Evaluación Del Impacto Económico Producido Por La

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EVALUACIÓN DEL IMPACTO ECONÓMICO PRODUCIDO POR LA INNOVACIÓN APLICADA A PROCESOS Y SISTEMAS DE COMPRAS PÚBLICAS INFORME PARCIAL I SOBRE AHORROS PRODUCIDOS POR LA INNOVACIÓN Costa Rica, 27 de diciembre de 2013. De acuerdo al cronograma de actividades establecido en el documento de Alcance Técnico de la contratación de Servicios de consultoría para la “Evaluación del Impacto Económico producido por la innovación aplicada a procesos y sistemas de compras públicas” por parte de la División de Gobierno Digital del Instituto Costarricense de Electricidad, Nº de procedimiento: 2013CD-001117-0000400001, Número de Mer-link: 20130900165, presentamos a continuación el segundo producto entregable: "Informe Parcial I” que refiere a la medición de la reducción de costos (ahorros) proveniente de la sustitución de procesos tradicionales de compras por procesos electrónicos, tanto para el Estado como para los ciudadanos y empresas proveedoras involucradas. 2 INDICE DE CONTENIDOS 1. OBJETIVO ............................................................................................................................... 4 2. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 4 3. DESARROLLO DEL PROCESO TRADICIONAL E INNOVADO ..................................................... 7 4. DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA............................................................................................. 9 4.1 La elección de un Sistema de Costos................................................................................. 10 4.2 Sistema de construcción de Costos ................................................................................... 10 4.3 Sistema de Costos ............................................................................................................. 10 4.4 Métodos de Costos............................................................................................................ 11 4.5. Metodología de Costeo Basado en Actividades (ABC) .................................................... 12 5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRA ................................................................... 15 5.1 Oferente en el Proceso Tradicional ................................................................................... 21 5.2 Oferente en el Proceso Innovado ..................................................................................... 22 6. EL COSTO DEL PROCESO ...................................................................................................... 23 6.1 Variables generales utilizadas y el Costo del Gobierno .................................................... 23 6.2 El costo Social del Proceso Tradicional ............................................................................. 27 6.3 El Costo Social del Proceso Innovado ................................................................................ 28 6.3 El Costo Social del Proceso Innovado e Tradicional .......................................................... 30 7. RESULTADOS OBTENIDOS ................................................................................................... 31 6 BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES DE REFERENCIA ......................................................................... 34 INDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Tarjeta de Firma Digital .......................................................................................... 7 Ilustración 2. Cuatro pasos que cambian para el Proveedor con la Innovación ........................... 8 Ilustración 3. Pilares del Sistema Mer-link .................................................................................... 9 Ilustración 4. Proceso Metodología de Costeo Basado en Actividades - ABC............................. 12 Ilustración 5. Ciclo de compras de Mer-link ................................................................................ 17 INDICE DE TABLAS Tabla 1. Direccionadores del Costo del Proceso Tradicional ...................................................... 15 Tabla 2. Cantidad de procesos por modalidad y tipo de procedimiento .................................... 23 Tabla 3. Costo del Proceso Tradicional ....................................................................................... 26 Tabla 4. Costo del Proceso Tradicional por Tipo de Procedimiento ........................................... 27 Tabla 5. Costo del Oferente sistema tradicional por proceso ..................................................... 28 Tabla 6. Costo del Proceso Innovado del Oferente por proceso. ............................................... 30 Tabla 7. Comparativo del Costo Social del Oferente por proceso ............................................. 30 3 1. OBJETIVO El análisis que describe el presente informe tiene el objetivo de la medición de reducción de costos y ahorros producidos por la sustitución de procesos tradicionales de compras por procesos electrónicos operados a través de la plataforma electrónica de compras del estado –Mer-link- tanto para el propio Estado como para los ciudadanos y empresas proveedoras involucradas. El estudio se divide en tres partes. En primer lugar se realiza la descripción de de los procesos de compra - Contratación Directa, Contratación Pública y Licitación Abreviada presentando las principales diferencias existentes entre la forma tradicional y la electrónica, junto con la descripción de las variables utilizadas. A continuación se mide la reducción de costos para el Estado enfocándonos en el aspecto de la reducción de costos procesales, es decir, los ahorros obtenidos por la innovación en los procesos de compras. Finalmente, se realiza el análisis de la reducción de costos de participación de los proveedores en los procesos de compra del Estado. 2. INTRODUCCIÓN El área de compras del Estado es un área de acción fundamental para el gobierno. Probablemente esta área es una de las más burocratizadas con el objetivo de controlar y prevenir posibles desvíos, de ahí que en ella también encontremos uno de los principales espacios donde el gobierno puede ser reinventado. La estructura burocrática de las organizaciones no siempre tuvo la connotación negativa que tiene hoy, ya que fue construida para sustituir el ejercicio arbitrario del poder en regímenes autoritarios (Osborne, 1998:13). Probablemente por la herencia de esta estructura arbitraria y autoritaria de poder, con la consecuente herencia de impunidad de los funcionarios designados para realizar estas actividades en procesos no concursables, es que fueron creados innumerables etapas de control de las acciones, que presuponen desconfianza en la conducta ética de los funcionarios públicos que en realidad tiene poco que ver con su conducta real. Quienes conviven con funcionarios públicos sabe que es un mito la versión generalizada de nicho de corrupción y negligencia respecto a su trabajo en general y su grado 4 de productividad. La gran mayoría de los funcionarios públicos tiene una conducta ética frente a su trabajo, lo que tornaría innecesarias tantas etapas de control. Por otro lado, así como ocurre en el sector privado, probablemente sería más eficiente otorgar remuneraciones variables y estímulos económicos a quienes realizaran las compras de manera más eficiente, gastando menos, y más racionalmente. Si los funcionarios recibieran estímulos financieros, individuales o colectivos, cuando consiguen ahorro para las arcas públicas, probablemente ninguno sería sospechado de realizar desvíos o equivocarse en las compras. Esta sería una de las mejores garantías para que las compras se realizaran de forma óptima. Paralelamente a esta necesidad de transformación en la esfera de regulación, las tecnologías de la información y las comunicaciones se han desarrollado de manera que existen cada vez herramientas más adecuadas para apoyar a los procesos de transformación en curso. El Gobierno Digital es el resultado de estos dos procesos: la articulación entre las transformaciones en la esfera gubernamental y la incorporación de herramientas tecnológicas a estos procesos sociales. El sistema de compras Mer-link es un ejemplo en este sentido. Un sistema electrónico concebido para tornar más eficiente, ágil y transparente el proceso de compra efectuado por las distintas instituciones gubernamentales en Costa Rica. La situación de las compras públicas en Costa Rica hacia el año 2008 estaba caracterizada por la falta de integración entre las instituciones del Estado, usándose una multiplicidad de herramientas que en todos los casos presentaban poca robustez tecnológica, exceso de tramitación y la no disponibilidad de registro ni catálogo únicos. Implantado en 2010, Mer-link busca fundamentalmente responder al reto de hacer un manejo eficiente y eficaz de la compra pública para todo el país, a partir de dos premisas básicas: la estandarización y la automatización de los procesos. Los pilares sobre los que se asienta operativamente el sistema son: la adopción de un modelo “cero papel”, la implementación del expediente en línea, la estandarización del proceso, la creación de un registro único de proveedores y el uso de firma digital. A partir de 2010 comienza a ampliarse el uso de la plataforma con la participación de las principales instituciones gubernamentales del país y varias municipalidades, hasta llegar a abril de 2013 en que la Presidenta de la República, Laura Chinchilla Miranda, firma una directriz para que todas las instituciones que conforman la Administración Pública unificaran 5 sus métodos de adquisición de bienes y servicios. Señalaba además la directriz que el modelo tecnológico de mayor potencial era Mer-link1. De esta forma, considerando la innovación propiciada por la implantación del Sistema Mer-link, nos proponemos analizar los impactos de ésta en los procesos de compra, mapeando las principales operaciones y actividades realizadas, y efectuando el costo de las mismas, de manera que pueda calcularse el diferencial entre el costo del proceso tradicional de compras y el efectuado a través de Mer-link. Para ello se optó por utilizar una metodología de Costeo basado en actividades, conocido como método ABC (Activity-Based Costing), una metodología de costo que permite reducir sensiblemente las distorsiones provocadas por el prorrateo arbitrario de los costos indirectos. Es una técnica ya consolidada y muy extendida para análisis de costos en el sector privado, que viene siendo adaptada con éxito para el sector público2. La evaluación de costos de las actividades que comprenden las distintas etapas del proceso que deben seguir tanto las empresas proveedoras como las instituciones públicas que demandan las compras pone así en evidencia los costos ocultos de las estructuras administrativas tradicionales. Es decir, los costos de los procesos generalmente desconocidos a causa del alto nivel agregado en las cuentas que pertenecen a la contabilidad general utilizada en el sector público. Por otro lado, al tratarse de una política pública, para el análisis de costo de las actividades necesarias para la realización de las compras, consideramos importante costear no sólo al Estado como "máquina de gestión pública", sino también a los agentes de la sociedad civil involucrados necesariamente para que el proceso de abastecimiento del Estado se realice efectivamente, las empresas proveedoras. El objetivo del Gobierno en cualquier acción que realiza es hacerlo de manera tal que la actividad se desarrolle con la mayor eficiencia para la estructura pública posible, reduciendo sus costos de operación, mejorando su eficiencia y provocando una reducción de costos en la relación del Estado con los agentes privados. Tal es así que el Sistema Mer-link incluye diferentes servicios para las empresas proveedoras como son el 0800-Merlink, el cual registra cientos de llamadas diarias para resolver problemas y dudas relacionadas con el sistema; la 1 2 Nota: “Presidenta emite directriz para unificar plataforma de compra pública”. F. Ferrer y C. Lima, ”A construção de custos no setor publico”. 6 entrega de firma digital para las empresas y la capacitación presencial y virtual que permite optimizar el uso del Sistema. Es por ello que consideramos indispensable costear ambos actores, caso contrario, no estaríamos tomando en cuenta las compras como política pública, sino que el análisis se enfocaría en el Estado como una estructura con un fin de reproducción en sí mismo. 3. DESARROLLO DEL PROCESO TRADICIONAL E INNOVADO En el año 2008, la Secretaría Técnica de Gobierno Digital inicia el proceso de identificación de la mejor práctica de Compras Electrónicas a nivel internacional, por tal razón en Enero de dicho año, se participa en un taller internacional realizado en Panamá denominado, “Taller regional de adquisiciones Electrónicas“, organizado por el BID y bajo el marco de la Red Iberoamericana de Contrataciones Públicas. Uno de los casos analizados en el taller y categorizado como la mejor práctica Internacional fue el sistema de Coreano KONEPS (Korea On Line eProcurement System). Seleccionada esta tecnología como la base para la construcciónde lo que será la plataforma de compras del estado de Costa Rica -Mer-link-, la inversión de Software, consultoría y equipo, incluyendo capacitación resulta en una cifra cercana a los 14 millones de dólares, con estimativa de actualizaciones después de los primeros 5 años.3 El primer cambio incorporado fue la sustitución de firma y rúbrica manual por la forma electrónica con la tarjeta de firma digital, por la cual se posibilita a los oferentes responder a través de internet a las distintas solicitudes de compra del Gobierno Costarricense. Ilustración 1. Tarjeta de Firma Digital 4 3 ELECTRICIDAD, I.C.D., Estudio de factibilidad proyecto compras públicas electrónicas del estado. Versión 4.3, S.T.d.G. Digital, Editor. 2009: San José, Costa Rica. 4 Ilustración disponible: http://wvw.aldia.cr/ad_ee/2011/mayo/14/_Img/3213807_0.jpg 7 Otro de los grandes cambios que muestran mejora de la condición de proveedor para las empresas es la posibilidad de ofrecer sus productos y servicios de forma electrónica. En el proceso tradicional que todavía funciona en diferentes instituciones, el proveedor es recibido por un servidor público y tiene que hacer una cola de pie y continúa de pie enfrente de la ventanilla cuando es atendido. Después el proveedor tiene que hacer la solicitud de fotocopias del Cartel y volver a la oficina para estudiar la posibilidad de participar del Concurso. Hay una distancia hasta conseguir la información y dificultades para conocer el Cartel disponible, así como el poco confort de la situación, dándose una atención impersonal entre el Estado y el oferente. En el sistema Innovado el proveedor es tratado adecuadamente al poder informarse electrónicamente e interactuar con la firma digital. Se establece una relación directa y el oferente se reconoce como un igual al Estado planteando sus dudas, pidiendo aclaraciones, acompañando las informaciones y recursos a través de la herramienta Mer-link. Los datos de los concursos están disponibles para todos los ciudadanos y eso garantiza la seriedad de la Entidad. La tecnología elimina la necesidad de que el proveedor se traslade a diferentes oficinas públicas y toda la información está en el sitio electrónico, acarreando una reducción de consumo de papel (oferente y gobierno), costo de traslado (oferente) y ahorro de espacios físicos de archivo tanto para el Gobierno como para el proveedor. Firma y Rubricas manuales Reducción de Consumo de Papel Se elimina la necesidad de que el proveedor se traslade para firmar y rubricas documentos. Se desmaterializa el proceso de la compra. Traslado de la gente Ahorro de espacios físicos Se elimina la necesidad de que el proveedor se traslade entre las diferentes oficinas públicas. Dedicados a conservar archivos físicos por al menos 5 años. Costos de espacio, almacenes, seguridad, múltiples sitios, aires acondicionados. Ilustración 2. Cuatro pasos que cambian para el Proveedor con la Innovación Datos: Presentación del Sistema Mer-link 8 Todo ello es posible a partir de los pilares fundamentales que sustentan la estructura de Mer-link, que son: ventanilla única, estandarización, registro único de proveedores, firma digital, comercio electrónico y modelo “cero Papel”. Ilustración 3. Pilares del Sistema Mer-link Datos: Presentación del Sistema Mer-link Por lo tanto, en el Sistema Mer-link todo el proceso de compra es realizado electrónicamente, comenzando desde la solicitud de contratación que necesita hacer la Institución y cómo el proveedor busca el Cartel de contratación, tal como se describirá más adelante en el punto 5. 4. DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA El objetivo principal del trabajo es la realización de un estudio de costos en el proceso de Compras en el modelo Tradicional comparado al Modelo Innovado en el uso de Herramienta Mer-link, que abarca las distintas etapas del proceso que tiene que hacer el Proveedor y las Instituciones que demandan las compras. Se ha realizado así una evaluación de costos de actividades, poniendo en evidencia los costos ocultos de las estructuras administrativas tradicionales. Es decir, los costos de procesos generalmente desconocidos a causa del alto nivel agregado en las cuentas pertenecientes a la contabilidad general utilizada en el sector público. 9 4.1 La elección de un Sistema de Costos Un sistema de costos se conforma básicamente de tres elementos: sistema de acumulación de costos, sistema de costeo y método de costeo o de apropiación de costos. 4.2 Sistema de construcción de Costos Ese elemento trata sobre el proceso de construcción de los costos, es decir, el flujo de informaciones sobre los costos. Hay dos sistemas de construcción: uno por etapa del proceso y otro por orden de producción, ambos fuertemente asociados a la forma de producir. De acuerdo a lo mencionado por Nelson Machado5, en el sector público se debe utilizar el sistema de construcción por orden de producción, en el caso de medirse el costo de un proyecto, y el sistema de construcción por proceso, en el caso de medirse los costos de un proceso. Esto se debe a que el proyecto se caracteriza como un pedido específico, con fecha inicial y final de ejecución; si el proceso es continuo (p.ej.: asistencia médica), es posible recolectar también los costos por mes, semestre, año etc. 4.3 Sistema de Costos Asociado al modelo de medición de costos, el sistema de costo depende del tipo de información que los gestores necesitan: basado en datos reales, actuales, históricos, estimados y/o predeterminados. “El sistema de costos del sector público se basa en los costos históricos y presupuestados. El costo histórico es el elemento fundamental en la integración del sistema de costos con los sistemas de presupuesto y contabilidad pública. Por su parte, el costo presupuestado podrá basarse en simples estimaciones o utilizar la herramienta del costo estandarizado. Lo ideal es que se construyan patrones para todas las actividades y productos a ser ejecutados en el sector público; sin embargo, esto se aplica en el inicio del proceso de implementación de costos, pero es el ideal que se busca. Es importante, sin embargo, que el sistema de información cree condiciones para especificar, en el costo presupuestado, cuando se trata de estandarizar o de meramente estimar” (Machado, 2002, p. 147) 5 Nelson Machado es un especialista en Costo del Sector Público. Graduado en Derecho y profesor postgraduado en Administración Presupuestaria y Financiera y también Doctor en Contabilidad y Control en la Facultad de Economía, Administración y Contabilidad de la Universidad del Estado de San Pablo (FEA/USP). Fue Ministro de la Previdencia Social, de Planeamiento y de Hacienda. 10 4.4 Métodos de Costos Asociados al proceso de identificar y asociar el costo al objeto que está siendo producido, los cinco principales métodos de costos son: costo por absorción, costo pleno, costo por actividades, costo variable y costo directo. La elección del método de costos es una cuestión bastante controvertida. Una de las conclusiones de la tesis de Nelson Machado es que el método de costo directo sería el más adecuado al sistema actual de informaciones de gestión en un Estado. Sus tres argumentos a favor de la elección son que este método son: a) “permite analizar el desempeño de los gestores y de las políticas públicas con mayor objetividad y sin las interminables discusiones acerca de los costos generales transferidos, (...) b) que este método está insertado en el sistema de planificación/presupuesto y contabilización de la ejecución presupuestaria, lo que facilita la implementación del sistema integrado de costos (...) y c) que la relación costobeneficio de la información, aunque difícil de ser cuantificada, es claramente favorable al método de costeo directo, una vez que su implementación pueda realizarse muy rápidamente y con bajo costo de entrenamiento". (Machado, 2002, p. 148-9) El método de costo directo permite crear – con cierta facilidad – un sistema de costos para el Estado, vinculado a los sistemas ya implementados. Por eso, concordamos con Machado en la afirmación de que ese sería el primer paso a ser seguir para construir sistemas generales de costos. Sin embargo, es cuestionable la ventaja de utilizar ese método cuando el objetivo es pensar y costear estructuras administrativas. Cuando el objetivo es hacer visible los costos ocultos de los procesos burocráticos tradicionales y compararlos con los nuevos procesos que pasaron por innovaciones de organización o tecnológicas, el costeo directo no alcanza ese objetivo. Es necesario identificar las diferentes etapas (actividades) del proceso tradicional y del proceso innovado y costear cada una de ellas. Para ese objetivo específico, se consideró viable utilizar el sistema de costos basado en actividades (Activity Based Costing). De hecho, Nelson Machado se muestra de acuerdo con ese enfoque: “Implementado el sistema de costo propuesto (costo directo), nada impide – siendo hasta deseable – que, sin mayores esfuerzos, órganos específicos, a partir de las informaciones extraídas del sistema de información contabilidad-gerencial, construyan modelos específicos de análisis y gestión de sus costos, siguiendo el método ABC” (Machado, 2002, p. 154). 11 Asumimos más conveniente por tanto, partir del Costo ABC, así como fue utilizado en otros estudios6 para medir actividades/servicios específicos. Debido a que, para ese propósito, los sistemas de informaciones del Estado no consiguen suministrar todos los datos requeridos, se optó por investigar con mayor rigor todas las diferencias sutiles de las actividades específicas e incorporar, a partir de la investigación empírica, los datos restantes. Ilustración 4. Proceso Metodología de Costeo Basado en Actividades - ABC Fuente: elaboración propia. 4.5. Metodología de Costeo Basado en Actividades (ABC) 7 La metodología de costeo basada en actividades (ABC) supone que los recursos de una estructura administrativa, ya sea del sector privado o del sector público, serán consumidos por sus actividades, y no por los productos o servicios que ella genera. En el caso del sector público, donde fundamentalmente se producen servicios, son los diferentes departamentos o unidades gestoras los que consumen los recursos, y por lo tanto es necesario identificar este flujo de actividades8. 6 Ferrer Florencia, 2004, E-government. O Governo Eletrônico no Brasil, Editora Saraiva,Capítulos 21 e 24. Activity Based Costing 8 Ferrer Florencia. Lima Cristian. “Custeio de Atividades no Setor Público. Um exercício necessário”. Revista da FIPECAFI - USP, 2004. 7 12 Los procedimientos específicos para implementar la metodología ABC para la medición de los costos de servicios públicos son: 1) Clasificar todas las diferentes etapas una actividad, considerando las sub actividades que la componen. Debe ser detallada la forma de clasificación de las actividades y los procedimientos para calcular las horas/mano de obra directa (principal variable de cálculo); 2) seleccionar las variables relevantes y no relevantes, es decir, aquellas que añaden o no valor a la actividad; 3) clasificar las fuentes de datos de cada variable; si son informes oficiales o tendrán que derivar de investigación empírica; 4) escoger la metodología de atribución de costos adecuada para cada variable cuyos datos sean insuficientes; 5) explicar la elección de los direccionadores de recursos, así como deben ser computados los recursos materiales utilizados y ser obtenido el costo unitario de cada direccionador en determinado periodo de tiempo. En la mayoría de los casos, los sistemas tradicionales de costeo generalmente sólo reflejan los costos según la estructura organizacional de la institución. En la metodología ABC se busca costear procesos. Estos procesos son los que establecen las dependencias a través de relaciones inter-departamentales, es decir que este tipo de análisis es funcional a la organización. El método ABC puede ser interpretado como una herramienta de análisis de los flujos de costos, y cuantos más procesos inter-departamentales se incluyan, mayores serán los beneficios de esta metodología. Aunque suficientemente simple, esta suposición ha contribuido en nuestra gestión para mejorar sensiblemente la tradicional metodología de análisis de costos. Su objetivo es “rastrear” las actividades más relevantes, para que se identifiquen las más diversas rutas de consumo de los recursos de la organización. Por medio de este análisis de actividades, se buscan planear y realizar un uso eficiente y eficaz de los recursos de la empresa y/o gobierno. La atribución de costos a las actividades es hecha de forma cuidadosa, de acuerdo con las siguientes prioridades, que pasan a componer las actividades descriptas: PRODUCTOS: En el estudio se describe el producto y proceso específico, en este caso los procesos de compras. 13 ACTIVIDADES: Simplificando, podemos llamar actividades a las etapas de los procesos. Las actividades pueden ser realizadas por el Estado o por la Sociedad Civil, considerando a los ciudadanos y el gobierno. DIRECCIONADOR DE COSTOS: Identificar esos direccionadores es el primer paso de cualquier intento para implementar un sistema de costeo ABC. Como señala Martins: “direccionar es un factor que determina la realización de una actividad. Como las actividades exigen recursos para ser realizadas, se deduce que el direccionador es la verdadera causa de los costos. Por lo tanto, direccionar costos debe referirse a las causas básicas de la actividad y consecuentemente a la existencia de sus costos” (Martins, 1996 p. 103). Existen dos tipos de direccionadores de costos, el direccionador de recursos y el de actividades. a) DIRECCIONADOR DE RECURSOS: son los eventos que permiten identificar como determinada actividad consume determinado recurso. b) DIRECIONADOR DE ACTIVIDADES: son los eventos que orientan la forma en que las actividades consumen los productos. Conforme se especifica, se hace necesario evaluar los costos clasificándolos en dos categorías: los costos de actividades realizadas por el Estado y los costos de actividades de la Sociedad Civil. La sumatoria de estos costos compone el costo total. Toda política pública tiene dos actores por lo menos: el Estado y la Sociedad Civil. Por esto es imprescindible costear las actividades de ambos. Las principales actividades medidas son: Solicitud de contratación, Cartel de contratación, Oferta, Apertura de oferta y adjudicación, Contrato, Recepción, Pago, Finiquito, Evaluación de proveedores y Modificaciones contractuales. En el trabajo estudiamos el proceso de Solicitud de contratación hasta Apertura de oferta y adjudicación. Las principales actividades medidas son:  Actividad de primera atención al proveedor–Atención Frente - A. Frente.  Actividad de recepción de los profesionales de atención al proveedor–Profesional de Atención - P. Atención  Actividad que comprende los costos sociales (desplazamiento, traslado hasta las diferentes instituciones a buscar el Cartel, tiempo en cola) Costo Social  Actividad de servicios de retaguardia en las Instituciones por 5 años para control del documento del proceso tradicional. – Servicio de Archivo Físico  Actividad por la que el proveedor a buscar el Cartel en diferentes instituciones en proceso tradicional. – Cartel 14  Actividad por la que el proveedor presenta la Oferta y cotización para el Cartel en diferentes instituciones en proceso tradicional. – Oferta  Actividad por la que el proveedor hace los pagos en una institución financiera y los presenta en diferentes instituciones para cada proceso ingresado en proceso tradicional. – Pagos  Actividad por la que el proveedor presenta Oferta y cotización para el Cartel en diferentes instituciones en proceso tradicional. – Apertura de oferta y adjudicación. A continuación siguen los principales direccionadores: Actividades Direccionadores de Recursos Direccionadores de Actividades A. Frente R.R.H.H, Mantenimiento, limpieza, seguridad, etc. n° de documentos impresos P. Atención R.R.H.H, Mantenimiento, limpieza, seguridad, etc. n° de documentos impresos Costo Sociales Horas de trabajo con desplazamiento, espera en colas, sacar fotografías, etc. n° de documentos impresos Servicio de Archivo Físico Espacio físico dedicado a conservar archivos físicos por al menos 5 años, costos de espacio, almacenes, seguridad, múltiples sitios, aires acondicionados. n° de documentos impresos Cartel Horas de trabajo con desplazamiento, consumo de papel, tiempo de traslardase en diferentes instituciones, espera en colas, pagos, etc. n° de documentos impresos Oferta Horas de trabajo con desplazamiento, costo de envío de Oferta, espera en colas, pagos, etc. n° de documentos impresos Pagos Horas de trabajo con desplazamiento, tiempo de traslardase en diferentes instituciones, espera en colas, pagos, etc. n° de documentos impresos Apertura de oferta y adjudicación Horas de trabajo con desplazamiento, espera en colas, pagos, etc. n° de documentos impresos Tabla 1. Direccionadores del Costo del Proceso Tradicional 5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRA El proceso de compras empieza del siguiente modo según la Ley de Contratación Administrativa, Artículo 7º: “Inicio del procedimiento. El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente” y sigue el siguiente flujo10 a través de la plataforma Mer-link:  Solicitud de inicio de la contratación: Permite que la institución usuaria que cuente con un sistema interno genere las solicitudes de inicio de la 15 contratación, cargue éstas en Mer-link y así evitar que el usuario deba digitarlas nuevamente. El Mer-link trae esa innovación, como una herramienta de intercambio de datos con distintos Sistemas, pero hay otra vía de inserción de datos a través de la digitación del usuario que se usa cuando es necesario.  Validación de contenido presupuestario: permite realizar la validación del contenido presupuestario de la contratación a realizar.  Cartel de contratación: a través de Mer-link se divulga los datos electrónicamente a los proveedores registrados en el producto/servicio solicitado.  Oferta electrónica: las empresas registradas reciben invitación para enviar sus ofertas y cotización de modo electrónico. La institución compradora recibe la oferta en tiempo real.  Apertura de oferta y adjudicación: las instituciones podrán consultar toda la información relacionada a las adjudicaciones de un cartel del proceso de compra. Como se describe en la metodología, en el trabajo estudiamos el proceso de Solicitud de contratación hasta Apertura de oferta y adjudicación, son cinco grandes pasos en los cuales están involucrados otros subprocesos. Un ejemplo es el caso de aprobación, puede haber una o más de una firma necesaria para seguir con el proceso de compras. Otro punto es que no se pueden tomar como parte del proceso de compras los pasos que son correspondientes a la ejecución pues hay muchos detalles que son distintos entre los procesos de compra de servicios, productos, etc. Por lo tanto, los pasos de Contrato, Recepción, Pago, Finiquito, Evaluación de proveedores y Modificaciones contractuales son temas para un nuevo estudio de costos. Eso también ocurre a los efectos de la cantidad de contestación y etapas recursivas pues tendríamos que calcular cuánto, cómo y quién hace esa solicitud, para lo cual es necesario hacer un estudio a parte. En ese estudio se contempla todo el ciclo de compras en Mer-link hasta la adjudicación, tal como muestra la ilustración adelante. 16 Ilustración 5. Ciclo de compras de Mer-link Datos: Presentación del Sistema Mer-link Por el lado de la institución a partir de la firma de una Carta de Compromiso obtiene los Certificados de Firma Digital para los funcionarios involucrados en el proceso de compras, con esa firma digital, emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador registrado, es posible hacer a través del sistema todo proceso de compras detallado en la Ilustración 5. A continuación se describen las principales características de operación a través del sistema Mer-link tanto para las instituciones gubernamentales como para las empresas proveedoras (oferentes): INSTITUCIÓN EN EL SISTEMA MERK-LINK Según la Carta de Compromisos entre la División de Gobierno Digital del Instituto Costarricense de Electricidad y El Patronato Nacional de la Infancia para el uso de la Plataforma del Sistema Mer-link9, conscientes en presentar los beneficios del uso de esa plataforma, destaca las siguientes características:  SISTEMA MERCADO EN LÍNEA MER-LINK: Es el sistema electrónico de contratación pública que es una herramienta tecnológica que automatiza todas las etapas del proceso 9 Esta carta tiene con fundamento en la Ley Nº449 de Creación del ICE y sus reformas, artículos 6, 21 y concordantes de la Ley Nº8660 de Fortalecimiento y modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones y 111 de su Reglamento. 17 de adquisiciones públicas, incluyendo el Registro de Proveedores y el Catálogo de Bienes y Servicios.  CATÁLOGO DE BIENES Y SERVICIOS MER-LINK: El Catálogo de Bienes y Servicios es el instrumento oficial que normaliza la codificación de los bienes y servicios que las Instituciones Usuarias requieren contratar, utilizando estándares internacionales de categorización, ofreciendo una descripción normalizada, de los atributos de cada artículo que permite la individualización de los mismos y está basado en el Catálogo Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC -United Nations Standard Products and Services Code-).  REGISTRO ELECTRÓNICO DE PROVEEDORES: Es el instrumento que incorpora la información de las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procesos de contratación administrativa de las instituciones usuarias y cuando corresponda, ser evaluados en forma integral en cuanto a su historial, capacidad técnica, financiera y jurídica. Asimismo, contendrá una descripción detallada de los bienes y servicios que ofrece cada proveedor; esta información sumada a los aspectos contenidos en el párrafo que antecede, podrán servir de base para que las Instituciones Usuarias que así lo requieran lleven a cabo estudios que permitan categorizar a los proveedores, según parámetros de medición del desempeño vinculados con tiempos, calidad, cantidad, costo y otros. El interesado debe demostrar a la Administración de Mer-link la afinidad de su giro comercial con el bien o servicio que ofrece y estar ligado al catálogo de bienes y servicios de Mer-link.  SEGURIDAD DE DATOS DEL PROCESO DE COMPRAS: la tecnología permite archivar la información del proceso de compra y documentos involucrados de forma electrónica y diferenciada del proceso en papel. El método electrónico, con una adecuada política de respaldo, custodia y replicación de datos minimiza la posibilidad de pérdidas y deterioro de información, incluso reduce la posibilidad de sufrir consecuencias no deseadas debidas a eventos fortuitos o de fuerza mayor, tal como se describe abajo: a) PARA LOS CASOS FORTUITOS: El caso fortuito es un hecho humano, ajeno al presunto responsable, de carácter imprevisible que, a pesar de haber actuado con la diligencia debida, imposibilite total o parcialmente a alguna de las Partes para cumplir con las obligaciones establecidas en el presente contrato. 18 Tales como incendios, vandalismo, conmoción civil, revolución, sabotaje, entre otros. b) FUERZA MAYOR: La fuerza mayor es un acontecimiento que no puede preverse o que, previsto, no puede evitarse. Ciertos hechos pueden ser citados como típicos de fuerza mayor, por ejemplo, los fenómenos atmosféricos y naturales como terremotos, tempestades, inundaciones, crecidas, lluvias, rayos, incendios, etc. Es un hecho de la naturaleza previsible pero inevitable. OFERENTE EN EL SISTEMA MERK-LINK10 Por el lado de la empresa oferente, ésta obtiene el Certificado de Firma Digital y hace el registro en Sistema Mer-link con esa firma digital, emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador registrado. A partir de ahí es posible hacer todo proceso de compras detallado en la Ilustración 5 la tecnología garantiza algunos beneficios del uso de la plataforma, son ellas:  SISTEMA MERCADO EN LÍNEA MER-LINK: Es el sistema electrónico de contratación pública que es una herramienta tecnológica trae beneficios a los Proveedores Registrados como: a. Ofrece la oportunidad para promover través de un catálogo comprensivo una muestra de bienes y servicios. b. Permite introducir plenamente los sistemas de ventas realizadas por Internet, e-comercio. c. Asegura la calidad de la información.  CATÁLOGO DE BIENES Y SERVICIOS MER-LINK: El Catálogo de Bienes y Servicios es el instrumento oficial que normaliza la codificación de los bienes y servicios que las Instituciones Usuarias requieren contratar, utilizando estándares internacionales, trae las siguientes mejoras para el Proveedor: a. Agiliza la introducción de nuevos productos al mercado de las compras públicas. 10 Informe: ABC del Mer-link elaborado por ICE pregunta 15. ¿Cuáles son los beneficios que una institución obtiene de Mer-link? 19 b. Facilita la globalización de los negocios. c. Facilita la recolección de los datos de ventas.  REGISTRO ELECTRÓNICO DE PROVEEDORES: Es el instrumento que incorpora la información de las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procesos de contratación administrativa de las instituciones usuarias y cuando corresponda, ser evaluados en forma integral en cuanto a su historial, capacidad técnica, financiera y jurídica. Los principales beneficios para los proveedores son: a. Promoción del comercio electrónico y mayor oferta de sus servicios en línea. b. Participación en igualdad de condiciones para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). c. Acceso sin obstáculos a la información de todos los procesos que se realizan en el sistema.  SEGURIDAD DE DATOS DEL PROCESO DE COMPRAS10: la tecnología posibilita archivar la información del proceso de compras y documentos involucrados de forma electrónica y diferenciada del proceso en papel: a. Protección de la información de las ofertas con el uso de la firma digital y esquema de encriptación que se le aseguran que sus ofertas se puedan ver hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de ofertas. b. No es necesario que el Oferente tenga guardado el archivo por 5 años del proceso, pues están disponibles en el sitio. El uso del sistema electrónico garantiza y asegura la protección de datos, informaciones y documentos de cualquier acontecimiento imprevisto, pues se mantiene archivado electrónicamente en el Mer-link toda la información del proceso de compras. A continuación se describirán los procesos de compra que deben seguir los oferentes tanto en el modo tradicional como en el modo innovado, a través de Mer-link. 20 5.1 Oferente en el Proceso Tradicional ¿Cómo ocurre el proceso tradicional de Compras Públicas? Orden de Servicio, con garantía y contrato sin errores y solicitud de aclaración 1.1. Búsqueda de concursos del Oferente en las Instituciones 1.1.1.El oferente llega a la Institución Pública. 1.1.2.Busca informaciones en la pizarra y elige cual son los concursos que le interesan. 1.1.3.Sigue la cola para preguntar información al profesional de atención. 1.1.4.El funcionario de la institución saca las fotocopias. 1.1.5.Sala de espera y pago el costo de las fotocopias. 1.2. Regresa al Oficina del Oferente, realiza el Análisis del Cartel y Prepara el Proceso de Oferta 1.2.1.Analiza el Cartel. 1.2.2.Prepara la oferta con cotización, documentos y saca fotocopias. 1.2.3.Emite todas las Certificaciones de regularidad. a) Certificación de regularidad en la CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social) b) Certificación de RNP (Registro Nacional Público); c) Certificación de Colegios Profesionales; d) Certificación de pago de Impuestos de Personas Jurídicas. 1.3. Apertura de Oferta y Adjudicación 1.3.1.El oferente llega a la Institución para participar del Proceso de Apertura de Oferta. a) Acompaña a la institución cuando analiza los documentos, certificación y la Oferta. b) Aguarda la publicación del Acto en la Gaceta. c) Analiza si se corresponden el Cartel y el servicio. 1.3.2. El oferente entrega los documentos complementarios y concluye el proceso. 1.3.3. Acude a la institución financiera para la solicitud de la Garantía de Participación. 1.3.4. Entrega de fotocopias y firma de Contrato. 21 5.2 Oferente en el Proceso Innovado ¿Cómo ocurre en el proceso innovado de Compras Públicas? 1.1. Obtiene la Firma Digital 1.1.1.El oferente pide una cita a la institución financiera. 1.1.2.En la institución obtiene la Tarjeta con Chip y el Lector de Tarjeta. 1.1.2.1. En proceso de entrega de la Firma Digital se toma la foto, fotocopias de los documentos, huella dactilar y se valida la Cédula de Identidad con el Registro Civil; o bien el documento extranjero (DIMEX) se valida con la Dirección General de Migración y Extranjería. 1.1.3.Registra la Firma Digital en el sitio de Mer-link como Oferente del Gobierno. 1.2. Invitación Electrónica 1.2.1.El Oferente recibe de diferentes compradores del Gobierno solicitudes de cotización. 1.3. Prepara el proceso de Oferta 1.3.1.Prepara la oferta con cotización, documentos y saca fotocopias. 1.3.2.El sistema Mer-link está integrado con los sistemas de validación de Certificaciones, tales como: CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social), Certificación de RNP (Registro Nacional Público), Certificación de Colegios Profesionales y Certificación de pago de Impuestos de Personas Jurídicas 1.4. Apertura de Oferta y Adjudicación 1.4.1.El oferente llega a la Institución a participar del Proceso de Apertura de Oferta. a) Acompaña a la institución en el análisis de los documentos, certificación y Oferta. b) Aguarda la publicación del Acto en la Gaceta. c) Analiza si se corresponden el Cartel y el servicio. 1.4.2. El oferente entrega los documentos complementarios y concluye el proceso. 1.4.3.Acude a la institución financiera para la solicitud la Garantía de Participación. 1.4.4.Entrega de fotocopias y firma del Contrato. La Firma Digital es la gran innovación para el Oferente pues permite el contacto directo con el comprador de forma dinámica y electrónicamente, sin desplazamientos ni colas, pudiendo pedir aclaraciones sobre el proceso cuando sea necesario y de forma simple, sin intervención de abogado. Además el pago es por única vez con validez de 2 años y cuanto más se usa, el costo disminuye por el uso ilimitado de la misma. 22 6. EL COSTO DEL PROCESO El número de procesos realizados para el año en 2012 de acuerdo con el tipo de procedimiento iniciados fueron en total 78.757, según informaciones disponibles en sitio de la Contraloría General de la República de Costa Rica. Anualmente la realización de procedimientos adjudicados fueron 64.652 por Contratación Directa, 3.525 por Licitación Abreviada y 441 por Licitación Pública Nacional, correspondientes al 86,5% de todos los procedimientos. El total de procedimientos tramitados fue de 68.618 (Mer-link y Tradicional) por el monto de ₡883.478.814.186,11 la distribución del procesos esta descrito en la tabla siguiente. MODALIDAD DEL PROCEDIMIENTO TIPO DE PROCEDIMIENTO LICITACIÓN LICITACIÓN CONTRATACIÓN PÚBLICA ABREVIADA DIRECTA NACIONAL TOTAL Mer-link (procesos 2012) 1 102 1.880 1.983 440 3.423 62.772 66.635 441 3.525 64.652 68.618 Tradicional12 Total de Procedimientos Adjudicado en el año 201211 Tabla 2. Cantidad de procesos por modalidad y tipo de procedimiento 6.1 Variables generales utilizadas y el Costo del Gobierno A continuación se detallan las principales variables utilizadas para costear los procesos de compra por parte del gobierno construidas a partir de los datos recibidos directamente de las instituciones, entre ellas: Municipalidad de Grecia, Consejo Rector del Sistema de Banca para el Desarrollo, Universidad de Costa Rica, Banco Central de Costa Rica, Banco Nacional de Costa Rica, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, Instituto Costarricense de Electricidad. a) Hojas de papel utilizadas: 400 hojas por proceso. El costo unitario de la hoja de papel es de ₡ 5,00 teniendo en cuenta que la resma de 500 hojas cuesta ₡ 2.500,00. (Precio de mercado al 29 de noviembre de 2013 en Costa Rica) 11 Datos disponibles en el sitio oficial de Contraloría General a de la República de Costa Rica en Informe Anual de la Actividad Contractual, sitio: http://cgrw01.cgr.go.cr/apex/f?p=307:2:2863308867265::NO::: 12 El proceso tradicional considera los procesos de compras realizados a través de la plataforma Comprared del Ministerio de Hacienda, el cual parcialmente automatiza el trámite de la compra. 23 b) Impresiones: El costo por impresión se ha estimado en ₡ 120,00 por hoja. El costo de copia Blanco y Negro en el gobierno es mayor, promedio 20% más que una empresa de Copiado pues hay costo indirecto con tintas y reimpresiones.13 c) Costo de m2/mensual en San José centro: El cuestionario los entrevistados estimaran un costo de $24,00 con la conversión de ₡ 490,00, el valor por m 2 mensual en San José centro se ha estimado en ₡ 11.760,00. d) Espacio Físico ocupado por los procesos: Estimado el costo de m2/mensual ₡ 11.760,00 y a partir de valores internacionales por los cuales las hojas pueden apilarse por cada 10.000 y cada pila requiere 0,060264 m2, medida del área de la hoja. e) Número de funcionarios y trabajadores: De acuerdo a informaciones de los cuestionarios se ha considerado a 20 personas involucradas en el proceso de compras de las instituciones tomando en cuenta todos los Profesionales especializados con las tareas de hacer solicitud de Cartel hasta el acompañamiento de las modificaciones contractuales. f) Costo de la Mano de Obra: Se considera un costo promedio de ₡ 1.618.207 mensual por profesionales especializados involucrado, incluyendo salarios brutos, vacaciones, contribuciones, beneficios y costos laborales. g) Espacio físico ocupado por la mano de obra: Se utilizó un parámetro internacional de dimensionamiento que indica el uso de 20 m2 por funcionario (métrica que incluyo no sólo el lugar donde el funcionario permanece en su puesto de trabajo sino también las áreas de circulación). El valor mensual del m2 es de ₡ 11.760,00 de acuerdo a la estimación descrita en el ítem “Espacio Físico ocupado por los procesos”. h) Costo de energía eléctrica: Se ha utilizado como parámetro un costo de energía eléctrica de ₡ 3,00 por m2. i) Fax: Se ha considerado el costo de un Fax en ₡ 1.300.000,00. Y el uso del mismo por cada 2 personas. El costo de mantenimiento está estimado en un 20% de ese monto al 13 Empresa Office Depot ubicada en Costa Rica donde hay un Centro de Copiado, sitio: http://store.officedepot.co.cr/OnlineStore/Pages/Mercadotecnia/CentroCopiado.jsp 24 año y el costo de 20% de amortización al año, costo mensual de ₡ 238.333 por equipamiento. (Precio de fax obtenido según las respuestas del cuestionarios) j) Computadora: Se ha estimado el costo de una computadora de escritorio en ₡ 1.000.000,00 y uno 20 % más de costos de mantenimiento. Este costo incluye el costo global de licencias de software, servidores, internet, servicios de terceros e infraestructura (aire acondicionado, cableado, cambio de hardware, instalación de programas) y otros componentes tecnológicos que se suman a la propia computadora en cada estación de trabajo y responden a la estructura tecnológica que debe soportar la gestión de las instituciones. Según estudios de equipamientos de tecnología la amortización y depreciación en tecnología es de 3 años. (Precio de mercado a 29 de noviembre de 2013). k) Firmas y rubricas: Se utiliza esta variable como una proxy del gerenciamiento del proceso. Para completar un proceso se ha estimado 10 firmas, considerando el que en el proceso de Cartel de contratación, Oferta hasta la Apertura de oferta y adjudicación hay promedio menos de 3 firmas en el cada paso. El costo fue compuesto a partir del costo medio mensual del profesional ₡ 1.618.207,00 y 160 horas productivas (20 días, 8 horas de trabajo), que resulta en ₡ 10.113,79 costo salario/hora) y estimamos el tiempo de firma en menos de dos minutos. Con eso cada firma y rúbrica cuesta ₡ 316,06 cada una. l) Costo Total de Publicación y Cartel: A partir del costo de publicación en el Diario Oficial “La Gaceta” de ₡ 24.000,00 y aquello que no hacen la publicación el costo de elaboración del Cartel. m) Costo de mantenimiento de tecnología tradicional: Este costo, estimado en ₡ 89.168 por procedimiento de compras para el mantenimiento de Sistema Integrados ERP, Servidor de Desarrollo, Servidor de Aplicaciones/Base de Datos , Servidor WEB, Servidor de Capacitación , Switch, Rack y Data Center, Sprinkler, Licencias del Sistema Integrado por usuarios, Licencias de Banco de Dados, Cableado, Back UP y Servicios de Tercero. Según estudios de equipamientos de tecnología la amortización y depreciación en tecnología es de 3 años. Utilizamos el monto total de 270 instituciones y la cantidad de, al menos 66.635 procesos tradicionales, que se realizarán hasta 2014 en el Mer-Link. 25 n) Costo de mantenimiento de tecnología innovado: Este costo, estimado en ₡ 1.383.762 por procedimiento, incluyen 1,5 millones de dólares del mantenimiento del proceso anual y la inversión de Software, consultoría y equipo, incluyendo capacitación cerca de 14 millones de dólares, depreciación/amortización en 5 años del Mer-link. El costo de mano de obra involucrada en el proceso es de aproximadamente de 1,3 millones de dólares anual. Utilizamos el monto total de 66 instituciones y la cantidad de 1.983 procesos innovados realizados en 2012 en el MerLink. Se fuera considerado el universo total de transacciones, en 2012 fue de 68.618 proceso, el precio que estimado será menos de $ 90 dólares por proceso. 14 o) Prorrateo de Servicios: Se toma una medida estandarizada internacional del 5% para considerar el gasto en servicios indirectos como son limpieza, mantenimiento, seguridad, etc. Costo Proceso Tradicional Personas y Actividad de Soporte Monto en Colones Costarricenses Corrientes (₡ 1,00) al año Productos/Procesos Involucrados Costo Total de Impresiones Costo Total de Consumo de Hojas Costo Total de material de oficina Costo Total de Profesionales en Actividad Costo Total de Profesionales Inactivos Estimativa de Espacio Físico Procesos Estimativa de Espacio Físico Mano de Obra Costo de Energía Eléctrica Costo Total con Fax Costo Total de Computadora y Mantenimiento Costo Total de Firma y Rúbrica Costo Total de Publicación y Cartel Costo de Mantenimiento de Tecnología Prorrateo de los Servicios Total Costo Medio por Proceso 3.198.480.000 133.270.000 466.445 49.856.957.670 19.942.783.068 1.888.981 5.797.209.600 1.479.362 2.937.220.000 29.577.600.000 21.060.395 1.599.240.000 5.941.727.976 5.950.469.175 ₡ 124.959.852.672 Tabla 3. Costo del Proceso Tradicional Considerando el grado de complejidad de los procedimientos de compra de las modalidades Licitación Pública, Licitación Abreviada y Contratación Directa, se estudiaron los procesos involucrados en cada una de ellas y los costos directos e indirectos para realizarlos. 14 ELECTRICIDAD, I.C.D., Estudio de factibilidad proyecto compras públicas electrónicas del estado. Versión 4.3, S.T.d.G. Digital, Editor. 2009: San José, Costa Rica. 26 En Informe Parcial II en la Tabla 3. Comparativa del Monto distribuido por Modalidad de Costo del Proceso Tradicional e Innovado Anual es posible observar cómo se distribuye el costo del proceso tradicional según los diferentes tipos de procedimiento. Tipo de procedimiento Costo Proceso LICITACIÓN PÚBLICA ₡ 5.667.113 LICITÁCION ABREVIADA ₡ 4.608.448 CONTRATACIÓN DIRECTA ₡ 1.642.886 Tabla 4. Costo del Proceso Tradicional por Tipo de Procedimiento 6.2 El costo Social del Proceso Tradicional Por otro lado debemos considerar el costo que asume la empresa en la realización de este proceso teniendo en cuenta que dedica tiempo y su propio dinero para poder desplazarse. Para evaluación de costo fue considerado un Cartel, con garantía y contrato sin errores y solicitud de aclaración. Los datos obtenidos corresponden a las respuestas de las siguientes empresas: NV Tecnologías S.A, SOIN-Soluciones Integrales S.A., Agrosuperior S.A, Fernandez Vaglio Constructora S.A., Unisys de Centro América, Geotecnologias, Estructuras S.A. y Elvatron S.A.), así como de informaciones recabadas a partir de entrevistas. Las variables consideradas en el costo de las empresas son: a) Desplazamientos: Tiempo dedicado a trasladase a las instituciones (30 min.) b) Tiempo de espera: Tiempo de espera para poder efectuar la acción (30 min.) c) Transporte: Costo del transporte San José-Centro (₡ 190,00). d) Costo por fotocopias del Cartel: El número de fotocopias del Cartel depende de la cantidad de hojas de productos y servicios del Concurso, un proveedor respondió el cuestionario diciendo que gastaba en monto estimado de ₡ 250,00 por proceso. e) Costo por fotocopias de los documentos de la empresa: Por las fotocopias de los documentos del representante de la empresa y acta constitutiva de la empresa, el monto estimado de ₡ 300,00 por proceso. f) Costo de timbre de Colegio Profesionales en Ciencias Económicas15: El costo de timbre es de ₡ 200,00 por proceso. g) Costo de timbre de Ciudad de las Niñas: El mínimo que se pagará de timbre fiscal en este rubro es de veinte colones (₡ 20,00) 15 Dados disponibles por el Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica, http://www.cpcecr.com/. Costo Certificación de Colegios Profesionales 15: Las certificación de colegios tiene como finalidad presentar el detalle información sobre título registrado y grados académicos. El costo estimado es de ₡ 200,00 por proceso. 27 h) Número de funcionarios y trabajadores: De acuerdo a informaciones de los cuestionarios se ha considerado a 5 personas involucradas en el proceso de compras de las empresas tomando en cuenta todos los Profesionales especializados en las tareas elaborar la Oferta de Cartel hasta el acompañamiento de las modificaciones contractuales. Fueron considerados un Gerente, un Ingeniero y tres asistentes de empresa. i) Costo de la Mano de Obra: Se considera un costo promedio de ₡ 1.587.082 mensual por profesionales especializados involucrados, incluyendo salarios brutos, vacaciones, contribuciones, beneficios, costos laborales, pagos improductivos y servicios indirectos, tales como los Recursos Humanos con contrataciones y elaboración de documentos laborales. Costo Social del Oferente Monto en Colones Costarricenses Corrientes (CRC 1,00) por Proceso Procesos Involucrados Costo Medio por ₡ Costo Total por Desplazamiento ₡ Costo Total por Tiempo en Colas, procesos y análisis Cartel ₡ Costo de Transporte ₡ Costo de Tasas ₡ Total Costo Social del Oferente por proceso tradicional Tabla 5. Costo del Oferente sistema tradicional por proceso Proceso 200.865 791.612 1.140 220 993.837 16 6.3 El Costo Social del Proceso Innovado Nuevamente se consideró el costo que asume la empresa en la realización de este proceso innovado teniendo en cuenta que dedica tiempo y su propio dinero para poder desplazarse. Las variables consideradas en el costo de la empresa son: a) Desplazamientos: Tiempo dedicado a trasladase a las instituciones (30 min.) b) Tiempo de espera: Tiempo de espera para poder efectuar la acción (30 min.) c) Transporte: Costo del transporte San José-Centro (₡ 190,00). d) Costo obtener la Firma Digital: Para obtener la Firma Digital es necesario ir la Institución Financiera y el costo directo es de $ 48,00 dólares con la conversión de ₡ 490,00, se ha estimado el total en ₡ 23.520,00. Estimando el tiempo, costo directo e indirecto el costo es de ₡ 73.496,34 o $ 149,99 dólares con validez por dos años. Para el costo de proceso de compra considerando 6 participaciones 16 Para evaluación de costo fue considerado un Cartel, con garantía y contrato sin errores y solicitud de aclaración 28 mensuales, por lo tanto son un mínimo de 144 procesos por el periodo de validez. El costo final es de ₡ 510,39 o $ 1,06 dólares por proceso. e) Costo de Certificación de Colegios Profesionales17: Las certificaciones de colegios tiene como finalidad presentar el detalle información sobre título registrado, grados académicos, el costo estimado es de ₡ 200,00 por proceso. La ventaja es que en este caso el proceso es electrónico y no necesita salir a buscarlas al Colegio Profesional. f) Costo del timbre de Ley e SINPE18: El mínimo que se pagará de timbre fiscal en este rubro es de veinte colones (₡ 20,00) y el costo total es de ₡ 180,00. g) Costo de pago especies fiscales/garantía de cumplimiento y SINPE18 : Ese pago no siempre ocurre, por eso utilizamos una estimativa promedio. El costo del SINPE para obtener el pago de forma electrónica es de ₡ 2.000,00. Es necesario ir al banco para obtener la habilitación una o dos veces. La contestación es electrónica y sale en cuestión de horas a través del sistema Mer-link. En el proceso tradicional el oferente tenía que ir al banco al menos dos veces, esperar un plazo de más de dos días y desplazarse hasta la institución compradora. En muchos casos había errores y el proceso empieza nuevamente. Para obtener uno dato conservador fue utilizado un camino sin errores. h) Número de funcionarios y trabajadores: De acuerdo a informaciones de los cuestionarios se ha considerado a 5 personas involucradas en el proceso de compras de las empresas tomando en cuenta todos los Profesionales especializados en las tareas de elaborar en la Oferta de Cartel hasta el acompañamiento de las modificaciones contractuales. Fue considerado un Gerente, un Ingeniero y tres asistente de empresa. i) Costo de la Mano de Obra: Se considera un costo promedio de ₡ 1.587.082 mensual por profesionales especializados involucrados, incluyendo salarios brutos, vacaciones, contribuciones, beneficios, costos laborales, pagos improductivos y servicios indirectos, tales como los Recursos Humanos con contrataciones y elaboración de documentos laborales. 17 Dados disponibles por el Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica, http://www.cpcecr.com/. 18 “El Sistema de Pagos es el conjunto de instrumentos, procedimientos y sistemas electrónicos que permiten la transferencia y circulación del dinero entre agentes (personas e instituciones públicas y privadas) en la economía. Un sistema de pagos que funcione adecuadamente y que sea seguro, favorece el desarrollo de la actividad económica de un país. El Banco Central de Costa Rica creó una plataforma tecnológica segura y eficiente, denominada SINPE, que se puede utilizar por medio de las instituciones financieras, permitiendo la transferencia de fondos en tiempo real y el uso de varios instrumentos de pago. Sitio: http://www.bccr.fi.cr/sistema_pagos/ 29 Costo Social del Oferente Sistema Mer-link Monto en Colones Costarricenses Corrientes (CRC 1,00) por Proceso Procesos Involucrados Costo Medio por Proceso ₡ 29.758 Costo Total por Desplazamiento ₡ 243.532 Costo Total por Tiempo en Colas, procesos y análisis Cartel ₡ 380 Costo de Transporte ₡ 2.380 Costo de Tasas Medio Electrónico y Costos SINPE ₡ 276.050 Total Tabla 6. Costo del Proceso Innovado del Oferente por proceso. 6.3 El Costo Social del Proceso Innovado e Tradicional Considerado el escenario tradicional e Innovado que pueden darse a la hora de que la empresa realice su parte del proceso el resultado fue: Costo Social del Oferente Monto en Colones Costarricenses Corrientes (CRC 1,00) por Proceso Tradicional Sistema Mer-link Procesos Involucrados Costo Total de Desplazamiento Costo Total de Tiempo en Colas, procesos y análisis Cartel Costo Total de Transporte Costo Total Tasas Medio Electrónico y Costos SINPE Total Ahorro del Costo Social por Proceso Costo Medio Costo Medio ₡ 200.865 ₡ 29.758 ₡ 791.612 ₡ 243.532 ₡ 1.140 ₡ 380 ₡ 220 ₡ 2.380 ₡ 993.837 ₡ 276.050 72% Tabla 7. Comparativo del Costo Social del Oferente por proceso Como se describe en la Tabla 7, la gran diferencia está en el tiempo de desplazamiento de todo el proceso y eso resulta en la reducción porcentual de 72% del costo en proceso de compra no Proceso Tradicional con los cambios introducidos en el proceso Innovado, es decir, a través del sistema Mer-link. Con el ahorro de ₡ 705, 787,00, el Oferente puede participar tres veces más de los nuevos concursos que en el modelo tradicional. 30 7. RESULTADOS OBTENIDOS Es fundamental resaltar que participar de un proceso no significa ser el adjudicatario del concurso de compra y por tanto no es garantía de que efectivamente se concluya la venta. Por lo tanto, lo que se gasta en conocer y participar de un proceso de compras es una inversión por el Oferente del Gobierno. En el proceso tradicional hay un alto costo social por la inversión en conocer, estudiar las posibilidades, preparar su oferta y efectivamente participar. Este cambio supone gran monto que podemos mostrar: 1) Conocer un proceso de compras: a. Tradicional: salir a una institución con 2 transportes, desplazamiento de 3 horas y horas de trabajo: ₡ 30.387,80 o $ 62,02 dólares por proceso. b. Mer-link con la firma digital: costo directo de $ 48,00 dólares e indirecto de ₡ 73.496,34 o $ 149,99 dólares con validez por dos años, pago por una única vez. Estimamos que cada empresa participa de media en un mínimo de 6 procesos mensuales por tanto el costo es de ₡ 510,39 o $ 1,06 dólares por proceso y el costo continúa bajando en cada proceso. 2) Cantidad de procesos estudiados/conocidos: a. Tradicional: depende del tiempo de Oferente, estudia uno por institución. b. Mer-link con la firma digital: recibe todos los concursos de las instituciones que compran en su segmento del Catálogo de Bienes y Servicios Mer-link. 3) Manifestación de interés: a. Tradicional: para hacer una manifestación de interés el costo es de ₡ 869.655,88, más que el costo de un Asistente de empresa que tiene un salario bruto de ₡ 500.000,00 y el costo promedio de ₡ 834.252,92. b. Mer-link con la firma digital: para hacer una manifestación de interés el costo es de ₡ 274.050,24, en este costo se incluye un tiempo mayor para elaborar una buena oferta al gobierno. 31 4) Cambio de actividades dentro de las empresas: a. Tradicional: el principal esfuerzo está en buscar y conocer todos los Concursos, sea de publicación en el Diario Oficial “La Gaceta” o buscando en las pizarras de cada institución. b. Mer-link con la firma digital: el oferente puede buscar a través de internet pero además el sistema envía todos los procesos que le son afines. El esfuerzo está en la elaboración de ofertas y elegir los procesos que son más interesantes. 5) Eficiencia y volumen de negociación: a. Tradicional: el principal esfuerzo está en buscar y conocer todos los Concursos, sea de publicación en el Diario Oficial “La Gaceta” o buscando en cada institución en las pizarras. b. Mer-link con la firma digital: participa de más procesos y negociaciones lo que posibilita más oportunidades de ganar los concursos. 6) Reducción de Tiempo en Desplazamientos y Colas: a. Búsqueda del Cartel i. Tradicional: al menos medio día de búsqueda del Cartel en las Instituciones. ii. Mer-link con la firma digital: recibe de manera instantánea de forma electrónica todos los días. b. Evaluación de Compatibilidad de Servicios en catálogo de Cartel i. Tradicional: es necesario evaluar la compatibilidad de servicios lo que demanda un día, para saber si el Cartel es compatible con los productos y servicios del Oferente. ii. Mer-link con la firma digital: no es necesario evaluar la compatibilidad de servicios pues el sistema envía la solicitud que ya es compatible con el catálogo donde están los productos y servicios del Oferente. 32 c. Búsqueda de Certificaciones i. Tradicional: al Oferente le lleva una semana de promedio para obtener las Certificaciones de Colegios Profesionales y CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social), Certificación de RNP (Registro Nacional Público), Colegio Profesionales en Ciencias Económicas y Certificación de pago de Impuestos de Personas Jurídicas para la validación de regularidad. ii. Mer-link con la firma digital: el Oferente no necesita buscar las certificaciones pues el Sistema está integrado con los sistemas de validación de Certificaciones, tales como: CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social), Certificación de RNP (Registro Nacional Público), Colegio Profesionales en Ciencias Económicas y Certificación de pago de Impuestos de Personas Jurídicas. d. La garantía del Banco i. Tradicional: al Oferente le lleva un promedio de cuatro días para obtener la garantía. Tiene que ir al banco, aguardar el plazo de elaboración, retirar el documento y entregar a la Institución. ii. Mer-link con la firma digital: al Oferente le lleva un promedio de un día. Tiene que ir al Banco a hacer la solicitud y el Sistema del Banco lo envía al sistema electrónicamente. A futuro, cuando el Banco esté totalmente integrado, el tiempo será calculado en horas, o sea, menos de un día. e. Apertura de Oferta y Adjudicación con pagos i. Tradicional: al Oferente le lleva un promedio de dos días para enviar la oferta, acompañar la apertura del proceso hasta la publicación. Después tiene que hacer los pagos en el banco. ii. Mer-link con la firma digital: el Oferente destina un día a la apertura, proceso de concurrencia hasta el conocimiento del ganador del concurso y los pagos pueden hacerlos electrónicamente. 33 6 BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES DE REFERENCIA 1. Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica. “Ley de Contratación Administrativa. LEY 7494 DEL 02/05/1995”. 2. Electricidad, I.C.D., “Estudio de factibilidad proyecto compras públicas electrónicas del estado”. Versión 4.3, S.T.d.G. Digital, Editor. 2009: San José, Costa Rica. 3. Ferrer, F., “E-government. O Governo Eletrônico no Brasil” (2004). Editora Saraiva, Capítulos 21 y 24. 4. Ferrer, F. “Gestão pública eficiente: impactos econômicos de governos inovadores” (2007). Rio de Janeiro. Ed. Elsevier, 178p. 5. Ferrer, F. y Lima C. ”A construção de custos no setor público”, RAUSP 2004 y www.florenciaferrer.com.br 6. ICE-PANI-Mer-link, “Carta de Compromisos entre la División de Gobierno Digital del Instituto Costarricense de Electricidad y el Patronato Nacional de la Infancia para el uso de la plataforma del sistema Mer-link” (2012). 7. Machado, N. “Sistema de Informação de Custo: diretrizes para integração ao orçamento público e a contabilidade governamental”. (2002). 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