Control De Inventarios En La Microempresa Caso: Comercial “organica”

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Universidad Veracruzana Facultad de Administración de Empresas y Administración de Empresas Turísticas PROYECTO DE INVESTIGACIÓN CONTROL DE INVENTARIOS EN LA MICROEMPRESA CASO: COMERCIAL “ORGANICA” QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN PRESENTA: MARÍA DEL CARMEN NORBERTO CANO ASESOR: M. A. MARTHA CECILIA LÓPEZ PEREDO H. Veracruz, Ver. 2008 Índice Introducción Capítulo 1 Metodología de la investigación 1.1 . Planteamiento del problema ………………………………………………………… 1 1.2 . Justificación …………………………………………………………………………… 7 1.3 . Objetivo general y específicos ………………………………………………………. 8 1.4 . Alcances y limitaciones ………………………………………………………………. 8 1.5 . Metodología …………………………………………………………………………… 9 Capítulo 2 Marco teórico 2.1 Micro y pequeña empresa 2.1.1 Origen de la microempresa……………………………………………………….. 13 2.1.2 Concepto de micro y pequeña empresa…………………………………………. 15 2.1.3 Importancia de la micro y pequeña empresa……………………………………. 16 2.1.4 Características de la micro y pequeña empresa………………………………... 17 2.1.5 Análisis del medio ambiente interno de la micro, pequeña y mediana empresa (MIPYME) ………………………………………………………………………. 2.1.6 Análisis del medio ambiente externo de la micro, pequeña y mediana 20 empresa (MIPYME)…………………………………………………………………………………... 23 2.1.7 Ventajas y desventajas de la microempresa……………………………………. 26 2.1.8 Estructura formal de la pequeña empresa ………………………………………. 27 2.2 Inventario 2.2.1 Concepto de almacén………………………………………………………………. 29 2.2.2 Importancia del almacén…………………………………………………………... 29 2.2.3 Antecedentes históricos de los inventarios……………………………………… 31 2.2.4 Concepto de inventarios…………………………………………………………… 31 2.2.5 Importancia de los inventarios…………………………………………………….. 32 2.2.6 Clasificación de los inventarios…………………………………………………… 33 a) Inventarios de materia prima ………………………………………………. 33 b) Inventarios de productos en proceso …………………………………….. 34 c) Inventarios de productos terminados……………………………………... 34 d) Inventarios de materiales y suministros………………………………….. 34 2.2.7 Costos del inventario………………………………………………………………. 35 2.2.8 Políticas de los inventarios………………………………………………………… 37 2.3 Control de inventarios 2.3.1 Concepto de control de inventarios………………………………………………. 38 2.3.2 Objetivos del control de inventarios……………………………………………… 38 2.3.3 Beneficios del control de inventarios…………………………………………….. 39 2.3.4 Tipos de control de inventarios…………………………………………………… 40 a) Control operativo b) Control contable 2.3.5 Control interno en los inventarios………………………………………………… 42 2.3.6 Acomodo de la mercancía por el método PEPS ………………………………... 43 2.3.7 Falta de registros, un problema frecuente en el control de inventarios………. 44 2.4 La base de datos como un sistema para el control de los inventarios 2.4.1 Concepto de sistema………………………………………………………………. 46 2.4.2 Concepto de base de datos ……………………………………………………….. 48 2.4.3 Características de una base de datos …………………………………………… 48 2.4.4 Ventajas en el uso de la base de datos ………………………………………….. 51 2.4.5 ¿Qué es Microsoft Access? ……………………………………………………….. 52 2.4.6 Estructura básica de una base de datos en Access …………………………… 53 Capitulo 3 Orgánica 3.1 Antecedentes………………………………………………………………………….. 54 3.2 Misión………………………………………………………………………………….. 56 3.3 Visión…………………………………………………………………………………... 56 3.4 Objetivos………………………………………………………………………………. 56 3.5 Valores…………………………………………………………………………………. 56 3.6 ¿Qué son los productos orgánicos? ……………………………………………….. 57 3.7 Organigrama………………………………………………………………………...... 59 3.8 Planeación fiscal………………………………………………………………………. 60 3.9 Problemática actual…………………………………………………………………... 62 Capitulo 4 Desarrollo de la propuesta 4.1 El sistema actual para el control de inventarios …………………………………... 64 4.2 Planeación para el sistema propuesto ……………………………………………... 68 4.3 El sistema propuesto para el control de inventarios ……………………………… 70 Conclusiones Recomendaciones Bibliografía Introducción El trabajo que a continuación se presenta nos muestra la importancia que representa el control de inventarios para cualquier tipo de organización, pero en este caso se hace mayor énfasis a la microempresa, ya que la propuesta está dirigida a Orgánica una microempresa comercial que fue fundada hace ocho años con el objetivo de ofrecerle a sus clientes un nuevo concepto de productos alimenticios y de uso personal. El siguiente trabajo se desarrolla mediante cuatro capítulos que se resumen en los siguientes párrafos. El capitulo uno se encuentra integrado por la metodología de la investigación la cual consiste en el planteamiento del problema, justificación, la delimitación de los objetivos, los alcances y las limitaciones, así como las técnicas de investigación que fueron utilizadas para el desarrollo del presente trabajo. En el capitulo dos se encuentra primero que nada, la información pertinente al concepto y problemática que vive la microempresa actualmente, debido a que este trabajo está enfocado particularmente en una de estas. Por medio de este capítulo podremos hallar la información necesaria para ubicar al control de inventarios como uno de los más necesarios dentro de la empresa. Además, dentro de este también se desarrolla el sustento teórico necesario para realizar el sistema de base de datos con el cual se pretende mejorar el control de inventarios en la microempresa en estudio. El tercer capitulo está formado por una propuesta de planeación estratégica para la microempresa Orgánica, en la cual se exponen sus antecedentes, misión, visión y objetivos. En este capítulo también se analiza la problemática actual que vive la organización. En el capitulo cuatro podremos localizar el desarrollo de la propuesta misma que está integrada por tres puntos básicos que son el análisis del sistema actual, la planeación de la propuesta y el sistema propuesto. Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones analizadas con el objetivo de fundamentar toda la información presentada. CAPÍTULO 1 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA LA EMPRESA La empresa es el ente donde se crea riqueza. Esta permite poner en operación recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, técnicos) para transformar insumos en bienes o servicios terminados, de acuerdo con los objetivos fijados por la administración interviniendo en diferentes grados, los motivos de ganancia, de utilidad social y de servicio. Se considera a las empresas (micro, pequeña y mediana) como factores fundamentales para el desarrollo económico. Por tanto, no cabe duda alguna, de que la empresa desempeña, o puede desempeñar, diversas funciones en nuestra sociedad, tales como: a) Responder a las demandas concretas de los consumidores b) Crear nuevos productos o servicios c) Generar empleos d) Contribuir al crecimiento económico e) Reforzar la productividad Rodríguez (2000) menciona que para lograr estas funciones no es necesario que la empresa sea grande; también lo desempeña bien la micro, pequeña y mediana empresa. Las MICROEMPRESAS “son empresas industriales, comerciales o de servicios que emplean entre 1 y 15 asalariados” Una microempresa es una organización: a) Con propietarios y administración independiente b) Que no domina el sector de la actividad en que opera c) Con una estructura organizacional muy sencilla d) Que no ocupa más de 15 empleados CARACTERÍSTICAS DE LA MICRO EMPRESA: Mejía (2003) menciona que las características de la microempresa son: a) Administración independiente. (usualmente dirigida y operada por el propio dueño) b) El número de empleados no sobrepasan de quince y sus ventas anuales son menores de novecientos mil pesos c) Incidencia no significativa en el mercado. El área de operaciones es relativamente pequeña y principalmente local. d) Escasa especialización en el trabajo: tanto en el aspecto productivo como en el administrativo; en este último el empresario atiende todos los campos: ventanas, producción, finanzas, compras, personal, etc. e) Limitados recursos financieros (El capital de la empresa es suministrado por el propio dueño). f) Se les considera “causantes menores o pequeños contribuyentes” g) Tecnología: existen dos opiniones con relación a este punto: 1. Aquellos que consideran que la pequeña Empresa utiliza tecnología en la relación al mercado que abastece, esto es, resaltar la capacidad creativa y adopción de tecnología de acuerdo al medio. 2. Aquellos que resaltan la escasa información tecnológica que caracterizan algunas actividades de pequeña escala. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS Las empresas se clasifican tradicionalmente en dos grandes ramas: por su actividad o giro y por el origen de su capital. (Müch y García, 2001) ACTIVIDAD O GIRO • De servicios: son aquellas que, con el esfuerzo del hombre, producen un servicio para la mayor parte de una colectividad en determinada región sin que el producto objeto del servicio tenga naturaleza corpórea” • Comerciales: Son las empresas que se dedican a adquirir cierta clase de bienes o productos, con el objeto de venderlos posteriormente en el mismo estado físico en que fueron adquiridos, aumentando el precio de costo o adquisición, un porcentaje denominado “margen de utilidad”. Pueden clasificarse en: a) Mayoristas. Cuando efectúan ventas a gran escala a otras empresas (minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor. b) Minoristas o detallista. Son aquellas que venden productos al “menudeo”, o en pequeñas cantidades, al consumidor. c) Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión. • Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/ o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en: a) Extractivas: son aquellas que se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sean renovables o no renovables entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplo de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras etc. b) Manufactureras: son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser de dos tipos. 1.- Empresas que producen bienes de consumo final. Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; estos pueden ser duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Ejemplo de este tipo de empresas, aquellas que producen prendas de vestir, productos alimenticios, aparatos y accesorios eléctricos etc. 2.- Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final. Algunos ejemplos de este tipo de empresas son las productoras de papel, materiales de construcción, maquinaria pesada, productos químicos etc. ORIGEN DEL CAPITAL Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quienes dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en: • Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al estado y, generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. • Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. PROBLEMAS DE LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS Cuando pensamos en empresas de reducida magnitud, es frecuente considerar que esta característica viene de su incapacidad para desarrollarse y que además, las sitúa en una posición de desventaja con relación a las medianas y grandes empresas. La cuestión verdaderamente importante de los fracasos empresariales radica en saber qué es lo que los causa. Un gran paso hacia el logro del éxito de la micro y pequeña empresa es conocer y comprender los motivos que originaron el fracaso para poder evitarlos, ya que actualmente estas enfrentan a una problemática formada por diversos elementos. A continuación se enlistan los problemas más comunes que enfrentan las micro y pequeñas empresas: (Rodríguez, 2000) a) Negligencia: El dinámico mundo de los negocios de la actualidad obliga a los administradores de las pequeñas empresas a estar alerta a las rápidas transformaciones que continuamente se presentan ya sea en la moda, los hábitos alimenticios, tecnología, etc., que deben ser advertidos con oportunidad y asimilarlas provechosamente. b) Fraude: El fraude es una de las causas de quiebra en la pequeña empresa; esto debido a la falta de controles administrativos y financieros adecuados a las necesidades de la empresa. c) Falta de experiencia en el ramo: Con frecuencia el gerente carece de experiencia en el ramo en que incursiona por primera vez. Puede tenerla en otros campos, pero lógicamente suele ignorar los problemas específicos de la nueva rama a la que ingresa. d) Falta de experiencia administrativa: La total falta de experiencia del gerente es otra de las causas del fracaso empresarial. Ya que no hay punto de relación entre poseer una habilidad especial para cierto trabajo y ser capaz de administrar un pequeño establecimiento. Sin la capacitación adecuada del que maneja la empresa, nada puede garantizar el éxito de la misma. e) Experiencia desbalanceada: El gerente de la misma debe no solamente poseer habilidades técnicas determinadas, sino debe ser capaz también de ver a su empresa globalmente; debe ser capaz de descubrir sus necesidades, advertir sus relaciones con ciertos factores y determinar su verdadera capacidad, así como conocer las distintas áreas en que se desenvuelve la empresa y sus interrelaciones reciprocas. Si quien administra dedica mayor atención a un área determinada, de acuerdo con su interés y especialidad descuida las otras, esto redundara negativamente su desarrollo. f) Incompetencia del gerente: Ni el mismo dueño puede fungir como gerente de su propio establecimiento si carece de los conocimientos necesarios o, más aun, de la capacidad de liderazgo requerida. h) Desastre: Hay hechos imprevistos que cortan de tajo la existencia de una empresa pequeña (incendios, robos, desastres naturales, problemas laborales, etc.) Como acabamos de ver las micro y pequeñas empresas enfrentan una serie de problemas que afectan de cierta manera a su óptimo desarrollo, debido a que la mayoría de estas son de tipo familiar administradas de manera empírica por uno o varios miembros de la familia (propietarios del negocio). De acuerdo con los problemas en las micro y pequeñas empresas presentados anteriormente, se logra detectar que el fraude es una de las principales causas de quiebra en este tipo de empresas, ya que la mayoría de estas carecen de una sólida estructura administrativa en las áreas funcionales básicas de: Mercadotecnia, finanzas, producción y recursos humanos, mismas que se diseñan de acuerdo a las necesidades de la empresa y mediante las cuales se pueden establecer controles administrativos que impidan la realización de posibles actos deshonestos por parte de los miembros de la empresa. Es por ello que uno de los controles administrativos que en todos los giros y áreas funcionales de la empresa resulta de vital importancia llevar a cabo es el control de los inventarios, ya que permite a las diferentes áreas funcionales así como a la empresa en general a proveerse de información confiable y exacta relacionada con la entrada, salida, existencia y nivel de rotación de cada material o producto que se encuentra en almacén, información que a su vez le será de gran ayuda a los administradores del negocio para tomar decisiones sobre uno de los activos más importantes en la micro y pequeña empresa, como son los inventarios. La importancia del problema se localiza en que el control de inventarios es una de las áreas muy pocas veces atendidas por las micro y pequeñas empresas, y la carente implantación de este se presta no solo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades, debido a que no se tienen registros, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. En el municipio de Boca de Río, Veracruz existe una microempresa comercial llamada Orgánica, la cual está ubicada en la calle navegantes no. 109 fraccionamiento Virginia, la cual está dedicada a la compra-venta de productos orgánicos auténticos, ecológicos y biodegradables. Lo cierto es que hoy en día, al igual que la mayoría de las microempresas Orgánica se enfrenta a una deficiente estructura administrativa, que trae como resultado la carencia de control en los inventarios, ya que cuenta con un almacén en el cual no se llevan a cabo ningún tipo de registro que le permita conocer información relacionada con los inventarios de la empresa. Esto hace tomar conciencia de lo necesario e importante que es el emplear el control de inventarios por medio de las herramientas que la tecnología nos ofrece en la actualidad. 1.2 JUSTIFICACIÓN Dado que Orgánica es una microempresa comercial que al igual que la mayoría de las micro y pequeñas empresas presentan ciertos problemas que impiden el crecimiento de las mismas y que en variadas ocasiones llevan a la quiebra del negocio. Anteriormente se pudo ver que el fraude es uno de los problemas a los cuales se exponen día con día las micro y pequeñas empresas, debido a que la mayoría de estas no le dan la suficiente importancia a la implantación y mantenimiento de controles administrativos. La microempresa Orgánica cuenta con un sistema que tiene como una de sus funciones llevar el control de los inventarios, pero lo cierto es que el sistema actual utilizado carece de datos sumamente necesarios para un buen control de inventarios, lo cual no permite conocer información confiable sobre el tema. Lo anterior ha generado cierta incertidumbre por parte de los propietarios del negocio sobre el desvió de mercancías, ya que estos plantean que el control de inventarios es un tema del que no han tomado mucha importancia, y por el cual nunca se han preocupado mejorar dentro de la microempresa. Es por ello que se ha considerado trascendente estudiar dicha problemática con el propósito de analizar la importancia que representa el control de inventarios en la microempresa, y a su vez ayudar a la microempresa en estudio a desarrollar un sistema fácil de utilizar que le permita conocer información fidedigna de temas como: el desvío, abastecimiento y desabastecimientos de mercancías, mismos que son de interés para los administradores (propietarios) o empleados del negocio 1.3 OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema que permita controlar los inventarios en la microempresa comercial: Orgánica OBJETIVOS ESPECIFICOS • Conocer la importancia que representa del control de inventarios en la microempresa. • Mejorar el control de la mercancía por medio del sistema propuesto con la finalidad de evitar posibles desvíos, desabasto o sobre pedidos. • Minimizar las dificultades que conlleva realizar el control de inventarios en la microempresa. • Proporcionar al propietario y empleados de la empresa una herramienta administrativa que ayude al manejo de los inventarios. 1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES ALCANCES En la presente investigación sólo se tomará en cuenta el estudio y análisis de la información pertinente al problema del control de inventarios en la microempresa, tomando en consideración aquellas teorías que aporten elementos con las cuales se puedan realizar juicios del papel que desempeña el control de inventarios en las microempresas. Por medio de esta investigación también se busca realizar una propuesta que mejore considerablemente el control operativo de los inventarios en una microempresa real, proponiendo un sistema que contenga los elementos necesarios para optimizar esta función. LIMITACIONES La principal limitante para realizar la propuesta planteada en este trabajo de investigación, es la débil administración que posee la mayoría de las microempresas, ya que no cuentan con una sólida estructura administrativa. No obstante este tipo de empresas desconoce la importancia que tiene el control de inventarios para su óptimo crecimiento. 1.5 METODOLOGIA La investigación a utilizar en el siguiente trabajo será de tipo cualitativa, por lo cual resulta importante definirla: La investigación cualitativa es un método de investigación usado principalmente en las ciencias sociales que utiliza abordajes metodológicos basados en principios teóricos tales como la fenomenología, hermenéutica, la interacción social empleando métodos de recolección de datos que son no cuantitativos, con el propósito de explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la experimentan los respondientes. (Ortiz, 2008) Las técnicas de investigación cualitativa básicas y que se utilizarán en este trabajo son: • Observación: Es la acción de mirar detenidamente una cosa para asimilar en detalle la naturaleza investigada, un conjunto de datos, hechos, y fenómenos. En las ciencias sociales el objeto de estudio es la observación de las conductas del ser humano en sociedad. (Eyssautier, 2002) La observación se llevará a cabo dentro de las instalaciones de la empresa y se prestará atención en la función que realiza la sra. Mónica Jiménez una de las propietarias así como los empleados, dentro del negocio. • Entrevista: Es un intercambio conversacional entre dos o más personas con la finalidad de obtener información, datos o hechos sobre el problema. La entrevista puede ser informal, estructurada o no estructurada. a) La entrevista estructurada o dirigida: Es aquella que requiere de una serie de preguntas preparadas de antemano por el entrevistador; la entrevista deja la iniciativa total al entrevistado, permitiéndole que se manifieste en forma espontánea. Esta técnica tiene la finalidad de obtener información de primera mano sobre el problema a investigar. b) La entrevista informal: Es aquella que busca obtener información general de personas conocedoras de su rama; son utilizadas para las investigaciones preliminares y descriptivas. En la mayoría de los casos no se emplean cuestionarios previamente elaborados. (Eyssautier, 2002) Ambas entrevistas se aplican a una muestra pequeña de personas que puedan aportar información útil para la investigación. Una vez que la información ya no aporte mayores datos para esclarecer el problema, se dan por terminadas. Se realizarán varias entrevistas de tipo informal a la sra. Mónica Jiménez dentro de las instalaciones de Orgánica, con el propósito de obtener la información necesaria para el correcto desarrollo de la propuesta, así como conocer sobre los antecedentes de la empresa, formas de llevar a cabo el control de inventarios, medios que utilizan para llevar a cabo el mismo, etc. (Ver anexo 1, Guía de entrevista) • Investigación documental: Es aquella que se realiza a través de la consulta de documentos (libros, revistas, periódicos, memorias, anuarios, registros, constituciones etc.), mismas que permitirán al investigador obtener la información con la que construirá el marco teórico de su objeto de estudio. (Zorrilla, 2000) La investigación documental se llevará a cabo por medio de la consulta de libros, monografías y revistas que reúnan como característica principal el tratar de temas relacionados con la micro y pequeña empresa así como los inventarios, y el control de inventarios. CAPITULO 2 MARCO TEÓRICO 2.1 MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA 2.1.1 ORIGEN DE LA MICROEMPRESA El origen de las microempresas nos puede llevar a demostrar que, más que tener un origen por un espíritu emprendedor, son el resultado de la profunda crisis económica y política que ha abrumado a nuestro país, y al resto del mundo, en las últimas dos décadas. Habría que recordar que en los países como Estados Unidos, Italia, Japón, y Francia entre otros; el desarrollo industrial se dio precisamente a través de la instrumentación de programas de fomento a las pequeñas empresas. Ello llevó a muchas empresas no desarrolladas a consolidarse como líderes en la producción en los mercados internos y de exportación. Tales proyectos, que datan de 25 años atrás, provocaron en estos países el surgimiento de nuevas micro y pequeñas empresas que hoy son grandes emporios. Las microempresas son auténticos eslabones de la producción, ya que exportan y generan la mayor cantidad de empleos. En los países en proceso de desarrollo, la microempresa es la organización más popular. Las microempresas tienen orígenes muy remotos, muchas de ellas pueden considerarse que empezaron como talleres artesanales y otros como maquiladoras de pequeñas y medianas empresas; la proliferación de estas entidades disminuyó, en cierta medida, la crisis económica por la que atraviesa la nación. Consolidadas, las microempresas deben integrarse a un ciclo dinámico productivo, cuya característica será el crecimiento y la paulatina transformación para que formen parte de un mercado competitivo nacional e internacional. La mayor parte de las microempresas se dedican a las actividades comerciales con ventas al menudeo o detalle, aún cuando la microempresa es uno de los sectores más competitivos y proporcionan pequeños márgenes de utilidad, su administración resulta muy sencilla. Los microempresarios industriales, en su mayoría se dedican a la fabricación de sus productos, que ellos mismos comercializan, estableciéndose una relación directa entre el fabricante y el consumidor. Es sorprendente, que el 80% de las microempresas se dedican a las actividades de comercio y a la prestación de servicios; el 20% restante, se dedican a las actividades de industrialización. En las microempresas, generalmente el dueño es el administrador general, su interés se centra en la compra y venta de artículos, sin importarle otras áreas fundamentales de la administración. La dificultad para conseguir recursos técnicos y financieros, para su desarrollo, además de no contar con empleados competentes, hace que el microempresario adquiera una habilidad especial para manejar su empresa. Normalmente el microempresario trabaja en desventaja ante las grandes empresas, a pesar de que su interés se centra en actividades especificas, no cuenta con la planeación adecuada que le permita controlar su crecimiento por falta de procedimientos y normas para asegurar su permanencia en el mercado. La mayoría de los dueños de microempresas, fueron empleados asalariados, pero por diversas causas se vieron obligados a iniciar sus propios negocios, generalmente dentro de la actividad que habían realizado en sus empleos anteriores, o bien, por inclinación a un área especifica del sector económico. Los micronegocios se crearon por motivos económicos, algunas veces; por bajos ingresos percibidos como asalariados, por falta de empleos donde aplicar, por despido al ajustar personal, por tradición familiar, por condiciones de horarios flexibles o por autorrealización como persona. Una vez mencionado, como fue que se originaron las microempresas, procedemos a analizar su concepto. 2.1.2 CONCEPTO DE MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA Algunas organizaciones definen a la micro y pequeña empresa de la siguiente manera: La Comisión económica para América latina y el Caribe CEPAL, define a la microempresa como “unidad productora con menos de diez personas ocupadas incluyendo al propietario, sus familiares y a sus trabajadores tanto permanentes como eventuales” La administración de pequeños negocios o The Small Business administration por sus siglas en inglés (SBA, USA) define a la pequeña empresa como “aquella que esta poseída y operada independientemente (es decir, el propietario es autónomo en su manejo) y no es dominante en su campo de operación, teniendo en cuenta el número de empleados y el volumen de ventas” Por otra parte (Méndez, 2000), menciona que la microempresa “es un micronegocio o unidad económica involucrada en la producción de bienes, el comercio, los servicios, la construcción, los transportes, ya sea que las tareas se realicen en la vivienda o fuera de ella, con o sin local, y que cuente hasta con seis personas ocupadas en las cuales se incluyen al dueño y los trabajadores remunerados”. Tomando en consideración los conceptos citados anteriormente la definición que se aporta para el presente trabajo de investigación es la siguiente: “La microempresa es aquella unidad de negocio que posee una escasa estructura organizacional en la cual no participan más de diez empleados y que se encuentra administrada directamente por el dueño (s) del negocio” 2.1.3 IMPORTANCIA DE LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA En los albores de la humanidad la vida era mucho más sencilla que en la actualidad, cada familia vivía en su propio mundo y tenía que obtener sus alimentos, hacer su ropa y calzado, elaborar sus instrumentos de trabajo y construir su casa, en una palabra, ser autosuficiente en la satisfacción de sus necesidades. Para ello tenia que trabajar una larga jornada. Ante esta difícil situación, cada individuo se fue dedicando a una actividad diferente según sus habilidades y así había quienes se dedicaban a la cacería, otros a la pesca, algunos a recolectar frutos o al cultivo de la tierra, había quienes fabricaban diversos objetos, etc. Ofreciendo de esta forma lo que les sobraba para adquirir aquellas carencias de otros satisfactores. Es aquí donde se inicia la división del trabajo, el comercio, el dinero y poco después surgen las primeras empresas en su forma más rudimentaria. Cuando surge la revolución industrial a inicios del siglo XIX, el mundo cambió por completo, ya que aparecieron inventos de todo tipo, hasta llegar a la producción y consumo en masa y las grandes empresas industriales, comerciales y de servicios se caracterizan al mundo moderno. En cada momento los administradores, economistas y en general todas las personas que buscan obtener mejores resultados en la operación de las empresas, se preocupan por idear nuevas técnicas administrativas que conduzcan a la obtención de mayores rendimientos, eficacia, calidad, y por supuesto, mayores utilidades, por lo general estas técnicas se dirigen hacia empresas medianas y grandes, lo cual origina que no se preste la debida atención a las pequeñas empresas. Todo esto ocurre porque no se considera el hecho de que toda empresa alguna vez fue pequeña y también por subestimar o desconocer la ayuda que la pequeña empresa proporciona a la sociedad. Desgraciadamente, cada instante inician en todo el país cientos de pequeños negocios que luchan en la difícil prueba de su iniciación y subsistencia; muchos de ellos sucumben debido a la multitud de problemas con que se encuentran, así como la falta de capacitación técnica y administrativa para resolverlos. La pequeña empresa constituye, en la actualidad, el centro del sistema económico de nuestro país. El enorme crecimiento de la influencia actual de estas empresas se debe a la masificación de la sociedad, a la necesidad de concretar grandes capitales y enormes recursos técnicos para el adecuado funcionamiento de la producción y de los servicios, así como el alto nivel de perfección logrado ya por muchas normas de dirección. Las grandes empresas todo lo investigan, lo planean y someten a procedimientos y métodos exhaustivos y científicos. Por tanto las tareas directivas son cada vez más complejas y al mismo tiempo de gran trascendencia social, porque sus efectos se transmiten y multiplican en cadena en cualquier actividad que desarrollen las pequeñas empresas. Desde el punto de vista individual, un pequeño negocio puede parecer insignificante, pero en su tamaño de conjunto es realmente grande, no sólo en cifras sino por su contribución a la economía. 2.1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA Anzola (2002) señala que uno de los factores que impiden el crecimiento de la micro y pequeña empresa es la manera conservadora y empírica que muestra el pequeño empresario para el manejo de sus operaciones normales, esto quiere decir, que no implementa sistemas nuevos y modernos que permitan un mejor y continuo desarrollo, ya sea porque no sabe cómo, cree que es muy costoso o simplemente porque piensa que no funcionan. El dueño quien es el fundador, es “el hombre orquesta” (debido a las múltiples actividades que desempeña), tiene todo el poder y la responsabilidad, y quienes ocupan los principales puestos son los miembros de la familia. El hombre orquesta es, por lo general una persona madura en la vida con edad avanzada, el cual sólo aplica sus conocimientos empíricos y se guía por sus corazonadas; además, esta tan ocupado con su propio mundo, que por lo general no tiene tiempo para darse cuenta de lo que está pasando con factores controlables e incontrolables tanto dentro como fuera de la empresa. En resumen, se considero que las características principales de la micro y pequeña empresa son las siguientes: • El número de empleados no pasa de 45 y predomina el personal no calificado • Las funciones fundamentales son desempeñadas principalmente por los familiares del dueño o por el propio dueño. • La mayoría de estas empresas tienden a no cambiar su lugar de operaciones, su mercado es típicamente local. • Existe un fuerte control y posesión de la empresa por parte del dueño fundador; no es sujeto de crédito por las instituciones públicas ni privadas, carece de una administración profesional ( su administración es empírica) También se debe tomar en cuenta como otros elementos de caracterización de las micro y pequeñas empresas el número de empleados y las ventas anuales. Otras características Bolaños (2008) considera que las micro y pequeñas empresas, también poseen una serie de características comunes como: • Componente familiar. Puede ser que un porcentaje muy cercano al cien por ciento de las micro y pequeñas empresas sean familiares. La empresa familiar es aquella en la que las decisiones están en manos de una familia, nuclear o extensa. La propiedad está en manos de la familia también. Puede ser que no sea un dueño absoluto, puede haber varios primos, o incluso accionistas que no sean de la familia, sin embargo, la mayoría accionaría está en manos de la familia. Estas empresas, a diferencia de las no familiares presentan características especiales. Las decisiones se toman por amistad, o compadrazgo. Algunas veces hay pugnas entre los diferentes miembros de la familia. Para protegerse de este tipo de problemas se debe de conocer quien toma la decisión realmente. Lo cual se puede investigar haciéndose amigo de los participantes familiares. Es muy importante que no se tome partido hacia alguno de ellos, ya que nunca se sabe para dónde se va a "mover el barco". Ya que la persona que decide hoy, probablemente mañana ya no lo haga. • Falta de formalidad. La mayoría de las micro y pequeñas empresas carecen de formalidad. La formalidad como la organización y planeación, más que el cumplimiento de compromisos. Dentro de las empresas no tienen escritos procedimientos, políticas, ni programas. Por lo cual no resultaría extraño que una persona pida una computadora que ya le compraron a otro proveedor, o que alguien le autorice una reparación y el otro diga que está demasiado cara. • Falta de liquidez. La mayoría de las micro y pequeñas empresas sufren problemas de liquidez. La mayoría de las personas piensan que en estos momentos todos tenemos problemas de liquidez, y si tienen razón, pero en la pequeña empresa este es su modo de vivir. • Problemas de solvencia. Si el problema de liquidez es grave, el de solvencia es peor aún. Falta de liquidez es tener con que pagar, pero no en efectivo. Tener cuentas por cobrar, inventarios, etcétera. Falta de solvencia es no tener. Las micro y pequeñas empresas debido a su falta de planeación y su natural optimismo, tienden a hacer planes para "salvar" su empresa. Estos planes, puesto que están mal fundamentados, la mayoría de las veces no funcionan. 2.1.5 ANÁLISIS DEL MEDIO AMBIENTE INTERNO DE LA MICRO PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (MIPYME). De acuerdo con el diagnóstico organizacional realizado por Sérvulo Anzola, se obtuvieron los siguientes resultados de la situación que viven las principales áreas funcionales de las MIPYMES. a) Administración y finanzas Actualmente las MIPYMES cuentan con muy poca o nula planeación en esta área, ya que es común planear tan solo a corto plazo. Como ya comentamos, el dueño de la empresa es quien realiza la mayoría de la funciones, sin contar con tiempo suficiente para realizar o implementar el proceso administrativo que le ayude a planear, organizar, dirigir y controlar más eficientemente su gestión. Ya que más del 90% del fracaso de las pequeñas empresas es debido a su mala administración, dentro de la cual las finanzas ocupa un lugar especial. Tanto la operación financiera como su administración son factores eficaces muy importantes para el trabajo diario de la toma de decisiones del micro y pequeño empresario, que garantizan que una empresa tenga éxito en una economía de crecimiento y desarrollo continua. Sin embargo, la mayoría de las empresas pequeñas tienen dificultad constante en la contratación de apoyos y sobre todo de especialista en operación y administración financiera debido a su pequeñez y a los fondos limitados que posee para os costos que esto implica. La importancia del aspecto financiero dentro de la pequeña empresa también corresponde a que está ligado al capital disponible con que el empresario cuenta por lo menos para su operación normal y con el cual la empresa comenzará a desarrollarse. Financiamiento Es importante recalcar que innumerables de los pequeños empresarios en un tiempo fueron empleados asalariados y su necesidad de independencia los hizo pensar en una opción más para generar sus propios recursos. A partir de esto, muchos empleados destinaron parte de su ingreso al ahorro personal para, en el futuro, convertirlo en el capital de su nueva empresa. Otros optan por el camino del préstamo bancario, aun siendo éste importante y difícil, y que el nuevo empresario, como empresa en sí, no es sujeto de crédito ni tiene historial crediticio que lo avale, por lo que muchos préstamos le son negados a los nuevos emprendedores. En algunos casos se deciden por lo créditos comerciales, los cuales se utilizan para lograr fondos a corto plazo por que el crédito es de corta duración. Por último, se presentan los casos de aquellos futuros empresarios que prefieren los fondos procedentes de amigos, parientes, o inversionistas, que no siempre resultan ser los mejores, ya que pueden representar una fuente de conflictos para la empresa al mezclarse emociones o sentimientos que obstaculizan su labor. Es una triste realidad que el financiamiento en estos días marque un punto trascendental que impida muchas veces a las empresas su entrada al mundo competitivo. Aunque es conveniente remarcar que existen organizaciones que se dedican ayudar con apoyos tanto técnicos como financieros a este sector, aunque pocas veces son tomadas en cuenta por muchos de los pequeños micro y pequeños empresarios. b) Producción Para el pequeño empresario, el proceso de producción es una de sus constantes preocupaciones, pues considera que esta área es la base para la generación del rendimiento de su negocio lo cual requiere de todo su tiempo para monitorear todas las actividades que involucra: personal, materia prima, maquinaria, equipo, mantenimiento, herramientas, calidad, almacén, etc., de manera que su papel de sabelotodo adsorbe todo su tiempo y esfuerzo. A lo anterior se suman los sistemas de planeación de la producción donde la tarea se hace sobre la marcha y las modificaciones y ajustes carecen de formalidad. El cuidado de aspectos como la fuerza laboral, la tecnología los procesos productivos, los insumos de producción, la productividad de la mano de obra, entre otros, es poco conocido, por lo que presenta deficiencias y falta de atención que impiden la implementación de cambios significativos. c) Mercadotecnia La mercadotecnia representa la segunda área más importante de la MIPYME. Básicamente, las actividades de producción y mercadotecnia son las que encierran el trabajo de posesión y control de casi toda la empresa; sin embargo, este carácter controlador a la vez que da ventajas a aquellas empresas exitosas, producto de la tenacidad y empuje del dueño, también le confiere desventajas a aquellas (la mayoría) donde el dueño sin ninguna estructura formal toma las decisiones operativas y directivas de manera empírica. La organización interna de la MIPYME como empresa familiar, y la ya mencionada centralización, hacen que no se sigan los procedimientos necesarios (aunque existan) para el buen funcionamiento de la mercadotecnia. No se hacen investigaciones de mercado, la publicidad es familiar, esto quiere decir, que los productos o servicios que se ofrecen se diseñan con base en lo que “el dueño le parece que es adecuado y necesario” para el mercado, de manera que las decisiones se pierden en el ámbito personal e informal de la pequeña empresa, lo cual impide que se pueda entrar sanamente a un proceso objetivo y profesional de lo que se busca y se requiere para el cliente. d) Recursos Humanos Esta función se ha llevado a cabo empíricamente dentro de la MIPYME; ya que cuando se llega a detectar la necesidad de personal, los candidatos son buscados donde sea, y al encontrarse, se les pone a trabajar de inmediato, de manera que reciben el entrenamiento sobre la marcha y bajo la supervisión del dueño o la persona que éste asigne. Muchos dueños de pequeñas empresas no tienen el suficiente entrenamiento formal acerca de la administración moderna, lo que frecuentemente causa pérdidas en mano de obra, materiales, calidad y rotación muy grande de personal. Estos problemas de operación y administración dan como resultado bloqueos a la expansión y crecimiento de la empresa, toda vez que provocan fallas en las operaciones a causa de la incapacidad para hacer las cosas y la poca visión de los empleados para aprovechar las oportunidades. 2.1.6 ANÁLISIS DEL MEDIO AMBIENTE EXTERNO DE LA MICRO PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (MIPYME). a) Aspectos económicos • Recursos financieros Es común que las pequeñas empresas empiecen sus operaciones sin capital suficiente que pueda asegurar su éxito futuro, pues siempre, al inicio de sus actividades o ya en marcha el empresario necesitará más dinero, sin embargo, es ya conocido que, en su inicio, el pequeño empresario pocas veces es sujeto de crédito. A lo anterior se suma el hecho de que el pequeño empresario al momento de iniciar un negocio no prevee los posibles gastos adicionales que tendrá, no toma en cuenta los periodos de recuperación de la inversión, ni los problemas de falta de liquidez futuros. • Inflación La inflación es un comentario constante en todas las actividades, pues es un mal generalizado en la economía. Cuando hay inflación, todo el sistema económico se enferma. Los consumidores pierden poder adquisitivo y compran menos. Las empresas tienen que aumentar sus precios y los proveedores incrementan sustancialmente sus costos. Los empresarios y la población en general no pueden evitar la inflación, pero sí prepararse para ella. Lo más adecuado es que cada pequeño empresario tenga un plan de acción en caso de un incremento inflacionario imprevisto y esté alerta de los indicadores del mercado de manera que pueda anticiparse. • Ingreso personal Este será siempre uno de los elementos de mayor importancia en el mercado, y el pequeño empresario deberá preocuparse por contemplar dentro de sus actividades de planeación y control la realización periódica de estudios concernientes a las características de los ingresos de las personas. El conocer el promedio de ingreso personal puede decirle a la pequeña empresa si los productos que ofrece al mercado son factibles. • Globalización económica La globalización tiene repercusiones en todas las esferas de la actividad empresarial y afecta a unos en mayor proporción que a otros, con la salvedad de que aquel empresario que mejor preparado se encuentre en cuanto a las expectativas futuras de la empresa, mejor podrá afrontar los cambios. Diariamente se deberá enfrentar el hecho de que fuera del país surgen constantemente nuevos proyectos de antiguas o nuevas empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes, que en cualquier momento pueden llegar a hacer estragos en los mercados internos con una serie de ventajas que nadie puede adivinar. b) Aspectos Sociales • Educación Uno de los problemas relevantes que enfrentan las pequeñas empresas hoy en día es la poca preparación de sus empleados, debido a esto se generan grandes problemas económicos, ya que muchos niños y jóvenes (hombres y mujeres) se han visto en la necesidad de entrar al mercado de trabajo a muy temprana edad, sin la oportunidad de poder dedicar tiempo a sus estudios. Las MIPYMES no suelen contratar personal calificado, pues su capacidad como negocio no se lo permite, principalmente a causa de falta de capital para ello. Ya hemos mencionado que la pequeña empresa cuenta con poco capital y cuando requiere de él, su problemática se acrecienta al tratar de conseguirlo. De este modo, la práctica común para contratar personal es optar por la alternativa más fácil: contratar a alguien que tenga pocos estudios para pagarle un sueldo bajo. • Empleos Las pequeñas empresas contribuyen socialmente de manera sustancial en el desarrollo regional y en la masificación del bienestar de la población con la generación de por lo menos el 80% de los nuevos empleos, ya que cada empresa micro y pequeña genera por lo menos 5 empleos. La población económicamente activa tiende a crecer cada día más, y las MIPYMES tienen que acompañar este crecimiento dando oportunidades de empleo a más personas, con la tendencia de favorecer más a la sociedad. c) Aspectos tecnológicos Para que las pequeñas empresas se “computaricen” en estos tiempos de falta de liquidez, es necesario el financiamiento, pero las condiciones de austeridad económica y de altas tasa de interés hacen que el avance tecnológico se vea obstaculizado. El mejoramiento técnico, la innovación y la asimilación de tecnología son vitales en esta época para el éxito de cualquier empresa, ya que sin tecnología nueva, difícilmente puede haber productos o servicios nuevos, y sin éstos, difícilmente puede haber mercados nuevos. Si no se buscan mejoras en el estilo, la calidad, etc., del producto o servicio, no solo resulta difícil expandirse hacia un mercado nuevo, sino que se corre el riesgo de perder también el mercado original. El pequeño empresario debe entender de manera consciente el gran esfuerzo que deberá hacer por asimilar y utilizar la tecnología existente en la actualidad, ya que es la única manera de volverse competitivo en el mercado actual y futuro, ya que de no hacerlo se encaminará a la obsolescencia. 2.1.7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS MICROEMPRESAS Fattel (2008) dice que las microempresas cuentan con una serie de pros y contras que de cierta manera afectan ya sea positiva o negativamente a su desarrollo. En seguida se mencionan las principales ventajas de desventajas que estas poseen: Ventajas: • Motiva a los empleados de corporaciones a formar empresas propias, debido a los bajo salarios y sueldos por la agravación que sufre la economía. • Generación de empleos; se le atribuye a las pequeñas empresas el mayor porcentaje de generación de empleos del país. Es por esto que son consideradas como una importante red de seguridad de la sociedad. • Fomentan continuamente a la innovación por medio del desarrollo de nuevos productos. • Satisfacción de las necesidades de las grandes compañías: ya que surgen como distribuidoras de las empresas de mayor tamaño, agentes de servicios y proveedores. • Ofrecimiento de bienes y servicios especializados; pues las pequeñas empresas resuelven las necesidades especiales de los consumidores. • Constituye una importante herramienta de la economía de servicios, la cual ha ido a través de los años desplazando la economía de escala de las grandes empresas. • Consta de una técnica de manufactura asistida por computadora, la cual le permite ser tan eficientes como las grandes empresas. • Poseen organización y estructura simples, lo que le facilita el despacho de mercancía rápido y ofrecer servicios a la medida del cliente. Desventajas: • Ganancias bajas por lo reducido de su inversión. • Pagan compensaciones en efectivo y prestaciones laborales relativamente bajas. • El 25% de los empleos generados por las microempresas son de medio tiempo. • Sus empleados no cumplen con las reglas de modelo corporativo, por tener un bajo nivel de educación. • Enfrentan problemas de diversa índole como son los de financiamiento, de recursos humanos y de transporte. 2.1.8 ESTRUCTURA FORMAL DE LA PEQUEÑA EMPRESA De acuerdo con Anzola (2002) la pequeña empresa carece de una estructura formal en todas sus áreas. El trabajo que realiza el dueño de la pequeña empresa se asemeja al de un “hombre orquesta” y se atribuye él mismo su especialidad interna. Generalmente se recurre a la asesoría financiera externa, lo cual deja el manejo contable y financiero en manos de un contador externo o consultor por horas, que se encarga principalmente de los aspectos legales de personal, finanzas y tributarios. Las áreas de ventas y producción son las más fuertes. La pequeña empresa encuentra una forma satisfactoria de competir en su mercado, y debido a la necesidad de satisfacer nuevas exigencias del mismo y a la premura para tomar decisiones sobre la marcha, el dueño hace que las acciones estratégicas se realicen de forma fácil, dando lugar a la adaptación del producto al mercado rápidamente. También es importante el contacto frecuente del propietario con su clientela, lo cual le brinda un conocimiento más detallado de su mercado y del producto que vende. La gran atención que el dueño de la pequeña empresa dedica a la misma hace de la administración general un punto relevante dentro de su actividad, caracterizándolo como un administrador independiente donde él mismo opera y dirige todas las acciones. Esto hace necesario que adquiera una habilidad especial para el manejo de la empresa, ya que le es muy difícil contar con empleados componentes o recursos técnicos financieros que apoyen su desarrollo. Se puede suponer que, entre pequeñas empresas, todas son fuertes en su campo de operación, pero siempre trabajarán en desventaja ante las empresas grandes. La función de control es casi desconocida por el dueño de la empresa, no existen procedimientos ni normas que le ayuden a asegurar el éxito de forma rápida. El tiempo que dedica a las actividades de control es mínimo (en la mayoría de los casos se debe a falta de conocimiento de ellas). Con lo citado anteriormente, podemos ultimar que el microempresario desconoce las funciones que se deben llevar a cabo dentro del área de control de cualquier organización con la finalidad de optimizar sus recursos. Debido a que el tema central del presente trabajo de investigación es el control de inventarios, resulta sumamente importante desarrollar el tema de inventarios el cual se presenta a continuación. 2.2 INVENTARIOS La empresa en la cual se pretende desarrollar la propuesta de este proyecto cuenta con un almacén de productos terminados ya que ésta es de tipo comercial, es por ello que a continuación se procede a definir el concepto de almacén y su importancia. 2.2.1 CONCEPTO DE ALMACÉN A continuación se presenta el punto de vista de algunos autores de acuerdo a su definición de almacén: Fernández Arena define al almacén como “El área encargada de la recepción y conservación de materias primas y artículos obtenidos por medio de una compra” García Cantú dice que “Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos” Basándose en los conceptos anteriores se puede concluir que el almacén es: “El espacio físico en el cual se guardan los diferentes tipos de mercancía manejados por la empresa y el cual tiene como finalidad asegurar el aprovechamiento óptimo y la conservación de los recursos materiales de la empresa” 2.2.2 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN Fernández (1992) señala que la razón de ser del almacén es que resulta física y económicamente impráctico el hecho de que cada artículo sea entregado por el proveedor en forma directa al departamento solicitante cuando sea necesario un material o articulo terminado. El objetivo principal del almacén es servir como medio de control en los recursos materiales de la empresa por lo cual tendrá que realizar actividades tales como el control de inventarios, inspección de materiales o artículos terminados, el embarque y la recepción de pedidos así como el transporte interno. El almacén no solo se encarga de la conservación de materiales sino que va desde la coordinación de las actividades administradas para expandir las órdenes de compra, la recepción de la mercancía y el proceso de entrega al departamento solicitante. Además es el responsable de vigilar que los volúmenes que se conservan de cada inventario no aumente los limites determinados ya que un acrecentado inventario genera que el dinero se mantenga detenido sin recibir ningún beneficio, pero por otra parte se debe considerar que la falta del mismo puede provocar un retraso en las operaciones de la siguiente etapa en un proceso y en la entrega de un producto o servicio así como la perdida de tiempo y dinero invertidos. Después de haber revisado algunas bibliografías se encontró que, de manera general, las funciones principales que realiza el personal dentro de un almacén son: • Recibir todos los materiales o productos con el mayor cuidado y protegerlos de cualquier deterioro. • Registrar las entradas y salidas de los materiales o productos en el almacén. • Almacenar los materiales o productos • Distribuir los productos solicitados por medio de una requisición autorizada por la persona encargada del almacén y la persona o departamento solicitante. • Conservar el almacén aseado y ordenado así como cada cosa en el lugar que le corresponde. • Cuidar todo lo que tenga bajo su responsabilidad de robos y extravíos • Llevar a cabo el recibo, compras, almacenamiento y distribución con el menor tiempo y costo posible. Las funciones principales del almacén se pueden englobar en tres conceptos: inventarios, compras y almacenamiento. Dado que en el desarrollo de este trabajo los inventarios forman parte importante, ya que se diseñara un sistema que le permita controlar esta importante área de la empresa se considera necesario desarrollar el tema de inventarios a continuación. 2.2.3 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LOS INVENTARIOS Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. El manejo contable y operativo permitirá a la empresa mantener el control adecuado, así como también servirá para conocer información relacionada con los inventarios, la cual será de gran ayuda en la toma de decisiones sobre los recursos materiales de la empresa. Los inventarios tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de los materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. 2.2.4 CONCEPTO DE INVENTARIOS Después de haber consultado algunas bibliografías se encontró en algunos textos las siguientes definiciones de inventario: “Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos comprendidos en el activo circulante de una empresa, destinados a la venta, ya sea de forma original o después de haber sido elaborados o transformados parcial o totalmente” (Morales, 1993) “Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización” (Boock y Hostein, 2000) Tomando como base las definiciones anteriores se puede concluir que los inventarios son un: “Conjunto de bienes tangibles que se encuentran bajo el control de una empresa y los cuales son guardados durante algún tiempo para satisfacer por medio de las ventas, futuras demandas” Una vez analizado los diferentes conceptos de inventarios se desprenderá la importancia que representan estos en cualquier tipo de empresa. 2.2.5 IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS La importancia de los inventarios se encuentra en que para la mayoría de las empresas la cifra de éstos es representativamente la mayor de los activos circulantes, esto quiere decir, que significa un costo para las empresas; desde el costo de oportunidad de tener materia prima, en proceso o producto terminado invertido en la empresa, hasta la disminución de la utilidad neta. Los problemas en los inventarios pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a que los negocios lleguen a su quiebra. Cuando una firma falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la empresa es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. En conclusión la importancia del inventario radica en que su habilidosa administración, puede hacer una contribución importante a las utilidades de la empresa. (Jiménez, 2008) Al haber conocido la importancia que representan los inventarios, posteriormente se analizará su clasificación en el siguiente tema. 2.2.6 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS Los inventarios son importantes para todas las empresas en general, estos varían ampliamente entre los distintos grupos como son las industriales, comerciales o de servicios. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos. (Müch y García, 2001) señalan que los inventarios se pueden clasificar de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: • Inventarios de materia prima • Inventarios de producción en proceso • Inventarios de productos terminados • Inventarios de materiales y suministros a) Inventarios de materia prima: Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. b) Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado. Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de producción. c) Inventarios de Productos Terminados: Estos comprenden, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda. d) Inventarios de Materiales y Suministros: En el inventario de materiales y suministros se incluye: • Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. • Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. • Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades. 2.2.7 COSTOS DEL INVENTARIO El costo del inventario es la inversión que se hace por la adquisición de insumos o productos que van a ser utilizados para la comercialización, fabricación de un artículo o generación de un servicio. De acuerdo con Everett E. Adam Jr. Y Ronald J. Ebert existen seis principales tipos de costos del inventario los cuales son: • El Costo del producto es el valor que se paga al proveedor a cambio del producto recibido así como los gastos de manufactura en caso de ser necesario. Es decir, es el precio de adquisición de un producto. También influyen los costos de transporte, recepción e inspección en caso de que el costo de la unidad se modifique conforme a la cantidad solicitada se pueden aprovechar reducciones en el precio obteniendo descuentos por cantidad. • El Costo de adquisición es aquél que se genera al comprobar los niveles de inventario, al realizar llamadas telefónicas a los proveedores, al solicitar un pedido al proveedor, los costos de mano de obra y contabilidad, los costos que se generan en la recepción del pedido y el valor económico que se invierte en el mantenimiento de registro de inventario para la realización de la orden de compra. • El Costo de llevar los inventarios es el que se genera por tenerlos disponibles y están formados por: los costos de las instalaciones de almacenamiento como la inversión de las instalaciones, la calefacción, la luz, los impuestos a la propiedad; los costos de trasladar los artículos al almacén tomando en cuenta los gastos provocados por daños y el equipo necesario; los salarios pagados a los empleados por el control de los inventarios; la depreciación generada por el deterioro, mutilación y robo o extravío que no cubra el seguro; los costos provocados por la obsolescencia debido a la introducción de nuevos productos; los costos del seguro en caso de que los artículos estén protegidos contra incendios o cualquier forma de daño. Los costos varían de acuerdo al incremento o decremento de los inventarios. • El Costo por falta de existencias se produce de acuerdo a la demanda en el momento en que las existencias terminan, es decir que es el costo de ventas pérdidas o pedido no surtidos que generan producción pérdida, disminución en la confianza y satisfacción de los clientes la cual es muy importante por la imagen y credibilidad de la empresa. También incluye las medidas de emergencia que se adopten para acelerar la entrega de un producto o prestación de un servicio urgente por tener un pedido atrasado. • El Costo del procesamiento de la información es aquel que se incurre para tener al corriente los registros de acuerdo a las modificaciones de los niveles de existencia. Cuando no se lleva un registro diario, se incurre en este caso a realizar un recuento físico exacto de los artículos en existencia. • El costo del capital se crea debido a que la cantidad de artículos que se tiene en el inventario pertenece al capital que no está disponiendo para otros fines que pueden producir una recuperación de la inversión. Aunque este costo ocupa un lugar en el capital no se debe tomar como un gasto sino que se debe considerar los beneficios de la inversión que se hace en el inventario sin dejar de buscar un mayor beneficio a un menor costo posible. 2.2.8 POLÍTICAS DE LOS INVENTARIOS Son cursos de acción que evitan la escasez de las materias primas o productos terminados y el exceso de inventarios, es decir que permiten lograr un equilibrio con la finalidad de asegurar la continuidad de las actividades normales de la empresa y los costos que se inviertan en ellos. Estas políticas se deben adoptar de acuerdo a las necesidades de cada empresa y se pueden modificar de un periodo a otro y de un producto o servicio a otro. Su éxito se basa en el respeto de los siguientes puntos: • Definir la relación exacta entre las posibles necesidades y el suministro de diferentes productos. • Establecer categorías para el inventario y clasificar cada uno de ellos de acuerdo a la categoría que le corresponda. • Conservar los costos de los inventarios al nivel más bajo posible. • Mantener el equilibrio en cuanto a las existencias del inventario • Diseñar medidas de control de los inventarios y establecer los periodos en que se aplicarán. • Impedir las pérdidas debidas al desperdicio o robo de los inventarios Cualquier empresa, independientemente de sus actividades, tiene la necesidad de adquirir determinados inventarios para lograr un punto de equilibrio en sus existencias y no desatender la demanda de los clientes, es por ello que al control de inventarios se le debe de dar la importancia adecuada, pero para conocer un poco más sobre los beneficios que este nos ofrece se desarrolla el siguiente tema a continuación. 2.3 CONTROL DE INVENTARIOS 2.3.1. CONCEPTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS Después de haber consultado algunos textos se hallaron las siguientes definiciones para conocer que es el control de inventarios: “Es un proceso que permite conservar el nivel de existencias de materias primas, productos en proceso, y productos terminados de acuerdo con los estándares deseados, en el cual el responsable debe llevar a cabo registros de los materiales solicitados” (Méndez, 2001) “Es el que se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados. Este busca proteger a la empresa de costos innecesarios por la acumulación o falta de existencias en el almacén” (Múch y García, 2001) Según mí criterio, el control de inventarios lo defino como: “La actividad que se encarga de llevar a cabo los registros de entradas y salidas de mercancía, así como controlar el nivel de existencia de cada producto en el almacén con la finalidad de reducir costos y evitar perdidas por desperdicios o robos” 2.3.2 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS Anzola (2002) menciona que la finalidad principal que se busca al tener un buen sistema de control de inventarios es tener los artículos adecuados, en las cantidades adecuadas y el momento y lugar adecuados. Otros de los objetivos que persigue el control de inventarios son: • Disminuir la inversión en inventario; esto significa que se debe tener solamente el dinero que sea necesario, invertido en el inventario; o sea, ni tener demasiado inventario ni tener poco, ya que tener demasiado ocasionaría perdidas, debido a que es dinero inmovilizado y tener poco también ocasionaría perdidas, debido a que no se podría satisfacer la demanda de los clientes por lo tanto, se dejaría de vender y se perderían clientes. • Disminuir los costos de almacenamiento. si se tienen productos de más, va a costar más almacenarlos, ya que hay que tomar en cuenta que cada espacio utilizado en la bodega lleva implícito un costo. 2.3.3 BENEFICIOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, etc. todo en aras de tener mayores utilidades. (Aguilar, 2008) También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles: a) Planeación de compras de la empresa. Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos. De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, mensual etc. para generar esta información se puede realizar una base de datos o una hoja de calculo, que una vez alimentada con información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada qué tanto debemos comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la rotación de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses. b) Planeación del flujo de efectivo. Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra ya sea semanalmente, mensualmente etc. lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la empresa, para no afectar su liquidez. Otros beneficios De acuerdo a Karl E. Ettinger, este control proporcionará otros beneficios como: • Ajustar el abastecimiento debido a la apreciación de las necesidades con base a la experiencia registrada. • Evitar volver hacer pedidos para alcanzar el nivel de inventarios necesarios ya que se aprovecharán las existencias al dirigirlas al lugar en donde sean requeridas. • Tener una cantidad mínima de pérdidas provocadas por descuidos o por falta de honradez • Tener una cantidad mínima de pedidos urgentes provocados por desconocimiento de las existencias reales o por falta de previsión • Contar con información confiable en la que se pueden basar para la toma de decisiones. 2.3.4 TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIOS Conforme a Morales Felgueres, existen básicamente dos tipos de control de inventarios los cuales son: • El Control operativo comprende el movimiento físico del inventario y la conservación de los artículos en existencia de acuerdo a los estándares establecidos. • El Control Contable consiste en el registro adecuado y el reporte de movimientos y existencias en unidades de medida y en valor, desde la realización de la adquisición hasta la entrega al departamento correspondiente o al cliente. Dentro del control contable, la empresa deberá elegir cual método de valuación de inventarios va a utilizar de acuerdo a las necesidades y objetivos de la misma, considerando entre los más importantes a los siguientes: (Guajardo, 1995) a) Método PEPS El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también es mayor impuesto a pagar. b) Método UEPS El método UEPS es el inverso del método PEPS debido a que parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos. El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de una partida denominada "provisión UEPS" c) Método Promedio Ponderado Este método pondera el costo por unidad como el precio unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos dos precios. El costo promedio se determina de la siguiente manera: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles. 2.3.5 CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS El hablar de control interno en los inventarios, se refiere al conjunto de procedimientos de verificación de los datos reportados por los diferentes departamentos o el encargado de esta área. Un inventario mal administrado produce pérdidas, por obvias razones, uno bien dirigido nos puede dar información muy valiosa y ayudarnos en procesos que nos permitan tener el adecuado control del negocio, lo que a la larga beneficiará en mucho nuestro tiempo y toma de decisiones. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que éstos son el “aparato circulatorio” de una empresa de comercialización. (Buffa, 2000) Los elementos de un buen control interno incluyen: 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. 2. Mantenimiento eficiente de compras y recepción. 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición. 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. 6. Comprar el inventario en cantidades económicas. 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, el cual conduce a pérdidas en ventas. 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. El control de la mercancía nos permitirá saber exactamente cuándo y cuánto tendré que comprar de producto sin tener exceso de mercancía en el almacén, aprovechar bien el dinero y ahorrar ante un incremento de precios, ya que el stock quedará satisfecho y estos incidentes no perjudicaran los intereses de la empresa. Un inventario también permite conocer si los empleados con los cuales contamos son honestos. Debido a que si lleva a cabo un adecuado control de la mercancía que se vende por día, se evitará que alguien nos sorprenda con reportes falsos o inadecuados. En el caso de las pequeñas empresas se pueden utilizar múltiplos de 10 en cada producto por anaquel y así se podrá conocer inmediatamente cuantos artículos se vendieron durante el día o semana. 2.3.6 ACOMODO DE MERCANCÍA POR EL MÉTODO PEPS Trascendió desarrollar el tema de acomodo de mercancías por el método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) debido a que la empresa a la cual está enfocado este trabajo de investigación es una pequeña empresa comercial de artículos perecederos. El método PEPS es el más empleado para acomodar la mercancía en las empresas comerciales que manejan artículos perecederos, ya que estos tienen una fecha límite de caducidad, misma que debe ser revisada desde el momento que se recibe la mercancía. (Aguilar, 2008) Otra de las ventajas que ofrece el método PEPS es que facilita el control, disminuye los costos al minimizar mermas, colabora a mantener la calidad y permite mejorar el control de inventarios, facilitando el conteo y localización inmediata de las mercancías. Acomodo sugerido por el método PEPS: El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple, aquellos productos que entran en primero en el almacén, serán también los primeros en salir del mismo, recorriéndose los productos más viejos hacia el frente del anaquel y los más nuevos se quedarán en la parte posterior. Con esto aseguramos aún más la frescura de los productos que vendemos. 2.3.7 FALTA DE REGISTROS, UN PROBLEMA FRECUENTE EN EL CONTROL DE INVENTARIOS Aguilar (2008) señala que el pequeño empresario, también conocido como "hombre orquesta", difícilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en él han sido encomendadas: las compras, las ventas, la producción, el manejo de personal, manejo del efectivo etc., el pequeño empresario ocupa mayor parte de su tiempo en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden estratégico. Es por ello que el pequeño empresario no realiza registros que le permitan llevar a cabo el control en algunas de las áreas de la empresa (no sólo en los inventarios, sino de cualquier tipo de operación). Los pequeños empresarios plantean comentarios como: • Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden". • Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender. • "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día" • "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario" Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es por eso que mediante esta investigación se busca disminuir estos inconvenientes. El objetivo de contar con registros de inventario es contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos. Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información que se requieren, todo depende de alimentarlos con información real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en múltiples ocasiones existe falta de soporte técnico. Es por ello que se recomienda ampliamente la utilización de una de las herramientas más sencillas pero igualmente poderosas que la tecnología actual nos ha brindado a través de programas de computo en los cuales se puede desarrollar una hoja de cálculo o bien una base de datos El uso de la hoja de cálculo o la base de datos, para los registros de la empresa tiene los siguientes beneficios: • Podemos hacer el formato que necesitemos con la información que necesitemos a un costo mínimo. • La mayoría de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja de cálculo más popular en el mundo (Excel de Microsoft) o la base de datos de (Access de Microsoft) • La operación de estas herramientas se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de aprender y fácil de enseñar. • El uso de estas herramientas elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del inventario. Una vez analizado algunos de los beneficios que nos ofrece la tecnología actualmente por medio de sus programas de cómputo, se deriva la importancia de desarrollar el tema posterior. 2.4 LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Debido a que la propuesta a desarrollar en este trabajo de investigación es diseñar un sistema para el control de inventarios se ha considerado necesario abrir un apartado en el cual se mencione la definición de sistema y base de datos, ya que el sistema que se diseñará para el control de inventarios en una pequeña empresa, se realizará por medio de una base de datos, es por ello que resulta importante definir los siguientes términos. 2.4.1 CONCEPTO DE SISTEMA A continuación se presenta la definición detallada del vocablo sistema que le da en una segunda acepción el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE). “Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a determinado objeto” La definición de sistemas realizada por el DRAE será válida, con las siguientes precisiones: • El término “cosa”, a diferencia de la acepción restrictiva contrapuesta a algo viviente como persona y animal que ha llegado a imponerse en el lenguaje común, es también, en la primera acepción del DRAE, todo lo que tiene entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta. Por tanto, el sistema puede estar constituido por objetos físicos, actividades, formas de energía, seres vivientes, conceptos, ideas, símbolos matemáticos etc., sin que se exija que todos pertenezcan a una misma clase. Es por ellos que se le llaman elementos a las cosas que integran el sistema. • Los elementos tienen que estar relacionados entre sí con un orden, determinado por unas reglas que gocen de cierta estabilidad. Esta idea de relación ajustada a una normativa es fundamental. • El sistema típico es finalista; es decir, los elementos están relacionados para contribuir a un determinado objetivo. Así, los sistemas debidos a los hombres, como los sistemas de información son creados para el cumplimiento de unos fines; razón por la que algunos autores se refieren al dinamismo de los sistemas, considerando que éstos se mueven, en sentido real figurado, hacia la consecución de un objetivo global. • La noción de sistema es relativa, ya que, a excepción del universo, en la parte más superior de la jerarquía, cualquier sistema es un subsistema de otro sistema más amplio que engloba. Pero al mismo tiempo funcionan como casi autónomos. Así, por ejemplo, la base de datos se puede considerar como un subsistema del sistema de información y éste a su vez, es un subsistema de la empresa. • El enfoque sistemático, el todo, es decir, el sistema, es más que la simple suma o agregación de las partes componentes; porque, en general, su objetivo es distinto. Dentro de este concepto de sistema, el sistema de información, como su nombre lo indica, será un sistema, y asimismo la base de datos es también un sistema. 2.4.2 CONCEPTO DE BASE DE DATOS A continuación se citan algunas definiciones de base de datos encontradas en algunas bibliografías: “Es una colección de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias perjudiciales o innecesarias; su finalidad es servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten independientes de los programas que los usan” (Piattini y Castaño, 1999) “Conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada. Desde el punto de vista de la informática, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos” (Stallings, 2001) “Es una colección de archivos relacionados que almacenan tanto una representación abstracta del dominio de un problema del mundo real cuyo manejo resulta de interés para una organización, como los datos correspondientes a la información acerca del mismo” (Luque y Gómez, 2002) Por medio de las definiciones anteriores puedo concluir que la base de datos “Es un sistema que permite almacenar y mantener actualizada gran cantidad de información de manera ordenada con la finalidad, de tener acceso directo a ésta” 2.4.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASE DE DATOS Luque y Gómez (2002) mencionan que la información que forma parte de una base de datos puede organizarse de múltiples formas pero con independencia de la arquitectura de la base de datos, ésta debe cumplir con una serie de características para ser considerada como tal, algunas de las cuales se describirán a continuación: • Versatilidad para presentar la información: si bien la información que forma parte del dominio de un problema es única y caracteriza a ese problema o sistema, pueden existir diferentes visiones de esa información ya sea parcial o totalmente. • Desempeño: las bases de datos deben asegurar un tiempo de respuesta adecuado en la comunicación hombre-máquina, permitiendo el acceso simultáneo al mismo o distinto conjunto de datos por el mismo o distinto procedimiento. • Mínima redundancia: una de las principales razones por las que surgió la tecnología de la base de datos fue para evitar la alta redundancia que se presentaba en todos los sistemas de procesamiento de la información debido al uso de archivos con estructuras planas. • Capacidad de acceso: los usuarios de la base de datos reclaman a ésta continuamente información sobre los datos almacenados. Una base de datos debe ser capaz de responder, en un tiempo aceptable, a cualquier consulta sobre la información que mantiene, sin restricciones graves en cuanto a los datos solicitados en la misma, y respondiendo al usuario rápidamente. • Simplicidad: la base de datos representa el dominio de un problema que se necesita tratar computacionalmente. La naturaleza de este problema puede ser muy variada y, por tanto, existir en el mismo un número de objetos variable que se relacionan de múltiples formas. La base de datos debe estar basada en representaciones lógicas simples que permitan la verificación en la representación del problema que representa y más aún la modificación de requisitos en el mismo, de tal modo que la modificación de nuevos datos y relaciones no ocasionen una complejidad excesiva. • Integridad: la integridad de una base de datos hace referencia a la veracidad de los datos almacenados con respecto a la información existente en el dominio del problema que trata la misma. Como los datos de la base de datos son manejados por muchos usuarios haciendo uso de muchos procedimientos que tratan los mismos datos de muchas formas, es necesario garantizar que estos datos no sean destruidos ni modificados de forma anómala. • Seguridad y Privacidad: la seguridad de una base de datos hace referencia a la capacidad de ésta para proteger los datos contra su pérdida total o parcial por fallos del sistema o por accesos accidentales o intencionados a los mismos. Mientras que la privacidad de una base de datos hace referencia a la reserva de la información de la misma a personas no autorizadas. La información de la base de datos es de vital importancia y valor para la empresa responsable de la misma. A medida que esta información es más importante, tanto más valioso se hace para la empresa el mantener su seguridad y privacidad. • Afinación: la afinación hace referencia a la organización física de la información de la base de datos, la cual determina directamente el tiempo de respuesta de los procedimientos que operan sobre la misma. Si una de las características que debe tener una base de datos es un buen desempeño, la organización física de los datos debe ser tal que esta pueda ser alcanzada. Pero la base de datos evoluciona con el tiempo, ya que el volumen de información va haciéndose cada vez más importante. Esto implica que una buena organización física de los datos en un momento dado, puede no ser tan buena en otro. Es por ello la base de datos debe ser flexible a la modificación, sin que por ello se vean afectados los procedimientos u otras representaciones de los datos pero, sin embargo, se consiga un desempeño más alto. Después de haber detallado las características que posee una base de datos, se procede a conocer las ventajas que esta ofrece con su utilización. 2.4.4 VENTAJAS EN EL USO DE LA BASE DE DATOS La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de sistemas de aplicación en las organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años, esto se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación: • Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos. • Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo. • Permite compartir información. • Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta. • Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La base de datos que se pretende desarrollar como propuesta para el control de inventarios será realizada por medio del programa Microsoft Access es por ello que se deriva la importancia de conocer este programa a continuación. 2.4.5 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS? Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft. Este software ha sido de gran difusión para uso personal de pequeñas y medianas empresas (Pymes), ya que en este tipo de empresas las bases de datos no requieren de excesiva potencia, se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con pocos conocimientos del Programa. Por medio de Microsoft Access, se puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro de este mismo archivo, se puede utilizar: • Tablas para almacenar los datos. • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita. • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico. • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet. • Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares. • Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen. • Mostrar los datos en una consulta • Mostrar los datos en un formulario • Mostrar los datos en un informe • Mostrar los datos en una página de acceso a datos 2.4.6 ESTRUCTURA BÁSICA DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS La estructura fundamental de una Base de Datos es una ``tabla'', la cual organiza la información en filas y columnas relacionándose entre sí para que su acceso sea más fácil. Las filas dentro de una tabla son conocidas como ``registros'', los cuales son unidades de almacenamiento dentro de una tabla. Las columnas son llamadas ``campos'', que es cualquier elemento indivisible contenido en un registro. Existe la posibilidad de que la información de los registros se repita, por lo que es necesario asignar o adicionar una clave conocida como campo clave, dicha clave identificará a cada registro como único. (Castellanos y Ferreira, 2001) CAPITULO 3 ORGÁNICA 3.1 ANTECEDENTES Orgánica fue fundada en el año 2000, gracias a la inquietud que tuvieron las señoras Mónica Jiménez y Claudia Gutiérrez, de proveer a los habitantes de Veracruz, productos sanos y de la mejor calidad. Ambas son socias fundadoras y actuales propietarias de Orgánica mismas que a su vez tienen un fuerte compromiso con la conservación de la salud y el medio ambiente como un estilo de vida más favorable para todas las personas que lo quieran adoptar. Lo cierto es que en aquel entonces ambas empezaron en comercializar el yogurt natural que elaboraba la sra. Mónica, así como el tofu y la leche de soya que adquiría la sra. Claudia, al ver que estos productos eran aceptados por los clientes y que al mismo tiempo estos demandaban otras variedades de productos alimenticios naturales. Las señoras Jiménez y Gutiérrez decidieron asociarse para formar Orgánica y por medio de capitales conjuntos poder incrementar el número de productos orgánicos, ecológicos y biodegradables ofrecidos a los clientes en el negocio. Orgánica inicio operaciones con ubicación en la calle Magallanes no. 440 esq. Paseo jacarandas, recientemente esta acaba de cambiar su ubicación en la calle navegantes no. 109 fraccionamiento virginia de la ciudad de Boca del Río, Veracruz, siendo hoy en día la única tienda en el estado de Veracruz especializada en productos cien por ciento orgánicos, biodegradables y ecológicos. Actualmente Orgánica posee una amplia variedad de productos comestibles orgánicos y productos de uso personal biodegradables y ecológicos, pero para tener una idea más precisa sobre los productos que se comercializan en ella, a continuación se presenta una tabla en la cual se enlistan algunos de los principales productos que esta maneja: COMESTI BLES DE USO PERSONAL • Harinas • Papel higiénico • Panes y galletas • Servilletas • Salsas, aderezos y chiles • Pañales • Cereales, semillas y nueces • Suplementos alimenticios • Lácteos • Jabones • Especies, hierbas y condimentos • Blanqueador de ropa • Bebidas • Aromatizante ambiental • Soya y gluten • Repelente de insectos • Pastas • Gel para el cabello • Conservas y dulces • Pasta de dientes • Frutas y verduras • Cremas exfoliantes • Productos animales como: huevo • Barro para mascarilla Fuente: aportación propia Mediante el desarrollo del presente trabajo, logré percibir que Orgánica es una microempresa que no cuenta una planeación estratégica que permita conocer cual es su misión dentro del mercado, así como otros puntos importantes entre ellos sus objetivos, visión, valores, etc. Es por ello que me di a la tarea de sugerirles la siguiente planeación estratégica con la finalidad de que esta sirva como apoyo a la organización. 3.2 MISIÓN Promover la vitalidad y el bienestar de todas las personas ofreciéndoles alimentos de la mejor calidad, menos procesados, con más sabor y conservación natural. Así como también promover la conservación del medio ambiente brindándole artículos ecológicos y biodegradables. 3.3 VISIÓN Convertirnos en la mejor y más surtida tienda comercial minorista de productos comestibles y de uso personal, orgánicos, ecológicos y biodegradables originales del estado de Veracruz. 3.4 OBJETIVO Debido a que los alimentos son más nutritivos en su estado más puro no adulterados por aditivos artificiales, edulcolorantes y conservadores artificiales. El principal objetivo de Orgánica es ofrecerle a la comunidad una variedad de productos que no cuenten con ningún tipo de químico o agroquímico durante su proceso de elaboración. Con la finalidad de promover el gran beneficio que tiene este tipo de productos para nuestra salud y para la conservación del medio ambiente. 3.5 VALORES La siguiente lista de valores refleja lo que es realmente importante para Orgánica ecotienda como una organización: • Vender productos naturales y orgánicos de la más alta calidad • Satisfacer y deleitar a sus clientes por medio de una atención personalizada. • Preservar la conservación de el medio ambiente • Promover orgánicos el cuidado de la salud por medio del consumo de productos • Representar para sus empleados un ambiente agradable en el cual estos puedan desarrollar su trabajo. De acuerdo con lo anterior, podemos observar, que la misión, visión y objetivos de Orgánica se centran en ofrecer productos orgánicos, es por ello que resulta importante definir en el siguiente apartado que son los productos orgánicos y que características tienen este tipo de productos. 3.6 ¿QUÉ SON LOS PRODUCTOS ORGÁNICOS? Los productos orgánicos son resultado de procesos agrícolas y ganaderos comprometidos con la salud de los consumidores, la calidad de vida de los productores y la conservación del medio ambiente. En el caso de la agricultura, no se utilizan insecticidas, herbicidas ni fertilizantes químicos; tampoco está permitido el uso de organismos genéticamente modificados (OGM) vegetales o animales, el riego con aguas negras ni el utilizar radiaciones (para eliminar gérmenes potencialmente dañinos). En cuanto a la producción de carne, está prohibido alimentar a los animales con productos sintéticos y aplicarles hormonas de crecimiento. En estricto sentido, se trata de un regreso a lo natural; sin embargo, el concepto “orgánico” pretende ir más allá, pues promueve el comercio justo (trato equitativo entre productores, intermediarios y consumidores) y un manejo racional de los recursos. (Amador, 2008) En términos generales, las características más comunes de estos productos son: • Están libres de aditivos y conservadores sintéticos que pueden poner en riesgo la salud. En este caso están recomendados para personas con enfermedades como cáncer, leucemia y diabetes, que requieren de dietas estrictas. • En el aspecto nutricional son equivalentes a los productos convencionales. Sin embargo, estudios realizados en Estados Unidos señalan que poseen un mayor porcentaje de antioxidantes (30% más), sustancias que protegen contra el cáncer y enfermedades cardiovasculares. Por otro lado, se encontraron en algunas frutas y verduras con valores hasta tres veces más altos de ciertas vitaminas, como la C. • En cuanto a propiedades organolépticas (sabor, textura, olor), los consumidores habituales los encuentran más agradables que los productos no orgánicos, afirmación que sólo podría validar el nuevo consumidor al probarlos. • La carne orgánica tiene menos grasa intramuscular y bajos niveles de colesterol. Sin embargo, una de las desventajas de los alimentos orgánicos es que su vida útil es menor, pues se echan a perder más rápido. • Los productos orgánicos son de 20 a 50% más caros que los convencionales debido al riguroso control de su producción. 3.7 ORGANIGRAMA Socios propietarios Mónica Jiménez Claudia Gutiérrez Encargado de tienda Turno matutino Encargado de tienda Turno vespertino Elena Morales Jorge Tapia Encargado de Limpieza Aurora González Fuente: aportación propia El organigrama anterior nos muestra de forma sencilla pero ordenada los niveles jerárquicos o líneas de autoridad que posee la micro empresa orgánica, como podemos ver el mayor nivel de autoridad lo tienen los socios mismos que a su vez son propietarios del negocio, los cuales delegan órdenes a los encargados de tienda de ambos turnos. Teniendo estos a su cargo la tienda en el turno que les corresponde. También los socios encomiendan órdenes a la persona encargada de la limpieza en las instalaciones del local. A continuación se describen las funciones que debe realizar cada uno de los puestos que se tienen en Orgánica: • Socios: Son las personas propietarias del negocio sus principales funciones son realizar el corte diario en caja en ambos turnos, así como supervisar las operaciones realizadas por los encargados de tienda. • Encargado de tienda: Esta persona tiene a su cargo realizar las funciones despacho de mercancía directo con los clientes, así como registrar las ventas en el sistema con el cual cuenta la empresa. También tiene a su cargo recibir la mercancía que llegue en su turno por los diferentes proveedores, acomodar y mantener en orden toda la mercancía en sus correspondientes anaqueles y exhibidores. • Encargado de limpieza: La función principal de esta persona es mantener en óptimas condiciones la limpieza del local en el cual se encuentra instalado el negocio. 3.8 PLANEACIÓN FISCAL Orgánica es una tienda comercial cuyos ingresos no ascienden a los $ 2, 000,000 anuales. Por lo tanto de acuerdo con la Ley de Impuesto Sobre la Renta esta se encuentra clasificada en el: • Titulo IV de las personas físicas, • Capítulo II De los ingresos por actividades empresariales y profesionales, • Sección III Del régimen de pequeños contribuyentes (REPECO). Haciendo énfasis en el régimen de pequeños contribuyentes que es con el cual tributa la microempresa Orgánica y de acuerdo Artículo 139 de la LISR las Obligaciones de los REPECOS son: (Fisco agenda, 2008) 1.- Inscribirse en el RFC 2.- Presentar aviso de inscripción a la SHCP 3.- Conservar los comprobantes de las adquisiciones realizadas por bienes de activo fijo superiores a $2,000 4.- Llevar un registro de sus ingresos diarios 5.- Entregar a sus clientes copias de notas de venta cuando se trate de operaciones mayores de $54 pesos y conservar las originales de las mismas. 6.- Presentar declaraciones mensuales 7.- Tratándose de erogaciones por sueldos y salarios el patrón deberá efectuar la retención correspondiente de ISR a cada uno de sus trabajadores. 8.- No realizar actividades a través de fideicomiso Orgánica está inscrita en el RFC desde su inicio y al ser pequeño contribuyente paga sus impuestos de ISR, IVA, e IETU por medio de una cuota estimada integrada categoría B la cual se aplica cuando las actividades exentas y/o tasa 0% representan más del 40% del valor total de sus ingresos. Dicha cuota se paga de manera bimestral antes del día 17 de cada bimestre después de la causación del impuesto y actualmente se encuentra en $270 por concepto de los tres impuestos. 3.9 PROBLEMÁTICA ACTUAL • Funcionamiento y clientes Orgánica es una microempresa que se clasifica como tal, a causa de que cuenta con menos de 15 empleados y la administración se realiza de manera empírica por medio de los propietarios del negocio. Esta funciona como una microempresa comercial minorista debido a que se dedica a la compra-venta de productos comestibles y de uso personal orgánicos, ecológicos y biodegradables al público en general. Por medio de la observación logré percibir que las personas que frecuentan la tienda son jóvenes, niños, padres de familia, pero sus principales clientes son amas de casa y adultos mayores que tienen un fuerte sentido sobre el consumo de este tipo de productos como una fuente de salud y bienestar, además las personas que frecuentan la compra de los productos que se hallan en Orgánica tienen un amplio compromiso con la preservación del medio ambiente, lo cual nos permite ver desde un panorama más amplio quienes son los clientes de Orgánica. Por otro lado también se debe considerar que los productos orgánicos son un poco más caros que los encontrados en cualquier tienda de abarrotes, ya que estos deben cumplir con una serie de normas para hacerse llamar “orgánicos”. Lo anterior hace que este tipo de productos no estén al alcance de los bolsillos de muchas personas, dejando con esto un número más reducido de clientes. • Problemática Como pudimos ver con anterioridad Orgánica al igual que la mayoría de las microempresas vive una serie de problemas que la afectan considerablemente. Los problemas que fueron identificados con relación a los principalmente citados en el marco teórico son: 1.- Falta de estructura administrativa, en la cual se pueda encontrar un organigrama que permita identificar las líneas de autoridad dentro de la empresa. 2.- Carencia de controles administrativos ó mantenimiento a los que ya se tienen, con la finalidad de impedir posibles fraudes o el llamado “robo hormiga” en alguna de las áreas de la microempresa. 3.- Bajos niveles de venta, debido a que es una microempresa comercial la cual no le ha prestado suficiente atención a los términos de publicidad ya que hay muchas personas que no saben de la existencia de esta. 4.- Carencia de herramientas tecnológicas, en este caso un sitio web mediante el cual pueda dar a conocer los productos que ofrece y así poder incrementar posiblemente sus niveles de venta. Dentro de los problemas detectados anteriormente se desarrollará el problema de la carencia de controles administrativos, en este caso los inventarios el cual es el tema central del presente trabajo, este problema fue detectado por medio de las interrogantes que se planteaban los socios del negocio, sobre el posible desvió de mercancía por parte del personal con el que cuenta la empresa, ya que los empleados son quienes están encargados de la tienda durante todo el día y tiene acceso al almacén, mientras que los propietarios no se han dado a la tarea de implantar una herramienta que los ayude a conocer datos exactos sobre los inventarios dentro de la empresa o mejorar el sistema que tiene el negocio. Actualmente Orgánica cuenta con una base de datos en la cual se registran las ventas diarias, compras y esta misma tiene un apartado de inventarios, que tiene como finalidad llevar a cabo el control de la mercancía, lo cierto es que la sección de inventarios en esta base de datos no es utilizada por los empleados o dueños del negocio ya que estos plantean que no cumple con sus expectativas, debido a que carece de ciertos datos que se consideran importantes para el control del inventario Por lo tanto en el siguiente capítulo se propone el desarrollo de un nuevo sistema para el control de la mercancía, considerando que este debe ser de fácil manejo tanto para los empleados como para los propietarios del negocio con la finalidad de hacer más fácil esta función dentro de la empresa, así como proporcionar una herramienta eficiente en el manejo de la información pertinente a los inventarios. CAPITULO 4 LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 4.1 EL SISTEMA ACTUAL PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Actualmente en Orgánica se cuenta con un sistema de base de datos desarrollado en Microsoft Access. La base de datos se encuentra compuesta por un menú principal que cumple con las funciones de registro de ventas y compras diarias y mensuales e inventario como se muestra a continuación. Figura 1.1 Como podemos observar en la figura 1.1 dentro del menú principal se encuentra el icono inventario, en esta sección de la base de datos se pretende llevar a cabo el control del inventario, una de las socias del negocio hace énfasis en que la base de datos actual solo es utilizada para el registro de las ventas y compras. Mientras tanto la sección de inventarios no ha sido tomada con mucha importancia dentro de la empresa, lo cual ocasiona que esta parte de la base de datos no este actualizada, a su vez esta carece de información que resulta importante para el buen manejo de los inventarios. Al dar clic en se despliega el siguiente formulario. Figura 1.2 En la figura 1.2 se observan los datos con los cuales cuenta la actual base de datos de Orgánica para informarse acerca de los inventarios, como podemos ver en la columna de existencia se encuentran los datos del nivel de existencia de cada articulo el resultado de esta columna se deriva del la relación que se tiene entre menos las A continuación se muestra en la figura 1.3 la tabla: compras por mes, esta se muestra con la finalidad de comparar los resultados de las tablas compras por mes menos ventas mensuales debe de dar como resultado la existencia actual de cada articulo, pero es ahí donde se encuentra la anomalía y dificultad para conocer la información pertinente al nivel de existencias de cada artículo. Veamos y comparemos lo que pasa con el artículo avena de las siguientes tablas: e Figura 1.3 La figura 1.3 muestra la tabla de compras por mes, en la primera fila encontramos que en el mes de septiembre se recibieron 16 paquetes de medio kilo de avena cada uno. Figura 1.4 En la figura 1.4 se puede observar la tabla: ventas por mes en esta se puede encontrar que para septiembre se vendieron 12 paquetes de medio kilo de avena cada uno. Lo cual daría como resultado 16 artículos recibidos menos 12 vendidos sería igual a un inventario de 4 artículos en existencia. Figura 1.5 La figura 1.5 comprueba que el sistema para controlar los inventarios en la microempresa Orgánica actualmente carece de información así como de un adecuado mantenimiento en sus datos ya que estos no han sido actualizados. Los socios del negocio hicieron énfasis en que ellos utilizan esta base de datos solo para el registro diario de las ventas y que los datos proporcionados para controlar los inventarios no cumplen con sus perspectivas, debido a que en la actual base de datos que se maneja no se puede llevar a cabo un control operativo en el cual se realicen registros donde se determine la fecha de entrada y salida de mercancía, así como su correspondiente número de factura con la cual entra y su nota de venta con la cual se le da salida a los productos, entre otros datos que resultan importantes para esta tarea. 4.2 PLANEACIÓN PARA EL SISTEMA PROPUESTO Primero que nada, se determinó por medio de un análisis realizado al sistema actual que se utiliza para el control de inventarios que datos eran los que no se consideraban en dicho sistema y se determino que este carecía de datos tales como: • Numero de artículos en entrada • Número de artículos en salida • Fecha de entrada de productos • Fecha de salida de productos • Número de factura con el cual entran los productos así como • Número del vale del almacén o nota de venta con el cual se vendió la mercancía • Nivel exacto de existencias por artículo • Precio de compra y precio de venta de cada artículo Todos estos datos se consideran importantes para conocer la información precisa relacionada con el control de inventarios, además también se encontró la necesidad de crear un vale que controle las salidas de mercancía del almacén ya que no existe ningún formato que responda por los artículos que fueron extraídos de almacén. VALE DE SALIDAS DE ALMACÉN FOLIO: ____________ FECHA CONCEPTO CANTIDAD _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________ __________________________ RECIBIDO POR (Nombre y firma) Al no contar con los datos mencionados anteriormente el actual sistema para el control de inventario utilizado en Orgánica, impide a los miembros de la empresa proveerse de información rápida y precisa sobre el nivel de existencia de cada artículo. A continuación presento el desarrollo del sistema propuesto para el control de los inventarios en la microempresa Orgánica. 4.3 EL SISTEMA PROPUESTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Para manejar la información relacionada con el control de inventarios se propone la utilización de una base de datos exclusiva para ello en la microempresa comercial Orgánica. El sistema funcionará como se describe a continuación: Para poder acceder al sistema se debe introducir el CD y dar doble clic en el archivo ORGÁNICA que se encuentra en Microsoft Office Access formato de archivo 2000. A continuación aparecerá la siguiente ventana en la cual se mostraran las tablas con las cuales cuenta la base de datos, una para productos y la otra para proveedores. Figura 1.6 Al hacer clic en la tabla: productos se accederá a una ventana en la cual se encuentra el concentrado de información relacionada con las entradas y salida de cada producto como se muestra a continuación Figura 1.7 LA TABLA PRODUCTOS Está tabla contiene información referente a la entrada y salida de los productos (Ver figura 1.7) En Access cada tabla esta compuesta por una serie de datos a los cuales se les llama campos, estos se describen a continuación para la siguiente tabla: Nombre del campo Id producto Nombre Categoría Proveedor Unidad Costo Venta Entrada Fecha/ entrada Factura/entrada Salida Fecha/salida Nota o vale/salida Tipo Descripción Autonumerico Número de registro de cada operación de entrada o salida de productos. Texto Nombre del producto Texto Clasificación Texto Nombre del proveedor Texto Unidad de medida del producto Moneda Costo del producto Moneda Precio de venta del producto Número Número de productos que entraron al almacén Fecha/hora Fecha en la que entraron los artículos Número Número de factura con la cual se recibió la mercancía Número Número de productos que salieron por concepto de ventas o por salida del almacén. Fecha/hora Fecha en la cual salieron los artículos Número Número de la nota de venta o vale de salida del almacén Al igual que en la tabla de productos si se da clic en el icono de proveedores como lo muestra la figura 1.6 se accederá a una tabla en la cual se encuentra el concentrado de información relacionada con los proveedores como se muestra a continuación: Figura 1.8 LA TABLA PROVEEDORES En está tabla podremos encontrar el concentrado de información referente a los datos de los proveedores, los cuales serán de gran ayuda para la microempresa en dado caso que esta requiera contactar a alguno de sus proveedores para realizar algún pedido o alguna situación en particular (Ver figura 1.8) Los datos contenidos en la tabla de proveedores se muestran a continuación: Nombre del campo Id proveedor Empresa Contacto Dirección Ciudad Código postal Estado Teléfono Fax E-mail Tipo Descripción Autonumerico Texto Texto Texto Texto Número Texto Número Número Texto Identificador único para cada proveedor Nombre de la empresa Nombre del contacto Dirección del contacto Ciudad en la cual reside el contacto Código postal del lugar donde reside el contacto Estado en el cual reside el contacto Número telefónico del contacto o empresa Numero de fax de la empresa Correo electrónico del contacto Una vez analizadas ambas tablas podemos concluir que estas nos van a servir para almacenar y visualizar los datos relacionados tanto con los productos como con los proveedores de forma rápida y sencilla. La base de datos propuesta, también cuenta con formularios en los cuales se puede agregar datos a las tablas anteriormente vistas, ahora veremos la función que tiene el formulario de productos en la siguiente base de datos. Figura 1.9 Al hacer clic en formularios productos aparecerá el siguiente formulario en el cual se puede agregar información a la tabla productos Figura 2.0 Como podemos observar en la figura 2.0 los datos contenidos en el formulario productos son los mismos que los presentados en la tabla productos figura 1.7, lo que nos ofrece este formulario es una forma más fácil y sencilla de registrar los movimientos de entradas y salidas de mercancía. Considerando que si solo se ocasionaron movimientos de salida, en los registros de entradas no se depositará ningún dato y viceversa como lo muestra la figura 2.0. Una vez registrados los datos en el formulario estos se actualizarán de manera automática en la tabla de productos como se muestra en la siguiente figura: Figura 2.1 Como podemos ver en la figura 1.9 la base de datos también cuenta con un formulario de existencias el cual se muestra a continuación: Figura 2.2 Mediante el formulario presentado en la figura 2.2 se podrá conocer rápidamente la existencia de cada producto con solo teclear su nombre en el registro producto. Otra de las funciones que nos ofrece Access para administrar la información es uso de consultas las cuales de cierta manera cumplen la misma función que los formularios ya que ambas ayudan a conocer información rápidamente. Para el desarrollo del sistema propuesto esta función es de gran ayuda ya que por medio de una consulta se pueden conocer los niveles de existencia que tiene cada producto además de indicar cuando las existencias de un artículo en particular se encuentran en cero. Figura 2.3 Al dar clic a consultas: existencia como lo muestra la figura 2.3 se accederá a la siguiente ventana: Figura 2.4 En la figura 2.4 se muestra la ventana consulta: existencia por medio de esta se podrá conocer con exactitud cuanto es la existencia de cada artículo. Además esta consulta también dará a conocer si existe mercancía faltante por la cual sea necesario realizar un pedido. Los registros que aparezcan con el signo de (-) y en blanco como es el caso del genjibre y el germen tostado mostrados en la figura 2.3 significa que no hay existencia de dichos productos. La base de datos propuesta queda accesible a posibles modificaciones ya que los propietarios deberán determinar un nivel de stock dentro de la consulta existencias en máximos y mínimos, de cada producto de acuerdo a la apreciación de las necesidades con base a la experiencia registrada de las ventas de cada producto, es decir, cuanto se vende regularmente de cada producto para realizar los pedidos en base a las ventas y así evitar costos de almacenamiento. Como se puede observar en la figura 2.2 presentada anteriormente la base de datos, también cuenta con la consulta proveedor-producto esta fue diseñada con el objetivo de dar a conocer ¿Quienes son los proveedores? y ¿Qué productos abastecen? La figura 2.5 muestra la ventana de la consulta proveedor-producto. Figura 2.5 Para finalizar la tarea de la utilización de la base de datos y no perder la información solo se deben cerrar todas las ventanas en utilización y considerar que si aparece la ventana Se debe dar clic en el botón Para finalizar la recomendación de utilizar una base de datos en Access como un sistema para controlar los inventarios. Se deriva de que esta herramienta permite llevar un control sencillo de los movimientos que producen las mercancías, además de que es un programa de fácil utilidad y con el cual ya se encuentran familiarizados los empleados y propietarios de Orgánica ya que lo utilizan para el registro de las ventas. Conclusiones En conclusión se puede decir que la importancia del control de inventarios radica en que los inventarios significan un costo para la empresa, desde el costo de oportunidad de tener los productos a comercializar, hasta la disminución de la utilidad, es por ello que el control de inventarios resulta ser una herramienta fundamental para cualquier tipo de empresa sin importar su giro o magnitud, ya que como se menciona este permite reducir costos y evitar perdidas por desperdicios y robos. A lo largo del al análisis realizado sobre el control de inventarios de la microempresa comercial Orgánica, objeto de estudio de la presente investigación. Se ha podido detectar que Orgánica al igual que la mayoría de las microempresas no le ha prestado la suficiente atención al tema de control de inventarios, ya que actualmente esta cuenta con un sistema mediante el cual pretende llevar el control de inventarios, pero a su vez este presenta problemas con la generación de la información, debido a que carece de datos esenciales para el adecuado control de los inventarios. También se detecto que existe incertidumbre por parte sus socios, ya que tal como se menciona al principio de este documento, dentro de la metodología, el fraude es uno de los principales problemas que viven con mayor continuidad las microempresas y este se da a causa de no contar con herramientas eficientes que permitan llevar a cabo el control de inventarios. Es por ello que la conclusión final seria, que de no implantar un sistema eficiente y fácil de utilizar en la microempresa Orgánica se podrían incrementar los problemas relacionados con el control de inventarios, así como seguiría en constante aumento la incertidumbre por parte de los socios, debido al posible desvío de mercancías. En la actualidad el avance tecnológico brinda una serie de herramientas eficientes y fáciles de utilizar que permiten al microempresario controlar ciertas áreas del negocio, es por ello que mediante el desarrollo de la propuesta planteada se busca obtener los siguientes beneficios: • Llevar a cabo registros más minuciosos sobre la entrada y salida de productos del almacén. • Mantener actualizados datos relativos al control operativo de los inventarios. (al hablar de control operativo se hace referencia a las entradas, salidas y nivel de existencias de cada producto) • Conocer de forma rápida y precisa, niveles de existencia, datos del producto o proveedor. • Evitar el posible desabasto de mercancía o los sobrepedidos. Recomendaciones Basándome en la observación de las actividades que se realizan y la problemática que vive la microempresa Orgánica se recomienda lo siguiente: • Implementar un nuevo sistema con el cual se optimice el control de los inventarios. • El hecho de que sea una microempresa no debe impedir dar a conocer a sus empleados su planeación estratégica, es decir, misión, visión, objetivos y valores. • Realizar una campaña publicitaria para darse a conocer más en el mercado. • Diseñar una pagina web, en la cual se permita comprar los productos de la empresa por este medio. • Otra recomendación en general para el tipo de empresas analizadas en este trabajo de investigación sería que todos los microempresarios se informen, conozcan y se capaciten para estar alerta en el mundo de los negocios, en decir, se profesionalicen día con día para llevar la optima administración de su empresa. 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