El Sistema Gestión De Documentos En El Archivo De

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EL SISTEMA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CASTILLA- LA MANCHA Documento de Trabajo Nº 1 Manual para la Formación de Usuarios Elaboración: Archivo de Castilla-La Mancha Encargada de Redacción: Rita García Lozano 9 de junio de 2011 1 EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA PREÁMBULO…………………………………………………………………..pág. 5 - Excepciones del sistema 1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………pág. 6 1.1. Concepto de documento: a) b) c) d) Definición genérica Patrimonio Documental Documento Público Documento de archivo 2. LOS ARCHIVOS PÚBLICOS……………………………………………....pág. 9 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Archivos públicos Garantía Archivos Públicos de Castilla-La Mancha Archivos de titularidad privada 3. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA……………………………………………………pág. 10 3.1. 3.2. 3.3. Definición genérica de sistema de información Definición de sistema de gestión de documentos Sistema de gestión de documentos del Archivo de Castilla-La Mancha. a) b) c) d) e) 4. Garantiza Accesibilidad a la información Análisis de la situación actual El acceso a la información Los usuarios del sistema CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ACLM……………………………………………………………..pág. 14 4.1. El ciclo de vida de los documentos a) Documentación activa b) Documentación semiactiva c) Documentación inactiva 4.2. Archivos de Gestión o de Oficina 2 4.3. 4.4. 5. Archivo Central Archivos Intermedios e Históricos ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACLM……………………………………………………………………pág. 18 5.1. 5.2. Documentos de JCCM La identificación de los documentos dentro de los sistemas de información y tramitación de expedientes. a) b) c) d) e) f) g) h) i) 6. El documento administrativo Tipos de documentos El expediente administrativo El soporte de los documentos Clasificación según el soporte Características comunes Sistemas de gestión de documentos en JCCM Elementos comunes para recuperar la información El catálogo de procedimientos LA INFORMACIÓN NORMALIZADA DENTRO DEL SISTEMA DE GESIÓN DE ARCHIVO……………………………………………….pág. 24 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Descripción de documentos Modelos de registro informático del sistema de gestión ACLM Funciones de gestión documental Las series documentales a) La tradición archivística: clasificación de documentos en papel a) El Cuadro de Clasificación b) Desarrollo de la e-administración. 7. LA GESTIÓN DOCUMENTAL DENTRO DE LA PRODUCCIÓN ADMINISTRATIVA………………………………………..………..…pág. 32 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 8. La formación de usuarios del sistema Finalización del expediente Las transferencias de documentos Préstamo y consulta de documentos. Las búsquedas de información. Las copias de documentos LA VALORACIÓN DOCUMENTAL……………………………..…pág. 44 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. Punto de partida Documentos en papel Conservación o eliminación de contenidos digitales no originales Norma general Buenas prácticas en la eliminación de documentos La digitalización de documentos 3 9. LA INSTALACIÓN……………………………………………….…..pág. 55 9.1. 9.2. 9.3. 10. Las unidades de instalación Espacios destinados a archivo en los edificios públicos Buenas prácticas para la conservación de documentos en papel LA CARTA DE SERVICIOS…………………………………………..pág. 63 10.1. Servicios ofrecidos 11. EL DERECHO DE ACCESO A LOS ARCHIVOS Y REGISTROS.pág. 66 11.1. El derecho de acceso: generalidades 11.2. Conceptos aplicables para resolver las solicitudes de acceso 11.3. Órganos asesores 11.4. La Protección de Datos de Carácter Personal 11.5. Niveles de protección de la LOPD 11.6. Medidas de Seguridad 11.7. La Protección de Datos en Materia de Medio Ambiente 11.8. La Protección de Datos en el ámbito sanitario 11.9. La Agencia Española de Protección de Datos 11.10. El Comité Regional de Protección de Datos 12. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO……………………..……………pág. 81 12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 12.5. 12.6. Introducción El documento electrónico El expediente electrónico El archivo electrónico Normas Técnicas de Interoperatibilidad Desarrollo normativo autonómico en materia de e-administración 4 EL SISTEMA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE CASTILLA- LA MANCHA (ACLM) Este manual contiene la descripción del contexto en que se enmarca el desarrollo de las tareas archivísticas llevadas a cabo por el Archivo de CastillaLa Mancha (en adelante ACLM) como órgano técnico, enmarcado dentro del Subsistema de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades, subsistema que forma parte del Sistema de Archivos de CastillaLa Mancha, tal como se define en la Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha (en adelante Ley 19/2002). Se dan a conocer los principios rectores en los que se basa el Sistema de Gestión Documental utilizado en los archivos administrativos, garantizando la homogeneidad en toda la administración regional y priorizando el objetivo fundamental, la localización, la disponibilidad de la documentación y la gestión de espacios necesarios para el depósito o almacén de documentos en papel. El modelo por sí mismo no es suficiente, sino que es imprescindible la colaboración de los órganos administrativos, introduciendo la fase de archivo en la cultura de la organización. Por último el Manual aborda un glosario de términos con la normalización semántica, necesaria para consensuar los conceptos y términos que deben ser utilizados a la hora de incorporar las tecnologías de la información y la comunicación en la gestión documental. Todos los gestores de bases de datos, sistemas de gestión de expedientes y registros, deben utilizar el mismo lenguaje de indización con el fin de poder recuperar de manera eficiente toda la información existente sobre un asunto, independientemente del sistema donde se encuentre almacenada. El Sistema de Gestión Documental de ACLM entra en el procedimiento administrativo cuando éste ha finalizado, es la fase en que todos los documentos que reflejan los trámites de un procedimiento deben unirse y pasar a la fase de archivo. Está basado en una aplicación informática diseñada ad hoc por el Servicio de Informática de la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas. El programa integra todas las funciones relativas a los archivos administrativos. El procesamiento de la documentación se basa en una metodología única para todas las unidades y servicios, que favorece la uniformidad en todos los procesos desde la creación, utilización y archivo o eliminación de los documentos, independientemente de la unidad que los ha creado. Sobre todo se caracteriza por la facilidad de consultar y recuperar los expedientes y documentos en todo el ciclo. La información es un recurso tangible dentro de las organizaciones, ya que favorece la toma de decisiones y la transparencia de la gestión para lo cual es necesario asegurar el almacenamiento y la recuperación tanto física como electrónica de los documentos. La administración genera los archivos, 5 formados por documentos, por lo tanto la gestión documental conlleva la planificación de la producción documental, desde el momento en que se crea un documento, y la armonización de la misma dentro de todos los órganos gestores identificados con las distintas áreas funcionales. Para poder recuperar toda la información recogida en la documentación de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, hay que partir de una planificación de la información, recogida en este curso de la forma más práctica posible, ajustándonos a la legislación vigente y a las prácticas administrativas derivadas de los Planes y Programas diseñados con el fin de adaptar los recursos disponibles. Excepciones del Sistema de ACLM: 1.- La documentación clínica: referida directamente a la asistencia sanitaria, centrada en un tipo documental de tratamiento especial: la historia clínica sanitaria. Regulada por la legislación vigente en esta materia: (Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica) y el Decreto 24/2011, de 12/4/2011 de la documentación sanitaria de Castilla-La Mancha (DOCM nº 74 de 15 de abril de 2011). 2.- La documentación transferida por la Administración General del Estado a los Archivos Histórico Provinciales de la Región, centros de titularidad estatal y gestión transferida a JCCM. Estos Archivos cumplen la función de archivos intermedios e históricos de la administración territorial del Estado en cada provincia (Decreto 914/1969); de la Administración de Justicia no transferida a las comunidades autónomas; de las Delegaciones de Hacienda; del Notariado, y otras instituciones o personas con competencias delegadas de carácter público. 3.- Las colecciones y fondos fotográficos existentes en los archivos públicos gestionados por la Junta de Comunidades, reunidos por la Consejería de Educación, Ciencia y Cultura en un repositorio digital denominado “Archivo de la Imagen”, que recoge las obras de grandes fotógrafos como Luís Escobar o Francisco Goñi con la fotografía popular recogida a través del programa “Los Legados de la Tierra” o con los archivos como el de las Brigadas Internacionales producido durante la Guerra Civil Española. 1.- INTRODUCCIÓN: Para hacer una introducción al concepto de archivo y el papel de los archivos en la gestión administrativa partiremos de unas definiciones previas sobre el objeto de los archivos, que no es otro que el tratamiento de la información recogida en los documentos con el fin de que pueda ser recuperada y difundida de la manera más eficaz. La definición de archivo varía dentro del contexto en que nos encontremos, por lo tanto vamos a utilizar este concepto con estas tres acepciones: 6 - - - Conjunto orgánico de documentos producidos y /o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas, físicas, jurídicas y privadas Institución donde se reúnen conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información y la investigación Edificio, local o espacio donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. 1.1 Concepto de Documento: El concepto de documento puede tener también distintas acepciones dependiendo del contexto en que se utilice, y en este sentido conviene aclarar cuál es el ámbito de actuación del Archivo de Castilla-La Mancha, encuadrado dentro de los archivos públicos. a) La definición de documento, en un significado más genérico como mera información registrada: cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación. b) Desde el punto de vista del Patrimonio Documental: Otra definición más ligada al aspecto legal es, por ejemplo, la de la Ley del Patrimonio Histórico Español: “Documento es toda expresión del lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de apoyo material, incluido los apoyos informáticos. Se excluyen los ejemplares de ediciones.” c) Documento público: antes de llegar a la definición de documento de archivo, y la diferencia entre archivo público y privado vamos a hacer un pequeño inciso a la definición de Documento Público, dentro del Código Civil, ya que cuando hablemos de archivos públicos, lógicamente están integrados por documentos públicos, pero con una acepción distinta incluida en la legislación vigente en materia de archivos. Documento público, según el Código Civil se refiere al carácter público del autor: En general, son documentos públicos aquellos emitidos por funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones. En España, el artículo 1216 del Código Civil define lo que se entiende por documento público: Documento expedido o autorizado por funcionario público competente con las solemnidades requeridas por la ley. Los documentos en que intervenga Notario público se regirán por la legislación notarial. A efectos procesales, son considerados también documentos públicos los enumerados en el art. 317 de la Ley de Enjuiciamiento Civil: Clases de documentos públicos. 7 A efectos de prueba en el proceso, se consideran documentos públicos: 1. Las resoluciones y diligencias de actuaciones judiciales de toda especie y los testimonios que de las mismas expidan los Secretarios Judiciales. 2. Los autorizados por notario con arreglo a derecho. 3. Los intervenidos por Corredores de Comercio Colegiados y las certificaciones de las operaciones en que hubiesen intervenido, expedidas por ellos con referencia al Libro Registro que deben llevar conforme a derecho. 4. Las certificaciones que expidan los Registradores de la Propiedad y Mercantiles de los asientos registrales. 5. Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se refiere al ejercicio de sus funciones. 6. Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las Administraciones públicas o de otras entidades de Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones y actuaciones de aquellos órganos, Administraciones o entidades. 7. Las traducciones juradas. d) Documento de archivo: Art. 4 de la Ley 19/2002 Son documentos toda expresión en lenguaje natural o codificado o cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenes, generados o reunidos en cualquier tipo de soporte material por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades. Son documentos integrantes de los archivos: - - Los documentos resultados de procedimientos regulados por una norma jurídica. Los documentos que sin estar regulados por normas de procedimiento específicas sirven a las personas o instituciones como instrumento de información y conocimiento. Los documentos en soportes especiales como mapas, planos, fotografías y audiovisuales. Los ficheros de datos automatizados Los documentos en soporte electrónico Características del documento de archivo: • El documento de archivo tiene que estar relacionado con un productor o un proceso productivo que den sentido a su conservación como testigo de una actividad administrativa, puesto que el documento nace como resultado del ejercicio de sus funciones y actividades. 8 El documento de archivo no implica la necesidad de un apoyo o material determinado: no excluye ningún tipo de soporte (documentos en papel y documentos digitales). El documento de archivo tiene un valor como testimonio o prueba de la realización de un trámite o un procedimiento, una característica que no tienen por qué comportar otros documentos. Tiene carácter seriado, no tiene sentido por sí mismo, siempre refleja las funciones encomendadas a un órgano productor en relación con todo el conjunto de normas de la institución. Son agrupados en un archivo como conjuntos orgánicos de documentos según el principio de procedencia. Es una característica esencial su proceso documental. Esta característica hace referencia a la edad del documento, puesto que determina su valor, así como también su lugar de conservación o el acceso a su consulta. Hay que determinar si un documento conserva su valor jurídico o administrativo o, por el contrario, ha cumplido ya su ciclo vital y conserva únicamente un carácter histórico o cultural. Los documentos de archivo son originales, es decir, deben ser íntegros y, auténticos, y siempre deben llevar una referencia temporal, tanto del momento de su creación, como de las posibles modificaciones realizadas. Las copias tienen la misma consideración que el documento original, siempre que sean copias auténticas. Los documentos de archivo tienen una marca de tiempo, es decir han sido creados en un momento determinado, reflejo de la actividad, testimonio o función. Siempre tienen una fecha inicial y una fecha final. Son fuente de información primaria. Forman parte del Patrimonio Documental1 • • • • • • • • 2.- LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Los documentos forman los archivos, pero es preciso diferenciar los archivos públicos de los archivos privados, para lo cual vamos a seguir las definiciones de la Ley 19/2002 a) Archivos públicos: Los archivos públicos integran toda la documentación generada y reunida por cada una de las distintas Administraciones Públicas a las que pertenecen aunque pueda encontrarse distribuida en distintos locales e instalaciones por razones de eficacia de los servicios públicos. Los archivos públicos garantizan: - 1 La integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. La transparencia y legalidad de las actuaciones de las administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias El derecho de acceso de los ciudadanos a la información contenida en los archivos públicos. Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha 9 Archivos públicos de Castilla-La Mancha Art. 5 de ley 19/2002: Son archivos de titularidad pública los conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier época, producidos o reunidos en la Región por las siguientes personas y entidades: a. Las Administraciones Públicas, y las Entidades de derecho público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de ellas, así como las empresas públicas que de ellas dependan. b. Las Corporaciones de Derecho Público de la Región, en lo relativo a los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan atribuidas. c. Las personas físicas o jurídicas de carácter privado que ejerzan funciones públicas en virtud de cualquier título jurídico, en lo relativo a los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan encomendadas. b) Son archivos de titularidad privada los conjuntos orgánicos de documentos producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado.2 3.- EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA Los archivos públicos se encuentran dentro de los sistemas de información pública. 3.1. Definición genérica de sistema de información: - - Magerit: Conjunto de elementos físicos, lógicos, elementos de comunicación, datos y personal que permiten el almacenamiento, transmisión y proceso de la información. 3 Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter personal: Conjunto de ficheros automatizados, programas, soportes y equipos empleados para el almacenamiento y tratamiento de datos de carácter personal. 2 Artículo 11 de la Ley 19/2002. Integración en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha: .Todos los archivos privados podrán integrarse, por iniciativa de sus titulares, mediante autorización de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y previo informe del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha, en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, siéndoles de aplicación el mismo régimen de derechos y obligaciones que los archivos públicos. . Los archivos privados que se integren en el Sistema disfrutarán de prioridad para la obtención de ayudas y subvenciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. 3 MAGERIT es la metodología de análisis y gestión de riesgos elaborada por el Consejo Superior de Administración Electrónica. Es un instrumento para facilitar la implantación y aplicación del Esquema Nacional de Seguridad proporcionando los principios básicos y requisitos mínimos para la protección adecuada de la información. 10 Los sistemas de Información de archivos son controlados a través de los sistemas de de información, denominado sistema de gestión de documentos. 3.2. Definición de sistema de gestión de documentos: Conjunto integrado por documentos, expedientes y fondos procedentes de la Administración Pública, organizado y normalizado, donde intervienen diferentes agentes desde el momento de la creación del expediente hasta que entra en la fase de archivo. Cada uno de estos agentes tiene unas funciones determinadas dentro del sistema con procedimientos de actuación fijados para cada uno de ellos con el objeto de asegurar el control y la gestión eficaz de todos los documentos producidos por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. La finalidad del sistema, dentro del procedimiento administrativo, es dar la información necesaria para la toma de decisiones por parte de los órganos gestores, garantizando los derechos de los ciudadanos al acceso a los archivos y registros y la protección de datos. Por lo tanto el sistema facilita el tratamiento, la custodia y la difusión de los documentos públicos con la finalidad de cumplir los principios de eficacia, eficiencia y transparencia administrativa, facilitando, en este último punto la información de la actuación pública de manera permanente. Por último, el sistema garantiza la conservación de los documentos integrantes del Patrimonio Documental (los documentos de las administraciones públicas son bienes demaniales4 y forman parte del patrimonio documental desde el momento de su creación). El sistema de gestión de documentos tiene por objeto: - - Gestionar los distintos niveles de archivo de la Administración de JCCM, con la finalidad de dar solución a sus necesidades de información y gestión de la documentación desde su creación hasta su conservación definitiva o eliminación. Estructura la información en base a unas normas estándar. Facilita la consulta y el acceso a los documentos y expedientes Facilita una distribución eficaz de la información Autoriza y controla los procesos de transferencias entre los distintos archivos Garantiza el control de la documentación transferida y archivada, así como el control de consultas, préstamos y devoluciones 4 Los bienes y derechos de dominio público o demaniales, a diferencia de los bienes patrimoniales, presentan como caracteres: - Son inalienables, inembargables e imprescriptibles (no se pueden transmitir, no se pueden embargar, ni la prescripción puede afectarles) Han de destinarse obligatoriamente al uso o servicio público, salvo razones de interés público debidamente justificado. Han de incorporarse a inventarios y registros adecuados 11 - - - Permite la incorporación de documentos a los expedientes una vez que están en fase de archivo (inserciones e intercalaciones) Identifica, gestiona y actualiza el cuadro de clasificación de series documentales. Facilita la identificación de las estructuras productoras de la documentación con el área funcional, de forma que la localización de expedientes no varía con los cambios de estructuras orgánicas. Facilita la elaboración de informes y estadísticas Cumple con las reglas y normas de seguridad de la información con la finalidad de preservar la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de los documentos. Facilita la gestión de espacios destinados a archivo en el conjunto de los edificios donde se ubican las instituciones y organismos públicos Finalidad de un sistema de gestión de documentos: a) Estandarizar la organización de los documentos de archivo desde la etapa de gestión para que, de esta manera, esté localizada por todo el equipo de trabajo de la misma, con el fin de que pueda ser utilizada con celeridad, bien para la resolución de procedimientos o bien para la reutilización de información. b) Controlar todos los documentos de una organización, manteniéndolos integrados en su contexto, interrelacionando todas las series documentales o grupos documentales, independientemente de su ubicación física. c) Permitir la transferencia entre las distintas fases por las que atraviesa el ciclo de vida de los documentos; así como la eliminación o conservación ordenada de los documentos según su valor. 3.3. Sistema de gestión de documentos de ACLM Garantiza: • • • • • • • • Seguridad. Confidencialidad. Privacidad de la información. Gestión de espacios para almacenamiento de documentos. Consulta ágil de documentación que están en fase de archivo. Préstamo de documentos al gestor responsable de la creación de los mismos. Copias de documentos. Consulta de los ciudadanos. Accesibilidad de la información: El término de accesibilidad no hay que confundirlo con el de acceso. • Cuando hablamos de accesibilidad nos referimos a la accesibilidad electrónica, es decir, el proceso de desarrollo de infraestructuras, tanto 12 • • de hardware como de software que facilita la exportación de la información en una red Interdepartamental. La accesibilidad a la información electrónica, a la Web y a Internet en general, se refiere al conjunto de elementos que facilitan el acceso a la información Web de todas las personas en igualdad de condiciones, y ello independientemente de la tecnología que utilicen. En el ámbito de los servicios de información públicos, la accesibilidad a la información electrónica es una condición necesaria para la participación social. Acceso a la información: El acceso a los archivos de la administración pública es un derecho inalienable de los ciudadanos que garantiza la transparencia de la gestión de las administraciones y la legalidad de sus actos. Usuarios del sistema: La administración Ciudadanía Empresas Profesionales Situación de partida: Actualmente no hay interconexión informática entre los sistemas de información de las distintas áreas de gestión de la administración autonómica con la Red del Archivo de Castilla-La Mancha; una vez analizada la situación, se organiza la documentación teniendo en cuenta: • • • • • Falta de conexión de las redes de información de cada uno de los departamentos que tramitan expedientes con la red de archivos. El archivo gestiona los documentos en papel que han sido transferidos al sistema de gestión de documentos del Archivo de Castilla-La Mancha, red departamental a la que los servicios administrativos acceden sólo a través del módulo de transferencias de la aplicación informática instalado en cada oficina productora. En la administración actual se manejan y gestionan una gran cantidad y variedad de documentos a través de diferentes herramientas y tecnologías informáticas, controlados por los servicios de informática. La interconexión de información entre el archivo y las oficinas productoras se inicia con el trámite de las transferencias, es decir, en el momento en que la documentación es enviada al sistema de archivos. ACLM no tiene capacidad informática para la gestión de expedientes electrónicos. La administración electrónica está implantada en algunas áreas con el fin de prestar el servicio de acceso de los ciudadanos a trámites electrónicos pero no se ha desarrollado la fase de archivo legal. 13 4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ACLM El sistema archivístico de la administración autonómica, se compone de tres elementos básicos, gestionados por el Archivo de Castilla-La Mancha, como órgano coordinador del Subsistema de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, adscrito a la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas. Se trata de una técnica de estructuración de los archivos con el fin de organizar la gestión del grandes volúmenes de documentación, en el ámbito institucional, en el ámbito documental, en el ámbito temporal y siempre optimizando la gestión de espacios. 1. Archivos de gestión o de oficina 2. Archivos centrales 3. Archivos intermedios e históricos. La configuración y estructura de estos tres archivos se ha hecho en función de la cantidad de documentos producidos por cada organismo, teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos, el valor de los mismos y la frecuencia de uso. El objeto de esta distribución es conseguir la mayor eficacia en la gestión de los espacios destinados a depósito y establecer los canales más ágiles de circulación de documentos, tanto para las transferencias, como para las consultas y préstamos. 4.1. El ciclo de vida de los documentos: Este concepto es del que se parte en archivística para establecer el tipo de archivo dentro de la estructura administrativa, ya que abarca todo el procedimiento administrativo, desde que los trámites se inician en la unidad administrativa correspondiente hasta que son transferidos al archivo definitivo para ser conservados o eliminados. Las distintas fases por los que pasan los documentos, teniendo en cuenta su valor, es decir, valores primarios (administrativo, fiscal o contable) o secundarios (informativo o histórico) son: - - - Documentación activa (archivo de oficina): En esta fase la documentación tiene un valor administrativo y su consulta es muy frecuente. Valor primario Documentación semiactiva (archivo central): Es la fase en que el trámite administrativo ha terminado, la frecuencia de consulta de esa documentación es menor. Valores primarios Documentación inactiva (archivo intermedio e histórico): La documentación ha perdido alguno de los valores primarios; con carácter general sólo tiene valor como información e investigación. Su consulta es puntual. En este momento van adquiriendo valores secundarios, por lo que pasarán a la fase de archivo histórico, aunque existen documentos con perdurabilidad jurídica a lo largo de los siglos. 14 Siguiendo estas fases, los archivos se pueden clasificar en administrativos e históricos. Por lo tanto no debemos olvidar que la gestión realizada por el Archivo de Castilla-La Mancha prioriza el trabajo en el contexto de archivos administrativos, documentos con menos de 30 años de antigüedad, fundamentales para la eficacia y eficiencia de la administración. Ciclo de vida de los documentos siguiendo la legislación vigente: 1. FASE ACTIVA Custodian la documentación en trámite, Tiene valores primarios con vigencia administrativa Permanece en oficina mientras la Archivos de ya que la consulta es documentación esté en trámite y oficina o de frecuente. hasta un plazo máximo de 5 años gestión desde la finalización del Transferencia al Archivo expediente. Central Fin del expediente. El Préstamo y la consulta son frecuentes. La documentación se describe, se identifican 2. FASE SEMIACTIVA series, se clasifica, se indiza y se valora. Tiene valores primarios Permanecen en esta fase hasta un máximo de 15 años Se elaboran Tablas de valoración Archivos que se elevan a la Comisión Centrales Calificadora para su retención provisional, eliminación total o Transferencia a la siguiente conservación permanente. fase de archivo (intermedio y/o histórico) 3. FASE INACTIVA Menor frecuencia de uso, el La mayoría de los documentos valores secundarios, préstamo y la consulta tienen aunque se retienen ya que el disminuyen valor legal sigue existiendo en algunos documentos VALORACIÓN Transferencia al Archivo Pueden permanecer hasta un Archivos Histórico (en caso de que máximo de 30 años Intermedios / sean edificios separados) Archivos Los documentos Históricos seleccionados para su conservación permanente Valores secundarios tienen valor testimonial para Archivo definitivo la investigación, la cultura y la memoria histórica. 15 4.2. Archivos de gestión o de oficina: Recogen la documentación de los órganos de gobierno y las unidades administrativas y de servicios en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, es decir, mientras dura su tramitación o su nivel de utilización por parte de la unidad productora es elevado. La ley 11/2002 de APCLM determina que los archivos de oficina custodiaran la documentación un máximo de cinco años. Siguiendo la Ley 11/2002: - Existirá un archivo de oficina al menos en cada órgano de la administración de JCCM, ya sea de gobierno, de apoyo, directivo, de asistencia o consultivo, central o periférico, así como los órganos de dirección y administración de las personas y Entidades que forman los archivos públicos de Castilla-La Mancha. Los archivos de oficina concentran los documentos generados por las unidades administrativas dependientes del correspondiente órgano. El archivo es la última fase del procedimiento administrativo; los expedientes una vez archivados permanecen en el archivo de oficina con el fin de apoyar la gestión, y garantizar el al art. 35 y 37 de la Ley 30/1992. El funcionamiento de los mismos, las directrices técnicas y la asistencia técnica será prestada desde el archivo de Castilla-La Mancha, a través del personal técnico encargado del área de gestión documental a la que pertenezca dicho organismo. - - Como norma general, en el archivo de oficina permanecerán los documentos cuando estén en trámite o sometidos a continúa utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas. No pueden custodiar documentos de más de 5 años de antigüedad desde la resolución del expediente. Con Objetivo optimizar y gestionar el espacio, es necesario un equipamiento adecuado de los espacios de trabajo y de los espacios destinados a archivos de oficina, teniendo en cuenta: - - Accesibilidad. Permitir una rápida identificación de los documentos. Buena comunicación con el Archivo Central (transferencias) La documentación debe estar controlada por un responsable de la oficina, y siempre debe estar relacionada la instalación física con las bases de datos de control interno de la documentación. Es recomendable utilizar una zona centralizada de archivo 16 4.3. Archivo Central: Recoge y custodia la documentación administrativa procedente de los archivos de gestión o de oficina, una vez transcurrido el período de permanencia en los mismos. La Ley 11/2002 de APCLM establece un máximo de 15 años de permanencia de los documentos; transcurrido este plazo pasarán al archivo intermedio que les corresponda. En cada Consejería, Delegación Provincial y en aquellos organismos que posean cierta autonomía existirá un archivo central. Por motivos de eficacia en la gestión de la documentación, teniendo en cuenta los cambios en la estructura del gobierno, la creación de archivos centrales se ha estructurado teniendo en cuenta los siguientes puntos de vista: - Las áreas de gestión documental, es decir, las grandes funciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. Los espacios disponibles. * La Ley 19/2002 establece que al frente de cada archivo central exista un archivero adscrito al ACLM, con una doble función, gestionar documentación de la Consejería correspondiente y controlar el envío de ésta a la siguiente fase de archivo, es decir, al archivo Intermedio. 4.4. Archivos Intermedios e Históricos: Se trata de la última fase del tratamiento de la documentación, es decir el destino definitivo de los expedientes que se iniciaron en la oficina. Como el tema que estamos tratando se refiere únicamente al archivo administrativo, simplemente citamos estos archivos para que se tenga conocimiento de ellos a título meramente informativo para saber que los documentos cuando pasa un determinado tiempo van perdiendo su vigencia administrativa y adquieren otros valores, son depositados primero en los archivos intermedios y luego en los históricos para seguir prestando sus servicios a la Administración pero fundamentalmente a la investigación y a la cultura. En Castilla-La Mancha, el archivo intermedio e histórico de la administración regional es el Archivo de Castilla-La Mancha, completado por la Red de Archivos Históricos Provinciales en la administración periférica. Nota: La distribución en las distintas fases de archivo, es un esquema de organización del que se parte a priori, ya que la puesta en funcionamiento del sistema hace que el ciclo de vida de los documentos no coincida con el depósito de los mismos en dependencias de archivos de oficina, centrales o intermedios. Se trata de una clasificación previa a nivel intelectual, reflejada en el sistema informático para controlar los documentos. Físicamente los documentos están distribuidos por los edificios en función del espacio disponible para archivo, tanto en oficinas, archivos centrales de Consejerías o Delegaciones, en el Archivo de Castilla-La Mancha, y en las provincias de 17 Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Guadalajara en la Red de Archivos Históricos Provinciales. La Ley 19/2002 establece la existencia de Archivos Territoriales en cada una de las provincias. Por motivos presupuestarios y racionalización de las instalaciones, estos centros no han sido creados y en las provincias se utilizan las instalaciones de los Archivos Históricos Provinciales, de titularidad Estatal y Gestión Transferida a la Comunidad Autónoma. 5. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACLM: 5.1. Documentos de JCCM: La documentación del Archivo de Castilla-La Mancha procede en su mayoría de la gestión administrativa y está organizada siguiendo el ciclo de vida de los documentos. Los documentos son el resultado de los trámites y tareas de los procedimientos administrativos. El tratamiento documental se inicia en la fase de archivo, es decir, el final del procedimiento. Dado el gran volumen de documentación de la institución, la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha desde su creación hasta el momento actual, es necesario hacer una primera clasificación para poder trabajar el conjunto de documentos de forma lógica y ordenada, los fondos documentales. Tal como podemos ver en la Web de ACLM, la clasificación en fondos obedece a las grandes funciones de gestión documental, que veremos más adelante. Por lo tanto hablaremos, por ejemplo, del fondo de Hacienda, del fondo de Bienestar Social, etc. Antes de entrar en la fase de archivo, en la tramitación de los expedientes y documentos, desde el inicio, se utilizan sistemas de información y de gestión documental que controlan el procedimiento según las fases en que se encuentre. Son sistemas automatizados, unos de carácter interdepartamental, es decir comunes a toda la administración, como el Registro Único, el SIACI, para la tramitación de solicitudes y el TAREA, como sistema único de contabilidad pública, y otros de carácter departamental con más o menos desarrollo informático dependiendo del plan de implantación de administración electrónica. Los sistemas departamentales de información o control de la documentación pueden ser bases de datos simples o llegar a crear un sistema desarrollado como SEICA, que es el sistema de gestión de expedientes de la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente. Estos sistemas controlan la documentación mientras está en trámite y pasan a formar parte de archivos electrónicos en dispositivos de memoria a corto plazo o repositorios digitales (fase activa de la documentación). En el ámbito de función pública, también se han generado entornos electrónicos donde se tramitan procedimientos que sólo tienen valor en la primera fase del ciclo de vida de los documentos, como los sistemas de gestión de personal referidos a solicitud de días (vacaciones, días de asuntos propios, incidencias….), en la formación continua se han desarrollado el sistema de tramitación de cursos telemático. 18 Podríamos seguir con varios ejemplos, pero por último dentro de Función Pública se han creado sistemas de gestión electrónica dentro del Portal del Empleado, donde se puede acceder a la nómina electrónica, certificados de IRPF, Ayuda Social, etc. incluso acceder al expediente personal digitalizado. 5.2 La identificación de los documentos dentro de los sistemas de información y tramitación de expedientes: Existen varios puntos en común en la gestión de la información, independientemente del tratamiento más o menos automatizado que se emplee para su control y localización. En primer lugar vamos a dejar asentados varios conceptos para entender el tratamiento de la documentación en la fase de archivo, teniendo en cuenta que no existe una normalización en la definición de los tipos documentales, desde el archivo se ha trabajado en una clasificación con el fin de poder identificar las series documentales. a) Documento administrativo: Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración, a otras administraciones o a terceros interesados. Su emisión es válida: Son emitidos por un órgano administrativo identificado en el membrete del documento, cuando se utiliza papel oficial y además el órgano es reconocido en el sello. Deben aparecer los datos generales de identificación que proporcionan al destinatario la identificación correcta del órgano emisor. Lleva la identificación del responsable del órgano, que tiene autorizada la firma por una norma de carácter legal aunque esté delegada en ciertos actos administrativos. Es la firma oficial que autentifica el documento. El sello debe aparecer junto a la firma. Siempre tienen que estar fechados, todos los documentos se realizan en un tiempo concreto, día, mes, año y lugar de expedición. Llevan un código que permite hacer referencia al número de expediente por lo tanto permiten identificar el tipo de documento, bien en la referencia o bien el título, que no es otra cosa que la clasificación del documento. El cuerpo del documento incluye la exposición de motivos y la disposición. 19 Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia administración. Los documentos administrativos más abundantes en el archivo son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los únicos que pueden ser emitidos por la Administración. b) Clasificación de los documentos administrativos según su contenido existentes en los archivos Esta clasificación se ha hecho desde el punto de vista del archivo con el fin de poder identificar las series documentales (ver anexo): - Correspondencia - Documentación, información y comunicación - Estadísticas - Expedientes - Documentos de constancia - Documentos de decisión - Peticiones - Documentos gráficos - Reuniones - Ficheros de datos c) El expediente administrativo: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas. Los procedimientos administrativos dan lugar a los expedientes pero debemos diferenciar el procedimiento del expediente. El expediente es el conjunto ordenado de documentos que se han generado en la tramitación de un procedimiento. Por lo tanto en el expediente se incluyen: - Documentos administrativos Documentos presentados por el interesado: las solicitudes, los documentos acreditativos de identidad así como los que acreditan reunir las condiciones exigidas por la administración en cada procedimiento. Además los ciudadanos pueden presentar, quejas, reclamaciones y sugerencias 20 Organización interna: Los documentos de un expediente están ordenados de acuerdo con las fases del procedimiento (Inicio, ordenación, instrucción y finalización), generalmente será un orden cronológico, a medida que se van produciendo los documentos, de acuerdo a la norma que lo regula. Desde el punto de vista de la clasificación archivística hay que tener en cuenta la siguiente división: • Expedientes sometidos a procedimiento: representan las actuaciones y diligencias previstas en la norma que regula el trámite para la resolución administrativa de un asunto. • Expedientes no reglados: responden a asuntos cuya actuación no está sometida a procedimiento y surten efectos con fines de estadística, constancia o información. Documentos que forman parte de un expediente: Resoluciones Acuerdos Comunicaciones Documentos de transmisión Notificaciones Publicaciones Actas Certificados Documentos de constancia Certificaciones del acto presunto Documentos de juicio Informes Solicitudes Denuncias Documentos de los ciudadanos Alegaciones Recursos Documentos de decisión d) El soporte original de los documentos: - Soporte papel Soporte electrónico Documentos digitalizados auténticas) (sólo si se consideran copias El documento, como hemos explicado al principio del tema es la información, soportado en un formato que debe ser tenido en cuenta a la hora de la fase de archivo, el tratamiento automatizado para su 21 localización es el mismo; y como veremos varía la forma de archivo físico, puesto que los documentos en papel se instalarán en un depósito o local con instalaciones al efecto y los documentos electrónicos se almacenan en repositorios digitales. e) Tipos de expedientes según el soporte: - Expedientes en papel Expedientes mixtos Expedientes electrónicos Lógicamente, tras ver los tipos de soportes, en el momento actual nos encontramos con estos tres tipos de expedientes desde el punto de vista del soporte, pero no del contenido, el valor de los documentos es el mismo, por lo tanto deben tener unos puntos comunes de tratamiento documental con el fin de recuperarlos en conjunto sin perjuicio del lugar de almacenamiento (físico o digital). f) Características comunes: Todo documento debe estar identificado en un sistema, independientemente del soporte en que se encuentre. Los sistemas de control de documentos deben estar estructurados de la siguiente manera: - Información de referencia Información del contexto Información de procedencia Información de autenticidad Información de integridad Información del tiempo (fechas) g) Actualmente la información está recogida en diferentes sistemas de gestión de documentos: - El Registro Único El catálogo de procedimientos La identificación del documento en el programa TAREA Identificación de los documentos en los programas de gestión documental utilizados por los órganos gestores Identificación de los documentos en el Sistema de Gestión documental de ACLM (en fase de archivo). h) Elementos comunes para recuperar la información: Como conclusión vamos a citar los sistemas de de acceso codificados (estandarizados) existentes actualmente en JCCM para localizar la información. Son comunes a todos los órganos administrativos, no están interrelacionados entre si con herramientas informáticas, pero todos ellos forman un conjunto que debe ser controlado en la gestión de expedientes. 22 - Nº de Registro de Entrada. Código SIACI (solicitudes). DNI ciudadano/ NIF. TAREA. Presupuestos Generales de JCCM (partida presupuestaria) Nº de Referencia de control de expedientes en sistemas departamentales. Herramientas informáticas de gestión documental con puntos de acceso para la recuperación de la información. Sistema de Gestión ACLM. El siguiente paso debe tratar de llegar a conseguir que exista un sistema de gestión global de procesos y trámites. Para ello se diseñarán aplicaciones informáticas de flujos de trabajo o Workflows, es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo. Los flujos de trabajo de la administración incluyen en su secuencia de tareas la gestión de documentos. La gestión de procesos documentales, conlleva contar con unas soluciones informáticas capaces de satisfacer las necesidades los usuarios, automatizando el intercambio de información entre los participantes y de acuerdo a las normas establecidas a priori. La gestión de aquellos procesos que requieren el intercambio y revisión de documentos por distintas personas se puede automatizar, facilitando la gestión y el control de la información. De esta forma, se evita tener que manejar grandes volúmenes de papel, logrando un conocimiento real de los costes y su reducción respecto a los procesos manuales, permite una visión global de los procesos corporativos, un mejor entendimiento del procedimiento completo y el control total del cumplimiento de estándares. Existirá además un sistema de gestión de archivos digitales basados en una indización a priori con un vocabulario controlado mediante descriptores o palabras clave o bien utilizando tesauro elaborado al efecto o utilizando tesauros ya existentes y adaptándolos como por ejemplo EUROVOC5 i) El catálogo de procedimientos A la vez se está trabajando, desde la Oficina de Calidad, en el control de de acceso no estandarizados sobre los órganos administrativos con el fin de llegar en un futuro a gestionar la documentación de manera más o menos homogénea, con el fin de implantar los criterios del Esquema Nacional de Innteroperatibilidad en el ámbito de la Administración electrónica. La Oficina de Calidad está trabajando en la creación de un listado de procedimientos con el fin de crear una base de datos de información referente a todos procedimientos administrativos gestionados por JCCM. http://www.jccm.es/web/index/programa1212683546762pl/1193043192639.html 5 EuroVoc es un tesauro multilingüe cuya función primera es el tratamiento de la información documental que generan las instituciones de la Unión Europea. Se trata de un tesauro multidisciplinario que cubre ámbitos suficientemente amplios para dar cabida no sólo a los aspectos comunitarios, sino también a las perspectivas nacionales, con un perceptible acento en la actividad parlamentaria. 23 El objeto de los Catálogos de Procedimientos es identificar, racionalizar, simplificar, automatizar y poner a disposición de los ciudadanos aquellos procedimientos administrativos que sean susceptibles de ser tramitados por medios telemáticos. Una vez identificados los procedimientos, correspondientes deben ser agrupados en una familia.6 y los trámites 6.- LA INFORMACIÓN NORMALIZADA DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO: Después de ver los sistemas de gestión documental durante la tramitación de los expedientes, vamos a exponer cómo se organiza la documentación cuando entran en fase de archivo, para lo cual es necesario conocer cómo está organizada la administración para la que trabajamos, ya que los distintos órganos gestores son los productores de los documentos que pasan a la fase de archivo, con el fin de normalizar los grandes volúmenes de documentación, partiendo de la utilización de una semántica común. El sistema de gestión archivística establece vínculos entre las funciones, las entidades productoras de documentos, las series documentales, el tipo documental, el contenido y el contexto del documento, tarea que se denominada descripción en la terminología archivística.7 6.1. Para describir los documentos en el sistema de archivos se parte de una denominación semántica común, derivada del estudio y análisis de: - - La estructura orgánica de la JCCN La estructura orgánica de los órganos de gobierno y de la administración. El estudio de las competencias asignadas a cada uno de ellos. Los procedimientos administrativos La gestión de los procedimientos en las unidades administrativas La normativa: las funciones, derivadas de las competencias de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha reflejadas en el Estatuto de Autonomía, los Decretos de traspaso de competencias del Estado así como la legislación autonómica que desarrolla la ejecución de las mismas. La historia institucional de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, origen de la Comunidad Autónoma, a través de los distintos decretos de estructura orgánica para poder asignar las funciones de gestión documental y hacer una primera agrupación de la documentación en fondos. 6 Familia: la agrupación de procedimientos administrativos atendiendo a criterios genéricos de similitud por razón de esquema de tramitación, documentación de entrada y salida de la información, dejando al margen criterios de semejanza en la materia objeto del procedimiento, órgano competente u otra información análoga 7 La ISAD (G), norma internacional general de descripción archivística, pretende ser un punto de partida pero no ha sido utilizada ya que se trata de archivos administrativos abiertos, en fase activa, para cuya tramitación se ha utilizado una aplicación informática no comercial implementada por los Servicios Informáticos de la Consejería a la que está adscrito ACLM. 24 - Los tipos de documentos Las series documentales, que identifican los expedientes Las fechas iniciales y finales de cada documento Elementos que hay que tener en cuenta en la utilización de una semántica común en la descripción de documentos Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año 2010. 6.2. Modelo de registro informático en el sistema de gestión ACLM: Teniendo en cuenta los puntos anteriores se ha desarrollado una herramienta informática que permite gestionar la documentación en la fase de archivo denominad Base de Datos de Gestión de ACLM, desarrollada por los servicios informáticos de la Consejería, es decir con recursos propios. La base del sistema es el control de la documentación, en el que se reflejan los datos necesarios tanto para su control, como para su recuperación. Es lo que se denomina descripción. La siguiente pantalla refleja un registro: 25 CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN: Información de referencia que codifica, tanto el lugar del registro en la base de datos, como la localización física de la documentación. A través de este código se puede hacer el seguimiento del ciclo de vida de los documentos, es decir, los archivos por los que han ido pasando hasta su instalación definitiva. En la terminología archivística se denomina Signatura. ÁREA FUNCIONAL: Permite identificar el origen de la documentación, independientemente del cambio de nombre del área de gobierno a que se adscribe en cada uno de los momentos en que se configura o cambia en la estructura orgánica. Indica la información de procedencia. En la tradición archivística pueden aparecer como fondos, es decir una estructuración de grandes volúmenes de documentación desde el punto de vista orgánico. ORGANISMO PRODUCTOR: Este dato siempre se conserva ya que en cada momento es preciso conocer cuál es el órgano encargado de la gestión y de la tramitación administrativa, puesto que conlleva la responsabilidad del trámite. Los trámites administrativos no son anónimos. Indica información de procedencia. A la vez sirve como referencia para anexionar la función al organismo productor y refleja la estructura orgánica. 26 FECHA: Todo documento, para tener validez tiene que tener una marca de tiempo, en este caso se recoge la fecha inicial del expediente, que coincide con la fecha del Registro de Entrada y la fecha de finalización del mismo (final del procedimiento). Información de tiempo SERIE: Titulo del documento. Indica información del contexto RESUMEN: Indica información del contexto relacionado con las bases de datos de gestión departamental, con el fin de conservar la misma denominación que en la fase de gestión. En notas se especificará cualquier otro asunto. DESCRIPTORES: Indización manual a posteriori, donde se señala la identificación del ciudadano o empresa (NIF/CIF/NIE); así como palabras clave que definan el documento. De momento no se puede capturar del Registro de Entrada. Para normalizar este campo se han tenido en cuenta la ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias. Para el almacenamiento y gestión de los nombres geográficos se ha utilizado el Tesauro ISOC de topónimos.8 6.3. Funciones de gestión documental: (ver anexo) La identificación de las funciones de las instituciones es esencial para comprender la procedencia de la documentación, ya que las relaciones entre los documentos y las instituciones pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a los cambios en la estructura administrativa u organizativa de una institución. Las relaciones entre las series documentales y las funciones permanecen constantes. El Consejo Internacional de Archivos ha elaborado las normas ISDF para la descripción de funciones. Las relaciones entre las áreas funcionales de gestión documental y los órganos productores de los documentos, desde el inicio de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha pueden consultarse en la página Web del Archivo de Castilla-La Mancha: 8.Tesauro ISOC de topónimos 2004. Tesauro de topónimos. Ángeles Maldonado Martínez, Luís Rodríguez Yunta (coord.) CSIC, Madrid, 2004. 27 http://pagina.jccm.es/aapp/ArchivoCLM/inicio.do A continuación reflejamos las funciones, pero en la citada Web se puede ver el desplegable con las subfunciones que identifican todas las competencias gestionadas por JCCM a modo de palabras clave, con un lenguaje controlado. 1 ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 2 AGRICULTURA, GANADERÍA Y PESCA 3 AGUA UF HIDROGRAFÍA ALTA DIRECCIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA UF PRESIDENCIA 4 5 BIENESTAR SOCIAL 6 7 CIENCIA UF INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA, TÉCNICA Y APLICADA COMERCIO Y PROMOCIÓN EMPRESARIAL 8 CULTURA 9 10 DEPORTE UF INFRAESTRUCTURAS, FOMENTO Y APOYO AL DEPORTE ECONOMÍA Y HACIENDA 11 EDUCACIÓN 12 INDUSTRIA Y ENERGÍA 13 JUSTICIA UF ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 14 JUVENTUD UF PROMOCIÓN Y SERVICIOS DE LA JUVENTUD 15 MEDIO AMBIENTE 16 MUJER UF IGUALDAD ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Y URBANISMO UF OBRAS PÚBLICAS 17 18 PROTECCIÓN CIVIL Y SEGURIDAD CIUDADANA 19 SANIDAD 20 TELECOMUNICACIONES Y SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 21 TRABAJO Y EMPLEO 22 TURISMO Y ARTESANÍA 23 VIVIENDA UF ORDENACIÓN DEL TERRITORIO En los archivos históricos, con instituciones que ya no existen, se clasifica a priori por fondos documentales, en ACLM, se ha optado por asimilar las funciones a los fondos ya que es una institución abierta en continúo cambio. 28 Función: Contexto: 29 6.4. Las series documentales: El Gobierno de Castilla-La Mancha está estructurado orgánicamente en Consejerías, cada Consejería, por norma legal tiene asignadas unas funciones y unas áreas de actuación. El desarrollo de estas funciones, es decir la actividad administrativa, está organizado en procedimientos, actividades y servicios reflejados en los documentos. Los procedimientos se dividen en trámites administrativos. Partiendo de esta idea los documentos se clasifican: Tradición archivística de clasificación de documentos en papel una vez que han entrado en fase de archivo. Los documentos se clasifican cuando ha terminado el trámite administrativo del expediente, momento en que pasan a la fase de archivo, controlados desde el Sistema de Gestión de Archivos. La clasificación es la operación intelectual consistente en agrupar los documentos por categorías, mediante clases o familias, dentro de una estructura jerárquica, estableciendo normas de acuerdo con el principio de procedencia de los documentos y el orden original del los mismos, que se plasma en el Cuadro de Clasificación. El Cuadro de Clasificación refleja la producción documental administrativa del organismo que lo ha generado en el desarrollo de las funciones y actividades encomendadas al mismo por la legislación. A continuación se recoge un extracto del cuadro de clasificación del fondo de Industria y Energía, que se encuentra desarrollado en la documentación anexa: 30 Ha sido elaborado teniendo en cuenta los siguientes elementos: - Análisis de la institución de la procede la documentación, es decir la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, estudiando las competencias de esta administración, la organización de la misma, y la ejecución de dichas competencias a través del estudio legislativo que las desarrolla. Las competencias adquiridas por el Gobierno Regional se clasifican jerárquicamente desde lo general a lo particular, es decir, comenzando por las áreas de gobierno, las funciones encomendadas a cada una de ellas, los procedimientos derivados de las mismas así como las distintas actividades que se plasman en la gestión administrativa. - Estudio de los procedimientos y actividades administrativas, desde su inicio, su desarrollo, las variaciones normativas de un procedimiento adaptándose anualmente a los planes, programas, presupuestos y necesidades trazados por el Gobierno Regional. - El Estudio de los expedientes en los que se plasman estos procedimientos administrativos, así como los tipos documentales que componen los mismos siguiendo el procedimiento administrativo. - Las fechas iniciales y finales en los que está vigente el procedimiento asimilado a cada serie, con el fin de que procedimientos que ya no están en activo, es decir, pasan a la fase semiactiva o inactiva del ciclo vital de los documentos, considerándose series cerradas que deberán ser valoradas para su conservación o eliminación. 31 El resultado de la clasificación es la identificación de las Series Documentales que componen el cuadro de clasificación de documentos que se encuentran en fase de archivo. La clasificación se ha hecho desde el punto de vista funcional, sin descartar en ningún momento la relación de cada una de las series con el órgano al que está adscrita dicha serie a lo largo de la historia de la institución. A partir del desarrollo de la administración electrónica, se han desarrollado programas de gestión de documentos electrónicos, basados en la clasificación a priori, es decir, desde el inicio del expediente. El sistema de archivo se inicia con el Registro de Entrada. 9 La documentación se identifica en el sistema desde varios puntos: identificación del titular, tipo documental, organismo gestor, palabras clave, etc. Relación del Cuadro de Clasificación con los tipos documentales: Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año 2010. 7.- LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA: DOCUMENTAL DENTRO DE LA PRODUCCIÓN La implantación de un sistema único de gestión documental incluye: - Finalización del expediente Ingreso de expedientes en el Sistema de Gestión de Archivos Las transferencias de documentos Consultas, préstamos y copias 9 Existen normas para la aplicar en el desarrollo y mejoramiento de la gestión documental tales como la ISO 9001:2008 – Sistema de Gestión de la Calidad, el Modelo MOREQ – Modelo de Requisitos parar la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, La ISO 15489 – Records Management y su reciente adaptación NTC-ISO 15489 Gestión de Documentos. 32 - Instalación Para la seguridad de la información es fundamental establecer niveles de acceso al sistema de gestión de archivos: - Gestor del Sistema (Servicio de Informática) Mantenimiento del Sistema (Servicio de Informática) Administrador del Sistema ( ACLM) Autores o generadores (módulo de oficinista) Almacenamiento, clasificación, indización y recuperación de la información (módulo de archivero). 7.1. La formación de usuarios del sistema: La implantación del sistema de gestión de los documentos administrativos y de archivo se realiza mediante la previa formación de usuarios, es decir, cursos programados para el personal administrativo responsable del archivo de cada unidad o servicio administrativo. Esta formación se ha programado conjuntamente con la Escuela de Administración Regional. El primero que corresponde al curso básico de gestión de los documentos administrativo, y el segundo, gestionado directamente por el archivo de Castilla-La mancha sobre el Sistema de Gestión Documental de ACLM para la automatización de los archivos de las diferentes unidades a través del módulo de transferencias de la aplicación informática del Archivo. La experiencia demuestra que la formación adecuada y específica, lejos de las propuestas generalitas, basada en un programa concreto prácticas especialmente elaborados para la ACLM, son la herramienta esencial para asegurar el éxito de la aplicación del tratamiento archivístico uniforme y perdurable en sus distintas fases. 7.2. Finalización del expediente: - - - Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto. Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento. Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto, es decir, debe abrirse un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones) 33 - - - - - - - - Debe determinarse el título oficial del expediente, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. El título debe identificar el tipo de información que contiene, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo. La denominación de la Serie Documental será facilitada por el Archivo. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad. Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales. Hay que evitar la duplicidad de expedientes. Es necesario que no se extraigan documentos originales de los expedientes, se pueden hacer fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de los interesados. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación. La documentación referente a información, comunicación, publicaciones, es decir documentos de apoyo informativo, por ejemplo fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc. debe conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente y no se puede archivar a parte. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro. Sólo los documentos que no formen parte de un expediente, de forma excepcional se organizaran con la serie “correspondencia. La correspondencia, como norma general, no se archiva por “entrada” y “salidas” ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta. 34 7.3. Las transferencias de documentos: Ingreso de los documentos dentro del Sistema Automatizado de gestión de Archivos. Tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial de las Administraciones Públicas consistente en la entrega, ordenada y relacionada por escrito, de los documentos de un archivo a otro, así como del traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia y conservación. Plazos. 1. Los órganos de las Administraciones Públicas y demás entidades integradas en el Sistema de Archivos transferirán su documentación de acuerdo a los siguientes plazos: a. Los archivos de oficina custodiarán un documento un máximo de cinco años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo central que les corresponda. b. Los archivos centrales custodiarán un documento un máximo de quince años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo intermedio que les corresponda. c. Los archivos intermedios custodiarán un documento un máximo de treinta años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo histórico definitivo que les corresponda. 2. A efectos del inicio del cómputo de los plazos máximos anteriores, los expedientes administrativos constituyen una unidad documental, tomándose como fecha inicial la fecha de la resolución o acto que ponga término al procedimiento. Cuando se trate de expedientes de información y conocimiento, en los que no exista resolución o acto que ponga fin al procedimiento, se computará el plazo para realizar la transferencia a partir de la fecha del primer documento. 3. Las transferencias de ficheros automatizados se regirán por el régimen general de transferencias de documentos. El plazo se computará a partir de la fecha del primer dato introducido Módulo de transferencias de la aplicación informática de ACLM: Hemos hablado a lo largo del tema de las transferencias de documentos, y ahora vamos a concretar este procedimiento, que tiene una importancia capital para que el sistema de archivos funciones, ya que garantiza el paso de la documentación de un archivo a otro, de acuerdo con unas normas, de forma que evita el colapso de las oficinas con documentos que no utilizan con frecuencia impidiendo organizar los expedientes que se están tramitando en ese momento. 35 Los documentos que ya están tramitados han entrado en una segunda etapa de su ciclo vital y es el momento de realizar la transferencia al Archivo Central del organismo al que pertenece la oficina o unidad administrativa. El primer paso fundamental para transferir documentación desde los archivos de oficina al archivo central es ponerse en contacto con la persona encargada del archivo, con el tiempo suficiente para que pueda ser preparada la recepción del envío y la reserva de espacio necesaria. ARCHIVO OFICINA Sistema de Gestión aclm) ARCHIVO OFICINA Sistema de Gestión aclm) ARCHIVO OFICINA Sistema de Gestión aclm) ARCHIVOS CENTRALES ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA El Archivo de Oficina es el que debe preparar la transferencia siguiendo las indicaciones del Archivo Central: - - Preparación de los documentos, revisando los expedientes para asegurarse de que están completos. Preparación de las cajas de archivo definitivo en las que se instalará la documentación para ser traslada al Archivo Central, numerándolas correlativamente y señalando el número que le corresponde con una etiqueta en el exterior de la caja. (este número será el “código de identificación de la caja”, de esta forma se identifica la situación de la misma en cada momento para poder ser encontrada sin dificultad alguna). Cumplimentar un formulario informatizado integrado en el Sistema General de Información del Archivo de Castilla-La Mancha, denominado “módulo de transferencias”, donde se 36 incluye información sobre los documentos que se envían al archivo con el fin de localizarlos con facilidad. En este formulario se indica el nombre de la unidad administrativa, la institución a la que pertenece y se detallan el contenido de cada una de las cajas que han sido identificadas con un número, tal y como se ha especificado en el párrafo anterior. La Relación de entrega: El sistema informático de e gestión de ACLM, como ya se ha explicado anteriormente, tiene como misión esencial y primera registrar y describir los expedientes y documentos en su fase de tramitación, operación que debe ser realizada por los mismos usuarios de los archivos de oficina, el personal administrativo de cada unidad, así les permite controlar y recuperar fácilmente la información desde su inicio. La operación de transferencia está totalmente informatizada con el sistema. Estas actuaciones siempre se inician, como ya hemos dicho, previo contacto con el Archivo Central correspondiente, quien supervisa las operaciones y las condiciones de la documentación a transferir. El Módulo de usuario de oficina: 37 El Módulo de archivero: control de entrada de documentos: 38 Esquema resumen del proceso de transferencias: Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año 2010. 7.4. Préstamo y Consulta información. de documentos. Búsqueda de la La Herramienta de búsqueda del sistema de ACLM: ofrece una gran variedad de campos como puntos de acceso para la consulta de expedientes y documentos. El resultado exacto de la consulta efectuada será siempre el reflejo de la planificación adecuada de la descripción de expedientes y documentos, conscientes de la explotación máxima que el sistema nos ofrece para realizar las consultas y recuperación de información en todos los campos descritos. Pantalla de la Herramienta de Búsqueda: Siempre teniendo en cuenta la Protección de Datos es necesaria la gestión de los accesos, para asegurar la confidencialidad: a) Consulta desde el módulo de oficinista: acceso a los documentos de la unidad administrativa productora 39 b) Consulta desde el módulo de archivero 40 El sistema de gestión de archivos facilita la consulta y el préstamo a los organismos productores que la requieran con fines de tramitación o información administrativa, bien proporcionando el expediente original, dando información sobre los datos del contenido o proporcionando copias, siempre utilizando los medios que permitan la celeridad, la eficacia y la eficiencia. La experiencia ha demostrado que las consultas se refieren a dos aspectos: - Consulta de expedientes Consulta de información general sobre los procedimientos administrativos El préstamo de documentos es un procedimiento interno: - - - Sólo se prestan documentos a las unidades administrativas que los han producido. Nunca pueden salir los documentos fuera de las instalaciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, salvo casos excepcionales (préstamos extraordinarios) por motivos de difusión u otros, que llevan expediente a parte. Mientras dure el préstamo, la unidad administrativa solicitante será la responsable de la integridad del documento. El procedimiento se inicia poniéndose en contacto con el responsable del archivo por medios electrónicos (e-correo) que llevará el control de las mismas a través de la aplicación informática integrada en el módulo de control del archivero. El módulo de préstamo de documentos es una de las implementaciones del sistema en el que actualmente se está trabajando. Esta función permite desde el módulo de control del archivero cumplimentar una ficha para cada usuario que solicita el expediente con la información relativa a la documentación, los plazos de préstamo, los datos del usuario y la lista de los documentos en circulación, aspectos todos ellos que permiten al Archivo ejercer un control real de los préstamos y, en caso de demora de su devolución, el envío automático de la reclamación. En la actualidad esta operación aún se realiza manualmente creando cada registro nuevo con los datos del formulario de préstamo enviado por los usuarios, disponible a través de la página Web de ACLM que será enviado por correo electrónico al responsable del archivo. 41 La Consulta de documentos garantiza el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros. Es un servicio ofrecido a la propia administración, a los ciudadanos, los profesionales y las empresas El objeto es facilitar a toda la ciudadanía y a las empresas la consulta de la información generada en todos los procedimientos y servicios administrativos. El personal al servicio de los archivos públicos es el responsable de delimitar el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones legales. La consulta se realiza en las propias instalaciones de los archivos, existen formularios de solicitud de los ciudadanos, ya que se trata de documentación administrativa. Estos formularios están en la Web de JCCM, a través del servicio SIACI: http://www.jccm.es/web AUTORIZACIÓN DE CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA > 42 Esquema préstamos: resumen del proceso de consultas y Fuente: Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Departamento de Justicia y Administraciones Públicas, año 2010. 7.5. Las copias de documentos: El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificaciones de los documentos. De acuerdo con los medios técnicos disponibles, el Archivo proporciona la reproducción de la documentación que custodia, respetando la normativa de acceso y de derechos de autor, y siempre que las condiciones de conservación de los documentos lo permitan. La obtención de copias de los documentos de uso más frecuente, que han sido digitalizados o proceden de ficheros informáticos se puede descargar desde la WEB. a) La cartografía referente a los Montes de Utilidad Pública cuyo formato original es papel se puede consultar en la Web del Archivo de Castilla-La Mancha. b) Los archivos informáticos que, de entre la cartografía digital propiedad de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, obren en poder de esta Consejería y sean susceptibles de ser cedidos a terceros en función de la sensibilidad de su contenido. En algunos casos pueden solicitarse también salidas gráficas en papel. Disponible en la WEB en Atención a la ciudadanía: http://www.jccm.es/web 43 SOLICITUD DE CARTOGRAFÍA > C) Otro ejemplo es el acceso a las colecciones fotográficas propiedad de JCCM, que se pueden consultar en el Archivo de la Imagen de Castilla-La Mancha, gestionado por la Consejería de Educación y Cultura. http://clip.jccm.es/archivo_de_la_imagen/es/micrositios/inicio.cmd 8. LA VALORACIÓN DOCUMENTAL: • Es una herramienta de trabajo basada en el valor de los documentos, que ya hemos visto en el apartado del ciclo de vida de la documentación. En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan en función de su valor histórico. Esta teoría fue desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Así los documentos se tratarán de una forma diferente. • No se pueden eliminar documentos de los archivos de forma aleatoria, ya que forman parte del Patrimonio Documental, por lo tanto hay que llevar a cabo un proceso de Selección Documental. • Para poder gestionar grandes volúmenes de documentos es fundamental la valoración de los mismos elaborando las TABLAS DE VALORACIÓN (eliminación, retención) correspondientes a cada serie documental, que indicaran los calendarios de transferencias. La evaluación documental, identificará la fase de archivo en que se encuentra el documento, las condiciones de acceso y establecerá los plazos para su conservación o eliminación parcial o total. Las tablas de valoración deben ser aprobadas por la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha. • La legislación vigente sobre valoración y selección de documentos, obliga a valorar cada una de las series documentales y elevar los informes de valoración a la Comisión Calificadora de Documentos que será la encargada de elaborar unas tablas de conservación y/o eliminación que deben ser uniformes para toda la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y en las que se determinarán los plazos de conservación de la documentación. Tras la publicación del Decreto 12/2010 por el que se regula la utilización de medios electrónicos 44 en la actividad de la administración en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha dedica el art. 35 a la destrucción de originales: “los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 19/2002, debiendo realizar la unidad responsable un estudio previo de los riesgos que conlleve la destrucción del documento, haciendo explícita mención a las garantías de conservación de la copia electrónica y el cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con el archivo y conservación, establezca el Esquema Nacional de Seguridad.. Fuente: Sanz Bravo, Caridad de: Las comisiones de documentos de archivo y otros documentos corporativos. Nuevas Tecnologías nº 51 (septiembre 2010). (Página 128) Como principios generales, hay que tener en cuenta: 1.- Primacía del contenido sobre el formato que actúa como soporte: el contenido es la variable principal para determinar los valores, primarios o secundarios y el plazo de conservación de documentos. Las consideraciones sobre el formato, ya sea físico o lógico, en el que se crean o gestionan los documentos no son un elemento de valoración. 2.- Se aplica la teoría de los valores, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, realizando un análisis detallado de los valores primarios y secundarios de cada serie documental. 45 3.- Junto a la valoración basada en la teoría archivística, es necesario hacer una valoración basada en el análisis del coste, es decir tenemos que ver el cuanto supone para la administración autonómica la conservación y el ahorro de la eliminación, ya que la valoración para la eliminación de documentos presenta un riesgo por la desaparición de dicha documentación. Es muy importante analizar la necesidad de disponibilidad y el uso de la información 4.- La Norma ISO 15489, establece cinco etapas para estructurar el proceso de valoración: determinar la obligación legal de conservación de los documentos dentro del sistema, determinar los usos de los documentos dentro del sistema, determinar los vínculos con otros sistemas, considerar el alcance más amplio de uso de los documentos y situar los plazos de los documentos en el contexto de la valoración total del sistema. 5.- Para los documentos en formato electrónico, además, se incorpora la necesidad de definir, en función de utilización de los documentos y de los recursos hardware disponibles, unos plazos de conservación, donde varía el sistema de clasificación de archivos según el ciclo de vida de los documentos. Gestión jerárquica de almacenamiento, similar al calendario de transferencia, siguiendo el ciclo de vida de los documentos. - - - - Plazo de conservación on-line: dispositivos de memoria del sistema operacional, accesibles a tiempo real. (documentación activa). A corto plazo. Documentación activa. Plazo de conservación near-line: en dispositivos de memoria de mayor capacidad. Se gestiona mediante históricos. (documentación semiactiva) A medio plazo. Documentación semiactiva Plazo de conservación off-line: en dispositivos de memoria externos, y en formatos de conservación a largo plazo (documentación inactiva). Estos sistemas se aplican cuando no es necesario asegurar la disponibilidad inmediata de los datos más antiguos, motivo por el cual pueden trasladarse a medios de almacenamiento más lentos y económicos, dejando espacio a los datos más recientes a los dispositivos más rápidos. A largo plazo. Documentación inactiva Al formular la resolución final de conservación o eliminación hay que tener en cuenta las cualidades de longevidad de los documentos electrónicos, que no son las mismas que el papel o el microfilm son formatos con una obsolescencia física y lógica que debe ser planificada. Se trata de aplicar políticas de preservación de la información en la que se incluyen la migración de documentos históricos electrónicos para que sean legibles con el software y el hardware existente en cada momento. 46 La Norma ISO 15489, proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz. a) Eliminación de Documentos en papel Documentos valorados por la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha para su conservación permanente o eliminación: Documento conservación destrucción legislación Vales de gasolina 1 año total Solicitudes de licencia de caza y pesca 1 año total Partes diarios automóviles de 1 año total Solicitudes de asistencia a cursos organizados por la EAR 1 año total Fichas de incidencias del personal 5 años total Disposiciones enviadas a DOCM 5 años total Listados de anomalías horarias del personal, diarios o mensuales 5 años total Partes de absentismo laboral remitidos por las Delegaciones 5 años total Solicitudes de permisos del personal 5 años total Expedientes de Subvenciones del Programa “A plena Luz” (CULTURA) TOTAL Expedientes de la Comisión Provincial de Patrimonio (CULTURA) TOTAL Documentos procedentes de los administrativa, se podrán eliminar: expedientes Resolución 30-6-98 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 31, de 10 de julio de 1998) Resolución 30-6-98 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 31, de 10 de julio de 1998) Resolución 30-6-98 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 31, de 10 de julio de 1998) Resolución 30-6-98 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 31, de 10 de julio de 1998) Resolución de 10-5-99 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 47 de 16 de julio de 1999 Resolución de 10-5-99 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 47 de 16 de julio de 1999 Resolución de 10-5-99 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 47 de 16 de julio de 1999 Resolución de 10-5-99 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 47 de 16 de julio de 1999 Resolución de 10-5-99 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 47 de 16 de julio de 1999 Resolución de 10-5-99 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 47 de 16 de julio de 1999 Resolución de 10-5-99 de la Consejería de Educación y Cultura (DOCM nº 47 de 16 de julio de 1999 de contratación La documentación aportada por los licitadores que no resulten adjudicatarios, que no hayan solicitado la devolución de la misma en los plazos establecidos. Transcurrido dicho plazo, sin que haya procedido a la reclamación se procederá a la destrucción, sin que la administración esté obligada a notificar a los interesados esta circunstancia 47 Los documentos clasificados como: documentación, información y comunicación: Deben ser eliminados en la fase de archivo de oficina, tienen sólo un valor informativo y de carácter temporal. Se trata de documentación de apoyo informativo que sirven de apoyo a la gestión. Es una fuente de información secundaria, es decir información ya elaborada. Pueden ser: publicaciones, dossieres, folletos comerciales, fotocopias, bibliografías, etc. b) Conservación o eliminación de los contenidos digitales. El ciclo de vida de los documentos digitales abarca las actividades relacionadas con su creación, almacenamiento, recuperación y posterior archivo a corto, medio y largo plazo. Actualmente se están haciendo los esfuerzos y la planificación prestando mayor información a las técnicas relacionadas con las primeras etapas del ciclo de los documentos: - Desarrollo de herramientas Desarrollo de sistemas de metadatos Desarrollo de estándares Mientras no se disponga de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo que garantice el valor de los documentos que se gestionan con aplicaciones ofimáticas, es necesario implantar buenas prácticas en la creación, gestión, archivado y conservación de los documentos generados electrónicamente. c) Como norma general, en la situación actual podemos aplicar, la eliminación de los documentos señalados en las tablas anteriores. La identificación y valoración de series es el procedimiento archivístico básico en el que se fundamenta la gestión de documentos. El resultado son las tablas de valoración para cada serie que en estos momentos está sin elaborar, que debe fijar los plazos de transferencias y conservación o eliminación de cada serie documental. La Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha prevé la regulación de la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha, labor normativa que se ha postpuesto en función del desarrollo legal de la Administración Electrónica para crear un único criterio independientemente del formato. El Decreto 12/2010 en el art. 34 hace establece, entre otras, que cada órgano administrativo, de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, establecerá los períodos máximos de utilidad administrativa de los documentos electrónicos. Debido a la adaptación de los espacios disponibles y los flujos de trabajo de las oficinas gestoras, el sistema de gestión de archivos está abierto a lo largo de todo el año, siempre adaptándose a las necesidades de los gestores, por lo que las transferencias se realizan de forma ordenada, previo aviso al responsable del archivo. 48 La destrucción consiste en la supresión de información o documentos por cualquier sistema que imposibilite su recuperación o posterior acceso y utilización. La eliminación de una serie documental puede ser total o parcial, utilizando un criterio de selección previamente establecido. Es necesario conservar las fuentes de información secundaria que reflejen la información de la documentación destruida, así como llevar un registro de destrucción de documentos. En cuanto al acceso a los documentos, actualmente, se tiene en cuenta cada solicitud de forma individualizada puesto que dentro de la documentación administrativa no se pueden hacer valoraciones genéricas de datos susceptibles de ser cedidos a terceros. d) Buenas prácticas para la eliminación de documentos. Dentro del Sistema de Gestión de Archivos de ACLM, hay que tener en cuenta estos criterios para la eliminación: Documentos en papel en las oficinas: La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos. Debemos tener en cuenta, en primer lugar, El catálogo de simplificación documental: Se trata de la relación de documentos cuya obligación de aportación sido suprimida, así como la de certificaciones o acreditaciones que sustituyen por declaraciones responsables, Repositorio de modelos declaraciones responsables, bases de convocatorias, formularios, campos información, etc. ha se de de Mediante Acuerdo, aprobado en el Consejo de Gobierno de fecha 8 de marzo de 2011, se establecen una serie de medidas racionalizadoras y de ahorro con la finalidad de: • • • Generalizar la aplicación de nuevas formas de acreditación del cumplimiento de requisitos para la resolución de procedimientos administrativos, eliminando la exigencia de adjuntar documentación adicional junto con las solicitudes de iniciación de los procedimientos. Generalizar las técnicas de la comunicación previa o de la declaración responsable, frente a las tradicionales técnicas de la autorización y la licencia. La eliminación de las comunicaciones o notas internas en formato papel para la convocatoria de reuniones o la petición de informes o actuaciones entre los órganos y unidades de la Administración Regional. Para ello se elaborará: 49 Un Catálogo de Simplificación Documental, en permanente actualización, que contendrá la relación de documentos cuya obligación de aportación haya sido suprimida, así como la relación de certificaciones o acreditaciones sustituidas por declaraciones responsables. Un Repositorio de modelos de declaraciones responsables, bases reguladoras y convocatorias, formularios, campos de información, etc., que servirán de referencia a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. No se pedirán ni originales, ni fotocopias de: - - - - Documento Nacional de Identidad o documento acreditativo de la identidad de extranjeros residentes en España Certificado de empadronamiento Certificación acreditativa del cumplimiento de obligaciones tributarias con el Estado Agencia Estatal de Administración Tributaria Certificado del Impuesto sobre actividades económicas Agencia Estatal de Administración Tributaria Certificado de datos de identificación Agencia Estatal de Administración Tributaria Certificado del impuesto sobre la Renta de las personas físicas Agencia Estatal de Administración Tributaria Certificado sobre pensiones públicas exentas Agencia Estatal de Administración Tributaria Certificación acreditativa del cumplimiento de obligaciones con la Seguridad Social Tesorería General de la Seguridad Social Informe de vida laboral de las empresas Tesorería General de la Seguridad Social Acreditación de actividad agraria por cuenta propia Tesorería General de la Seguridad Social Informe de vida laboral de persona física Tesorería General de la Seguridad Social Informe medio anual de trabajadores en situación de alta Tesorería General de la Seguridad Social Orden de 02/01/2008, , POR LA QUE SE REGULAN LA COMPOSICION Y EL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISION DE SIMPLIFICACION Y ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS PREVISTA EN LA LEY 8/2006, DE 20 DE DICIEMBRE Deben eliminarse en los archivos de oficina o gestión, y nunca deben pasar a la fase de archivo central: • La documentación de apoyo informativo, que se ha usado para la resolución de un expediente pero que no forma parte de él (ej.: 50 • • • • fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.) Copias de textos bibliográficos Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge) Documentos duplicados (fotocopias) Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo central la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina. Correos electrónicos: Se recomienda la siguiente práctica: - - - - Formalizar los mensajes de correo electrónico como documentos completos, huyendo de la comunicación informal y utilizando los documentos de autentificación necesarios. Incluir reglas de valoración dentro de los mensajes formalizados mediante la clasificación funcional y los vínculos necesarios con reglas autoejecutables. Eliminar los mensajes no formalizados ni clasificados a los 15 ó 30 días de su envío o recepción. Si el mensaje está relacionado con las funciones y actividades asimiladas a un procedimiento, se tratará como documento administrativo. Si se trata de un duplicado que ha llegado para nuestro conocimiento es eliminable en el tiempo establecido. Si se trata de un borrador que no tendrá valor cuando llegue la versión final, también tendrá un plazo de eliminación. Documentos electrónicos Nos referimos a los documentos producto de digitalizaciones, hay que tener en cuenta en qué tipo de expediente se encuentran, definir el original, y conservarlo sólo en un formato, el que se considere original. - Definición de expediente electrónico Definición de procedimiento mixto Originales en dos formatos diferentes Teniendo en cuenta las tres definiciones no debemos almacenar: - Copias en papel de documentos originales electrónicos. Copias electrónica de documentos originales en papel. La digitalización de documentos para completar los procedimientos electrónicos debe estar realizada con 51 - una metodología de priorización de servicios, con una herramienta común y que garantice la autenticidad de la copia escaneada. Utilización de formato PDF, eliminación de copias en formatos anteriores en los que se haya elaborado el documento. c) La digitalización de documentos: La digitalización de documentos de un servicio puede tener distinto uso, según se plantee la tramitación telemática de la totalidad de sus trámites o sólo parte de ellos. Actualmente en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha se ofrecen determinados trámites por canal telemático, como la presentación de solicitudes y el aporte de documentos, la notificación, el pago o la aportación de alguna certificación. También se puede ver en algunas áreas el estado en que se encuentra el expediente. De momento se organiza en “paquetes de servicios telemáticos”, como por ejemplo las solicitudes se tramitan a través del SIACI, que se relaciona con el resto de servicios. También podemos denominar paquetes telemáticos las soluciones de la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente para la tramitación de expedientes de la PAC, Derechos de Pago Único, Registro Vitícola, Reestructuración del Viñedo. Para poder ver el estado en que se encuentra la tramitación de procedimientos dentro del campo de la administración electrónica, podemos 52 consultar la página www.jccm.es, en atención a la ciudadanía, donde se puede consultar el catálogo de trámites relativo a convocatorias y servicios. http://www.jccm.es/web/index/programa1212683546762pl/1193043192639.html Como vemos, sólo se está trabajando en el inicio y parte del trámite, no en la fase de archivo, por lo tanto debemos tener en cuenta que el expediente final es un expediente mixto, por lo tanto debemos identificar correctamente y de forma uniforme toda la documentación, independientemente del soporte en que se encuentren los diversos trámites de un expediente, deben localizarse con los mismos puntos de acceso. No se puede pasar toda la documentación de papel a digital, sobre todo por los costes añadidos, ya que habría que cubrir un doble gasto en el almacenamiento, ya que hay que en muchos casos habría que conservar también el formato del original. Por lo tanto vamos a dar unas pautas para la digitalización de documentos de forma que los recursos se usen racionalmente: - - - - - - 10 Establecer el esquema de los documentos que entran en el sistema con formato digital original. Sistemas de firma electrónica y sellado de tiempo, que sustituyan la impresión y posterior escaneado del documento. Definir e Identificar los documentos que deben ser escaneados para incorporar al expediente digital, por ejemplo los documentos que debe presentar el ciudadano. Escanear sólo aquellos documentos que se integren a un expediente electrónico. No generar copias electrónicas de originales en papel. Optimizar los recursos, impulsando el uso de soluciones e infraestructuras comunes, evitando duplicidad de desarrollos. Se recomienda utilizar el formato de PDF.10 Potenciar la interoperatividad entre los organismos, utilizando una estandarización en la identificación de documentos. Sólo se consideraran documentos originales digitales los que garanticen la autenticidad, integridad y trazabilidad. La Ley 11/2007 prevé la posibilidad de realizar copias electrónicas de documentos electrónicos y además la posibilidad de incorporar al expediente copias de documentos en papel digitalizados como copias ISO 19005-1:2005: Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) 53 - - auténticas, siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el art. 46 de la Ley 30/1992. En el Decreto autonómico 12/2010, arts. 31 y 32 se distingue entre copias electrónicas de documentos electrónicos y copias electrónicas de documentos originales en papel y compulsa electrónica. El art. 33 está dedicado a las copias en papel de documentos emitidos electrónicamente. La compulsa electrónica supone un procedimiento de digitalización de la documentación en soporte papel y su comprobación con el original por parte de la Administración, produciendo una copia en soporte electrónico con los requisitos de autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación necesarios para su validez. Debe consultarse la NT de Interoperatibilidad de digitalización de documentos, que tiene por objeto establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos Para que las imágenes puedan tener un tratamiento de archivo: Con anterioridad a la obtención de imágenes, los documentos deben ser descritos dentro del Sistema de Gestión, bien departamental o bien interdepartamental, con referencia, contextual, de procedencia, de autenticidad, integridad y referencia temporal. A partir del fichero maestro se creará un fichero de consulta en formato PDF. Previamente a su conservación en el repositorio correspondiente, se revisará cada una de las imágenes que componen el fichero con la finalidad de que todos los documentos estén referenciados de la misma manera. Como ejemplos de programas de digitalización, podemos citar el Portal del Empleado, digitalizando los expedientes personales de todos los empleados públicos. Es un programa a largo plazo, que permite la consulta inmediata de los expedientes, con claves de acceso que garantizan la confidencialidad de la información. Está pensado como sistema de gestión de documentación en fase activa y semiactiva. Los documentos digitalizados son copias para consultas, nunca sustituyen al original en papel. El Archivo de Castilla-La Mancha está llevando a cabo proyectos de digitalización de documentos seleccionados desde dos puntos de vista, el volumen de consultas y la sustitución de soportes con la finalidad de facilitar la consulta vía Web. Para lo cual se ha creado una colección digital de copias escaneadas que sólo sustituyen al original para consulta y copia. 54 9. LA INSTALACIÓN: Sólo vamos a tratar la instalación física de los documentos en papel, ya que el Archivo de documentos electrónicos en repositorios digitales, que incluyen desde los discos duros de almacenamiento de los documentos que se reciben o se generan hasta las aplicaciones corporativas, son tratados por los departamentos de informática, utilizando estándares abiertos que garanticen el intercambio de datos entre sistemas.11 La ordenación física de los documentos electrónicos es de escasa importancia, tanto para la conservación de datos relativos al contexto como para la recuperación de dicho documento. La organización intelectual o lógica, sin embargo, es absolutamente necesaria para la comprensión del documento electrónico y para la conservación de su contexto y su accesibilidad. Las relaciones lógicas de un documento dependen de los atributos físicos y de otra información contextual que genera el software.12 9.1. Las unidades de instalación: La instalación consiste en el alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación (cajas de archivo definitivo). De una instalación adecuada y bien gestionada depende la agilización del servicio y la conservación adecuada de los documentos. Antes de incluir los expedientes en las cajas para su envío al archivo, hay que tener en cuenta: - - - Los documentos dentro de cada expediente deben estar ordenados siguiendo el procedimiento administrativo, que en general coincide con una secuencia cronológica. Los expedientes tienen que estar ordenados, y deben estar identificados dentro del Cuadro de Clasificación de Series Documentales. Deben ir ordenados siguiendo el criterio utilizado en las bases de datos de gestión departamental, tanto con su contenido como la codificación asignada a los mismos. El orden lógico de la codificación suele ser cronológico, albafético o una combinación alfanumérica. Los expedientes se introducen dentro de las cajas y cada una de las cajas constituye una unidad, que será a la que se le asigna un número secuencial que se denomina signatura y será la referencia física de la 11 EAD(Descripción Archivística Codificada, es un estándar para codificar instrumentos de descripción archivística por medio de SGML (Standard Generalized Markup Language, ISO 8879:1986) y XML (eXtended Markup Language), mantenido en la Network Development and MARC Standards Office de la LC (Library of Congress, Biblioteca del Congreso de Estados Unidos) en colaboración con la Society of American Archivists (EAD Working Group). 12 DOLLAR, C. M. (1992). Archivistica e Informática: L'Impatto Delle Tecnologie Dell'Informazione Sui Principi e Sui Metodi Dell'Archivistica. Macerata: Publlicazioni dell'Università 55 localización del expediente. Los expedientes que hay dentro de cada caja deben ir debidamente identificados, es decir deben ser guardados dentro de las cajas de acuerdo al orden original de los mismos dentro de la oficina. Para los documentos de tamaños diferentes al estándar de cajas de archivo definitivo, se utilizaran sistemas específicos para formatos especiales. El caso más frecuente es la utilización de planeros. Las transferencias ordenadas de cajas permiten una instalación adecuada en los depósitos de archivo, es decir, los lugares adaptados para almacenamiento de documentos. El Archivo de Castilla-La Mancha gestiona los espacios disponibles en las distintas instalaciones de las Consejerías, Delegaciones, oficinas Comarcales y demás espacios destinados archivo en los edificios propiedad de JCCM en toda la región. En el momento de realizar una transferencia, además de utilizar el módulo de gestión antes descrito, también conlleva un trabajo físico, consistente en instalar adecuadamente los expedientes dentro de las cajas y signaturando o referenciando cada envío con un número correlativo que comenzará siempre por el número 1 en cada transferencia, quedando identificado en la etiqueta externa de la siguiente manera: CONSEJERÍA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE Dirección General de Desarrollo Rural Servicio de Promoción y Desarrollo Transferencia 829/ 2011 1 Cuando los documentos pasan a otra fase de archivo, se referenciaran tanto en la base de datos, como de forma externa en la caja, de manera que tengamos establecida toda la concordancia de signaturas, reflejando el paso de un archivo a otro, también en el exterior de la caja, para no perder nunca la localización física. 9.2. Espacios destinados a archivo dentro de los edificios públicos: La correcta planificación de las instalaciones del archivo, tanto si se considera la construcción de un edificio de nueva planta, cómo la adecuación de un edificio antiguo, es una cuestión esencial para facilitar las actividades archivísticas que se van a desarrollar. En las previsiones iniciales para la instalación de un archivo, se tiene que hacer la reserva del espacio suficiente para los servicios que ofrece y una previsión de suelo que tenga en cuenta el crecimiento de sus fondos. La falta de este espacio suele ser uno de los problemas más graves que condiciona su organización y reduce la efectividad de sus servicios. 56 Es importante estudiar los accesos y la seguridad de las instalaciones. Deben contar con unos espacios bien determinados, que responden a funciones principales (recoger, custodiar, conservar e informar). Así pues, es imprescindible distinguir, como mínimo, tres áreas o zonas de trabajo, un área de depósitos documentales y un área de servicios técnicos. Área de depósitos documentales: La planificación de la instalación del archivo en las dependencias administrativas incluye la previsión de un espacio suficiente destinado al almacenamiento de los fondos documentales. Es recomendable hacer un estudio exhaustivo que tenga en cuenta todos los requisitos sobre el crecimiento documental de los fondos, las características arquitectónicas del lugar escogido, las condiciones ambientales, los aspectos funcionales, etc. La finalidad no es otra que proporcionar la seguridad y el control eficaz de los fondos documentales, permitir el almacenamiento y la recuperación rápida de los documentos. Las estanterías para instalar las cajas pueden ser fijas o compactas de raíles. Los depósitos son parte del área reservada del archivo, de su uso exclusivo, destinados a la conservación de la documentación. Si todo el edificio debe reunir las características arquitectónicas de seguridad, en el depósito deben extremarse. Hay que conjugar dos factores: - La facilidad de acceso para recibir transferencias documentales. Acceso controlado. Mobiliario Las estanterías son el componente esencial de los depósitos. Las estanterías serán metálicas, incombustibles, inocuas, sólidas, sin elementos cortantes ni punzantes, cómodas de manejar y con capacidad para desplazarse en altura cada 25 mm.; con los laterales cerrados y las divisiones interiores abiertas. La altura, para que sean accesibles sin escalera, será de 1,90 m. El ancho de cada módulo será de 1 m., y el fondo de las baldas de 40 cm. Los bloques de estanterías tendrán una separación de 1,20 m., y entre cuerpos 0,80 m. Si las estanterías son móviles, además de necesitar un pavimento perfectamente horizontal, como sólo hay uno o varios cuerpos fijos y los demás se desplazan sobre raíles por un motor o mecanismo manual, se ahorra el espacio de los pasillos. El mayor volumen de la documentación será en papel, pero hay que prever la existencia de otro tipo de material como películas, material magnético, que requerirán almacenaje especial. Los planeros, por ejemplo son ya un elemento normalizado; y ahora se pueden adquirir armarios de seguridad antitérmicos y magnéticamente seguros para todo tipo de material magnético. Los envases y cajas que se utilicen serán de cartón no ácido y resistentes, sólidos, con uno de los lados abatibles para mayor facilidad de uso, y de dimensiones normalizadas (38 x 28 x 12 o DINA-4). Condiciones de instalación: peligros y prevenciones 57 • • • • Las condiciones ambientales han de vigilarse constantemente para evitar deterioros en la documentación. La temperatura del depósito no debe ser inferior a 15ºC. ni superior a 21ºC, siendo lo ideal 17-18ºC, con oscilaciones inferiores a + 3ºC. La humedad relativa se situará entre 45 y 65%, con unas variaciones + 5%. La relación entre humedad/temperatura también tiene que ser constante. Ha de evitarse la incidencia de la luz solar en la documentación por lo que si hay vanos se instalarán en ellos filtros solares permanentes. Para facilitar la limpieza del polvo, los revestimientos de las paredes y suelos serán sintéticos. La iluminación, incandescente, será suficiente con 100 lux a nivel de pavimento. Se situarán 60 W. cada 2 metros en los pasillos entre estanterías y 75 W. cada 4 ó 5 en los pasillos centrales. Un interruptor general a la entrada y varios parciales en los pasillos así como tomas de electricidad con cubierta de seguridad son otros requisitos de la instalación eléctrica. En cuanto a la prevención, detección y extinción del fuego, los materiales empleados tienen que ser incombustibles. Se instalará un sistema de detección automática de humos así como pulsadores de alarma. También habrá extintores portátiles de polvo trivalentes. El depósito tiene que estar aislado del resto de las dependencias, y evitaremos que pasen por su recinto conducciones eléctricas. Las salidas de emergencia estarán bien señalizadas y las puertas metálicas cortafuegos con cerraduras antipánico deben ser holgadas para que no se bloqueen con el calor. Así mismo debería implementarse un plan de evacuación de emergencia de la documentación. Por lo que se refiere a los factores biológicos degradantes (insectos, roedores y microorganismos), la prevención se concreta en instalaciones herméticas, control de las condiciones ambientales y limpieza regular, que incluye desinfección y desinsectación, de los depósitos, que al menos debe ser una vez al año. Habrá que controlar en qué condiciones están los documentos que se ingresan, y si es necesario desinsectarlos previamente en la sala de trabajo. 9.3. Buenas prácticas para la conservación adecuada de los documentos en papel: Estudiado el espacio y la localización de los depósitos en los edificios administrativos de la región y su ubicación dentro de cada una de las poblaciones, la administración del espacio de depósito se ha adaptado a las exigencias de cada unidad administrativa ofreciendo la posibilidad de ejercer la distribución de los espacios disponibles asignando un código a cada depósito, intentando una organización continua de las unidades de instalación dentro del depósito concreto, intentando eliminar distribución por secciones o estanterías. La instalación continua de las cajas de archivo es un sistema que facilita la localización y ahorra espacio. Este sistema topográfico es utilizado tradicionalmente por la práctica archivística. 58 • • • • • • • • • Los documentos importantes no se perforan nunca. No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si es necesario, se abrirán varias carpetas y se numerarán. Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes (grapas, fastener, etc.), gomas elásticas ni carpetas o camisas de plástico. Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los documentos: papel permanente, clips de plástico, cola de celulosa, etiquetas de papel engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y contenedores metálicos. No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel. No archivar documentos en zonas por donde pasen cañerías o existan humedades. Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o cartón). Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo. El punto fundamental para conservar la documentación es hacer bien el cierre del expediente: - - Cuando termina la tramitación tanto en soporte papel como en electrónico, siempre han que comprobar que el expediente está completo Para asegurar su conservación y acceso el expediente deberá ser archivado A partir del momento del cierre del expediente y en función de los plazos que marque el procedimiento, se pasan todos los expedientes cerrados al sistema de gestión del Archivo de Castilla-La Mancha. 59 INSTALACIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL EN EL ARCHIVO DE OFICINA. Planeros: módulo especial para el archivo de planos, carteles La elección de determinado material y mobiliario, es muy importante a la hora de creación de un archivo de oficina, puede ser determinante para el éxito del sistema de archivo. 60 IDENTIFICACIÓN DE LAS CAJAS 61 INSTALACIÓN EN LA FASE DE ARCHIVO CENTRAL Con el objetivo de ahorro de espacio, lo más aconsejable es la instalación de armarios compactos, se trata de un sistema móvil de almacenaje que a diferencia de las estanterías fijas sólo necesita un pasillo de servicio, permitiendo aprovechar al máximo la superficie del local aumentando la capacidad de archivo hasta un 60 %. 62 10. LA CARTA DE SERVICIOS http://www.jccm.es/web?c=JCCM_CartaServic_FA&cid=1212676760193&lan guage=es&pageid=1212677342586&pagename=CastillaLaMancha%2FJCC M_CartaServic_FA%2FJCCM_cartaServicio&site=CastillaLaMancha Esta carta de servicios va dirigida a la ciudadanía, a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y al resto de las Administraciones Públicas, y tiene como objetivos facilitar el acceso a los archivos dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y la mejora de los servicios públicos de la Región. La Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha (DOCM nº 141 de 15-11-2002) dispone que el Archivo de CastillaLa Mancha tiene la obligación de organizar, custodiar, conservar y difundir la documentación producida por los organismos dependientes y vinculados a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha con la finalidad de apoyar la gestión y la información administrativa de las oficinas, garantizar el derecho de la ciudadanía a acceder a la información contenida en los archivos y proteger el patrimonio documental castellano-manchego. Los archivos centrales de las Consejerías de la Junta de Comunidades, del Servicio Público de Empleo de Castilla-La Mancha (SEPECAM) y del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha (SESCAM), a cuyo frente hay un/a archivero/a perteneciente al Archivo de Castilla-La Mancha, tienen la obligación de recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación procedente de los archivos de oficinas, así como de asesorar al personal responsable de estos archivos y coordinar su organización y funcionamiento. En las Delegaciones y demás Organismos de ámbito provincial dependientes de la Junta de Comunidades, el personal técnico del Archivo de Castilla-La Mancha al frente de los Archivos Territoriales, asesorará al personal responsable de sus archivos de oficina. El establecimiento por parte de la Administración de la Junta de Comunidades de programas anuales de simplificación de los procedimientos administrativos de su competencia, obliga también al Archivo de Castilla-La Mancha a implantar procedimientos claros y sencillos que sirvan de herramienta para la gestión de los documentos públicos en el ámbito autonómico. 10.1 .Servicios Ofrecidos Servicio de información. • • Información general sobre el acceso, consulta y servicios que ofrece el Archivo de Castilla-La Mancha. Información general sobre los documentos contenidos en los archivos centrales de las Consejerías de la Junta de Comunidades, del SEPECAM, del SESCAM, de las Delegaciones provinciales y demás 63 • • Organismos de ámbito provincial dependientes de la Junta y en el Archivo de Castilla-La Mancha. El asesoramiento en la búsqueda y localización de cualquier documento que se encuentre custodiado en cualquier archivo dependiente de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, indicándole el lugar y la persona que le atenderá. Información de referencia sobre otros archivos y fuentes documentales. Servicio de gestión documental. • • • El asesoramiento técnico para la organización de los archivos de oficina de las entidades y organismos dependientes de la Junta de Comunidades. El tratamiento técnico de la documentación para asegurar la correcta disponibilidad de los documentos y su conservación. El ingreso de fondos documentales transferidos regularmente, o por cualquier otro medio, en virtud de la legislación vigente. Servicio de consultas y préstamos de documentos. • • La consulta de cualquier documento público, en función de la legislación vigente, generado y reunido por las Consejerías y demás organismos dependientes de la Junta de Comunidades en el ejercicio de sus competencias, y que se encuentre depositado y registrado en sus archivos centrales y en el Archivo de Castilla-La Mancha. El préstamo administrativo de cualquier documento original a la Administración competente. Servicio de difusión. • El préstamo extraordinario de documentos para exposiciones y demás actividades culturales a otras administraciones públicas y entidades, asociaciones y colectivos sin ánimo de lucro. Servicio de reprografía. • La expedición de fotocopias y copias digitalizadas de documentos, en función de la legislación vigente. La obtención de copias por medio de imágenes digitalizadas se realizará en el Archivo de Castilla-La Mancha Servicio de biblioteca auxiliar. • La consulta libre y gratuita de la Biblioteca Auxiliar del Archivo de Castilla-La Mancha en horario de apertura al público. Otros servicios. 64 • Visitas guiadas al Archivo de Castilla-La Mancha previa cita, y la disponibilidad de sala de exposiciones y salón de actos para el uso de cualquier Administración Pública y otras entidades, asociaciones y colectivos sin ánimo de lucro. 65 11. EL DERECHO DE ACCESO A LOS ARCHIVOS Y REGISTROS 11.1. Generalidades: El derecho de acceso se ha constituido en aras de la protección del administrado basándose la doctrina en el principio de transparencia de la actividad de las Administraciones Públicas. La regulación actual abarca un sinfín de disposiciones normativas de distinto rango. Así, encontramos disposiciones relativas al derecho de acceso en el ámbito de las instituciones comunitarias, tanto en el derecho primario, como en el derivado; al derecho de acceso a archivos y registros administrativo y, en general, a registros públicos, con una importante regulación específica por razón de la materia: cuestiones estadísticas, medioambientales, tributarias, Patrimonio Histórico, etc. Según el Art. 105 b de la Constitución Española de 1978 todos los ciudadanos tienen derecho a acceder a los archivos y registros administrativos, pero existen unos límites al derecho de acceso desarrollados en las siguientes normas básicas: (CE/1978: Título IV. Del Gobierno y de la Administración). Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen. Ley 48/1978, de 7 de octubre, por la que se modifica la Ley de 5 de abril de 1968, sobre secretos oficiales. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Es la norma general en cuanto al derecho de acceso se refiere, desarrollado en el art. 37. Derecho de Acceso a Archivos y Registros. El art. 35 de la Ley 30/1992, reconoce una serie de derechos a los ciudadanos en sus relaciones con la Administración, entre ellos el de “conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. Una vez terminado el procedimiento del que se trate, es decir, cuando los documentos pasan a la fase de archivo, el art. 37 , referido a expedientes terminados, reconoce el derecho a todos los ciudadanos con independencia de que concurra o no en ellos la condición de interesados. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. (LOPD). 66 Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (RLOPD), supone un desarrollo reglamentario específico para la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de CastillaLa Mancha. Decreto 104/2008, de 22-07-2008, de protección de datos de carácter personal en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. La Directiva 95/46/CE constituye el texto de referencia, a escala europea, en materia de protección de datos personales. Crea un marco regulador destinado a establecer un equilibrio entre un nivel elevado de protección de la vida privada de las personas y la libre circulación de datos personales dentro de la Unión Europea (UE). Con ese objeto, la Directiva fija límites estrictos para la recogida y utilización de los datos personales y solicita la creación, en cada Estado miembro, de un organismo nacional independiente encargado de la protección de los mencionados datos. Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas) [Diario Oficial L 201 de 31.7.2002]. Reglamento 45/2001/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos [Diario Oficial L 8 de 12.1.2001]. Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local y Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales.13 13 VÉASE ADEMÁS: STSJ de Castilla la Mancha de 17 de octubre de 2000 que se refieren a la vulneración del derecho del administrado de acceder a los archivos municipales así como a la existencia de un interés jurídicamente tutelable en el acceso y vista de los expedientes, así como a la obtención de copias, sin que por el Ayuntamiento se dé una respuesta jurídicamente fundada que justifique la obstrucción del ejercicio de tal derecho 67 11.2. Conceptos aplicables para resolver las solicitudes de acceso: Todos los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.14 El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada. Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos. 15 14 Derechos de ARCO: acceso, rectificación, cancelación y oposición (Orden de 15-09-2008, de la Cª de Industria, Energía y Medio Ambiente sobre modelos de solicitud para el ejercicio de estos derechos) 15 VÉASE el artículo 7 de la LOPD:.Datos Especialmente Protegidos 68 La protección conferida por la Ley Orgánica 15/1999 no se extiende a los datos de las personas fallecidas, así lo indica expresamente el Reglamento de desarrollo de dicha Ley, aprobado por Real Decreto 1720/2007. El acceso a los datos de personas fallecidas contenidas en documentos que forman parte del Patrimonio Documental no se encuentra tutelado por la LOPD, por lo tanto es aplicable la Ley 16/1985 de PHE , así como lo establecido en las comunidades autónomas en las Leyes de Archivos. En el caso de consultas referentes a personas fallecidas se establecen los plazos señalados en el párrafo anterior.16 La normativa de protección de datos es aplicable tanto a los ficheros automatizados como a los no automatizados (La LORTAD solo era aplicable a los ficheros automatizados, sin embargo con la LOPD el objeto se ha ampliado a los no automatizados también). La normativa de protección de datos sólo es aplicable a las personas físicas, ya que el objeto de la LOPD es garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar. A la hora de resolver una solicitud de acceso a los documentos no hay que olvidar la legislación específica que regula: a. El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas. b. El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes. c. Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral. d. Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro de la función estadística pública. e. El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley. f. El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local. g. La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos. El ejercicio del derecho de acceso conlleva el de la obtención de copias de los documentos contenidos en los expedientes, por lo que además 16 VÉASE: Informe Jurídico nº 2010-523 de la Agencia de Protección de Datos: “Acceso a fichero público de colegiados. Datos de médico fallecido hace 25 anos” e Informe Jurídico nº 243/2010 de la Agencia Española de Protección de Datos; “Acceso a datos Padrón Histórico con fines de investigación 69 en el caso de algunos documentos, no hay que olvidar los derechos de propiedad intelectual.17 Cuando en un mismo expediente o documento se incluyan datos de carácter personal sobre más de una persona, será necesaria, para el acceso a la integridad del documento o del expediente, la autorización de todos los afectados. En caso contrario, el archivo servirá la documentación parcialmente con sólo los documentos o la parte de los mismos relativos a la persona que haya manifestado su consentimiento. En caso de fallecimiento del afectado y hasta tanto transcurran los plazos fijados en el artículo 40.3 podrán prestar su conformidad al acceso sus herederos.18 11.3. Órganos asesores Tanto la legislación estatal como autonómica en materia de archivos establece la creación de Comisiones, como órganos consultivos relativos a cuestiones relacionadas con la calificación (valoración) y utilización de los documentos (acceso). En el Gobierno de España existe la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos como órgano superior consultivo de la Administración General del Estado en la toma de decisiones sobre la conservación y utilización de sus documentos. Sin embargo no debemos olvidar las Autoridades de Control de la Protección de Datos, tanto a nivel del Gobierno de España, Agencia Española de Protección de Datos, como las desarrolladas normativamente en las Comunidades Autónomas, así como el Supervisor Europeo de Protección de Datos. La Ley 19/2002, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha crea en su artículo 19 la Comisión de Acceso a los Documentos en los Archivos de la Junta de Comunidades, como un órgano de asesoramiento responsable de establecer los criterios de acceso a los documentos en el Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, con las siguientes funciones: a. Asesorar para establecer el régimen de transferencias de documentos entre las distintas fases de los archivos. b. Asesorar en la definición de los criterios de acceso de los ciudadanos a la información contenida en los archivos. c. Informar de los recursos administrativos que se interpongan contra las resoluciones relativas a las solicitudes de acceso a los documentos administrativos. Esta Comisión no se ha desarrollado por ninguna norma ya que por eficiencia administrativa, se plantea la armonización con del Decreto 104/2008 que regula el Comité Regional de Protección de Datos. (Autoridad de control de datos a nivel autonómico) 17 Con carácter general, se considera que los proyectos técnicos presentados para la obtención de las correspondientes licencias han de entenderse amparados por el derecho a la propiedad intelectual 18 Art. 42. b) de la Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. 70 11. 4. La Protección de Datos de Carácter Personal: La protección de datos reconoce al ciudadano la facultad de controlar sus datos personales y la capacidad para disponer y decidir sobre los mismos. Es un derecho individual reconocido al afectado o interesado que deriva del título I de la CE de 1978 (arts.10, 18 y 20). Para entender su aplicación, es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos: a) Dato de Carácter Personal: cualquier información numérica, alfanumérica, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas identificadas o identificables. b) Persona identificable: toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona física no se considera identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionadas. c) Fichero con datos de carácter personal: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso, objeto de tratamiento por el responsable del fichero. d) Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, cancelación, bloqueo o supresión, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, inrterconexiones o transferencias. e) Responsable del fichero: el órgano de la Administración con competencia suficiente para definir sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. f) Responsable de seguridad: persona o personas a las que el responsable del fichero ha asignado formalmente la función de coordinar y controlar las medidas de seguridad. Los principios que rige la LOPD son: Principio de calidad: Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. 71 Principio de finalidad: La ley establece que los datos no pueden ser utilizados para finalidades distintas a aquellas para los que fueron recabados. Principio de actualidad: Los datos personales incorporados a un fichero han de responder a una situación actual. Principio de exactitud: Los datos personales han de ser modificados y rectificados por el responsable del fichero desde el momento en que conoce la modificación. Principio de información: Cuando se recojan datos de carácter personal ha de informarse al afectado de la existencia de un fichero, de la finalidad de la recogida, de los destinatarios de los mismos y de los datos necesarios para poder ejercer sus derechos. Principio de consentimiento: El tratamiento de los datos requiere el consentimiento inequívoco (tácito o expreso) del afectado. Los derechos Oposición): ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Son el conjunto de derechos a través de los cuales la LOPD garantiza a las personas el poder de control sobre sus datos personales. El responsable del fichero debe facilitar al ciudadano el ejercicio de estos derechos aplicando lo dispuesto para cada uno de ellos en el Título III del RD 1720/2007. En Castilla-La Mancha se regulan a través del Decreto 104/2008. Toda la información está disponible en la Sede Electrónica de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha: Protégete CLM: http://protegete.jccm.es/protegete/opencms 11.5. Niveles de protección y garantías de seguridad establecidas en la LOPD: • Nivel Básico: datos de carácter personal que contienen el nombre y apellidos, dirección, teléfonos, móvil, correo electrónico, etc. • Nivel Medio: datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales, administraciones tributarias, las entidades financieras. • Nivel Alto: datos de salud, ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico y vida sexual. El Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, constituye en la actualidad la 72 normativa vigente en materia de medidas de seguridad aplicables a los tratamientos de datos de carácter personal. El artículo 80 de esta norma clasifica las medidas de seguridad aplicables a los ficheros o tratamientos de datos en tres niveles, debiendo adoptarse, en cada caso, el nivel correspondiente en función de la naturaleza de los datos a tratar. El artículo 81 del citado Reglamento dispone respecto de la aplicación de los niveles de seguridad lo siguiente: 1. Todos los ficheros o tratamientos de datos de carácter personal deberán adoptar las medidas de seguridad calificadas de nivel básico. 2. Deberán implantarse, además de las medidas de seguridad de nivel básico, las medidas de nivel medio, en los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carácter personal: a. Los relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales. b. Aquellos cuyo funcionamiento se rija por el artículo 29 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. c. Aquellos de los que sean responsables Administraciones tributarias y se relacionen con el ejercicio de sus potestades tributarias. d. Aquéllos de los que sean responsables las entidades financieras para finalidades relacionadas con la prestación de servicios financieros. e. Aquéllos de los que sean responsables las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y se relacionen con el ejercicio de sus competencias. De igual modo, aquellos de los que sean responsables las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. f. Aquéllos que contengan un conjunto de datos de carácter personal que ofrezcan una definición de las características o de la personalidad de los ciudadanos y que permitan evaluar determinados aspectos de la personalidad o del comportamiento de los mismos. 3. Además de las medidas de nivel básico y medio, las medidas de nivel alto se aplicarán en los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carácter personal: a. Los que se refieran a datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual. 73 b. Los que contengan o se refieran a datos recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas. c. Aquéllos que contengan datos derivados de actos de violencia de género. 11.6. Las Medidas de Seguridad: Se trata de la adopción de medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que deberán adoptarse en función del nivel de los datos almacenados y/ o tratados, de la estructura y organización de la Administración y del estado de la tecnología. La LOPD y el Real Decreto 994/1999 que desarrolla el Reglamento de Medidas de Seguridad ligan el concepto de seguridad de los datos a los conceptos de: Confidencialidad: entendido como el acceso autorizado a los datos. Exactitud: la información no debe sufrir alteraciones no deseadas, en cuanto a su contenido. Disponibilidad: sólo las personas autorizadas pueden tener acceso a la información. El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, aprobó el Reglamento de desarrollo de la LOPD que, en su Título VIII, establece las medidas de índole técnico y organizativo que los responsables de los tratamiento de los ficheros y los encargados de tratamiento han de implantar para garantizar la seguridad en los ficheros, los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas, programas y las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal. Entre estas medidas, se encuentra la elaboración de un documento que recogerá las medidas de índole técnica y organizativa acorde a la normativa de seguridad vigente que será de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal. Este documento está regulado en el art. 88 del citado Real Decreto con la denominación de Documento de Seguridad, que debe ser elaborado por el responsable del fichero, y es de obligado cumplimiento para todo el personal que tenga acceso a los sistemas de información. La AEPD con el objeto de facilitar a los responsables de ficheros y a los encargados de tratamientos de datos personales la adopción de las medidas de seguridad tiene disponible, a través de la Web, los siguientes documentos de trabajo: - Guía Modelo del Documento de Seguridad Cuadro Resumen de Medidas de Seguridad 74 - Relación de comprobaciones para la realización de la Auditoria de Seguridad. https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/guia_documento/index-ides-idphp.php 75 Cuadro resumen de los niveles de Protección de Datos NIVEL BÁSICO TIPO DE DATOS MEDIDAS DE SEGURIDAD OBLIGATORIAS • • • • • Nombre Apellidos Direcciones de contacto (tanto físicas como electrónicas) Teléfono (tanto fijo como móvil) Otros • • • • • • • Documento de seguridad Régimen de funciones y obligaciones del personal Registro de incidencias Identificación y autenticación de usuarios Control de acceso Gestión de soportes Copias de respaldo y recuperación NIVEL MEDIO TIPO DE DATOS MEDIDAS DE SEGURIDAD OBLIGATORIAS • • • • Comisión infracciones penales Comisión infracciones administrativas Información de Hacienda Pública Información de servicios financieros • • • • Medidas de seguridad de nivel básico Responsable de Seguridad Auditoría bianual Medidas adicionales de Identificación y autenticación de usuarios Control de acceso físico • NIVEL ALTO TIPO DE DATOS MEDIDAS DE SEGURIDAD OBLIGATORIAS • • • • • • Ideología Religión Creencias Origen racial Salud Vida • • • • • Medidas de seguridad de nivel básico y medio Seguridad en la distribución de soportes Registro de accesos Medidas adicionales de copias de respaldo Cifrado de telecomunicaciones 76 11.7. La Protección de Datos en Materia de Medio Ambiente Por último para completar este apartado debemos citar la referencia a la protección de datos en materia de Medio Ambiente, regulada en la Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente La Directiva 90/313/CEE, del Consejo, de 7 de junio de 1990 (LCEur 1990\613), sobre libertad de acceso a la información en materia de medio ambiente, impone a los Estados miembros la obligación de establecer las disposiciones necesarias para reconocer el derecho de cualquier persona física o jurídica a acceder a la información sobre medio ambiente que esté en poder de las Administraciones públicas sin que para ello sea obligatorio probar un interés determinado, fijando un plazo máximo de dos meses para conceder la información solicitada y estableciendo los supuestos en que dicha información puede ser denegada. Decisión 1600/2002 por la que se establece el Sexto Programa de Acción Comunitario de Materia de Medio ambiente. 11.8. La Protección de Datos en el ámbito sanitario: Dato de salud, según el apartado 45 de la Memoria Explicativa del Convenio 108 del Consejo de Europa: “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, pudiendo tratarse de informaciones sobre un individuo de buena salud, enfermo o fallecido.” Añade el citado apartado 45 que “debe entenderse que estos datos comprenden igualmente las informaciones relativas al abuso del alcohol o al consumo de drogas”. Siguiendo estas pautas, el artículo 5.1.g) del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 define los datos relacionados con la salud como “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo. En particular, se consideran datos relacionados con la salud de las personas los referidos a su porcentaje de discapacidad y a su información genética Legislación básica aplicable: Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad. Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. La Ley 5/2010, de 24 de junio, sobre derechos y deberes en materia de salud de Castilla-La Mancha. 77 Decreto 24/2011, de 12/04/2011, de la documentación sanitaria en Castilla-La mancha Organismos: - Comités de Ética Asistencial. - Las Comisiones Hospitalarios. de Historias Clínicas de los Centros 11.9. La Agencia Española de Protección de Datos: Regulada por Real Decreto 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos, constituida como un ente de derecho público con personalidad jurídica propia y plena capacidad de obrar. Tiene como funciones: General: - Velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos. En relación con los afectados: - Atender a sus peticiones y reclamaciones. Información de los derechos reconocidos en la Ley. Promover campañas de difusión a través de los medios. En relación con quienes tratan datos: - Emitir autorizaciones previstas en la Ley. Requerir medidas de corrección. Ordenar, en caso de ilegalidad, el cese en el tratamiento y la cancelación de los datos. Ejercer la potestad sancionadora. Recabar ayuda e información que precise. Autorizar las transferencias internacionales de datos. En la elaboración de normas: - Informar los Proyectos de normas de desarrollo de la LOPD. Informar los Proyectos de normas que incidan en materias de protección de datos. Dictar Instrucciones y recomendaciones de adecuación de los tratamientos a la LOPD. 78 - Dictar recomendaciones en materia de seguridad y control de acceso a los ficheros. En materia de telecomunicaciones: - Tutelar los derechos y garantías de los abonados y usuarios en el ámbito de las comunicaciones electrónicas, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales no solicitadas realizadas a través de correo electrónico o medios de comunicación electrónica equivalente Otras funciones: - Velar por la publicidad en los tratamientos, publicando anualmente una lista de los mismos (CD). Cooperación Internacional. Representación de España en los foros internacionales en la materia. Control y observancia de lo dispuesto en la Ley reguladora de la Función Estadística Pública. Elaboración de una Memoria Anual, presentada por conducto del Ministro de Justicia a las Cortes. 11.10. Comité Regional de Protección de Datos: Es un órgano colegiado adscrito a la Consejería competente en materia de protección de datos. Son funciones del Comité Regional de Protección de Datos (Decreto 104/2008): a) El informe de los proyectos de normas dirigidas a garantizar el cumplimiento de la legislación de protección de datos en la administración de la Junta de Comunidades, así como promover su cumplimiento y divulgación. b) La aprobación de los planes de concienciación y formación en materia de protección de datos en el ámbito de la administración de la Junta de Comunidades. c) La aprobación de iniciativas y proyectos encaminados a garantizar plenamente el derecho a la protección de los datos de carácter personal, que vayan a realizarse por cualquier órgano de la administración de la Junta de Comunidades. d) La aprobación del informe anual que la Consejería competente en materia de protección datos eleve a su consideración, en el que se describirá la situación de la Administración regional en materia de protección de datos, mecanismos de coordinación a implantar entre los diferentes órganos, información normativa y de gestión y evaluación del cumplimiento del 79 presente Decreto y, en concreto, de la garantía de los derechos de acceso, oposición, rectificación y cancelación. e) Vigilancia del cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos en la administración de la Junta de Comunidades. 80 12. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: 12.1. Introducción: Al hablar de administración electrónica nos estamos refiriendo al uso de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de las actividades y procedimientos que competen a la Administración. Ya en la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común se impulsaba el empleo de estos medios, si bien la puesta en marcha de los mismos no se planteaba como una obligación para las distintas Administraciones, sino que era potestativa. . La aparición de La ley 59/2993, de firma electrónica, abrió la posibilidad de que se puedan generar documentos electrónicos con la misma validez jurídica que el documento en papel, resolviendo distintos puntos como la identificación del firmante o la validez de las copias: - La Tecnologías de la Información se introducen en la gestión de los procesos. La información se desmaterializa en multitud de bases de datos o registros administrativos dispersos. La esencia del documento administrativo se desplaza en torno al contenido más que al continente. Necesidad de gestionar el expediente administrativo, estableciendo criterios para su formación, para el archivo, para la firma de documentos y la validez de los documentos firmados. El gran salto en el desarrollo de una administración electrónica avanzada tiene su origen en la publicación de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP). Esta Ley reconoce el «derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Publicas por medios electrónicos» y, junto a ello, establece la «obligación de las Administraciones Públicas de rediseñar sus procedimientos y dotarse de los medios técnicos necesarios para que el ejercicio del nuevo derecho sea plenamente efectivo». 12.2. El documento electrónico A partir de este momento se introduce un nuevo concepto en la administración, el documento electrónico: - El documento electrónico se define como: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado: 81 - Los documentos electrónicos deben cumplir los siguientes requerimientos: o La disponibilidad o La integridad o La autenticidad o La confidencialidad o La conservación de los datos - Los documentos electrónicos administrativos deberán haber sido firmados electrónicamente mediante los sistemas de firma previstos en los arts. 18 y 19 de la Ley 11/2007 La Autenticidad: es la capacidad de la administración para que los documentos electrónicos administrativos se consideren válidos y auténticos, actualmente se realiza mediante el proceso de firma electrónica. La Integridad: significa que el documento no haya sido alterado y esté completo. Además para cada documento debería comprobarse las adiciones que pueden realizarse después de su creación, en qué circunstancias puede hacerse y quien está autorizado para llevarlos a cabo. Los procesos que aseguran la integridad son la huella y la firma electrónica. En el caso de procesos de digitalización deben garantizarse que se han hecho sin alteraciones, cambios de formato y sin modificaciones. La Disponibilidad: un documento disponible es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado cuando el usuario lo necesita. Los documentos podrán ser consultados en la sede electrónica. La Confidencialidad: deben establecerse reglas en el sistema que impidan que la información esté disponible o sea revelada a individuos o procesos no autorizados. Los organismos responsables deben determinar qué documentos son confidenciales, el período en que se mantiene dicha confidencialidad y establecer los medios para garantizar la confidencialidad. La Conservación de los documentos electrónicos: la Ley hace un reconocimiento expreso al derecho de los ciudadanos a que se “conserven sus documentos en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente” 82 12.3. El expediente electrónico: Expediente electrónico se define como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Esto significa la vinculación al procedimiento y la existencia de “documentos de muy diversas características”. Las Administraciones Públicas deberán elaborar un Catálogo de Procedimientos Electrónicos, este catálogo es un instrumento de referencia que recopila, describe, clasifica, y categoriza todos los procedimientos y servicios existentes y en vigor en una organización. Permite incorporar de manera ordenada todos los procedimientos y servicios a la Plataforma Electrónica. Par la formación del expediente electrónico debe tenerse en cuenta: - - - La asignación de un documento a su expediente en el momento de su incorporación, minimiza los metadatos que deben capturarse manualmente mediante “técnicas de herencia de metadatos”. La generación de expedientes electrónicos está directamente ligada a la tramitación electrónica Hay que identificar los metadatos requeridos a nivel de expediente Hay que identificar los documentos que componen el expediente, definiendo los que son obligatorios, y cuáles serán accesibles por el ciudadano. Establecer los requisitos de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad. Para la formación, transmisión y visualización el expediente electrónico debe estar foliado mediante un índice electrónico, firmado por el órgano actuante. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario. Por otro lado la remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo. La operación de foliado se debe realizar cuando se cierra el expediente para su puesta de manifiesto, exposición pública, o traslado a otros organismos o definitivamente por finalizar el procedimiento y pasar a la fase de archivo. El índice del expediente deberá ser una lista legible y ordenada de los documentos que lo componen. Una vez realizado el índice, no se podrán modificar los documentos incluidos en el expediente, ni incluir documentos nuevos. 83 12.4. El Archivo electrónico: (art. 31 de la Ley 11/2007) Por parte de la Administración del Estado se está trabajando en el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo: especificación MoReq :19 Los conceptos fundamentales del archivo electrónico y la conservación, básicamente son: - Seguir un criterio único de seguridad y conservación: establecer pautas de normalización. Establecer la estrategia de archivo en el entorno tecnológico Proteger la firma de la obsolescencia. Tener en cuenta las conversiones de formatos y las migraciones. Estableciendo responsabilidades sobre los procesos de conversión y dotar de recursos a esta función desde el inicio de los proyectos de gestión de documentos electrónicos Tiene las siguientes funciones: - - - - Establecer la descripción normalizada de los expedientes electrónicos mediante el uso de descriptores o palabras clave. Establecer los criterios de acceso de forma documentada es para el administrado un acto clarificador y un ejercicio de transparencia, Establecer criterios de acceso durante el trámite y una vez finalizado el trámite, establecer los normas de intercambio de datos, teniendo siempre en cuenta la normativa vigente sobre protección de datos El acceso electrónico significa disponibilidad y conservación (perdurabilidad) por lo que adquiere una especial relevancia el adecuado funcionamiento y nivel de servicio del repositorio donde se almacene la información de una determinada administración pública. Prever soluciones de sellado de tiempo y de firma longeva. En resumen, los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. 19 Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo (MoReq) e incide especialmente en los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). ICA-Consejo Internacional de Archivos. 84 La preservación digital a largo tiempo, longevidad, hay que tener en cuenta: ISO/TR 18492:2005, “long-term presevation of electronic document-based information” - Planificación, organización y enfoque de la gestión de archivo definitivo. Garantizar la seguridad de la información (física y lógica) Registro y Control de las acciones de preservación Auditorías de las acciones de preservación y del seguimiento de procedimientos A largo plazo la situación exige una planificación, dada la dificultad de prever la evolución futura de las tecnologías. Se debe tener en cuenta: Formulación de políticas y planes orientados a la preservación de los documentos y recursos de información digital. Los objetivos de estas políticas no deben centrarse únicamente en la conservación de los materiales, sino asegurar su uso mediante la infraestructura necesaria para acceder a ellos. Se deben tener en cuenta las cuestiones relativas a la autenticidad e integridad de los documentos. Normalización de metadados: se trata de definir un conjunto de metadatos para la preservación que tenga un carácter práctico, así como evaluar las alternativas para su codificación, almacenamiento e intercambio.20 En resumen para la preservación de documentos digitales: Obsolescencia almacenamiento. de soportes físicos utilizados para su Obsolescencia de los formatos empleados para su codificación Obsolescencia de las aplicaciones informáticas y equipamiento hardware necesarios para su lectura. Soluciones para el acceso a largo plazo: Para que los documentos electrónicos puedan utilizarse a largo plazo, se deben conservar documentos auténticos, accesibles e inteligibles en un contexto de constantes cambios tecnológicos. 20 El término metadatos describe varios atributos de los objetos de información y les otorga significado, contexto y organización. La teoría y la práctica descriptiva de los metadatos es un área familiar dentro la archivística, acostumbrada a la descripción e indización de documentos. En el mundo digital, han aparecido categorías de metadatos adicionales para sustentar la navegación y la gestión de archivos. Con fines prácticos, los tipos y funciones de los metadatos pueden clasificarse en tres amplias categorías: descriptivos, estructurales y administrativos. 85 El sistema y los formatos que contienen los documentos no han de ser necesariamente los mismos que se utilicen para acceder a ellos. Existen diversas opciones según las necesidades de acceso previstas: • • Los documentos se mantienen en la aplicación original porque el productor los necesita a largo plazo para desempeñar sus funciones. En este caso los documentos que no sean de conservación permanente serán destruidos de acuerdo al calendario de conservación. Los documentos de conservación permanente que ya no se utilizan y sus metadatos se copian en ficheros históricos, con dos posibilidades: - En el formato del sistema originario, y se borran de la aplicación. Cuando se producen cambios tecnológicos, los ficheros se convierten al nuevo software o nueva versión para su posible consulta en la aplicación original. - Se almacenan en un formato independiente de cualquier software (en ficheros planos). Los formatos y la estructura de datos de los ficheros planos están especificados y relacionados con los documentos concretos, y existen funciones establecidas para la importación automática de vuelta al sistema originario. Los ficheros planos han de convertirse sólo cuando este formato deje de ser accesible o resulte poco práctico. • • • Los documentos de conservación permanente y sus metadatos se copian en ficheros históricos y se almacenan en un formato independiente de cualquier software (en ficheros planos). Los ficheros planos se almacenan en un formato como el XML (sistema muy extendido que se utiliza para el intercambio de datos estructurados) con su correspondiente DTD (descripción del formato de datos para usar un formato común en dicho intercambio), documentando así su propia estructura de datos. Así pueden exportarse a otros sistemas de información para permitir el acceso a los documentos. Deberán implementarse funciones de control de acceso para proteger la información y los documentos que no sean públicos. En cuanto a los costes de acceso, dependen de una amplia variedad de factores, pero en general, se puede admitir que serán menores si se utilizan los sistemas, estructuras y procedimientos habituales. 86 Para más información sobre normalización de expediente electrónico consultar el portal PAE, del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública. http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P6021590 1274203521811&langPae=es 12. 5. Normas Técnicas de Interoperabilidad El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica establece, en su disposición adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones necesarios para asegurar los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano. Deben consultarse la siguientes NT (portal PAE) - Documento Electrónico Digitalización de Documentos Expediente Electrónico 12.6. Legislación de JCCM en materia de administración electrónica: Decreto 12/2010, de 16/03/2010, por el que se regula la utilización de medios electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Archivo y conservación de documentos electrónicos Artículo 34. Archivo y conservación de documentos electrónicos. 1. La Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha archivará los documentos electrónicos de manera que se pueda verificar más adelante su integridad, confidencialidad, disponibilidad e irrefutabilidad. A tal fin, llevará a cabo las copias auténticas y los cambios de formato que considere oportunos para facilitar su archivo, sin alteración del contenido sustantivo, y proteger los documentos frente a la obsolescencia, su adecuación al Esquema Nacional de Interoperabilidad u otras circunstancias técnicas. 2. La Administración será en todo caso la responsable de la conservación de los documentos y archivos electrónicos que se encuentren en su poder, velando para evitar su destrucción o la imposibilidad de acceso a ellos por razones de obsolescencia. En ningún caso, la obsolescencia de los sistemas de archivo será excusa válida para impedir el acceso de los interesados a los expedientes administrativos. 3. Cada órgano administrativo, de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, establecerá los períodos máximos de utilidad administrativa de los documentos electrónicos. 87 4. Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de migraciones, emulaciones y conversión de los documentos electrónicos, de acuerdo con las normas sobre copiado de dichos documentos contenidas en el presente Decreto. 5. Los funcionarios responsables de cada tipo de archivo del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha podrán emitir y transmitir por medios electrónicos copias compulsadas de los documentos originales que obren en el mismo. 6. La Consejería competente en materia de archivos públicos promoverá las herramientas tecnológicas y normativas para garantizar, de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, la custodia longeva de los documentos electrónicos en el Archivo de Castilla-La Mancha. Artículo 35. Destrucción de originales. Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, debiendo realizar la unidad responsable un estudio previo de los riesgos que conlleve la destrucción del documento, haciendo explícita mención a las garantías de conservación de la copia electrónica y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con el archivo y conservación, establezca el Esquema Nacional de Seguridad. Orden de 01/09/2010, de la Vicepresidencia y Consejería de Economía y Hacienda, por la que se regula la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y sus Organismos Públicos vinculados y dependientes. Resolución de 22/11/2010, de la Intervención General, por la que se establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en contratos de la administración de la JCCM. [ DOCM 2 de diciembre de 2010). Deroga: DOCM 83, 04/05/2009, página 19291. Decreto 34/2009, de 28/04/2009, por el que se regula la utilización de medios electrónicos por los órganos colegiados de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. (DOCM 18 de marzo de 2010) Resolución de 02/01/2009, de la Consejería de Administraciones Públicas y Justicia, por la que se ordena la publicación del Convenio de Colaboración entre la Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado y la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha para articular los mecanismos de cooperación que faciliten a los ciudadanos el acceso a la edición electrónica del diario oficial Boletín Oficial del Estado. 88