Apunte Tics

Transcript

CFT Lota-Arauco Sede Cañete TICs 1 Tecnologías de la Información y Comunicaciones Gabriel Valenzuela H. CFT Lota-Arauco Curso TICS1 INDICE Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 1 1 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 PRIMERA UNIDAD: TEC. DE LA INFORMACIÓN INTRODUCCIÓN A LA TENCNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC, TICs o bien NTIC para Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación o IT para «Information Technology») agrupan los elementos y las técnicas utilizadas en el tratamiento y la transmisión de las informaciones, principalmente de informática, internet y telecomunicaciones. LAS REDES Algunas de las redes disponibles para uso con las TICs son: - Telefonía fija Banda ancha Telefonía móvil Redes de televisión Redes en el hogar LOS TERMINALES Algunos de los terminales utilizados: - Teléfono Fijo Ordenador personal Celular Televisor Reproductores portátiles de audio y vídeo SERVICIOS Servicios disponibles para operar con TICs: - Correo Electrónico Banca online Audio y Música Tv y Cine Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 2 2 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 COMPONENTE FÍSICO DEL COMPUTADOR En principio los componentes físicos en un computador tienen tareas específicas. Primero que nada los vamos a clasificar por tipo en términos bien generales. UNIDAD CENTRAL DE PROCESAMIENTO (CPU) La CPU de una computadora contiene la inteligencia de la máquina; es donde se realizan los cálculos y las decisiones. El complejo procedimiento que transforma datos nuevos de entrada en información útil de salida se llama procesamiento. Para llevar a cabo esta transformación, la computadora usa dos componentes: el procesador y la memoria. El procesador es el cerebro de la computadora, la parte que interpreta y ejecuta las instrucciones. El procesador casi siempre se compone de varios circuitos integrados o chips, estos están insertados en tarjetas de circuitos, módulos rígidos rectangulares con circuitos que los unen a otros chips y a otras tarjetas de circuitos. MEMORIA La CPU utiliza la memoria de la computadora para guardar información. Esta memoria se llama memoria de acceso aleatorio (RAM). Esta puede guardar información por tiempo indefinido, la RAM almacena información solo mientras la computadora está encendida. Entre más RAM tenga una computadora, más cosas puede hacer, ya que la cantidad de memoria en una computadora afecta sus capacidades. La unidad más común para medir la memoria de una computadora es el byte. Un byte se puede describir como la cantidad de memoria que se necesita para guardar un solo caracter. Cuando se habla de memoria los números casi siempre son tan grandes que se usa el término kilobyte y megabyte. ENTRADA Y SALIDA Comprende todas las maneras en que una computadora se comunica con los usuarios y con otras máquinas o dispositivos. Los dispositivos de entrada aceptan datos e instrucciones del usuario. Los dispositivos de salida regresan datos procesados. El dispositivo de entrada más común es el teclado, acepta letras, números y comandos del usuario; el ratón permite dibujar en la pantalla y ejecutar comandos al apuntar con el cursor y oprimir sus botones. Otros dispositivos de entrada son la bola de ratón estacionario (TrackBall), las palancas de juegos (joysticks), y los digitalizadores o rastreadores (scanner). Los dispositivos de salida son la pantalla de exhibición, conocida como monitor y la impresora. ALMACENAMIENTO El medio de almacenamiento más común es el disco magnético. El disco es un objeto redondo y plano que gira alrededor de su centro. Las cabezas de lectura/escritura, son similares a las cabezas de una grabadora o un video reproductor, flotan por encima o por debajo de la superficie del disco. El dispositivo que contiene al disco se llama unidad de disco (drive). Un disco duro, puede guardar muchos más datos que un disco óptico y por eso se usa el disco duro como el archivero principal de la computadora. Los discos ópticos se usan para cargar programas nuevos o datos al disco duro. Una computadora puede leer y escribir información en un disco duro mucho más rápido que en disco óptico. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 3 3 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 En términos visuales, en un computador podemos identificar las siguientes partes: 1) MONITOR El monitor de computadora o pantalla de ordenador, aunque también es común llamarlo «pantalla», es un dispositivo de salida que, mediante una interfaz, muestra los resultados del procesamiento de una computadora. 2) MÓDEM Este modula las señales enviadas desde la red local para que puedan transmitirse por la línea ADSL y demodula las señales recibidas por ésta para que los equipos de la LAN puedan interpretarlos. De hecho, existen configuraciones formadas por un módem ADSL y un router que hacen la misma función que un router ADSL. En términos más sencillos el modem es el que se encarga de conectar nuestra red local a una red de mayor tamaño, como es el caso de la más común: Internet. 3) UNIDAD DE CONTROL (CPU) Una computadora o computador (del latín computare -calcular-), también denominada ordenador (del francés ordinateur, y éste del latín ordinator), es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa, una gran variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente determinadas, proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y al que lo realiza se le llama programador. La computadora, además de la rutina o programa informático, necesita de datos específicos (a estos datos, en conjunto, se les conoce como "Input" en inglés o de entrada) que deben ser suministrados, y que son requeridos al momento de la ejecución, para proporcionar el Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 4 4 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 producto final del procesamiento de datos, que recibe el nombre de "output" o de salida. La información puede ser entonces utilizada, reinterpretada, copiada, transferida, o retransmitida a otra(s) persona(s), computadora(s) o componente(s) electrónico(s) local o remotamente usando diferentes sistemas de telecomunicación, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada en algún tipo de dispositivo o unidad de almacenamiento. La característica principal que la distingue de otros dispositivos similares, como la calculadora no programable, es que es una máquina de propósito general, es decir, puede realizar tareas muy diversas, de acuerdo a las posibilidades que brinde los lenguajes de programación y el hardware. 4) RATÓN O MOUSE El ratón o mouse (del inglés, pronunciado [maʊs]) es un dispositivo apuntador usado para facilitar el manejo de un entorno gráfico en un computador. Generalmente está fabricado en plástico y se utiliza con una de las manos. Detecta su movimiento relativo en dos dimensiones por la superficie plana en la que se apoya, reflejándose habitualmente a través de un puntero o flecha en el monitor. Hoy en día es un elemento imprescindible en un equipo informático para la mayoría de las personas, y pese a la aparición de otras tecnologías con una función similar, como la pantalla táctil, la práctica ha demostrado que tendrá todavía muchos años de vida útil. 5) BOCINAS O PARLANTES Un altavoz (también conocido como parlante en América del Sur, Costa Rica, El Salvador y Nicaragua o como bocina en México y Panamá) es un transductor electro acústico utilizado para la reproducción de sonido. Uno o varios altavoces pueden formar una pantalla acústica. Estos son considerados un elemento de Salida. 6) IMPRESORA Una impresora es un periférico de ordenador que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser. Muchas impresoras son usadas como periféricos, y están permanentemente unidas al ordenador por un cable. Otras impresoras, llamadas impresoras de red, tienen una interfaz de red interno (típicamente wireless o Ethernet), y que puede servir como un dispositivo para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de la red. Además, muchas impresoras modernas permiten la conexión directa de aparatos de multimedia electrónicos como las tarjetas CompactFlash, Secure Digital o Memory Stick, pendrives, o aparatos de captura de imagen como cámaras digitales y escáneres. También existen aparatos multifunción que constan de impresora, escáner o máquinas de fax en un solo aparato. Una impresora combinada con un escáner puede funcionar básicamente como una fotocopiadora. Las impresoras suelen diseñarse para realizar trabajos repetitivos de poco volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuración para conseguir una copia de un determinado documento. Sin embargo, las impresoras son generalmente dispositivos lentos (10 páginas por minuto es considerado rápido), y el coste por página es relativamente alto. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 5 5 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 7) TECLADO En informática un teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora. Después de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción a través de los teclados al estilo teletipo se convirtió en el principal medio de entrada para las computadoras. El teclado tiene entre 99 y 108 teclas aproximadamente, y está dividido en cuatro bloques: 1. Bloque de funciones: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de cuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al programa que esté abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa. 2. Bloque alfanumérico: Está ubicado en la parte inferior del bloque de funciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto organizado como en una máquina de escribir, además de algunas teclas especiales. 3. Bloque especial: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico, contiene algunas teclas especiales como Imp Pant, Bloq de desplazamiento, pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionales que permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones. 4. Bloque numérico: Está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa al presionar la tecla Bloq Num, contiene los números arábigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras. Además contiene los signos de las cuatro operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y division /; también contiene una tecla de Intro o Enter. COMPONENTE LÓGICO DEL COMPUTADOR En general el componente lógico del computador se define como software. Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital; comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware. Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador de textos, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el software de sistema, tal como el sistema operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz para el usuario. CLASIFICACIÓN DEL SOFTWARE Si bien esta distinción es, en cierto modo, arbitraria, y a veces confusa, a los fines prácticos se puede clasificar al software en tres grandes tipos: SOFTWARE DE SISTEMA : Su objetivo es desvincular adecuadamente al usuario y al programador de los detalles de la computadora en particular que se use, aislándolo especialmente del procesamiento referido a las características internas de: memoria, discos, puertos y dispositivos de comunicaciones, impresoras, pantallas, teclados, etc. El software de sistema le procura al usuario y programador adecuadas interfaces de alto nivel, herramientas y utilidades de apoyo que permiten su mantenimiento. Incluye entre otros: Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 6 6 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 - Sistemas operativos Controladores de dispositivos Herramientas de diagnóstico Herramientas de Corrección y Optimización Servidores Utilidades SOFTWARE DE PROGRAMACIÓN: Es el conjunto de herramientas que permiten al programador desarrollar programas informáticos, usando diferentes alternativas y lenguajes de programación, de una manera práctica. Incluye entre otros: - Editores de texto Compiladores Intérpretes Depuradores SOFTWARE DE APLICACIÓN: Es aquel que permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas específicas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automatizado o asistido, con especial énfasis en los negocios. Incluye entre otros: - Aplicaciones para Control de sistemas y automatización industrial Aplicaciones ofimáticas Software educativo Software empresarial Bases de datos Telecomunicaciones (por ejemplo Internet y toda su estructura lógica) Videojuegos Software médico Software de Cálculo Numérico y simbólico. Software de Diseño Asistido (CAD) Software de Control Numérico (CAM) Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 7 7 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 USO DEL SISTEMA OPERATIVO Y ELEMENTOS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA 1. INICIACIÓN A WINDOWS Windows es un sistema operativo, es decir, el encargado de controlar y dirigir el ordenador, traduciendo las instrucciones a un lenguaje que el hardware - partes físicas del ordenador - puede comprender. La diferencia con el sistema operativo tradicional está en la manera intuitiva mediante dibujos o iconos de comunicarse con el PC en vez de teclear comandos. Windows es la versión sucesora oficial de Windows 3.1 y Windows for Workgroups 3.11 y destaca por cambios significativos en el entorno de usuario, en la forma de trabajo, así como por sus funciones y programas auxiliares. Las modificaciones son de tal magnitud que es posible que varias aplicaciones anteriores de Windows no se puedan ejecutar adecuadamente bajo Windows y tengan que ser reemplazadas por versiones actualizadas (a pesar de la publicidad de Microsoft en sentido contrario). Una de las características más esperadas por los usuarios de Windows 3.1 es la de poder utilizar nombres de más 8 caracteres. En Windows XP un fichero se puede llamar "Carta a Bill Gates" sin ningún problema. Los nombres de ficheros y directorios en Windows XP pueden contener hasta 255 caracteres, blancos incluidos. Como se verá en las páginas que siguen, Windows XP permite realizar una misma acción -copiar un fichero, arrancar una aplicación, etc.- de varias formas. El usuario puede decidir cuál de ellas le resulta más cómoda. Si tras la instalación se desea añadir uno o más componentes adicionales se deberá, en primer lugar, seleccionar la opción Control Panel (Panel de Control) del menú Inicio/Configuración y hacer doble clic sobre el icono de Instalar/Desinstalar Programas (Agregar o Quitar Componentes). 1.1. MANEJO DEL RATÓ N Windows XP ha sido diseñado para ser utilizado con el ratón. Al arrancar aparece en la pantalla un pequeño objeto móvil llamado puntero o cursor, cuya posición está relacionada con el movimiento del ratón. Aunque la mayoría de las operaciones se pueden realizar también desde el teclado, el ratón proporciona el modo más directo, cómodo e intuitivo de seleccionar y mover elementos en la pantalla. El ratón de Windows XP utiliza los dos botones (también es posible encontrar en el mercado ratones con tres botones). Mientras no se especifique lo contrario, cualquier referencia a un botón del ratón significará el botón izquierdo. El botón derecho del ratón se utiliza principalmente para activar el menú contextual. El menú contextual es un menú cuyo contenido depende del objeto sobre el que se haya clicado con el botón derecho. Dicho menú contiene siempre los comandos correspondientes a las operaciones más probables o frecuentes con el tipo de objeto sobre el que se ha clicado. Las operaciones que se pueden realizar con el ratón implican una o varias de las combinaciones siguientes: · Apuntar: llevar el puntero (flecha u otro símbolo) a un lugar concreto de la pantalla desplazando el ratón sobre la mesa o la alfombrilla. · Hacer clic: pulsar y soltar un botón del ratón. · Arrastrar: manteniendo pulsado un botón del ratón, mover éste a un lugar diferente y luego soltar el botón. Normalmente, se 'arrastra' un objeto para moverlo de un lugar a otro de la pantalla. Figura 1. Cursores más comunes. · Hacer doble clic: pulsar y soltar el botón dos veces seguidas rápidamente. Dependiendo de dónde esté situado el puntero, éste puede adoptar diferentes formas. Las más comunes son: una flecha orientada hacia la izquierda y ligeramente hacia arriba, una barra vertical y un reloj de arena indicando que el ordenador está realizado una determinada tarea (ver figura 1). Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 8 8 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 1. Cursores más comunes. 1.2. MANEJO DE VENTANAS Una ventana es una parte de la pantalla sobre la que se ejecutará un programa o se realizarán una serie de tareas. Todas ellas poseen una serie de elementos comunes (figura 2) tales como: · Barra de títulos: Muestra el nombre de la ventana. Con mucha frecuencia el nombre de la ventana contiene el nombre de la aplicación abierta en ella, seguido del nombre del documento activo. · Barra de menús: Inmediatamente debajo de la barra de títulos de la mayoría de las ventanas, hay un banda horizontal llamada Barra de Menús que contiene nombres tales como File, Edit o Help. Haciendo clic en cualquiera de estos nombres se despliega un menú en forma de persiana, es decir se despliega una lista de comandos. Para escoger uno, basta con desplazar el puntero del ratón sobre el comando correspondiente y hacer clic. Figura 2. Barra de títulos y barra de menús. · Botón de minimizar (Minimize): Haciendo clic sobre este botón (figura 3) la ventana se reduce y se coloca su nombre en una barra que está en la parte inferior de la pantalla denominada Taskbar (Barra de Tareas). · Botón de maximizar (Maximize): En este caso al presionar el botón la ventana aumenta de tamaño hasta ocupar la totalidad de la pantalla. · Botón de restaurar (Restore): Una vez maximizada la ventana, el botón de maximizar cambia al de restaurar. Presionando éste, la ventana vuelve al tamaño que poseía antes de ser maximizada. · Botón de cerrar (Close): Cierra una ventana y la aplicación que está abierta. Suele estar en la esquina superior derecha o bien en la esquina superior izquierda en forma de un pequeño icono correspondiente a la aplicación. · Botón de Ayuda (Help): Este botón que aparece en la esquina superior derecha de muchas de las cajas de diálogo, sirve para que Windows muestre información acerca de un elemento de la pantalla. Para ello hacer clic sobre el botón y arrastrar el cursor transformado en un signo de interrogación sobre el objeto de la pantalla que se desconoce o del que se desea obtener una breve explicación. Figura 3. Botones de minimizar, maximizar, cerrar y restaurar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 9 9 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Debe tenerse en cuenta, que cuando se minimiza una ventana, ésta sigue abierta, es decir, la ventana y cualquier programa que se está ejecutando en ella siguen disponibles en la memoria del ordenador y pueden visualizarse nuevamente. Si por el contrario se cierra una ventana, ésta pasa a desaparecer de la memoria del ordenador y para volverla a visualizar es necesario arrancar de nuevo la aplicación. Si se desplaza el cursor hacia los bordes o las esquinas de una ventana, éste se transforma en una doble fecha, permitiendo, si se arrastra con el botón del ratón pulsado, modificar el tamaño de dicha ventana. Figura 4. Modificar el tamaño de una ventana. Cuando se agranda una ventana a un tamaño en el que no se puede mostrar toda la información, aparecen unos elementos nuevos denominados Scrolling Bars (Barras de Desplazamiento), que permiten ver todo el contenido de la ventana sin variar su tamaño. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 10 10 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Existen dos barras de desplazamiento: horizontal y vertical, aunque no tienen por qué aparecer ambas simultáneamente. La operación de desplazarse por la ventana se puede realizar, bien clicando en una de las dos flechas de los extremos - pequeño avance -, clicando en la propia barra - gran avance -, o arrastrando el rectángulo existente entre ellas a voluntad del usuario. Figura 5. Barra de desplazamiento horizontal. Cuando se trabaja con Windows XP, a menudo se querrá tener en la pantalla más de una ventana abierta a la vez, y cambiar de una a otra. Para mover una ventana de posición se debe desplazar el puntero del ratón sobre la barra de títulos de la ventana a desplazar, y manteniendo pulsado el botón del ratón, mover éste. Al arrastrar la barra de títulos se desplazará toda la ventana a una nueva posición. Para intercambiar entre dos ventanas se debe tener en cuenta que la ventana activa posee la Barra de Títulos resaltada (de color) mientras que la otra está en color gris. Con Windows es particularmente fácil conmutar ventanas. Para ello hay dos métodos principalmente: haciendo clic sobre la ventana que se desea volver activa o utilizando la TaskBar (Barra de Tareas). Ésta última se verá más adelante. Para poder realizar cualquier operación dentro de una ventana ésta debe estar activa. Cuando hay dos o más ventanas superpuestas en la pantalla, la ventana activa siempre aparece en primer plano. 2. EL ESCRITORIO (DESKTOP) Dependiendo de cómo se haya instalado (y/o modificado posteriormente) Windows XP, al arrancar el PC pueden aparecer diferentes configuraciones, siendo típica la mostrada en la figura 6. Esta pantalla recibe el nombre de Escritorio o Desktop. Desde el Desktop se pueden hacer con el PC todas las operaciones que el usuario desee, y que serán explicadas más adelante. Figura 6. Escritorio o Desktop de Windows. En el Desktop aparecen entre otros, una serie de iconos o símbolos que merece la pena destacar: Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 11 11 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 My Computer (Mi PC). Un doble clic en este icono hace aparecer una ventana con dispositivos de almacenamiento (disco duro, una o más unidades de disquete y una unidad de CD-ROM - en caso que existiera -) y/o de impresión a los que se tiene acceso. A través de ellos se puede acceder a toda la estructura de directorios y ficheros. Network Neighborhood (Mis sitios de red). Clicando dos veces sobre este icono se muestran, en una ventana, los recursos disponibles de la red (si se está conectado a una red y se tiene permiso para moverse sobre ella). Recycle Bin (Papelera de Reciclaje). La Recycle Bin es un lugar de almacenamiento temporal de archivos borrados, pero que pueden ser recuperados nuevamente mientras no se haya vaciado la papelera. Para borrar un fichero o directorio basta clicar sobre él y arrastrarlo a la papelera. Más adelante se verán otros modos de borrar ficheros y directorios. Start Button (Botón de Inicio). Clicando en este botón se pueden abrir documentos y programas, ejecutarlos, cambiar las selecciones del sistema, acceder a la ayuda, etc. Es una de las principales novedades de Windows XP. 2.1 EL MENÚ DE INICIO (START MENU) El menú Start (Inicio) es la estructura más importante de Windows XP. Según el tipo de instalación seleccionada, se incorporarán en el mismo los programas suministrados con Windows y, eventualmente, los programas ya instalados en versiones anteriores. También pueden incorporarse al menú Start los programas que se instalen posteriormente. Al clicar con el botón izquierdo del ratón sobre el botón Start, se despliega un menú en forma de persiana que posee una serie de contenidos o elementos, según se puede ver en la figura 7. Algunos de estos items o elementos tienen un pequeño triángulo en la parte derecha para indicar que al posicionar el cursor sobre éste, se desplegará un nuevo menú. Estos menús se denominan menús en cascada. Figura 7. Start Menu. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 12 12 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Los iconos por encima del grupo Programs permiten la ejecución rápida y sencilla de un conjunto de programas, evitando así el tener que localizarlos a través del submenú Programs. Ahí se colocarán los iconos correspondientes a los programas más utilizados. En la tabla siguiente se explica brevemente lo que es cada uno de los elementos que aparecen al desplegar el menú Start. Comando Descripción Programs (Programas) Muestra una serie de programas que pueden ser ejecutados. Documents (Documentos) Almacena la lista de los documentos abiertos recientemente. Settings (Configuración) Presenta una lista de utilidades que permiten modificar los parámetros del sistema (Control Panel, Printers, TaskBar). Find (Buscar) Aplicación que permite buscar archivos, directorios u otros ordenadores en la red. Help (Ayuda) Se selecciona la ayuda de Windows. Run (Ejecutar) Ejecuta un programa. Shut Down (Apagar sistema) Cierra la sesión Windows. Se utiliza antes de apagar el ordenador o para comenzar una nueva sesión. 2.1.1 EJECUCIÓN Y SALIDA DE UN PROGRAMA Para ejecutar un programa a través del menú de Start se debe presionar con el botón izquierdo del ratón sobre el botón Start y seguidamente seleccionar Programs. Se abrirá otro menú sobre el que se puede elegir una nueva opción, correspondiente a un grupo de programas, por ejemplo Accessories y finalmente se clica sobre el programa que se desea ejecutar, por ejemplo WordPad (Figura 8). Figura 8. Ejecución de WordPad Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 13 13 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Otra posibilidad para comenzar la ejecución de un programa - arrancarlo - es situarlo en la parte superior del menú Start encima de Programs para poderlo elegir directamente. También se puede elegir el comando Start/Run ( Inicio/Ejecutar) y luego especificar el programa ejecutable correspondiente. Un programa arranca también automáticamente al clicar dos veces sobre un fichero o documento creado con él. Cuando se termine de utilizar la aplicación, para finalizar con el programa y cerrar definitivamente la ventana, hay que presionar, bien sobre el icono de cierre (figura 3), bien clicar dos veces consecutivas en la parte superior izquierda de la ventana, al igual que se hacía en Windows 3.1. 2.1.2 LA AYUDA (HELP) Una de los componentes más importantes de Windows XP es la Ayuda o Help, que proporciona en cualquier momento asistencia sobre cualquier tema. También se puede aprender con ella la forma de realizar cualquier tarea concreta. Para acceder a la ayuda hay que pulsar Start/Help (Inicio/Ayuda y soporte técnico) y aparecerá esta ventana similar al de una página web. En el extremo izquierdo de dicha ventana, muestra una serie de enlaces o vínculos que nos permite acceder a las principales categorías de ayuda del sistema simplemente haciendo clic sobre ellos. En la zona derecha de la ventana muestra otros procedimientos de ayuda tales como acceso al soporte técnico o conexión con grupos de noticias de Windows XP, así como una serie de tareas destinadas a gestionar el correcto funcionamiento de nuestro sistema. En la opción Buscar nos permite realizar una búsqueda más especifica del tema de ayuda que deseamos localizar. Figura 9. Ventana de Ayuda o Help. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 14 14 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 2.1.3 BUSCAR ARCHIVOS (FIND) El comando Find (Buscar) que aparece tras presionar el botón Start, permite localizar de una manera rápida y cómoda cualquier archivo o carpeta en algún lugar del árbol de unidades, en lugar de ir mirando de forma manual, una por una, todas las carpetas. Figura 10. Opción Buscar La búsqueda más sencilla de todas, es la búsqueda por Nombre de Archivo. Windows puede encontrar archivos aunque no se conozca el nombre completo. Para ello, tras arrancar se selecciona la opción Todos los archivos y carpetas, se presenta un cuadro de diálogo en el que hay tres separadores. BUSCAR ARCHIVOS O CARPETAS Para buscar un archivo o carpeta hay que seguir los siguientes pasos: Botón de Inicio - Buscar Todos los archivos y carpetas En el campo Todo o parte del nombre de archivo escribir el nombre completo del archivo a buscar o sólo el comienzo del nombre Para buscar archivos que contienen un texto específico, en Una palabra o frase en el archivo, Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 15 15 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 escribir el texto que se desea buscar En Buscar en, hacer clic en la unidad, carpeta o red donde se desea realizar la búsqueda. Una vez elegidos los parámetros de búsqueda hacer clic en el botón Búsqueda. Se obtiene la ventana Resultados de búsqueda con los resultados o con un menú a la izquierda que permite realizar varias tareas relacionadas con la búsqueda obtenida. En esta búsqueda, por ejemplo, intentamos encontrar los archivos que tienen de extensión txt, contienen la palabra juan y sólo en el disco C: ANOTACIÓN Los caracteres asterisco ('*') y cierre de interrogación ('?') son comodines para los nombres de archivos o carpetas: el asterisco sustituye al resto de los caracteres del nombre o de la extensión del archivo y el cierre de interrogación a un carácter del nombre. Ejemplo: pepe* indica los archivos cuyo nombre comienza por pepe y luego vienen caracteres cualesquiera.; pep? indica los archivos cuyas 3 primeras letras son pep y luego hay o no otro carácter cualquiera; *.* indica cualquier archivo. Si se obtienen demasiados resultados, escribir criterios de búsqueda adicionales para que la búsqueda sea más específica, utilizando el apartado No, redefinir esta búsqueda y, situado a la izquierda de la pantalla Resultado de la búsqueda. Para borrar los campos de criterios de búsqueda y comenzar una nueva, hacer clic en Iniciar una búsqueda nueva. Si se quiere buscar en más ubicaciones, hacer clic en el apartado Buscar en más ubicaciones. Para buscar también entre los archivos ocultos utilizar el apartado Determinar si se incluirán archivos ocultos y de sistema. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 16 16 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 2.1.4 EL COMANDO EJECUTAR (RUN) Si se desea ejecutar una aplicación y no se conoce con seguridad en qué carpeta se encuentra almacenada o se desea simplemente ejecutar una aplicación con gran facilidad, una posibilidad es utilizar la opción Run (Ejecutar). Así por ejemplo, para correr - ejecutar o arrancar - la aplicación WinFile se debe primero clicar en el botón Start y elegir Run. Basta con introducir en la caja de diálogo que se muestra en pantalla, el nombre del programa - en este caso WinFile y presionar OK (Aceptar). Windows buscará la aplicación en el disco duro y cuando la encuentre la ejecutará. Figura 12. Ejecución del programa WinFile mediante la opción Run. 2.1.5 AÑADIR PROGRAMAS AL MENÚ START Y A LOS SUBMENÚS DEL BOTÓN START Si se quiere añadir un objeto en el menú Start, por encima del grupo Programs, ya sea un programa o un documento, basta simplemente arrastrar el icono de dicho objeto al botón Start en la TaskBar. Este sistema sin embargo, no permite incluir objetos en el segundo nivel del menú Start. Para realizar esto, Windows incorpora varias herramientas a las que se accede abriendo el menú contextual de la TaskBar (clicar en el menú Start, luego pinchar donde dice Configuración y luego hacer clic en Panel de control). Sin embargo es mucho más sencillo, cómodo e intuitivo utilizar esta otra posibilidad: abrir el menú contextual del menú Start (clic con el botón derecho sobre el icono Start) y seleccionar la opción Open. Ahora se podrá visualizar toda la estructura del menú Start de la forma habitual en la que se ve el contenido de sus unidades, mediante carpetas e iconos. Si se desea borrar una opción basta simplemente con seleccionar el icono y suprimirlo. Para añadir una nueva opción, debe crearse un icono en la carpeta correspondiente; y si lo que se quiere es crear un conjunto de programas, se deberá introducir una nueva carpeta. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 17 17 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 13. Personalización del Start Menu. 2.1.6 REDUCIR LA LISTA DE DOCUMENTOS EN EL MENÚ START ( INICIO ) El acceso rápido a los documentos editados con más frecuencia puede hacerse mediante la lista de documentos mostrada por Windows a través del menú Start y la opción Documents (Documentos). En ella se almacenan los documentos (dibujos, hojas de cálculo, etc.) que han sido editados en las últimas sesiones de Windows XP. 2.1.7 SALIR DE WINDOWS Cuando se haya terminado de trabajar con el ordenador y se desea apagarlo, es necesario salir de Windows de una forma ordenada ya que, de lo contrario, se pueden dañar algunos archivos del programa necesarios en una nueva sesión, pudiéndose incluso perder información muy valiosa para el usuario. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 18 18 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 14. Apagar el equipo. Para salir de Windows se debe elegir, tras presionar el botón Start, la opción Shut Down the Computer (Apagar). En el cuadro de diálogo que se muestra, seleccionar, bien la opción Shut Down the Computer (Apagar), o bien cualquiera de las que se sugiere según las necesidades de cada momento. Tras unos segundos de espera, Windows XP presentará un mensaje en pantalla advirtiendo al usuario que ya se está en condiciones de desconectar el ordenador. 2.2 MI PC (MY COMPUTER) Todas las cartas, conferencias, bases de datos, hojas de cálculo, programas y aplicaciones que se instalan o almacenan como archivos se guardan, por lo general, en el disco duro del PC o en los disquetes. Además, todo lo que está en el PC se encuentra ordenado dentro de un árbol jerárquico. La utilidad My Computer (Mi PC) permite moverse por este árbol de directorios del ordenador. La ventana My Computer ( Mi PC ), que se abre al clicar sobre el icono correspondiente del Desktop( Escritorio), contiene todas las unidades de almacenamiento e impresión que se encuentran conectadas en el PC, así como el Control Panel (Panel de Control). Al clicar dos veces sobre cualquiera de los iconos de la ventana, van apareciendo nuevas ventanas, en las que se muestra el contenido del nuevo subdirectorio activo. Por ejemplo, si se presiona dos veces consecutivas sobre el icono correspondiente al disco duro aparecerá una segunda ventana que muestra su contenido. Si nuevamente se clica sobre la carpeta Windows se visualizará las carpetas y archivos que se encuentran dentro de ésta. A las carpetas que están dentro de otra reciben el nombre de subcarpetas. Las carpetas se usan para almacenar y localizar archivos afines con mayor facilidad. Así la carpeta Help ( Ayuda) dentro del directorio Windows contiene todos los archivos de ayuda de Windows. Recuérdese también que un archivo de programa contiene las instrucciones para que el ordenador realice un conjunto de operaciones. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 19 19 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 15. Ventana de My Computer (Mi PC). Si los iconos que aparecen resultan ser muy grandes, puede reducirse su tamaño por medio del menú View/Small Icons(Ver/Vistas en miniaturas). Puede además optarse porque el contenido se presente en forma de lista o de lista detallada -List y Details, respectivamente. La opción View/Toolbar(Ver/Barra de Herramientas) activa o desactiva la Barra de Iconos en la ventana de My Computer, mientras que View/Status Bar (Ver/Barra de estado), hace lo propio con la Barra de Estado, localizada en la parte inferior de la ventana. Para ordenar los iconos o los elementos de la lista en la ventana, se dispone de varias opciones. Por orden de disco o unidad lógica (by Drive Letter) , Espacio Libre , por tipo (by Type), por tamaño (by Size) o por espacio disponible en las unidades (by Free Space). Todas ellas se visualizan al elegir la opción View/Arrange Icons (Organizar iconos). Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 20 20 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 16. Cómo reducir los iconos. Uno de los inconvenientes que puede aparecer al trabajar con My Computer es que cada vez que se accede a una carpeta o unidad, se visualiza el contenido de ésta en una nueva ventana, con lo que en poco tiempo el Desktop puede estar lleno de ventanas y la situación se convierte en caótica. Para evitarlo debe seleccionarse tool/Options folder ( Herramientas /Opciones de carpeta ) y en la ventana que se abre, configurarla como muestra el cuadro ( fig. 17) permitiendo así utilizar una única ventana para todos los accesos a las diferentes carpetas. La información sobre las características y especificaciones propias de cualquier elemento de Windows XP, como documentos, carpetas, impresoras e incluso TaskBar y Recicle Bin, se pueden visualizar en el cuadro de diálogo Properties ( Propiedades ). Este cuadro puede ser de gran interés antes de realizar operaciones tales como copiar, mover o eliminar archivos. Para ver las propiedades de una determinada carpeta, primero se debe seleccionar ésta y a continuación presionar el botón de Properties ( Propiedades ). Aparecerá una ficha con información acerca del tipo, ubicación, tamaño del archivo, nombre en el entorno DOS, día en que fue creado y el día en el que fue modificado por última vez. En el apartado de atributos se puede activar o desactivar diferentes atributos con las opciones Read Only (Sólo Lectura), Hidden (Oculto), Archive (Modificado) y System (Sistema). Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 21 21 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 17. Opciones de carpeta. 2.3 EL EXPLORADOR (EXPLORER) El programa Explorer (Explorador) es una herramienta muy potente para visualizar y moverse a través del árbol de directorios; sustituye con muchas ventajas al muy conocido File Manager (Administrador de Archivos) de Windows 3.1. Este programa se puede cargar desde Start/Programs/Explorer. Otra forma de hacerlo es a través del menú contextual que se abre clicando con el botón derecho del ratón sobre el icono My Computer. En la figura 18 se muestra el aspecto típico que presenta la ventana del Explorer. Esta ventana está dividida en dos partes. La parte situada a la izquierda, contiene a modo de estructura en árbol, las unidades y Folders (Carpetas) del entorno del ordenador. El ordenador y las unidades de disco son, metafóricamente, "las raíces y el tronco" de un árbol, las carpetas, "las ramas", las subcarpetas, las ramas más pequeñas y los archivos, las hojas. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 22 22 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 18. Explorer (Explorador). En el panel localizado a la derecha de la ventana del Explorer, aparece el contenido de las diferentes carpetas. Si al lado del icono de una unidad o carpeta, aparece un signo más, significa que esta carpeta contiene a su vez una o varias subcarpetas que no se visualizan. Para expandir un nivel más y visualizar su contenido, debe presionarse sobre el signo más. Una vez expansionada al máximo la rama, el signo más cambia por un signo menos - al presionar sobre éste se contrae toda la subrama-. En cada rama expansionada, se presenta la lista de su contenido con las subcarpetas sangradas, para indicar su subordinación, y unidas por líneas, que indican cómo están relacionadas entre sí. Como ya se ha indicado, para contraer el conjunto de carpetas subordinadas de la principal, debe presionarse sobre el signo menos. Figura 19. Jerarquía de carpetas. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 23 23 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 El Explorer ofrece muchas posibilidades de manejo de archivos y directorios, tales como mover, copiar, dar nombre o eliminar que se detallarán en los siguientes apartados. 2.3.1 CREAR ARCHIVOS O CARPETAS Para crear una nueva carpeta o un archivo se selecciona primero el lugar en el árbol de directorios donde se quiere que aparezca el nuevo documento o carpeta. Posteriormente, en la barra de menús se elige la opción File/New y en el menú que aparece se decide si va a ser un nuevo documento o una carpeta, así como su nombre. Figura 20. Creación de carpetas. 2.3.2 ORDENAR ARCHIVOS Con Windows XP, se pueden ordenar archivos según diferentes criterios, con una única pulsación de botón. Es importante elegir la acción correcta para la tarea que se desea realizar. Para ver toda la información de cada fichero o directorio, debe estar activado el comando View/Details ( Ver/Detalles). En la parte derecha de la ventana se presentan los encabezados Name, Size, Type y Modified (Nombre, Tamaño, Tipo ), en forma de botones que permiten ordenar cada uno de los archivos, según la opción pulsada. Clicando en el botón Name ( Nombre ), opción activada por defecto - los nombres de los archivos se presentan ordenados alfabéticamente, de la A hasta la Z. Si se clica una segunda vez sobre dicho botón, se invertirá el orden, presentándose esta vez ordenados los ficheros de la Z a la A. Si se clica sobre el botón Size,( Tamaño ) los archivos se ordenarán por tamaño y el nombre no será tenido en cuenta. Se colocarán de menor a mayor y con otra pulsación del ratón se invertirá el orden. Si se pulsa el botón Type ( Tipo )se obtiene un orden por Tipo o extensión, consistente en las tres últimas letras detrás del punto. Tradicionalmente indicaba en MS-DOS y versiones anteriores de Windows el tipo de archivo de que se trataba. Dentro de los archivos del mismo tipo, se ordenarán alfabéticamente. Al clicar sobre Modified( Por espacio de tipo) los ficheros se presentarán ordenados según la fecha en la que fueron modificados por Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 24 24 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 última vez. Esto permitirá localizar archivos por orden de antigüedad. Este criterio resulta conveniente cuando, por ejemplo, se quieren borrar todos los archivos anteriores a una determinada fecha. 2.3.3 COPIAR Y MOVER ARCHIVOS O CARPETAS Con el Explorer también es posible copiar y mover archivos. Para copiar o mover un archivo se utiliza la misma técnica de drag and drop (arrastrar y soltar). Esto quiere decir que el archivo seleccionado se arrastra con el ratón - manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón - desde su localización original, hasta el directorio de destino. Ahí se coloca soltando el botón del ratón. Si la carpeta o directorio de destino no se encuentra visible en la ventana de directorios del Explorer, se acerca el puntero del ratón, con el archivo colgante - botón izquierdo apretado -, hasta el borde superior o inferior de dicha ventana. El árbol de directorios se desplazará. Cuando esté a la vista el directorio de destino, se suelta el botón y se deposita allí el archivo seleccionado. Copiar y mover archivos son operaciones similares. Con la opción mover, el archivo se traslada a la posición de destino, desapareciendo de su posición original. Con copiar, el archivo permanece donde estaba y se crea una copia en la posición de destino. Dentro de una misma unidad o disco, la opción por defecto es mover (para copiar hay que mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se utiliza la opción de arrastrar y soltar). Entre discos distintos la opción por defecto es copiar (para mover hay que mantener pulsada la tecla Shift o Mayúsculas). Se puede saber fácilmente qué operación se está realizando, pues al copiar aparece un signo más (+) junto al icono del fichero que se está arrastrando al lugar de destino. Otra posibilidad es seleccionar un archivo, elegir Cut o Copy (Cortar/ Copiar) en el menú Edit, ( Edición ) ir al directorio destino, y elegir Edit/Paste( Editar/Pegar ) La combinación de teclas Crtl-X es equivalente a Cut, Crtl-C es equivalente a Copy y Crtl-V a Pegar. Figura 21. Copiar archivos mediante la técnicas drag and drop 2.3.4 CAMBIAR EL NOM BRE O ELIMINAR ARCHIVOS Se puede cambiar el nombre o borrar un fichero o directorio por medio del comando File/Rename( Archivo/Cambiar Nombre) o File/Delete (Archivo/Eliminar) respectivamente. Otra posibilidad de cambiar el nombre a una carpeta es hacer clic en el correspondiente icono y después de nuevo en su nombre. Aparecerá un cuadro alrededor del nombre resaltado y se verá un punto de inserción intermitente al final del nombre. Se debe escribir el nuevo nombre y pulsar Return (Entrar). Para eliminar un archivo o carpeta también se puede utilizar la barra de herramientas del Explorer clicando en el botón Delete (con forma de aspa) o pulsar la tecla Supr. Por supuesto, previamente hay que seleccionar los archivos correspondientes. Para seleccionar varios archivos consecutivos se clica en el primero de ellos y luego en el último, pulsando a la vez la tecla Shift/Mayúscula. Para seleccionar varios archivos no consecutivos, se clica sobre cada uno de ellos manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Si la barra de herramientas del Explorer no estuviera visible, se activa por medio del comando View/Taskbar. Si en el momento de borrar se tiene pulsada la tecla Shift, los ficheros seleccionados se borran directamente, sin pasar por la Recycle Bin (Papelera). Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 25 25 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 22. Barra de herramientas de Explorer. 2.3.5 LA OPCIÓN BUSCAR (FIND) Para la opción Buscar del Windows Explorer utilice el mismo procedimiento que se explica en el punto 2.1.3 de este manual. Cuando Windows termina con la búsqueda, muestra los archivos encontrados. En esta lista es posible ejecutar cualquiera de los archivos encontrados mediante un doble clic encima del archivo deseado. 2.3.6 COPIAR Y FORMATEAR DISQUETES A diferencia del File Manager de Windows 3.1, en el Explorer no existe ningún comando directo para realizar copias de disquetes. Una posible solución es hacerlo a través de la ventana My Computer, seleccionando la unidad de disquetes y eligiendo el comando Edit/Copy. También se pueden formatear disquetes desde esta misma ventana con File/Format. 2.3.7 OPTIMIZAR EL TRABAJO CON DOS VENTANAS Muchas operaciones, como por ejemplo el movimiento y la copia de archivos, o la reestructuración del árbol de directorios, pueden hacerse de forma óptima con dos ventanas del Explorer abiertas simultáneamente. Para ello basta con seleccionar en una ventana el fichero origen y arrastrarlo al directorio destino situado en la segunda ventana. 2.3.8 INCORPORAR PROGRAMAS PARA USO INMEDIATO EN EL MENÚ START Suponiendo que se ha instalado un programa y se encuentra en un directorio del disco duro, se puede añadir de diferentes formas al menú Start. La manera más rápida de incorporarlo es por medio de arrastrar y soltar. Para ello se abre el Explorer de Windows mediante Start/Programs/Explorer, o presionando sobre el icono de My Computer con el botón derecho del ratón para abrir el menú contextual, seleccionando Explorer entre las opciones que aparecen. Se selecciona el programa ejecutable y se arrastra el icono desde el Explorer hasta el botón de Start. Cuando se abra este menú, se encontrará encima de Programs el programa ejecutable incorporado. 2.4 LA BARRA DE TAREAS (TASKBAR) Cada vez que se arranca una nueva aplicación o se abre una ventana, aparece un nuevo botón representando a la aplicación en una barra situada en la parte inferior de la pantalla, llamada Taskbar (Barra de Tareas). Así, si se tienen varias aplicaciones abiertas, existirá un botón por cada una de ellas. Aquella que esté activa en ese momento se reconocerá porque el botón correspondiente a la aplicación estará presionado y la ventana se mostrará abierta en el Desktop. Si se desea activar una nueva aplicación, basta con clicar en el botón correspondiente para que inmediatamente se active ésta en una ventana y la anterior pase a dejar de estar activa en la TaskBar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 26 26 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 23. Barra de Tareas o Taskbar. Es posible mover la TaskBar a otro lugar de la pantalla. Para ello se clica con el botón izquierdo del ratón sobre la barra y se arrastra a alguno de las cuatro extremos de la pantalla. Si por otra parte se utiliza el botón derecho del ratón sobre una parte vacía de la TaskBar se pueden minimizar todas las ventanas a la vez, e incluso organizar las ventanas abiertas en forma de Tile Horizontally, Vertically y Cascade (Mosaico Horizontal, Vertical y en Cascada). Además, el menú contextual incluye la opción Properties, que permite acceder directamente al proceso de configuración de la barra de tareas. Por defecto, la Taskbar está siempre visible cuando se ejecuta Windows XP aunque esto puede modificarse fácilmente. Para ello, se debe clicar con el botón derecho en la barra de herramientas y desactivar la opción Always on top. Cuando hay muchas ventanas o programas abiertos, los botones en la Taskbar son demasiado pequeños para poder mostrar el nombre completo de todas las aplicaciones. Si se desea ver el nombre completo de un programa que aparece en forma de botón en la TaskBar, basta con mover el puntero del ratón sobre él y dejarlo quieto durante aproximadamente un segundo. Aparecerá una pequeña etiqueta en la que se mostrará el nombre completo. 2.5 OPERACIONES CON EL ESCRITORIO 2.5.1 CREACIÓN DE UN ICONO EN EL DESKTOP Para crear un icono o una carpeta en el Desktop debe clicarse sobre éste con el botón derecho del ratón, y a continuación, en el menú contextual que aparece, elegir New y seleccione una de las opciones de las que se presentan (carpeta, documento de Word 6.0, etc.). Aparecerá un nuevo icono sobre el Desktop, correspondiente a la opción elegida. Para finalizar, bastará con darle un nombre al nuevo icono creado. 2.5.2 COPIAR Y MOVER ARCHIVOS CON EL DESK TOP La forma más simple de copiar un programa tras seleccionarlo, es arrastrar dicho programa - con el botón izquierdo del ratón pulsado - desde la carpeta de origen hasta la de destino y ahí soltarlo Si el directorio de origen y el de destino se encuentran en la misma unidad de disco hay que mantener pulsada la tecla Ctrl para que el archivo se copie; de lo contrario el archivo se moverá por defecto. Si se desea mover un archivo de una unidad lógica a otra, tiene que mantenerse pulsada la tecla Shift/Mayúsculas durante la acción de arrastrar y soltar, y responder de modo apropiado a la pregunta que se presenta en pantalla. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 27 27 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 24. Copia de archivos. 2.5.3 CAMBIAR EL NOM BRE Y ELIMINAR ARCHIVOS Para cambiar el nombre a un archivo o bien para eliminarlo, se abre primeramente el programa Explorer y en el árbol de directorios - parte izquierda de la ventana del Explorer- se selecciona la carpeta y/o archivo a renombrar o borrar. Seguidamente, pulsar el botón derecho del ratón y, en el menú contextual que se abre, activar el comando Delete o Rename, para borrar el archivo o renombrarlo respectivamente, según la operación que se desee realizar. 2.5.4 COLOCAR PROGRAMAS SOBRE EL DESKTOP Cada usuario puede decidir libremente qué programas deben mostrase en el Desktop. En este sentido Windows es realmente el entorno de las múltiples opciones. Esto quiere decir que para realizar una opción suelen estar disponibles muchas variantes. Para ello es necesario estudiar previamente los programas que se necesitan con mayor frecuencia. No tendría ningún sentido colocar en el Desktop todos los programas, porque eso dificultaría mucho el manejo del Desktop y lo haría confuso. La forma más rápida de colocar un icono es clicar sobre el nombre del archivo con el botón derecho del ratón y arrastrarlo al Desktop. En él aparecerá un menú con una serie de opciones. Las dos primeras son conocidas y se omite su explicación. Si se selecciona la tercera (Shortcut) se crea un acceso directo a un archivo. Los accesos directos se identifican siempre con una pequeña flecha en la esquina inferior izquierda del icono. Por medio de un acceso directo puede iniciarse el programa o documento con sólo un doble clic sobre él. Un acceso directo es un archivo que ordena al computador buscar otro archivo en una determinada posición y abrirlo. Por ejemplo, un acceso directo a un archivo como puede ser el Paint de Windows ordena al PC buscar el archivo del programa Paint en la carpeta Windows del disco duro y después ejecutar el programa. El acceso directo se presenta en el Desktop también después de un reinicio de Windows y ya no será necesario buscar el programa a través del menú Start o del Explorer, sino que puede iniciarse directamente a través del icono de acceso directo (ShortCut). La posibilidad de tener disponibles programas y sus respectivos documentos en cualquier lugar, por medio de accesos directos, provoca a veces algunas confusiones. Un usuario puede preguntarse si borrando un acceso directo no está borrando también el programa o el documento. Un acceso directo es realmente sólo una referencia al objeto y no el objeto en sí, por lo que es posible borrar en cualquier momento el acceso directo y el objeto se mantendrá en el lugar donde estaba ubicado. Figura 25. Icono de acceso directo 2.5.5 MINIMIZAR TODAS LAS VENTANAS A LA VEZ Si durante la sesión de trabajo se abren muchas ventanas, la situación se torna rápidamente caótica, en la que nada puede verse con claridad. El aspecto es similar al que tendría una mesa de trabajo si se hubiera estado buscando un texto en diez libros y estuvieran todos abiertos, cruzados unos encima de los otros. Windows facilita la tarea de cerrar todas las ventanas a la vez. Para ello, hay que clicar con el botón derecho del ratón sobre un lugar libre de la barra de tareas y activar el comando Minimize all Windows. Si la TaskBar (Barra de Tareas) está llena, se clica sobre el área que muestra la hora. Otra posibilidad es cerrarlas presionado Shift y, simultáneamente hacer doble clic sobre el botón de cerrar de la última ventana. A continuación se tendrá de nuevo una visión clara del escritorio y se pueden abrir las ventanas necesarias desde la TaskBar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 28 28 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 2.5.6 LA PAPELERA O RECYCLE BIN La Recycle Bin (Papelera de Reciclaje) de Windows es un Clipboard (Portapapeles) para archivos borrados. De forma predeterminada, todos los archivos borrados van a parar primero a la papelera y ahí esperan su eliminación definitiva. Para enviar archivos a la papelera, una vez seleccionados, se pueden arrastrar éstos desde una unidad o carpeta hasta el icono de la papelera. Sin embargo hay que tener cuidado al arrastrar una carpeta, pues se eliminará todo su contenido. Figura 26. Icono de la papelera de reciclaje. Figura 27. Enviar archivos a la papelera. Figura 28. Vaciando la papelera. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 29 29 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Cuando en la papelera se encuentran muchos ficheros y el espacio en disco duro está muy ajustado, pueden presentarse problemas. Hay que tener en cuenta que este almacenamiento intermedio se mantiene más allá de la sesión actual de Windows. Pero en el caso de que se borre un archivo accidentalmente, la papelera se convertirá en un verdadero salvavidas. Sin ninguna dificultad se podrá recuperar el documento que se tiró accidentalmente a la papelera. Otra posibilidad que ofrece la papelera es la de ajustar su tamaño. Para ello, clicar con el botón derecho del ratón sobre su icono y elegir en el menú contextual la opción Properties (Propiedades). Debe tenerse en cuenta que, si se envía un archivo a la papelera cuando ésta está llena, Windows eliminará los archivos necesarios, comenzando por los más antiguos, hasta que posea espacio suficiente para el/los nuevo/s archivos enviados. Si se desea recuperar un archivo o vaciar la papelera se clica dos veces sobre el icono de Recycle Bin y, tras seleccionar el archivo, se elige en el menú File la opción de Restore (Recuperar) o la de Empty Recycle Bin (Vaciar la Papelera). La capacidad de la papelera no termina ahí. Si, por ejemplo, se ha incorporado un documento en el menú Start y el mismo se ha borrado, Windows puede encontrarlo de nuevo y recuperarlo como si de un archivo normal se tratase. 2.5.7 EL PORTAPAPELES Windows ofrece la posibilidad de utilizar también el Desktop como portapapeles. Esta forma de almacenamiento de textos presenta incluso algunas ventajas frente al tradicional portapapeles de Windows 3.1. Por ejemplo, al abrir un documento de texto con WordPad u otro procesador de textos, se puede seleccionar un segmento del mismo y arrastrarlo al Desktop con el botón izquierdo del ratón pulsado. En cuanto se suelte éste, aparecerá en el Desktop un nuevo icono correspondiente a la parte del texto seleccionada. Figura 29. Copia de una parte de un documento al Desktop. A diferencia del verdadero portapapeles, en el Desktop es posible colocar al mismo tiempo varios segmentos de texto. Si se desea posteriormente componer un documento con varios o todos los segmentos colocados en el Desktop, sólo hay que arrastrar al procesador de textos cada uno de los iconos correspondientes a las diferentes porciones de texto. De esta forma también pueden colocarse en el Desktop/Escritorio dibujos que se encuentren dentro de un texto. Esto inicialmente no es posible directamente desde un programa de dibujo como Paint. Ahí sólo se pueden mover dibujos dentro de la ventana de aplicación y no pueden arrastrarse fuera de la misma. Sin embargo, existe una forma mediante la cual puede colocarse un dibujo en el Desktop (Escritorio), aunque eso sí, no de forma Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 30 30 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 directa. Para ello hay que inicializar, por ejemplo el programa de dibujo Paint en Start/Programs/Accessories/Paint y abrir un archivo de dibujo. Activar posteriormente el comando Save As del menú File del programa. Al indicar el directorio en el que se quiere guardar el archivo, seleccionar Desktop y presionar OK. Entonces se presentará un icono del archivo con la IMAGen en el Desktop y desde ahí ya se estará en condiciones de arrastrarlo a un procesador de textos o a un programa de autoedición. 2.5.8 COLOCAR IMPRESORAS EN EL DESKTOP Como se ha visto, no es difícil poner ficheros y aplicaciones en el Escritorio. Con la misma facilidad se puede hacer esto, con las impresoras. Para ello hay que acceder a través de My Computer a los iconos de impresoras, marcar los que se desean, y crear un acceso directo arrastrándolos al Desktop ( Escritorio ). De esta forma, cuando se desee imprimir un documento de una aplicación, bastará con arrastrarlo sobre el icono de la impresora. 2.5.9 UTILIZAR LA VISTA RÁPIDA Windows incluye la característica Quick View (Vista Rápida) que permite ver el contenido de ficheros de datos grabados en formatos específicos (WordPerfect, Lotus 1-2-3, Excel, dBase, etc.) sin necesidad de abrir el programa que los creó. Para comprobar que se tiene activada dicha característica, se debe abrir el menú contextual de un fichero de texto y observar si aparece la opción Quick View. En caso contrario, abrir el Control Panel (Panel de Control), clicar dos veces el icono de Add/Remove Programs (Agregar o quitar programas), seleccionar la ficha Windows Setup (Instalación de Windows) y hacer doble clic sobre el elemento Accessories (Accesorios). Posteriormente, buscar en la lista el elemento Quick View y hacer doble clic sobre la casilla de verificación que aparece junto a él. 2.5.10 CREAR UN DISQUETE DE INICIO Si se quiere un disquete que sirva para arrancar el ordenador en caso de problemas en el disco duro y poder verificar los posibles errores, no debe formatearse el disquete activando la opción copiar archivos de sistema como se hacía en Windows 3.1. En vez de eso, en el Control Panel, seleccionar Add/Remove Programs y activar la solapa de Startup Disk, tras pulsar el botón que aparece. Se creará un disquete de arranque que deberá utilizarse en caso de avería en el arranque o bien cuando se quiera desinstalar Windows. 3. EL PANEL DE CONTROL En la carpeta Panel de Control (Control Panel) se encuentran una serie de iconos que permitirán configurar el interface de usuario de Windows XP, así como el hardware del ordenador de la forma que se considere más conveniente. Es decir, el Control Panel es el lugar en el que se instalan y configuran dispositivos de hardware, como pueden ser los modems, las impresoras, el CD-ROM. En el Control Panel también se dispone de herramientas para cambiar funciones de apariencia, como modificar el aspecto del Desktop. Al Panel de Control se accede presionando el botón Start y luego Settings/Control Panel. ( Configuración/ Panel de control ).En los sucesivos apartados se citarán los dispositivos que son más comunes. 3.1 AGREGAR NUEVO HARDWARE Antes de la aparición Windows, la instalación de hardware por parte del usuario podía resultar tediosa y muchas veces necesitaba de la ayuda de un técnico especializado. Ahora, con Windows XP, esta tarea se ha simplificado enormemente, permitiendo que prácticamente la mayoría de los usuarios sea capaz de instalar cualquier componente físico del ordenador sin necesidad de grandes conocimientos. Para ello lo único que hace falta es que el dispositivo que se desee instalar sea Plug and Play. Esto significa que sólo Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 31 31 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 es necesario conectarlo en el lugar que corresponda - siempre con el equipo desconectado de la corriente eléctrica - y, al arrancar nuevamente el ordenador, Windows se encarga de realizar todas las tareas de configuración, sin necesidad de nada más por parte del usuario. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 32 32 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 30. Agregar nuevo Hardware. 3.2 INSTALACIÓN DE SOFTWARE Una de las tareas más comunes a la hora de trabajar con el PC es la de instalar las aplicaciones que posteriormente se van a utilizar. Ahora, con Windows XP, esta tarea es muy fácil y exactamente igual para programas que deben funcionar en DOS como para Windows. Windows XP dispone para ello en el Control Panel (Panel de Control) de una utilidad denominada Add/Remove Programas (Agregar o Quitar Programas) que guiará al usuario, a modo de asistente, en los pasos a seguir para la instalación de aplicaciones. Tras pinchar en Add/new Programs, aparece un cuadro de diálogo en el que se aprecian dos solapas(Figura 30). La primera es la que permite, precisamente, la instalación de aplicaciones. , Windows XP comenzará a buscar el programa de instalación en el disquete o disco compacto y si disponemos de conexión a internet, podrá acceder a las últimas actualizaciones de Windows haciendo haciendo clic sobre el botón Windows Update. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 33 33 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 31. Instalación de aplicaciones. Si, posteriormente a esta instalación se desea añadir o eliminar componentes del propio Windows, se deberá hacer doble clic en el icono denominado Windows Add Remove(Agregar o quitar componentes de Windows, Figura 30). En la ficha que a continuación aparece, seleccionar los grupos deseados mediante una marca de verificación al lado de cada componente. Si se desea especificar qué componente de un grupo se va a instalar - o desinstalar -, clicar en el nombre del grupo y a continuación, en el botón Details (Detalles). Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 34 34 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 32. Selección de los componentes a instalar o desinstalar en Windows. Para proceder a la instalación/desinstalación definitiva, presionar OK( Siguiente) en la ventana de componentes. Aparecerán una serie de cuadros de mensajes pidiendo que se inserten los disquetes o el CD-ROM de instalación. Para concluir la instalación, basta con seguir las instrucciones. 3.3. FORMATEO DE DISCOS Para poder trabajar con los discos (disquete o discos duros) es necesario darles formato, es decir, formatearlos. Así como el formateo de discos duros no debe hacerse nunca por usuarios sin experiencia, el de disquetes es una práctica común. Éstos, cuando se compran, a veces no poseen formato - cada vez menos - por lo que necesitan ser formateados. Windows puede dar formato de la manera con formato Quick (Rápido), Windows, y el proceso de formateo es rápido. Para dar formato a un disquete, hacer clic en el Explorer Windows(Explorador de Windows) en el icono de la unidad, elegir el tipo de formateo y rellenar el cuadro Label (Etiqueta), si se desea dar un nombre que identifique al disquete. Para comenzar el formateo, presionar Start (Iniciar). Una vez finalizado el pro ceso, aparece un cuadro donde se presentan los resultados del formateo. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 35 35 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 33. Formateo de discos. 3.4 CONFIGURAR LA FECHA Y LA HORA DEL PC Es fácil el comprobar la hora -mirando en la esquina inferior derecha de la TaskBar - como el modificarla. Para ello, clicar dos veces sobre la hora. Después de unos instantes, aparecerá la hora en un cuadro (figura 33) Si se desea cambiar ésta, clicar sobre los segundos, minutos u horas y utilizar la fechas arriba y abajo para incrementar o disminuir los segundos, minutos u horas, de uno en uno, respectivamente. Para modificar el año el procedimiento a seguir es idéntico al descrito para el caso anterior, pero clicando esta vez sobre el cuadro correspondiente al año. Modificar el día y el mes es casi inmediato. Simplemente se debe presionar en la tabla calendario sobre la ficha de propiedades de Date & Time (Fecha y Hora), a continuación sobre el día deseado, quedando éste resaltado. Para elegir el mes basta escribirlo en el recuadro correspondiente o presionar el triángulo que está a su derecha y, en el menú de persiana que aparece, hacer clic sobre el mes a reemplazar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 36 36 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 34. Configuración de la fecha y hora. 3.5 CONFIGURACIÓN DEL DESKTOP Si lo que se desea es cambiar la apariencia que presenta, por defecto, el Desktop de Windows, debe clicarse dos veces sobre el icono denominado propiedades de la Display (Pantalla) en el Control Panel. Se mostrará una ventana con un conjunto se separadores o lengüetas, que permite al usuario configurar el aspecto de la pantalla a su conveniencia. Para cambiar los colores de las ventanas, clicar sobre la solapa Apearance (Apariencia). Antes de elegir el color que se desea aplicar a una zona de la ventana, se debe previamente seleccionar en el dibujo que aparece en la parte superior de la pantalla, la zona a la cual se le desea aplicar un nuevo color. El segundo paso será elegir el color deseado. Éste puede asignarse desde el menú de persiana denominado Color. Finalizada la selección, presionar OK. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 37 37 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 35. Configuración del Desktop. 4. ACCESORIOS DE WINDOWS Windows posee gran número de aplicaciones auxiliares, muchas de las cuales pueden no estar instaladas según las necesidades de cada usuario. Entre las más importantes destaca un pequeño procesador de textos conocido con el nombre de WordPad, una calculadora y un programa de dibujo denominado Paint, similar a Paintbrush, aunque algo mejorado. Además de éstos, Windows posee aplicaciones multimedia tales como reproductor de CD, reproductor multimedia, marcador de teléfono, desfragmentadores de disco y otro conjunto de aplicaciones. A continuación se dará una breve descripción de los accesorios más comunes. 4.1 EL PROGRAMA WORDPAD Cuando se necesita crear textos de forma rápida y sin grandes complicaciones, Windows ofrece el programa WordPad. Este programa, que se encuentra en la carpeta Accessories ( Accesorios), no es sólo un editor de textos sencillo, sino que permite dar formato a caracteres y párrafos, crear listados, buscar texto, definir tabulaciones y muchas cosas más, habituales sólo en los procesadores de texto de alto nivel. El entorno de WordPad, con barras de herramientas, regla y ventana de texto, recuerda fuertemente a WinWord. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 38 38 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 36. Apariencia del procesador de textos WordPad. Uno de los principales aciertos de WordPad es que no sólo puede crear y abrir textos sencillos, sino que también puede trabajar con los formatos de WinWord 6.0 y RTF (Rich TextFormat). Una hábil medida de marketing de Microsoft, ya que así cada usuario de WinWord puede estar seguro de que sus textos podrán leerse en otros ordenadores. Figura 37. Ejemplo de documento con formato. Para crear un nuevo documento desde WordPad, una vez cargado éste, debe seleccionarse el comando New (Nuevo) del menú File (Archivo). Aparecerá un mensaje preguntando por el tipo de documento a crear. Selecciónese el que se considere oportuno y ya se estará dispuesto para comenzar a introducir el texto. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 39 39 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 38. Barra de herramientas de WordPad. Lo más aconsejable para crear cualquier documento con un procesador de textos como WordPad es introducir todo el texto que va a formar parte del documento y posteriormente darle formato, es decir, definir los distintos tipos de letra, definir tabuladores, aplicar color a los caracteres, etc. WordPad posee, para esta tarea, un conjunto de utilidades, muchas de las cuales vienen en forma de iconos en la Barra de Herramientas. Para aplicar cualquier tipo de formato, lo primero que hay que hacer es seleccionar la parte del texto a la cual se le desea aplicar el formato - insertar el cursor del ratón en un lugar del texto y arrastrar éste-. El texto seleccionado aparecerá resaltado en color blanco sobre fondo negro. Ya se puede cambiar, por ejemplo, el tamaño o tipo de letra, hacer que el texto aparezca en negrita, cursiva, con diferentes colores o con distinta alineación, sin más que presionar el botón correspondiente en la Barra de Herramientas. Figura 39. Cambio del tipo de letra. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 40 40 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 40. Ventana Save As. Una vez que se haya finalizado de escribir el texto, o se quiera continuar en otra ocasión, se debe proceder a guardar el documento. Presiónese para ello sobre el botón de Save (Guardar) y, en el cuadro de diálogo que se abre, introducir el nombre del archivo y clicar el botón Save. Para obtener más información adicional seleccionar la ayuda de Windows XP. 4.2 EL PROGRAMA PAINT Figura 41. Vista general de Paint. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 41 41 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Paint es una aplicación que permite retocar dibujos y que sustituye al conocido Paintbrush de Windows 3.x. Con ella se pueden crear dibujos sencillos que pueden trasladarse a otras aplicaciones. Para abrir esta aplicación se selecciona Start /Programs/Accessories/Paint. Al cargarse Paint aparece una ventana similar a la que se ilustra en la figura 40 En ella se pueden apreciar, aparte de la barra de título y la de menús, una caja de herramientas y una paleta de colores. La paleta permite seleccionar el color, tanto exterior como interior. El color exterior es el color del fondo, mientras que el interior es el color del primer plano. Al hacer clic sobre un color de la paleta con el botón izquierdo del ratón se selecciona el color del primer plano. Sin embargo, si se clica el botón derecho, es el color del fondo el que cambia. Ambas selecciones vienen reflejadas en el cuadro de diálogo de colores seleccionados. Figura 42. Barra de herramientas de Paint. Las operaciones que pueden realizarse con la tabla de herramientas se detallan en la figura 42. Al presionar sobre el botón de Forma libre a diferencia de la opción Recorte, que selecciona una parte rectangular del dibujo, se puede escoger una forma no regular. Esta opción es muy práctica cuando se necesita recortar parte del dibujo, que no podría seleccionarse con la opción Recorte. Seleccionada la forma deseada, el mover ésta a lo largo de la pantalla o copiar se realiza mediante las opciones de Cut, Copy y Paste del menú Edit (Edición). Cuando lo que se desea es borrar una parte de un dibujo, hay que tener en cuenta que la goma de borrar deja tras de sí el color seleccionado para el segundo plano. Así que para borrar cualquier cosa que se haya dibujado, lo primero que se debe hacer es cambiar el color del segundo plano al mismo que el fondo del dibujo. La opción Seleccionar color toma el color de un pixel al colocar el puntero sobre un lugar de la Imagen. Si se desea añadir texto a la Imagen, hacer clic en el botón Texto y, a continuación sobre el área de dibujo crear un rectángulo, arrastrando el cursor en diagonal, por el área en la que se quiere colocar el mensaje. Posteriormente, tras seleccionar el color del texto, escribir el mensaje deseado. Teniendo activada la opción View/TextToolbar aparece un cuadro en el que se puede elegir el tipo de letra, su tamaño y permite modificarla a negrita, cursiva y subrayado. Para rellenar una Imagen con un determinado color, basta con presionar sobre Relleno Color y la imagen se pintará del color seleccionado como color interior. El tamaño de la imagen puede ser variable y a gusto del usuario. Puede modificarse éste, bien en unidades de pixels, centímetros o pulgadas. Para ello se debe elegir en IMAGe/Attributes e indicar la dimensión de la imagen. Las demás opciones son fáciles de utilizar y se omite su explicación. Si bien hay que señalar que, si lo que se quiere es dibujar un círculo, puede utilizarse la opción Elipse, manteniendo presionada la tecla Shift al mismo tiempo que se construye el círculo. De Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 42 42 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 manera análoga, para dibujar un cuadrado se debe seleccionar la opción rectángulo y mantenerse pulsada la tecla Mayúsculas mientras se dibuja. 4.3 LA CALCULADORA (CALCULATOR) Figura 43. La calculadora. El manejo de la calculadora de Windows permite realizar las mismas operaciones que una calculadora convencional. Para abrir la aplicación, basta con seleccionar las opciones Start /Programs /Accessories /Calculator. Esta permite activar dos modos de presentación. La opción científica y la estándar, ambas en el menú View. El funcionamiento es el mismo al de una calculadora normal y se omite su explicación. Si se desea obtener información adicional basta con seleccionar la Ayuda. 4.4 LA VENTANA DE MS-DOS El sistema operativo MS-DOS era, hasta la aparición de Windows, el sistema más utilizado en los PC's. Windows da un paso hacia adelante e incorpora todas las funciones que antes era necesario teclear con un interface de usuario mucho más cómodo y manejado con el ratón. Antes, bastantes aplicaciones no podían ser ejecutadas con Windows 3.x y era necesario correrlas, tecleando su nombre tras el símbolo del sistema operativo MS-DOS. Ahora, con la aparición de Windows, casi la mayoría de las aplicaciones basadas en MS-DOS pueden ser lanzadas - arrancadas - con sólo hacer doble clic sobre el icono correspondiente al archivo deseado. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 43 43 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 44. Ventana de MS-DOS. Sin embargo es posible todavía que haya algún programa que sólo se ejecute bajo DOS, o bien que se desee realizar ciertas tareas bajo el conocido símbolo >>. Para ello, Windows XP dispone de la posibilidad de abrir una o varias ventanas del sistema operativo MS-DOS mientras se ejecuta Windows. Para lo cual, tras presionar el botón Start, y, dentro del grupo Programs (Programas/ Accesorios/ Símbolo del sistema se abrirá una ventana que recuerda a la de las versiones tradicionales de MS-DOS. Si se ha utilizado antes MS-DOS, se descubrirá que la mayoría de los comandos utilizados como dir, mem, copy, etc., siguen funcionando cuando se utilizan tras el símbolo del sistema. Es posible, además, mover y cambiar el tamaño de la ventana con la barra de herramientas que aparece en su parte superior. Para esta acción debe clicarse sobre el botón de Font (Fuente) y, en el cuadro que aparece, elegir las propiedades que se consideren oportunas. Para cerrar la ventana de MS-DOS y regresar a Windows escribir el comando Exit y pulsar Return, o bien hacer clic en el botón de cierre. Como se ha mencionado anteriormente, algunos programas basados en MS-DOS sólo pueden ejecutarse correctamente cuando se lanzan desde Windows en modo MS-DOS. Por lo general Windows cierra primero todas los programas activos, de manera que el programa basado en MS-DOS pueda controlar todo el sistema. Cuando se sale del programa, el sistema devuelve de manera automática al Desktop (Escritorio). 4.5 SCANDISK El Scandisk de Windows es una utilidad que permite chequear el estado del disco. El programa detecta y repara errores y limpia cualquier fragmento de archivo inútil que se haya acumulado en el disco. También se puede utilizar esta utilidad para buscar errores en la superficie del disco. Si se encuentra algún área afectada por errores de superficie, Scandisk informa a Windows para que no escriba en ella, impidiendo así la pérdida de información. Esta función puede resultar enormemente útil para proteger los datos de posible errores. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 44 44 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Figura 45. Scandisk. 4.6 DESFRAGMENTADOR DE DISCO Al almacenar un archivo en el disco duro, éste se guarda en cualquier parte donde haya sitio. Si no se puede encontrar uno lo suficientemente grande para almacenar todo el fichero de una sola vez, éste se guarda por fragmentos en diferentes áreas del disco. Se dice entonces que el archivo está fragmentado. Con el tiempo, el disco duro puede estar lleno de archivos fragmentados, lo que hace que los programas se ejecuten más despacio y se produzca un mayor desgaste de la unidad del disco duro, puesto que los cabezales de lectura/escritura de la unidad deben trabajar más para acceder a los datos. El desfragmentador de disco de Windows XP se encarga de comprobar el estado de fragmentación de los archivos del disco duro y posteriormente reordena todos los fragmentos en áreas consecutivas de disco. Para localizar esta utilidad seleccione: Inicio|Programas|Accesorios|Herramientas del Sistema|Defragmentador de disco. Figura 46. Desfragmentador de disco. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 45 45 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 SEGUNDA UNIDAD – PROCESADOR DE TEXTOS MICROSOFT WORD 2003 Microsoft Word es un software muy popular en la actualidad. Este permite la creación, edición e impresión de diversos tipos de documentos de texto. EL PRIMER TEXTO Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como ésta. En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas. En la parte superior esta, en color azul, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Cuando arrancamos Word sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Si aparece el dibujo de un clip con ojos (este es el ayudante del Office) que te ofrece ayuda, haz clic donde dice "Cerrar", para que desaparezca, ya que, de momento, no lo vamos a necesitar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 46 46 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento. Más abajo tienes el ejercicio "Crear un documento" donde está todo explicado paso a paso. Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent") Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra tomar otras formas que iremos viendo más adelante. cuando está encima de los menús, e incluso puede Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error, y te das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como "bksp" en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda) Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción. EJERCICIO: Arrancar Word 1. Haz clic en el botón Inicio que está en la esquina inferior izquierda de la pantalla. 2. Haz clic en Todos los programas (para Windows XP) o en Programas (para Windows 98). 3. En la lista que se ha desplegado, haz clic en Microsoft Word. Esto hará que se arranque el programa. Escribir un documento Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 47 47 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Una vez iniciado Word, el programa abre automáticamente un nuevo documento en blanco y le asigna el nombre Documento 1. Ahora copia el texto que ves a continuación y sigue las instrucciones para corregir los errores que contiene. Este es el texto que tienes que teclear: "Al asomat la cabeza, quedó deslunbrado. Miró hacia abajo, hacia la penumbra de donde él surgía. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su compañero mal afeitado, prematuramente viejo." 4. Empieza a escribir este texto Al asomat, pulsa la tecla Retroceso para borrar la letra "t" y escribe la letra "r" 5. Escribe la cabeza, quedó deslunbrado. pulsa la flecha para mover el punto de inserción hacia la izquierda hasta que quede entre las letras "u" y "n" de la palabra deslunbrado, ahora pulsa la tecla Supr y se borrará la letra "n", escribe la letra "m". 6. Pulsa la tecla Fin y el cursor irá al final de la palabra deslumbrado, continúa escribiendo y observa como salta de línea automáticamente cuando llegues al final de la línea, observa como no corta la última palabra sino que la pasa a la línea siguiente. Escribe Miró hacia abajo, hacia la penumbra de donde el surgía. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su compañero mal afeitado, prematuramente viejo. 7. Ahora vamos a usar el ratón para desplazar el punto de inserción. Haz clic con el ratón justo detrás de la letra "e" donde dice "el surgía", observa cómo el punto de inserción se coloca en esa posición. Ahora borra la letra "e" con la tecla Retroceso y escríbela con acento "é". GUARDAR UN DOCUMENTO Lo que se escribe se va almacenado en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdería y no lo podrías recuperar. Con el comando Guardar quedará grabado en el disco duro del ordenador (o en un disquete) de forma permanente. Pulsa en el icono Guardar y aparecerá una ventana como ésta. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 48 48 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que estás guardando y la carpeta que contendrá tu documento. El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone "El día amaneció triste", teclea "Primero", que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos Word será Documento de Word, que ya viene escrito. Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que será la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador. Si no fuese así, haz clic en el icono "Mis documentos" que hay en la parte izquierda de la ventana. Haz clic en el botón Guardar y observa cómo cambia la barra de título; ahora podrá Primero, en lugar de Documento1. Nuestro documento ya está guardado con el nombre Primero en la capeta Mis documentos. CERRAR DOCUMENTO Después de guardar un documento, éste continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba utilizando. Para cerrar un documento hacer clic en el menú Archivo, y luego hacer clic en Cerrar. (Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí). Al cerrar el documento veremos cómo éste desaparece de la pantalla. Al cerrar Word también se cierran los documentos que tengamos abiertos. ABRIR UN DOCUMENTO Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello hacer clic en el icono Abrir, aparecerá una Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello hacer clic en el icono Abrir, aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí. Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta seleccionarlo haciendo clic sobre él (veremos como su nombre cambia de color) y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en nuestra pantalla. En esta ventana se ven todos los documentos que están dentro de la carpeta que aparece en el campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero también puede haber otras carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen delante un icono amarillo. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 49 49 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 CERRAR WORD2003 Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar de la esquina superior derecha de la pantalla o en el menú Archivo elegir Salir. ELEMENTOS DE WORD ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con una flecha roja. Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la "Barra de estado" o de la "Barra estándar". La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 50 50 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 LA BARRA DE MENÚS. Desde los menús de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de word2003. En word2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. En realidad, la barra que ves aquí está formada por dos barras, la barra estándar y la barra de formato. LA BARRA DE FORMATO Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. En word2003 estas dos barras solo ocupan una línea, no como en anteriores versiones de Word donde ocupaban dos líneas. No obstante, esto y muchas otras cosas más se pueden cambiar para dejarlas como más nos gusten. Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuales no en cada barra, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso verás imágenes con iconos que no están en las barras de tu ordenador, pero que pueden ser agregadas. PANEL DE TAREAS. Este elemento no existía en la versión anterior de Word. El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta página acabamos de abrir un documento nuevo y el panel de tareas que aparece es "Nuevo documento" que nos ofrece los comandos más útiles para esa situación: nos muestra los documentos recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una plantilla, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo con imágenes, como puedes ver en la figura de la derecha. En la primera línea del panel de tareas aparece el título del panel, en este último ejemplo el título es "Insertar imagen". Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 51 51 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 EDICIÓN BÁSICA Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento. DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento. Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción, que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos. DESPLAZAMIENTOS CORT OS DENTRO DE UNA MISMA PANTALLA: - Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar. - Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea. Combinaciones de teclas: Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un párrafo arriba Un párrafo abajo Presione las teclas Ctrl + flecha izquierda Ctrl + flecha derecha Ctrl + flecha arriba Ctrl + flecha abajo Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 52 52 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 DESPLAZAMIENTOS A LO LARGO DE TODO EL DOC UMENTO: Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros. Combinación de teclas. Para desplazarse Presione las teclas Crtl + AvPág. Crtl + RePág. Crtl + Inicio Una página adelante Una página atrás Al principio del documento Al final del documento Crtl + Fin Nota:En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn MEDIANTE LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. - Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10 aproximadamente. - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior Haciendo clic en el botón central del círculo comentarios, palabras, etc. nos desplazaremos una página arriba/abajo. podemos cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie, Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 53 53 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 SELECCIONAR Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vídeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado. RATÓN. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado. Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro. TECLADO. Para seleccionar Un carácter a la derecha Un carácter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Presione las teclas Mayús. + flecha derecha Mayús. + flecha izquierda Ctrl + Mayús.+ flecha derecha Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda Hasta el final de la línea. Hasta el principio de la línea. Una línea abajo Una línea arriba Hasta el final del párrafo Mayús. + Fin Mayús. + Inicio Mayús. + flecha abajo Mayús. + flecha arriba Ctrl + Mayús. + flecha abajo Hasta el principio del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha arriba Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Mayús. + AvPág Mayús. + RePág Ctrl + E ELIMINAR Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar Un carácter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carácter a la derecha Una palabra a la derecha Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 54 54 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 DESHACER Y REHACER Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones: LA ÚLTIMA ACCIÓN REALIZADA. Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono deshacer, de la barra de herramientas. También podemos deshacer desde el menú Edición, Deshacer escritura. Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL + Z. LAS ÚLTIMAS ACCIONES REALIZADAS. Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer, aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera línea de la lista desharemos tres acciones. La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura. REHACER. Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la acción porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que sí queda mejor en cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en cursiva. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 55 55 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 COPIAR, CORTAR Y PEGAR Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos. MEDIANTE EL RATÓN Y LOS ICONOS DEL MENÚ DE HERRAMIENTAS: Seleccionar el elemento ( carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar, , ,colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar. MEDIANTE MENÚ: Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al menú Edición, elegir la opción copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de destino, y elegir pegar del menú edición. MEDIANTE RATÓN: Vamos a ver varios métodos: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar. 2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 56 56 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 SÓLO CON EL TECLADO:. Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por último, ir a la posición donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. EJERCICIO: Vamos a utilizar los comandos Copiar y Pegar para escribir un texto intentando escribir lo menos posible. Este es el texto que tienes que escribir: "El día 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia) El día 23 de julio de 1997, 1.350 tuercas a Gandia (Valencia)" 1. Empieza por escribir la primera frase "El día 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia)" 2. Ahora debes tener el punto de inserción al final de la frase, para seleccionar toda la frase, pulsa la tecla Mayúsculas y luego la tecla Inicio<, toda la frase debe quedar seleccionada. 3. Para copiarla al cortapapeles pulsa Ctrl + C. 4. Para dejar de seleccionar la frase pulsa la tecla flecha derecha o la tecla Fin. ¡ Cuidado ! No pulses una tecla con una letra porque se borraría lo que tienes seleccionado. 5. Para ir a la siguiente línea pulsa la tecla Enter. 6. Para pegar lo que tenemos en el portapapeles pulsa Ctrl + V. 7. Ahora vamos a modificar lo que acabamos de copiar para que quede como queremos. Primero colocamos el punto de inserción delante del número 3. Para ello podemos hacer clic con el ratón o mover el punto de inserción con las teclas de dirección. 8. Escribimos el número dos y borramos el número cero, así tendremos el 23. 9. Vamos a cambiar la palabra diciembre por julio. Para ello hacemos doble clic en la palabra diciembre para seleccionarla, y sin tocar otra tecla, al pulsar la letra "j" se borrará la palabra diciembre y se escribirá la letra "j". Acaba de escribir "julio" 10. Para borrar el resto de la frase que no nos interesa, movemos el punto de inserción hasta el principio de 2.500 y pulsamos cuatro veces seguidas Mayúsculas + Crtl + Flecha derecha, así seleccionamos una palabra cada vez, hasta tener seleccionadas las cuatro palabras "2.500 tornillos a Alzira" , para borrarlas basta con empezar a escribir el resto de la frase 1.350 tuercas a Gandia. Ya hemos acabado. Aunque ahora te parezca un poco engorroso cuando domines estas técnicas copiarás y pegarás muy deprisa. Si quieres puedes repetir el ejercicio utilizando los iconos Copiar para copiar, pegar y seleccionar el texto. y Pegar y el ratón; en lugar de combinaciones de teclas Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 57 57 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 FORMATO DE UN TEXTO Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2003. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc.. 2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías. 3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc. Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato. Además de las técnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas. Como veremos más adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto característico de esa empresa. No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una línea del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos básicos que vamos a ver ahora. Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos. Así que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos básicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad. FORMATO CARÁCTER. FUENTES Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 58 58 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Fuente. Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 59 59 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Tamaño. De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos. Estilo. Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado ( se ve en un tono más claro). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente. Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres, subrayado, subíndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo . También puedes ver cómo cambiar la fuente predeterminada de forma que todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente. FORMATO PÁRRAFO En Word2003, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo, normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la barra estándar. Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta marca de párrafo. Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionar su marca de párrafo y modificar las características que queramos. Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante. Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de párrafo para evitar borrar una marca de párrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el párrafo también debemos borrar su marca de párrafo. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 60 60 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas suelen estar disponibles en la barra de formato. También se puede acceder a ellas desde el menú Formato, Párrafo, junto con otras posibilidades que veremos más adelante. ALINEACIÓN. Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación: Izquierda Este párrafo tiene establecida alineación izquierda. Centrada Este párrafo tiene establecida la alineación centrada. Derecha Justificada Este párrafo tiene Este párrafo tiene una establecida alineación alineación justificada. derecha. Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el capítulo correspondiente. SANGRÍA. Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la barra de formato, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones del menú Formato, Párrafo como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado. Mediante las opciones del menú Formato, Párrafo se pueden manejar todas las características del formato párrafo. El cuadro de diálogo inicial de formato párrafo es el que se muestra a continuación, ahora veremos la ficha Sangría y espacio, la otra ficha Líneas y saltos de página la veremos en el siguiente tema avanzado. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 61 61 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 SANGRÍA Y ESPACIO. En esta ficha vamos a ver la Alineación, el Espaciado y el Interlineado, el Nivel de esquema lo veremos más adelante. ALINEACIÓN. En este campo tenemos un botón para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineación disponibles. Izquierda, derecha, centrada y justificada. SANGRÍA. Podemos fijar los cm. que queremos que se desplace el párrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecha. También podemos indicar uno de los dos tipos de sangría Especial disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el botón de la derecha. Primera línea: desplaza la primera línea del párrafo un poco a la derecha. Francesa: desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha excepto la primera línea. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 62 62 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 ESPACIADO. Aquí podemos fijar el espacio vertical que quedará entre el párrafo que hemos seleccionado y el párrafo anterior y posterior. INTERLINEADO. El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas, podemos modificarlo mediante la ventana de Interlineado que nos ofrece las siguiente posibilidades: Sencillo, es el establecido por defecto. 1,5 líneas. Doble. Dos líneas. Mínimo, al elegir esta opción podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos deseados pero hasta un valor mínimo para que no se superpongan las líneas. Exacto, como la opción anterior pero permitiendo la superposición de las líneas. Múltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un número de líneas, incluso con decimales. OTROS FORMATOS. TABULACIONES Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones. Word2003 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada tabulación. Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación repetir estos dos pasos: 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría francesa. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic, veremos como se inserta el icono con la tabulación seleccionada. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 63 63 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición. Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posición 2,5 Centrada en la posición 4,7 Derecha en la posición 6,7 Línea vertical de separación en la posición 8,2 Decimal en la posición 9,2 También podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el diálogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas. Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 64 64 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Observar la alineación de cada tabulación, la alineación decimal coloca la coma decimal en la misma columna .También se pueden fijar las tabulaciones mediante el menú Formato, Tabulaciones, dando la posición exacta en cm. y especificando un carácter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones. CAMBIO A MAYÚSCULAS En el menú Formato, la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del texto seleccionado: Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas. minúsculas. Todas las letras en minúsculas. MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas. Tipo Título. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas. tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en minúscula y el resto de la palabra en mayúsculas. También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando Mayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente de las tres formas, siguientes: MAYÚSCULAS. minúsculas. Tipo oración. COPIAR FORMATO En la barra estándar tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato, el cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 65 65 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, el cursor tomará la forma de brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas .Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato párrafo. Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios títulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos títulos bastaría con hacerlo en el primer título y luego copiar el formato a los demás títulos del documento. Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo formato para títulos para poder utilizarlo en otros documentos quizás sea mejor crear un estilo con ese formato, como veremos más adelante. PANELES DE FORMATO Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta ¿Cómo podemos saber que formatos tiene aplicado un determinado texto? Hay varias formas de responder a esta pregunta. Antes de la actual versión de Word2003 había algunas maneras aisladas de ver los formatos que tenía aplicado un texto. Pero en la actual versión se ha dado un paso adelante mediante los paneles de formato que resuelven este problema de un modo más satisfactorio. Además los paneles de formato permiten aplicar formatos de una manera eficiente. Hay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel Estilos y formato muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes en la página y el panel Mostrar formato que muestra de manera más exhaustiva los elementos de formato. Vamos a verlos ahora. Para acceder a los paneles de formato ir al menú Ver y seleccionar Panel de tareas, luego hacer clic en el triángulo de la cabecera del panel de tareas para seleccionar uno de los paneles de formato. PANEL ESTILOS Y FORMATO. En la parte superior tenemos la zona Formato del texto seleccionado, en esta zona podemos ver las características del texto que tenemos seleccionado ( si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de inserción). En el caso de la imagen que ves, el texto tiene la fuente Courier New y el tamaño 8 puntos. Más abajo tenemos la zona Elija el formato que desea aplicar, en esta zona podemos ver los diferentes formatos y estilos que contiene nuestro documento. En la primera línea aparece Borrar formato, que hace que desaparezca el formato del texto seleccionado, a continuación podemos ver los formatos existentes en el documento, en el caso de esta Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 66 66 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 imagen, Centrado, Courier New, 8 pt, Derecha, etc. El formato del texto que tenemos seleccionado aparece con un recuadro alrededor. En la imagen es Courier New, 8 pt. Como puedes ver en la imagen, se aprecia fácilmente cómo son los diferentes formatos ya que cada línea tiene aplicado el propio formato a que hace referencia. Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 8 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de dos formas sencillas, pero potentes, de utilizar este panel. 1. Ver el formato de nuestro documento. Para ver el formato en una parte de nuestro documento sólo tenemos que colocar ahí el punto de inserción y aparecerán sus características de formato en la parte superior del panel: Formato del texto seleccionado. 2. Aplicar formatos. Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea del panel que contenga el formato que queremos aplicar. PANEL MOSTRAR FORMATO. Este panel muestra el formato de una parte del texto del documento, precisamente del texto donde tengamos colocado el punto de inserción o del texto que tengamos seleccionado, este texto aparece en el recuadro Texto seleccionado. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato párrafo e incluso a nivel de sección. Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto "traductor" y que tiene un formato fuente Ballet de 12 puntos, negrita y subrayado; también vemos que tiene un formato párrafo con alineación izquierda, sin sangrías. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato, en este caso, el texto "traductor" está en negrita y subrayado. De igual forma que en el punto anterior vamos a ver las dos forma básicas de utilizar este panel. 1. Ver el formato. En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podíamos ver los distintos formatos que contenía el documento. Sin embargo en este panel el formato está descrito de una forma mucho más amplia. 2. Modificar el formato. Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 67 67 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en el menú Formato, Fuente. De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes cuadros de diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja. EJERCICIOS: 1.- Crear un documento utilizando formatos. Vamos a utilizar distintas fuentes, estilos y tamaños. Abre un documento nuevo y teclea este texto: A continuación intente modificarlo usted mismo para conseguir que quede con este formato: Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 68 68 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 SOLUCIÓN: 1.- Selecciona la primera línea. 2.- Hacer clic en la barra estándar sobre el icono negrita. 3.- Poner el tamaño de fuente en 16 puntos. 4.- Escoger el tipo de fuente Arial 5.- Poner la alineación central. 6.- Selecciona la segunda línea (Escritores contemporáneos). 7.- Poner el tamaño de la fuente en 12 puntos. 8.- Escoge como tipo de fuente Verdana. 9.- En la barra estándar hacer clic sobre cursiva, subrayado. 10.- Poner la alineación izquierda. Para seleccionar un párrafo completo hay que hacer doble clic en la zona del margen izquierdo. 11.- Selecciona el párrafo 'La muerte.' 12.- Elige como fuente Times New Roman. 13.- Poner el tamaño de la fuente en 10 puntos. 14.- Poner la alineación izquierda. 15.- Selecciona el párrafo 'En Julio.' hasta el final. 16.- Elige el tipo de fuente Verdana 17.- En la barra estándar hacer clic sobre cursiva 18.- Poner la alineación justificada. 19.- Desplaza el párrafo hacia la izquierda con el icono aumentar sangría que está a la derecha de las alineaciones. 20.- Selecciona la última línea 'Cuentos ...' . 21.- Elige cursiva. 22.- Poner el tamaño de la fuente en 10 puntos. Con todo esto debe quedar como queríamos. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 69 69 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word2003 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y "¡Vasta ya de gritar!". Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta". La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo. Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión gramatical o ambas a la vez, como veremos a continuación. REVISIÓN ORTOGRÁFICA Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma. REVISAR AL FINALIZAR Para establecer esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía mientras se escribe. Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía podemos hacerlo de una de estas tres formas: 1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar 2.- Pulsando F7. 3.- Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 70 70 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen. En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español. En la zona titulada "No se encontró:" aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos OMITIR UNA VEZ. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento. OMITIR TODAS. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 71 71 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 AGREGAR AL DICCIONARIO. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre del CFT. CAMBIAR. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón. CAMBIAR TODAS. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada. AUTOCORRECCIÓN. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección. REVISAR MIENTRAS SE ESCRIBE Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar ortografía mientras se escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto. Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de la derecha. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar. Veamos las opciones de esta ventana: SUGERENCIAS. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen las sugerencias son: Bastaron, Gastaron, Pastaron, Bastaran, Bastaren. OMITIR TODAS. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada. Observar que falta el botón Omitir, pero no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 72 72 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso. AGREGAR AL DICCIONARIO. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada. AUTOCORRECCIÓN . Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cuál de ellas añadimos a la lista de autocorrección. IDIOMA. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. ORTOGRAFÍA. Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar. BUSCAR. Si hacemos clic aquí aparecerá el panel de tareas en la sección de referencia. Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador. Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningún retraso por tener activada esta opción. REVISIÓN GRAMATICAL La revisión gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases. Para realizar esta corrección Word debe trasladar a un lenguaje lógico todas las reglas que rigen la gramática castellana y además debe ser capaz de realizar todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho más compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto no es de extrañar que la revisión gramatical realizada por Word no sea tan perfecta como la revisión ortográfica. Igualmente que en la revisión ortográfica existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma. REVISAR AL FINALIZAR Para elegir esta forma de revisión primero debemos configurar las opciones de Ortografía y gramática. Para ello ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar gramática mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe, y Aceptar. Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisión de una de estas tres formas: Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 73 73 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 1.- Hacer clic en el icono Revisar de la barra estándar. 2.- Pulsar F7. 3.- Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática y pulsar Aceptar. Cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen. En la superior aparece en color verde la frase detectada como errónea (el interiores) y la parte del texto en la que se encuentra esa palabra. Justo encima aparece una explicación del error encontrado, en este caso "Concordancia en el grupo nominal" y debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: en la parte inferior una lista con las sugerencias para corregir la palabra errónea. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la frase correcta (el interior). En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar", pero veamos el significado de cada uno de ellos OMITIR UNA VEZ. No realiza ninguna acción sobre la palabra errónea y continúa revisando el documento. OMITIR REGLA. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasará por alto sin realizar ninguna acción. Continúa revisando el documento. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 74 74 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 ORACIÓN SIGUIENTE. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic en la zona "error gramatical" y corregir nosotros mismos el error y a continuación pulsar el botón Oración siguiente. CAMBIAR. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra errónea. EXPLICAR. Aparece el asistente explicando el tipo de error encontrado en la frase. REVISAR MIENTRAS SE ESCRIBE Esta es otra forma de revisar la gramática. Para elegir esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar gramática mientras se escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuará la revisión gramatical de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existen en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto. La diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no nos mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará el posible error con un subrayado ondulado en color verde, como vemos en la imagen de la derecha. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana como la que vemos en la imagen que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver. Veamos las características de esta ventana: SUGERENCIAS. A partir de la segunda línea nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En este caso la sugerencia es correcta: bonita. OMITIR UNA VEZ. Pasará por alto esta oración sin realizar ninguna acción sobre ella. GRAMÁTICA. Al hacer clic aquí nos llevará a la misma ventana que acabamos de ver cuando revisamos la gramática al finalizar. ACERCA DE ESTA ORACIÓN. Al igual que ocurría en la opción explicar del anterior método de repasar la gramática, al pulsar sobre esta opción aparece el asistente dando una pequeña explicación sobre el error. AUTOCORRECCIÓN Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores que no es capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones. Por ejemplo, cómo puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra o once la remplazará con la palabra u once. De igual forma reemplazará por o oscuro por u oscuro. Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al menú Herramientas, Opciones de Autocorrección... y aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más interesantes. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 75 75 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 CORREGIR DOS MAYÚSCULAS SEGUIDAS. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula. Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos Mayúsculas Seguidas". PONER EN MAYÚSCULA L A PRIMERA LETRA DE UNA ORACIÓN. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc. PONER EN MAYÚSCULA L A PRIMERA LETRA DE CELDAS DE TABLAS. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula. PONER EN MAYÚSCULA L OS NOMBRES DE DÍAS. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana. CORREGIR EL USO ACCI DENTAL DE BLOQ MAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 76 76 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 REEMPLAZAR TEXTO MIE NTRAS ESCRIBE. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra "que" cuando va detrás de una interrogación va siempre acentuada. AGREGAR. También podemos añadir y eliminar filas a esta lista. Basta con rellenar los campos Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el pulsar el botón Agregar ( aunque ahora este botón no se ve en la imagen porque hemos añadido la palabra O.N.U. y nos ofrece la posibilidad de Eliminar). Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por Organización de las Naciones Unidas. EXCEPCIONES. Nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorrección. Por ejemplo, para la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración podemos indicar una lista de abreviaturas para las que no queremos que se aplique la regla, como podemos ver en la imagen. Tenemos otras dos fichas para asignar excepciones en otros casos. EJERCICIOS: 1) Abrir un documento y teclear este texto, con los errores incluidos: Literatura española. Escritores contemporaneos. La muerte arrebató a IGNACIO ALDECOA (1925-1969) en plena madurez creadora, pero la obra que nos a legado basta para situarle entre los grandes narradores contemporáneos. En julio, senores, siendo cobrador en un tranvía, cuesta sonreír. En julio se suda demasiado; la vadana de la gorra comprime la cabeza. En julio las calles son blancas y cegaodras como platos, o negras y frescas como cuevas. En Julio es precisamente el tiempo en que a los viejos cobradores suelen darles el delicada, docente y aburrido encargo de enseñar al que no sabe; esto es, mostrar a los aspirontes a tranviarios cómo se debe cobrar rápida y educadamente. Revisar la ortografía y solucionar los errores encontrados. 2) En autocorrección agregar el reemplazo de “CFT” por “Centro de Formación Técnica” y “CFTLA” por “Centro de Formación Técnica Lota-Arauco” Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 77 77 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 DISEÑO DE PÁGINA CONFIGURAR PÁGINA Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos márgenes se definen en el menú Archivo, Configurar página... se nos muestra un cuadro de dialogo como este con tres pestañas: En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo. SUPERIOR: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento. INFERIOR: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página. IZQUIERDO: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento. DERECHO: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 78 78 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 ENCUADERNACIÓN. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro. POSICIÓN DEL MARGEN INTERNO. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación. ORIENTACIÓN. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada). PÁGINAS. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten. EN LA PARTE DERECHA DE LA PANTALLA TENEM OS LA VISTA PREVIA que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página. SI PULSAMOS EL BOTÓN PREDETERMINAR, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una. En la ficha Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes. Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la ficha Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes: ENCABEZADO: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado. PIE DE PÁGINA: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página. Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseño de impresión o a Vista preliminar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 79 79 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Esta imagen es un ejemplo de vista preliminar de una página con encabezado y pie de página. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes. También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior. Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen. Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 80 80 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 NÚMEROS DE PÁGINA Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento. Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles: Mediante el menú Insertar o mediante los Encabezados y pies de página. Si nuestro documento contiene Encabezados y Pies de página conviene insertar también los números de página al mismo tiempo, como veremos más adelante. Si no es así se pueden insertar los números de página mediante el menú Insertar, que vamos a ver ahora. En cualquier caso Word colocará los números de página en el encabezado o el pie de página, según la posición que elijamos para el número de página. Para insertar números de página debemos ir al menú Insertar, Números de página... y aparecerá un cuadro de diálogo como este. POSICIÓN. En este campo debemos elegir si queremos que los números de página aparezcan en la parte superior o inferior de la página. Haciendo clic en el botón del triángulo podemos seleccionar una de las dos alternativas. ALINEACIÓN. En este campo elegiremos entre las cinco que se nos muestran cuando hacemos clic en el botón del triángulo, como vemos en esta imagen. En la zona de la derecha podemos ver en Vista previa cómo quedan alineados los números de página en cada caso. El pequeño cuadrado representa la posición del número de página. Si nuestro documento se va a imprimir en una sola cara de la hoja de papel es conveniente elegir entre las alineaciones Izquierda, Centro o Derecha, mientras que si vamos a imprimir a dos caras para encuadernarlo como un libro conviene elegir entre Interior y Exterior. La más utilizada es la Exterior, como vemos en la imagen, en las páginas impares el número de página se imprime a la izquierda y en las páginas pares se imprime a la derecha. Para ver los números de página en la pantalla de nuestro ordenador hay que estar en modo vista Diseño de Impresión y se ven en un tono más claro. NÚMERO EN LA PRIMERA PÁGINA. Si dejamos sin marcar esta casilla no se imprimirá el número de página en la primera hoja. Esta opción está pensada para cuando la primera página será la portada del documento y no conviene que aparezca el número de la página. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 81 81 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 FORMATO. Este botón permite elegir el formato de los números de página. Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se despliega una lista como la que vemos en esta imagen para que seleccionemos el formato que más nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas: 1.- Continuar desde la sección anterior ( o empezar desde uno, si ésta es la primera sección). 2.- Iniciar en el número que especifiquemos en el cuadro de al lado. Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, como veremos más adelante. Si queremos incluir un texto delante del número de página, como, por ejemplo. "pág.:" deberemos, en el modo vista de Diseño de página, hacer doble clic sobre el número de página, con lo que se abrirá el encabezado o pie de página, a continuación seleccionar el cuadro de texto que contiene el número de página, escribir el texto "pág.:" y dejar un espacio en blanco delante del número de página. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página. Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al menú Ver, y hacer clic en Encabezado y pie de página... aparecerá un cuadro de diálogo como este. Para poder ver los encabezados y pies de página hay que estar en el modo vista de Diseño de impresión. Si hacemos doble clic sobre un encabezado o pie existente también se abrirá esta pantalla. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 82 82 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Observar cómo ha aparecido un recuadro punteado con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la ventana flotante Encabezado y pie de página que contiene los iconos con todas las opciones disponibles. Ahora podemos teclear el encabezado dentro del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la ventana flotante, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar, a la derecha de la ventana. Barra de herramientas Encabezado y pie de página. Vamos a ver los botones más importantes de esta barra. INSERTAR AUTOTEXTO. Al hacer clic se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha. Insertar número de página. Insertar número total de páginas del documento. Es decir, inserta el número de la última página del documento. Formato del número de página. Se abrirá la ventana que ya hemos visto en el punto anterior que permite elegir el formato del número de página. Inserta la fecha del día en formato día/mes/año. Inserta la hora actual en formato hora:min. Configurar página. Se abre la ventana para configurar la página que hemos visto al principio de este tema. Mediante este botón podemos pasar del encabezado al pie de página y viceversa. Con estos botones pasamos al anterior o siguiente encabezado o pie de página. Al hacer clic en este botón salimos del encabezado o pie de página. EJERCICIOS: Ejercicio 1. Abrir un documento y crear números de página en la parte de abajo de la página, darles formato centrado y en numeración romana, comenzar a numerar por 3. Ejercicio 2. Crear el siguiente Encabezado, incluyendo la fecha del día: Curso de TIC’s - Microsoft Word2003 ..............................................25/05/2011 _______________________________________________________________________ Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 83 83 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Ejercicio 3. Crear el siguiente Pie de página con el número de página y el número total de páginas: _______________________________________________________________________ Cañete (Chile)............................... Página 3/9 ......................................... TIC’s TABLAS Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos. CREACIÓN DE TABLAS Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Menú Tabla, icono de la barra estándar o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres. MENÚ TABLA. Para insertar una tabla debemos ir al menú Tabla, Insertar, opción Tabla... y se abrirá un cuadro de diálogo como este, en el que debemos indicar: Número de columnas. Número de filas. Autoajuste. Aquí tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la tabla. - Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en automático ajustará el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes de la página. - Autoajustar al contenido. El ancho dependerá de la cantidad de texto o gráficos que contenga cada columna. - Ajustar a la ventana. El tamaño se ajusta al tamaño de la ventana del visualizador Web, si cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamaño. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 84 84 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Autoformato. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo,Tabla clásica 2 que es el que se ve en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla. Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando creemos nuevas tablas. ICONO. Al hacer clic en el icono tabla de la barra estándar se abre una ventana como la que se muestra a la derecha. Moviendo el ratón dentro de la rejilla, podremos seleccionar el número de filas y columnas fácilmente. Por ejemplo, en el caso que se muestra se va a crear una tabla de 2 x 4 (dos filas y cuatro columnas). Este método es el más sencillo y no permite opciones de formato, opciones que se pueden aplicar más adelante si lo creemos conveniente. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 85 85 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 DIBUJÁNDOLA. Ir a menú Tabla y seleccionar Dibujar tabla o hacer clic en el icono del lápiz de la barra de Tablas y bordes, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la barra de Tablas y bordes tenemos iconos para trabajar con las tablas que veremos más adelante. Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen. DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN LAS TABLAS Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación. DESPLAZARSE. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para desplazarse Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Al principio de la fila Al final de la fila Al principio de la columna Al final de la columna Presione las teclas MAY + TAB TAB flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio Alt + Fin Alt + AvPág Alt + RePág Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 86 86 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 SELECCIONAR. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. BORRAR. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla. Todas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el menú Tabla, no obstante, para trabajar más cómodamente con las tablas, Word pone a nuestra disposición una barra de herramientas llamada Tablas y bordes con las funciones más habituales, también disponemos de un menú contextual especial para tablas. A continuación vamos a ver todo esto. BARRA DE HERRAMIENTAS TABLAS Y BORDES Para abrir esta barra de herramientas, ir al menú Ver, Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes. Vamos a ver las funciones más interesantes de esta barra. Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón. Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic. Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos. Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color. Insertar tabla. Al hacer clic sobre el pequeño triángulo de la derecha se abre esta ventana que nos permite realizar todas estas funciones de inserción. También podemos ajustar el tamaño de las columnas con las tres últimas opciones. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 87 87 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Combinar y dividir. El primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada. Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación. Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas uniformemente, de forma que todas las columnas/filas tengan el mismo ancho. Autoformato. Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre varios formatos ya establecidos Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia abajo. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo. Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar. Autosuma. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se realizará la suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna) Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si el contenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado") No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente. También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerará a todos al realizar las sumas. Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla, con el comando Fórmula del menú Tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos para separar los miles y la coma para separar los decimales. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 88 88 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 MENÚ CONTEXTUAL DE TABLAS Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú contextual de Tablas como muestra esta imagen. Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y también podemos acceder a Propiedades de tabla... donde encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, así como la forma de establecer márgenes y espaciado en las celdas: MÁS COSAS Word permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas. También es posible arrastrar una tabla completa a otra zona de la página de forma muy sencilla. Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de que el texto se ajuste a la imagen o gráfico. CONVERTIR TEXTO EN T ABLAS. En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones. Word dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numéricos como alfanuméricos. De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 89 89 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 EJERCICIOS: 1.- Crear una tabla Intente crear la tabla siguiente utilizando las opciones del menú Tabla, con fórmulas que calculen los totales. Descripción Cantidad PVP Total Plátanos Peras Manzanas 2 10 5 35 31 55 70 310 275 SUMA TOTAL 655 IMÁGENES Y GRÁFICOS Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Un excelente procesador de textos como es Word2003 no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos: IMÁGENES IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales. IMÁGENES NO VECTORIA LES O DE MAPA DE BIT S. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales. GRÁFICOS DIBUJOS CREADOS CON WORD. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 90 90 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 WORDART. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones. MICROSOFT GRAPH. Representación de datos en forma gráfica. Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la Barra de Imagen para las imágenes y la Barra de Dibujo para los gráficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva. TIPOS DE ARCHIVOS GRÁFICOS Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo , y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg. Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos. GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados. BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows98. PNG. Moderno formato que permite compresión. Imágenes vectoriales o prediseñadas. WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word. INSERTAR IMÁGENES Al hacer clic en el menú Insertar, Imagen aparecerá una ventana con estas opciones. Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones. Imágenes prediseñadas. Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Insertar imagen prediseñada, que puedes ver en esta imagen de abajo. En el cuadro Buscar texto introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 91 91 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. En la zona Otras opciones de búsqueda tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG. Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Word2003 para copiar la imagen a tu disco duro. DESDE ARCHIVO Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada. Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento. INSERTAR IMAGEN VINCULADA. Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 92 92 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 MANIPULAR IMÁGENES Para manipular una imagen abrir la barra Imagen desde el menú Ver, Barras de herramientas, Imagen. Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños cuadrados. Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen: Insertar imagen prediseñada. Permite insertar una nueva imagen prediseñada. Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su color natural con la opción Automático. Obtener una imagen en diferentes tonos de gris, es lo que comúnmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de agua, es una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele utilizar como imagen de fondo. Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. Aumentar o disminuir el brillo de la imagen. Recortar. Girar la imagen 90º a la izquierda. Comprimir imagen. Estilo de línea. Permite elegir entre los diferentes estilos que se muestran en la ventana. Ajustar imagen. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana. Formato de imagen. Color transparente. Para algunos formatos de imágenes, como JPG. Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este icono. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 93 93 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 GRÁFICOS. INSERTAR AUTOFORMAS Y DIBUJAR Word2003 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios gráficos y dibujos. Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Autoformas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar. Al hacer clic en el menú Insertar, Imagen aparecerá una ventana con estas opciones. Vamos a ver ahora como insertar Autoformas, WordArt, desde escáner y gráficos de Microsoft Graph. Al hacer clic en Autoformas aparecerá la barra de herramientas Autoformas y también la barra de herramientas Dibujo que veremos más adelante. Como cualquier otra barra, estas se pueden abrir también desde el menú Ver, Barras de herramientas. El primer icono de la barra Autoformas sirve para realizar nuestros propios diseños y los cinco siguientes para utilizar las formas creadas por Word, el último icono permite acceder a las imágenes prediseñadas. También podemos acceder a las autoformas por medio de la barra de dibujo en el apartado de Autoformas donde disponemos de todas las opciones. Al hacer clic en este botón se abre esta ventana que permite elegir entre seis objetos de dibujo: líneas, flechas, dobles flechas, curvas, polígonos irregulares, trazo a mano alzada. Estos objetos se pueden combinar para realizar prácticamente cualquier dibujo lineal que se nos ocurra. Una vez trazadas las líneas y curvas se pueden modificar y realizar ajustes más finos. Estos cinco iconos permiten acceder a los diferentes menús para seleccionar las autoformas, como por ejemplo el que vemos aquí de diferentes formas de flechas. Este botón sirve para acceder a las imágenes prediseñadas, donde podremos encontrar más objetos gráficos. MODIFICAR GRÁFICOS LIENZO DE DIBUJO. Cuando dibujamos o creamos un gráfico en Word no sólo estamos ocupando la zona exacta que contiene el dibujo, sino una zona más amplia que rodea al dibujo, esta zona es el lienzo de dibujo. El lienzo de dibujo está delimitado por un rectángulo como el que Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 94 94 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 ves en la imagen de al lado, también tiene unos iconos en su perímetro que permite modificar el tamaño del lienzo haciendo clic y arrastrándolos. Por ejemplo, si queremos hacer el lienzo más estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay en el lado derecho y cuando el cursor tome la forma de una T ladeada hacer clic y arrastrar hasta el tamaño que deseemos. El lienzo de dibujo también se puede desplazar a otra zona del documento haciendo clic y arrastrando el cursor cuando tome esta forma al colocarlo en el perímetro del lienzo. También se puede cambiar el tamaño y otras características del lienzo de dibujo desde el cuadro de diálogo Formato del lienzo de dibujo, para acceder a él basta hacer doble clic en cualquier zona dentro del lienzo. MODIFICACIONES. Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor. Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha. Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original. Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este caso un triángulo isósceles se ha convertido en escaleno. Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón. También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la barra de dibujo. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 95 95 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Con estos iconos de la barra de dibujo se puede, respectivamente, rellenar el color de fondo, color del contorno, grosor del contorno, tipo de línea del contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y efecto de 3D. En esta imagen se ha aplicado color verde de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo. AÑADIR TEXTO A LOS GRÁFICOS Se puede añadir texto a un gráfico mediante el icono de Cuadro de texto de la barra de imagen, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto. Pero la forma más fácil de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Agregar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico. Por ejemplo, en esta imagen, el texto no sobrepasa los límites del triángulo. INSERTAR WORDART Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros documentos. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt. Observar que una vez hemos aplicado WordArt a un texto dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos. Para iniciar WordArt hacer clic en el icono del menú Insertar, Imagen. También podemos encontrar este icono en la Barra de Dibujo y en la Barra de WordArt. Al hacer clic sobre el icono aparecerá un cuadro de diálogo con la galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 96 96 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo en este cuadro de diálogo. También podemos elegir la fuente el tamaño y el estilo del texto. Al pulsar el botón Aceptar, después de escribir "Curso TICS", un gráfico WordArt como el que se muestra se insertará en nuestro texto. MODIFICAR WORDART Por medio de los iconos de la barra de herramientas de WordArt podemos modificar los rótulos WordArt. Para insertar un nuevo rótulo de WordArt. Permite cambiar el texto del rótulo. Abre la galería de WordArt para que podamos seleccionar otro tipo de rótulo. Permite modificar varios parámetros del formato de WordArt, como los colores de relleno y línea, el tamaño y el diseño. Para dar forma al rótulo ajustándose a una de las formas que se presentan en una ventana. Al hacer clic sobre este botón podemos ver las distintas formas que nos ofrece WordArt para dar al texto. Permite ajustar el gráfico WordArt respecto del texto que hay alrededor. Al hacer clic sobre este botón vemos los diferentes ajustes disponibles. Hace que todas las letras del rótulo tengan la misma altura. Podemos colocar el texto en horizontal o en vertical. Alineación del rótulo. Para variar el espacio entre caracteres. Estas son las opciones de espaciado entre caracteres. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 97 97 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 EJERCICIOS: 1.- INSERTAR IMÁGENES DESDE OTRA FUENTE. Copia la imagen de la playa que ves aquí en un documento Word. Una vez tengas la imagen en tu documento Word: 1.- Aumenta un poco el brillo y disminuye el contraste. 2.- Escribe un texto que describa la imagen y ajústalo para que quede rodeando la imagen. 2.- AUTOFORMAS. Intenta realizar un gráfico como el que ves aquí. 3.- WORDART. Intenta crear un gráfico como el que ves aquí utilizando WordArt. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 98 98 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 TERCERA UNIDAD – PLANILLA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL 2003 Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel2003, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 99 99 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 LAS BARRAS Anteriormente en Word mencionamos varias de las partes fundamentales de las herramientas comunes de Microsoft Office, ahora para resumir, veremos solamente los elementos nuevos. La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo. CONCEPTOS BÁSICOS Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo. - Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel Libro1. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 100 100 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro. - Hoja de cálculo La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 101 101 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango. MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a que aparece a la derecha: Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar. Después hacemos clic en Aceptar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 102 102 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinación Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a... Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta. MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 103 103 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Para visualizar las últimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG INTRODUCIR DATOS En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes : Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 104 104 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 MODIFICAR DATOS Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información. Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta. TIPOS DE DATOS En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. ERRORES EN LOS DATOS Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 105 105 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación: Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 106 106 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes. FÓRMULAS Y FUNCIONES Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 107 107 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 OPERADORES MÁS UTILIZADOS EN LAS FÓRMULAS O FUNCIONES Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores más utilizados. SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA + * / ^ & = > < >= SUMA RESTA MULTIPLICA DIVIDE EXPONENCIACIÓN UNIÓN / CONCATENAR Comparación IGUAL QUE Comparación MAYOR QUE Comparación MENOR QUE Comparación MAYOR IGUAL QUE <= Comparación MENOR IGUAL QUE <> Comparación DISTINTO En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo. = ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5)) PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel. SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA PRECEDENCIA ^ * / + & = > < >= EXPONENCIACIÓN MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA UNIÓN / CONCATENAR Comparación IGUAL QUE Comparación MAYOR QUE Comparación MENOR QUE Comparación MAYOR IGUAL QUE 1 2 2 3 3 4 5 5 5 5 <= Comparación MENOR IGUAL QUE 5 <> Comparación DISTINTO 5 Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 108 108 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis. Veamos pues como resolvería la fórmula que hemos visto como ejemplo: Podemos que hay 10 operaciones - 5 SUMAS - 3 MULTIPLICACIONES - 1 DIVISIÓN - 1 COMPARACIÓN Primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, después realizaría las operaciones de MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y por último la COMPARACIÓN. INSERTAR FUNCIÓN CON EL ASISTENTE Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha. Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que él nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 109 109 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA (). En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) . En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 110 110 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... REFERENCIAS Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias: REFERENCIA RELATIVA: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. Supongamos el ejemplo: A B 1 15 20 2 =A1+2 30 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior. REFERENCIA ABSOLUTA : Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Supongamos el ejemplo: A B 1 15 20 2 =$A$1+2 30 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 . Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 111 111 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 REFERENCIA MIXTA: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Supongamos el ejemplo: A B 1 15 20 2 =$A1+2 30 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 . Supongamos el ejemplo: A B 1 15 20 2 =A$1+2 30 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 . REFERENCIAS A OTRAS HOJAS O LIBROS Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. REFERENCIA A OTRAS HOJAS. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. REFERENCIA A OTROS L IBROS. Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 112 112 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '. UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. UTILIZAR FUNCIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3. FUNCIONES DE FECHA Y HORA De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Función AHORA() AÑO(núm_de_serie) DIA(núm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) DIASEM(núm_de_serie;tipo) FECHA(año;mes;día) FECHANUMERO(texto_de_fecha) Descripción Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el año en formato año Devuelve el día del mes Calcula el número de días entre las dos fechas Devuelve un número del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 113 113 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 HORA(núm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un número Devuelve la fecha actual Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) MINUTO(núm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como números Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 FUNCIONES DE TEXTO Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. Función CARACTER(número) Descripción Devuelve el carácter específicado por el número Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto CODIGO(texto) CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) DERECHA(texto;núm_de_caracteres) ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) IGUAL(texto1;texto2) IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) LARGO(texto) LIMPIAR(texto) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(número;núm_de_decimales) NOMPROPIO(texto) REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) REPETIR(texto;núm_de_veces) Devuelve una cadena de caracteres con la unión Redondea un número pasado como parámetro Devuelve el número de caracteres especificados Devuelve la posición inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) Devuelve el número de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a mayúsculas Convierte a minúsculas Convierte a moneda Convierte a mayúscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 114 114 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un número a texto tailandés (Baht) Convierte un texto a número SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) T(valor) TEXTO(valor;formato) TEXTOBAHT(número) VALOR(texto) OTRAS FUNCIONES. Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad. En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías. Función Descripción Funciones matemáticas y trigonométricas ABS(número) ALEATORIO() COMBINAT(número;tamaño) COS(número) ENTERO(número) EXP(número) FACT(número) NUMERO.ROMANO(número,forma) PI() POTENCIA(número;potencia) PRODUCTO(número1;número2;...) RAIZ(número) RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el valor absoluto de un número Devuelve un número entre 0 y 1 Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos Devuelve el coseno de un ángulo Redondea un número hasta el entero inferior más próximo Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado Devuelve el factorial de un número Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos Devuelve la raiz cuadrada del número indicado Devuelve el resto de la división Funciones estadísticas MEDIA.ARMO(número1;número2;...) MAX(número1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos Devuelve el valor máximo de la lista de valores Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 115 115 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Devuelve el valor mínimo de la lista de valores MIN(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores MODA(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores VAR(número1;número2;...) K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos Funciones lógicas Devuelve el valor lógico Falso FALSO() Devuelve el valor lógico Verdadero VERDADERO SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) NO(valor_lógico) Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición Invierte el valor lógico proporcionado Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO Funciones de información ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) TIPO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lógico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo numérico Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 116 116 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 MANIPULANDO CELDAS Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar. SELECCIÓN DE CELDAS Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel2003, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: SELECCIÓN DE UNA CELDA. Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón. SELECCIÓN DE UN RANG O DE CELDAS. Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás cómo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. SELECCIÓN DE UNA COL UMNA. Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. SELECCIÓN DE UNA FILA. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 117 117 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 SELECCIÓN DE UNA HOJ A ENTERA. Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. AÑADIR A UNA SELECCIÓN Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL. AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIÓN Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección. PEGADO ESPECIAL En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Copiar, si esta opción no aparece, situarse primero sobre el botón para ampliar el menú. O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas. Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles. Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas. Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Pegado especial... O bien, hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Pegar de la barra de herramientas y elegir la opción Pegado especial.... Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 118 118 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar: Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda. Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas Si hemos utilizado el botón de la barra de herramientas, al hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las estudiadas anteriormente. Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado. BORRAR CELDAS Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación... Desplegar el menú Edición. Escoger la opción Borrar (si no aparece la opción, hacer clic sobre el botón para ampliar el menú), entonces aparecerá otro submenú. Seleccionar una de las opciones disponibles entre: Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 119 119 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000, borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido. Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir $23.000. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda. FORMATO DE CELDAS Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 120 120 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda. FUENTE Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando la barra de menús: De la barra de menús desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles). Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 121 121 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente tal cual lo vimos con Word. ALINEACIÓN Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas. Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 122 122 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha. ALINEACIÓN DEL TEXTO HORIZONTAL: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opción de Excel2003 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas. DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda. LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos. ALINEACIÓN DEL TEXTO VERTICAL: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel2003 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 123 123 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola. Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc... En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda. Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos. BORDES Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos : Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 124 124 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes. En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú. TRAMAS Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Tramas. Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 125 125 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color. Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama. En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas. NÚMEROS Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá la ficha de la derecha: Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son: Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 126 126 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato. En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida : Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €). Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo $ y dos decimales. Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %). Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación). Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 127 127 CFT Lota-Arauco Curso TICS1 Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H. 128 128