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EL ARCHIVO COMO GRAN CONTENEDOR DE DOCUMENTACIÓN. IDEA BÁSICA DE ARCHIVO. DIFERENTES ARCHIVOS, DIFERENTE DOCUMENTACIÓN. CONCEPTOS GENERALES - Todos tenemos una idea más o menos clara de lo que significa la palabra archivo. - De todas las acepciones que publica la RAE, Archivo: o Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. o Lugar donde se custodian uno o varios archivos. o Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única. - Si nos atenemos al último Real Decreto (1708/2011, de 18 de noviembre) que establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, define y relaciona el Archivo como: o El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. o Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos. - De una forma más general, la Ley 15/1985 de Patrimonio Histórico Español, encuadra los archivos como: o Los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. - Para Antonia Heredia, autora del libro de referencia “Archivística general, teoría y práctica”, un archivo es:
o Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en el proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. - Para finalizar, el Diccionario de Terminología del CIA define la expresión “archivo” de las siguientes formas: o Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. o Apelativo que adquiere la institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. o Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. - Como se puede observar, todas las definiciones enmarcan la palabra “archivo” dentro de dos parámetros comunes: o Centro donde se custodia documentación que permite la actividad intelectual. o Organismo destinado a la conservación de los soportes que facilitan esa actividad. - Sintetizando, fundamentalmente, un archivo REÚNE, CONSERVA y SIRVE documentos para su gestión intelectual. - Para poder desarrollar estas funciones se deben acometer las siguientes tareas dentro de estas instituciones: o ORGANIZAR la documentación administrativa. o Asegurar la TRANSFERENCIA CONSTANTE a archivos donde su uso no es asiduo. o DETERMINAR EL VALOR de los documentos, tras un tiempo determinado, para su conservación definitiva o su destrucción o “expurgo”. o CLASIFICAR los fondos documentales.
o DESCRIBIR los documentos y PUBLICAR esa descripción en unos instrumentos que faciliten el acceso a esa información de forma asequible por parte de todos los usuarios. o Velar por MANTENER unas instalaciones adecuadas a la CONSERVACIÓN de estos documentos. - Todas estas tareas básicas deberán ir encaminadas a prestar el servicio necesario a: o Las ADMINISTRACIONES o PERSONAS GENERADORAS del archivo, a fin de poder recuperar los documentos de forma eficaz. o Los CIUDADANOS, cuando soliciten cualquier información, especialmente en los archivos públicos. o La INVESTIGACIÓN y la DIFUSIÓN CULTURAL, poniendo a disposición de las personas interesadas datos que se conserven entre los fondos documentales. TIPOS DE ARCHIVO - En el sistema español de archivos, regulado en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, y en general en todos los sistemas de archivos de todos los países con regulación legal, un fondo documental pasa por varias etapas en función del ciclo vital de los documentos que lo componen. - Como cualquier ser vivo, la documentación NACE (se crea), VIVE (uso práctico) y MUERE (expurgo o envejecimiento). - Por lo tanto, en función de su uso y fase “vital” en la que se encuentre la documentación, ésta pasará por diferentes estadios, ubicándose físicamente de forma teórica en los siguientes tipos de archivo: o ARCHIVO DE OFICINA. También conocido como archivo de gestión. Primera fase de los documentos, donde son generados y utilizados de forma frecuente para las actividades administrativas más habituales. En esta fase se mantendrá durante un periodo de CINCO AÑOS en España. En general podríamos decir que se conserva durante un periodo corto de tiempo. o ARCHIVO CENTRAL. En esta fase la documentación deja ya de ser utilizada de forma tan regular. Esta fase durará unos DIEZ AÑOS, más o menos, dependiendo de si su tramitación ha finalizado o no (expedientes judiciales).
o ARCHIVO INTERMEDIO. Fase en la cual la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. Es el lugar donde llega de forma masiva la documentación que se encuentra en los archivos centrales. El tiempo de permanencia en este archivo es un poco mayor que en el anterior, unos QUINCE AÑOS, es decir, hasta que la documentación llega a los 30 años de vida. Fase muy importante ya que en ésta se procede a las tareas anteriormente mencionadas, valoración, selección y expurgo, para quedarse sólo con aquella documentación que adquiere un valor de CONSERVACIÓN DEFINITIVA. o ARCHIVO HISTÓRICO. Última fase de los documentos. Debido a los valores informativos, históricos y culturales, la documentación de este archivo será de CONSERVACIÓN PERMANENTE. - Si atendemos el siguiente párrafo sacado del manual “Archivo General de la Administración”, “La conservación de la documentación es uno de los objetivos básicos sobre los que se fundamenta la defensa y tutela del Patrimonio Histórico Documental, siendo uno de los pilares sobre los que descansa la propia existencia de los archivos”1, podemos extraer varias conclusiones: - Aunque la conservación de los documentos que mantiene en depósito no sea la finalidad exclusiva de un archivo, sí es imprescindible para que el resto de las funciones puedan llevarse a cabo. - Sin una conservación física de los documentos no existiría la actividad intelectual de la INVESTIVAGACIÓN. - No existirían préstamos de documentos para realizar EXPOSICIONES y facilitar su DIFUSIÓN. - No podríamos solicitar la CONSULTA de nuestros expedientes personales, generados a lo largo de nuestra vida administrativa, es decir, perderíamos parte de nuestra experiencia vital. - Es decir, LA INFORMACIÓN NO EXISTIRÍA. - Por lo tanto, LA CONSERVACIÓN debería tener una IMPORTANCIA PRIMORDIAL, al mismo nivel que el resto de cometidos que desarrolla el archivo. - De la misma forma que un documento pasa por diversos ciclos administrativos, también las necesidades de conservación no son las mismas. - No será igual la conservación en un archivo de oficina, donde el documento sigue utilizándose de forma continua y su duración todavía no se conoce de
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VV.AA. Archivo General de la Administración, 1969-1994.
forma certera, que en un archivo histórico, donde el documento tiene mayor o menor consulta, pero su vida útil debería ser “perpetua”. - En cualquiera de los casos, todas las instituciones requieren un PLAN DE CONSERVACIÓN ESPECÍFICO, INDIVIDUAL e INTRANSFERIBLE. - Cada archivo tiene sus peculiaridades y necesidades particulares, lo que determinará significativamente sus necesidades de conservación.