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Jornada Laboral. Horario flexible. Permisos remunerados. Trámite incapacidades médicas ante EPS y ARL y otros aspectos relacionados con la prestación del servicio
FECHA
Noviembre 04 de 2015
A continuación esta Secretaría General se permite recordar el contenido de la Resolución D-621 de 2014 e informar el procedimiento institucional aplicable con base en la política de simplificación de trámites a que refiere el Decreto Ley 019 de 2012 y demás legislación aplicable con la prestación del servicio.
1. Jornada Laboral para los servidores públicos del SGC (Art. 1° Res. D-621/14) De lunes a viernes, en jornada continua, de 8:00 am a 5:00 pm Si algún funcionario desea laborar fuera de ese horario y no se ha acogido a alguna de las opciones que a continuación se describen en el horario flexible, deberá informar de tal decisión a su jefe inmediato y al Grupo de Talento Humano. De igual manera, si algún servidor del Instituto acude a laborar los días sábados o domingos, deberá solicitar previamente autorización de su jefe inmediato, situación de la cual deberá tener conocimiento el correspondiente Director Técnico, Jefe de Oficina, y los Coordinadores de los Grupos de Trabajo de Servicios Administrativos y Talento Humano. 2. Horario Flexible (Art. 2° Res. D-621/14) Aplica para: • Servidoras con hijos menores de edad o con algún tipo de discapacidad; • Servidores padres cabeza de familia con hijos menores de edad o con algún tipo de discapacidad; y • Madres gestantes, quienes podrán optar por el siguiente horario de trabajo: De 7:00 am a 4:00 pm De 8:00 am a 5:00 pm De 9:00 am a 6:00 pm Los(as) servidores(as) públicos(as) que decidan acogerse a una de estas jornadas laborales flexibles deberán radicar solicitud dirigida a la Coordinadora del Grupo de Talento Humano
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precisando el horario escogido, previa concertación con su jefe inmediato, anexando los respectivos soportes que acreditan su condición, según sea el caso, de acuerdo con lo indicado en el artículo 4 de la Resolución D-621 de 2014. La Coordinadora del Grupo de Talento Humano informará por escrito al(a) funcionario(a) la fecha a partir de la cual debe cumplir el horario escogido, con copia al jefe inmediato y a su historia laboral. Una vez cese la condición particular que dio derecho para acogerse a la jornada laboral flexible, el(la) funcionario(a) deberá dar cumplimiento al horario de trabajo general establecido en el SGC. 3. Horario para almorzar (Art. 7° Res. D-621/14) Todos los servidores públicos del SGC dispondrán de una (1) hora para almorzar, en dos turnos de 12:00 m a 1:00 pm y de 1:00 pm a 2:00 pm, coordinados con el jefe de cada dependencia, de tal forma que siempre permanezca en el sitio de trabajo personal disponible para atender los asuntos de la oficina y garantizar la oportuna atención del servicio. 4. Permisos (Art. 9° y 10° Res. D-621/14) La ausencia del lugar de trabajo por calamidad doméstica, fuerza mayor, caso fortuito o cualquier causa grave deberá justificarse por escrito ante la Coordinadora del Grupo de Talento Humano a más tardar el día hábil siguiente de reintegrarse de su ausencia. Los permisos remunerados para los funcionarios del SGC deberán solicitarse por escrito en el formato F-GTH-ATH-001 y estarán sujetos a las siguientes competencias:
Por horas laborables o frac- Superior a un (1) día hasta por dos (2) días ción o hasta por un (1) día
Superior a dos (2) días hasta tres (3) días
Funcionarios que laboren en:
Funcionario competente para autorizar el permiso
Despacho de la Dirección General
Director General
Director General
GTI Comunicaciones y Participación Ciudadana
Coordinador Grupo
Secretario General, previo visto Secretario General, previo visto bueno del jefe inmediato bueno Coordinador GTI
Despachos Direcciones Técnicas
Director Técnico
Director Técnico
Secretario General, previo visto bueno del jefe inmediato
GIT adscritos a las Direcciones Técnicas
Coordinador de Grupo
Director Técnico
Secretario General, previo visto bueno del jefe inmediato
Secretario General
Secretario General
Secretario General
Despacho General
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Coordinador Grupo
Secretario General
Secretario General
Oficina Control Interno
Jefe Oficina Control Interno
Secretario General, previo visto bueno del jefe inmediato
Secretario General, previo visto bueno del jefe inmediato
Oficina Asesora Jurídica
Jefe Asesora Jurídica
Secretario General, previo visto
Secretario General, previo visto
bueno del jefe inmediato
bueno del jefe inmediato
Por horas laborables o frac- Superior a un (1) día hasta por dos (2) días ción o hasta por un (1) día
Superior a dos (2) días hasta tres (3) días
Funcionario competente para autorizar el permiso Directores Técnicos
Secretario General
Jefe Oficina Control Interno
Director General
Director General
Director General
Jefe Oficina Asesora Jurídica Coordinador GTI Comunicaciones y Participaciones
La solicitud de los permisos por horas laborables y hasta de tres días deberá efectuarse con la debida anticipación y debe estar justificada, la documentación relacionada con los mismos deberá ser remitida al Grupo de Talento Humano para ser archivada en el expediente laboral del servidor público y comunicada. (Art. 10° Res. D-621/14) Ningún servidor público podrá ausentarse de sus labores en horas de trabajo sin que medie la correspondiente autorización, salvo fuerza mayor debidamente comprobada. 5. Ausencia por enfermedad o accidente de trabajo (Art. 11° Res. D-621/14) El funcionario deberá dar aviso oportuno al jefe inmediato y a las Coordinadoras del Grupo de Trabajo de Talento Humano y de Liquidación de Nómina y Seguridad Social, adjuntado el correspondiente certificado de incapacidad médica, expedido en original por la EPS a la cual esté afiliado o ARL, en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a su reintegro. 6. Trámite Incapacidades Laborales Liquidación:
Las prestaciones económicas correspondientes a los dos (02) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general están a cargo del Empleador y a partir del tercer (3er) día
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están a cargo de las Empresas Promotoras de Salud (EPS) (D. 2943 de 2013). El SGC debe liquidar los dos (02) primeros días de la incapacidad médica por enfermedad general a razón del cien por ciento (100.0%) sobre la asignación básica del beneficiario. A partir del tercer (3er) día de incapacidad otorgada, la EPS está obligada a reconocer la prestación económica a razón de las dos terceras (2/3) partes sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) y hasta el día noventa (90) de la misma; a partir del día noventa y uno (91) y hasta el día ciento ochenta (180) a razón del cincuenta por ciento (50.0%) de dicho IBC (Art. 227 CST y num 1.3 Circular Externa 011/95 SuperSalud)
En el Sistema General de Riesgos Laborales, la ARL reconocerá un subsidio equivalente al cien por ciento (100%) de su salario base de cotización, calculado desde el día siguiente al que ocurrió el accidente de trabajo o de la enfermedad diagnosticada como laboral (Ar. 3° L. 776/02); previa legalización del reporte del presunto accidente laboral. El SGC tiene la obligación de reportar a la ARL todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra y debe realizarlo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del accidente o diagnosticada la enfermedad (Art. 62 D. 1295/94) y el trabajador cuando sufra un accidente de trabajo tiene la obligatoriedad de dar inmediatamente aviso al empleador (Art. 221 del CST). El Grupo de Liquidación de Nómina y Seguridad Social liquidará para pago en la nómina mensual del funcionario incapacitado, previa la expedición del correspondiente acto administrativo, la prestación económica originada por la incapacidad laboral y realizará los trámites necesarios ante la EPS o ARL para obtener el reconocimiento y pago a favor del SGC de la misma; y de ser necesario efectuará a favor o en contra del funcionario los ajustes a que haya lugar sobre los valores ya pagados por nómina, de acuerdo con la liquidación que efectúe la administradora. Reconocimiento de Incapacidades y Licencias El artículo 121 del Decreto 019 de 2012, señala que "El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento. Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia." (Subrayado fuera de texto) Por lo tanto, el trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad/paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), será adelantado por el SGC, a través del Grupo de Trabajo Liquidación de
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Nómina y Seguridad Social, ante las Entidades Promotoras de Salud (EPS) o Administradora de Riesgos Laborales (ARL), con el original del certificado de incapacidad expedido por el médico adscrito a la red de la EPS o ARL., el cual deberá presentarse en papelería oficial de la respectiva entidad. Transcripción Incapacidades y Licencias Cuando una incapacidad sea concedida en papelería no oficial de la EPS porque la atención se realizó por urgencias, hospitalización, SOAT o por médico no adscrito a la red prestadora de servicios de la EPS, el Grupo de Trabajo de Liquidación de Nómina y Seguridad tramitará ante la EPS que se encuentre afiliado el funcionario incapacitado, la transcripción del correspondiente certificado de incapacidad, una vez el funcionario allegue el original del mismo, lo cual deberá ser en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a su reintegro a laborar. (Art. 11° Res. 621/14). "Ante la ausencia de reglamentación de la figura de transcripción, en la actualidad ésta se realiza bajo los parámetros y mecanismos que determine la EPS, y en todo caso, apoyados en el criterio profesional de sus propios médicos y odontólogos, quienes de ser preciso, establecerán la pertinencia o no de la incapacidad emitida por profesionales no adscritos a la EPS" (Minsalud, Radicado No. 201311200587491 Fecha 06-05-2013). Por lo tanto, el funcionario que decida acudir a los servicios médicos particulares deberá informarse, con la debida antelación, de los procedimientos establecidos por la EPS a la cual se encuentra afiliado, para llevar a cabo la transcripción y pago de una incapacidad expedida por un médico no adscrito a la red prestadora de servicios de salud de la EPS y allegar al Grupo de Liquidación de Nómina y Seguridad Social la documentación en los términos establecidos por la EPS a la cual se encuentra afiliado, esto con el fin de evitar tropiezos en la transcripción, reconocimiento y pago de la incapacidad laboral. De otra parte, con Radicado 201360000168321 de fecha 05/11/2013, el DAFP cita al Director Jurídico del Ministerio de Salud, quien con oficio 201311200468021 de 2013, señaló acerca de los efectos de la incapacidad generada por un médico no afiliado a la EPS, que "la misma se debe transcribir por la EPS si ésta cumple con los requisitos; si no cumple con todos los requisitos no es posible su transcripción, es decir que no es viable que al servidor le paguen a título de incapacidad lo dejado de percibir ni tampoco es posible que le paguen los salarios y prestaciones sociales por cuanto no laboró". Así mismo en otras oportunidades el Ministerio de Trabajo, citado por igualmente por el DAFP, ha señalado que las faltas del trabajador a su sitio de trabajo podrían justificarse siempre que la EPS a la cual se encuentra afiliado, transcriba las incapacidades ordenadas por el médico particular, en caso contrario, podría quedar inmerso en una causal de incumplimiento de sus prohibiciones u obligaciones. Incapacidades otorgadas por el Instituto de Nacional de Medicina Legal La incapacidad otorgada por médicos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias
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Forenses es una incapacidad médico-legal que "solo tiene fines penales y no de orden laboral o de excusa para no asistir al trabajo; además se diferencia de la incapacidad laboral en que no tiene en cuenta el trabajo u ocupación de la persona...". (Ministerio de la Protección Social, Concepto 332671, Oct-27-2011). (Resaltado fuera de texto) Así mismo el precitado concepto indica que la incapacidad médico-legal de define como "el tiempo expresado en días que termina el perito teniendo en cuenta la duración y la gravedad de la lesión. La duración se refiere al tiempo en días que gasta el tejido para lograr la reparación biológica primaria, mientras que la gravedad se determina con base en la evaluación clínica de la importancia del daño causado a la integridad persona!', de otro lado "la incapacidad laboral se define como el tiempo que un individuo se obliga al retiro de sus actividades cotidianas, por las que recibe una remuneración o una compensación salarial. El origen puede ser considerado como enfermedad común, enfermedad profesional o accidente de trabajo. En la mayoría de los casos, los efectos de la violencia, se considera de origen común". Por lo tanto, el funcionario víctima de la lesión deberá acudir al médico tratante de la correspondiente EPS, quien adelantará el tratamiento médico a seguir y por consiguiente el correspondiente certificado de incapacidad. Procedimiento médico con fines estéticos Cuando un funcionario requiera realizarse un procedimiento médico con fines estéticos, deberá tramitar con la suficiente antelación la solicitud de un permiso remunerado de hasta tres días o de una licencia no remunerada por el período de duración del tratamiento, toda vez que este tipo de tratamientos se encuentran excluidos del Plan Obligatorio en Salud (POS) (Parágrafo único, art. 3° D. 47/00). Incapacidad laboral es un derecho irrenunciable Los funcionarios que se encuentren en incapacidad médica por enfermedad general, accidente o enfermedad laboral, deben abstenerse de asistir a su lugar y puesto de trabajo por el período de tiempo que haya autorizado el médico tratante de la correspondiente Institución Prestadora de Salud (IPS). Las incapacidades médicas son un derecho irrenunciable, por tanto prevalecen respecto de cualquier otra situación administrativa. Interrupción disfrute de vacaciones en caso de incapacidad laboral Si el funcionario se encuentra disfrutando de vacaciones y es incapacitado por el médico tratante, deberá de manera inmediata allegar al Grupo de Trabajo Liquidación de Nómina y Seguridad Social el original del certificado de incapacidad para proceder a tramitar el correspondiente acto administrativo que autoriza la incapacidad laboral y por consiguiente la expedición de la resolución que interrumpe el disfrute de vacaciones. Igualmente, de encontrarse en comisión de servicios, deberá informar al jefe inmediato de la novedad ocurrida para tramitar la interrupción de la comisión de servicios.
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7. Inasistencia a laborar El jefe inmediato velará por el estricto cumplimiento del horario de trabajo establecido en el Resolución 621 de 2014, el incumplimiento del mismo o la inasistencia a laborar del personal a su cargo deberá ser reportado al Grupo de Talento Humano y al Grupo de Control Interno Disciplinario, en cumplimiento del Decreto 1737 de 2009 y de la Resolución D-621 de 2014. El servidor público que no concurra a laborar, dentro de los dos días hábiles siguientes deberá informar al Grupo de Talento Humano los motivos que ocasionaron su ausencia; cuando los motivos no constituyan justa causa o no se justifique la inasistencia, el funcionario responsable de ordenar el gasto deberá descontar el día o los días no laborados. El descuento se realizará sin perjuicio de las actuaciones que se deriven del incumplimiento de los deberes inherentes a la condición de servidores públicos. (Art. 2°. D. 1737/09).
8. Certificación de la nómina mensual (D. 1737/09) El artículo 1° del Decreto 1737 de 2009 señala que el pago de la remuneración de los servidores públicos corresponderá a servicios efectivamente prestados, los cuales se entenderán certificados con la firma de la nómina por parte de la autoridad competente al interior de cada una de las entidades, que para el caso del SGC se da por parte del Secretario General del SGC. Para dar cumplimiento a este precepto, el jefe inmediato (Director General, Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Secretario General, Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo, según sea el caso) del servidor público, deberá reportar dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes, la no concurrencia a su sitio de trabajo del personal a su cargo, en el mes inmediatamente anterior, especificando, en caso de verificarse su ausencia, el término y/o número de días continuos o discontinuos de inasistencia del funcionario e indicando las fechas exactas en que se produjo, el motivo que dio lugar a su ausencia, en caso de conocerse. 9. Vacaciones, interrupciones y reanudaciones Se recuerda a todos los funcionarios del SGC, que previo a la concesión por parte de la Secretaría General de las vacaciones, sus interrupciones y reanudaciones, los respectivos formatos, memorandos y solicitudes que se envíen para tal efecto, deben contar con el visto bueno del Jefe Inmediato. Cordialmente,
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