2. Alcance Inicia Con Los Lineamientos, Efectivos, Homogéneos Y

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PROCESO INSTRUCTIVO CÓDIGO A-GLO-IN-003 VERSIÓN 01 PÁGINA: 1 de 3 VIGENTE DESDE 13/01/2016 GESTIÓN LOGÍSTICA ALMACENAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE BIENES EN BODEGA 1. OBJETIVO Proporcionar al personal que labora en las bodegas del Instituto, los lineamientos logísticos y operativos para el control y almacenamiento de los bienes que permita el buen desarrollo de las actividades relativas al registro, guarda, custodia y entrega de los mismos. 2. ALCANCE Inicia con los lineamientos, efectivos, homogéneos y la disposición de los espacios, anaqueles o sitios para el almacenamiento de los bienes que son adquiridos y requeridos para el cumplimientos de la misionalidad del IDIPRON de acuerdo con sus características. 3. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO N/A N/A RESPONSABLE REGISTRO Actividad Nº 1 a la 11 Secretario, Secretaria o Auxiliar Administrativo (Encargado de bodega) Actividad Nº 1 “Programa SOL (Seguridad, Orden y Limpieza) A-GDH-DI-002”  Almacén / Bodega / Depósito: Establecimiento o sección dedicada a la conservación ordenada y protegida de productos farmacéuticos y materiales relacionados, en espera de despacho.  Almacenaje / Almacenamiento: Término empleado para describir la protección de la materia prima, materiales de empaque y componentes relacionados, productos semielaborados o productos terminados, en espera de despacho.  Contaminación cruzada: La contaminación de un material de inicio, un producto intermedio o un producto terminado con otro material de inicio o un producto durante la producción.  Entrepaño: Tabla horizontal que se coloca adosada a una pared, dentro de un armario o en una estantería, y sirve para colocar objetos sobre ella. 3.1 CONDICIONES GENERALES 1. Disponer de los sitios, entrepaños y estanterías destinados para el almacenamiento de bienes, los cuales deben estar previamente identificados teniendo en cuenta las instrucciones de la paleta de colores del documento interno “Programa SOL (Seguridad, Orden y Limpieza) A-GDH-DI-002”, numeral 6.2.2 Etapa de Ordenar (SEITON) – Nivel 2, igualmente realizar la marcación e identificación de los bienes recibos una vez almacenados, identificando el número de contrato y el proyecto. 2. Recibir los bienes y ubicarlos lógicamente según criterios de los mismos, por volumen, peso, características físicas y químicas evitando generar contaminación cruzada, según el sistema P.E.P.S. (Primeros en entrar, primeros en salir), es decir, los primeros artículos en llegar serán los primeros artículos que deben salir de la bodega, considerando para ello las fechas de vencimiento o de fabricación y el estado de los artículos. Vr03; 21/08/2014 PROCESO INSTRUCTIVO CÓDIGO A-GLO-IN-003 VERSIÓN 01 PÁGINA: 2 de 3 VIGENTE DESDE 13/01/2016 GESTIÓN LOGÍSTICA ALMACENAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE BIENES EN BODEGA 3. Almacenar los bienes en las estanterías o pallet (estibas) según las características de estos; para el caso de las pallet (estibas) estas deben estar mínimo a diez centímetros (10 cm) del suelo y veinte centímetros (20 cm) distante de la pared, condiciones que ayudan a mantener los artículos con buena circulación de aire; en cuanto al almacenamiento de cajas, tambores, bultos, etc., estos deben quedar a una altura máxima de un metro setenta centímetros (1.70 m), previamente hecho los correspondientes amarres o trabas como norma de seguridad; para los bienes de ferretería, en el caso de los tubos y varillas estos deben estar bien apilados y asegurados en estanterías o por cuñas para evitar que se rueden. 4. Almacenar los artículos de mayor rotación en lugares accesibles, en grupos homogéneos de fácil alcance y los de lenta rotación en Actividad Nº 1 a la 11 sitios que no obstaculicen el acceso a los de rápida rotación; en el Secretario, Secretaria caso de los bienes más pesados se deben almacenar cerca a las áreas o de despachos y en los primeros niveles de la estantería. Auxiliar Administrativo 5. Garantizar la libre movilidad al personal de bodega, procura del espacio apropiado para la recepción, previo alistamiento, despacho (Encargado de realización de los controles de inventario y pasillos libres, bodega) despejados todo el tiempo. Nunca deje obstáculos. 6. Realizar los previos alistamientos con anticipación de acuerdo con la programación y el orden de llegada de los requerimientos evitando días pico por congestionamiento. 7. Cuando sean repuestos, accesorios, materiales u otros que requieren de cuidados especiales, se entregarán con rapidez para evitar daños y deterioros delos mismos. 8. Las buenas prácticas de aseo y orden que se deben aplicar en las bodegas, con el objetivo de mantener las áreas de trabajo organizadas, más ordenadas y más limpias de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laborar, teniendo en cuenta las instrucciones del “Manual de Saneamiento Básico A-GAM-MA-001” 9. Conservar en lugares y con las condiciones ambientales requeridas, todos los bienes perecederos y no perecederos (de acuerdo a las condiciones de almacenamiento establecidas en ficha técnica del producto), con el objetivo de evitar el deterioro. Actividad Nº 8 “Manual de Saneamiento Básico A-GAM-MA-001” Actividad Nº 9 Ficha técnica del producto 10. Se deben identificar los sitios donde se ubican los equipos de control de incendios, primero auxilios, materiales peligrosos, camillas y salidas de emergencia, con el fin de brindar las medidas de seguridad requeridas para la efectiva realización de custodia y administración de los bienes almacenados en bodegas, estos sitios deben ser de fácil acceso y despejado de manera que no se encuentren objetos que puedan obstaculizar el paso y mantenerlos asequible al momento de presentarse una emergencia. Vr03; 21/08/2014 PROCESO INSTRUCTIVO CÓDIGO A-GLO-IN-003 VERSIÓN 01 PÁGINA: 3 de 3 VIGENTE DESDE 13/01/2016 GESTIÓN LOGÍSTICA ALMACENAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE BIENES EN BODEGA 11. Al terminar la jornada laborar debe asegurarse de cerrar bien todas las puertas, ventanas, rejas, etc., y solicitar los correspondiente sellos de la compañía de vigilancia y pegarlos en las puertas, así como realizar la activación de las alarmas. 12. Se debe tener en cuenta que para efectos en la custodia y control de los bienes, no se permite el ingreso a las bodegas a personal ajeno al área de Almacén e Inventarios, sin previa autorización del responsable del Área. 4. CONTROL DE CAMBIOS Nº. VERSIÓ N DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA (DD/MM/AA) ELABORÓ FIRMA EN ORIGINAL 01 Se crea el instructivo Almacenamiento y Disposición de Bienes en Bodega con el fin de proporcionar al personal que labora en las bodegas del Instituto, los lineamientos operativos para el control y almacenamiento de los bienes que permita el buen desarrollo de las actividades relativas al registro, guarda, custodia y entrega de los mismos. Jean Paul Pinzón Técnico Administrativo 367/02 (e) 30/12/2015 FIRMA EN ORIGINAL Peterson Brian Medina Wintaco Contratista Oficina Asesora de Planeación, CPS 1277/2015 5. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA (DD/MM/AÑO) FIRMA REVISÓ SILVANA CANO ARENAS Profesional Universitario 219/08 (e) 30/12/2015 FIRMA EN ORIGINAL APROBÓ SANDRA LILIANA CHAVES RODRÍGUEZ Subdirectora Administrativa 12/01/2016 FIRMA EN ORIGINAL Vr03; 21/08/2014