Gd-i-05 Aplicación De Las Tablas De Retención

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Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 1 de 36 CONTENIDO 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 INTRODUCCION OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO ARCHIVOS DE GESTION, DEFINICION ALCANCE RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE OFICINA CON LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2. ORDENACION DOCUMENTAL 2.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 2.1.1. Serie Documental 2.1.2 Subserie Documental 2.1.3 Tipo Documental 2.1.4 Clases de Documentos 2.1.5 Cuadro de Clasificación 2.2 Codificación de Series Documentales 2.3 Elementos de Archivo 2.3 Ordenación de Documentos 2.4 Identificación 2.5 Preparación de los Documentos 2.6 Inventario Documental 3. Tablas de Retención Documental 4. Transferencias Documentales 4.1 Disposición Final 4.2 Recomendaciones 5. Bibliografía Revisado por Aprobado por Sandra Patricia Henao Reyes Responsable de Gestión Documental Sandra Patricia Henao Reyes Responsable de Gestión Documental Fecha: Fecha: Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 2 de 36 INTRODUCCIÓN Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades desarrolladas entre las áreas y las entidades y se constituyen en elementos probatorios de aquellos casos en donde se presentan eventos que alteran el normal desarrollo de los procesos internos y externos de la organización y lo más importante es que se consolidan como fuentes de conocimiento al adquirir un valor administrativo, legal, académico, cultural, informativo e histórico. Por lo anterior es necesario que el personal de la Orquesta Filarmónica de Bogotá desarrolle una cultura documental que permita optimizar los procesos documentales de la entidad para asegurar la conservación, idoneidad, auditoria y facilidad de consulta de la información. Basados en esta idea se ha diseñado el presente instructivo que pretende dar a conocer fundamentos teórico - prácticos, sobre la organización del Archivo de oficina, denominado técnicamente Archivo de Gestión y al mismo tiempo sirva de guía para la aplicación de las tablas de Retención Documental. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 3 de 36 OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Orientar la organización en los archivos de Gestión de la Orquesta Filarmónica de Bogotá mediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con el subsistema interno de gestión documental de Archivos “SIGA” en atención al decreto Distrital 514 de 2006. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Desarrollar los principios enunciados en el Reglamento General de Archivos y dar cumplimiento a la ley 594 de 2000, en torno a las Tablas de Retención Documental  Orientar a los funcionarios públicos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá para la organización de los archivos de gestión en las dependencias  Apoyar la aplicación de las Tablas de Retención Documental en atención a lo estipulado en el Acuerdo 042 de 2002 emanado del Archivo General de la Nación.  Coadyuvar a la implementación del subsistema de gestión Documental de Archivos “SIGA”  Precisar conceptos relacionados con los procesos archivísticos tales como, clasificación, ordenación, descripción, valoración documental, entre otros.  Orientar la ejecución de procesos archivísticos  Describir en forma clara y precisa los procesos y procedimientos para la aplicación de la TRD de la Orquesta Filarmónica de Bogotá  Orientar a los funcionarios responsables de cada dependencia, en la ejecución de las transferencias primarias (de Archivo de Gestión al Archivo Central)  Establecer criterios para la organización, consulta, conservación, transferencia y eliminación –-en Archivos de Gestión- de los documentos.  Servir de instrumento para lograr la unidad de criterios en materia de aplicación de la TRD. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 4 de 36 ARCHIVO DE GESTIÓN 1.2. DEFINICIÓN Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Según Acuerdo 027 de 2006.emanado por el Archivo General de la Nación. En otras palabras en este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en este depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al Archivo Central. “El sistema de almacenamiento de la documentación recibida y producida en cada dependencia de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, que se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia”. 1.3 ALCANCE Con la implantación del instructivo de aplicación de las Tablas de Retención Documental en la Orquesta Filarmónica de Bogotá, se pretende normalizar las actividades involucradas en la organización y administración de Archivos de gestión en cada una de las dependencias. Su objetivo es la organización documental del archivo de Gestión, su conservación, transferencia, eliminación, elaboración y mantenimiento de los inventarios documentales. Así mismo se pretende suministrar las pautas y principios mínimos que regulen la función archivística en la Orquesta Filarmónica de Bogotá, al igual que definir los conceptos sobre los cuales se fundamenta la administración de los archivos de gestión, estableciendo los criterios para la organización, consulta, conservación, depuración y eliminación de documentos de archivo de la entidad, para que el personal tenga presente las funciones y responsabilidades frente al manejo de estos. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 5 de 36 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS 1.4. RESPONSABILIDAD DEL PERSONAL DE OFICINA CON LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO La estructura final de la clasificación y organización del archivo de gestión en cada dependencia, es una responsabilidad compartida entre los responsables del archivo y el jefe de la dependencia. Sin embargo cabe recordar que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”. ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. 2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL El archivo de gestión está conformado por los documentos que se producen en cada dependencia como resultado de la ejecución de sus funciones. La organización documental de los Archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie a la que pertenece la cual fue definida en el proceso de clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniéndolos agrupados en el mismo orden en que se produjeron. Nos remitimos al cuerdo 027 de 2006. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. SISTEMAS DE ORDENACIÓN  SISTEMAS DE ORDENACIÓN NÙMÉRICO Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 6 de 36  Ordinal: Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente. Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así sucesivamente. SISTEMAS DE ORDENACIÓN  Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año seguido del mes y al final el día. Ejemplo: Serie consecutivo de correspondencia: 2005 – 01 – 31 2005 – 02 – 01 2005 – 02 – 02  SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICO Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:  Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos: Ejemplo: Historias laborales. ACOSTA LÓPEZ, Andrés CASCANTE PÉREZ, José VILLAMIZAR ROJAS, Manuel  Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Ejemplo: Asistencia técnica, que presta una entidad por departamentos: Amazonas Arauca Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 7 de 36 Boyacá Cauca SISTEMAS DE ORDENACIÓN  Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo: Actas Estadísticas Informes  SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTO  Alfanuméricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. Ejemplo: Contratos de prestación de servicios: 2000 MARINEZ DURAN, Jorge 2000 MONROY LÓPEZ. Susana 2001 ARIAS, Rosa  Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: Resoluciones Resolución 001 2005 – 01 – 20 Resolución 002 2005 – 02 – 10 Resolución 003 2005 – 03 – 01 Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 8 de 36 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 2.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Es la actividad intelectual que consiste en dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos. Los archivos como unidades organizadas, se clasifican de acuerdo con la estructura y funciones de las entidades productoras y con miras a la utilización Administrativa, Jurídica y Científica. Para clasificar los documentos se utiliza el Cuadro de Clasificación Documental, siendo una herramienta que nos permite codificar e identificar cada una de las series, subseries y tipologías documentales, en cada dependencia. Nos remitimos al acuerdo 027 de 2006, la cual nos dice: Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). 2.1.1. Serie Documental Es el conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos producidos por cada dependencia en el cumplimiento de sus funciones, las unidades administrativas tendrán en su tabla de retención una o más series documentales de acuerdo con los asuntos de su competencia. Según el acuerdo 027 de 2006. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Ejemplo: ACTAS, INFORMES, PROGRAMAS, CONTRATOS 2.1.2. Subserie Documental Las subseries se definen como el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie” y se identifican y jerarquizan separadamente de acuerdo con los tipos documentales que agrupan y del trámite del asunto al que corresponden Según el acuerdo 027 de 2006 Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: de la serie Contratos esta se divide en varias subseries con el objeto de contratación estas son: de prestación de Servicios, se seguros y suministros, de compraventa, cada uno de los cuales aun cuando presentan ciertos tipos documentales en Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 9 de 36 común, resuelven un asunto en especial y estarán conformados por documentos que les son propios. DEFINICIONES 2.1.3. Tipo Documental Son la menor expresión o componente de una serie o subserie que constituyen y se agrupan en unidades archivísticas o expedientes un tipo documental es una unidad documental simple, también denominada “pieza documental” es decir, una unidad mínima que reúne todas las características para ser considerada documento, según el acuerdo 027 de 2006. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Ejemplo: solicitud, respuesta a la solicitud. 2.1.4. Clases de Documentos  Documentos de Apoyo Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra y no forma parte de las series documentales de la oficina Recortes de prensa, copias de actas de comités de los cuales los jefes de dependencia no ejercen la secretaría técnica, ni tiene la responsabilidad de custodiar las actas. Los documentos que custodian los jefes de las dependencias, relacionados con la vinculación laboral de los funcionarios que laboran en ella, tales como: Copias de evaluación de desempeño, copias de incapacidades, cuadros de programación de vacaciones, solicitudes de permisos, comunicados de vacaciones, etc., cuyos originales se encuentran en las historias laborales de los funcionarios que se custodian en los departamentos de Recursos Humanos. Estos documentos de apoyo, deben ser manejados en carpetas con marbetes de color diferente, con el fin de facilitar procesos de localización, consulta y eliminación. La eliminación de los documentos de apoyo, se ejecutará una vez se considere que ellos han perdido vigencia. Para llevar a cabo este proceso, se elaborará un Acta de eliminación Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 10 de 36 y el correspondiente inventario, que serán suscritos por el responsable de la dependencia. (Parágrafo del artículo 4, del Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 del A.G.N).  Documento esencial (Documento vital), es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. DEFINICIONES  Documentos Activo Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos según el acuerdo 027 de 2006. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.  Documento inactivo Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales, según acuerdo 027 de 2006 Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.  Documento semiactivo Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional, según el acuerdo 027 de 2006. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.  Documentos Facilitativos Son aquellos que soportan trámites comunes en todas las dependencias, tales como: circulares, memorandos y planillas entre otros. Según el acuerdo 027 de 2006. Documento facilitativos: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.  Documentos Específicos o Sustantivos Son aquellos generados o recibidos como producto de las actividades especificas de cada dependencia o de la institución. 2.1.5. Cuadro de Clasificación Documental Formato que permite identificar la codificación por oficina, por serie, subserie y tipo documental. Según acuerdo 027 de 2006 el cuadro de clasificación: Esquema que refleja la Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 11 de 36 jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales. CODIFICACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES 2.2 Codificación de Series Documentales La codificación de series documentales se estructura de acuerdo con la definición del número de series que se generen en cada dependencia. Para cada serie se dio un número propio que consta de dos dígitos, existiendo dos divisiones de la serie: - Series Generales: Entendidas como las que son comunes en todas las dependencias, ya sea por información, consulta o trámite. Su codificación es igual en todas las dependencias. Utilizando los códigos del 1 al 49. A su vez cada serie se divide en subseries documentales identificadas con un punto después del código de la serie utilizando un solo dígito - Series Específicas: Las que son propias de la dependencia, con base en sus funciones específicas. La codificación de cada una de estas series es propia de la oficina. Se ha asignado un espacio de 20 a 30 números propios en cada dependencia. Ejemplo de codificación Código de la Serie Código de la dependencia Código Subserie 110 62 11 Nombre de la Serie PLANES PLAN ESTRATÉGICO COMUNICACIONES DE Nombre de la subserie Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 12 de 36 110 51 2 MANUALES MANUAL DE IMAGEN DE LA ENTIDAD Manual Tipología Documental ELEMENTOS DE ARCHIVO La estructura para las series específicas es la misma, donde la codificación será solamente para esa oficina. Cada una tendrá su cuadro de clasificación de series generales y especificas propio. 2.3 Elementos de Archivo Por lo general los muebles con los que cuenta una dependencia para conservar su archivo de gestión son archivadores verticales. En su interior se dispondrán las unidades documentales en carpetas colgantes organizadas cronológicamente de adelante hacia atrás y de arriba hacia abajo del mueble, comenzando con la primera serie de la Tabla de Retención de la Oficina. Para identificar los expedientes de cada serie y subserie al interior del mueble se pueden elaborar rótulos o etiquetas en material estable (por ejemplo cartón cartulina) con el nombre de cada serie y subserie documental, que integrados a las carpetas colgantes permitan identificar con facilidad visual los grupos de unidades documentales de cada una organizados cronológicamente. En la parte externa del mueble se adherirá una etiqueta con el código y el nombre de las series y subseries que están ordenadas dentro del archivador, de manera que resulte fácil identificar la ubicación de los documentos en los diferentes muebles. Cabe reiterar que el orden de las series en el mobiliario debe coincidir estrictamente con el orden establecido en la Tabla de Retención Documental. Si existen archivadores rodantes, éstos tendrán igualmente una etiqueta que permita ubicar con facilidad las series y los expedientes que las componen. La organización en el mobiliario debe evitar la fragmentación y la mezcla de las series y de los expedientes. Los siguientes son los elementos requeridos para la organización del Archivo de Gestión de la Orquesta Filarmónica de Bogotá. Mobiliario y Materiales Cada Oficina dentro la OFB debe tener lo siguiente: Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 13 de 36        Archivadores verticales en madera de 3 o 4 Gavetas Carpetas Colgantes Capetas Celuguias Separadores Carpetas Tamaño oficio. Guía “Afuera” tamaño oficio Rótulos autoadhesivos para la marcación de las carpetas, de 11 x 4 cm. ELEMENTOS DE ARCHIVO ARCHIVADORES VERTICALES CARPETAS CELUGUIAS CARPETAS COLGANTES SEPARADORES Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 14 de 36 SEPARADORES 2.4 IDENTIFICACION SEPARADORES DE SERIES DOCUMENTALES 2 ACTAS Para los separadores de series utilizaremos una lámina de cartón cartulina (2mm de grosor), con 34 cms de ancho por 27 cms de alto, escribiendo en letra imprenta y mayúscula sostenida (borde superior – centrado), el código y el nombre de la respectiva serie. Separadores de Subseries Documentales 2.20 Actas de Junta Directiva Para los separadores de sub-series utilizaremos una lámina de cartón cartulina (2mm de grosor), con 34 Cms de ancho por 27 Cms de alto, escribiendo en letra imprenta y mayúscula inicial (borde superior -derecho), el código y el nombre de la respectiva serie. Separadores de series y subseries trabajando en conjunto Los separadores de series así como los de subseries deben ir antes de las carpetas contenedoras de documentos, para que sirvan como guías, conforme al orden en el cual se encuentran en la TRD. Las carpetas se deben identificar en el marbete, con el código de la dependencia y la serie o subserie documental, así como el nombre de la misma y el año correspondiente, para facilitar su ubicación. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 15 de 36 Dentro de las carpetas colgantes deben ir las carpetas celuguias debidamente marcadas en el marbete, teniendo en cuenta que se utiliza una por cada expediente. SEPARADORES 2.20 Actas de Junta Directiva 2 ACTAS Coloque los documentos en cada expediente o carpeta manteniendo el orden natural, es decir, al abrir la carpeta o expediente debe aparecer el primer documento y al final el más reciente (Disposición Libro) Abril 5 de 2009 Marzo 21 de 2009 Marzo 10 de 2009 2.20 Actas de Junta Directiva 2 ACTAS Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 16 de 36 Se ubican las carpetas detrás de los separadores de series y subseries y en orden ascendente de acuerdo al año de producción documental. MOBILIARIO Distribuya las series documentales en las gavetas, atendiendo el orden de codificación establecido, es decir, en forma ascendente, como se encuentra en la TRD. Haga una distribución secuencial de las gavetas de su archivador o de las bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta n de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 17 de 36 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 2.5 PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS Dentro de cada carpeta, coloque solamente los documentos que corresponden a cada expediente; los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Los tipos documentales que integran las series y subseries, deben estar foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Elementos tales como revistas, folletos, disquetes, videos, casetes y otros, que formen parte de un expediente se deben colocar en la parte final de la carpeta, como anexos, y se hará referencia a ellos respecto del folio al cual pertenecen. Es muy recomendable foliar en el momento en que los documentos se incorporen a cada expediente, siguiendo la norma que para esto se aplica, es decir, con lápiz de mina negra blanda y en la parte superior derecha de cada folio. Retiro de material metálico. La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos legajadores, ganchos de cosedora, clips, entre otros. Separación de la documentación afectada biológicamente: Se debe separar la documentación que presente deterioro biológico, químico o físico dejando el respectivo testigo. Proceso de foliación La documentación deberá numerarse consecutivos y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 18 de 36     Utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se enumeran solo con un solo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo, en el campo de notas del inventario se registrara el numero de folio del impreso, titulo, año y número de páginas. Los folios totalmente en blanco (es decir, que no tengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia, aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse. FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Una carpeta tiene capacidad máxima para 150 folios. Debe conservar su forma original, doblando los pliegues de expansión que tiene marcados en el lomo CAPACIDAD MAXIMA 150 FOLIOS Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 19 de 36  IDENTIFICACIÓN DE LAS CAPETAS Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, Subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. (Acuerdo 042 de 2002) IDENTIFICACION DE LOS EXPEDIENTES La orquesta Filarmónica de Bogotá deberá identificar debidamente cada una de las carpetas de acuerdo a la Tabla de Retención Documental dentro del mobiliario, para esto existe un formato de identificación según sea el caso. ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA OFICINA PRODUCTORA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SERIE: PLANES SUBSERIE: PLAN INTEGRAL DE GESTION AMBIENTAL FECHAS EXTREMAS: 14-03-2010 15-12-2010 NUMERO DE FOLIOS: 57 Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 20 de 36 INVENTARIO DOCUMENTAL 2.6 Inventario documental Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Según acuerdo 027 de 2006 emanado por el Archivo General de la Nación Para dar conformidad a esto nos remitimos al Acuerdo 038 de 2002 emanado por el Archivo General de la Nación ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artículo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 21 de 36 Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 19501960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de conservación Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 22 de 36 diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 23 de 36 18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 24 de 36 ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA ARCHIVO CENTRAL TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTION AÑO _2005 UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA HOJA No. __________________ 1 de 1 OFICINA PRODUCTORA: FECHA: ________________________31 05/02/2006 DE DICIEMBRE DE 2009 ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA OBJETO: TRANSFERENCIA PRIMARIA No. Orden CODIGO SERIE SUBSERIE SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES No. DE FOLIOS FECHAS INICIAL FINAL UNIDAD DE CONSERVACION OBSERVACIONES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 Inventario de transferencias primarias 37 28/03/2005 29/12/2005 Carpeta 2 Inventario de transferencia secundaria 14 02/05/2005 05/05/2005 Carpeta 3 4 Informe de gestión Registro de préstamo y consulta de documentos 11 7 01/02/2005 27/01/2006 23/02/2005 13/12/2005 Carpeta Carpeta Contiene cronograma de transferencias, memorando enviado a las dependencias e inventarios. Estas transferencias corresponden a los archivos de gestión año 2003 y anteriores. Contiene comunicaciones en torno a la transferencia, Acta Comité de archivo e inventario de transferencia Contiene plan de acción de la vigencia y dos informes de gestión. ENTREGADO POR : _______________________________________ LIGIA CONSTANZA MORALES TORRES RECIBIDO POR: LIGIALIGIA CONSTANZA CONSTANZA MORALES MORALES TORRES FIRMA: __________________________________ FIRMA:_________________________ ___________________ Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 25 de 36 ALMACENAMIENTO Y PRESTAMO Almacenamiento Para garantizar la seguridad, confidencialidad y reserva de la información las carpetas en el archivador o sistema de conservación estarán organizadas de izquierda a derecha y comenzando de arriba hacia abajo. Los Archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto no se debe guardar en ellos elementos que no cumplan esta función, tales como papelería, implementos de oficina, equipos, impresoras, etc. Préstamo El préstamo de la documentación se tramitará por intermedio de la persona responsable de la administración del Archivo ya sea para personal de la misma o de otras dependencias. La persona que retire del archivo una carpeta se hará responsable por la integridad de la misma en cuanto a los documentos que la conforman. Para el retiro de una carpeta de archivo, el solicitante deberá diligenciar los datos requeridos en el formato de préstamo denominado “Afuera”. La persona responsable de Archivo colocará el formato de préstamo “Afuera” en remplazo de la carpeta en el archivador hasta que se efectúe la devolución de la documentación. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 26 de 36 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 3. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL La tabla de retención documental, es el listado de series y Subseries con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central, se establece su disposición final, bien sea con el propósito de conservarlas totalmente, seleccionarlas o eliminarlas. La orquesta Filarmónica de Bogotá se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que estas:  Facilitan el manejo de la información  Contribuyen a la racionalización de la producción documental  Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente  Regulan la transferencia de los documentos en las diferentes fases del archivo  Ayudan a controlar la producción y tramite documental Nos remitimos al Acuerdo 027 de 2006 el cual nos dice Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. De igual manera el Acuerdo 039 de 2002, nos dice Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. ARTICULO PRIMERO.- Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapas relacionadas a continuación. PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 27 de 36 Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 28 de 36 Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL CUARTA ETAPA. Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. NOTA: Identifique en las Tablas de Retención Documental las series o Subseries que correspondan a su dependencia. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 29 de 36 FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: Orquesta Filarmónica de Bogotá OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Financiera DISPOSICION FINAL RETENCION SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CODIGO Archivo Gestión Archivo C T E PROCEDIMIENTO M S Central 200-2 2 Años 8 Años X ACTAS 200-2-3 Son de conservación permanente y deben ser transferidos al Archivo de Bogotá una vez cumplan con su tiempo de retención primaria. ACTAS COMITÉ DE COMPRAS - Acta de nombramiento - Actas 200-62 PLANES 200-62-15 PLAN DE GESTION AMBIENTAL 2 Años 8 Años X Son de conservación permanente y deben ser transferidos al Archivo de Bogotá una vez cumplan con su tiempo de retención primaria. -Consumos cada sede(agua, luz, aseo) Serie Documental - Consolidados consumos - Comunicaciones X -Informes remisorios Se elimina por perdida de vigencia administrativa PLAN DE MEJORAMIENTO 200-62-7 3 Años - Borrador del plan de mejoramiento 7 Años - Plan de mejoramiento aprobado Subserie Documental - informe de seguimiento del plan de mejoramiento CONVENCIONES Tipos Documentales Años de Retención Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 30 de 36 CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCION Instructivo del formato de Tablas de Retención Entidad productora: debe colocarse el nombre completo o Razón Social Oficina productora: debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conservas la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones Hoja -/- en el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinara el total de las hojas utilizadas paras la elaboración de las tablas de Retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad Código: sistema convencional que identifica todas las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Serie: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listaran la subseries correspondientes. Retención: plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas Archivo de gestión: es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten, es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que sigue siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 31 de 36 Disposición final: hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanentes, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que los tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y transcendencia. Así mismo son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Eliminación: proceso mediante el cual se destruye los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. Selección: proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros. Microfilmación: técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indica otros soportes electrónicos o magnéticos. Procedimientos: en esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 32 de 36 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 4. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL La transferencia documental de la entidad es el procedimiento habitual por el cual de manera planeada se efectúa el traslado de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central, una vez estos hayan cumplido las normas y plazos establecidos en la Tabla de Retención Documental de la Entidad. Mediante las transferencias documentales se logra.  La solución, a nivel físico y funcional, del problema de la acumulación de documentos en las oficinas administrativas de la entidad.  Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.  Concentra la información útil ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico de la Entidad.  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Permite guardar precaucional o definitivamente la documentación en condiciones optimas de conservación. Pasos a seguir para la preparación, selección y transferencia documental primaria De acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental, cada oficina selecciona las series y/o subseries documentales a transferir, las cuales deben haber atendido a los procesos de valoración y selección. 1. Señalar en el inventario las unidades documentales a ser transferidas, acorde a las tablas de retención y valoración documental. 2. Producción del listado de los documentos a ser transferidos, según formato de inventario único 3. Intervención física acorde con el diagnóstico: 4. Eliminación de duplicados Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 33 de 36 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 5. Retiro de material metálico y foliación, exclusivamente para las series o subseries cuya disposición final sea la conservación total. 6. Rotulación provisional acorde con el inventario de remisión. 7. Embalaje y transporte. 8. Transferencia acompañada del inventario en papel y medio magnético. 9. Firma del acta de transferencia y recibo que incluye firma del inventario del material transferido. Remítase a formato SGC 10. Señalar en el inventario las unidades documentales a ser transferidas, acorde a las tablas de retención y valoración documental. 11. Producción del listado de los documentos a ser transferidos, según formato de inventario único Sistema Distrital de Archivos. 12. Intervención física acorde con el diagnóstico: Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 34 de 36 DISPOSICION FINAL 4.1 ELIMINACION Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comité de Archivo de cada entidad. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumple el plazo fijado por las Tablas de Retención. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de Retención, la eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Para ver acta de eliminación remítase a formatos SGC Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico, en todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario. Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 35 de 36 RECOMENDACIONES GENERALES 4.2 Recomendaciones No es material de archivo: monografías, libros, revistas, recortes de prensa, periódicos y en general cualquier tipo de material bibliográfico, el cual debe ser transferido a la biblioteca. No se deben almacenar en las carpetas elementos como: borradores de trabajos que fueron presentados; manuscritos no oficiales, recortes de prensa; formatos y formas obsoletas, sobres de correo cuando no constituyan piezas probatorias, libros, revistas materiales impresos, en general y documentos duplicados. Por otra parte deberá tenerse en cuenta:  No dejar acumular la documentación para archivar.  Tener claro qué documentos debe conservar cada cual en su archivo.  Evitar la duplicidad de un mismo documento.  Retirar los ganchos y clips de los documentos.  No alterar el documento: no doblar, no escribir en los documentos a lápiz o esfero.  Evitar el uso de A-Z.  No exceder el volumen documental de las carpetas.  Doblar el lomo de las carpetas, según la capacidad de la misma.  Normalizar tamaños de material de conservación adecuado con los muebles de archivo.  Organización cronológica de la documentación.  Cada documento que se elabore debe llevar fecha y firma.  Foliar los documentos una vez concluida la vigencia.  No archivar borradores.  Inventario actualizado y específico de cada archivo.  En los archivos grandes donde se concentra gran volumen de información documental se debe dejar dos personas responsables del proceso de archivar documentos y prestarlos en caso de consulta. En los archivadores donde guardan el archivo, deben evitar guardar elementos y demás materiales que no pertenezcan al archivo. Aplicar las indicaciones del cuadro de clasificación para la organización física de la documentación.   Código: GD-I-05 INSTRUCTIVO PARA AL APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Pág. 36 de 36 BIBLIOGRAFIA  Archivo General de la Nación. Tablas de Retención y transferencias documentales: Versión Actualizada Bogotá. 2001. 92p.  HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación provincial de Sevilla, 1995.512p  LÓPEZ YÉPEZ, José. Manual de información y documentación. Madrid: 1996. p. 137.  RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Manual de archivística. España: Síntesis, 1.995  Acuerdo 038 por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000  Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de Retención Documental  Acuerdo 042 de por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario Único documental.  Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.  Ordenación Documental. Bogotá: AGN, 2003