Fumitoro Ltda - Universidad De La Salle

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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA FUMITORO LTDA, EN EL PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL JAIRO ALEXANDER BRUCE CRUZ EDMA MARITZA REAL SALINAS UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TRABAJO DE GRADO BOGOTÁ D.C. 2009 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA FUMITORO LTDA, EN EL PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL JAIRO ALEXANDER BRUCE CRUZ EDMA MARITZA REAL SALINAS Trabajo de grado para optar al Titulo de Administrador de Empresas Directora CLAUDIA MARCELA PINEDACHAVEZ UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TRABAJO DE GRADO BOGOTÁ D.C. 2009 TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 1 1. TEMA 2 1.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN 2 1.2 SUBLINEAS DE INVESTIGACIÓN 2 1.3 RELACIÓN DEL TEMA CON ADMINISTRACIÓN 2 1.4 TITULO 2 2. PROBLEMA 3 2.1 PLANTEAMIENTO 3 2.2 FORMULACIÓN 4 3. OBJETIVOS 5 3.1 OBJETIVO GENERAL 5 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5 3.3 RESULTADOS ESPERADOS 5 3.3.1 Campo administrativo 6 3.3.2 Campo académico 6 3.3.3 Campo empresarial 7 4. JUSTIFICACIÓN 8 4.1 TEÓRICA 8 4.2 PRACTICA 9 4.3 METODOLÓGICA 9 5. HIPÓTESIS 10 5.1 HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO 10 5.2 HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO 10 5.3 HIPÓTESIS DE TERCER GRADO 11 6. MARCO TEÓRICO 12 6.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO 12 6.1.2 Objetivos 12 6.1.3 Funciones 13 6.2 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 14 6.3 CONFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 15 6.4 CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 17 6.5 RESPONSABILIDADES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 18 6.6 RECLUTAMIENTO 19 6.6.1 Reclutamiento interno 21 6.6.2 Reclutamiento externo 23 6.7 SELECCIÓN 24 6.7.1 Bases para la selección de personal 26 6.7.2 Técnicas de selección 27 6.7.3 Procesos de selección 28 6.8 INDUCCIÓN 30 6.9 CONTRATACIÓN 33 6.9.1. Modalidades del contrato 34 6.9.1.1 Verbal 34 6.9.1.2 Escrito 34 6.9.1.3 Termino fijo 34 6.9.1.4 Termino indefinido 35 6.9.2 Periodo de prueba 35 6.10 MARCO CONCEPTUAL 36 6.11 MARCO ADMINISTRATIVO 37 6.12 MARCO REFERENCIA 40 6.12.1 Reseña empresarial 40 6.13 IMAGEN CORPORATIVA 42 6.14 FILOSOFIA EMPRESARIAL 42 6.14.1 Visión 42 6.14.2 Misión 43 6.14.3 Políticas de calidad 43 6.15 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 44 7. DISEÑO METODOLÓGICO 45 7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 45 7.2 POBLACIÓN Y MUESTRA 46 7.2.1 Población 46 7.2.2 Muestra 46 7.3 METODOS DE INVESTIGACIÓN 46 7.4 FUENTES DE INFORMACIÓN 47 8. DIAGNOSTICO PRELIMIRAR DE LA EMPRESA FUMITORO LTDA 48 8.1 ANALISIS DE LOS RESULTADOS 48 8.2 CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS 66 8.3 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 67 9. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO EN LA EMPRESA FUMITORO LTDA EN EL PROCESO DE VINCULACION DE PERSONAL 68 9.1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 68 9.2 FUNCIÓN PRINCIPAL DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 69 9.3 MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 69 9.4 PERFIL Y FUNCIONES DEL JEFE DE TALENTO HUMANO 69 9.5 PERFIL Y FUNCIONES 70 9.5.1 Perfil y funciones del personal externo 71 9.5.2 Perfil y funciones del personal de gerencia 73 9.5.3 Perfil y funciones del personal administrativo y finanzas 76 9.5.4 Perfil y funciones del personal comercial 83 9.5.5 Perfil y funciones del personal de operaciones 87 9.5.6 Costo mensual del cargo de la jefatura de talento humano 92 10. PROCEDIMIENTOS PARA VINCULACIÓN DEL PERSONAL 93 10.1 NECESIDAD DE PERSONAL 93 10.2 RECLUTAMIENTO 94 10.3 SELECCIÓN 96 10.3.1 Requisitos de vinculación 97 10.4 CONTRATACIÓN 99 10.5 INDUCCIÓN 101 11. CONCLUSIONES 104 12. RECOMENDACIONES 106 BIBLIOGRAFÍA 108 ANEXOS 110 LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Ventajas y desventajas del reclutamiento interno 22 Tabla 2. Ventajas y desventajas del reclutamiento externo 23 Tabla 3. Información de la Empresa 41 Tabla 4. Conclusiones de los resultados 66 Tabla 5. Etapas propuestas de mejoramiento 67 Tabla 6. Jefe de talento humano 69 Tabla 7. Revisor Fiscal 71 Tabla 8. Asesor Tributario y Contable 72 Tabla 9. Gerente General 73 Tabla 10. Profesional Sistema de Gestión de Calidad 74 Tabla 11. Asistente de Gerencia 75 Tabla 12. Jefe Administrativo y Financiero 76 Tabla 13. Asistente Contable 77 Tabla 14. Auxiliar de Tesorería 78 Tabla 15. Auxiliar de Cartera e Inventarios 79 Tabla 16. Secretaría Administrativa 80 Tabla 17. Mensajero 81 Tabla 18. Auxiliar de Servicios Generales 82 Tabla 19. Jefe Comercial 83 Tabla 20. Vendedor 84 Tabla 21. Secretaria Comercial y Servicio al Cliente 85 Tabla 22. Auxiliar de Servicio al Cliente 86 Tabla 23. Jefe de Operaciones 87 Tabla 24. Coordinador de Operaciones 88 Tabla 25. Supervisor 89 Tabla 26. Almacenista 90 Tabla 27. Operario 91 Tabla 28. Presupuesto 92 Tabla 29. Necesidad de personal 93 Tabla 30. Reclutamiento 95 Tabla 31. Selección 96 Tabla 32. Contratación 99 Tabla 33. Inducción 101 LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Los procesos de la gestión del Talento Humano 15 Figura 2. El departamento de personal de una organización pequeña 16 Figura 3. Reclutamiento interno y externo 21 Figura 4. Proceso de selección de personas 28 Figura 5. Principales elementos de un programa de socialización 33 Figura 6. Tipos de vinculación con la empresa 49 Figura 7. Prueba psicotécnica 50 Figura 8. Entrevista 51 Figura 9. ¿Recibió inducción? 52 Figura 10. ¿De qué departamento? 53 Figura 11. Afiliaciones 54 Figura 12. Copia de afiliaciones 55 Figura 13. Certificaciones laborales 56 Figura 14. Encargado de certificaciones laborales 56 Figura 15. Nómina 57 Figura 16. Información de nómina 58 Figura 17. Incapacidades Médicas 59 Figura 18. Dependencia para trámite de incapacidades médicas 60 Figura 19. Cesantías 61 Figura 20. Tramite de cesantías 62 Figura 21. Resolución de conflictos 63 Figura 22. Dependencia para resolución de conflictos 64 Figura 23. Capacitación 64 Figura 24. Dependencia para capacitación 65 Figura 25. Organigrama Propuesto 68 Figura 26. Diagrama de Flujo necesidad de Personal 94 Figura 27. Diagrama de Flujo Reclutamiento 95 Figura 28. Diagrama de Flujo Selección. 98 Figura 29. Diagrama de Flujo Contratación. 100 Figura 30. Diagrama de Flujo Inducción. 102 Figura 31. Diagrama de Flujo Vinculación de personal FUMITORO LTDA. 103 1 INTRODUCCIÓN La administración del Talento Humano se compone de varios procesos encaminados al aprovechamiento y mejoramiento de las capacidades de las personas, con el fin de maximizar los recursos existentes. En la actualidad la empresa FUMITORO LTDA no cuenta con un departamento de Talento Humano, lo que motiva a enfocar este trabajo de grado para apoyar a la organización en el diseño e implementación de alternativas que permitan el mejoramiento y desempeño de los trabajadores con el propósito de fortalecer sus procesos. El Diseño e Implementación del Departamento de Talento Humano en la empresa FUMITORO LTDA, buscará plantear estrategias administrativas orientadas y lideradas por la alta gerencia, que permitan el desarrollo de las competencias del personal y que a la vez conlleven al bienestar de los trabajadores. Se establecerá una línea base de la situación actual de la empresa FUMITORO LTDA a través del desarrollo de un estudio descriptivo, que será el punto de partida para formular las estrategias que conformarán la estructura del Departamento de Talento Humano en sus fases de reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal. 2 1. TEMA 1.1 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN Desarrollo de Empresas de Familia. 1.2 SUBLÍNEAS DE INVESTIGACIÓN Administración del Talento Humano 1.3 RELACIÓN DEL TEMA CON ADMINISTRACIÓN Teniendo en cuenta que el personal constituye el principal activo de una organización, se trabajará el tema de la Administración del Talento Humano en la empresa FUMITORO LTDA, con el fin de fortalecer el reclutamiento, selección, la inducción a los nuevos empleados y su contratación para tener como resultado la optimización de los recursos. 3 La presentación de una propuesta con la cual la empresa pueda iniciar la creación e implementación de un departamento encargado de la administración y bienestar de los empleados, constituye un proceso importante para una eficiente prestación de los servicios de FUMITORO LTDA. 1.4 TÍTULO Diseño e implementación del Departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso de vinculación de personal. 2. PROBLEMA 2.1 PLANTEAMIENTO Las personas son la base primordial en una organización, cuando éstas logran desarrollar sus capacidades plenamente le otorgan a la empresa competitividad, lo que hace que éstas crezcan, prosperen y se mantengan en el mercado. 4 Las organizaciones siempre están incorporando personal para sustituir empleados que se van o para poder ofrecer una mejor atención a sus clientes al ampliar sus servicios, por lo que los procesos de selección deben ser confiables. En FUMITORO LTDA, la gerencia está comprometida con el desarrollo de su empresa y con los servicios que presta a sus clientes, por ello logró organizar sus procesos para certificarse en calidad, pero no realiza una vinculación que permita definir las funciones apropiadas de acuerdo a los perfiles para los cargos de sus empleados, razón por la cual se hace necesaria la creación del Departamento de Talento Humano que ofrezca todas las condiciones y directrices para realizar una correcta vinculación de personal. Por lo anterior, se presentará: el diseño e implementación del Departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso de vinculación de personal; que permita lograr una mayor organización del personal por medio de la estructuración del proceso de reclutamiento, selección, inducción y contratación de personal, apoyados en los perfiles de los cargos, ejerciendo una labor orientada al desarrollo, crecimiento y sostenimiento de la empresa. Por esta razón es de suma importancia generar una estructura sólida en la empresa, ya que el capital humano es la base fundamental para el desarrollo de cualquier organización. 2.2 FORMULACIÓN 5 ¿Cómo diseñar e Implementar el departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso de vinculación de personal? 6 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar e Implementar el Departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso de vinculación de personal. 3.2 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS • Realizar un diagnóstico organizacional a la empresa FUMITORO LTDA, que permita plantear las estrategias necesarias para la creación del departamento de Talento Humano, realizando encuestas a los empleados a nivel operativo y administrativo. • Diseñar los perfiles de los cargos teniendo en cuenta las funciones que se llevan a cabo de acuerdo a la estructura organizacional. 7 • Determinar los procedimientos necesarios que permitan el reclutamiento, la selección, inducción y contratación del personal de forma eficiente, para contribuir con la maximización de los recursos de la organización. 3.3 RESULTADOS ESPERADOS Con el desarrollo de este trabajo, se espera que la empresa FUMITORO LTDA, cuente con un proceso estructurado para la vinculación del personal que se requiera según las necesidades reales de la misma, proporcionando las garantías necesarias en las etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación cuya implementación sea confiable permitiéndole a la empresa contar con el personal necesario e idóneo para realizar las funciones propias de los cargos a través de un esfuerzo humano coordinado y así mismo, apoyar el sistema de calidad que posee la empresa fundamentado en la planeación, ejecución y control de las actividades de FUMITORO LTDA. 3.3.1 Campo administrativo FUMITORO LTDA cumplió 35 años de fundación, lo que es significativo para una empresa de tipo familiar que busca su sostenimiento en el mercado actual, por ello los resultados específicos que se quieren obtener son realmente importantes para su proyección a futuro. 8 Teniendo en cuenta que en la organización no existe un proceso que permita vincular de forma adecuada el personal necesario para desarrollar la actividad económica de la empresa, se genera la sub-utilización del personal, duplicidad de funciones, aumento y desgaste en las actividades de supervisión, puesto que las funciones propias de los cargos no se encuentran definidas. 3.3.2 Campo académico Esta investigación nos permitirá afianzar y concretar los conocimientos adquiridos durante nuestro proceso de formación universitaria, de cara a la implementación del mismo en nuestra vida profesional, lo cual nos permite entender lo que realmente es el mundo de las empresas y las organizaciones; se aplicarán conceptos y teorías, pero realmente en la práctica se observarán las destrezas y aptitudes que tengamos, es decir, nuestro potencial como profesionales de la administración de empresas. 3.3.3 Campo empresarial Adquirir los elementos humanísticos y técnicos necesarios para diagnosticar, planear y controlar los diferentes componentes del Talento Humano que permitan estructurar adecuadamente las organizaciones; en concordancia con la dinámica empresarial y su entorno competitivo, y que con ello, FUMITORO LTDA logre un desarrollo y estabilidad, que conlleven a un mejoramiento continuo de la gestión organizacional. 9 El desarrollo empresarial es el proceso por medio del cual el empresario y su personal adquieren fortalezas, habilidades y destrezas, que favorecen el manejo eficiente y eficaz de los recursos de su empresa, junto con la innovación de productos y procesos, de tal manera que contribuya con el crecimiento sostenible de la misma. A nivel personal será muy satisfactorio ya que se fortalecen los conocimientos adquiridos durante el proceso universitario y se podrá enfocar hacia un área tan importante para las organizaciones como lo es el Talento Humano y que seguramente contribuye al éxito personal y profesional. 4. JUSTIFICACIÓN 10 4.1 TEÓRICA El diseño e implementación del Departamento de Talento Humano en el proceso de vinculación de personal para la empresa FUMITORO LTDA, busca mediante la aplicación de la teoría y los conceptos básicos, junto con la visión, políticas y estrategias de la empresa, conformar un proceso estructurado que le permita desarrollar eficazmente las etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación, las cuales afectan directamente el desempeño en un puesto de trabajo, el rendimiento de la empresa y el crecimiento de la misma. El desempeño del personal en sus cargos, acorde con sus funciones actuales, permitirán por medio de la observación y encuestas en los niveles operativos y administrativos, la obtención de información para planear el mejoramiento y desempeño del personal en la empresa. El departamento de Talento Humano se considera como un factor estratégico clave, más que un recurso se considera una inversión que hay que optimizar. La dirección del Talento Humano tiene el objetivo de administrar, coordinar y controlar los recursos humanos de la empresa con el fin de lograr un compromiso hacia la organización. Para conseguir este objetivo el departamento de Talento Humano debe suministrar las personas con el perfil adecuado para el desempeño de los procesos organizacionales. 11 4.2 PRÁCTICA De acuerdo con los objetivos del diseño e implementación del departamento de Talento Humano poder ofrecer alternativas que permitan encontrar soluciones concretas a las falencias presentadas en la empresa teniendo en cuenta los siguientes aspectos: reclutamiento, selección, inducción y contratación para la empresa FUMITORO LTDA; de esta forma, definir claramente el personal que se requiere para el desarrollo de los procesos con base en sus necesidades. Teniendo en cuenta factores tan importantes como lo son el perfil de cargos y el perfeccionamiento de sus funciones para lograr una mayor disposición y compromiso con la organización. 4.3 METODOLÓGICA Para lograr la ejecución de los objetivos del diseño e implementación del departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, se utilizaran técnicas específicas de recolección de datos para obtener un diagnóstico del estado actual de la empresa. Posteriormente se actualizarán y definirán los perfiles de los cargos a través de la observación según las funciones que se desarrollan. Finalmente, se determinarán los procedimientos para el reclutamiento, selección, inducción y contratación del personal. 12 5. HIPÓTESIS 5.1 HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO • La empresa FUMITORO LTDA no cuenta con un departamento de Talento Humano. • La empresa no cuenta con información clara y precisa de cada uno de los puestos de trabajo. 5.2 HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO 13 • La inadecuada selección del personal en la empresa FUMITORO LTDA permite que los puestos de trabajo no cumplan con los perfiles necesarios y no se cuente con el personal idóneo para la ejecución de las tareas asignadas. • La falta de información sobre los puestos de trabajo hace que la empresa sea menos productiva y a su vez no se utiliza al máximo el potencial de las personas, por ende, se está subutilizando la maquinaria y la materia prima. 5.3 HIPÓTESIS DE TERCER GRADO • El diseño y la implementación del departamento de Talento Humano en la empresa FUMITORO LTDA plantea un área especializada que se encargue del proceso de vinculación de personal en sus etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación; todo esto en busca de un mejoramiento continuo que facilite brindar al cliente un mejor servicio, el cual será prestado por un personal calificado que le permita a la empresa mantener una posición privilegiada en el mercado y de esta forma aumentar sus utilidades. 14 6. MARCO TEÓRICO 15 6.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO “La administración de recursos humanos es el conjunto de políticas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos de los cargos gerenciales relacionados con las “personas” o recursos humanos, incluidos reclutamiento, selección, capacitación, recompensas y evaluación del desempeño.” (Chiavenato, 2004, p. 19) El Talento Humano en las organizaciones contribuye de forma eficiente y eficaz para la colaboración de las personas para lograr el cumplimiento de las estrategias definidas por la alta dirección. Dolan define la planificación de los recursos humanos: Se trata del proceso de elaborar e implantar planes y programas para asegurarse de que hay disponibles el número y tipo de personas apropiado, en el momento oportuno, y en el lugar adecuado, para satisfacer las necesidades de la organización. (Dolan y Schuler, 1999, p. 53) 6.1.2 Objetivos En opinión de algunos autores, “El propósito de la administración de los recursos humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social.” (Werther, 1996, p. 9), en cuanto a otros: 16 Para que los objetivos de la gestión del talento humano puedan alcanzarse, es necesario que los gerentes traten a las personas como elementos básicos de la eficacia organizacional. Los objetivos de la gestión de personas son diversos. La administración de recursos humanos debe contribuir a la eficacia organizacional a través de los siguientes medios: 1. Ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos y realizar su misión. 2. Proporcionar competitividad a la organización. 3. Suministrar a la organización empleados bien entrenados y motivados. 4. Permitir el aumento de la autorrealización y la satisfacción de los empleados en el trabajo. 5. Desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo. 6. Administrar el cambio (de origen tecnológico, económico, social, etc.). 7. Establecer políticas éticas y desarrollar comportamientos socialmente responsables.” (Chiavenato, 2004, p. 10). 6.1.3 Funciones Dolan y Schuler definen: 17 Cada una de las funciones y actividades vinculadas a la gestión de los recursos humanos son importantes por el efecto e incidencia que tienen en la consecución de los objetivos de la organización. Las funciones más importantes de la gestión de los recursos humanos son: - Reducir los costes ayudando a la gerencia a detectar las carencias o excesos de recursos humanos y corregir estos desequilibrios. - Proporcionar una base más sólida para la planificación del desarrollo del empleado, haciendo un uso óptimo de las actitudes del trabajador. - Mejorar el procedimiento general de planificación empresarial. - Aumentar la conciencia de la importancia de una gestión competente de los recursos humanos a todos los niveles de la organización. - Proporcionar una herramienta para evaluar los efectos de otras situaciones y políticas opcionales de recursos humanos. (Dolan y Schuler, 1999, p. 54 - 55) 6.2 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO La Administración de recursos humanos está relacionada con las funciones administrativas (planear, organizar, dirigir y controlar) pues se refiere a las políticas y prácticas necesarias para administrar el trabajo de las personas a saber: 18 1. Análisis y descripción de cargos. 2. Diseño de cargos. 3. Reclutamiento y selección de personal. 4. Orientación e integración (inducción) de nuevos funcionarios. 5. Contratación de candidatos seleccionados. 6. Administración de cargos y salarios. (Chiavenato, 2004, p. 13). “La moderna gestión de talento humano implica varias actividades, como descripción y análisis de los cargos, planificación del recurso humano, reclutamiento, selección, orientación y motivación de las personas, evaluación del desempeño, remuneración, entrenamiento y desarrollo, relaciones sindicales, salud y bienestar.” (Chiavenato, 2004, p. 12). En la figura 1 se enuncian los procesos que comprende la gestión del talento humano. Figura 1. Los procesos de la gestión del Talento Humano Gestión del talento humano Admisión de personas - Reclutamiento - Selección Aplicación de personas - Diseño de cargos - Evaluación del desempeño Compensación de personas - Remuneración - Beneficios y servicios Desarrollo de personas - Entrenamiento - Programas de cambio - Comunicación Mantenimiento de personas - Disciplina - Higiene, seguridad y calidad de Monitoreo de personas - Bases de datos - Sistemas de información 19 Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004. p 13. Modificado por los autores. 6.3 CONFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO “Es evidente que para que el departamento de recursos humanos sea eficiente, debe no sólo comprometerse con la organización, sino también disponer de una infraestructura interna adecuada. Una gestión eficaz de los recursos humanos implica ser proactiva y abierta.” (Dolan y Schuler, 1999, p. 14) Las personas constituyen el principal activo de la organización; de ahí la necesidad de que ésta sea más consciente y esté más atenta de los empleados. Las organizaciones exitosas perciben que solo pueden crecer, prosperar y mantener su continuidad si son capaces de optimizar el retorno sobre las inversiones de todos los socios, en especial de los empleados. (Werther y Davis, 1996, p. 8) El Departamento de Talento Humano se convierte en el aspecto más importante para la consecución de las metas en la organización y por tanto, el apoyo para su permanencia en el mundo empresarial enmarcado por la competencia en el ambiente global actual. Una forma común de ubicar el departamento de personal se ilustra en la figura 2, en el momento de su creación estos departamentos se limitan a actividades como mantener los expedientes de cada empleado y 20 suministrar apoyo a los gerentes para identificar aspirantes a llenar las vacantes que puedan existir. Las necesidades de la organización determinan que el departamento de personal gradualmente se haga cargo de otras actividades. (Werther y Davis, 1996, p. 16) Figura 2. El departamento de personal de una organización pequeña Presidente o propietario Gerente de ventas Contador Gerente administrativo Administrador de personal Ayudante A Gerente de producción Secretaria Ayudante B Fuente: WERTHER, William B Jr y DAVIS, Keith. Administración de personal y recursos humanos. 5 ed. México; Mc Graw Hill, 1996. p 16. Los departamentos de recursos humanos son departamentos de servicios que existen para ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, a sus gerentes y a sus empleados. Incluso en los casos en que las compañías se ven obligadas a reducir sus gastos, con frecuencia las organizaciones se esfuerzan por identificar técnicas que les permitan mantener los mismos servicios a toda la empresa, aunque el número de sus integrantes sea menor. (Werther y Davis, 1996, p. 18). 21 El Departamento de Talento Humano debe tener información clara y precisa de cada uno de los puestos de trabajo y las personas que cumplan con el perfil de desempeño adecuado al cargo: • ¿Qué tareas es necesario desempeñar? • ¿Qué conocimientos y competencias se requieren en el puesto? • ¿Qué características debe poseer la persona para desempeñar adecuadamente su labor? La organización debe recolectar información precisa para determinar o replantear las tareas que se requieran para la ejecución de los procesos y poder determinar la cantidad de personal requerido. 6.4 CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO La eficiencia con que se gestionen los recursos humanos en una organización depende, en gran parte, de la calidad de las personas que componen el departamento. Un director o jefe de esta área debería tener las siguientes características: - Conocimiento de la gestión de la empresa: comprensión de los objetivos de la empresa y de los medios que deberán emplearse para lograr dichos objetivos; tener una formación sólida en planeación estratégica, comprender los balances financieros, las técnicas de ventas, marketing y producción, y saber cómo utilizar las herramientas modernas de gestión, tales como los sistemas de procesamiento de datos y los de gestión de la información. 22 - Comprensión de los fenómenos económicos: entre los factores económicos que inciden directamente están la competencia en el contexto de los costes laborales, los traslados internacionales, los programas de retribuciones y el equilibrio entre la equidad interna y la necesidad de seguir siendo competitivo en los diversos mercados. - Capacidad analítica: debido a las nuevas funciones que deben desempeñar, cada vez se les pide con más frecuencia que gestionen procesos en lugar de actividades, y ayuda en aspectos relacionados con conflictos para lo cual tendrán que desarrollar buenas capacidades analíticas que permitan el diagnóstico y la elaboración de propuestas de soluciones ante los problemas planteados. - Liderazgo competente: depende de la credibilidad personal del director del departamento, de sus conocimientos y poder de convicción o influencia. - Inclinación a la acción: se debe estar preparado para adoptar un enfoque proactivo en la toma de decisiones. - Habilidad como desarrollador: comprometido con los cambios estructurales de la organización colaborando con la creación de planes y estrategias, con el propósito de equipar la empresa con el personal necesario, tanto en calidad como en cantidad, ayudar a motivar y retener a los empleados y gestionar los movimientos internos en la empresa. (Dolan y Schuler, 1999, p. 18 - 19) 6.5 RESPONSABILIDADES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 23 Dentro de las principales actividades que a su vez, son responsabilidades del jefe de talento humano podemos mencionar: 1. Asesoría y consultoría: de supervisores, gerentes y ejecutivos, dados sus conocimientos sobre cuestiones internas de empleo (políticas, acuerdos laborales, prácticas pasadas e intereses de los trabajadores. 2. Servicio: participa en una variedad de actividades de servicio como reclutamiento, selección, aplicación de pruebas, planeación y conducción de programas de capacitación, además de escuchar las preocupaciones e inconformidades de los trabajadores. 3. Formulación e implementación de políticas: proponer y elaborar nuevas políticas o revisiones de políticas para resolver problemas recurrentes o evitar problemas de antemano. 4. Defensa de los trabajadores: servir como abogados de los trabajadores, escuchar sus preocupaciones y representar sus demandas frente a los gerentes. (Bohlander, Snell y Sherman, 2001, p. 18) 6.6 RECLUTAMIENTO “El reclutamiento puede definirse como el conjunto de actividades y procesos que se realizan para conseguir un número suficiente de personas cualificadas, de forma que la organización pueda seleccionar a aquellas más adecuadas para cubrir sus necesidades de trabajo. (Dolan y Schuler, 1999, p. 77). 24 “El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. El análisis y diseño de puestos son elementos esenciales en este proceso, ya que proporcionan la descripción o información básica de las funciones y responsabilidades que se incluyen en cada vacante.” (Werther y Davis, 1996, p. 150). El propósito del reclutamiento es obtener un número suficiente de candidatos potencialmente cualificados para los puestos a cubrir y entre los cuales poder elegir. Los fines del reclutamiento se pueden concretar en: - Determinar las necesidades actuales y futuras de reclutamiento, partiendo de la información suministrada por la planificación de recursos humanos y el análisis de los puestos de trabajo. - Suministrar el número suficiente de personas cualificadas para los puestos a cubrir, con el mínimo coste para la organización. - Aumentar la tasa de éxitos en el proceso de selección, al reducir el número de candidatos con insuficiente o excesiva cualificación. - Reducir la probabilidad de que los candidatos a los puestos de trabajo, una vez reclutados y seleccionados, abandonen la organización al poco tiempo de incorporarse. - Cumplir la normativa jurídica existente. - Aumentar la eficiencia individual y de la organización, tanto a corto como a largo plazo. - Evaluar la eficacia de las técnicas y fuentes utilizadas mediante el proceso de reclutamiento. (Dolan y Schuler, 1999, p. 78). 25 Desde el punto de vista de su aplicación, el reclutamiento puede ser interno o externo. El reclutamiento interno se aplica a los candidatos que trabajan en la organización, es decir, a los empleados, para promoverlos o transferirlos a otras actividades más complejas o más motivadoras. El reclutamiento externo se dirige a candidatos que están en el mercado del recurso humano, fuera de la organización, para someterlos al proceso de selección de personal. (Chiavenato, 2004, p. 95). A continuación en la Figura 3, se describen los aspectos relevantes de cada uno de los métodos a aplicar, para el reclutamiento interno y externo del personal necesario para la organización. FIGURA 3. Reclutamiento interno y externo Interno Reclutamiento Externo - Cobertura de vacantes y oportunidades; se lleva a cabo entre los empleados actuales. - Los empleados internos son los candidatos preferidos. - Exige que sean promovidos o transferidos a las nuevas oportunidades. - La organización ofrece una carrera de oportunidades al empleado. - La cobertura de vacantes y oportunidades se realiza a través de la admisión de candidatos externos. - Los candidatos externos son los candidatos preferidos. - Exige que sean reclutados en el exterior y seleccionados para cubrir las oportunidades. - La organización ofrece oportunidades a los candidatos externos. 26 Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004. p 96. Modificado por los autores. 6.6.1 Reclutamiento interno “El reclutamiento interno se produce cuando surge la necesidad de cubrir un puesto de trabajo y para ello la empresa acude a la promoción de sus empleados “movimientos verticales” o a los traslados de éstos (movimientos horizontales).” (Dolan y Schuler, 1999, p. 77). “Los departamentos de personal participan en el proceso de promover y transferir al personal de la compañía mediante programas de promoción de información sobre vacantes, a través de los cuales se informa a los empleados qué vacantes existen y cuáles son los requisitos para llenarlas, y se invita a los que los cubren para que soliciten el puesto. La promoción interna de vacantes es más común para posiciones que van de nivel bajo a intermedio. (Werther y Davis, 1996, p. 157). En la tabla 1 de acuerdo a Chiavenato, se destacan las ventajas y desventajas del reclutamiento interno: 27 Tabla 1. Ventajas y desventajas del reclutamiento interno VENTAJAS DESVENTAJAS 1. Aprovecha mejor el potencial humano de la 1. Puede bloquear la entrada de nuevas ideas, organización. 2. Motiva el desarrollo profesional de los actuales empleados. 3. Incentiva la permanencia de los empleados y su fidelidad a la organización. 4. Ideal para situaciones de estabilidad y poco cambio ambiental. 5. No requiere socialización organizacional de nuevos miembros. 6. Probabilidad de mejor selección, pues los candidatos son bien conocidos. experiencias y expectativas. 2. Facilita el conservatismo y favorece la rutina actual. 3. Mantiene casi inalterable el actual patrimonio humano de la organización. 4. Ideal para empresas burocráticas y mecanicistas. 5. Mantiene y conserva la cultura organizacional existente. 6. Funciona como un sistema cerrado de reciclaje continuo. 7. El costo financiero es menor que el del reclutamiento externo. Fuente: Los autores, 2009. Tomado de Chiavenato, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004 p 96. Las técnicas del reclutamiento interno son promoción de los empleados y traslado de los empleados. 28 “Mediante el reclutamiento interno no siempre las organizaciones consiguen suficientes candidatos cualificados o sus necesidades no se ajustan a lo existente. En estos casos, la organización puede verse forzada al reclutamiento externo.” (Dolan y Schuler, 1999, p. 80). 6.6.2 Reclutamiento externo El reclutamiento externo debe buscar en el mercado del recurso humano de manera precisa y eficaz los candidatos externos para suplir una vacante determinada, atraídos por las técnicas de reclutamiento. Este tipo de reclutamiento incide sobre los candidatos reales o potenciales, disponibles o empleados en otras organizaciones. De igual forma que en el reclutamiento interno, el reclutamiento externo tiene sus ventajas y desventajas como se relaciona a continuación: Tabla 2. Ventajas y desventajas del reclutamiento externo VENTAJAS DESVENTAJAS 1. Introduce ideas nuevas en la organización: 1. Afecta negativamente la motivación de los talentos, habilidades y expectativas. 2. Enriquece el patrimonio humano, por el empleados de la organización. 2. Reduce la fidelidad de los empleados, al 29 aporte de nuevos talentos y habilidades. 3. Aumenta el capital intelectual al incluir ofrecer las oportunidades a extraños. 3. Requiere aplicación de técnicas selectivas nuevos conocimientos y destrezas. para elegir a los candidatos externos. Esto 4. Renueva la cultura organizacional y la enriquece con nuevas aspiraciones. representa costos operacionales. 4. Exige esquemas de socialización 5. Incentiva la interacción de la organización organizacional para los nuevos empleados. con el mercado de los recursos humanos. 5. Es más costoso, oneroso, prolongado e 6. Indicado para enriquecer más intensa y inseguro que el reclutamiento interno.” rápidamente el capital intelectual. Fuente: Los autores, 2009. Tomado de Chiavenato, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004 p 97. Las técnicas del reclutamiento externo son: - Espontáneos: Cuando se reciben en el curso del tiempo correspondencia de personas que desean emplearse y ciertos individuos se presentan a las instalaciones de la empresa con el mismo fin. - Candidatos por recomendación de empleados: La promoción de vacantes a través de los empleados quienes en primera instancia se sentirán importantes y comprometidos con en el proceso y podrán recomendar amigos, vecinos o parientes. - Agencias de reclutamiento: Son organizaciones especializadas en el proceso de reclutamiento cuya función principal es la búsqueda de los candidatos idóneos para los cargos que promocionan las empresas con las especificaciones necesarias para los mismos. - Instituciones educativas: Escuelas técnicas y universidades que proporcionan candidatos preparados. - Bases de datos de candidatos: Es la base de datos existente en la empresa de candidatos que en algún momento iniciaron un proceso de vinculación. 30 - Solicitudes y currículos que llegan solos: Aquellos currículos que llegaron a la empresa por iniciativa propia de los candidatos aún sin existir una vacante. 6.7 SELECCIÓN La selección de personas es el proceso que sigue al reclutamiento. “Es el proceso mediante el cual una organización elige, entre una lista de candidatos, la persona que satisface mejor los criterios exigidos para ocupar el cargo disponible, considerando las actuales condiciones del mercado.” (Ivancevich, 1995, p. 777) Los procesos de selección constituyen una parte esencial para las organizaciones en tanto que les proporcionan sus recursos humanos. Además, efectuar la selección de forma eficaz significa alcanzar tres fines concretos: 1. Contribuir a los objetivos finales de la organización. Disponer de personal con altos niveles de rendimiento es una condición necesaria para que las organizaciones puedan satisfacer sus objetivos. 2. Asegurarse de que la inversión económica que hace la organización al incorporar a personas sea rentable, en función de los resultados esperados de ellas. 3. Contratar y ubicar a los solicitantes de un puesto de trabajo de forma que se satisfagan tanto los intereses de la organización como los del individuo. 4. Las organizaciones siempre están incorporando personal para sustituir empleados que se van o para ampliar el cuadro de personal en épocas de crecimiento o desarrollo. (Dolan y Schuler, 1999, p. 92 - 93). 31 Si el éxito final de una organización laboral depende de sus empleados, entonces la tarea de la selección inicial es uno de los procesos de toma de decisiones más importantes del que se debe encargar los empleadores. La esencia de la tarea es examinar las cualidades de las personas sobre las que no se tiene un conocimiento personal y seleccionar a los que parezcan ser potencialmente adecuados para obtener el empleo dentro de la organización. Las posibles penalidades por cometer errores pueden ser muy costosas. Si se emplean personas que no pueden realizar en forma satisfactoria las tareas requeridas o que no pueden colaborar con sus compañeros de trabajo, los empleadores estarán sembrando las semillas para una futura cosecha de problemas que quizá alcancen consecuencias muy graves. (Tyson y York, 1989, p. 349). 6.7.1 Bases para la selección de personal Existen varias maneras con las cuales poder recolectar información con el cargo a cubrir de acuerdo a la necesidad: 1. Descripción y análisis del cargo: La descripción y el análisis del cargo constituyen el inventario de los aspectos intrínsecos (contenido del cargo) y extrínsecos (requisitos que el cargo exige a su ocupante, también llamados factores de especificación) del cargo. La descripción y el análisis del cargo proporcionan información respecto de los requisitos y las características que el ocupante del cargo debe poseer para desempeñarlo de manera adecuada. 32 2. Técnica de los incidentes críticos: consiste en la anotación sistemática y sensata que los gerentes deben hacer sobre los hechos y comportamientos de los ocupantes del cargo considerado, que deben causar buen o mal desempeño en el trabajo. Esta técnica es muy subjetiva porque depende del concepto del gerente o de su grupo de trabajo que trata de localizar las características deseables (que mejoran el desempeño) y las indeseables (que empeoran el desempeño), para investigarlas en el proceso de selección de los futuros candidatos al cargo. 3. Solicitud de personal: es el comienzo del proceso de selección que traerá un nuevo empleado a ocupar un cargo vacante, es una orden de servicio que emite el gerente para solicitar una persona que ocupe determinado cargo vacante. 4. Análisis del cargo en el mercado: cuando la organización no dispone de información sobre los requisitos y características esenciales al cargo que se debe llenar, por tratarse de algún cargo nuevo o uno cuyo contenido esté muy relacionado con el desarrollo tecnológico, recurre a la investigación de mercado. Actualmente, las empresas recurren a la referenciación competitiva (benchmarking), es decir, comparan sus cargos con la estructura de los cargos de las empresas exitosas en el mercado para diseñarlos mejor y adecuarlos a las nuevas exigencias del mercado. 5. Hipótesis de trabajo: en caso de que no pueda utilizarse ninguna de las alternativas anteriores para obtener información respecto del cargo que debe cubrirse, puede emplearse la hipótesis de trabajo, es decir, una previsión aproximada del contenido del cargo y de sus exigencias en relación con el ocupante (requisitos y características) como simulación inicial. (Chiavenato, 2004, p. 116 - 118). 33 6.7.2 Técnicas de selección Obtenida la información básica respecto del cargo que se debe cubrir también se debe obtener información de los aspirantes, el paso siguiente es la elección de técnicas de selección para escoger a los candidatos. • Entrevista de selección: Es un proceso de comunicación donde dos o más personas interactúan. Por un lado está el entrevistador, quien toma la decisión y por otro el entrevistado. • Pruebas de conocimiento de capacidad: Son herramientas para evaluar el nivel de conocimiento general y específico de los candidatos exigidos por el cargo vacante. • Pruebas psicométricas: Sirven para determinar aptitudes de las personas, comportamientos ante diversas situaciones laborales. Estas pruebas se basan en las diferencias individuales y analizan cuánto varían las aptitudes de un individuo frente a las estadísticas obtenidas de las muestras. • Pruebas de personalidad: Revelan aspectos de las características superficiales de las personas, como los determinados por el carácter o comportamiento. Investigan rasgos de la personalidad como equilibrio emocional, frustraciones, intereses, motivación. • Técnicas de simulación: Son técnicas de dinámica de grupo. Sustituyen el método verbal por la ejecución social. El punto de partida es el drama que busca construir un escenario para analizar posibles comportamientos en la realidad. (Rodríguez y Martínez, 2006, p. 11 – 12). 6.7.3 Procesos de selección 34 “El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso comienza en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se toma la decisión de contratar a uno de los solicitantes.” (Werther, 2000, p. 180). La figura 4 ilustra el proceso de selección de personas basado en la planificación. Figura 4. Proceso de selección de personas Descripción y análisis del cargo Estándares de desempeño - Actividades que deben ejecutarse. - Responsabilidades - Deseados actividad. para cada Especificación de las características de las personas - Relación de las características personales necesarias Comparación para verificar la adecuación Fuentes de información sobre el candidato - Formulario lleno - Test de selección - Referencias Rechazo = - Decisión + = Aprobación 35 Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. México. Ed Mc Graw Hill 2000. p113 - Recepción preliminar de solicitudes: La selección se inicia con una cita entre el candidato y la oficina de personal o con la petición de una solicitud de empleo, es aconsejable conceder a los peticionarios una entrevista que se considera una cortesía. Durante esta entrevista preliminar puede iniciarse el proceso de obtener información acerca del candidato, así como una evaluación preliminar e informal. A continuación el candidato entrega una solicitud formal de trabajo (que se le proporciona durante la entrevista preliminar). - Pruebas de idoneidad: Son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Algunas de estas pruebas consisten en exámenes psicológicos, pruebas de conocimiento, pruebas de desempeño, exámenes de respuesta gráfica, exámenes médicos y otras son ejercicios que simulan las condiciones de trabajo. Este tipo de pruebas se utilizan para determinar la capacidad básica del individuo respecto de muchas actividades y además de ser válidas deben ser confiables. - Entrevistas de selección: Consiste en una plática formal y profunda, conducida para evaluar la idoneidad del solicitante para el puesto; permite también la comunicación en dos sentidos: los entrevistadores obtienen información acerca del solicitante y éste la obtiene de la organización. Aunque las entrevistan poseen grandes ventajas por su adaptabilidad y efectividad, también muestran aspectos negativos, en especial en cuanto a confiabilidad y validez, pues para que ésta sea confiable es necesario que sus conclusiones no varíen de entrevistador a entrevistador, la confiabilidad se incrementa cuando se hacen preguntas idénticas en cada entrevista y se giran instrucciones a los entrevistadores para registrar las respuestas de manera sistemática. 36 - Verificación de referencias y antecedentes: La verificación de datos y referencias es muy utilizada en las organizaciones para responder algunos interrogantes como, ¿Qué tipo de persona es el solicitante? ¿Es confiable la información que proporcionó? ¿Cómo se desenvolvió? Muchos especialistas consideran este recurso controvertido, ya que las referencias personales, que por lo general suministran amigos y familiares del solicitante resultan muy discutibles y las referencias laborales que proporcionan los antiguos jefes pueden resultar subjetivas sobre todo cuando describen aspectos negativos del solicitante. Por otra parte, permanece vigente el hecho de que las referencias laborales pueden proporcionar información importante sobre el candidato. - Decisión de contratar: La decisión de contratar al solicitante señala el final del proceso de selección. Con el fin de mantener la buena imagen de la organización, conviene comunicarse con los solicitantes que no fueron seleccionados. Es conveniente conservar los expedientes del grupo de personas rechazadas ya que éste incluye una inversión de tiempo y evaluaciones, que pueden constituir un valioso banco de recursos humanos potenciales, incluso si no se prevén vacantes a corto plazo; también deben conservarse todos los documentos que conciernen al candidato seleccionado (solicitud, referencias, evaluaciones, exámenes médicos, etc.) pues son el inicio de su expediente personal. (Werther y Davis, 1996, p. 186 – 203) 6.8 INDUCCIÓN La inducción es un proceso que pretende dar a conocer la organización a los empleados que ingresan para hacer parte de esta, así como, dar a conocer sus funciones y lugar de trabajo. 37 En opinión de algunos autores, “El programa de integración busca que el nuevo participante asimile de manera intensiva y rápida, en situación real o de laboratorio, la cultura de la organización y se comporte de ahí en adelante como miembro que viste definitivamente la camiseta de la organización.” (Chiavenato, 2004, p. 155). De igual forma otros sostienen: Los programas de orientación que obtienen éxito incluyen procedimientos adecuados de seguimiento. El seguimiento es necesario porque con frecuencia los nuevos empleados se muestran renuentes a admitir que no recuerdan cuánto se les informó en las primeras sesiones. El departamento de personal puede utilizar un cuestionario o una entrevista corta en que se pida al nuevo empleado describir los puntos que a su juicio fueron débiles en el programa de orientación. El cuestionario de verificación puede usarse también para ayudar al departamento de personal a identificar las partes fuertes del programa. (Werther y Davis, 1996, p. 223). El programa de integración puede ser: ‐ Formal o informal: el nuevo empleado es segregado y diferenciado para hacer explícito su papel de novato, aunque se formaliza la socialización. Es el caso de programas específicos de integración y orientación. La socialización informal ubica al nuevo empleado inmediatamente en su cargo, con poca o ninguna atención especial. 38 ‐ Individual o colectivo: los nuevos miembros pueden socializarse individualmente o agruparse y procesarse a través de un conjunto idéntico de experiencias, como en el servicio militar. ‐ Uniforme o variable: El programa fijo establece fases estandarizadas de transición de la etapa de aspirante a la etapa de empleado. El programa se realiza espontáneamente sin estar sujeto a procedimientos determinados. ‐ Seriado o aleatorio: la socialización seriada utiliza papeles que entrenan y estimulan al nuevo empleado, como los programas de aprendizaje y de tutorías. La socialización aleatoria no utiliza papeles, y los nuevos empleados deben actuar por su propia cuenta. ‐ Refuerzo o eliminación: La socialización por refuerzo confirma y apoya ciertas cualidades y calificaciones del nuevo empleado como ingredientes necesarios para desempeñar el cargo con éxito. La socialización por eliminación intenta eliminar o neutralizar ciertas características indeseables del reclutamiento y adaptarlo al nuevo papel que va a desempeñar.” (Chiavenato, 2004, p. 152). Los métodos de socialización organizacional más utilizados son los siguientes: 1. Proceso selectivo: la socialización se inicia en las entrevistas de selección mediante las cuales el candidato conoce su futuro ambiente de trabajo, la cultura predominante en la organización, los colegas de trabajo, las actividades desarrolladas, los desafíos y recompensas., el gerente y el estilo de administración, etc. 2. Contenido del cargo: el nuevo empleado debe recibir tareas suficientemente exigentes y capaces de proporcionarle éxito al comienzo de su carrera en la organización, para recibir después tareas gradualmente más complicadas y desafiantes. 39 3. Supervisor como tutor: el nuevo empleado puede acogerse ogerse a un tutor capaz de cuidar su integración en la organización. 4. Programa de integración: programa formal e intensivo de entrenamiento inicial destinado a los nuevos miembros de la organización, para familiarizarlos con el lenguaje usual de la organización, los usos y costumbres internos (cultura organizacional), la estructura de la organización (áreas o departamentos), principales productos y servicios, misión de la organización y los objetivos organizacionales, etc. (Chiavenato, 2004, p. 154). Los principales elementos de un programa de socialización se pueden observar en la figura 5. Figura 5. Principales elementos de un programa de socialización Asuntos Organizacionales 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Misión y objetivos globales de la organización. Políticas y directrices de la organización. Estructura de la organización y sus unidades organizacionales. Productos y servicios ofrecidos por la organización. Reglas y procedimientos internos. Procedimientos de seguridad en el trabajo. Distribución física e instalaciones que utilizará el nuevo miembro. Beneficios Ofrecidos 1. Horario de trabajo, de descanso y de comedor. 2. Días de pago y de anticipos salariales. 3. Programa de beneficios sociales ofrecido por la organización. Relaciones 1. Presentación a los superiores y a los colegas de trabajo. Deberes del nuevo miembro 1. 2. 3. 4. 5. Responsabilidades básicas confiadas al nuevo empleado. Visión general del cargo. Tareas. Objetivos del cargo. Metas y resultados que deben alcanzarse. 40 Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. México. Ed Mc Graw Hill 2000. p155. 6.9 CONTRATACIÓN “Una vez aprobadas las etapas del proceso específicos del selección (Solicitud, pruebas, exámenes médicos) se debe definir el tipo de contrato de acuerdo a políticas y necesidades de la organización.” (Rodríguez y Martínez, 2006, p. 11). “Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.” (República de Colombia, 2006, p. 18). 6.9.1 Modalidades del contrato 6.9.1.1 Verbal 41 Cuando el contrato sea verbal, el empleador y el trabajador deben ponerse de acuerdo, al menos acerca de los siguientes puntos: 1. La índole del trabajo y el sitio en donde ha de realizarse. 2. La cuantía y forma de la remuneración, ya sea por unidad de tiempo, por obra ejecutada, por tarea, a destajo u otra cualquiera, y los periodos que regulen su pago. 3. La duración del contrato. (República de Colombia, 2006, p. 23). 6.9.1.2 Escrito Se extiende en tantos ejemplares cuantos sean los interesados, destinándose uno para cada uno de ellos; está exento de impuestos de papel sellado y de timbre nacional y debe contener necesariamente, fuera de las cláusulas que las partes acuerden libremente, las siguientes: la identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su celebración; el lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la remuneración, su forma y períodos de pago; la estimación de su valor, en caso de que haya suministros de habitación y de alimentación como parte del salario; y la duración del contrato, su desahucio y terminación. (República de Colombia, 2006, p. 23). 6.9.1.3 Término fijo Debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres (3) años, pero es renovable indefinidamente, si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado y así sucesivamente. No 42 obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que ésta sea. (República de Colombia, 2006, p. 26). 6.9.1.4 Término indefinido El contrato de trabajo no estipulado a término fijo o cuya duración no esté determinada por la de obra o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiere a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido. El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito, para que el empleador lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirse sólo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el artículo 8, numeral 7 (Decreto 2351 de 1965), para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (República de Colombia, 2006, p. 27). 6.9.2 Período de prueba 43 “Es la etapa inicial del contrato de trabajo que tiene por objeto, por parte del patrono, apreciar las aptitudes del trabajador, y por parte de éste, la conveniencia de las condiciones del trabajo.” (República de Colombia, 2006, p. 44). 6.10 MARCO CONCEPTUAL ‐ ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS: “Procesos utilizados para incluir nuevas personas en la empresa. Pueden denominarse procesos de provisión o suministro de personas. Incluyen reclutamiento y selección de personas.” (Chiavenato, 2004, p. 13). ‐ ANÁLISIS DE PUESTOS: “La información acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se consigue a través de un proceso denominado análisis de puestos, en el que la información sobre diferentes trabajos se obtiene de manera sistemática, se evalúa y organiza.” (Werther y Davis, 1996, p. 87). ‐ CARGO: El cargo es la descripción de todas las actividades desempeñadas por una persona (el ocupante, englobadas en todo unificado, el cual ocupa cierta posición formal en el organigrama de la empresa). En consecuencia, para desempeñar actividades, el ocupante del cargo debe tener una posición definida en el organigrama. La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico la subordinación (a quien responde), los subordinados (sobre quién ejerce autoridad) y el departamento o división en que está situado. (Tyson y York, 1989, p. 165). ‐ DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO: El objetivo de los departamentos de recursos es ayudar a las personas y a las organizaciones a lograr sus metas. En el curso de su labor los departamentos de recursos 44 humanos enfrentan numerosos desafíos que surgen de las demandas y expectativas de los empleados, de la organización y la sociedad. (Werther y Davis, 1996, p. 3). ‐ GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO: “La gestión del talento humano en las organizaciones es la función que permite la colaboración eficaz de las personas (empleados, funcionarios, recursos humanos o cualquier denominación utilizada) para alcanzar los objetivos organizacionales e individuales.” (Chiavenato, 2004, p. 6). ‐ INDUCCIÓN: “La inducción consiste en un programa formal, diseñado y llevado a cabo en parte por personal, cuyo objetivo es introducir a los nuevos empleados a la organización, tanto en lo referente a sus aspectos sociales como a los laborales.” (Tyson y York, 1989, p. 73). ‐ RECLUTAMIENTO: El reclutamiento es la fase que precede inmediatamente a la selección; su propósito es preparar el camino para los procedimientos de selección al producir, el menor número de candidatos que parezcan ser capaces de desempeñar las tareas requeridas por el puesto desde el principio, o de desarrollar las habilidades que les permitan hacerlo dentro de un período aceptable para la organización contratante. (Tyson y York, 1989, p. 107). ‐ SELECCIÓN: El término selección se usa principalmente para referirse a la adquisición de un nuevo personal a partir de fuentes externas. De hecho, la selección de personal o de empleados, como se le llama, algunas veces, debe cubrir el rango completo de situaciones posibles en las que una persona se selecciona para un nuevo empleo. (Tyson y York, 1989, p. 122). 45 6.11 MARCO ADMINISTRATIVO Dentro de los orígenes de la teoría de las relaciones humanas se evidencia la necesidad de humanizar y democratizar la administración, la humanización hace referencia precisamente a la importancia que tiene el ser humano dentro de la organización ya que sin sus aportes y desempeño no existirían las organizaciones, el capital humano entonces se convierte en el eje fundamental de toda empresa ya que todos los procesos son intervenidos por los mismos. Las personas constituyen el principal activo de la organización; de ahí la necesidad de que éstas sean más consistentes y estén más atentas de los empleados. Las organizaciones exitosas perciben que solo pueden crecer, prosperar y mantener su continuidad si son capaces de optimizar el retorno sobre las inversiones de todos los socios, en especial de los empleados. (Tyson y York, 1989, p. 9). Los continuos cambios en el entorno empresarial, la globalización y modernización de los negocios y la continua variación hacen que nos enfrentemos día a día a buscar mecanismos que ayuden a aumentar la productividad y calidad, mediante la implementación de procesos claros y unificados que permitan crear diferencia y obtener una ventaja competitiva. 46 La integración del personal se relaciona con la capacidad de mantener a los funcionarios de una organización ocupados en los puestos adecuados mediante una previo requerimiento de la fuerza de trabajo, es decir con la capacidad que debe tener una organización en la selección y entrenamiento del personal, pero además un factor clave que muchas organizaciones dejan a la deriva es el acompañamiento a sus funcionarios, es decir el respaldo que deben tener los clientes internos de las organizaciones para potencializar su desarrollo y de esta forma generar más rendimiento que seguramente se reflejara en crecimiento sostenido para la empresa tanto a nivel productivo como a nivel estructural. Los gerentes de hoy en día deben buscar el sostenimiento en el tiempo de las organizaciones, este sostenimiento se logra con preparación, pero algo que es clave en las empresas y que está en manos de los gerentes es crear un ambiente en el cual la gente se sienta contenta de trabajar, de dar el máximo de sus condiciones y además que se sienta identificado con la organización, es decir que sienta lealtad y compromiso con la misma. Los objetivos empresariales se logran solo si existen metas personales, estas metas deben ser orientadas por un departamento que seguramente direccionará al grupo hacia el éxito personal, grupal y empresarial. Es aquí donde las organizaciones también deben hacer un alto en el camino y pensar en el futuro y es aquí donde se generan estrategias de desarrollo del personal, es decir la inversión necesaria en la capacitación del personal además de una selección adecuada con base en sus destrezas y conocimientos. Muchos comportamientos escapan al entendimiento del hombre, es decir que existen muchos factores dentro de una de una organización que son incontrolables desde cierto punto de vista, para estos factores la organización de 47 alguna forma debe estar dispuesta a enfrentar y a manejar en pro de su sostenibilidad, esta clase de situaciones son las que debe asumir un área especializada para conducir a la empresa a una estabilidad. La creación del Departamento de Talento Humano ofrece las condiciones necesarias para la valoración de los conocimientos, habilidades y fortalezas de los colaboradores elemento vital para el funcionamiento de la empresa. Debemos comprender que las organizaciones a todo nivel deben enfrentar nuevos retos, es así como el Departamento de Talento Humano debe estar en capacidad de apoyar el crecimiento, adaptación de la organización a las tendencias establecidas en el entorno de la globalización, permitiéndole cumplir con sus metas, dentro de parámetros éticos y de forma socialmente responsable. 6.12 MARCO DE REFERENCIA 6.12.1 Reseña empresarial La empresa se creó por Escritura Pública No. 4760 Notaria 9 de Bogotá, el 12 de Febrero de 1974 e inscrita en la Cámara de Comercio de esta ciudad el 8 de marzo de 1974 bajo el número 16.139 del libro IX, se constituyo la sociedad limitada denominada “ELECTROFUMIGACION TORO Y CIA LTDA”, cuyo objeto social es la comercialización y prestación de servicios mediante la aplicación de productos nacionales o extranjeros indicados para la defensa de la salud humana, la protección de toda clase de construcciones y 48 tierras; la protección de plantíos, mercaderías, alimentos, etc. Los cuales son indicados por organismos nacionales como el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el ICA. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 1). En forma especial, la empresa atiende desde finales de 1982, la importación de ingredientes activos para la formulación de agroquímicos por terceros; comenzó su labor de importación para atender una demanda creciente en el campo de los granos almacenados para uso humano, como en el caso de los almacenes generales de depósito (IDEMA, ALMAGRAN, ALMAVIVA). En el área de alimentos concentrados para animales nuestra empresa represento el “Monoprop” y actualmente formula a través de terceros el AP55 para el control de hongos y micotoxinas. Dentro del contexto nacional el aporte de la compañía se evidencia en el desenvolvimiento y normal desarrollo de la actividad controladora de insectos, roedores, desinfección y agroquímicos e inmunización el cual ha sido muy significativo, hasta tal punto que hoy en día ocupa una posición relevante en el ámbito que les incumbe. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 2). Tabla 3. Información de la empresa Nombre o Razón Social: Sigla: Dirección: País: Apartado Aéreo: ELECTROFUMIGACION TORO Y CIA LTDA FUMITORO LTDA CR 92 No. 64 C 43 BOD 51 CENTRO EMPRESARIAL EL DORADO Colombia 12845 49 Teléfono: Página Web: Tipo de Organización: 4302022 fax:2 231047 www.fumitoro.com Sociedad Responsabilidad Ltda. Fuente: FUMITORO LTDA. Manual de Calidad. Capitulo 1 p 7 FUMITORO LTDA, es una empresa dedicada a la importación, fabricación y comercialización de productos agroquímicos (Sumithion, Sumilex, Fosfamin a, Fosfamag FT, Phostoxin, Magtoxín, AP-55, Glutaraldeido), comercialización y mantenimiento de equipos de fumigación (línea de equipos Motan, maquinas nebulizadoras), servicios de fumigación, fabricación de equipos para control de plagas e insectos (línea ecológica, equipos ultrasonido) exfoliación y comercialización de minerales (vermiculita). (Fumitoro Ltda, 2005, p. 5). La empresa está ubicada en la zona industrial de Álamos (carrera 92 No 64c 43 Bod. 51) en la ciudad de Bogotá. FUMITORO LTDA, es representante y distribuidor para Colombia de diversas compañías extranjeras tales como Swintec GMBH y Globe Chemical GMBH de Alemania; Degesch de Chile; Bayer y Cropscience de Colombia; Sumitomo de Japón y Mebron N.V de Bélgica. Pensando en el desarrollo de mercados para plaguicidas, agroquímicos y productos agroindustriales, ha venido creando una estructura de comercialización a través de una red a nivel nacional que le permita operar de forma eficiente con representantes en Risaralda, Quindío y Antioquía, distribuidores en Tolima, Huila, Llanos orientales, Costa Norte, Valle del Cauca, Risaralda, Quindío y Santander; bodegas en la Costa Norte y puntos de venta en los Llanos Orientales y la Costa Norte. 50 6.13 IMAGEN CORPORATIVA Fuente: FUMITORO LTDA. Sistema de Gestión de Calidad 6.14 FILOSOFÍA EMPRESARIAL 6.14.1 Visión Nuestro compromiso es lograr ser una importante opción en la formulación de agroquímicos, para suplir nuestras necesidades y las de otros fabricantes. Seguiremos trabajando los diferentes usos y beneficios del mineral que procesamos con aplicación en otros sectores. Buscamos la permanencia en el tiempo y la consolidación en el mercado por calidad, competitividad, asesoramiento y ampliación del portafolio. Implementando nueva tecnología y fortaleciendo el recurso humano esperamos seguir avanzando en el 51 diseño y desarrollo de equipos para control de riesgos biológicos de la Línea Ecológica y así aportar a un mejor nivel de vida. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 8). 6.14.2 Misión Mantener un éxito comercial rentable y responsable comprometidos en la búsqueda de la calidad y eficiencia en nuestros productos, equipos y servicios utilizando la mejor tecnología al alcance; somos una empresa líder en el mercado en saneamiento industrial y ambiental, en el manejo y control de plagas en cultivos, alimentos, granos almacenados, maderas y mercancías; procesamos y comercializamos minerales para el sector agrícola e industrial, con un equipo profesional y capacitado a fin de garantizar nuestra presencia en los distintos canales de distribución y satisfacer la necesidades de los clientes. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 8). 6.14.3 Políticas de calidad Electrofumigación Toro y Cía. Ltda. a través del continuo mejoramiento de los procesos de: comercialización del portafolio de sus productos agroquímicos (insecticidas, fumigantes, fungicidas), prestación de servicios, exfoliación de minerales (vermiculita) y fabricación de equipos para el control de plagas e insectos (línea ecológica), propende por el cumplimiento de las expectativas para satisfacción de los clientes, respaldándose 52 en un sólido sistema de gestión de calidad, que permita cumplir con las perspectivas de rentabilidad de los socios, y el bienestar de sus empleados. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 9). 6.15 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 53 Fuente: FUMITORO LTDA. Sistema de Gestión de Calidad 54 7. DISEÑO METODOLÓGICO 7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN Los estudios descriptivos acuden a técnicas específicas en la recolección de información, como la observación, las entrevistas y los cuestionarios. También pueden utilizarse informes y documentos elaborados por otros investigadores. La mayoría de las veces se utiliza el muestreo para la recolección de información, y la información obtenida es sometida a un proceso de codificación, tabulación y análisis estadístico. Para el propósito del diseño se debe definir si se pretende llegar a este nivel de conocimiento que puede fundamentarse en la formulación de hipótesis de primer grado (uniformidades empíricas) o de segundo grado (recolección de uniformidades empíricas). Los objetivos del estudio, al igual que el objeto de investigación, han de ser elementos que se tomen en cuenta para definir o no el carácter descriptivo del estudio. Un estudio descriptivo puede concluir 55 con hipótesis de tercer grado formuladas a partir de las conclusiones a que pueda llegarse por la información obtenida. (Méndez, 2006, p. 137). Por consiguiente, este tipo de investigación es descriptiva, se reseñan características o rasgos del objeto de estudio, que en este caso, es la empresa FUMITORO LTDA. Dentro de este proceso lo que se hace es enumerar los aspectos más relevantes, para poder así determinar cuáles son los procesos en los que está fallando y realizar el diagnóstico organizacional y a partir de éste trabajar en las falencias que tiene al no haber en su estructura organizacional un proceso estructurado para la vinculación del personal a la empresa. Para el desarrollo de esta investigación y la recolección de la información necesaria, se acudirá a la encuesta como herramienta de investigación. 7.2 POBLACIÓN Y MUESTRA 7.2.1 Población Esta investigación se desarrolló en la empresa FUMITORO LTDA y fue enfocada al proceso de vinculación del personal que realiza la compañía, en las etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación con el proceso de planeación que estas etapas requieren. Teniendo en cuenta que la empresa es pequeña, de familia, se utilizó una población finita de 23 empleados vinculados directamente con la empresa a todo nivel, compuesta por 11 administrativos que hacen parte de las áreas comercial y de administración, entre las cuales se encuentran profesionales de diversas especialidades tales 56 como contaduría, administración, ingeniería y biología marina; y 12 operativos de los cuales la mayoría son personas entre los 28 y 40 años de edad de los cuales pocos han culminado sus estudios secundarios. 7.2.2 Muestra Esta investigación se realizó al personal vinculado directamente con la empresa FUMITORO LTDA a todo nivel: 11 Administrativos 12 Operativos 7.3 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN Para el desarrollo de esta investigación utilizamos el método de estudio inductivo que nos permitió determinar las características de la empresa y la forma como ésta desarrolla el proceso de vinculación de personal, pero como este método nos condujo a unas conclusiones generales, fue necesario complementarlo con el método de estudio deductivo que nos permitió llegar a unas conclusiones particulares y proponer a la empresa un proceso de vinculación de personal basado en la planeación teniendo en cuenta las necesidades reales de FUMITORO LTDA en cuanto a requerimientos y contratación de personal. 7.4 FUENTES DE INFORMACIÓN 57 En esta investigación como fuentes primarias para la recolección de información, utilizamos la observación “como un proceso de conocimiento científico y técnica de recopilación de los datos que necesitamos para resolver un proceso de investigación,” (Méndez, 2006, p. 144) en la modalidad de investigación no estructurada ya que nuestro propósito principal fue lograr un conocimiento exploratorio y aproximado de la empresa y el proceso de vinculación de personal que realiza actualmente; y la encuesta de tipo explicativo para verificar una o varias hipótesis, que fue aplicada a todos los trabajadores de la empresa, sobre la base de un conjunto de respuestas predeterminadas. Como fuentes secundarias, utilizamos textos de las bibliotecas de la Universidad de la Salle y Luis Ángel Arango así como documentos de FUMITORO LTDA que nos suministraron la información básica para el desarrollo de esta investigación. 8. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR DE LA EMPRESA FUMITORO LTDA 58 Para la elaboración del diagnóstico preliminar del proceso de admisión de personas de la empresa FUMITORO LTDA, se aplicó una encuesta de 11 preguntas dirigida a todo el personal, diseñada por los autores de esta investigación con respuestas limitadas a las opciones establecidas en la misma. Los aspectos que se tuvieron en cuenta para el diseño de la encuesta fueron directamente relacionados con el proceso de vinculación de los trabajadores a la empresa y algunos aspectos básicos de administración de personal. La encuesta (Ver Anexo 1) fue aplicada a 12 trabajadores del área operativa conformada por el coordinador de procesos productivos, almacenista, vendedores, mensajero y operarios de servicios; y 11 trabajadores del área administrativa compuesta por contadores, secretarias, jefe administrativa y auxiliar de cartera e inventarios; para un total de 23 personas interrogadas, lo cual representa el 100% de los trabajadores de la empresa. Posteriormente, se tabularon los resultados de cada una de las preguntas de las 23 encuestas aplicadas para analizar la información como se muestra a continuación. 8.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS Según la figura 6, de los 23 empleados encuestados, a la pregunta No.1, ¿cómo se vinculó usted a la empresa?, el 78.3% manifestó que se vinculó por recomendación de terceros, es decir, que la empresa no inició un proceso de selección orientado a las necesidades de la organización en el que finalmente se vinculara al profesional idóneo 59 para desempeñar un cargo o ejercer un conjunto de funciones específicas, sino que se adaptaron los cargos para las personas que ingresaban. El 21.7% restante, ingresó por otros medios tales como convocatorias externas (8.7%) y outsourcing (13%); estos últimos porque prestaban sus servicios a través de esta figura y con el paso del tiempo y su desempeño, la empresa decidió vincularlos directamente con la misma. Figura 6. Tipos de vinculación con la empresa Fuente: Los autores, 2009. Con respecto a la pregunta No. 2, en la que se les solicitaba informar si habían presentado algún tipo de prueba psicotécnica en el momento de la selección para el ingreso a la empresa, de acuerdo con la Figura 7, el 8.7% de los empleados informaron haber presentado algún tipo de prueba psicotécnica al momento de la selección, teniendo en 60 cuenta que la empresa no realiza ningún tipo de prueba al momento del ingreso, podemos deducir que este porcentaje corresponde a las personas que se vincularon a la empresa a través de un outsourcing o bolsa de empleo en cuyo proceso de selección posiblemente existe la aplicación de pruebas psicotécnicas dentro de los aspectos que se tienen en cuenta al momento de contratar su personal. En cierta forma, podemos afirmar que las personas que hoy trabajan para FUMITORO LTDA que se vincularon por intermedio de un outsourcing o bolsa de empleo participaron en un proceso de selección inicial que buscaba un perfil profesional específico para el desempeño en cargos determinados. Figura 7. Prueba psicotécnica 61 Fuente: Los autores, 2009. El 91.3% restante, que corresponde a 20 empleados, manifestaron no haber presentado ningún tipo de prueba al momento de su ingreso a la empresa, lo cual confirma que FUMITORO LTDA, no posee dentro de sus procedimientos, alguno que se relacione o especifique la forma como debe seleccionarse al personal y los requisitos que debe cumplir para vincularse con la compañía, además, porque la forma de contratación actual que se realiza en la empresa, busca ajustar los cargos y las funciones a las personas que ingresan y no se concentra en seleccionar profesionales idóneos que realicen las funciones propias de los cargos y contribuyan con sus conocimientos al crecimiento y posicionamiento de la empresa en el mercado. Teniendo en cuenta que la entrevista es el primer acercamiento de los solicitantes con la empresa, en la cual no solo se verifican los conocimientos y experiencia del solicitante sino que se pueden identificar otros aspectos que pueden ser necesarios o complementarios en la ejecución de las funciones, se les preguntó a los empleados de la empresa sobre el departamento encargado de realizarles la primera entrevista, cuyo resultado se observa en la Figura 8. Figura 8. Entrevista 62 Fuente: Los autores, 2009. Independiente de la forma en que se vinculó el personal con FUMITORO LTDA el 100% de los empleados presentó una entrevista al momento de su ingreso la cual fue realizada en un 52.2% por el Subgerente, que de acuerdo con lo observado, sigue muy de cerca todos los procesos de la empresa, el desempeño de los empleados y cuenta con información actualizada directamente de las áreas de su interés. En segunda instancia, se encuentran los departamentos administrativo con el 8.7%, contabilidad con el 8.7%, línea ecológica con el 8.7%, jefe inmediato con el otro 8.7% de entrevistas realizadas, de otro lado se encuentra el departamento comercial que participó en este proceso con el 4.3%, el coordinador de procesos productivos que también realizó el 4.3% del total de las entrevistas realizadas por ausencia del subgerente de acuerdo con lo investigado; y el 4.3% restante, manifestó no saber o no responder que área le había realizado la entrevista al momento de su ingreso a la empresa. 63 Figura 9. ¿Recibió Inducción? Fuente: Los autores, 2009. De acuerdo con los resultados mostrados en la Figura 9, de los 23 empleados que posee actualmente FUMITORO LTDA, 11 personas declararon haber recibido inducción al momento de su ingreso a la empresa, es decir, que el 47.8% de los empleados supuestamente conoce la filosofía, los procedimientos administrativos y los aspectos de seguridad industrial, estos interrogados puntualmente. El 52.2% restante manifestó no haber recibido inducción en estos temas específicamente o simplemente, no recibieron inducción alguna ya que, según lo revelado por uno de 64 los trabajadores, su antecesor ya no estaba y debió por cuenta propia conocer el funcionamiento de la empresa y su cargo en particular. Sin embargo, con esta pregunta se pretendía conocer además quiénes habían realizado estas inducciones a fin de corroborar el contenido de las mismas. Figura 10. ¿De qué departamento? ´ Fuente: Los autores, 2009. 65 En la Figura 10, se puede observar que los 11 empleados que recibieron inducción mencionaron varias opciones entre las cuales se encuentra el Sistema de Gestión de Calidad con una participación del 17.4% de las inducciones realizadas, en las que probablemente se incluyeron los contenidos interrogados. Sin embargo, otros departamentos realizaron inducciones tales como administración en un 13%, contabilidad y tesorería al 4.3% de los nuevos empleados y línea torlita al 8.7%, cuyo contenido probablemente estaba direccionado únicamente a las funciones que debían desempeñar los nuevos empleados. El 4.3% restante manifestó no saber o no haber recibido inducción en los temas interrogados. Con respecto a la gestión de personal se interrogaron a los empleados sobre otros aspectos de tipo administrativo. En la Figura 11 se pueden observar los resultados obtenidos con respecto a la pregunta No. 5, en la que se les interrogó si sabían a qué dependencia dirigirse para solicitar copia de afiliaciones. Figura 11. Afiliaciones 66 Fuente: Los autores, 2009. El 91.3% de los empleados de FUMITORO LTDA, es decir 21 personas, manifestaron saber a quién debían dirigirse para solicitar copia de las afiliaciones, por lo cual es posible que exista un departamento que realice este tipo de función, sin embargo, la Figura 12 muestra que la mayoría de estos empleados, el 73.9% (17 personas) se dirigen al departamento administrativo que de acuerdo con lo observado actualmente cumple con esta función en cabeza de la asistente administrativa. El 13% de los empleados solicitan copia de éstas a contabilidad y tesorería posiblemente porque es este departamento quien realiza los pagos y los aportes; y el 4.3% de las personas no saben a quién dirigirse en caso de necesitar alguna copia. Figura 12. Copia de afiliaciones 67 Fuente: Los autores, 2009. Respecto a las certificaciones laborales, en la pregunta No. 6, se interrogó a los empleados si ¿conocen a la persona encargada de emitirlas y el cargo que ocupa en la empresa?, pues de acuerdo con lo investigado se estableció que esta función estaba a cargo de una sola persona en la empresa. La Figura 13, muestra que el 95.7% de las personas equivalente a 22 empleados, respondieron afirmativamente a la pregunta, pero al solicitarles que mencionen el nombre y el cargo del encargado nuevamente mencionan varios departamentos como se puede observar en la gráfica 14. Figura 13. Certificaciones laborales 68 Fuente: Los autores, 2009. Figura 14. Encargado de certificaciones laborales 69 Fuente: Los autores, 2009. En la Figura 14 se observa que el 73.9% de los trabajadores señalan nuevamente al departamento administrativo como encargado de esta función, sin embargo, para ellos no es claro el responsable directo de la misma según lo observado en las encuestas, ya que mencionan a varios empleados de este mismo departamento. Un 8.7% de los demás empleados reseñan al departamento de contabilidad y tesorería como responsables de esta función y otro 8.7%, equivalente a 2 empleados manifiesta que es la subgerencia directamente, tal vez porque es el subgerente quien las firma. El 4.3% señala al coordinador directamente, presuntamente por ser el jefe inmediato de esta persona según lo evidenciado en la encuesta y el 4.3% restante no sabe o no responde quién es el responsable de cumplir con esta tarea. Figura 15. Nómina 70 Fuente: Los autores, 2009. En la Figura 15, que refleja los resultados de la pregunta No. 7, se puede apreciar que el 95.7% de los empleados de la empresa, informan que conocen el departamento al cual se deben dirigir si se presenta algún problema con el pago de su nómina, mientras el 4.3% restante no. Sin embargo, al solicitarles que especificaran el área y el nombre de la persona encargada, nuevamente se evidencia que los empleados responsabilizan de esta labor a varias áreas como se observa en la Figura 16, pero esta vez la mayor participación la tiene el departamento de Contabilidad y tesorería con un 78.3% el cual atendería las solicitudes de 18 de los 23 empleados de la empresa en caso de presentarse, ya que este departamento se encarga de realizar el pago de la nómina directamente. Figura 16. Información de nómina 71 Fuente: Los autores, 2009. Así mismo, se observa que 2 personas, equivalente al 8.7% elevarían su petición al departamento administrativo, el 4.3% de los empleados realizarían su reclamación a través del coordinador y el 4.3% restante, reclamarían ante el subgerente de la empresa directamente. En resumen, se puede observar que los empleados presentan confusión al momento de dirigirse a alguien para elevar una solicitud de cualquier índole, porque si para algunos aspectos el departamento administrativo es el indicado para solucionar su inconveniente, también se dirigirían al departamento de contabilidad o lo solucionarían a través del coordinador o subgerente directamente, pues no se tienen claras las funciones que ejercen estos cargos y quién realmente sería el encargado de dar trámite a todas las solicitudes de tipo administrativo. 72 Figura 17. Incapacidades Médicas Fuente: Los autores, 2009. En la pregunta No. 8 se interrogó a los trabajadores de la empresa sobre la dependencia a la que debían dirigirse para realizar el trámite relacionado con las incapacidades médicas, para la cual 16 empleados, correspondientes al 69.9%, manifestaron conocer la dependencia encargada de tramitar las incapacidades médicas, mientras el 30.4% restante, correspondiente a 7 empleados, no saben a quién dirigirse para realizar dicho trámite. En esta pregunta se les solicitó nuevamente especificar con qué departamento tramitarían sus incapacidades médicas, las respuestas obtenidas se encuentran en la Figura 18. 73 Figura 18. Dependencia para trámite de incapacidades médicas Fuente: Los autores, 2009. En la gráfica 18, se puede observar que los trabajadores de la empresa esta vez sólo mencionan dos dependencias a las que se dirigirían para tramitar sus incapacidades médicas y no se dirigirían al coordinador o al subgerente de manera directa. Para 15 de los 16 empleados que manifestaron saber a quién dirigirse para tramitar sus incapacidades, que corresponden al 65.2%, es claro que deben dirigirse al departamento administrativo, mientras que el 4.3% restante se dirigirían directamente al departamento de contabilidad y/o tesorería por ser los encargados de realizar los pagos. 74 En la pregunta No. 9 se les preguntó a los empleados si conocían el departamento encargado de tramitar sus cesantías en caso de requerirlas. En la Figura 19 se puede observar que el 78.3% de los empleados, o sea 18 personas saben con quién deben tramitar sus cesantías mientras que el 21.3% no tiene claro qué deben hacer. Figura 19. Cesantías Fuente: Los autores, 2009. El patrón de respuesta a la pregunta No. 9, es similar a las anteriores respuestas, puesto que los trabajadores manifestaron saber con qué departamento deben gestionar sus cesantías, al ampliar la respuesta y solicitar que 75 refieran dicho departamento, se observa que esta solicitud se realizaría a los departamentos mencionados en la Figura 20, 12 empleados que corresponden al 52.2% acudirían al departamento administrativo para tramitar sus cesantías mientras que 6 trabajadores del 26.1% restante acudirían al departamento de contabilidad y tesorería directamente. Una vez más se evidencia que aunque aún no es claro quién tramita las solicitudes de cesantías, los empleados la relacionan directamente con una función del departamento administrativo o una función del departamento de contabilidad ya que ninguno indicó que elevaría la solicitud a cualquiera de estos 2 departamentos. Figura 20. Tramite de cesantías 76 Fuente: Los autores, 2009. Teniendo en cuenta que ya se conocen las respuestas relacionadas con algunos aspectos administrativos, en la pregunta No. 10 se interrogó a los trabajadores acerca del tema de resolución de conflictos sobre el cual se les preguntó si saben a quién deben dirigirse en caso de tener problemas de comunicación con su jefe o un compañero de trabajo. En la Figura 21, se puede observar que el 65.2% de los encuestados que corresponden a 15 empleados, manifestaron que conocen a quién deben dirigirse en caso de tener problemas de comunicación con su jefe o algún compañero de trabajo, mientras el 34.8% de los empleados restantes no saben cuál sería el procedimiento a seguir. Como era de esperarse, se obtuvieron varias opciones al momento de solicitarles que mencionaran el departamento al que se dirigirían, tal y como se observa en la Figura 22, 8 empleados que hacen referencia al 34.8%, hablarían directamente con el subgerente de la empresa, 8.7% de los empleados, o sea 2 personas, acudirán al jefe inmediato y 2 personas más correspondientes a otro 8.7% irán con el departamento administrativo directamente, de igual forma se mencionan otros departamentos tales como coordinación al que acudirían 4.3% de las personas encuestadas y el departamento comercial con otro 4.3%. Con base en lo anterior, se puede deducir que los empleados de la empresa ven en el subgerente la persona que puede solucionar los inconvenientes internos entre el personal de la empresa y los demás departamentos. Figura 21. Resolución de conflictos 77 Fuente: Los autores, 2009. Figura 22. Dependencia para resolución de conflictos 78 Fuente: Los autores, 2009. De otro lado, se interrogó acerca del trámite que se realiza en caso de requerir capacitaciones, por lo cual en la pregunta No. 11 se les preguntó a los empleados a quien elevarían las solicitudes de capacitación en caso de requerirse. Figura 23. Capacitación 79 Fuente: Los autores, 2009. En la Figura 23 se puede observar que 13 empleados saben a qué departamento acudir para solicitar una capacitación individual o para su equipo de trabajo mientras que el 43.5% no saben cómo se hace el procedimiento y al especificar el departamento, como se ve en la gráfica 24, nuevamente se mencionan varias opciones. Figura 24. Dependencia para capacitación Fuente: Los autores, 2009. Los empleados de FUMITORO LTDA aún no tienen claro a quién deben dirigirse para solicitar una capacitación en caso de requerirse para continuar con el desarrollo de sus actividades, aún se evidencia que recurrirían a varios 80 departamentos, tales como el administrativo en un 30.4%, al jefe inmediato en un 8.7% o al Sistema de Gestión de Calidad en otro 8.7%, incluso 2 empleados que corresponden a 8.7% manifestaron que la solicitud la elevarían al COPASO, es decir, que no se tiene claro quién es el encargado de realizar la recepción de las solicitudes de capacitación, ni la evaluación de la viabilidad y aplicación de las mismas e incluso quien realizaría el trámite ante la gerencia y el ente capacitador. 8.2 CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS De acuerdo con la encuesta realizada a cada uno de los empleados de la empresa FUMITORO LTDA y con base en los resultados y el análisis realizado a cada una de las gráficas anteriores, se puede concluir que la empresa carece de un procedimiento estructurado acorde a las necesidades de la misma para la vinculación de personal. Tabla 4. Conclusiones de los resultados 1. El organigrama que posee la empresa es poco funcional y muy estructurado de acuerdo a los cargos ocupados actualmente y refleja una organización más grande de lo que realmente es. 2. Carece de un departamento de Talento Humano que se encargue de la vinculación de personal acorde con las necesidades de la empresa. 3. La empresa no tiene definidas las funciones de los cargos lo que implica que no se contrate a la persona correcta para el desempeño exitoso de un cargo. 4. Las entrevistas son realizadas en un alto porcentaje por el subgerente, lo que 81 limita la entrevista a explorar sobre las habilidades y capacidades en las áreas específicas de acuerdo a las necesidades del cargo. 5. La empresa no cuenta con un programa de inducción formal en el que se incluyan los contenidos necesarios relacionados con la plataforma de calidad de la empresa, aspectos administrativos y los directamente relacionados con las funciones del cargo a desempeñar. 6. Para los empleados no son claras las funciones que desarrollan cada uno de los departamentos en cuanto a los aspectos administrativos relacionados directamente con los trabajadores, tales como afiliaciones al sistema de seguridad social, certificaciones laborales, nómina, incapacidades médicas y cesantías, entre otros. 7. No hay un conducto estructurado para la resolución de conflictos internos que responda a las necesidades tanto del cliente interno como del cliente externo. 8.2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO Por lo anterior, este trabajo de grado se desarrollará en cuatro etapas fundamentales: Tabla 5. Etapas propuestas de mejoramiento La primera: Corresponde a la etapa de planeación en la cual se establecerán las funciones y responsabilidades del profesional encargado de la administración del 82 talento humano de la empresa junto con el análisis y descripción de los cargos, y con la propuesta de mejoramiento en la estructura organizacional de la empresa. La segunda: etapa estará direccionada al proceso de reclutamiento con los procedimientos necesarios acordes a la requisición de personal. La tercera: etapa estará dedicada al proceso de selección y evaluación de personal. La cuarta: etapa que abordará lo concerniente a la inducción de los seleccionados y su correspondiente contratación. Al finalizar las cuatro etapas propuestas se habrá configurado el proceso de vinculación de personal a la empresa FUMITORO LTDA y se habrán cumplido con los objetivos propuestos en el presente trabajo. 9. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO EN LA EMPRESA FUMITORO LTDA EN EL PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL 83 Para el diseño del proceso de vinculación de personal en la empresa FUMITORO LTDA, se hace necesario planear las actividades y funciones que desarrollará el departamento de Talento Humano de la empresa, para lo cual se propondrá su estructura organizacional y se diseñarán los perfiles de los cargos, que se convertirán en la base y punto de partida del proceso de vinculación de personal en la empresa, de acuerdo con su organización administrativa actual. 9.1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO. Figura 25. Organigrama Propuesto 84 Fuente. Los autores. 2009 Por ser una empresa de tipo familiar, con una estructura reducida, el Departamento de Talento Humano estará ubicado en el mismo nivel jerárquico de los departamentos de Administración y Finanzas, Comercial y de Operaciones de la empresa con ello se busca la centralización de las necesidades de la empresa en cuanto al personal y su desempeño laboral. 85 9.2 FUNCIÓN PRINCIPAL DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO El Departamento de Talento Humano se encargará inicialmente del proceso de vinculación de personal en sus etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación del personal para la empresa FUMITORO LTDA. 9.3 MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO Realizar un proceso organizado de reclutamiento, selección, inducción y contratación del personal vinculado a la empresa de acuerdo con las necesidades de la misma, con el fin de alcanzar altos niveles de eficiencia y productividad con el personal idóneo requerido para el desarrollo de sus procesos. 9.4 PERFIL Y FUNCIONES DEL JEFE DE TALENTO HUMANO Tabla 6. Jefe de Talento Humano FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: JEFE DE TALENTO HUMANO UBICACIÓN: Área administrativa JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y finanzas OBJETIVO DEL CARGO: Realizar un adecuado proceso de vinculación de personal basado en el 86 reclutamiento, selección, inducción y contratación; para suministrar a la empresa empleados capacitados que se desempeñen en los cargos requeridos con responsabilidad, y orientando su actividad hacia su desarrollo, crecimiento y bienestar. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en carreras Administrativas; Psicología; Administración de Empresas; Ingeniería Industrial con especialización en Talento Humano. 2. Experiencia: Tres (3) años o más en el área de recursos humanos o cargos similares. 3. Habilidades: - Conocimientos y manejo de temas de legislación laboral. - Habilidades para integrar y conciliar con los empleados. - Capacidad de escucha y observación. - Ser un líder y tener manejo de personal. FUNCIONES: a. Reclutar, seleccionar y contratar el personal idóneo que se requiera en la empresa o cuando se presente una vacante. b. Realizar inducción al personal que ingresa a la empresa. c. Velar por el cumplimiento de las normas generales del reglamento interno de trabajo. d. Elaborar la nómina y demás liquidaciones de prestaciones sociales de los empleados. e. Elaborar contratos y tramitar afiliaciones de EPS, Pensión, ARP y caja de compensación. f. Liquidar los pagos de EPS, ARP y pensión diligenciando las planillas respectivas. g. Aprobar liquidaciones definitivas de personal. h. Solucionar las inconformidades del personal y/o tramitarlas. i. Asesorar a los empleados en lo relacionado con pagos, certificaciones y desarrollo laboral y profesional dentro de la empresa. j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe. RESPONSABILIDADES: a. Aplicar normatividad laboral y reglamento interno. b. Promover diferentes programas de capacitación. c. Atender las necesidades laborales de los empleados. d. Mediar en la resolución de conflictos. e. Administrar la valoración de cada puesto de trabajo. f. Organizar eventos sociales, culturales y deportivos. g. Realizar planes de inducción para los nuevos empleados. h. Promover e impulsar culturas de trabajo. i. Visitar unidades de trabajo y presentar informes. 87 j. Mantener actualizada la base de datos de los trabajadores. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaborales (carga mental y laboral elevada). Fuente. Los autores, 2009 9.5 PERFIL Y FUNCIONES Dentro de la etapa de planeación al proceso de vinculación de personal en la empresa FUMITORO LTDA, es fundamental determinar los perfiles y las funciones de los cargos, con el fin de realizar de forma eficiente y acorde con las necesidades de la empresa la vinculación del personal. De acuerdo con la Figura 25, a continuación se presentan los perfiles y funciones de los cargos presentados teniendo en cuenta las habilidades y competencias particulares de cada uno para el desarrollo de sus funciones. 9.5.1 Perfil y funciones del personal externo Tabla 7. Revisor Fiscal FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: REVISOR FISCAL UBICACIÓN: Externa JEFE INMEDIATO: Junta de socios OBJETIVO DEL CARGO: Organizar y efectuar la fiscalización de las operaciones contables y financieras de la empresa y el estado de sus bienes con sujeción a la ley e instrucciones de la 88 junta de socios. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en contaduría con especialización en revisoría fiscal y Auditoria. 2. Experiencia: Cinco (5) años o más como revisor fiscal. 3. Habilidades: - Comunicación eficaz oral y escrita. - Capacidad analítica. - Excelentes relaciones interpersonales. FUNCIONES: a. Revisar los balances y los libros de contabilidad. b. Examinar todas las operaciones, inventarios, actas, libros y negocios de la empresa. c. Verificar la comprobación de todos los valores de la empresa y de los que ésta tenga bajo su custodia. d. Cerciorarse que las operaciones que se ejecutan por cuenta de la empresa están conformes con los estatutos y las condiciones legales de la junta de socios. e. Presentar informes con las recomendaciones necesarias a la Junta de Socios y al Gerente general. f. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. g. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por la junta de socios. RESPONSABILIDADES: a. Controlar y analizar permanentemente los estados financieros. b. Vigilar que se cumplan las normas legales estatutarias vigentes. c. Inspeccionar constantemente el manejo de los libros de contabilidad y actas. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaborales (carga mental y laboral elevada). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 8. Asesor Tributario y Contable FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: ASESOR TRIBUTARIO Y CONTABLE UBICACIÓN: Externa 89 JEFE INMEDIATO: Gerente General OBJETIVO DEL CARGO: Manejar eficientemente las normas tributarias que le permitan controlar la totalidad de las responsabilidades fiscales y su efecto financiero en las operaciones de la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en contaduría con especialización en impuestos. 2. Experiencia: Cinco (5) años o más como contador. 3. Habilidades: - Analizar y administrar la información. - Comunicación eficaz oral y escrita. - Capacidad analítica. - Excelentes relaciones interpersonales. FUNCIONES: a. Asesorar a la gerencia en planes económicos y financieros tales como presupuestos. b. Asesorar a la gerencia en aspectos fiscales y de financiamiento. c. Ofrecer soporte en auditoria, impuestos, contabilidad y control interno. d. Elaborar, analizar e interpretar estados financieros básicos y secundarios a nivel individual y consolidado, para apoyar la toma de decisiones. e. Presentar los estados financieros mensualmente. f. Revisar y firmar los impuestos para su presentación. g. Cumplir con todas las normas de seguridad y salud ocupacional de la empresa. h. Las demás funciones inherentes al cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Revisión y corrección de documentos contables. b. Informes contable y financiero (Balance) c. Revisión de comprobantes de egreso y/o causación. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (carga mental y laboral elevada). Fuente. Los autores, 2009 90 9.5.2 Perfiles y Funciones del personal de gerencia Tabla 9. Gerente General FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: GERENTE GENERAL UBICACIÓN: Gerencia JEFE INMEDIATO: Junta de Socios OBJETIVO DEL CARGO: Representar a la empresa frente a terceros y dirigir las actividades que ayuden a la organización al cumplimiento de sus metas. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en Administración de empresas; Ingeniería Industrial. 2. Experiencia: Cinco (5) años o más como Gerente General o cargos similares. 3. Habilidades: - Excelentes relaciones humanas (interpersonales). - Relaciones con organismos del sector económico. - Habilidad para negociar exitosamente. - Capacidad de escucha y observación. - Capacidad logística y toma de decisiones. - Conocimientos financieros y comerciales. - Conocimientos de la norma ISO 9001:2008 FUNCIONES: 91 a. b. c. d. Ejercer la representación legal de la empresa, de conformidad con la ley y los estatutos. Administrar y velar por el uso adecuado del patrimonio de la empresa. Presentar los informes correspondientes a los socios y los entes externos. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. e. Planear y desarrollar metas a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a los objetivos y proyecciones de la empresa. f. Cumplir y hacer cumplir los reglamentos y normas de la empresa. g. Negociar con la banca para beneficio de la empresa. h. Encabezar las revisiones gerenciales de acuerdo con el sistema de gestión de calidad. i. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y velar por el cumplimiento de las mismas. j. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por la junta de socios. RESPONSABILIDADES: a. Dirigir y motivar a la gente de manera que actúe de acuerdo con la filosofía, políticas, procedimientos y normas de la empresa. b. Desarrollar programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos. c. Asegurarse de que la empresa disponga de fondos y créditos necesarios para las instalaciones físicas y el capital de trabajo. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido) Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad, carga mental y laboral elevada). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 10. Profesional Sistema de Gestión de Calidad FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: PROFESIONAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD UBICACIÓN: Gerencia JEFE INMEDIATO: Gerente General OBJETIVO DEL CARGO: Determinar los procedimientos y requerimientos de calidad necesarios para la aplicación de la norma ISO 9001:2008. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial con curso como Auditor Interno ISO 9001:2008. 92 2. Experiencia: Tres (3) años o más como Auditor de Sistemas de Calidad o en cargos similares. 3. Habilidades: - Uso eficiente de los recursos. - Diseñar un programa de Gestión de Calidad. 4. Integrar las actividades diarias con el programa de Gestión de Calidad. FUNCIONES: a. Conocer las necesidades de los procesos para poder mejorarlos. b. Desarrollar ciclos completos de mejora (monitoreo y evaluación). c. Organizar la capacitación en gestión de calidad para los procesos. d. Trabajar en equipo en todos los niveles de la organización. e. Promover la implementación del sistema de gestión de calidad. f. Implementar el aprendizaje por medio de herramientas y procesos de mejora continua. g. Realizar auditorias internas a los procesos. h. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de empresa y velar por el cumplimiento de las mismas. i. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Verificar la eficiencia y eficacia del S.G.C. b. Controlar todas las actividades relacionadas con la documentación del S.G.C. c. Informar a la gerencia sobre el desempeño del S.G.C. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad). Fuente. Los autores, 2009 93 Tabla 11. Asistente de Gerencia FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: ASISTENTE DE GERENCIA UBICACIÓN: Gerencia JEFE INMEDIATO: Gerente General OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Gerencia General y apoyar las actividades administrativas y secretariales para el buen funcionamiento de la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Estudios tecnológicos en áreas de Administración de Empresas; Ingeniería Industrial. 2. Experiencia: Dos (2) años o más como Secretaria de Gerencia o en cargos similares. 3. Habilidades: - Conocimientos en las áreas de protocolo y organización. - Capacidad de aprendizaje, motivación. - Organización del tiempo y planeación del trabajo. - Buena comunicación oral y escrita. - Excelente manejo de Word, Excel, Power Point y conocimientos de internet. FUNCIONES: a. Coordinar reuniones y eventos que organice la gerencia, según las instrucciones dadas. b. Llevar la agenda correspondiente y recordar los compromisos adquiridos. c. Recibir y coordinar el envío de la correspondencia de la Gerencia. d. Efectuar las llamadas telefónicas y realizar los contactos que le sean solicitados para el funcionamiento de la gerencia. e. Velar por la adecuada presentación de la oficina, el buen uso y cuidado de los elementos de trabajo a su cargo. f. Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real. g. Velar por la adecuada organización del archivo. h. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. i. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. 94 RESPONSABILIDADES: a. Efectuar seguimiento de la documentación. b. Control de la agenda. c. Coordinar requerimientos entre las distintas áreas de la empresa. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad). Fuente. Los autores, 2009 9.5.3 Perfil y funciones del personal administrativo y finanzas Tabla 12. Jefe Administrativo y Financiero FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: JEFE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO UBICACIÓN: Área Administrativa JEFE INMEDIATO: Gerente General OBJETIVO DEL CARGO: Desarrollar la planeación, organización, dirección y control del proceso administrativo y financiero, apoyando el control eficaz del talento humano, de tal forma que permita alcanzar los objetivos empresariales. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en áreas de Administración de Empresas con especialización en Finanzas ó Talento Humano. 2. Experiencia: Cinco (5) años o más en el área Administrativa y financiera. 3. Habilidades: 95 - Conocimiento y práctica para el buen desarrollo en la planeación, organización, - dirección y control de todos los procesos. Alta capacidad de negociación, Logística y tomo de decisiones. Capacidad de Análisis, Síntesis y Liderazgo. Alto sentido de responsabilidad y cumplimiento. Conocimiento de la norma ISO 9001:200 FUNCIONES: a. Intervenir en negociaciones de contratos. b. Analizar el costo beneficio por producto. a. Realizar contacto con las entidades financieras. b. Supervisar y controlar las funciones administrativas y contables. c. Garantizar el proceso de facturación. d. Velar por la integridad y razonabilidad del ciclo contable y de los estados financieros. e. Velar por las pautas de control interno. f. Atender las auditorías internas y externas canalizando toda la información que se requiere. g. Controlar y administrar los activos de la empresa a su cargo. h. Mantener la responsabilidad de los datos financieros de la empresa. i. Auditar internamente los procesos administrativos de la norma ISO 9001:2008. j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y velar por el cumplimiento de las mismas. k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIADES: a. Fijar estrategias y directrices para el cumplimiento de los objetivos e la empresa. b. Gestionar, suministrar y controlar los recursos materiales y financieros. c. Validación del sistema de control de inventarios y recaudos.. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad, carga mental y laboral elevada). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 13. Asistente Contable FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO 96 CARGO: ASISTENTE CONTABLE UBICACIÓN: Área Administrativa JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera en la ejecución de operaciones contables e información financiera necesaria para la elaboración de estados financieros. PERFIL: 1. Grado de educación: Auxiliar contable o estudios tecnológicos en el área, estudiantes de últimos semestres de contaduría. 2. Experiencia: Dos (2) años o más en el área de Contabilidad, Impuestos y Finanzas. 3. Habilidades: Contabilidad Básica Manejo de paquetes contables. Manejo de office, inventarios, manuales administrativos y de estadísticas. Capacidad de análisis y resultados bajo presión. Alto sentido de responsabilidad, cumplimiento y compromiso. Excelente manejo de Windows, Word, Excel y conocimientos de Internet. FUNCIONES: a. Digitar comprobantes de contabilidad. b. Verificar la transferencia en línea de los módulos de Tesorero, Inventarios, Facturación y Cartera a contabilidad. c. Verificar el cuadre y consecutivo de los comprobantes analizando y corrigiendo las inconsistencias que se presentan. d. Revisar los comprobantes físicos y sus soportes. e. Liquidar los impuestos IVA, ICA, RETEFUENTE y presentar vía Internet. f. Manejar Activos Fijos y Medios Magnéticos en el módulo de contabilidad. g. Elaborar y renovar la Cámara y Comercio, registró Único Proponentes. h. Suministrar información contable vía telefónica a los clientes que lo requieran. i. Archivar documentos contables para uso y control interno. j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe. RESPONSABILIDAES: a. Imprimir informes, estados financieros y libros oficiales. b. Cerrar anual y trasladar saldos iníciales. c. Elaborar y verificar relaciones de gastos e ingresos. 97 RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 14. Auxiliar de Tesorería FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: AUXILIAR DE TESORERIA UBICACIÓN: Área Administrativa JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera para organizar y controlar los flujos de efectivo para el pago de gastos, así como recibir, concentrar y manejar los fondos y valores de la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Auxiliar contable o estudios tecnológicos en el área, estudiantes de últimos semestres de contaduría. 2. Experiencia: Dos (2) años o más en el área de tesorería, contabilidad o puestos administrativos. 3. Habilidades: Conocimiento y experiencia en el área de contabilidad general y aspectos administrativos básicos. Buena comunicación a nivel interno y externo. Capacidad de análisis y resultados bajo presión. Control y custodia de documentos importantes. FUNCIONES: a. Ejecutar la programación de pagos acordados y programados. b. Manejar la documentación de los proveedores para su evaluación. 98 c. d. e. f. Recibir ventas de contado y consignar. Confirmar y entregar cheques. Elaborar consignaciones diarias de clientes. Manejar el módulo de Tesorero (crear proveedor, actualizar, causar, elaborar cheques) e imprimir los informes correspondientes y realizar el cierre mensual. g. Solicitar extractos bancarios y notas bancarias. h. Solicitar cheques de gerencia y gestionar cheques devueltos. i. Enviar documentos y soportes de pagos a contabilidad. j. Revisar facturas y cuadro control. k. Manejar el archivo de tesorería. l. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. m. Las demás funciones inherentes a la naturaleza de su cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Responsable de custodiar títulos y valores. b. Relaciones frecuentes con entidades bancarias y proveedores. c. Manejo de información confidencial del departamento. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 15. Auxiliar de Cartera e Inventarios FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: AUXILIAR DE CARTERA E INVENTARIOS UBICACIÓN: Área Administrativa JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera para organizar y controlar la cartera y los inventarios para el buen funcionamiento de la empresa. 99 PERFIL: 1. Grado de educación: Auxiliar contable o estudios tecnológicos en el área, estudiantes de Administración de empresas y contaduría. 2. Experiencia: Dos (2) años o más en cargos similares, específicamente en labores de cobro, recaudo, conciliación de cuentas y contabilización de cartera y atención al cliente. 3. Habilidades: Capacidad para brindar soporte operativo en el cobro y recaudo de la cartera de la empresa. Relaciones interpersonales, organizada, con iniciativa, orientación al servicio. Comunicación efectiva. Manejo de paquete office inventarios y cartera. FUNCIONES: a. Coordinar recaudos de cartera. b. Elaborar recibos de caja. c. Elaborar notas crédito y débito a los clientes en el módulo de cartera. d. Sacar listados de cartera e informar el estado del cliente al Jefe Administrativo y Jefe Comercial. e. Entregar semanalmente al Auxiliar Contable la relación de los recibos de caja. f. Digitar las consignaciones en el módulo de tesorero. g. Hacer cierre mensual del módulo de cartera e inventarios. h. Coordinar labores de mensajería para cobros. i. Controlar, analizar y realizar todos los movimientos referente a inventarios en el respectivo módulo j. Archivar documentos de importaciones k. Efectuar órdenes de compra para importaciones. l. Archivar documentos de cartera e inventarios. m. Hacer el reporte mensual de los recaudos a los clientes. n. Efectuar la conciliación de los productos entregados y la facturación. o. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. p. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Elaborar análisis de los cupos de crédito de los clientes. b. Entregar informes mensuales de cartera. c. Seguimiento y control de la cartera. d. Mantener actualizada la base de datos de los inventarios. e. Control y manejo de los inventarios. 100 f. Clasificación y codificación de los productos. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 16. Secretaría Administrativa FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: SECRETARIA ADMINISTRATIVA UBICACIÓN: Área Administrativa JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera proporcionando oportunamente los servicios que se requieren para optimizar los recursos, por medio del uso de técnicas administrativas sin perder de vista los lineamientos establecidos por la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Tecnólogo en áreas Administrativas, estudiante universitario de Administración de empresas o carreras afines. 2. Experiencia: Dos (2) años o más como secretaria o en cargos similares. 3. Habilidades: Excelente presentación y trato. Agilidad y dinamismo. Conocimientos en organización de archivos. Organización del tiempo y planeación del trabajo. Buena comunicación oral y escrita. Excelente manejo de Windows, Word, Excel, Power Point y conocimientos de internet. FUNCIONES: a. Manejar la agenda del Jefe Administrativo y Financiero. b. Manejar archivo de los socios y de la Jefatura Administrativa y Financiera. c. Recibir y realizar llamadas locales y nacionales. d. Elaborar cartas y documentos de la empresa. e. Manejar y controlar la papelería. f. Organizar archivo del área administrativa. g. Manejar el correo electrónico de Fumitoro Ltda. 101 h. Recibir y distribuir la correspondencia a las demás dependencias. i. Realizar el pedido de papelería, cafetería y aseo requerido para el funcionamiento de la empresa. j. Coordinar y controlar la persona de servicios generales. k. Programar el recorrido de vueltas de mensajería. l. Recibo y envío de fax. m. Entregar documentación a instituciones externas cuando se requiera. n. Solicitar referencias telefónicas y por escrito de los proveedores y bancos. o. Atender personal visitante cuando se requiera. p. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. q. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Elaborar y dar tramite a los documentos inherentes al departamento. b. Dar prioridad a las indicaciones de su jefe inmediato. c. Controlar y resguardar archivos del departamento. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones no ionizantes) y Ergonómico (hábitos posturales inadecuados). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 17. Mensajero FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: MENSAJERO UBICACIÓN: Área Administrativa. JEFE INMEDIATO: Secretaria Administrativa. OBJETIVO DEL CARGO: Realizar todas las diligencias y trámites ante entidades y clientes que se requieran, entregar y recoger la correspondencia encomendada. PERFIL: 1. Grado de educación: Bachiller. 2. Experiencia: Un (1) años o más como mensajero. 3. Habilidades: Agilidad y habilidad para entregar los documentos a tiempo. Capacidad de establecer prioridades. 102 Conocimientos de la ciudad y sentido de ubicación. FUNCIONES: a. Realizar todas las diligencias de mensajería de la empresa. b. Recoger los cheques y efectivo producto de cancelación de facturas de la empresa. c. Entregar facturación. d. Entregar y recoger correspondencia externa. e. Realizar diligencias de fotocopiado de documentos. f. Realizar diligencias de compras por caja menor. g. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. h. Las demás funciones inherentes a la naturaleza de su cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Recoger y entregar correspondencia. b. Realizar trámites y diligencias de la compañía. c. Custodia y manejo de efectivo, cheque y documentos, RIESGO DE TRABAJO: Transito (accidentes, colisiones, atropellamientos), Físico (fatiga, agotamiento) Fuente. Los autores, 2009 Tabla 18. Auxiliar de Servicios Generales 103 FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES UBICACIÓN: Área Administrativa. JEFE INMEDIATO: Secretaria Administrativa. OBJETIVO DEL CARGO: Apoyar a la administración en el mantenimiento, aseo de las oficinas, planeación y atención de las personas que visitan la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Educación básica Secundaria. 2. Experiencia: Un (1) año o más como auxiliar de servicios generales y de oficina. 3. Habilidades: Fortaleza física y capacidad de trabajo bajo presión. Activa y dinámica, responsable, con actitud de servicio. Buenas relaciones interpersonales. FUNCIONES: a. Realizar las labores de aseo y organización de la empresa. b. Atender amablemente a las personas que visitan la empresa. c. Realizar compras menores de elementos de cafetería y aseo. d. Atender labores de cafetería. e. Mantener en completo orden y aseo los equipos que están bajo su responsabilidad. f. Realizar diligencias. g. Entregar correspondencia interna. h. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. i. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Mantener las instalaciones en buenas condiciones de orden y aseo. b. Atender a los visitantes y empleados. c. Distribuir la correspondencia interna. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados). Fuente. Los autores, 2009 104 9.5.4 Perfil y funciones del personal comercial Tabla 19. Jefe Comercial FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: JEFE COMERCIAL UBICACIÓN: Área Comercial. JEFE INMEDIATO: Gerente General. OBJETIVO DEL CARGO: Posicionar a la empresa en el mercado teniendo en cuenta los clientes potenciales manteniendo los actuales y aumentando las oportunidades de negocio. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en las áreas de Mercadeo; Marketing con amplio conocimiento del mercado. 2. Experiencia: Tres (3) años o más como Gerente Comercial o cargos similares. 3. Habilidades: - Colaborar a la fidelización de los clientes. - Conocimiento del mercado (clientela y competidores) Conocimiento de las necesidades y posibilidades de compra de los clientes reales o potenciales. FUNCIONES: a. Definir condiciones de venta y precios con el Gerente. b. Difundir las metas de venta con los vendedores. c. Organizar actividades comerciales en las diferentes zonas del país. 105 d. Investigar nuevas oportunidades de mercado. e. Controlar inventarios según la necesidad. f. Atender a los clientes cuando se requiera. g. Visitar clientes a nivel local y nacional. h. Controlar las cotizaciones, remisiones y facturas. i. Analizar la cartera para su cobro con el auxiliar de cartera e inventarios. j. Realizar programas de ventas y seguimiento a vendedores para cumplimiento de metas. k. Controlar los gastos de desplazamientos, viajes, representación, telefónicos y similares. l. Liquidar las comisiones mensuales de los vendedores. m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y velar por el cumplimiento de las mismas. n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Desarrollar programas de mercadeo para el posicionamiento de los productos. b. Elaborar programas comerciales para integrar a los clientes. c. Plantear estrategias de trabajo en equipo, ventas e incentivos para los vendedores. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad) y Transito (volcamientos, atropellamiento, colisiones). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 20. Vendedor FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: VENDEDOR UBICACIÓN: Área Comercial. JEFE INMEDIATO: Jefe Comercial. OBJETIVO DEL CARGO: Promocionar y motivar a los clientes para que adquieran los productos 106 y servicios que ofrece la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Tecnólogo o Profesional en las áreas de Mercadeo, Administración de Empresas o carreras afines. 2. Experiencia: Tres (3) años o más como vendedor. 3. Habilidades: - Capacidad para conseguir nuevos clientes y mantener los ya existentes. - Adecuada administración del tiempo. - Alta motivación y aptitud en la negociación. - Excelente manejo de relaciones interpersonales. FUNCIONES: a. Atender llamadas de clientes y tomar pedidos. b. Asesorar al cliente y detectar las necesidades de los mismos. c. Llamar y visitar a los clientes a nivel local y nacional. d. Prestar asistencia técnica a los clientes. e. Presentar los nuevos productos. f. Coordinar los programas de fumigación a nivel nacional. g. Coordinar el personal de fumigación fuera de la ciudad. h. Cumplir con las metas asignadas. i. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. j. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Ofrecer atención y servicio a los clientes. b. Tener conocimiento de los productos y servicios que ofrece la empresa. c. Mantener y conseguir mas clientes. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad) y Transito (volcamientos, atropellamiento, colisiones). Fuente. Los autores, 2009 107 Tabla 21. Secretaria Comercial y Servicio al Cliente FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: SECRETARIA COMERCIAL UBICACIÓN: Área Comercial. JEFE INMEDIATO: Jefe Comercial. OBJETIVO DEL CARGO: Brindar apoyo al Jefe Comercial y los vendedores para el funcionamiento de las actividades del área. PERFIL: 1. Grado de educación: Tecnólogo en áreas Administrativas, estudiante universitario de Administración de empresas o carreras comerciales. 2. Experiencia: Dos (2) años o más como secretaria o en cargos similares. 3. Habilidades: Excelente presentación y trato. Manejo de inventarios y despachos. Capacidad de adaptación, buenas relaciones, capacidad para trabajar en equipo. Organización del tiempo y planeación del trabajo. Buena comunicación oral y escrita. Excelente manejo de Word, Excel, Power Point y conocimientos de Internet. FUNCIONES: a. Recepcionar y realizar llamadas locales y nacionales. b. Elaborar informe mensual de Gestión en Ventas. c. Tomar los pedidos del cliente. d. Manejar carpetas de clientes. e. Elaborar cotizaciones y enviarlas con la información técnica. f. Elaborar pedido, remisión y factura. g. Entrega semanal. h. Coordinar los despachos con los vendedores. i. Distribuir facturas para su entrega a los clientes. 108 j. Controlar el stock de toda la papelería relacionada con el cargo (factura, remisión, orden de pedido, cotización). k. Recibo y envío de faxes. l. Entregar los documentos para mensajería a la secretaria de gerencia. m. Solicitar y dar referencias telefónicas y por escrito de los clientes. n. Atender personal visitante cuando se requiera. o. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y velar por el cumplimiento de las mismas. p. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Manejo de información y documentos de los clientes. b. Atención telefónica y personal a los clientes, al jefe y los vendedores. c. Presentación de informes de ventas. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 22. Auxiliar de Servicio al Cliente FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE UBICACIÓN: Área Comercial. JEFE INMEDIATO: Jefe Comercial. OBJETIVO DEL CARGO: Brindar un buen servicio y atención a los clientes, proveedores y personas que se comuniquen con la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Bachiller o estudiante universitario. 2. Experiencia: Un (1) año o más como secretaria o servicio al cliente. 3. Habilidades: - Excelente presentación y trato. - Facilidad para tratar con el público. 109 - Capacidad de adaptación, buenas relaciones, capacidad para trabajar en equipo. Organización del tiempo y planeación del trabajo. Buena comunicación oral y escrita. Excelente manejo de Windows, Word, Excel, Power Point y conocimientos de Internet. FUNCIONES: a. Atender recepción y canalizar las llamadas del conmutador. b. Hacer seguimiento a la entrega de facturas. c. Controlar despachos, guías fuera de la ciudad. d. Enviar y recibir faxes. e. Entregar el formato de quejas y reclamos. f. Elaborar Informe mensual de quejas y reclamos. g. Controlar la prestación de servicios y comercialización de productos y equipos. h. Elaborar informe mensual de la prestación de servicios y comercialización de productos y equipos. i. Manejar archivo muerto. j. Controlar cotizaciones llamando a los clientes. k. Solicitar los certificados de Retención en la Fuente del IVA e ICA. l. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. m. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Ofrecer una buena atención y servicio en la recepción de las llamadas. b. Controlar y entregar los documentos que llegan para la empresa y sus empleados. c. Excelente presentación personal. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados). Fuente. Los autores, 2009 9.5.5 Perfil y funciones del personal de operaciones 110 Tabla 23. Jefe de Operaciones FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: JEFE DE OPERACIONES UBICACIÓN: Área Operaciones. JEFE INMEDIATO: Gerente General. OBJETIVO DEL CARGO: Garantizar los procesos de producción, cumpliendo con las normas de calidad y de acuerdo a las necesidades del cliente. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniero Agrónomo o carreras afines. 2. Experiencia: Cuatro (4) años o más en el área de producción, conocimientos de productos agroquímicos. 3. Habilidades: - Sólida experiencia en procesos y logística. - Organización y coordinación del personal. - Manejo de herramientas para el registro de la información, análisis y monitoreo de los procesos productivos. - Crear un buen clima laboral para la ejecución de los procesos. FUNCIONES: a. Elaborar programas detallados de producción teniendo en cuenta el mercado. b. Planear la distribución de productos. c. Seleccionar proveedores para cada uno de los procesos. d. Programar y definir compras con el Gerente e. Asignar y cumplir con los programas de producción. f. Dirigir el Departamento de Operaciones con orientación en los procesos. g. Coordinar actividades y asignar trabajos al personal a cargo. h. Preparar informes para la Gerencia General. i. Realizar análisis de ejecución y control de metas. j. Controlar y coordinar los inventarios de insumos, productos y equipos. k. Autorizar el programa de mantenimiento de los equipos. l. Cumplir con las normas de calidad. m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y 111 velar por el cumplimiento de las mismas. n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por la gerencia general. RESPONSABILIDADES: a. Manejo de los inventarios de materias primas. b. Supervisar y controlar las actividades para el cumplimiento de los programas de producción. c. Planear la distribución de los productos RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad, carga mental y laboral elevada) y Químicos (vapores, partículas plaguicidas). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 24. Coordinador de Operaciones FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: COORDINADOR DE OPERACIONES UBICACIÓN: Área Operaciones. JEFE INMEDIATO: Jefe de Operaciones. OBJETIVO DEL CARGO: Garantizar de manera eficiente el control de los procesos de producción para ofrecer productos de calidad y a tiempo. PERFIL: 1. Grado de educación: Técnico en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas. 2. Experiencia: Dos (2) años o más en el área de producción, conocimientos de productos agroquímicos y manejo de personal. 3. Habilidades: Conocimientos de logística. Manejo y supervisión de personal. Manejo de proveedores Conocimiento de la norma ISO 9001:2000 FUNCIONES: a. Realizar las compras a proveedores. b. Aprobar facturas de los proveedores. c. Controlar y coordinar el personal operativo a cargo. 112 d. e. f. g. h. i. j. Coordinar el almacenamiento de mercancías de acuerdo a las normas de calidad. Coordinar el envío de matrerías primas según formulación. Coordinar la elaboración de productos para clientes internos y externos. Revisar los pedidos para programar su elaboración y entrega. Coordinar el despacho de mercancías. Coordinar el mantenimiento de equipos, propiedad del cliente y de la empresa. Definir los equipos y herramientas necesarias para el cumplimiento de los indicadores de producción. k. Realizar auditorías internas a la norma ISO 9001:2000. l. Manejar de caja menor. m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y velar por el cumplimiento de las mismas. n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Coordinar las compras y entregas con los proveedores. b. Organizar la entrega los productos y verificación de las facturas. c. Manejo del personal de operaciones. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad) y Químicos (vapores, partículas plaguicidas). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 25. Supervisor FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: SUPERVISOR UBICACIÓN: Área Operaciones. JEFE INMEDIATO: Coordinador de operaciones. 113 OBJETIVO DEL CARGO: Brindar respuesta rápida, concreta y oportuna a los procedimientos para cumplir en tiempo, calidad, cantidad y forma con el programa de producción. PERFIL: 1. Grado de educación: Técnico en Ingeniería Industrial, universitarios de ciencias agrarias o agro técnicos. 2. Experiencia: Dos (2) años o más como supervisor de productos agroquímicos y de fumigación o cargos similares. 3. Habilidades: - Supervisión de los servicios de fumigación. - Manejo y supervisión de procesos de producción. - Buena comunicación con las personas a cargo. FUNCIONES: a. Elaborar las órdenes de trabajo de la Línea de Fumigación. b. Supervisar y realizar despachos de mercancías. c. Supervisar personal operativo a cargo. d. Velar por el cuidado y mantenimiento de los equipos de fumigación de la empresa. e. Realizar entregas de mercancía y transporte de materias primas. f. Cumplir con los requerimientos y procedimientos del proceso de servicios de fumigación. g. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y velar por el cumplimiento de las mismas. h. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Conocer los métodos seguros para el buen desempeño de los operarios. b. Control y mantenimiento de las maquinas y las materias primas. c. Supervisar todas las actividades y personas a su cargo. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (fuerzas, posturas inadecuadas, ejercicio), y Mecánico (maquinas, equipos, herramientas, heridas, atrapamientos) y Químicos (vapores, partículas plaguicidas). Fuente. Los autores, 2009 114 Tabla 26. Almacenista FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: ALMACENISTA UBICACIÓN: Área Operaciones. JEFE INMEDIATO: Coordinador de operaciones. OBJETIVO DEL CARGO: Prestar apoyo para recibir y entregar adecuadamente los requerimientos de materia prima, productos y equipos necesarios para cumplir con las metas establecidas por la empresa. PERFIL: 1. Grado de educación: Bachiller. 2. Experiencia: Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de manejo y control de almacén. 3. Habilidades: - Conocimiento de almacenamiento y manejo de inventarios. Métodos de conservación y almacenaje de materiales. PERFIL: FUNCIONES: a. Recibir e inspeccionar las compras. b. Controlar las entradas y salidas de equipos. c. Almacenar y ordenar mercancías en estantes cumpliendo con el S.G.C. d. Velar por el cuidado y protección de los elementos almacenados. e. Ayudar con la entrega de materias primas en formulación. f. Empacar los diferentes despachos. g. Manejar y controlar los inventarios en general. 115 h. Realizar conteo físico de los inventarios. i. Entregar reportes por escrito de los stocks de inventario que estén por agotarse al Coordinador de Operaciones. j. Entregar mercancía para consumo y despacho. k. Mantener aseado el puesto de trabajo. l. Archivar los documentos que se deriven de su cargo. m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Codificar, organizar y clasificar los productos almacenados. b. Controlar la entrada y salidas de los productos y materias primas. c. Mantener en buenas condiciones de orden y aseo el lugar de trabajo. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (fuerzas, posturas inadecuadas, ejercicio), y Mecánico (maquinas, equipos, herramientas, heridas, atrapamientos) y Químicos (vapores, partículas plaguicidas). Fuente. Los autores, 2009 Tabla 27. Operario FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: OPERARIO UBICACIÓN: Área Operaciones. JEFE INMEDIATO: Coordinador de operaciones. OBJETIVO DEL CARGO: Prestar los servicios suministrados por la empresa a los clientes con calidad y eficacia. PERFIL: 1. Grado de educación: Educación básica primario o secundaria. 2. Experiencia: Un (1) año de experiencia de carácter operativo relacionado con el cargo. 116 3. Habilidades: - Conocimiento de manejo de productos. - Conocimiento de maquinaria y prestación de servicios de fumigación. FUNCIONES: a. Participar y apoyar los procesos productivos de la empresa de acuerdo con los procedimientos establecidos dentro del sistema de gestión de calidad. b. Realizar y apoyar el almacenamiento de los productos cumpliendo las normas de calidad. c. Realizar fumigaciones a nivel local y nacional de granos almacenados e industrial. d. Verificar el manejo de los equipos, productos y dosis. e. Presentar informe de las actividades diarias. f. Utilizar el equipo de seguridad necesario para cada servicio. g. Revisar y mantener los equipos necesarios para la prestación de los servicios. h. Efectuar mantenimiento preventivo del Equipo de trabajo. i. Mantener aseado el puesto de trabajo. j. Ayudar con los despachos a clientes. k. Velar por la seguridad para evitar accidentes. l. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. m. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: a. Cumplir con las tareas y funciones asignadas por el supervisor. b. Operar y mantener en buen estado las herramientas y equipos de trabajo. c. Utilizar las elementos de protección. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (fuerzas, posturas inadecuadas, ejercicio), y Mecánico (maquinas, equipos, herramientas, heridas, atrapamientos) y Químicos (vapores, partículas plaguicidas). Fuente. Los autores, 2009 117 9.5.6 Costo mensual del cargo de la Jefatura de Talento Humano A continuación e la tabla 28 se refleja el costo mensual generado a la empresa por esta jefatura, en la cual se calcula el valor del sueldo aproximado con su correspondiente carga prestaciones para el año 2009. Tabla 28. Presupuesto COSTO DEL PERSONAL MENSUAL CARGA PRESTACIONAL JEFE TALENTO HUMANO 1.600.000 SUELDO MENSUAL EPS 8,500% 136.000 AFP 11,625% 186.000 ARP PARAFISCALES 0,052% 832 (CAJA DE COMPENSACION-SENA,ICBF) 9,000% 144.000 CESANTIAS 8,333% 133.328 PRIMA 8,333% 133.328 INTERESES CESANTIAS 1,000% 16.000 VACACIONES 4,170% 66.720 118 TOTAL CARGA PRESTACIONAL TOTAL SUELDO + CARGA PRESTACIONAL 51,013% 816.208 2.416.208 Fuente. Los autores, 2009 10. PROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN DEL PERSONAL El proceso de vinculación de personal propuesto para la empresa FUMITORO LTDA, debe iniciar con la solicitud expresa del jefe de área o coordinador de proceso, previa evaluación de la necesidad de la vinculación de personal para desarrollar una labor específica o apoyar los procesos en cualquier etapa; y con el ánimo de documentar todo el proceso de vinculación desde el reclutamiento hasta la contratación, se han diseñado los procedimientos específicos para cada etapa junto con los registros que se deben diligenciar en cada una, así como los instructivos requeridos y controles necesarios, los cuales forman parte de una secuencia lógica que como resultado final, suministrará personal capacitado que responda totalmente con las necesidades reales de la empresa y los requerimientos de los cargos al área solicitante, como se muestra a continuación. 10.1 NECESIDAD DE PERSONAL 119 TABLA 29. Necesidad de Personal NECESIDAD 1 2 RESPONSABLE Junta de Socios/Gerente General/ Identificar la necesidad de vincular personal a Coordinador de proceso/Jefe área un área en particular. solicitante. Formalizar la solicitud de personal a través del diligenciamiento del formato Requerimiento de Coordinador de proceso/Jefe área solicitante. personal (Ver Anexo 02. Formato Requerimiento de personal). 3 Enviar requerimiento de personal al área de Talento Humano. Coordinador de proceso/Jefe área solicitante. Fuente. Los autores, 2009 Figura 26. Diagrama de Flujo necesidad de Personal. INICIO Se requiere personal SI Diligenciar formato 001 “Requerimiento de personal” NO FIN Enviar requerimiento a Talento Humano 2 120 Fuente. Los autores, 2009 10.2 RECLUTAMIENTO Los perfiles y funciones de los cargos de los aspirantes, definidos en el capítulo anterior, constituyen un instrumento esencial para iniciar el proceso de vinculación, ya que proporciona información básica, funciones y responsabilidades del cargo. En caso de identificar la necesidad de incluir un nuevo cargo en la planta de personal de la empresa, el jefe de talento humano deberá crear el perfil y funciones del cargo junto con el responsable del proceso al que se le creará el cargo. Para fortalecer su calidad empresarial, FUMITORO LTDA a través del departamento de Talento Humano, realizará su procedimiento de reclutamiento a nivel interno en primera instancia, si dentro de los empleados actuales no se encuentran personas con el perfil requerido, posteriormente, ofrecerá la oportunidad de empleo a nivel externo teniendo en cuenta que se debe atraer e interesar a un buen número de candidatos potenciales y calificados para ocupar el cargo vacante. Para iniciar el proceso de reclutamiento, es necesario manifestar la necesidad de personal, a través del diligenciamiento y envío del formato “Requerimiento de personal” al departamento de Talento Humano. TABLA 30. Reclutamiento 1 2 NECESIDAD Recibir solicitud de requerimiento de personal. Revisar en la planta de personal si algún empleado RESPONSABLE Jefe de Talento Humano. Jefe de Talento Humano. 121 3 4 5 6 cumple con el requerimiento. Informar la vacante a todo el personal de la empresa adjuntando el formato Convocatoria de Personal (Ver Anexo 03. Formato Convocatoria de personal), mediante comunicación interna y publicación en las carteleras y página web de la empresa. Revisar el banco de hojas de vida de la empresa y solicitar las hojas de vida de las personas que cumplan con el perfil del cargo. Promocionar la oferta de empleo utilizando las fuentes que considere necesarias de acuerdo con los requerimientos del cargo. Recibir, revisar y clasificar las hojas de vida diligenciando el formato Control de documentos (Ver Jefe de Talento Humano. Jefe de Talento Humano. Jefe de Talento Humano. Jefe de Talento Humano. Anexo 04. Formato Control de documentos). Alimentar el banco de hojas de vida (Ver Anexo 05. 7 Jefe de Talento Humano. Formato Banco de Hojas de Vida). que no cumplan con los requerimientos del cargo. Fuente. Los autores, 2009 Figura 27. Diagrama de Flujo Reclutamiento. Informar vacante a todo el personal 2 SI Revisar planta de personal, empleados que cumplan requerimiento Recibir solicitud de requerimiento de personal Promocionar la vacante a través de las fuentes necesarias NO Recibir, revisar y clasificar las hojas de vida recibidas Revisar el banco de hojas de vida FIN Alimentar banco de hojas de vida NO Cumple requerimientos 122 Fuente. Los autores, 2009 El reclutamiento interno se incluye dentro de toda la etapa para reconocerle al trabajador sus capacidades, fidelidad, aporte profesional e interés; en su gran mayoría se han capacitado durante el tiempo laborado en la empresa y han adquirido habilidades. Así mismo, se incluye el reclutamiento externo, puesto que la planta de personal de FUMITORO LTDA, es muy pequeña y en muchos casos, ningún empleado cumplirá con el perfil requerido, ya sea para ocupar los cargos existentes o los nuevos cargos, según sea el caso. Considerar a los empleados de la empresa para iniciar el proceso de vinculación en otros cargos siempre y cuando cumplan con los perfiles requeridos, acelerará el proceso de contratación, motivará a los empleados a superarse puesto que tienen oportunidades de ascenso en la empresa y no se ocasionarán pérdidas económicas por inducción, integración y retrasos en los procesos ya que se cuenta con una persona comprometida con los objetivos de la organización y que conoce el manejo de la empresa; y considerar nuevos candidatos ayudará a la renovación y enriquecimiento del talento humano de la empresa. 10.3 SELECCIÓN 123 Teniendo en cuenta que la etapa de reclutamiento fue realizada mediante un análisis completo de la información enviada a través de las hojas de vida de los aspirantes al cargo y comparada con los requerimientos del mismo, se inicia la etapa de selección, en la cual tendrá prioridad el empleado actual de la empresa que haya superado la etapa de reclutamiento, tal como se explica a continuación. TABLA 31. Selección NECESIDAD 1 1.1 1.2 2 3 RESPONSABLE Jefe de Talento Humano y Jefe Definir la necesidad de presentar prueba de de área solicitante o conocimientos. designada. Jefe de Talento Humano y Jefe Elaborar cuestionario de acuerdo a los de área solicitante o requerimientos de desempeño para el cargo. designada. Citar a los aspirantes para la presentación de la Jefe de Talento Humano. prueba de conocimientos. Citar a los aspirantes para la presentación de la Jefe de Talento Humano. entrevista. Jefe de Talento Humano, Jefe Realizar entrevista a los aspirantes al cargo de área solicitante o vacante, formato Entrevista (Ver Anexo 06 Formato Entrevista). designada/Gerente General Evaluar al aspirante registrando los resultados de la prueba de conocimientos y entrevista en el 4 formato Evaluación de aspirantes (Ver Anexo 07. Jefe de Talento Humano, Jefe de área solicitante o designada/Gerente General Formato Evaluación de aspirantes). 5 6 Comunicar los resultados a los aspirantes y agradecer a los que no fueron seleccionados. Solicitar la documentación requerida a la persona seleccionada según formato Ficha técnica de Jefe de Talento Humano. Jefe de Talento Humano. 124 vinculación (Ver Anexo 08, Formato Ficha técnica de vinculación). 7 Iniciar vinculación laboral con la empresa. Jefe de Talento Humano/Aspirante seleccionado Fuente. Los autores, 2009 10.3.1 Requisitos de vinculación 1. Toda vinculación de personal deberá ser plenamente justificada por el jefe inmediato y autorizada por la Gerencia. Se evidenciará adjuntando la información que soporta el proceso. 2. Todo aspirante deberá cumplir con el perfil del cargo a desempeñar y compartir la misión, la visión, principios y objetivos institucionales así como el reglamento interno de trabajo y el manual de funciones. 3. Todo nuevo empleado deberá adjuntar los documentos que solicita el Departamento de Talento y deberá ordenársele un examen médico de ingreso según los requerimientos físicos del cargo a desempeñar, que se realizará en un centro médico designado por la empresa. 4. El departamento de talento humano deberá tramitar el contrato de trabajo del nuevo empleado según el Reglamento Interno de Trabajo y las disposiciones legales emanadas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social a través del Código Sustantivo del Trabajo. 5. Todo nuevo empleado deberá vincularse a Seguridad Social y riesgos profesionales por lo menos un (1) día antes de iniciar sus labores. 6. Todo nuevo empleado, el primer día oficial de trabajo deberá recibir la inducción general de la empresa, reglamento de seguridad industrial y salud ocupacional y entrenamiento en el cargo a desempeñar. 125 Figura 28. Diagrama de Flujo Selección. Elaborar cuestionario 3 Citar Aspirantes para prueba de conocimientos SI ¿Se requiere presentar prueba de conocimientos Citar aspirantes para entrevista NO Realizar entrevista Comunicar los resultados a los aspirantes Evaluar al aspirante entrevistado SI Inicia Vinculación y contratación ¿Se seleccionó? NO Agradece la participación en el proceso Fuente. Los autores, 2009 10.4 CONTRATACIÓN FIN 4 126 Con este procedimiento se busca establecer una política de contratación que facilite la vinculación laboral de los aspirantes seleccionados en cumplimiento de las normas legales de contratación, independiente del tipo de contrato que se celebre. Todo trabajador vinculado con FUMITORO LTDA, debe tener contrato debidamente firmado por el representante legal, el trabajador y testigos, la duración y modalidad del contrato será definido por el representante legal según la necesidad requerida. TABLA 32. Contratación 1 2 3 NECESIDAD Elaborar solicitud de examen médico de ingreso al trabajador en la IPS que indique la empresa. Entregar original del concepto médico de ingreso al jefe de Talento Humano. Verificar la documentación para iniciar vinculación según formato Documentos vinculación laboral RESPONSABLE Jefe de Talento Humano Trabajador en proceso de vinculación. Jefe de Talento Humano (Ver anexo 09. Formato Documentos vinculación laboral). 4 5 6 7 Abrir carpeta Hoja de vida del nuevo trabajador rotulándola con apellidos y nombres. Elaborar el contrato de trabajo con los requerimientos de ley según necesidad de la empresa, original y copia. Tramitar las respectivas firmas requeridas en el contrato de trabajo, representante legal, trabajador y testigos. Archivar el original del contrato debidamente firmado en la hoja de vida del trabajador y Jefe de Talento Humano Jefe de Talento Humano Jefe de Talento Humano. Jefe de Talento Humano. 127 8 entregar copia al nuevo trabajador. Tramitar las respectivas afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social (EPS, Pensión, ARP, Cesantías y Caja de Compensación) por lo menos un (1) día antes de que el trabajador inicie labores, formato Documentación afiliaciones del trabajador (Ver anexo 10. Formato Documentación Jefe de Talento Humano afiliaciones del trabajador). 9 10 11 Entregar las copias correspondientes de las afiliaciones realizadas al Sistema de Seguridad Social al trabajador y archivar las copias correspondientes al empleador en la hoja de vida del mismo. Entregar carta para la apertura de cuenta en la entidad Bancaria designada por FUMITORO LTDA. Incluir al nuevo empleado en la base de datos (aplicación de nómina) mediante la asignación del código personal para la gestión, liquidación y pago de nómina. - FIN- Jefe de Talento Humano Jefe de Talento Humano Jefe de Talento Humano Fuente. Los autores, 2009 Figura 29. Diagrama de Flujo Contratación. 4 Elaborar Solicitud de examen médico de ingreso Obtener las respectivas firmas del contrato de trabajo Archivar original del contrato Recibir concepto médico de ingreso en original Verificar documentación para iniciar vinculación laboral Elaborar contrato de trabajo Abrir carpeta de hoja de vida al trabajador vinculado Tramitar las afiliaciones al Entregar copia de las 128 Fuente. Los autores, 2009 10.5 INDUCCIÓN El Jefe de Talento Humano es el responsable de que los nuevos empleados conozcan la empresa a través de la misión, visión, objetivos, políticas, reglamento interno de trabajo, normas de salud ocupacional y las funciones y responsabilidades del cargo que va a desempeñar a partir del momento de la firma del contrato. Son estas razones por las cuales se debe establecer un programa de inducción y acompañamiento al nuevo trabajador que incluya toda la temática que se considere importante y deba conocer el nuevo trabajador con el fin de lograr que esta persona que se integre a su puesto de trabajo y al entorno empresarial del que ahora forma parte. 129 Por lo anterior, se ha diseñado un formato en el cual se incluye un programa de inducción para FUMITORO LTDA, el cual contempla los aspectos más relevantes de la empresa y las herramientas necesarias para que el nuevo trabajador se integre a su puesto de trabajo. TABLA 33. Inducción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NECESIDAD Informar al trabajador la fecha en la cual iniciará la inducción general y específica. Comunicar el contenido de la inducción general y de salud ocupacional al trabajador, de acuerdo con el programa de inducción de la empresa. Firmar como constancia formato Programa inducción Mostrar al trabajador las instalaciones de la empresa y presentar a sus compañeros de trabajo Ubicar al nuevo trabajador su puesto de trabajo, área de trabajo y presentar al jefe inmediato. Iniciar la inducción específica al trabajador en su puesto de trabajo (Ver Anexo 11. Formato Programa de Inducción). Firmar constancia de inducción general y específica Registrar las actividades de acompañamiento que le sean brindadas al trabajador. Entregar original de la constancia de inducción al jefe de Talento Humano y copia al trabajador. Archivar la constancia de inducción en la hoja de RESPONSABLE Jefe de Talento Humano Jefe de Talento Humano Jefe de Talento Humano/Trabajador nuevo Jefe de Talento Humano Jefe de Talento Humano Jefe inmediato. Jefe inmediato. Jefe de Talento Humano/Jefe inmediato Jefe inmediato Jefe de Talento Humano 130 vida del trabajador. - FINFuente. Los autores, 2009 La Inducción general y específica se completará en el marco de los primeros 30 días de trabajo, para que sea efectiva debe ser de calidad donde se brinde soporte y apoyo en las posibles falencias del nuevo colaborador. El proceso de inducción deberá realizarse cuando el trabajador se traslade de puesto de trabajo. Figura 30. Diagrama de Flujo Inducción. 5 Citar al trabajador para la inducción general Iniciar inducción específica al trabajador Firmar constancia de inducción Comunicar al trabajador los contenidos establecidos en el programa de inducción Ubicar al nuevo trabajador en su área y puesto de trabajo Registrar las actividades de acompañamiento dadas al trabajador Mostrar instalaciones y presentar compañeros de trabajo Entregar constancia de inducción a Talento Humano y copia al trabajador Firmar constancia de inducción FIN Fuente. Los autores, 2009 Archivar original constancia de inducción en hoja de vida de trabajador 103 Figura 31. Diagrama de Flujo Vinculación de personal FUMITORO LTDA. SI Se requiere personal INICIO Diligenciar formato 001 “Requerimiento de personal” Enviar requerimiento a Talento Humano Revisar planta de personal, empleados que cumplan requerimiento Recibir solicitud de requerimiento de personal 2 NO NO FIN SI Promocionar la vacante a través de las fuentes necesarias Elaborar cuestionario Citar Aspirantes para prueba de conocimientos Recibir, revisar y clasificar las hojas de vida recibidas SI NO Evaluar al aspirante entrevistado SI Comunicar los resultados a los aspirantes ¿Se seleccionó? Agradece la participación en el proceso Inicia Vinculación y contratación 4 NO SI ¿Se requiere presentar prueba de conocimientos? Citar aspirantes para entrevista Realizar entrevista Informar vacante a todo el personal Revisar el banco de hojas de vida Alimentar banco de hojas de vida Cumple requerimientos 3 Elaborar Solicitud de examen médico de ingreso Recibir concepto médico de ingreso en original FIN Verificar documentación para iniciar vinculación laboral NO Archivar original del contrato en hoja de vida y entregar copia al trabajador Obtener las respectivas firmas del contrato de trabajo Abrir carpeta de hoja de vida al trabajador vinculado Elaborar contrato de trabajo FIN Tramitar las afiliaciones al Sistema general de riesgos profesionales Entregar copia de las afiliaciones al trabajador y archivar la copia del empleador Entregar copia de las afiliaciones al trabajador y archivar la copia del empleador Ubicar al nuevo trabajador en su área y puesto de trabajo Iniciar inducción específica al trabajador Firmar constancia de inducción Mostrar instalaciones y presentar compañeros de trabajo Elaborar carta para apertura de cuenta bancaria para nómina Firmar constancia de inducción Registrar las actividades de acompañamiento dadas al trabajador Asignar código personal al nuevo empleado para el pago de nómina Comunicar al trabajador los contenidos establecidos en el programa de inducción Entregar constancia de inducción a Talento Humano y copia al trabajador Citar al trabajador para la inducción general Archivar original constancia de inducción en hoja de vida de trabajador FIN Fuente. Los autores, 2009 5 104 11. CONCLUSIONES 1. La empresa mediante la aplicación del procedimiento de vinculación de personal podrá atraer al personal con las capacidades necesarias y acordes con cada unos de los cargos, de tal forma que consolide y garantice la efectividad de sus procesos. 2. Con un proceso de selección adecuado que responda a las necesidades de la empresa y los requerimientos de los cargos a desempeñar, se evitará la subutilización del recurso humano, duplicidad de funciones y alta carga administrativa. 3. El compromiso gerencial con el que cuenta la empresa FUMITORO LTDA es muy importante para su desarrollo, por ello, con el proceso de vinculación de personal (reclutamiento, selección, inducción y contratación) permitirá que se logre un mejoramiento continuo. 4. Con la implementación del procedimiento de vinculación de personal generará mayor organización administrativa al interior de la empresa y clarificación en las responsabilidades y funciones. 5. Un apropiado proceso de vinculación de personal estructurado y adoptado por la empresa, apoyará de manera significativa el sistema de calidad fundamentado en la planeación y mejoramiento continuo, contando con el personal calificado que responda a las necesidades de la empresa. 105 6. La implementación del Departamento de Talento Humano, permitirá que las debilidades evidenciadas en la encuesta aplicada al personal actual, sean cubiertas de forma organizada. 7. Con la identificación de los requerimientos mínimos para cada uno de los cargos, los perfiles y funciones son la base fundamental para el proceso de Reclutamiento, Selección, Inducción y Contratación del personal, de tal forma que le permita a la empresa obtener resultados favorables. 8. La implementación de un proceso de Selección permitirá que se cumplan los pasos necesarios para determinar cuál o cuáles son los candidatos más idóneos para desempeñar el cargo de acuerdo con las necesidades de la empresa. 9. Con un programa de inducción establecido generará en los nuevos empleados un sentido de pertenencia, que a su vez, apoye las relaciones entre compañeros de trabajo y contribuya positivamente al clima organizacional. 10. FUMITORO LTDA obtendrá mayores y mejores beneficios con relación al cumplimiento de sus objetivos empresariales y de su sistema de gestión de calidad, basado en la vinculación del personal que garantice el cumplimiento de los requerimientos y necesidades de la organización. 106 12. RECOMENDACIONES Se recomienda a la empresa Fumitoro Ltda, incluir en su organigrama la Jefatura de Talento Humano, y a su vez difundirlo dentro de la organización, de tal forma que se reconozca por parte de todos los integrantes de la empresa. Para la implementación del Departamento de Talento Humano, se recomienda contratar un Jefe de Talento Humano que cumpla con el perfil y las funciones que el cargo requiere y las cuales se encuentran descritas, con el fin de que cumpla con los procedimientos establecidos dentro de este trabajo y a su vez busque continuar con su mejoramiento de acuerdo a las necesidades que vaya presentando la empresa. De igual forma para la implementación del Departamento se recomienda difundir sus funciones, las cuales inicialmente serán direccionadas al proceso de vinculación de personal donde se cumplan las etapas de Reclutamiento, Selección, Inducción y Contratación; teniendo en cuenta este documento donde se presentan cada uno de los procesos estructurados con lo que se busca cumplir con las necesidades y los requerimientos de la empresa. Se recomienda mantener actualizados los perfiles y funciones de los cargos, y en caso de requerir la creación de un nuevo cargo diligenciar el formato correspondiente, de esta forma le permitirá tener el conocimiento de cada una de las funciones a desempeñar en la empresa. 107 Se recomienda tener en cuenta los Procedimientos Administrativos sugeridos en el capítulo 5, el cual indica las normas generales para un adecuado desarrollo en el proceso de vinculación del personal y sirva como guía a la empresa, de esta forma ofrecer un personal calificado y con las capacidades necesarias para ejercer el cargo asignado. 108 BIBILIOGRAFÍA Bohlander, G., Snell, S. y Sherman, A. (2001). Administración de recursos humanos. Mexico: International Thomson Editores. Chiavenato, I. (2000). Introducción a la teoría general de la administración. Mexico: Mc Graw Hill. Chiavenato, I. (2004). Gestión del talento humano. Mexico: Mc Graw Hill. Dolan, S. y Schuler, R. (1999). La gestión de los recursos humanos. Madrid: Mc Graw Hill. Fumitoro Ltda. (2008). Manual de calidad. Colombia. Ivancevich, J.M. (1995). Human recource management. New York: Mc Graw Hill. Méndez, C. E. (2006). Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación. Colombia: Mc Graw Hill. 109 República de Colombia. (2006). Código sustantivo de trabajo. Colombia: Unión Ltda. Rodríguez, M. C. y Martínez, C. A. (2006). Propuesta para la creación del departamento de talento humano para la empresa M.R.G. E.U. Tyson, S. y York, A. (1989). Administración de personal. Mexico: Trillas. Werther, W. B. y Davis, K. (1996). Administración de personal y recursos humanos. 5° ed. México: Mc Graw Hill 110 LISTA DE ANEXOS Pág. ANEXO 1. FORMATO ENCUESTA 1 ANEXO 2. FORMATO REQUERIMIENTO DE PERSONAL 3 ANEXO 3. FORMATO CONVOCATORIA DE PERSONAL 4 ANEXO 4. FORMATO CONTROL DE DOCUMENTOS 5 ANEXO 5. FORMATO BANCO DE HOJAS DE VIDA 6 ANEXO 6. FORMATO ENTREVISTA 7 ANEXO 7. FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES 8 ANEXO 8. INSTRUCTIVO EVALUACIÓN ASPIRANTES 9 ANEXO 9. FORMATO FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN 10 ANEXO 10. FORMATO DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN 12 ANEXO 11. FORMATO DOCUMENTACIÓN AFILIACIONES DEL TRABAJADOR ANEXO 12. FORMATO PROGRAMA DE INDUCCIÓN ENTREVISTA 13 14 1 ANEXO 1. FORMATO ENCUESTA ENCUESTA INTERNA FUMITORO LTDA El objetivo de esta encuesta es recopilar información para realizar un análisis sobre el conocimiento que tienen los empleados de FUMITORO LTDA en cuanto a determinados procedimientos que se llevan a cabo dentro de la empresa. Para ello se le solicita marcar solo una respuesta en cada una de las preguntas de acuerdo a su conocimiento. 1. ¿Cómo se vinculó usted a la empresa? a. b. c. d. Por recomendación. Por convocatoria. A través de un outsourcing o bolsa de empleo Otra. Cuál? ______________________ 2. ¿Presentó algún tipo de prueba psicotécnica en el momento de la selección, para el ingreso a la empresa? SI __ NO __ 3. ¿Qué departamento fue el encargado de realizar a usted la primera entrevista? Departamento: ________________________ 4. ¿Cuándo ingresó a la empresa recibió inducción, en la que se le comunicaran la filosofía (política, misión, visión y objetivos), los procedimientos administrativos y los aspectos de seguridad industrial en la empresa? (Si su respuesta es afirmativa que departamento la realizó) SI __ Departamento: ________________________ NO __ 5. ¿Sabe usted a qué dependencia dirigirse para solicitar copia de las afiliaciones de salud, pensiones y ARP?, si su respuesta es afirmativa escriba el departamento. SI __ Departamento: ________________________ NO __ 6. ¿Conoce quién es la persona encargada de emitir las certificaciones laborales y cuál es su cargo? (Si su respuesta es afirmativa escriba el nombre y departamento) SI __ Nombre: Departamento:________________ ____________________ NO __ 2 7. ¿Si tiene problemas con su pago de nomina sabe a qué departamento debe solicitar información? (Si su respuesta es afirmativa escriba el departamento) SI __ Departamento: ________________________ NO __ 8. ¿En caso de una incapacidad médica conoce a qué dependencia dirigirse para realizar su trámite? (Si su respuesta es afirmativa escriba departamento) SI __ Departamento: ________________________ NO __ 9. ¿Conoce cuál es el departamento encargado de tramitar sus Cesantías cuando las necesita? (Si su respuesta es afirmativa escriba departamento) SI __ Departamento: _________________________ NO __ 10. ¿En caso de tener problemas de comunicación con su jefe o un miembro del equipo de trabajo, sabe a qué persona debe dirigirse? SI __ Departamento: _________________________ NO __ 11. ¿En caso de requerir un tema de capacitación para usted o su equipo de trabajo conoce a qué departamento debe acudir? (Si su respuesta es afirmativa escriba departamento) SI __ Departamento: _________________________ NO __ 3 ANEXO 2. FORMATO REQUERIMIENTO DE PERSONAL Código: Versión: 001 Página 1 de 1 Vigencia: REQUERIMIENTO DE PERSONAL Fecha: Área o Dependencia: Cargo o servicio solicitado: Servicio Nuevo: Reemplazo: Justificación: (Describa claramente las razones de la solicitud y las actividades a realizar): Duración de las labores: Indefinido: Duración de la actividad: __________________________ __________________________ Firma del solicitante VoBo Subgerente PARA USO EXLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO Fecha recibido solicitud: Modalidad de contrato: Término fijo: Fecha inicio reclutamiento: Fecha inicio selección: Fecha de entrevista: Fecha de contratación: Nombre aspirante seleccionado: Número de identificación: ___________________________________ VoBo Jefe de Talento Humano Indefinido: 4 ANEXO 3. FORMATO CONVOCATORIA DE PERSONAL Fecha de Publicación: Código: Versión: 001 CONVOCATORIA DE PERSONAL Página 1 de 1 Vigencia: Convocatoria No.:_____ Año _____ Cargo o servicio solicitado: Área o Dependencia Solicitante: Perfil del cargo: Funciones generales del Cargo: Los interesados favor emitir su hoja de vida con las respectivas certificaciones de estudios y laborales a la oficina de Talento Humano de FUMITORO LTDA, en horario de oficina (de 8:00 a.m a 5:30 p.m) a la siguiente dirección Cra.92 No. 64c – 43 Bog. 51 Centro Empresarial El Dorado. Recepción de hojas de vida: Evaluación de hojas de vida: Examen de Conocimientos: Entrevista Personal: Informe de Resultados: Medios de publicación: Carteleras internas: Página Web: Prensa: Universidades: ___________________________________ VoBo Jefe de Talento Humano 5 ANEXO 4. FORMATO CONTROL DE DOCUMENTOS Código: Versión: 001 Página 1 de 1 Vigencia: CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha apertura: No NOMBRE ASPIRANTE Convocatoria No:____ Año _____ IDENTIFICACIÓN PROFESIÓN Cargo o servicio solicitado: ESTUDIOS COMPLETARIOS Área o Dependencia Solicitante: EXPERIENCIA RELACIONADA CUMPLE PERFIL CARGO SOLICITADO SI NO Fecha de cierre: Pág. ___ de ___ ___________________________________ VoBo Jefe de Talento Humano 6 ANEXO 5. FORMATO BANCO DE HOJAS DE VIDA BANCO DE HOJAS DE VIDA No NOMBRE ASPIRANTE IDENTIFICACIÓN PROFESIÓN ESTUDIOS COMPLETARIOS Código: Versión: 001 Página 1 de 1 Vigencia: EXPERIENCIA 7 ANEXO 6. FORMATO ENTREVISTA Código: Versión: 001 ENTREVISTA Página 1 de 1 Vigencia: Nombres y Apellidos del candidato: _______________________________________ Fecha de nacimiento: _____________ Estado civil:____________ Número de hijos_______ Dirección ______________________________________ Teléfono________________ Celular____________ Estudios Realizado: __________________________________________________________ Paso 1. Presentación. • Presentación del entrevistado. • Presentación de la empresa. • Informar el perfil del cargo que se requiere. Paso 2. Preguntas al candidato. • ¿Tiene algún conocimiento de la empresa? • ¿Cuál fue su último trabajo? • ¿Causa del retiro? • ¿Con quién vive? • ¿Cuáles son sus fortalezas? • ¿Cuáles son sus debilidades? • ¿Qué hacen padres, hermanos, esposo? • ¿Aspiración salarial? • ¿Qué cargos y funciones ha desempeñado? • Explicación de las funciones a desempeñar Nota: Se debe tomar nota de la información suministrada por el candidato. Paso 3. Despedida. 8 ANEXO 7. FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES Código: Versión: 001 EVALUACION DE ASPIRANTES Página 1 de 1 Vigencia: Nombre del aspirante: Fecha: Para el área o dependencia: 1. Evaluación Hoja de Vida: Comentarios: De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje Numero de puntos ____ 2. Entrevista Jefe Talento Humano Comentarios: De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje Numero de puntos ____ 3. Entrevista Jefe Inmediato Comentarios: De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje Numero de puntos ____ 4. Prueba escrita de conocimientos( sí aplica) Comentarios: De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje Total de puntos obtenidos ____ _____________________________ Firma Jefe Talento Humano Numero de puntos ____ Continua con el Proceso Si ___ No ___ ___________________________ Firma Jefe Inmediato 9 ANEXO 8. INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES INSTRUCTIVO EVALUACION DE ASPIRANTES Objetivo: Describir las actividades a realizar para llevar a cabo la evaluación de los aspirantes a los cargos de la empresa Fumitoro ltda, para así apoyar eficientemente el proceso de vinculación de personal. Descripción del proceso: Este instructivo describe la forma de cómo realizar la entrevista y su correspondiente evaluación y calificación a cada uno de los ítems planteados. Procedimiento: El formato evaluación de aspirantes (Anexo 7) deberá ser diligenciado teniendo como base los ítems denominados dentro del mismo, para ello se explicarán los aspectos a evaluar dentro del formato por parte del Jefe de Talento Humano y el Jefe inmediato. 1. Evaluación Hoja de Vida: El jefe de talento humano deberá revisar la hoja de vida del postulado a la que asignará una calificación de acuerdo al cumplimiento de su perfil para el cargo, para ello debe dar una calificación donde el evaluado obtendrá un mínimo de 1 punto y un máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los comentarios que crea necesarios. 2. Entrevista Jefe de Talento Humano: Para llevar a cabo la entrevista se debe utilizar el Anexo 6. Formato Entrevista, con el fin de llevar acabo organizadamente la entrevista de tal forma que no se omitan aspectos relevantes para la vinculación del personal, para ello debe dar una calificación donde el evaluado obtendrá un mínimo de 1 punto y un máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los comentarios que crea necesarios. 3. Entrevista Jefe Inmediato: Al igual que en el punto anterior el Jefe Inmediato podrá apoyarse para llevar a cabo la entrevista en el Anexo 6 Formato Entrevista de tal forma que le permita dar una valoración objetiva sobre los resultados obtenidos, para ello debe dar una calificación donde el evaluado obtendrá un mínimo de 1 punto y un máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los comentarios que crea necesarios. 4. Prueba escrita de conocimientos: Esta será diseñada por parte del Jefe de Talento Humano junto con él Jefe Inmediato solamente en los casos que requiera por la injerencia del cargo en el desarrollo de un proceso especifico, para tal efecto deberán dejarla anexa al Formato Evaluación de Aspirantes como soporte, con la correspondiente calificación donde el evaluado obtendrá un mínimo de 1 punto y un máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los comentarios que crea necesarios. La evaluación de aspirantes se considera aprobada al obtener un mínimo de 13 puntos, esto indicará que puede continuar con el proceso de vinculación. 10 ANEXO 9. FORMATO FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN Código: Versión: 001 Página 1 de 2 Vigencia: DATOS GENERALES DEL EMPLEADO APELLIDOS: NOMBRES: Espacio para Foto No. IDENTIFICACIÓN: GRUPO SANGUÍNEO: RH: DIRECCIÓN DE RESIDENCIA: TELEFONOS: BARRIO: LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: LIBRETA MILITAR No. ESTADO CIVIL: DISTRITO: No. HIJOS: EDAD: CLASE: No. PERSONAS QUE DEPENDEN DE USTED: INFORMACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL NOMBRE DEL FONDO DE PENSIONES AL QUE PERTENECE: __________________________________ PRIMERA VEZ: CAMBIO DE EMPLEADOR: NOMBRE DE LA EPS A LA QUE PERTENECE: __________________________________ PRIMERA VEZ: CAMBIO DE EMPLEADOR: FONDO DE CESANTÍAS AL QUE PERTENECE: DECLARACIÓN JURAMENTADA: Declaro bajo la gravedad de juramento que la información aquí suministrada es exacta y veraz, además declaro que recibí toda la información para vincular a mi grupo familiar al sistema de seguridad social y caja de compensación familiar. __________________________________ Firma del empleado __________________________ Cédula de Ciudadanía 11 FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN Código: Versión: 001 Página 2 de 2 Vigencia: PARA SER DILIGENCIADO POR LA EMPRESA FECHA DE INGRESO: CARGO: TIPO DE CONTRATO: Fijo Vence: _______________________ Indefinido Valor del salario $ _______________ Auxilios Adicionales: Transporte $ __________________ Alimentación $ __________________ Educativo $ __________________ ___________________________________ Jefe de Talento Humano FECHA DE ELABORACIÓN: ___________________________________ VoBo Gerente 12 ANEXO 10. FORMATO DOCUMENTOS VINCULACIÓN LABORAL Código: Versión: 001 Página 1 de 1 Vigencia: DOCUMENTOS VINCULACIÓN LABORAL No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. DOCUMENTO SOLICITADO VERIFICACIÓN Hoja de Vida Fotocopias Cédula de Ciudadanía (4 copias) Fotos 3 x 4 Fondo Azul (2 fotos) Fotocopia de la tarjeta profesional Fotocopia del diploma de estudios secundarios o de pregrado realizados de acuerdo con el perfil del cargo. Fotocopia del Acta de grado de estudios secundarios o de pregrado. Fotocopia de certificaciones de los cursos realizados. Fotocopia del diploma de estudios de posgrado realizados. Fotocopia de las actas de grado de estudios de posgrado realizados. Copia de la partida de matrimonio y registro civil de hijos menores de 18 años. Certificación laboral del conyuge (especificando caja de compensación y EPS) 11. OBSERVACIONES: Fecha de verificación: Encargado de verificación: Nombre: ___________________________ Cargo:_____________________________ Firma:______________________________ _________________________ VoBo. Jefe de Talento Humano 13 ANEXO 11. FORMATO DOCUMENTACIÓN AFILIACIONES DEL TRABAJADOR DOCUMENTACIÓN AFILIACIONES DEL TRABAJADOR VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN HOJA DE VIDA DOCUMENTO SOLICITADO No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Código: Versión: 001 Página 1 de 1 Vigencia: Afiliación a EPS Afiliación al fondo de pensiones Afiliación a ARP Afiliación Caja de Compensación Examen médico de ingreso Carta apertura de nómina Contrato de trabajo debidamente diligenciado y firmado Certificado de inducción Certificaciones de estudio realizados VERIFICACIÓN 14 ANEXO 12. FORMATO PROGRAMA DE INDUCCIÓN FORMATO INDUCCIÓN Nombre del empleado: Código: Versión: 001 Página 1 de 1 Vigencia: Fecha: Área o dependencia: TEMAS Responsable: Jefe Talento Humano Vo.Bo. Responsable Fecha: Responsable: Jefe Talento Humano Vo.Bo. Responsable Fecha: Responsable: Jefe Talento Humano Vo.Bo. Responsable Reconocimiento del puesto y el área de trabajo Fecha: Responsable: Jefe Inmediato Vo.Bo. Responsable Entrega de funciones y recomendaciones Fecha: Responsable: Jefe Inmediato Vo.Bo. Responsable Fecha: Responsable: Jefe Inmediato Vo.Bo. Responsable Dar a conocer la Misión, Visión, objetivos y Políticas Reconocimiento de las instalaciones y áreas comunes Presentación de los compañeros de trabajo y superiores por departamentos Entrega del puesto y procedimientos para la ejecución del mismo Fecha: _____________________________ Firma del Trabajador ___________________________ Firma Jefe Talento Humano DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA FUMITORO LTDA, EN EL PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL MARITZA REAL ALEXANDER BRUCE PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La vinculación de personal no tiene un proceso estructurado para seleccionar a los empleados. Síntomas Causas La empresa no cuenta con un departamento de talento humano. Pronóstico El desgaste recursos. Control Pronóstico administrativo y de Ofrecer las herramientas necesarias para la vinculación del personal. FORMULACIÓN ¿Cómo diseñar e implementar el departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso de vinculación de personal? OBJETIVO GENERAL Diseñar e Implementar el Departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso de vinculación de personal. OBJETIVOS ESPECIFICOS QUE SE VA HACER Realizar un diagnostico de la empresa POR MEDIO DE La aplicación de una encuesta Diseñar los perfiles y De acuerdo a las funciones de los actividades que se cargos llevan a cabo Diseñar los procedimientos para la vinculación de personal La estructuración de los procesos de reclutamiento, selección, contratación e inducción PARA Determinar la necesidad del Departamento de Talento Humano Definir los perfiles y funciones de cada uno Contribuir con la estructura funcional de la organización y la maximización de sus recursos MARCO TEÓRICO MARCO CONCEPTUAL MARCO ADMINISTRATIVO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Administración y objetivos del Talento Humano. Chiavenato DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO Las personas constituyen el principal activo de la organización. Werther y Davis ANÁLISIS DE CARGOS Planificación y funciones. Dolan y Schuler MARCO REFERENCIAL Reseña Empresarial. Filosofïa Empresarial Organigrama GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO VINCULACIÓN DE PERSONAL Proceso de la gestión del Talento Humano. Chiavenato El departamento de personal en una organización pequeña. Werther y Davis Proceso de vinculación de personal. Chiavenato FUMITORO LTDA Nombre o Razón Social: Sigla: Dirección: Teléfono: Fax: Página Web: Tipo de Organización: ELECTROFUMIGACION TORO Y CIA LTDA FUMITORO LTDA CR 92 No. 64 C 43 BOD 51 Centro Empresarial el Dorado 4302022 2 231047 www.fumitoro.com Sociedad Responsabilidad Ltda. Fabricación y Mantenimiento de equipos Exfoliación de minerales (Vermiculita) FUMITORO LTDA Formulación Agroquímicos Prestación de servicios Comercialización de productos ORGANIGRAMA FUMITORO LTDA DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de investigación Descriptiva Identifica Características Buscar aspectos Relevantes Procesos de la Empresa Para realizar un Diagnóstico La encuesta DISEÑO METODOLÓGICO Población 11 administrativos 48% 12 operativos 52% 23 Empleados 100% Muestra DIAGNOSTICO PRELIMINAR DE LA EMPRESA FUMITORO LTDA DIAGNOSTICO PRELIMINAR DE LA EMPRESA FUMITORO LTDA CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS 1. El organigrama que posee la empresa es poco funcional y muy estructurado. 2. Carece de un departamento de Talento Humano. 3. La empresa no tiene definidas las funciones de los cargos. 4. Las entrevistas se realizan en un 52.2% por el subgerente. 5. La empresa no cuenta con un programa de inducción formal. 6. Para los empleados no son claras las funciones que desarrollan cada uno de los departamentos. 7. No hay un conducto para la resolución de conflictos internos. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO Proceso de Inducción Proceso de Selección Proceso de Contratación Planeación Dep. Talento Humano Proceso de Reclutamiento Vinculación de Personal ORGANIGRAMA PROPUESTO Fuente: Los autores, 2009 DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO ¾ Misión del Departamento ¾ Diseño de perfil y funciones del Jefe de Talento Humano FUMITORO LTDA PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO CARGO: JEFE DE TALENTO HUMANO UBICACIÓN: Área administrativa JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y finanzas OBJETIVO DEL CARGO: Realizar un adecuado proceso de vinculación de personal basado en el reclutamiento, selección, inducción y contratación; para suministrar a la empresa empleados capacitados que se desempeñen en los cargos requeridos con responsabilidad, y orientando su actividad hacia su desarrollo, crecimiento y bienestar. PERFIL: 1. Grado de educación: Profesional en carreras Administrativas; Psicología; Administración de Empresas; Ingeniería Industrial con especialización en Talento Humano. 2. Experiencia: Tres (3) años o más en el área de recursos humanos o cargos similares. 3. Habilidades: Conocimientos y manejo de temas de legislación laboral. Habilidades para integrar y conciliar con los empleados. Capacidad de escucha y observación. Ser un líder y tener manejo de personal. FUNCIONES: a. Reclutar, seleccionar y contratar el personal idóneo que se requiera en la empresa o cuando se presente una vacante. b. Realizar inducción al personal que ingresa a la empresa. c. Velar por el cumplimiento de las normas generales del reglamento interno de trabajo. d. Elaborar la nómina y demás liquidaciones de prestaciones sociales de los empleados. e. Elaborar contratos y tramitar afiliaciones de EPS, Pensión, ARP y caja de compensación. f. Liquidar los pagos de EPS, ARP y pensión diligenciando las planillas respectivas. g. Aprobar liquidaciones definitivas de personal. h. Solucionar las inconformidades del personal y/o tramitarlas. i. Asesorar a los empleados en lo relacionado con pagos, certificaciones y desarrollo laboral y profesional dentro de la empresa. j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe. RESPONSABILIDADES: a. Aplicar normatividad laboral y reglamento interno. b. Promover diferentes programas de capacitación. c. Atender las necesidades laborales de los empleados. d. Mediar en la resolución de conflictos. e. Administrar la valoración de cada puesto de trabajo. f. Organizar eventos sociales, culturales y deportivos. g. Realizar planes de inducción para los nuevos empleados. h. Promover e impulsar culturas de trabajo. i. Visitar unidades de trabajo y presentar informes. j. Mantener actualizada la base de datos de los trabajadores. RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaborales (carga mental y laboral elevada). DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO ¾ Diseño de perfil y funciones de • • • • • Personal Personal Personal Personal Personal Externo de Gerencia Administrativo y de Finanzas Comercial de Operaciones DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO ¾Presupuesto PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL Necesidad de personal SI INICIO Se requiere personal Diligenciar formato 001 “Requerimiento de personal” NO Enviar requerimiento a Talento Humano FIN Fuente: Los autores, 2009 2 PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL Reclutamiento de personal Informar vacante a todo el personal 2 SI Revisar planta de personal, empleados que cumplan requerimiento Recibir solicitud de requerimiento de personal Promocionar la vacante a través de las fuentes necesarias NO Recibir, revisar y clasificar las hojas de vida recibidas Revisar el banco de hojas de vida FIN Alimentar banco de hojas de vida NO Cumple requerimientos SI Fuente: Los autores, 2009 3 PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL Elaborar cuestionario 3 Citar Aspirantes para prueba de conocimientos SI ¿Se requiere presentar prueba de conocimientos? Citar aspirantes para entrevista NO Selección de personal Realizar entrevista Comunicar los resultados a los aspirantes Evaluar al aspirante entrevistado SI Inicia Vinculación y contratación ¿Se seleccionó 4 NO Agradece la participación en el proceso FIN Fuente: Los autores, 2009 PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL Contratación de personal 4 Elaborar Solicitud de examen médico de ingreso Obtener las respectivas firmas del contrato de trabajo Recibir concepto médico de ingreso en original Verificar documentación para iniciar vinculación laboral Elaborar contrato de trabajo Abrir carpeta de hoja de vida al trabajador vinculado Archivar original del contrato en hoja de vida y entregar copia al trabajador Tramitar las afiliaciones al Sistema general de riesgos profesionales Entregar copia de las afiliaciones al trabajador y archivar la copia del empleador Asignar código personal al nuevo empleado para el pago de nómina Elaborar carta para apertura de cuenta bancaria para nómina Entregar copia de las afiliaciones al trabajador y archivar la copia del empleador FIN 5 Fuente: Los autores, 2009 PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL 5 Inducción de personal Citar al trabajador para la inducción general Iniciar inducción específica al trabajador Comunicar al trabajador los contenidos establecidos en el programa de inducción Ubicar al nuevo trabajador en su área y puesto de trabajo Firmar constancia de inducción Mostrar instalaciones y presentar compañeros de trabajo FIN Fuente: Los autores, 2009 Firmar constancia de inducción Registrar las actividades de acompañamiento dadas al trabajador Entregar constancia de inducción a Talento Humano y copia al trabajador Archivar original constancia de inducción en hoja de vida de trabajador CONCLUSIONES 1. La empresa mediante la aplicación del procedimiento de vinculación, consolidado y garantizará la efectividad de sus procesos. 2. Con un proceso de selección que responda a las necesidades y los requerimientos de la empresa, se evitará la subutilización del recurso humano. 3. Con la implementación del procedimiento de vinculación de personal generará mayor organización administrativa. 4. Con un proceso de vinculación de personal estructurado y adoptado por la empresa, apoyará de manera significativa el sistema de calidad. 5. La implementación del Departamento de Talento Humano, permitirá que las debilidades evidenciadas en la encuesta aplicada al personal actual, sean cubiertas de forma organizada. CONCLUSIONES 6. Con la identificación de los requerimientos mínimos para cada uno de los cargos, los perfiles y funciones son la base fundamental. 7. La implementación del proceso de vinculación permitirá que se cumplan los pasos necesarios para determinar cuál o cuáles son los candidatos más idóneos. 8. Con un programa de inducción establecido generará en los nuevos empleados un sentido de pertenencia. 9. FUMITORO LTDA obtendrá mayores y mejores beneficios con relación al cumplimiento de sus objetivos empresariales y de su sistema de gestión de calidad. RECOMENDACIONES 9 Se recomienda a la empresa Fumitoro Ltda, incluir en su organigrama la Jefatura de Talento Humano. 9 Para la implementación del Departamento de Talento Humano, se recomienda contratar un Jefe de Talento Humano que cumpla con el perfil y las funciones. 9 De igual forma para la implementación del Departamento se recomienda difundir sus funciones, las cuales inicialmente serán direccionadas al proceso de vinculación. 9 Se recomienda mantener actualizados los perfiles y funciones de los cargos, y en caso de requerir la creación de un nuevo cargo diligenciar el formato correspondiente. 9 Se recomienda tener en cuenta los Procedimientos Administrativos sugeridos en el capítulo 5, el cual indica las normas generales para un adecuado desarrollo en el proceso de vinculación del personal. GRACIAS