  está enfocada  a  los  abogados,  notarios  y  cualquier  persona  que  desee  obtener  información  de  transacciones  notariales  o  bien  solicitar    segundos  testimonios  de  las  escrituras  contenidas en los protocolos.  En la obra de referencia, se incluirá un índice ordenado alfabéticamente de los  fondos,  sub­fondos  y  series  al  inicio  de  cada  uno  de  estos  archivos.  Además,  la  forma cómo organizan la información para facilitar la consulta ya que las necesidades  y  objetivos  de  los  usuarios  son  muy  diferentes  para  cada  uno  de  los    Archivos  mencionados. 6  El Archivo Nacional utiliza las normas ISAD (G) Norma Internacional General de  Descripción Archivística, para la  organización de fondos, sub­fondos y series.  Esta norma ISAD (G), (2000) define:  Fondo:  Conjunto  de  documentos,  con  independencia  de  su  tipo  documental  o  soporte,  producidos  orgánicamente  y/o  acumulados  y  utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de  sus actividades y funciones como productor.  Sub­fondo:  Subdivisión  del  fondo  consistente  en  un  conjunto  de  documentos  relacionados  entre  sí  que  se  corresponde  con  las  subdivisiones  administrativas  de  la  institución  u  organismo  que  lo  origina,  y  cuando  esto  no  es  posible,  con  agrupaciones  geográficas,  cronológicas,  funcionales  o  similares  de  la  propia  documentación.  Cuando  el  productor  posee  una  estructura  jerárquica  compleja,  cada  sub­fondo  tiene  a  su  vez  tantos  sub­fondo  subordinados  como  sean  necesarios  para  reflejar  los  niveles  de  la  estructura  jerárquica  de  la  unidad administrativa primaria subordinada.  Serie: Materia física, en la que se contiene o soporta la información  registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen  encuadernado, pergamino, película, cinta magnética).  (P. 17)  1.2.  Problemas generales del campo  Considerando  la  investigación  como  un  factor  en  el  proceso  formativo  de  la  cultura y con miras a proporcionar un método  eficaz para recuperar información, se  ha  pensado  en  realizar  una  “Guía    de  la  información  que  custodia  el    Archivo  Nacional  de  Costa  Rica”,  institución  que  conserva  el  “Patrimonio  Documental  de  la  Nación”,  pues  en  sus  acervos  se  depositan  documentos  insustituibles:  actas  de  independencia,  documentos  originales  de  todas  las  constituciones  que  han  regido  nuestro país, documentos del período colonial de Costa Rica, protocolos notariales y  gran cantidad de documentación pública desde la época de la colonia.  Tomando  en  cuenta  que  se  carece  de  una  guía  que  facilite  el   manejo  para  el  acceso  a  la  información,  es  la  causa  que  motiva  a  elaborar  un  documento  que  se  convertirá en  un instrumento que tiene como objetivos, brindar apoyo integral a las  necesidades de información y  lograr un mejor aprovechamiento de los recursos del  Archivo Nacional. 7  Actualmente, parte de la información se recupera mediante  una base de datos  elaborada  en  Microisis,  que  en  algunas  ocasiones  crea  temor  en  aquellos  usuarios  que  no  han  tenido  una  formación  en  Informática,  o  que  por  su    avanzada  edad  se  resisten al uso de esta tecnología, estableciéndose una barrera entre la información y  el  usuario.  Sin  embargo,  parte  de  este  proceso  es  la  atención  que  se  le  brinda  al  usuario, que por convencimiento y  la facilidad del programa terminan en su mayoría  manejando la base de datos. Unos pocos se resisten y utilizan solo los ficheros, en  donde está la otra parte de la información.  A  partir  de  1997  se  inicia  la  digitalización    de  los  documentos  en  la  base  de  datos,  sin  embargo  por  la  resistencia  que  había  al  cambio,  se  realizaban  ambos  procesos,  manual  y  automatizado.    Es  hasta    el  año  2001  que  la  información  se  ingresa  únicamente  en  la  Base  de  Datos,  eliminando  el  proceso  repetitivo.  La  información  que  se  encuentra  en  fichas  o  en  inventarios  se  está  ingresando  retrospectivamente. Debido a esto, gran cantidad de información, se encuentra en los  tres formatos (fichas, inventarios y base de datos) y alguna documentación está sólo  en uno de los formatos mencionados.  La  complejidad  de  acceso  mencionada,    hace  que  se  piense  en  un  medio  impreso,  que  contenga  toda  la  información  en  un  solo  formato  y  que  sirva  de  instrumento valioso tanto en el Archivo Nacional como en las bibliotecas, para que la  información se divulgue.  Se elige el Archivo Nacional de Costa Rica para realizar tan interesante proceso  de  práctica,  porque  es  la    institución  depositaria  de  documentos  únicos  con    valor  científico y cultural que constituyen el patrimonio documental de la Nación. También,  pensando  en  la  historia,    cultura,  tradiciones  y  documentación  que  esta  entidad  conserva con suma responsabilidad.  La  importancia  de  esta  obra  de  referencia  o  guía    consiste  en    ofrecer    un  invaluable    apoyo  para  los    estudiantes,  bibliotecólogos,  archivistas,  historiadores, 8  abogados,  investigadores  de  instituciones  de  administración  pública  y  privada,  extranjeros y nacionales,   al facilitar la localización de la información que contiene el  Archivo  Nacional,  información  que  en  algunas  ocasiones  es  única  y  de  mucha  utilidad para cualquier trabajo.  Existe una guía que  contiene información sobre esta institución, “El centenario  1881­1981”,    editado  en  1981 por el  Archivo  Nacional  y  publicado por el  Ministerio  de Cultura Juventud y Deportes. En el año 2001 el Archivo Nacional edita  un disco  compacto      llamado  “Guía  General  de  Fondos”,  la  cual  tiene  algunas  carencias:  no  incluye  todos  los  fondos,  no  menciona  los    sub­fondos  y  series,  datos  importantes  para llegar hasta la información que el usuario necesita para su investigación.  Además, según se pudo constatar en la investigación bibliográfica realizada, se  carece de un documento, libro o tesis que guíe al usuario  a conocer la información  tan importante que  despliega la institución, su acceso, disponibilidad y organización.  De  acuerdo  con  la  justificación  del  caso  y  considerando  la  importancia  de  valorar y   conocer toda la cantidad y calidad de la información que alberga el Archivo  Nacional,  se plantean las siguientes preguntas generadoras:  ­  ¿Conocen  los  usuarios  del  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica    la  riqueza  de  información que alberga esta institución?  ­  ¿Cuáles son los temas predominantes?  ­  ¿Cuáles son las necesidades de información que tienen  los usuarios?  ­  ¿Qué instrumentos utilizan para consultar los documentos disponibles?  ­  ¿Es necesario contar con una guía  para obtener mayor información? 9  1.3.  Estado de la cuestión  Desde  el  año  1881  se  consideró  la  necesidad  de  crear  una  institución  para  reunir,  ordenar  y  poner  al  servicio  de  particulares  y  del  Estado,    toda  la  riqueza  documental.  Por  ello  se  crea    el  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica,  una  entidad  que  vino a resguardar toda la documentación que constituye la memoria de la Patria, para  que el pueblo costarricense descubra los tesoros y curiosidades que ahí se albergan.  En  la    investigación  bibliográfica  realizada  sobre  el  Archivo  Nacional,  se  ha  encontrado  el  siguiente  material:  revistas  publicadas  por  el  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica,  (RAN)  que  es  un  medio  divulgativo  de  historiadores  y  que  actualmente  está tomando un perfil archivístico, en el que se puede encontrar  información sobre  su documentación pero en pequeños aportes. En esta revista se  mencionan también  los  congresos,  conferencias,  ponencias  y  exposiciones  relacionadas  con  la  Institución.  El  Archivo  Nacional  ha  editado  Algunos  cuadernillos  archivísticos,  con  información solo de un fondo en particular.  La  Licenciada  Luz  Alba  Chacón  de  Umaña,  publicó  en  el  año  1987,  un  folleto  con  información  básica  sobre  los  servicios  que  presta  esa  institución,  en  el  que  señala  que  la  información  puede  variar  en  cualquier  momento  de  acuerdo  con  las  leyes,  reglamentos  o  normas  de  la  institución,  omite  mencionar  la  documentación  que el archivo custodia.  El Archivo Nacional editó un libro llamado centenario 1881­  1981,  publicado  por  el  Ministerio  de  Cultura,  Juventud  y  Deportes,  en  donde  ofrece  un análisis y una reflexión acerca de lo que esta institución ha sido, es y será en el  futuro.  Es  uno  de  los  pocos  documentos  que  contribuye  a  orientar  al  usuario,  con  información más precisa de lo que contiene el Archivo Nacional con algunas entradas  descriptivas de los documentos,   por ejemplo: 10  ­  Cartago: Es un fondo en el que se encuentra toda la documentación  de  la  antigua  Metrópoli,  correspondiente  a  las  actividades  políticas,  económicas, sociales, religiosas y militares.  ­  Anexión  de  México:  Es  un  fondo  con  documentación  como  cartas,  informes, actas, convocatorias, decretos, comunicaciones y otros.  ­  Corte  Suprema  de  Justicia:  Es  un  fondo  con  documentos  como  juicios  de  recursos  de  casación,  Habeas  Corpus,  causas  de  imprenta  y  otros.  ­  Mapas  y  planos:  De  caminos,  carreteras,  edificios  públicos  de  todo  el territorio nacional.  ­  Documentación de todos los Ministerios del país: Como el Ministerio  de  Hacienda,  Ministerio  de  Obras  Públicas  y  Transporte,  Ministerio  de  Relaciones Exteriores, entre otros.  Lo  último  que  se  ha  publicado  del  Archivo  Nacional    referente  a  la  documentación  que  alberga  es  un  disco  compacto  del  año  2001,  llamado  “Guía  General de Fondos”.  Contiene   una reseña histórica de la institución, en el que  se  informa los años que establecen, las normas, para que las ciudades y villas guarden  la  documentación  más  importante  y  los  lugares  apropiados    para  su  conservación.  Muestra    mapas  y    planos  de  lugares  históricos  como  la  Imprenta  Nacional,  La  Colonia  de    Aguas  Sarcas    y  otros.  Hace  una  pequeña  descripción  de  los  fondos  privados y particulares entre ellos:  ­  La Asociación Costarricense de Archivistas, 1983­1991.  ­  La Asociación Escuela para Todos, 1966­1987.  ­  Los  fondos  de  documentos  privados  1932­1974  que  son  documentos  provenientes de otros organismos privados.  ­  El Colegio de Abogados 1885­1987 11  ­  El Colegio de Médicos y Cirujanos, 1966­1978.  ­  La Sociedad de Socorros Mutuos 1915­1982.  ­  La Anexión de México, 1821­1823.  ­ Afiches, 1960­ 1994  ­ Cartográficos, 1700­1980  ­ Diapositivas y negativos, 1965­1992,  Sin embargo, a esta Guía General de Fondos le falta información, porque no  menciona  todos  los  fondos,    sub­fondos  y  series,  omite  mencionar  el  Archivo  Intermedio y el Archivo Notarial.  El Archivo Nacional de Costa Rica tiene un sitio en Internet  www.archivonacional.go.cr en la cual presenta una reseña histórica de la Institución,  servicios  que  ofrecen,  horario,  dirección,  teléfono,  sin  embargo  no  incluye  información acerca de su documentación.  .  Según  opinión  de  funcionarios,  se  han  hecho  una  serie  de  actividades  de  proyección  a  la  comunidad,  no  obstante,  esto  es  insuficiente,    en  relación  con  la  cantidad y el tesoro de información  que existe  en el Archivo Nacional.  1.4.  Revisión de la literatura  1.4.1.  Archivos Nacionales  Los Archivos Nacionales o Archivos Generales, así denominados según el país  al  que  correspondan,  son  aquellos  que  custodian  y  administran  la  documentación  que ha dejado de tener vigencia administrativa  y está destinada a la investigación.  Los  Archivos  Nacionales  son  los  depositarios  de  los  testimonios  de  la  vida  de  los  pueblos.  En  sus  actas  se  van  recopilando  las  constancias  del  acontecer  social,  político, económico, cultural, religioso y científico de las naciones. 12  Estos  antecedentes  son  importantes  en  el  momento  de  preparar  cualquier  proyecto. De ahí la importancia de los archivos y del servicio de los archiveros, que  rebasa el ámbito de la historia y la investigación.  La  formación  de  los  Archivos  Nacionales  encontrados  en  la  historia,  está  en  relación directa con las primeras experiencias de organización social del hombre, que  tienen lugar en el tercer milenio antes de Cristo. Según Heredia (1993) “Los archivos  nacen  como  una  necesidad  de  la  vida  pública  y  privada;  son  la  memoria  de  una  y  otra.  Nacen  como  una  conveniencia  de  hacer  durable  las  acciones  religiosas,  públicas y económicas.” (p.105)  En  la  evolución  histórica  de  la  archivística  se  pueden  diferenciar  cuatro  sub­  períodos o tramos,  contemplados por los tratadistas y que Bautier  (1952 citado en  Tanodi, 1976) divide del siguiente modo:  1.  La época de los archivos de palacio que corresponden en  términos generales con la Antigüedad.  2.  La  época  de  los  cartularios,  abarcando  los  siglos  XII  al  XVI es decir la Edad Media.  3.  La  época  de  los  archivos  como  arsenal  de  la  autoridad  que se extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el  siglo XVI a comienzos del XIX.  4.  La época de los archivos como laboratorio de la historia  desde  los  inicios  del  siglo  XIX  hasta  mediados  del  siglo  XX.  (p. 55)  La  creación  de  los  Archivos  Nacionales  en  países  europeos  fue  imitando    y  superando  ampliamente  el  Archivo  Nacional de  Francia,  creado  el  7  de  septiembre  de 1790. Se crearon  en 1831 los Archivos de Bucarest, en 1835 los de Bélgica, en  1866 el Archivo Histórico Nacional de España. Estos nuevos archivos nacionales se  crearon  para  concentrar  la  documentación  de  las  instituciones  desaparecidas  o  distribuirla  en  archivos  cuya  orientación  futura  debía  ser  el  servicio  para  la  investigación  y  la  cultura.  Para  esto,  era  preciso  concebir  un  sistema  global  de  organización  de  dichos  fondos  documentales  que  respetara  su  individualidad,  se  trataba, en resumen, de observar y respetar la procedencia de los fondos. 13  Los principios fundamentales de la archivística tales como el respeto al principio  de  procedencia,  la  ordenación  de  los  documentos,  el  acceso,  la  transferencia  y  la  conservación quedan con una finalidad organizativa, haciéndose patente el concepto  de archivo como instrumento de poder al servicio del gobierno.  En los archivos tradicionales se habían utilizado estilos propios en el tratamiento  de  la  documentación,  cuyas  normas  se  fijaron  de  acuerdo  con  criterios  técnicos  y  prácticos del personal encargado de su procesamiento, en ese momento.  En los países latinoamericanos, el despertar archivístico, al igual que en Costa  Rica se impulsa con fuerza desde la década de los sesenta, en el siglo XX, gracias a  la  ayuda  brindada  por  la  OEA  en  la  capacitación  de  archiveros.    En  el  caso  del  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica,  además  de  la  capacitación,  la  OEA  obsequia  material  y  equipo.  Desde  entonces,  y  progresivamente,  se  ha  observado  un  tratamiento especializado de la documentación, funciones que no habían tenido una  atención  preferente  a  través  de  los  años,  a  pesar  de    su  cuantitativo  volumen  de  producción en  su  soporte  habitual,  el  papel. El  hacinamiento de  documentos  en los  archivos, cuya administración y servicio a los usuarios ofrecía serias dificultades, hoy  es diferente, porque la capacitación de los recursos humanos y el incentivo personal  con  mejores  asignaciones  presupuestarias,  abre  el  camino  hacia  un  futuro  prometedor.  La  administración  de  los  archivos  en  los  tiempos  actuales,  debido  al  avance  tecnológico, ha tenido que revolucionar las técnicas establecidas para el manejo y la  conservación de sus documentos.  La  labor  de  los  archivistas  del  futuro  conducirá  hacia  una  nueva  y  renovada  sociedad  de  la  información  que  concuerde  y  armonice  con  criterios  sólidos  en  los  procedimientos para el tratamiento de aquellos archivos y colecciones históricas que  datan de época antigua, con los de  producción actual. 14  En  este  punto  se  ha    visto  la  necesidad  de  seleccionar  algunos  Archivos  Nacionales  de  países  que  guardan  similitud con  el  de  Costa  Rica.  Existen  Archivos  Nacionales  más  representativos  que  han  servido  de  modelo  para  sistemas  centralizados,  como  son    Francia    Italia  Londres  y  Alemania.  Sin  embargo,  no    se  podría  establecer  un  margen  comparativo  al  no    guardar  relación  con  nuestra  realidad nacional.  Archivo Histórico Nacional de España  La  decisión,  por  parte  del  Gobierno,  para  crear  un  gran  Archivo  Histórico  Nacional fue consecuencia de las reformas de la Administración Central del Estado,  ocurridas durante el siglo XIX.  También  se  encontraban  en  situación  caótica  los  papeles  recogidos  por  el  Estado como consecuencia del gran cambio en política hacendística que significaron  las  leyes  desamortizadoras  llevadas  a  cabo  a  partir  de  las  Cortes  de  Cádiz  y  con  especial incidencia en el reinado de Isabel II. Esta documentación, procedente de las  instituciones  religiosas  a  las  que  afectaron  dichas  leyes,  se  encontraba  en  el  Ministerio  de  Hacienda  y  en  las  Delegaciones  de  este  Departamento.  Sin  que  sirvieran  para  ningún  trámite  administrativo,  eran  papeles  caducos  y  ocupaban  locales que resultaban necesarios para otros fines ministeriales.  Ante el peligro que suponía esta situación para tan valiosos documentos, según,  Centro  Virtual  Cervantes  (1997)  la  Academia  de  la  Historia  solicitó  su  custodia  y  conservación,  con  el  propósito  de  organizarlos  mediante los  procedimientos  de  uso  en aquella época. Esta salvaguardia le fue concedida a la Academia en tiempos del  Ministro  de  Hacienda  don  Juan  Bravo  Murillo,  por  Real  Orden  del  26  de  agosto  de  1850.  A  partir  de  ese  momento,  la  Academia  de  la  Historia  de  España  solicitó  la  creación  de  un  nuevo  archivo  para  albergar  adecuadamente  toda  esta  documentación.  Así  se  creó por  Real Decreto  de  28 de  marzo  de  1866,    el  Archivo 15  Histórico Nacional de España. La documentación fundacional de este Archivo fue la  recogida por la Academia de Historia como consecuencia de la desamortización.  Naturaleza de los fondos  El Archivo Histórico Nacional de España no sólo conserva documentación de la  Administración del Estado, también alberga en sus depósitos documentos generados  por  otros  organismos  de  otros  ámbitos  de  jurisdicción:  regional,  provincial  e  incluso  local;  asimismo,  ha  recogido  documentos  de  entidades  y  corporaciones  de  la  más  diversa índole, lo que hace que no sea tan homogéneo en su contenido, en relación  con los otros grandes archivos.  Los fondos actuales del Archivo Histórico Nacional de España se agrupan en  cuatro grandes apartados, según  el Centro Virtual Cervantes  (1997) · · · · Administración  del  Estado  (Consejos  Suprimidos,  siglos  XIII­  XIX;  Estado,  siglos  XVI­XIX;  Juros,  siglos  XV­XIX;  Inquisición,  siglos XVI­XIX; Fondos Contemporáneos, siglos XVI­XX; etc.) Institucionales. Privados (Clero  regular  y  secular,  siglos IX­XX; Mesta;  Osuna,  siglos XII­XIX; etc.) Colecciones (Sigilografía, siglos XII­XX; Códices y Cartularios,  siglos X­XIX)  Actualmente,  se  encuentra  en  proceso  de  instalación  una  nueva  sección  del  Archivo  Histórico  Nacional,  la  sección  «Nobleza»,  situada  en  el  Hospital  Tavera  de  Toledo,  y  que,  según  su  propio  nombre  indica,  reúne  archivos  de  las  casas  nobles  más importantes de España.  Archivo de Cuba  Fundado el 28 de enero de 1840, con el nombre de Archivo General de la Real  Hacienda, actual Archivo Nacional de la República de Cuba. Este archivo custodia un  caudal  histórico  guardado entre  sus paredes.  Cerca de  2200  mapas,  20100  planos,  200 privilegios (invenciones), 66 340 fotos, 1240 caricaturas, 56 grabados, más de 11 16  mil  títulos  de  libros  y  600  publicaciones  periódicas,  entre  otros  importantes  documentos  que,  incluyen  una  época  tan  remota  como  el  siglo  XVI,  todo  esto  conforma el Archivo Nacional de Cuba.  El  Esquema  Nacional  de  Clasificación  de  la  Información  Documental  para  Catálogos  Sistémicos  de  Archivos  Históricos  de  Cuba,    constituye  un  instrumento  lingüístico, compuesto por códigos numéricos y textos en lenguaje natural destinado  a  la  confección  de  los  catálogos  sistémicos  de  la  Red  Nacional  de  Archivos  Históricos. En este sentido, el esquema de clasificación  es un lenguaje estructurado  jerárquicamente  con  tres  niveles  de  subordinación,  que  abarca  las  esferas  de  la  actividad económica, política, científica y social del país, en su etapa colonial.  Como todo lenguaje de clasificación, el Esquema abarca temáticas de amplio  espectro,  que  lo  hace  ideal  para  la  búsqueda  de  grandes  conjuntos  temáticos  de  información archivística, lo que se dificulta con lenguajes de información de otro tipo.  Para ello, se utilizaron, además de los propios documentos contenidos en los fondos  del  Archivo  Nacional,  los  listados  de  materia  de  los  mismos,  y  distintos  libros  de  prestigiosos autores sobre la Historia de Cuba. (Archivo Nacional de la República de  Cuba, 2003)  Archivo Nacional de Nicaragua  El  Archivo  Nacional  de  Nicaragua  creado  en  1896.  Actualmente  sin  un  presupuesto  definido  cuenta  con  una  colección  de  10  millones  de  documentos,  agrupados en 16 fondos bibliográficos. Las colecciones de documentos que posee el  Archivo Nacional de Nicaragua están archivadas en cajas de cartón alcalinizadas.  Este  Archivo  Nacional  posee  documentos  que  datan  de  1848  que  son  originales,  aunque  no  en  gran  cantidad,  otra  parte  están  formados  por  documentos  fotocopiados.  La  mayor  parte  del  fondo  son  documentos  de  inicio  del  siglo  XX 17  originales y fotocopias, con un total aproximado de unos 10 millones de documentos,  clasificados en los siguientes fondos.  Fondo  Colonial  (1526­1821)  Colección  de  fotocopias  obtenidas  en  los  Archivos  Nacionales de Costa Rica. Su orden es cronológico.  Fondo  Presidencial  (1900­1979)  integrado  por  archivos  administrativos  divididos  en  secciones:  Secretaría  Privada,  Secretaría  de  la  Presidencia,  Secretaría  de  la  Comandancia General y Secretaría de Información y Prensa.  Fondo  Gobernación  (1925­1979)  formado  por  archivos  de  las  dependencias  del  Ministerio de Gobernación y sus anexos como: Justicia, Policía, Beneficencia, Culto y  Gracia. Su clasificación es orgánico­funcional y cuenta con un registro de secciones.  Fondo  Educación  (1900­1984)  es  el  fondo  más  completo  en  cuanto  a  volumen,  estructura  documental  y  años.  A  pesar  de  que  no  se  ha  organizado,  prevalece  el  orden.  Fondo  Hacienda  (1931­1954)  integrado  por  libros  copiadores  del  Ministerio  de  Hacienda. La falta de originales ha obligado a conservar los existentes como únicos.  Suman 731 libros agrupados por asuntos y en orden cronológico.  Fondo Ferrocarril de Nicaragua (1912­1987)  libros contables e inventarios de bienes  y  servicios.  Colección  casi  completa  de la  desaparecida  Empresa  del  Ferrocarril  de  Nicaragua en 1994.  Sección Legislativa (1943­1979)  el orden es numérico y se dispone de un índice.  Sección  Somoza  García  (1923­1956)  contiene  documentos  relacionados  con  la  actividad  gubernativa  y  en  particular  del  general  Anastasio  Somoza  García.  Clasificado por procedencia y en orden cronológico.  Sección José Dolores Gámez (1783­1923)  su parte más voluminosa abarca de 1894  a 1899. Cuenta con un registro y mantiene un orden numérico. 18  Colección Mosquitia (1894­1895)  libros manuscritos relacionados con el proceso de  incorporación de la Mosquitia.  Colección  Sandino  (1896­1935)  consta  de  133  documentos  originales  relacionados  con el general Augusto César Sandino, más 275 fotocopias procedentes del Archivo  General de la Nación de México.  Fondo  Consulado  de  Nicaragua  en  Francia  (1898­1937)  libros  de  registros  sobre  asuntos consulares.  Fondo  Adolfo  Díaz  (1909­1927)  contiene  unos  3,800  documentos  originales  relacionados con la vida privada y comercial del ex presidente Adolfo Díaz.  Fonoteca  (1893­1976)  la  integran  1,200  fotos  de  personajes,  sitios,  edificios,  carreteras,  y otros, que abarcan distintos períodos presidenciales.  Mapoteca  (1934­1976)  formado  por  98  mapas  originales  sobre  poblaciones  de  Nicaragua.  Planoteca  (1912­1978)  esta  colección  es  sumamente  representativa  de  las  poblaciones urbanas y rurales de Nicaragua, además de 1,111 planos pertenecientes  al Ferrocarril de Nicaragua, período entre 1912­1978.  Archivo General de Guatemala  El  Archivo  Nacional  de  Guatemala  fue  fundado  por  acuerdo  del  20  de  octubre  de  1846.  Surgió  en  primera  instancia  como  Archivo  General  de  Gobierno  y  posteriormente  recibió  el  nombre  actual,  debido  a  que  sus  fondos  de  información  contienen datos sobre los países centroamericanos, desde la época colonial.  En este Archivo pueden encontrarse documentos fechados entre 1537 y 1985.  La  información  que  contiene  es  de  la  más  variada,  ya  que  en  el  edificio  está 19  concentrado  no  sólo  el  archivo  histórico,  sino  también  los  fondos  de  archivo  del  gobierno, y esto lo ha enriquece sustancialmente.  No  puede  obtenerse  una  guía  de  información  etnográfica  indígena  exclusivamente de este archivo, por no existir una clasificación que permita deslindar  específicamente los datos requeridos.  Para  cada  caso  existe  una  ficha  en  los  ficheros  respectivos  y  en  el  listado  adjunto,  identificado  como  mueble  fichero,  clasificados  con  los  temas  siguientes;  Cronológico,  Alfabético,  Temático,  Onomásticos  para  el  período  colonial  que  se  identifica con la literal A. La sección Independiente,  identificada con la literal B, está  escasamente  clasificada,  y  se  tienen  apartados  por  Jefaturas  Políticas,  Gobernaciones, Departamentos, Ministerios y Secretarías.  Los  documentos  existentes  están  clasificados  en  dos  grandes  secciones:  Colonial  e  Independiente.  La  primera  se  subdivide  en  Superior  Gobierno,  Capitanía  General,  Real  Hacienda  y  Asuntos  Eclesiásticos,  la  segunda  en  Antecedentes,  Movimiento  Revolucionarios,  Proclamación  de  la  Independencia,  Jura  de  la  Independencia,  Anexión  a  México  e  Independencia  Absoluta.  Para  su  manejo,  los  documentos se identifican así: Signatura, Legajo, Expediente y Número de Folios.  Los  ejemplos  presentados  permiten  valorar  la  grandeza  de  información  y  la  importancia  que  tienen  los  Archivos  Nacionales  para  cada  país;  además  podemos  comparar las fechas en que se iniciaron en el país respectivo, algunos antes que el  Archivo Nacional de Costa Rica y otros posteriores a la creación de esta institución.  Además  con  el  paso  del  tiempo,  se  ha  venido  dando  una  diferencia  que  no  era  latente, ya que se traslapaba la labor bibliotecológica con la archivística. 20  1.4.2.  Archivo Nacional de Costa Rica  Reseña Histórica del Archivo Nacional de Costa Rica  La  historia  señala  al  Licenciado  don  León  Fernández  Bonilla,  promotor  de  la  organización  de  toda  la  riqueza  documental,  relativa  a  materias  civiles,  criminales,  eclesiásticas,  militares,  municipales,  de  hacienda  y  de  administración,  pues  el  estrecho  vínculo  con  el  gobierno  del  general  Tomás  Guardia,  su  cuñado,  facilitaba  grandemente  la  realización  de  lo  que  no  sólo  era  su  mayor  aspiración,  sino  una  necesidad sentida en el país.  Precisamente  don  León  Fernández,  en  el  prefacio  de  su  colección  de  documentos para la historia de Costa Rica (1881 citado en Archivo Nacional, 1981),  narra  sus  experiencias  en  las  búsquedas  bibliográficas  y  documentales,  durante  la  realización  de  sus  estudios  como  abogado    en  Guatemala.  Todo  aquello  con  el  propósito  de    conocer  más  a  fondo  la  historia  patria.    Es  así,  como  se  crea  una  entidad  para  agrupar,  describir  y  conservar  toda  la  documentación  existente.  Esta  entidad se llamó Archivos Nacionales, creada el 23 de julio de 1881.  Mediante  la  ley    del  Archivo  Nacional  Nº  3661,    la  Asamblea  Legislativa  de  la  Republica de Costa Rica decreta en enero de 1966, que se cambiase el nombre de  “Archivos Nacionales” por el de “Archivo Nacional”. El origen  de lo que entonces se  llamó  “Archivos Nacionales” estuvo bajo la tutela de la Secretaría de Hacienda, hoy  Ministerio de Hacienda.  En  1894    mediante  el  acuerdo  Nº  28  del  19  de  junio  de  ese  año,  pasa  a  depender  jerárquicamente  de  la  Secretaría  de  Gobernación,  situación  que  se  prolonga hasta el año 1981, en el que por medio de  la Ley de presupuesto el Archivo  Nacional    pasa  a  ser  una  Institución  adscrita  al  Ministerio  de  Cultura,  Juventud  y  Deportes. 21  La  creación  de  los  Archivos  Nacionales  significa  un  gran  esfuerzo,  tanto  de  centralización  como  de  organización  documental.  La  enorme  tarea  es  puesta  en  manos del Jurisconsulto Guatemalteco Dr. Rafael Machado Jáuregui, precedido por  el  cubano  naturalizado  costarricense,  Pedro  Acosta  Mena,  quien  trabajó  escasamente    seis  semanas  en  la naciente institución.  El  Dr.  Machado  está  en  sus  funciones  un  breve lapso,  pues  muy  pronto  asume  de  nuevo  esas  funciones  el  Lic.  León Fernández Bonilla, el verdadero motor de la naciente institución.  Muchos años se emplean en poner en orden todo el material documental que  se  rescata  existente  en  Costa  Rica, entre  ellos  el  Archivo  de la  Ciudad  de  Cartago,  quizás  el  más  importante  de  la  época.    De  este  modo,  se  asegura  la  debida  conservación de tan valiosos documentos que, en caso contrario, se habrían perdido  irremediablemente.  En el año 1963, la UNESCO envió a Costa al Rica al experto, señor Lombard,  para que asesorara el funcionamiento  del Archivo Nacional, en diversos aspectos. Él  dictó  cursos  que  fueron  aprovechados  por  empleados  del  Archivo  Nacional,    y  también por otros empleados de diferentes archivos administrativos.  En ese mismo año, la UNESCO también favoreció a Costa Rica  con una beca  para  realizar  estudios  sobre  Archivística  Hispanoamericana  en  España,  también  asesoró  en  aspectos  de  archieconomía  en  lo  que  se  refiere  al  diseño  del  equipo  y  mobiliario necesario para el manejo y conservación de documentos.  En 1972, otra organización, la OEA inició su colaboración con el obsequio de  material  para  realizar  restauración  de  documentos.  Además,    la  OEA  envió  a  la  experta  en restauración y laminación, la señora Noemí de Freiff, para capacitar por  medio  de  cursos  teórico­prácticos  a  los  funcionarios  del  Archivo  Nacional.  La  OEA,  también  obsequió  un  equipo  de  microfilmación,  consistente  en  una  unidad    tipo  planetaria y tres visores, uno de ellos reproductor. Así, mediante gestiones, se logró  conseguir  por  medio  de  la  OEA,  un  equipo  de  fotografía,  para  emplearlo  en  la  restauración,  reproducir  el  documento  antes  y  después  de  recibir  el  tratamiento.  Además    se  empleó  para    formar  una  colección  de  fotografías  de  personajes, 22  construcciones  antiguas  y  modernas,  estampas  de  la  zona  rural  y  urbana,  entre  otros.  Poco a poco se fue organizando el Archivo Nacional, una Institución que hoy  día cumple un papel muy importante en la historia de Costa Rica. La sede actual está  ubicada:  900  metros  al  sur  y  150  oeste  del  Centro  Comercial  Plaza  del  Sol,  Curridabat, San José. (Archivo Nacional, 1981)  1.4.2.1.  Ley del Archivo Nacional de Costa Rica  El  10  de  enero  de  1966  se  aprueba  la  ley  N°  3661,  donde  se    exponen  detalladamente    a  fondo  las  actividades,  funciones  y  organización  del  “Archivo  Nacional”,  llamado  anteriormente  Archivos  Nacionales,  nombre  cambiado  en  el  1°  artículo de la ley antes mencionada.  Ver (anexo # 2)  El  24  de  octubre  de  1990    se  crea la  Ley  del  Sistema  Nacional  de  Archivos,  Ley 7202 la cual se puede consultar en la página electrónica del Archivo Nacional:  http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1  Dicha Ley  presenta los siguientes capítulos.  Capítulo I, Disposiciones Generales  Capítulo II, de la Junta Administrativa  Capítulo III, de la Dirección General del Archivo Nacional.  Capítulo IV, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos  Capítulo V, de los Archivos Administrativos Públicos  Capítulo VI, de los Archivos Privados y Particulares 23  1.4.2.2.  Cuadro de clasificación del Archivo Nacional de Costa Rica  El  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica  estableció  un  cuadro  de  clasificación  del  Archivo  Histórico,  Archivo  Intermedio  y  Archivo  Notarial.  Debido  a  la  complejidad  organizacional  que  presentan  algunas  instituciones,  sobre  todo  por  su  dependencia  jerárquica, se definieron los siguientes niveles de subordinación:  Fondo: Nivel I y Nivel II  Sub­fondo: Nivel I y Nivel II  Serie y Sub­serie  En razón de que algunos grupos documentales, presentan  cierta ambigüedad  para determinar si realmente responden a un fondo documental el Archivo Nacional,  se  apoyó    en  la  definición  que  toma  en  cuenta  los  elementos  que  señala  Michel  Duchein. El cuadro de clasificación se concibe en una estructura jerárquica y lógica, que  refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones generadoras de  la  creación  o  recepción  de  documentos.  Se  trata  de  un  sistema  que  organiza  intelectualmente la información y permite situar los documentos en sus relaciones de  unos con los otros.  En Febrero del año 2003, el Archivo Nacional de Costa Rica formó una  comisión de descripción  que establece de prioridad, dentro de su programa,  elaborar el cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo Intermedio y  Archivo  Notarial,  como  paso  previo  para  implementar  en  general  la  nueva  versión de la Norma Internacional de Descripción (ISAD­G)  Para el Archivo Nacional (2004)  El  cuadro  de  clasificación  es  una  herramienta  que  permite  conocer  a  cabalidad  la  forma  como  está  organizada  la  información  que  dispone  un  archivo,  es  peritorio  que  todo  centro de información de esa naturaleza disponga de él, ya que  este  constituye  una  estructuración  jerárquica  y  lógica  de  los 24  fondos, sub­fondos y series documentales que son producto de  las acciones, funciones o actividades de una Institución.  La  Comisión  tuvo  como  base  el  diagnóstico  archivístico  del  Departamento Archivo Histórico, en el que se dispone de un inventario de todo  el  acervo  documental  custodiado  por  dicho  archivo.  Esto  permitió  conocer  a  nivel  macro,  todo  lo  que  a  la  fecha  se  resguarda  en  este  centro  de  información.  Se determinó que el sistema de clasificación, que mejor se adapta a las  necesidades  de  los  archivos,  es  el  orgánico.  Por  lo  tanto,  se  acogió  dicho  sistema  respetando  el  organigrama  de  la  administración  pública  del  país  y  toman como base la organización del sector público costarricense, elaborado  por  el  Ministerio  de  Planificación  Nacional  y  Política  Económica  en  julio  del  2001.  Se  observa  que  el  cuadro  de  clasificación  está  compuesto  por  las  siguientes agrupaciones:  ­  Poder Legislativo  ­  Poder Ejecutivo  ­  Poder Judicial  ­  Organismo Electoral  ­  Empresas Públicas Financieras  ­  Empresas Públicas no Financieras  ­  Instituciones Públicas de Servicios  ­  Gobiernos Locales  Dentro de cada grupo se establecen los diferentes fondos, sub­fondos y  series  y  Sub­series  documentales,  en  aquellos  que  los  archivos  disponen  como  información.  Pero,  en  razón  de  que  en  algunos  casos  estos  archivos  custodian  documentación  que,  por  su  naturaleza,  no  tiene  cabida  en  la  anterior agrupación, se constituyeron los siguientes grupos para su ubicación: 25  ­ Fondos Privados  ­ Fondos Particulares  ­ Organismos Internacionales  ­ Colecciones  ­ Protocolos  1.4.3.  ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística  Es una Norma para determinar un proceso de descripción Archivístico, con el  fin  de  identificar  y  explicar  el  contenido  de  los  documentos  de  archivo  y  hacerlos  accesibles para todo aquel que tenga el derecho de consultarlos.  Es  la  elaboración  de  una  representación  exacta  de  la  unidad  de  descripción y en su caso, de las partes que la componen mediante la  recopilación,  análisis,  organización  y  registro  de  la  información  que  sirve  para  identificar,  gestionar,  localizar  y  explicar  los  documentos  de  archivo,  así  como  su  contexto  y  el  sistema que  los ha producido  (ISAD G), Traducción del Ministerio de Cultura  Madrid 2000)  La norma utilizada en Costa Rica es la versión española. Sus objetivos son:  ­  Garantizar la elaboración descriptiva, coherente, pertinente y explícita.  ­  Facilitar la  recuperación de información sobre los documentos de archivo.  ­  Compartir encabezamientos autorizados.  ­  Hacer  posible  la  integración  de  las  descripciones  procedentes  de  distintos  lugares en un sistema unificado de información.  Las  normas  ISAD  (G)  determinan  la  descripción    multinivel,  consistente  en  la  representación  del  contexto  y  la  estructura  jerárquica  del  fondo  y  las  partes  que  lo  integran o  dividen; pretende  que  en  el  nivel de  fondo  se  proporcione  la información  de  las partes  como  un  todo,  y  en los  niveles  inferiores  y  siguientes,  se  proporcione  sólo la información de las partes que se están describiendo. Como consecuencia, las  descripciones  resultantes,  se  presenten  en  una  relación  jerárquica,  desde  las  descripciones del nivel más general, el fondo, hasta las descripciones del nivel más  particular. 26  La ISAD (G) menciona 4 niveles de unidades de descripción:  ­ Fondo  ­ Sub­fondo  ­ Serie  ­ Unidad documental compuesta  La definición de dicha norma para cada uno de estos niveles es:  Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o  soporte,  producidos  orgánicamente  y/o  acumulados  y  utilizados  por  una  persona  física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones de productor.  Sub­fondo:  Subdivisión  del  fondo.  Consiste  en  un  conjunto  de  documentos  relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la  institución u organismo que lo origina. Cuando esto no es posible, con agrupaciones  geográficas,  cronológicas,  funcionales  o  similares  de  la  propia  documentación.  Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub­fondo tiene,  a su vez, tanto sub­fondo subordinado como sean necesarios para reflejar los niveles  de la estructura jerárquica de la  unidad administrativa primaria subordinada.  Serie: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada  (por  ejemplo,  tableta  de  barro,  papiro,  volumen  encuadernado,  pergamino,  película,  cinta magnética)  Esta definición de serie que menciona las normas ISAD (G)   no corresponde  al  uso  que  se  le  da  en  el  Archivo  Nacional,  porque  se  entiende  por  serie:    Los  documentos  organizados  de  acuerdo  con  un  sistema  de  archivo  o  conservados  formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso  archivístico,  o  de  la  misma  actividad;  que  tienen  una  forma  particular  o  como  consecuencia  de  cualquier  otra  relación  derivada  de  su  producción,  recepción  o  utilización. 27  Unidad documental: La unidad archivística más pequeña indivisible. Puede ser  simple  o  compuesta.  Simple  es  aquella  que está  formada  por  un  sólo  documento  o  pieza documental y materializa actuaciones únicas de la Administración. Compuesta  es aquella que tiene varios documentos y se puede llamar expediente.  Lo  importante  de  este  proceso,  es  que  permite  establecer  los  controles  necesarios para llegar al documento. Las reglas contenidas en estas normas sirven  de  guía  para  la  descripción  de  documentos  especiales:  sellos,  registros,  sonoros  o  mapas. Tenemos claro que la normativa se ha convertido en un proceso muy importante  para  la  descripción  documental.  “…Normalizar  significa  sujetar  una  realidad  a  unas  reglas  partiendo  de  lo  repetitivo  para  homogenizar.  En  definitiva  supone  elaborar  unas  normas,  resultado  de  un  estudio  previo  realizado  por    un  colectivo,  para  aplicarlas con carácter generalizado.” (Heredia, 1993, P. 73)  En  este  punto,    unificar  criterios  con  respecto  a  determinadas  materias  posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividades concretas.  Esta es la importancia de las normas internacionales.  1.4.4.  Obras de Referencia  De  las funciones más importantes del  bibliotecólogo,  está la de  saber dónde y  cómo  localizar  la  información  para    ofrecer  un  servicio  de  calidad.  Por  eso,  son  importantes las obras de referencia, que permiten precisar el alcance de un término,  una definición, o una dirección entre otros temas, como un medio para orientar, guiar,  asesorar y ayudar  al usuario para satisfacer su necesidad de información en forma  rápida, breve y exacta.  Pérez,  (1983)  define,  obra  de  referencia  es  la  que,  por  su  ordenamiento   y  la  forma  en que están tratados  los temas,  es consultada para obtener una información determinada y no  para una lectura consecutiva y total. Están estructuradas de tal 28  forma, que no son obras para leer su contenido de principio a  fin,  sino  para  consultar    en  ellas  las  páginas  que  al  lector  le  interesan.  En  ellas  se  reúnen  datos  provenientes  de  diversas  fuentes,  dispuestos  de  modo  que  puedan  ser  localizados  fácil    y  rápidamente.  ( p. 25)  Las  obras  de referencia  son  para  consultar dentro  de la  biblioteca  ya  que  es  una  remisión  de  un  escrito  a  otro.  Existen  en  diferentes  formatos,  en  formato  impreso,  formato electrónico, como el CD­ROM  o electrónicamente en línea.  Independientemente de la forma en que están realizadas tienen sus ventajas y  desventajas. Según Bopp, Smith (2000)  El  formato  impreso  tiene  la  ventaja  de  estar  hechas  directamente  para  usarse  por  más  de  un  usuario  si  es  una  edición  en  varios  volúmenes,  ser  predecibles  en  costo.  Las  desventajas  incluyen  el  espacio  que  se  requieren  para  almacenarlas  y  su  actualización.  Los  micro  formatos  pueden  ahorrar  espacio  y  ser  actualizados  con  más  frecuencia.  Las  desventajas incluyen los costos del equipo y el mantenimiento,  los  discos  compactos  permiten  una  búsqueda  compleja,  son  caros  y  lentos  para  buscar  y  variables  en  su  finalidad  de  uso  ya que las interfaces no están normalizadas. (p. 204)  Las obras de referencia se componen de dos grandes grupos, según Pérez (1983)  Las que dan la información directa, tales como:  ­ Enciclopedias: Son obras que tratan de todas las ciencias y  artes.  ­  Diccionarios:  Son  todas  las  palabras  de  una  ciencia  o  de  cualquier  otro  asunto,  seguidas  de  su  definición,  ordenadas  alfabéticamente.  ­  Almanaques:  Contiene  los  días  del  año  con  indicaciones  astronómicas, meteorológicas, anécdotas entre otros.  ­  Atlas:  Este  término  se  le  da  a  una  colección  de  mapas  geográficos.  ­  Directorios:  Son  listas  de  direcciones,  guías  telefónicas,  lista  de  instituciones,  que  aportan  información  concreta  y  específica de ellas.  ­  Guías:  Son  libros  de  indicaciones,  para  dirigir  y  orientar    a  su destino, lugar o información.  ­  Compendios:  Obras  que  aportan  en  forma  breve  la  recopilación de temas de una misma materia.  Las que remiten a otras fuentes que contienen la información.  ­  Bibliografías:  Una  lista  ordenada  alfabéticamente  de  títulos  de obras, con su respectivo autor que tratan de un asunto. 29  ­  Catálogos:  Comprenden  una  lista  o  registros  de  objetos,  sucesos  ordenados,  pueden  ser  bibliográficos,  de  libros,  de  publicaciones periódicas, entre otros.  ­ Índices: Es una lista de los capítulos de una obra, catálogo o  fichero, que indica dónde puede encontrarse la información.  ­  Repertorios:  Registro  en  que  las  materias  están  ordenadas  de  manera  que  puedan  encontrarse  fácilmente.  Como  una  colección de obras de una misma clase o información  sobre  un mismo asunto.  ­  Abstractos:  Son  los  resúmenes  o  reseñas  de  los  artículos,  aparecidos  en  revistas  y  trabajos  técnicos  o  científicos  más  importantes  del  mundo,  facilitando  así  al  investigador  la  información básica para mantenerse actualizado en su campo  especifico  y  la  referencia  de  su  ubicación  en  caso  de  que  le  interese la lectura completa del original.  (p. 29)  El propósito de las obras de referencia es orientar al usuario, guiarlo hacia una  información,  breve  y  precisa  y  llevarlo  a  una  respuesta  en  un  intervalo  corto  de  tiempo. El alcance de ellas es según la cobertura temática o cobertura geográfica y al  tipo de  usuario  a la  que  va dirigida.  Por  tal  razón,  el  contenido  de la  obra  debe  ser  exhaustivo, que permita satisfacer la necesidad de información del grupo de usuarios  que tiene interés en consultarlos.  ­ Guías  Las  guías  como  obras  de  referencia  cumplen  una  función  muy  importante  dentro  del  contexto  de  dar  una  información  rápida  breve  y  exacta.  Sirven  de  orientación para la elección de un tema, lugar, trabajo, entre otros.  Es  uno  de  los  factores  más  poderosos  para  agilizar  las  consultas  que  el  usuario formula pues contribuyen activamente dirigiendo según información solicitada  En  la  actualidad  el  uso  de  las  guías  se  ha  extendido  ampliamente  y  han  surgido diversos tipos, algunas de carácter general y otras especializadas en algunas  áreas, dispuestas en un orden determinado para facilitar las consultas, en las que se  sitúan los datos más importantes para su localización. 30  Existen varios tipos de guías, en las que Pérez (1983)  menciona algunas:  ­  ­  ­  Guía  de  lectura:  Son  repertorios  que  sirven  de  orientación  a  los  bibliotecólogos,  a  los  educadores  y  lectores  para  la  elección  de  libros  de  acuerdo  con  los  intereses de las personas.  Guía del lector: Algunas bibliotecas elaboran guías para  orientar  sobre  el  uso  de  los  libros  y  de las  colecciones  de  las  bibliotecas,  contienen  información  acerca  de  la  institución,  de  los  servicios  que  presta  y  como  hacer  uso de estos servicios.  Guías  turísticas:  Dan  información  general  sobre  diversos  aspectos  relacionados  con  el  país,  de  los  hoteles y sitios para visitar. (p. 47)  Relacionado al tema que nos ocupa la definición de guía general de archivos  según Arévalo (2003) significa:  Instrumento  de  consulta  que  proporciona  información  acerca  de  los  fondos  y  colecciones  de  un  archivo.  De  acuerdo  con  la  Norma  Internacional  de  Descripción  Archivística,  ISAD(G)  debe  contener  los  siguientes  datos:  Nombre  del  archivo  y  clave  asignada,  desarrollo  histórico  cintas  de  video,  etcétera,  estado  de  organización,  descripción  y  conservación,  si  tiene  restricciones  para  su  consulta,  otros  fondos  que  se  relacionan  con  el  estudiado,  además  se  consignarán  servicios  que  ofrece  el  archivo,  datos  generales  (nombre  del  responsable,  horarios  y  condiciones  de  consulta,  domicilio,  teléfono  y  correo  electrónico)  del  archivo,  mención  de  los  fondos  y  colecciones  con  que  cuenta,  proporcionando  por  cada  uno  de  ellos  los  siguientes  elementos:  síntesis  histórica,  asuntos  o  materias  que  trate,  fechas  extremas,  volumen  metros  lineales, cajas, fotografías.  Después de mencionar algunos ejemplos de guías, las cuales son un punto de  partidas  para  las  investigaciones,  se  puede  decir  que  las  guías  dentro  del  contexto  referencial  son  un  instrumento  muy  útil  para  el  profesional  de  la  información  para  satisfacer las diversas necesidades  que el usuario  pueda formular. 31  2.  PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA PRÁCTICA  2.1.  Objetivos de la práctica  2.1.1.  Objetivo general:  Elaborar  un  diagnóstico  entre  los  usuarios,  que  aporte  información  sobre  las    facilidades  de  acceso  a  la  documentación  existente  en  el  Archivo Nacional de Costa Rica.  ­ Objetivo específicos:  ­  Investigar las fuentes de información disponibles en el  Archivo  Nacional.  ­  Conocer cómo está organizada la información en sus diferentes  archivos y procesos.  ­  Investigar las herramientas existentes en la organización de la  información del Archivo Nacional.  ­  Identificar  el  tipo de necesidades que presenta el  usuario  al  consultar la información existente en el Archivo Nacional.  ­  Observar la forma cómo el usuario accede a la información. 32  2.1.2.  Objetivo General:  Realizar  una  obra  de  referencia  impresa,    sobre  los  documentos  que  custodia  el Archivo Nacional de Costa Rica.  ­ Objetivos específicos:  ­  Diseñar la estructura de la obra de referencia, su alcance y su  pertinencia considerando las necesidades de los usuarios.  ­  Describir la información que tienen los Fondos, sub­fondos, series.  Y  Sub­series del Archivo  Histórico,  Archivo Intermedio y Archivo  Notarial del Archivo Nacional de Costa Rica   para el diseño  de la  obra de referencia.  ­  Realizar un  índice alfabético de fondos, Sub­fondos, Series y Sub­  series.  ­  Elaborar en forma escrita y digital la memoria  y la obra de  referencia del trabajo final de graduación.  ­  Divulgar la obra de referencia por diferentes medios posibles. 33  2.2.  Organismo donde se realiza la práctica  EL  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica,  actualmente  es  una  institución  pública  desconcentrada,  adscrita  al  Ministerio  de  Cultura,  Juventud  y  Deportes.  Está  constituido por seis departamentos que despliegan información muy valiosa para el  costarricense a saber:  ­  Departamento del Archivo Notarial  ­  Departamento Servicios Archivísticos Externos  ­ Archivo Intermedio  ­  Departamento de Conservación  ­  Departamento Archivo Histórico  ­ Biblioteca del Archivo Nacional  ­  Departamento Administrativo Financiero  ­  Departamento Cómputo  Sin  embargo,  sólo  tres  de  estos  archivos  suministran  información  al  público  (Archivo Histórico, Archivo Intermedio y el Archivo Notarial) los cuales se describirán  en esta guía, cómo se divide cada uno  de ellos; fondos,  sub­fondos y series. Cabe  destacar  que  no  todos  los  fondos  tienen  estas  divisiones.  Algunos  se  quedan  exclusivamente  en  sólo  fondos,  con  kilómetros  de  documentos.  Por  ejemplo  el  Complementario Colonial: 1517­1821 del Archivo Histórico, tiene un volumen de 20.7  metros lineales de documentos. En ellos, el usuario encontrará asuntos o temáticas,  entre  las  cuales  predomina  el  comercio,  esclavitud,  tributos,  indígenas,  pena  de  muerte,  agricultura,  junta  de  hacienda  y  guerra,  entre  otros,  lo  que  corresponde  al  período colonial y unos años después de la colonia.  En su totalidad, esta institución custodia aproximadamente 18 kms lineales de  documentos    públicos  y  privados,  que  datan  de  1539,  hasta  hoy.  Son  documentos  textuales,  cartográficos,  y  audiovisuales  con  información  útil.  Además,  ofrece  un  aporte  científico  en  el  conocimiento  de  la  historia  de  Costa  Rica,  procura  ser    un  centro difusor de la cultura en el país. 34  El  Archivo  Nacional  se  eligió,  como  tema  de  interés  por  las  autoras  de  este  trabajo,  por  ser  una  entidad  que  enriquece  y  preserva  el  patrimonio  nacional  en  el  rescate, organización, facilitación, y conservación de toda la documentación de Costa  Rica.  2.3.  Distribución del tiempo de trabajo  Esta práctica tuvo dos actividades:  ­  Una primera actividad de corte ordinario  ­  Una segunda actividad de corte innovador  Las dos actividades se desarrollaron paralelamente desde el año 2003 hasta el  año 2006. Las tablas a continuación detallan la forma en que las actividades se  desarrollaron. 35  Distribución del tiempo de trabajo de la actividad ordinaria  2003  Actividades  Ene  Feb  Mar  Abr  May  Jun  Jul  Ago  Set  Revisión de los  x  objetivos de la  investigación  Revisión de  x  literatura  Visitas al Archivo  x  Nacional  Solicitud de  autorización de la  Institución  Presentación de  tema  Presentación del  anteproyecto  Oct  Nov  Dic  x  x  x  x  x  x  x  2004  Actividades  Ene  Feb  x  x  Desarrollo de la  revisión literaria  Elaboración de  cuestionarios  Revisión de  documentación  del Archivo  Nacional  Observación de  procesos  Entrevistas con  funcionarios del  Archivo Nacional  Recolección de la  información de  los cuestionarios  Análisis e  interpretación  de  la información  Diseño de la obra  de referencia  Mar  Abr  May  Jun  Jul  Ago  Set  Oct  Nov  Dic  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x x  x  x  x  36  2005  Actividades  Ene  Feb  Mar  Abr  May  Jun  Jul  Ago  Set  Oct  Nov  Dic  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  Revisión de  documentación  del Archivo  Nacional  x  x  x  x  x  Diseño de la obra  de referencia  2006  Actividades  Revisión de  documentación  del Archivo  Nacional  Defensa de la  Práctica  Ene  Feb  Mar  Abr  May  Jun  Jul  Ago  Set  Oct  Nov  Dic  x  x  x  x  x 37  Cronograma  de la Actividad Innovadora  2004  Actividades  Ene  Visitas  al  Archivo  Nacional  para  recolectar  la  información  Trascripción  de  información  Revisión y  corrección  de la  información  trascrita  Feb  Mar  Abr  May  Jun  Jul  Ago  Set  Oct  Nov  Dic  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  2005  Actividades  Ene  Feb  Mar  x  Visitas al  x  Archivo  Nacional  para  recolectar la  información  x  Trascripción  x  de  información  x  x  Revisión y  x  corrección  de la  información  trascrita  Elaboración  de índice y  tabla de  contenido  Abr  May  Jun  Jul  Ago  Set  Oct  Nov  Dic  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x x  x  38  2006  Actividades  Ene  Feb  Mar  Elaboración  x  x  de índice de  fondos  Acabado de  la obra  x  x  Revisión de  la guía  Presentación  de la  práctica  Preparación  para la  defensa de  la práctica  Abr  May  Jun  Jul  Ago  Set  Oct  Nov  Dic  x  x  x  x  x 39  2.4.  Metodología para la realización de la “ actividad ordinaria”   2.4.1.  Tipo de investigación  El  tipo  de  investigación  realizada  tiene  un  carácter  exploratorio  descriptivo,  porque  incursiona  en  un  aspecto  novedoso  de  presentación  de  la  información,  se  ayuda  de  otros  elementos  para  la  generación  de  nueva  información,  mediante  la  aplicación  de  entrevistas  y  cuestionarios,  para  ubicar  información  que  describe  las  necesidades y otros aspectos de los usuarios.  De acuerdo con Tamayo y Tamayo (1985)  una investigación es descriptiva cuando:  “Comprende  una  descripción,  registro,  análisis  e  interpretación  de  la  naturaleza  actual, composición o procesos de los fenómenos, trabaja sobre realidades de hecho  y  su  característica  fundamental  es  la  de  presentarnos  una    interpretación  correcta.”  (p. 35)  Esta  investigación,    también  se  compone  de  otra  técnica  denominada  sistematización    documental,  la  cual  es  utilizada  en  bibliotecología  puesto  que  las  fuentes  que  se  utilizan  para  la  realización  de  la  guía,  son  documentos  primarios,  según Gallardo (1998)  “La investigación es documental si sus fuentes primarias de  información  están  constituidas  por  documentos  (bibliográficos,  iconográficos,  fonográficos),  es    decir    si    la    información    básica      con  que  se  trabaja  ha  sido  previamente recolectada o levantada e impresa.”  (p. 170) 40  2.4.2.  Fuentes y sujetos de información  2.4.2.1. Fuentes de Información:  Las  fuentes  de  información  son  los  materiales  bibliográficos:  libros,  revistas,  tesis;  material  electrónico:  discos  compactos,  base  de  datos,  ficheros  y  primordialmente  los  archivos  o  documentos  archivísticos  y  todas  aquellas  fuentes  que enriquezcan la investigación y la conceptualización de la revisión literaria.  Este  material  servirá  para  conocer  situaciones  actuales  de  la  práctica,  alimentar  el  conocimiento sobre Archivos Nacionales, el funcionamiento del Archivo Nacional de  Costa  Rica,  para  ofrecer  un  trabajo  de  calidad  expresado  en  la  “Guía  de  la  información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica”.  2.4.2.2. Sujetos  de información:  1. Funcionarios y jefes encargados de los diferentes Departamentos  Ocho  funcionarios  del  Archivo  Nacional,  (Jefe  de  cada  departamento  y  encargados  de  la  atención  a  usuarios)  brindaron    información  pertinente  de  los  diferentes  Departamentos  de  la  Institución  logrando  el  alcance  requerido  en  la  práctica.  2.  Usuarios  La  opinión  de  los  diferentes  usuarios,  fue  dada  a  través    de  un  cuestionario,  lo  que  permitió  analizar    la  facilidad  de  acceso  a  los  documentos  disponibles  del  Archivo Histórico, Intermedio y Notarial.  Con base en las estadísticas de usuarios que ingresan a la Institución y con el  propósito de realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de usuarios / as  que visitan  el Archivo Nacional, se obtuvo un número para la  muestra.  Alrededor de  100.000 41  usuarios al año visitan el Archivo Nacional de los cuales un 50% van a dejar índices  y protocolos notariales. Esto da un promedio aproximado de más de 4.000 usuarios  por mes (según Memoria 2002­2003 del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes),  información    con  la  cual  se  trabajo  posteriormente,  para  elaborar  un  número  aproximado  de  muestra, la  cual  se     aplicó  en  el  mes  de  marzo  y  abril  del  2004.  El  instrumento  que  se  aplicó  fue  el  cuestionario,  en  el  que    se  analizó  la  opinión  en  cuanto  al  acceso,  servicios  y  necesidades  entre  otros,    que  sirvió  para    diseñar  la  estructura de la guía.  2.4.2.3.  Descripción de instrumentos:  Para realizar un trabajo integral,  se utilizaron diferentes  instrumentos según el  tipo de información.  A  continuación  se  presentan  algunos  detalles  del  cuestionario  aplicado  a  los  usuarios  1­  Cuestionario  Es un instrumento que permite recuperar información sobre el acceso al acervo  documental,  se  diseñó  y  explicó  al  usuario  del  Archivo  Nacional.  Su  propósito  fue  determinar el conocimiento y necesidades que tienen los usuarios,  de la información  que conserva el Archivo Nacional.  La información obtenida es parte del apoyo con  que se contó para el diseño  de  la guía, además contribuyó en el logro de los objetivos de  la investigación.  Este  cuestionario  estuvo    constituido  por  4  módulos  para  un  total  de    16  preguntas de respuesta  abierta y cerrada.  La información solicitada fue la siguiente:  A.  Datos personales  B.  Frecuencia de visitas al Archivo Nacional 42  C.  Mecanismos de búsqueda de Información  D.  Opinión del usuario  Una  vez  elaborado  el  cuestionario  se  procedió  a  su  prueba.  Se  entregaron  600  cuestionarios  y  se  recogieron    205  que  se  considero  suficiente  tomando    en  cuenta    el  promedio  diario  de  usuarios;  se    codificó  y  se  procesó  en  Excel.  De  los  resultados obtenidos  se generaron  decisiones para el diseño de la guía.  (Anexo # 3)  2­  La entrevista  La  entrevista  se  concibe  según  Barrantes  (2001)  como:  “un  instrumento  muy  importante  ya  que  es  una  conversación  entre  dos  personas,  el  entrevistador  y  el  entrevistado”. ( p. 98)  En  este  caso  la  entrevista  fue  de  tipo  semi­estructurada.  Dicho instrumento  se  aplicó a los encargados de los diferentes Departamentos de la institución, con el fin  de recolectar más información sobre el Archivo Nacional, sobre servicios, funciones,  tipos  de  materiales,  políticas,    información  que  allí  se  custodia,  entre  otros.  Este  instrumento está constituido por 11 preguntas.  (Anexo # 4)  3­  La observación  Una  guía  de  observación  se  utiliza  con  el  propósito  de  captar  diferentes  aspectos del  fenómeno.  En  este  caso,  utilizando  una  hoja  de  cotejo  se    observaron  los  procesos  y  servicios intangibles  y  tangibles  que  ocurren    entre  el  archivista  y  el  usuario,  en  el  momento  de  solicitar  el  servicio  para  determinar  la  complejidad  o  facilidad  del  acceso  a  la    información.  Esta  hoja  de    cotejo    incluye  ocho  opciones  como guía, que permitió  transcribir en forma estructurada lo que se observó.  (Anexo # 5) 43  2.4.3.  Tabla de variables  Se definió con base en el planteamiento de los objetivos específicos, del primer  objetivo  general,  las  variables,  su  definición  conceptual,  definición  operacional    e  instrumentos por  utilizar  para la realización de la práctica.  OBJETIVOS  * Investigar  las fuentes  de  información  disponibles  en el  Archivo  Nacional.  VARIABLE  * Fuentes de  información  DEFINICIÓN  CONCEPTUAL  Fuentes de  información: son  los materiales o  productos,  originales o  elaborados, que  aportan noticias o  testimonios por  medio de los  cuales se accede  al conocimiento.  DEFINICIÓN  OPERACIONAL  Para efectos de  este estudio, la  disponibilidad de  las fuentes de  información se  investigaron de  acuerdo con los  indicadores:  INSTRUMEN­  TACIÓN  Guía de la  entrevista  Pregunta # 1,  # 3, # 4, # 6 y  #9 ­ Disponible  ­ No disponible  ­ Si el  90%  información está  disponible,  significa que el  usuario tiene  acceso a la  mayoría de la  documentación.  ­ Si el  10% o  menos de la  información no  está disponible,  son restringidas, el  usuario tiene poca  restricción de  acceso a la  información.  44  OBJETIVOS  VARIABLE  DEFINICIÓN  CONCEPTUAL  DEFINICIÓN  OPERACIONAL  INSTRUMEN­  TACIÓN  * Conocer  cómo está  organizada  la  información  en sus  diferentes  archivos y  procesos.  *Organización  La organización  de la  de la información  información  es una actividad  estratégica para  el éxito de los  centros de  información, la  cual es un  elemento clave  en la gestión del  conocimiento que  se construye a  partir de la  información  recibida.  Para evaluar la  Guía  de  la  organización de la  entrevista  información se  Pregunta # 2  tomó como guía el  cuadro de  clasificación de  cada uno de los  tres  departamentos:  Archivo Histórico  Archivo Intermedio  y Archivo Notarial  * Investigar  las  herramientas  existentes  en la  organización  de la  información  del Archivo  Nacional  *Herramienta  s existentes  en el Archivo  Nacional  Los mecanismos  utilizados  para  organizar la  información  son:  Herramientas:  Medios que se  utilizan para  normalizar y  ordenar la  información  sujeta a reglas.  Guía de la  entrevista  Pregunta # 5  y # 11  ­ Normas ISAD (G)  Guía de  observación  ­Ley del archivo  punto   8  Nacional  Guía del  ­Organigrama de  Cuestionario  la administración  apartado C  Pública elaborado  pregunta #1 y  por el Ministerio de  # 2 Planificación  Nacional  45  OBJETIVOS  VARIABLE  DEFINICIÓN  CONCEPTUAL  * Identificar  *Necesidades  Necesidades del  el  tipo de  del Usuario  Usuario: Son  necesidades  todos aquellos  que presenta  mensajes y textos  el  usuario  informativos  al consultar  especializados  la  que son  información  expresados o  existente en  potencialmente  el Archivo  requeridos por el  Nacional.  usuario para  hacer frente a su  realidad. Ello  puede incluir  tanto una  solución  determinada  de  resolución de  problemas como  el interés  personal por  ampliar y  actualizar su  conocimiento,  independienteme  nte de algún  problema  especial.  DEFINICIÓN  OPERACIONAL  Para evaluar esta  variable, se  determinó  identificar las  necesidades del  usuario en el uso  de la información,  con  una  respuesta cerrada,  afirmativa o  negativa al utilizar  las acepciones:  ­Si  ­ ­No  ­Si el 75% o más  de los  encuestados  indica que sí  conoce el tipo de  información que  ofrece el Archivo  Nacional, se  demuestra que  estos usuarios  saben donde  satisfacer sus  necesidades de  información.  ­ Sí el 25% o  menos de los  encuestados  indican que no  conocen el tipo de  información que  ofrece el Archivo,  se demuestra que  hay cantidad de  usuarios no saben  dónde satisfacer  sus necesidades  de  Información.  INSTRUMEN­  TACIÓN  Guía del  cuestionario  apartado B  preguntas #3  y   # 4  Apartado C  pregunta #3  Guía de  observación  punto  1 46  OBJETIVOS  VARIABLE  * Observar la  * Acceso a la  forma cómo  Información  el usuario  accede a la  información.  DEFINICIÓN  CONCEPTUAL  Acceso a la  información:  autorización  que  obtiene el usuario  en relación con el  ingreso a los  archivos,  registros y  documentos  DEFINICIÓN  OPERACIONAL  INSTRUMEN­  TACIÓN  Para determinar la  forma de acceder  a la información,  esta se midió de  acuerdo con los  indicadores:  Guía de la  entrevista  pregunta # 5  ­ Automatizada  ­ Manual  ­ Si el 70 % o más  de los  encuestados  prefieren la base  de datos  automatizada,  indica que  prefieren acceder  a la información  por medio de una  herramienta  electrónica y no  manualmente,  ambos estilos  permiten una  descripción  definida del  acceso que se  tiene  a la  información.  El 30% que utiliza  la forma manual  es un número  significativo  para  tomar en cuenta,  en la medida que  hace que se  recargue el trabajo  a los funcionarios.  No es un usuario  independiente.  Guía del  cuestionario  apartado C  pregunta #1 y  #2  Guía de  observación  puntos  1, 3,  4,  7 47  2.4.4.  Aspectos  metodológicos de la actividad ordinaria  Es  pertinente  señalar  que  los  resultados  de  este  proceso,  cuestionario,  entrevista y observación, corresponden a los objetivos específicos planteados. Según  se anotan a continuación:  ­  Investigar las fuentes de información disponibles en el  Archivo Nacional.  ­  Conocer cómo está organizada la información en sus diferentes archivos y  procesos.  ­  Investigar herramientas existentes en la organización de la información del  Archivo Nacional.  ­  Identificar  el  tipo de necesidades que presenta el  usuario, al hacer uso de la  información existente en el Archivo Nacional.  ­  Observar la forma  cómo el usuario accede a la información.  Estos  objetivos  vinculan    el  segundo  propósito  mayor  de  este  proyecto,  que  consiste  en  realizar  una  obra  de  referencia  impresa,  en  forma  de  guía,  sobre  los  documentos que custodia  el Archivo Nacional de Costa Rica.  La  finalidad   de este estudio  fue  obtener  las percepciones  y  opiniones  de los  usuarios  del Archivo Nacional, acerca de las necesidades de información y apoyarse  en los resultados obtenidos para fundamentar la incuestionable utilidad de esta  guía  para los usuarios del Archivo Nacional. 48  2.4.4.1.  Población y muestra  Se  recogieron    un  total  de  205  cuestionarios,  entre  los  usuarios  del  Archivo  Nacional, de los cuales se obtuvieron datos relacionados con el acceso, búsquedas,  necesidades y demandas de información. (Anexo #3)  La entrevista se aplicó a  los funcionarios que tienen relación con los usuarios  y a  los encargados de cada uno de los Departamentos en estudio: Archivo Histórico,  Archivo  Intermedio  y  Archivo  Notarial,    con  el  objetivo  de  recabar  información  en  aspectos  tales  como  servicios,  funciones,  disponibilidad  y  tipos  de  documentos  que  ahí se custodian. (Anexo #4)  Para  la  observación  se    elaboró  una  hoja  de  cotejo  que  permitió    tener  en  forma  estructurada,  lo  que  se  observaría,  y  así  conocer  la  dinámica  del  usuario  desde el momento en que, solicita información, la seguridad que tiene en el uso de la  base de datos, el tiempo de duración de la búsqueda, el interés del archivista por el  usuario e instrumentos que utiliza éste para facilitar los documentos. (Anexo #5)  2.4.4.2. Cronograma de Recolección de Información  Para aplicar los cuestionarios en esta prueba, se trabajó de la siguiente forma.  2.4.4.3.  Cuestionario  El  cuestionario  se    aplicó  en  un  período  de    dos  meses,  (marzo­  abril  del  2004)  un  día  a  la  semana  en  diferentes  horas.  El  grupo  de    encuestados,    estuvo  constituido por 600 usuarios, sin embargo solo 205 se  recolectaron, lo que equivale  a un 5% de usuarios mensual, que es una muestra aproximada. 49  Tabla de visitas al Archivo Nacional, para pasar los cuestionarios a los usuarios  CUESTIONARIOS  30  30  30  30  30  30  25  Total:  205  FECHA  12/03/04  17/0304  25/03/04  2/04/04  8/04/04  14/04/04  20/04/04  HORA  10 a.m  12 m.d  2 p.m  10 a.m  10 a.m.  12 p.m.  2 p.m.  RESPONSABLES  Lilliam  Sara  Lilliam y Sara  Lilliam  Sara  Lilliam  Sara y Lilliam  Se  efectuó  una  prueba  “pretest”  a  10  usuarios,  que  permitió  valorar  posibles  errores  en su confección como alertar al encuestado que el cuestionario tenía más  preguntas en la parte de atrás  y subtitular la última parte del cuestionario “para uso  de oficina” y evitar así que llenaran este espacio.  El  cuestionario  tuvo  una  duración  promedio  de  5  minutos.  Algunos  no  lo  devolvían,  por  lo  que  fue  necesario  entregar  más,    para    obtener  205..  Este  cuestionario  se  dividió  en  cuatro  secciones  que  brindaron  información  sobre  los  siguientes aspectos:  ­  Datos personales  ­  Visitas al Archivo Nacional  ­  Búsqueda de información  ­  Opinión del usuario  Cada  sección  consta  de  dos  a  cinco  preguntas  algunas  cerradas  y  otras  abiertas;  con  estas  variables  se  pretendió  medir  la  opinión  de  los  usuarios  sobre  diferentes temas. (Anexo #3) 50  2.4.4.4.  La entrevista y la observación  La  elección  de la  entrevista  y la observación,  en  su  condición  de  instrumentos  de recolección  de información, se fundamentan en que permiten llevar a cabo gran  parte  de  la  investigación  que  se  requiere  para  conocer  el    acervo  documental  del  Archivo  Nacional  y  así,  probar    de  manera  efectiva  que    la  guía  propuesta  en  esta  práctica supervisada es de utilidad.  Las entrevistas  se realizaron  en término de un mes. Fue semiestructurada de  11  preguntas.  La  realización  de  este  proceso  se  efectuó  por  medio  de  grabación  y  transcrito posteriormente. (Anexo #4)  La entrevista permitió conocer diferentes aspectos:  ­  Documentación que alberga el Archivo Nacional  ­  Organización de la información  ­  Materiales que prestan  ­  Restricción de información  ­  Instrumentos con que cuentan  ­  Colecciones especiales  ­  Información que brinda cada departamento  ­  Quienes dan el servicio  ­  Automatización de información  En    cuanto  a  la  observación,  al  igual  que  con  el  cuestionario  se  realizó  en  término de dos meses,  un día a la semana  en diferentes horarios, la hoja de cotejo  enfocó 8 diferentes aspectos, que  permitió realizar un registro visual.  (Anexo #5)  Los puntos observados fueron:  ­  Conducta del usuario  ­  Actitud del usuario ante la información  ­  Tiempo de localización de la información 51  ­  Manejo del equipo  ­  Papel del archivista  ­  Frecuencia de ingreso de usuarios  ­  Agilidad en obtención de información  ­  Proceso de ayuda del archivista  Esta  información  permitió  observar  la  dinámica    del  usuario  frente  al  sistema  información vigente.  2.4.5.  Análisis y resultados del diagnóstico  El diagnóstico presenta el producto integrado de los resultados obtenidos de la  aplicación  de  los  tres  instrumentos,  lo  que  permite  tener  una  visión  general  de  la  importancia de elaborar la guía según los objetivos previstos en esta investigación.  A  continuación  se  exponen  los  datos  referentes  a  las  características  sociodemográficas de los entrevistados y con respecto a ellos tenemos:  2.4.5.1.  ¿Quiénes son los usuarios/ as?  El propósito de elaborar un perfil, en este caso de carácter sociodemográfico, es  conocer    a  los  usuarios  que  visitan  el  Archivo  Nacional.  En  relación  con  ello  observamos que la mayoría son de nacionalidad costarricense, aunque quizás por  la  época    en  que  se  aplicó  el  cuestionario  (marzo,  abril)  hubo  poca  afluencia  de  extranjeros. Este dato, se detectó por medio de la pregunta  N° 1 de la sección datos  personales del cuestionario.  Según la muestra estudiada de cada 10 personas entrevistadas 6 pertenecen al  sexo  masculino y los 4 restantes al femenino. 52  La  población  estudiada  abarca  edades  diferentes.  La  mayoría  es  población  joven, de 18 a 39 años y se da una concentración mayoritaria entre los grupos de 18  a 28 años y 29 a 39 años de edad (68%)  el resto supera los 40 años de edad (32%)  El    57%  reporta  no  tener  una  carrera  profesional.  Algunos  son  estudiantes  universitarios  o  de  secundaria,  la  otra  parte  restante  (43%),  tienen  un  titulo  universitario. Todos ellos visitan constantemente el Archivo Nacional en busca de los  recursos  y  servicios  que  ahí  se  brindan.  Se entiende  por  profesional al  que  ostenta  un título universitario.  Además, en la entrevista  que se realizó, al preguntar sobre el tipo de usuario  que visita el Archivo Nacional se confirmó que el perfil es muy variado. Generalmente  asisten especialistas, abogados, extranjeros interesados en alguna información, sea  notarial  o  histórica,  estudiantes  de  grados  avanzados  o  profesionales  en  Historia,  Antropología, Arquitectura, según el área de su interés.  También, hay visitantes no  especialistas,  que  tienen  afición  por  la  genealogía  y  de  vez  en  cuando  asisten  personas  que  les  gusta  la  historia,  pero  en  general,  el  público  que  lo  visita  tiene  formación  académica. 53  CUADRO # 1  Distribución porcentual de las y los usuarios según variables  Sociodemográfica  N = 205  Categoría                                                                               Porcentaje  Nacionalidad  Costarricense  Extranjero  100  91  9  Sexo  Femenino  Masculino  100  40  60  Edad  18 a 28 años  29 a 39 años  40 a 50 años  50  y más  100  20  48  18  14  Nivel Académico  Profesionales  Estudiantes  otros  100  43  49  8  Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 54  Necesidades que presentan los usuarios/ as  El  cuestionario  incluyó  algunas  preguntas  fundamentales:  la    frecuencia  de  visitas, cuantas en un año, si conocen la información que el Archivo Nacional ofrece.  Esto para determinar si la persona habla con propiedad ya que conoce el sistema del  Archivo Nacional, y aquel o aquella que asiste con menor frecuencia se encuentra un  poco desubicado. Analizando el gráfico # 1 se puede observar que una gran mayoría  de usuarios  visitan más de una vez   el  Archivo Nacional. Este dato se detectó por  medio  de  la  pregunta  #1,  del  apartado  B.  del  cuestionario.    Es  una  minoría  la  que  menciona que visita el Archivo ocasionalmente.  La  percepción general es que 7 de cada 10 entrevistados, consideran que sí  visitan con frecuencia el Archivo  Nacional.  GRÁFICO # 1  Archivo Nacional  Visita con frecuencia el Archivo Nacional  NO  29% SI  71%  Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)  55  Es muy interesante el resultado que muestra el diagnóstico, en el gráfico # 2  puede  observarse    que  6  de  cada  10  usuarios  visitan  el  Archivo  Nacional  3  o  más  veces al año. Los restantes, un 12% frecuentan al menos 2 veces por año y un 20%  lo  hace  una  vez  por  año  y  un  9%  no  recuerda,  lo  que  muestra    que  9  de  cada  10  usuarios visitan al menos una vez por año  el Archivo Nacional.  La mayoría regresa  varias  veces  porque  encuentran  información  valiosa  que  no  es  posible  rescatar  en  una sola sesión.  GRÁFICO # 2  Archivo Nacional  En un año cuántas veces visita el Archivo Nacional  no recuerda  9% Una vez  20%  Dos veces  12%  Tres o más  veces  59%  Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)  56  En  relación  con  el  gráfico  #  3  se  aprecia  que    un  77%  de  los  usuarios  manifiesta conocer la riqueza de información que les brinda el Archivo Nacional. Sin  embargo, mediante expresiones de ellos, ese conocimiento se refiere más bien a una  idea general, que el cuestionario no profundizó.  Hay  un  remanente  de  un  23%  que  manifiesta  que  no  conoce  la  información.  No se previó una pregunta adicional que pudiera ampliar  esta razón.  Sin embargo,  “la  entrevista”  contenía  una    pregunta  (  #  1)  ¿Qué  tipo  de  documentos  alberga  el  Archivo  Nacional?  La  respuesta    permitió  conocer    el  tipo  de  documentos  que  custodia  esta  institución,  los  cuales  son  de  mucha  importancia  para  la  historia  del  país, como: expedientes judiciales, legislativos, protocolos notariales, certificaciones,  escrituras,  testamentos,  correspondencias,  presupuestos,  planos,  proyectos,  fotografías,  libros  de  actas,  decretos  y  multiplicidad  de  papelería  como  recibos,  telegramas,  cartas  y  otros.    El  23%, es  un  porcentaje  significativo.  La guía  ayudará  para estar al tanto de la información que ofrece el Archivo Nacional.  La  pregunta  #3  de  la  entrevista    ¿Qué  tipo  de  Documentos  se  facilitan  en  calidad  de  préstamo  en  el  Archivo  Nacional?.  Los  funcionarios  coinciden  en que  se  prestan  algunos  documentos  siempre  y  cuando  estén  en  buenas  condiciones  y  no  tenga  ningún  tipo  de  restricción,  como  son  los  expedientes  judiciales.  Estos  se  prestan fuera de la Institución, si una alcaldía lo requiere para ampliar su información,  pero con normas, reglamentos del caso y  una buena justificación para salir.  Los  demás  documentos  se  utilizan  en  la  sala.  Algunos  son  de  acceso  restringido    como  por  ejemplo,  los  expedientes  de  pacientes  del  hospital  Blanco  Cervantes, expedientes clínicos, las boletas de censos que tienen datos personales  de  la  población,    expedientes  judiciales,  documentos  privados  donados  por  Doña  Virginia Zúñiga  Tristán, ella misma especificó que se abrieran dentro de veinte años  en el año 2025. Se desconoce qué contiene. Hay un fondo privado con información  de  investigaciones  científicas  sobre  voltajes,  arqueología,  comunicación,  que  se  llama  fondo  Fidel  Tristán,  que  se  puede  prestar,  sólo  con  el  visto  bueno  de  un 57  depositario, en este caso,  del jefe de sismología del ICE. Además, hay documentos  que por proteger la  vida privada de las personas son de acceso restringido.  Lo expuesto anteriormente  muestra que un 5% de la documentación que tiene  el Archivo Nacional es de acceso restringido. Información que el usuario desconoce  por la reglamentación que tiene el Archivo Nacional respecto a esta información  GRÁFICO # 3  Archivo Nacional  Conoce el tipo de Información que ofrece el Archivo  NO  23%  SÍ  77% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)  58  El  Archivo  Nacional  cuenta  con  seis  Departamentos.  Los  que  dan  el  servicio  de  información  y  que  se  incluirán  en  la  guía,  son:  Histórico,  Intermedio  y  Notarial.  Para  efectos  de  esta  pregunta  se    ofrecieron  alternativas  al  usuario,  incluyendo    la  Biblioteca  del  Archivo  Histórico.  Según  se  puede  observar  en  el  gráfico  #  4    el  Archivo más visitado, resultó ser el Archivo Notarial, seguido del Archivo Histórico.  En este sentido 6 de cada 10 entrevistados visitan el Archivo notarial. Si bien  la Biblioteca pertenece al Archivo Histórico, se pude decir que un total de 4  de cada  10 entrevistados visitan el Archivo histórico.  Se  debe  aclarar  que  del  63%  que  visitan  el  Departamento  Notarial,  no  todos  consultan documentos, sino que hacen  entrega de  índices y protocolos.  GRÁFICO N° 4  Archivo Nacional  Departamento más visitado  Intermedio  0%  Notarial  63%  Biblioteca  17%  Histórico  20% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)  59  Forma de acceso a la información  Presentados  los  datos  anteriores  se  procedió  a  analizar  los  aspectos  que  se  refieren al acceso de la información, de acuerdo con el objetivo específico,  “Describir  la  forma  cómo  el  usuario  accede  a  la  información”.  Al  respecto,  el  cuestionario  contempló una serie de preguntas que  permitió percibir las preferencias y las formas  de acceso  que utilizan los usuarios/ as en la búsqueda de información.  El  gráfico  N°  5  revela  que  el  83%  de  los  usuarios  prefieren  preguntar  al  personal  del  archivo.  Al  consultar  ¿por  qué  prefiere  esta  modalidad?  Señalan  las  siguientes razones: más confianza, ahorro de tiempo, la base de datos es muy lenta,  además,  señalan que el equipo que tienen al servicio del público es muy viejo.  Con  la  observación,  se  confirma  que  la  mayoría  de  usuarios  recurre  a  la  referencista para obtener información con más facilidad. Se percibió que solicitan a la  referencista  que les explique  el  uso  de la  base  de  datos  automatizada,  por lo  difícil  que les resulta la búsqueda y el tiempo que les toma  para conseguir la información,  si  no  conocen  bien  el  manejo  del  programa.    Además,  el  Archivo  brinda  catálogos  para que se guíen.  Se  observa en  el  Archivo  Notarial,  que  el  proceso  es rápido,  cuando  se  trata  de entrega de documentos.  En el Archivo Intermedio el proceso es más lento porque los usuarios solicitan  certificaciones, constancias entre otros, que no se pueden  dar de inmediato, debido  a que tienen que investigar antes de entregarlas.  Basados  en  el  contexto  anterior  se  determina  que  la  guía  es  una  necesidad  sentida,  un elemento eficaz  en la búsqueda de información. 60  GRÁFICO  N° 5  Archivo Nacional  Preferencia de búsqueda de información  consulta BD  14%  otros  3% Pregunta al  personal  83%  Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)  61  En  el  gráfico  #  6  se  refleja  las  opiniones  sobre  la  pregunta;  “¿Encuentra  la  información  que  busca?”,  7  de  cada  10  opinan  que es  fácil  porque  encuentran  muy  cómodo el programa y localizan  lo que buscan. Aparte de esto, ambas partes opinan  que  la  búsqueda  es  lenta,  dependiendo  de lo  que  investiguen.  En  este  sentido  una  guía seria excelente, ya que vendría a reforzar  y facilitar la búsqueda de información  a ese 49 % de usuarios a quienes se les complica un poquito la búsqueda.  GRÁFICO N° 6  Archivo Nacional  Búsqueda en la base de datos  Difícil  49%  Fácil  51%  Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 62  El gráfico # 7 refleja los datos a la pregunta # C. 3 del cuestionario al respecto  la mayoría de usuarios señaló  que encuentra la información deseada. Lo ideal sería  que todos encontraran la información que buscan. La guía pueda ayudar a que esto  sea una realidad, reforzando las herramientas con que cuenta el archivista.  GRÁFICO N° 7  Archivo Nacional  Encuentra La Información que busca  no  29%  sí  71% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)  63  Utilidad de la guía  Considerando  la  evaluación  de  los  aspectos  anteriores  como  son,    tipos  de  usuarios,  acceso,  necesidades,  búsqueda,  entre  otros.  Un  planteamiento  fundamental de este diagnóstico  consistió en conocer por parte de los respondientes  qué utilidad  e importancia, tendrá la propuesta de  una guía impresa que contenga la  información que custodia el Archivo Nacional.  Al respecto, es impactante encontrar los resultados que señala el gráfico # 8.  Refleja  que  9  de  cada  10  respondientes  consideraron  que  una  guía  impresa  que  contenga la información que custodia el Archivo Nacional, puede ser muy útil para la  búsqueda de información general. Al preguntarles ¿Por qué?, Respondieron: que un  medio  escrito  tiene  una  descripción  más  manejable  para  consultar  en  cualquier  momento y en cualquier lugar.  GRÁFICO N° 8  Archivo Nacional  Una Guía  impresa puede ser útil para la búsqueda de información  No  9%  Sí  91% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)  64  2.4.6.  Conclusiones del diagnóstico  Con el afán de  presentar un diagnóstico que pudiera reflejar los procesos de  acceso a la  información, se muestra  los resultados de tres  diferentes instrumentos  aplicados a dos tipos de población, usuarios y funcionarios.  Con respecto a los usuarios, el proceso de observación  permitió identificar la  frecuencia  del ingreso, dinámica  del  usuario y  métodos  utilizados  para la  búsqueda  de información.  Se  observó  en  el  funcionario,  el  apoyo  que  brinda  y  los  instrumentos  que  utiliza  para  brindar  el  servicio.  En  recepción  hay  una  persona  atendiendo  las  múltiples  solicitudes  de  usuarios,  siempre  dispuesta  a  brindar  ayuda  a  quienes  lo  requieran,  permitiendo ver la necesidad de más personal en esta área.  El  tiempo  de  duración  en  la  búsqueda  de  información  depende  mucho  de  la  complejidad de la información requerida. Por ser una  base de datos  muy extensa,  es lenta, sin embargo el apoyo del archivista siempre está latente.  La entrevista se realizó solo a los funcionarios y  permitió recabar información  que sirvió de apoyo para la realización de la Guía de la información que custodia el  Archivo Nacional de Costa Rica. Se pudo conocer algunos aspectos importantes en  relación  a  la  información  que  alberga  el  Archivo  Nacional,  documentación  con  un  valor  científico  cultural  según  el  departamento  a  que  pertenece,  Archivo  Histórico,  Archivo  Intermedio  y  Archivo  Notarial.  Documentos  que  están  organizados  por  fondos, sub­fondos, series y sub­series de los cuales aproximadamente un 5%  es de  acceso restringido. 65  Esta  documentación  se  encuentra  en  colecciones  cerradas,  se  presta  únicamente a sala. Existe solo una sala de consulta para  los 3 departamentos que  esta  en el Archivo Histórico.  No  se  puede  mencionar  cuales  son  los  documentos  predominantes,  porque  eso es muy relativo, sin embargo existe un programa de documentos esenciales que  en  caso  de  emergencia  se  sabe  cuales  son,  para  poder  rescatarlos  como  por  ejemplo:  Constituciones  políticas,  tratados  internacionales,  colección  de  Cartago  porque en ella se refleja  el origen de Costa Rica.  Con respecto al cuestionario, los  datos personales, permitió tener una visión  del perfil de usuario, el cual  es muy variado, la mayoría son Costarricenses, de sexo  masculino, personas jóvenes entre 18 y 39 años.  Con relación a la frecuencia de visitas se elaboraron 2 gráficos que apoyaron  ésta  gestión,  demuestran  que  la  mayoría    son  usuarios  frecuentes  del  Archivo  Nacional,  (71%) y que opinan con conocimiento de la Institución.  Existe un 23% de  usuarios    que  no  conoce  el  tipo  de  información  que  ofrece  el  Archivo  Nacional  a  quienes esta Guía le ayudará a estar al tanto de la documentación que alberga esta  Institución.  En  cuanto  a  la  búsqueda  de  información  y  apoyados  en  la  observación,  se  confirma  que  la  mayor  parte  de  usuarios  recurren  a  la  referencista  para  obtener  información  (83%)  por  más  facilidad,  sienten  mas  confianza  y  quieren  ahorrar  tiempo.  Se  percibió  que  solicitan  que  les  explique  el  uso  de  la  base  de  datos  automatizada, por lo difícil que les resulta la búsqueda y el tiempo que les toma  para  conseguir la información, si no conocen bien el manejo del programa. 66  A  los  usuarios  se  les  hace  lento  el  sistema  dependiendo  del  tipo    o  del  contexto en el que se hace la búsqueda. Sin embargo, comparando con la búsqueda  manual  que  se aplicaba  anteriormente,  que aún  algunas  personas emplean  (fichas)  el  sistema  automatizado  es  rápido  y  les  ahorra  tiempo.  Aún  así  algunos  no  encuentran la información que buscan. Al respecto la Guía viene a reforzar y facilitar  la búsqueda de información.  Poco  más  de  la  mitad  (51%)  considera  difícil  la  búsqueda,  recargándose  el  trabajo en la única persona que está en recepción del Archivo Histórico, a pesar de  que cuenta con el apoyo de dos personas más que traen los documentos solicitados.  En este sentido la Guía es un complemento que servirá de apoyo al funcionario y de  orientación al usuario, en la búsqueda.  De  acuerdo  al  análisis  el  Departamento  más  visitado  es  el  Archivo  Notarial,  (63%), aunque no todos acuden a solicitar información la mayoría van a dejar índices  y  protocolos  notariales.  Los  que  asisten    al  Archivo  Histórico  y  Biblioteca    van  en  búsqueda  de información.  La  última  sección  del  cuestionario  fue  la  más  importante  pues  permitía  conocer  por  parte  de  los  respondientes,    la  utilidad  e  importancia  que  para  ellos  tendría  una  guía  impresa  con  la  información  que  custodia  el  Archivo  Nacional.  Fue  impactante encontrar que el  91%, consideró que la Guía sería muy útil e importante,  agregando  además  que  un  medio  impreso  era  más  manejable  en  todo  momento  y  lugar.  Las  conclusiones  obtenidas  a  raíz  de  la  aplicación  de  los  tres  instrumentos  utilizados  para  la investigación,  permite  afirmar  que la  guía  es  de  enorme  utilidad  y  muy importante para los usuarios en la búsqueda de información, es una respuesta a  una  necesidad  y  que  esta investigación  cumple  con  el    objetivo propuesto  de dar  a  conocer la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica. 67  2.5.  Metodología para la realización de la “ actividad innovadora”   En  este  apartado  se  explica,  en  fases,  cómo  se  fue    realizando  la  Guía  de  la  información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.  Fase 1  Se    tomó  como  base  el  diagnóstico  que  se  le  hizo  al  usuario  para  conocer  las necesidades que tiene en torno a la información existente en el Archivo Nacional.  Este  diagnóstico  cumplió  con  una  fase    importante  para  la  realización  de  la  guía,  pues brindó información en cuanto a las necesidades de los usuarios. Ello sirvió de  apoyo  para  estructurar  el  trabajo  respetando  la  tabla  de  clasificación  que  utiliza  el  Archivo Nacional en la organización de sus documentos y la opinión de los expertos  del Archivo Nacional.  Con  la  información  suministrada  por    los  jefe  de  Departamento,  se  describieron los  archivos estudiados, su organización, fondos que contienen, con el  propósito de que el usuario, conozca la información que engloba cada uno de estos  archivos. (Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial)  Los documentos están organizados  según el cuadro de clasificación que se  utiliza en  el  Archivo    Nacional, la  cual  está  ordenada  por  poderes  y  dentro  de  cada  uno de ellos, las diferentes  entidades que lo componen en orden alfabético. Este se  respetó en la elaboración de  la guía. En la descripción de los documentos, se sigue  la  norma  ISAD­ G (Regla Internacional  de Archivos Nacionales)  Fase 2  Para  agilizar  el  trabajo  de  la  actividad  innovadora    y  no  perder  la  información,  la  recolección  de  datos  se  grabó,  para  luego  transcribirla  casi  de  inmediato  y  evitar la  acumulación.  Cada  semana  se  visitaba   el  archivo  grabando  2 68  cassettes de 90 minutos, los cuales, se transcribieron utilizando 3 horas diarias, que  constituyen un total de 18 horas semanales.  Una vez por semana (sábados) se dedicaron  6 horas a revisar lo transcrito.  Fase 3  Está  relacionada  con  el  acabado  de  la  obra,  tanto  en  aspectos  de  contenido  como de presentación.  La  estructura  de  la  obra  de  referencia  adopta  la  forma  explicativa  de:  contenido, fechas extremas, volumen, de cada fondo, sub­fondo y series y sub­serie  de  los 3  archivos (Histórico,  Intermedio y Notarial), en algunos casos con notas de  historias reales o curiosas.  Está estructurada de la siguiente forma:  ­  Página con foto del edificio del Archivo Nacional  ­  Portada  ­  Tabla de contenido  ­  Presentación  ­  Introducción  ­  Contenido de la obra  ­ Introducción  ­ Índice del acervo documental  ­ Referencias del acervo documental  En el contenido se encuentra  información, en el siguiente orden:  ­  Archivo  Histórico  ­  Archivo Intermedio  ­  Archivo Notarial  Ejemplo de cómo se organizó la información: 69  1.  ASAMBLEA LEGISLATIVA  (CONGRESO )  La  palabra  Legislativo  aparece  por  primera  vez  en  la  Ley  Fundamental  del  Estado Libre de Costa Rica, el 25 de enero de 1825.  Desde esa fecha y hasta 1949,  se instalan 82 congresos, que preservan la institucionalidad del Estado y lo dotan de  leyes para su beneficio.  En el Archivo Nacional se encuentran documentos producidos por el Congreso  Constitucional  de  la  República  y  la  Asamblea  Legislativa  como  se  conoce  actualmente.  RESUMEN  Asamblea  Legislativa:  es  el  título  de  este  fondo.  Contiene  actas  de  Juntas  Gubernativas  y  Municipales,  ampliaciones  de  presupuesto,  dictámenes  de  las  comisiones  del  consejo,  contratos,  memorias,  nombramientos,  estados  de  cuentas,  estatutos  políticos,  declaraciones  de  límites,  leyes,  reformas  a  leyes,  tratados,  mensajes  presidenciales,  comunicaciones  del  ministerio  general  al  poder  ejecutivo  o  asamblea  constituyente,  proyectos  de  ley,    originales  de  las  constituciones  políticas,  acuerdos,  códigos,  relacionados  con  la  vida  política,  social, económica y cultural del país.  FECHAS  EXTREMAS  VOLUMEN  NOTAS  1823 a 1983  64.5 metros lineales de  documentos textuales  En la signatura 21152 se  encuentra el decreto  número 10 que  establece el reglamento  de la Universidad de  Santo Tomás en el año  1849 70  Fase 4  Se  incluyó al inicio de cada archivo estudiado, un índice de  fondos, sub­  fondos, series y sub­series que remiten a la página. Ordenado alfabéticamente para  facilitar la búsqueda de la información.  Fase 5  La guía tiene forma de libro confeccionado en papel bond 20,  tamaño  carta  8.5  X  11  cm.  con  la información  dividida  por  archivos    donde los  fondos,  sub­  fondos,    series  y  sub­series  van  descritos  en  orden  jerárquico  y  alfabético  con  un  índice al inicio de cada archivo.  Fase 6  Es la entrega del trabajo final. 71  3.  ALCANCES DE LA PRÁCTICA  3.1.  Proyecciones  ­  Esta  obra  de  referencia  se  proyecta  para  todos  aquellos  estudiantes,  abogados,  archivistas,  historiadores,  notarios,  investigadores,    bibliotecólogos,  usuarios  del  Archivo  Nacional  de  Costa Rica, con necesidad de información de esta naturaleza, para  que  aprovechen  de  una  manera  más  ágil,  rápida  y  eficiente  los  recursos de esta Institución.  ­  Una  vez  elaborada  esta  práctica  de  graduación  y  después  de  aprobarse  por  los  cánones  de  la  Escuela  y  el  Archivo  Nacional,  la  guía  será    un  documento  de  consulta,  que  facilitará  el  acceso  a  la  información.  ­  Lograr  con  esta  guía,  que  la  información  sea  más  utilizada,  consiguiendo    un  acceso  eficaz    y  contribuyendo  al  desarrollo  cultural del país.  ­  Se  espera  que  la  presente  investigación  sirva  de  ejemplo  y  motivación  a  otros  colegas,  Historiadores  y  Archivistas  para  que  realicen estudios más profundos de la  gran variedad de fondos de  información que despliega el Archivo Nacional. 72  3.2.  Recomendaciones  ­  Se recomienda que esta guía esté en todas las bibliotecas y que el  Archivo  Nacional  se  encargue  de  la  divulgación  entre  los  usuarios,  en  virtud  de  que  lo  valioso  de  este  trabajo  consiste  en    ponerlo  en  práctica; de lo contrario, seria muy reducida su utilidad.  ­  La  minuciosidad  es  un  aspecto  muy  importante.  Se  ofrece  a  otros  colegas  la  oportunidad  de  seguir  trabajando  en  esta  línea,  en  la  constante  actualización  de  esta  guía.  Debido  al  constante  movimiento documental que ocurre en el Archivo Nacional.  ­  Incorporar  esta  guía  en  una  base  de  datos  para  facilitar  su  actualización,  delegándole  al  Archivo  Nacional  la  responsabilidad,  de este trabajo.  ­  Hacer  una  evaluación    del  uso  de  la  “Guía  de  la  información  que  custodia  el  Archivo  Nacional  de  Costa  Rica“  estipulando  algunos  parámetros que permitan comprobar su utilidad e importancia. Para  lo  cual  es  necesaria  la  colaboración  de  funcionarios  del  Archivo  Nacional en  el control del uso y preferencia de la guía por parte del  usuario. Ejemplo de procedimiento de control. Ver (Anexo #6)  ­  Que el Archivo Nacional proceda a ponerla en la página electrónica.  Con  un  contador  de  visitante  en  cada  página  para  que    cuando  tenga un año de estar en vigencia poder evaluar su uso en Internet.  ­  Crear  un    programa  interactivo  que  permita  que  esta  guía  sea  atractiva  para  quien la utilice.  Lo que  podría  representar  un  trabajo  interesante para el Archivo Nacional. 73  3.3.  Limitaciones  ­  En  cuanto  a  la  elaboración  de  la  guía  se  puede  decir    que  una  limitación  fue  el  constante  cambio  que  ocurre  en  el  Archivo  Histórico, debido al ingreso de nuevos documentos, los cuales hubo  que  intercalar  para  ofrecer  un  trabajo  actual  de  la  información  que  custodia el Archivo Nacional.  ­  Esta guía  es un documento actualizado de la información existente  en el Archivo Nacional hasta junio del 2006.  3.4.  Conclusiones  ­  Es  criterio  tanto  del  personal  del  Archivo  Nacional,  como  de  los  usuarios  consultados  y  de  la  experiencia  vivida,    a  través  de  diferentes  formas  de  generación  de  información  ,  que  hay  una  necesidad  sentida  y  patente  de  una  guía    impresa  con  la  información que custodia esta Institución, para poder consultarla en  cualquier momento y lugar.  ­  Esta guía es valiosa tanto para los usuarios como para el personal  del Archivo Nacional, tomando  en cuenta que este documento es el  único que integra los tres departamentos que ofrecen información al  publico,  dentro  del    Archivo  Nacional  y  permite  tener  un  camino  adecuado  para  agilizar  la  búsqueda,  ahorrar  tiempo  y  ofrecer  calidad de servicio. 74  ­  La  guía  es  manejable  tanto  para  personas  que  presentan  altas  demandas  en  el  área  de  investigación  o  similares  como  usuarios  con  otros  intereses  como:  crecimiento  personal,  árbol  genealógico,  entre otros.  ­  Es criterio de los funcionarios del Archivo Nacional, que esta “Guía  de la información que custodia el archivo Nacional de Costa Rica”  reúne    una  serie  de  condiciones,  que  les  facilita  la  atención  al  público,  además,  contiene  en  un  solo  formato  toda  la  información  del Archivo Nacional.  ­  Finalmente  tiene  como  ventaja  que    no  se  requiere  habilidades  extraordinarias  en  el  uso  de  la  tecnología  para  el  manejo  de  esta  guía. 75  4.  REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ANEXOS  4.1.  Referencias Bibliográficas  Alpízar, S. (1992). El usuario, sus necesidades y los servicios de información. San  José, C.R. : ILANUD.  Alfaro, S. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de  Archivo Histórico. 27 de abr., 2004. (comunicación personal)  Archivo Nacional. (1975). Archivo Nacional algo de su historia. Revista de los  Archivos Nacionales, San José, C.R.: 12,  245­247  Archivo  Nacional (1981).  Centenario  1881­1981:  Archivo  Nacional. San  José,  C.  R.:  Ministerio de Cultura juventud y Deportes.  Archivo Nacional. (2005). Cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo  Notarial y Archivo Intermedio, San José, C.R.: Comisión de descripción  del  Archivo Nacional.  Archivo  Nacional  de  la  República  de  Cuba.  (2003).  ARNAC.  Recuperado  el  15  de  junio  de 2005 de http://www.arnac.cu/#subir  Arévalo,  J  (2003).  Diccionario  de  términos  archivísticos.  España:  Recuperado  el  12  de junio  de 2005 de http://www.nuevoparhadigma.com.ar/arch.htm  Barrantes,  R.  (2001).  Investigación:  un  camino  al  conocimiento,  un  enfoque  cualitativo y cuantitativo.  San José, C.R.: EUNED.  Bopp,  R.,  Smith,  L.  (2000).  Introducción  general  de  servicios  de  consulta:  libro  de  texto  para  el  estudiante  de  bibliotecología  y  manual  para  el  bibliotecario  de  consulta. México: UNAM.  Brenes,  A.  (1987).    Los  trabajos  finales  de  graduación:  su  elaboración  y  presentación en las ciencias sociales. San José, C. R.: EUNED. 76  Cáceres, A (1996). Concepto de profesión y misión profesional del bibliotecario.  La  biblioteca en el siglo XXI. Chile: Universidad de Concepción.  Cascante,  S.,  Villalobos,  L.,  (2004).  Encuesta  diagnóstico  del  acceso  a  la  información. Heredia, Costa Rica.  Castañeda,  J.  y  Méndez  C.  (2001).  Métodos  de  la  investigación.  México:  McGraw­  Hill.  Centro Virtual Cervantes. (1997). Archivo Histórico Nacional de España. Recuperado  el 12 de junio  de 2005 de  http:// cvc.cervantes.es/obref/arnac/nacional/  Chacón, l. (1987).  Archivo Nacional: información sobre los servicios que presta a los  usuarios. San José, C. R.: Imprenta Nacional.  Chacón,  V.  (1988).  Manual  de  orientación  al  nuevo  empleado.  San  José,  C.  R.:  Dirección General del Archivo Nacional.  Colegio de Bibliotecarios de Costa Rica. (1977). Trabajos de base. San José: Colegio  de Bibliotecarios de Costa Rica.  Costa  Rica.  Dirección  General  de  Bibliotecas  (1996).  El  Servicio  de  consulta.  México: Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.  Costa Rica, Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. (2004). Dirección General del  Archivo Nacional. Recuperado el 25 de septiembre 2004 de  http://www.mcjdcr.go.cr/patrimonio/archivo_nacional.html#arriba  Costa  Rica.  Ministerio  de  Cultura,  Juventud  y  Deportes.  (2003).  Memoria  Institucional:  administración  2002  ­2003.  San  José,  C.  R.:  Ministerio  de  Cultura  juventud y Deportes.  Costa  Rica.  Ministerio  de  Gobernación.  (1975).  El  Archivo  Nacional:  su  creación,  legislación y organismos internacionales. San José, C. R.: Imprenta Nacional.  Costa Rica. Ministerio de Gobernación. (1966). Ley del Archivo Nacional. San José,  C. R.: Imprenta Nacional. 77  Cruz,  J.  R.  (2001).  Manual  de  Archivística.  Madrid:  Fundación  Germán  Sánchez  Ruiperez.  Diccionario básico: sinónimos y antónimos. (1999).  Barcelona: Océano.  Dirección  General  de  Archivo  Nacional  (2001).  Guía  general  de  fondos.  [CD]    San  José, C.R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes.  Espinoza,  F.  (2001).    Administración  de  documentos  en  el  archivo  de  gestión.  Heredia, C.R.: EUNA.  Ferilloni, A. Archivo Notarial. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de  Archivo Notarial. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal)  Gallardo, H. (1998). Elementos de investigación académica. San José, C.R.: EUNED.  García,  L.  (2000).  Diccionario  del  archivero  bibliotecario:  terminología  de  la  elaboración,  tratamiento  y  utilización  de  los  materiales  propios  de  los  centros  documentales.  España: Ediciones Trea.  González, M. Archivo Intermedio. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento  de Archivo Intermedio. 29 de abr, 2004. (comunicación personal)  Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. (1998). Metodología de la investigación.  México: McGraw­Hill.  Heredia, A. (1993). Archivística general teoría y práctica. Sevilla: Gráficas del Sur.  Jaén,  F. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de  Archivo Histórico. 7 de oct., 2003. (comunicación personal)  Jiménez A., Trejos, X. (2005)  Manual para plan de clasificación del archivo de  gestión del Departamento  Archivo Notarial. San José, C.R.: Archivo Nacional. 78  Jornada  para  el  Desarrollo  Archivístico  (2002).    Sistema  de  información  y  automatización  de los archivos: un reto para los profesionales de la información  (Memoria). San José, C. R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes.  Jornada  para  el  Desarrollo  Archivístico  (2001).    La  conservación  documental  y  los  diferentes  soportes:  un  reto  para  los  profesionales  de  la  información  (Memoria).  San José, C. R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes.  León, J., Matus, R. (2004). Archivo Nacional  de  Nicaragua. La  Prensa. Recuperado  el 23 de septiembre 2004 de  http://www.manfut.org/museos/archivonacional.html  Mora, G. Archivo Intermedio. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de  Archivo Intermedio. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal)  Murillo,  J.  (1980).  El  Archivo  Nacional,  evolución  histórica  (1881­1979).  Tesis  para  optar  el  grado  de  Licenciatura  en  Historia.  San  Pedro  de  Montes  de  Oca:  Universidad de Costa Rica.  Pegaza,  R  (1990).  Las  Obras  de  consulta  mexicanas,  siglos  XVI  al  XX.  México:  UNAM.  Pérez,  N.  (1983).  Significación  e  importancia  de  las  obras  de  referencia  en  la  biblioteca. Caracas: Universidad Central de Venezuela.  Real Academia Española. (1984).  Diccionario de la lengua española: I y II tomo  Madrid: Espasa­Calpe.  Subdirección  de  los  Archivos  Estatales.  (2000).  Norma  Internacional  General  de  Descripción  Archivística  (ISAD­G).  Madrid:  Subdirección  de  los  Archivos  Estatales.  Tamayo,  M.  (1985).  El  proceso  de  la  investigación  científica:  fundamentos  de  investigación. México: LIMUSA. 79  Tanodi,  A.    (1976).  Organización  de  las  estructuras  archivísticas.  San  José:  C.  R.:  ONU.  Trejos, X. (1996). La Norma de Descripción Internacional ISAD­G y su aplicación en  el Archivo Nacional de Costa Rica. Revista Archivo Nacional, 1(12), 29­41.  Trejos, X. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de  Archivo Histórico. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal)  Zúñiga,  M.  (2003).  Métodos  y  técnicas  de  investigación  social.  Heredia,  C.R.:  Universidad Nacional. 80  4.2.  ANEXOS  Anexo 1  Marco Filosófico Institucional del Archivo Nacional  Entrevista: Jaén García, (2003 octubre)  Visión:  El  Archivo  Nacional  promoverá  el  uso  de  la  tecnología  de        información  para  crecer  en  los  campos  de:  Rescate,  organización,  conservación,  facilitación  y  divulgación del patrimonio documental de la Nación. Desplegará también una ardua  labor en el campo de la capacitación archivística y apoyo técnico al Sistema Nacional  de Archivos, para mejorar el nivel de desempeño de los Archivos Públicos.  Misión:  Ser    la  entidad  que reúne,  organiza  y  facilita  los  documentos  textuales,  gráficos,  audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen  el Patrimonio Documental de  la Nación, así como ser la entidad rectora del Sistema  Nacional de Archivos.  Objetivos del Archivo Nacional:  1­  Reunir en el Archivo Nacional la documentación textual, gráfica y audiovisual con  valor histórico, administrativo o legal, existente en el país o en el exterior.  2­  Organizar  la  documentación  con  valor  histórico,  administrativo  y  legal  que  ha  ingresado al Archivo Nacional para su custodia definitiva.  3­  Garantizar a los usuarios el acceso al Patrimonio Documental.  4­  Orientar a los usuarios en los diversos servicios que brinda la institución. 81  5­  Motivar  a  los  costarricenses  sobre  la  importancia  del  Patrimonio  Documental  de  la Nación.  6­  Proyectar  a  la  comunidad  nacional  e  internacional  el  quehacer  cultural  y  archivístico.  7­  Brindar  a  los  usuarios  e  investigadores  un  servicio  complementario  de  bibliotecología especializada en “archivística” y “ciencias afines”.  8­  Promover  el  desarrollo  de  los  archivos  públicos,  privados  y  particulares  a  integrantes del Sistema Nacional de Archivos.  9­  Velar  por  el  cumplimiento  de  la  Ley  del  Sistema  Nacional  de  Archivos    y  su  Reglamento.  10­ Cooperar con organizaciones archivísticas, culturales y notariales a nivel nacional  e internacional  11­ Preservar el patrimonio Documental para las actuales y futuras generaciones.  12­  Mejorar  el  nivel  de  desempeño  de  los  funcionarios  de  los  Archivos  de  la  Administración Publica.  13­  Velar  por  el  cumplimiento  del  Código  Notarial  y  directrices  emanadas    de  la  Dirección Nacional de Notariado.  14­  Dotar  al  Archivo  Nacional    de  la  infraestructura  necesaria  para  su  desenvolvimiento.  15­ Automatizar los procesos sustantivos y de apoyo de la institución. 82  Funciones:  De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema de  Archivos (Nº 7202), las principales funciones institucionales son:  a)  Ejecutar  las  políticas  que  emanen  de  la  Junta  Administrativa  del  Sistema  Nacional de Archivos.  b)  Reunir,  conservar,  clasificar,  ordenar,  describir,  seleccionar,  administrar  y  facilitar  los  documentos  textuales,  gráficos,  audiovisuales  y  legibles  por  máquina,  pertenecientes  a  la  Nación,  que  constituyan  el  patrimonio  documental  nacional,  así  como  la  documentación  privada  y  particular  que  le  fuere entregada para su custodia.  c)  Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos,  y otros instrumentos  auxiliares, descriptivos para facilitar la consulta, de sus fondos.  d)  Preparar  y  editar  la  revista  del  Archivo  Nacional,  anualmente  y  otras  publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.  e)  Obtener  originales,  copias  o  reproducciones  de  documentos  conservados  en  otros archivos del país o del extranjero, que sea de interés científico­cultural.  f)  Entregar  a  otras  instituciones,  si  le  fuera  solicitado  y  posible,  copia  o  reproducción de los fondos que conserva la Dirección General de Archivos.  g)  Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos  documentales de la institución, si éstos no fueran de acceso restringido.  h)  Explicar  los  testimonios     de instrumentos  públicos  insertos  en  los  protocolos  notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional. 83  i)  Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación  de documentos.  j)  Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento  sea de acceso restringido.  k)  Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos  y a los privados y particulares, cuando estos lo soliciten.  l)  Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.  m) Adiestrar  en  archivística  y  en  materias  afines  a  los  funcionarios  de  los  archivos.  n)  Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de  los  documentos  de  valor  científico­cultural  en  su  poder,  a  fin  de  llevar  inventarios, índices registros, censos, o micropelículas de estos documentos.  o)  Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.  Recurso humano:  La dirección general del archivo nacional cuenta con un total de 99 plazas por  cargos fijos, todas centralizadas en el edificio propio que la institución posee 84  Organigrama  Ministro de  Cultura  Junta Administrativa  Auditoria  Interna  Dirección  General  C.N.S.E.D.  Departamento  Archivo  Histórico  Biblioteca  Departamento  Servicios  Archivísticos  Externos  Departamento  Archivo  Notarial  Departamento  Conservación  Departamento  Administrativo  Financiero  Departamento  De  Cómputo  Archivo  Intermedio Dirección del Archivo Nacional  Esta situado a 900 metros al sur  y 100 metros  al oeste   del  Restaurante  McDonalds, Centro Comercial Plaza del Sol, Curridabat  Su horario es: De lunes a viernes, de 7:00  a 14:00  horas.  Jornada continúa.  Teléfono: 234­7689  / 234­7223  / 234­7925  85  Anexo 2  Nº 3661  LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA DE COSTA RICA,  DECRETA;  La siguiente  LEY DEL, ARCHIVO NACIONAL  Artículo 1º­­­Cambiase el nombre de "Archivos Nacionales", que hasta hoy ha tenido esa  Dependencia, por el de "Archivo Nacional”.  Artículo 2º­­La presente  ley  y su Reglamento,  regularán el funcionamiento del Archivo Nacional,  dependencia del Ministerio de Gobernación encargada de:  a) Reunir, ordenar, conservar la documentación que la ley le confía; y  b)Facilitar su consulta y difundir el conocimiento de las fuentes de la Historia.  Artículo 3º­Para efectos de organización y estudio de los documentos, el Archivo estará formado por  tres secciones: Administrativa­Legislativa, Histórica y Jurídica, las que podrán contar con las oficinas  necesarias para el cumplimiento de sus fines.  Artículo 4º­­El Archivo Nacional tiene las siguientes funciones:  a) Reunir y organizar la documentación pública y el acervo gráfico y sonoro perteneciente a la Nación, y que  constituye el patrimonio del    Archivo, y la documentación privada que le fuere entregada definitivamente  para su  custodia, distribuyéndola en las tres Secciones que lo  integran;  b) Ordenar y clasificar dicha documentación;  c) Preparar índices, catálogos e inventarios para facilitar consulta de SUS colecciones;  d) Publicar repertorios, guías y colecciones documentales, y difundir principalmente por medio de la revista  del Archivo Nacional, los documentos de reconocido valor.  e) Llevar el Registro de Testamentos;  f) Gestionar copias de los documentos conservados en otros archivos, nacionales extranjeros, en cuanto  interesen al estudio de la historia nacional y entregarles a su vez, copia del material que conserve y reúna;  g) Servir a los investigadores y al público, conforme  dispone su reglamento; y  h) Expedir certificaciones y constancias, así como los testimonios de escrituras públicas insertas en los  protocolos de notarios Y  cartularios depositados en el Archivo.  Artículo 5º ­El Archivo tendrá un jefe con la denominación de Director General.  Habrá también un Subdirector que tendrá las misinas atribuciones del Director, en ausencia de éste.  Artículo 6º­El Director es responsable de la marcha del Archivo y sin perjuicio de las que sean  necesarias para el desempeño de su cargo, tendría, las siguientes atribuciones:  a) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo;  b) Aceptar herencias, legados o donaciones, al referéndum del Poder Ejecutivo, siempre que no se refieran a  bienes inmuebles;  c) Celebrar contratos para adquisición de documentos, ad referéndum del Poder Ejecutivo; 86  d) Inspeccionar una vez al año los archivos administrativos dependientes del Poder Ejecutivo; requerir la  colaboración de los funcionarios   encargados de su conservación y ayudar a la preparación de estos  servidores;  e) Ejercer fiscalización sobre los archivos administrativos para el debido cumplimiento del traslado de sus  documentos al Archivo Nacional, a efecto de su conservación, microfilmación o eliminación;  f) Solicitar de instituciones privadas y de particulares, información acerca de los documentos de valor  histórico que obren en su poder, a fin de llevar registros o índices de los mismos;  g) Intervenir en las transferencias de documentos de interés histórico que se efectúen entre particulares y  proponer al Poder Ejecutivo declaraciones de utilidad pública;  h) Dictaminar en los casos en que se intente llevar fuera del país, documentos de carácter histórico; e  i) Ordenar y presenciar la destrucción de papeles considerados sin importancia de ninguna especie. De sus  decisiones habrá recurso de apelación ante el Ministerio de Gobernación.  Artículo 7º­Salvo la documentación  que deberán conservar por razones de Estado y la que esté en trámite,  los Ministerios, sus dependencias, instituciones autónomas y semiautónomas, pondrán a disposición del  Archivo Nacional, con el debido inventario, la documentación que tengan archivada, en los plazos fijados por  el Reglamento de esta Ley, que no excederán de treinta años.  Artículo 8º­Conforme a la Ley Orgánica del Notariado, deben los notarios presentar cada quince  días los índices de sus escrituras al Archivo Nacional; con base en esos índices se formará el Registro de  Testamentos.  Artículo, 9º­Se formará en el Archivo una colección de impresos nacionales, con los dos ejemplares  que le serán enviados conforme la disposición contenida en el artículo 50 de la ley Nº 2834, que aquí se  reforma.  Artículo 10­Para los fines de la presente ley se consideran documentos históricos:  a) Los de cualquier naturaleza relacionada con asuntos públicos, expedidospor autoridades civiles, militares  o eclesiásticas, así como sellos de correos. libros, registros, mapas planos, cartas geográficas y marítimas y,  en general todos los que hayan pertenecido a oficinas públicas o auxiliares del Estado y tengan una  antigüedad no menor de treinta años, salvo razones especiales que Justifiquen considerar como documentos  históricos los de menor antigüedad.  b)  Las  cartas  privadas,  diarios,  memorias,  autobiografías,  comunicaciones  otros  actos  particulares  y  útiles  para el conocimiento de la historia nacional.  c) Los impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia. Nacional; y  d)  Los  de  procedencia  extranjera  relacionados  con  la  Historia  Patria,  similares  a  los  enumerados  en  los  incisos anteriores.  Artículo  11.­  Los  documentos  de  carácter  histórico  son  de  interés  público  y  no  podrán  salir  del  territorio nacional, sin previo dictamen favorable del Director General.  Artículo  12.­La  introducción  de  documentos  históricos  en  el  país  no  será  gravada,  debiendo  la  Dirección de Aduanas comunicar el hecho al Archivo Nacional.  Artículo  13.­Los  particulares  informarán  al  Director  General  de  la  existencia  de  documentos  de  carácter histórico en su poder, conforme al inciso f) del artículo 5º de esta ley,  Artículo 14.­Los que se propongan ceder documentos históricos notificarán al Archivo, Nacional el  nombre  y  domicilio  del  futuro  propietario  o  tenedor,  y  dentro  de  los  treinta  días  de  producido  el  acto  lo  comunicarán así al Archivo. 87  Artículo  15.­Quienes  comercien  con  documentos  de  carácter  histórico  0  intervengan  en  las  respectivas transacciones, deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo anterior.  Artículo  16.­Los  actos  jurídicos  de  transferencia  de  documentos  históricos  que  pasen  a  ser  propiedad del Estado, estarán exentos del pago de todo impuesto.  Artículo 17.Los documentos históricos donados a la Nación, serán conservados con indicación del  donante o de la persona que él índicare, salvo manifestación contraria del interesado.  Artículo  l8.­  Las  personas  que  infringieren  la  presente  ley,  mediante  exportación  ilegal  de  documentos  de  carácter  histórico,  serán  penados  con  multa  de  cien  a  quinientos  colones,  si  el  hecho  no  configurase delito sancionado con pena mayor.  Artículo  19.­Se  modifica  el  artículo  50  de  la  ley  Nº  2834  de  18  de  octubre  de  1961.  del  modo  siguiente:  “ Artículo  50.­  Los  autores  propietarios  de  obras  científicas,  literarias  y  artísticas,  depositarán  nueve  ejemplares  firmados de  las  mismas,  de  los cuales  se  guardarán cuatro  en  la  Dirección  General de  Bibliotecas Públicas que distribuirá entre la Biblioteca Nacional, Oficina de Canje y Dirección. El quinto en  el  Ministerio  de  Educación  Pública,  otro  en  la  Biblioteca  de  la  Asamblea  Legislativa,  otro  en  la  Biblioteca  de  la  Universidad  de  Costa  Rica  y  los  dos  restantes en el Archivo Nacional. "  Artículo 20.­ Quedan derogadas todas las disposiciones que se opongan a  la presente ley.  Artículo 21.­Rige a partir de su publicación.  Comuníquese al Poder Ejecutivo  Dado en el Salón de Sesiones de la Asamblea Legislativa. ­San José, a los  cuatro días del mes de enero de mil novecientos sesenta y seis.  RAFAEL PARIS STEFFENS,  Presidente.  RAFAEL BENAVIDES ROBLES,  Primer Secretario,  EDWIN MUÑOZ MORA,  Segundo Secretario.  Casa Presidencial. ­San José, a los diez días del mes de enero de mil novecientos  sesenta y seis.  Ejecútese y Publíquese  FRANCISCO J. ORLICH  El Ministro de Gobernación y  Carteras Anexas,  FRANCISCO URBINA 88  Anexo 3  UNIVERSIDAD NACIONAL  ENERO 2004                                                                              CUESTIONARIO Nº_____________  DIAGNÓSTICO DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN  Estimado usuario (a):  El objetivo de este cuestionario es obtener información de las necesidades y demandas de información  contenida en el Archivo Nacional.  La información que usted  nos suministre será de gran utilidad para el desarrollo del trabajo final de  graduación titulado “Guía de la información que custodia el Archivo Nacional”  La información es de carácter confidencial  Se agradece de antemano, su valiosa colaboración  A. DATOS PERSONALES  1  2  3  4  5  Nacionalidad  Sexo:  Hombre ...........(1)     Mujer........... (2)  Edad  Ocupación  Nivel Educativo  B. VISITAS AL ARCHIVO NACIONAL  B. 1  Visita  el Archivo Nacional con frecuencia?  Si...........(1)    No............(2)  B. 2  En lo que va del año, cuantas veces lo ha visitado  1 vez....... (1)          2 veces...... (2)              3 o más veces........(3)     No recuerda........(4)  B. 3  Sabe usted qué tipo de información ofrece el Archivo Nacional  Si............(1)       No...........(2).  B. 4  Cuáles de estos Departamentos ha visitado?  Si           No  No conoce  a­ La Biblioteca del Archivo Nacional                         1              2                3  b­ El Departamento de Archivo Histórico                   1              2                3  c­ El Departamento de Archivo Notarial                     1              2                3  d­ El Departamento de Archivo Intermedio                1              2                3  e­ Otros Cuales?______________________  C. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN  C. 1  Cuando realiza una búsqueda de información, usted prefiere  (  ) Preguntar al personal  (  ) Consultar la base de datos  (  ) Otros.___________  Por  Qué?_____________________________________________________________  ______________________________________________________________________ 89  C. 2  Cómo le resultó la búsqueda en la base de datos  ( 1) Fácil  ( 2) Complicada  Por  qué?_____________________________________________________________  ____________________________________________________________________  C.  3  Cuando busca información, encuentra lo que quiere  Si.........(1)  No...........(2)  Por  qué?_____________________________________________________________  ___________________________________________________________  D. OPINION DEL USUARIO  D. 1  Considera usted que una guía impresa que contenga la  información  que custodia el  Archivo Nacional, puede ser de utilidad en la búsqueda que usted requiere?  Si........(1)   No.........(2)  Por  qué?_____________________________________________________________  ____________________________________________________________________  D.2  Comente  otros aspectos que a su criterio son de interés conocer con respecto al acceso  de la información y que no están incluidos en el cuestionario  ____________________________________________________________________  ____________________________________________________________________  E .1  Nombre e del digitador/a:  E. PARA USO DE LA OFICINA  MUCHAS GRACIAS 90  Anexo 4  UNIVERSIDAD NACIONAL  ENERO 2004  ENTREVISTA  INTRODUCCIÓN  Esta entrevista va dirigida a los funcionarios del Archivo Nacional  con el objetivo de recabar información, en  aspectos tales  como:  servicios, funciones, tipos de materiales, políticas, etc. Y acerca  de la información que  ahí se custodia.  1  ¿Cuáles son los tipos de documentos que alberga el Archivo Nacional?  2  ¿Cómo está organizada la información?  3  ¿Qué tipo de materiales presta el Archivo Nacional?  4  ¿Tienen algún documento que sea de acceso restringido?  5  ¿Han realizado  o publicado alguna guía, índices, catálogos o algún otro instrumento  que facilite la consulta?  6  ¿Cuáles son las colecciones especiales y de gran valor nacional?  7  ¿Dan alguna orientación al usuario para accesar a la información?  8  ¿Qué tipo de usuario visita el Archivo Nacional?  9  ¿Qué información brinda el departamento de Archivo Notarial?  10  ¿Cuántos funcionarios dan el servicio de información?  11  Está toda la información automatizada? 91  Anexo 5  UNIVERSIDAD NACIONAL  ENERO 2004  HOJ A DE COTEJ O PARA LA OBSERVACIÓN  Esta actividad tiene como objetivo observar los procesos que se realizan al brindar el servicio de préstamo  para corroborar si el usuario accesa  fácilmente la información  1  Lo que hace el usuario desde el momento en que llega a solicitar información  2  La seguridad del usuario cuando queda solo ante la Base de Datos  3  Tiempo de duración del usuario  en busca de la información  4  Concentración del usuario frente al computador  5  Interés del archivista en el usuario frente al computador  6  Lapso de tiempo entre un usuario y otro  7  La rapidez para obtener la información  8  Instrumentos, que utiliza el archivista para guiar al usuario a la información 92  Anexo 6  Formulario de evaluación de la Guía  de la Información que Custodia el Archivo  Nacional de Costa Rica  Archivo Nacional de Costa Rica  2006  HOJ A DE CONTROL Nº____  Únicamente par a usuar ios de la guía  Estimado usuario (a):  El objetivo de esta hoja de control es obtener información para uso, utilidad y satisfacción de esta guía.  La información que usted suministre será de gran utilidad para brindarle servicios de calidad.  Se agradece de antemano, su valiosa colaboración.  SATISFACCIÓN  a  Cómo le resultó la búsqueda en la guía?  Fácil...........(1)    Difícil............(2)  Por   qué ?____________________________________________________________  _____________________________________________________________________  b  Encontró lo que buscaba  Si............ (1)       No........... (2).  Sí es no  Por  qué ? _____________________________________________________  ____________________________________________________________________  PREFERENCIA  Marque solo una de las opciones brindadas  Cuando realiza una búsqueda de información, usted prefiere  (  ) Preguntar al personal  (  ) Consultar la base de datos  (  ) Consultar la guía  (  ) Otros.___________  Por  qué ?_____________________________________________________________  ______________________________________________________________________  Observaciones:  _____________________________________________________________  __________________________________________________________________________  __________________________________________________________________________  ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________ 93